Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã lê hồ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Vũ Thị Thảo
Lớp: Đại học liên thông Quản trị văn phòng K13B

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13B HỆ ĐẠI HỌC
LIÊN THÔNG KHÓA HỌC (2013 – 2015)

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân xã Lê Hồ
Địa chỉ: Thôn An Đông, xã Lê Hồ, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Ngọc Huyền
Giảng viên hướng dẫn: Đinh Thị Hải Yến
NĂM 2015


LỜI MỞ ĐẦU
Với quy mô dân số đứng thứ 13 trên thế giới như hiện nay mà nền kinh tế
chỉ đứng thứ 42 trên tổng số 177 nền kinh tế, là chưa tương xứng với tiềm năng
(theo xếp hạng của Ngân hàng Thế giới WB). Liệu Việt Nam có thể vươn lên
đứng thứ 13 tương xứng với tiềm năng dân số hay không?
Để đạt được mục tiêu đó, Việt Nam chúng ta đang phải nỗ lực hết mình
cải cách kinh tế, giáo dục, y tế, văn hóa xã hội, khoa học công nghệ… hướng tới
công cuộc CNH – HĐH đất nước. Chúng ta nên cải cách những hạng mục được
cho là luôn đi trước một bước như: Điện lưới, giao thông, nhân lực và trong đó
có cả hành chính. Nước ta được cho là một nước có thủ tục hành chính khá
phức tạp, chậm trễ. Chúng ta nên sửa đổi những thủ tục này sao cho nhanh gọn,
thuận lợi để thu hút vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam.
Luôn cho rằng Việt Nam có thủ tục hành chính phức tạp. Một trong
những nguyên nhân chính là do đội ngũ nhân viên hành chính còn chưa chuyên

nghiệp trong công việc của mình. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu xã hội thì đã có
rất nhiều trường đại học, cao đẳng tham gia đào tạo đội ngũ nhân viên hành
chính với đa dạng các khoa, ngành như: Đại học hành chính quốc gia, Học viện
Hành chính, Đại học Nội vụ Hà Nội,…các khoa như: Văn thư – lưu trữ, Hành
chính học, Quản trị Văn phòng, … Để sinh viên của mình có được những kĩ
năng cần thiết nhất, thành thạo nhất khi ra trường các trường hầu hết đều tổ
chức cho sinh viên thực tập trong và ngoài trường để nhằm rèn luyện khả năng
thực hành, thực hành các kĩ năng cần thiết, các kiến thức xã hội…Đây là cơ hội
tốt cho sinh viên để nâng cao trình độ của mình, và còn có thể đáp ứng được các
công việc cao hơn của các công ty, có thể tìm được công việc tốt cho mình.
Đối với chuyên ngành mình đang theo học tôi luôn mong muốn được
“học đi đôi với hành” như vậy sau khi ra trường mình mới có được nguồn kiến
thức cần thiết, bổ sung thiếu sót trước khi ra trường. Vì vậy tôi đã chọn UBND


xã Lê Hồ làm nơi thực tập tốt nghiệp của mình. Bởi ở đây tôi được trải nghiệm
thực tế gần sát với chuyên ngành mình đang theo học, được tiếp cận với cơ cấu
tổ chức, bộ máy nhà nước, cách thức làm việc… Được sự hướng dẫn nhiệt tình,
chu đáo của các cán bộ ở đây, đặc biệt là đồng chí Nguyễn Ngọc Huyền – nhân
viên tư pháp ở xã,ngoài ra tôi còn được giảng viên: Đinh Thị Hải Yến – Giáo
viên chủ nhiệm lớp, đã hướng dẫn tôi thực hiện báo cáo này một cách tốt nhất
có thể. Trong báo cáo của mình tôi sẽ thực hiện các kiến thức mình đã được học
và các kiến thức thực tế mà tôi đã tìm hiểu được khi thực tập tại UBND xã Lê
Hồ với các nội dung:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND xã Lê Hồ
Phần II: Thực hành chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ Thư kí văn phòng trong
UBND xã Lê Hồ
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Trong thời gian thực tập với nỗ lực của bản thân, tôi luôn mong muốn
báo cáo của mình được hoàn thiện nhất. Tuy nhiên, báo cáo được hoàn thành

trong thời gian ngắn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế.
Chính vì vậy rôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và bạn bè để
báo cáo của tôi được hoàn chỉnh hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Hà Nam, ngày 15 tháng 07 năm 2015
Sinh viên

