Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại công ty TNHH MTV bảo AN HƯNG THỊNH

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC HƯỞNG CHẾ ĐỘ THAI SẢN......................................................31

PHỤ LỤC

SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

1


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian kiến tập tại công ty TNHH MTV BẢO AN HƯNG THỊNH
, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ rất nhiệt tình của anh Đặng Chi Chính Giám đốc công ty, chị Lê Như Thảo- thư ký Giám đốc, cùng toàn thể cán bộ
nhân viên trong toàn công ty đã giúp đỡ em trong quá trình thu thập và tìm hiểu
thông tin.
Tuy nhiên do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công viêc thực tế và do hạn
chế về kiến thức và nhận thức, nên không thể tránh được những thiếu sót trong
tìm hiểu, đánh giá và trình bày về công tác văn phòng của công ty TNHH MTV
BẢO AN HƯNG THỊNH, rất mong được sự bỏ qua của quý công ty và mong
nhận được sự đóng góp, giúp đỡ của thầy cô giáo.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Sinh viên

Trần Bá Hoàng

SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

2


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong cuộc sống hiện nay, xã hội với những bước đột phá, nhảy vọt
quan trọng trong sự phát triển về khoa học công nghệ và thông tin... Sự phát
triển đó kéo theo những đòi hỏi bức xúc về trình độ tương ứng của con người,
máy móc không thể nào thay thế được con người. Chính vì thế mục tiêu đào tạo
con người mới có đủ năng lực chuyên môn, đạo đức, đào tạo con người làm chủ
phương tiện, máy móc hiện đại đã trở thành vấn đề mà Đảng và Nhà nước ta đặt
lên hàng đầu.
Trong những mục tiêu đào tạo con người nói chung, cán bộ công chức
cho các Công ty, Cơ quan, đơn vị dang đóng vai trò thiết yếu, bởi cán bộ công
chức là nguồn nhân lực quản lý hành chính nhà nước lâu dài. Thực hiện mục
tiêu chung của đất nước Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có nhiệm vụ đào tạo
cán bộ với các chuyên ngành: Quản trị Văn phòng; Quản trị nhân lực; Văn thư
Lưu trũ, Hành chính học, Quản lý văn hoá... cho các cơ quan và bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ cho đối tượng cán bộ, công chức tại cơ sở khi có yêu
cầu.
Với công tác văn phòng vốn dĩ có một vị trí rất quan trong đối với tất cả
các cơ quan hành chính Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức kinh tế - xã hội,…
Công tác văn phòng không chỉ phục vụ đắc lựu cho đơn vị mà văn phòng còn là

bộ mặt của cơ quan. Cho nên hoạt động của văn phòng tốt hay không phụ thuộc
vào cán bộ nhân viên văn phòng. Chính vì lẽ đó mà sinh viên học quản trị văn
phòng được trang bị rất nhiều kiến thức trên lý thuyết và cả thực tế thông qua
quá trình kiến tập.
Thực hiện mục tiêu đào tạo học đi phải đi đôi với hành, giúp học sinh ra
trường có thể đáp ứng được tất cả yêu cầu của các cơ quan. Trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội đã bố trí cho sinh viên lớp Quản trị Văn phòng lớp K1A đi kiến tạp
tại các cơ quan. Đây là khoảng thời gian đầu tiên sinh viên được tiếp xúc với
thực tế sau khi đã học xong phần lý thuyết ở nhà trường, nhằm rèn luyện kỹ
năng, nghiệp vụ, rèn luyện tác phong của người cán cán bộ văn phòng trong
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

3


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

tương lai. Thời gian này có vai trò rất quan trọng đối với sinh viên trong suốt
quá trình đào tạo của nhà Trường, quyết định tới chất lượng đào tạo về phần lý
thuyết, sinh viên lấy đó làm căn cứ để bước vào cuộc sống, để làm việc và cống
hiến cho xã hội.
Trong thời gian kiến tập này đã giúp em nâng cao phong cách làm việc,
tác phong nhanh nhẹn, kỹ năng về công tác văn phòng, đảm đương tốt hơn công
việc hiện tại, nâng cao năng lực tham mưu, tư vấn về công tác văn phòng, giải
quyết và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, phù hợp với yêu cầu đổi mới
của đất nước.
Mặc dù thời gian kiến tập không xong em đã được hướng dẫn và trực tiếp
làm một số công việc cho đơn vị như: Soạn thảo văn bản, Đăng ký công văn đi đến, sử dụng một số trang thiết bị văn phòng, Tổ chức đón tiếp khách, Sử dụng

