Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ lưu TRỮ số hóa tài LIỆU HT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (253.63 KB, 36 trang )
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHẦN III: PHỤ LỤC..............................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP CÔNG
NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT.......................................................2
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài
liệu HT..................................................................................................................................................2
1.1.Vài nét về Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT........................................................2
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số
hóa tài liệu HT......................................................................................................................................3
2.1. Chức năng.....................................................................................................................................3
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.................................................................................................................3
2.3. Cơ cấu tổ chức:.............................................................................................................................4
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT......................................................................................4
1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng...............................................................................................4
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng...................................................................4
1.1.1.Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp...........................................................................4
1.1.2Nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp..............................................................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp....................................................................6
1.2.Mô tả phân công nhiệm vụ của các đơn vị công việc trong văn phòng..........................................7
1.2.1.Trưởng phòng.............................................................................................................................7
1.2.2. Phó Trưởng phòng.....................................................................................................................7
1.2.3. Nhân viên Hành chính – Tổng hợp.............................................................................................8
1.2.4. Nhân viên lái xe..........................................................................................................................9
1.2.5. Nhân viên bảo vệ.......................................................................................................................9
III. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT...............10
1. Hệ thống các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của Công ty.......................................10
2. Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT................10
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty....................................................................10
3.1. Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của Công ty.............................................................11
3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................................................11
3.3. Quy trình soạn thảo văn bản của Công ty. Nhận xét, đánh giá ..................................................11
3.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Công ty...................................................................13
3.4.1. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi..................................................................................13
3.4.2. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến...............................................................................17
3.4.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành của Công ty...............................................................................20
3.5. Công tác tổ chức lưu trữ của Công ty..........................................................................................20
IV. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Công ty..................................................21
1. Hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất của Văn phòng..................................................................21
2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị của Văn phòng. Đề xuất mô hình tối ưu.........................22
3. Phần mềm được sử dụng trong hoạt động của Văn phòng...........................................................25
PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................28
I.Nhận xét, đánh giá trong công tác Văn phòng của Công ty.............................................................28
1.Ưu điểm..........................................................................................................................................28
2.Nhược điểm....................................................................................................................................29
II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm...................................................30
1. Nhân sự..........................................................................................................................................30
2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng.........................................................................................31
3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong văn phòng...............................................31
4. Trang thiết bị, phần mềm..............................................................................................................31
5. Xây dựng ý thức tổ chức kỷ luật, thực hiện tốt quy chế hoạt động của Công ty............................31
KẾT LUẬN............................................................................................................32
PHẦN III: PHỤ LỤC............................................................................................33
PHẦN III: PHỤ LỤC
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan
trọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng. Như Phó chủ
tịch Hiệp hội quản trị Mỹ Steven. L. Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh
ngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn có
tính chất chức năng thì điều đó coi như nét thảm họa, chẳng khác gì việc khước từ
một công nghệ mới”. Vì vậy nếu văn phòng được tổ chức và bố trí một cach hợp
lý, khoa học, hoạt động của văn phòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp sẽ mang lại
những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kỳ cơ quan nào, đơn vị nào.
Với vị trí và vai trò của mình, văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của đơn vị trong
việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động
đảm bảo có hiệu quả.
Trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạt
động của mỗi cơ quan, đơn vị đó. Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích
trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp
các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động.
Trước hết, công tác văn phòng liên kết những con người vốn rất đề cao về nhu cầu
và lợi ích cá nhân thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho những mục tiêu
chung của cơ quan, đơn vị.
Nhận thấy được tầm quan trọng đó nên trong thời gian thực tế tại Công ty
Cổ phần Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, tôi đã chú tâm tìm tòi, nghiên cứu về công
tác hành chính văn phòng với mong muốn hiểu sâu hơn và công tác hành chính văn
phòng của Công ty.