Vũ Thị Thảo


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ
I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND XÃ LÊ HỒ
1.Vài nét về sự hình thành của UBND xã Lê Hồ
Xã Lê Hồ là một đơn vị hành chính trực thuộc huyện Kim Bảng, tỉnh Hà
Nam, cách Hà Nội khoảng 60 km, nằm ở phía Tây Bắc của huyện Kim Bảng.
Phía Đông giáp xã Đại Cương, xã Đồng Hóa, phía Tây giáp xã Tượng Lĩnh,
phía Nam giáp xã Tân Sơn, phía Bắc giáp xã Nguyễn Uý và xã Đại Cường. Xã
có diện tích 7.35 km2 , chiều dài 3.5 km, chiều rộng 2,5 km. Trước cách mạng
tháng Tám năm 1945, toàn xã có hơn 3000 người. Đến tháng 12/2005 xã có
8.182 người.Đến năm 2010 có 8.276 người. Diện tích canh tác của xã là 521,95
ha. Đơn vị hành chính gồm 5 xã: Phương Thượng, Phương Đàn, An Đông,
Đồng Thái, Đại Phú.
Lê Hồ là “chiếc nôi” của phong trào cách mạng của huyện và của tỉnh
thời kì tiền khởi nghĩa; là cơ sở vững mạnh trong kháng chiến chống Pháp, Mỹ;
là một trong những đơn vị đi đẩu của huyện Kim Bảng trong công cuộc đổi
mới. Lê Hồ - người Đảng viên cộng sản đầu tiên của quê hương đã hy sinh anh
dũng vì lý tưởng của Đảng, vì sự nghiệp giải phóng dân tộc, trở thành tấm
gương sáng cho các thế hệ mai sau mãi mãi noi gương, phát huy trong sự

nghiệp đấu tranh bảo vệ, xây dựng quê hương, đất nước.
Theo ghi chép của một số dòng họ, thần phả còn lưu giữ được ở đình
Phương Thượng; đặc biệt là những hiện vật tìm được tại ngôi mộ cổ ở gò Nấm
giữa 2 xã Lê Hồ và Đồng Hóa năm 1987, thì các địa danh thuộc xã Lê Hồ ngày
nay đã có trước đây 2000 năm lịch sử. Từ xa xưa, nơi đây có sông Đường Giang
bắt nguồn từ vực Chùa Ông chảy dọc qua địa bàn xã xuống tận Vân Chu rồi đổ


ra sông Đáy. Trải qua nhiều biến cố lịch sử và nhiều lần thay đổi tên gọi như Vũ
Bình, Sơn Nam Thừa Tuyên, Sơn Nam Thượng,…Đến cách mạng tháng 8/1945
thành công, để tưởng nhớ và tỏ lòng biết ơn đồng chí Lê Hồ - người con ưu tú
có nhiều cống hiến đóng góp cho phong trào cách mạng của quê hương, các xã
nhỏ thuộc tổng Phương Đàn vinh dự mang tên xã Lê Hồ.
Qua thời gian và sự cố gắng của toàn xã, xã đã đạt danh hiệu Anh hùng
lực lượng vũ trang thời kì kháng chiến chống Pháp ngày 21/08/2005. Thành tích
khen thưởng trong 75 năm 1930-2010. Tập thể : 07 bằng có công với nước, 03
Huân chương kháng chiến, 03 Huân chương Lao động, 03 bằng khen của Hội
đồng Chính phủ, 820 huân, huy chương, 07 gia đình được tặng Bằng có công
với nước.
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
2.1 Chức năng
UBND do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND xã, là cơ quan
quản lý hành chính nhà nước ở địa phương. Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến
pháp, pháp luật và các văn bản của Cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
HĐND cùng cấp.
UBND xã Lê Hồ là Cơ quan hành chính cấp xã có chức năng lãnh đạo,
điều hành UBND cấp xã, các ban ngành thuộc xã thực hiện nhiệm vụ chính trị,
xã hội có trách nhiệm tổ chức quản lý Hành chính Nhà nước. UBND chịu trách
nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên
và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện

pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các
chính sách khác trên địa bàn.

