Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Văn phòng bộ giao thông vận tải

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Trần Thị Bích

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2013-2015)

Cơ quan thực tập: Văn phòng Bộ Giao thông vận tải
Địa chỉ: 80 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị
Thúy, Trưởng phòng Hành chính – Văn phòng Bộ
Giảng viên hướng dẫn:Ths. Nguyễn Xuân Trung,
QuyềnTrưởng khoa đào tạo hệ vừa làm vừa học

HÀ NỘI – 2015
Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC

NỘI DUNG.............................................................................................................26

Chương 1. Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng.........................................................................26
Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại
Bộ Giao thông vận tải..............................................................................................28
2.3. Hoạt động kiểm tra, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn phòng.......................................................................................................30
2.4. Thực trạng các khâu chủ yếu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng............................................................................................................30
2.4.3. Thực trạng triển khai chữ ký số tại ngành giao thông vận tải..............34
Chương 3. Thành tựu và giải pháp hiện đại hóa nâng cao chất lượng trong Khoa
học ứng dụng công nghệ tại Bộ Giao thông vận tải................................................35
3.1. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Bộ Giao thông vận tải..........................................................................................35
KẾT LUẬN.............................................................................................................36
2. Kiến nghị.........................................................................................................38

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không
thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên
môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ
quan còn rất thiếu.
Bộ máy văn phòng được hình thành để giúp thủ trưởng cơ quan đơn vị làm
công tác tư vấn, tham mưu tổng hợp và công tác hậu cần. Xây dựng văn phòng
vững mạnh là yếu tố quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức lãnh
đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo. Đặc
biệt trong giai đoạn nhà nước đang thực hiện chủ trương đổi mới và cải cách nền
hành chính nhà nước, yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở ngày càng
trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Hoạt động trợ giúp của văn phòng là yếu tố
then chốt góp phần vào thành công và phát triển của cơ quan đơn vị, vì vậy nghiên
cứu để nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy văn phòng là đòi hỏi khách quan
của mỗi tổ chức. Chính vì thế ngành Quản trị Văn phòng đã được các trường đại
học trong cả nước quan tâm và chú trọng. Trường Đại học Nội vụ Hà nội là một
trong những trường đi đầu trong công tác đào tạo về văn phòng nhằm đáp ứng nhu
cầu xây dựng nền hành chính văn phòng vững mạnh trong cả nước.
Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Đào tạo tại chức hệ vừa làm vừa
học đã đề ra Kế hoạch thực tập ngành Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị,
tổ chức. Do đó, được sự hướng dẫn của Khoa, em đã đến thực tập tại Phòng Hành
chính – Văn phòng Bộ Giao thông vận tải từ ngày 05/10/2015 đến 13/11/2015.
Chuyến thực tập này giúp em làm quen với công việc ở cơ quan, vận dụng những
kiến thức lý thuyết đã được học vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp
để em củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một cán
bộ; là cơ hội cho em đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho
công tác sau này.
Nhân đây, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Đào tạo tại
chức hệ vừa làm vừa học , các thầy cô giáo bộ môn cùng toàn thể ban Lãnh đạo và
cán bộ, chuyên viên Phòng Hành chính – văn phòng Bộ đã giúp đỡemtrong thời

gian thực tập. Em cũng kính mong các thầy cô giáo đóng góp ý kiến để em hoàn
thành tốt bản báo cáo tốt nghiệp cũng như rút kinh nghiệm về sau khi áp dụng kiến
thức vào công việc của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
1

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ GIAO THÔNG
VẬN TẢI
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao
thông vận tải
Theo Nghị định số 107/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải
Vị trí và chức năng
Bộ Giao thông vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa, hàng
hải, hàng không trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công theo
quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Giao thông vận tải thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị
định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những
nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp
lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết,
nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng
năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo phân công của Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm
năm và hàng năm; các chương trình, dự án quốc gia thuộc các lĩnh vực quản lý nhà
nước của Bộ.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản
khác theo phân công.
3. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý nhà
nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, định mức
kinh tế - kỹ thuật trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ; tổ chức quản lý, hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều
kiện thuộc ngành giao thông vận tải theo danh mục do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ quy định.

2

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

4. Chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được
phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ

biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ.
5. Về kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa,
hàng hải và hàng không:
a) Chỉ đạo việc tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển hệ thống
kết cấu hạ tầng giao thông đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;
b) Ban hành quy chuẩn xây dựng (trừ quy chuẩn xây dựng kết cấu hạ tầng
giao thông đô thị) và quy định việc quản lý kết cấu hạ tầng giao thông theo thẩm
quyền; quy định việc bảo trì, quản lý sử dụng, khai thác kết cấu hạ tầng giao thông
trong phạm vi cả nước; chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức bảo trì, đảm bảo tiêu chuẩn,
quy chuẩn kỹ thuật mạng lưới công trình giao thông đang khai thác do Bộ quản lý;
c) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quyết định đầu tư,
chủ đầu tư đối với các dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông; công bố
danh mục dự án gọi vốn đầu tư và hình thức đầu tư kết cấu hạ tầng giao thông theo
quy định của pháp luật;
d) Trình Chính phủ quy định phạm vi hành lang bảo vệ luồng đường thủy
nội địa, hành lang an toàn giao thông đường bộ, hành lang an toàn giao thông
đường sắt theo quy định của pháp luật; chỉ đạo, kiểm tra Ủy ban nhân dân các cấp
trong việc thực hiện các biện pháp bảo vệ hành lang an toàn giao thông;
6. Về phương tiện giao thông, phương tiện, thiết bị xếp dỡ, thi công chuyên
dùng trong giao thông vận tải (trừ phương tiện phục vụ vào mục đích quốc phòng,
an ninh và tàu cá) và trang bị, thiết bị kỹ thuật chuyên ngành giao thông vận tải:
a) Tổ chức thực hiện việc đăng ký tàu biển, tàu bay theo quy định của Chính
phủ; quy định việc đăng ký, cấp biển số phương tiện giao thông đường sắt, đường
thủy nội địa và xe máy chuyên dùng tham gia giao thông;
b) Quy định chất lượng an toàn kỹ thuật, bảo vệ môi trường đối với phương
tiện giao thông cơ giới;
c) Quy định và hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, việc
kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật của phương tiện giao thông cơ giới đường bộ,
phương tiện giao thông đường sắt, đường thủy nội địa, hàng không, hàng hải, các
phương tiện, thiết bị xếp dỡ, thi công chuyên dùng, các công trình, phương tiện,

