Đề tài: Lãnh đạo và Phân tích tình huống số 12 “Bài học từ Tom Sawyer

Lời mở đầu
Lãnh đạo là một nghệ thuật và người lãnh đạo là một nghệ sĩ trước nhân viên của
mình. Có thể bạn sinh ra đã có tố chất của một nhà lãnh đạo nhưng để trở thành một
nhà lãnh đạo xuất sắc bạn cẩn học tập, rèn luyện các nguyên tắc, chuẩn mực lãnh đạo.
Và một trong những kĩ năng để trờ thành một nhà lãnh đạo giỏi là việc bạn ủy thác
công việc cho người khác và để họ làm tốt hơn mình nghĩ. Để thực hiện mục tiêu bạn
muốn đạt được bạn không chỉ cần một đội ngũ nhân viên giỏi hay bạn có đầy đủ
những kỹ năng cá nhân. Muốn làm được điều đó bạn cần trang bị cho mình những kỹ
năng ủy thác công việc hiệu quả. Ủy thác công việc hiệu quả có nghĩa là bạn cần biết
cách ủy thác công việc cho những nhân viên có khả năng đồng thời tạo điều kiện, hỗ
trợ và tạo động lực giúp họ hoàn thành công việc được ủy thác !
“Người Giỏi Không Phải Là Người Làm Tất Cả”
_Donna M. Genett_


Phần I: Cơ sở lí thuyết
1.1 Khái niệm và nguyên tắc của lãnh đạo
1.1.1 Khái niệm
Lãnh đạo là năng lực gây ảnh hưởng đến nhân viên hay tổ chức để thức đẩy họ tự
nguyện thực hiện mục tiêu của tổ chức, là tạo động lực, hướng dẫn và gây những ảnh
hưởng khác tới con người để họ tích cực làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ
chức.
1.1.2 Tầm quan trọng của lãnh đạo
Giúp nâng cao năng lực, phẩm chất của nhân viên và tạo bầu không khí lành
mạnh, sức mạnh tinh thần của doanh nghiệp. Chức năng lãnh đạo có lien quan đến
việc ra quyết định, truyền đạt và tổ chức thực hiện các quyết định quản trị bằng cách
giao việc, ủy quyền, động viên, đề bạt, khen thưởng cấp dưới, từ đó tích cực hóa tinh
thần và thái độ làm việc của người lao động, điều đó lại liên quan trực tiếp đến năng
suất và hiệu quả công việc.
1.1.2 Các nguyên tắc lãnh đạo
Lãnh đạo là mang tính chất khoa học song do “tác động” trực tiếp đến con người

nên mang tính nghệ thuật nhiều hơn. Để lãnh đạo thành công nhà quản trị cần tuân thủ
những quy tắc sau :
• Nguyên tắc 1 : Kết hợp hài hòa với các mục tiêu :
+ Mỗi cá nhân, bộ phận trong tổ chức có mục tiêu nhất định để lãnh đạo thành công
quản trị tạo ra sự “ giao thoa “ hài hòa của mỗi cá nhân, bộ phận và toàn bộ tổ chức.
Phải dung hòa các lợi ích của cá nhân với nhau và tập thể, giữa các tổ chức với nhau
và toàn bộ tổ chức.
+ Sự thống nhất về mục tiêu, nguyện vọng,ước muốn là cơ sở bền vững cho sự thống
nhất về nhận thức và hành động, tạo sức mạnh của tổ chức để đạt được mục tiêu chung
của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi cá nhân.
• Nguyên tắc 2: Nhà quản trị phải đóng vai trò “phương tiện” để giúp nhân viên
thỏa mãn được nhu cầu của họ.


Cơ sở của nguyên tắc: Nhân viên thường có xu hướng phục tùng, đi theo, làm
theo nhưng ai là người giúp họ thỏa mãn nhu cầu cảu họ.
Hoạt động lãnh đạo nhà quản trị là chỉ dẫn, tạo động lực cho nhân viên để họ hoạt
động thực hiện mục tiêu của tổ chức, qua đó mới đạt được mục tiêu của mình.
• Nguyên tắc 3: Làm việc lãnh đạo phải theo chức trách và quyền hạn
Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy
định.
Tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều dẫn đến hệ quả xấu trong hành
động lãnh đạo.
Sử dụng quyền lực phải gắn với trách nhiệm.
• Nguyên tắc 4: Uỷ nhiệm và ủy quyền.
Ủy quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm
vững. Không ủy quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ
ra họ không phải làm; còn ủy quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực
nhưng không đạt được kết quả mong muốn, còn tinh thần của nhân viên thì trở nên sa
sút. Vì vậy, ủy quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên

hàng đầu trong công tác lãnh đạo
Uỷ nhiệm và ủy quyền là nhiệm vụ và trao quyền cho người khác để họ thay thế mình
thực hiện nhiệm vụ nào đó.
Qúa trình ủy quyền gồm:
+ Xác định kết quả mong muốn
+ Giao nhiệm vụ
+ Giao quyền vụ để thực hiện
+ Kiểm tra thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền.
- Uỷ quyền có thể bằng miệng hay văn bản.
Để việc phân quyền và ủy quyền đạt kết quả cao, lãnh đạo doanh nghiệp nên tuân theo
các nguyên tắc sau:


- Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Quyền được giao cho từng người
quản lý cần phải tương ứng, nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành các kết
quả mong muốn và nhắm đạt được mục tiêu quản lý đề ra.
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Mỗi đơn vị được trao những quyền hạn trong
phạm vi chức năng quản lý của mình.
- Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc bậc thang nói về mỗi chuỗi các quan hệ quyền
hạn trực tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Quyền hạn từ
người quản lý cao nhất đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ rang, thì các vị trí chịu trách
nhiệm về việc ra quyết định sẽ càng rõ rang và việc thông tin trong tổ chức sẽ càng có
hiệu quả.
- Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Các quyết định trong phạm vi quyền hạn của
từng người phải được đẩy lên trên theo cơ cấu tổ chức.
- Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh: Thống nhất từ trên xuống dưới nhằm thực
hiện mục tiêu chung đã đề ra.
- Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: Do trách nhiệm, nên chẳng có một
cấp trên nào có thể trốn tránh trách nhiệm về hành động của các cấp dưới bằng cách ủy
quyền.

- Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Về các hành động không thể
lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng như không thể nhỏ
hơn. Quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng nhau.