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn


Trong lĩnh vực kinh tế:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
+ Lập sự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân
sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan
tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách đại phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước,
cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, và báo cáo về
ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất để lại phục vụ các nhu cầu
công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường
giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định.
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xâu dựng các công
trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý
các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo sử
dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ
công nghiệp:
+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối

với cây trồng và vật nuôi;


+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ, thực hiện việc tu bổ, bảo
vệ đê điều, phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, lũ lụt; ngăn chặn kịp
thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều tại địa phương;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên dịa bàn theo quy định
của pháp luật;
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống
ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, để phát triển
các ngành, nghề mới.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân
cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thwujc hiện các
lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi;


+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường
tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình
được giao; vận động nhân dẫn giữ gìn vệ sinh; phòng, chống bệnh dịch;
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện chính sách chế độ đối với thương binh, gia đình liệt sĩ, những
người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia
đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng
xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng kí,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp
luật khác ở địa phương;


+ Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng kí tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
+ Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và

tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân ;
+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp thực hiện với các cơ quan chức năng trong
việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định
về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
2.3 Cơ cấu tổ chức ( xem phần phụ lục I)
- 01 chủ tịch: Nguyễn Văn Trường
- 01 phó chủ tịch: Kiều Văn Tâm
Gồm 07 phòng, ban như trong sơ đồ phụ lục I.
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng (xem kĩ ở phụ lục 2)
1.1 Tổ chức: UBND xã làm việc theo chế độ lãnh đạo tập thể và có phân công
cá nhân chịu trách nhiệm. Đứng đầu là Chủ tịch UBND xã là người lãnh đạo và
điều hành công việc của UBND, Phó chủ tịch UBND là người giúp việc cho chủ
tịch, thực hiện những công việc được chủ tịch phân công phụ trách liên quan tới
các lĩnh vực chuyên môn nhất định. Tiếp đó, là các Ủy viên và các ban ngành
khác trong UBND.
1.2 Hoạt động: UBND xã thường xuyên thực hiện các hoạt động sau:
+ Tổ chức các phiên họp của UBND
+ Hoạt động của Chủ tịch UBND
+ Hoạt động của các Ủy viên và các thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.1 Vị trí và chức năng


Văn phòng của HĐND – UBND xã là cơ quan chuyên môn thuộc UBND,
có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND; Tham
mưu giúp UBND xã quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ; tham mưu cho

Chủ tịch UBND xã về công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan
nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
HĐND và UBND.
Văn phòng HĐND – UBND xã có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của
UBND xã, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng UBND huyện, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và
HĐND huyện.
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ: căn cứ vào
yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch
UBND duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn
phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực hiện: Đôn đốc các bộ
phận công tác triển khai; theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kì, văn phòng tổng
hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện
chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn
có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuẩn của UB. Tổ chức cuộc họp giao ban
hàng tuần của Chủ tịch và Phó chủ tịch UB.
+ Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND
xã trong việc chỉ đạo thực hiện: Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác
thông tin và xử lý thông tin, phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình


hình các mặt công tác của địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực
sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã và việc giám sát của HĐND. Công tác đảm
bảo thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình
hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an nhin quốc phòng; Tình hình hoạt
động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa

phương
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành.Văn phòng
thông báo kết luận của lãnh đạo UB đến các ngành, đoàn thể, thôn, xóm.
+ Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của UB: Ở UBND xã thường có các
cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp UB; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó
chủ tịch UB; Cuộc họp của lãnh đạo UB với các trưởng thôn; Cuộc họp của
lãnh đạo UB với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã… Trách nhiệm của văn
phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các
cuộc họp; Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và
chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp.
+ Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng: Căn cứ vào văn bản hướng dẫn
của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức
thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan UB và trong địa phương.
Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình kinh tế; làm thủ tục
đề nghị UB khen thưởng theo thẩm quyền hoặc UB đề nghị lên cấp trên khen
thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
+ Tổ chức công tác tiếp dân: Theo quy định của UB, văn phòng trực tiếp tiếp
nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến UB. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để
lãnh đạo UB trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước. Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của UB và hướng
dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.


+ Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa UB với cơ
quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “ một cửa”: Cơ chế một cửa là cơ chế giải
quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận
giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả thực hiện tại một đầu mối là bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành
chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng,

nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi – bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Công tác văn phòng – Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên
môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết
hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
+ Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân: Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián
tiếp.Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể
hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách
nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo UB đồng ý, văn
phòng sắp xếp lịch làm việc.
+ Đảm bảo cơ sở vật chất kĩ thuật và phương tiện làm việc: Cơ sở vật chất và
phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao
thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm… Ở cấp xã, văn phòng không
làm chủ tài khoản của UB.Bộ phận đảm bảo kinh phí cho UB hoạt động lại là
Tài chính – Kế toán. Tuy vậy văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật
chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện
hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng
đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác. Trong
trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm, văn
phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan UB.


+ Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của UB:
Bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến;
Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan UB;
Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc
thẩm quyền quản lý của UB theo quy định của pháp luật.
Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường
trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ… Trách nhiệm của văn phòng đối với

công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp
trên gửi cho UB. Biên soạn, trình lãnh đạo UB ban hành văn bản mới về công
tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.
+ Thực hiện công tác tổ chức – cán bộ: Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã
thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức, người lao động thuộc UB. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ,
công chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp
Chủ tịch UB thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, người lao
động.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác do HĐND, UBND xã giao hoặc theo quy định của
pháp luật.
2.3 Cơ cấu tổ chức
Văn phòng UBND xã Lê Hồ gồm 02 thành viên: Chánh Văn phòng và
Phó chánh văn phòng. (Nội dung có trong phần 3 Xây dựng bản mô tả công việc
của các vị trí công việc trong Văn phòng xã)


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng
Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Văn phòng gồm có: 01 Chánh Văn phòng, 01
Phó chánh văn phòng. Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch
UBND xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp
luật.
Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan Văn phòng HĐND –
UBND xã: Chịu trách nhiệm trước HĐND, Chủ tịch HĐND xã, UBND xã, Chủ
tịch UBND xã và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
Tham mưu xây dựng chương trình nội dung công tác của năm và các kỳ

họp HĐND – UBND; tham mưu tổng hợp báo cáo thực hiện KT – XH, QP –
AN 6 tháng và cả năm của UBND xã. Chuẩn bị các báo cáo, các tờ trình của
UBND huyện trình tại kỳ họp HĐND xã; chuẩn bị các Nghị quyết của HĐND
huyện.Thư kí ghi văn bản các cuộc họp, hội ý của Chủ tịch và các Phó chủ tịch
UBND xã.
Thẩm định các loại văn bản cảu HĐND, UBND xã trước khi Thường trực
HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND ký ban hành.
Thừa lệnh Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND ký ban hành một số loại văn
bản theo quy định của pháp luật như: thông báo kết luận các kỳ họp UBND;
thông báo ý kiến kết luận các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, công
văn giao nhiệm vụ cho các ban ngành liên quan và UBND các thôn, trên cơ sở
có ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã.
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và chi phí phát sinh hàng tháng
ngoài định mức chi thường xuyên báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch và trưởng
phòng Tài chính – Kế hoạch phê duyệt, cấp bù.
Sinh viên: Vũ Thị Thảo 1

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trực tiếp phụ trách các bộ phận: Ngoại vụ, tổng hợp, kế toán, thủ quỹ,
chuyên viên HĐND; điều hành xe ô tô cơ quan theo quy định của nhà nước;
Tham mưu cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện về việc xây dựng,
sửa chữa mua sắm trang thiết bị làm việc phục vụ cho công tác quản lý nhà
nước trong cơ quan UBND xã.
+ Phó Chánh văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng, được Chánh

văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước
Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công
phụ trách. Cụ thể giúp Chánh văn phòng những công việc sau:
Theo dõi, quản lý tài sản, cơ sở vật chất củ cơ quan UBND xã
Tham mưu đề xuất cho Chánh văn phòng việc mua sắm, sửa chữa, thanh
lý cơ sở vật chất bị hư hỏng tại cơ quan HĐND – UBND xã;
Giám sát thực hiện chế độ hội họp, tiếp khách theo chế độ tài chính nhà
nước và quy định của cơ quan UBND xã. Bố trí hội trường cho các cuộc họp
theo lịch công tác hàng tháng và các cuộc họp đột xuất.
Ký thay Chánh văn phòng công văn mời họp của UBND xã, ký xác nhận
cho hộ gia đình, cá nhân thuộc các xã miền núi tại xã, ký công lệnh, ngoài ra ký
các văn bản khác khi được Chánh văn phòng giao. Hàng tháng, kiểm tra và ký
xác nhận chỉ số vận hành của 03 xe ô tô theo lệnh điều xe của Chánh văn
phòng.
Trực tiếp chỉ đạo tổ hành chính gồm các bộ phận; phô tô đánh máy, nhà
khách, hội trường, tạp vụ; nhà bếp, nhà ăn; y tế, bảo vệ, điện nước và vệ sinh
môi trường. Ký lệnh photo, đánh máy và xác nhận chỉ số vận hành của máy.