thiết bị chuyên dùng sử dụng trong giao thông vận tải và các mục đích khác theo
quy định của pháp luật;
d) Cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện bay của tàu bay; cấp Giấy chứng nhận
đủ điều kiện bay xuất khẩu đối với tàu bay, động cơ tàu bay, cánh quạt tàu bay khi
3

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

xuất khẩu; cấp hoặc công nhận Giấy chứng nhận loại đối với tàu bay, động cơ tàu
bay, cánh quạt tàu bay khi sản xuất tại Việt Nam hoặc nhập khẩu;
7. Quy định việc đào tạo, huấn luyện, sát hạch, cấp, công nhận, thu hồi giấy
phép, bằng, chứng chỉ chuyên môn cho người điều khiển phương tiện giao thông,
người vận hành phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong giao thông vận tải (trừ
người điều khiển phương tiện, thiết bị chuyên dùng phục vụ vào mục đích quốc
phòng, an ninh và tàu cá) và cho đối tượng làm việc đặc thù trong lĩnh vực giao
thông vận tải.
8. Về vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa, hàng hải, hàng không
dân dụng và vận tải đa phương thức:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện điều kiện kinh doanh vận tải, cơ chế,
chính sách phát triển vận tải, các dịch vụ hỗ trợ vận tải theo quy định của Chính
phủ;
b) Quy định tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, công nghệ vận hành, khai thác
vận tải;
c) Công bố đường bay dân dụng sau khi được Thủ tướng Chính phủ cho
phép; công bố các tuyến vận tải đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa và mạng

vận tải công cộng theo quy định của pháp luật;
d) Hướng dẫn thực hiện vận tải đa phương thức theo quy định của Chính
phủ;
9. Về an toàn giao thông:
a) Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức thực hiện các đề án tổng thể về bảo đảm an
toàn giao thông trên phạm vi cả nước sau khi được Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn giao
thông đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa, hàng hải, hàng không dân dụng
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Bộ;
b) Phê duyệt chương trình an ninh hàng không dân dụng, phương án điều
hành tàu bay bị can thiệp bất hợp pháp, chấp thuận chương trình an ninh hàng
không dân dụng của các hãng hàng không nước ngoài; chủ trì thực hiện kiểm tra và
cung cấp thông tin an ninh, an toàn hàng không, hàng hải theo quy định của pháp
luật;
c) Hướng dẫn các thủ tục điều tra sự cố tai nạn tàu bay theo quy định của
Chính phủ; tổ chức thực hiện việc điều tra, xử lý tai nạn hàng hải, hàng không dân
dụng theo quy định của pháp luật;
10. Về bảo vệ môi trường trong hoạt động giao thông vận tải:
a) Tổ chức thẩm định báo cáo đánh giá môi trường chiến lược đối với chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ và báo cáo đánh giá
tác động môi trường đối với các dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông
4

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

và cơ sở sản xuất công nghiệp thuộc thẩm quyền của Bộ theo quy định của pháp
luật;
b) Phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, các Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về bảo vệ môi trường và các quy định
khác của pháp luật có liên quan đối với xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông và
hoạt động giao thông vận tải; theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định của
pháp luật về bảo vệ môi trường trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ;
c) Quy định việc cấp Giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường đối với
phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, phương tiện giao thông đường sắt,
đường thủy nội địa, hàng hải và hàng không (trừ phương tiện giao thông của quân
đội, công an sử dụng vào mục đích quốc phòng, an ninh và tàu cá); chủ trì hướng
dẫn kiểm tra, xác nhận tiêu chuẩn môi trường đối với xe ô tô và xe cơ giới khác.
11. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực giao thông vận tải đường bộ,
đường sắt, đường thủy nội địa, hàng hải và hàng không theo quy định của pháp
luật.
12. Chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, phát triển và
chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực giao thông vận tải đường bộ, đường sắt,
đường thủy nội địa, hàng hải và hàng không; chỉ đạo việc xây dựng, triển khai các
chương trình, dự án ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu, bảo
đảm dịch vụ thông tin phục vụ quản lý nhà nước và đáp ứng nhu cầu của tổ chức,
cá nhân tham gia hoạt động giao thông vận tải.
13. Về dịch vụ công:
a) Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;
b) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế
- kỹ thuật đối với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực;
c) Hướng dẫn các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp
luật.
14. Về doanh nghiệp, hợp tác xã:

a) Ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các cơ chế, chính sách
hỗ trợ phát triển doanh nghiệp, hợp tác xã trong lĩnh vực giao thông vận tải và phối
hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc tổ
chức thực hiện;
b) Phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt đề án tổng thể tái cơ
cấu, đề án sắp xếp đổi mới và phát triển doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong
lĩnh vực giao thông vận tải và chỉ đạo tổ chức thực hiện theo phân công, phân cấp;
5