con dấu... Những công việc này đã giúp em có được sự nhạy bén trong công
việc - một trong những tố chất cần thiết của người cán bộ văn phòng trong tương
lai.
Tuy nhiên trong phạm vi bài báo cáo này của em chắc chắn không thể
tránh được những thiếu sót về chuyên môn, nghiệp vụ. Em rất mong nhận được
sự đóng góp , nhận xét của nhà trường, khoa QTVP cùng các thầy cô giáo, cán
bộ đơn vị kiến tập để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, có thêm nhiều kinh
nghiệm quý báu trong công việc , tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đi
trong tương lai
Em xin trân trọng cảm ơn./.
Bắc Ninh, ngày 22 tháng 5 năm 2015
Sinh viên

TRẦN BÁ HOÀNG

SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

4


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vầ cơ cấu tổ chức của công ty

TNHH MTV BẢO AN HƯNG THỊNH
1. Giới thiệu chung về công ty.

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH MTV BẢO AN HƯNG THỊNH
Định hình công ty CÔNG TY TNHH MTV BẢO AN HƯNG THỊNH
-Doanh nghiệp BẢO AN HƯNG THỊNH là “một thực thể thống nhất”
không thể tách rời.
- Tài sản của BẢO AN HƯNG THỊNH là nhân lực và thương hiệu.
- Trí tuệ của BẢO AN HƯNG THỊNH là: Tri thức khoa học – Kỹ thuật –
Công nghệ.
- Trái tim và linh hồn của công ty là: Sự đam mê cống hiến.
- Sức mạnh của BẢO AN HƯNG THỊNH là: Uy tín – Bản lĩnh – Tầm
nhìn.
• Kim chỉ nam xây dựng công ty.
- Nền tảng công ty: Nguồn nhân lực – Trình độ công nghệ kỹ thuật – Văn
hóa Doanh nghiệp.
- Triết lý kinh doanh: Tiền là máu của Doanh nghiệp.
- Tôn chỉ Doanh nghiệp: Chỉ có chất lượng vàng.
- Phương châm hành động: Sáng tạo – Đổi mới – Phát triển bền vững.
- Đường lối hợp tác: Nối vòng tay lớn – Hợp tác cùng có lợi.
• Nhóm sản phẩm Bảo hiểm Tài sản:
- Bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt (FIRE)
- Bảo hiểm mọi rủi ro tài sản (PAR)
- Bảo hiểm mọi rủi ro công nghiệp (IAR)
- Bảo hiểm hoả hoạn nhà tư nhân
- Bảo hiểm tiền (MN)
- Bảo hiểm trộm cướp (THI)
- Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh sau mọi rủi ro tài sản
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

5

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh sau hoả hoạn và rủi ro đặc biệt
- Bảo hiểm mọi rủi ro văn phòng
• Bảo hiểm sinh mạng
- Bảo hiểm sinh mạng cá nhân
- Bảo hiểm sinh mạng người vay tín chấp
* Nhóm bảo hiểm học sinh, giáo viên
- Bảo hiểm học sinh, sinh viên
- Bảo hiểm giáo viên
- Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe toàn diện cho học sinh
• Những nguyên tắc hoạt động của công ty.
1. Luôn thực hiện cam kết:
- Chúng tôi sẽ không nói một đàng, làm một nẻo.
- Lời hứa của chúng tộ là danh dự của chúng tôi.
2. Việc phải làm.
- Đối với công việc: yêu nghề - tận tâm – đam mê – sáng tạo.
- Đối với đồng nghiệp: tôn trọng, hợp tác, giúp nhau cùng hoàn thành tốt
nhiệm vụ.
- Đối với khách hàng: văn minh, lịch sự, tận tình, chu đáo.
3. Việc không làm.
- Đồng tình, giúp đỡ hành vi vi phạm nội quy, quy định của công ty và
pháp luật nhà nước.
- Nhận hoặc đưa hối lộ vì vụ lợi cá nhân.
- Tham gia vào các hoạt động gian dối, cửa quyền, chia rẽ nội bộ.
4. Sản phẩm dịch vụ của Bảo An Hưng Thịnh: “ chỉ có chất lượng vàng”.
5. Hợp tác: các bên cùng có lợi, hướng tới hợp tác bền vững.
6. Luôn bảo vệ và phát triển thương hiệu: xây dựng và bảo vệ thương hiệu

là mệnh lệnh tối thượng để hoạt động.
7. Không ngừng hoàn thiện, bảo vệ và phát triển văn hóa Bảo An Hưng
Thịnh: văn hóa là tài sản, là linh hồn, là sức sống của doanh nghiệp.
( theo “Đề cương xây dựng và phát triển của công ty” do Giám đốc ban
hành trong nội bộ công ty)
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

