Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN THƯƠNG mại MINH KHAI

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI MINH KHAI............................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại Minh
Khai.................................................................................................................................................3
1. Vài nét khái quát về công ty cổ phần thương mại Minh Khai......................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu Công ty cổ phần thương mại Minh Khai.................5
2.1 Chức năng, nhiệm vụ................................................................................................................5
2.2 Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................................5
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty cổ
phần thương mại minh khai...........................................................................................................5
1. Khảo sát về công tác tổ chức của văn phòng Công ty..................................................................5
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty...........................................................................5
1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty.....................................................................................6
1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng................................7
2 . Khảo sát công tác Văn thư - Lưu trữ.........................................................................................11
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty về công tác Văn thư - Lưu trữ........................11
2.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty.....................................................................................13
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản cuả Công ty...........................................................14
2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công ty......................................14
2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty...........................................................16
2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty........................................17
3 . Quy trình quản lí và giải quyết văn bản....................................................................................19
3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến......................................................19

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi...........................................................................19
3.1.2. Quản lí và giải quyết văn bản đến.......................................................................................25
3.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty..........................................................................33
4. Công tác tổ chức Lưu trữ..........................................................................................................34
4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ........................................................................34
4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.............................................................................................35
4.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.........................................................................................36
4.4 Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ...............................................................................36
III. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Công ty cổ phần thương mại Minh
Khai...............................................................................................................................................37
1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn phòng......................37
2. Sơ đồ bố trí các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng..................................39
3. Các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng của Công ty................................................39

PHẦN 2...............................................................................................................42
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN...............................................................42
I . Nhận xét và đánh giá chng về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của Công ty cổ
phần thương mại Minh Khai.........................................................................................................42
1.Ưu điểm:....................................................................................................................................42
1.1 Về tổ chức và hoạt động của văn phòng.................................................................................42
1.2 .Về công tác văn thư................................................................................................................43
1.3 Về công tác lưu trữ.................................................................................................................43
1.4 Về công tác hành chính văn phòng.........................................................................................43

2. Nhược điểm:.............................................................................................................................45
2.1 về tổ chức và hoạt động của văn phòng..................................................................................45
2.2 Về công tác văn thư................................................................................................................45
2.3 Về công tác lưu trữ.................................................................................................................45
2.4 Về công tác hành chính văn phòng.........................................................................................45
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.......................46
1. Về đội ngũ cán bộ, công chức...................................................................................................46

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Về quy trình nghiệp vụ..............................................................................................................46
3. Về trang thiết bị văn phòng.......................................................................................................46
4. Về công tác văn thư..................................................................................................................47
5. Về công tác lưu trữ...................................................................................................................47

