QUI TRÌNH tổ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH vụ GIAO NHẬN HÀNG hóa XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN của CÔNG TY TNHH TOÀN cầu KHẢI MINH (KMG)

QUI TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN
HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TOÀN
CẦU KHẢI MINH (KMG)
1.

Sơ đồ qui trình thực tế về giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại công
ty KMG.
Sơ đồ 1: Sơ đồ qui trình thực tế về giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển
tại công ty KMG.

TÌM KHÁCH HÀNG, ĐÀM PHÁN VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG

NHẬN YÊU CẦU LÔ HÀNG TỪ KHÁCH HÀNG

ĐẶT CHỖ VỚI HÃNG TÀU VÀ NHẬN BOOKING NOTE

CHUẨN BỊ HỒ SƠ KHAI BÁO HẢI QUAN

NHÂN HÀNG TỪ KHO CỦA KHÁCH HÀNG VÀ VẬN CHUYỂN RA CẢNG

LÊN TỜ KHAI TRÊN HỆ THỐNG ECUS/VNASS LẬP BILL OF LADING

XIN GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ

2. Giải thích sơ đồ qui trình thực tế về giao nhận hàng hóa xuất khẩu
công ty
HUNtại
TRÙNG
KMG.
2.1 Tìm khách hàng, đàm phán và kí hợp đồng giao nhận.
 Tìm kiếm khách hàng.

MUA BẢO HIỂM

Đây là nhiệm vụ của bộ phận Sale. Bộ phận dùng các chiến lược marketting quảng
cáo để đưa dịch vụ của mình đến với khách hàng. Đặc biệt là khách hàng có nhu cầu xuất
TỔNG KẾT FILE

THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CẢNG
GỬI PRE-ALERT CHO ĐẠI LÝ NƯỚC NHẬPLÀM
KHẨU


nhập khẩu hàng hóa và đang tìm kiếm đối tác giúp mình làm các nghiệp vụ để xuất hàng
và nhập hàng. Hoặc đó là những khách hàng có đi cước hàng xuất đường biển qua công
ty, khi họ có nhu cầu cần công ty cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan, vận chuyển lô
hàng xuất khẩu đó nhân viên sale tiến hành chào giá dịch vụ và khi khách hàng đồng ý
với giá đã thỏa thuận thì hợp đồng dịch vụ được kí kết để làm cơ sở pháp lí cho những
hoạt động sau này. Công ty HISAKADO là một khách hàng cụ thể của Công ty TNHH
Toàn Cầu Khải Minh
 Đàm phán và kí kết hợp đồng

Việc đàm phám và kí kết hợp đồng do nhân viên của Bộ phận kinh doanh thực hiện.
Thông thường đối với những khách hàng lớn và giao dịch thường xuyên, hợp đồng chỉ
được thực hiện một hoặc vài lần trong những giao dịch đầu tiên và từ đó làm căn cứ cho
những giao dịch sau này. Phương thức đàm phán mà Công ty thực hiện bao gồm đàm
phán trực tiếp, đàm phán qua email và đàm phán qua điện thoại. Đối với đàm phán trực
tiếp, việc đàm phán thường diễn ra ở văn phòng đại diện của khách hàng hoặc tại văn
phòng của Công ty KMG. Người trực tiếp đứng ra chủ trì việc đàm phán là Phó Giám
đốc Công ty.
Đối với những giao dịch lớn hoặc những giao dịch lần đầu, Công ty thường áp dụng

kiểu đàm phán trực tiếp để hai bên có thể trao đổi kĩ cũng như hiểu rõ về đối tác. Đối với
những khách hàng đã làm việc lâu thì chỉ cần đàm phán qua điện thoại, sau đó xác nhận
thông tin đã đàm phán lại bằng email để làm bằng chứng cho những thỏa thuận đó.
Hợp đồng giao nhận hàng hóa với khách hàng ngoài phần mở đầu ghi rõ bên ủy thác, bên
nhận ủy thác và phần kết thúc là chữ kĩ của hai bên, phần quan trọng nhất của hợp đồng
thường gồm có các điều khoản sau:
-

