Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND THÀNH PHỐ VĨNH yên

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................... 1
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. 1
PHẦN I:...................................................................................................................... 5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG......................................................................5
CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP..................................................................................... 5
1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC IBND THÀNH PHỐ VĨNH............5
1. 1 Vị trí địa lý, đặc điểm tình hình.....................................................................................................................5
1.2Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Vĩnh Yên...............................................................10
1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Vĩnh Yên.......................................................................................10
2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ. QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND THÀNH
PHỐ VĨNH YÊN................................................................................................................................................11
2.1 Chức năng.....................................................................................................................................................11
2.2 Nhiệm vụ......................................................................................................................................................12
2.3 Quyền hạn.....................................................................................................................................................13
2.4 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Vĩnh Yên.......................................................................14
3. Bản mô tả công việc Văn phòng UBND thành phố Vĩnh Yên......................................................................15
3.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng................................................................................................15
3. 2 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp:..........17
3.3 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách HĐND, đối ngoại .................................................19
3.4 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính-Quản trị..............................................21
3. 5 Bản mô tả công việc Chuyên viên Tổng hợp..............................................................................................24
4. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN.........................28
4.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan..........................28
4.2 Mô hình công tác văn thư của UBND thành phố Vĩnh Yên. Nhận xét ưu, nhược điểm:.............................29
4.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.................................................................................30
4.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.......................................................................................................32

5. Khảo sat công tác Lưu trữ UBND thành phố Vĩnh Yên................................................................................34
5.1 Khái quát chung............................................................................................................................................34
5.2 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ:......................................................................................35
5.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:...............................................................................................................36
5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:...................................................................................................36
6. KHẢO S ÁT C ÔNG T ÁC T Ổ CH ỨC V À S Ử D ỤNG TRANG THI ẾT B Ị V ĂN PH ÒNG TRONG
C Ơ QUAN.........................................................................................................................................................37

PHẦN II.................................................................................................................... 38
KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG.................................38
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG...................................38
UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN............................................................................... 38
1. Khảo sát Nội quy, quy chế cơ quan................................................................................................................38
1.1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh, nguyên tắc làm việc của UBND thành phố Vĩnh Yên..............................38
1.2. Quy trình giải quyết công việc của UBND thành phố Vĩnh Yên................................................................40
1.3. Quy chế Quy định Chi tiêu nội bộ...............................................................................................................43
1.4. Nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện văn hóa công sở tại Văn Phòng UBND thành phố Vĩnh Yên.......45

Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động của Văn Phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên...................48
2.1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng......................................................................................................48
2.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn Phòng...................................................................................49

2.2.1. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng.............................................................................................49
2.2.2. Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp:.......52
2.2.3. Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách HĐND, đối ngoại .............................................54
2.2.4. Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính-Quản trị..........................................56
2.2.5. Bản mô tả công việc Chuyên viên Tổng hợp...........................................................................................59
3. Mói quan hệ giải quyết công việc và chế độ báo cáo....................................................................................62
4. Tìm hiểu quy trình làm việc:..........................................................................................................................63
5. Tìm hiểu cách thức công việc và kĩ năng tổ chức . điều hành Văn Phòng.....................................................66
6.Nhận xét, đánh giá mô hình tổ chức bộ máy văn phòng cơ quan....................................................................70

PHẦN III................................................................................................................... 74
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...................................................................... 74
I. Thực trạng công tác hành chính văn phòng của UBND thành phố Vĩnh Yên................................................74
II. Đề xuất, kiến nghị..........................................................................................................................................77
1. Đối Với UBND thành phố Vĩnh Yên.............................................................................................................77
2. Đối với nhà trường.........................................................................................................................................78

KẾT LUẬN............................................................................................................... 80
PHẦN IV: PHỤ LỤC................................................................................................. 82

Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại đã từng nói “ Học phải đi đôi với
hành, lý luận phải gắn liền với thực tiễn, nhà trường phải gắn liền với xã hội”.
Ngày nay, khi đất nước ta đang chuyển mình từ một nước có nền công nghiệp
lạc hậu sang một nền công nghiệp đang phát triển. Việt Nam đang thay da đổi
thịt từng ngày, từng giờ, nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng cao.
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cũng đang hòa mình chung dòng chảy đó với
xã hội, nhà trường luôn thực hiện nghiêm túc nguyên lý giáo dục mà Bác Hồ đã
căn dặn trong các bậc học, ngành học của trường nhằm đáp ứng đủ nhu cầu
nguồn nhân lực có tư cách đạo đức, trình độ chuyên môn trong thời kì hội nhập
kinh tế quốc tế và công cuộc hiện đại hóa đất nước trong kỷ nguyên mới.
Với hơn 40 năm hình thành và phát triển dưới sự chỉ đạo của Bộ , Trường
đã cung cấp cho xã hội đội ngũ lao động có chất lượng cao, hoạt động trên nhiều
lĩnh vực: Văn thư – Lưu trữ, Hành chính văn phòng, . . .Năm 2008, trường chính
thức có tên là Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội ( tiền thân là Trường trung cấp
Văn thư lưu trữ TW 1), và năm 2011 Trường được nâng cấp lên thành Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội, Trường đã mở rộng chương trình giảng dạy của mình
cho phù hợp xu thế của xã hội, với sự đào tạo chuyên sâu hơn như: Quản trị văn
phòng, Quản trị nhân lực, Thư ký văn phòng, Dịch vụ pháp lý, Hành chính học...
Đặc biệt là ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là
một trong những địa chỉ tin cậy đào tạo ngành học này. Sự ra đời của ngành
Quản trị văn phòng đã thu hút rất nhiều đơn đăng ký dự thi và theo học. Đồng
thời nghề Quản trị văn phòng cũng là nghề mong ước, là sự lựa chọn của rất
nhiều bậc phụ huynh cho con em mình. Bản thân em cũng vậy, trong quá trình
nghiên cứu và học tập tại Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội, em nhận thấy rằng công tác Quản trị văn phòng là một bộ phận rất
quan trọng trong tất cả các cơ quan, đơn vị. Nếu thực hiện tốt công việc hành
chính văn phòng thì có nghĩa là công việc khác trong cơ quan cũng được thực
hiện tốt. Hơn nữa, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, nhất là trong công cuộc cải
cách hành chính và cải cách tư pháp hiện nay, đặc biệt công tác hành chính có

Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những bước phát triển phong phú và đa dạng. Công tác cải cách hành chính đã
được thực hiện triệt để và đạt nhiều thành tựu từ những năm gần đây đã khẳng
định đường lối lãnh đạo đúng đắn của Đảng, của Nhà nước. Một trong những
vấn đề được đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan,
tổ chức. Mà ở đây đơn vị chịu trách nhiệm chính đó là văn phòng; Văn phòng là
một đơn vị, một phòng ban không thể thiếu trong mỗi cơ quan. Chịu trách nhiệm
tham mưu, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần trong cơ quan; những cán bộ,
chuyên viên làm công việc văn phòng thường thực hiện các công việc như Văn
thư, lưu trữ, lo mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho cơ quan, tổ chức hội
họp, hội nghị …Văn phòng là nơi điều phối các hoạt động của cơ quan để mọi
việc diễn ra trôi chảy và có sự thống nhất. Khi đất nước phát triển thì công tác
văn phòng lại càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết. Hoạt động
văn phòng là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của cơ quan.
Với ưu thế là một ngành mới, ngành Quản trị văn phòng đào tạo với
phương châm của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội “Học thật, thi thật, để ra
đời làm thật” đã đào tạo sinh viên với những kiến thức nghề nghiệp, trang bị
cho sinh viên những kĩ năng cần thiết để đáp ứng những nhu cầu công việc.
Không chỉ đào tạo lý thuyết tại trường mà nhà trường còn dành một khoảng thời
gian để sinh viên thực tập bên ngoài. Thời gian này, sinh viên được tiếp cận với

các cơ quan, đơn vị để làm quen với môi trường thực tế, được thực hành các kỹ
năng đã học, được áp dụng lý thuyết học ở trường vào công việc thực tiễn. Từ
đó sinh viên hoàn thiện kỹ năng nghề và nghiệp của mình, tự tin hơn khi họ
chính thức hòa nhập vào môi trường làm việc. Vì thế, thời gian thực tập là
khoảng thời gian vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên.
Sau thời gian thực tập tại trường, sinh viên được hệ thống lại toàn bộ lý
thuyết chuyên ngành và được thực tập một số khâu nghiệp vụ cơ bản của các
kiến thức lý thuyết đã được học. Được sự giới thiệu của Khoa Quản trị văn
phòng và sự tiếp nhận của UBND Thành phố Vĩnh Yên; được sự hướng dẫn của
thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng Khoa Quản văn phòng và Cô Lâm Thu
Hằng – Giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng, sự quan tâm, chỉ đạo của quý thầy
cô trong khoa Quản trị văn phòng và các thầy cô bộ môn trong Trường; em bắt
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đầu quá trình thực tập của mình từ ngày 25/5 đến ngày 30/7/2015 tại Văn phòng
UBND Thành phố Vĩnh Yên. Trong thời gian thực tập tại cơ quan, em đã được
anh Đoàn Hồng Việt– Phó Chánh Văn phòng HĐND – UBND trực tiếp hướng
dẫn đặc biệt là sự quan tâm của ban Lãnh đạo UBND , Văn phòng UBND cùng
toàn thể cô, chú, anh chị trong Văn phòng ,cơ quan giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình.
Đây chính là thời gian em được học hỏi, được làm việc như một chuyên viên
văn phòng, được áp dụng những kiến thức đã học tại trường vào công việc thực

