Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần quảng cáo TM hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Cao Thị Thùy Linh

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13A
KHÓA HỌC (2013 - 2015)

Tên cơ quan: CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI
Địa chỉ: Số 8 - B9, Khu đô thị Mỹ Đình 1, phường Cầu Diễn,
quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Trần Thị Khánh Tươi
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015


MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I:................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNGCỦA CÔNG TY..............................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty...................................3
1.1 Giới thiệu chung về công ty..........................................................................................3
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức ....................................................3
1.2.1 Chức năng.................................................................................................................3
1.2.2 Nhiệm vụ....................................................................................................................3
1.2.3 Quyền hạn.................................................................................................................4
1.2.4 Cơ cấu tổ chức...........................................................................................................4

1.2.4.1 Tổ chức bộ máy......................................................................................................4
1.2.4.1.1 Ban giám đốc.......................................................................................................4
1.2.4.1.2 Các phòng ban .....................................................................................................7
1.2.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội....................11
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Công ty..............................................................................................................................11
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.........................................................................11
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.............................................11
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng Hành chính –
Nhân sự.............................................................................................................................12
3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty.............................................................13
3.1 Hệ thống hóa các văn bản Quản lý của Công ty về công tác Văn thư, lưu trữ...........13
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội....................13
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan...............................................14
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.....14
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan tổ chức...............16
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan, so sánh với
quy định hiện hành và nhận xét đánh giá..........................................................................16
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản....................................19
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến.....................................19
3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị...............................................23
3.5 Tìm hiểu về quy trình tổ chức lưu trữ của Công ty.....................................................25
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty.............26
4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng......26
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của
văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu..........................................27
4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của
văn phòng hiện tại.............................................................................................................27
4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (phụ lục 04)...............................................27
4.3 Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty ...................27

PHẦN II..............................................................................................................29
CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ......................................29
A.PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................29
1.Lý do chọn đề tài:...........................................................................................................29


2.Lịch sử nghiên cứu:........................................................................................................29
3.Mục tiêu nghiên cứu:.....................................................................................................30
4. Mục đích nghiên cứu:....................................................................................................30
5.Nhiệm vụ nghiên cứu:....................................................................................................31
6.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:.................................................................................31
7.Phương pháp nghiên cứu:..............................................................................................32
8. Kết cấu của chuyên đề:.................................................................................................32

B.PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................33
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ.........................33
1.1 Khái niệm văn hóa......................................................................................................33
1.2 Khái niệm công sở......................................................................................................34
1.3 Khái niệm văn hóa công sở.........................................................................................35
1.4 Đặc điểm của văn hóa công sở....................................................................................36
1.5 Vai trò của Văn hóa công sở.......................................................................................37
1.6 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở........................................................................38
1.6.1 Các yếu tố bên trong của văn hóa công sở...............................................................38
1.6.2 Các yếu tố bên ngoài của Văn hóa công sở.............................................................38

CHƯƠNG 2........................................................................................................39
THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY...............................39
CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI.........................................................39
2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội.............................................39

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển...............................................................................39
2.1.2 Mục tiêu và phạm vi hoạt động................................................................................40
2.2 Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội..................40
2.2.1 Văn hóa giao tiếp - ứng xử nơi giao tiếp công sở....................................................40
2.2.1.1 Giao tiếp trong nội bộ Công ty..............................................................................41
2.2.1.1.1 Giao tiếp của nhân viên với cấp trên..................................................................41
2.2.1.1.2 Giao tiếp với cấp dưới........................................................................................42
2.2.1.1.3Giao tiếp với đồng nghiệp...................................................................................42
2.2.1.2 Giao tiếp với bên ngoài.........................................................................................43
2.2.1.2.1Giao tiếp với khách hàng....................................................................................43
2.2.1.2.2 Giao tiếp với nhà cung cấp/ đối tác....................................................................44
2.2.1.2.3 Giao tiếp với cơ quan chính quyền....................................................................44
2.2.1.3Giao tiếp không trực diện.......................................................................................45
2.2.1.3.1Giao tiếp qua điện thoại......................................................................................45
2.2.1.3.2 Giao tiếp bằng thư điện tử..................................................................................46
2.2.2Trang phục nơi công sở.............................................................................................46
2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở..............................................................................47
2.2.4 Bài trí nơi công sở....................................................................................................50
2.2.4.1 Về biển tên công ty:..............................................................................................50
2.2.4.2Về khẩu hiệu:.........................................................................................................50
2.2.4.3Về phòng họp.........................................................................................................50
2.2.4.4 Về phòng làm việc:...............................................................................................50
2.3 Đánh giá về môi trường văn hoá công sở tại Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội
...........................................................................................................................................51
2.3.1 Những ưu điểm........................................................................................................51
2.2.3 Những tồn tại, hạn chế.............................................................................................52


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI
TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ....................................................................54

3.1 Giải pháp.....................................................................................................................54
3.2. Một số kiến nghị........................................................................................................55

C.PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................55
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................58
PHẦN III: PHỤ LỤC........................................................................................59


LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là bộ máy không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp nào, và làm tốt các nghiệp vụ của Nhà quản trị Văn phòng sẽ đảm bảo
cho hoạt động của cơ quan đơn vị hoạt động hiệu quả hơn.Ngày nay, cùng với
sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa và bộ
máy văn phòng cũng được thay đổi để phù hợp với mỗi cơ quan tổ chức.
Trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nội Vụ với
chuyên ngành Quản trị văn phòng chúng em đã được các thầy cô truyền đạt rất
nhiều kiến thức mà người cán bộ văn phòng tương lai như chúng em cần có để
có thể góp một phần nhỏ bé vào công cuộc nâng cao năng lực cán bộ, đặc biệt là
công cuộc cải cách hành chính của đất nước. Thực hiện phương châm “Học đi
đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”, nhằm giúp cán bộ văn phòng tương
lai nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào thực tế thì sau mỗi khóa
học nhà Trường nói chung và khoa Quản trị văn phòng nó riêng đã tạo điều kiện
liên hệ, giúp đỡ học sinh, sinh viên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, đơn vị,
tổ chức nhằm giúp sinh viên nâng cao nghiệp vụ chuyên ngành, tích lũy kinh
nghiệm từ thực tế. Đồng thời có thể phần nào đánh giá năng lực của mỗi cá nhân
trong quá trình học tập, giúp cho sinh viên bắt nhịp được tác phong nghề nghiệp
của một cán bộ Quản trị văn phòng trong tương lai.
Là sinh viên cuối khóa ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học
Nội Vụ, dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo trong khoa
em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Công ty cổ phần Quảng cáo TM

Hà Nội. Trong thời gian thực tập, em đã củng cố được phần chuyên môn nghiệp
vụ yêu cầu công việc cũng như kỹ năng giao tiếp bên ngoài, em dần tiếp thu
được một số kinh nghiệm, mở rộng và phát huy được những kiến thức học trong
trường một cách hiệu quả nhất, đồng thời rút ra được những ưu điểm, khuyết
điểm của bản thân và có những biện pháp khắc phục nhất định cho phù hợp với
yêu cầu của thực tế.
Là một cán bộ Văn phòng tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho em
một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Quản trị
1


văn phòng cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị văn
phòng đối với sự phát triển của Doanh nghiệp và thấy được những bất cập trong
công tác này ở Doanh nghiệp. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ
cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn. Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho em cụ
thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực
tập tại Doanh nghiệp.
Dưới đây là báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Công ty Cổ
phần Quảng cáo TM Hà Nội. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì
mà em đã làm được cũng như chưa làm được. Qua đây cho em được gửi lời cám
ơn, lời chúc sức khoẻ đến các cán bộ tại Văn phòng Công ty Cổ phần Quảng cáo
TM Hà Nội, các thầy cô trong Khoa Quản Trị Văn Phòng và Nhà trường đã
nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp. Do
thời gian thực tập không nhiều và thiếu kinh nghiệm thực tế nên bài Báo cáo này
còn nhiều thiếu sót khó tránh. Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng
góp của các thầy cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và
có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2015

Sinh viên

Cao Thị Thuỳ Linh

2


PHẦN I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNGCỦA CÔNG TY
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty.
1.1 Giới thiệu chung về công ty.
Tên Công ty:

CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI

Tên tiếng anh:

HA NOI TM ADVERTISEMENT JOINT STOCK COMPANY.

Tên viết tắt:

HA NOI TM.,JSC

Loại hình :

Công ty cổ phần.

Địa chỉ:

Số 8- B9 Khu đô thị Mỹ Đình 1, phường Cầu Diễn, quận Nam Từ
Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam.

Tel / Fax:

0462871908

Wesite:

Tmhanoiads.com

Người đại diện:

Đào Duy Sinh

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức .
1.2.1 Chức năng
Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội có các ngành nghề kinh doanh
chính như sau:
- Quảng cáo;
- Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại (triển lãm, hội chợ);
- Kinh doanh dịch vụ khách sạn (không bao gồm kinh doanh quán Bar,
phòng hát karaoke, vũ trường);
- Kinh doanh dịch vụ nhà hàng, quán ăn, hàng ăn uống;
- Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách
hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới);
- Vận tải khách bằng taxi;

- Lắp đặt hệ thống điện;
- Hoàn thiện công trình xây dựng;
- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan;
1.2.2 Nhiệm vụ
-Tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các luật khác có liên
quan.
3


- Hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và điều lệ công ty.
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký.
- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ của công ty.
- Xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài và đa ngành nghề.
- Tập trung phát triển ngành nghề chính là kinh doanh biển quảng cáo tấm
lớn.
- Tham gia đóng góp tài chính và trí lực vào Hiệp hội Quảng cáo Việt
Nam.
- Thực hiện đúng chủ trương chính sách của Nhà nước về Luật Quảng
cáo.
1.2.3 Quyền hạn
-Sử dụng vốn điều lệ và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu trong
kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.
- Phát hành, chuyển nhượng cổ phiếu trái phiếu, ..., và tăng giảm vốn điều
lệ của công ty theo quy định của pháp luật.
- Quyết định sử dụng, phân phối lợi nhuận và thành lập các quỹ theo
quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
1.2.4 Cơ cấu tổ chức
1.2.4.1 Tổ chức bộ máy
1.2.4.1.1 Ban giám đốc

