Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại BỘ tư PHÁP

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TƯ PHÁP.......................3
1.Giới thiệu tổng quan về Bộ Tư Pháp..........................................................3
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Tư Pháp.........................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ.....................5
2.1. Vị trí và chức năng.................................................................................5
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................5
2.3. Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư pháp............................................7
2.3.1. Lãnh đạo Bộ........................................................................................7
2.3.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp ( phụ lục 1)......................................9
3. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Bộ Tư Pháp....................................................................................................9
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.....................................................9
3.1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tư Pháp.......9
3.1.2 Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công
tác tổng hợp.................................................................................................11
3.1.3 .Phân công nhiệm vụ các nhân sự của Văn phòng Bộ.......................13
4. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chưc - Hành
chính(bộ phận kiến tập)...............................................................................14
4.1 Chức năng, nhiệm vụ.............................................................................14
4.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính(phụ lục 3)...............15
5. Tìm hiểu về công tác Văn thư của Bộ Tư Pháp......................................15
5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý nhà nước hiện hành được áp dụng
trong Bộ Tư pháp........................................................................................15
5.1.1 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5 năm

trở lại đây và tìm hiều tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của
cơ quan........................................................................................................15
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5.2 Mô hình tổ chức Văn thư.......................................................................16
5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp....................17
5.3.1 Quy trình ban hành văn bản của Bộ Tư pháp.....................................17
5.3.2 Thẩm quyền ban hành và các hình thức văn bản quản lí của cơ quan.
.....................................................................................................................19
5.3.3 Soạn thảo văn bản...............................................................................20
5.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan.......................................21
5.3.5 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan......21
5.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản ...............................................23
5.4.1 Quản lí và giải quyết văn bản đi.........................................................23
5.4.2 Quản lí và giải quyết văn bản đến......................................................24
5.4.3 Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan...................................25
5.4.4.Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị.........................26
5.4.4.1 Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ................26
5.4.4.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan......................26
5.4.4.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu
trữ hiện hành................................................................................................27
5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan...............................................28
5.5.1 Cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ......................................................28

5.5.2 Quy trình tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ....................29
5.5.3 Tổ chức lưu trữ của cơ quan...............................................................29
5.5.4 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.......................................................30
5.5.5 Công tác bảo quản Tài liệu lưu trữ:...................................................30
5.5.6 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...........................................30
6. Tìm hiểu về công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.. .30
6.1 Trang thiết bị được sử dụng tại phòng Tổ chức – Hành chính..............30
6.2 Đánh giá và đề xuất phương án cho công tác sử dụng trang thiết bị
phòng Tổ chức – Hành chính......................................................................31
6.3 Sơ đồ hóa cách bố trí , sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng (phụ
lục 8)............................................................................................................33
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6.4 Thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng cơ
quan.............................................................................................................33
PHẦN II..............................................................................................................34
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................34
1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác
văn phòng cơ quan.......................................................................................34
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 36
KẾT LUẬN........................................................................................................39
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Sinh viên : Hoàng Thị Thu

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội
thuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi
lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Xã hội ngày
càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề, con
người buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới
đáp ứng được những yêu cầu của cuộc sống.
Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường
công nghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quan
trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy, Văn phòng phải có ý
thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Văn
phòng. Để làm được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có
sự quan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cho Văn phòng có thể
phát huy hết tiềm năng thế mạnh của mình.
Hầu hết trong các Bộ, các Sở, công ty, doanh nghiệp, trung tâm nghiên
cứu đều có bộ máy văn phòng hiện đại để làm tốt trong công tác tham mưu , hậu
cần, giúp việc cho cơ quan, giải quyết các vấn đề về văn bản, văn thư, hành
chính. Nhưng số lượng các trường chuyên giảng dạy và đào tạo về ngành văn
phòng còn hạn chế, chất lượng sinh viên khi ra trường còn chưa tốt . Tại trường
Đại học Nội vụ Hà nội nhà trường với phương châm “ Học thật, thi thật ra đời