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 2

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Xây dựng lịch công tác hàng tháng của Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND.Tổng hợp báo cáo hàng tháng của UBND xã và các báo cáo tác nghiệp
khác liên quản gửi UBND huyện và các ngành liên quan.

Ghi biên bản, kết luận của Chủ tịch UBND tại các phiên họp UBND
thường kỳ; các cuộc họp giao ban của Chủ tịch, Phó chủ tịch với các cấp, các
ngành; theo dõi các tổ chức, cá nhân có mặt và vắng mặt khi tham gia hội họp.
Theo dõi đôn đốc các phòng, ban ngành, các thôn trong việc thực hiện chế độ
báo cáo định kì, báo cáo tác nghiệp và nhiệm vụ do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UB
giao theo yêu cầu.
Ký thay Chánh văn phòng một số loại văn bản như: Công văn mời họp
của UBND xã, thông báo kết luận các kì họp UBND xã, thông báo kết luận tại
các cuộc họp giao ban giữa trưởng các phòng ban và chủ tịch UBND xã và kí
các văn bản khác khi được Chánh Văn phòng giao; đôn đốc bộ phận photo,
đánh máy, văn thư xử lý kịp thời các công văn UBND xã ban hành. Giúp Chánh
Văn phòng thẩm định các loại văn bản của UBND xã trong lĩnh vực nông
nghiệp trước khi trình Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND ký ban hành.
Cùng với phòng Tư pháp kiểm tra rà soát các văn bản quy phạm pháp luật
của các xã, thị trấn, các cơ quan, đơn vị theo định kì.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Chánh Văn phòng phân công.
III. TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ
1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của
UBND xã Lê Hồ.
Hiện nay do chưa được quy định cụ thể nên UBND cấp xã chưa chính thức
được ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Khi xây dựng hệ thống hóa các
văn bản quản lý của cơ quan chỉ xác định được hệ thống văn bản hành chính.

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 3

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn bản hành chính thông thường là hình thức văn bản chứa đựng các
thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước với nội dung mang tính chất báo
cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên, thông báo xuống cấp dưới bao gồm các văn
bản như: Quyết định (trực tiếp hoặc gián tiếp), chỉ thị, thông báo, chương trình,
kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện,
giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy ghi chép, giấy
đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển, phiếu gửi, công văn.
2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Lê Hồ là mô hình tập trung. Tất cả các
văn bản, tài liệu, công việc của UBND đều do Chánh Văn phòng thực hiện.
Chánh văn phòng có thể giao một phần công việc cho Phó Chánh văn phòng,
tuy nhiên sau khi thực hiện xong đều phải trình lên Chánh văn phòng xem xét,
phê duyệt mới được thực hiện.
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của UBND xã
3.1.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND xã
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Khoản 3, điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/2/2010của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư bao gồm khổ giấy, kiểu
trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày và các thành phần thể thức,
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với
văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng
các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên
Sinh viên: Vũ Thị Thảo 4

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo,
tạp chí và các ấn phẩm khác.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được văn phòng xã thực hiện đúng
nội dung, chính xác với từng loại văn bản, kỹ thuật trình bày đúng thể thức và
đẹp mắt. Trước khi được gửi tới các phòng ban, các văn bản này được Chánh
Văn phòng duyệt và ký nháy, sau đó mới được gửi đi. Văn phòng UBND xã Lê
Hồ đã thực hiện đúng quyền hạn và chức trách của mình trong việc soạn thảo và
ban hành văn bản, cũng như thể thức và cách trình bày văn bản.
3.2Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản của UBND xã. So sánh với
các quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá.
Tất cả các văn bản hành chính do UBND xã Lê Hồ đều được tiến hành theo các
trình tự thủ tục như sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung của công việc cần soạn thảo văn bản.
Bước 2: Tiến hành thu thập những thông tin cần thiết có liên quan đến văn bản
cần ban hành, sau đó xử lý các thông tin để lựa chọn những thông tin phù hợp
nhất.
Bước 3: Trưởng các phòng, ban hoặc chuyên viên của phòng, ban đó xây dựng
bản bảo: Dự kiến nội dung công việc sẽ giải quyết và phương hướng giải quyết
những công việc đó.
Bước 4: Duyệt bản thảo, sau khi soạn thảo xong, chuyển văn bản đến Chánh
văn phòng duyệt về thể thức văn bản. Nếu Chánh văn phòng đồng ý sẽ ký nháy
vào chữ cuối cùng phần “nơi nhận” của văn bản.
Bước 5: Sau khi văn bản đã được duyệt và có đầy đủ chữ ký nháy về mặt nội

