Khóa luận quản trị văn phòng: Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện tĩnh gia, tỉnh thanh hóa

LỜI CẢM ƠN
Là sinh viên năm cuối, được làm khóa luận là một thuận lợi lớn đối với
em. Thông qua quá trình nghiên cứu, em có điều kiện để vận dụng và trau dồi
những kiến thức đã được học trong suốt quá trình học trên ghế nhà trường. Đó
là nền tảng vững chắc cho quá trình công tác sau này của mỗi sinh viên sau
khi ra trường được thuận lợi hơn, đồng thời giúp cho em có cái nhìn khái quát
nhất về lĩnh vực mà mình đang nghiên cứu.
Em xin gửi lời ảm ơn chân thành đến Giảng viên, ThS. Trần Thu Hà đã
tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và
hoàn thành khóa luận này. Qua bài khóa luận của mình, cá nhân em cũng xin
bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới tất cả những người đã giúp đỡ em hoàn
thành được kết quả học tập cũng như tích lũy được những kinh nghiệm thực
tế cho bản thân trong suốt khoá học. Đó là sự biết ơn tới các thầy, cô giáo của
trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và các thầy, cô giáo ở Khoa Quản trị
văn phòng nói riêng, những người đã dạy dỗ và truyền đạt cho em những kiến
thức bổ ích trong suốt quá trình học tập tại trường, đặc biệt là những kiến thức
cơ bản và chuyên sâu về ngành Quản trị văn phòng.
Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ công chức
của bộ phận tiếp nhận kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liên thông) của Ủy
ban nhân dân huyện Tĩnh Gia đã tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu,
tìm kiếm và sử dụng tài liệu trong quá trình thực hiện đề tài.
Bản thân em chưa có nhiều kinh nghiệm tiếp xúc và giải quyết công việc thực
tế nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Vì vậy, em rất mong các
Thầy, cô giáo tham gia đóng góp ý kiến cụ thể, giúp em bổ sung những thiếu
sót để bài khóa luận của em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Phạm Trần Đức


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
MỤC LỤC........................................................................................................2
PHỤ LỤC.........................................................................................................6
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................7
1. Lý do chọn đề tài..............................................................................................1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu.....................................................................2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài......................................................................3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: ..................................................................3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.............................................................4
7. Kết cấu của đề tài.............................................................................................5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU
HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT
CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN...................................6
1.1.Vị trí pháp lý của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân
dân cấp huyện.......................................................................................................6
1.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa
liên thông thuộc UBND cấp huyện....................................................................13
1.2.1. Khái niệm tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một
cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện..............................................13
1.2.1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng..................................13
1.2.1.2. Khái niệm tổ chức và điều hành văn phòng của bộ phận một cửa, một
cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện.............................................................16
1.2.2. Nội dung tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một
cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện..............................................17
1.2.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác..........................................18
1.2.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.........................19

1.2.2.3. Soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ 20
1.2.2.4. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại....................................21
1.2.2.5. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị
làm việc của bộ phận..........................................................................................22
1.2.2.6. Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm
bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên.....................................................................22


1.2.2.7. Tổ chức hội họp ...................................................................................23
1.2.2.8. Các nội dung hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên
thông...................................................................................................................24
1.2.3. Tổ chức khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông
thuộc UBND cấp huyện.....................................................................................25
1.3.1. Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng.......................................................25
1.3.2. Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng tạibộ phận một cửa, một cửa
liên thông thuộc UBND cấp huyện. ..................................................................25
1.3.2.1. Bố trí nơi làm việc của nhân viên tại bộ phận......................................25
1.3.2.2. Bố trí sắp xếp trang thiết bị làm việc....................................................26
13.2.3. Môi trường làm việc của bộ phận..........................................................27
1.3.2.4. Văn hóa công sở....................................................................................28

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN TĨNH GIA, .....................................................31
TỈNH THANH HÓA.....................................................................................31
2.1. Thực trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một
cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa..........31
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và nhân sự tại bộ phận
một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa. .31
2.1.1.1. Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc

UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa...........................................................31
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên
thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.......................................33
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự làm việc tại bộ phận một cửa, một cửa liên
thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa ......................................35
2.1.1.4. Quan hệ công tác của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc
UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa...........................................................36
2.1.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa
liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa................38
2.1.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác..........................................38
2.1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.........................40
2.1.2.3. Quản lý văn bản và Công tác văn thư – lưu trữ....................................43
2.1.2.4. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại....................................45
2.1.2.5. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị
làm việc của bộ phận. ........................................................................................46
2.1.2.6. Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo
vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên............................................................................47
Công tác bảo vệ đã được UBND huyện triển khai thực hiện trong toàn cơ quan
từ nhiều năm nay. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND huyện nằm ở
tầng 1 của trụ sở làm việc, gần với phòng bảo vệ của cơ quan. Đảm bảo cho an


