Báo cáo kiến tập quản trị nhân lực: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC tại PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH vụ và THƯƠNG mại bảo CHÂU

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................................3
3. Nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................................................3
4. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................4
6. Ý nghĩa, đóng góp của đề tài.......................................................................................................4
7. Kết cấu đề tài..............................................................................................................................5

Chương 1..............................................................................................................6
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC .........................6
TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ .........6
VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU......................................................................6
1.1.Khái quát chung về đơn vị kiến tập...........................................................................................6
1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.............................................6
1.1.2. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty....................................................................6
1.1.3. Đặc điểm kinh doanh của công ty.........................................................................................7
1.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu..........................8
1.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung...............................................................................................8
1.1.4.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của phòng kinh doanh...............................................8
1.2.Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH
Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.................................................................................................10
1.2.1. Khái niệm, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc trong phòng kinh doanh tại công
ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu...................................................................................10
1.2.1.1. Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan .............................................................10
1.2.1.2. Vai trò của phân tích công việc........................................................................................12
1.2.1.3. Sự cần thiết của phân tích công việc................................................................................14
1.2.2. Nội dung của công tác PTCV...............................................................................................15

1.2.3. Kết quả của công tác phân tích công việc...........................................................................16
1.2.3.1. Bản mô tả công việc.........................................................................................................16
1.2.3.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện ...............................................................17
1.2.3.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.................................................................................17
1.2.4. Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc............................................17

Chương 2............................................................................................................19
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH
THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU. .19
2.1. Mục tiêu của công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh thuộc công ty. .................19
2.2. Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh ...........................................19
2.3. Nguyên nhân..........................................................................................................................27
2.4. Ảnh hưởng trực tiếp của công tác phân tích công việc đến hoạt động quản trị của phòng
kinh doanh tại công ty..................................................................................................................28
2.4.1. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực.............................................................................................28
2.4.2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực.........................................................................................28
2.4.3. Đánh giá thực hiện công việc ............................................................................................29
2.4.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực................................................................................31
2.4.5. Thù lao lao động.................................................................................................................32

Chương 3............................................................................................................33
GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ
VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU....................................................................33
3.1. Mục tiêu triển khai công tác phân tích công việc ..................................................................33
3.1.1. Đường lối tư tưởng, quan điểm kinh doanh ......................................................................33
3.1.2. Tư tưởng, quan điểm của phòng kinh doanh và công ty.....................................................33
3.1.3. Mục tiêu chiến lược trong công tác phân tích công việc.....................................................34

3.2. Giải pháp về công tác phân tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc Công ty TNHH Dịch vụ
và Thương mại Bảo Châu..............................................................................................................36
3.2.1. Thống kê các công việc cần phân tích.................................................................................36
3.2.2. Thiết lập hệ thống văn bản quy định trong công tác phân tích công việc..........................37


3.2.2.1. Bộ luật của nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà................................................................37
3.2.2.2. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức...............................39
3.2.2.3. Điều kiện và môi trường làm việc....................................................................................40
3.2.2.4. Đặc điểm và yêu cầu của công việc..................................................................................41
3.2.3. Lựa chọn và sử dụng các phương pháp thu thập thông tin trong công tác PTCV ..............41
3.2.3.1. Đối với các cấp quản lý và một số người làm việc gián tiếp.............................................41
3.2.3.2. Đối với một số người làm việc trực tiếp...........................................................................44
3.2.4. Xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự và bản tiêu thực hiện công việc ......45
3.2.4.1. Nội dung chính của bản mô tả công việc, bản yêu cầu nhân sự và bản tiêu chuẩn thực
hiện công việc...............................................................................................................................45
3.2.3.2. Xây dựng bản MTCV cho một số vị trí của phòng Kinh doanh.........................................46
3.2.5. Giải pháp hỗ trợ thực hiện công tác PTCV tại phòng Kinh doanh ......................................50
3.2.5.1. Trước khi tiến hành công tác PTCV..................................................................................50
3.2.5.2. Sau khi tiến hành xong công tác PTCV.............................................................................51
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................................................51
3.3.1. Khuyến nghị về việc thành lập tổ công tác PTCV.................................................................51
3.3.2. Khuyến nghị về vai trò của ban lãnh đạo công ty................................................................52
3.3.3. Khuyến nghị về vai trò của phòng Tổ chức Nhân sự...........................................................53
3.3.4. Khuyến nghị về vai trò của chuyên viên nhân sự thực hiện công tác PTCV.........................54
3.3.5. Khuyến nghị về vai trò của toàn thể nhân viên trong phòng Kinh doanh...........................55

KẾT LUẬN........................................................................................................57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................59
PHỤ LỤC.............................................................................................................1

PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình đổi mới và hội nhập thời nay, hoạt động sản xuất kinh
doanh, thương mại và dịch vụ ngày càng phát triển với quy mô lớn, việc giao
thương mua bán nhiều hơn khiến cho khối lượng công việc phát sinh tăng lên,
hầu hết các công ty đều có nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho các vị trí công việc
mới để đáp ứng yêu cầu của dịch vụ thương mại và đầu tư, giảm tải áp lực cho
các nhân viên khác trong quá trình làm việc. Để việc kinh doanh mua bán được
thuận lợi cần phải khắc phục một số nhược điểm trong quá trình công tác điều
hành công ty, trong đó cần khắc phục một số lỗi liên quan đến công tác phân
tích công việc nhằm xác định rõ thực trạng phân tích công việc tại công ty, từ đó
đề ra giải pháp khắc phục cho các lỗi.
Nằm trong thời kỳ bùng nổ của nền kinh tế, công ty TNHH Dịch vụ và
Thương mại Bảo Châu cũng đứng trước những xu hướng nói trên. Tình hình
hoạt động sản dịch vụ mua bán trao đổi ngày càng tăng lên, đối tác mua bán sử
dụng dịch vụ tăng mạnh, việc giao thương giữa đối tác trong và ngoài nước
cũng nhiều khiến cho các phòng ban, nhân viên của công ty gặp phải áp lực quá
tải khi công việc phát sinh, việc trao đổi, giao dịch không thể chỉ giao cho 1
người như trước nữa mà liên tục phải tuyển thêm các vị trí hỗ trợ khác, chuyên
viên mới cho công việc trao đổi với người nước ngoài và chuyên viên giao dịch
với đối tác trong nước. Hệ thống bán hàng dịch vụ tăng lên, cần thêm nhiều
nhân viên tiếp thị, marketing, quản lý kho hàng, nhân viên tìm kiếm nguồn hàng
để tích lũy được sản phẩm, thực hiện phân phối sản phẩm khi giao dịch.
Trước kia các doanh nghiệp hoạt động theo sự bao cấp của nhà nước và
đến nay đất nước đã mở cửa cùng với việc các doanh nghiệp phải tự đứng trên
đôi chân của mình. Để tồn tại và phát triển, họ phải tìm ra con đường cho doanh
nghiệp mình đi. Nhưng chắc chắn rằng khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhân

viên tài giỏi, biết sử dụng, giữ gìn và phát huy họ thì họ sẽ là nền tảng giúp
doanh nghiệp phát triển và đi lên. Muốn vậy các doanh nghiệp phải biết quản lý
nguồn lao động của mình để sử dụng có chất lượng, hiệu quả nguồn nhân lực đó.
1


Hiện nay các doanh nghiệp cũng nghiên cứu và tìm cách sử dụng hiệu quả
nguồn lực này thông qua việc sử dụng các công cụ quản trị nhân lực. Phân tích
công việc và đánh giá thực hiện công việc chính là hai công tác cơ bản và quan
trọng nhất giúp ích cho việc quản lý và sử dụng có chất lượng nhân lực, củng cố
các hoạt động nhân lực khác. Tuy nhiên hiện nay ở các doanh nghiệp vẫn chưa
thực sự chú ý tới hai hoạt động này. Trong quá trình kiến tập một thời gian tại
công ty Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu, tôi cũng nhận thấy công ty vẫn chưa
quan tâm đến hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc nên
không có hệ thống phân tích công việc rõ ràng và đánh giá thực hiện công việc
còn sơ sài, chưa phát huy đúng tác dụng của hai hoạt động này .Vì vậy hiệu quả
của các hoạt động quản lý nhân lực khác bị ảnh hưởng và tác động chưa tốt đến
các hoạt động phát triển chung của công ty.
Với vai trò trách nhiệm là một chuyên viên nhân sự hỗ trợ phòng ban kinh
doanh thực hiện công tác phân tích công việc xác định công việc cần phân
tích,vị trí cần tuyển mới và công việc của nhân viên cũ với nhiệm vụ quyền
hạn,yêu cầu đặt ra đáp ứng được sự đòi hỏi của công việc trong công ty. Tôi
thấy công tác phân tích công việc rất cần thiết cho nhu cầu thực tại của công ty.
Công tác phân tích công việc giúp cho việc định ra các vị trí còn thiếu cần phân
tích để phục vụ tuyển dụng và nhằm nêu rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của
từng chức danh, vị trí, tránh cho tình trạng khối lượng công việc tăng lên, phát
sinh vị trí mới, yêu cầu mới mà các thành viên cũ không thể đảm nhận hết và
tránh được tình trạng chồng chéo quyền nhiệm vụ lẫn nhau, làm cho sự phân
công rõ ràng, tỉ mỉ, phối hợp ăn ý với nhau, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được
giao. Công tác phân tích công việc nêu rõ thực trạng phân tích công việc tại

công ty, nhu cầu phân tích công việc mới và cũ, đảm bảo cho yêu cầu dịch vụ
được hanh thông, đem lại cho công ty một hệ thống tổ chức chức năng công việc
rõ ràng, hoạt động hiệu quả chung cho cả công ty và hiệu quả riêng cho từng
công việc phân tích và khai thác sử dụng nguồn nhân lực. Vì vậy, tôi mong
muốn chọn đề tài : “ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH
THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU”.
2


2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn làm rõ thực trạng công tác phân
tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương
mại Bảo Châu, từ đó tìm ra điểm đã đạt được và chưa đạt được trong công tác
phân tích công việc, tìm ra giải pháp khắc phục cho công tác phân tích đạt hiệu
quả cao nhất trong kinh doanh.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Khảo sát thực tế tình hình thực trạng phân tích công việc tại phòng Kinh
doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.
Phân tích xác định tên gọi, vị trí,mục tiêu, hoạt động cần tiến hành phân
tích công việc, nguồn lực, sản phẩm kết quả đầu ra cuả công việc. Các việc làm
hiện có và việc làm còn thiếu và nhiệm vụ, yêu cầu không phù hợp với công
việc thực tế, bản mô tả, phân công nghiệm vụ cũ không phù hợp với thực hiện
công việc hiện tại. Phát hiện sai lệch, sự bất hợp lý giữa nhiệm vụ thực tế và
nhiệm vụ được nêu trong bản mô tả hay phân công nhiệm vụ và qua thông báo
tuyển dụng.
4. Đối tượng nghiên cứu
Trong quá trình lựa chọn thông tin và đề tài phân tích công việc, tôi thấy
công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu là một đối tượng tốt để
nghiên cứu về thực trạng và giải pháp công tác PTCV.
Phân tích công việc, vị trí qua bản phân công nhiệm vụ tại phòng Kinh

doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu với thời gian từ
năm 2010 đến nay.
Không gian: tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.
Nội dung nghiên cứu: nghiên cứu một vài vị trí công việc hiện có tại
phòng Kinh doanh thuộc công ty qua bản phân công nhiệm vụ hay thực trạng
hiện có của các vị trí việc làm, những sai sót trong bản mô tả, bản phân công
nhiệm vụ không phù hợp với tính chất công việc thực tế . Nêu ra lý do và ảnh
hưởng của công tác PTCV. Từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục.

