Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cp dịch vụ hàng hải hàng không con cá heo

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH
---------***--------

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHĨA
Chun ngành: Kinh tế đối ngoại

NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ
HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO

Họ và tên sinh viên: Lê Thị Đoan Trang
Mã sinh viên: 1201016574
Khóa: K51D
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: ThS. Lê Giang Nam

TP. Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2015



NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN KHOA HỌC
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………..………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………



DANH MỤC VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Tiếng Anh

Tiếng Việt

AMS

Automated Manifest System

Corp.

Corporation

Hệ thống khai báo kiểm sốt hàng
hóa tự động
Cơng ty
Cổ phần

CP
CS

Customer Service

Dịch vụ khách hàng

EXW

Ex Works

Giao tại xưởng

FAST

Freight

Assistance

System

Technology

Phần mềm quản lí hệ thống

FCL

Full Container Load

Hàng nguyên container

HB/L

House Bill of Lading

Vận đơn thứ

Harmonized Commodity
HS

Description and Coding
System

Hệ thống hài hịa mơ tả và mã
hóa hàng hóa
Kê khai an ninh dành cho nhà

ISF

Importer Security Filling

LCL

Less than Container Load

Hàng lẻ

MB/L

Master Bill of Lading

Vận đơn chủ

SI

Shipping Instruction

Hướng dẫn gửi hàng

nhập khẩu



DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên bảng biểu
Sơ đồ 1.1: Mơ hình tổ chức của Công ty Cổ phần dịch vụ hàng
Sơ đồ

hải hàng khơng Con Cá Heo
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa
xuất khẩu bằng đường biển tại công ty CP Con Cá Heo
Bảng 1.1: Số lượng nhân viên các phịng ban tại cơng ty
Bảng 1.2: Cơ cấu nhân sự của Công ty CP Dịch vụ hàng hải

hàng không Con Cá Heo giai đoạn 2012 – 2014

Bảng

Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2012
đến 2014

Trang
8

15
10
11

12

Bảng 1.4: Tỷ trọng doanh thu của việc giao nhận hàng xuất khẩu
bằng đường biển trên tổng doanh thu của Công ty CP Con Cá
Heo giai đoạn 2012 – 2014

13



MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT1
DANH MỤC BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................1
Chương 1 .....................................................................................................................3
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI

HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO.................................................................................3
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải
Hàng Không Con Cá Heo ...........................................................................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự ................................5
1.2.1. Chức năng .........................................................................................................5
1.2.2. Nhiệm vụ ...........................................................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................................6
1.2.4. Tình hình nhân sự..............................................................................................8
1.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty giai đoạn 20122014 ...........................................................................................................................10
1.4. Vai trị của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đối với
cơng ty .......................................................................................................................11
Chương 2 ...................................................................................................................13
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ..............13
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI .......................13
HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO...............................................................................13
2.1. Thực tế quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công
ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo ........................................13
2.1.1. Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng .............................................14
2.1.2. Gửi Booking Note ...........................................................................................15
2.1.3. Phát hành vận đơn đường biển HB/L cho khách hàng ...................................15
2.1.4. Nhận MB/L do người vận tải gửi qua .............................................................16
2.1.5. Phát hành hóa đơn ghi nợ/có ...........................................................................17
2.1.6. Gửi thơng báo chi tiết cụ thể về lô hàng cho Đại lý ........................................17


2.1.7. Chuyển các chứng từ để bộ phận kế toán theo dõi thanh toán với khách
hàng/đại lý/hãng tàu ................................................................................................. 18
2.1.8. Lưu hồ sơ ........................................................................................................ 18
2.2. Nhận xét chung.................................................................................................. 18
2.2.1. Điểm mạnh ..................................................................................................... 18

2.2.2. Điểm yếu ........................................................................................................ 20
Chương 3 .................................................................................................................. 22
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ
HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO ......................................................... 22
3.1. Triển vọng ......................................................................................................... 22
3.1.1. Cơ hội ............................................................................................................. 22
3.1.2. Thách thức ...................................................................................................... 23
3.2. Định hướng của công ty .................................................................................... 23
3.3. Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường
biển của công ty........................................................................................................ 24
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 31