Vì thời gian thực tế ngắn và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên lượng
kiến thức thu nhận được chưa nhiều. Rất mong nhận được sự góp ý, bổ sung để bài
báo cáo kiến tập này thêm hoàn thiện.
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH1Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP CÔNG
NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty CP
Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
1.1.Vài nét về Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
Tên Công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Công nghệ - Số hóa tài
liêu HT
Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HT Digitized Document –
Archives Teachnology Jonint Stock Computer
Tên Công ty viết tắt: HT ARCHIVER. JSC
Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 56A, tổ 50, cụm 8, Phường Phú Thượng,Quận
Tây Hồ, Thành phố Hà Nội
Địa chỉ văn phòng giao dịch: Phòng 207, tòa nhà N05, Chung cư Dịch
Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội.
Vốn điều lệ: 5.600.000.000 đồng ( Năm tỷ sáu trăm triệu đồng)
Điện thoại : 046 281 3996 – Fax: 046 281 3995
Hotline : 0904 489 087
NGÀNH, NGHỀ KINH DOANH
- Cho thuê xe có động cơ chi tiết: Cho thuê xe ô tô.
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa.
- Hoạt động thư viện và lưu trữ.
- Dịch vụ liên quan đến in:
+ Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo….bằng cách gấp,
xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khaai lược, dán bìa, tỉa, xén, in tem
vàng lên sách;
+ Xếp chữa, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi in bao gồm quét và
nhận biết chữ quang học, to màu điện tử;
+ Các hoạt động đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuân tem, in nổi, in
dùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp.
- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ ttrong
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH2Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
các cơ quan, doanh nghiệp.
- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ.
- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu
trữ, bảo quản và phục chế tài liệu.
- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nước
cấm).
- Dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữ
liệu và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm).
- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu.
- Đối với các ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi
có đủ điều kiện teo quy định của pháp luật.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
2.1. Chức năng.
Công ty cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với các ngành,
nghề kinh doanh bao gồm:
- Hoạt động thư viện và lưu trữ.
- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong
cơ quan, doanh nghiệp.
- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ.
- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu
trữ, bảo quản và phục chế tài liệu.
- In ấn các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm ( trừ loại Nhà nước cấm)
Công ty cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có tư cách pháp
nhân; có tài khoản riêng mở tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,
chi nhánh Cầu Giấy và có con dấu riêng.
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH3Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;
Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;
Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ;
Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
Trực tiếp sản xuất các trang thiết bị phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu văn
thư, lưu trữ: Giá đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ….
2.3. Cơ cấu tổ chức:
- Hội đồng quản trị.
- Ban Giám đốc: 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc.
- Các phòng chức năng:
+ Phòng Hành chính – Tổng hợp
+ Phòng Tài chính – Kế toán
+ Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu
+ Xưởng sản xuất.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài
liệu HT (Phụ lục 01)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
1.1.1.Chức năng của phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Hành chính – Tổng hợp là bộ máy tham mưu, giúp việc cho Thủ
trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ
cơ bản của cơ quan. Phòng Hành chính – Tổng hợp có hai chức năng chính là chức
năng tham mưu,tổng hợp và chức năng hậu cần cho cơ quan. Đó là hai chính năng
chính và quan trọng nhất trong công tác Quản trị Văn phòng. Phòng Hành chính –
Tổng hợp thực hiện thu thập thông tin có liên quan đến Công ty, qua đó tổng hợp
lại phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của Công ty.
- Giúp Giám đốc Công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH4Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
toàn cơ quan. Lập kế hoạch làm việc của lãnh đạo và các phòng của Công ty. Đôn
đốc thực hiện các chủ trương, chỉ thị, kế hoạch của cấp trên và Công ty. Phụ trách
công tác hành chính, văn thư và phục vụ các điều kiện làm việc, đời sống quản trị
cho Công ty.