3


5. Phương pháp nghiên cứu
Với đề tài này tôi sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp hệ thống
chức danh công việc, nhiệm vụ cụ thể từng vị trí đảm nhiệm và tiêu chuẩn đánh
giá kết quả hoàn thành công việc là chủ yếu.
Phương pháp khác như quan sát, thống kê, liệt kê, so sánh, thu thập thông
tin từ lãnh đạo và nhân viên để so sánh thực tại với yêu cầu đề ra khi đảm nhận
công việc.
Phương pháp nghiên cứu trong quá trình hoàn thành chuyên đề tôi đã thu
thập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tin
như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép. Đồng thời cũng thu thập và sử dụng
các văn bản, tài liệu của công ty theo sự đồng ý của công ty và các sách, tài liệu
tham khảo chuyên ngành. Sau đó để hoàn thành các số liệu thì tôi tiến hành xử
lý, phân tích và tổng hợp các thông tin đó lại
Phương pháp giả định cho việc mới phát sinh và có tầm chiến lược trong
kinh doanh lâu dài để dự đoán phương hướng tiến triển của hoạt động kinh
doanh với các công việc cần phân tích, chủ động trong công việc, tạo thế mạnh
trong kinh doanh.
6. Ý nghĩa, đóng góp của đề tài

Lựa chọn và khai thác đề tài này, công tác phân tích công việc tại công ty
tôi đang nghiên cứu giúp cho công ty xác định được tầm nhìn mục tiêu phương
hướng phát triển của mình dựa vào công việc được phân tích rõ, các chức năng
nhiệm vụ từng việc một xây dựng được hệ thống phòng chức năng phù hợp, hiệu
quả, hợp lý với mô hình kinh doanh của cả công ty. Tìm hiểu, khai thác nguồn
nhân lực, nắm rõ các yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi của công việc để chủ động đối
phó với sự thay đổi của môi trường và tình hình kinh doanh chung. Phục vụ
công tác tiếp theo của quản trị nhân sự. Đề tài xem xét tính hợp lý công việc
hiện tại với yêu cầu đặt ra, thấy được tính bất hợp lý, những tồn đọng trong thực
tế khiến cho khi nhân viên thực hiện công việc không đúng với nội dung yêu cầu
ghi trong bản mô tả công việc và trong thông báo tuyển dụng.
Đề tài giúp cho việc nghiên cứu sâu hoạt động công việc tại phòng kinh
4


doanh thuộc công ty. Từ đó có thể bố trí đúng người đúng việc,bảo đảm thành
công trong thuyên chuyển, chế độ thăng thưởng. Loại bỏ bất bình đẳng về mức
lương thưởng thông qua nhiệm vụ được giao. Tạo động lực làm việc thông qua
thăng thưởng. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn.
Như vậy nghiên cứu đề tài này trong công ty có ý nghĩa lý luận và thực
tiễn, đã góp phần làm sáng tỏ lý thuyết, vấn đề, góp phần đưa lý thuyết gắn với
thực hành giúp cho người học tiếp thu môn học và làm việc hiệu quả. Giúp phát
hiện những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu đề tài, bổ sung làm rõ lý thuyết,
phản hồi lại tư duy, lập luận, lý thuyết không gắn với thực tế hay cho thấy sự cô
đọng, súc tích, vai trò to lớn trong xây dựng lý thuyết gửi đến người đọc, phối
hợp cùng làm rõ đối tượng nội dung nghiên cứu môn học.
Đề tài đem lại một công trình nghiên cứu tư duy lập luận khoa học, giúp
đào sâu khai thác vấn đề trong công tác phân tích đạt mục tiêu và hiệu quả
nghiên cứu. Có ý nghĩa to lớn đối với các công trình nghiên cứu về sau.
7. Kết cấu đề tài

Đề tài có kết cấu gồm 3 chương.
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ
THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU.
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI
PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG
MẠI BẢO CHÂU.
Chương 3. GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC PHÂN
TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH
DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU.

5


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ
VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU
1.1.Khái quát chung về đơn vị kiến tập
1.1.1. Giới thiệu về công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu
- Tên gọi:CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU
- Địa chỉ:
+ Trên ĐKKD: Số 48 Phạm Thận Duật, Mai Dịch, Cầu Giấy, TP Hà Nội.
+ Trụ sở hiện tại: P811 Tòa nhà Cung trí thức TP, Lô D25 đường Trần
Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Điện thoại: 0437823876Fax: 0437823876
- Giấy ĐKKD số: 0104033458 do Sở KHĐT TP Hà Nội cấp
ngày:09/03/2010, Thay đổi lần thứ 4 Ngày 24/02/2012.
- Đại diện: Nguyễn Thị HươngChức vụ: Giám đốc
Theo biên bản hợp hội đồng thành viên số 021013/BBH-BC ngày 02