Phần II: Phân tích tình huống số 12 “Bài học từ Tom Sawyer”
2.1 Sự cần thiết của ủy thác
Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn không ngừng suy tính làm sao để
điều hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu quả nhất, trong khi vẫn luôn
ấp ủ những ý tưởng cho tương lai. Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày nay đang
oằn vai dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của
công ty và cả những tham vọng, mơ ước riêng mình. Muốn trút bỏ gánh nặng đó chỉ có
một cách duy nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi


người xung quanh.Có lẽ bạn đã không ít lần lâm vào tình thế khó khăn hay bế tắc chỉ
vì bạn muốn tự mình quán xuyến hết thảy công việc. Và mọi thứ còn trở nên tồi tệ hơn
khi bạn phát triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”,
bạn cũng không thể vừa đảm đương tất cả công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án
mới đang từng bước được khởi động. Lúc này bạn sẽ cần đến một kỹ năng thực sự
chứng minh bản lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ năng uỷ thác công việc – một trong
những kỹ năng thiết yếu của các nhà quản lý. Uỷ thác công việc hợp lý có khả năng
giúp nhà quản lý giải quyết được bài toán về tính hiệu quả của công việc hiện tại và
thành công của những chiến lược mới trong tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự
giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn cho công việc và cuộc
sống của mình.
Ủy thác là một kỹ năng cơ bản để thành công. Đây là một câu hỏi khó đối
với những chủ doanh nghiệp nhỏ, và là một kỹ năng rất khó thực hiện đối với họ.
Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn cỡ nào và bạn có nhiều nhân lực đến cỡ
nào, thì phần lớn tất cả chúng ta khi mới bắt đầu đều khởi động từ mô hình một
người làm tất cả mọi thứ, không khác gì một chủ cửa hàng nhỏ, vừa bán hàng

vừa điều hành cửa hàng.
Việc thực hành kỹ năng ủy thác là một việc khó, không phải bàn cãi, nhưng
nếu thực hiện tốt được việc này, đây sẽ là chìa khóa để giúp bạn phát triển doanh
nghiệp vững vàng và cân bằng được cuộc sống và công việc. Thậm chí ngay cả
khi doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp chỉ có một người thì việc một người
làm tất cả từ A đến Z cũng không thể nào giải quyết hết được mọi vấn đề. Và
trong trường hợp bạn có thể căng sức ra để làm hết mọi việc, thì bạn sẽ phải trả
giá bằng một cuộc sống riêng tư không mấy vui vẻ và những xích mích với gia
đình vì bạn không còn thời gian dành cho họ.
Vậy nên, hãy lấy một hơi thở sâu, sau đó, bạn sắp xếp những việc nào bạn
thấy nên ủy thác cho người khác hoặc cho một bên thứ ba nào đó thực hiện theo
thứ tự ưu tiên (nếu bạn thực sự muốn dành thời gian để làm việc bạn muốn làm
và sống vui vẻ, hạnh phúc). Những người được ủy thác sẽ giúp bạn có nhiều thời
gian rảnh hơn và bạn sẽ cảm nhận được việc ủy thác có thể giúp bạn thành công
như thế nào.


Để làm được điều này, nhà quản lý phải hiểu và thành thạo trong sử dụng
qui trình uỷ thác công việc, phải bíêt công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ
thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và lúc đó sẽ phải làm những gì, sau khi uỷ thác thì
phải làm những gì, làm như thế nào...
2.2 Những việc nào nên ủy thác?
Bạn nên ủy thác những việc không liên quan tới chuyện kiếm tiền. Ví dụ,
một chuyên gia kế toán có thể giúp bạn làm công việc sổ sách hoặc một công ty
chuyên nhận trông coi tài sản sẽ lo việc giữ kho cho bạn. Đây không phải là
những khâu "kiếm ra tiền" trong chuỗi sản xuất kinh doanh của bạn. Do đó hãy
kiếm người khác làm thay cho bạn, và bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh để tập trung
vào những kỹ năng , tài năng đặc biệt của bạn để làm những việc có hiệu quả cao
hơn.
Lợi ích ở đây chính là nếu bạn biết ủy thác đúng việc, chính bạn cũng sẽ trở

nên năng suất đáng kinh ngạc. Và đối với những doanh nghiệp làm dịch vụ , điều
này đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều thời gian để kiếm thêm tiền.
2.3 Bắt đầu việc ủy thác như thế nào?
Thứ nhất: Quyết định bạn sẽ tiến hành việc ủy thác:
Bạn phải thừa nhận là bạn không thể làm tất cả mọi việc bạn muốn làm và
dừng ngay việc bạn cố gắng tự mình làm mọi việc.
Thứ hai: Quyết định xem sẽ ủy thác những việc nào:
Có một số lĩnh vực nhất định mà bạn luôn cần sự giúp đỡ của người khác
hoặc có những việc mà bạn không thích làm cho lắm. Đó chính là những đầu
việc nên nằm trong danh sách ủy thác. Hãy nhớ là bạn không muốn ủy thác phần
việc cốt lõi nhất của công ty bạn (phần kiếm ra tiền).
Bạn cũng nên luôn nhớ rằng những việc bạn chọn để ủy thác không phải là
những việc liên quan tới kinh doanh. Nếu ủy thác việc này có thể việc kinh
doanh của bạn sẽ chậm lại, cho nên việc này bạn nên dành thời gian cho nó và
tạo được sự cân bằng về tài chính cho công ty. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ sẽ
nghĩ tới việc thuê người lau dọn nhà hàng ngày để tập trung vào việc phát triển
công việc kinh doanh.


Thứ ba: Tìm người để ủy thác
Bạn cần phải tìm một ai đó để ủy thác. Người đó phải là người đáng tin cậy
và bạn đã có thời gian tìm hiểu họ. Hãy bắt đầu bằng việc yêu cầu những người
bạn hay gia đình giúp đỡ, hoặc nhờ một doanh nghiệp nào đó giới thiệu cho bạn
một người có thể làm tốt những việc bạn cần. Tìm được đúng người vào đúng
thời điểm thậm chí bạn còn có cơ hội trở thành một thành viên của một nhóm
những doanh nghiệp trẻ thực sự là một cơ hội vô giá.
Đừng chỉ chọn bừa một cái tên và tiến hành ủy thác. Hãy nghiên cứu kỹ
ứng viên tiềm năng và hãy kiểm tra mức độ tin cậy của người này. Hãy hỏi họ về
những khách hàng mà họ đã cung cấp dịch vụ và hãy nói chuyện với khách hàng
của họ, sau đó hãy nói chuyện tiếp.

2.3 Bí quyết để ủy thác thành công
Thứ nhất: Hãy chỉ ra càng cụ thể càng tốt việc bạn muốn ủy thác
Sẽ chẳng có kết quả gì nếu bạn thuê một người về sau đó chỉ nói chung
chung là bạn muốn họ giúp đỡ giải quyết công việc ở công ty rồi sau đó phàn nàn
là họ chẳng giúp được gì cho bạn. Hay bạn chờ đợi kế toán của bạn sẽ đưa ra
những lời khuyên tốt trong khi chính bạn không bao giờ ngồi cùng họ để tìm hiểu
xem thực tế doanh nghiệp của bạn đang ở đâu và bạn muốn nó phát triển như thế
nào. Bạn phải rất rõ ràng đối với những gì bạn muốn thực hiện và bạn muốn nó
được thực hiện như thế nào. Chỉ có thế thì việc ủy thác mới thành công.
Thứ hai: Hãy để người khác lo cho bạn
Chúng ta sẽ cảm thấy rất nực cười nếu như có một chủ cửa hàng nào đó sau
khi đã thuê người trông cửa hàng cho mình để đi nghỉ mà hàng ngày vẫn gọi cả
chục cú điện thoại để kiểm tra xem có ai ở đó trông cửa hàng không, trong khi
lúc nào cũng có người ở đó. Bạn phải nhận ra một điều là khi bạn đã ủy thác một
việc nào đó, thì việc đó thường sẽ nằm ngoài tầm với của bạn, và bạn nên tránh
việc can thiệp vào quá trình thực hiện của người khác. Hãy chờ cho tới khi nó có
kết quả, bạn hãy đánh giá nó có thành công hay không.
Thứ 3: Đừng ủy thác nhiều việc một lúc