- Phòng Hành chính – Tổng hợp là phòng nghiệp vụ, tham mưu giúp Giám
đốc công tác tổ chức bộ máy, lao động – tiền lương, các chế độ chính sách cho
người lao động. Công tác hành chính, tổng hợp, văn thư lưu trữ và quản trị đời
sống. Kiểm tra và quản lý các máy móc, thiết bị phục vụ sả xuất của xưởng và đề
xuất các giải pháp nhằm thúc đẩy quá trình hiện đại hóa, nâng cao năng suất lao
động.
- Chịu trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc quản lý công tác tổ chức bộ
máy, quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và thi đua khen
thưởng.
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty thực hiện công tác bảo vệ trật tự trị an, an
toàn tài sản Nhà nước. Triển khai thực hiện tốt phương án bảo vệ Công ty bằng
những biện pháp nghiệp vụ do cơ quan Công an hướng dẫn, đảm bảo tuyệt đối an
toàn tài sản của Công ty và trật tự trong khu vực
- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, dự thảo các văn bản đối nội, đối ngoại,
thực hiện nghiệp vụ văn phòng.
1.1.2Nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Tham mưu về công tác tuyển dụng, lập phương án bồi dưỡng và đào tạo,
xây dựng đội ngũ cán bộ đảm bảo đủ số lượng và chất lượng, tham mưu cho Giám
đốc việc đề bạt, bổ nhiệm, bố trí, luân chuyển, phân công cán bộ lãnh đạo, quản lý
đúng đối tượng, đúng thủ tục. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ việc
nhân sự trong Công ty theo đúng quy định của pháp luật và quy chế Công ty
- Quản lý hành chính việc thực hiện các nội quy,quy định đối với toàn thể
công nhân viên trong Công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đáp
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH5Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn.
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thwo đúng
chính sách, chế độ, pháp luật. Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên, quản lý hợp
đồng lao động, sổ bảo hiểm của cán bộ nhân viên trong Công ty.
- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp
với sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
- Tham mưu cho Giám đốc về dự kiến phương án tổ chức bộ máy, mối
quan hệ giữa các đơn vị trong Công ty.
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài.
- Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ
trong Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy
đi đường, giấy ủy nhiệm của Công ty.
- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc, phương tiện kỹ thuật, vật chất,
tài sản của Công ty.
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng theo mức
quy định.
- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các
vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.
- Thực hiện công việc đón khách hằng ngày, tổ chức tiệc liên hoan cấp
Công ty.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Trưởng phòng
- Phó Trưởng phòng
- Nhân viên Hành chính – Tổng hợp
- Nhân viên lái xe
- Nhân viên bảo vệ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Tổng hợp (phụ lục 02)
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH6Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
1.2.Mô tả phân công nhiệm vụ của các đơn vị công việc trong văn
phòng.
1.2.1.Trưởng phòng.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng, nhiệm vụ mà
Ban Giám đốc yêu cầu.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
Hành chính.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của Công ty.
- Xây dựng kê hoạch, chiến lược phát triển của Phòng.
- Điều hành hoạt động chung của Phòng theo chỉ đạo.
- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất trong công tác quản lý: Quản lý nhân
sự, quản trị văn phòng.
- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, tiến độ của nhân viên trong phòng.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong
phòng.
- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền.
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hành
chính.
- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các
bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ
đạo, chỉ thị của Ban Giám đốc.
- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
1.2.2. Phó Trưởng phòng.
- Phụ trách điều hành một số công việc do Trưởng phòng phân công.
- Xây dựn kế hoạch, chiến lược mảng công việc phụ trách.
- Điều hành hoạt động Phòng Hành chính – Tổng hợp của Công ty theo
Trưởng phòng.
- Tư vấn, tham mưu cho Trưởng phòng, Ban Giám đốc Công ty trong việc
quản lý, triển khai những chính sách, quy chế.
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH7Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp vào môi trường làm việc.
- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực. Tổng hợp, theo dõi tình hình sử
dụng nhân lực của Công ty. Tư vấn cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí nhân sự hiệu
quả.
- Xây dựng chính sách đào tạo hoặc tổ chức cho cán bộ nhân viên tham gia
đào tạo. Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo.
- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả công việc và chiến lược phát
triển nguồn nhân sự của Công ty.
- Xây dựng hệ thống các văn bản pháp lý; các nội quy, quy chế, quy trình,
quy định….tổ chức thực hiện, kiểm soát.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao
động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Xây dựng hệ thống Quản lý hành chính khoa học, chuyên nghiệp, hiệu
quản.
- Thực hiện các công việc khách được giao Trưởng phòng, Ban Giám đốc.
1.2.3. Nhân viên Hành chính – Tổng hợp.
- Photo giấy tờ theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Chủ động hỗ trợ trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư
tín, fax.
- Hỗ trợ chuyển văn bản, tài liệu.
- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty.
- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên trong Công ty trong tháng.
- Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty.
- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy
bay…)
- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách bảo của Công ty.
- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài liệu,
thiết bị tại văn phòng.
- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty.
- Hỗ trợ cho các cuộc hội họp nội bộ của Công ty.
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH8Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty.
- Thực hiện công tác nghiệp vụ do Trưởng phòng, Phó phòng phân công.
1.2.4. Nhân viên lái xe.
- Trực tiếp lái xe theo quy định của pháp luật và quy chế của Công ty.
- Trực tiếp lái xe hoặc phụ lái hỗ trợ cho các cán bộ khác hoàn thành nhiệm
vụ công tác trong phạm vi được phân công.
- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của pháp luật về an toàn giao thông
và các nội quy, quy định của Công ty.
- Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc.
- Chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công tác được phân công.
- Giữ mối kiên hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho
Công ty.
- Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe,
không bàn tán, tung tin, nó xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và Công
ty.
- Thực hiện các công việc khách quan khi có yêu cầu.
1.2.5. Nhân viên bảo vệ.
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người và các phương tiện vào cổng theo đúng
thủ tục của Công ty quy định.
- Ghi vào sổ thường trực nội dung giấy giới thiệu và đơn vị khách cần đến
giao dịch.
- Trực bảo vệ theo lịch phân công hàng tháng của phòng Hành chính – Tổng
hợp.
- Bảo vệ tài sản của Công ty, không được cho bất kỳ ai mang tài sản ra khỏi
Công ty nếu chưa được sự cho phép của Ban Giám đốc.
- Tham gia công tác phòng, chống cháy, nổ và các công việc khác khi được
phân công
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH9Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
III. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ
- Số hóa tài liệu HT.
1. Hệ thống các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của Công
ty.
Công ty tuân thủ theo đúng các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nuốc về công tác văn thư cụ thể như sau:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa
đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
2. Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT
Văn thư của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT được
tổ chức theo mô hình Văn thư tập trung. Tất cả các văn bản đi, đến cơ quan đều
phải qua bộ phận văn thư để quản lý tập trung thống nhất.
3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản của Công ty Công nghệ Lưu trữ - Số hóa
tài liệu HT tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH10Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
3.1. Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của Công ty.
Công ty không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Để
quản lý, điều hành và tổ chức các hoạt động, Công ty đã ban hành các loại văn bản
hành chính.
Hệ thống văn bản hành chính mà Công ty ban hành bao gồm các loại văn
bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính
thông thường không có tên loại gồm: Quyết định, thông báo, hướng dẫn, chương
trình, kế hoạch, biên bản,tờ trình, giấy đi đường…..
3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Xét trên tổng thế thì việc soạn thảo văn bản của Công ty đã tuân thủ theo
đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Tuy nhiên, nhân viên văn thư vẫn
còn mắc phải một sổ sai sót nhỏ trong quá trình soạn thảo:
+ Số: 04/CV-KTHC
v/v đề nghị nghiệm thu gói thầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công văn là văn bản không có tên loại nên khi cán bộ văn thư soạn thảo như
trên là sai.
+
Nơi nhận
- Như trên;
- Lưu: VT, KTHC.