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với ngành, nghề kinh
doanh, dịch vụ có điều kiện và xử lý vi phạm thuộc thẩm quyền;
15. Về hợp tác công - tư:
a) Ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm
pháp luật, chiến lược, kế hoạch đầu tư từ nguồn vốn đầu tư ngoài ngân sách nhà
nước cho các dự án kết cấu hạ tầng giao thông;
b) Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hoặc phê duyệt theo
thẩm quyền về cơ chế chính sách thu hút nguồn vốn ngoài ngân sách nhà nước cho
các dự án đầu tư kết cấu hạ tầng giao thông và dịch vụ theo hình thức PPP, BOT,
BT và BTO;
16. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn đối với hội, các tổ chức phi Chính phủ
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật.
17. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham
nhũng, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật theo chức năng quản lý nhà nước

của Bộ.
18. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; đề xuất hoặc quyết định theo thẩm quyền việc
thực hiện phân cấp quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực.
19. Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức; thực
hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối
với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của
pháp luật.
20. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện quản lý ngân
sách được phân bổ theo quy định của pháp luật.
21. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức
1. Vụ Kế hoạch - Đầu tư;
2. Vụ Tài chính;
3. Vụ Kết cấu hạ tầng giao thông;
4. Vụ An toàn giao thông;
5. Vụ Pháp chế;
6. Vụ Vận tải;
7. Vụ Khoa học - Công nghệ;
8. Vụ Môi trường;
9. Vụ Hợp tác quốc tế;
10. Vụ Quản lý doanh nghiệp;
6

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

11. Vụ Tổ chức cán bộ;
12. Thanh tra;
13. Văn phòng;
14. Tổng cục Đường bộ Việt Nam;
15. Cục Hàng hải Việt Nam;
16. Cục Hàng không Việt Nam;
17. Cục Đường sắt Việt Nam;
18. Cục Đường thủy nội địa Việt Nam;
19. Cục Đăng kiểm Việt Nam;
20. Cục Quản lý xây dựng và Chất lượng công trình giao thông;
21. Cục Y tế giao thông vận tải;
22. Trung tâm Công nghệ thông tin;
23. Viện Chiến lược và Phát triển giao thông vận tải;
24. Trường Cán bộ quản lý giao thông vận tải;
25. Báo Giao thông vận tải;
26. Tạp chí Giao thông vận tải.
(Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan xem Phụ lục 1)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng Bộ Giao thông vận tải
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Chức năng của văn phòng
Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp
về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; kiểm soát
thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi,
đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Bộ đã được phê duyệt.
Văn phòng Bộ tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản

lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều
kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ;
thực hiện các nhiệm vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Bộ trưởng giao.Văn
phòng Bộ có con dấu riêng; Chánh Văn phòng được ký các văn bản hành chính khi
được thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền của Bộ trưởng.

7

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng
Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của Bộ, lãnh
đạo Bộ; là đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về việc thực
hiện nhiệm vụ của Bộ gửi các cơ quan theo quy định.
Tổng hợp tình hình xử lý công việc theo nhiệm vụ được giao, thông tin kịp
thời đến lãnh đạo Bộ các công việc đã được giải quyết, chưa được giải quyết và
những công việc cần thiết khác để lãnh đạo Bộ biết, xử lý.
Chuẩn bị nội dung báo cáo giao ban định kỳ, tổng kết của Bộ; chủ trì, phối
hợp với tổ chức, cơ quan, đơn vị liên quan thông báo nội dung các cuộc họp do
lãnh đạo Bộ chủ trì.
Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ
khác được lãnh đạo Bộ giao.
Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin quản lý, cung cấp

thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ trên Trang thông tin điện tử của Bộ;
hệ thống quản lý văn bản, tài liệu của Bộ; mạng điện thoại, fax bảo đảm thông tin
liên lạc thông suốt.
Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu
trữ (trừ quy định về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật); quy
chế làm việc của Bộ; tổ chức thực hiện và kiểm tra đôn đốc tổ chức, cơ quan, đơn
vị thực hiện.
Chủ trì xây dựng trình Thứ trưởng phụ trách Cơ quan Bộ ban hành nội quy
và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001của Cơ quan Bộ.
Chủ trì xây dựng danh mục bí mật nhà nước, quy chế bảo vệ bí mật nhà
nước trong ngành Giao thông vận tải để Bộ trưởng đề nghị cơ quan có thẩm quyền
ban hành hoặc ban hành.
Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin, cơ quan báo chí, xuất
bản và tổ chức, cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện công tác thông tin, tuyên
8

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

truyền về hoạt động của ngành Giao thông vận tải ở trong nước và nước ngoài; thu
thập, xử lý thông tin báo chí về các lĩnh vực quản lý của Bộ.
Giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý của Bộ chủ quản đối với công
tác xuất bản, báo chí.Quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ cơ yếu trong ngành Giao thông
vận tải.
Tổ chức việc tiếp nhận phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính thuộc
phạm vi quản lý của Bộ; tổng hợp, đề xuất lãnh đạo Bộ việc xử lý các phản ánh,

kiến nghị; đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị được giao giải quyết, xử lý kịp thời
các phản ánh, kiến nghị và công khai kết quả xử lý.
Thực hiện công tác lễ tân của các cuộc họp, hội nghị của Bộ, bao gồm: Mời
họp, bố trí phòng họp, hướng dẫn nghi thức, thể thức trong việc đón, tiếp khách,
phục vụ tiếp khách.Thực hiện công tác cải cách hành chính theo phân công của Bộ
trưởng.
Tổ chức thực hiện công tác an ninh, bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy, bảo
đảm vệ sinh, môi trường và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động thuộc Cơ quan Bộ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Các tổ chức giúp việc Chánh Văn phòng gồm:
Phòng Tổng hợp;
Phòng Hành chính;
Phòng Lưu trữ;
Phòng Thông tin -Tuyên truyền và Tin học;
Phòng Kế toán;
Phòng Quản trị - Y tế;
Phòng Quản lý xe;
Phòng Bảo vệ;
9

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Bộ phận thường trực Văn phòng Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh.

2.2.

Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng
(Bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng xem Phụ lục 2.)

3. Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ đang được áp dụng dựa trên các văn bản
sau:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về
công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;
- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch
sử các cấp;
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Giao thông vận tải (ban hành kèm
theo Quyết định số 458/QĐ-BGTVT ngày 01/2/2013)
- Quyết định số 1434/QĐ-BGTVT ngày 15/8/2014 của Bộ trưởng Bộ Giao
thông vận tải ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác hệ thống văn

bản, điều hành Hồ sơ lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải.
3.2. Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác của cơ quan và
đơn vị
* Chương trình – Kế hoạch công tác của Bộ bao gồm: Chương trình công
tác năm, quý và tháng của Bộ; chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Bộ.
- Chương trình công tác năm:
+ Nội dung chương trình công tác năm bao gồm hai phần: phần một nêu các
định hướng, các nhiệm vụ và các giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác của
10 Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

ngành; phần hai là các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, dự án, các văn bản quy
phạm pháp luật và các đề án khác, bao gồm tất cả các đề án thuộc các lĩnh vực: vận
tải, an toàn giao thông, kết cấu hạ tầng giao thông... (gọi chung là đề án), trình
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trình Bộ trưởng ban hành trong năm.
+ Các đề án trong chương trình công tác năm phải xác định rõ: nội dung
chính, cơ quan chủ trì soạn thảo, cơ quan chủ trì trình, cơ quan phối hợp, người
phụ trách, cấp trình, thời hạn trình (tháng) từng cấp.
+ Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với các Vụ, Thanh tra Bộ, Tổng cục, Cục
thuộc Bộ và các đơn vị liên quan xây dựng chương trình công tác năm của Bộ.
+ Trước ngày 20 tháng 10 hàng năm, Văn phòng Bộ gửi công văn đề nghị
các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ kiểm điểm việc chỉ đạo điều hành năm đó, kiến nghị
các định hướng, nhiệm vụ, giải pháp và đăng ký các đề án cần trình Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng trong chương trình công tác năm sau.
+ Chậm nhất ngày 15 tháng 11 hàng năm, các cơ quan, đơn vị gửi Văn
phòng Bộ báo cáo kiểm điểm chỉ đạo điều hành của đơn vị mình và danh mục đề

án đăng ký đưa vào chương trình công tác năm sau của Bộ kèm theo bản tóm tắt kế
hoạch chuẩn bị của từng đề án.
+ Trước ngày 30 tháng 11 hàng năm, Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng
hợp trình Lãnh đạo Bộ ký gửi Văn phòng Chính phủ đăng ký các đề án của Bộ đưa
vào chương trình công tác năm sau của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
+ Chậm nhất là 05 (năm) ngày làm việc sau khi nhận được chương trình
công tác năm của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Bộ phải cụ thể
hóa thành dự thảo chương trình công tác năm của Bộ gửi các đơn vị liên quan để
tham gia ý kiến.
+ Các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Văn phòng Bộ để
tổng hợp xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng. Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng
ký ban hành và gửi Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ để thực hiện.
- Chương trình công tác quý:
+ Chương trình công tác quý bao gồm các nội dung công tác chính và danh
mục các đề án trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trình Bộ trưởng trong
quý.
+ Trong tháng cuối của mỗi quý, các cơ quan, đơn vị phải đánh giá tình hình
thực hiện chương trình công tác quý đó, rà soát lại các đề án của quý tiếp theo đã
ghi trong chương trình công tác năm và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề
nghị điều chỉnh chương trình công tác quý sau.
+ Chậm nhất ngày 10 của tháng cuối quý, các cơ quan, đơn vị phải gửi dự
kiến chương trình công tác quý sau cho Văn phòng Bộ. Những công việc bổ sung
hoặc có sự điều chỉnh về thời gian thì phải có văn bản báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ
11

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

trách và gửi Văn phòng Bộ tổng hợp. Quá thời hạn trên, đơn vị nào không báo cáo
coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều chỉnh.
- Chương trình công tác tháng:
+ Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng và
triển khai thực hiện chương trình công tác tháng. Nếu tiến độ thực hiện chương
trình công tác tháng bị chậm phải báo cáo Bộ trưởng đồng thời có văn bản gửi Văn
phòng Bộ trước ngày 20 hàng tháng.
+ Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, Văn phòng Bộ tổng hợp chương trình
công tác tháng sau của Bộ trình Bộ trưởng xem xét, quyết định và thông báo cho
các đơn vị.
- Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Bộ bao gồm các hoạt động của
Bộ trưởng và các Thứ trưởng được xác định theo từng ngày trong tuần.: Văn
phòng Bộ có trách nhiệm đưa vào chương trình công tác tuần kế tiếp của Lãnh đạo
Bộ lên mạng nội bộ chậm nhất vào chiều thứ 6 hàng tuần.Khi có sự thay đổi
chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Bộ, thư ký của Bộ trưởng và các chuyên
viên giúp việc Thứ trưởng phải cập nhật đưa ngay lên mạng của Bộ và thông báo
cho các đơn vị liên quan biết.
*Chương trình công tác của các đơn vị thuộc Bộ
Căn cứ chương trình công tác của Bộ và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cả năm, từng quý,
tháng, tuần và tổ chức thực hiện. Chương trình công tác của đơn vị phải xác định
rõ trách nhiệm đến từng cán bộ, công chức trong đơn vị; đồng thời thể hiện rõ lịch
trình thực hiện công việc, bảo đảm tiến độ trình Lãnh đạo cấp trên xem xét theo
chương trình công tác của Bộ.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Giao thông vận tải
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
Bộ Giao thông vận tải
Theo Quyết định số 643/QĐ-BGTVT ngày 26/3/2012 của Bộ trưởng Bộ

Giao thông vận tải ban hành Quy chế làm việc của Bộ thì thẩm quyền ký văn bản
như sau:
- Thẩm quyền ký văn bản của Bộ trưởng
Văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền, chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch phát triển chung của ngành, văn bản quản lý hành chính của Bộ, các điều
ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế, các văn bản về tổ chức bộ máy và nhân sự theo
quy định của pháp luật;

