Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH SONG mã

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

PHỤ LỤC...............................................................................................................42

Trần Ngọc Hoàn

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Đối với hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì công tác hành chính
văn phòng luôn có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt là
công tác quản lý. Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các cơ quan
nhà nước ngày càng hoàn thiện hơn, các doanh nghiệp được hình thành ngày càng
nhiều đã đặt ra nhu cầu cấp thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản
lý ở mỗi doanh nghiệp, cơ quan. Với vai trò là tham mưu giúp việc cho thủ trưởng
cơ quan thì việc nâng cao chất lượng cho cán bộ văn phòng có ý nghĩa tích cực
trong việc cải thiện hiệu suất lao động. Để làm được điều này thì việc hoàn thiện
các kỹ năng cho cán bộ văn phòng là hết sức quan trọng.
Là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội Vụ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hiểu
rất rõ những yêu cầu thực tế đó. Năm 2005, Nhà trường đã thành lập ra ngành
Quản trị văn phòng nhằm cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị nguồn nhân
lực có trình độ, chuyên môn cao về nghiệp vụ văn phòng.
Với phương châm “Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”

nhằm giúp cán bộ quản trị văn phòng trong tương lai nắm vững được kiến thức lý
thuyết đã học vào thực tiễn. Chính vì vậy, Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã tổ
chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp
nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường đi công tác.
Quá trình thực tập tại Công ty TNHH Song Mã là cơ hội để em học hỏi và rèn
luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của người cán bộ quản trị văn phòng tương lai.
Với sự giúp đỡ của thầy cô giáo trong trường cùng sự tận tình của các anh chị cán bộ
nhân viên trong Công ty đã giúp em hiểu hơn về các nghiệp vụ văn phòng.
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể Ban
Giám Hiệu, các thầy, cô giáo trong trường đã trang bị cho em những kiến thức cơ
bản và kỹ năng nghiệp vụ trong công tác quản trị văn phòng. Và em cũng xin chân
thành cảm ơn Công ty TNHH Song Mã đã giúp em hoàn thành tốt quá trình thực
tập của mình.

Trần Ngọc Hoàn

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mặc dù đã nhận thức tầm quan trọng trong công tác thực tập của mình, song
bản báo cáo của em cũng không tránh khỏi những sai sót. Kính mong các thầy, cô
giáo đóng góp ý kiến để em rút ra kinh nghiệm làm việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015

Sinh Viên

Trần Ngọc Hoàn

Trần Ngọc Hoàn

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH
SONG MÃ
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Song Mã.
1. Vài nét về Công ty TNHH Song Mã.
* Công ty TNHH SONG MÃ được thành lập theo giấy phép kinh doanh
số:0102552352 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.
- Tên Công ty: Công ty TNHH Song Mã.
- Số điện thoại: 0988883727 - 0913341522
- Mã số thuế: 0102552352
* Trụ sở chính của Công ty: Phòng 304, tập thể Học viện Hành chính quốc
gia Hồ Chí Minh, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Hiện nay Công ty vẫn đang từng bước phát triển và khẳng định thương hiệu
của mình trên thị trường trong nước về vận tải hàng hóa và vận chuyển hành khách

thương mại và du lịch trong bối cảnh thị trường trong nước có sự cạnh tranh khốc
liệt giữa các doanh nghiệp có chung lĩnh vực kinh doanh.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH Song Mã.
a, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
- Chức năng: Công ty TNHH Song Mã ra đời với chức năng chuyên cung
cấp các dịch vụ về vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách thương mại và du
lịch, dịch vụ ăn uống, giải khát (không bao gồm kinh doanh quán bar, vũ trường).
Đại lý bán vé máy bay, mua bán ký gửi hàng hóa, xuất nhập khẩu các mặt hàng
Công ty kinh doanh. Ngoài ra Công ty còn nghiên cứu mở rộng một số lĩnh vực
sản xuất kinh doanh khác với các đối tác trong và ngoài nước để phát triển và làm
ăn có lãi cho Công ty.
Công ty TNHH Song Mã có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, có con dấu riêng và trụ sở làm việc
tại Phòng 304, tập thể Học viện Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, phường Nghĩa
Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
- Nhiệm vụ, quyền hạn:
Công ty phải sản xuất và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã được cấp giấy
Trần Ngọc Hoàn

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phép và chấp hành đầy đủ theo pháp luật và nộp thuế theo quy định.

