Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã đội cấn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT
MỤC LỤC........................................................................................................1
DANH MỤC VIẾT TẮT.................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN I.............................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN ..............3
XÃ ĐỘI CẤN...................................................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội
Cấn..............................................................................................................3
1. Vài nét về UBND xã Đội Cấn................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Đội Cấn.....5
2.1.Chức năng của UBND xã Đội Cấn: ....................................................5
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đội Cấn:...................................5
2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn:...............................................6
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
Văn phòng của UBND xã Đội Cấn............................................................8
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng...................................................8
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng........8
2.1.1.1.Chức năng của văn phòng UBND xã Đội Cấn:..............................8
2.1.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Đội Cấn :............................9
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Đội Cấn:...................10
2.2. Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng: 11
III. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ, của UBND xã Đội Cấn:..............13
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ của UBND xã Đội Cấn.................................................................13
3.2.Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Đội Cấn.............................15

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đội Cấn.....16

Sinh viên: Vi Thị Anh

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của UBND xã Đội Cấn ............................................................................16
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã
Đội Cấn.....................................................................................................17
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
UBND xã Đội Cấn. .................................................................................19
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã
Đội Cấn.....................................................................................................21
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình và giải quyết văn bản đi. ................................21
3.1.2 Sơ đồ hóa quy trình văn bản đến.....................................................23
3.4.3 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Đội Cấn...............25
3.5 . Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Đội Cấn........................25
IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của
UBND xã Đội Cấn...................................................................................26
4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã
Đội Cấn.....................................................................................................26
4.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn
Phòng UBND xã Đội Cấn........................................................................27
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm sử dụng trong công tác

văn phòng của UBND xã Đội Cấn...........................................................27
PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...........................................................28
XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ ĐỘI CẤN..............28
PHẦN I. MỞ ĐẦU........................................................................................28
1.Lý do chọn đề tài:..................................................................................28
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................29
3. Phương pháp nghiên cứu:.....................................................................29
4.Mục đích nghiên cứu.............................................................................29
5.Mục tiêu nghiên cứu:.............................................................................29
6. Kết cấu đề tài........................................................................................30
Sinh viên: Vi Thị Anh

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II: NỘI DUNG...................................................................................31
CHƯƠNG I.CƠ SỞ LÝ LUẬN....................................................................31
I. Khái niệm văn hóa công sở:..................................................................31
1.Khái niệm văn hóa:................................................................................31
2.Văn hóa công sở là gì?..........................................................................32
2.1.Khái niệm công sở:.............................................................................32
2.2.Khái niệm văn hóa công sở................................................................32
3. Đặc trưng, bản chất của văn hoá công sở.............................................33
4. Các yếu tố cấu thành văn hoá công sở.................................................35
5.Vai trò của văn hóa công sở..................................................................38
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND..........39

XÃ ĐỘI CẤN.................................................................................................39
1.Trang phục nơi công sở ........................................................................39
2.Văn hóa giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức tại công sở...............40
2.1 Văn hóa giao tiếp, ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên..................41
2.2 Văn hóa ứng xử, giao tiếp của cấp trên đối với cấp dưới..................42
2.3 Văn hóa giao tiếp, ứng xử giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp..........43
2.4 Văn hóa giao tiếp, ứng xử với nhân dân, tổ chức...............................45
.2.5 Văn hóa giao tiếp, ứng xử qua điện thoại..........................................46
2.6 Văn hóa ứng xử công sở đối với công việc........................................47
3. Bài trí công sở......................................................................................48
4. Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại UBND xã Đội Cấn.
..................................................................................................................49
4.1 Ưu điểm:.............................................................................................49
4.2 Nhược điểm:.......................................................................................50
CHƯƠNG III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP.................................52
1.Kiến nghị...............................................................................................52
2. Giải pháp .............................................................................................53
PHẦN III........................................................................................................55
Sinh viên: Vi Thị Anh

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

KẾT LUẬN....................................................................................................55
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................56
PHẦN 3. PHỤ LỤC.......................................................................................57