tháng 10 năm 2013 về việc uỷ quyền cho Giám đốc được giao dịch tại Ngân
hàng An Bình.
- Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ (Mười tỷ đồng)
- Vốn thực góp (tính đến ngày:30/8/2013): 5.500.000.000 (Năm tỷ năm
trăm triệu đồng)
- Ngành nghề chính: Kinh doanh thương mại, Xuất nhập khẩu
- Tài khoản tại ABBANK số: 0111033396868 tại chi nhánh Hà Nội
- Các cổ đông chính (chiếm từ 5% vốn điều lệ trở lên):
1.1.2. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty
Từ khi thành lập tháng 03 năm 2010, cho tới nay Công ty TNHH DV &
TM Bảo Châu là một doanh nghiệp trẻ đầy triển vọng. Luôn đi đầu trong lĩnh
vực thương mại dịch vụ, xuất nhập khẩu, Bảo Châu đang không ngừng mở rộng
phát triển các lĩnh vực trọng điểm và phát triển bền vững.
Trải qua các năm 2011, 2012, 2013 với những lỗ lực của mình Công ty đã
6


đạt được những thành quả đáng ghi nhận. Trở thàng nhà cung cấp uy tín cũng
như đối tác kinh doanh chính của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, góp
phần thúc đẩy phát triển nền kinh tế và đóng góp và kim ngạch xuất khẩu của
quốc gia.
1.1.3. Đặc điểm kinh doanh của công ty
- Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản là lưu chuyển hàng hoá (Lưu
chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán trao đổi
và dự trữ hàng hoá ).
- Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật
tư, sản phẩm có hình thái vật chất và phi vật chất mà doanh nghiệp mua về với
mục đích để bán. Những mặt hàng và dịch vụ chủ yếu mà Công ty TNHH DV &
TM Bảo Châu cung cấp là: Bán buôn, vận chuyển, Xuất khẩu Kim loại và quặng
kim loại; Mua bán khoáng sản, các thiết bị khai khoáng, chế biến khoáng sản và

luyện kim; Mua bán hàng nông lâm sản, thực phẩm như các sản phẩm về Gỗ,
Chè, tinh bộ; các mặt hàng mỹ phẩm và đồ thủ công mỹ nghệ.
+ Kinh doanh thương mại XNK các sản phẩm về Chè: Chè đen CTC, chè
đen OTD, chè Xanh.
+ Mua bán, vận chuyển nội địa các sản phẩm về quặng, đặc biệt là tinh
quặng sắt.
+ Kinh doanh thương mại XNK hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm, hõa
mỹ phẩm.
- Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Hoạt động kinh doanh thương
mại có 2 hình thức lưu chuyển chính là bán buôn, bán lẻ.
- Về tổ chức kinh doanh: có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ
chức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công ty
xúc tiến thương mại...
- Về sự vận động của hàng hoá; sự vận động của hàng hoá không giống
nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lưu chuyển trong nước,
hàng xuất nhập khẩu..). Do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá
cũng khác nhau giữa các loại hàng.
7


1.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Dịch vụ và Thương
mại Bảo Châu
1.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung
Căn cứ từ quyết định số 07QĐ/PHC, từ khi thành lập từ tháng 3 năm 2010
cho đến nay tuy công ty đã có sự thay đổi về mặt nhân sự và mô hình chung,
theo tài liệu nguồn thiết lập cơ cấu tổ chức của nghị định 152 về sự thành lập cơ
cấu tổ chức. Đến năm 2011, công ty đã xây dựng được cơ cấu đầy đủ phòng ban
sau:
BAN GIÁM ĐỐC

Phòng tổ
chức Hành
chính
nhân sự

Phòng Kế
toán, Công
nợ

Phòng Kinh
doanh,
XNK

Phòng kỹ
thuật- đầu
tư

Phòng bảo
vệ- an
ninh ,

PCCC

1.1.4.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của phòng kinh doanh
a. Cơ cấu phòng kinh doanh.
Theo nguồn từ số người tham gia đóng bảo hiểm xã hội năm 2011 ở
phòng hành chính, phòng kinh doanh có tất cả 27 thành viên. Trong đó có:
01 trưởng phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu.
01 phó trưởng phòng kinh doanh.
05 nhân viên nghiệp vụ biên dịch(1 tổ trưởng quản lý nghiệp vụ, 4 nhân

viên biên dịch chủ chốt).
05 nhân viên nghiệp vụ xuất nhập khẩu( 1 tổ trưởng quản lý xuất nhập
khẩu, 4 nhân viên nghiệp vụ chuyên môn.
05 nhân viên nghiệp vụ xuất nhập kho( 1 tổ trưởng nhóm, 4 nhân viên
chuyên trách).
05 nhân viên nghiệp vụ thống kê( 1 tổ trưởng nghiệp vụ, 4 nhân viên).
05 nhân viên phụ trách tiếp thị( 1 tổ trưởng quản lý hệ thống tiếp thị và 4
tiếp thị viên.
8


Sơ đồ cơ cấu:
Trưởng phòng kinh
doanh, xuất nhập khẩu

Phó phòng kinh
doanh, xuất nhập
khẩu

Nhân viên
nghiệp vụ
biên dịch

Nhân viên
nghiệp vụ
xuất nhập
khẩu

Nhân viên
nghiệp vụ

theo dõi
xuất nhập
kho

Nhân viên
nghiệp vụ
thống kê

Nhân viên
phụ trách
tiếp thị

Ghi chú:
: quan hệ nghiệp vụ
: quan hệ chỉ đạo
b. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Phòng Kinh doanh
- Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng
bước mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho
Ban Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu.
- Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩm
chủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương
mại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác; thực hiện liên doanh, liên kết, mở
rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa và phát triển kinh doanh xuất,
nhập khẩu. Chủ động giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, ký các thư từ, đơn
chào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng trong nước và nước ngoài trong quá
trình giao dịch khi đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh của Công ty.
- Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động
kinh doanh của Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh
doanh đã được ký kết.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập

9


khẩu của Công ty như: chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhập
khẩu, các khâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nại
đòi bồi thường,... và đối ngoại như: tìm kiếm giao dịch giữa những người bán và
người mua, giải quyết tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến các
hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thu
tiền bán hàng hóa, thanh toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạt
động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định của pháp luật hiện hành.
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh trực thuộc
quản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việc
thanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được
Ban Giám đốc Công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo
đúng tiến độ và quy định. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh
trước Ban Giám đốc Công ty.
- Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh
doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
1.2.Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc tại phòng Kinh
doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.
1.2.1. Khái niệm, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc trong
phòng kinh doanh tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.
1.2.1.1. Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan
a. Các khái niệm có liên quan
Trước khi đi vào khái niệm chính của phân tích công việc (viết tắt:
PTCV) và để khai thác tốt đề tài, ta đi tìm hiểu về các khái niệm có liên quan
đến công tác PTCV.
Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đều

phải thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi.
Phân tích công việc đã được nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn
100 năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt
10


Nam đây vẫn là khái niệm mới mẻ.
Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu
và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việc
thực hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công
việc đó.
- Nhiệm vụ: là đơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động lao
động riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện.
Nhiệm vụ biểu thị từng hoạt động riêng biệt với từng mục đích cụ thể mà
người lao động phải thực hiện. Ví dụ: nhiệm vụ đánh máy, trả lời điện thoại.
Nhiệm vụ thể hiện những việc phải được thực hiện theo cam kết nhất
định.
- Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí là
cấp độ tiếp theo của phân tích công việc. Vị trí biểu thị tất cả các nhiệm vụ được
thực hiện bởi một người lao động, vị trí thể hiện nhiệm vụ đảm nhiệm, vừa chỉ
địa vị cá nhân trong tổ chức. Ví dụ: vị trí thư ký, văn thư.
- Công việc là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động
hay là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao
động. Ví dụ: tất cả nhiệm vụ của thư ký thực hiện bởi một người thư ký được
gọi là công việc thư ký.
- Công việc khác với nghề. Nghề là một khái niệm rộng hơn. Nghề là một
tập hợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức
độ nhất định với những đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động có sự hiểu biết đồng
bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm cần thiết để
thực hiện.

Dưới góc độ Phân công và hợp tác lao động: nghề là một dạng hoàn chỉnh
của lao động trong hệ thống phân công lao động xã hội, đòi hỏi phải tiến hành
theo nguyên tắc riêng, có công nghệ và công cụ riêng biệt.
Dưới góc độ đào tạo: nghề là tập hợp cảu kỹ năng hiểu biết phẩm chất, lao
động mà người lao động cần tiếp thu trong quá trình đào tạo tích lũy kinh
nghiệm trong cuộc sống để đáp ứng yêu cầu của một dạng cụ thể hoàn chỉnh các
11


công việc lao động. Ví dụ : nghề nhà giáo, nghề tài chính, nghề nhân sự,..
b. Khái niệm phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình tìm kiếm đầy đủ các thông tin liên quan
đến công việc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể để tạo ra một sản phẩm cụ thể.
Phân tích công việc là những hoạt động, thủ tục xác định quyền hạn, trách
nhiệm kỹ năng theo yêu cầu của công việc, làm sơ sở xác định cho thực hiện
công việc một cách tốt nhất cũng như quản trị nhân sự một cách hiệu quả.
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết phải có khi thực hiện công việc.
Phân tích công việc là hoạt động chia nhỏ công việc được nghiên cứu
nhằm trả lời cho 3 câu hỏi chính:
+ Để hoàn thành công việc này cần thực hiện những nhiệm vụ gì? Nhiệm
vụ đưa ra đối với người nhân viên phải thực hiện được miêu tả rõ trong bản mô
tả công việc.
+ Ai có thể thực hiện công việc đó? Yêu cầu đặt ra đối với nhân viên khi
thực hiện công việc, được ghi trong bản yêu cầu nhân sự
+ Kết quả cần đạt được ở đầu ra khi thực hiện công việc này là gì? Tiêu
chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên được nêu rõ trong
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
1.2.1.2. Vai trò của phân tích công việc

Phân tích công việc được coi là một hoạt động quan trọng, có ý nghĩa đối
với hoạt động quản trị nhân lực, là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà
quản trị nhân sự.
a. Xác định vị trí việc làm và cơ cấu nhân lực
Trên cơ sở hệ thống các việc làm đã được phân tích của tổ chức và trình
bày trong danh mục, tổ chức có thể lập sơ đồ công việc hoặc nghề nghiệp tổ
chức mình. Cơ cấu nguồn nhân lực: cơ cấu nhân lực theo bậc, độ tuổi, giới tính,
trình độ đào tạo…thể hiện đặc điểm, sự phân bổ năng lực, tiềm năng nhân lực
trong tổ chức. Qua PTCV, các thông tin thu thập được cho phép tập hợp thành
12