ninh trật tự của cơ quan được duy trì và công tác bảo quản tài sản của CBCC
cũng như người dân đến liên hệ giải quyết thủ tục được an toàn. Đối với
CBCC hàng nằm theo định kỳ, UBND huyện phối hợp với bệnh viện Đa khoa
huyện đã tổ chức khám định kỳ cho toàn nhân viên trong cơ quan và làm thẻ Y
tế cũng như các chế độ đóng bảo hiểm khác theo quy định hiện hành của nhà
nước đối với CBCC và người lao động. Tại phòng làm việc của bộ phận được
lắp đặt điều hòa, quạt, … nhằm duy trì sức khỏe của CBCC thực hiện công
việc tại đây cũng như đảm bảo sức khỏe cho công dân, tổ chức khi ngồi chờ

thực hiện các thủ tục hành chính........................................................................47
2.1.2.7. Tổ chức hội họp.....................................................................................48
2.1.2.8. Các hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc
UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa...........................................................50
2.1.3. Tổ chức khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông
thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.................................................61
2.1.3.1. Bố trí nơi làm việc của nhân viên tại bộ phận......................................61
2.1.3.2. Sắp xếp trang thiết bị làm việc..............................................................62
2.1.3.3. Môi trường làm việc..............................................................................64
2.1.3.4. Văn hóa công sở....................................................................................65
2.1.3.5. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính...............................................67
Hình 2.4. Sơ đồ giải quyết công việc tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông
UBND huyện Tĩnh Gia.......................................................................................67
2.2. Đánh giá kết quả tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận
một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa. .68
2.2.1. Kết quả đã đạt được..................................................................................68
2.2.1.1. Về tổ chức..............................................................................................68
2.2.1.2. Về hoạt động..........................................................................................69
a. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác...................................................69
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện đã chủ động trong việc xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác. Nhất là trong việc xây dựng kế hoạch công
tác năm và xem đây là nhiệm vụ quan trọng nên Trưởng bộ phận đã triển khai
thực hiện một cách nghiêm túc, dựa trên thực tiễn tình hình hoạt động tại bộ
phận. Từ đó, giúp cho các kế hoạch không chỉ là ý tưởng mà được triển khai
thực hiện trong từng bản kế hoạch cụ thể. Nội dung của kế hoạch công tác
cũng được trình bày đúng yêu câu, đảm bảo các thông tin cơ bản và phù hợp
với nội dung hoạt động của bộ phận..................................................................69
2.2.1.3. Nguyên nhân đạt được những kết quả..................................................75
2.2.2. Hạn chế.....................................................................................................76
2.2.2.1. Về tổ chức..............................................................................................76

2.3.2.2. Về hoạt động..........................................................................................77
a. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác...................................................77
2.2.2.3. Nguyên nhân của những hạn chế..........................................................83

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ
CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN


MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA.................................................86
Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng nói chung đều phải dựa trên
tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, đây là căn cứ quan trọng cho việc
thiết lập các vị trí công việc cũng như tổ chức văn phòng hoạt động có
hiệu quả. Qua việc tìm hiểu thực trạng và phân tích đánh giá những ưu
điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân của những hạn chế trong quá trình
tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông
thuộc UBND huyện Tĩnh Gia. Tác giả đề xuất một số giải pháp để khắc
phục những hạn chế nêu trên và nâng cao hiệu quả tổ chức và điêu hành
hoạt động văn phòng tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nhằm đáp
ứng kịp thời các yêu cầu giải quyết TTHC của công dân, tổ chức cũng
như từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng của địa phương. Góp
phần phát triển kinh tế - xã hội và giải quyết các thủ tục hành chính theo
hướng hiện đại, nhanh gọn đáp ứng được các yêu cầu của thực tiễn đề ra.
.........................................................................................................................86
3.1. Nhóm giải pháp về thể chế..........................................................................86
3.2. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng và tạo động lực làm việc cho đội ngũ
cán bộ, công chức...............................................................................................89
3.3. Nhóm giải pháp về đảm bảo các điều kiện đáp ứng tổ chức và điều hành
hoạt động văn phòng..........................................................................................92
3.4. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ nhân dân...............................93

3.5. Nhóm giải pháp về xây dựng cơ chế phản biện xã hội đối với tổ chức và
điều hành hoạt động văn phòng.........................................................................97
3.6. Nhóm giải pháp xây dựng tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc, đẩy
mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trong giải quyết
công việc.............................................................................................................98
3.7. Nhóm giải pháp công khai, minh bạch quá trình thực hiện thủ tục hành
chính..................................................................................................................100
Tiểu kết chương 3.............................................................................................103

KẾT LUẬN..................................................................................................104
TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................105