LỜI CẢM ƠN................................................................................................65

Sinh viên: Vi Thị Anh

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Giải nghĩa từ viết tắt

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

HĐND

Hội đồng nhân dân

3

DSKHHGĐ

Dân số kế hoạch hóa gia đình

4

ANCT

An ninh chính trị

5

TTATXH

Trật tự an toàn xã hội

Sinh viên: Vi Thị Anh

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy tổng hợp điều hành của cơ quan là nơi thu thập,

xử lý thông tin, thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ
trợ phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo và các hoạt động của cơ
quan.
Việt Nam đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ
hội thuận lợi cũng như thách thức . Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần
phải có sự quản lý, điều hành tốt, điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành
viên tham gia phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường
cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả. Ngày nay Văn phòng trở thành
một bộ phận quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức chính vì thế
Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong
nhiệm vụ đổi mới Văn phòng. Tuy nhiên, để có nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí
tại các cơ quan còn rất thiếu.
Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi
trường công nghệ của thời đại thông đại chúng thì Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội đào tạo ngành Quản trị văn phòng.Với phương châm học đi đôi với hành,
lý luận gắn với thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội nói chung và Quản trị Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa
làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những
kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã đề ra
Kế hoạch thực tập cho lớp Đại học liên thông ngành Quản trị văn phòng k13b
tại các cơ quan, đơn vị , tổ chức. Chuyến thực tập này giúp cho sinh viên làm
quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được
học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. đó
cũng là dịp để cho sinh viên một lần nữa củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập
rượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một cán bộ văn phòng tương lai, và
Sinh viên: Vi Thị Anh

1

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cũng là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp
phục vụ cho công tác sau này.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
lãnh đạo UBND xã Đội Cấn, em đã được tiếp nhận thực tập tại HĐND
-UBND xã Đội Cấn, với thời gian hơn 2 tháng (từ ngày 25/5/2015 đến ngày
30/7/2015) trong khoảng thời gian này bản thân em đã cố gắng học hỏi, rèn
luyện kĩ năng nghiệp vụ, xây dựng cho mình phong cách của một cán bộ văn
phòng trong tương lai trên cơ sở áp dụng lý thuyết trên ghế nhà trường vào
quá trình thực tế , đưa lý luận gắn liền với thực tiễn tại cơ quan và được sự
giúp đỡ tận tình của các đồng chí lãnh đạo UBND xã Đội Cấn em đã hoàn
thành kỳ thực tập tốt nghiệp cuả mình.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa
Quản trị Văn phòng cùng các anh, chị công chức trong văn phòng Ủy ban
nhân dân xã Đội Cấn đã hướng dẫn, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện để em hoàn
thành tốt thời gian thực tập cũng như bài báo cáo thực tập của mình.Vì vốn
kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bài
báo cáo này không tránh khỏi những sai sót.Vậy mong thầy cô và các cô chú,
anh chị trong cơ quan góp ý để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa cho em gửi lời cảm ơn tới Giáo viên hướng dẫn của nhà
trường và cán bộ hướng dẫn tại văn phòng HĐND-UBND xã Đội Cấn đã tạo
điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này./..
Em xin chân thành cảm ơn!

Đội Cấn, ngày 29 tháng 07 năm 2015
Sinh viên

Vi Thị Anh

Sinh viên: Vi Thị Anh

2

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ ĐỘI CẤN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Đội Cấn.
1. Vài nét về UBND xã Đội Cấn
Xã Đội Cấn là một xã biên giới nằm ở phía đông bắc của huyện Tràng
Định tỉnh Lạng Sơn là vùng đất trẻ, mới được hình thành cách đây khoảng
100 năm. Lúc mới thành lập là xã Nghĩa Thủy đến tháng 8 năm 1945 đổi tên
thành xã Đội Cấn và được cấu hành chính thành 6 thôn bản có một thôn đề
nghị Đặc biệt khó khăn theo quyết định 30. Có đoạn đường biên giới dài
8,5km giáp với Trung Quốc, gồm 24 cột mốc trong đó có 20 cột mốc chính và
4 cột mốc phụ, tình hình đường biên cột mốc và nhân dân sống ở giáp biên
luôn được ổn định. Xã cách trung tâm huyện 16km,toàn xã có tổng diện tích