6


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
Theo Đăng ký Kinh doanh số 2300782418 ĐKKD - SKH ngày 15/7/2013
(thay đổi lần I) Do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Bắc Ninh cấp, công ty TNHH
MTV BẢO AN HƯNG THỊNH được phép kinh doanh các ngành nghề sau:
1. Bán các loại hình bảo hiểm:
- Bảo hiểm tài sản
- Bảo hiểm sinh mạng
- Bảo hiểm dành cho giáo viên, sinh viên, học sinh....
.......
3. Cơ cấu tổ chức. ( xem phụ lục I)
Giám đốc :
Giám đốc là người đại diện Doanh nghiệp theo pháp luật. Giám đốc điều
hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm
trước pháp luật.
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của công ty.

1. Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính.
Căn cứ theo Quyết định số 10/QĐ-VH ngày 10/3/2005 của Giám đốc
công ty về việc “Quy định, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành
Chính.
a) Chức năng
- Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức – hành chính – nhân sự toàn Công
ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêu
cầu, chiến lược của Công ty; tổ chức phối hợp với các đơn vị khác thực hiện
quản lý nhân sự.
- Trợ giúp Giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích
thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

7


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công
ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Theo dõi, đôn đốc, giám sát việc thực hiện nội quy, quy định của công ty.
- Phục vụ các công tác hành chánh để Ban Giám Đốc thuận tiên trong việc
chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt
động tốt.
-Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc Công ty.

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an
ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong
Công ty.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám Đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh
vực Tổ Chức – Hành Chính – Nhân Sự.
- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban
Giám Đốc và người lao động trong Công ty.
- Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế Công ty.
b)Nhiệm vụ
-Quyết định, tiếp nhận, bổ nhiệm, thôi việc nhân sự trình giám đốc Công
ty.
-Trực tổng đài hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại Công ty.
-Nhận chuyển và lưu trữ các loại công văn, hồ sơ, tài liệu của Công ty.
-Quản lý thiết bị, đồ dùng văn phòng, quản lý xe máy và các tài sản của
Công ty.
-Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc
người được ủy quyền.
c) Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành Chính của công ty bao gồm:
- Lãnh đạo văn phòng: có Trưởng phòng, và 1 Phó trưởng phòng giúp
việc cho Trưởng phòng.
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

8


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Nhân sự của phòng Hành chính do công ty tuyển thẳng vào các vị trí.
Sau quá trình làm việc sẽ dựa vào năng lực, trình độ của từng cá nhân để Giám
đốc cân nhắc việc thăng tiến trong công việc cho cá nhân đó.
- Phòng Hành chính quản lí cả công tác nhân sự và quản trị của công ty,
bởi vậy phòng trước đây còn có tên phòng Hành chính nhân sự, hay phòng Tổ
chức Hành chính – quản trị.
- Phòng Hành chính chia thành nhiều tổ, mỗi tổ đảm nhận một lĩnh vực
riêng, độc lập với nhau và có trách nhiệm, quyền hạn riêng, nhưng các hoạt động
vẫn tập trung dưới sự quản lý của Trưởng phòng. Bao gồm các tổ: tổ Tiền lương
– Bảo hiểm, tổ Hành chính, tổ Bảo vệ, tổ Lễ tân. Mỗi tổ đều có tổ trưởng để
quản lý công việc trong tổ và chịu trách nhiệm báo cáo công việc trước Trưởng
phòng.
- Tổ Hành chính bao gồm công tác văn thư và lưu trữ.
1.2. Nhân sự của phòng Hành chính.
Hiện nay tổng số nhân sự thuộc phòng Hành chính là 13 người, trong đó
bao gồm:
- Trưởng phòng: 1 người – ông Đặng Chi Chiến
- Phó phòng: 1 người – ông Phan Văn Hiệp
- Kế toán: 1 người – bà Nguyễn Thị Dũng
- Nhân viên hành chính: 2 người – bà Hoàng Thị Hiền và bà Nguyễn Thị
Huyền
- Tổ bảo vệ: 7 người.
- Tổ Lễ tân: 1 người.
* Trưởng phòng.
+ Trách nhiệm:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ
năm, quý, tháng.
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.

- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh
và chiến lược của Công ty.
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

9


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích
thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
-Chủ trì, tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu
của Công ty.
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và
theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công
ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề
suất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. -Xây dựng hệ thống các qui
chế, qui trình, qui định cho công ty và giám sát việc chấp hành các nội quy đó.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc về các vấn đề tổ chức – hành chính –
nhân sự; xây dựng cơ cấu tổ chức; công tác tuyển dụng – đào tạo trong Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc về việc xây dựng các phương án về
lương, khen thưởng, các chế độ phúc lợi cho người lao động; về công tác hành
chính của Công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa
Ban Giám Đốc và người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên
quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng, …
+ Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành Chính.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên
trong phòng.
- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,
đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, … đối với nhân viên trong
phòng.
- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ
phận khác dựa trên nội quy quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.
- Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức
danh, lương , biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả.
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

10


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám Đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị
của Ban Giám Đốc, nhà nước để Công – Nhân – Viên am hiểu và thực hiện.
- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ
liệu chính thức để phòng hoàn thành nhiệm vụ do Ban Giám Đốc giao.
- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng Hành
Chính.
- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám Đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến
các bộ phận, tổ chức phối hợp các bộ phận thực hiện theo đúng nội quy chỉ đạo
của Ban Giám Đốc.
* Phó phòng.

+ Trách nhiệm:
- Tùy thuộc vào yêu cầu thực tế, khả năng và sự phân công của Trưởng
phòng có thể chia sẻ một số công việc với Trưởng phòng. Quản lý và giám sát
thực hiện thủ tục hành chính của Công ty trong việc chăm lo cho đời sống Công
– Nhân – Viên trong Công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật
tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Thay mặt trưởng phòng trực tiếp điều hành và quản lý Nhân viên hậu
cần, nhân viên Bảo vệ và nhân viên sản xuất phụ.
- Thay mặt cho Trưởng phòng tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ, nội
quy quy định của Công ty; kiểm tra và đề xuất việc kỷ luật Công – Nhân – Viên
vi phạm nội quy, quy định của Công ty.
+ Quyền hạn:
- Có toàn quyền phân công và chỉ đạo nhân viên trong phòng về lĩnh vực
hành chính khi Trưởng phòng vắng mặt.
- Đề xuất Trưởng phòng xử lý các sai phạm của Công – Nhân – Viên căn
cứ nội quy Công ty và pháp luật của Nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch và giám sát nhân viên trực thuộc thực hiện công
việc. Có quyền quyết trong kế hoạch công việc (đã trình Trưởng phòng ký ) và
tham mưu phương pháp quản lý với Trưởng phòng.
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

11


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

* Nhân viên Tiền lương – Bảo hiểm.

+ Trách nhiệm:
- Kiểm tra các tài liệu tính lương: bảng kê sản lượng, ngày công
- Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng.
- Đối chiếu số lượng với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi
phí tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Theo dõi và lập bảng tính phân bổ, hạch toán các khoản BHXH,
BHYT, kinh phí CĐ ( nếu có ) phải nộp và đã nộp.
- Lưu trữ, bảo quản và bảo mật số liệu.
- Chấp hành lệnh điều động của Trưởng phòng Hành chính.
+ Quyền hạn:
- Thông qua Trưởng phòng có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung
cấp các tài liệu liên quan đến công tác tính lương.
- Được từ chối các yêu cầu thực hiện, xử lý, cung cấp thông tin sai quy
định.
- Đề xuất sáng kiến trong việc quản lý, thanh toán tiền lương, chế độ
BHXH cho người lao động.
* Nhân viên Hành chính.
+ Trách nhiệm:
- Quản lý công tác tuyển dụng theo thủ tục tuyển dụng: nhận bản đăng
ký nhân sự, trình ký, lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm
để thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ, lên danh sách trình Trưởng phòng, thông
báo lịch phỏng vấn và đến nhận việc cho ứng viên.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên toàn Công ty: lưu hồ sơ Công – Nhân
– Viên trong File theo bộ phận. Lập danh sách Công nhân viên theo biểu mẫu,
cập nhật định kỳ hàng tháng.
- Quản lý hồ sơ Công – Nhân - Viên nghỉ việc: tất cả Công – Nhân –
Viên nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, Công – Nhân – Viên nghỉ việc
rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ. Lập danh sách Công –Nhân – Viên nghỉ
việc theo thời gian theo từng bộ phận.
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