Trên thực tế, nếu việc ủy thác làm cho bạn cảm thấy không thoải mái, bạn
nên bắt đầu ủy thác từng việc một. Việc tự tin hơn với việc ủy thác sẽ đến theo
thời gian, khi bạn cảm nhận được là việc ủy thác đã đem lại cho bạn những thành
công nhất định. Khi đó, bạn sẽ sẵn sàng để ủy thác những việc khác.
Thứ tư: Đừng bỏ cuộc quá sớm
Nếu quan hệ của bạn với kế toán không được tốt. Ví dụ anh ta quá hiếu
thắng, thích tranh cãi và anh ta thực sự không dành nhiều thời gian quan tâm tới
công việc của bạn. Thay bằng việc tạm biệt anh ta và tự làm lấy công việc kế
toán (hoặc tệ hơn là đánh mất một mối quan hệ chỉ vì mình không được hài lòng
cho lắm), bạn có thể tìm một người kế toán khác, người có thể làm cho bạn hài

lòng hơn. Khi bạn bắt đầu tiến hành ủy thác, bạn không nhất thiết phải kiếm
được đúng người ngay. Nhưng bạn phải khẳng định chắc chắn một điều là rồi
bạn sẽ phải tìm đúng người, có như vậy thì việc ủy thác mới thành công.
Ủy thác là một việc khó đối với tất cả các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, uỷ
thác công việc hiệu quả có khả năng giúp nhà quản lý tự giải phóng mình nhằm
cân bằng cuộc sống và công việc để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn.
Các nhà quản lý có thể học được cách uỷ thác công việc thành công khi đọc
cuốn tiểu thuyết nổi tiếng của văn hào người Mỹ Mark Twain "Những cuộc
phiêu lưu của Tom Sawyer " đoạn Tom Sawyer sơn hàng rào. Đoạn này kể về
cách Tom uỷ thác công việc cho những cậu bé khác trong thị trấn và cách những
việc này được hoàn thành một cách vui vẻ và đầy đủ.
Tom xem qua tất cả công việc mà dì Polly đã giao cho cậu, cậu cảm thấy đó là
một gánh nặng và rất buồn. Lúc một vài cậu bé trong thị trấn đi qua, Tom đã nghĩ đến
việc trả tiền để một hoặc hai đứa làm hộ, nhưng Tom không có đủ tiền để mua được
"một buổi chiều tự do". Sau đó, khi cậu trở về với công việc, một ý nghĩ loé lên trong
đầu, thay vì càu nhàu, cậu trở lại làm việc với một thái độ thoải mái và bình tĩnh.
Ngay sau đó, cậu bé Ben Rogers đi ngang qua và bảo với Tom là thật đáng xấu
hổ khi cậu không thể đi bơi mà phải làm việc. Tom đáp lại: "Ồ, có thể như vậy mà
cũng có thể không phải như vậy. Tất cả những điều tớ biết là nó rất phù hợp với Tom
Sawyer". Sau vài phút quan sát Tom thích thú với công việc của mình, Ben đề nghị
liệu cậu ta có thể sơn thử một ít. Tom nói rằng, có lẽ chỉ một người trong một nghìn


người hoặc thậm chí là hai nghìn người mới có thể sơn được hàng rào này theo cách
mà dì Polly mong muốn.
Tom miễn cưỡng giao lại chổi cho Ben, đổi lấy một cái lõi táo. Ngay khi đó, có
càng nhiều cậu bé đến cùng với Ben sơn hàng rào. Tom ngồi dưới một bóng cây và
"chỉ đạo" các hoạt động. Chẳng mấy chốc hàng rào đã khoác lên mình tấm áo mới.
Ngày hôm đó, Tom đã học được một bài học quan trọng về hành vi con người khi
không có hiểu biết về nó. Để khiến người ta thèm muốn một điều gì đó, điều quan

trọng duy nhất là làm cho điều đó trở nên khó đạt được.
2.4 Vậy bài học rút ra từ câu chuyện của Tom là gì?
Thứ nhất, hãy nhớ rằng uỷ thác công việc không giống với giao việc. Khi bạn uỷ
thác công việc, bạn đang chia sẻ công việc. Còn khi giao việc bạn không chia sẻ công
việc mà đơn thuần là giao nhiệm vụ và nhân viên có trách nhiệm phải hoàn thành.
Toàn bộ mục tiêu của uỷ thác công việc là để bạn có thời gian làm những việc khác và
để dạy cho nhân viên những kỹ năng nghề nghiệp.
Thứ hai,làm cho công việc bạn muốn uỷ thác có khả năng "mời gọi". Không ai
muốn chấp nhận một nhiệm vụ hoặc một dự án nếu bạn cứ luôn miệng cằn nhằn về nó.
Tom đã chẳng thể thu hút được những cậu bé khác nếu cậu ta cứ luôn miệng phàn nàn
về việc của mình.
Dám uỷ thác khi một nhân viên nào đó đề nghị giúp bạn. Ồ, chắc rằng bạn sẽ giả vờ
giữ lại công việc, như Tom đã làm, nhưng cuối cùng sẽ để cho nhân viên giúp bạn
Bên cạnh đó phải làm cho công việc uỷ thác cho nhân viên có giá trị. Tom nói
với Ben rằng chỉ một người hiếm có mới có thể sơn hàng rào theo cách mà dì Polly
muốn. Khi bạn đề nghị một nhân viên đảm nhận một phần công việc, hoặc khi họ đề
nghị được hoàn thành nó, hãy làm cho công việc có giá trị và giao tầm quan trọng ấy
cho người nhận nó.
Hãy nhớ là phải hướng dẫn người nhận công việc uỷ thác đó. Sự uỷ thác nên đủ
thách thức để khuyến khích nhân viên có được những kỹ năng mới. Nhân viên cần sự
hướng dẫn và khuyến khích để hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án đúng như tiêu chuẩn
của bạn.


