Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UỶ BAN NHÂN dân xã KIM CHUNG
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (486.5 KB, 73 trang )
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
MỤC LỤC
MỤC LỤC..........................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................1
PHẦN I...............................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.............................4
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG..............................................4
A. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ
KIM CHUNG:.............................................................................................................................6
1. Chức năng:..............................................................................................................................6
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Kim Chung:............................................................6
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:......................................................................................................6
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và ti ểu th ủ công
nghiệp ........................................................................................................................................6
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:.................................................................7
2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao:............................7
2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã h ội và thi hành pháp lu ật
ở địa phương...............................................................................................................................8
2.6. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. ........................8
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Kim Chung:........................................................10
B. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG......................................................11
I. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG....................................................................11
1. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng:......................................................................................11
1.1. Chức năng:.........................................................................................................................11
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp................................................................................12
1.1.2. Chức năng hậu cần.......................................................................................................12
1. 2. Nhiệm vụ của văn phòng...............................................................................................12
1.2.1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình....................................12
1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin..........................................................13
1.2.3. Tham mưu văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật so ạn
thảo văn bản của cơ quan ban hành.....................................................................................13
1.2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng..........................................................13
1.2.5. Làm đầu mối duy trì mối liên hệ với các c ơ quan c ấp trên, ngang c ấp, c ấp d ưới
và với nhân dân.......................................................................................................................14
1.2.6. Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng.......................................14
1.2.7. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài s ản của c ơ quan,
đơn vị.........................................................................................................................................14
2.1.2. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng................................14
2.1.1.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn Phòng:..........................................................14
2. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG................................................16
3. Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND xã Kim Chung..............18
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn th ư, l ưu tr ữ c ủa c ơ
quan, tổ chức:...........................................................................................................................18
Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Kim Chung:..................................................18
3.3. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung.......................................20
3. 3.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản..............................20
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản............................................................................25
4.1. Sơ đồ hoá các quy trình tổ chức quản lý và gi ải quyết văn b ản đi c ủa UBND xã
Kim Chung................................................................................................................................25
4.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến................................29
4.3. Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài li ệu vào l ưu tr ữ c ơ quan
....................................................................................................................................................33
4.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu...............................................................................34
5. Khảo sát về tình hình thực tiễn các nghiệp vụ lưư trữ.................................................34
5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:.................................................................34
5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu.................................................................................................36
5.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................................37
5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................................................38
PHẦN II: .........................................................................................................39
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP..............................................................................39
Chuyên đề: ”Tổ chức, điều hành văn phòng”..............................................39
A. MỞ ĐẦU......................................................................................................39
1. Lý do lựa chọn chuyên đề:..................................................................................................39
2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của chuyên đề:...........................................................40
2.1. Mục tiêu:............................................................................................................................40
2.2. Nội dung nghiên cứu của chuyên đề, tập trung vào 2 nội dung chính: ...................40
3. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................40
4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu ...................................................................40
5. Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của chuyên đề...............................................................41
6. Kết cấu chuyên đề...............................................................................................................41
B. NỘI DUNG..................................................................................................42
Chương I ..........................................................................................................42
CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU
HÀNH, THAM MƯU, TỔNG HỢP PHỤC VỤ CỦA VĂN PHÒNG UNBD
XÃ KIM CHUNG............................................................................................42
I. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng
UBND xã Kim Chung. ............................................................................................................42
1. Vị trí, vai trò của văn phòng...............................................................................................42
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng ........................................................................44
1.2.2. Chức năng tham mưu tổng hợp ................................................................................46
1.2.3. Chức năng hậu cần.......................................................................................................47