a) Giám đốc:
- Quản lí, điều hành,bảo toàn và phát triển toàn diện trong công ty.
- Quản lí,điều hành, bảo toàn và phát triển vốn của công ty trong quá trình
hoạt động..
- Trực tiếp xét duyệt, quyết định nội dung và ký các văn bản về hợp đồng
kinh tế theo thẩm quyền, các báo cáo cấp trên và thông báo với cấp dưới các chủ
trương, kế hoạch thuộc chức năng nhiệm vụ của mình.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh trong công ty. Trừ các
chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
- Quản lí, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng và phát
4


triển các trang thiết bị, công nghệ nhằm đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của
khách hàng trong và ngoài nước.
- Tăng cường các mối quan hệ trong và ngoài đất nước.
- Giao ban đầu tháng với các phòng ban trong công ty.
b) Phó Giám đốc Tài chính:
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, quản lý điều hành hoạt động của phòng Kế
toán.
- Kiểm tra bảng lương, bảng chấm công khi nhận được từ phòng Kế toán
và phòng Hành chính nhân sự.
- Đảm bảo nguồn tài chính để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công
ty.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình tài chính của công ty.
- Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm và thực hiện quyết toán thuế
với chi cục thuế của Nhà nước theo đúng quy định.
c) Phó Giám đốc Điều Hành.
- Chủ trì giao ban hàng tuần với các phòng ban.
- Ký nháy các văn bản, hợp đồng trước khi trình ký Giám đốc.

- Chỉ đạo, đôn đốc nhắc nhở các phòng ban hoàn thành công việc theo
đúng kế hoạch tuần, tháng, quý, năm.
- Lập các kế hoạch phát triển ngắn hạn và lâu dài cho công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động của công ty.
- Trực tiếp thực hiện việc ngoại giao với các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền.
- Đàm phán và thực hiện việc thuê đất phục vụ cho hoạt động kinh doanh
của công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo phòng Sản xuất thực hiện các công việc theo đúng tiến
độ.

5


d) Phó giám đốc Kinh doanh:
- Quyết định toàn bộ những công việc liên quan về vấn đề kinh doanh của
công ty.
- Lập kế hoạch phát triển kinh doanh của công ty, thúc đẩy tình hình kinh
doanh của công ty.
- Phối hợp với Phó giám đốc Điều hành và Phó Giám đốc Tài chính để đề
ra các phương phướng phát triển, xây dựng thêm các biển quảng cáo ở những vị
trí đắc địa.
- Gây dựng thương hiệu của công ty.
- Đảm bảo việc doanh thu theo đúng chỉ tiêu đề ra.
- Đánh giá diễn biến tình và nhu cầu của khách hàng để từ đó có các
phương án hợp lý cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của
công ty.
e) Trợ lý Giám đốc.
- Thay mặt Giám đốc hỗ trợ Phó Giám đốc Điều hành đôn đốc kiểm tra

công việc của các phòng, cùng với phó Giám đốc Điều hành trao đổi công việc
hàng ngày, tuần, tháng để có ý kiến kết luận cuối cùng, xin ý kiến Giám đốc chỉ
đạo.
- Trực tiếp giúp đỡ, giám sát quản lý phòng thi công để hoàn thành công
việc.
- Sắp xếp lên lịch hẹn với các đối tác, khách hàng cho Giám đốc.
- Sắp xếp tài liệu công việc cho Giám đốc, lập Báo cáo tháng, quý, năm
về tình hình hoạt động của công ty.
- Kiểm tra các văn bản: Hồ sơ, Hợp đồng, nghiệm thu, bảng lương, doanh
thu, thu chi trước khi trình Giám đốc ký
- Ghi chép nội dung các cuộc họp giao ban tuần, hoặc đột xuất, các cuộc
họp Phòng kinh doanh, phòng sản xuất, nắm bắt công việc và để báo cáo Giám
đốc.
- Chuẩn bị chuyển đi Công tác cho lãnh đạo như đặt vé máy bay, tàu, hay
6


ô tô, khách sạn….
1.2.4.1.2 Các phòng ban
a) Phòng hành chính - nhân sự
-Thực hiện các nghiệp vụ Hành chính: Văn thư, Bảo mật, Lưu trữ, Lễ tân
tiếp khách, tạp vụ, quản lý các loại hồ sơ tài liệu của cấp trên chuyển xuống và
của công ty, hồ sơ tài liệu về chế độ chính sách,nhân sự, công tác chăm sóc sức
khỏe ban đầu cho cán bộ, công nhân viên, đảm bảo an ninh trật tự, công tác
phòng chống cháy nổ, và duy trì thực hiện nghiêm điều lệnh, kỷ luật trong cơ
quan và tổ chức huấn luyện,tập huấn cho các cán bộ, công nhân viên công ty.
-Quản lý kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, nghỉ hưu, chuyển công tác, thực
hiện chế độ chính sách BHXH, BHYT,BHTN…..
-Phối hợp với phòng Tài chính xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lương cho
người lao động theo đúng quy chế trả lương của nhà nước.