làm việc thật” . Cuối mỗi năm thứ ba của bậc đại học nhà trường đều tổ chức
cho sinh viên đi kiến tập ngành nghề tại cơ quan, tổ chức, công ty, đơn vị sự
nghiệp trên nhiều địa phương trên cả nước đây chính là đợt thực hành đầu tiên,
cơ hội đầu tiên mà chúng em có thể tiếp xúc, có thể làm quen với công việc mà
tương lai khi ra trường chúng em có đủ vốn kến thức và kĩ năng để xin được
công việc đúng chuyên ngành mình theo học.
Kiến tập là một môn học thực tiễn bất cứ ngành học nào cũng phải có. Nó
đòi hỏi học sinh, sinh viên phải vận dung tư duy, những kiến thức đã học trên
ghế nhà trường vào trong thực tế công việc. Giúp học sinh, sinh viên làm quen
với công việc thực tế trước khi tiếp xúc với công việc tại cơ quan. Qua đợt kiến
tập , học sinh, sinh viên có thể kiểm chứng lại những gì đã học ở trường và biết
cách áp dụng những kiến thức đó vào công việc thực tế một cách nhuần nhuyễn,
tích luỹ những kinh nghiệm để phục vụ cho công việc về sau và phát huy tính
linh hoạt, sáng tạo, sự nhạy bén đối với những tình huống có thể xảy ra. Đồng
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

1

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thời, qua quá trình kiến tập nhà trường có thể đánh giá được năng lực thực sự
của học sinh trong quá trình học tập và giải quyết công việc thực tế.
Được sự đồng ý của nhà trường và khoa Quản trị văn phòng cũng như
được sự chấp thuận của Bộ Tư Pháp. Em đã được kiến tập tại Bộ trong một thời
gian bắt đầu từ ngày 20/04/2015 tới ngày25/05/2015. Trong thời gian kiến tập

em được sự hướng dẫn của anh Dương Đức Thịnh –Cán sự Phòng Hành chính
tổng hợp và chị Nguyễn Xuân Anh – Cán bộ phòng Lữu trữ , em đã tìm hiểu và
được tình hình thực tế và làm quen với công việc người cán bộ văn phòng và
được tiếp xúc với công việc thực tế của phòng Lữu trữ. Cùng với được tiếp thu
một số kinh nghiệm vô cùng quý báu, học thêm được những kĩ năng làm văn
phòng, hi vọng rằng những kĩ năng và kinh nghiệm này sẽ giúp cho em vững
bước vào năm thứ 4 năm cuối của khóa học.
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình kiến tập của em tại Văn phòng
Bộ Tư Pháp. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà em đã làm
được cũng như chưa làm được. Qua đây cho em được gửi lời cám ơn, lời chúc
sức khoẻ tới anh Dương Đức Thịnh và chị Nguyễn Xuân Anh người đã trực tiếp
hướng dẫn em trong quá trình kiến tập cũng như các cô chú, các anh chị ở
phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Lữu trữ đã tạo điều kiện giúp đỡ, chỉ bảo
và cung cấp tài liệu cho em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian kiến tập.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lâm Thị Thu Hằng - giảng viên
hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này. Em kính
mong các thầy cô giáo và các bạn có ý kiến đóng góp để bài báo cáo kiến tập
của em được hoàn thiện và đầy đủ hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 22 tháng 05 năm 2015
Sinh Viên

Hoàng Thị Thu

Sinh viên : Hoàng Thị Thu

2

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TƯ PHÁP
1.Giới thiệu tổng quan về Bộ Tư Pháp
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Tư Pháp
Ngay từ ngày đầu thành lập nhà nước Việt Nam mới (năm 1945), Bộ Tư
pháp là một trong số 12 Bộ thuộc cơ cấu Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân
chủ cộng hòa. Cho đến nay, Bộ đã có 65 năm hình thành và phát triển với những
thăng trầm lịch sử. Trong mười lăm năm đầu được thành lập (1945 - 1960),
đồng thời với việc đảm nhiệm những chức năng rất quan trọng của cơ quan hành
pháp gắn liền với các hoạt động tố tụng và hoạt động của tòa án, Bộ Tư pháp đã
có những đóng góp quan trọng trong việc đặt nền móng, xây dựng hệ thống
pháp luật dân chủ nhân dân của nước Việt Nam mới thay thế cho hệ thống pháp
luật thuộc địa, nửa phong kiến.
Từ năm 1960 đến năm 1981, do đặc điểm của sự phát triển kinh tế - xã
hội, công tác tư pháp được chuyển giao cho nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện.
Theo Nghị định số 504-TTg ngày 26/10/1957 của Thủ tướng Chính phủ về
thành lập Vụ Pháp chế để đảm nhận công tác giúp Chính phủ xây dựng pháp
luật về kinh tế và hành chính. Tháng 9 năm 1972, Uỷ ban Pháp chế của Hội
đồng Chính phủ được thành lập, là cơ quan chủ quản về mặt pháp chế của Hội
Đồng Chính phủ, quản lý thống nhất công tác pháp chế, đặc biệt trong việc quản
lý nhà nước về kinh tế. Hoạt động chủ yếu của Uỷ ban pháp chế trong giai đoạn
này chủ yếu tập trung vào việc xây dựng pháp luật; tuyên truyền, giáo dục pháp
luật; xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế ở các Bộ, Tổng cục, các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương; quản lý một số tổ chức bổ trợ tư pháp và đào tạo,
bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật.