dung và thể thức, trình người có thẩm quyền ký để văn bản có hiệu lực.

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 5

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 6: Hoàn thiện văn bản: mang văn bản tới bộ phận văn thư ghi sổ ngày,
tháng và nhân văn bản tại bộ phận vi tính, sau đó quay lại bộ phận văn thư
đóng dấu làm thủ tục ban hành văn bản.
Các bước tiến hành theo Quy định hiện hành:
B1: Xác định mục tiêu
B2: Chọn loại văn bản
B3: Sưu tầm tài liệu (Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nội vụ)
B4: Xin chỉ thị cấp lãnh đạo
B5: Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức
B6: Suy luận (thẩm quyền, hình thức, vi phạm pháp luật)
Bước viết dự thảo: Lập dàn bài, thảo văn bản theo dàn bài, kiểm tra
So sánh: Tuy các bước soạn thảo văn bản của UBND xã không đầy đủ,
cẩn trọng như trong các Quyết định, nhưng các ý chính của soạn thảo văn bản
đều được Văn phòng UBND xã thực hiện đúng, vì vậy các văn bản được soạn
thảo ra đều đáp ứng được yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản.
4.Nhận xét về quá trình quản lý và giải quyết văn bản
4.1. Sơ đồ hóa quy trình giải quyết văn bản đi – đến (phụ lục 3)
4.2. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành của UBND xã
Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành

trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc
và phương pháp nhất định.
Các bước tiến hành lập hồ sơ hiện hành (xem kĩ phụ lục 4). UBND xã Lê Hồ đã
làm đúng, chính xác theo các bước lập hồ sơ, giúp UBND xã tìm kiếm tài liệu
nhanh chóng, chính xác.
Các bước lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Lê Hồ gồm:
B1: Mở hồ sơ
Sinh viên: Vũ Thị Thảo 6

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ.
B3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND xã Lê Hồ
Hiện nay UBND xã có 01 cán bộ văn thư kiêm lưu trữ (Nguyễn Nhật Minh), có
kho lưu trữ riêng, cùng với đó là hệ thống máy tính được kết nối mạng nội bộ và
các giá sắt, kệ sắt…phục vụ cho việc lưu trữ theo đúng quy định. Về cơ bản, hồ
sơ tài liệu đã được chỉnh lý và đưa vào lưu trữ theo từng cặp, từng hộp theo nội
dung công việc hoặc theo thời gian tên loại văn bản, đảm bảo việc tra tìm hồ sơ
một cách khoa học, nhanh chóng. Mặc dù đã thực hiện tốt công tác lưu trữ
nhưng do thời tiết khắc nghiệt, điều kiện về cơ sở vật chất kém, hồ sơ tài liệu
ngày một nhiều nên có một số hồ sơ bị hư hỏng. Do đó cần có sự quan tâm
nhiều hơn đối với công tác lưu trữ và ứng dụng nhiều hơn nữa các phần mềm
chuyên môn để hiệu quả, chất lượng của công tác lưu trữ ngày một cao hơn.

IV. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ LÊ HỒ
1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng UBND xã.
UBND xã nằm ở trung tâm khu dân cư giữa xã Lê Hồ, có rất nhiều phòng
ban, mỗi phòng ban đều được trang bị 01 tủ đựng tài liệu, 01 bàn dài làm việc,
01 bàn máy tính, 6 ghế tựa, 01 máy vi tính, và tài liệu hồ sơ lưu trữ… Các trang
thiết bị này được mua khá lâu nên giờ giá trị sử dụng không còn cao, tủ đựng tài
liệu các phòng hầu như đều hỏng và không đủ sức chứa tài liệu.Máy tính vẫn sử
dụng được tuy nhiên chất lượng không được cao như trước.Bàn và ghế tựa vẫn
có giá trị sử dụng cao.