PHỤ LỤC


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

NGHĨA ĐẦY ĐỦ

CHỮ VIẾT TẮT

1

Cán bộ, công chức

CBCB

2

Hội đồng nhân dân

HĐND

3

Ủy ban nhân dân

UBND

4

Thủ tục hành chính

TTHC

5

Bộ phận một cửa, một cửa liên
thông

BPMC, MCLT

6

Cơ chế một cửa

CCMC

7

Cơ chế một cửa liên thông

CCMCLT


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, hội nhập kinh tế quốc tế trở thành một xu thế tất yếu khách
quan không thể thiếu của sự phát triển và nó cũng luôn tạo ra nhiều cơ hội,
nhưng cũng nhiều thách thức cho các quốc gia. Hội nhập quốc tế đặt ra nhiều
vấn đề mới như tuân thủ luật pháp, hợp tác đầu tư, ... vì thế mỗi quốc gia phải
có những cơ chế, chính sách linh hoạt trong giải quyết các thủ tục hành chính
để thu hút các nhà đầu tư, nhằm tháo gỡ các kho khăn cho doanh nghiệp. Một
trong những thách thức đặt ra đó là cải cách hành chính, trong đó việc đơn
giản hoá các thủ tục hành chính là yêu cầu số một. Nền hành chính thế giới
cũng đang có xu hướng chuyển từ cai quản sang phục vụ. Vì vậy, cần có
những giải pháp để sớm cải cách nền hành chính nước nhà đáp ứng được
những yêu cầu của quá trình hội nhập cũng như hướng đến xây dựng nhà
nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Để làm được điều này thì trước hết phải
nâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức cũng như
tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng một cách hiệu quả trong giai đoạn
mở cửa, hội nhập và phát triển đất nước. Mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức phải
coi hiệu quả hoạt động của các văn phòng công sở là một trong những khâu
đột phá cần tập trung chỉ đạo, xây dựng quy hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn
hạn. Bởi vì văn phòng chính là nơi làm việc của cán bộ, công chức cũng như
nơi giải quyết các thủ tục hành chính và cung cấp các dịch vụ công góp phần
thực hiện cải cách nền hành chính nhà nước. Một trong số những nội dung

cần thực hiện trong chương trình cải cách bộ máy hành chính nhà nước đó là
đổi mới cách thức tổ chức văn phòng cũng như tổ chức phòng làm việc hiệu
quả. Thủ tướng chính phủ đã ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày
25 tháng 3 năm 2015 Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một
cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Và trong quá

1


trình triển khai thực hiện, đã có những vướng mắc xảy ra trong tổ chức và
điều hành hoạt động văn phòng nói chung và tại bộ phận một cửa, một cửa
liên thông thuộc UBND huyện nói riêng như cách bố trí, sắp xếp phòng làm
việc và tổ chức giải quyết thực hiện công việc, … đã ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả giải quyết công việc, phục vụ nhân dân.
Trước thực tế trên, với mong muốn góp phần đưa ra một số giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ
phận một cửa, một cửa liên thông, tôi lựa chọn nghiên cứu vấn đề “Tổ chức
và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông
thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” để làm đề tài
nghiên cứu của mình.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hiện nay có rất nhiều đề tài nghiên cứu về hành chính và cải cách hành
chính. Tuy nhiên, các đề tài đó lại đề cập đến nhiều khía cạnh khác nhau, nội
dung khác nhau trong nhiều nội dung của cải cách hành chính. Và một số đề
tài khác nghiên cứu về cải cách hành chính ở các cấp khác nhau với nhiều đối
tượng khác nhau. Có thể kết đến như:
1. Ths. Nguyễn Thị Phượng, Cải cách thủ tục hành chính (khảo sát mô
hình một cửa tại thị xã Sóc Trăng), luận văn thạc sỹ chuyên ngành Quản lý
nhà nước.
2. TS. Nguyễn Minh Phương, Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức cơ

sở đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới, Tạp chí Lý luận chính trị. 7/2003.
3. Ths. Duy Hoàng Dương, Cải cách hành chính ở cấp huyện tại Thành
phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ ngành: Lý luận và Lịch sử Nhà nước và Pháp
luật, 2011.
Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu nào về tổ chức và họat động
của văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân

2


dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.
Những tài liệu của các tác giả về các vấn đề có liên quan cũng như các
quy định của nhà nước về thủ tục hành chính là những gợi ý quý báu có giá trị
tham khảo, kế thừa để tôi tiến hành nghiên cứu đề tài của mình.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
- Mục đích: Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về tổ chức và điều
hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc
UBND cấp huyện và thực tiễn tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tại bộ
phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia,
tỉnh Thanh Hóa. Đề xuất các giải pháp nhằm góp nhần nâng cao chất lượng tổ
chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên
thông thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa. Từ
đó, đề tài bước đầu xây dựng các luận cứ khoa học và thực tiễn nhằm góp
phần nâng cao chất lượng tổ chức và hoạt động của bộ phận một cửa, một cửa
liên thông thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện trong cách thủ tục hành chính.
- Nhiệm vụ: Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức và điều
hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy
ban nhân dân cấp huyện nói chung. Dựa trên cơ sở đó, tập trung làm rõ thực
trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa
liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa. Trên cơ

sở phân tích thực trạng về những kết quả đã đạt được, những bất cập, hạn chế
đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành hoạt động
văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân
huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là tổ chức và điều
hành hoạt động văn phòng tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một