đất tự nhiên theo địa giới hành chính là 4.046,64 ha.
Về địa giới hành chính của xã:
+) Phía bắc giáp với xã Quốc Khánh (và Hạ Đống – Trung Quốc)
+) Phía Tây giáp với xã Tri phương
+) Phía Đông giáp với xã Trung thành, Tân Minh.
+) Phía Nam giáp với xã Đại Đồng .
Về dân số: toàn xã có 193 hộ, có 805 nhân khẩu chủ yếu là bốn dân tộc
anh em Tày, Nùng, Dao, Kinh sinh sống, chiếm đa số là dân tộc tày, nùng.
Đặc điểm địa hình, khí hậu: là xã biên giới phần lớn đa số đồi núi
chiếm 80%, độ cao trung bình 252m so với mực nước biển, nơi cao nhất
1541m khi hậu mùa hè nắng nóng kèm theo gió nam và gió đông nam, hàng
năm chịu ảnh hưởng của thiên nhiên rét đậm và rét hại, thi thoảng có tuyết rơi
vào mùa đông.
Về giáo dục đào tạo có nhiều tiến bộ chất lượng dạy học được nâng cao,
đội ngũ giáo viên được bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Sinh viên: Vi Thị Anh

3

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Xã hiện nay có 3 trường : trường mầm non, trường tiểu học và trường trung
học cơ sở Đội Cấn.
Về y tế: Xã có 1 trạm y tế với 1 bác sĩ, 2 y tá, 2 điều dưỡng. Trang thiết bị

đầy đủ, thường xuyên liên tục thực hiện tốt công tác chữa bệnh cho nhân dân,
tuyên truyền nhân dân làm tốt công tác giữ gìn vệ sinh chung, phòng chống
các dịch bệnh. Công tác DS-KHHGĐ được chú trọng sát sao đôn đốc thực
hiện trên toàn địa bàn xã.
Về văn hóa văn nghệ - Thể dục thể thao: Các hoạt động diễn ra sôi nổi
được mọi tầng lớp nhân dân hưởng ứng như giao lưu bóng đá với các thôn
bản tổ chức đón xuân giáo lưu văn nghệ kết hợp với phòng văn hóa thông tin
huyện, tỉnh tổ chức giao lưu văn nghệ tại xã và tổ chức lễ hội kỷ niệm ngày
biên phòng toàn dân.
Về công tác An ninh: Sáu tháng đầu năm 2015 trên địa bàn xã ổn định về
ANCT – TTATXH, không có vụ việc phức tạp, trọng án xảy ra. Ban công an
xã thường xuyên phối hợp chặt chẽ với lực lượng Trưởng – Phó thôn, bản dân
phòng duy trì trực tuần kiểm tra….
Về giao thông: Trong nhưng năm qua với sự đầu tư của nhà nước và nhân
dân đã kiên cố hóa đường bê tông, những vẫn còn đường đất đến 1 thôn giáp
biên một số các thôn bản đi lại rất khó khăn.
Về thủy lợi: Hiện tại, xã Đội Cấn có những đập có khả năng tưới tốt như
đập Kỵ Nà, đập Khuổi Pản, đập Bản Chang đã phần nào đáp ứng được nhu
cầu tưới, tiêu của nhân dân. Tuy nhiên vẫn còn hạn chế do các công trình này
đã xuống cấp, một số đoạn bị hư hỏng nặng. Ngoài ra, còn có 2 phai dẫn nước
như Kim Lỵ, Nà Đon và một số các phai nhỏ khác do nhân dân tự làm từ các
nguồn nước nhỏ cũng đã giải quyết phần nào nhu cầu tưới tiêu nhưng cũng
chỉ giải quyết được nhu cầu tưới, tiêu nước cho lúa một vụ ở những diện tích
nhất định công tác thủy lợi được sự quan tâm của nhà nước phối hợp với nhân
dân cùng làm. Do đó hệ thông kênh mương nội đồng cũng được cũng cố, đảm
bảo tưới tiêu cho phát triển nông nghiệp, chăn nuôi.
Sinh viên: Vi Thị Anh