1

LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta ngày càng phát triển, cụ thể là sự vươn lên không ngừng về tất cả
các mặt kinh tế - chính trị - xã hội. Việc gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới
(WTO) vào năm 2007 đã mở ra một bối cảnh mới cho nền kinh tế của đất nước với
nhiều cơ hội rộng mở nhưng cũng khơng ít những thách thức đón chờ. Trong bức
tranh của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, hoạt động ngoại
thương đóng một vai trò hết sức quan trọng. Hoạt động này mang lại nguồn thu
không nhỏ cho nước nhà và đồng thời cũng là chiếc cầu nối giữa Việt Nam với các
quốc gia trên trường thế giới.
Để giúp làm dễ dàng đi những vấn đề nảy sinh từ Mối quan hệ giao lưu buôn
bán giữa người mua và người bán ở các nước khác nhau cũng nảy sinh nhiều vấn
đề, có thể kể đến như: khoảng cách địa lí giữa các quốc gia ảnh hưởng đến việc luân
chuyển hàng hóa, thủ tục xuất nhập khẩu mỗi nước mỗi khác, liên lạc không thuận

tiện, tập quán sử dụng hàng hóa khác nhau... Tất cả những khiếm khuyết đó đã dần
dần tạo tiền đề cho sự hình thành của một ngành nghề mới, một dịch vụ vơ hình
phục vụ rất hiệu quả, an tồn, tối ưu nhất; đó là dịch vụ giao nhận và vận chuyển
hàng hố quốc tế.
Qui mơ của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những
năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao
nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu. Nước
Việt Nam có những điều kiện thuận lợi để làm tiền đề cho ngành giao nhận vận tải
biển phát triển mạnh mẽ. Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam. Điều
này có ý nghĩa rất lớn, nó khơng chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng
hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà cịn góp phần nâng cao khả năng cạnh
tranh của hàng hoá nước ta trên thị trường thế giới.
Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo là một doanh
nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải ở Việt Nam đã được thành lập 7
năm và có những bước tiến đáng kể đối với loại ngành nghề mới này. Bài thu hoạch
thực tập tốt nghiệp này cũng xoay quanh những vấn đề đã nêu trên, nói về hoạt
động giao nhận mà cụ thể là Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng


2

đƣờng biển – Sea Freight Forwading tại Công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải
Hàng Không Con Cá Heo. Đề tài này nhằm mục đích nghiên cứu những vấn đề
cốt lõi của quy trình giao nhận hàng hóa. Qua đó rút ra những mặt mạnh cũng như
những tồn tại chủ yếu trong quy trình này và đề xuất một số giải pháp nhằm hồn
thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của
cơng ty. Cùng với lời mở đầu và kết luận, bài thu hoạch có những chương sau:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng
Không Con Cá Heo

Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển của
Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu đường biển
Người viết xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn ThS Lê Giang Nam
cũng như Ban Giám đốc và các nhân viên của Công ty CP Dich Vụ Hàng Hải Hàng
Không Con Cá Heo đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ người viết hồn thành bài báo cáo
này. Trong quá trình thực tập và viết báo cáo, chắc hẳn không tránh khỏi được
những thiếu sót do thời gian và kiến thức cịn hạn chế, kính mong nhận được những
lời nhận xét, góp ý của quý thầy cô và các anh chị trong công ty để bài báo cáo này
được hoàn thiện hơn.
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Đoan Trang


3

Chƣơng 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI
HÀNG KHƠNG CON CÁ HEO
1.1. Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng
Hải Hàng Không Con Cá Heo
Công ty Cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo là công ty con
của Bee Logistics Corporation, được thành lập vào ngày 24 tháng 11 năm 2007,
chính thức đi vào hoạt động ngày 1 tháng 1 năm 2008 với tên gọi Công ty Cổ phần
dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo (Dolphin Sea Air Services Corporation).
Công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hoá trong nước và quốc tế,
nằm gần các cảng chính của Việt Nam như Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phịng, Đà
Nẵng. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và được đào tạo bài bản, Con Cá Heo
được đánh giá là một trong những công ty gom hàng lẻ xuất/nhập hàng đầu Việt