Được liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước để mở rộng
lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty.
Nhận thầu các dự án liên quan đến ngành nghề Công ty kinh doanh.
b, Cơ cấu tổ chức:
Ông : Nguyễn Anh Vinh

Giám đốc Công ty;

Ông : Ngô Văn Chưởng

Phó giám đốc – Phụ trách đối ngoại

Bà : Đỗ Thu Hương

Phó giám đốc – Phụ trách đối nội

Bà : Trần Tường Linh

Trưởng phòng TC-HC

- Đại hội đồng thành viên: gồm 23 thành viên.
- Các phòng chức năng:
+Phòng Hành chính-Tổ chức.
+Phòng Tài chính- Kế toán.
+Phòng Kinh doanh.
+ Phòngmarketting
+ Chưa có chi nhánh.
*Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Song Mã
Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC

Phòng
Hành
chính Tổ chức

Trần Ngọc Hoàn

Phòng
Kinh
doanh

Phòng
Marketing

4

Phòng
Tài chính
- Kế toán

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
của Công ty TNHH Song Mã.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
Công ty TNHH Song Mã.
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
a, Chức năng của Phòng Hành chính-Tổ chức:
- Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý, điều hành các bộ phận
trong Công ty.
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ cho Phòng Kinh doanh hoàn
thành mục tiêu.
- Chịu trách nhiệm về mặt thủ tục hành chính có liên quan đến pháp luật của
Công ty.
- Chịu trách nhiệm về hợp đồng lao động, chế độ của cán bộ, nhân viên ký
hợp đồng lao động với Công ty.
- Lập kế hoạch cung cấp quảng cáo theo kế hoạch phát triển thị trường của
phòng Kinh doanh.
b,Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính-Tổ chức:
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. Theo dõi, đôn đốc
các đơn vị thuộc Công ty thực hiện chương trình. Sắp xếp lịch công tác tuần cho
Ban Giám đốc Công ty.
- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ
hoạt động quản lý điều hành của Ban Giám đốc - Bảo đảm cơ sở pháp lý của các
văn bản do Ban Giám đốc Công ty ban hành.
- Thu thập, tổng hợp các báo cáo thường kỳ của Công ty và các văn bản
khác được Giám đốc, Phó Giám đốc Công ty giao phó.
- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác của văn phòng Công ty.
- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc Hội họp của Công ty.
- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty, lãnh đạo văn phòng
Công ty.
- Tổ chức ghi biên bản Hội họp và biên bản của chuyến đi công tác, lập hồ

sơ và lưu trữ.
Trần Ngọc Hoàn

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức và đảm bảo công tác hậu cần như: cơ sở vật chất, an ninh trật tự,
công tác bảo vệ,… của Công ty.
- Thực hiện công tác thống kê, kế toán của Công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
- Ngoài những nhiệm vụ kể trên, văn phòng còn có nhiệm vụ thực hiện các
công việc khác khi được cấp trên giao phó.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính-Tổ chức.
- Trưởng phòng – Bà Trần Tường Linh
- Phó phòng – Bà Đỗ Thị Ngân.
- Nhân viên Hành chính – Bà Lê Thị Tâm
- Nhân viên Tổng hợp – Ông Phạm Bá Hùng
- Nhân viên Văn thư- Lưu trữ - Bà Nguyễn Thị Loan
- Bảo vệ - Trần Đăng Tiến.
- Lái xe - Nguyễn Văn Trường.
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính-Tổ chức
TRƯỞNG
PHÒNG

PHÓ PHÒNG

Nhân viên
Hành
chính

Nhân viên
Tổng hợp

Trần Ngọc Hoàn

Nhân viên
Văn thư –
Lưu trữ

6

Nhân viên
Bảo vệ

Nhân
viên Lái
xe

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.Xây dựng bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
Lãnh đạo văn phòng hay trưởng phòng hành chính là người đứng đầu văn
phòng, chịu trách nhiệm trong toàn bộ hoạt động của văn phòng, và có chức năng
tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty. Có vai trò quan trọng trong việc thực
hiện các mục tiêu và đặc biệt là hoạt động quản lý. Công việc của họ thường mang
tính chất bao quát, tổng thể nhưng lại thường chồng chéo và có sự ràng buộc vào
các phòng ban, đơn vị khác khiến quá trình thực hiện khó tránh phải những khó
khăn, vướng mắc.
Bởi vậy việc xây dựng cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức là rất quan
trọng và có ý nghĩa tác động tích cực đến hiệu quả công việc. Trong quá trình thực
tập tại Công ty TNHH Song Mã, em đã được giao cho xây dựng bản mô tả công
việc cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức.
• Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
1. Tên công việc: Văn phòng
- Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp
- Mã số công việc: TP
- Phòng ban: Hành chính - Tổng hợp
- Mức lương:
2. Tóm tắt công việc: Lãnh đạo văn phòng công ty TNHH Song Mã giúp
Giám đốc trường trong việc tham mưu tổng hợp và giúp việc hậu cần. Chịu trách
nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ các hoạt động của văn phòng.
3. Các mối quan hệ trong công việc
- Báo cáo với Giám đốc công ty TNHH Song Mã về các lĩnh vực hoạt động
của văn phòng trong công tác tham mưu tổng hợp và giúp việc hậu cần.
- Lãnh đạo chịu trách nhiệm công việc của các nhân viên văn phòng cấp dưới.
4. Các chức năng và hoạt động chủ yếu
- Tổng hợp, góp ý kiến có tính chất chỉ đạo, giúp lãnh đạo cấp trên thực hiện
kế hoạch.