Ngày 17/3/1981, Bộ Chính trị đã quyêt định thành lập Bộ Tư pháp. Từ đó
đến nay, Bộ Tư pháp mới thực sự và từng bước khẳng định là “Bộ xây dựng
pháp luật” của Chính phủ.

Sinh viên : Hoàng Thị Thu

3

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BỘ TƯ PHÁP VIỆT NAM
- Địa chỉ: 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 04.62739718
- Fax: 04.6273973
1.2. Biểu tượng của Bộ Tư pháp

Sinh viên : Hoàng Thị Thu

4

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Theo quy định tại Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 03 năm
2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Bộ Tư pháp, Bộ Tư pháp có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
2.1. Vị trí và chức năng
Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm
pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý
nhà nước về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành chính tư pháp, bổ
trợ tư pháp, bồi thường nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính và thi
hành án và các công tác tư pháp khác trong phạm vi cả nước; quản lý công tác
thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước các dịch vụ
công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Bộ tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị
định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp.
- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội….
- Trình thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch … dài hạn hàng năm,
5 năm.
- Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý Nhà nước của Bộ.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các loại văn bản.
- Công tác xây dựng pháp luật:
+ Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thông
Pháp luật.
+ Lập dự kiến của Chính phủ về Chương trình xây dựng luật, Pháp lệnh…

- Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác rà soát, hệ thống
hoá văn bản quy phạm pháp luật.
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

5

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phổ biến, giáo dục pháp luật:
+ Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến giáo dục
pháp luật …
+ Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật, biên soạn và xuất bản.
- Thi hành án dân sự:
+Tổ chức thực hiện công tác thi hành án dân sự trong phạm vi cả nước.
+ Ban hành và chỉ đạo thực hiện các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn …
giấy tờ thi hành án dân sự.
- Hành chính Tư pháp:
+ Hướng dẫn, giải quyết công tác chứng thực, quản lý, đăng ký hộ
tịch…..
- Công tác con nuôi:
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký nuôi con nuôi và thực hiện quyền, lợi
ích của con nuôi.
- Hướng dẫn kiểm tra về tổ chức và hoạt động hoà giải ở cơ sở.
- Hướng dấn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương.
- Hợp tác quốc tế:

+ Tổng hợp, điều hoà, phố hợp, thẩm định về dự án hợp tác với nước
ngoài về pháp luật.
- Xây dựng quy chế đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả nghiên
cứu khoa học pháp lý.
- Tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực
quản lý nhà nước.
- Cải cách hành chính.
+ Đề xuất các giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu quả cải cách thể chế hành
chính nhà nước.
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của Pháp luật.

Sinh viên : Hoàng Thị Thu

6

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3. Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư pháp
2.3.1. Lãnh đạo Bộ
Lãnh đạo Bộ Tư pháp gồm 01 Bộ trưởng và 04 Thứ trưởng
- Bộ trưởng: Hà Hùng Cường