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBND xã Kim Chung:.........................................47
1.4 . Phòng làm việc của Văn phòng UBND xã Kim Chung...............................................47
Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Chương II.........................................................................................................49
NHỮNG HẠN CHẾ, YẾU KÉM TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU
HÀNH VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG..........................................49
I. Những hạn chế, yếu kém chủ yếu trong công tác tham m ưu, t ổng h ợp c ủa các văn
phòng UBND xã Kim Chung. ................................................................................................49
1. Đối với văn phòng UBND xã Kim Chung .......................................................................49
II. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế, yếu kém trong công tác
tham mưu tổng hợp.................................................................................................................51
1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được.................................................................51
2. Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém ...................................................................52
2.1. Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao
....................................................................................................................................................52
2.2. Những hạn chế, yếu kém trong đội ngũ cán bộ và công tác cán bộ ch ậm đ ược kh ắc
phục...........................................................................................................................................52
2.3. Công tác phối hợp giữa các văn phòng với một s ố phòng, ban liên quan chưa th ật
chặt chẽ, đồng bộ, hiệu quả thấp.........................................................................................53
2.4. Thiếu các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực hiện công tác văn
phòng.........................................................................................................................................53
2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm vi ệc ở văn phòng
UBND xã Kim Chung còn hạn chế........................................................................................53
2.6. Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút ngu ồn nhân lực
có chất lượng cao về công tác tham mưu, tổng hợp ở các văn phòng. .............................53
Chương III........................................................................................................55
XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH THAM MƯU TỔNG
HỢP PHỤC VỤ TRONG THỜI KỲ CÔNG NGHIỆP HÓA,.....................55
HIỆN ĐẠI HÓA CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG................55
1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham m ưu xây d ựng và t ổ ch ức
thực hiện các chương trình công tác ; giải pháp nâng cao chất lượng tham mưu trên các
lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội.........................................................................................55
2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực đối ngoại...............55
4. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp lãnh đạo UBND xã ti ếp
dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo ....................................................................................55
5. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ...........................................56
6. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xây dựng và th ẩm định ch ương trình H ội
nghị của UBND xã Kim Chung..............................................................................................56
7. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên so ạn các lo ại văn b ản ch ủ y ếu c ủa
UBND xã Kim Chung..............................................................................................................56
8. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác ph ục v ụ hội ngh ị UBND xã Kim
Chung........................................................................................................................................57
9. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham m ưu trên lĩnh v ực qu ản lý tài
chính, tài sản của UBND xã Kim Chung..............................................................................57
Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
10. Thực hiện tốt những hoạt động có tính chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên không
thể thiếu trong cơ quan văn phòng.......................................................................................57
11. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp ph ục vụ c ấp u ỷ gi ữa
văn phòng UBND với các cơ quan liên quan (các ban đảng, văn phòng h ội đ ồng nhân
dân). ..........................................................................................................................................58
12. Tập trung kiện toàn tổ chức bộ máy và xây dựng đội ngũ cán b ộ các c ơ quan văn
phòng.........................................................................................................................................58
PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.............................................................59
ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KH ẮC PH ỤC NH ỮNG
NHƯỢC ĐIỂM TRÊN.............................................................................................................59
C. KẾT LUẬN..................................................................................................61
PHỤ LỤC.........................................................................................................64
Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là nơi tiếp nhận và xử lý thông tin, là bộ máy tham mưu
giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý và điều hành. Vì vậy,
Quản trị văn phòng là một công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ
quan, đơn vị, giữ một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển chung của
đất nước.Trong công cuộc đổi mới cải cách Hành chính Quốc gia ở nước ta
hiện nay thì công tác văn phòng đã và đang được Đảng và Nhà nước quan tâm,
chú trọng.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung học Văn thư
Lưu trữ được thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày
18/12/1971 của Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm
công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ
chuyên môn cung ứng được nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong
đó có ngành Quản trị Văn phòng.
Đáp ứng yêu cầu của xã hội và tạo điều kiện cho sinh viên có cơ hội học
tập rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và vận dụng những kiến thức chuyên môn
đã học, Trường đã tổ chức cho học sinh, sinh viên của mình đi thực tập tốt
nghiệp tại các cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp nhằm nâng cao nghiệp vụ học
sinh, sinh viên sau khi ra trường công tác, thực hiện phương châm giáo dục của
Đảng và Nhà nước đã đề ra “Học đi đôi với hành”, “Lý luận gắn liền với thực
tiễn” hay “Trăm hay không bằng tay quen”. Thực tập tại các cơ quan, đơn vị là
giai đoạn quan trọng trong quá trình đào tạo của nhà trường, tạo điều kiện để
học sinh, sinh viên học tập, rèn luyện phong cách làm việc, tác phong nhanh
nhẹn, có khả năng độc lập để giải quyết công việc của một người làm công tác
văn phòng.
Được sự giúp đỡ của Ban Giám hiệu nhà trường; Khoa Quản trị văn
phòng và được sự đồng ý tiếp nhận của HĐND & UBND Xã Kim Chung,
Huyện Hoài Đức, TP. Hà Nội, em đã đến thực tập tại cơ quan từ ngày
25/5/2015 đến ngày 30/7/2015.
Hơn 2 tháng thực tập tại cơ quan UBND Xã Kim Chung, do thời gian
có hạn còn nhiều lúng túng trong quá trình giải quyết công việc, nhưng với vốn
kiến thức được trang bị khi ngồi trên ghế nhà trường và sự hướng dẫn nhiệt tình
của các cán bộ, nhân viên trong UBND xã Kim Chung và với sự cố gắng của
bản thân đã giúp em hoàn thành tốt công việc, tích luỹ được những kinh
-1Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
nghiệm trong thực tiễn, em được hiểu rõ vai trò của người cán bộ văn phòng và
lòng yêu nghề sau khi tốt nghiệp ra trường. Điều đó được đúc kết qua bản báo
cáo gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng của UBND Xã Kim Chung:
1 . Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Xã Kim Chung.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý và hoạt động công tác Hành chính
Văn phòng của UBND Xã Kim Chung
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Kim Chung
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của
UBND xã Kim Chung
Phần II: Chuyên đề thực tập.