tế. Thời gian này đã cho em những bài học kinh nghiệm quý báu, những kỹ năng
cần thiết về ngành Quản trị văn phòng mà trong thời gian học tập tại trường em
chưa có,giúp em có những bước chuyển cơ bản để em tự tin bước vào môi
trường làm việc sau này.
Kết quả là sau gần 02 tháng thực tập tại Văn phòng UBND Thành phố
Vĩnh Yên là những kỹ năng thực tế trong công việc và bài báo cáo thực tập tốt
nghiệp này. Bài báo cáo của em gồm có: 3 phần.
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
THỰC TẬP
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Thành phố Vĩnh Yên.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND Thành phố Vĩnh Yên.
1. Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND thành phố
Vĩnh Yên
2. Bản mô tả công việc của Văn Phòng UBND thành phố Vĩnh Yên
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Văn thư,
Lưu trữ Văn Phòng UBND Thành phố Vĩnh Yên.
1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của UBND thành phố Vĩnh Yên
về công tác Văn thư, Lưu trữ
2. Mô hình tổ chức Văn thư UBND thành phố Vĩnh Yên
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND thành phố
Vĩnh Yên
4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết Văn bản
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của UBND thành phố Vĩnh Yên
IV. Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND
thành phố Vĩnh Yên.
1. Hiện trạng trang thiết bị , cơ sở vật chất Văn phòng UBND thành
phố Vĩnh Yên
2. Sơ đồ hóa mô hình trang thiết bị Văn phòng UBND thành phố
Vĩnh Yên
3. Hiện trạng ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác quản
lý và điều hành UBND thành phố Vĩnh Yên
Phần II: CHUYÊN ĐỀ - TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
Phần III: PHỤ LỤC
Vì thời gian thực tập cũng không nhiều, khoảng thời gian vừa thực hành
công việc vừa phải viết báo cáo. Do đó bài báo cáo của em không thể tránh khỏi
những sai sót nhất định. Đồng thời bản thân báo cáo là kết quả của một quá trình
tổng kết, thu thập kết quả từ việc khảo sát thực tế, những bài học đúc rút từ trong
quá trình thực tập của em. Em rất mong có được những ý kiến đóng góp của
thầy, cô để bài báo cáo và bản thân em hoàn thiện hơn trong từng lĩnh vực công
tác văn phòng mà em đang theo học.
Qua bài báo cáo này, em cũng xin chân thành cảm ơn anh Đoàn Hồng
Việt Phó Chánh văn phòng , các cán bộ, công chức và viên chức trong Văn
phòng và các anh chị trong UBND Thành phố. Em xin cảm ơn thầy Nguyễn
Mạnh Cường, Cô Lâm Thu Hằng và các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng
đã giúp đỡ, tận tình hướng dẫn em trong thời gian thực tập và hoàn thành nhiệm
vụ của mình.
Em xin chân thành cảm ơn !

Vĩnh Yên, ngày tháng năm 2015
SINH VIÊN

MAI THỊ NGỌC YẾN
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC IBND THÀNH PHỐ VĨNH
1. 1 Vị trí địa lý, đặc điểm tình hình.
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN
Đường Lê Lợ- Phường Tích Sơn- Thành phố Vĩnh Yên- Vĩnh phúc
Điện thoại: 0211.3862733- Email:
Thành phố Vĩnh Yên là trung tâm tỉnh lỵ của tỉnh Vĩnh Phúc, có lịch sử
đô thị 115 năm (29/12/1899 - 29/12/2014). Với diện tích trên 50km 2, có 09 đơn
vị hành chính gồm 07 phường, 02 xã; dân số trên 15 vạn người.
Thành phố Vĩnh Yên là nơi trung chuyển, kết nối giao thoa giữa các vùng
miền kinh tế khu vực, nằm trong chùm các đô thị đang phát triển; tuyến đường
sắt Hà Nội – Lào Cai và Quốc lộ 2, liền kề với đường cao tốc Nội Bài – Lào Cai

chạy qua nối liền giữa thủ đô Hà Nội với các tỉnh phía Bắc, là cầu nối giữa vùng
Trung du và miền núi phía Bắc (TDMNPB) với thủ đô Hà Nội... tạo điều kiện
cho thành phố Vĩnh Yên phát triển công nghiệp, thương mại, giao lưu hàng hóa
và tiếp cận nhanh các thành tựu khoa học kỹ thuật, văn hóa thông tin trong công
cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Thành phố Vĩnh Yên giữ vai trò là hạt nhân quan trọng trong tiến trình
quy hoạch xây dựng đô thị Vĩnh Phúc, tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2030 và tầm
nhìn đến năm 2050. Theo phê duyệt quy hoạch của Chính phủ cũng như tỉnh
Vĩnh Phúc đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050, thành phố Vĩnh Yên sẽ là hạt
nhân của đô thị Vĩnh Phúc, là đầu tàu thúc đẩy sự phát triển của toàn vùng:
Để tiềm năng to lớn ấy thành hiện thực, trong những năm vừa qua, Đảng
bộ, chính quyền và nhân dân thành phố Vĩnh Yên đã không ngừng phát huy nội
lực, đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để thu hút đầu tư phát triển kinh
tế xã hội theo cơ cấu công nghiệp, dịch vụ và nông nghiệp. Thực tiễn trong
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những năm qua chúng tôi thấy rằng cơ cấu đó là hợp lý - Vì vậy kinh tế xã hội
thành phố ngày càng phát triển khá mạnh và toàn diện.
Sau 17 năm trở lại với vị trí là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội
và khoa học kỹ thuật của tỉnh Vĩnh Phúc, Vĩnh Yên đã có những bước chuyển
mạnh mẽ. Giá trị sản xuất của thành phố Vĩnh Yên nhiều năm qua duy trì đạt trên

