Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY CP THƯƠNG mại và GIẢI PHÁP NHÂN lực TRẺ VIỆT NAM

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I:..................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP THƯƠNG
MẠI VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC TRẺ VIỆT NAM.....................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cty CP Thương mại và giải pháp Nhân
lực trẻ VN........................................................................................................................................3
1. Giới thiệu chung về công ty:.......................................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cty Thương mại và giải pháp Nhân lực
trẻ VN.............................................................................................................................................3
2.1. Chức năng của Công ty:...........................................................................................................3
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty........................................................................................4
2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty......................................................................................................5
2.3.1. Giám đốc Công ty:.................................................................................................................5
2.3.2. Phó Giám đốc:.......................................................................................................................5
2.3.3. Phòng Hành chính.................................................................................................................5
2.3.4. Phòng Tài chính – Kế toán:....................................................................................................6
2.3.5. Phòng kinh doanh (kế hoạch):..............................................................................................6
2.3.6. Phòng tổ chức lao động........................................................................................................6
2.3.7. Phòng dự án đầu tư..............................................................................................................7
2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: (phụ lục 01)...........................................................7
II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty CP Thương
mại và giải pháp Nhân lực trẻ VN...................................................................................................7
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty:............................................................................7
1.1. Chức năng của văn phòng Công ty:..........................................................................................7
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty...........................................................................8
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty....................................................................................9

2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng: (phụ lục 02)....................................................................10

Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

3. Xây dựng Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng:.................................................10
3.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính:..............................................................10
3.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự:....................................................12
3.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nv Hành chính:................................................14
III. Tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ của công ty:.....................................................................15
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư - lưu trữ của công ty:....15
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của Công ty:...................................................................................16
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy định của nhà nước, bao gồm
các văn bản sau:............................................................................................................................17
3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty:....................................17
3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty:...........................................................17
3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản của công ty:.............................................................18
3.4.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được thực như sau:.......................18
3.4.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty được thực hiện theo các bước
sau:...............................................................................................................................................19
3.4.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ công ty:........................................................20
3.5. Tình hình tổ chức lưu trữ của Công ty:..................................................................................20
IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty:...............................22
4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng........................................................22

4.2. Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của
Công ty..........................................................................................................................................23
4.3. Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cty:.......................................24

Phần II................................................................................................................26
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:..............................................................................26
CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG...............................26
A. PHẦN MỞ ĐẦU:........................................................................................................................26
B. PHẦN NỘI DUNG:.....................................................................................................................26

Chương 1. Khái quát các kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng..................26
1.1.Khái niệm “Nhà quản trị văn phòng”:.....................................................................................26
1.2. Chức năng của Nhà quản trị văn phòng:................................................................................27

Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

1.3. Các kỹ năng của Nhà quản trị văn phòng:..............................................................................29

Chương 2. Phân tích, đánh giá các kỹ năng của.............................................31
nhà Quản trị văn phòng....................................................................................31
2.1. Tại sao bạn nên chọn học ngành Quản trị văn phòng?...........................................................31
2.2. Kỹ năng dành cho nhà quản trị văn phòng:............................................................................33
2.2.1. Nhận xét chung:..................................................................................................................33

2.2.2. Các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng.............................................................................34
2.2.3. Nguyên tắc cho nhà quản trị văn phòng:............................................................................41
2.2.4. Phân tích và đánh giá bản thân nhà quản trị văn phòng:....................................................48
2.3. Những tố chất làm nên thành công của bạn với nghề quản trị văn phòng:...........................49

Chương 3. Giải pháp, đề xuất, kiến nghị để nâng cao các kỹ năng..............54
của nhà quản trị văn phòng..............................................................................54
3.1. Giải pháp:...............................................................................................................................54

Chương 4. Danh mục tài liệu tham khảo........................................................55
PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................56
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Cty CPTM và giải pháp Nhân lực trẻ VN........................................................................................56
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.......................58

Phần IV. LỜI CẢM ƠN....................................................................................60
Phần V: PHỤ LỤC..............................................................................................1

Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

“Học, học nữa, học mãi” là câu nói của chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại đã in
sâu trong linh hồn của các thế hệ chúng ta. Đất nước ta đang bước vào nền kinh

tế thị trường, cần có những nhân tài cho dân tộc, những người có trình độ
chuyên môn để giúp cho mọi hoạt động của nước nhà. Việt Nam đã ra nhập
WTO – Tổ chức Thương mại thế giới vào năm 2007, đây là một sự kiện đặc biệt
quan trọng chứng tỏ rằng chúng ta đang ngày càng đổi mới, kèm theo đó là
những thách thức, khó khăn đòi hỏi chúng ta phải vượt qua để hòa nhập với nền
kinh tế thế giới.
Đứng trước những trọng trách to lớn của đất nước, Đảng ta đã đưa ra hàng
loạt những mục tiêu để tạo điều kiện phát triển nền kinh tế hàng hóa, nhiều
thành phần định hướng XHCN gắn với yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền
Xã hội chủ nghĩa. Trong công cuộc đổi mới công nghiệp hóa – hiện đại hóa xây
dựng và phát triển đất nước các ngành kinh tế ngày càng đa dạng. Việc đầu tiên
cần làm là đó là chú trọng đến việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có
phẩm chất, năng lực đáp ứng được nhu cầu công cuộc cải cách nền hành chính,
xây dựng và phát triển Đất nước.
Để thực hiên mục tiêu đó, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội là một trong
những trường đào tạo cán bộ trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên
nghiệp chính quy, tại chức các chuyên ngành như: Quản trị nhân lực, Thông tin
thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học, Hành chính học, Hành chính Văn thư,
Dịch vụ pháp lý, Quản trị văn phòng …nhằm đáp ứng được cả trình độ lẫn
chuyên môn. Ngoài việc giảng dạy tại trường, nhà trường còn còn bố trí và tổ
chức cho sinh viên, học sinh đi thực tập tại các cơ quan doanh nghiệp khi tôt
nghiệp. Nhằm nâng cao lý luận, thực tiễn và nâng cao thực tế để rèn luyện khả
năng với chuyên ngành đã được đào tạo, để cho sinh viên có kiến thức áp dụng
và bổ sung kiên thức vào thực tế công việc cụ thể.
Để đáp ứng được nhu cầu, khoa Quản trị Văn phòng đã đề ra kế hoạch
thực tập Ngành Quản trị Văn phòng tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức cho sinh
viên. Khoá liên thông ĐH ngành QTVP chính quy đầu tiên của trường phần lớn
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

1

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

là các bạn đã đi làm tại các cơ quan, doanh nghiệp rất ổn định, hầu như là các
bạn đã đi làm thì thực tập tại cơ quan, doanh nghiệp mà mình đang làm, vừa tạo
điều kiện thuận lợi trong công việc, vừa tạo điều kiện trong học tập và nâng cao
được trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Em cũng chính là một trong số
các bạn đã đi làm và thực tập luôn tại doanh nghiệp. Đợt thực tập này giúp em
cũng như các bạn sinh viên khác củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện
phẩm chất đạo đức của một nhân viên văn phòng, là cơ hội cho em và các bạn
đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Với thời gian thực tập không dài chỉ hơn 02 tháng ( từ ngày 25/5/2015
đến ngày 30/7/2015) nhưng em đã được thực tập và thực hành đã giúp em trang
bị thêm kỹ năng nghề nghiệp giúp em thêm yêu ngành nghề mình đã chọn là
ngành Quản trị văn phòng và dưới sự hướng dẫn nhiệt tình, sự chỉ bảo ân cần
của cán bộ nhân viên trong phòng Hành chính cùng sự cố gắng của bản thân
muốn học hỏi trao dồi kiến thức đã giúp em hoàn thành tốt công việc thực tập.
Em xin chân thành cám ơn Trường Đại Học Bộ Nội vụ Hà Nội ,các thầy
cô trong khoa quản trị văn phòng, các anh, các chị trong công ty CP Thương mại
và giải pháp Nhân lực trẻ VN đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập,
đã cung cấp thông tin tài liệu hỗ trợ cho việc hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này.
Giúp em hiểu rõ tầm quan trọng trong công tác văn phòng và ý thức được trách
nhiệm cũng như chuyên môn nghiệp vụ cần phải có ở mỗi cán bộ hành chính
văn phòng. Mặc dù em đã cố gắng chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng bài báo cáo khó
tránh được những thiếu sót, em mong muốn gửi tới nhà trường, các thầy cô nơi

em học tập, rèn luyện trong những năm qua, đóng góp ý kiến thiết thực của thầy
cô giáo và các cán bộ trong công ty để bài báo cáo của em được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 7 năm 2015
Sinh viên