Chuyên đề “Tổ chức, điều hành văn phòng”
1. Lý do chọn chuyên đề.
2. Mục tiêu và nội dung chuyên đề.
3. Phương pháp nghiên cứu.
4. Đối tượng phạm vi và giới hạn nghiên cứu.
5. Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của chuyên đề.
Chương I: Cơ sở lý luận, thực tiễn và công tác tổ chức, điều hành tham
mưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND xã Kim Chung.
Chương II: Những hạn chế yếu kém trong công tác tổ chức, điều hành
tham mưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND xã Kim Chung.
Chương III: Xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ
chức, điều hành tham mưu tổng hợp phục vụ của Văn phòng UBND xã Kim
Chung.
Phần III: Phụ lục:
Nhân dịp kết thúc đợt thực tập và thông qua bản báo cáo tốt nghiệp này
cho phép em gửi tới thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cô chú,
anh chị cán bộ nhân viên trong HĐND-UBND Xã Kim Chung lời chúc sức
khoẻ và lời cảm ơn chân thành nhất.
-2Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Do kinh nghiệm thực tế còn yếu và đây là kết quả đánh giá bước trưởng
thành của em sau quá trình học tập và rèn luyện tại trường. Mặc dù đã nhận
thức được tầm quan trọng nghiệp vụ của mình nhưng bản báo cáo tốt nghiệp
vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của Nhà trường, của thầy cô giáo và các cán bộ nhân viên UBND xã Kim
chung, để bài viết của em được hoàn thiện hơn, giúp cho em có thêm được
những kinh nghiệm quý báu trong quá trình học tập và làm việc.
Em xin chân thành cảm ơn!
Kim Chung, ngày
tháng 7 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Anh
-3Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG
* VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG
Xã Kim chung nằm ở cửa ngõ Đông Bắc huyện Hoài Đức, phía tây thủ
đô Hà Nội (Hà Tây cũ) nơi đây đã, đang lưu giữ những di tích lịch sử, văn hóa,
nghệ thuật, những truyền thống tự hào của quê hương, đất nước, xã gồm 4 thôn
Yên Bệ, Yên Vĩnh, Đại Tự, Lai Xá, và 2 làng nghề truyền thống lịch sử lâu dài:
Nghề ảnh truyền thống Lai Xá, nghề Kim khí, mộc dân dụng Đại Tự. Xã có
đường Quốc lộ 32 (đường Hà Nội – Sơn tây) chạy qua phía bắc với chiều dài
2km và đường tỉnh lộ 422 chạy qua, với tổng diện tích tự nhiên là 375,15 ha
(trong đó diện tích đất canh tác là 221,6 ha). Dân số toàn xã là 10.586 người
với 5093 lao động tập trung vào các ngành nghề chủ yếu: Trồng trọt, chăn nuôi,
sản xuất két bạc, cơ khí, mộc, may thêu, thương mại và dịch vụ…………
Thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về công cuộc
đổi mới, công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, năm 2008 UBND tỉnh Hà Tây
đã tiến hành thu hồi 10 ha để xây dựng khu công nghiệp, hiện đã có 10 nhà
máy đi vào hoạt động sản xuất tạo việc làm cho hơn 2000 lao động của địa
phương với mức thu nhập bình quân khoảng 2 triệu đồng/người/tháng.
Với truyền thống lao động cần cù sáng tạo và đấu tranh anh dũng, đảng
bộ và nhân dân Kim chung đã không ngừng đưa nghề lúa nước kết hợp với một
số nghề thủ công và nghề nhiếp ảnh ngày càng phát triển cùng với sự phát triển
của đất nước. Trong những năm qua, thực hiện Nghị quyết của Đại hội Đảng bộ
xã Kim Chung, dưới sự chỉ đạo, lãnh đạo của UBND huyện Hoài Đức, Đảng
uỷ, HĐND, UBND xã Kim Chung, tình hình kinh tế của xã đã có những bước
chuyển biến đáng kể, sản xuất nông nghiệp, công nghiệp và tiểu thủ công
nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ. Theo số liệu báo cáo năm 2014: Tổng
giá trị sản xuất năm toàn xã Kim Chung ước đạt 149,4 tỷ đồng, đạt 100,9% kế
-4Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
hoạch năm tăng 14% so với năm 2013: Trong đó Nông nghiệp ước đạt 16,3 tỷ
đồng đạt 101,9% kế hoạch năm, tăng 3,8% so với năm 2013; Thương mại –
dịch vụ 70 tỷ đồng, đạt 100% so với kế hoạch năm, tăng 18,6% so với năm
2013; Công nghiệp xây dựng 63,1 tỷ đồng, đạt 101,8% kế hoạch năm, tăng
12,1% so với năm 2013; Thu ngân sách năm 2014 ước thực hiện 6.357.895324
đồng đạt 100% kế hoạch; Chi ngân sách năm 2014 ước thực hiện 718.171.454
đồng, đạt 90% kế hoạch;
Xây dựng nông thôn mới: xã Kim Chung đến nay đã hoàn thành và cơ bản
đạt 19 tiêu chí xây dựng nông thôn mới.