KẾT LUẬN........................................................................................................48
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................49
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây với yêu cầu về cải cách hành chính cùng với sự
phát triển về khoa học công nghệ, công tác văn phòng ngày càng được coi
trọng , vai trò của nghành quản trị văn phòng được đánh giá cao trong công tác
quản lý nhà nước.
Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những trường đào tạo chính quy có
uy tín về ngành quản trị văn phòng . Số lượng sinh viên của khoa luôn chiếm số
đông trong trường. Theo phương châm đào tạo của nhà trường “học đi đôi với
hành , lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm đảm bảo mục tiêu cũng như chất
lowngj đào tạo của nhà trường . Cuối mỗi khóa học khoa quản trị văn phòng đều
tổ chức cho sinh viên đi thực tốt nghiệp tại các cơ quan , đơn vị bên ngoài theo
nội dung kiến thức đã học nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác.
Có thể nói đây là một yêu cầu thiết yếu đối với mọi sinh viên , đó là khoảng thời
gian cần thiết để khép kín quy trình đào tạo của nhà trường, vừa là dịp để sinh
viên củng cố kiến thức đã được trang bị, rèn luyện đạo đức tác phong nghề
nghiệp. Đồng thời nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho sinh viên, rèn luyện để
trở thành một nhà quản trị văn phòng giỏi trong tương lai.
Thực hiện chương trình đào tạo của nhà trường , từ ngày 20/4/2015 đến
ngày 25/5/2015 em được cử đến kiến tập tại công ty cổ phần thương mại Minh
Khai với chuyên ngành quản trị văn phòng. Trong suốt quá trình kiến tập , em
đã nhận được sự bảo ban tận tình từ phía lãnh đạo cũng như nhân viên trong
công ty . Đặc biệt là những nhân viên trong phòng hành chính đã giúp đỡ em rất
nhiều trong đợt kiến tập này.
Thời gian kiến tập tại công ty là cơ hội tốt giúp em phát hy những kiến
thức mà em được trang bị, đồng thời lĩnh hội thêm được nhiều kiến thức, kinh
nghiệm, kỹ năng sống ...quý giá và bổ ích . Qua đây cũng giúp em hiểu rõ hơn
nghiệp vụ hành chính, công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới Khoa Quản trị văn phòng – Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội , sự hướng dẫn nhiệt tình của cô ThS. Lâm Thu Hằng –
Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng . Em xin trân thành cảm ơn ban lãnh đạo
Công ty cổ phần thương mại Minh Khai, cán bộ các phòng ban nói chung và
Phòng Tổ chức - Hành chính nói riêng , đã tạo điều kiện giúp đỡ và chỉ bảo tận
tình để em hoàn thành tốt kỳ kiến tập này.
Thời gian kiến tập không nhiều, kinh nghiệm làm việc chưa sâu, trình độ
hiểu biết của bản thân còn nhiều hạn chế, cùng một số nguyên nhân khách quan
khác. Nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy rất mong
nhận được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến từ các thầy cô, để bài báo cáo của em
được hoàn thiện hơn.
Em xin trân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Lan Hương

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI MINH KHAI.
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần thương mại Minh Khai.
1. Vài nét khái quát về công ty cổ phần thương mại Minh Khai.
Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Thương Mại Minh Khai
Tên viết tắt : Minh Khai J.S.C
Địa chỉ trụ sở chính : Số 23 Minh Khai – Hồng Bàng – Hải Phòng
Tổng giám đốc : Nguyễn Bích Hòa
Số điện thoại : 031.3842346/3822802

fax : 031.3842438

Mã số thuế : 00565877
Số tài khoản : 102010000201669 tại ngân hàng Công Thương Hải Phòng
Email :
Website : www.minhkhaitraco.com
Công ty cổ phần thương mại Minh Khai tiền thân là bách hóa tổng hợp
Minh Khai được thành lập vào năm 1977 theo quyết định số 350/QĐ-UB của
Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đúng dịp kỉ niệm 32 năm quốc khánh
nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
Trải qua hơn 30 năm hoạt động, công ty đã có một số lần thay đổi về tổ
chức với những tên gọi : Bách hóa tổng hợp Minh Khai. Công ty thương nghiệp
tổng hợp Minh Khai. Công ty thương mại Minh Khai. Đến ngày 4/3/2004 theo
Quyết định số 561QĐ-VB của Ủy ban thành phố Hải Phòng . Bách hóa tổng hợp
Minh Khai đã chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần thương mại Minh Khai
với vốn điều lệ 22.726.000.000đ. Qua các thời kỳ hoạt động với không ít những
khó khăn và thách thức nhưng Công ty cổ phần thương mại Minh Khai luôn là
doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Trong thời gian đầu khi nước ta mới bước vào
nền kinh tế thị trường, không ít những doanh nghiệp đã thất bại nhưng bách hóa