12


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Quản lý văn phòng phẩm của Công ty: nhận các đề xuất VPP, lập đề
xuất mua VPP 2 lần / tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại
số lượng VPP tồn, lập phiếu để theo dõi việc nhập, cấp VPP, tồn VPP.
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự:
lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu
theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử
dụng biểu mẫu.
- Đề suất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp cho người lao động và tổ
chức thực hiện.
- Lập các quyết định, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,… theo yêu cầu
của Trưởng phòng và các thủ tục liên quan.
- Thực hiện chấm công cho nhân viên, lập bảng tổng kết công, làm thêm
giờ, chuyển cho Công – Nhân – Viên ký tên và chuyển cho nhân viên Tiền
lương – Bảo hiểm tính lương cho nhân viên.
- Quản lý nghỉ phép của Công – Nhân – Viên: nhận đơn xin nghỉ phép,
lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trưởng hợp Công – Nhân - Viên
nghỉ vô kỷ luật ( không phép ) cho Trưởng phòng.
- Quản lý nghỉ việc của Công – Nhân – Viên: nhận đơn xin nghỉ việc,
chuyển Trưởng phòng ký, lưu đơn xin nghỉ việc, sau khi nhận biên bản bàn giao
công việc, trình Trưởng phòng xem biên bản bàn giao, đơn xin nghỉ việc, sau
khi Trưởng phòng xác định phương án trả lương nghỉ việc cho Công – Nhân Viên, chuyển giấy nghỉ việc cho Nhân viên Tiền lương – Bảo hiểm để trả lương.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển

công văn, giấy tờ cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao giấy tờ công văn
phải yều cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.
- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công.
+ Quyền hạn.
- Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người
lao động về các công việc đang phụ trách.
- Đề xuất với trưởng phòng các biện pháp, phương pháp cải tiến quản lý
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

13


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

hành chính văn phòng.
- Quyền chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh về hành chính văn
phòng.
* Nhân viên tổ bảo vệ.
+ Trách nhiêm.
- Theo dõi chính xác tài sản, vật tư xuất ra khỏi công ty. Mọi tài sản xuất
ra khỏi nhà trường phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Giám đốc.
- Theo dõi người ra vào công ty.
- Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, Công – Nhân - Viên đưa xe vào đúng
vị trí quy định.
- Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa
phá hoại cơ sở vật chất, kỹ thuật của nhà trường.
- Kiểm tra các thiết bị PCCC, đảm bảo công tác PCCC.
- Kiên quyết không cho CNV và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ,

hung khí… vào Cơ quan.
+ Quyền hạn.
Tổ trưởng:
- Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người
lao động về các công việc đang phụ trách.
- Quyền chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh về trong hoạt động
bảo vệ.
Nhân viên:
- Khiếu nại về công việc hay các chế độ lương, thưởng.
- Chủ động đề xuất các ý tưởng trong công việc.
* Nhân viên Lễ Tân
+ Trách nhiệm:
-Trực tổn đài, hướng dẫn khách dến liên hệ công tác tại Công ty.
-Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng và nhận thông tin phản
hồi của các phòng tới Giám đốc.
+ Quyền hạn:
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

14


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người
lao động về các công việc đang phụ trách.
-Phối hợp hoặc chủ trì với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các hội nghị,
hội thảo của Công ty
Nhân viên:

- Khiếu nại về công việc hay các chế độ lương, thưởng.
- Chủ động đề xuất các ý tưởng trong công việc.
Tuy nhiên, hiện nay quá trình xây dựng và ban hành văn bản vẫn đạt kết
quả tốt, cho thấy việc thiếu văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ
quan cũng không gây khó khăn gì lớn cho công tác Hành chính của công ty 1.3.
Văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do công ty ban hành.
Hiện nay, công ty bảo hiểm BẢO AN HƯNG THỊNH chưa ban hành văn
bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ, mà chỉ hoạt động theo quy định của
Pháp luật và thông qua truyền miệng.
Việc công ty phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban
hành văn bản là rất khó, đặc biệt phòng Hành chính chỉ là một đơn vị nhỏ trong
công ty, hoạt động văn thư, lưu trữ không quá nhiều so với các cơ
quan nhà nước, nên việc ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư,
lưu trữ được xác định là chưa cần thiết.
Khi chưa có văn bản cụ thể quản lý công tác văn thư, lưu trữ, sẽ rất khó
khăn cho việc đảm bảo sự thống nhất trong soạn thảo văn bản của cơ quan.
mà còn giúp giảm bớt công việc cho công tác văn phòng, tập trung đầu tư
cho các hoạt động sản xuất kinh doanh để thu lợi nhuận.
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Là công ty TNHH nên công ty BẢO AN HƯNG THỊNH được ban hành
các văn bản hành chính thông thường. Dựa theo sổ Đăng kí văn bản đi năm
2011, có thể thống kê được công ty đã ban hành các loại văn bản: Quyết định,
thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn hành chính, giấy mời, kế hoạch, hợp
đồng, giấy đi đường, điều lệ, giấy giới thiệu, phiếu gửi, biên bản. (xem phụ lục
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

15


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

VII: bìa sổ đăng kí công văn đi).
2.1. Các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong Công ty ( xem
phụ lục II )
Nhìn chung, số lượng văn bản công ty bảo hiểm bảo an hưng thịnh ban
hành là ít, phần nhiều là các Quyết định và công văn hành chính. Những văn bản
số lượng ban hành là rất ít, không đáng kể là giấy giới thiệu, biên bản.
2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản đều được các nhân viên tuân thủ và
áp dụng theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5
năm 2005, của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành, về việc hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Vì vậy, hầu hết các văn bản được
ban hành đều đảm bảo đúng thể thức và kĩ thuật trình bày (xem phụ lục III).
Tuy nhiên, các phòng, ban chuyên môn về máy móc, kĩ thuật, do chưa
được đào tạo chuyên sâu, mà chỉ áp dụng thông tư theo cách hiểu riêng, nên khi
soạn thảo văn bản trình lên cấp trên thường mắc những lỗi cơ bản như chấm
cuối dòng ở các phần quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày tháng,.. ; sai kết cấu văn bản; sai
trong cách hành văn; sai nơi nhận;…nên không được văn thư cơ quan trình kí,
và phải làm lại. Nhưng vẫn có một số văn bản không gạch chân hoặc không
gạch bằng nét liền dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành và trích yếu
nội dung mà vẫn được kí ban hành
2.3. Quy trình soạn thảo văn bản của công ty.
Tùy theo từng loại văn bản, mà có thể có quy trình soạn thảo thích hợp,
tuy nhiên đa số văn bản được soạn thảo theo quy trình khá hoàn chỉnh và chặt
chẽ, bao gồm các bước:
Bước 1:Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được
thuận lợi và chất lượng.
Tùy thuộc vào nội dung và tính chất văn bản, ban Giám đốc sẽ chỉ định

cho phòng hay cá nhân trách nhiệm soạn thảo. Còn những văn bản thông thường
thì do phòng Hành chính công ty chịu trách nhiệm soạn thảo. Ngoài ra, những
văn bản phát sinh do nhu cầu của công việc của phòng thì phòng đó tự phân
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

16


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

công nhân viên soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản hoặc chủ trì soạn thảo:
-Xác nhận mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
-Căn cứ vào chức năng của hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành
văn bản để Công ty lựa chọn hình thức soạn thảo văn bản phù hợp, xác định tên
loại và trích yếu nội dung ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
-Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết liên quan
đến nội dung của vấn đề cần văn bản hóa thông tin cần được thu thập đầy đủ xử
lý chính xác.
-Xây dựng đề cương: xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc
soạn thảo văn bản thuận lợi.
Bước 2: Sau khi xác định loại văn bản và chuẩn bị các thông tin liên quan,
người sọan thảo bắt đầu soạn thảo văn bản. Áp dụng thông tư số 55/2005/BNVVPCP để đảm bảo về mặt hình thức văn bản, bố cục và cách hành văn.
Sau khi soạn thảo văn bản phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày,
mục đích để đạt được của văn bản.
Trong quá trình soạn thảo nếu có vướng mắc thì tham khảo ý kiến cấp
trên hay các phòng ban có liên quan.
Tổng hợp ý kiến góp ý và hoàn chỉnh dự thảo.