- Trợ giúp, nhằm tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý
Trần Ngọc Hoàn

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của lãnh đạo nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
- Sử dụng, tổng hợp, tổ chức các thông tin bên trong và bên ngoài:
+ Văn thư, lưu trữ
+ Thông tin liên lạc, ứng dụng công nghệ thông tin
- Tham mưu cho lãnh đạo cấp trên và các bộ phận quản lý.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, đảm bảo cơ sở vật chất kỹ
thuật cho cơ quan.
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
5. Quyền hạn:
- Nhân sự: Được đề xuất ý kiến lên hiệu trưởng về việc tuyển dụng các vị
trí trong cơ quan phối hợp với phòng Nội vụ trong vấn đề này.
6. Điều kiện làm việc:
- Văn phòng đầy đủ tiện nghi, trang thiết bị hiện đại
- Có trang bị cho phương tiện đi lại
7. Tiêu chuẩn đảm bảo công việc: hoàn thành tốt
YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
1. Trình độ văn hóa, chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành
quản trị văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị nhân lực,…

2. Trình độ chuyên môn:
- Nắm vững được kiến thức cơ bản về công tác hành chính văn phòng
- Am hiểu các quy định, chế độ chính sách, văn bản pháp luật của nhà nước
(đặc biệt là luật lao động, bảo hiểm xã hội, luật hành chính cũng như một số lĩnh
vực khác theo yêu cầu cồng việc)
- Có kiến thức cơ bản về tuyển dụng tổ chức đào tạo, huấn luyện, phúc lợi
cho nhân viên, hiểu biết về hệ thống thông tin nhân sự, những mối quan hệ trong
lao động.
3. Trình độ ngoại ngữ: có khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh
4. Kinh nghiệm: trên hai năm kinh nghiệm làm văn phòng
5. Tuổi đời: trên 35 tuổi trở lên
6. Sức khỏe : tốt
Trần Ngọc Hoàn

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7. Ngoại hình : bình thường
8. Hoàn cảnh gia đình: tùy theo yêu cầu của công việc phải có khả năng đi
xa và dài ngày
9. Yêu cầu khác :
- Tác phong nhanh nhẹn giao tiếp tốt, biết sắp xếp công việc khoa học
- Đảng viên đảng cộng sản Việt Nam
- Trung thực và có tham vọng cầu tiến trong công việc.

• Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức công ty
TNHH Song Mã (phụ lục 01).
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty TNHH Song Mã.
1. Khảo sát về công tác văn phòng.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần là hai chức
năng chủ yếu và cơ bản nhất của văn phòng. Qua việc thực hiện hai chức năng này,
Văn phòng đã thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với các hoạt động của cơ
quan, đặc biệt là hoạt động quẩn lý, điều hành.
Tại Công ty TNHH Song Mã với hai chức năng như đã nói ở trên, văn
phòng Công ty có vai trò rất quan trọng đối với các hoạt động của công ty. Văn
phòng đã giúp lãnh đạo cơ quan trong công tác tham mưu, tổng hợp, giải quyết các
vướng mắc cho Ban giám đốc,là bộ phận quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu
của công ty. Ngoài ra, văn phòng đóng vai trò không nhỏ trong công tác giúp việc và
đảm bảo hậu cần. Văn phòng đảm bảo các công tác hỗ trợ, cơ sở vật chất, trang thiết bị,
… cho các phòng, ban, bộ phận trong Công ty, giúp Công ty vận hành một cách thuận
lợi để thực hiện mục tiêu, chiến lược kinh doanh của mình.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Song Mã, em đã được chứng
kiến nhiều tình huống cho thấy vai trò quan trọng của văn phòng trong việc thực
hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần đối với hoạt
động của Công ty.
Trần Ngọc Hoàn

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tình huống 1:

Một buổi sáng làm việc, khi mọi người trong văn phòng đang tập trung giải
quyết công việc thì ổ cắm bình đun nước bị chập điện và phát nổ tạo ra một đám
cháy nhỏ. Mọi người hốt hoảng chen nhau chạy ra ngoài mặc dù bình chữa cháy
nằm ở vị trí thuận tiện dễ lấy. Sau khi được nhân viên bảo vệ ngắt điện và dập tắt
đám cháy Bà Linh đã đề xuất Lãnh đạo Công ty mời Cơ quan chuyên môn đến
hướng dẫn về công tác an toàn phòng cháy chữa cháy cho toàn thể Cán bộ nhân
viên trong Công ty nắm được những kiến thức cơ bản khi có hỏa hoạn xảy ra và
nâng cao ý thức phòng cháy chữa cháy.
Tình huống 2:
Trong quá trình kiểm tra kế hoạch phòng chống lụt bão và cháy nổ trong
mùa mưa bão, Bà Đỗ Thị Ngân – Phó phòng TC-HC quan sát thấy có 2 cây
phượng nằm trước gara để xe của Công ty đã bị mục ruỗng có khả năng sẽ bị gãy
đổ nếu có gió to ,gây nguy hiểm đến tính mạng và tài sản. Bà Ngân đã làm công
văn đề xuất bên Công ty công viên cây xanh đến chặt hạ để đảm bảo an toàn tính
mạng và tài sản chung cho mọi người.
1.2. Sơ đồ hoá nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều cần có các chương trình công tác
thường kỳ cho cơ quan nói chung và cho từng đơn vị nói riêng nhằm sắp xếp công
việc cho khoa học và đúng lịch trình, tránh chồng chéo, bỏ sót công việc.
Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: chương trình công tác
năm, quý, tháng, 06 tháng cuối năm, lịch công tác tuần.
*Sơ đồ hoá nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
công ty (phụ lục 02).
Đánh giá ưu điểm, hạn chế:

- Ưu điểm:
Chương trình công tác thường kỳ của Công ty TNHH Song Mã được xây
dựng với nội dung khoa học, có sự sắp xếp theo một trình tự logic, nhất định.
Trần Ngọc Hoàn

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Hạn chế:
Nội dung xây dựng chương trình công tác không có sự phân công đều cho
các cá nhân liên quan mà tập trung vào nhân viên Tổng hợp và trưởng phòng Hành
chính-Tổ chức, sẽ tạo sự chồng chéo trong giải quyết công việc. Trưởng phòng
Hành chính-Tổ chức có thể giao nhiệm vụ gửi bản thảo lấy ý kiến đóng góp của
các đơn vị, phòng, ban để san sẻ công việc.
1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị. Lập mục lục văn bản hồ sơ đó.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Song Mã, em đã được tham gia vào
cuộc họp về Đổi mới và Nâng cao chất lượng sản phẩm.
Qua đó em thấy được các khâu chuẩn bị và tổ chức cho cuộc họp của
Công ty đều rất chu đáo và chuyên nghiệp. Sự thành công của cuộc họp này
không thể không nói đến công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo công ty và
công tác tổ chức của Trưởng Phòng Hành chính-Tổ chức phối kết hợp với các
phòng, ban liên quan.
*Sơ đồ công tác tổ chức cuộc họp Đổi mới và Nâng cao chất lượng sản
phẩm (phụ lục 03).

* Mục lục văn bản hồ sơ cuộc họp (phụ lục 04).
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty.
Ở bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào thì lãnh đạo cơ quan cũng cần
có những chuyến đi công tác nhằm xem xét, nắm bắt, kiểm tra tình hình bên ngoài
cũng như mở rộng mối quan hệ trong phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp. Như vậy, có thể thấy việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đao cơ
quan, hay trưởng các bộ phận là một công tác cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chu
đáo. Nhiệm vụ này thuộc về văn phòng.
Tại Công ty TNHH Song Mã việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công
ty được chuẩn bị khá chu đáo và tiến hành rất hiệu quả. Công tác này đã được đã được
sơ đồ hoá thành quy trình tổ chức một cách đầy đủ.
*Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty (phụ
lục 05).

Trần Ngọc Hoàn

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hoá công sở của Công ty.
Nghi thức công sở là một nội dung của nghi thức nhà nước bao gồm những
quy định được thực hiện đúng, đảm bảo tính trang nghiêm trong giao tiếp hoặc
buổi lễ của cơ quan, tổ chức để thực hiện mục tiêu chung. Nó thể hiện được tính

văn minh, lịch sự của cơ quan đối với đối tượng giao tiếp. Đồng thời thể hiện sự
tôn trọng của cơ quan với đối tượng giao tiếp.
Công ty TNHH Song Mã đã triển khai và thực hiện văn hoá công sở rất nghiêm
túc và văn minh. Với những quy định khoa học về quy chế làm việc, tổ chức hội họp,
quy định về tác phong cử chỉ, về ý thức công vụ, ngôn ngữ và trang phục,… Các quy
định này đều tuân theo quy định của pháp luật và được áp dụng cho tất cả nhân viên
công ty. Điều này đã giúp Công ty tạo dựng được cái nhìn tích cực, tôn trọng và tâm
lý thoải mái của khách hàng, đối tác kinh doanh khi đến công ty, phần nào giúp công
ty tạo dựng được những mối quan hệ tốt đẹp, lâu bên và vững mạnh.
1.6. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu
điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này.
Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu của cơ quan,
đặc biệt là công tác quản lý, điều hành. Là bộ phận vừa có chức năng tham mưu,
tổng hợp vừu có chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần. Đảm bảo cho hoạt động
của Công ty vận hành một cách thuận lợi và giải quyết, nâng cao hiệu quả quản lý,
điều hành của lãnh đạo cơ quan.
Bởi vậy việc xây dựng một văn phòng hiện đại cho cơ quan có ý nghĩa tích
cực tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ nói riêng. Theo đó
tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của cơ quan nói chung.Tại Công ty
TNHH Song Mã, đã xây dựng văn phòng hiện đại cho cơ quan rất khoa học và
hiệu quả.
* Mô hình văn phòng hiện đại của Công ty TNHH Song Mã (phụ lục 06).
Nhận xét ưu điểm, nhược điểm.
- Ưu điểm: Về không gian: Phòng làm việc có diện tích rộng 15m2, có một
cửa chính, một cửa ngách và một cửa sổ. Cửa sổ có hình vuông, kính trong suốt và
Trần Ngọc Hoàn