tổng hợp Minh Khai mà giờ đây là Công ty cổ phần thương mại Minh Khai vẫn
Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đứng vững và ngày càng khẳng định vị thế của mình. Từ ngày bước vào quá
trình cổ phần hóa, Công ty lằm ăn có hiệu quả cao hơn và đạt được một số
những thành tựu nhất định, liên tục nhận được những bằng khen, giấy khen của
Ủy ban nhân dân thành phố hải phòng cũng như Nhà nước trao tặng:
- Năm 2002 : Đạt huân chương lao động hạng 3
- Năm 2006 : Được tặng cờ thi đua của Chính phủ
- Năm 2007: Được tặng cờ thi đua của Ủy ban nhân dân thành phố Hải
Phòng và huân chương lao động hạng 2, đồng thời Công ty được bình chọn là 1
trong 10 đơn vị tiêu biểu nhất của thành phố.
Không những vậy, công ty cũng là một trong hững doanh nghiệp xuất sắc
trong công tác từ thiện, mỗi năm công ty chi hàng trăm triệu đồng giúp đỡ
những nạn nhân chất độc màu da cam và những người rủ ro bất hạnh. Có được
như vậy cũng chính là nhờ vào công việc làm ăn có hiệu quả cao của Công ty.
*. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công ty cổ phần thương mại Minh Khai hoạt đông kinh doanh chính trong
lĩnh vực thương mại dịch vụ, với chức năng và nhiệm vụ chính được đề ra như
sau:
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt được mục
tiêu và nội dung hoạt động.
- Bảo toàn phát triển vốn của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ
đối với Nhà nước.

- Tổ chức khai thác hàng hóa, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buôn
đến bán lẻ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, mở rộng các loại hình dịch vụ hơn
nữa để đáp ứng nhu cầu và hiệu quả kinh tế cao.
Trong nền kinh tế thị trường sôi động như hiện nay Công ty cổ phần
thương mại Minh Khai đã không ngừng mở rộng quy mô. Hoạt động của Công
ty gồm các hình thức bán buôn, bán lẻ. Năm 1996, Công ty chính là đơn vị đầu
tiên của Thành phố Hải Phòng áp dụng hình thức tiêu thụ tự chọn và bán buôn
theo dịch vụ hậu mãi. Công ty cũng luôn đảm bảo phương châm hàng hóa phải
đến được tay người tiêu dùng một cách tốt nhất và nhanh nhất.
Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu Công ty cổ phần
thương mại Minh Khai.
2.1 Chức năng, nhiệm vụ.
Công ty cổ phần thương mại Minh Khai là tiêu thụ hàng hóa phục vụ cho
nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. Vì vậy nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đặc biệt
được coi trọng và nó là nghiệp vụ chính mang lại lợi nhuận cho Công ty,
phương thúc tiêu thụ chính của nghiệp vụ này bao gồm bán buôn, bán lẻ, bán đại
lý, còn phương thức thanh toán chủ yếu là bằng tiền mặt và chyển khoản.
Trên cơ sở chức năng này, Công ty phải thực hiện các nhiệm vụ cơ bản
sau :
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh để đạt mục tiêu và
nội dung hoạt động.
- Bảo toàn và phát triển vốn được giao thực hiện các nghiệp vụ, nghĩa vụ

đối với Nhà nước.
- Tổ chức khai thác, tập trung tối đa nguồn hàng từ bán buôn đến bán lẻ
cho nhu cầu tiêu dùng xã hội, mở rộng các loại hình dịch vụ hơn nữa để đáp ứng
nhu cầu và hiệu quả kinh tế cao.
2.2 Cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty: ( Phụ lục 01 )
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Công ty cổ phần thương mại minh khai.
1. Khảo sát về công tác tổ chức của văn phòng Công ty
Văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong
công tác lãnh đạo điều hành,là nơi thu thập sử lý thông tin hỗ trợ cho các hoạt
động quản lí đồng thời đảm bảo các điề kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật cho toàn
bộ hoạt động của Công ty.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Công ty
Phòng Tổ chức - Hành chính: là phòng chuyên môn có chức năng làm đầu
mối tham mưu, giúp việc cho hội đồng quản trị và giám đốc trong việc đảm bảo
Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tốt môi trường làm việc và đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán bộ nhân
viên.
Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận chuẩn bị các hoạt động liên quan
tới tổ chức hội nghị, hồ sơ tài liệu làm việc cho lãnh đạo Công ty, viết báo cáo
định kỳ hoặc đột xuất của Công ty, chủ trì công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp
khách.