- Theo dõi và thực hiện chế độ thưởng phạt theo quy định xét lương tháng
của công ty.
- Lưu giữ quản lý Hồ sơ của Cán bộ - Nhân viên, thực hiện biểu mẫu
chung của hành chính văn phòng đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo quy định của Pháp
luật và Công ty
- Soạn thảo Ban hành các văn bản lưu hành nội bộ và bên ngoài.
- Duy trì việc thực hiện quy chế, nội quy. Thưởng, phạt, trừ doanh thu qua
việc thực hiện giao ban hàng tuần, tháng của Công ty. Nếu có lỗi Phòng kinh
doanh, Phòng sản xuất, phòng kế toán, Phòng hành chính đổ lỗi cho nhau
Trưởng phòng hành chính nhân sự theo quy chế, kiểm tra rõ ràng, ai đúng, ai sai
thì cứ theo quy chế, quy định của Công ty giải quyết.
- Quản lý 02 xe ô tô, chủ động điều xe cho các phòng ban khi cần sử
dụng, phù hợp Công việc của Công ty.
- Theo dõi kiểm tra và thực hiện chế độ hàng năm cho nhân viên như: 09
ngày nghỉ lễ tết, 12 ngày phép. Ốm đau hoặc việc riêng có lý do thì không
hưởng lương, còn nếu nghỉ quá quy định và vi phạm thì xử lý theo quy chế.
Cuối năm nếu nhân viên nào còn phép thì báo nhân viên đó nghỉ cho hết, công
7


ty không cộng dồn vào năm sau.
- Quan tâm đời sống Cán bộ - Nhân viên như: Tổ chức thăm hỏi, ốm đau,
hiếu, hỉ vv…..
- Thực hiện thủ tục chế độ như: điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, bãi
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật vv….
- Tổ chức các buổi đi chơi dã ngoại cho nhân viên theo quy định của công
ty.
b) Phòng Kinh doanh
- Tìm hiểu về dịch vụ của công ty và nhu cầu của khách hàng
+ Hiểu rõ về các vị trí mà Công ty đang khai thác và bán. Làm file đẹp để

giới thiệu.
+ Lập bản danh sách khách hàng mục tiêu bao gồm: Tên Công ty, số điện
thoại công ty, số điện thoại người phụ trách mảng quảng cáo (cụ thể là quảng
cáo ngoài trời), email.
+ Gọi điện hỏi và tư vấn các dịch vụ phù hợp với kế hoạch marketing sản
phẩm của khách hàng. Nếu khách hàng quan tâm về biển tấm lớn thì chuyển
sang bước 2.
- Đi sâu đáp ứng nhu cầu của khách hàng
+ Gửi mail cho khách hàng các biển hiện đang trống và phù hợp với kế
hoạch quảng bá sản phẩm của Công ty.
+ Gọi lại cho khách hàng để biết khách hàng đã xem xét đến các vị trí mà
mình đã gửi.
+ Tư vấn và hướng khách hàng về những vị trí phù hợp mà mình đã gửi.
Tìm cách thuyết phục khách hàng, nếu vị trí phù hợp và khách hàng đồng ý thì
chuyển sang bước 3
+ Nếu không thì giữ liên lạc với khách hàng bằng cách thường xuyên gửi
email và gọi điện để biết nhu cầu về tấm lớn của khách hàng nếu có.
- Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện Hợp đồng: (Sau khi khách hàng đồng ý
ký hợp đồng.)
+ Làm hợp đồng về vị trí và kiểm tra tất cả những điều khoản.
8


+ Đề nghị khách hàng chuyển nội dung quảng cáo và giấy tờ liên quan
đến nội dung quảng cáo để phòng Thiết kế thực hiện việc xin phép quảng cáo
theo đúng yêu cầu của luật Quảng cáo Việt Nam.
+ Chuyển phòng sản xuất in test và chuyển lại khách hàng để duyệt sau đó
chuyển phòng Sản xuất thi công.
+ Theo dõi thời gian và lấy ảnh nghiệm thu từ phòng sản xuất để làm hồ
sơ nghiệm thu cho khách hàng.

+ Theo dõi cùng khách hàng tình trạng của biển và thông báo cho khách
hàng nếu có vấn để xảy ra cho biển quảng cáo mà họ đã thuê. - Duy trì mối quan
hệ với khách hàng và khai thác thêm vị trí mới.
- Lập Báo cáo hàng tuần, tháng và các kế hoach tuần tháng gửi cấp trên
trực tiếp.
c/ Phòng Kế toán.
- Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm trước Phó Giám đốc tài chính về tất
cả các công việc đã được giao.
- Trực tiếp làm phiếu thu chi hàng ngày (cho các phòng ban). Theo dõi
công nợ phải thu, phải chi. Lập kế hoạch thanh toán và thông báo cho Phòng
khách hàng phải thu.
- Lên bảng kê chi tiết số tiền cần chi phí trong tuần để báo cáo cho Phó
Giám đốc Tài chính vào ngày thứ hai sau khi giao ban (thông tin về các khoản
chi sẽ lấy từ Ban lãnh đạo Công ty và các phòng ban)
- Chủ động kê khai thuế qua mạng đảm bảo độ chính xác và kiểm tra kết
quả Chi cục thuế Từ Liêm đã nhận được bảng kế khai của Công ty. Giao dịch tốt
với cơ quan Ngân hàng và Thuế.
- Trực tiếp làm kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình sử dụng
hóa đơn của tháng, quý, năm. Nói chung các thủ tục chứng từ liên quan đến thuế
của công ty. (Số liệu báo cáo chính xác).
- Trực tiếp ghi hóa đơn cho khách hàng khi đã nhận được thông báo của
phòng kinh doanh và Phó Giám đốc tài chính.
- Làm lương cho Cán bộ - Nhân viên trong Công ty đúng thời gian đã quy
9