Phạm vi ủy thác: qui định rõ những công việc mà khách hàng yêu cầu Công ty thực
hiện tùy tính chất từng lô hàng như: mua bảo hiểm, lên tờ khai, xin C/O, đưa hàng hóa

đi kiểm nghiệm, kiểm dịch, vận chuyển hàng hóa đến địa điểm qui định,…
- Mức thù lao ủy thác
- Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia
- Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng
2.2 Nhận yêu cầu lô hàng từ khách hàng
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng như sau:
Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng
loại container phù hợp ( nếu hàng tươi sống , rau quả tươi sẽ chọn cont


lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont
khô: 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”).Cũng như các quy định của
nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch
vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng….
Cảng đi, cảng đến: Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận
chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp và ngược lại.
Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư
vấn cho khách hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.Tuy nhiên
cũng có một số khách hàng quen sử dụng dịch vụ của một hãng tàu cho hàng hóa của

mình thì công ty thì xét báo giá cước cho khách hàng đó biết.
Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình tàu chạy phù hợp.
Cụ thể thông tin hàng ban đầu KMG nhận được của khách hàng HISKADO gồm
những thông tin như sau:
- CẢNG ĐI: HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM
- CẢNG ĐẾN: OSAKA, JAPAN
- SỐ LƯỢNG: 1X20 GP
- TÊN HÀNG: STEEL PRODUCT
- NGÀY ĐI: 18 JUL
2.3 Đặt chỗ với hãng tàu và nhận booking note.
Bộ phận chăm sóc khách hàng (cust team) sẽ căn cứ trên booking request của khách
hàng HISAKADO và gửi booking request đến hãng tàu có lịch trình phù hợp nhất để đặt
chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận chăm sóc khách
hàng bằng cách gởi booking confirmation hay booking note. Bộ phận chăm sóc khách
hàng nhận Booking note của hãng tàu MOL với những thông tin cần thiết sau:
-

Số booking: 15456687596A
Tên tàu/Số chuyến: BELLA SCHULTE V.0002
Cảng xếp hàng (port of loading): CAI MEP
Cảng giao hàng ( port of delivery): OSAKA
Container: 1x20GP
Ngày tàu chạy: 18/06/2017
Ngày tàu đến: 26/06/2017
Cảng chuyển tải ( port of discharge (nếu có):
Bãi duyệt lệnh cấp container rỗng: CAT LAI
Giờ cắt máng( losing time): 22H 16/06/2017

Lập booking profile: Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ lập booking profile để kê
khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những

thông tin trên booking profile gồm: Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ
trách, số điện thoại/fax, tên hãng tàu, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy, điều khoản thanh


toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau ( freight collect), giá mua, giá bán, các
phụ phí liên quan,…
BOOKING

2.4 Nhận hàng từ kho của khách hàng và vận chuyển ra cảng.

Sau khi nhận booking note từ bộ phận chăm sóc khách hàng thì bộ phận chứng từ sẽ
theo dõi tiếp tiến độ của lô hàng. Bộ phận chứng từ sẽ trực tiếp gửi booking note cho
khách hàng kiểm tra và đồng thời gửi cho bộ phận Logistics để sắp xếp điều động
phương tiện vận tải cũng như lên kế hoạch cho việc đóng hàng. Đối với từng hãng tàu thì
việc đổi lệnh cấp cont rỗng có thể thực hiện qua mail hoặc trực tiếp tại cảng. Với hãng
tàu MOL thì bộ phận logistics & giao nhận sử dụng booking note để đổi lệnh lấy cont
rỗng trực tiếp tại cảng. Nhân viên giao nhận sẽ đem booking note đến phòng điều độ của
hãng tàu ( thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để lấy đổi lệnh cấp cont rỗng. Ớ bước này
phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm : packing list
container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho
phép lấy container rỗng. Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo
container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt,
đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy conttainer rỗng vận chuyển đến
kho người xuất khẩu đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có
hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng ( theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container
cho cảng vụ.
2.5 Chuẩn bị chứng từ hồ sơ và lên tờ khai trên hệ thống ECUS5/VNACCS.