Cuối cùng, phải theo dõi việc mà bạn uỷ thác, đừng ngồi dưới bóng râm như
Tom đã làm. Nếu uỷ thác thành công, bạn nên bắt đầu xem hiệu quả. Uỷ thác nên làm
cho bạn trở nên năng động hơn và có nhiều thời gian hơn cho những việc khác, để đạt
được mục tiêu của tổ chức.
Tóm lại, là một nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy thách công
việc cho những người nhân viên cấp dưới, sao cho hợp lý với hoàn cảnh công việc của

mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và nhà quản trị giảm bớt được
áp lực công việc, để tập trung vào công việc chuyên môn, đồng thời đối với người
nhân viên cấp dưới thì có cơ hội để làm quen với công việc, thể hiện được khả năng
sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của mình.
2.5 Trả lời câu hỏi
Câu hỏi 1: Chúng ta có thể học được gì từ Tom Sawyer về nghệ thuật ủy nhiệm, ủy
thác?
Quét sơn hàng rào là công việc mà Tom phải làm, tuy nhiên cậu đã biết giảm nhẹ
công việc bằng cách giao cho những cậu bé khác làm. Công việc Tom giao cho cậu bé
khác cũng nằm trong quyền hạn và trách nhiệm mà cậu phải thực hiện. Sự khéo léo
của Tom trong việc ủy nhiệm, ủy thác thể hiện như sau:
Vì các bạn không phải là nhân viên cấp dưới nên Tom không thể ra lệnh hay chỉ
đạo. Do đó, Tom đã khéo léo kích thích sự hiếu kì và muốn chứng tỏ bản thân của lũ
trẻ: Tom đã biến một công việc từ nghĩa vụ thành quyền lợi, đây không phải là công
việc bắt buộc phải làm mà là công việc được làm và không phải ai cũng được làm.
Tom đã thể hiện rằng: không phải ai cũng có thể làm đúng được việc ấy. Tom đã
thuyết phục các bạn làm việc bằng chính thái độ của mình. Cậu vui vẻ làm việc khi coi
công việc đó là công việc mà chỉ có mình mới được làm. Thái độ làm việc đã khiến
những đứa trẻ muốn học theo.
Do đó để ủy nhiệm, ủy thác công việc đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải biết
được khả năng của nhân viên nào là phù hợp với nhiệm vụ mình ủy thác. Cần tin
tưởng khả năng của người nhân viên cấp dưới mà mình ủy thác công việc, đồng thời
biết cách khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần trách nhiệm của người nhân viên
được ủy thác, làm cho công việc trở nên có giá trị hơn trong mắt của nhân viên cấp
dưới


Làm được như vậy tức là nhà quả trị đã biết cách chia sẻ công việc với cấp dưới. Việc
làm này hoàn toàn là có lợi:
Thứ nhất, nó sẽ làm giảm gánh nặng, áp lực về công việc đối với nhà quản trị để

họ có thời gian tập trung quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc, từ đó đưa ra
được hướng đi hợp lý cho công việc đạt hiệu quả tốt.
Thứ hai, nhờ ủy thách, ủy quyền mà những người nhân viên cấp dưới sẽ được
tiếp xúc dần với công việc, làm quen với những công việc đòi hỏi tinh thần trách
nhiệm cao đồng thời kích thích tính tự chủ, sáng tạo của người nhân viên. Trong
trường hợp người lãnh đạo đi vắng, không có mặt tại công ty thì những người cấp dưới
sẽ không bị bỡ ngỡ, mà tự biết cách quản lý để công việc đạt hiệu quả trong phạm vi
trách nhiệm tốt nhất.
Tuy nhiên, trong quá trình ủy nhiệm, ủy quyền, nhà quả trị phải có trách nhiệm
kiểm tra, kiểm soát tiến trình thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền để có giải
pháp ứng phó kịp thời đối với những trường hợp xảy ra trong tiến trình công việc.
Bên cạnh đó vai trò làm gương mẫu, là người hướng dẫn là vai trò đặc biệt quan
trọng trong việc thúc đẩy nhân viên làm việc hết mình vì mục tiêu chung của tổ chức.
Câu hỏi 2: Theo anh (chị), khi nhà quản trị ủy nhiệm, ủy quyền công việc cho
cấp dưới có nên “ngồi dưới một bóng cây và chỉ đạo các hoạt động ” như Tom
không?
Điều ấy sẽ không sai nếu việc chỉ đạo ở đây được thực hiện bao gồm cả hướng
dẫn, lãnh đạo và kiểm soát. Để hiểu rõ ý kiến này ta có thể phân tích hai hoàn
cảnh lãnh đạo sau :
* Thứ nhất là hoàn cảnh trong câu chuyện:
Tom ngồi dưới bóng cây và chỉ đạo các hoạt động. Tom ở đây không chỉ ngồi
dưới bóng cây và chỉ chỏ bảo người này làm thế này, người kia làm thế khác một
cách bừa bãi, mà cậu bé luôn quan sát xem bọn trẻ sơn thế nào và chỉ đạo bọn
chúng sơn cho đẹp, hợp với ý của dì Polly. Đây là việc làm hoàn toàn hợp lý. Bởi
biết đâu nếu Tom tự tay sơn mà lại không đẹp bằng bọn trẻ, thì chúng sẽ nghi ngờ
và có thể phát hiện ra ý đồ của Tom và sẽ không giúp Tom làm tiếp nữa. Hơn thế,
Tom không tham gia sơn mà chọn một nơi thích hợp ( gốc cây mát mẻ), với


khoảng cách đủ khả năng quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc của bọn

trẻ, thì có thể chỉnh sửa được kịp thời để hàng rào sơn được đẹp hơn
* Thứ hai, trong hoàn cảnh môi trường quản trị, ở đây xuất hiện hai trường hợp
Nếu là nhà quản trị cấp cao và cấp trung gian, thì họ không cần trực tiếp tham gia
vào công việc, mà chỉ ở ngoài quan sát, đưa ra những đường lối đúng đắn cho
công việc. Do đó việc này là hoàn toàn hợp lý.
Tuy nhiên, nếu là nhà quản trị cấp cơ sở thì việc làm trên chưa chắc đã hợp lý
bởi nhà quản trị cấp cơ sở phải trực tiếp tham gia vào công việc và đòi hỏi có
chuyên môn, làm việc tốt hơn cả những người nhân viên của họ. Do đó nếu họ
không tham gia vào làm thì các nhân viên dưới quyền sẽ thắc mắc và dần nghi ngờ
khả năng của người lãnh đạo, tinh thần làm việc của người nhân viên sẽ dần trở
thành đối phó, mất đi lòng tin và sự kính trọng ở nhà quản trị. Từ đó dẫn tới kết
quả công việc sẽ không được cao.
Tóm lại, là một nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy thách
công việc cho những người nhân viên cấp dưới, sao cho hợp lý với hoàn cảnh công
việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và nhà quản trị giảm
bớt được áp lực công việc, để tập trung vào công việc chuyên môn, đồng thời đối
với người nhân viên cấp dưới thì có cơ hội để làm quen với công việc, thể hiện
được khả năng sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của minh.Để làm được
điều này, nhà quản lý phải hiểu và thành thạo trong sử dụng qui trình uỷ thác công
việc, phải bíêt công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào.


THAM KHẢO

1.
2.
3.
4.
5.