Chữ “Nơi nhận” là kiểu chữ in thường, nghiêng đậm;
Dòng “ - Như trên;
kiểu chữ in thường, đứng
- Lưu: VT, KTHC”
(Xem phần Phụ lục03: Mẫu Công văn)
3.3. Quy trình soạn thảo văn bản của Công ty. Nhận xét, đánh giá .
Văn bản hành chính của Công ty mang tính chất thông tin nhằm giải quyết
các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch công tác, ghi chép công việc của
Công ty. Khi soạn thảo văn bản quản lý hành chính về cơ bản cũng đảm bảo các
yêu cầu như đối với văn bản quy phạm pháp luật song các văn bản này không có
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH11Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
tính pháp lý. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý hành chính gồm các bước sau
đây:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa xuất phát
từ ý tưởng chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan
đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tin quan trọng như:
thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian….
Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản tiến
hành viết dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức theo quy định của nhà
nước.
Để văn bản đảm bảo chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến của các
bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ cảu cấp
duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa nhiều
lần, gây mất thời gian, tốn kém.
Bước 3: Lãnh đạo văn phòng trực tiếp duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh
đạo cơ quan ký.
Trong giai đoạn này người lãnh đạo trực tiếp kiểm tra thể thức, nội dung của
văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ban hành. Các ý kiến yêu cầu sửa chữa
dự thảo sẽ được ghi ngoài lề hoặc trực tiếp sửa vào nội dung văn bản, sau đó văn
bản được gửi lại cho các bộ phận để chỉnh lý lại.
Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy soát lại văn bản, trình ký.
Nhận được dự thảo văn bản có ý kiến sửa chữa của người phụ trách trực
tiếp, người soạn thảo văn bản phải hoàn chỉnh văn bản lần cuối, đánh máy bản
chính, lãnh đạo sau khi xem xong yêu cầu chỉnh sửa thì người soạn thảo phải nhận
văn bản về để tiến hành chỉnh lý theo yêu cầu chỉ đạo của thủ trưởng. Sau khi sửa
xong, làm thủ tục trình ký lại.
Bước 5: Đánh máy nhân bản theo số lượng “Nơi nhận” và làm các thủ tục
phát hành văn bản và lưu giữ văn bản (cho số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản,
bảo quản bản lưu) theo đúng quy đinh hiện hành.
* Nhận xét, đánh giá.
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH12Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Quy trình soạn thảo của Công ty Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
thực hiện đúng theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư. Tuy nhiên, trong quá trình soạn thảo cán bộ văn
thư còn mắc phải một số sai sót nhỏ như:
+ Khoảng cách căn chỉnh lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới vẫn chưa được
chuẩn.
+ Cỡ chữ chưa được thống nhất.
+ Đường gạch chân ở phần Cơ quan ban hành văn bản vẫn sai.
3.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Công ty.
Thông tin văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt động của toàn Công ty.
Chính vì thế việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản là một nhiệm vụ hàng đầu của công
tác văn thư. Công tác quản lý các văn bản đi và văn bản đến cần phải được chú
trọng và quan tâm hơn nữa. Các văn bản đi hay đến cần phải được vào sổ ngay
tránh tình trạng để lâu dẫn đến tình trạng quên không vào sổ làm mất hay thất lạc
văn bản
3.4.1. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi của Công ty tuân thủ theo Nghị định số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Quy trình
cụ thể như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng,
năm của văn bản.
Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..Nếu
phát hiện sai sót thì báo lại với người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
Tất cả các văn bản đi của Công ty được ghi theo hệ thống số chung, do văn
thư quản lý thống nhất; trừ trường hợp có pháp luật có quy định khác.