Chứng từ cần thiết cho việc khai hải quan trên hệ thống.
Bộ phận logistics & giao nhận của công ty Khải Minh phải chuẩn bị những chứng từ

sau cho việc khai hải quan trên hệ thống . Bộ hồ sơ gồm những chứng từ như sau thường
được cung cấp từ khách hàng HISAKADO:
-

Hợp đồng ngoại thương số EX170612
Hóa đơn thương mại số EXI-170612
Packing list số EXP-170612
Booking số 15456687596A


Khi chuẩn bị bộ hồ sơ này, nhân viên bộ phận logistics cần lưu ý kiểm tra các thông
tin trên bộ chứng từ xem thông tin người xuất khẩu có đúng với thông tin khách hàng đã
cung cấp trước đó hay không. Đối với khách hàng mới bộ phận logistics cần kiểm tra
thêm thông tin là khách hàng đã đăng kí tài khoản trên hệ thống hải quan Việt Nam hay
chưa để tiến hành lên tờ khai.
Lên tờ khai trên hệ thống ECUS5/VNACCS
Sau khi đã có được tất cả những thông tin và chứng từ về lô hàng, kiểm tra và tập hợp


bộ chứng từ hoàn chỉnh, nhân viên bộ phận logistics sẽ dựa vào Contract, Bill of Lading,
Commercial Invoice, Packing List để nhập thông tin tờ khai và tiến hành khai báo hải
quan bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS:

Sơ đồ 2.1: Các bước khai hải quan điện tử


Đăng nhập hệ thống khai hải quan điện tử

Nhập dữ liệu
khai báo

Khai báo trước IDA

Sửa đổi và bổ sung

Sai

Nhập kết quả phản hồi

Đúng

In tờ khai

Khai báo chính thức IDC và
Nhận kết quả phân luồng

Nhận số tờ khai

Đăng nhập vào hệ thống khai báo hải quan điện tử của Tổng cục Hải quan, chọn
đơn vị Hải quan khai báo:
-

Tên HQ:
Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KVI
Mã:
02CI
Đăng ký thông tin doanh nghiệp khai báo Hải quan điện tử.

Tại trang chủ chọn mục “Tờ khai xuất nhập khẩu” rồi chọn “Đăng ký mới tờ khai xuất
khẩu”. Hệ thống sẽ hiện lên bảng “Tờ khai xuất khẩu” .

Hình 2.2: Đăng kí thông tin doanh nghiệp


•

Tiến hành nhập liệu các tiêu chí cần thiết của tờ khai hải quan điện tử. Màn hình gồm
6 trang (Doanh nghiệp làm việc 3 trang đầu)

1. Thông tin chung
2. Thông tin container
3. Danh sách hàng
4. Chỉ thị của Hải quan
5. Kết quả xử lý tờ khai
6. Quản lí tờ khai

Các ô màu trắng có thể nhập dữ liệu thủ công bằng bằng tay, riêng các ô màu đậm hệ
thống tự động mặc định nhập dữ liệu. Ví dụ: Ô 1: Người xuất khẩu, sau khi đăng ký tên
doanh nghiệp khai báo, khi mở mới tờ khai xuất khẩu hệ thống sẽ tự động nhập liệu vào
tên, mã số, địa chỉ của doanh nghiệp.