Uỷ thác công việc là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn đề thay mặt bạn
thực hiện công việc. Trong khi đó, giao việc là yêu cầu người khác (thường là cấp
dưới) thực hiện công việc. Tóm lại, ủy thác là trao cho họ trách nhiệm, trao cho
họ quyền hạn, và phân bổ nguồn lực cho họ thực hiện.
Tầm quan trọng của ủy thác
Lợi ích chung: đưa ra quyết định sáng suốt hơn; tận dụng quĩ thời gian eo hẹp; quản lý
được nhiều thành viên; nâng cao hiệu quả công việc chung của tập thể.
Lợi ích đối với người lãnh đạo: xây dựng nhóm làm việc tận tâm và năng động; phát
triển kỹ năng của từng cá nhân; sử dụng chuyên môn mọi thành viên; quyết định sáng
suốt; tận dụng thời gian; điều phối nhóm tốt; cải thiện kết quả làm việc của nhóm.
Lợi ích đối với các thành viên: nâng cao kỹ năng và chuyên môn; thu thập nhiều kinh
nghiệm; cảm nhận mình tăng giá trị; tăng hiểu biết về tổ chức và công việc của nhóm.
Quá trình ủy thác
Chọn việc để ủy thác
Không nên ủy thác: các quyết định về khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, bổ nhiệm, điều
động nhân sự; tham vấn cho nhân viên; đánh giá kết quả công việc; cải thiện tình trạng
an toàn, sức khỏe ở nơi làm việc; lập kế hoạch và tổ chức công việc cả nhóm; các
khoản chi lớn;…
Nên ủy thác: việc mà mọi người có thể thực hiện được như bạn; việc dùng để phát
triển kỹ năng cho các thành viên; việc có mức độ ưu tiên trung bình trở xuống; những
công việc hàng ngày; Việc có sức lôi kéo các thành viên;…
Chọn người để ủy thác:
- Các câu hỏi cần đặt ra: Công việc đòi hỏi kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng và thái
độ nào?; Công việc cấp bách như thê nào?; Hậu quả nếu không thực hiện công việc
đúng thời hạn hoặc phạm sai lầm gì?; Phương thức kinh tế nhất để thực hiện công việc
là gì?
- Xem xét các thành viên để trả lời tiếp các câu hỏi sau: Ai sẽ nhận thấy công việc là
thu hút và thử thách?; Ai sẽ được lợi khi thực hiện công việc; Ai có kỹ năng, chuyên
môn và thái độ như yêu cầu?; Ai đã từng thực hiện các công việc tương tự; Ai có kỹ
năng nhưng ta chưa sử dụng họ?; Ai có thể thực hiện công việc với sự giúp đỡ của các

thành viên trong nhóm?; Ai sẵn sàng thực hiện công việc?; Ai có thể thực hiện ngay?;
Như vậy, ai là người phù hợp nhất?
- Năm bước thực hiện việc ủy thác:
Xác định mục tiêu
Lập kế hoạch và thực hiện
Giám sát thực hiện công việc
Phản hồi thực hiện công việc
Đánh giá kết quả


Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững.
Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ
không phải làm. Nhưng nếu uỷ quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực,
nhưng không đạt được kết quả mong muốn. Còn tinh thần của nhân thì trở nên sa sút.
Vì vậy, uỷ quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng
đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp.
Sau đây là những bước cần tuân theo để uỷ quyền thực sự hiệu quả.
Tin tưởng vào nhân viên
Nếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên nhân. Phải
chăng họ chưa có đủ năng lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm? Hay
bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành công việc? Bạn chưa giao công việc
rõ ràng cho họ. Sau khi đã trả lời thoả đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết
luận

có

thể

giao

việc

cho

nhân

viên

đó

không.

Cụ thể và rõ ràng
Nên đưa ra những tiêu chuẩn về thời hạn và chất lượng cụ thể. Trao quyền chủ động
cho nhân viên và đề xuất cách thức hợp lý để hoàn thành công việc.
Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ
Trước hết, cần đảm bảo rằng các nhân viên đã biết và chấp nhận sự uỷ quyền đó. Tiếp
theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp nhận và xử lý thông tin
phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ.
Còn có những người khác có khả năng
Nhà quản trị thường có xu hướng cho rằng chỉ có mình họ mới có thể hoàn thành công
việc. Đây là tâm lý rất cần được loại bỏ. Có nhiều trường hợp, cách thức của nhân viên
lại tỏ ra ưu việt hơn của nhà lãnh đạo.


Hãy "quản lý", đừng"làm"
Nhiều nhà lãnh đạo thường thích tự mình thực hiện công việc. Việc này sẽ dẫn đến sự
bao biện, làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu quả mang lại thường lại không cao.
Còn nhân viên lại sinh ra tính thụ động.
Uỷ quyền là một cách dạy kỹ năng

Việc uỷ quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm các kỹ năng
mới một cách chủ động. Nhưng bạn phải biết cách uỷ quyền và biết cách xử lý các sai
sót của nhân viên. Nhân viên thường tỏ ra miễn cưỡng khi nhận nhiệm vụ có nguy cơ
bị phạt khi có sai sót. Do đó, họ cần phải được khuyến khích đảm nhận những nhiệm
vụ mới.
Giám sát
Vấn đề nhân viên chủ động thực hiện công việc, nhưng bạn cũng cần phải kiểm soát
được tiến trình công việc. Tìm ra và xử lý kịp thời những điểm khúc mắc của nhân
viên.
Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên
Mỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên sẽ là động lực để họ tiếp tục phấn đấu. Việc
này có thể thực hiện rất đơn giản, có thể bằng văn bản hoặc cuộc nói chuỵên trực tiếp,
thậm chí có thể là một mẩu tin nhắn.
Không quản lý tuỳ hứng
Hãy liên tục uỷ quyền và theo sát việc thực hiện. Quản lý tuỳ hứng sẽ làm cho công
việc trục trặc, gây ảnh hưởng không tốt đến tinh thần và thái độ của nhân viên.
Tránh uỷ quyền ngược


Rất có thể là khi không thực hiện được, nhân viên sẽ trao ngược lại công việc cho ông
chủ. Hãy thực hiện uỷ nhiệm hiệu quả hơn, thay vì để nhân viên trao nhiệm vụ lại cho
mình, hãy giúp họ giải quyết vấn đề.
Linh hoạt trong uỷ quyền
Các nhân viên khác nhau về kỹ năng và mức độ tin cậy, do đó, các công việc thường
cần phải được uỷ nhiệm dần dần. Khi một nhân viên trở nên có năng lực và được tin
tưởng hơn, mức độ uỷ quyền có thể được nâng cao.
Ủng hộ nhân viên
Uỷ quyền rõ ràng. Cung cấp thông tin và các nguồn lực đầy đủ. Trao đổi thường
xuyên. Nói rõ những mong đợi của bạn. Cho nhân viên thấy rằng họ sẽ luôn nhận
được sự ủng hộ và trao đổi cần thiết.