3


cửa, một cửa liên thông) thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh
Hóa.
- Phạm vi nghiên cứu: Bộ phận một cửa, một cửa liên thông là một
khái niệm được dùng phổ biến hiện nay (tên gọi đầy đủ là bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả). Tuy nhiên UBND huyện Tĩnh Gia, hiện nay do điều kiện thực
tế của địa phương cũng như trang thiết bị cơ sở vật chất tại bộ phận chưa đảm
bảo cho bộ phận hoạt động tốt nhất nên chưa thực hiện áp dụng cơ chế một
cửa liên thông vào giải quyết các thủ tục hành chính. Vì vậy, đề tài tập trung
nghiên cứu về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng trong phạm vi hoạt
động của bộ phận một cửa thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh
Thanh Hóa từ năm 2010 đến tháng 6 năm 2015.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá được công tác tổ chức và điều hành họat động văn phòng
tại bộ phận một cửa trước hết đề tài tham khảo các Văn kiện Đại hội Đảng các
khóa, Luật, các văn bản chỉ đạo của Chính phủ hiện hành, các văn bản như Kế
hoạch, báo cáo cải cách thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh, Báo cáo
của các Sở, ban ngành và huyện, thị xã. Đề tài sử dụng phương pháp quan sát
trực tiếp, tổng hợp, so sánh, phân tích những số liệu cụ thể và đưa ra đánh giá
về thực trạng và kết quả.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Nếu đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu có giá
trị thực tiễn và nguồn tài liệu tham khảo. Đề tài có thể được sử dụng làm tài
liệu nghiên cứu, tham khảo trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp
luật về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng nói chung và tại bộ phận
một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng.
Đồng thời, nó cũng là nguồn tài liệu phục vụ cho việc tham khảo để giảng dạy
và học tập tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đối với huyện Tĩnh Gia, với

4


những đóng góp mới của đề tài, có thể vận dụng vào thực tiễn tổ chức và điều
hành hoạt động văn phòng tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban
nhân dân huyện đáp ứng được các yêu cầu đề ra nhằm góp phần từng bước
hiện đại hóa văn phòng.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần lời nói đầu, kết luận và các bảng tài liệu khoa học phụ, nội
dung chính của đề tài được kết cấu như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức và điều hành hoạt động
văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện.
Chương 2: Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một
cửa, một của liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh
Hóa.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành
hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban
nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.

5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU
HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT
CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN
1.1.Vị trí pháp lý của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc
ủy ban nhân dân cấp huyện
Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước nói riêng, để giải quyết bất cứ công việc nào cũng đều cần có
quy trình, thủ tục thực hiện. Vì vậy, hoạt động quản lý nhà nước cần phải tuân
theo những quy tắc pháp lý, quy định và trình tự, cách thức khi sử dụng thẩm
quyền của từng cơ quan trong giải quyết công việc. Thủ tục hành chính là một
loại hoạt động gắn liền với các cơ quan hành chính nhà nước. Thủ tục hành
chính là trình tự, cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính
nhà nước có thẩm quyền để giải quyết công việc cụ thể giữa các cơ quan hành
chính nhà nước với nhau và giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ
chức, cá nhân do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, buộc cơ quan
nhà nước, các tổ chức và công dân phải tuân theo khi thực hiện thủ tục.
Trên cơ sở báo cáo và tổng kết kinh nghiệm của các địa phương, căn cứ
Nghị quyết số 38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chính Phủ về cải cách
một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và
tổ chức, Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Thủ
tướng Chính Phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà
nước giai đoạn 2001-2010.
Ngày 04 tháng 9 năm 2003 Thủ tướng Chính Phủ ban hành quyết định
số 181/2003/QĐ-TTg về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa tại
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Đây là văn bản pháp lý cụ thể,
đầu tiên quy định tương đối rõ ràng về việc giải quyết thủ tục hành chính theo