12

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Các văn bản trình Tổng Bí thư Ban chấp hành Trung ương Đảng, Văn phòng
Trung ương, Chủ tịch nước, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội,
Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ; Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản được Thủ
tướng Chính phủ ủy quyền;
Phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án theo quy định của pháp luật về quản
lý đầu tư xây dựng và quy định của Bộ;Văn bản phân cấp hoặc ủy quyền cho Tổng
cục trưởng, Cục trưởng, Vụ trưởng, Chánh Thanh tra Bộ, Chánh Văn phòng Bộ
giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng trong thời gian xác
định;
- Thẩm quyền ký văn bản của Thứ trưởng
Quyết định cá biệt; quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,
tổng quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định của pháp luật
về quản lý đầu tư và xây dựng và quy định của Bộ; thanh lý tài sản cố định và các

văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Bộ trưởng phân công phụ trách;
Một số văn bản không quy định tại khoản 1 Điều này theo lĩnh vực hoặc
công việc do Bộ trưởng giao phụ trách; Quyết định tiếp nhận, điều động, biệt phái,
thôi việc, chuyển ngạch thanh tra, chuyển công tác về Tổng cục Đường bộ Việt
Nam và các Cục trực thuộc Bộ.
- Thẩm quyền ký văn bản của Thủ trưởng các đơn vị
Chánh Thanh tra Bộ, Tổng cục trưởng, Cục trưởng các Tổng cục, Cục quản
lý nhà nước chuyên ngành thuộc Bộ được ký tất cả các văn bản thuộc chức năng,
nhiệm vụ chuyên ngành được phân công, phân cấp quản lý và được ký thừa ủy
quyền Bộ trưởng một số văn bản được Bộ trưởng ủy quyền trực tiếp.
Phó Thủ trưởng đơn vị được ký thay Thủ trưởng đơn vị một số văn bản
được Thủ trưởng đơn vị phân công phụ trách; Thẩm quyền ký trả lời văn bản do
các Bộ, ngành hoặc địa phương gửi đến được thực hiện theo nguyên tắc văn bản
của Bộ, ngành, địa phương do cấp nào ký thì văn bản trả lời do cấp tương đương
ký. Thẩm quyền ký văn bản gửi các Bộ, ngành hoặc địa phương được thực hiện
theo nguyên tắc gửi cho cấp nào thì do cấp tương đương của Bộ ký.
- Thẩm quyền ký thừa lệnh Bộ trưởng

13

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Thủ trưởng các cơ quan tham mưu giúp việc Bộ trưởng được ký thừa lệnh
Bộ trưởng các loại văn bản sau:Công văn hướng dẫn về chế độ chính sách, chuyên
môn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân; Giấy công tác cho các cán bộ,

công chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị;Giấy mời họp do đơn vị trực tiếp
chủ trì để giải quyết công việc theo thẩm quyền;Thông báo kết quả hoặc phương
án giải quyết công việc chuyên môn thuộc thẩm quyền trong các cuộc họp do cơ
quan tham mưu giúp việc Bộ trưởng chủ trì với các cơ quan, tổ chức và cá nhân có
liên quan...
Ưu điểm trong thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của
Bộ Giao thông vận tải
Các văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn do lãnh đạo Bộ ký có thể được giao
các Vụ, phòng, ban và đơn vị được uỷ quyền theo chức năng ký; do đó giảm được
số lượng văn bản do Bộ trưởng ký.
Văn bản ban hành ra có thể biết được chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh
đạo, trưởng các đơn vị, lãnh đạo các phòng ban, uỷ ban trong cơ quan.
Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được quy
định rõ ràng, không có sự chồng chéo, không có việc ký vượt thẩm quyền.
Ví dụ:
Bộ trưởng: Có thẩm quyền ký và ban hành tất cả các văn bản của Bộ.
Các văn bản thuộc thẩm quyền ký của Bộ trưởng được ký như sau:
BỘ TRƯỞNG

Đinh La Thăng
Thứ trưởng: Ký thay ( KT ) Bộ trưởng các văn bản được phân công phụ
trách hoặc uỷ quyền.
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG

Nguyễn Hồng Trường
Chánh Văn phòng và các Vụ trưởng : Được ký thừa lệnh ( TL) các văn bản
của Bộ, ký các văn bản của Bộ trưởng, Thứ trưởng và ký trực tiếp các văn bản
thuộc phân công và thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình .
TL. BỘ TRƯỞNG

14

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

CHÁNH VĂN PHÒNG

Nguyễn Đức Thuận
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Trần Văn Lâm
Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm thì thẩm quyền ban hành của Bộ vẫn
còn tồn tại cần được khắc phục như:
Sự phân công thẩm quyền ký chưa được quản lý chặt chẽ, chưa đảm bảo
đúng việc, đúng chuyên môn.Nhiều khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành mà người
có thẩm quyền rà soát văn bản chưa ký nháy hoặc ký không đúng vị trí.
Việc ban hành văn bản đúng thẩm quyền khẳng định được vị trí của Lãnh
đạo Bộ, phân công đúng việc, giảm thiểu được khối lượng văn bản do Bộ trưởng
ký. Các văn bản thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đều quy định rõ ràng,
thống nhất, tránh được sự chồng chéo. Quy định này được Lãnh đạo Bộ cũng như
các cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ thực hiện rất nghiêm ngặt, đúng quy
định của Nhà nước, thực hiện đúng Hiến pháp và pháp luật.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Giao thông
vận tải
Ưu điểm:

Qua quá trình quan sát việc thực hiện các văn bản của các cán bộ, chuyên
viên tại Bộ trong quá trình thực tập và so sánh với những văn bản được quy định
về thể thức và kỹ thuật mà cơ quan đang áp dụng, em nhận thấy hầu hết các văn
bản đều được trình bày đúng thể thức và kĩ thuật so với quy định của Nhà nước, và
của Bộ về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ,
kiểu chữ và các thành phần thể thức như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban
hành; số, kí hiệu của văn bản; địa danh ngày, tháng năm ban hành văn bản; tên loại
và trích yếu nội dung ban hành văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ
ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức, nơi nhận…. Ngoài ra, theo
đặc thù của cơ quan còn có các thể thức bổ sung khác như: dấu chỉ mức độ mật,
khẩn, hỏa tốc...
15