Hình 2.3: Đăng kí thông tin doanh nghiệp


Hình 2.4: Khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS ở giao diện thông tin chung

Hình 2.5: Khai hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS ở giao diện thông tin container


Hình 2.5: Khai hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS ở giao diện danh sách hàng

•

Sau khi nhập đầy đủ các dữ liệu cần thiết để đăng ký mới tờ khai xuất khẩu, nhân viên

giao nhận sẽ tiến hành khai báo trước IDA. Chọn “Khai báo trước IDA”, hệ thống sẽ gửi
tờ khai đến Hải quan, để gửi tờ khai đến Hải quan cần phải có tên và mật khẩu kết nối
đến Hải quan (người khai liên lạc với chi cục Hải quan nơi làm thủ tục để được cấp tên
truy nhập và mật khẩu.Thường thì nhân viên khai báo sẽ được công ty cấp). Nhập tên
truy nhập và mật khẩu sau đó chọn “Chấp nhận”.
• Nhận kết quả phản hồi và số tờ khai
• Cơ quan Hải quan sau khi tiếp nhận tờ khai hải quan điện tử sẽ tiến hành kiểm tra tính

-

-

hợp lệ của tờ khai. Cán bộ Hải quan tiếp nhận tờ khai sẽ kiểm tra lại toàn bộ nội dung
trên tờ khai, đặc biệt là các nội dung tên hàng, mã số hàng hóa, thuế suất xuất khẩu và
phần khai thuế của người khai báo. Nếu tất cả các nội dung đều hợp lệ thì cơ quan Hải
quan sẽ cấp số tờ khai cho doanh nghiệp. Nếu có sai sót hoặc có nội dung khai báo không
hợp lệ thì cơ quan Hải quan sẽ phản hồi lại yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung. Khi
chứng từ của doanh nghiệp hợp lệ thì cơ quan Hải Quan mới cấp cho doanh nghiệp số tờ
khai.
Trường hợp nếu doanh nghiệp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải
Quan gửi phản hồi yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và điều chỉnh.
Nếu cơ quan Hải quan yêu cầu doanh nghiệp gửi các chứng từ như Hợp đồng ngoại
thương, Invoice, Packing list, Bill of Lading…để cơ quan Hải quan đối chiếu thì doanh
nghiệp phải scan các chứng từ trên vào mục “Chứng từ kèm theo tờ khai” rồi gửi cho cơ

quan Hải quan.
Trường hợp tờ khai đã được cấp số, doanh nghiệp không thể hủy khai báo được mà chỉ
có thể chỉnh sửa. Ví dụ: thuế suất xuất khẩu áp sai là 10%, nhưng tờ khai đã được cấp số
thì sau khi tìm tờ khai đã khai báo, vào mục “Kết quả xử lý tờ khai”, nhập số tham chiếu,
tại bảng “Kết quả xử lý tờ khai” chọn mục “Sửa tờ khai”. Khi đó, hệ thống sẽ hỏi doanh
nghiệp có muốn tiến hành sửa tờ khai hay không? Chọn “Yes” để sửa tờ khai. Sau khi sửa
xong, doanh nghiệp khai báo lại tờ khai lên Hải quan và chờ lấy phản hồi cho đến khi nội
dung sửa được chấp nhận.
Việc chỉnh sửa phải có xác nhận của cán bộ Hải quan. Doanh nghiệp cần in tờ khai
chỉnh sửa, điền các thông tin trước và sau chỉnh sửa, nộp kèm tờ khai để làm thủ tục. Tờ
khai chỉnh sửa phải có dấu và chữ ký của cán bộ Hải quan và doanh nghiệp.
Vì tất cả các nội dung tờ khai của Công ty TNHH HISAKADO đều hợp lệ nên sau khi
cán bộ Hải quan kiểm tra xong được cấp số.
Số tờ khai:

301379522900


Ngày đăng ký:

15/06/2017

Sau khi nhận số tờ khai, nhân viên bộ phận logistics cần kiểm tra kỹ lại một lần nữa
bằng cách in thử tờ khai, điều này sẽ giúp nhân viên chứng từ dễ dàng kiểm tra các thông
tin quan trọng.
• Khai báo chính thức IDC và nhận kết quả phân luồng
Sau khi kiểm tra kí càng các thông tin trên tờ khai in thủ, nhân viên chứng từ tiến
hành khai chính thức IDC và chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân
luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 03 luồng chính : xanh, vàng, đỏ.
Và phản hồi cho doanh nghiệp kết quả phân luồng:

Tờ khai đã được phân luồng.
Số tờ khai: 301400445750
Loại hình: B11
Tờ khai được phân luồng:

1

(Luồng xanh)

• Tính thuế và nộp thuế.
Đối với hàng hóa xuất khẩu thì chính phủ Việt Nam khuyến khích doanh nghiệp bằng
việc áp thuế 0% cho đa số các mặt hàng xuất khẩu. Vì thế trong trường hợp này
HISAKADO cũng không phải đóng các khoản thuế xuất khẩu.
Sau khi nhận được thông báo đã truyền tờ khai thành công và được thông báo kết quả
phân luồng, nhân viên bộ phận logistics của Công ty TNHH KMG sẽ in tờ khai chính
thức đồng thời gửi kết quả dến công ty HISAKADO sau khi đã kiểm tra chính xác.
2.4 Lập bill of lading
Sau khi nhận được booking từ bộ phận chăm sóc khách hàng, song song với việc bộ
phận logistics theo dõi việc đóng hàng và lên tờ khai thì bộ phận chứng từ sẽ lập bill of
lading nháp để gửi cho khách. Dựa trên những chứng từ khách hàng cung cấp, bộ phận
chứng từ sẽ sử dụng những chi tiết cần thiết để lập BL. Những thông tin cần thiết này
thường được gọi là SI (shipping instruction). Và BL công ty KMG cấp cho khách hàng
được gọi là House BL.
SÔ HBL: KMGOSA1706006


Sau khi xác nhận bản nháp bằng email, nhân viên chuyển chi tiết Bill cho hãng tàu để
làm MB/L. Với những thao tác của nhân viên chứng từ thì việc trình SI cho MBL phải
kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
SỐ MBL: MOLU15456687596

Lưu ý: Để việc hàng hóa được khai báo một cách chính xác và đảm bảo thời gian tàu
chạy thì hãng tàu thường có một giới hạn thời gian cho việc trình SI lập MBL. KMG phải
theo dõi và nhắc nhở khách xác nhận các thông tin trước thời gian hãng tàu đưa ra. Nếu
việc khai báo xảy ra sai sót sau thời gian này thì sẽ bị phạt phí tầm 40USD-50 USD cho
một lần sửa chữa.
2.5 Trình VGM cho hãng tàu.
VGM (Verified Gross Mass) là quy định trong công ước SOLAS yêu cầu toàn bộ chủ
hàng (shipper) phải thực hiện việc xác định khối lượng container chứa hàng, quy định
này sẽ có hiệu lực vào ngày 1 tháng 7 năm 2016. Nhân việc chứng từ phải nắm được qui
định này và cách tính VGM để phổ biến cho khách hàng nắm rõ. Vì nếu không có chứng
nhận VGM thì container sẽ không được xếp lên tàu.
VGM có 2 cách tính như sau:
-

Phương pháp thứ nhất – Phương pháp cân: Sử dụng thiết bị cân tiêu chuẩn, người
gửi hàng (shipper) hay bên thứ 3 ủy quyền bởi người gửi hàng phải cân container
khi nó đã được đóng hàng và đóng seal.

-

Phương thức thứ hai – Phương pháp Tính toán: Người gửi hàng hoặc bên thứ 3
được ủy quyền cân tất cả kiện, hàng hóa, pallet, các vật liệu để chèn lót hàng
hóa… Tổng giá trị trên và trọng lượng vỏ container sẽ là VGM. Tuy nhiên phương
thức này cần phải được xác nhận và thông qua bởi một tổ chức có thẩm quyền.