6

cơ chế một cửa sau khi đã nghiên cứu việc áp dụng các mô hình thí điểm tại
một số tỉnh thành trước khi đưa ra thực hiện trên cả nước. Ngày 22 tháng 6
năm 2007, Thủ tường Chính phủ ban hành Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg
ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương thay thế Quyết định 181/2003/QĐTTg. Quyết định 93/2007/QĐ-TTg ra đời là sự khẳng định tính đúng đắn,
hiệu quả của việc cải cách hành chính theo cơ chế một cửa; là sự hoàn thiện
hơn mô hình này với quy định về một cửa liên thông để giải quyết công việc
của công dân phải liên quan đến nhiều cơ quan, nhiều cấp hành chính; khắc
phục những quy định còn thiếu, chưa rõ ràng, không còn phù hợp của quyết
định 181.
Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg của Thủ
tướng Chính Phủ về “ Thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông
tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương ” thì khái niệm cơ chế một
cửa, một cửa liên thông được hiểu là:
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân,
bao gồm cả tổ chức, cá nhân nước ngoài (sau đây gọi chung là tổ chức, cá
nhân) thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước,
từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực
hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành
chính nhà nước.
Cơ chế một cửa liên thông là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức,
cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà
nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ,
hồ sơ giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước.
Từ những căn cứ pháp lý nêu trên, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền

7

hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND
cấp huyện được khái quát như sau:
Ví trí
Bộ phận một cửa, một cửa liên thông sau đây gọi là Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện do UBND huyện
quyết định thành lập sau khi có các văn bản đồng ý về việc phê duyệt đề án
thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông của UBND cấp tỉnh. Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả ở Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt tại Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, chịu sự quản lý toàn diện của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân để tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ theo quy chế hoạt động của từng nơi ban hành.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND&UBND
huyện là Bộ phận chuyên môn tham mưu, giúp Chủ tịch UBND huyện tiếp
nhận và trả kết quả tổ chức và công dân các loại hồ sơ, thủ tục hành chính
được cơ quan có thẩm quyền quyết định đưa vào danh mục các loại công việc
thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.
Nhiệm vụ
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có nhiệm vụ:
- Nhận hồ sơ của Tổ chức và công dân đủ thủ tục theo quy định;
- Chuyển hồ sơ hành chính sau khi tiếp nhận đến các phòng ban chuyên
môn để xem xét giải quyết;
- Nhận kết quả đã được giải quyết từ các phòng, ban chuyên môn và kết
quả giải quyết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền để trả cho tổ chức, công
dân, thu phí, lệ phí (nếu có);
- Tổng hợp, báo cáo định kỳ hằng tháng, quý, năm hoặc đột xuất cho
Chủ tịch UBND huyện;
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định của pháp luật và bằng

8

công nghệ thông tin trên máy vi tính theo quy định.
- Nghiên cứu, đề xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cơ quan cấp
trên về các giải pháp cải cách thủ tục hành chính.
- Cung cấp thông tin, kết quả thực hiện về cơ chế "một cửa", "một cửa
liên thông" cho các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
- Quản lý, sử dụng sổ sách, biểu thống kê: sổ nhật ký ghi chép việc tiếp
nhận, chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan chức năng thụ lý giải quyết và trả
kết quả cho tổ chức, cá nhân; biên bản giao, nhận hồ sơ giữa bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả với cán bộ, công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp thụ
lý hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá
nhân.
- Hướng dẫn, tư vấn về điều kiện, trình tự thủ tục giải quyết hồ sơ hành
chính cho tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết công việc;
- Cung cấp dịch vụ, bán các loại biễu mẫu theo quy định, dịch vụ
photocopy…(nếu có).
Quyền hạn
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có quyền hạn:
- Được từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân không đúng
trình tự, thủ tục và biễu mẫu theo quy định đã niêm yết;
- Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình thủ tục hành chính theo
hướng tinh gọn giảm thời gian giải quyết nhưng đảm bảo đúng quy định của
Pháp luật;
- Đề xuất trang bị cơ sở vật chất nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả
hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Cơ cấu tổ chức
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có Trưởng bộ phận, Phó trưởng bộ
phận và các cán bộ, công chức, viên chức.