- Thứ trưởng:
+ Đinh Trung Tụng

Sinh viên : Hoàng Thị Thu

7

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Nguyễn Thúy Hiền

+ Nguyễn Khánh Ngọc

+ Phan Chí Hiếu

Sinh viên : Hoàng Thị Thu

8

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ trưởng chịu trách nhiệm trước Chính phủ về các nhiệm vụ được giao; điều

hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Bộ.
Các Thứ trưởng giúp việc cho Bộ trưởng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng
về lĩnh vực công tác được phân công.
2.3.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp ( phụ lục 1)
3. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Bộ Tư Pháp.
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
3.1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tư Pháp.
3.1.1.1 Chức năng.
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, có chức năng tham mưu, giúp
Bộ trưởng lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của Bộ, Ngành;
xây dựng, tổng hợp, đôn đốc, theo dõi tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác; quản lý công tác thông tin, báo chí, xuất bản của Bộ; tổ chức thực hiện
nhiệm vụ cải cách hành chính, công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thư viện của
Bộ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương
tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị
nội bộ theo quy định của pháp luật.
Văn phòng có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật.
3.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Văn phòng có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Bộ trưởng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, 5 năm
và hàng năm của Văn phòng; triển khai kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm và
hàng năm của ngành Tư pháp;
- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩm
định, góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Bộ trưởng giao;
- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,
văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng;
- Về xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình tình hình thực hiện
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

9

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chương trình công tác của Bộ, Ngành.
- Giúp Bộ trưởng, các Thứ trưởng điều hành và quản lý các hoạt động của
Bộ:

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu trình Bộ trưởng, các Thứ trưởng để kiểm tra và
tham gia ý kiến, xem xét và giải quyết;
+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ đến các cơ quan,
đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;
+ Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Bộ Tư pháp; điểm tin báo chí
hàng ngày phục vụ công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo Bộ;
+ Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Bộ với các cơ
quan;
+ Tổ chức các cuộc họp và làm việc với các đơn vị có liên quan, chuẩn bị
chương trình, nội dung, tài liệu và các điều kiện để Lãnh đạo Bộ đi công tác
hoặc tham dự các hội nghị, hội thảo.
- Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành
chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu trong cơ quan Bộ theo quy
định của pháp luật và của Bộ;
- Về công tác lễ tân, quản trị:

+ Thực hiện đón tiếp các đoàn khách quốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chức
các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Bộ, Ngành; sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho
các đơn vị thuộc Bộ;
+ Đảm bảo cơ sở vật chất của cơ quan
- Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài
trợ.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
trong cơ quan Bộ, Quy chế văn minh công sở và các Quy chế khác của Bộ theo
quy định;
- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực công tác của
Văn phòng;
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

10

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan Bộ;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, người
lao động theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ;
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật hoặc
do Bộ trưởng giao.
3.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tư Pháp (phụ lục 2)
3.1.2 Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác

tổng hợp.
Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng.
Chức danh: Chánh Văn phòng
Tóm tắt công việc:
- Chỉ đạo trực tiếp hoặc uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách chỉ
đạo đơn vị trực thuộc Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy
định tại Điều 2 Quyết định 1237/QĐ-BTP về Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Văn phòng Bộ Tư pháp;
- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,
văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, tổng hợp thông tin
phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ;
- Xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình hình thực hiện chương
trình công tác của Bộ, Ngành. Giúp Bộ trưởng, các Thứ trưởng điều hành và
quản lý các hoạt động của Bộ.
- Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ về đường lối phát triển và sử dụng đội ngũ
nhân viên có hiệu quả cao, hỗ trợ về mặt tổ chức và tạo sự liên kết giữa các bộ
phận.
Các mối quan hệ bên trong:
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Lãnh đạo Bộ, giúp Bộ trưởng, các Thứ
trưởng lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của Bộ.
- Phụ trách: Bộ phận Văn phòng
- Phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị thực hiện việc tuyển chọn, huấn
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

11

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

luyện, bố trí, động viên tinh thần làm việc của nhân viên Văn phòng.
Các mối quan hệ bên ngoài:
- Tổ chức cấp trên: Các vấn đề về hành chính.
- Phối hợp với các đơn vị khác: Điều phối cán bộ thuộc các đơn vị
khác.
- Viên chức chính quyền: Thực hiện quy chế luật pháp và các hoạt động
cộng đồng.
Quyền hạn và công việc:
- Tham gia vào quá trình ra quyết định trong các hoạt động của Văn
phòng Bộ.