Thường thì các doanh nghiệp sử dụng phương pháp thứ 2 để tính VGM.
Thường thì VGM phải được trình cho cảng để hạ container nên khi HISAKADO lập
xong bảng chứng nhận VGM này thì sẽ giao cho nhân viên giao nhận của KMG cũng cấp
cho dưới cảng bản gốc. Ngoài ra HISAKADO còn phải gửi thêm 1 bản scan cho bộ phận
chứng từ để bộ phận chứng từ gửi cho hãng tàu. Trình VGM cũng là một thao tác rất

quan trọng và có thời gian giới hạn thời gian cụ thể. Đối với hãng tàu MOL thời gian
trình VGM được nêu rõ trên booking này là 22H 16/06/2017
2.6 Xin giấy chứng nhận xuất xứ

Đầu tiên nhân viên phòng Logistics sẽ lập bản C/O nháp, scan gửi khách hàng
kiểm tra và yêu cầu xác nhận bằng email. Sau khi mọi thông tin đã chính xác, nhân viên
lên trang web saigonnewport.com.vn để theo dõi lịch tàu chạy. Khi tàu chạy, nhân viên
lên trang ecosys.gov.vn để khai báo C/O sau đó truyền lên Bộ Công thương, Bộ Công
thương sẽ trả về số C/O. Nhân viên tiến hành hoàn thành bộ hồ sơ xin C/O bao gồm:
-

Đơn đề nghị cấp C/O (1 bản)
Form C/O ecosys đã duyệt của hệ thống (1 bản)
Form C/O để trống (3 bản bao gồm: original, duplicate, triplicate)
Tờ khai gốc và 1 bản tờ khai sao y
Vận đơn (đóng dấu đại lý)
Invoice, Packing list, Sale Contract (mỗi giấy tờ 1 bản gốc)
Qui trình sản xuất (1 bản)
Bảng kê khai nguyên phụ liệu (1 bản)
Chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên phụ liệu (trường hợp mua trong nước thì sao y
hóa đơn, nhập nước ngoài thì sao y tờ khai, trường hợp mua tại Việt Nam có hóa đơn đỏ
thì sao y Chứng minh nhân dân của người bán)
Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, nhân viên giao nhận hiện trường của Công ty sẽ đem bộ hồ
sơ lên Bộ Công thương hoặc VCCI để nộp. Vì lô hàng này thực xuất Nhật nên bộ hồ sơ
xin C/O form AJ, nộp ở Văn phòng quản lý Xuất nhập khẩu khu vực phía Nam trực thuộc
Bộ Công thương
Lưu ý thời gian tới nộp và từ 7:30 – 11:30 sáng và 13:30 – 16:30 ngày làm việc, thời
gian tới nhận là sau 6 giờ (và không quá 3 ngày) làm việc kể từ khi hồ sơ được tiếp nhận.

-

VCCI: Tiếp nhận hồ sơ xin C/O form A, B, Textile, ICO, Mexico và form khác.
Văn phòng quản lý Xuất nhập khẩu khu vực phía Nam trực thuộc Bộ Công thương: Tiếp
nhận hồ sơ xin C/O form AK, A, D, E, S, AJ, VJ, Kimberbley, E/L, mã MID và loại khác.
2.7 Hun trùng

Hun trùng là một biện pháp thường được sử dụng xịt hóa chất xử lý mối, mọt, nói
chung là các loại côn trùng có thể có (các loại tuyến trùng, giun nhỏ,…), để khử trùng
hàng làm bằng gỗ hoặc có liên quan đến gỗ để tránh bị ô nhiễm trong khi vận chuyển


-

hàng hóa, hòng trừ sự phát tán các vi sinh vật sống kí sinh trong các mạch gỗ giữa các
quốc gia trên thế giới.
Bộ chứng từ cần thiết để hun trùng:
Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói
Vận đơn đường biển
Lưu ý: Nếu hàng hóa nhập khẩu không đáp ứng được việc hun trùng này thì hàng hóa
có thể bị trả lại hoặc phạt tiền và cấm nhập khẩu vào nước đó. Trên thực tế đã có nhiều
công ty Việt Nam gặp vấn đề này. Trong trường hợp công ty xuất khẩu quên hun trùng
hàng hóa tại Việt Nam thì có thể xử lí bằng cách thuê công ty dịch vụ khử trùng tại các
cảng chuyển tải và đương nhiên chi phí không hề nhỏ. Nên là một công ty dịch vụ thì
KMG phải nắm được đặc điểm hàng hóa nào phải hun trùng để tư vấn cho khách. Chi phí
hun trùng tại Việt Nam tầm 300.000VND/cont đã bao gồm thuế.
2.8 Mua bảo hiểm