9


- Trưởng Bộ phận là một công chức lãnh đạo Văn phòng
HĐND&UBND huyện được Chủ tịch UBND huyện chỉ định làm Trưởng Bộ
phận.
- Biên chế của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nằm trong biên chế
hành chính của Văn phòng HĐND&UBND huyện và các phòng, ban liên
quan thuộc tổng biên chế của UBND tỉnh giao cho huyện.
Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có nhiệm vụ, quyền hạn:
- Chỉ đạo niêm yết công khai các quy định, thủ tục hành chính, giấy tờ
hồ sơ, mức thu phí, lệ phí và thời gian giải quyết các loại công việc tại Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND huyện;
- Tổ chức bộ máy làm việc và theo dõi, chỉ đạo việc tiếp nhận và trả kết
quả hồ sơ hành chính theo quy định của pháp luật;
- Theo dõi, đánh giá kết quả tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của cán bộ,
công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và của phòng, ban có liên
quan;
- Đôn đốc các phòng, ban chuyên môn thực hiện việc giải quyết hồ sơ
hành chính cho tổ chức và công dân đúng quy trình, đảm bảo thời gian, phối
hợp giải quyết những vướng mắc trong quá trình xử lý hồ sơ, đặc biệt đối với
những hồ sơ liên quan đến công việc của nhiều phòng, ban chuyên mô;
- Kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh những sai sót trong quá trình làm việc
của cán bộ, công chức khi giao tiếp với tổ chức và công dân;
- Thường xuyên báo cáo về tình hình thực hiện công tác của Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả, tình hình giải quyết công việc của phòng, ban chuyên
môn liên quan trong quá trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông
tại các cuộc họp giao ban hằng tuần và hằng tháng, hằng quý và hằng năm để
Chủ tịch UBND huyện biết theo dõi chỉ đạo;
- Giải quyết thắc mắc, kiến nghị của tổ chức, công dân đến liên hệ nộp

10


hồ sơ;
- Trưởng Bộ phận là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước chủ tịch
UBND huyện về toàn bộ hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
- Trưởng Bộ phận được sử dụng mẫu dấu của Văn phòng
HĐND&UBND huyện để giải quyết công việc liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận trả kết quả.
- Phó trưởng Bộ phận được Trưởng Bộ phận phân công, giúp trưởng bộ
phận phụ trách một số công việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đồng
thời là người thay Trưởng bộ phận điều hành toàn bộ các công việc của bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả khi Trưởng bộ phận đi vắng.
Đối với cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
có nhiệm vụ:
1. Nhiệm vụ xem xét hồ sơ của tổ chức và cá nhân.
2. Chuyển hồ sơ tổ chức, công dân đến các phòng chuyên môn xử lý.
3. Theo dõi quá trình xử lý, tiếp nhận kết quả và trả kết quả cho tổ
chức, công dân, thu và nộp phí theo quy định. Nếu kết quả các hồ sơ được
thực hiện trước thời hạn thì mời các tổ chức và công dân đến nhận kết quả.
4. Bảo quản và khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất được trang bị,
thường xuyên cấp nhật quy định của Nhà nước về thủ tục hành chính để phục
vục công tác chuyên môn.
Việc thành lập bộ phận một cửa, một cửa liên thông (BPMC, MCLT)
đã rút ngắn thời gian giải quyết, giảm chi phí hành chính và công sức cho tổ
chức, công dân. Nhân dân chỉ cần đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để liên
hệ giải quyết công việc mà không phải đi lại nhiều nơi và mất nhiều thời gian
như trước đây. Điều này đã nhận được sự đồng tình ủng hộ, tin tưởng của
nhân dân vào hoạt động của chính quyền. Mặt khác, thực hiện văn phòng một

cửa đã công khai được các hồ sơ, giấy tờ, thời gian và mức thuế, lệ phí được

11


thu tạo điều kiện cho nhân dân tham gia giám sát hoạt động của các cơ quan
nhà nước. Chất lượng công vụ, ý thức tổ chức kỷ luật cũng như tinh thần trách
nhiệm phục vụ tổ chức, công dân của cán bộ, công chức đã được nâng lên rõ
rệt. Vấn đề này đã được khẳng định của hầu hết các ý kiến nhận xét của nhân
dân khi đến giao dịch tại bộ phận. Xem xét một cách khách quan từ phía
công dân và tổ chức thì quy định việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một
cửa liên thông trong giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC) rõ ràng đã tạo
điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây khi họ phải liên hệ với
nhiều phòng ban cũng như thời gian giải quyết thủ tục không được quy định
cụ thể tại các cơ quan hành chính. Công dân, tổ chức cũng không mất nhiều
thời gian để đi qua rất nhiều phòng ban sau đó mới có thể đến được phòng
giải quyết thủ tục quan trọng sau cùng. Mà việc đi lại “ nhiều cửa” có một số
trường hợp không đạt kết quả vì “ mỗi cửa” hướng dẫn một khác, có những
lúc giữa các phòng giải quyết không đồng nhất, gây mâu thuẫn lẫn nhau.
Công dân muốn làm cho các cửa của cơ quan hành chính “thông suốt” được
với nhau đòi hỏi tiêu tốn rất nhiều tiền của, công sức, thời gian, hay còn gọi là
“phí bôi trơn” để các TTHC được giải quyết kịp thời. Nhiều lúc họ còn phải
sử dụng đến nhiều mối quan hệ ngoài công vụ mới có thể giải quyết được.
Thực tế không phải công dân, tổ chức nào cũng có đủ điều kiện và tự nguyện
làm “ công việc” này. Rõ ràng từ chỗ họ được phục vụ thì giờ họ đang phải đi
cầu xin dịch vụ từ các nhà quản lý nên nhiều khi vì nhiều lý do khác nhau mà
người dân chấp nhận bỏ ra một khoản “ phí bôi trơn” để sớm được giải quyết
thủ tục. Từ đó tạo ra sự bất bình đẳng trong việc được cung ứng dịch vụ công
của người dân. Khi CCMC, CCMCLT được triển khai thực hiện đồng nghĩa
với BPMC, MCLT ra đời đã khắc phục cơ bản tình trạng bức xúc này. Nó trả

về đúng bản chất của sự phục vụ, cơ quan nhà nước phải tự làm công việc của
mình, không được đùn đẩy những việc của mình về phía người dân, đẩy khó