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A

Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có rèm. Bên ngoài có cây xanh, bên trong có bình phong thuỷ, lọ hoa trên bàn làm
việc và có bức tranh làng quê, giúp cho phòng làm việc luôn thoáng đãng, tạo cảm
giác mát mẽ vào mùa hè và ấm áp vào mùa đông.
Về cơ sở vật chất: Bàn ghế được kê gọn gàng, ngăn nắp. Bàn làm việc của
các nhân viên được kê thành hai dãy bàn độc lập, giữa các bàn làm việc có vách
ngăn nhằm tăng sự tập trung và độc lập dưới sự giám sát từ vị trí bàn làm việc
riêng của trưởng, phó phòng, đằng sau các bàn làm việc là các tủ đựng tài liệu,
giúp thuận tiện cho việc sử dụng và lưu trữ tài liệu của nhân viên trong phòng.
Ngoài ra, trong phòng có bàn tiếp khách riêng tạo sự thuận tiện khi khách tới giao
dịch mà không làm ảnh hương tới quá trình làm việc của các bộ phận khác.
-Nhược điểm:
Văn phòng chưa có kính cách âm ở cả cửa chính, cửa sổ và cửa ngách trong
khi văn phòng lại ở ngay tầng một, chịu sự tác động của rất nhiều âm thanh từ môi
trường bên ngoài. Điều này gây ảnh hưởng không tốt đến sự tập trung và hiệu quả
làm việc.
2. Khảo sát về công tác văn thư.
2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan.
Công ty TNHH Song Mã tổ chức văn thư theo mô hình tập trung, chỉ có một
văn thư chung của Công ty, các đơn vị phòng ban không tổ chức văn thư riêng.
Công ty đã bố trí một cán bộ chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài
liệu. Công tác văn thư trong Công ty được trang bị các trang thiết bị hiện đại như:
máy vi tính, máy fax, máy huỷ tài liệu. Phòng làm việc của nhân viên văn thư
chung với phòng làm việc của phòng HC-TC, giúp thuận tiện trong việc trao đổi
giữa bộ phận văn thư và các bộ phận khác trong văn phòng. Đồng thời, Công ty đã

sử dụng cửa kính để ngăn cách với các bộ phận khác trong phòng nhằm đảm bảo
tính bảo mật của tài liệu.
-Ưu điểm:
Với mô hình văn thư như trên, sẽ giúp cho nhân viên văn thư lưu trữ thuận
tiện trong việc trao đổi thông tin với các bộ phận khác trong văn phòng. Đồng thời,
giúp thuận tiện trong việc giám sát, quản lý của trưởng, phó phòng Hành chính-Tổ

Trần Ngọc Hoàn

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức đối với hoạt động của nhân viên văn thư.
-Nhược điểm:
Công tác văn thư bao gồm rất nhiều hoạt động như in ấn, bảo quản và phục
vụ sử dụng, là một hoạt động được coi là tương đối vất vả trong hoạt động văn
phòng. Tuy nhiên, Công ty chỉ mới bố trí một nhân viên văn thư cho công tác này.
Điều này đã tạo một áp lực công việc cho nhân viên văn thư trong khi một mình
phải giải quyết tất cả các nghiệp vụ văn thư, khó tránh khỏi những trở ngại và khó
khăn trong việc thực hiện nghiệp vụ,gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc.
Hơn nữa, phòng làm việc của nhân viên Văn thư chung với phòng làm việc của
nhân viên lưu trữ, như vậy sẽ tạo sự lúng túng cho nhân viên văn thư trong việc
bảo quản và sử dụng tài liệu. Khó bảo đảm tính bảo mật cho tài liệu lưu trữ.
2.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính-Tổ chức trong việc chỉ

đạo thực hiện công tác văn thư Công ty.
Phòng Hành chính-Tổ chức là đơn vị đầu mối tiếp nhận, giải quyết công văn
đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời thực hiện công việc liên quan đến
công tác văn thư. Vì vậy trách nhiệm của Trưởng phòng HC-TC là giúp Giám đốc
công ty chỉ đạo công tác văn thư cho các bộ phận, đơn vị thuộc công ty và trực tiếp
tổ chức thực hiện công tác văn thư của công ty.
Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Song Mã. Căn cứ vào quy định
của nhà nước về công tác văn thư và tình hình thực tổ chức công tác văn thư tại
Công ty, em nhận thấy Trưởng Phòng Hành chính-Tổ chức đã thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ của mình trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Công ty.
Nhận thức được vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của Công ty,
Trưởng phòng HC-TC đã hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát nhân viên các bộ
phận, phòng, ban có liên quan thực hiện tốt công tác văn thư. Tất cả các hoạt động
trong công tác này đều phải được thống nhất, đồng bộ và áp dụng chặt chẽ theo
quy định của Công ty và quy định của pháp luật hiện hành. Ngoài ra, Trưởng
Phòng HC-TC đã tham mưu với giám đốc ban hành một số văn bản chỉ đạo về
công tác này như: Quyết định số 05/QĐ-TNHHSM ngày15/5/2004 của Giám đốc
Công ty TNHH Song Mã về việc hướng dẫn quản lý và giải quyết văn bản đi, đến.
Quyết định số 12/QĐ-TNHHSM ngày 22/3/2004 của Giám đốc Công ty TNHH
Trần Ngọc Hoàn