Việc ghi số văn bản được thực hiện như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết đinh, quy chế, hướng dẫn được
đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH13Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
thống số riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Ngày tháng năm của văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy tính
+ Đăng ký văn bản bằng sổ:
Số, ký
Ngày,
Tên loại và Người
Nơi
Đơn vị,
Số
Ghi
hiệu văn
tháng,
trích yếu
nhận
người
lượng
chú
bản
năm văn
nội dung
văn
nhận
văn bản
(1)
bản
(2)
văn bản
(3)
bản
(5)
bản lưu
(6)
(7)
ký
(4)
(8)
+ Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu:
• Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản của Công ty cung cấp chương trình phần mềm đó.
• Văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng số để
quản lý.
- Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
+ Nhân bản: theo đúng số lượng xác định ở phần nơi nhận và đúng thời gian
quy định.
+ Đóng dấu cơ quan: việc đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều,
đúng mực quy định và đóng chùm lên 1/3 chữ ký về phái bên trái.
+ Đóng dấu mức độ mật, khẩn:
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại Khoản 2, Thông tư 12/2002/TT-BCA
- Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH14Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
văn bản đi:
+ Làm thủ tục phát hành:
• Lựa chọn bì: bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước văn bản;
được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua
được
• Trình bày bì và viết bì:
Mẫu bì.
(8)
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC (1)
Đc:…………………..(2)
ĐT: (+84 4)xxxxxxx
Fax: (+84 4)xxxxx (3)
E-Mail: ……………………
Website:……………………. (4)
Số:……………………………(5)
Kính
gửi:……………………………(6)
…. . ……………………………(7)
Hướn dẫn cách viết bì:
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản đi.
(2): Địa chỉ cơ quan tổ chức nếu cần.
(3): Số điện thoại, số Fax.
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan tổ chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu và các văn bản có trong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).
• Vào bì và dán bì: tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn
cách gấp văn bản để vào bì
+ Chuyển phát văn bản đi: hoàn thành thủ tục và phát hành ngay trong ngày
làm việc đó. Chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH15Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Bước 5: Lưu văn bản đi:
+ Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản: bả gốc lưu tại văn thư cơ quan và bản
chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng
bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Công ty.
Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Kiểm tra thể thúc
và kỹ thuật trình
bày văn bản
Đăng ký văn bản đi
Làm thủ tục phát
hành, chuyển phát
và theo dõi văn bản
Nhân bản, đóng dấu
cơ quan và dấu mức
độ mật, khẩn
Lưu văn bản đi
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH16Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
3.4.2. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến.
Quy trình quản lý văn bản đi của Công ty tuân thủ theo Nghị định số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Quy trình
cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến:
- Khi tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn, văn thư hoặc người giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, kiểm tra
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn
thư hoặc người nhận phải báo cao ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần
thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Đối với văn bản chuyển qua fax, văn thư kiểm tra số lượng văn bản, nếu
phát hiện sai sót thì gửi thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với người có trách
nhiệm xem xét.
* Phân loại, bóc bì hồ sơ:
- Loại bì bóc: các bì gửi đến Công ty.
- Loại không bóc bì: các văn bản có dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh
cá nhân hoặc đơn vị trong Công ty, Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận.
* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:
- Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký phải được đóng dấu “Đến” , ghi
số và ngày tháng đến
- Đối với văn bản gửi qua fax và qua mạng phải chụp và in ra giấy rồi đóng
dấu “Đến”.
- Dấu “Đế” được đóng rõ rang, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
Văn bản đến phải được đăng ký bằng Sổ văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH17Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
* Đăng ký văn bản bằng sổ đến.
- Đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ thông dụng.
Sổ đăng ký văn bản đến của Công ty.
Ngà
Số
Tác
y
đến
giả
Số, ký Ngày
hiệu
tháng
Tên loại và
Đơn vị
Ký
Ghi
trích yếu nội
hoặc
nhận
chú
dung
người
(6)
nhận
(7)
(8)
(9)
đến
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
* Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu.
- Việc đăng ký văn bản đến phải được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng
chương trình phần mềm quản lý của nhà cung cấp phần mềm đó.