12


khăn về phía người dân, phải coi việc phục vụ nhân dân là quyền và nghĩa vụ
của mỗi cán bộ, công chức nhà nước.
Nhìn một cách tổng quát, việc đưa bộ phận một cửa, một cửa liên thông
vào hoạt động là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành
chính có ý nghĩa như một chiếc cầu nối gắn kết giữa cơ quan nhà nước với
công dân và các tổ chức. Chiếc cầu này có khả năng làm bền chặt các mối
quan hệ, làm cho nhà nước thực sự là Nhà nước của dân, do dân, vì dân.
Nhưng nếu xây dựng thiếu tính khoa học, áp dụng tuỳ tiện vào đời sống thì sẽ
là xa cách dân với Nhà nước.
1.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một
cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
1.2.1. Khái niệm tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ
phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
1.2.1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ một cơ quan, đơn vị nào cũng đều có
các hoạt động liên quan đến công tác văn phòng. Để phục vụ cho công tác
lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị mà công tác văn phòng thường hoạt
động ở các nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền
tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực
hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảm
trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều quan niệm, cách hiểu khác nhau về
văn phòng. Do xuất phát từ nhiều khía cạnh khác nhau của vấn đề mà khái
niệm văn phòng được đưa ra một cách không thống nhất. Và có bốn cách hiểu

cơ bản về văn phòng như sau:
Một là, văn phòng được hiểu là địa điểm làm việc, trụ sở làm việc, địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan. Văn phòng là địa điểm làm

13


việc của một cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính
Phủ,…
Hai là, văn phòng được hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính
hàng ngày của tổ chức liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu, tiếp khách,…
Ba là, văn phòng được hiểu là nơi tham mưu, tổng hợp giúp việc cơ
quan, tổ chức và là cánh đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo.
Bốn là, văn phòng được hiểu là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo
như kiến trúc sư, Nghị sỹ, … hay văn phòng của các tổ chức độc lập được
pháp luật thừa nhận như văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn.
Cả bốn cách hiểu trên về văn phòng đêu đúng, tuy nhiên nó chỉ phản
ảnh một phần hoạt động của văn phòng. Và để đưa ra một khái niệm toàn
diện, đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức.
Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành,
giúp việc của một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các
hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ; Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu
nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và đảm
bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó”.
Chức năng
Dù tồn tại dưới nhiều cách hiểu, quan niệm khác nhau về văn phòng,
nhưng từ lý luận và thực tiễn cho thấy, hoạt động văn phòng của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào cũng đều phục vụ hai nhóm chức năng cơ bản đó là:
+ Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp

+ Nhóm chức năng hậu cần
a. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Đối với văn phòng cần đổi mới nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động,
hướng đến xây dựng văn phòng hiện đại thì công tác tham mưu, tổng hợp rất

14


quan trọng. Nội dung công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn, góp ý
kiến cho lãnh đạo về những công việc như hoạch định, tổ chức, quản trị
nguồn nhân sự, hoạt động kiểm tra giám sát. Còn tổng hợp nghiêng về khía
cạnh thống kê, xử lý; tập hợp nhiều vấn đề phục vụ thiết thực cho hoạt động
quản lý. Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích và xử lý các thông tin cần
thiết được thực hiện chủ yếu bởi bộ phận văn phòng.
Chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua những công việc như tổ
chức xây dựng bộ máy văn phòng, tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế
hoạt động của cơ quan; xây dựng chương trình, kế hoạh công tác; tổ chức
đảm bảo thông tin hục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; …
b. Chức năng hậu cần
Mọi cơ quan, tổ chức muốn hoạt động thì không thể thiếu các cơ sở vật
chất, trang thiết bị phục vụ cho quá trình tổ chức thực hiện công việc như máy
tính, máy điện thoại, máy in, … và các hoạt động khác phục vụ cho hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho quá trình
làm việc này phải được bố trí, sắp xếp, quản lý, và không ngừng nâng cấp để
phục vụ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Đây chính là nội dung thuộc
chức năng hậu cần của công tác văn phòng. Ngoài quản lý cơ sở vật chất, văn
phòng còn thực hiện các công việc khác như: tổ chức phục vụ các cụôc họp;
tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của lãnh đạo; thực hiện các nghiệp vụ lễ
tân, khánh tiết; …
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo cơ quan thông

qua hai nhóm chức năng cơ bản đó là tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Các
chức năng này vừa tồn tại độc lập để hoạt động mang tính chuyên sâu, vừa
phối hợp hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết cách quan
phải tồn tại văn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp.