-

Công ty KMG nhận được yêu cầu mua bảo hiểm cho lô hàng này từ khách hàng
HISAKADO. Phòng chứng từ sẽ sắp xếp chuẩn bị chứng từ để mua bảo hiểm cho khách
hàng. Những chứng từ cần thiết để mua bảo hiểm:
Hợp đồng thương mại
Hóa đơn thương mại
Bill of lading
Thông tin phương tiện vận chuyển nội địa.
Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập
khẩu để xác nhận về việc hàng hóa đã được bảo hiểm, đồng thời được coi là bằng chứng
của hợp đồng bảo hiểm. KMG sẽ gửi chứng từ cần thiết cho công ty bảo hiểm Bảo Long
để mua bảo hiểm cho lô hàng. Khi nhận được yêu cầu từ KMG. Bảo Long sẽ gửi giấy
chứng nhận bảo hiểm bản nháp cho bộ phận chứng từ kiểm tra. Bộ phẩn chứng từ sẽ dựa
trên thông tin trên chứng tuqf đã cung cấp để xác nhận cho BẢo Long. Sau khi nhận
được sự xác nhận từ bộ phận chứng từ Bảo Long sẽ phát hành bản gốc và chuyển phát
nhanh về cho KMG.
KMG sẽ tập hợp các chứng từ khách để giao cho khách khi hoàn tất lô hàng.
2.9 Làm thủ tục hải quan tại cảng
Nhân viên giao nhận phải chuẩn bị bộ hồ sơ khai hải quan. Bộ hồ sơ này bao gồm:

-

Tờ khai Hải quan số 301379522900 : 02 bản chính.
Hợp đồng ngoại thương số EX1706012: 01 bản sao.
Bill of Lading số KMGOSA1706006: 01 bản sao.
Hóa đơn thương mại số EXI-1706012: 01 bản chính và 01 bản sao.
Packing list số EXP-1706012: 01 bản sao và 01 bản chính.
Giấy giới thiệu của : 01 bản chính.
Giấy ủy quyền.

-

C/O gốc Form AJ : 1 bản chính.
Giấy chứng nhận hun trùng.
Khi chuẩn bị bộ hồ sơ này, nhân viên giao nhận cần lưu ý:

-

Những giấy tờ sao y phải có chữ ký, con dấu của doanh nghiệp và dấu “sao y bản chính”.
Con dấu và chữ ký trong các giấy tờ làm thủ tục thông quan và các giấy tờ khác có liên

-

quan phải nhất quán với nhau – phải là con dấu và chữ ký của cùng một doanh nghiệp.
Khi tới hải quan khu vực làm thủ tục thông quan, cần đem theo giấy phép đăng ký kinh

-

doanh, giấy đăng ký mã số thuế xuất nhập khẩu để trình cho hải quan lúc cần thiết.
Tên người bán, người mua trong các chứng từ phải nhất quán với nhau
Sau khi đóng hàng, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có), làm thủ tục hải quan, niêm phong
kẹp chì thì nhân viên giao nhận tiến hàng giao container cho hãng tàu tại bãi Container
(CY) trước Closing time để hàng tàu vào sổ tàu.
Lưu ý: Với những lô hàng thuộc luồng vàng và luồng đỏ sẽ phải qua cơ quan HQ
kiểm hóa sau khi kiểm hóa lô hàng. Cán bộ Hải quan tiến hành kiểm hóa sẽ kiểm tra chi
tiết hồ sơ, bao gồm: Số lượng hàng, đơn giá bán có phù hợp không, có quá thấp không.
Nếu đơn giá quá thấp thì đề xuất tham vấn giá để đưa về mức giá mà hải quan chấp nhận
thông qua nghiệp vụ tham vấn. Sau đó kiểm tra cách áp mã số hàng hóa của doanh