định.
- Đi nộp thuế hàng tháng nếu có (tiền thuế sẽ chuyển qua ngân hàng chứ
không được nộp bằng tiền mặt).
- Lập kế hoạch công việc, hoạt động của Phòng kế toán theo quy định

tuần, tháng và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tổ chức thực hiện công tác kế
toán, các Báo cáo tài chính.
d/ Phòng Thiết kế.
- Liên hệ phòng Kinh doanh để lấy các loại giấy tờ, file, market, chuẩn bị
toàn bộ các hồ sơ xin phép hoặc gia hạn giấy phép cho tất cả các biển theo đúng
quy định.
- Đối với các biển theo dạng liên danh liên kết, thuê lại …, sẽ kết hợp
cùng đối tác để hoàn thiện hồ sơ xin phép theo sự phân công của Ban lãnh đạo
và phụ trách phòng.
- Thực hiện nhận ảnh từ người phụ trách tuyến để chuyển ảnh nghiệm thu,
rửa ảnh chuyển cho phòng kinh doanh.
- Thiết kế hồ sơ kỹ thuật, kết cấu biển để bổ xung hoàn chỉnh hồ sơ giấy
tờ liên quan.
- Thực hiện toàn bộ các công việc từ yêu cầu in ấn, chuyển file, giao nhận
đối với nhà thầu in.
- Nếu đơn hàng nào không đạt đúng tiêu chuẩn cần báo ngay lại Phó
Giám đốc Thường trực để làm việc lại cùng nhà thầu in.
- Lưu trữ file: Lưu trữ file dữ liệu khách hàng trong vòng 2 năm.
- Lưu trữ file Hợp đồng vị trí, giấy phép, hồ sơ xin cấp phép … (tất cả
bằng bản phô tô hoặc sao y công chứng).
e/ Phòng Thi công.
- Họp giao ban, tổng kết báo cáo tuần, nắm bắt công việc của mình phụ
trách, báo cáo trong giao ban cho phó Giám đốc Điều hành công việc của mình.
- Lập các dự án triển khai, có kế hoạch triển khai các dự án mới theo
tháng, theo quý, năm. Trong quá trình triển khai dự án mới phải báo cáo cả mặt
kỹ thuật lẫn kinh tế trước để Ban lãnh đạo xem xét và duyệt trước khi thực hiện.
10


- Thực hiện lập dự toán chi phí, giao khoán thời gian thi công và khi hoàn

thành, kiểm tra, quyết toán cùng kế toán công của thợ và mua vật tư.
- Lựa chọn nhà thầu thi công.
- Giám sát thi công kiểm tra đúng thời điểm thợ lắp sắp xong bạt.
- Chọn nhà cung cấp vật tư (phải có hóa đơn VAT).
- Lưu ý cùng công tác bảo hành bảo trì biển thường xuyên.
- Để phòng gió lốc làm rách bạt, lưu ý để điện thoại 24/24/ngày trong
những ngày mưa bão để có thông tin kịp thời khắc phục. Liên lạc điện thoại
thường xuyên với bảo vệ để kiểm tra khi có gió, lốc, bão để nắm tình hình biển
quảng cáo.
1.2.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà
Nội
(Xem phục lục 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty.
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
- Chức năng:
Phòng Hành chính – Nhân sự là phòng có chức năng tham mưu giúp việc
cho Giám đốc Công ty trong công tác Pháp chế, quan hệ công chúng, Tổ chức,
Quản lý nhân sự, tiền lương, Chế độ chính sách, thu hút, tuyển dụng, công tác
Hành chính, Công nghệ thông tin, Quản trị, Thanh tra, thi đua khen thưởng, kỷ
luật. Đảm bảo đáp ứng kịp thời phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh của
Công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Công tác Tổ chức chung;
+ Công tác Tổ chức Cán bộ, Tổ chức sản xuất;
+ Công tác tuyển dụng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực;
+ Công tác lao động, tiền lương và chế độ chính sách;
+Công tác pháp chế, thanh tra, kiểm tra, thi đua khen thưởng, kỷ luật;
+ Công tác Tổ chức phục vụ… cho các cuộc hội họp của Công ty với các