Thực hiện quản lý các công việc có liên quan tới công nghệ thông tin, chủ
trì công tác quan hệ báo trí, truyền thông.
Thực hiện an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp.
Xây dựng các chương trình kế hoạch,viết báo cáo tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình kinh doanh và đề xuất phương hướng nhiệm vụ mới.
Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Giám đốc trong việc tổ chức quản lí
và thực hiện các quy chế của pháp luật về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ.
Hướng dẫn các đơn vị, phòng ban trong Công ty thực hiện công tác Văn
thư - Lưu trữ.
1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Công ty: ( Phụ lục 02 )

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn
phòng
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
(MS01: NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG)
Chức danh công việc:
NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
Mã số công
MS01
việc
Người quản lý
Trưởng phòng

trực tiếp

Phòng/Ban:
VĂN PHÒNG
Số giờ làm việc tuần
Chức danh

TC-HC

48 tiếng
Nhân viên văn
phòng

Ngày có hiệu lực:
P. Nhân sự điền
thông tin

______________________________________________
Phê duyệt bởi:
________________________________________________
Cấp bậc: Nhân viên  Giám sát Quản lý 

Nhóm lương
Hình thức trả

Cố định + thưởng

lương

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ĐỊNH DANH
STT

NỘI DUNG

Chính

Học

thức

việc

I. TÓM TẮT CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU
1.

Tóm tắt trách nhiệm công việc
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức
tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
Xây dựng và kiện toàn cơ cấu tổ chức, quy chế
quản lý, quy trình tác nghiệp và nội quy làm
việc
Quản trị hành chính – văn phòng, cung các

dịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các Phòng ban
Làm việc với các cơ quan Nhà nước về các
vấn đề lao động, hành chính v..v.

2.

Kiến thức yêu cầu
Nắm vững các quy định của Nhà nước về quản
lý lao động, luật doanh nghiệp và các thủ tục
hành chính có liên quan.
Am hiểu về quản trị và phát triển nguồn nhân
lực trong doanh nghiệp gồm: tuyển dụng, đào
tạo, chính sách đãi ngộ - thù lao, các biện pháp
khuyến khích, động viên.
Am hiểu nghiệp vụ tổ chức hành chính, văn
phòng trong doanh nghiệp.
Có kiến thức về tổ chức và quản lý doanh
nghiệp.
Hiểu biết về các chính sách và các quy định
của Nhà nước về các hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty.

3.

Kỹ năng yêu cầu
Kỹ năng lập kế hoạch và viết báo cáo.

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Kỹ năng phỏng vấn và đánh giá nhân viên.
Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel,
PowerPoint
Sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn
phòng như máy photo, fax, điện thoại...
Biết và sử dụng được phần mềm quản trị nhân
sự.
4.

Kỹ năng cần có
Chịu được áp lực công việc cao.
Khả năng thuyết phục, giao tiếp.
Khả năng quản lý, giám sát và điều phối công
việc.
Khả năng thiết lập mối quan hệ và xử lý các
mâu thuẫn xung đột trong tổ chức.

5.

Đào tạo và Kinh nghiệm
Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành
Quản trị nhân lực, Kinh tế lao động, Quản trị
văn phòng.
Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm công tác về
quản trị nhân sự, văn phòng.

B. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH
Giúp Trưởng phòng TC-HC thực hiện công tác thông tin,tổng

1.

hợp; xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan,
của văn phòng.

2.

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức.
Tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực
Quản trị hành chính- Văn phòng cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cần
cho các phong ban.
Làm việc với các cơ quan truyền thông về hoạt động của công ry.
Xây dựng và kiện toàn cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý, quy trình

3.

tác nghiệp và nội quy làm việc.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo và phát

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

triển nguồn nhân lực
Theo dõi và dự báo biến động nhân sự, lập kế hoạch sử dụng và
phát triển nhân lực
Đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, định biên, bố trí sắp
xếp nhân sự
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển và phối hợp
tuyển chọn nhân sự; dự thảo Hợp đồng lao động trình Giám đốc
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình

4.