Nam và cũng là nhà cung cấp chuyên nghiệp các dịch vụ cước quốc tế xuất/nhập
khẩu đối với hàng đường biển nguyên container (FLC) và hàng không. Bên cạnh đó
cơng ty ln thực hiện tốt dịch vụ khai hải quan và giao nhận nội địa và đã trở thành
một công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải tồn diện tại Việt Nam. Mục tiêu
kinh doanh của cơng ty đó là nhằm thực hiện những tính chất phức tạp phát sinh
trong công tác giao nhận và vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu của các doanh
nghiệp Nhà nước, cũng như các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư
nước ngồi,... Với tầm nhìn là sẽ trở thành công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận
tải đáng tin cậy nhất ở Việt Nam, Con Cá Heo đang không ngừng mở rộng các hoạt
động kinh doanh của mình.
Tên cơng ty: Cơng ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
Tên giao dịch: Dolphin Sea Air Services Corporation
Địa chỉ cơng ty: Lầu 2 Tịa nhà Hải Âu, 39B Trường Sơn, phường 4, quận
Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: (84.8) 62647222
Fax: (84.8) 62647333
Email:
Website: www.dolphinseaair.com


4

Mã số thuế: 0305358801
Vốn điều lệ: 1.000.000.000 đồng.
Trong những năm qua, công ty được các đối tác biết đến là một đơn vị xuất
nhập khẩu uy tín với các mặt hàng nông sản xuất khẩu như cà phê, hạt tiêu, hạt điều,
bắp, sắn lát… các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu như thiết bị điện gia dụng
Electrolux, thép, hạt nhựa, xe tải, thức ăn gia súc, thiết bị văn phòng, thiết bị chống
trộm…
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải

Hàng Không Con Cá Heo có những điểm nổi bật như sau:
Năm 2004, tiền thân của Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không
Con Cá Heo (Dolphin Sea Air Services Corp.) là Phòng Gom Hàng của Bee
Logistics Corp, được thành lập vào 01/10/2004 tại TP. Hồ Chí Minh.
Năm 2007, Phịng Gom Hàng đã phát triển mạnh mẽ và Bee Logistics quyết
định thành lập Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
chuyên về dịch vụ xuất nhập hàng lẻ (LCL), vận tải kết hợp đường biển – đường
không,…
Tháng 10/2009, Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá
Heo thành lập chi nhánh tại Hà Nội.
Năm 2010, công ty Con Cá Heo chuyển từ trọng tâm cung cấp dịch vụ gom
hàng sang cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải toàn diện như dịch vụ cước đối với
hàng xuất/nhập nguyên container (FCL) đường biển và hàng không, dịch vụ giao
nhận hải quan và giao nhận nội địa, đường bộ biên giới,… để đáp ứng nhu cầu ngày
một tăng của khách hàng. Cùng lúc đó thành lập chi nhánh Hải Phòng và văn phòng
đại diện tại Đà Nẵng, Phnom Penh.
Năm 2011, thành lập văn phòng đại diện tại Cambodia.
Năm 2012, thành lập văn phòng đại diện tại Lạng Sơn và Yangon, Myanmar.
Năm 2013, thành lập văn phịng đại diện Thái Ngun, Nam Định, Nha
Trang, Bình Dương.
Với khoảng thời gian 7 năm xây dựng và phát triển, công ty Con Cá Heo đã
tạo dựng được chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường. Uy tín thương hiệu Con Cá
Heo đã được khẳng định ở thị trường trong nước và trên thế giới bất chấp rất nhiều


5

khó khăn hiện tại và sắp tới khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp vận tải đối thủ
trên thị trường.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự

1.2.1. Chức năng
Thực hiện nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường
biển và đường hàng không. Trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế, công ty giúp
mang lại sự thuận tiện và nhanh chóng nhất cho lượng lớn hàng hóa xuất nhập khẩu
của nước ta đồng thời góp phần tạo ra một nền kinh tế năng động. Dịch vụ của công
ty cụ thể bao gồm: Dịch vụ gom hàng lẻ (LCL), hàng nguyên container (FCL) xuất
khẩu và nhập khẩu; dịch vụ vận chuyển quốc tế hàng hải, hàng không; dịch vụ vận
chuyển hàng hóa đường bộ nội địa; dịch vụ khai thuế hải quan; dịch vụ vận chuyển
đường bộ xuyên biên giới các nước Trung Quốc - Việt Nam - Lào - Cambodia Thailand - Myanmar; dịch vụ kho bãi, đóng gói, dán nhãn và phân phối; dịch vụ vận
chuyển đa phương thức kết hợp đường biển, đường bộ và đường hàng không; dịch
vụ vận chuyển hàng nguy hiểm, hàng lạnh và hàng hóa đặc biệt; dịch vụ vận chuyển
hàng siêu trường, siêu trọng, dự án cơng trình; dịch vụ mơi giới và tư vấn bảo hiểm
hàng hóa.
1.2.2. Nhiệm vụ
Tổ chức các hoạt động trong công ty một cách phù hợp, đồng thời quản lý có
trách nhiệm, hồn thành các kế hoạch kinh doanh với hiệu quả công việc ngày càng
cao. Công ty hướng tới sự thỏa mãn nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng và định
hướng phát triển lâu bền cho cơng ty.
Cơng ty đảm bảo xử lý nhanh chóng, ln đúng hẹn, giữ cam kết, uy tín và
khơng ngại khó khăn hồn thành cơng việc để làm hài lịng đồng nghiệp, đối tác và
khách hàng hơn cả mong đợi của họ, thực hiện các hợp đồng ký kết với khách hàng
với chi phí thấp nhất, thời gian ngắn nhất và hiệu quả tốt nhất nhằm tạo uy tín cho
cơng ty để thu hút thêm khách hàng mới, mở rộng quy mơ hoạt động kinh doanh.
Hơn nữa, cơng ty có nhiệm vụ là phải có cung cách chuyên nghiệp và tốc độ trong
mọi hành động; cạnh tranh ở mọi dịch vụ; uy tín với mọi cam kết; linh hoạt trong
mọi vấn đề; thân thiện và ln tận tình. Đồng thời tổ chức lại hoạt động công ty để
đạt kết quả tốt nhất nhằm hoàn thành tốt các kế hoạch đề ra hàng năm. Ngoài ra


6

trong thời gian tới, cơng ty cịn sẽ ứng dụng cơng nghệ mới góp phần nâng cao hiệu
quả và sự thuận tiện cho khách hàng.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành cơng trong một cơng
ty. Tổ chức hợp lí sẽ tạo ra những tiền đề thuận lợi cho sự phát triển của cơng ty.
Hiểu được những ngun lí, ngun tắc đó, cơng ty đã xây dựng nên một bộ máy
điều hành hoạt động rất hiệu quả, chặt chẽ, tính đồng bộ cao giữa các phịng ban với
nhau.
Sơ đồ 1.1. Mơ hình tổ chức của Cơng ty Cổ phần dịch vụ hàng hải hàng khơng
Con Cá Heo

Giám đốc

Phó giám đốc

Phịng nhân sự

Bộ phận
kinh doanh

Bộ phận IT

Bộ phận dịch vụ
khách hàng

Phòng kinh
doanh

Bộ phận

chứng từ

Phịng kế tốn

Bộ phận
giao nhận

(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính)
Trong cơ cấu này, vai trị của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt
được mục tiêu, nhiệm vụ chung.
Giám đốc: là người quản lí, điều hành công việc chung của công ty, là người
đại diện cho công ty khi đứng ra giao dịch hay làm việc với các công ty khác và là


7

người chịu trách nhiệm pháp lí cao nhất trước cơ quan thẩm quyền của Nhà nước về
mọi việc liên quan đến cơng ty.
Phó Giám đốc: là người hỗ trợ cho giám đốc trong các cơng việc quản lí điều
hành và thay mặt cho giám đốc giải quyết mọi công việc phát sinh khi giám đốc đi
vắng.
Phòng nhân sự: Phòng nhân sự chịu trách nhiệm tồn diện về kết quả cơng
tác tổ chức nhân sự như nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng,
đào tạo và phát triển nhân sự, quản trị tiền lương, quan hệ lao động, dịch vụ phúc
lợi, y tế và an toàn… theo đúng quy định của Nhà nước và nội quy, quy chế của
Cơng ty.
Bộ phận IT: Thiết lập và duy trì hoạt động của host, sever, máy chủ hệ thống
công nghệ thông tin, đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả. Quản trị website, cung
cấp các dịch vụ thông tin tư liệu của công ty đến khách hàng, quản trị kỹ thuật các
phần mềm quản lí khác phục vụ cơng tác điều hành quản lí chung và cơng tác đối

nội đối ngoại của cơng ty.
Phịng kinh doanh: Phịng kinh doanh chia làm 3 bộ phận: bộ phận kinh
doanh (Sales), bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, bộ phận dịch vụ khách hàng
(Customer Service).
-

Bộ phận kinh doanh: Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng nhằm tăng
doanh số.

-

Bộ phận giao nhận: Lấy hàng hóa từ khách hành để giao và đảm bảo đúng
hạn theo yêu cầu.