11


phần việc có liên quan.
+ Công tác Văn thư, lưu trữ, Quản trị văn phòng;
+ Công tác Đối ngoại, giao dịch, lễ tân, khách tiết, bảo vệ…
- Cơ cấu tổ chức:
+ 01 Trưởng phòng.
+ 02 Phó phòng.
+ 06 Nhân viên (bao gồm cả lái xe, tạp vụ ...)
2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong
phòng Hành chính – Nhân sự.
- Trưởng phòng : Là người đứng đầu văn phòng có nhiệm vụ:
+ Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác của văn
phòng, phân công và ủy nhiệm bằng văn bản phó phòng phụ trách một số lĩnh
vực công tác thuộc văn phòng.
+ Lãnh đạo và điều hành hoạt động của văn phòng của các phó văn
phòng, trưởng các đơn vị trưc thuộc văn phòng.
+ Giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công
ty giao, xử lý công việc chung của văn phòng.
+ Giữa Trưởng phòng và phó phòng thường xuyên phối hợp và trao đổi
thông tin về lĩnh vực công tác mình phụ trách.
- Phó phòng:Là người giúp việc cho Trưởng phòng trong các công tác :
+ Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị chuẩn bị công việc thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách, chủ động trông công việc, kịp thời phát hiện đề xuất
với Trưởng phòng những vấn đề cần quan tâm chỉ đạo giải quyết.
+ Trực tiếp xử lý văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách và các văn bản được
Trưởng phòng giao.
+ Chủ động theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc công ty thực
hiện chương trình công tác và quy chế làm việc của công ty về các lĩnh vực công

tác phân công phụ trách. Khi được yêu cầu, trực tiếp làm việc với lãnh đạo công
ty với cơ quan, đơn vị trực thuộc công ty, với các Công ty khác có liên quan…
- Các nhân viên: Thu thập thông tin và tham mưu cho phó phòng đồng
12


thời trực tiếp thực hiện công việc trong phòng như công tác tổ chức cán bộ, công
tác xây dựng, theo dõi bảo vệ thiết bị, thủ kho...
- Lễ tân:
+ Trực nghe, và trả lời các cuộc điện thoại gọi đến Công ty.
+ Nhận fax và chuyển fax đến khách hàng hoặc các phòng trong Công ty.
+ Đón hướng dẫn khách đến liên hệ công tác và làm việc với các bộ phận
liên quan của Công ty
+ Tiếp nhận Hồ sơ, thư, bưu phẩm chuyển đến các bộ phận liên quan theo
địa chỉ
+ Ghi Công việc của Cán bộ - Nhân viên lên bảng công việc hàng ngày,
nếu nhân viên nào đi làm việc luôn thì ghi công việc đó lên bảng (cụ thể Nội
dung, thời gian, địa điểm, gặp ai, điện thoại).
+ Vào sổ công văn đến, công văn đi hàng ngày.
+ Khi có nhân viên mới nên chuẩn bị một bó hoa, một món quà để tặng.
- Thủ kho
+ Kiểm tra vật tư dụng cụ tại kho, ghi chép theo dõi quá trình xuất nhập
kho.
+ Khi phòng Thi công lấy dụng cụ vật tư thì xuất và ghi chép, ký nhận
đầy đủ.
+ Tổng kết thường xuyên và chốt lại sổ sách hàng tuần nhập, xuất kho cho
hợp thực thế kho với sổ sách.
3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty.
3.1 Hệ thống hóa các văn bản Quản lý của Công ty về công tác Văn
thư, lưu trữ.

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà
Nội.
Văn thư là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của
Công ty. Văn thư là bộ phận đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công văn
đến và chuyển giao công văn, văn bản tới các bộ phận, cá nhân có thẩm quyền
giải quyết sao cho kịp thời và đảm bảo tiến độ quy định.Bộ phận công tác văn
thư của Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội trực thuộc bộ phận Hành chính
13


– Nhân sự chứ không có phòng Văn thư riêng. Mô hình tổ chức văn thư tại Công
ty là mô hình tập trung.
Nhận xét
-Ưu điểm
Quản lý thống nhất văn bản thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng và giao
nộp tài liệu vào lưu trữ là những bước cần thiết để công tác văn thư thực hiện tốt
hơn.
-Nhược điểm
Mô hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ của công ty vẫn còn tồn tại một
số mặt hạn chế như: cán bộ phụ trách công tác văn thư chưa được đào tạo
chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn nên kỹ năng nghiệp vụ còn yếu, chưa áp
dụng các ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ vì thế vẫn
chưa đạt hiệu quả tối đa. Tình hình nắm bắt và áp dụng các quy định mới của
Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ chưa cao nên ảnh hưởng tới giá trị pháp lý
của văn bản, chưa phát huy được tối đa hiệu lực văn bản của Công ty.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của cơ quan.
Với chức năng, nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của
cơ quan được thông suốt, ban lãnh đạo Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội

luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Cụ thể là
Phó Giám đốc Điều hành và Trưởng phòng Hành chính nhân sự là những người
trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Cán
bộ văn thư của công ty là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, nhận, gửi,
đóng dấu, vào số văn bản, vào sổ đăng kí quản lí văn bản đi, văn bản đến.
-Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
+Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty có khối
lượng tương đối nhiều.Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh
doanh nên Công ty được ban hành các lọai văn bản theo quy định của Nhà nước
như: Quyết định, Công văn,Kế hoạch,Báo cáo,Thông báo, Biên bản, Giấy mời,
14