Tổ chức thăm hỏi tặng quà các đối tượng chính sách xã hội, người cao tuổi,
hưu trí.....trong năm 2014 là 1890 xuất quà trị giá 630.900.000 đồng;
Về công tác văn hoá - giáo dục trong những năm gần đây cùng với sự
phát triển của cả nước, trình độ dân trí của xã Kim Chung được nâng lên đáng
kể, người dân nhận thức được tầm quan trọng của công tác giáo dục, vì vậy tỷ
lệ trẻ trong độ tuổi được đến trường đạt 100%, xã đã hoàn thành phổ cập THCS
năm 2003, tỷ lệ học sinh THPT đạt 90% tổng số trong độ tuổi. Chất lượng dạy
và học năm học 2013 -2014 được nâng lên, học sinh giỏi cấp trường 613, cấp huyện
55; tốt nghiệp THCS đạt 100%; 68 học sinh thi đỗ vào các trường Đại học, cao
đẳng.
UBND Xã thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hoá văn nghệ và thể
dục thể thao nhằm góp phần vào việc rèn luyện sức khoẻ, phát huy phong trào
đoàn kết trong nhân dân và thông qua hoạt đông thể dục thể thao để phát phong
trào thể dục thể thao của xã, Huyện.
Công tác y tế và chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân cũng được UBND Xã
quan tâm, đẩy mạnh các dịch vụ y tế, chăm sóc sức khoẻ bằng cách thường
xuyên tổ chức khám sức khoẻ cho nhân dân, tuyên truyền việc phòng chống
các dịch bệnh và cách tự chăm sóc sức khoẻ của bản thân. Công tác y tế, Dân số,
Kế hoạch hóa gia đình: thực hiện tốt các chương trình mục tiêu y tế quốc gia đạt
hiệu quả cao: tỷ lệ trẻ em trong độ tuổi đều được tiêm phòng và uống VitaminA
100%; tổng số khám bện trong năm 7651 lượt người, tăng 9,2% so với năm 2013;
tỷ lệ trẻ suy dinh dưỡng 12,6% giảm 0,9% so với năm 2013.
Công tác an ninh - quốc phòng được giữ vững, giao quân 7 công dân lên
đường nhập ngũ đạt 100%; đăng ký quân dự bị tuổi 17: 62 nam công dân đạt 100%
đảm bảo cho mọi hoạt động của địa phương được thông suốt và đảm bảo đời
sống của người dân được ổn định.
-5Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
A. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND XÃ KIM CHUNG:
1. Chức năng:
UBND Xã Kim Chung với tư cách là cơ quan Hành chính Nhà nước ở
cấp địa phương, do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND
xã Kim Chung. UBND xã thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát trển kinh tế - Xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND xã Kim Chung thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Kim Chung:
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Quyết định dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn Xã, dự toán
thu, chi ngân sách và phân bổ ngân sách cấp mình, thực hiện các quyền hạn về
ngân sách của địa phương theo pháp luật.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra nghị
quyết của HĐND Xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định
của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện, công khai, có
kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định
của pháp luật.
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và
-6Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
tiểu thủ công nghiệp
- Tổ chức và hướng dẫn vực thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông nghiệp chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi.
- Phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng tu sửa đường giao thông trong xã.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể
thao:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp
bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho người trong độ tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mần non ở địa phương; phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở, Trường Trung học Phổ thông, Trường CĐ
trên địa bàn.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao; tổ
-7Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
chức các lễ hội cổ truyền, bỏa vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa và
danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, những người và gia đình có công với đất nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương
theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.