Kiều Thị Dưỡng
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

2

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội
Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP THƯƠNG
MẠI VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC TRẺ VIỆT NAM
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cty CP
Thương mại và giải pháp Nhân lực trẻ VN.
1. Giới thiệu chung về công ty:
Tên Công ty: CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ GIẢI PHÁP NHÂN
LỰC TRẺ VIỆT NAM
Địa chỉ: Ngõ P2 – Lê Quang Đạo – P.Mễ Trì – Q.Nam Từ Liêm - Hà Nội
Số điện thoại: 04.6680.1876. Fax: 04.32050505.
Mã số DN: 0102283283
Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại

ngân hàng, có mã số thuế theo quy định của pháp luật.
Công ty Thương mại và giải pháp Nhân lực trẻ VN là đơn vị trực thuộc
Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hà Nội, thành lập ngày 05/6/2007.
Từ khi thành lập đến nay, với sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên
toàn Công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã không ngừng phát
triển về quy mô và ngành nghề sản xuất kinh doanh, mức độ tăng trưởng hàng
năm tăng 160% so với năm trước, tạo tích lũy tăng cường năng lực sản xuất,
đóng góp nâng cao thu nhập, cải tiến đời sống cho người lao động, đóng góp cho
ngân sách nhà nước.
Qua nhiều năm kinh nghiệm, Công ty đã trở thành một doanh nghiệp nhà
nước hạng nhất. Các sản phẩm của công ty đều có mặt trên khắp đất nước, đều
có thương hiệu, tiếng tăm trên thị trường trong và ngoài nước. Công ty có nhiều
đóng góp thành tích về các mặt như: xuất khẩu, nhập khẩu, làm từ thiện và trong
các lĩnh vực khác của thị trường trong nước cũng như thị trường nước ngoài.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cty Thương mại
và giải pháp Nhân lực trẻ VN.
2.1. Chức năng của Công ty:
Công ty Thương mại và giải pháp Nhân lực trẻ VN có chức năng đó là:
kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng, các mặt hàng thực phẩm, đồ ăn nhanh trên
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

3

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

thị trường trong nước và xuất khẩu như: các loại mì, phở; các loại gia vị hạt
nêm, mì chính, nước mắm, dầu ăn; các loại bánh kẹo trong nước và nhập khẩu
của Indo, Hàn Quốc, Nhật….
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu của Công ty.
- Tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên trong công ty có thu nhập ổn định và
mức sống ngày càng được nâng cao.
Công ty đã có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu quả kinh tế,
từng bước khẳng định vị trí và thương hiệu của mình trên thị trường.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, Công ty đã không ngừng phát
triển cả về số lượng, chất lượng và tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh
doanh, góp phần đáng kể vào việc phát triển ngành kinh doanh trong nước và
nước ngoài.
Trong những năm qua, Công ty luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn
nhân lực; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa cơ
sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc
Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các Luật khác có liên
quan. Hoạt động có hiệu quả và trong khuôn khổ của pháp luật, Điều lệ của
Công ty.
Nhiệm vụ xây dựng chiến lược, các kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất
kinh doanh phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu của thị
trường nhằm mang lại lợi ích cao nhất và giá trị
Quản lý tốt cán bộ nhân viên của Công ty theo đúng chế độ chính sách
của Nhà nước. Không ngừng cải thiện điều kiện lao động, sinh hoạt của cán bộ
công nhân viên nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả trong quản lý.

Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

4

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Thương mại và giải pháp Nhân lực trẻ
VN gồm có: Giám đốc, phó giám đốc, phòng hành chính, phòng tài chính – kế
toán, phòng kinh doanh (kế hoạch), phòng tổ chức lao động, phòng dự án đầu tư.
2.3.1. Giám đốc Công ty:
Giám đốc Công ty giải quyết và điều hành các lĩnh vực của Công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của cty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty
Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lí lỗ trong kinh doanh
Tuyển dụng lao động
2.3.2. Phó Giám đốc:
Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc phụ trách cơ sở
vật chất công ty trang thiết bị và các vấn đề chuyên môn
Giúp việc cho Giám đốc trong quản lí điều hành các hoạt động của công
ty theo sự phân công của Giám đốc
Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và
chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động
2.3.3. Phòng Hành chính

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các trong
lĩnh vực tổ chức lao động, quản lí và bố trí nhân lực, chế độ chính sách, cham
sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế công ty
Xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh đạo
Tham mưu giúp lãnh đạo công ty thực hiện công tác thi đua khen thưởng
Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết,
phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho hội nghị, cuộc họp của
công ty
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

5

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Thực hiện tốt công tác văn thư, bảo mật theo quy định
Thực hiện tốt công tác chính trị nội bộ
Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh.
2.3.4. Phòng Tài chính – Kế toán:
Tổ chức hoạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty. Phòng Tài chinh – Kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử
dụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động,
vật tư và tập hợp đầy đủ các chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, thực
hiện các nghĩa vụ về thuế đối với ngân sách, đồng thời thực hiện các chức năng