độ, năng lực của đội ngũ lao động
Lập kế hoạch và tổ chức quản trị thực hiện hệ thống đãi ngộ lao
động và đánh giá hoàn thành công việc tại các Phòng ban.
Giám sát thực hiện quy chế và các quy định về tiền lương, tiền
thưởng
Lập kế hoạch, xác định tổng quỹ lương, bảo hiểm xã hội, y tế và tổ
chức thực hiện chi trả, trích nộp hàng tháng cho cho người lao
động.
Đề xuất phương án thưởng định kỳ và đột xuất cho người lao động
Giám sát việc áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá hoàn
thành công việc và xếp loại lao động tại các Phòng ban.
Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc về chế độ, chính sách của
người lao động trong Công ty. Cập nhật và phổ biến các quy định
của pháp luật liên quan đến quyền và trách nhiệm, nghĩa vụ của

5.

người sử dụng lao động, người lao động.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, cung cấp dịch vụ văn

phòng cho các Phòng ban gồm:
Soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn đi và đến có hệ thống và đúng
thể thức trình bày văn bản của Công ty.
Thực hiện công tác lễ tân, trực tiếp quan hệ đối ngoại với các cơ
quan bên ngoài.
Lập kế hoạch, mua và cấp phát văn phòng phẩm; sửa chữa, nâng
cấp, thanh lý thiết bị văn phòng. Báo cáo tình trạng và tình hình sử

6.

dụng theo yêu cầu.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

TC_HC
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thời gian làm việc:
Mục đích công việc: .
- Giải quyết các thủ tục khiếu nại, kỷ luật.
- Quản lý hồ sơ nhân sự
- Thực hiện các thủ liên quan cơ quan nhà nước về lao động, hành chính
- quản lý các công việc hành chính công ty
Công việc hàng ngày: Theo bảng kế hoạch công tác tuần
Chế độ báo cáo: Theo chế độ báo cáo của Công ty

PHÊ DUYỆT
NGƯỜI QUẢN LÝ TRỰC TIẾP
NGƯỜI PHÊ DUYỆT

Mã số:

Chữ ký:

Ngày: …/

Mã số:

…/ …

Ngày: …/

Chữ ký:

…/ …

2 . Khảo sát công tác Văn thư - Lưu trữ.
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Công ty về công tác Văn
thư - Lưu trữ.
Cơ

Ngày/

ST

Tên văn

quan

Số văn

tháng/

T

bản

ban

bản

năm ban

Quyết

hành
Công ty

320/QĐ-

hành
4/9/2005

định

cổ phần

CP

1

Người

Ghi

ký

chú

Ban hành

T/M Đại

Nguyễn

bản quy định

hội đồng

Bích

thương

về công tác

cổ đông.

Hòa

mại

quản lý hồ

Chủ tịch

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

Nội dung

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sơ,tài liệu
hội đồng

Minh

2

Khai

lưu trữ

Ban hành

Công ty

danh mục số

cổ phần

01 các cơ

Quyết

thương

203/QĐ-

định

mại

CP

24/3/2006

Chủ tịch

Nguyễn

hội đồng

Bích

quản trị

Hòa

cách hành

Chủ tịch

Nguyễn

chính, văn

hội đồng

Bích

phòng và

quản trị

Hòa

quan tổ chức
thuộc diện

Minh

nộp lưu hồ

Khai

sơ vào lưu
trữ cơ quan
Kiểm tra

Công ty

công tác cải

cổ phần
3

quản trị

Kế

thương

47a/KH-

hoạch

mại

CP

24/4/2012

Minh

văn thư lưu

Khai

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

trữ

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của
các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không. Vì vậy công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được
quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công tác quản lý hành chính Nhà nước công
tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.
Công tác Văn thư của Công ty cổ phần thương mại Minh Khai được tổ
chức theo hình thức tập trung. Ngoài văn thư chung của cơ quan, các đơn vị
phòng ban trong Công ty không tổ chức văn thư riêng. Xác định được tầm quan
trọng đó Công ty đã bố trí một cán bộ văn thư chuyên môn về công tác văn thư
lưu trữ làm chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu. Các trang thiết
bị để phục vụ cho công tác văn thư như: máy vi tính, máy lazer, máy scaner,
máy photocoppy, máy fax được trang bị đầy đủ, cách bố trí phòng làm việc của