- Sau khi đăng ký vào Cơ sở dữ liệu văn bản phải được in ra giấy để ký nhận
bản chính và đóng sổ để quản lý.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản.
* Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình cho lãnh đạo Công ty hoặc đơn
vị giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối.
- Sau khi có ý kiến phân phối, Văn thư đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký
hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
* Chuyển giao văn bản đến.
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến.
Ngày đến
(1)
Số đến
Đơn vị hoặc
Ký nhận
Ghi chú
(2)
người nhận
(3)
(4)
(5)
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH18Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Giải quyết văn bản đến:
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được quy định của Công ty.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ giải quyết, theo dõi văn bản đến.
Ngày
Tên loại, số và
đến
ký hiệu, ngày
tháng và tác giả
(1)
văn bản
(2)
Đơn vị
Thời hạn
hoặc người giải quyết
nhận
(3)
(4)
Tiến độ
Số, ký
Ghi
giải
hiệu văn
chú
quyết
bản trả
(5)
lời
(6)
- Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản
đến
Đăng ký văn bản
đến
Trình, chuyển giao
văn bản đến
Giải quyết và theo
dõi việc giải quyết
văn bản đến
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH19Quản trị Văn phòng K1B
(7)
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
3.4.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành của Công ty.
Lập hồ sơ là nhiệm vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ lập trong quá
trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc. Việc lập hồ sơ
trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công văn, giấy tờ một cách khoa học, thuận
tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất việc giải quyết công việc, phục vụ cho yêu cầu
quản lý công văn hiện tại của Công ty, việc lập hồ sơ giúp cho công việc quản lý
văn bản có kế hoạch và giữ các hồ sơ cần thiết tránh trường hợp trùng lặp hoặc
thiếu hồ sơ
Hồ sơ lặp ra luôn đảm bảo:
- Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Công ty, đơn vị, cá nhân.
- Các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ có giá trị bằng chứng xác thực và có mối
liên quan với nhau.
- Hồ sơ đảm bảo quá trình thời gian giải quyết công việc và tên loại văn bản.
Việc lập hồ sơ hiện hành là hoạt động nghiệp vụ quan trọng. Do đó, được
Công ty thực hiện một các khoa học và chuẩn xác góp phần nâng cao hiệu suất và
chất lượng công tác tại Công ty.
Từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ . Việc lập hồ sơ tốt ngay từ
khâu văn thư của Công ty đã phục vụ tốt hơn cho mục đích hiện hành cũng như
mục đích tương lai của Công ty.
Mặc dù Công ty chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng nhưng thay vào đó là các
kệ bảo quản tài liệu khá hiện đại, có khó bảo mật an toàn. Để bảo quản tốt tài liệu,
Văn phòng được Công ty trang bị các thiết bị, vật dụng cần thiết như: tủ hồ sơ, cặp
đựng tài liệu, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ…..Giữa các loại văn bản, tài liệu được
cất vào từng ngăn, tưng ô riêng biệt và được gián nhãn chi tiết.
3.5. Công tác tổ chức lưu trữ của Công ty.
Trước hết cần phải khẳng định rằng Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT đã khá thành công trong việc tổ chức công tác lưu trữ tại Công
ty. Xây dựng một hệ thống làm việc khá chuyên nghiệp và có hiệu quả cao. Tiếp
thu và thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác lưu trữ như:
- Luật Lưu trữ;
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH20Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia của Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa X năm
2001;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
Trình tự công tác lưu trữ logic, phù hợp với thực tế Công ty, cách quản lý hồ
sơ lưu trữ trong Công ty được thực hiện tốt, đúng quy trình, đảm bảo cho công tác
lưu trữ được diễn ra một cách hợp lý và nhanh chóng.