về quản lí và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về mọi hoạt động.
Cân đối thu – chi các khoản cho công ty, cho phù hợp với từng thời điểm
phát triển của công ty.
2.3.5. Phòng kinh doanh (kế hoạch):
Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh
doanh ngắn hạn và dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trường, đầu tư phát triển sản
xuất, liên doanh liên kết trong và ngoài công ty
Giao dịch với khách hàng và điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh
trong toàn công ty
Soạn thảo và tham mưu cho lãnh đạo công ty ký kết các hợp đồng kinh tế
Xây dựng phương án và theo dõi tiến độ sản xuất, phân công và giao kế
hoạch cho các đơn vị
Thống kê và báo cáo theo chế độ. Bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phòng
quản lí, tuyệt đối giữ bí mật thông tin kinh tế, bí mật sản xuất kinh doanh của
công ty
2.3.6. Phòng tổ chức lao động
Quản lí cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của nhà
nước
Tham mưu và giúp giám đốc về công tác tổ chức và nhân sự, công tác lao
động tiền lương, thi đua khen thưởng, thanh tra, kiểm tra, an ninh quốc phòng,
pháp chế
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

6

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, công tác đánh giá cán bộ
quản lí theo nhiệm kỳ
Tổ chức công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ,
nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực của công ty
2.3.7. Phòng dự án đầu tư
Nghiên cứu xây dựng chiến lược về lĩnh vực đầu tư của công ty, tìm kiếm
các cơ hội đầu tư cho các dự án kinh doanh; xây dựng các chương trình mục
tiêu, lập báo cáo đầu tư cho các dự án kinh doanh chuẩn bị đầu tư để trình giám
đốc công ty phê duyệt dự án theo thẩm quyền; tham mưu cho giám đốc trong
việc xúc tiến tìm, chọn các nguồn vốn đầu tư
Tham mưu trong việc bảo toàn phát triển vốn và theo dõi quản lí các
nguồn vốn đầu tư vào các dự án của công ty
Thẩm tra khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành
Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của giám
đốc công ty
2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: (phụ lục 01)
II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Công ty CP Thương mại và giải pháp Nhân lực trẻ VN.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty:
1.1. Chức năng của văn phòng Công ty:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều
hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt đông
chung của toàn cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, nó có điều kiện tồn tại như
bất kỳ một thực thể nào. Có thể nói văn phòng cũng có điều kiện để tồn tại độc
lập tương đối như bất kỳ một tổ chức nào đó thông qua môi trường mà nó tồn
tại, cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội.

Chức năng tham mưu: văn phòng giúp thực hiện công tác quản lý văn
bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định của pháp luật; tiếp nhận và
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

7

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

quản lý văn bản, theo dõi chặt chẽ quá trình vận hành các văn bản, tổ chức in,
sao, phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành và gửi
đúng thành phần. Triển khai thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực
hiện chương trình, kế hoạch đã xây dựng.
Chức năng tổng hợp: văn phòng là đầu mối thu thập, quản lý, sử dụng
thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang
lại được những hiệu quả thiết thực.
Chức năng hậu cần: hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính. Những
thứ đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời
trong mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi.
*Văn phòng còn có các chức năng khác như:
Làm chức năng thông tin với cấp trên và với cơ sở
Công tác quản lí lao động
Công tác thi đua khen thưởng – kỷ luật và giải quyết các chế độ chính
sách đối với cán bộ nhân viên và người lao động
Công tác văn thư lưu trữ và quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên

Công tác Hành chính quản trị, y tế
Giúp theo dõi thực hiện quy chế và các hoạt động công tác, công việc
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty
Hoạch định các chiến lược phát triển của công ty. Xây dựng chương trình
và báo cáo thực hiện chương trình công tác theo tuần, tháng, quý, năm của cty.
Xây dựng các kế hoạch cho công ty (kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài
hạn…) các chương trình công tác. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn
bị tổ chức các Hội nghị, hội thảo, cuộc họp của Công ty, lãnh đạo công ty và
phục vụ các Hội nghị, hội thảo đó
Kiểm tra giám sát giúp giám đốc công ty quản lý chỉ đạo cong tác Hành
chính của công ty
Lập kế hạch mua sắm trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc.
Quản lí sử dụng và bảo quản có hiệu quả các phương tiện làm việc, tài sản
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

8

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật đáp ứng nhu cầu
công việc của công ty
Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến các lĩnh vực do phòng
Hành chính phụ trách
Quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của công ty
Quản lí và lưu trữ hồ sơ trong công ty