- Giữ vài trò chủ chốt ở Bộ phận Văn phòng.
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
- Xây dựng, trình Bộ trưởng kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, 5 năm
và hàng năm của Văn phòng; triển khai kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm và
hàng năm của ngành Tư pháp;
- Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án,
văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng;
- Xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình tình hình thực hiện
chương trình công tác của Bộ, Ngành.
- Giúp Lãnh đạo bộ điều hành và quản lý các hoạt động của Bộ. Quản lý,
điều hành các công tác tổ chức hành chính, văn thư, lưu trữ, công tác lễ tân,
quản trị, quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao của Văn phòng Bộ và theo dõi
nguồn kinh phí nước ngoài tài trợ của cơ quan, chăm lo đời sống vật chất, tinh
thần cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Bộ;
Điều kiện làm việc:
- Phòng làm việc: Tốt, có máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi

và ồn ào;
- Trang thiết bị làm việc đầy đủ và hiện đại;
- Thời gian và ca làm việc: Làm việc theo giờ hành chính;
- Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu trong công
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

12

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc;
- Hành vi, tác phong công việc: Tích cực, vui vẻ, hoà nhã với mọi
người, tạo được uy tín tốt trong công ty.
Tiêu chuẩn
- Tốt nghiệp Đại học trở lên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng.
- Có thâm niên công tác và đạt được nhiều thành tích tốt trong lĩnh vực
Hành chính văn phòng.
- Am hiểu đường lối, chiến lược kinh doanh của Đảng và Nhà nước.
- Có khả năng làm việc độc lập cao, có khả năng giao tiếp tốt và biết
thu hút, tập hợp nhân viên.
- Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc khoa học và có tổ
chức, điềm tĩnh, chín chắn trong giải quyết công việc.
- Sử dụng thành tạo vi tính và có trình độ ngoại ngữ.
3.1.3 .Phân công nhiệm vụ các nhân sự của Văn phòng Bộ.
- Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng tham mưu, giúp việc

cho Lãnh đạo Bộ cho hoạt động quản lý, điều hành của Bộ. Quản lý các hoạt
động của Văn phòng.
- Phòng Tổ chức - Hành chính: Quản lý và thực hiện về lĩnh vực tổ chức
(nhân sự của Văn phòng), Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và chỉ đạo
về công tác văn thư, quản lý văn bản đi, đến, quản con dấu.
- Ban thư ký: Giúp việc cho Bộ trưởng và các Thứ trưởng, ban hành ý
kiến, kết luận của Lãnh đạo Bộ về các cuộc họp giao ban.
- Phòng Tổng hợp: Xây dựng kế hoạch công tác dài hạn, ngắn hạn, xây
dựng chương trình công tác thường kỳ của lãnh đạo Bộ;
- Phòng Tài chính - Kế toán: Quản lý chi tiêu của Văn phòng, quản lý
nguồn kinh phí của nhà nước giao cho và tài trợ của nước ngoài;
- Phòng Quản trị: Đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc của các
đơn vị trong cơ quan;
- Phòng Lễ tân - Quan hệ công chúng: Thực hiện công tác lễ tân, tiếp đón
các đoàn khách tới Bộ dự hội thảo, hội nghị, họp.... Bố trí, sắp xếp địa điểm họp
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

13

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho các đơn vị thuộc Bộ;
- Phòng Lưu trữ: Thực hiện việc lưu giữ tài liệu của cơ quan;
- Phòng Bảo vệ: Công tác thường trực; an ninh trật tự của cơ quan;
- Đội xe: Phục vụ xe đưa, đón lãnh đạo cũng như nhân viên trong cơ

quan.
4. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chưc - Hành
chính(bộ phận kiến tập)
4.1 Chức năng, nhiệm vụ.
a. Chức năng.
Phòng Tổ chức - Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn
phòng, có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
b. Nhiệm vụ
1. Tiếp nhận, quản lý, đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi, đến
theo quy định của Nhà nước và cơ quan;
2. Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng những
trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;
3. Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và
cơ quan;
4. Thực hiện việc đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan;
5. Thực hiện nhiệm vụ văn thư lưu trữ, giúp Văn phòng thực hiện quản lý
Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ
quản lý; lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình
nghiệp vụ lưu trữ theo quy định cuả nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị
thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ
chức, công dân khi có yêu cầu;
6. Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
7. Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;
8.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao.
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