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 7

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hiện tại UBND đang có đề xuất thay toàn bộ tủ đựng tài liệu sang dạng tủ
đứng có nhiều vách ngăn để giữ văn bản được lâu hơn và nhiều hơn, tuy nhiên
đề xuất này chưa được phê duyệt, trong thời gian tới có thể sẽ được triển khai.
2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc. Đề
xuất văn phòng mới tối ưu (sơ đồ có trong phụ lục 5)
Hầu hết các phòng ban trong UBND xã Lê Hồ đều sắp xếp bàn làm việc
ngay cạnh cửa ra vào và tủ tài liệu ở cuối phòng, bàn ghế dành cho khách được
đặt ở vị trí trung tâm của phòng. Cách sắp xếp này chưa thực sự hợp lý.Bàn làm
việc nên để trước tủ tài liệu và đặt phía trong của các phòng, ban để dễ dàng cho

việc lấy tài liệu và không bị mất mát thông tin.
3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng:
Hiện tại UBND xã Lê Hồ đang sử dụng rất nhiều các phần mềm quản lý
như: Phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý
tài sản, quản lý tài chính. Tuy lợi ích của các phần mềm này mang lại là rất hữu
ích tuy nhiên hầu hết các phần mềm này chưa được sử dụng một cách tối ưu
nhất. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thực trạng này, chủ yếu là do các trang
thiết bị, cơ sở vật chất chưa nhiều, chưa có nhiều nội dung được sử dụng bởi các
phần mềm này, một phần do cán bộ xã chưa tiếp cận và sử lý các phần mềm này
một cách thành thạo vì vậy tác dụng của các phần mềm này chưa được như
mong muốn. Tuy nhiên bước đầu các phần mềm này đang tạo ra hiệu quả lao
động cao hơn, tiện lợi hơn các phần mềm trước, đặc biệt là phần mềm quản lý
văn bản được cán bộ văn thư sử dụng nhiều và trở nên hữu ích hơn bao giờ hết.

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 8

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II.
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG
UBND XÃ LÊ HỒ

CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÍ VĂN PHÒNG
Khái niệm về thư kí văn phòng

Khái niệm
Ở Việt Nam, nghề thư kí thực sự bắt đầu từ năm 1986. Đây là năm đánh dấu
sự chuyển đổi về cơ cấu kinh tế chuyển dần từ nền kinh tế tập trung quan liêu
bao cấp sang nền kinh tế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước. Ngay từ khi
mới ra đời nghề thư kí đã gây ra rất nhiều tranh cãi, trong đó có cả tích cực và
tiêu cực. Có rất nhiều người cho rằng “thư kí” là để chỉ những cô nàng chân dài
và vô tích sự. Thực tế cho thấy rằng để bước vào nghề thư kí cần có rất nhiều
yếu tố và kỹ năng làm việc. Trước tiên chúng ta tìm hiểu khái niệm về thư kí
như thế nào:
Theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) cho rằng: Thư ký là
người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các các nghiệp vụ Hành
chính Văn phòng (office skills), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần
kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong
phạm vi quyền hạn của mình.
Thư ký Văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực
chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng.
(Giáo trình Nghiệp vụ Thư kí văn phòng – Đại học Nội vụ Hà Nội)

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 9

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thư ký là những người được giao đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ các
công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng.Quản lý
văn bản, hồ sơ, tài liệu, đảm bảo các yêu cầu về thông tin liên lạc, giao tiếp và

tổ chức sắp xếp công việc hàng ngày.Nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của
một cơ quan hoặc người lãnh đạo một cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. (Gs.
Vũ Thị Phụng – Nghiệp vụ thư ký văn phòng).
Trong những khái niệm trên thì khái niệm của Gs. Vũ Thị Phụng được cho là
khái niệm chi tiết và phù hợp nhất, mô tả chân thực nhất công việc mà thư kí
văn phòng phải làm.
Chức năng
Chức năng của người Thư ký văn phòng là giải phóng thủ trưởng khỏi những
công việc mang tính chất sự vụ, tạo điều kiện cho khả năng sáng tạo của thủ
trưởng được phát huy ở mức độ cao nhất. Dựa vào các chức năng của Văn
phòng có thể phân ra hai nhóm chức năng mà Thư ký văn phòng phải làm:
+ Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin bao gồm:
Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, …
+ Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính gồm: Tổ chức
tiếp khách, tổ chức hội nghị, tổ chức nhân sự,…
Nhiệm vụ và quyền hạn
+ Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:
- Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng và chuẩn bị chuyến đi công
tác cho Thủ trưởng
- Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng khi Thủ trưởng đi công tác
- Là khâu trung gian trong quan hệ điện thoại với Thủ trưởng
- Chuẩn bị triệu tập, ghi biên bản các cuộc họp thảo luận do Thủ trưởng triệu tập
Sinh viên: Vũ Thị Thảo 10