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Song Mã về việc hướng dẫn nộp hồ sơ hiện hành vào lưu trữ Công ty. Các văn bản
này đều được áp dụng theo các quy định của nhà nước về công tác này và được
triển khai thực hiện một cách hiệu quả.
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty
TNHH Song Mã.
Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào, hoạt động
lưu trữ cũng chiếm một vai trò quan trọng.Công tác lưu trữ là công cụ phục vụ cho
hoạt động quản lý, điều hành, là bằng chứng chứng minh cơ sở pháp lý của cơ
quan và thực hiện mục tiêu của cơ quan.
Tại Công ty TNHH Song Mã, Giám đốc Công ty, Trưởng Phòng HC-TC đã
tích cực đôn đốc, hướng dẫn, chỉ đạo các nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, nhân viên
Công ty, đặc biệt là nhân viên văn phòng về các nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài
liệu, xác định giá trị tài liệu, phân loại tài liệu,… theo quy định của nhà nước như:
Công văn số 283/VTLLNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
Nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Hướng dẫn số
169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà Nước về việc
hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu. Các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện nhất quán
và nghiêm túc dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty và trưởng phòng HC-TC.
Tuy nhiên, hiện nay Công ty chưa có một văn bản nào ban hành về các công
tác thực hiện nghiệp vụ này. Hầu hết các hoạt động tổ chức thực hiện nghiệp vụ
lưu trữ của Công ty đều được thực hiện theo quy định chung của Nhà nước. Hơn
nữa nhân viên lưu trữ cũng do nhân viên chuyên trách về công tác văn thư kiêm
nhiệm. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên lưu trữ trong quá trình
thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của công ty. Mặt khác gây trở ngại trong quá trình
quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận, phòng ban khác trong Công ty.

Trần Ngọc Hoàn

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần II

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY
TNHH SONG MÃ
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Song Mã từ ngày 01 tháng 7 đến
ngày 30 tháng 9 năm 2012, em đã vận dụng các kiến thức đã được học tại Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội vào thực tế công việc tại Công ty và đã đạt được một số kết
quả nhất định. Được sự tín nhiệm và tạo điều kiện từ phía Công ty, em đã được thực
hành các nghiệp vụ quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ một cách đầy đủ và cố gắng
hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao.
Sau đây là những gì mà trong quá trình thực tập của em tại Công ty TNHH
Song Mã em đã tiếp thu và học hỏi được.
1. Xây dựng một số văn bản của công ty.
Trong thời gian thực tập vừa qua, được sự tín nhiệm và tạo điều kiện từ phía
Công ty, em đã được Trưởng Phòng Hành chính- Tổ chức giao cho soạn thảo một
số văn bản sau;
- Mẫu lịch công tác tuần;
- Kế hoạch công tác năm .
- Kế hoạch công tác tháng.
- Xây dựng Quy chế của Công ty về văn hóa công sở.

Trần Ngọc Hoàn

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp
CÔNG TY TNHH SONG MÃ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày … tháng… năm 2012

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
(Từ ngày 02/7/2012 đến ngày 07/7/2012)
Ngày tháng

Thời gian

Nội

Đơn vị thực

dung

hiện

Địa điểm

Thứ2

Thứ 3

Thứ 4

Thứ 5

Thứ 6

Thứ 7

1.2. Mẫu Kế hoạch tháng
Trần Ngọc Hoàn

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CÔNG TY TNHH SONG MÃ

CỘNG HÒA XÃHỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:

/KH- HCTC

Hà Nội, ngày

tháng

năm

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG ......
Tuần

Từ
ngày
đến
ngày

Nội dung

Thành
phần
tham gia

Đơn vị
chủ trì

Địa điểm

Thời
hạn
hoàn

thành

Ghi
chú

1.
I

2.
...
1.

II

2.
...

III

...

IV

...

Nơi nhận:

TL. GIÁM ĐỐC

- Ban GĐ;

TRƯỞNG PHÒNG TC - HC

- Lãnh đạo các phòng chức năng;

(Chữ ký, dấu)

- Lưu: VT, HCTC.

Trần Tường Linh

Trần Ngọc Hoàn

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3. Mẫu kế hoạch công tác năm:
CÔNG TY TNHH SONG MÃ
Số:

CỘNG HÒA XÃHỘI CHỦNGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm

/KH- HCTC

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
NĂM ....
Thực hiện chỉ đạo....
Công ty TNHH Song Mã xây dựng kế hoạch công tác năm ….. như sau:
I. Mục đích và yêu cầu:
1. Mục đích:
2. Yêu cầu:
II. Nội dung:
1. Nhiệm vụ trọng tâm
1.1. ...
1.2. ..
...
2. Công tác khác
2.1. ...
2.2. ...
...
III. Thời gian thực hiện:
...
IV. Tổ chức thực hiện:
.......
Nơi nhận:

TL. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TC-HC

- Ban Giám đốc;
- Lãnh đạo các phòng chức năng;

- Lưu: VT, HCTC.