15


Nhiệm vụ
Từ những chức năng nếu trên thì văn phòng phải thực hiện những
nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng;
- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;
- Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản;
- Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của
cơ quan;
- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan theo quy định;
- Tổ chức mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết
bị làm việc của cơ quan;
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp;
- Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại;
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, công tác vệ sinh môi truờng và
thực hiện công tác y tế cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp;
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu.
1.2.1.2. Khái niệm tổ chức và điều hành văn phòng của bộ phận
một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
Hiện nay, có rất nhiều quan niệm và cách hiểu khác nhau về tổ chức,

điều hành. Tuy nhiên trong khóa luận bài này, chúng tôi đưa ra khái niệm về
tổ chức và điều hành được xem xét trong góc độ tổ chức bộ máy văn phòng
của một cơ quan, tổ chức.
Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và
phân phối các nguồn lực của tổ chức hoạt động một cách có ý thức nhằm đạt

16


được một hay nhiều mục tiêu chung. Tổ chức là việc thiết kế, xác lập xây
dựng ra một bộ máy hợp lý, khoa học để triển khai các kế hoạch đã đặt ra.
Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản:
- Tổ chức bộ máy
- Tổ chức công việc
Điều hành văn phòng là hoạt động hướng dẫn, chỉ đạo công việc của
văn phòng theo cách thức, trình tự nhất định nhằm thực hiện mục tiêu chung
của cơ quan, tổ chức.
Dựa theo các khái niệm chung về văn phòng, tổ chức và điều hành có
thể khái quát về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một
cửa, bộ phận một cửa liên thông như sau:
Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một
cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện là việc bố trí, sắp xếp cán bộ, công
chức vào làm việc tại bộ phận để thực hiện các hoạt động văn phòng, tiếp
nhận và giải quyết hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức nhằm thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của bộ phận theo quy định.
1.2.2. Nội dung tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ
phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
Hoạt động văn phòng chính là những hoạt động chính, thể hiện đầy đủ
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Khi thực hiện được các công việc này,
văn phòng thể hiện được vai trò của mình trong việc thiết lập cơ sở vững chắc

cho mọi hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cho công việc được diễn ra liên tục
và thông suốt, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ mang tính chất chuyên sâu. Với
bộ phận một cửa, một cửa liên thông do đặc thù về vị trí pháp lý, chức năng,
nhiệm vụ và hoạt động mang tính chất đặc thù. Vì vậy tổ chức và điều hành
hoạt động văn phòng tại bộ phận gồm đầy đủ các nội dung hoạt động của văn
phòng nói chung, ngoài ra còn có các nội dung hoạt động đặc thù.

17


1.2.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Chương trình, kế hoạch công tác là việc thiết lập những mục tiêu cơ
bản dựa trên cơ sở hoạt động của cơ quan và các phương pháp, cách thức thực
hiện để đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian quy định.
Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc là phương tiện hoạt động
quan trọng của người lãnh đạo, mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu chương trình, kế
hoạch làm việc khoa học, khả thi và phù hợp với các mặt, lĩnh vực hoạt động
của cơ quan, tổ chức sẽ đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo
đúng mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra.
Đối với bộ phận một cửa, một cửa liên thông việc xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác cũng được tiến hành như hoạt động của các phòng
ban chuyên môn khác. Đó là bộ phận căn cứ vào kết quả tổng hợp báo cáo về
tình hình hoạt động trong một năm, những kết quả đã đạt được, những bất cập
hạn chế còn tồn đọng, từ đó đăng ký mục tiêu, kế hoạch hoạt động cụ thể
trong năm tới với Văn phòng HĐND&UBND. Từ đây văn phòng
HĐND&UBND tổng hợp, soạn thảo và ban hành kế hoạch tổng thể trong
năm. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác chung, Trưởng bộ phận tiến
hành phần chia ra các công việc, mục tiêu cụ thể để hoàn thành theo từng giai
đoạn. Ví dụ: Kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, … Việc xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác được tiến hành theo tuần, tháng, năm

và nó giúp CBCC làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xác định các
nhiệm vụ cần thực hiện trong thời gian quy định. Đồng thời, là căn cứ để
kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi vị trí công việc. Hiện nay, việc
xây dựng kế hoạch công tác tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông cấp
huyện nói chung đều được tiến hành một cách thường xuyên và đồng bộ, là
một trong những nội dung hoạt động của mọi văn phòng nói chung.

18