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Bên cạnh đó, các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan Bộ thực hiện
một cách nghiêm túc, nhanh chóng và chính xác; đảm bảo được đường lối của
Đảng, pháp luật của Nhà nước; mang tính khoa học, trình tự logic và theo một
khuôn mẫu nhất định, qua đó thấy được kết cấu nội dung của văn bản chặt chẽ, thể
hiện được thẩm quyền và hiệu lực pháp lý.
Nhược điểm:
Tuy nhiên cũng còn một số hạn chế như: Lô gíc về nội dung, bố cục chưa
được chặt chẽ, nhất quán về chủ đề; Chưa có đủ lượng thông tin quy phạm và
thông tin thực tế cần thiết. Khi ban hành văn bản có tính chất quan trọng các

trưởng phòng, các chuyên viên không ký nháy hoặc ký không đúng vị trí.
3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Bộ Giao
thông vận tải. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Giao thông vận tải được
tiến hành theo đúng thẩm quyền, quy định của Bộ và của Nhà nước. Được bố trí từ
các khâu khai thác xử lý thông tin, thảo văn bản, phân công soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản là các công việc cần tiến hành trong quá trình
soạn thảo một văn bản cụ thể như sau:
- Xác định mục đích, yêu cầu (xác định nội dung cho văn bản):
Chuyên viên xác định rõ văn bản ban hành gồm có mấy mục đích, chức
năng, nhiệm vụ, tính chất và hiệu lực của văn bản ban hành ra. Văn bản ban hành
áp dụng cho đối tượng nào, ở đâu và tính khả thi của văn bản.
- Xác định thể loại văn bản:
Văn bản ban hành ra là gì ( Chỉ thị, thông tư, quyết định, công văn….) Căn
cứ vào mục đích và tính chất mà bản ban hành ra cần phải được xác định là loại
văn bản gì nhằm phù hợp với mục đích tính chất công việc.
- Thu thập và xử lý thông tin:
Chuyên viên căn cứ vào các nguồn thông tin đã được chọn lọc, các thông tin
pháp lý, có trong những văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việc chỉ đạo
công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý, thông tin về công tác lãnh đạo, chỉ
đạo của cơ quan đề ra. Sau đó chọn lựa những thông tin chính xác và phù hợp đưa
vào khai thác và sử dụng.
- Xây dựng đề cương văn bản và soạn thảo:
16

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề cương là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện nội dung
văn bản, trên cơ sở những vấn đề được xác định và xác định giới hạn của văn bản.
Đề cương phải thể hiện được bố cục văn bản và khái quát được những ý tưởng
hoặc quy phạm dự định đưa vào các phần hoặc chương, mục của văn bản.
Viết bản thảo là khâu làm cho những ý tưởng trong đề cương được lần lượt
thể hiện trong câu văn, đoạn văn tạo thành khối liên kết chặt chẽ và logic với nhau.
Cần chú ý nội dung, cách trình bầy, văn phong từ ngữ sử dụng và các lỗi chính tả...
để hoàn thiện các khâu còn lại.
- Trình duyệt bản thảo:
Sau khi văn bản thảo xong, phải trình cấp có thẩm quyền duyệt. Thông
thường người duyệt văn bản cuối cùng là người ký. Tuy nhiên còn tuỳ thuộc vào
độ phức tạp, tầm quan trọng của văn bản và lề lối làm việc. Ở Văn phòng Bộ, thủ
trưởng đơn vị duyệt qua và ký nháy và trình tiếp Chánh văn phòng duyệt lại. Sau
khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì văn bản được trình lên
lãnh đạo duyệt và ký ban hành.
- Nhân bản văn bản:
Sau khi được duyệt văn bản sẽ được đưa đi nhân bản tùy số lượng văn bản
gửi đi và lưu lại. Tuân thủ các thủ tục sao văn bản như: sao y bản chính, sao lục...
- Hoàn thiện văn bản để ban hành
Sau khi văn bản được ký duyệt và nhân bản, người soạn thảo có trách nhiệm
đọc văn bản sửa chữa lỗi do in ấn. Tiếp đó chuyển văn thu đóng dấu, ghi ngày
tháng, đóng số, ghi nơi nhận. Sau đó đăng ký văn bản vào sổ, công bố, gửi, lưu trữ
văn bản.
Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển của cơ quan, Công tác Văn thư
ở Bộ Giao thông vận tải đã dần đi vào nề nếp, và mang tính chuyên nghiệp cao,
nhanh chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả. Hiện tại, gần như 100% cán bộ, công
chức, viên chức thực hiện quá trình soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực mà mình phụ
trách hoặc được giao nhiệm vụ. Sau khi được sự chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị, cán

bộ, công chức, viên chức đã chủ động trong việc thu thập, tổng hợp thông tin để
phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản như văn bản chỉ đạo, điều hành, công văn
trao đổi, trả lời góp ý kiến.
17

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Theo quy định hiện hành, việc ban hành văn bản của Bộ Tư pháp là đúng
với Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, đúng với chủ trương, đường lối
của Đảng và Chính phủ đề ra. Các Văn bản ban hành đúng với chức năng và thẩm
quyền được giao, không có sự chồng chéo.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của
Bộ Giao thông vận tải
- Đối với văn bản đi:
Các đơn vị khi soạn thảo văn bản phải tuân thủ các quy định về thể thức, nội
dung và thẩm quyền; theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị ban hành
sau đó trình lãnh đạo Bộ hoặc trình thủ trưởng đơn vị Ký theo thẩm quyền ban
hành được giao. Các văn bản trình ký phụ thuộc vào mức độ quan trọng của văn
bản mà có nhiều cách trình khác nhau.
Văn bản sau khi được soạn thảo được trình cho Chánh Văn phòng kiểm tra
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu văn bản trình bày đầy đủ và đúng với
quy định thì Chánh Văn phòng sẽ ký nháy vào văn bản. Sau đó, trình văn bản lên
người có thẩm quyền ký (trường hợp văn bản trình lãnh đạo Bộ thì phải kèm theo
phiếu trình và đăng ký trình tại Văn thư của Bộ sau đó sẽ gửi lên phòng Tổng hợp