-

Bộ phận chứng từ: Lưu trữ thông tin khách hàng đồng thời thực hiện các
thủ tục chứng từ giao nhận đối với các lô hàng.

-

Bộ phận dịch vụ khách hàng: Tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng,
đồng thời củng cố mối quan hệ đối với khách hàng cũ.

Phịng kế tốn: Bộ phận kế tốn phản ánh đầy đủ các thơng tin tài sản hiện
có, sự vận động tài khản trong công ty, các chi phí bỏ ra trong q trình kinh doanh,
lãi thu lại, phản ánh từng loại nguồn vốn và tài sản giúp cho việc kiểm tra giám sát
đạt hiệu quả cao hơn. Kế tốn là cơng cụ để quản lí và phân tích, đánh giá, tham
mưu cho Lãnh đạo đưa ra quyết định quản lí phù hợp.

8

1.2.4. Tình hình nhân sự
Bảng 1.1. Số lƣợng nhân viên các phịng ban tại cơng ty
ĐVT: Người
Ban giám đốc

2

Phịng nhân sự

4

Phòng kinh doanh

Bộ phận sale

7

Bộ phận chứng từ

4

Bộ phận giao nhận

5

Bộ phận dịch vụ khách hàng

3

19

Bộ phận IT

2

Phịng kế tốn

4

Tổng cộng

31
(Nguồn: Phịng nhân sự)

Bảng số liệu cho thấy tình hình nhân lực trong cơng ty hiện nay cịn mang
quy mơ khá nhỏ. Theo đó phịng kinh doanh có số lượng nhân viên lớn nhất với 19
người (chiếm đến 61,29%), trong đó bộ phận Sales và bộ phận giao nhận có số nhân
viên đông nhất. Sự phân công như vậy là khá hợp lí vì phịng kinh doanh, đặc biệt là
bộ phận Sales yêu cầu sự nhanh nhạy và kịp thời về mặt thời gian để có thể tiếp cận
và cung cấp thơng tin tới khách hàng nhằm tìm kiếm thêm nhiều khách hàng cũng
như củng cố mối quan hệ với các khách hàng thân thiết.
Trong giai đoạn 2012-2014, tình hình nhân sự của cơng ty Con Cá Heo
khơng có nhiều biến động và diễn ra khá ổn định, giao động vào khoảng 30-35
người. Tổng số nhân viên thấp nhất là vào năm 2012 với số lượng là 30 người, có sự
thay đổi khá rõ ở năm 2013 với tổng số 35 người, và trở lại mức 31 người trong
năm tiếp đến.
Vì theo đặc thù hoạt động chính của Cơng ty CP Con Cá Heo thì đầu tiên là

tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, soạn bộ chứng từ,… thế nên lực lượng lao động
chính là nữ giới. Theo như bảng dưới đây, tỉ lệ nữ giới trong công ty vào khoảng
60%, đáp ứng phù hợp cơng việc địi hỏi sự khéo léo, nhanh nhẹn và cẩn thận.


9

Bảng 1.2. Cơ cấu nhân sự của Công ty CP Dịch vụ hàng hải hàng không
Con Cá Heo giai đoạn 2012 – 2014
Năm

2012

2013

Số

%

lượng

Số

2014
Số

%

lượng

%

lượng

Giới

Nam

12

40,00

15

42,86

14

45,16

tính

Nữ

18

60,00

20

57,14

17

54,84

Tuổi

<30

19

63,33

23

65,71

20

64,52

>30

11

36,67

12

34,29

11

35,48

CĐ

4

13,33

5

14,29

4

12,90

ĐH

23

76,67

26

74,29

24

77,42

CH

3

1

4

11,42

3

9,68

Trình độ

Tổng

30

35

31
(Nguồn: Phịng nhân sự)