Đào tạo cán bộ đáp ứng cho nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ và kỹ năng tay nghề cao
Quản lý giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty
Đảm bảo công tác hậu càn tốt nhất phục vụ cho lãnh đạo và công ty
Công tác bảo vệ, lễ tân bảo đảm an toàn về người và tài sản
Làm các công việc trong lĩnh vực, chuyên môn được giao và phụ trách
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty
Phòng Hành chính của Công ty bao gồm:
*Trưởng phòng: Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình
độ quản lý và nghiệp vụ
Thiết lập xây dựng các quy chế cho phù hợp các hoạt động của cty
Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động kịp
thời và phản ánh đúng tình hình.
Phối hợp kiểm tra và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất.
Kiểm tra, theo dõi thường xuyên việc thực hiện công tác dự án đầu tư phát
triển quy mô mở rộng công ty.
*Phó trưởng phòng: Trợ lý trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ do trưởng
phòng phân công.
Tham mưu cho trưởng phòng trong công tác tổ chưc nhân sự, tổng hợp
thống kê.
Trực tiếp tổ chức việc phân công công việc, thực hiện kế hoạch hoạt hoạt
động của phòng, thường trực giải quyết các công việc thường xuyên của phòng
Tham mưu xây dựng kế hoạch hoạt động của phòng.
*Cán bộ, nhân viên Hành chính: Tham mưu giúp lãnh đạo về các lĩnh
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

9

Lớp: ĐHLT QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

vực văn hóa, xã hội, thường xuyên nắm bắt kịp thời mọi hoạt động của các
phòng, dự thảo báo cáo và các văn bản khác
Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
*Nhân viên văn thư – lưu trữ: Là toàn bộ hoạt động nhằm giữ gìn, bảo
quản văn bản, tài liệu. Là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có
giá trị trong hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra
cứu khi cần thiết.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản; quản lý, tổ chức thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ iện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành
chính, văn thư, theo quy định của pháp luật.
Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài
liệu đến và đi trong phạm vi quyền hạn.
Tiếp nhận vào sổ và chuyển giao công văn đi, đến
Quản lý chặt chẽ, bí mật tài liệu; trực điện thoại theo quy định.
Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã
đảm bảo thể thức, nội dung vào số, ngày, tháng và có chữ ký của Lãnh đạo đảm
bảo đúng quy trình ban hành văn bản.
Thực hiện một số nhiệm khác được Lãnh đạo phân công
*Nhân viên bảo vệ: Duy trì việc thường trực bảo vệ cơ quan hàng ngày
bảo đảm an toàn, trật tự. Hướng dẫn khách đến công ty vào đúng nơi làm việc và
để xe đúng nơi quy định. Thay thế, sửa chữa, bổ sung các trang thiết bị đáp ứng
yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
Quản lý hệ thống điện thắp sáng và nước máy sinh hoạt bảo đảm tiết kiệm
Phối hợp với các bộ phận khác giải quyết công việc xung đột của cơ quan
khi được Lãnh đạo điều động.

2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng: (phụ lục 02).
3. Xây dựng Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng:
3.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính:

Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

10

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
Bộ phận: Phòng Hành chính
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính
Mã công việc: HC – PHC
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty
a. Vị trí:
- Vị trí công việc: Là Lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng trực tiếp của Văn
phòng, giúp Lãnh đạo Công ty quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm vụ
được Lãnh đạo Công ty giao cho Văn phòng.
- Trách nhiệm: Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty
và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng và việc thực hiện nhiệm
vụ được giao.
- Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Lãnh đạo Công ty thực
hiện các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính, ứng

dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Công ty giao
b. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Lãnh đạo Cty giao.
2. Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công
tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
3. Phân công các Phó phòng và nhân viên thực hiện nhiệm vụ; thường
xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
4. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do nhân viên văn thư
chuyển đến..
5. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi
lưu trữ; các cuộc họp triển khai.
6. Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản.
7. Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo
của Lãnh đạo Công ty.
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

11

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

8. Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề
có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng,
ban thuộc cơ quan.
9. Vận động các cá nhân trong Công ty xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp

đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan.
Thay mặt tập thể cán bộ, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với Lãnh đạo
công ty về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động cty.
c. Quyền hạn:
1. Được Lãnh đạo Công ty ủy quyền làm chủ tài khoản. Ký các chứng từ
thu và chứng từ chi theo ủy quyền của Lãnh đạo Công ty; xác nhận chi phụ cấp
làm việc ngoài giờ, ngày lễ và các phụ cấp khác của Công ty; duyệt chi tạm ứng;
duyệt cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động…cho các Phòng, ban
chuyên môn nghiệp vụ.
2. Được Lãnh đạo Công ty ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản thuộc
thẩm quyền của Lãnh đạo Công ty.
3. Lập danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
5. Giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ, nhân viên Văn phòng.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Lãnh đạo Công ty.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Lãnh đạo Công ty.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc cơ quan.
3.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Bộ phận: Phòng Hành chính
Chức danh: Phó phòng Hành chính nhân sự
Mã công việc: HC – PHCNS
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty
a. Vị trí:
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