cán bộ văn thư rất hợp lý và khoa học.
Văn thư là một bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của
Công ty cổ phần thương mại Minh Khai. Văn thư là người trực tiếp nắm bắt
thông tin bằng văn bản của Công ty và trình lãnh đạo Công ty giải quyết. Công
tác văn thư chủ yếu là dựa vào văn bản được cụ thể hóa qua các công việc sau:
Đánh máy văn bản, Tổ chức quản lý văn bản đi của Công ty, Quản lý văn bản
đến của Công ty, Quản lý con dấu, Lập hồ sơ lưu.
Với mô hình tổ chức văn thư như hiện tại đã đem lại hiệu quả kinh tế cho
Công ty, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo Công ty một
cách nhanh chóng, chính xác, bí mật giúp hoạt động kinh doanh ngày càng phát
triển, đẩy mạnh quá trình hội nhập hóa Công ty.
* Ưu điểm:
- Công tác văn thư được thực hiên khoa học và được xem là bộ mặt của
Công ty, vì vậy luôn nhận đượ sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời từ phía ban lãnh

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo Công ty. Cán bộ văn thư thường xuyên được cử đi học các lớp bồi dưỡng về
nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn.
- Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình giúp Giám
đốc giải quyết nhanh chóng các công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời,
quản lý con dấu chặt chẽ, đăng ký văn bản đúng quy định.
- Tổ chức văn thư theo hình thức tập trung giúp công ty quản lý thống
nhất văn bản đi – đến. Số lượng văn bản được thống kê giúp cho việc tra tìm văn

bản, kiểm tra chất lượng được dễ dàng, thuận tiện.
* Nhược điểm:
Bên cạnh đó công tác văn thư vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như:
một số văn bản còn bỏ sót số, công tác lập hồ sơ hiện hành đưa vào lưu trữ cơ
quan chưa được thực hiện, nếu có chỉ mang tính chất tạm thời.
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản cuả Công ty
2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Công
ty.
- Công ty cổ phần là một doanh nghiệp nên họ chỉ phải tuân theo pháp
luật về doanh nghiệp, ngoài ra họ có quyên xây dựng hệ thống quản lý riêng
miễn sao là không trái với luật doanh nghiệp.
Nhìn vào cơ cấu tổ chức của Công ty:
- Đại hội đồng cổ đông (đây là tập thể nên chỉ có ban hành nghị quyết) và
theo Luật Doanh nghiệp thì Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là chủ tọa cuộc họp và
sẽ là người ký, ban hành nghị quyết về các vấn đề thuộc thẩm quyền.
- Hội đồng quản trị cũng tương tự như vậy, nếu thuộc thẩm quyền của các
nhân ông Chủ tịch Hội đồng quản trị thì ông ấy sẽ có quyền ban hành quyết
định.
- Giám đốc, Tổng giám đốc cũng dựa trên nguyên tắc này.
Ngoài ra người đại diện theo pháp luật là người đại diện đương nhiên,
nhân danh mình và vì quyền lợi của Công ty, nếu người khác ký văn bản kể cả
đúng thẩm quyền nhưng là văn bản của Công ty thì đều phải được người đại
Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

diện theo pháp luật ủy quyền, có thể văn bản cá biệt hoặc ủy quyền thường
xuyên theo điều lệ, quy chế...

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty.
Thể thức các văn bản do Công ty, các đơn vị ban hành gồm các thành
phần .
-

Quốc hiệu
Tên Công ty
Số, ký hiệu của văn bản
Địa đanh và ngày tháng năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung
Nội dung văn bản
Chức vụ , họ tên của người có thẩm quyền
Dấu của Công ty
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản khẩn, mật )

Đối với công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, phiều gửi, phiếu chuyển, thư
gửi khách hàng, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ
Công ty, đơn vị, địa chỉ email, số điện thoại, số fax.