Độ tuổi của lực lượng công nhân trong công ty trải rộng từ 19 tuổi cho đến

42 tuổi, tập trung ở khoảng 22-30 tuổi. Độ tuổi của Ban Giám đốc cụ thể là Giám
đốc: 38 tuổi, Phó Giám đốc: 40 tuổi. Điều này cho thấy lực lượng lao động của
Công ty CP Con Cá Heo là khá trẻ, kinh nghiệm còn hạn chế nhưng những yêu cầu
về độ năng động, linh hoạt cũng như tính sáng tạo trở thành thế mạnh của Ban Giám
đốc. Bên cạnh đó, sự có mặt của các nhân viên có độ tuổi từ 30 trở lên cũng có vai
trị rất quan trọng trong cơ cấu nhân sự của công ty. Đó là sự phối hợp giữa kinh
nghiệm và sự năng động.
Về trình độ học vấn của lực lượng nhân viên của công ty: 77,42% nhân sự đã
tốt nghiệp Đại học, 9,68% nhân sự (đã bao gồm 100% nhân sự của Ban giám đốc)
đã tốt nghiệp Cao học. Có thể nhận thấy số lượng nhân viên tốt nghiệp Đại học ổn
định qua các năm, và tăng dần ở các năm. Đội ngũ lãnh đạo, công nhân viên đều trẻ
trung, năng động, trình độ chun mơn cao và đó chính là yếu tố tạo nên sự thành
công trong hoạt động của công ty.


10

1.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn
2012-2014
Bảng 1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2012 đến 2014
ĐVT: 1.000 USD
Năm

Doanh

2012

2013

2014

2012/2013

2013/2014

Giá trị

%

Giá trị

%

4.475

72

3.588,8

33,6

6.215,1

10.690,1 14.278,9

Chi phí

4.647,6

7.753,9

10.075,2

3.106,3

66,8

2.321,3

29,9

Lợi nhuận

1.567,5

2.936,2

4.203,7

1.368,7

87,3

1.267,5

43,2

1.368,7

87,3

1.267,5

1.094,9

87,3

1.014

43,2

thu

trước thuế
Lợi nhuận
sau thuế
( Nguồn: Phịng kế tốn của cơng ty)
Cơng ty mới chỉ được mới thành lập và hoạt động trong khoảng thời gian 7
năm nên đang cố gắng từng bước trong việc tạo lập mối quan hệ riêng, củng cố uy
tín với các đối tác do đó mục tiêu của cơng ty chủ yếu là bước đầu thâm nhập thị
trường, tìm kiếm khách hàng và gia tăng thị phần kinh doanh. Trong giai đoạn 2012
– 2014, kết quả kinh doanh của công ty rất khả quan.
Dựa vào bảng số liệu, bằng phép tính đơn giản, có thể thấy được: Tỷ lệ lãi
sau thuế và tổng doanh thu qua các năm đều trên 20% và có xu hướng tăng dần, cụ
thể là năm 2012 là 20,165%, năm 2013 là 22,22% và năm 2014 là 23,66% . Lợi
nhuận sau thuế của năm 2013 so với năm 2012 tăng 1.094,9 triệu đồng tương ứng
với 87,3%, năm 2014 so với năm 2013 tăng 1.014 triệu đồng tương ứng với 43,2%.
Tình hình tăng trưởng lợi nhuận rịng qua các năm: năm 2013 tăng 1.368,7 triệu
đồng tức tăng đến 87,3% so với năm 2012. Điều này cho thấy các chính sách đưa ra
vào thời điểm này của Ban Giám đốc điều hành công ty là hết sức sáng suốt và

nhanh nhạy với chuyển biến của thị trường vào thời điểm những năm kinh tế Việt
Nam cũng như kinh tế thế giới rơi vào thời kì khủng hoảng. Đến năm 2012, lợi
nhuận ròng vẫn tiếp tục tăng nhưng tốc độ đã giảm đi với 1.267,5 triệu đồng, tăng


11

43,2% so với năm 2013 do gặp nhiều khó khăn khi ngày càng có nhiều cơng ty cạnh
tranh trên thị trường và ảnh hưởng chung của nền kinh tế.
Qua nhiều năm hoạt động kinh doanh, cơng ty đã có nhiều kinh nghiệm trong
việc thực hiện quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng
khơng. Điều đó được thể hiện ở việc gia tăng chi phí qua các năm, từ 4.647,6 triệu
đồng vào năm 2012 đến 7.753,9 triệu đồng vào năm 2013 (tăng 3.106,3 triệu đồng
so với 2012, ứng với 66,8%) và năm 2014 là 1.0075,2 triệu đồng (tăng 2.321,3
triệu đồng so với năm 2013, ứng với 29,9%).
Mặc dù Công ty CP Con Cá Heo phải chịu nhiều khó khăn thách thức, thế
nhưng kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm gần đây cho thấy ban lãnh đạo
cơng ty đã có những quyết định đúng đắn và tầm nhìn chiến lược.
1.4. Vai trị của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng biển đối
với công ty
Bảng 1.4. Tỷ trọng doanh thu của việc giao nhận hàng xuất khẩu bằng đƣờng
biển trên tổng doanh thu của Công ty CP Con Cá Heo
giai đoạn 2012 – 2014
ĐVT: 1.000 USD
2012
Doanh thu của