14

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính(phụ lục 3)
5. Tìm hiểu về công tác Văn thư của Bộ Tư Pháp.
5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý nhà nước hiện hành được áp dụng
trong Bộ Tư pháp.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/42004 của Chính phủ về công tác văn
thư;
- Nghị đinh số 09/2010/NĐ-CP ngày 09/1/2010 của Chính phủ về bổ sung sửa
đổi nội dung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ v/v Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 03 năm 2013 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp
- Quyết định số 459/QĐ-BTP ngày 26 tháng 02 năm 2014 của Bộ Tư pháp quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tư
pháp;
- Quyết định số 2376/QĐ-BTP ngày 01 tháng 11 năm 2009 của Bộ Tư pháp về
ban hành quy chế công tác văn thưu, lưu trữ của Bộ Tư pháp.
5.1.1 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5 năm
trở lại đây và tìm hiều tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản của
cơ quan.
Tên loại văn bản

Công văn
Quyết định
Thông báo
Thông tư
Văn bản mật
Thẩm định VBQPPL
Ủy thác Tư pháp
Tờ trình
Giấy mời
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

2005
5532
4314
98
35
457
567
150
97
467

Năm/ Số lượng
2006
2007
2008
5432
5641
5738
4105

4327
4122
105
104
111
39
53
60
415
419
450
606
512
635
155
143
125
100
88
92
435
417
463
15

2009
5742
4017
131
89

412
670
172
112
475

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Tổng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
11717

11329

11714

11796

11819

• Nhận xét về bảng số lượng thống kê
Theo bảng số liệu thống kê ta thấy: Trong một năm số lượng văn bản do
Bộ Tư Pháp ban hành rất lớn với nhiều loại văn bản khác nhau, trong đó Công
văn là văn bản được ban hành nhiều nhất bởi đó là văn bản thông dụng nhất,sau
đó đến Quyết định cũng được ban hành với số lượng khá nhiều, Tờ trình ban
hành tương đối ít, Thông tư là loại văn bản ban hành ít nhất.
5.2 Mô hình tổ chức Văn thư.

Bộ tư pháp là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các công tác xây dựng và thi hành pháp luật nên kiểm soát khá chặt chẽ
về công tác văn bản, giấy tờ khi được giao cho bất kỳ một cán bộ, nhân viên nào
có trách nhiệm đều phải có sự quản lý của các lãnh đạo đơn vị. Vì Bộ Tư pháp
có 28 đơn vị thuộc Bộ nên việc quản lý công văn, giấy tờ của cả Bộ là rất nhiều.
Bộ có một bộ phận Văn thư chung quản lý các văn bản đi, đến của Bộ và mỗi
đơn vị thuộc Bộ đều có 01 văn thư chuyên trách quản lý văn bản của từng đơn vị
theo thẩm quyền của đơn vị đó (còn gọi là văn thư phân tán). Hơn nữa Bộ Tư
pháp là cơ quan xây dựng Luật nên có những tiêu chuẩn chặt chẽ về mẫu cũng
như thể thức các loại văn bản nên đội ngũ cán bộ làm việc phải có một trình độ
phù hợp để đáp ứng được yêu cầu của công việc, nhanh chóng, kịp thời, chính
xác và có tính chuyên nghiệp cao.
Từ 2005 đến nay đã đưa vào sử dụng bộ mã tiếng việt TCVN 6909-2001,
nối mạng Lan và sử dụng phần mềm quản lý và đăng ký văn bản đi, đến và lập
hồ sơ công việc trên máy, phát triển và tiếp tục hoàn thiện phần mềm đến năm
2010 và tiếp tục hoàn thiện đến từng đơn vị thuộc Bộ.
Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác Văn thư. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Văn bản được áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000:2000 Quy
chế về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ Tư pháp; Sổ tay chất lượng của Văn
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