2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử
dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; thực hiện biện pháp phòng bệnh và
chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa
phương.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quy định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
2.6. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
UBND xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm bảo thực hiện chính sách
-8Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
Trong những năm qua, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đảm bảo thực hiện
thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch hóa, xây dựng nếp
sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch
đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lý
dân cư đô thị trên địa bàn; Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên
địa bàn xã theo quy định của pháp luật; quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng; ngăn chặn,
xử lý các hành vi vi phạm đối với cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của pháp
luật. Toàn đảng, toàn dân xã Kim Chung đã tích cực thực hiện tốt nhiệm vụ
chuyên môn được giao trong điều kiện thuận lợi cũng như khó khăn mang tính
đặc thù. Mặt khác thực hiện nghị quyết của HĐND về công tác chính trị, an
ninh quốc phòng, các đồng chí cán bộ luôn đi sâu đi sát với quần chúng nhân
dân, nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của nhân dân nên tình hình luôn được
ổn định trong xã không xảy ra vụ án nào lớn và thu được kết quả to lớn:
*. Về kinh tế: Trong vài năm trở lại đây nền kinh tế xã Kim Chung luôn
có bước phát triển mức tăng từ 8-10% hàng năm, đời sống nhân dân được ổn
định và ngày càng được nâng cao. Cụ thể trong từng nhóm sau đây:
*Về nông nghiệp: Lập kế hoạch quy hoạch sử dụng đất đai, giao đất,
cho thuê đất, thu hồi, chuyển giao sử dụng đất. Tổ chức hướng dẫn chương
trình, kế hoạch ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và hướng dẫn chuyển đổi
cơ cấu kinh tế, cây trồng và vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch. Phòng trừ
dịch bệnh đối với cây trồng và vật nuôi.
* Về công nghiệp: Phát triển các cơ sở sản xuất trên địa bàn xã như:
Kim khí, dệt kim, sản xuất vật liệu xây dựng.... các nhà máy, xí nghiệp đang
được đầu tư theo công nghệ tiên tiến và đang được mở rộng.
* Tiểu thủ công nghiệp:Tổ chức hướng dẫn việc triển khai và phát triển
các ngành truyền thống mang lại thu nhập cao và thu hút nhiều lao động. Tổ
chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành nghề mới.
* Về giáo dục - đào tạo:Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo
dục phối hợp tổ chức xây dựng, quản lí và kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp
mẫu giáo, trường Mầm non trên địa bàn xã phối hợp với UBND cấp trên quản
lí các trường tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn. Tham gia và đạt kết quả cao
trong các hội thi như: Giáo viên dạy giỏi cấp huyện, cấp thành phố, học sinh
giỏi cấp huyện....
-9Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
* Về y tế: Đào tạo trình độ chuyên môn cho cán bộ y tế luôn là mục
đích quan trọng của xã, đồng thời những năm qua xã đã thực hiện tốt chương
trình y tế Quốc gia và phong trào truyền thống dân số làm cho mọi người, mọi
nhà hiểu được ý nghĩa của phong trào.
* Về văn hoá - thể dục thể thao: Công tác TDTT – Văn nghệ cũng đã
được phát triển, tham gia do Huyện và Thành phố trao tặng.
* Tình hình an ninh: Thực hiên các biện pháp đảm bảo an ninh,
TTATXH xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh,
phòng chống tệ nạn văn hoá và các hành vi vi phạm pháp luật ở địa phương.
* Tình hình Quốc phòng:Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc
phòng toàn dân; Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế
hoạch; Xây dựng, sử dụng và huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ tại địa
phương.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Kim Chung:
• Cơ cấu bộ máy:
Ủy ban nhân dân xã Kim do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu: Chủ tịch,
Phó Chủ tịch, uỷ viên.
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Kim chung hiện nay được thể hiện cụ thể
như sau:
- Ban Chủ tịch gồm:
+ 01 Chủ tịch
+ 02 Phó chủ tịch
- Các ban ngành, đơn vị gồm:
+ Văn phòng - Thống kê
+ Ban Địa chính-Xây dựng
+ Ban Công an
+ Ban Tư pháp hộ tịch
+ Ban Văn hoá – Thương binh xã hội
+ Ban chỉ huy quân sự
+ Ban Tài chính-Ngân sách
- Các đoàn thể chính trị, xã hội gồm:
- 10 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
+ UBMT tổ quốc
+ Hội Nông dân
+ Hội Cựu chiến binh
+Hội Phụ Nữ
+ Hội Chữ thập đỏ
+ Đoàn thanh niên CS Hồ Chí Minh
Chủ tịch: Nhiệm vụ của chủ tịch là phân công cho các thành viên
của UBND, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND (trừ những
việc phải thảo luận và quyết định theo đa số). Chủ tịch UBND phải chịu trách
nhiệm cá nhân và các nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình và cùng
các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND cấp trên.
Phó chủ tịch: Giúp việc cho chủ tịch là 02 phó chủ tịch (01 phụ
trách về văn hoá xã, 01 phụ trách về kinh tế)
+ Phó chủ tịch phụ trách văn hoá xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản
lý Nhà nước trên các mặt hoạt động về văn hoá - xã hội trên địa bàn xã.Trực
tiếp quản lý các ban như: Ban văn hoá - thông tin, TDTT, Giáo dục và Đào tạo,
Ban tổ chức thương binh xã hội, ban dân số gia đình và trẻ em.