Các nội quy với việc lưu trữ cũng khá chặt chẽ giúp lãnh đạo có thể kiểm tra
giám sát công tác này một cách dễ dang, kịp thời phát hiện những sai sót để khắc
phục, xử lý. Đồng thời cũng cũng phát hiện ra những cách làm cũng như những
phương pháp hay trong công việc để kịp thời động viên, khen thưởng.
Nhìn chung, công tác lưu trữ tại Công ty Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu
HT đều có những nét nổi bật. Nhưng xét trên nhiều phương diện vẫn còn nhiều
điểm hạn chế:
+ Công ty vẫn chưa xây dựng hệ thống kho lưu trữ mà tài liệu lưu trữ vẫn
đựng trong các hộp, cặp tài liệu và để trong Văn phòng.
+ Công ty vẫn chưa có nhân viên chuyên môn về công tác lưu trữ mà vẫn
theo hình thức kiêm nhiệm, số lượng nhân viên còn hạn chế.
IV. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Công ty.
Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế, xã hội cũng như về công
nghệ thông tin của các nước trên thế giớ, các máy móc hiện đại, tiên tiến được phát
minh để phục vụ cho đời sống xã hội cũng như trong công việc của con người ngày
một nhiều hơn. Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết kiệm thời gian
cho con người mà hiệu quả công việc vẫn cao.
1. Hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất của Văn phòng.
Trong hoạt động của văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụng
ngày một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện tốt công việc được
nhanh chóng, dễ dang, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo.
Công ty đã trang bị khá đầy đủ các thiết bị phục vụ cho hoạt động của văn
phòng như:
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH21Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Máy tính;
+ Máy hủy tài liệu;
+ Máy in;
+ Máy photocopy;
+ Máy hủy tài liệu;
+ Điều hòa;
+ Quạt điện;
+ Tủ đựng hồ sơ lưu trữ;
+ Tủ đựng tài liệu;
+ Bàn ghế.
Với hệ thống các trang thiết bị hiện đại như vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công
việc văn phòng tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy hứng thú, năng
động, linh hoạt hơn trong công việc
2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị của Văn phòng. Đề xuất mô
hình tối ưu
Cách sắp xếp, bố trí các trang thiết bị Văn phòng là một việc làm hết sức
quan trọng. Nếu vị trí các thiết bị, đồ dùng được sắp xếp một cách khoa học sẽ
giúp cho việc sử dung, đi lại trong văn phòng thuận tiện và dễ dàng hơn. Đông thời
tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người trong Văn phòng.
Văn phòng được bố trí hiện đại thể hiện các yếu tố sau:
+ Tính thẩm mỹ: Trang thiết bị, vật dụng trong Văn phòng phải được bố trí
đẹp mắt, gọn gàng, hợp lý
+ Tính thuận tiện:
• Các đồ dùng, thiết bị dễ thấy, dễ tìm, dễ sử dụng, tiết kiệm tối đa thao tác
sử dụng.
• Tủ để hồ sơ, tài liệu không được để gần của ra vào, cửa sổ, chỉ để phía
trong hoặc hai bên bàn làm việc.
• Bàn làm việc và bàn tiếp khách phải có một khoảng cách nhất định
• Văn phòng phải có khoảng không di động
Sinh viên: Chu Thị Biển
Lớp: ĐH22Quản trị Văn phòng K1B
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sơ đồ Văn phòng của Công ty.
1
8
8
7
12
7
8
2
5
8
8
3
3
4
2
5
5
3
12
4
4
3
3
7
3
6
3
4
2
3
5
14
13
11
9
. Ghi chú:
1.Cửa chính
2.Cửa sổ
3.Bàn, ghế làm việc
4.Máy tính
5.Hộp đựng văn phòng phẩm
6.Điện thoại
7.Máy in
Sinh viên: Chu Thị Biển
10
8.Bàn, ghế tiếp khách
9.Điều hòa
10.Quạt
11.Tủ đựng tài liệu
12.Tủ đựng hồ sơ
13.Bình lọc nước
14.Máy photo.
Lớp: ĐH23Quản trị Văn phòng K1B