4

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tài nguyên đất : Hiện nay diện tích đất tự nhiên của toàn xã Đội Cấn
4.517,96 ha (2015), trong đó đất nông nghiệp 4046,64 ha chiếm 11,59% tổng
diện tích đất tự nhiên: đất lâm nghiệp 3.419,76 ha; đất phi nông nghiệp
121,92 ha, đất chưa sử dụng 214,15 ha
Những mặt hạn chế: tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã
hội trên một số lĩnh vực dịch vụ, thương mại còn hạn chế. Phát triển sản xuất
nông nghiệp chưa mang tính cơ bản bền vững.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Đội
Cấn.
2.1.Chức năng của UBND xã Đội Cấn:
- UBND xã Đội Cấn do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND,
cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND
cùng cấp và cơ quan nha nước cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND xã Đội Cấn thực hiện chức năng quản lý nha nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ Trung ương đến các cơ sở.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Đội Cấn:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân cấp Huyện phê

duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; Dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp
huyện;Quyết toán ngân sách địa phương; Lập dự toán điều chỉnh ngân sách
địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp
quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
Sinh viên: Vi Thị Anh

5

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển nông nghiệp , các ngành
nghề, làng nghề tại địa phương trình cấp trên phê duyệt.
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển nông nghiệp theo quy định của cấp trên. Tổ chức
xây dựng các công trình thuỷ lợi, lập kế hoạch sử dụng đất đai, thực hiện quản
lý nguồn tài nguyên môi trường.
- Kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông và các công
trình xây dựng cơ sở hạ tầng của địa phương, huy động sự đóng góp ngày
công tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông nông thôn trong
xã.
-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, tổ
chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn hoá, văn
minh tại các cụm điểm dân cư, phòng chống tội phạm và tệ nạn xã hội.

-Thực hiện quản lý trạm y tế xã, triển khai các chương trình dân số
KHHGĐ, thực hiện chế độ chính sách với thương,bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, quản lý và tu
bổ nhà bia tưởng niệm.
- Thực hiện tốt công tác an ninh quốc phòng như huấn luyện quân sự
phổ thông, quản lý quân dự bị động viên, huấn luyện và sử dụng lực lượng
dân quân tự vệ tại địa phương.
- Quản lý hộ khẩu đăng ký tạm trú tạm vắng, phối hợp với cơ quan chức
năng xử lý các vi phạm pháp luật ở địa phương, giải quyết các tranh chấp, hoà giải
các vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết, khai sinh, đăng ký kết
hôn.
- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ở cấp xã.
2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND xã Đội Cấn:
Căn cứ tình hình và đặc điểm cuả địa phương và tổ chức của cấp trên,
HĐND – UBND xã Đội Cấn có cơ cấu tổ chức như sau :
- Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực của nhà nước ở địa phương,
Sinh viên: Vi Thị Anh

6

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân
bầu ra theo nhiệm kỳ 5 năm, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và
cơ quan cấp trên.

Hội đồng nhân dân quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng
để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về
kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống
vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa
phương đối với cả nước.
- Ủy ban nhân dân: Do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
*Ủy ban nhân dân xã Đội Cấn có cơ cấu tổ chức bao gồm:
+ Chủ tịch UBND xã: là người lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của
mình và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấp
trên và HĐND cùng cấp.
+ Phó chủ tịch xã là người giúp chủ tịch, được phân công phụ trách
thực hiện những công việc cụ thể. Thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề
được phân công chịu trách nhiệm trước chủ tịch về những phần việc được
giao. Trong quá trình hoạt động, phó chủ tịch giải quyết công việc với danh
nghĩa và quyền hạn chủ tịch. Các thành viên của UBND được chủ tịch phân
công phụ trách quản lý những ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định. Lĩnh