12

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

- Vị trí công việc: Phó Trưởng phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Trưởng
phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Trưởng phòng.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao, Phó
phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Lãnh đạo Công ty và trước pháp
luật về về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
- Nhiệm vụ: giúp Trưởng phòng thực hiện công tác nghiên cứu, tham
mưu, tổng hợp và các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao.
b. Nhiệm vụ cụ thể:
1. Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành nhân viên, do mình phụ trách
theo phân công của Trưởng phòng.
2. Trực tiếp phân công nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực công
tác được Trưởng phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc
nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng phòng chịu trách
nhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để nâng cao kiến thức,
năng lực kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.
3. Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời,
chính xác, đúng nội dung yêu cầu.
4. Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công văn, giấy tờ…
Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phân công.
5. Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khen thưởng trong
công tác thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ do Trưởng phòng giao.
6. Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai theo sự phân
công của Trưởng phòng.

7. Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến
những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao.
8. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho chuyên viên, nhân viên thuộc
Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
9. Vận động các cá nhân xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công sở trong Công ty.
10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

13

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

c. Quyền hạn:
1. Thay mặt Trưởng phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn phòng
khi được Trưởng phòng giao.
2. Đề xuất với Trưởng phòng danh sách cán bộ, nhân viên tham gia các
lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
3. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công
chức, nhân viên Văn phòng.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng; khi có yêu cầu của Trưởng
phòng thì báo cáo trực tiếp cho Lãnh đạo Công ty.

2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc cơ quan.
3.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nv Hành chính:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NHÂN VIÊN NHÂN SỰ, NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH
Bộ phận: Phòng Hành chính
Chức danh: Nhân viên nhân sự, nhân viên hành chính
Mã công việc: NS – HC
Cán bộ quản lý trực tiếp: Trưởng phòng, phó phòng HC.
a. Vị trí:
- Vị trí công việc: Nhân viên Nhân sự là nhân viên của Công ty, thực hiện
công tác Nhân sự và các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng, Phó
Trưởng phòng.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, nhân viên chịu
trách nhiệm trước Phó Trưởng phòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất,
tiến độ, kết quả, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được phân công.
- Nhiệm vụ: thực hiện một số mặt công tác thuộc nhiệm vụ về nhân sự do
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách giao.
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

14

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

b. Nhiệm vụ cụ thể:

1. Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ, chất lượng
và hiệu quả công việc góp phần đáp ứng yêu cầu của Lãnh đạo công ty.
2. Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và
văn hóa công sở trong Công ty.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng
phụ trách giao.
c. Quyền hạn:
1. Đề xuất ý kiến với Phó Trưởng phòng phụ trách, Trưởng phòng các vấn
đề liên quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
2. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác.
d. Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách Bộ phận. Khi có
yêu cầu của Trưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộ
phận) và Trưởng phòng.
3. Quan hệ phối hợp với các phòng, ban thuộc Công ty.
III. Tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ của công ty:
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư
- lưu trữ của công ty:
Các văn bản của công ty được thực hiện theo quy định sau:
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Nghị định 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác VT.
- Luật

Doanh nghiệp năm 2013;

- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 của Quốc Hội về Luật Lưu trữ Quốc Gia;
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

15

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của Công ty:
Trong hoạt động quản lý, công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng. Có
thể xem công tác văn thư là “nền tảng” trong quá trình quản lý. Hoạt động công
tác văn thư là nội dung chính trong công tác Văn phòng, là cầu nối liên hệ thông
tin giữ lãnh đạo công ty với người lao động, khách hàng hoặc làm nhiệm vụ liên
lạc thông tin trong và ngoài cơ quan.
Công tác văn thư của cty được tổ chức theo hình thức văn thư tập trung.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũng như
văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiện chức năng,
nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư cơ quan. Công tác
Văn thư của cty được tổ chức theo hình thức văn thư tập trung với 01 nhân viên
văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, đào tạo bài bản và sử dụng thành
thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của văn thư hiện đại.
Văn thư Công ty quản lý các loại sổ là: Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký
văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản ra ngoài Công ty và sổ chuyển giao văn
bản cho các đơn vị trong cơ quan.

Phòng làm việc của văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,
thiết bị hiện đại như: Máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo,
tủ đựng tài liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu công tác văn thư chính xác,
nhanh chóng, an toàn, bí mật.
- Ưu điểm:
+ Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là “bộ mặt của
công ty” vì vậy luôn được sự quan tâm, chỉ đao kịp thời của ban lãnh đạo công
ty. Ban lãnh đạo công ty thường xuyên có những lớp bồi dưỡng cho các cán bộ
tham gia tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
+ Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp giám
đốc giải quyết việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, quản lý
con dấu chặt chẽ, việc đăng ký văn bản đúng quy định của Nhà nước.
+ Giúp công ty quản lý thống nhất văn bản đi – đến. Số lượng văn bản
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