những nhóm công việc dựa trên những năng lực gần gũi, mức độ phức tạp của
chúng và mức độ chuyên môn hóa đến ngạch và bậc. Qua PTCV sẽ giúp xác
định được thứ bậc của vị trí việc làm và các khía cạnh khác của cơ cấu nguồn
nhân lực.
b. Đối với tuyển dụng và bố trí nhân lực
Bản mô tả công việc sẽ giúp cung cấp các thông tin rõ ràng và đầy đủ cho
người làm công tác tuyển dụng, từ đó: đăng quảng cáo tuyển dụng hiệu quả; các
ứng viên hiểu được các kỳ vọng về kết quả công việc mà tổ chức mong đợi họ
đạt được; người quản lý hoặc giám sát công việc sẽ trao đổi và thống nhất với
người được tuyển dụng về những kết quả công việc cần đạt được.
Bản yêu cầu nhân sự cung cấp các yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất cá
nhân cần thiết để thực hiện công việc, từ đó: có hình thức thi tuyển, phỏng vấn
và các phương pháp đánh giá kiến thức, kỹ năng và các kinh nghiệm của các
ứng viên phù hợp.
c. Bố trí nhân lực
Bố trí nhân lực trong tổ chức chính là sắp xếp người lao động vào các vị
trí công việc theo những cách thức khác nhau nhằm đạt được mục tiêu tổ chức
một cách hiệu quả nhất. Khi thực hiện bố trí nhân lực (quy hoạch, đề bạt..), cần

so sánh kiến thức, trình độ, kỹ năng của người lao động với tiêu chuẩn chức
danh công việc(thông tin cảu bản tiêu chuẩn nhân sự) dự kiến bố trí.
d. Hoạt động hướng nghiệp, đào tạo và phát triển nhân lực
Các tài liệu về công việc là những căn cứ để tổ chức thực hiện hướng
nghiệp cũng như các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả hơn.
Xác định mục đích cuối cùng của đào tạo và phát triể là người thực hiện công
việc có đủ khả năng hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể nêu trong bản mô tả công
việc.Xác định nội dung đào tạo và phát triển là trang bị các kiến thức , kỹ năng
đáp ứng các yêu cầu nêu trong bản tiêu chuẩn chức danh. Xác định, đánh giá kết
quả của đào tạo và phát triển thông qua so sánh với kết quả mong muốn được
trình bày ở nội dung tiêu chuẩn kết quả công việc.

13


e. Đánh giá kết quả thực hiện công việc
Nội dung về tiêu chuẩn thực hiện công việc, kết quả của PTCV là căn cứ
cơ bản, quan trọng giúp nhà quản lý xác định mức độ hoàn thành công việc của
nhân viên.
f. Đãi ngộ
Các thông tin về trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc thu từ PTCV là
căn cứ để xây dựng thang lương, chế độ đãi ngộ phù hợp. Mô tả công việc và
nội dung về tiêu chuẩn kết quả công việc giúp xác định việc trả lương: mức
lương..hình thức trả lương theo thời gian hay theo sản phẩm.
1.2.1.3. Sự cần thiết của phân tích công việc
a. Đối với nhân viên trong phòng kinh doanh của công ty Bảo Châu.
PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho nhân viên đầy đủ
thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện
công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn, trách nhiệm với
công việc của người khác…), nhân viên để thực hiện công việc đó thì cần có

những tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độđào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh
nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi,
giới tính…). PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công
việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc, ngoài nhiệm vụ chính người lao
động còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì khác…
Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấp
cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc
nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩ
năng cần thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị
sẽ biết công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biết tuyển
chọn người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặc
biết cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gì để
thực hiện công việc. PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần
thiết qua bản Mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc của
nhân viên được chính xác, từ đó mà trả thù lao cho người lao động một cách
14


công bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra
b. Đối với công ty Bảo Châu.
Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất, nên có
ý nghĩa quan trọng đối với mọi tổ chức. Thông qua phân tích công việc, các nhà
quản lý có những cơ sở để xây dựng chương trình và ra quyết định về các vấn đề
quản lý nhân sự một cách chủ động, chính xác như: Định hướng cho công tác
tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp nhân sự; Làm cơ sở cho việc điều
chuyển, luân chuyển, bổ nhiệm và các khâu khác của công tác cán bộ trong đơn
vị; Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình
đào tạo; Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống chức danh công
việc; Phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí
công tác, giúp cho người lao động nắm bắt được công việc một cách nhanh

chóng, đồng thời giúp cho người sử dụng lao động chủ động nắm bắt công việc
và bố trí, sắp xếp nhân sự trong trường hợp đơn vị có sự biến động về nhân sự…
Công tác PTCV giúp cho công ty, cụ thể là phòng kinh doanh sẽ xây dựng, thiết
kế được tổ chức phòng ban khoa học, hợp lý, hiệu quả hoạt động với quy mô kết
cấu và cách thức kinh doanh phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty.
Công tác PTCV chia nhỏ, mổ xẻ các công việc cụ thể trong phòng kinh
doanh với tính chất mục tiêu để xác định các vị trí chức danh công việc cho từng
người đảm nhận vị trí ấy, xác định hoạch định cơ cấu nhân lực, phân chia nhiệm
vụ công việc cho từng người,từng nhóm. Công tác PTCV nhằm phục vụ cho
công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự tại phòng kinh doanh sao cho đáp ứng các
vị trí còn trống. Thông qua bản mô tả xem xét công việc yêu cầu nhiệm vụ công
việc để chuẩn bị cho quảng cáo thu hút nhân lực, thực hiện tuyển mộ và tuyển
chọn các ứng viên phù hợp, đáp ứng yêu cầu công việc.
1.2.2. Nội dung của công tác PTCV
a. Thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện
công việc
Cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độ
thường xuyên của chúng, quyền hạn và các mối quan hệ của nhân viên trong
15