Sinh viên: Vi Thị Anh

7

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vực quan trọng thì trực tiếp bố trí vào cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên
môn, thuộc ngành, lĩnh vực đó. Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá
nhân về ngành, lĩnh vực được phân công trước chủ tịch UBND và cùng tập
thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước các cơ quan nhà
nước hữu quan.
* Các ngành chuyên môn thuộc UBND cấp xã:
UBND cấp xã không tổ chức ra các phòng chuyên môn mà có các công
chức giữ chức danh chuyên môn như:
+ Trưởng Công an
+ Chỉ huy trưởng quân sự
+ Địa chính
+ Tài chính - Kế toán
+ Tư pháp - Hộ tịch
+ Văn phòng – Thống kê
+ Văn hoá - Xã hội
Các cán bộ chuyên môn hoạt động dựa trên chức năng, nhiệm vụ được
giao và đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của lãnh đạo
UBND; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình ngành
mình phụ trách, nêu rõ những việc đã làm được, những khó khăn, vướng mắc,
từ đó đề xuất những kiến nghị với Chủ tịch UBND xã để có biện pháp giải
quyết.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Đội Cấn: (Xem phụ lục 01 ).

II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính Văn phòng của UBND xã Đội Cấn.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
2.1.1.1.Chức năng của văn phòng UBND xã Đội Cấn:
Văn Phòng HĐND và UBND xã là cơ quan tham mưu, giúp việc cho
lãnh đạo HĐND và UBND xã Đội Cấn :
Sinh viên: Vi Thị Anh

8

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động xây dựng và tổ chức thực
hiện chương trình, kế hoạch công tác,tham mưu về mặt điều hành hoạt động
và tổ chức công việc cho lãnh đạo.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các ban của HĐND, các đại
biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND xã giao.
- Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND; giúp
Chủ tịch UBND xã tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ
quan chuyên môn cùng cấp; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật,Văn
phòng thực hiện công tác mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật cho các hoạt động của HĐND và UBND xã;
tham mưu giúp UBND xã quản lý nhà nước về công tác dân tộc, tôn giáo;
2.1.1.2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Đội Cấn :

Tham mưu, giúp HĐND và UBND :
- Công tác Văn Phòng :
+ Trình HĐND và UBND xã chương trình làm việc, kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND và UBND xã.
+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của HĐND, và Chủ tịch UBND xã Theo đúng quy định của
pháp luật.
+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND xã; Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã.
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND, thường trực
HĐND, Chủ tịch UBND xã, công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,
lưu trữ hóa hành chính nhà nước của HĐND, UBND xã.
+ Tổ chức các phiên họp , buổi làm việc, và các hoạt động cuả HĐND
và UBND, tổ chức tiếp dân; Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ của Văn Phòng HĐND và UBND xã.
+ Tổ chức tiếp nhận các đơn thư, khiếu nại, tố cáo, thắc mắc của công
dân gửi về cơ quan. Phối hợp với các cơ quan chức năng để giải quyết khiếu

Sinh viên: Vi Thị Anh

9

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nại, tố cáo; Trả lời công dân trong trường hợp khiếu nại, tố cáo nhầm lẫn địa

chỉ, Văn phòng phải chuyển đơn thư, hướng dẫn đương sự đến cơ quan có
chức năng giải quyết, đồng thời hướng dẫn đương sự về quy trình thủ tục giải
quyết.
- Về công tác dân tộc, tôn giáo :
+ Thực hiện các văn bản do cấp huyện ban hành các văn bản hướng dẫn
về công tác dân tộc tôn giáo trên địa bàn và tổ chức thực hiện các văn bản đó.
+ Xây dựng các công tác dài hạn và hàng năm về công tác dân tộc tôn
giáo; tổ chức thực hiện các chính sách dân tộc, tôn giáo, các dự án, chương
trình kế hoạch.
- Về công tác thi đua khen thưởng :
+ Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn
phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen
thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương;
+ Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến;
Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề
nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc
trong phong trào thi đua.
- Giúp lãnh đạo cơ quan trực bộ phận “Một cửa” để tiếp nhận và trả kết quả
giải quyết các thủ tục hành chính nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành chính
hiện nay.
- Văn phòng giúp thủ trưởng thẩm tra, xác định tính chân thực, phối
hợp với bộ phận Tư pháp để công chứng, chứng thực các văn bản, tài liệu hợp
pháp theo nhu cầu của công dân.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch xã giao.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Đội Cấn:
- Lãnh đạo Văn phòng là Chủ tịch UBND :Chủ tịch UBND là người
đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND, về việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền và toàn bộ hoạt động của Văn phòng
Sinh viên: Vi Thị Anh