20%. Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng: Dịch vụ-thương mại, công nghiệpxây dựng, nông-lâm-thủy sản. Hạ tầng kỹ thuật được đầu tư mạnh, diện mạo đổi
mới rất nhiều theo hướng đô thị văn minh và hiện đại. Nhiều khu đô thị mới đã
hoàn chỉnh và đang xây dựng như Khu đô thị Nam Vĩnh Yên, Khu đô thị sinh thái
Sông Hồng-Nam Đầm Vạc, khu nhà ở đô thị Vĩnh Hà, Khu dịch vụ du lịch Sông
Hồng Thủ Đô-Bắc Đầm Vạc... Công tác quản lý nhà nước về tài nguyên môi
trường, quy hoạch xây dựng đô thị, quản lý đô thị được tập trung chỉ đạo quyết
liệt; an ninh chính trị được giữ vững, trật tự an toàn xã hội cơ bản được đảm bảo;
đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân không ngừng được cải thiện nâng lên.
Năm 2015, thành phố xác định là năm “Tăng cường trật tự kỷ cương,
chung sức xây dựng thành phố Vĩnh Yên thành đô thị loại II theo hướng thành
phố Xanh tăng trưởng bền vững”, góp phần lập thành tích chào mừng kỷ niệm
115 năm đô thị Vĩnh Yên. UBND thành phố tập trung lãnh đạo, chỉ đạo hoàn
thành các mục tiêu về tăng trưởng kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng.
Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt cao (18,3%), cơ cấu kinh tế chuyển dịch
theo đúng định hướng tăng tỷ trọng ngành dịch vụ (chiếm 54,9%); thu ngân sách
thành phố đạt kết quả tốt, đảm bảo nguồn kinh phí thực hiện các nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, an sinh xã hội, quốc phòng - an ninh và các hoạt động điều
hành quản lý nhà nước của thành phố. Bộ mặt đô thị có chuyển biến rõ rệt đáp
ứng cao các tiêu chí đô thị loại II; công tác quản lý đầu tư xây dựng, xử lý nợ
đọng, bồi thường GPMB được tăng cường;
Lĩnh vực văn hóa xã hội có nhiều chuyển biến tích cực: Chất lượng giáo
dục tiếp tục được nâng lên; Các chính sách xã hội, an sinh xã hội được đảm bảo;
hoạt động văn hóa, thông tin, thể thao diễn ra sôi nổi, đạt giải nhất toàn đoàn tại
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đại hội TDTT tỉnh Vĩnh Phúc.
Công tác bổ sung, bồi dưỡng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công
chức được chú trọng, đặt lên đúng tầm; hiệu quả của bộ phận “Một cửa” ngày
càng được khẳng định; công tác thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo
được thực hiện thường xuyên, đúng pháp luật; đẩy mạnh thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí và phòng chống tham nhũng. Quốc phòng được củng cố, an ninh
chính trị, trật tự an toàn xã hội được giữ vững…
Thành phố Vĩnh Yên đã hội đủ các điều kiện là đô thị loại II và được Thủ
tướng Chính phủ Quyết định công nhận đô thị loại II vào ngày 23/10/2014, và sẽ
là đô thị lõi của thành phố Vĩnh Phúc trong những năm tới.
Được tỉnh quan tâm chỉ đạo, nhiều năm gần đây, các kết quả về xây dựng
chính trị, kinh tế-xã hội của Vĩnh Yên đều có bước phát triển mạnh mẽ. Thành phố
Vĩnh Yên thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2015 trong bối cảnh
kinh tế đã có sự phục hồi và tăng trưởng; lạm phát được kiềm chế; các chính sách
của trung ương, tỉnh về hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được thành phố
thực hiện. Cùng với sự chỉ đạo tập trung, quyết liệt của Thành ủy, HĐND-UBND
thành phố và sự nỗ lực của các phòng, ban đơn vị, UBND các xã, phường, các
doanh nghiệp và toàn dân trong việc triển khai thực hiện đồng bộ các nhiệm vụ,
giải pháp đề ra tại các kế hoạch, chương trình, đề án của thành phố, tình hình kinh
tế - xã hội có nhiều chuyển biến và đạt được những kết quả tích cực.
Về kinh tế:
* Tổng giá trị sản xuất ước đạt 16.730,4 tỷ đồng bằng 101,2% KH, tăng
17,7% so với cùng kỳ.
* Tổng giá trị gia tăng ước đạt 6.602,1 tỷ đồng bằng 101,5% KH, tăng
18,3% so với cùng kỳ. Trong đó:
- Dịch vụ ước đạt 3.476,1 tỷ đồng, đạt 101,4% KH, tăng 23,2% so với

cùng kỳ.
- Công nghiệp - XD ước đạt 3.008,0 tỷ đồng bằng 101,6% KH, tăng 13,8%
so với cùng kỳ.
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nông - lâm nghiệp, thuỷ sản ước đạt 118,0 tỷ đồng bằng 100,0% KH,
tăng 1,7% so cùng kỳ.
- Cơ cấu kinh tế tiếp tục chuyển dịch tăng tỷ trọng ngành dịch vụ:
Chỉ tiêu