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản
-. Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận, vào sổ bưu phẩm đến-đi
-. Chăm lo việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận
-. Giải quyết việc trao đổi văn bản, đơn giản theo chỉ thị của Thủ trưởng, đánh
máy công văn trao đổi của Thủ trưởng
-.Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trình ký.
+ Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc
. Lập lịch ngày, tuần, tháng,… của Thủ trưởng
. Thống kê, kiểm tra việc thực hiện các Chỉ thị của Thủ trưởng
. Sắp xếp và tổ chức phòng làm việc của Thủ trưởng
+ Những nhiệm vụ khác
. Sắp xếp, bảo quản văn bản hồ sơ nguyên tắc
. Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý, sự kiện quan trọng trong cơ quan
. Quản lý thư viện, tủ tư liệu riêng của Thủ trưởng, chăm lo việc chuyển tạp chí
cho các bộ phận thuộc quyền Thủ trưởng
.Tổ chức một số công việc hành chính sự vụ có tính chất cá nhân và liên quan
đến Thủ trưởng như: phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng…
. Thực hiện các công việc khác khi Thủ trưởng giao
Điều kiện để người thư ký làm việc có hiệu quả
+ Thư ký phải có trình độ chuyên môn:
Người Thư ký phải được đào tạo phù hợp với lĩnh vực công việc. Trình
độ chuyên môn là khả năng sử dụng các kiến thức của mình để thực hiện công
việc được giao. Trình độ chuyên môn khác với trình độ học vấn, cần phân biệt
rõ điều này.
+ Thư ký phải có kiến thức xã hội
- Rèn luyện để có một phong cách giao tiếp đẹp

Sinh viên: Vũ Thị Thảo 11

Lớp: ĐHLT QTVP K13B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Có khả năng vận dụng những quy phạm xã hội (quy phạm đạo đức,
-

phong tục,…) vào trong hành vi ứng xử thông thường
Có kiến thức về tâm lý
Có kiến thức về ngôn ngữ
Có kiến thức về trang phục, trang điểm
Có khả năng chứng minh hiệu quả công việc thông qua hoạt động thực
tiễn.

+ Thư ký phải có sự thiện chí khi thiết lập quan hệ giao tiếp
Đây là điều kiện tất yếu khi tham gia giao tiếp của người thư ký. Khi có
sự thiện chí trong cuộc đối thoại thì việc giải quyết công việc mới diễn ra thuận
lợi.
Các yêu cầu cơ bản đối với người thư ký văn phòng
-. Phải có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp
-. Khả năng xử sự chính xác đối với mọi đối tượng giao tiếp
-. Khả năng kiềm chế các trạng thái cảm xúc, xử lý đúng khi xảy ra xung đột
-. Tạo được sự tin cậy của Thủ trưởng
-. Tôn trọng kỷ luật và chủ động trong công việc
-. Khả năng tư duy khoa học
-. Sự kín đáo
-. Sự thích ứng

Bên cạnh các yêu cầu trên, khi thực hiện công việc người thư ký cần phải
có thêm các yêu cầu như: Có trí nhớ chính xác, sự tinh ý, khả năng quyết định
chính xác, kịp thời, biết tập trung và thay đổi sự chú ý.
Vị trí của người thư ký văn phòng trong cơ quan
Là cầu nối: là mắt xích trong việc thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài
cơ quan.
Đảm bảo vừa cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ cho hoạt động
quản lý của cơ quan và lãnh đạo. Đối với việc cung cấp thông tin cho nhân viên
thì thư ký phải cung cấp ý kiến chỉ đạo, chủ trương, đường lối. Ngoài ra còn
Sinh viên: Vũ Thị Thảo 12

Lớp: ĐHLT QTVP K13B