10

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Do đặc thù cấp xã không có lãnh đạo Văn Phòng nên cơ cấu tổ chức
của Văn Phòng UBND xã Đội Cấn có 02 người :
+ Một người phụ trách công tác xây dựng chương trình, lịch làm việc
đó; Thống kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND trong chỉ đạo thực hiện; giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có
thẩm quyền; làm báo cáo gửi cấp trên; Quản lý công văn, sổ sách, quản lý
việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo thống kê; theo dõi biến đọng số lượng, chất
lượng cán bộ, công chức cấp xã.
+ Một người làm công tác giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ
chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HĐND
hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết; Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho
các kỳ họp HĐND, cho công việc của UBND; Giúp HĐND và UBND thực
hiện công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật
về công tác được giao; Công tác thi đua khen thưởng; Nhận và trả kết quả
giao dịch công việc giữa UBND các cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế
“ một cửa”
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn Phòng UBND xã Đội Cấn.
( Phụ lục 02)
2.2. Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn
phòng:
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VĂN PHÒNG – THỐNG KÊ

UBND XÃ ĐỘI CẤN
I. Thông tin chung.
Tên chức danh: Cán bộ Văn phòng – Thống kê
Mã chức danh: VP01
Đơn vị công tác: VP HĐND – UBND xã Đội Cấn.
Cấp trên trực tiếp: P. Chủ tịch UBND
Nơi làm việc: UBND xã Đội Cấn

Sinh viên: Vi Thị Anh

11

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. Chức năng, nhiệm vụ.
Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của
Văn phòng, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND, lãnh đạo UBND về
toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Hoạch định Kế hoạch dài hạn, trung và ngắn hạn cho UBND theo chiến
lược đã đăng ký trong năm và triển khai kế hoạch và vạch ra những giải pháp
cụ thể nhằm đạt được Mục tiêu, kế hoạch đã đề ra.
Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức bộ máy và cán bộ; Trực tiếp phụ
trách các bộ phận: tham mưu, tổng hợp.
Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ, Công chức và nhân viên Văn phòng có
đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốtcông tác chỉ đạo, điều hành

của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND.
Chỉ đạo dự thảo và trình thường trực HĐND - UBND xã thông qua các
chương trình công tác và các báo cáo của Thường trực HĐND, của Chủ tịch
và Phó Chủ tịch UBND xã.
Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình thực hiện
nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn xã, phục vụ
cho việc chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tich HĐND xã.
Phối hợp cùng các ban ngành, đoàn thể liên quan để đề xuất kịp thời
với UBND xã các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại
UBND xã.
Chủ trì các cuộc họp, giao ban kiểm điểm, đánh giá kết quảcông tác của
đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
III. Quyền hạn.
Ký thừa uỷ quyền Chủ tich UBND các văn bản trong một số lĩnh vực
do Chủ tịch UBND giao.
Mua sách pháp luật, trang thiết bị phục vụ cho quá trình hoạt động của
uỷ ban.

Sinh viên: Vi Thị Anh

12

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

IV. Mỗi quan hệ trong quá trình thực hiện công việc.

- Chủ tịch: Tiếp nhận các ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Chủ tịch.
Đề xuất, kiến nghị các ý kiến tham mưu.
- Phó Chủ tịch: Tiếp nhận các ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Phó
Chủ tịch, cung cấp thông tin cho các ngành chuyên môn theo yêu cầu.
V. Điều kiện làm việc.
Phòng làm việc: Máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi và ồn ào.
Trang bị, dụng cụ, máy móc tại nơi làm việc: Máy vi tính, điện thoại,
fax, photo.
Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính.
Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu trong công việc.
Hành vi, tác phong trong công việc: Tích cực, vui vẻ, hoà nhã với mọi
người, tạo được tác phong của người lãnh đạo đối với nhân viên của mình.
Bảng phân công nhiệm vụ văn phòng – Thống kê:
(phụ lục 03)
III. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ, của UBND xã Đội Cấn:
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của UBND xã Đội Cấn.
STT
1.
2.