* Ưu điểm:
- Nhìn chung, về thể thức và kỹ thuật văn bản quản lý của Công ty cổ
phần thương mại Minh Khai so với quy định hiện hành tương đối chính xác.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty tương đối đầy đủ
và đúng thủ tục, quy trình và cách tiến hành. Văn bản được soạn thảo theo quy
định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Các văn bản cơ quan ban hành đều đảm bảo các yếu tố thành phần thể
thức bắt buộc: quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng năm, tên
loại và trích yếu nội dung văn bản, nội dung văn bản, chữ ký của người có thẩm
quyền, dấu của cơ quan ban hành văn bản.
*Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm trên trong quá trình soạn thảo văn bản không tránh
khỏi những sai sót như: lỗi chính tả, viết tắt, viết những từ không thông dụng mà
trong Thông tư đã quy định. Khoảng cách giữa các dòng và canh không đồng

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhất và đều nhau. Phần ký thay và ủy quyền đôi khi còn nhầm lẫn giữa người
ký, các dấu câu xuông dòng dùng chưa được chuẩn xác...
2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty.
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của Công ty:
Bước 1. Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản.

Bước 2. Chọn tên, thể loại văn bản phù hợp với mục đích, lý do ban hành
văn bản.
Bước 3. Thu thập và xử lí thông tin đến văn bản cần ban hành.
Bước 4. Xây dựng đề cương chi tiết và lập bản thảo.
Bước 5. Duyệt bản thảo.
Bước 6. Trình lãnh đạo đơn vị duyệt về nội dung và thể thức.
Bước 7. Trình kí văn bản.
Bước 8. Hoàn thiện văn bản để ban hành.
*Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1. Xác định mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản.
Cán bộ chuyên viên xác định văn bản đó ban hành nhằm giải quyết ván
đề gì?bao gồm có mấy mục đích? Xác định giới hạn của văn bản? Đối tượng
giải quyết và thực hiện văn bản,cá nhân,cơ quan nào có trách nhiệm thực
hiện,giải quyết (Phải dựa vào từng trường hợp cụ thể, nội dung cụ thể để xác
định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản). Từ đó sẽ xác định được loại văn
bản cần ban hành.
Bước 2. Chọn tên, thể loại văn bản phù hợp với mục đích, lý do ban hành
văn bản.
- Căn cứ vào mục đích, nội dung, tính chất của văn bản dự định ban hành.
- Nắm được thẩm quyền ban hành văn bản.
- Nắm được đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Bước 3. Tiến hành thu thập và xử lý thông tin để xây dựng văn bản.
• Thu thập thông tin: một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau:
Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nội dung thong tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung của
văn bản dự định ban hành.
- Bên cạnh đó thu thập các thông tin thực tế: Báo cáo, Tờ trình, quá trình
hoạt động…
• Xử lý văn bản:
- Đọc,phân tích, đánh giá để lựa chọn thông tin cần thiết, xác thực.
- Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin.
- Loại bỏ các thông tin ít lien quan, thông tin trùng lặp, có độ tin cậy thấp.
- Tổng hợp,chọn lọc thông tin cần sử dụng theo từng ý, từng chuyên mục,
từng mặt.
Bước 4.Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản.
Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong một số trường hợp sau: những
văn bản quan trọng và những văn bản dài. Để từ đó có thể làm rõ được bố cục,
nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏsót các ý. Đồng thời sắp
xếp nội dung được logic.
Viết bản thảo: khi viết bản thảo,người soạn thảo cần bám sát vào đề
cương,phân chia dung lượng thong tin từng chương,từng mục,từng đoạn cho
hợp lý. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên
quan.
Bước 5. Duyệt bản thảo
Sau khi soạn thảo văn bản xong,trình cấp có thẩm quyền duyệt văn bản.
Bước 6. Trình lãnh đạo duyệt về nội dung và thể thức.
- Lãnh đạo cơ quan (Thủ trưởng và Phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)
duyệt về nội dung và ký ban hành.
Bước 7. Trình kí văn bản.
Văn bản trước khi ban hành phải được trình lên lãnh đạo cơ quan ký.
Bước 8.Hoàn thiện văn bản để ban hành.
Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếu

phát hiện có sai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì thì sau đó chuyển lên
Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy, đóng dấu để ban hành.
Nhìn chung cán bộ soạn thảo đã thực hiện các quy trình soạn thảo văn bản
theo đúng các quy trình nghiệp vụ.
Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhận xét:
* Ưu điểm:
- Hầu hết các chuyên viên đều nắm vững chức năng, nhiệm vụ của Công
ty, do đó xác định được rõ mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản để
từ đó chuyên làm công tác soạn thảo văn bản tiến hành soạn thảo theo đúng quy
định.
- Chọn đúng thể loại văn bản, thu thập , xử lí thông tin nhanh và có nhiều
sáng tạo mang lại hiệu quả cao trong quá trình soạn thảo.
- Về cơ bản quy trình soạn thỏa văn bản của Công ty đã thống nhất và
thực hiện đúng theo quy định hiện hành.
* Nhược điểm:
Một số bước trong quy trình soạn thảo văn bản bị coi nhẹ, thường xuyên
bị bỏ qua. Như bước xây dựng đề cương và viết bản thảo, người soạn thảo văn
bản thường xuyên bỏ qua bước này, không có đề cương chi tiết hay sơ lược cũng
không viết bản thảo, đọc lại bản thảo mà chủ yếu soạn thảo ngay trên máy tính
sau đó chỉnh sửa và in văn bản ra luôn. Do đó, câu văn trong một số văn bản còn
lủng củng, thiếu logic, sai lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy. Dù chỉ là những sai
sót nhỏ tưởng chừng như không quan trọng nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến chất

lượng và hiệu quả của văn bản.
3 . Quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến.
3.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi. ( Phụ lục 03 )
Các bước trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:
Bước 1.Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày,
tháng của văn bản
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có
sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Ghi số và ngày, tháng văn bản.
- Ghi số của văn bản : tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan,
tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật
được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành tuỳ theo số lượng từng loại văn bản ban hành
trong năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp theo

các nhóm văn bản như chương trình kế hoạch,báo cáo… đối với văn bản mật đi
được đánh số và đăng ký riêng.
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản
4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
c) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc
nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
a) Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
b) Đóng dấu mức độ khẩn, mật.
-Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” , “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên
văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

-Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu
thu hồi” đóng trên văn bản,khi soạn thảo các tài liệu có nội dung bí mật của nhà
nước,người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu;người duyệt ký
tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật.
-Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Bước 3. Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản là việc ghi chép,cập nhật những thông tin cần thiết về văn
bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung,nơi
nhận. Vào sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính để quản lý
và tra tìm văn bản.
Lập sổ đăng ký văn bản đi hàng năm,các cơ quan,tổ chức quy định cụ thể
việc lập sổ đăng ký văn bản cho phù hợp. Tuy nhiên việc lập sổ tùy theo số lượng
văn bản ban hành trong năm mà lập sổ theo dõi, có thể sử dụng một sỏ được chia ra
thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản đi cho phù hợp số lượng ban hành để
đăng ký trong cùng một cuốn.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Bước 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ
chức. việc chuyển phát được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp
Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyển đến các đơn vị, cá nhân. Việc chuyển giao văn bản văn thư lập sổ đăng ký
văn bản đi để theo dõi chuyển giao văn bản.Khi chuyển giao văn bản cho các đơn
vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác tất cả văn bản đi do
cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ
chức khác đều phải được đăng ký vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện tất cả văn bản đi được chuyển phát
qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu
cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng trong trường hợp cần
chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax
hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có
giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật.
c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể
như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận,
do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để
kiểm tra, xác minh khi cần thiết. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 5. Lưu văn bản đi.

Sinh viên: Nguyễn Lan Hương

22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D