Đúng người đúng việc
Hãy uỷ quyền cho những nhân viên gần với công việc đó nhất. Những kỹ năng, kinh
nghiệm sẵn có của họ là yếu tố quan trọng nâng cao khả năng hoàn thành công việc.
Kỹ năng ủy thác công việc
Để trở thành một nhà quản lý giỏi, để mục tiêu công việc mà bộ phận của bạn có thể
hoàn thành bạn không chỉ cần một đội ngũ nhân viên giỏi hay bạn có đầy đủ những kỹ
năng cá nhân. Muốn làm được điều đó bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng ủy
thác công việc hiệu quả.
Phân công công việc hiệu quả có nghĩa là bạn cần biết cách ủy thác công việc cho
những nhân viên có khả năng đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ và tạo động lực giúp họ
hoàn thành công việc được ủy thác.
Tại sao phải phân công nhiệm vụ: Dù bạn có ba đầu sáu tay, dù bạn là một cá nhân
kiệt xuất cũng không bao giờ bạn có thể hoàn thành công việc của cả bộ phận chỉ với


sức của mình. Bạn chỉ có thể hoàn thành được mục tiêu công việc của một nhà quản lý
khi bạn biết cách phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình.
Các nhà quản lý thành công là người biết và tin tưởng phân công công việc cho thành
viên khác. Việc phân công nhiệm vụ hiệu quả giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho
những công việc quản lý và hoạch định, tránh việc bạn trở thành “nô lệ” cho những
công việc của nhân viên. Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên cũng sẽ
giúp nhân viên của bạn có động lực làm việc và cơ hội để phát triển trong tổ chức.
Phân công và ủy thác công việc hiệu quả là con đường thành công của các nhà quản lý
“thành công bằng hợp sức của nhiều người khác”, "Thành công bằng sức mạnh, sự
sáng tạo tập thể"
Quy trình phân công công việc: Để phân công và ủy thác công việc hiệu quả, bạn cần
tuân thủ theo quy trình 7 bước bao gồm:
•

Tính toán trước những tình huống có thể xảy ra khi phân công,

•

Trao đổi với người có kinh nghiệm và người được phân công,

•

Xác định các yêu cầu công việc,

•

Phân công cả những công việc thú vị và không thú vị,

•

Phân công toàn bộ công việc,

•

Nêu rõ các kỳ vọng của bạn về công việc và

•

Cuối cùng là hãy tin tưởng, hỗ trợ hết mình với người được giao nhiệm vụ.
Việc bạn nêu rõ mục đích, kỳ vọng của bạn về công việc cũng như sự tin tưởng và hỗ
trợ của bạn với người được phân công bao nhiêu sẽ giúp bạn thành công bấy nhiêu khi
ủy thác công việc.
Hướng dẫn nhân viên phát triển các kỹ năng: Không phải nhân viên nào khi được
phân công nhiệm vụ đã có đầy đủ các kỹ năng để hoàn thành công việc được giao. Là
nhà quản lý, ngay từ khâu dự trù các tình huống bạn đã cần phải chú ý đến điều này.

Khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên của mình, bạn cần thảo luận với họ và yêu cầu
họ trang bị những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Bạn cũng sẽ là người hỗ


trợ và cũng chính là người kèm cặp nhân viên của mình những kỹ năng mà bạn có thế
mạnh.
Đánh giá hiệu quả công việc bằng mô hình PERFORM: Phân công nhiệm vụ với
mục đích quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả công việc của tổ chức. Để đánh giá
hiệu quả công việc được giao, bạn có thể áp dụng mô hình PERFORM. Khi đánh giá
công việc của một nhân viên được ủy thác, bạn cần căn cứ vào:
•

F: Mục đích công việc được giao

•

E: Môi trường làm việc của nhân viên

•

R: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ không

•

F: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận được

•

O: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng?

•

R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với
người được giao nhiệm vụ hay không?

•

M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc bạn
phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.
Một phương pháp phân công nhiệm vụ hiệu quả, các hướng dẫn phát triển và thực hiện
công việc, phương pháp đánh giá phân công công việc hiệu quả sẽ giúp các nhà quản
lý làm tốt hơn vai trò của mình. Phân công và ủy thác công việc hiệu quả sẽ giúp bạn
trở thành một nhà quản lý thực thụ.

Phân loại ủy thác công việc
Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn không ngừng suy tính làm sao để điều
hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu quả nhất, trong khi vẫn luôn ấp ủ
những ý tưởng cho tương lai. Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày nay đang oằn vai
dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của công ty và
cả những tham vọng, mơ ước riêng mình. Muốn trút bỏ gánh nặng đó chỉ có một cách
duy nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi người
xung quanh.


Có lẽ bạn đã không ít lần lâm vào tình thế khó khăn hay bế tắc chỉ vì bạn muốn tự
mình quán xuyến hết thảy công việc. Và mọi thứ còn trở nên tồi tệ hơn khi bạn phát
triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”, bạn cũng
không thể vừa đảm đương tất cả công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án mới đang
từng bước được khởi động. Lúc này bạn sẽ cần đến một kỹ năng thực sự chứng minh
bản lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ năng uỷ thác công việc – một trong những kỹ

năng thiết yếu của các nhà quản lý. Uỷ thác công việc hợp lý có khả năng giúp nhà
quản lý giải quyết được bài toán về tính hiệu quả của công việc hiện tại và thành công
của những chiến lược mới trong tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự giải phóng
mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn cho công việc và cuộc sống của mình.
Trước khi tìm hiểu về vấn đề này, bạn cần phải hiểu rõ quy trình uỷ thác diễn ra như
thế nào, công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và
những việc cụ thể cần làm, sau khi uỷ thác nhà quản lý phải làm những gì và làm như
thế nào... Trả lời những câu hỏi trên không khó khăn chút nào, chỉ cần bạn dành đôi
chút thời gian để suy nghĩ về việc uỷ thác, làm cho nhân viên thấy được tầm quan
trọng của công việc được uỷ thác, xác định với nhân viên các kết quả mà bạn mong
đợi, đồng thời chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được giao cũng như thoả
thuận trước về các qui trình báo cáo, phản hồi, đánh giá. Trên thực tế, điều bạn cần
quan tâm nhất chính là việc lựa chọn phương pháp uỷ thác hiệu quả nhất.
Nếu muốn trở thành “ông chủ” của toàn bộ những kỹ năng uỷ thác và để hoạt động uỷ
thác công việc được hiệu quả nhất, bạn cần biết rõ sự khác biệt của 5 loại uỷ thác trong
“Dãy quang phổ uỷ thác” (Delegation Spectrum) phổ biến nhất:
1. Uỷ thác đại sứ (Ambassadorial Delegation)
Trong tiếng Anh, từ “uỷ thác” (delegation) bắt nguồn từ thuật ngữ “đại diện” (legate),
từ thứ hai mang nghĩa “đại sứ” (ambassador). Ở mức độ này, bạn chỉ cần yêu cầu ai đó
đại diện cho bạn. Hình ảnh “người đại diện” lần đầu xuất hiện từ thời La Mã, khi một
viên trung úy được chọn để làm người phát ngôn nhân danh vị tướng La Mã. Việc lựa
chọn một ai đó đại diện cho mình sẽ đem lại nhiều lợi thế rõ rệt cho bạn và cả cho
người đại diện của bạn, bởi vì anh ta sẽ có cảm giác đón nhận những công việc mới
ngoài phạm vi quyền hạn của mình.