Các loại văn bản
Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội đồng nhân dân,

3.

ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về

4.

công tác văn thư
Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của

5.

Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã được sửa đổi, bổ

6.

sung năm 2002
Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy

7.

phạm pháp luật
Thông tư số 12/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ

Sinh viên: Vi Thị Anh

13

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp
8.

lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của
Bộ Công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện
một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8

9.

năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính

10.

phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính

11.

phủ về Quản lý và sử dụng con dấu
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao
- Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
- Phụ lục III: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản
- Phụ lục IV: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể

thức bản sao

12.

- Phụ lục V: Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản
Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của
Chính phủ về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ

13.

sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của
Chính phủ về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ

14.

sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ
tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

Sinh viên: Vi Thị Anh

14

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
15.
16.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính
phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân

17.

dân
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP

18.

ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công

19.

tác văn thư
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

20.

chính
Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà

21.

soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật
Quyết định số 30/QĐ – UBND ngày 12 tháng 6 năm 2013 của
UBND xã Đội Cấn Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu

22.

trữ.
Kế hoạch số 13/KH-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2015 của UBND
xã Đội Cấn về triển khai công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2015.
3.2.Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Đội Cấn
Văn thư tại UBND xã Đội Cấn do cán bộ Văn phòng quản lý được tổ

chức theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả.Các phương
tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị như: Cặp hồ sơ, tủ đựng tài liệu, bàn
làm việc có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy
in và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, cũng như việc
quản lý văn bản.Đảm bảo duy trì hiêu quả công việc một cách nhanh chóng, bí
mật và khoa học.

Sinh viên: Vi Thị Anh

15

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Ưu điểm:
- Công tác văn thư của UBND xã Đội Cấn được tổ chức theo mô hình
tập trung chính vì thế ưu điểm đầu tiên phải nói đến đó là sẽ giảm bớt được các
thủ tục, tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất công tác. Việc tìm kiếm văn
bản giấy tờ tập trung vào một đầu mối nên việc tìm kiếm sẽ mất ít thời gian, đảm
bảo thông tin đạt hiệu quả cao.
- Có các trang thiết bị như là tủ đựng tài liệu, giá, kệ, bàn làm việc có
ngăn khóa nên thuân lợi cho Văn thư trong việc giữ tài liệu.
* Nhược điểm:
- Bên cạnh ưu điểm trên cũng có các nhược điểm sau: công tác văn thư
của UBND xã Đội Cấn do cán bộ văn phòng quản lý với mô hình tổ chức văn
thư tập trung, các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư nhiều khi còn dẫn đến
tình trạng công việc quá nhiều, chồng chéo lên nhau khiến cán bộ văn phòng
kiêm thêm công việc của công tác văn thư giải quyết công việc còn tồn đọng,
làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn trong công
việc .
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đội
Cấn.
3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của UBND xã Đội Cấn .
UBND xã Đội Cấn có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như:
Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình...
Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND.

Khi Chủ tịch đi vắng, Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay
(KT.) những văn bản ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh
vực được phân công phụ trách.
Cán bộ Văn phòng được phép ký thẩm quyền ký một số giấy tờ: (VD
giấy chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường) và một số giấy tờ thừa lệnh của
Chủ tịch giao.
Sinh viên: Vi Thị Anh

16

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Ưu điểm:
-Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền.
Việc phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp
cho văn bản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định.Đồng thời cũng
tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách
nhiệm cá nhân liên quan đến văn bản.
Lãnh đạo UBND xã Đội Cấn làm việc theo quy chế của UBND đó là
làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao
trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của Chủ tịch, các Phó chủ
tịch, Uỷ viên Uỷ ban, mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách và chịu
trách nhiệm chính, mỗi thành viên Uỷ ban xã chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh
vực mình được phân công.
* Nhược điểm:

- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn
bản nhưng những quy định này không được cụ thể hóa nên đôi khi xảy ra tình
trạng chồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý lý, giải quyết văn bản. Dẫn
đến việc truy cứu trách nhiệm còn gặp khó khăn.Nhiều lúc khi Chủ tịch đi vắng
việc ký ban hành một số văn bản có chứa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối
với một số văn bản mang tính giải quyết công việc. Phó Chủ tịch ký ban hành còn
đắn đo nên một số bản chưa được ban hành kịp thời.
- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất
dẫn đến thẩm quyền ký văn bản cũng như thể thức để ký đôi khi còn chưa
đúng, chưa chuẩn.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
xã Đội Cấn.
Nhìn chung các văn bản UBND xã Đội Cấn ban hành có đầy đủ 9 thành
phần cơ bản, các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định
tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
Sinh viên: Vi Thị Anh

17

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thuật trình bày văn bản, Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11
năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan. các văn bản của UBND xã Đội Cấn soạn thảo và ban hành

luôn bám sát vào các văn bản pháp luật hiện hành để soạn thảo. Tất cả các văn
bản của cơ quan sau khi soạn thảo đều được kiểm tra kỹ về thể thức và nội
dung.
* Ưu điểm
Các văn bản do Văn phòng chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành đã
thực hiện tốt các công việc như:
Nội dung của văn bản đảm bảo tính đúng đắn, khách quan, phù hợp với
điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
Câu văn trong văn bản thể hiện được văn phong hành chính, phải ngắn
gọn, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí.
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập và xử lý tốt các thông tin có liên quan.
Hình thức của văn bản đã được thể hiện đầy đủ và chính xác các thành
phần được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2008/TTLT - BNV - VPCP
ngày 06/5/2005 của Văn phòng Chính phủ.
Văn bản đã được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định
của Hiến pháp và Pháp luật.

Sinh viên: Vi Thị Anh

18

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm thì trên thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chế
như:
Một số văn bản của Uỷ ban trong quá trình soạn thảo vẫn chưa đảm bảo
chặt chẽ tính pháp chế. Nguyên tắc bảo đảm chưa mang tính khoa học. Chưa
xây dựng được kết cấu chặt chẽ.
Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện văn
bản còn chậm, mất thời gian
Văn bản ban hành vẫn còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếu
nội dung văn bản, viết sai tên loại.
( phụ lục 04)
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của
UBND xã Đội Cấn.
Văn bản là phương tiện ghi chép, truyền đạt thông tin bằng tín hiệu ngôn
ngữ giữa các tổ chức, cơ quan, cá nhân với nhau nhằm thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết công việc. Do vậy, công tác soạn
thảo và ban hành văn bản luôn đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu
trong quản lý nhà nước nói riêng và trong các thủ tục hành chính nói chung.
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND xã Đội Cấn gồm: chuẩn bị bản
thảo văn bản, duyệt bản thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo văn bản
* Sơ bộ xác định vấn đề:
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản.
+ Hậu quả tác động của văn bản
- Căn cứ để xác định: yêu cầu giải qyết công việc( yêu cầu của vấn đề
cần giải quyết hay yêu cầu của cơ quan)
Sinh viên: Vi Thị Anh

19

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn
bản.
- Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Xác định thời gian ra văn bản.
* Xác định tên loại văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn
bản cần được soạn thảo. để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn
được loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền
ban hành văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể,
việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải
quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích.
- Căn cứ để xác định tên loại văn bản:
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan.
+ Nội dung cảu văn bản cần giải quyết
+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản
- Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại
văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
* Thu thập thông tin

- Có 3 loai thu thập thông tin cần thu thập: thông tin tiến bộ và thông
tin nguyên tác và thông tin thức tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích
giải quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc: dựa vào thong tin thu thập được. do vậy đòi hỏi
thong tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như vậy thì văn bản ban
hành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra.
- Phương pháp viết văn bản: viết bằng tay và đánh máy vi tính.
Sinh viên: Vi Thị Anh

20

Lớp: ĐHLT.QTVP K13b