Giấy giới thiệu,… Văn bản Chuyên ngành:Hợp đồng, Dự toán, Chứng từ, Quyết
toán, Giấy liên hệ công tác, Biên bản Nghiệm thu, Đề nghị thanh toán,....
-Trình tự, thủ tục ban hành,thẩm quyền kí văn bản:
+Thủ tục ban hành văn bản, thể thức văn bản:bao gồm 09 thành phần thể
thức mà Nhà nước quy định cho mỗi văn bản phải có,để đảm bảo tính chân
thực,giá trị pháp lý,giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản.Nếu một văn
bản không đảm bảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của văn
bản,đồng thời sai với quy định của Nhà nước.
+Thẩm quyền kí văn bản: Chỉ có Giám đốc được trực tiếp ký vào văn
bản, Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã uỷ quyền
trong lĩnh vực mà mình phụ trách,dưới hình thức ký thay Giám đốc). Trưởng các
phòng,được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được sự phân công,theo thể
thức là ký thừa lệnh. Qua khoảng thời gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại
văn bản nhìn chung thủ tục và thể thức văn bản tại công ty được trình bày tương
đối đầy đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc gồm: Quốc hiệu, tên cơ quan ban
hành văn bản, số, kí hiệu văn bản, địa danh, ngày,tháng, năm ban hành văn bản,
tên loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, chữ ký của người có

thẩm quyền, Dấu cơ quan, nơi nhận. Tất cả các văn bản trước khi trình ký Giám
đốc đều phải được tác giả ký nháy trước sau đó chuyển Trưởng phòng Hành
chính Nhân sự xét duyệt thể thức, sau đó chuyển Phó giám đốc Điều hành xét
duyệt nội dung rồi mới trình ký Giám đốc. Trong suốt quá trình nghiên cứu và
tìm hiểu về công tác văn thư tại công ty,nhìn chung các loại văn bản đều có
chung một lỗi là sai thể thức do không được đào tạo sâu về chuyên môn và
không cập nhật các quy định của Nhà nước về thể thức ban hành văn bản.
Mỗi văn bản sau khi được ban hành phải giữ lại hai bản, một bản được
giữ lại ở bộ phận soạn thảo để kiểm tra nhắc nhở, vàmột bản giữ lại ở phòng văn
thư nhằm phục vụ cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Phòng văn thư tuy nằm
chung tại Phòng Hành chính Nhân sự của công ty nhưng cũng được trang bi các
trang thiết bị khá hiện đại như: máy in, máy phô tô, máy fax, máy vi tính, két để
giữ dấu,… giúp cán bộ văn thư thực hiện công tác một cách nhanh nhất và chính
15


xác nhất.Mặc dù công ty không đủ rộng để có thể bố trí cho cán bộ văn thư có
một phòng riêng nhưng công ty cũng đã cố gắng để cán bộ văn thư có một
không gian và trang thiết bị tốt nhất.
-Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại công ty:
+Sổ đăng kí công văn đến.
+Sổ đăng kí công văn đi.
+Sổ ghi nội dung đóng dấu.
+Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện.
+ Sổ giao nhận văn bản.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan
tổ chức
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong Công ty đều thực hiện tương
đối đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Vị trí trình bày các thành phần thể

thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các
thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Tuy
nhiên do chủ yếu ban hành là các Hợp đồng Kinh tế và các Phụ lục hợp đồng nên
cách trình bày thường theo khuôn mẫu sẵn của Công ty mà ít cập nhật theo các
quy định chung của Nhà nước. Các văn bản hành chính thì chủ yếu là ban hành
nội bộ nên về thể thức không được chú trọng mà thường theo mẫu có sẵn.
(xem phụ lục 02)
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
cơ quan, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
a, Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty cổ phần Quảng cáo TM
Hà Nôi:
Bước 1
- Nhận yêu cầu soạn thảo từ cấp trên trực tiếp.
Bước 2
- Tiến hành thu thập thông tin liên quan.
16


- Soạn thảo đề cương văn bản.
- Trình cấp trên trực tiếp xét duyệt nội dung.
- Chỉnh sửa lại văn bản.
- Lấy ý kiến góp ý từ các phòng ban khác ( đối với văn bản như Nội quy,
quy chế…)
Bước 3
- Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo Nội dung
- Bổ sung hoàn chỉnh Cán bộ soạn thảo văn bản
Bước 4
- Trình ký văn bản Trưởng đơn vị được giao nhiệm vụ ký chịu trách
nhiệm.

- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự ký chịu trách nhiệm thể thức văn
bản.
- Phó giám đốc Điều hành ký chịu trách nhiệm nội dung văn bản.
- Giám đốc ký ban hành văn bản.
Bước 5
- Đóng dấu văn bản.
- Lấy số văn bản, điền ngày tháng năm văn bản, vào sổ văn bản đi của
Công tỵ
- Nhân bản, phát hành và lưu trữ.
b, Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản trong quy định hiện hành
Các bước soạn thảo văn bản của nhà nước hiện hành
Bước 1: Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo.
- Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của
văn bản.
- Xác định tên loại văn bản.
- Thu thập và xử lý thông tin.
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo.
- Lập đề cương
+Đề cương văn bản là trình bày những điểm cốt yếu để thể hiện nội dung
văn bản.
17


+Đề cương văn bản được xây dựng trên cơ sở mục đích ban hành văn bản.
+Dùng lời văn câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng những ý kiến được
xác lập ở đề cương.
+Khi viết bản thảo cần bám sát đề cương phân chia dung lượng trong từng
chương, mục, đoạn, cho hợp lý, sử dụng linh hoạt các từ, các cụm từ liên kết các
câu, đoạn văn bản để trở thành một thể thống nhất trọn vẹn về nội dung và hình
thức.