thuộc Văn phòng Bộ hoặc chuyển qua Ban Thư ký phụ trách chuyên môn để kiểm
tra thể thức nội dung văn bản, xin ý kiến và chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng và
trình Lãnh đạo Bộ; khi đã được Lãnh đạo Bộ xử lý thì phòng Tổng hợp nhận lại tài
liệu chuyển cho Văn thư để trả đơn vị trình).
Khi đã được người có thẩm quyền phê duyệt và ký vào văn bản, Văn thư
kiểm tra lần cuối sau đó lấy số, ký hiệu ngày tháng, nhân bản, đóng dấu và phát
hành. Văn thư trước khi chuyển giao văn bản qua bất kỳ hình thức nào phải giữ lại
một bản gốc để lưu và 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo để tiến hành đăng ký vào
sổ và lưu theo quy định.
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Bộ Giao thông vận tải
được tiến hành theo đúng quy định của cơ quan nhà nước. Tất cả các văn bản đi
được đăng ký vào sổ theo quy định; đăng nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý văn
bản đi của Bộ.
(Quy trình tổ chức giải quyết văn bản đi xem Phụ lục 3)
- Đối với văn bản đến:
18

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Tất cả các văn bản hàng ngày chuyển tới Bộ đều được làm thủ tục đăng ký
văn bản đến tại phòng Văn thư. Trừ các trường hợp đặc biệt văn bản được nhận
qua các đường bưu điện, Fax, Telex, Mail vẫn được xử lý như văn bản để bảo đảm
thời gian, nhưng sau đó phải có bản chính văn bản để bảo đảm tính pháp lý.
Việc tiếp nhận và xử lý văn bản đến được Văn thư thực hiện theo các bước
sau:

- Phân loại văn bản theo mức độ “ Hoả tốc”, “ Thượng khẩn”, “ Khẩn” và
các văn bản thông thường khác tuy thuộc tính của văn bản mà cán bộ văn thư có
cách xử lý.
- Phân loại, bóc bì văn bản đến: Văn thư Bộ phân loại bì thành 2 loại, bóc tất
cả những bì gửi cho Bộ, Bộ trưởng, Văn phòng Bộ, còn lại vào sổ tất cả những bì
gửi cho các đơn vị thuộc Bộ, tên riêng.
- Đóng dấu đến cho văn bản, ghi số, ngày tháng, năm của văn bản đến
- Đăng ký vào sổ và phần mềmquản lý văn bản đến của cơ quan.
- Trình văn bản đến: Việc chuyển giao văn bản đến đòi hỏi phải được tiến
hành nhanh chóng, chính xác và đúng đối tượng. Đối với những văn bản có mức
độ khẩn, hỏa tốc được chuyển giao đến người có trách nhiệm xử lý chậm nhất là 30
phút.Sau đó căn cứ vào tính chất của văn bản và thẩm quyền xử lý văn bản trình
lãnh đạo Văn phòng Bộ để xin ý kiến xử lý.
- Sau khi lãnh đạo Văn phòng Bộ xử lý, văn thư của Bộ nhận lại văn bản,
nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Bộ vào chương trình quản lý hồ sơ
công việc và gửi theo địa chỉ đã được lãnh đạo Văn phòng có ý kiến. Đối với văn
bản do lãnh đạo Bộ xử lý, văn thư chuyển xuống Phòng Tổng hợp để trình lãnh
đạo Bộ.
- Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp đăng ký dữ
liệu của mình và chuyển lại văn thư để gửi theo địa chỉ đã được lãnh đạo Bộ có ý
kiến để cá nhân đơn vị đó xử lý.
Nhìn chung, công tác quản lý, giải quyết văn bản đi – đến của cơ quan Bộ
được thực hiện một cách bài bản, chuyên môn hoá và linh hoạt phù hợp với khối
lượng công việc của cơ quan; tuy nhiên đôi khi khối lượng công việc quá nhiều,
các lĩnh vực pháp luật mới nên phần mềm Quản lý văn bản luôn được nâng cấp và
thường xuyên có tình trạng nghẽn mạng, quá tải.
(Quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến xem Phụ lục 4)
19

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Bộ Giao thông vận tải
Chánh văn phòng, Thủ trưởng cơ quan các đơn vị thuộc Bộ, Trưởng phòng
Văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ công việc và nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị. Chánh văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo tổ
chức, hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan Bộ.
Cán bộ, công chức trong khi xử lý công việc lập hồ sơ theo quy định; hồ sơ
phải phản ánh đúng quá trình giải quyết công việc. Các văn bản trong hồ sơ được
sắp xếp khoa học, hợp lý thể hiện mối liên hệ giữa các văn bản và tiến trình giải
quyết công việc và nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ. Cứ vào đầu năm hoặc bắt đầu
một công việc, tất cả các chuyên viên phụ trách mảng công việc được giao phải mở
hồ sơ, việc mở hồ sơ phải được đựa trên yếu tố công việc và kết thúc hồ sơ là lúc
kết thúc công việc phụ trách được giao về vấn đề đó. Việc lập hồ sơ giao nộp vào
lưu trữ được các đơn vị lập và gửi về cán bộ phụ trách lưu trữ cơ quan. Khi giao
nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan văn thư sẽ nộp toàn bộ văn bản, sổ đăng ký văn
bản đi, đến của năm đó để lưu trữ cơ quan tiến hành chỉnh lý. Nếu ai có nhu cầu
mượn tài liệu thì vẫn làm thủ tục giao nộp sau đó mới mượn được theo quy định
của cơ quan và của Nhà nước.
Việc lập hồ sơ công việc của các chuyên viên ở Bộ Giao thông vận tải tuy đã
được tiến hành từ khá lâu và đã được Văn thư Bộ, Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ tổ
chức tập huấn, hướng dẫn lập hồ sơ nhưng do một số cán bộ, chuyên viên chưa
thực sự hiểu được tầm quan trọng của lập hồ sơ công việc, chưa đúng với chuyên
môn của chuyên viên nên việc lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự hoàn chỉnh, chưa
đúng với yêu cầu đề ra. Cộng thêm với việc các đơn vị chưa xem trọng việc lập hồ