(Chữ ký, dấu)

Trần Tường Linh

Trần Ngọc Hoàn

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Quy chế “ công tác văn thư lưu trữ” của Công ty TNHH Song Mã.
( xem phụ lục 07).
3. Soạn thảo “Quy chế văn hoá công sở” của Công ty TNHH Song Mã.
Việc soạn thảo và ban hành Quy chế văn hoá công sở cho cơ quan là một
hoạt động rất bổ ích cho cơ quan. Theo đó, đội ngũ cán bộ, nhân viên trong toàn cơ
quan đều phải thực hiện những quy đinh cụ thể về văn hoá công sở như trang
phục, lễ phục, văn hoá giao tiếp ứng xử,tạo tính trang nghiêm và đảm bảo hiệu quả
hoạt động cho cơ quan.
Tại Công ty TNHH Song Mã cũng đã xây dựng được quy chế văn hoá công
sở riêng cho Công ty. Tuy nhiên, em nhận thấy Quy chế này vẫn còn sơ xài, chung
chung và chưa được cụ thể. Điều này sẽ tạo sự khó khăn cho cán bộ, nhân viên
Công ty trong quá trình thực hiện Quy chế.
Bằng những kiến thức được học tập tại trường, sự hiểu biết về thực trạng

Công ty cùng với sự tín nhiệm và tạo điều kiện từ phía Công ty, em đã xây dựng
một Quy chế văn hoá công sở của Công ty như sau.
CÔNG TY TNHH SONG MÃ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sô: …/ QC-TNHHSM
Hà Nội, ngày … tháng … năm
2012
QUY CHẾ
Về Văn hoá công sở của Công ty TNHH Song Mã
(Ban hành kèm theo Quyết định số:…/QĐ-GĐ ngày … tháng … năm 2012 của
Giám đốc Công ty)
Văn hóa công sở của Công ty TNHH Song Mã (trong quy chế này gọi là văn
hoá công ty) là những đặc trưng cơ bản, những chuẩn mực hành vi chung nhất mà
Trần Ngọc Hoàn

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tất cả những người làm việc tại Công ty TNHH Song Mã phải tuân theo. Nó thể
hiện bản sắc công ty, là niềm tự hào của cán bộ, nhân viên Công ty TNHH Song
Mã để họ gắn bó và cống hiến hết mình vì Công ty.

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng thực hiện.
Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, nhân
viên trong Công ty và bài trí nơi làm việc Công ty.
Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hoá Công ty.
Việc thực hiện văn hoá Công ty phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây.
1. Phù hợp với truyền thống văn hoá, thuần phong mỹ tục và điều kiện kinh
tế - xã hội.
2. Phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và các quy chế, quy định
quản lý, điều hành của Công ty.
3. Phù hợp với chiến lược phát triển Công ty và định hướng xây dựng, đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên Công ty trước mắt và lâu dài.
Điều 3. Mục tiêu của việc thực hiện văn hoá Công ty.
1. Đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh
doanh.
2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên
cơ quan Công ty, giữa cán bộ, nhân viên các đơn vị, phòng ban trực thuộc với
khách hàng với nhân viên lao động phổ thông của Công ty, giữa từng cán bộ, nhân
viên với nhau, tạo ra một đội ngũ người lao động mang tính chuyên nghiệp cao, có
đạo đức, phẩm chất tốt, đạt hiệu quả cao trong lao động và sản xuất.
Điều 4. Các hành vi bị cấm.
1. Hút thuốc lá tại nơi làm việc.
2. Sử dụng chất ma tuý trong bất kỳ trường hợp nào.
3. Sử dụng đồ uống có cồn tại cơ quan Công ty, trừ trường hợp được sự
đồng ý của Lãnh đạo Công ty vào các dịp liên hoan, lễ tết và các dịp tiếp khách.
Trần Ngọc Hoàn

21

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Sử dụng phương tiện của Công ty vào các mục đích cá nhân như đi đón
con, đi tụ tập cùng bạn bè,…
5. Tụ tập đông người để đánh bài, tán chuyện, gây rối làm mất an ninh, trật
tự nơi làm việc.
6. Nói tục, chửi bậy tại nơi làm việc.
7. Che bè, kết phái làm mất đoàn kết trong nội bộ Công ty.
8. Thái độ hống hách, quát nạt gây phiền hà trong giao tiếp và ứng xử.
9. Không mang người ngoài vào Công ty, trừ trường hợp là khách hàng hay
có sự cho phép của Lãnh đạo Công ty.
10. Mang các sản phẩm có cùng tính năng với sản phẩm của Công ty nhằm
trao đổi. mua bán.
Chương II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục I
TRANG PHỤC, LỄ PHỤC CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN
Điều 5. Lễ phục.
Lễ phục của cán bộ, nhân viên là trang phục chính thức được sử dụng trong
các nghi thức lễ chính thức, trong các cuộc họp trọng thể hoặc đối ngoại:
1. Lễ phục của Nam: Bộ comple, áo sơ mi, cà vạt.
2. Lễ phục của Nứ: Áo dài truyền thống hoặc bộ comple nữ.
3. Phù hiệu.
Điều 6. Trang phục.
Trang phục của tất cả cán bộ, nhân viên Công ty đều phải lịch sự gọn gàng,

không mặc áo phông, không đi dép lê trong khi làm việc(trừ nhân viên kho). Đặc
biệt vào các ngày 2, 4, 6 đều phải mặc đồng phục của Công ty.
Điều 7. Thẻ cán bộ, nhân viên.
1. Cán bộ, nhân viên Công ty phải đeo thẻ trong khi làm việc.
2. Thẻ cán bộ, nhân viên có tên Công ty, họ tên, ảnh, chức danh, số hiệu của
cán bộ, nhân viên Công ty.
3. Giám đốc Công ty quy định cụ thể từng loại thẻ cho cán bộ, nhân viên
Trần Ngọc Hoàn