16

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng.
Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thư đều được quy định
rõ ràng ở những văn bản theo quy định của Nhà nước, thực hiện tốt từ khâu đầu
tiên đến khâu cuối cùng. Chủ yếu thực hiện theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNVVPCP và Nghị định 110/2004/NĐ-CP cả về việc sử dụng con dấu lẫn việc bảo
quản công văn, tài liệu phục vụ khai thác sau này của lãnh đạo bộ cũng như của
các đơn vị. Công tác in ấn, phát hành cũng được thực hiện nhanh chóng, chính
xác để phát hành ngay trong ngày văn bản được ký.
* Ưu điểm:
Việc tiến hành vào sổ công văn đi, đến trên máy đã tạo nên một phong
cách làm việc khoa học, không giấy tờ, tiết kiệm và nhanh chóng. Không những
nhanh chóng trong khâu nhập dữ liệu vào máy mà còn nhanh chóng trong quá
trình tra tìm tài liệu. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng quy
định tránh trường hợp mất dấu và đặc biệt, hoàn toàn không có hiện tượng đóng
dấu khống chỉ, đóng dấu sai thẩm quyền.
* Nhược điểm:
Bộ phận in ấn, phát hành của Bộ đôi khi còn mắc phải một số thiếu sót.
Việc vào sổ văn bản đi, đến trên máy đôi khi còn chậm vì hệ thống mạng
chưa được ổn định. Hơn nữa, do số lượng công văn quá nhiều nên hệ thống quản
lý văn bản đôi lúc còn chậm, quá tải.
5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư Pháp.
5.3.1 Quy trình ban hành văn bản của Bộ Tư pháp
Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ về thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật nên kiểm soát khá chặt
chẽ về công tác văn bản, giấy tờ, khi được giao cho bất kỳ một cán bộ, nhân viên
nào có trách nhiệm đều phải có sự quản lý của lãnh đạo đơn vị. Bộ Tư pháp có
một bộ phận Văn thư chung quản lý các văn bản đến, đi của Bộ và mỗi đơn vị
thuộc Bộ đều có 01 văn thư chuyên trách quản lý văn bản của từng đơn vị theo
thẩm quyền đơn vị đó (còn gọi là văn thư phân tán). Hơn nữa Bộ là cơ quan xây

dựng Luật nên có những tiêu chuẩn chặt chẽ về mẫu cũng như thể thức các loại
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

17

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản nên đội ngũ cán bộ làm việc phải có một trình độ phù hợp để đáp ứng
được yêu cầu của công việc: nhanh chóng, chính xác, kịp thời và có tính chuyên
nghiệp cao.
Từ năm 2005 đến nay Bộ đã đưa vào sử dụng bộ mã tiếng việt TCVN
6906-2001, nối mạng LAN và sử dụng phần mềm quản lý và đăng ký văn bản
đi, đến và lập hồ sơ công việc trên máy, phát triển và tiếp tục hoàn thiện cho đến
năm 2012 và tiếp tục hoàn thiện đến từng đơn vị thuộc Bộ.
Thực hiên Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Văn bản được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000
Quy chế về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ Tư pháp; Sổ tay chất lượng của
Văn phòng.
Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác văn thư đều được quy định rõ
rang ở những văn bản theo quy định của Nhà nước, thực hiện tốt từ khâu đầu
tiên đến khâu cuối cùng. Chủ yếu thực hiện theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNVVPCP và Nghị định 110/2004/NĐ-CP cả về sử dụng con dấu lẫn việc bảo quản
công văn, tài liệu phục vụ khai thác sau này của Lãnh đạo Bộ cũng như các đơn
vị. Công tác in ấn, phát hành cũng được thực hiện nhanh chóng, chính xác để

phát hành ngay văn bản được ký.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008; Quy chế
làm việc của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày
28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản khác gồm các bước sau:
- Soạn thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
- Ký văn bản;
- Ban hành văn bản.
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

18

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thực hiện nghiêm túc về thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản.
5.3.2 Thẩm quyền ban hành và các hình thức văn bản quản lí của cơ quan.
Theo quy định tại Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc
hội khóa XII, kỳ họp thứ 3, số 17/2008/QH12 ngày 03/6/2008 thì Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan thuộc Bộ được ban hành thông tư.
Ban hành các thông tư, quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Bộ. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các

văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự
án, đề án đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ, các văn
bản quản lý khác thì theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà ban hành văn bản
theo quy định.
Ngoài ra Bộ Tư pháp còn ban hành nhiều loại văn bản khác như: Báo cáo,
công văn, góp ý kiến, Ủy thác tư pháp
* Ưu điểm:
- Tạo được vị trí và phân công đúng việc - giảm khối lượng văn bản do
Bộ trưởng ký.
- Các văn bản thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đều quy định rõ
ràng, thống nhất, không có sự chồng chéo.
Ví dụ:
+ Thẩm quyền ký của Bộ trưởng
BỘ TRƯỞNG