công việc…
b. Thông tin về các yếu tố điều kiện làm việc
Cần thu thập các thông tin về thời giờ làm việc và nghỉ nghơi, thông tin
về số lượng, chất lượng công việc. Điều kiên hoạt động của tổ chức; chế độ
lương thưởng, phúc lợi, khen thưởng; tầm quan trọng của công việc trong phòng
kinh doanh
c. Thông tin về các hoạt động thực tế tại nơi làm việc của nhân viên
Sử dụng các phương pháp làm việc theo nhóm hay làm việc độc lập; Các
mối quan hệ trong thực hiện công việc bao gồm mối quan hệ với cấp trong nội

bộ phòng ban và mối quan hệ với khách hàng; Các hình thức làm việc phối hợp
với nhân viên khác và cách thức làm việc với khách hàng; Các cách thức thu
thập xử lý dữ liệu.
d. Thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có
Trình độ chuyên môn, học vấn, kiến thức, kỹ năng, khả năng làm việc,
tuổi đời, ngoại hình, sức khỏe,..;Quan điểm, tham vọng, sở thích; Các đặc điểm
cá nhân cần có: trách nhiệm, trung thực, chăm chỉ, nhiệt tình…
e. Thông tin về các loại trang thiết bị, kỹ thuật tại nơi làm việc
Số lượng thiết bị, công cụ, quy trình kĩ thuật, tính năng, tác dụng của
thiết bị sử dụng; Cách thức sử dụng và bảo quản tại nơi làm việc.
f. Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân
viên, bao gồm tất cả các tiêu chuẩn về hành vi, tiêu chuẩn kết quả thực hiện
công việc.
1.2.3. Kết quả của công tác phân tích công việc
1.2.3.1. Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công
tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn
bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:
+ Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
+ Tại sao công việc đó phải được thực hiện? Thực hiện ở đâu?
16


+ Mục tiêu công việc đó là gì? Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
+ Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
+ Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
1.2.3.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện
Là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với người thực
hiện về các kiến thức, kỹ năng, các kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo,

các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác.
Các tiêu chuẩn nhân sự gồm: Trình độ văn hoá, chuyên môn; Trình độ
ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết; Thâm niên
công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được; Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình;
Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện
vọng cá nhân; Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc
1.2.3.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng
của sự hoàn thiện nhiệm vụ được miêu tả trong bản mô tả công việc nhưng tất cả
các yếu tố này cũng đưa ra tiêu chuẩn mẫu để đánh giá tức là nên đánh giá như
thế nào hay cần xác định yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán
sẽ làm cho công việc thực hiện tốt nhất như độ khéo léo của tay, trí thông minh,
mức độ nhạy cảm của tâm lý.
1.2.4. Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc
a. Phỏng vấn
Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực
tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc
với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó.
Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích
công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của
nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc nhưng
nhược điểm: chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị phỏng vấn
có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu
hỏi của người phỏng vấn. Nhân viên thường cảm thấy rằng việc phân tích các
17


công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản
biên chế, nâng cao định mức, v.v... do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao
trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình.

b. Bản câu hỏi
Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập
thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi chuẩn bị kỹ
lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào các câu trả lời
c. Quan sát tại nơi làm việc
Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi
tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách
nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm
việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc
và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu
đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát, thấy những công việc
không mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc không
phải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán. Ngoài
ra còn một số phương pháp khác như ghi chép nhật ký, danh sách kiểm tra.

18


Chương 2.
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH
THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU

2.1. Mục tiêu của công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh
thuộc công ty.
Hoạt động phân tích công việc là hoạt động diễn ra thường xuyên đối với
công ty luôn trong sự biến đổi về môi trường và phát sinh của các công việc
mới cũng như quy mô của cả công ty. Do vậy, khi tiến hành công tác PTCV
tại phòng kinh doanh, công ty xác định rõ mục tiêu là để các thành viên trong
phòng kinh doanh thấy được vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình đối với công việc mà mình thực hiện. Qua đó, xem xét coi công việc có

phù hợp với mình hay không. Có phải sắp xếp lại vị trí hay đào tạo thêm
không.
Dựa vào PTCV với các công việc phải thực hiện với tiêu chuẩn đề ra
nhằm đánh giá tình hình thực hiện công việc để tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân
sự, hoạch định nhân lực, thực hiện công tác đào tạo, đãi ngộ, kỷ luật.
Qua phân tích công việc, các thành viên trong phòng kinh doanh nắm
được việc làm và yêu cầu để có niềm đam mê trong công việc, góp phần phát
huy tính sáng tạo, nhiệt huyết làm tăng năng suất hiệu quả làm việc.
2.2. Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh
Thời gian 2 năm đầu khi mới thành lập, trong công ty và đặc biệt là phòng
kinh doanh chưa thực sự chú ý quan tâm đến hoạt động phân tích công việc. Hầu
hết công tác này không có một ai là chuyên trách, công ty cũng không đầu tư
cho việc PTCV. Cho nên các vị trí công việc hiện có của phòng kinh doanh và vị
trí mới phát sinh đều không được nêu rõ như thế nào.
Điều này ảnh hưởng đến quá trình hoạt động chuyên môn của các vị trí
công việc mà nhân viên đảm nhận. Khi được hỏi về các công việc ở vị trí cũ của
19


bản thân được giao thì hầu hết ai cũng trả lời được một cách rạch ròi, chi tiết,
nằm trong chuyên môn tích lũy kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của họ. Họ luôn
cảm thấy hài lòng về công việc hiện tại gắn bó với công việc, không có một sự
đòi hỏi thắc mắc phải làm theo một tiêu chuẩn yêu cầu nào đề ra cả, tất cả họ
đều có sự chủ động, trách nhiệm trong công việc.
Khi được hưởng theo doanh số bán hàng và chia lợi nhuận từ các dự án
thì họ không quan tâm đến lương cũng như không quan tâm đến công việc bản
thân họ phải làm nhiều hay ít nên công ty rất dễ giữ chân họ. Điều này chỉ phù
hợp với các vị trí cũ như các vị trí với nhân viên gắn bó lâu năm là trưởng
phòng, phó phòng, tổ trưởng tổ nghiệp vụ chuyên trách. Vậy còn vấn đề đặt ra là
khi đứng trước sự thay đổi của môi trường và sự hoạt động của công ty cùng với