sơ là cần thiết do đó công tác thu thập, sắp xếp tài liệu đang còn tồn đọng, văn bản
còn lộn xộn. Hồ sơ sau 01 năm phải nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng chưa biên mục
đầy đủ. Các đơn vị không thống kê các hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu.
Hàng năm đến kỳ hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị còn có
hiện tượng không có hồ sơ giao nộp hoặc giao nộp hồ sơ lộn xộn, tài liệu thô chưa
qua lập hồ sơ, chưa biên mục cụ thể, vì thế gây khó khăn cho cán bộ làm công tác
lưu trữ tại cơ quan.
* Đề xuất:
Cần tổ chức thường xuyên các lớp tập huấn nghiệp vụ Lưu trữ cho các
chuyên viên, nhấn mạnh sự cần thiết và quan trọng của việc lập hồ sơ trong công
việc, để cho các chuyên viên thấy được sự cần thiết và lợi ích của việc lập hồ sơ để
20

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

tra tìm tài liệu một cách tốt nhất và đúng yêu cầu công việc.
3.5. Tổ chức lưu trữ của Bộ Giao thông vận tải
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Qua khảo sát, tìm hiểu công tác lưu trữ ở Bộ Giao thông vận tải, nhận thấy
công tác được tổ chức một cách bài bản, chặt chẽ, thuận tiện theo đúng quy định
đáp ứng việc sắp xếp, tra cứu. Cụ thể:

Công tác lưu trữ ở Bộ được thực hiện và áp dụng theo hệ thống các văn bản
như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;Nghị định số:
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01
tháng 10 năm 2014 Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu
trữ lịch sử;Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp;Pháp lệnh lưu trữ
quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 về bảo vệ tài liệu quốc gia;
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Bộ Giao thông vận tải.
Bộ Giao thông vận tải có Phòng Lưu trữ riêng, trực thuộc Văn phòng Bộ với
biên chế gồm 05 cán bộ được đào tạo chuyên sâu về Lưu trữ trong đó có 01 cán bộ
có trình độ Thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ, 03 cán bộ chuyên ngành Đại học Lưu trữ
và 01 cán bộchuyên ngành Văn thư – Lưu trữ.
Kho lưu trữ của Bộ được bố trí trên tầng 6 với diện tích khá chật hẹp là
64m , và hai kho để tài liệu chỉnh lý khoảng 30m 2 gây khó khăn cho việc vận
chuyển tài liệu vào kho và không có đủ diện tích để các đơn vị nộp lưu tài liệu
hàng năm. Tuy điều kiện cơ sở vật chất còn nhiều khó khăn, nhưng công tác Lưu
trữ ở Bộ cũng đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, bên cạnh các tài liệu đã và
đang chỉnh lý thì các tài liệu của Bộ Tư pháp đã được hoàn thiện và chỉnh lý theo
đúng quy định của các văn bản hướng dẫn.
2

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được cán bộ lưu trữ của Bộ thực hiện
21 Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

một cách khoa học và hợp lý; sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật, đầy đủ tiện
nghi như giá để tài liệu, để kéo dài tuổi thọ, hệ thống phòng cháy, báo cháy, điều
hòa công nghiệp các biện pháp bảo vệ như chống ẩm, mốc chống mối mọt và côn
trùng... nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Bộ Giao thông
vận tải
4.1. Nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
Với công việc đặc thù là đầu mối thông tin trong toàn cơ quan Bộ, do đó
Lãnh đạo Bộ đã quan tâm chú trọng tới việc trang cấp, mua sắm các trang thiết bị
phục vụ công tác văn phòng như máy tính, máy in, máy photo, máy rọc giấy, máy
hủy tài liệu, điện thoại,máy scan, máy fax, máy điều hòa, bàn, ghế... Vì vậy, trang
thiết bị trong văn phòng tương đối đầy đủ, hiện đại và luôn được bảo trì, bảo
dưỡng liên tục để đảm bảo các thiết bị, máy móc luôn luôn đáp ứng yêu cầu cao
trong công việc, giúp tiết kiệm, hiệu quả, chuyên nghiệp và hiện đại.
4.2.

Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu
Bên cạnh các trang thiết bị hiện đại được cung cấp đầy đủ của văn phòng thì
không gian văn phòng là điều không thể thiếu. Việc bố trí, sắp xếp các trang thiết
bị trong phòng Văn thư, Văn phòng Bộ Giao thông vận tải là tương đối hợp lý, đạt
tiêu chuẩn về mặt cấu trúc, thiết kế của một văn phòng hiện đại.
Bàn ghế được bố trí gọn gàng, hai bên để khoảng trống thuận tiện cho việc
đi lại. Khoảng cách giữa bàn làm việc và bàn tiếp khách không đặt gần nhau nên
không ảnh hưởng tới giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng, đảm
bảo thông tin quan trọng.

Phòng có hệ thống tủ tài liệu riêng gọn gàng hợp lý thuận tiện cho việc bảo
quản và tra tìm tài liệu.Bàn làm việc được trang bị đầy đủ các máy móc vật dụng
như: Điện thoại, máy tính, máy fax, Scan, sao chụp tài liệu và các văn phòng
phẩm ( ghim, kẹp, kéo, giấy, keo dán, …)
(Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trongphòng Văn thư Bộ
(hiện tại) xem Phụ lục 5)
( Đề xuất mô hình phòng Văn thư mới tối ưu xem Phụ lục 6)

22

Trần Thị Bích – LTĐH QTVP K1308B