+ Phó chủ tịch phụ trách kinh tế: Chịu trách nhiệm về quản lý Nhà
nước trong công tác thu, chi ngân sách, hoạt động kinh tế, quản lý đất đai, địa
chính, xây dựng cơ bản đóng trên địa bàn xã.
- Các ban chuyên môn: Hoạt động dựa trên chức năng và nhiệm vụ
được giao đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện và trực tiếp của UBND.
Trưởng ban trực tiếp nhận chỉ thị của chủ tịch UBND xã và có trách nhiệm báo
cáo kịp thời tình hình của Ban do mình phụ trách.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dẫn xã Kim Chung (Xem phụ lục 01)
B. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM
CHUNG.
I. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
1. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng:
1.1. Chức năng:
- 11 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công
tác lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan. Chức năng của Văn phòng thể hiện:
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai
công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ
quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục
vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
1.1.2. Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Các điều kiện và
phương tiện ấy phải được quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung
để cung cấp kịp thời, đầy đủ mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung
công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động
mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc
nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có
những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả
hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như
thế nào của mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất
là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
1. 2. Nhiệm vụ của văn phòng
1.2.1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình
Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là tham mưu xây dựng
chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm
việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thường xuyên đôn đốc,
theo dõi việc thực hiện chương trình. Xây dựng được chương trình sát đúng là
việc khó, song việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện tốt chương trình đã vạch ra lại
càng khó hơn. Vì vậy, ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương trình kế hoạch
hoạt động của cơ quan, đơn vị, mỗi tổ chức muốn tồn tại và phát triển cần phải
tuân theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều
kiện để duy trì hoạt động; phải có nội quy, quy định, quy chế cụ thể để xác lập
mọi mối quan hệ công tác trong đơn vị cùng phục vụ cho mục tiêu chung. Văn
phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây dựng
quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch.
- 12 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định
sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không đủ thời gian để tự thu thập,
xử lý mọi nguồn tin được mà cần phải có sự trợ giúp của văn phòng. Văn
phòng được coi như “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn
thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý chuyển phát tại văn phòng. Từ
những nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo những
kênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong
cơ quan, nó quyết định sự thành bại trong hoạt động của tổ chức. Vì vậy, văn
phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu
nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì người lãnh
đạo sẽ có được những quyết định hữu hiệu và ngược lại, quyết định của người
lãnh đạo không hiệu quả, ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
1.2.3. Tham mưu văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về thể
thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành
Văn bản là phương tiện ghi tin và chuyển tin hữu hiệu, chính xác. Thông
tin tồn tại trong văn bản bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý và
quản lý… Mọi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản như một phương tiện hữu
hiệu, để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy, việc biên
soạn, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan nhà nước còn bộc
lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay, đã có hệ thống các văn
bản pháp luật quy định thống nhất trong việc ban hành văn bản quản lý nhà
nước trong cơ quan. Văn phòng phải là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong
việc trợ giúp thủ trưởng cơ quan soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm
quyền, đúng trình tự thủ tục và đạt được các yêu cầu về nội dung và hình thức.
1.2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, tự bản
thân văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu
quả. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ
chức chung của cơ quan, đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống.
Tuy nhiên, cũng phải thấy được tính chất đa dạng, phức tạp trong công tác văn
phòng để tổ chức bộ máy sao cho phù hợp, đáp ứng được cao nhất những yêu
cầu nhiệm vụ của cơ quan. Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học và công
nghệ phát triển, việc xây dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải
- 13 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
hướng tới mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng. Vì vậy, việc chăm lo bồi
dưỡng cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ, am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ
hành chính là rất cấp bách đối với các văn phòng cơ quan.
1.2.5. Làm đầu mối duy trì mối liên hệ với các cơ quan cấp trên,
ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân
Ở nhiệm vụ này, văn phòng thể hiện là bộ mặt của cơ quan, đơn vị. Vì
vậy, việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp cán bộ, nhân viên
phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng.
1.2.6. Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng
Khác với hoạt động chuyên môn trong cơ quan đơn vị, văn phòng phải
hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh
trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan. Đặc điểm hoạt động này xuất phát từ
chức năng của văn phòng phải bảo đảm tiếp nhận được mọi nguồn thông tin
của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của cơ quan. Văn phòng phải có
một bộ phận làm việc liên tục, tận tuỵ (ngày, đêm) ngay cả lúc đơn vị ngừng
hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật để đảm bảo trật
tự, an ninh và thông tin thông suốt. Công việc của văn phòng vừa gắn liền với
hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn với các bộ phận khác trong việc kiểm tra, đôn
đốc thực hiện mục tiêu. Vì vậy, để duy trì được hoạt động của văn phòng, cần
có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn
vị.