Hà Hùng Cường

Sinh viên : Hoàng Thị Thu

19

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Các Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng những văn bản thuộc sự quản lý
được phân công phân công phụ trách, ủy quyền.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC

Đinh Trung Tụng
+ Chánh Văn phòng: ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản của Bộ trong
lĩnh vực được phân công theo thẩm quyền.
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG

Lê Hồng Sơn
* Nhược điểm:
Sự phân công thẩm quyền ký như vậy Bộ trưởng không kiểm soát được tất
cả các văn bản ban hành trên các lĩnh vực công tác thông qua báo cáo gửi lên.
Bộ Tư pháp là cơ quan đi thực hiện rất chặt chẽ theo quy định vì thế ít có sai sót
trong khâu này.
5.3.3 Soạn thảo văn bản
Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm vè tính
hợp pháp, nội dung và thể thức của văn bản. Căn cứ tính chất, nội dung của từng
văn bản sẽ ban hành, Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản có thể tổ
chức lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn
chỉnh dự thảo văn bản;
Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành phải có chữ ký tắt của Thủ
trưởng đơn vị trình. Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì
người được giao soạn thảo văn bản phải Ký tắt. Các đơn vị có con dấu riêng, thì
Trưởng phòng hoặc tương đương phải Ký tắt trước khi trình Thủ trưởng đơn vị
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

20

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ký ban hành;
Việc soạn thảo và ban hành đề án, văn bản được thực hiện theo quy chế làm việc
của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009
của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
5.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Tư pháp được áp dụng một
cách nghiêm túc, theo quy định tại:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
- Tiêu chuẩn ISO 9000:2000.
- Quy chế về Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp.
- Sổ tay Chất lượng của Văn phòng.
* Ưu điểm:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được tiến hành theo đúng quy định
của nhà nước. Nhân viên, chuyên viên của cơ quan Bộ thực hiện một cách
nghiêm túc, nhanh chóng và chính xác.
* Nhược điểm:
Bên cạnh đó, văn bản của một số đơn vị, phòng, ban vẫn còn mắc phải một số
sai xót về kỹ thuật trình bày văn bản như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức.
5.3.5 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan.

B1: xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản.
B2. Thu thập và xử lý thông tin.
-Thông tin có tư nhiều nguồn khác nhau phải xác định các thông tin
pháp lý có trong những văn bản QPPL liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đang
cần thông tin.
B3. Xác định tên loại văn bản; Phù hợp với mục đích, tính chất và vấn đề
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

21

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cần nhắc tới.
B4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
Với loại văn bản quan trọng cần viết bản thảo và đề cương để có thể tổ
chức, xin ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân.
B5 Duyệt bản thảo.
B6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản.
- Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu,
đăng ký…
* So sánh với quy định hiện hành nhận xét và đánh giá.
- quy định hiện hành về các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí.
B1: chuẩn bị






phân công soạn thảo
xác định mục đích ban hành, phạm vi đối tượng áp dụng
xác định tên loại văn bản
thu thập và xử lý thông tin

B2: Lập đề cương va viết bản thảo.
B3: Trình duyệt kí, ban hành.
B4: Hoàn thiện các thủ tục hành chính để ban hành.







Ghi số, ngày tháng năm ban hành
Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản
Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản
Nhân văn bản đủ số lượng ban hành
Đóng dấu cơ quan
Bao gói và chuyển giao văn bản.

* Ưu điểm.
- Các chuyên viên nắm rất chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn
bản, từ ngữ và cách diễn đạt.
- Cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại cơ quan Bộ trực tiếp thực hiện
quá trình soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực mà mình phụ trách hoặc được giao

nhiệm vụ. Các chuyên viên nắm bắt thông tin nhanh chóng nên việc nắm bắt
tình hình hoạt động của các phòng ban nhanh chóng và chính xác để tiến hành
soạn thảo văn bản về các lĩnh vực quản lý như Công văn, quyết định, báo
cáo…..
Sinh viên : Hoàng Thị Thu

22

Lớp : Quản Trị Văn Phòng K1D