TH2013

KH 2014

ƯTH 2014

(%)
(%)
(%)
Nông – lâm nghiệp – thủy sản
2,2

1,9
1,8
Công nghiệp – XD
45,8
44,2
43,3
Dịch vụ
52,0
53,9
54,9
* GTGT bình quân đầu người ước đạt 85,6 triệu đồng tương đương
4.018,6USD bằng 102,9% KH, tăng 20,4% so với cùng kỳ.
Về xã hội:
- Giải quyết việc làm cho 1.622 lao động, tăng 35,2% so với kế hoạch
- Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên ước đạt 1,05 % , giảm 0,05% so với kế hoạch
- Tỷ lệ lao động qua đào tạo ước đạt 58%, đạt kế hoạch
- Tỷ lệ hộ nghèo theo chuẩn quốc gia mới giảm còn 2,24%, đạt kế hoạch
- Tỷ lệ bác sỹ trên vạn dân ước đạt 11 bác sỹ/1 vạn đạt kế hoạch
- Tỷ lệ trẻ em suy dinh dưỡng dưới 5 tuổi ước đạt dưới 10,5%, đạt kế hoạch
- Tỷ lệ gia đình đạt tiêu chuẩn GĐVH ước đạt 95%, đạt kế hoạch
- Số làng, khu phố VH đạt 85% đạt kế hoạch.
Tình hình an ninh, chính trị trên địa bàn ổn định, không xảy ra các điểm
nóng, phức tạp; chủ động nắm bắt tình hình, không để các đối tượng xấu lôi kéo
kích động công nhân mít tinh, tuần hành, biểu tình. Tạo điều kiện cho các doanh
nghiệp nhất là doanh nghiệp nước ngoài duy trì hoạt động SXKD. Năm 2014,
9/9 xã, phường, 113/120 tổ dân phố (=94,16%); 100% các trường học; được
UBND thành phố và xã, phường công nhận đạt tiêu chuẩn “An toàn về an ninh
trật tự”; Tích cực thực hiện giải tỏa hành lang giao thông, lập lại trật tự đô thị
làm cho đường thông, hè thoáng. Thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy.
Về Thu, chi ngân sách:

Tổng thu ngân sách năm 2014 ước thực hiện (ƯTH) 2.189,703 tỷ đồng,
bằng 179% (DT) tỉnh giao và bằng 121% DT thành phố giao (Trong đó: ngân sách
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành phố hưởng 830,670 tỷ đồng; ngân sách xã, phường hưởng 181,018 tỷ đồng).
Tổng chi ngân sách thành phố năm 2014 ƯTH 723,241 tỷ đồng, bằng
143% DT tỉnh giao và bằng 93% dự toán thành phố giao (trong đó: chi ngân
sách cấp TP ƯTH 555,517 tỷ đồng; chi ngân sách xã, phường ƯTH 167,724
tỷ đồng).
Năm 2015, thu ngân sách thành phố đạt kết quả tốt, đảm bảo nguồn kinh
phí thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, an sinh xã hội, quốc
phòng - an ninh và các hoạt động điều hành quản lý nhà nước của thành phố.
Cùng với nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội đã đề ra trong năm 2015,
thành phố đã và đang triển khai 04 việc lớn:
1. Phối hợp với ADB, xây dựng phát triển thành phố Vĩnh Yên theo
hướng thành phố xanh.
2. Đón nhận đô thị loại II vào cuối quý IV.
3. Xây dựng, thực hiện Nghị quyết phát triển thành phố Vĩnh Yên đến
năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.
4. Đăng ký và trở thành thành viên thứ 49 trong cộng đồng hỗ trợ phát
triển theo sáng kiến của Hiệp hội đô thị Việt Nam.

Phát huy thành tích của năm 2014, Năm 2015 thành phố xác định chủ đề
trọng tâm của năm là: “Đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế, tăng cường công
tác quản lý quy hoạch và đầu tư, nâng cao chất lượng đô thị”.
Phấn đấu hoàn thành thắng lợi kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm 20112015. Khai thác có hiệu quả các nguồn lực để đầu tư xây dựng đồng bộ kết cấu
hạ tầng kinh tế - xã hội, nhất là hạ tầng đô thị theo hướng phát triển đô thị văn
minh, hiện đại; phát triển văn hóa, giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ. Đào
tạo, phát triển nguồn nhân lực; đẩy mạnh công tác giảm nghèo, giải quyết việc
làm; giải quyết tốt các vấn đề xã hội, đảm bảo vệ sinh môi trường, thực hiện tiến
bộ công bằng xã hội. Tăng cường quốc phòng và giữ vững ổn định về chính trị,
đảm bảo trật tự an toàn xã hội, tạo môi trường thuận lợi thu hút các nguồn lực
đầu tư để phát triển kinh tế - xã hội. Xây dựng chính quyền các cấp trong sạch,
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vững mạnh, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả
1.2Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phố Vĩnh Yên.
UBND thành phố Vĩnh Yên làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND thàn phố Vĩnh Yên có nhiệm vụ chỉ
đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý,
năm đã đề ra, quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các Xã-Phường trong hoạt động quản
lý Nhà nước. Nhiệm vụ của UBND Thành phố được quy định chung tại Luật Tổ
chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003. Cụ thể là:

Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
Quốc phòng hàng năm và nhiều năm của quận. Xây dựng Kế hoạch Đầu tư và
xây dựng các công trình trọng điểm của quận trình HĐND cùng cấp thông qua,
quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
Xây dựng quy chế làm việc của UBND thành phố, công tác tổ chức bộ
máy và thực hiện quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật đối với các tập thể cá nhân do UBND
thành phố trực tiếp quản lý.
Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND thành phố, các
biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND thành phố về Kinh tế, Xã hội, An
ninh Quốc phòng, thông qua các báo cáo khác của UBND thành phố trước khi
trình HĐND thành phố.
Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu
nại tố cáo.
Kiểm điểm đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và cá nhân
thuộc UBND hàng năm.
Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
UBND.
1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Thành phố Vĩnh Yên.
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giúp việc cho Chủ tịch và các phó chủ tịch UBND thành phố có 12
phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND thành phố, thực hiện chức năng
nhiệm vụ theo quy hoạt động của UBND. 12 phòng, ban chuyên môn của
UBND thành phố gồm:
- Văn phòng HĐND và UBND thành phố;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Thanh tra;
- Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;
- Phòng Văn hoá và Thông tin;
- Phòng Kinh tế;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Quản lý đô thị;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Tài chính - Kế hoạch;
- Phòng Y tế;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Ngoài ra, Uỷ ban nhân thành phố còn có 06 đoàn thể chính trị gồm: Hội
Cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ
quốc, Liên đoàn Lao động. Và bên cạnh đó còn có các đơn vị hiệp quản: Đội
quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra thành phố , Đội quản lý trật tự
xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân...
• Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND thành phố Vĩnh Yên
(Xem phụ lục số 01)
2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ. QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN
2.1 Chức năng
Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
thành phố Vĩnh Yên, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của UBNDthành phố Vĩnh Yên, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn

Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND , Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh
Phúc.
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND thành phố về
hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBND Thành phố về công tác dân tộc;
tham mưu cho Chủ tịch UBND và các phó Chủ tịch UBND thành phố về chỉ
đạo, điều hành của Chủ tich UBND và các Phó chủ tịch UBND thành phố; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân,Ủy ban nhân
dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố.
2.2 Nhiệm vụ
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, tháng năm của
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dânthành phố; chương trình các
kỳ họp của HĐND, UBNDthành phố. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung
các kỳ họp của HĐND và UBND thành phố. Tổ chức phục vụ các hoạt động
của đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, HĐND tỉnh, HĐNDthành phố;
Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với phòng, ban, ngành, UBND xã,
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND thành phố theo quy định của pháp luật. thực hiện công tác thông tin báo
cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND,

UBND thành phố;
Giúp UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản, ý kiến chỉ đạo của UBND thành phố tại các phòng, ban, ngành, UBND
xã,phường;
Tham mưu giúp UBND thành phố về công tác dân tộc trên địa bànthành
phố;
Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND thành phố tổ chức thực
hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ
về thực hiện ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một của liên
thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; Chỉ đạo, điều hành hoạt
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

động của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân thành phố
theo Quyết định số 84/2009/QĐ – UBND ngày 01/7/2009 của UBND tỉnh ban
hành Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải
quyết công việc của tổ chức, cá nhân tại các cơ quan quản lý hành chính nhà
nước thuộc thành phố tnhr Vĩnh Phúc;
Trình UBND thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công
tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng;
Tổ chức sắp xếp việc tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu

nại, tố các của tổ chức, công dân gửi đến UBNDthành phố, tham mưu đề xuất
chuyển các phòng, ban, ngành và UBND các xã, phường xem xét, giải quyết
theo quy định.
Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường
trực HĐND, UBND thàn phố; thực hiện công tác lưu trữ văn bản của Thường
trực HĐND, UBNDthành phố;
Tổ chức, phục vụ các hội nghị, hội thảo, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND thành phố chủ trì và các hoạt động khác của
thường trực HĐND và UBNDthành phố.
Giúp HĐND, UBND thành phố đảm bảo mối quan hệ công tác với UB
Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội thành phố, các đơn vị trong
và ngoài quận, các quan hệ đối nội, đối ngoại. Thường xuyên giữ mối quan hệ
phối hợp công tác với Văn phòng Thành ủy để đảm bảo phục vụ có hiệu quả các
hoạt động chung của lãnh đạoThành phố;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HDDND, UBND thành phố
chỉ đạo;
2.3 Quyền hạn
Tổ chức, công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thi của UBND thành phố
và các văn bản quy phạm quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền;
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do
Văn phòng quản lý có liên quan đến các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND thành
phố;
Được tham dự các cuộc họp HĐND, UBND thành phố có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc
UBNDthành phố, UBND các xã, phường thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của UBND thành phố, thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường
trực HĐND, lãnh đạo thành phố Vĩnh Yên;
Kiểm tra đôn đốc các phòng, ban ngành thuộc thành phố, UBND các xã,
phường giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy
định của pháp luật;
Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND thành ủy
quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm một số quyền hạn do
HĐND, UBND thành phố quy định cụ thể bằng văn bản.
2.4 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Vĩnh Yên
(Xem phụ lục số 02)
Văn phòng có Chánh văn phòng và ba Phó chánh Văn phòng; Căn cứ
chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia thành các bộ
phận sau:
- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp
- Bộ Một cửa
- Bộ phận tiếp dân
- Bộ phận công nghệ thông tin
- Bộ phận kế toán, thủ quỹ
- Bộ phận Văn thư, lưu trữ
- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ.

Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Bản mô tả công việc Văn phòng UBND thành phố Vĩnh Yên
3.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng
Chức danh: Chánh Văn phòng – Hoàng Đình Thuật
Vị trí chức trách: Là lãnh đạo Văn phòng, thủ trưởng trực tiếp của Văn
phòng, giúp Chánh Thanh tra quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm vụ được
Chánh Thanh tra giao cho Văn phòng.
Trách nhiệm: Chánh Văn phòng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh
Thanh tra TP, Phó Chánh Thanh tra phụ trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt
động của Văn phòng và việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Chánh Thanh tra thực hiện
các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính, ứng dụng
công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do Chánh Thanh tra giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Chánh Thanh tra
giao.
- Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công
tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
- Phân công các Phó Chánh văn phòng và Thanh tra viên, chuyên viên,
nhân viên thực hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc

thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên viên văn thư
chuyển đến..
-Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp do Thanh tra thành phố
tổ chức.
- Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi
lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết luận thanh tra;
- Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản của Thanh tra thành phố theo sự phân
công trước khi trình Chánh thanh tra ký ban hành.
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo của
Chánh thanh tra.
- Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề có
liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban
thuộc Thanh tra thành phố.
- Giúp Chánh thanh tra kiểm tra, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện
các quy định pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống
tham nhũng.
- Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay mặt tập

thể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về
nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao
năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
của công chức, nhân viên Văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Thanh tra giao.
Quyền hạn
- Được Chánh Thanh tra ủy quyền làm chủ tài khoản. Ký các chứng từ thu
(nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền của Chánh thanh tra; xác nhận chi phụ
cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối với các công việc mang tính đột
xuất, cấp bách và có thời gian nhất định; duyệt chi tạm ứng; duyệt cấp phát văn
phòng phẩm; kinh phí hoạt động;…cho các Phòng thanh tra, Phòng chuyên môn
nghiệp vụ.
- Được Chánh Thanh tra ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản thuộc
thẩm quyền của Chánh Thanh tra (theo quy định tại Khoản 4 Điều 17 Quy chế
làm việc của Thanh tra thành phố ban hành kèm Quyết định số 17/QĐ-TTTP
ngày 29/01/2010).
- Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với công
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức các phòng, ban thuộc Thanh tra thành phố.
- Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho công
chức, nhân viên Văn phòng.
Quan hệ công tác:
- Báo cáo trực tiếp cho: Phó Chánh Thanh tra phụ trách, Chánh Thanh tra.
- Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Chánh Thanh tra phụ trách, Chánh
Thanh tra
- Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành phố
và cơ quan khác:
+ Với các Phòng Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo, các phòng chuyên
môn nghiệp vụ, Ban Quản lý dự án thuộc Thanh tra thành phố: chủ động phối
hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh Thanh tra
giao.
+ Với Thanh tra Chính phủ, UBNDTP, UBND quận-huyện, Thanh tra sởngành, Thanh tra quận-huyện và các cơ quan đơn vị khác: khi được Chánh Thanh
tra phân công phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ của
Văn phòng..
3. 2 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác
nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp:
Chức danh: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiên cứu, tham
mưu, tổng hợp- Đoàn Hồng Việt
Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp
Chánh Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh
Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phòng
giao, Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Thanh tra phụ trách và trước pháp luật về về toàn bộ kết quả hoạt động
được giao.
Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác nghiên cứu, tham
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mưu, tổng hợp và các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Giúp Chánh Văn phòng quản lý điều hành Thanh tra viên, chuyên viên,
do mình phụ trách theo phân công của Chánh Văn phòng.
- Trực tiếp phân công Thanh tra viên, chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo
lĩnh vực công tác được Chánh Văn phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm
tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Chánh Văn
phòng chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng công chức, nhân viên để
nâng cao kiến thức, năng lực kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.
- Xây dựng kế hoạch thanh tra hàng năm, hướng dẫn Thanh tra quậnhuyện, sở-ngành toàn thành phố thực hiện.
- Đôn đốc các phòng nghiệp vụ, Thanh tra quận-huyện, sở-ngành thực hiện
báo cáo định kỳ về công tác thanh tra; tham mưu theo dõi, tổng hợp, đánh giá
tình ình hoạt động toàn ngành Thanh tra thành phố.
- Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời, chính
xác, đúng nội dung yêu cầu.
- Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công văn, giấy triệu tập
hội nghị,… Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phân
công.
- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khen thưởng trong công
tác thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ do Chánh Văn phòng giao.
- Theo dõi công tác thu hồi tiền, tài sản nộp vào Ngân sách nhà nước trong

thanh tra và sau kết luận thanh tra.
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết
luận thanh tra theo sự phân công của Chánh văn phòng.
- Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến
những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên, nhân
viên thuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công
việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
Quyền hạn:
- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn phòng
khi được Chánh Văn phòng giao.
- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách cán bộ công chức tham gia các
lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công
chức, nhân viên Văn phòng.

Quan hệ công tác:
- Báo cáo trực tiếp cho: Chánh Văn phòng; khi có yêu cầu của Chánh Văn
phòng thì báo cáo trực tiếp cho Phó Chánh thanh tra phụ trách, Chánh Thanh tra.
- Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chánh Văn phòng .
- Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành phố
và cơ quan khác:
+ Với các Phòng Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, các phòng
chuyên môn nghiệp vụ, Ban Quản lý dự án thuộc Thanh tra thành phố: chủ động
phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn
phòng giao.
+ Với Thanh tra Chính phủ, UBNDTP, UBND quận-huyện, Thanh tra sởngành, Thanh tra quận-huyện và các cơ quan đơn vị khác: khi được Chánh Văn
phòng hoặc Phó Chánh Thanh tra phụ trách phân công phối hợp để giải quyết vụ
việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
3.3 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách HĐND, đối
ngoại .
Chức danh: Phó Chánh Văn phòng phụ trách HĐND, công tác đối ngoạiSinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lê Thị Lan Phương
Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp
Chánh Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh
Văn phòng.

Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao,
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh
Thanh tra phụ trách và trước pháp luật về về toàn bộ kết quả hoạt động được
giao.
Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác đối ngoại, HĐND và
các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Giúp Chánh Văn phòng quản lý điều hành Thanh tra viên, chuyên viên
do mình phụ trách theo phân công của Chánh Văn phòng.
- Trực tiếp phân công chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực công
tác được Chánh Văn phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc,
nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Chánh Văn phòng chịu
trách nhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng công chức, nhân viên để nâng cao kiến
thức, năng lực, kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác đối ngoại
- Đề xuất kịp thời, chính xác các vấn đề về công tác đối ngoại và HĐND
- Phối hợp với các Phòng nghiệp vụ hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công
chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện nghiêm túc Quy chế làm việc của cơ
quan, Quy chế tổ chức và hoạt động từng Phòng,…
- Phối hợp với bộ phận tài vụ thực hiện tốt các chế độ, chính sách, bảo
hiểm,…cho công chức, nhân viên cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước
- Giúp Đảng ủy trong công tác xây dựng Đảng;
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết
luận thanh tra theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho chuyên viên, nhân viên thuộc
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
- Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
Quyền hạn:
- Thay mặt Chánh văn phòng xử lý các công việc hằng ngày khi Chánh
văn phòng đi vắng.
- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách công chức, nhân viên tham gia
các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về công tác
đối ngoại và HĐND
Quan hệ công tác:
- Báo cáo trực tiếp cho: Chánh Văn phòng; khi có yêu cầu của Chánh Văn
phòng thì báo cáo trực tiếp cho Phó Chánh thanh tra phụ trách.
- Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chánh Văn phòng .
- Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành phố
và cơ quan khác:
+ Với các Phòng Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, các phòng
chuyên môn nghiệp vụ, Ban Quản lý dự: chủ động phối hợp để giải quyết vụ việc
cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao.
+Với Thanh tra Chính phủ, UBNDTP, UBND quận-huyện, Thanh tra sởngành, Thanh tra quận-huyện và các cơ quan đơn vị khác: khi được Chánh Văn
phòng hoặc Phó Chánh Thanh tra phân công phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể
thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
3.4 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành

chính-Quản trị.
Chức danh: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính-quản
trị - Đào Thị Kim Nhung
Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

21

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chánh Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh
Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao, Phó
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Thanh
tra phụ trách và trước pháp luật về về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính-quản trị
và các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể: Giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp
phân công Thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên do mình phụ trách thực hiện
công tác hành chính quản trị, gồm:
- Công tác tài chính:
+ Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi tiêu cụ thể

hằng năm theo quy định;
+ Đảm bảo chi tiêu theo Quy chế chi tiêu nội bộ và yêu cầu của Chánh

Thanh tra; chấp hành và thực hiện đúng chế độ tài chính, thanh toán, quyết toán,
kiểm kê, báo cáo với Sở Tài chính theo quy định;
+ Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịp thời và chính
xác các chế độ, chính sách, nâng lương, chuyển ngạch, bảo hiểm, … đối với
công chức, nhân viên cơ quan.
+ Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Chánh Văn phòng tình
hình hoạt động tài chính của đơn vị. Thực hiện chế độ kiểm quỹ tiền mặt theo
đúng quy định;
+ Thực hiện có hiệu quả Nghị định số 130/2005/ NĐ-CP ngày 17/10/2005
của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế
và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; đảm bảo hoàn
thành nhiệm vụ chính trị, đồng thời tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, nhân
viên cơ quan.
- Công tác Văn thư – Lưu trữ:
+ Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào chương trình theo dõi trên máy vi
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

22

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tính các loại công văn đi - đến. Công văn đến chuyển cho Chánh Văn phòng xử
lý trong ngày, công văn đi sau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh
chóng gửi bưu điện chuyển đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan
nhận);

+ Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theo dõi trên máy vi
tính. Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ bảo mật đúng quy định của
Nhà nước, không để xảy ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu
kịp thời cho lãnh đạo và các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ khi
có yêu cầu phục vụ công tác.
- Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:
+ Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòng chuyên môn
nghiệp vụ. Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi tham gia giao thông. Thường xuyên
bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo phục vụ kịp thời trong công tác;
+ Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo, các phòng
nghiệp vụ. Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản, thiết bị của cơ
quan. Chuẩn bị chu đáo cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị. tiếp
khách;
+ Phối hợp với các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ tổ chức
tốt công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy trong cơ quan;
+ Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết
luận thanh tra theo sự phân công của Chánh văn phòng.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên, nhân
viên thuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
- Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau
trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
Quyền hạn:
- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn phòng
khi được Chánh Văn phòng giao.
Sinh viên: Mai Thị Ngọc Yến

23

Lớp: ĐHLT.QTVP K13A