22

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công ty.
Mục 2.
GIAO TIẾP, ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN
Điều 8. Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, nhân viên Công ty.
1. Trong khi làm việc phải tuân thủ nghiêm túc nội quy, các quy chế của
Công ty và các quy định của pháp luật.
2. Trong giao tiếp, ứng xử phải phù hợp với thuần phong mỹ tục, phải có
thái độ lịch sự, tôn trọng, ngôn ngữ giao tiếp phải mạch lạc, rõ ràng. Khi giao tiếp
với người nước ngoài nếu không thông thạo ngôn ngữ thì phải sử dụng phiên dịch
do Công ty bố trí.
Điều 9. Những quy định cụ thể khi giao tiếp, ứng xử.
1. Đối với khách hàng.

Giao tiếp, ứng xử khi làm việc với khách hàng phải luôn thể hiện được sự
lịch sự, tôn trọng với khách hàng, bảo vệ được thương hiệu cho Công ty, làm hài
lòng khách hàng và tạo cái nhìn thiện cảm của khách hàng đối với Công ty. Để làm
được điều này, yêu cầu cán bộ, nhân viên khi giao tiếp với khách hàng phải có sự
chuẩn bị chu đáo, cụ thể và thiết thực.
2. Đối với cấp dưới.
Cấp trên khi giao tiếp với cấp dưới phải nhã nhặn, chân thành, thẳng thắn,
lắng nghe và tiếp thu ý kiến với tinh thần cầu thị. Khi cần hướng dẫn và giải thích
thì nội dung hướng dẫn, giải thích phải rõ ràng, cụ thể và đúng các quy định về nội
dung liên quan đến công việc. Phải có thái độ khôn khéo, kiên quyết khi xử lý các
trường hợp nhạy cảm.
3. Đối với đồng nghiệp.
Trong giao tiếp, ứng xử phải trung thực, hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau. Đảm bảo
tinh thần đoàn kết và không khí hoà đồng, thân thiện. Đảm bảo cạnh tranh công
bằng trong công việc, tuyệt đối không được trù dập, che bè kết phái làm mất đoàn
kết và ảnh hưởng tới văn hoá Công ty.
4. Đối với cấp trên.
Phải đúng mực, lễ phép, có thái độ tôn trọng với cấp trên. Khi báo cáo hay trình
Trần Ngọc Hoàn

23

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo Thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bày về vấn đề nào đó phải đảm bảo tính trung thực,và độ chính xác của thông tin.

Điều 10. Ứng xử, giao tiếp trên điện thoại, thư điện tử và các phương
tiện truyền thông khác.
Đội ngũ cán bộ, nhân viên Công ty khi sử dụng điện thoại (di động, cố
định), thư điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác để giao dịch phải nhã
nhặn, lịch sự và tôn trọng người đối thoại, phải xưng hô rõ tên và chức danh của
mình. Trong quá trình giao dịch phải lựa chọn thông tin chính xác, trung thực và
đầy đủ để có được kết quả giao dịch tốt nhất, không được tự động cắt điện thoại
khi đang đàm thoại.
1. Khi gọi đi.
- Phải tự giới thiệu ngay họ tên, chức danh, địa chỉ và nêu rõ đối tượng cần
được tiếp xúc, nói chuyện.
- Gặp được đối tượng cần nói chuyện phải có lời chào xã giao và bắt đầu
thẳng vào nội dung vấn đề cần trao đổi.
- Kết thúc trao đổi cần nói lời chào hoặc lời cảm ơn cần thiết.
2. Khi nghe điện thoại.
- Phải xác định người đàm thoại, địa chỉ người đó.
- Nếu đúng là đối tượng mình cần trao đổi thì đi thẳng vào nội dung cuộc gọi.
- Nếu không phải đối tượng cần trao đổi thì tìm cách chuyển đạt tiếp hoặc đề
nghị có nhắn gì không.
Điều 11. Quy tắc phát biểu trong quá trình Hội họp.
Trong quá trình Hội họp, người phát biểu phải tuân thủ các quy tắc sau:
- Phải tuân thủ trật tự của nội dung Hội họp.
- Phát biểu ngắn gọn, trọng tâm.
- Ứng khẩu dựa vào đề cương.
- Phải hướng cử toạ phản hồi.
- Đảm bảo xưng hô đúng mức.
- Không gây hài quá trớn làm lệch lạc trọng tâm hội họp.
- Không được có thái độ giáo huấn trong hội họp.
Điều 12. Sử dụng danh thiếp và chức danh.
Trần Ngọc Hoàn

24

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A