2. Uỷ thác chỉ định (Allocating Delegation)
Tăng dần theo mức độ, chúng ta đến với Uỷ thác chỉ định. Đây là thời điểm bạn bàn
giao toàn bộ nhiệm vụ cho một ai đó với yêu cầu phải hoàn thành công việc như thế
nào, bao giờ và ở đâu. Có một lưu ý cho các nhà quản lý cấp cao là nên uỷ thác 90%

nhiệm vụ, con số này đối với các nhà quản lý bậc trung là 60% và đối với các nhà
quản lý bậc thấp là 30%.
3. Uỷ thác quyền sở hữu (Ownership Delegation)
Nằm giữa “Chuỗi quang phổ Uỷ thác công việc” là Uỷ thác quyền sở hữu. Vào năm
1750, 95% dân số châu Âu là người làm ăn kinh doanh riêng lẻ hoặc vừa là nhà quản
lý, vừa là chủ công ty. Con số này giảm xuống còn 50% vào năm 1990 và chỉ còn 10%
vào năm 1980, nhưng vào năm 1990 lại tăng lên mức 20% và theo chiều hướng như
hiện nay, tỷ lệ này sẽ đạt 50% vào giữa thế kỷ 21. Nhìn vào các chỉ số trên, chúng ta
thấy việc con người sở hữu công việc của riêng mình đang trở nên tự nhiên hơn, vì
vậy, việc bạn trao lại trách nhiệm và quyền sở hữu cho mọi người trong các công việc
của họ là điều hoàn toàn hợp lẽ. Khi bạn làm điều đó, bạn cũng đang trao trả lại cho họ
niềm kiêu hãnh, lòng tin và cảm giác được tôn trọng, từ đó hiệu suất công việc trong
toàn bộ công ty sẽ được nâng cao hơn.
4. Uỷ thác phát triển (Developmental Delegation)
Hiện nay, Uỷ thác phát triển đang và sẽ trở thành lựa chọn quan trọng nhất trong toàn
bộ hoạt động uỷ thác. Đó là việc uỷ thác những mục tiêu dài hạn với đích đến xa hơn
là giúp bạn phát triển thành công một nguồn lực vô giá của mình: đội ngũ nhân viên
của bạn. Hình thức ủy thác này có thể trở thành một bộ phận của các quy trình, kế
hoạch chính thức và được thực hiện như một phần của các công việc thường ngày của
nhà quản lý. Nếu hiệu quả của hình thức này được khai thác và phát triển hợp lý, thì
uỷ thác phát triển sẽ trở nên có giá trị nhất trong số các hình thức uỷ thác, đồng thời
đóng góp rất lớn vào tất cả các hoạt động quản lý trong công ty.
5. Uỷ thác quản lý (Stewardship Delegation)


Uỷ thác quản lý nhằm mục đích giữ mối quan hệ lâu bền giữa các cấp điều hành và
thừa hành, khi nó liên quan đến việc chuyển cho ai đó trách nhiệm theo dõi và thực
hiện một nhiệm vụ nhất định trong khoảng một thời gian nhất định. Đây chính là hình
thức ủy thác mà những vị vua cổ xưa đã áp dụng đối với tể tướng của mình, là những
gì mà vị tể tướng này thực hiện đối với người đứng đầu các tổ chức, cục, ban trực

thuộc và cứ tiếp tục như thế trong chuỗi quản lý. Câu chuyện về Joseph và Pharaoh
trong cuốn sách nổi tiếng Genesis (Chúa sáng tạo ra thế giới) đã miêu tả chân thực về
mối quan hệ quản lý uỷ thác, trong đó Pharaoh đã nói rất rõ ràng rằng Joseph hoàn
toàn có thể phản bác lại ông, bởi vì: “Chỉ có duy nhất trên ngai vàng, tôi (Pharaoh)
mới có vị thế hơn anh”.
Có thể nói, uỷ thác công việc là mấu chốt, là trái tim của hoạt động quản lý. Ở một
chừng mực nào đó, nó chính là quản lý. Khi bạn lựa chọn đúng người, đúng nhiệm vụ
và sử dụng đúng phương cách uỷ thác, thì thành công gần như đã ở trong tầm tay bạn
rồi.
Nguyên tắc giao việc

Với nhà quản lý, công việc khó khăn nhất có lẽ là giao việc cho nhân viên sao cho hiệu
quả và hợp lý. Một nhà lãnh đạo tài ba, sáng tạo là người biết cách giao việc. Họ biết
rõ nên giao việc gì, giao việc như thế nào và hướng dẫn nhân viên làm công việc được
giao một cách hiệu quả.
Vì vậy, họ có thể dành nhiều thời gian để nghiên cứu, làm việc và học hỏi những điều
mới. Muốn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, trước hết, bạn phải làm tốt được việc giao
phó này. dưới đây là một số bí quyết giúp bạn giao việc hiệu quả:
Không cầu toàn
Nhân viên là con người và không ai là hoàn hảo hết. Do vậy, bạn cũng nên lường
trước mọi trường hợp khi giao việc cho nhân viên. Bạn cần phải có niềm tin rằng nhân
viên sẽ làm tốt công việc bạn giao. Có như vậy, bạn mới cảm thấy dễ dàng khi giao
việc. Tư tưởng cầu toàn của bạn sẽ cản trở công việc của bạn và cả nhóm.


Xác định việc gì là quan trọng nhất
Để xác định bạn nên giao việc gì cho nhân viên, bạn cần phải biết được rằng công
việc nào là quan trọng nhất đối với công việc của cả nhóm. Bởi vì nếu giao những
công việc quan trọng cho nhân viên, bạn nên xem xét kỹ lưỡng mọi khía cạnh, năng
lực và tính cách của từng nhân viên để quyết định xem ai là người phù hợp cho công