16

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

được thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản, kiểm tra chất lượng, quy trình trách
nhiệm dễ dàng, thuận tiện cho cán bộ văn thư công ty.
-Nhược điểm:
Một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu
trữ cơ quan chưa được thực hiện, nếu có chỉ mang tính chất tạm thời
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy

định của nhà nước, bao gồm các văn bản sau:
- Luật Doanh nghiệp năm 2013 ;
- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2002, 2008;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Nghị định 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về việc

hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP, 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác Văn thư.
- Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 của Quốc Hội quy định về Luật LT Quốc Gia;
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công
ty:
Công ty có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau:
- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,
hướng dẫn, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên
bản, tờ trình, công văn, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư mời,
giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển...
- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty:
*Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư 01 của Bộ Nội vụ).
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

17

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

* Mội số văn bản ban hành sai: (phụ lục 3)
- Văn bản 1- Quy định: Sai về thể thức và nội dung: Các căn cứ đều có
dấu (*) ở trước, cuối các căn cứ đều có dấu (,), không có dòng kẻ ngang dưới tên
cơ quan ban hành văn bản.
- Văn bản 2- Hợp đồng: không theo mẫu quy định của Nhà nước và của
Luật Lao động mà tự soạn theo nội dung công việc.
*Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức nước ngoài
Thực hiện theo các quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
3.3.3.Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cty.
(Phụ lục 4)
*Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan,
đơn vị giao cho một phòng ban hoặc một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo văn bản.
*Phòng ban hoặc nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm
thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật, nơi nhận văn bản.
- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan.
- Soạn thảo văn bản.
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, đơn vị tham khảo ý
kiến của các tổ chức, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn
chỉnh bản thảo.
- Trình duyệt dự thảo văn bản.

3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản của công ty:
3.4.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được
thực như sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng
văn bản.
- Đóng dấu Công ty (gồm dấu Công ty và các loại dấu khác)
- Đăng ký văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đến:
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

18

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Tất cả văn bản sau khi đã có chữ ký, dấu, ghi số ngày tháng và đăng ký,
cán bộ văn thư có nhiệm vụ chuyển phát ngay văn bản đến đối tượng có liên
quan trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo đồng thời nguyên tắc chính xác, nhanh
chóng, kịp thời, đúng đối tượng.
Trước khi chuyển giao văn bản đi, văn thư cần chọn bì bà trình bày bì cho
thích hợp. Khi chuyển giao văn bản đến đối tượng có liên quan văn thư phải lập
sổ chuyển giao văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu.
+ Sắp xếp bản lưu:
Mỗi văn bản do Công ty ban hành để phục vụ cho hoạt động điều hành,
quản lí nên ít nhất phải lưu ít nhất 02 bản chính; 01 ở đợn vị soạn thảo và 01 lưu

ở văn thư Công ty.
Nhân viên văn thư có trách nhiện sắp xếp bản lưu thật khoa học và dễ
dàng tra tìm.
3.4.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty được
thực hiện theo các bước sau:
- Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
Bộ phận văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản, văn bản đến từ
bất kỳ nguồn nào (kể cả do Lãnh đạo cầm tay mang về) đều phải qua văn thư để
làm thử tục đăng ký, giải quyết văn bản. Sau khi văn thư nhận được công văn
nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra bì văn bản xem văn bản có dấu hiệu bị bóc
chưa và kiểm tra có phải văn bản gửi cho Công ty mình hay không sau đó mới
tiến hành phân loại công văn rồi mới bóc bị và vào sổ đăng ký văn bản đến.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
- Đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Trình văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ công tác văn
thư của công ty mà cán bộ lựa chọn việc trình báo văn bản cho phù hợp.Văn thư
trình Lãnh đạo xem xét toàn bộ văn bản để xin ý kiến phân phối giải quyết văn
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

19

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

bản đến. Sau khi đã có ý kiến của lãnh đạo công ty về việc giải quyết văn bản
nhân viên văn thư có trách nhiệm chuyenr giao văn bản đến các cá nhân, tổ chức
có trách nhiệm giải quyết văn bản.
- Sao văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến.
Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ;
+ Khi chuyển giao người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao.
3.4.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ công ty:
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một tập hoặc nhiều tập, mỗi tập
được gọi là một đơn vị. Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác
văn thư nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ. Lập hồ sơ
hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thì đây là khâu làm tương đối đầy đủ
và đúng theo quy định Nhà nước.
Nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty:
Người đúng đầu công ty có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ
đạo các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để Văn
thư cơ quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành.
*Nhận xét: Việc lập hồ sơ hiện hành của công ty nhìn chung chưa được
chuyên nghiệp, chưa khoa học nên việc lập hồ sơ chưa được đầy đủ nếu có lập
thì chỉ mang tính chất tạm thời. Lý do vì:
- Chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách mà chỉ là kiêm nghiệm.
- Cơ sở vât chất, phương tiện đảm bảo lưu trữ chưa tốt.
- Do khối lượng công việc nhiều, nhân viên kiêm nhiệm chưa chuyên
nghiệp.
3.5. Tình hình tổ chức lưu trữ của Công ty:
*Công tác thu tập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Là một doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, sản sinh ra một khối

Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

20

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

lượng lớn các tài liệu rất đa dạng, nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ từ nhiều
nơi; các tài liệu này được nhân viên trong quá trình hoạt động lập thành hồ sơ.
Nhân viên lưu trữ có trách nhiệm thu thập những hồ sơ, tài liệu hiện hành đã giải
quyết xong của cán bộ, nhân viên vào lưu trữ Công ty. Tuy nhiên, không phải tất
cả đều được thu thập vào lưu trữ hiện hành mà nhân viên lưu trữ phải phối hợp
với các cá nhân, đơn vị để xác định các hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của công ty để đưa vào lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ diễn ra thường xuyên và đúng
theo quy trình. Các tài liệu thu thập phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của
công ty
*Công tác chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ
Do khối lượng công việc nhiều Công ty lại không có cán bộ lưu trữ
chuyên trách vì thế công tác chỉnh lý tài liệu còn nhiều hạn chế. Tài liệu lưu trữ
chỉ được xử lý sơ bộ trước khi đưa vào lưu trữ. Chính do tài liệu lưu trữ không
được chỉnh lý hoàn chỉnh dẫn đến tổ chức sắp xếp còn chưa khoa học gây khó
khăn rất lớn cho công tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cán
bộ, nhân viên trong Công ty
Tùy thuộc vào phông hoặc khối tài liệu có thể lựa chọn phương án phân
loại phù hợp, có thể phân loại theo phương án Thời gian – Mặt hoạt động, Mặt

hoạt động – Thời gian, Cơ cấu tổ chức – Thời gian, Thời gian – Cơ cấu tổ chức.
Áp dụng vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty có thể lựa chọn
phương án: Mặt hoạt động – Thời gian.
Khi đã chỉnh lý xong thì lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, xây dựng công cụ tra
cứu; đối với tài liệu hết giá trị sử dụng thì làm thủ tục hủy.
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ trên thực tế còn nhiều hạn chế. Tuy các tài
liệu lưu trữ đều có giá trị, tủ đựng gọn gàng nhưng Công ty vẫn chưa áp dụng
các biện pháp chống ẩm mốc cho tài liệu vì vậy một số không ít các tài liệu quan
trọng bị nhòe, ố không thể tiếp tục sử dụng.
*Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ, nhân viên trong Công ty diễn ra
Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

21

Lớp: ĐHLT QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

không thường xuyên. Thông thường những tài liệu đã được đưa vào lưu trữ thì ít
khi được sử dụng lại. Các cán bộ, nhân viên có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
thì đề nghị nhân viên lưu tữ tra tìm giúp. Việc tra tìm tài liệu thường mất nhiều
thời gian khi đưa vào lưu trữ không được xây dựng công cụ tra tìm.
*Nhận xét chung:
+Ưu điểm:
-Công tác chỉ đạo nghiệp vụ của Công ty được thực hiện tốt, hợp lí
-Chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác

-Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
-Bảo quản tài liệu lưu trữ tốt, đảm bảo các yêu cầu về tài liệu được bảo
quản để phục vụ nghiên cứu, tra tìm và sử dụng
+Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điển trên công tác văn thư lưu trữ của Công ty còn
một số tồn tại sau: Do khối lượng văn bản cần chỉnh lý hàng năm lớn mà cán bộ
lưu trữ của Công ty là kiêm nghiệm chưa có cán bộ phụ trách riêng nên còn gặp
nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện và giải quyết công việc.
Công ty chưa chú trọng đầu tư vào kho lưu trữ: diện tích kho chưa đủ điều
kiện, tình trạng kho vẫn còn nhiều bất cập, thiếu sót nên công tác lưu trữ còn gặp
nhiều khó khăn.
Chưa có công cụ tra tìm nên việc tra tìm tài liệu còn mất nhiều thời gian.
IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của
công ty:
4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.
Đều được hiện đại hóa, những thiết bị cũ nát, kém chất lượng đã được
thay thế hoàn toàn.
- Công ty đầu tư thêm nhiều máy văn phòng phục vụ cho các phòng làm
việc có đầy đủ cơ sở vật chất để làm việc hiệu quả cao nhất như: máy tính, máy
fax, máy photo, máy in….

Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng

22

Lớp: ĐHLT QTVP K13A