2013

2014

Giá trị

%

Giá trị

%

Giá trị

%

2.014,3

32,41

3.645,3

34,1

5.854,3

41

6.215,1

100

10.690,1

100

14.278,9

100

việc giao nhận
hàng xuất khẩu
bằng đường biển
Tổng doanh thu

(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Cơng ty bao gồm các hoạt động dịch vụ chính là giao nhận hàng xuất nhập
khẩu bằng đường biển và đường hàng không. Số liệu cho thấy doanh thu từ hoạt
động giao nhận hàng xuất khẩu chiếm từ 32,41% đến 41% tổng doanh thu của Cơng
ty. Nói cách khác, việc xuất khẩu đóng góp khá lớn vào kết quả hoạt động tồn Công
ty. Tỷ lệ doanh thu xuất khẩu giai đoạn 2012 - 2014 khơng có nhiều biến động. Nhờ
có sự mở rộng văn phịng đại diện ở các nước ngồi khu vực và việc thiết lập mối


12

quan hệ lâu dài với những khách hàng lớn mà doanh thu tăng liên tục trong những
năm gần đây. Tuy nhiên lượng chiếm 1/3 tổng doanh thu chưa phải là con số q
lớn. Cơng ty cần có những giải pháp hồn thiện quy trình để đẩy mạnh cơng tác xuất
khẩu hơn nữa.


13

Chƣơng 2
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI
HÀNG KHƠNG CON CÁ HEO
2.1. Thực tế quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng biển tại
cơng ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu
bằng đƣờng biển tại cơng ty CP Con Cá Heo
Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng

Gửi Booking Note

Phát hành vận đơn thứ HB/L cho khách hàng

Nhận vận đơn chủ MB/L do người vận tải gửi qua

Phát hành hóa đơn ghi nợ/có

Gửi thông báo chi tiết về lô hàng cho Đại lý

Chuyển các chứng từ để bộ phận kế toán theo dõi
thanh tốn với khách hàng/đại lý/hãng tàu.

Lưu hồ sơ

(Nguồn: Quy trình xuất hàng đường biển số hiệu QT-03 của công ty
CP Con Cá Heo)
Để làm rõ quy trình nói trên, tác giả sẽ dẫn chứng bằng bộ chứng từ ở phần
Phụ lục, bao gồm vận đơn, hóa đơn và phiếu đóng gói hàng hóa. Bộ chứng từ thể

hiện hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu FCL là kiện thuốc lá bởi công ty Dolphin


14

Sea Air Service Corp, theo sự yêu cầu của nhà sản xuất (cũng là người gửi hàng) là
công ty Alliance Print Technologies Ltd. gửi đến người nhận hàng là công ty British
American Tobacco Ple Ltd. tại Singapore trong năm 2015. B/L thể hiện cụ thể các
chi tiết như số Booking DHCM15030015, tên tàu KOTA WISATA, loại phí trả
trước prepaid, mơ tả hàng hóa là 10 kiện thuốc lá trọng lượng 6.506,000 kgs, cảng
xếp hàng Hồ Chí Minh, Việt Nam; cảng dỡ hàng Singapore… Trong các kiện hàng
này, có 3 loại thuốc lá được mơ tả và có đơn giá, số lượng khác nhau, được thể hiện
rõ trên hóa đơn số 1250981 đính kèm theo phụ lục.
2.1.1. Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ ngƣời gửi hàng
Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thơng tin đăng kí từ người gửi hàng bằng
email hoặc fax. Thông thường, người gửi hàng dùng mẫu đăng kí (booking form)
của cơng ty. Ngồi ra, có một số trường hợp khách hàng dùng form riêng của công
ty họ nhưng phải đảm bảo được các điều kiện và điều khoản ban đầu giữa người gửi
hàng và người giao nhận (forwarder).
Khi nhận được mẫu đăng kí đặt chỗ của khách hàng, cơng ty sẽ kiểm tra xem
có đầy đủ những thơng tin cần thiết để sau đó thực hiện các thủ tục tiếp theo. Đây là
bước rất quan trọng, khi kiểm tra, nếu có những thơng tin nghi ngờ hay sai sót gì
cơng ty sẽ thơng báo và kiểm tra lại cho ngưởi gửi hàng để hoàn tất tờ đăng kí. Hai
bên thỏa thuận các chi tiết về giá cả và dịch vụ vận chuyển giữa bộ phận kinh doanh
và khách hàng. Sau đó gửi mail yêu cầu booking hàng cho bộ phận dịch vụ khách
hàng (Customer Service). Nhập giá vào phần mềm quản lí hệ thống FAST (Freight
Assistance System Technology) với đầy đủ thông tin về giá bán, giá mua và gửi
hướng dẫn về việc thi chi tiền cước và các chi phí khác (Shipping Instruction) cho
bộ phận chứng từ qua phần mềm FAST cho các lô hàng. Trong Shipping Instruction
phải thể hiện rõ thông tin của khách hàng để bộ phận Chứng từ có thể liên hệ khi