việc. Có như vậy, công việc của cả nhóm mới hiệu quả và nhanh chóng. Khi bạn hiểu
rõ công việc bạn cần giao và giao cho nhân viên nào thì giao việc sẽ trở nên dễ dàng
hơn rất nhiều.
Tập trung vào giúp nhân viên phát triển, tiến bộ
Một người quản lý tài ba và có tầm nhìn là người luôn quan tâm đến sự phát triển và
tiến bộ của nhân viên. Nhân viên có nhiều tiến bộ và làm việc tốt sẽ giúp bạn rất nhiều
trong công việc. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy yên tâm và có niềm tin khi giao việc
cho anh/ cô ấy.
Hãy tìm ra những thế mạnh và yếu điểm của nhân viên. Giúp nhân viên phát triển
những thế mạnh của bản thân và khắc phục những yếu điểm. Với sự nhiệt tình và quan
tâm của bạn, nhân viên sẽ tôn trọng và hăng hái làm tốt công việc được giao.
Không nên chỉ dành việc dễ dàng cho mình
Nếu bạn nghĩ rằng từ nay trở đi bạn sẽ không phải làm những công việc khó, mất
nhiều thời gian nữa mà chỉ làm công việc nhẹ nhàng và sẽ giao tất cả những công việc
đó cho nhân viên. Vậy thì bạn quả là một sếp tồi. Bởi vì, trách nhiệm của bạn là giúp
đỡ nhân viên tiến bộ. Giao việc cho nhân viên không phải là thách đố họ mà bạn phải
biết kết hợp giữa giao việc và giúp đỡ nhân viên hoàn thành tốt công việc.
Không nên cho rằng chỉ có bạn mới làm tốt được việc này
Nhiều quản lý không giao việc được cho nhân viên bởi vì họ luôn cho rằng chỉ có họ
mới làm tốt được công việc đó. Nguyên nhân khác cũng có thể là do bạn luôn phức tạp


hoá mọi vấn đề. Hãy từ bỏ ngay suy nghĩ đó nếu bạn muốn mọi công việc được giải
quyết nhanh chóng và dễ dàng. Không phải công việc nào cũng khó khăn như bạn
nghĩ, hãy nghĩ mọi chuyện thật đơn giản và bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi giao việc cho
nhân viên.
Giải pháp dành cho bạn trong tình huống này: Hãy chia sẻ những kiến thức và hiểu
biết của bạn với nhân viên để họ cảm thấy dễ dàng khi được giao việc.
Nghỉ ngơi một thời gian
Nếu bạn thực sự vẫn gặp rắc rối khi giao việc cho nhân viên, hãy nghỉ ngơi một thời

gian trong khoảng 2 tuần. Khi bạn quay trở lại với công việc, có thể bạn sẽ tìm thấy
được nhân viên thực sự làm tốt và phù hợp với công việc mà bạn đang gặp khó khăn
trong việc giao phó. Tiếp đó, hãy giao toàn bộ công việc cho nhân viên này. Nếu sau
thời gian nghỉ ngơi đó, bạn vẫn không thể tìm được nhân viên phù hợp để giao việc,
điều này có nghĩa là bạn không nên giao việc, mà hãy dành thời gian để giúp nhân
viên tìm hiểu và học hỏi về công việc đó.
Nguyên tắc giao quyền
Nhiều người thắc mắc là chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị mà vẫn
phải “đầu tắt mặt tối” trong khi không ít người còn đang phải ngồi chờ việc? Để trả lời
câu hỏi này, các chuyên gia khuyên, mỗi người nên quản lý quỹ thời gian của mình
một cách hợp lý.
Thông thường mỗi ngày, người quản lý thường dành thời gian cho ba loại công việc:
công việc do cấp trên trực tiếp chỉ đạo phải làm; công việc của hệ thống, trong đó, các
phòng ban, đội hay tổ phải phối hợp nhau để thực hiện; công việc cá nhân tự đề xướng
thực hiện.
William Oncken, Jr. Và Donald L. Wass trong bài viết "Ai nhận con khỉ?" đã ví công
việc giữa các cấp quản lý trong tổ chức giống như con khỉ chuyền cây. Chẳng hạn,
trong một công ty, nếu không có những biện pháp ngăn chặn, ''con khỉ'' sẽ chuyền từ


các cấp quản lý sang bản thân giám đốc. Để giúp chủ doanh nghiệp tăng thêm khoảng
thời gian dành cho mình, ông đưa ra các nguyên tắc sau.
Nguyên tắc l: Bắn chết hay cho ăn. Theo nguyên tắc này, nếu cấp dưới đùn đẩy công
việc lên cấp trên, lãnh đạo hãy quyết định hoặc là yêu cầu cấp dưới phải tự giải quyết
(bắn chết) hoặc giúp đỡ họ giải quyết vấn đề (cho ăn).
Nguyên tắc 2: Nếu quyết định giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó giúp cho cấp dưới,
cần phải xác định một khoảng thời gian cụ thể cho nó.
Nguyên tắc 3: Khi nhận giải quyết vấn đề cho cấp dưới, hãy làm một cuộc hẹn, không
tiện đâu làm đó.
Nguyên tắc 4: Hãy giải quyết vấn đề với cấp dưới bằng tiếp xúc trực tiếp hay qua điện

thoại, tránh viết văn bản.
Nguyên tắc 5: Đối chiếu vấn đề cần giải quyết với năm cấp độ trao quyền dưới đây và
ấn định thời gian dành cho lần sau.
•

Cấp l: hãy đợi đến khi yêu cầu mới được làm.

•

Cấp 2: xin chỉ đạo trước khi làm.

•

Cấp 3: đề xuất ý kiến và chứng tỏ bằng kết quả công việc.

•

Cấp 4: hãy tiến hành công việc nhưng phải thông báo ngay sau mỗi lần triển
khai.

•

Cấp 5: hãy tự làm và báo cáo đều đặn theo định kỳ.
Phân loại công việc ở trong tổ chức thành năm nhóm như trên, chủ doanh nghiệp sẽ
tiết kiệm khá nhiều thời gian bằng cách trao quyền cho cấp dưới thực hiện công việc
(từ cấp độ 3 đến 5). Không những thế, nhân viên cấp dưới cũng được chủ động trong
giải quyết công việc.
Ở nhiều doanh nghiệp trong nước, các giám đốc, chủ doanh nghiệp khao khát có nhiều
thời gian để dành cho bản thân và gia đình, nhưng phần lớn cho rằng quá khó hay quá
rủi ro khi trao quyền cho cấp dưới.

Mặt khác, khi trao quyền vẫn còn câu hỏi về khả năng giải quyết công việc và sự sẵn
sàng nhận trách nhiệm của cấp dưới. Không ít doanh nghiệp đổ vỡ vì giám đốc trao
quyền cho cấp dưới để rồi mất luôn cả quyền kiểm soát công ty, vì cấp dưới làm bậy.
Một số doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xuất nhập khẩu còn có tình trạng giám đốc
không giỏi chuyên môn, ngoại ngữ nên quyền điều hành thực tế nằm trong tay trưởng
phòng hay phó giám đốc.
Để có sự thảnh thơi cho bản thân, người quản lý cần dành thời gian để phát triển nhân
viên và có chính sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng. Stephen R. Covey, giám đốc
một công ty chuyên huấn luyện lãnh đạo cho các doanh nghiệp trên thế giới phát hiện
rằng, bản thân trưởng các đơn vị nếu thiếu chuyên môn nhưng biết tôn trọng các
nguyên tắc đối xử trong cuộc sống và có hành vi lương thiện cũng có thể thành công
trong việc trao quyền.
Ngoài ra, theo Covey, trưởng các đơn vị nên chia công việc hằng ngày theo mức độ
khẩn trương, quan trọng và cố gắng tạo thói quen dành nhiều thời gian cho những loại
công việc này.