1.2.7. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài
sản của cơ quan, đơn vị
Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Các nhu cầu về hậu
cần trong các cơ quan đơn vị rất đa dạng, phong phú. Nơi nào có hoạt động, nơi
ấy cần cung cấp các điều kiện phương tiện và nguồn tài chính. Những công
việc chăm lo cho mọi hoạt động của cơ quan được thuận lợi, trôi chảy là nhiệm
vụ của văn phòng.
2.1.2. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng
2.1.1.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn Phòng:
Chức danh: Chánh Văn phòng
- Vị trí chức trách: Là lãnh đạo Văn phòng giúp lãnh đạo UBND xã
Kim Chung quản lý, điều hành và tổ chức thực nhiệm vụ được giao cho Văn
- 14 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
phòng.
- Trách nhiệm: Chánh Văn phòng phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh
đạo UBND và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng và việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Chủ tịch UBND thực
hiện các công tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính, ứng
dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác do Chủ tịch giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
+ Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Chủ tịch giao.
+ Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công
tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
+ Phân công các Phó Chánh văn phòng và chuyên viên, nhân viên thực
hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm
vụ được giao.
+ Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên viên văn thư
chuyển đến.
+ Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp do UBND xã Kim
Chung tổ chức.
+ Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước
khi lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết luận UBND xã Kim Chung.
+ Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản của UBND xã Kim Chung theo sự
phân công trước khi trình lãnh đạoUBND xã Kim Chung ký ban hành.
+ Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo
của lãnh đạo UBND xã Kim Chung.
+ Chủ động phối hợp với các ban, đơn vị để xử lý những vấn đề có liên
quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban
thuộc UBND xã Kim Chung.
+ Vận động cán bộ, công nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ
nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan.
Thay mặt tập thể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh
đạo UBND về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải
- 15 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về
quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn phòng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo UBND xã Kim Chung giao.
- Quyền hạn:
+ Được Chủ tịch UBND xã Kim Chung ủy quyền ký thừa lệnh một số
văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh văn phòng
+ Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
+ Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với công
chức các phòng, ban thuộc Văn phòng.
+ Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho công
chức, nhân viên Văn phòng.
- Quan hệ công tác:
+ Báo cáo trực tiếp cho: Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
+ Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
+ Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc UBND xã Kim
Chung và cơ quan khác.
2. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
Chức danh: Cán bộ, Nhân viên Văn Phòng
- Chức trách:
Cán bộ Văn phòng, Nhân viên Văn phòng của UBND xã Kim Chung,
thực hiện công tác Văn phòng và các nhiệm vụ khác theo phân công của
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, nhân viên chịu trách
nhiệm trước Phó Chánh Văn phòng phụ trách và trước pháp luật về ý kiến đề
xuất, tiến độ, kết quả, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được phân
công.
- Nhiệm vụ: thực hiện một số mặt công tác thuộc nhiệm vụ của Văn
phòng do Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng phụ trách giao.
-Nhiệm vụ cụ thể:
- 16 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
+ Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ, chất lượng
và hiệu quả công việc góp phần đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo Thanh tra thành
phố.
+ Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và
văn hóa công vụ trong cơ quan.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng phụ trách giao.
+ Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời,
chính xác, đúng nội dung yêu cầu.
+ Soạn thảo các chương trình, kế hoạch, thông báo, công văn, giấy triệu
tập hội nghị,… Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp, hội nghị theo sự phân
công.
+ Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khen thưởng trong
công tác thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ do Chánh Văn phòng
giao.
+ Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết
luận thanh tra theo sự phân công của Chánh văn phòng.
+ Phối hợp với các Phòng khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến
những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn
phòng phân công.
- Quyền hạn:
+ Đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng các vấn đề liên quan đến việc thực
hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
+ Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
chất lượng hiệu quả công tác và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân
viên Văn phòng.
- Quan hệ công tác:
+ Báo cáo trực tiếp cho: Chánh Văn phòng
+ Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chánh Văn phòng
- 17 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
+ Quan hệ phối hợp với các phòng, ban thuộc UBND xã Kim Chung và cơ
quan khác.
3. Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND xã
Kim Chung.
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức:
Văn phòng UBND xã Kim Chung thực hiện việc quản lý văn bản, công
tác văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính
phủ sửa chữa, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004của Chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính.
- Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế Văn thư Lưu trữ.
3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Kim Chung:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ
trang nhân dân.
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan.
Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà
nước, báo cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư
là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn
- 18 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
trong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo
thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND và thấy được tầm quan
trọng của công tác văn thư thì công tác Văn thư của UBND Xã được tổ chức
theo hình thức Văn thư tập trung thuộc sự quản lý của Văn phòng và thực hiện
theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo vệ bí mật
Nhà nước và một số quy định cụ thể của UBND Xã. Xã hiện có một cán bộ
Văn thư chuyên trách (trình độ trung cấp) được đào tạo bài bản và sử dụng
thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của Văn thư
hiện đại.