+Kiểm tra rà soát bản thảo, kiểm tra bố cục nội dung đó logic chưa, ý văn
bản đã phù hợp với muc đích ban hành văn bản hay chưa, ý trọng tâm của văn
bản đã nổi bật hay chưa?
+ Kiểm tra về thể thức văn bản, về ngôn ngữ diễn đạt trình bày.
Bước 3
Trình duyệt ký văn bản
Cơ quan đơn vị soạn thảo trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem
xét thông qua.
Hồ sơ trình duyệt gồm các giấy tờ sau:
+Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản;
+Bản dự thảo;
+Bản thẩm định;
+Bản tập hợp ý kiến tham gia;
+Các giấy tờ văn bản khác có liên quan;
Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp trình văn bản lên
lãnh đạo.
Bước 4
Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản(thuộc nhiệm vụ của
cán bộ văn thư).
-Ghi số ngày tháng năm ban hành văn bản.
-Vào sổ đi văn bản, sổ lưu văn bản.
-Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản.
- Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành.
- Đóng dấu cơ quan.
-Bao gói và chuyển giao văn bản.
18


Với những văn bản quan trọng ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần
tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan văn bản.

c, Nhận xét, đánh giá
Quy trình soạn thảo văn bản của Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội
do tính chất văn bản và nội dung văn bản cũng như mức độ quy phạm của văn
bản nên quy trình soạn thảo có nhiều phần giản lược nhưng về cơ bản các bước
chính vẫn được đảm bảo thực hiện đầy đủ.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản

Kiểm tra phân loại

Đăng ký văn bản đến

Trình văn bản đến

Sao lưu và chuyển giao văn bản
đến các bộ phận liên quan giải
quyết.

Theo dõi việc giải quyết văn bản

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
a. Khái niệm:
19


Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bản Hành
chính và văn bản chuyên ngành(kể cả fax,văn bản được chuyển giao qua mạng
và văn bản mật)và đơn thư gửi đến cơ quan,tổ chức được gọi chung là văn bản

đến.
b.Việc tổ chức,quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty cổ phần
Quảng cáo TM Hà Nội:
Hàng năm, do đặc thù và tính chất công việc của Công ty cổ phần Quảng
cáo TM Hà Nội là kinh doanh thương mại nênvăn bản đến Công ty không những
nhiều về số lượng mà còn phong phú cả về nội dung, hình thức chuyển giao văn
thì chủ yếu là chuyển phát nhanh qua đường bưu điện, ngoài ra còn có văn bản
đến bằng máy fax, mail….
Do mọi văn bản, thư từ đến công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư và
cán bộ văn thư phải thực hiện các bước giải quyết văn bản đến bao gồm:
Bước 1:Tiếp nhận văn bản: Văn bản được giao đến Công ty thông qua
Bưu điện sẽ được bộ phận Văn thư nhận. Các văn bản chuyển giao qua Mail sẽ
được văn thư kiểm tra thường xuyên hàng ngày trong hộp thư đến của Công
ty…
Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày
đến.Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ,đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứa
văn bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung
thông tin của văn bản bên trong phong bì.
+Công ty quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kì hình thức
nào thì: Cán bộ Văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn,với những văn
bản có dấu mức độ mật thì chuyển cho Giám đốc công ty và không được phép
bóc bì.
+Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng
lạc,mất mát văn bản tiết kiệm thời gian,góp phần vào quá trình chuyển văn bản
tới các bộ phận chuyên môn nhanh chóng kịp thời.
Bước 3:Đăng kí văn bản đến:Để tiến hành quản lý văn đến chặt chẽ và tra
tìm thuận tiện,văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Dấu đến
20

được đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần trích yếu
nội dung(đối với văn bản có tên loại)và đóng vào khoảng trống dưới số và ký
hiệu văn bản(đối với văn bản không có tên loại).Hoặc đóng dấu đến vào khoảng
trống dưới phần địa danh, ngày,tháng,năm của văn bản. Công ty có dấu Công
văn đến để đóng vào những văn bản là Công văn đến công ty.
Sau khi đóng dấu đến văn bản sẽ được đăng ký vào sổ,sổ do cán bộ công
ty làm không giống như sổ trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Mẫu sổ
đăng ký văn bản đến của Công ty được chia làm 9 cột như sau: Ngày đến, Số
đến, Nơi gửi công văn, Số ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại và trích yếu nội dung,
Nơi người nhận, Ký nhận, Ghi chú.
Bước 4:Trình văn bản đến:Tất cả văn bản đến sau khi đã đăng kí tuỳ theo
chế độ công tác của văn thư cơ quan,cán bộ văn thư phải trình ngay cho Trưởng
phòng Hành chính Nhân sự hoặc Phó Giám đốc Điều hành xem xét nghiên cứu .
Bước 5:Chuyển giao văn bản đến:Văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ
đạo của thủ trưởng cơ quan thì Văn thư công ty phải chuyển văn bản đến đúng
đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết,người nhận phải ký đầy đủ vào sổ
chuyển giao văn bản đến.
Bước 6:Theo dõi giải quyết văn bản đến:Thường xuyên nhắc nhở đôn đốc
các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung văn
bản.Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện pháp giải
quyết,điều chỉnh kịp thời.

21