sự mở rộng quy mô làm cho các công việc mới phát sinh, cần nhiều vị trí và
nhân viên phải tuyển liên tục. Chưa kể là các vị trí chủ chốt về hưu hay các vị trí
chủ chốt bị thay đổi về nhân sự, cần tuyển các vị trí cho trưởng phòng và phó
trưởng phòng, quản lý cấp trung thì công ty sẽ giải quyết công việc như thế nào
để vừa thu hút và tìm ra được người tài, vừa giữ chân được họ, quản lý giám sát
họ trong khi công tác. Đối với các vị trí mới phát sinh trong thời gian ngắn làm
thời vụ thì công việc của họ là phải làm cái gì, làm như thế nào để công ty nói
chung, phòng kinh doanh nói riêng có căn cứ để thu hút và lựa chọn ứng viên
phù hợp? Đứng trước vấn đề được thắc mắc. Phòng kinh doanh và công ty cho
hay: nếu công việc kinh doanh ổn định, thuận buồm xuôi gió, các nhân viên đã
có kinh nghiệm và năng lực thực sự của mình thì họ sẽ không cần phải thay thế
vị trí cũ, đợi đến khi về hưu thì sẽ có người mà công ty tin tưởng giao cho trọng
trách. Còn khi công việc mới phát sinh thì công ty, phòng kinh doanh sẽ tuyển
thêm người có thể tự đào tạo họ thay cho việc tìm kiếm và đưa đi đào tạo mất
thời gian và không đáp ứng yêu cầu công việc, đến khi đào tạo xong thì yêu cầu
đòi hỏi của công việc lại không còn nữa.
Do vậy mà công ty và phòng kinh doanh sẽ chủ động lường trước điều
này để khi công việc cần người sẽ đưa họ vào đáp ứng luôn. Đối với các vị trí
đòi hỏi đầu óc tổ chức, tư duy, làm việc trí tuệ thì có nhiều cách tìm người thay
20


thế trong đó bộ phận sẽ viết ra một bản mô tả công việc để nói về các công việc
cần làm và chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện công việc đó.
Với việc viết bản mô tả và yêu cầu nhân sự, hầu hết là do người của bộ phận
kinh doanh tự viết ra. Họ viết dựa vào cảm tính, chủ quan và dựa vào sự hiểu
biết chung chung đại khái về công việc mà viết nên.
Chính vì thế các thông tin về quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu
chuẩn nhân sự và công việc không được cung cấp, đo lường một cách chính xác,
dẫn đến khi đánh giá thực hiện công việc không có tiêu chuẩn rõ ràng, nhiệm

vụ , quyền hạn chỉ viết chung chung là giúp đỡ, hỗ trợ phòng ban quản lý xây
dựng dự án kinh doanh, hỗ trợ hoạt động thương mại, ngoại thương nói chung
mà không đi vào việc cụ thể với công việc họ phải làm hàng ngày là gì khiến
cho sự cố xảy ra đối với phòng ban là khi tuyển được người vào, người nhân
viên lúc đó mới bắt đầu chập chững tìm tòi công việc và cách thức thực hiện,
mất thời gian dài và công sức nghiên cứu để có thể nắm bắt công việc một cách
tạm thời. Ngoài ra chưa kể đến việc khi tuyển vào, người nhân viên không biết
phải làm như thế nào và bắt đầu thực hiện công việc từ đâu do thực tế yêu cầu
rất khác so với nội dung được ghi trong bản mô tả công việc và có thể gây sốc
cho nhân viên vào làm khi đối mặt với công việc quá áp lực do nội dung ghi
trong bản mô tả không chi tiết, rõ ràng, họ có thể vào làm việc mà không biết
chịu trách nhiệm báo cáo tình hình công việc với ai do nội dung của bản mô tả
ghi mập mờ là báo cáo với cấp trên về tình hình thực hiện công việc dưới mục
tiêu.
Có thể nói tình huống xảy ra rất nhiều, khi được giao nhiệm vụ làm, các
nhân viên có thể trả lời thẳng thừng rằng: “ đó không phải việc của tôi ”, khiến
cho công việc bị chồng chéo, có quá nhiều người làm một việc và có những việc
cần đến thì chẳng ai chịu làm do trong bản mô tả không ghi.

21


Bản phân công nhiệm vụ của trưởng phòng kinh doanh:
CÔNG TY TNHH DV&TM BẢO CHÂU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VĂN PHÒNG KINH DOANH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội ngày 25, tháng 09, năm 2013
PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Kính gửi: Giám đốc công ty
Căn cứ vào công văn số:57/CV-PKD ngày 12/08/2013, của phòng Kinh
doanh về việc kiện toàn bộ máy các phòng ban, chức năng;
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Kinh doanh;
Phòng Kinh doanh phân công ra như sau:
A. Trưởng phòng Kinh doanh
Trách nhiệm:
- Có trách nhiệm Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân
viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại
diện thương mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân
viên kinh doanh.
- Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân
viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên
kinh doanh.
- Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương
pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.
- Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán
hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày,
triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan
đến nghiệp vụ bán hàng.
- Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông
tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản
tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại.
- Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng
22