Để thuận tiện cho việc liên hệ công tác cho các đơn vị, cá nhân và thực
hiện công việc của công tác văn thư, phòng Văn thư được bố trí ở tầng 1của
UBND.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)
cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực
hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư cơ
quan. UBDN xã Kim chung có 06 sổ chính là: Sổ đăng ký văn bản đi, Sổ
chuyển giao văn bản đi, sổ gửi văn bản đi bưu điện, số đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển giao văn bản đến, sổ theo dõi giải quyết văn bản đến. Ngoài ra với cơ
cấu tổ chức là một cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND Xã
thường xuyên phải tiếp nhận và giải quyết những đơn thư khiếu nại, tố cáo
thuộc thẩm quyền giải quyết của uỷ ban, vì vậy ngoài những sổ nêu trên còn có
thêm sổ đăng ký đơn thư.
Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập được bố trí sát cạnh
phòng Văn phòng, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và
tiếp cận thông tin với mọi người, được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,
thiết bị hiện đại như: Máy điều hoà, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy
photo, tủ đựng tài liệu… Đảm bảo yêu cầu của công tác Văn thư nhanh chóng,
chính xác, bí mật, hiện đại.
Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của UBND xã Kim Chung đã đem
lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời,
chính xác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của UBND hoạt
động được đạt hiệu quả cao nhất, từ đó cũng góp phần vào việc phát triển kinh
tế xã hội của địa phương.
- 19 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên trong mô
hình tổ chức công tác văn thư của UBND xã Kim Chung còn tồn tại một số hạn
chế nhỏ như: công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời do cán bộ
văn thư phải kiêm nhiệm một số công việc khác và số lượng công việc cũng
tương đối nhiều. Vì vậy, việc tồn tại những hạn chế là việc không thể tránh
khỏi.
3.3. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung
3. 3.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản
3.3.1.Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung
thực hiện theo quy định cơ quan Nhà nước:
3.3.2. Về thẩm quyền: Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản
thuộc thẩm quyền ban hành của UBND
3.3.3. Về thể thức: Thực hiện đúng quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3.3.4.Về nội dung: Nội dung văn bản trước khi soạn thảo phải được trình
duyệt lãnh đạo văn phòng để kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, phù hợp về nội
dung của văn bản.
3.3.5. Ban hành văn bản: Thời hạn phát hành văn bản
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được
người có thẩm quyền ký, Văn phòng UB có trách nhiệm gửi văn bản đến các tổ
chức và cá nhân có liên quan.
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo
UBND thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc,
Văn phòng UB phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành
văn bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB.
- Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo UB
chủ trì họp, Văn phòng UB phải ra thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo UB tại
cuộc họp.
3.3.6. Về việc ký văn bản:
* Chủ tịch, các Phó chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:
- Các Quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản
quan trọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên.
- 20 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
- Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của các đơn vị trực thuộc UBND.
- Quyết định cử Lãnh đạo UBND tham gia các ban, hội đồng; đi công
tác, học tập trong và ngoài nước; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm cán bộ
lãnh đạo, quản lý thuộc thẩm quyền của UBND.
- Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, được UBND Huyện uỷ quyền.
* Phó chủ tịch được giao ký thay các văn bản sau:
- Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,
tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy
định về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước và của UBND,
thanh lý tài sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Chủ tịch
phân công phụ trách.
* Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:
- Ký một số loại văn bản thuộc thẩm quyền của mình.
- Ký tất cả các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được
phân công, phân cấp quản lý.
3.3.7. Phát hành văn bản:
- Văn phòng UB có trách nhiệm phát hành văn bản của UB đến các cơ
quan, đơn vị có liên quan sau khi cấp có thẩm quyền ký.
- Văn phòng UBND tổ chức việc thông báo trên hệ thống truyền thanh
của Xã theo quy định đối với các văn bản do UBND ban hành.
Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành phải bảo đảm thực
hiện đúng quy định pháp luật về quản lý các tài liệu, thông tin thuộc danh mục bí mật
Nhà nước.
3.3.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan:
- Chủ tịch UBND Xã ký các văn bản: Quyết định của UBND Xã về chủ
trương công tác quan trọng, về tổ chức bộ máy và nhân sự các phòng, ban, cơ
quan trực thuộc Xã, các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch, ngân sách, phê chuẩn
biên bản bầu cử Chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã, thị trấn và các văn bản quản
lý đất đai, ký các văn bản trình UBND Huyện. Nếu Chủ tịch đi công tác vắng
hoặc bận công việc thì Phó chủ tịch được uỷ nhiệm ký thay.
- Phó chủ tịch UBND Xã phụ trách các lĩnh vực công tác được Chủ tịch
- 21 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn
phòng K1A