nghiêp có phù hợp không, có được ưu đãi về xuất xứ không…Người làm thủ tục hải quan
(nhân viên giao nhận) phải giải trình những vấn đề mà cán bộ Hải quan yêu cầu và bảo vệ
những gì mà mình đã khai trong tờ khai hải quan
Gửi pre-alert cho đại lý tại nước nhập khẩu
Bộ phận chứng từ sẽ làm thao tác cần thiết là gửi các chứng từ liên quan đến lô hàng
cho đại lý tại đầu nhập. các chứng từ này thường bao gồm:
Master BL, House BL, invoice, packing list…. Để đại lý nắm được tình hình của lô hàng
và chuẩn bị cho các bước làm thủ tục hàng nhập khẩu.
Đại lý tại Nhật sẽ dựa trên những thông tin KMG cung cấp để trực tiếp liên hệ với người
nhận hàng tại Nhật.
2.11
Tổng kết file
Nhân viên chứng từ lập Advance Payment liệt kê những khoản KMG đã chi trước và
2.10

Debit note để thu tiền khách hàng HISAKADO, sau đó yêu cầu hãng tàu xuất hóa đơn
cước và chuyển cho bộ phận kế toán.
Nhân viên phòng kế toán nhập toàn bộ thông tin vào phần mềm quản lý, tính toán chi phí,
lợi nhuận cho lô hàng và kết thúc việc thực hiện hợp đồng
3. Đánh giá qui trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại công ty
KMG.
3.1 Ưu điểm


-

-

Nhân viên sales có kinh nghiệm, nắm vững quy trình tư vaasnkix càng cho khách hàng,
số hợp đồng kí kết tăng dần.

Bộ phân chăm sóc khách hàng làm việc nhanh chóng, khi nhận được yêu cầu của khách
hàng thì trong thời gian ngắn sẽ gửi booking note cho khách hàng.
Bộ phận logistics sắp xếp thời gian hợp lí để điều xe đóng hàng cho khách.
Nhân viên giao nhận có thể làm việc 24/24 để hỗ trợ khách hàng tốt nhất.
3.2 Nhược điểm
Cơ sở vật chất chưa đầy đủ để khắc phục tình trạng chậm trễ khi kéo container.
Nhân viên giao nhận còn trẻ và năng động nhưng thiếu kinh nghiệm, chưa nắm vững
nghiệp vụ, quy trình vận tải.
Đã phân chia công việc cho từng nhân viên nhưng vì nhiều lý do phải thay đổi kế hoạch
khiến cho công việc của các nhân viên bị chồng chéo.
Nhân viên phòng logistics và phòng chứng từ chưa phối hợp nhịp nhàng để lô hàng đi
theo qui trình một cách suôn sẻ nhất.
Tình trạng khách hàng cung cấp chứng từ trễ vẫn thường xuyên xảy ra.
Chưa tính toán được thời gian hợp lí để xử lí hàng hóa kiểm tra tại cảng.
Hoạt động giao nhận của công ty thường dồn vào 6 tháng cuối năm, những tháng đầu
năm hoạt động giao nhận của Công ty thường vắng khách. Nguyên nhân là do phụ thuộc
lớn vào thị trường xuất nhập khẩu mà thị trường xuất nhập khẩu nước ta lại sôi động
trong 6 tháng cuối năm. Vấn đề này ảnh hưởng rất lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh
của công ty.
Nhiều khách hàng có công nợ dài ngày gây khó khan cho công ty/
Phương tiên vận tải đã lỗi thời, không phù hợp. Các xe đầu kéo hiện nay của công ty
KMG hầu hết là xe đầu kéo Volvo đời 2004 của Hoa Kỳ có đầu kéo to, trọng tải kéo,
công suất động cơ lớn, không thích hợp cho địa hình của nước ta. Ngoài ra, chi phí chạy
dầu, phí bảo trì, chi phí sửa chữa chuyên dụng, phụ tùng thay thế đề rất đắt đỏ.