cần thiết và yêu cầu đối xử đặc biệt với khách hàng đó (nếu có). SI phải được gửi
cho bộ phận Chứng từ trước ngày tàu chạy 3 ngày. Đối với những lô hàng làm dịch
vụ giao hàng tại xưởng EXW, bộ phận Sales phải báo cho bộ phận Customer
Service trước khi làm booking để bộ phận Customer Service lúc gửi booking cho
khách hàng sẽ gửi luôn cho bộ phận Logicstic của công ty.


15

2.1.2. Gửi Booking Note
Một khi bộ phận Customer Service nhận được các yêu cầu về booking của
khách hàng do bộ phận Sales chuyển qua, thì bộ phận này cần phải liên lạc hãng tàu
để lấy Giấy lưu khoang (Booking Note) phù hợp, kiểm tra Booking Note nhận được
xem đã đúng hay chưa. Sau đó, gửi Booking Note cho khách hàng và phải nhận
được xác nhận là đã nhận được booking của khách hàng. Booking Note cũng chính
là Booking Confirm nhằm xác nhận lô hàng đã được vận chuyển. Trên Booking
Note cần thể hiện rõ những nội dung như sau: Số Booking, tên hãng tàu, tên tàu/số
chuyến, ngày dự kiến tàu rời, cảng chuyển tải, cảng đến, nơi đóng hàng, loại hàng,
nơi hạ bãi và thanh lý Hải quan; closing time. Lúc này, sẽ chuyển Booking cho bộ
phận Sales để phát hành vận đơn thứ HB/L. Trước ngày tàu chạy, yêu cầu khách
hàng cung cấp số container của booking và báo lại cho hãng tàu. Trong bước này,
bộ phận Customer Service có trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan
tới booking cho các lô hàng.
2.1.3. Phát hành vận đơn đƣờng biển HB/L cho khách hàng
Trước hết công ty phải nhận chi tiết về lô hàng do người chủ hàng cung cấp
để phát hành vận đơn đường biển thứ HB/L. Bộ phận chứng từ hàng xuất yêu cầu
khách hàng gửi bằng fax hoặc email chi tiết về lô hàng trước ngày tàu chạy 1-2
ngày. Đặc biệt nếu đối với những lô hàng đi châu Âu, Canada và USA theo dịch vụ
trực tiếp thì phải yêu cầu thêm khách hàng gửi chi tiết lô hàng và xác nhận HB/L
trước ngày tày chạy 3 ngày. Đối với những tuyến đi Châu Âu, USA và Úc thì sẽ yêu

cầu khách hàng báo số HS code khi gửi chi tiết lô hàng.
Trên mỗi Booking Note nhân viên Booking sẽ ghi tên khách hàng trên đó,
dựa vào đó nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận chứng từ bên phía khách hàng
để xin chi tiết B/L về lô hàng. Thông thường chi tiết B/L thường được gửi bằng
mail hoặc fax, trong đó fax thông dụng hơn.
Chi tiết B/L phải bao gồm đầy đủ nội dung. Bộ phận Chứng từ xuất hàng sau
khi nhận Booking Note từ bộ phận Customer Service chuyển qua, mở tài liệu trong
sổ theo dõi số File và nhập thông tin dữ liệu trong FAST. Sau khi làm HB/L xong,
bộ phận chứng từ của công ty sẽ fax B/L cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và
xác nhận là B/L đã ổn hay chưa. Nếu được khách hàng kiểm tra và xác nhận thì phát