Bước 3: Soạn thảo xong văn bản thì trình lãnh đạo phòng và các phòng có
liên quan (nếu có) xem xét, điều chỉnh (chủ yếu là về nội dung), nếu có điểm
chưa hợp lí thì sửa lại. Sau đó trình lãnh đạo phòng kí tắt.
Bước 4: Chuyển văn bản tới văn thư để văn thư trình kí. Văn thư kiểm tra
thể thức trước khi trình kí, nếu phát hiện có sai sót về thể thức, hình thức thì góp
ý để người soạn thảo sửa lại, còn nếu văn bản đã đảm bảo hình thức thì văn thư
đưa đi trình kí.
Bước 5: Giám đốc, Trưởng các phòng ban căn cứ thẩm quyền ký văn bản
để xem xét, ký ban hành hoặc phê duyệt văn bản. Nếu nhận thấy văn bản chưa
hợp lí hay chưa khả thi thì chuyển trả lại phòng soạn thảo sửa đổi và trình kí lại.
Nếu văn bản đã hợp lí thì ký ban hành.
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

17


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Bước 6: Sau khi cấp trên ký ban hành, văn thư làm thủ tục đăng kí văn
bản đi, nhân bản văn bản và đóng dấu.
Bước 7: Văn phòng căn cứ nơi nhận để tiến hành chuyển giao văn bản.
Văn thi làm thủ tục lưu bản gốc vào hồ sơ công ty.
2.3Ưu điểm và nhược điểm của quá trình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa
văn bản quản lí của công ty.
-Ưu điểm:
+Kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản giúp Công ty phát huy những kết
quả đạt được và khắc phục những tồn tại còn xảy ra để tránh sự chồng chéo
trong công việc, tăng hiệu quả quản lý của Công ty.

-Nhược điểm
+Quá trình này làm tốn nhiều thời gian, rườm rà và tốn côn g sức.
+Trong quá trình kiểm tra, rà soát, hệ thống văn bản, quản lý còn nhiều
hạn chế, việc kiểm tra rà soát tuy có thực hiện nhưng chưa chặt chẽ, còn mang
tính hình thức.
3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty.
3.1. Trang thiết bị được sử dụng trong phòng Hành chính.
Phòng Hành chính công ty có đầy đủ những trang thiết bị cần thiết của 1
văn phòng, bao gồm:
- 5 bộ Bàn, ghế ( bàn ghế làm việc và bàn tiếp khách).
- 1 Tủ đựng đồ cá nhân.
- 1 Tủ đựng hồ sơ.

- 3 Điện thoại bàn.
- 4 Máy vi tính.
- 1 Máy fax.
- 1 Máy photo.
- 1 Máy chiếu.
- 1 Máy in.
- 1 Điều hòa.
- 1 Tủ lạnh.
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

18


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Những trang thiết bị này được sắp xếp một cách hợp lí để phục vụ cho
công việc được thuận lợi hơn. ( xem phụ lục IV về hình ảnh một số trang thiết bị
trong phòng Hành chính của công ty).
3.2.

Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng.

( xem phụ lục VI )
Do phòng làm việc của Trưởng phòng được đặt tách riêng so với nhân
viên, nên trong sơ đồ bố trí phòng làm việc của phòng Hành chính trên đây
không có bàn làm việc của Trưởng phòng.
Phòng sử dụng bàn gỗ và ghế xoay cho nhân viên, đồng thời có 1 bộ salon
để tiếp khách.
Mỗi nhân viên được trang bị một máy tính phục vụ cho công việc của
mình.
Phòng là nơi nhân viên làm việc cả ngày và nghỉ trưa nên có bố trí tủ lạnh
để đồ ăn và có bình nước nóng lạnh phục vụ cho từng mục đích sử dụng.
Có 1 tủ đựng đồ cá nhân, chia thành nhiều ngăn cho mọi người, mỗi ngăn
đều có chìa khóa riêng.
Tủ đựng hồ sơ được đặt ở vị trí gần nhân viên tiền lương – bảo hiểm và
văn thư do tính chất công việc.
Máy photo hơi cồng kềnh, và dùng chung nên đặt ở một góc riêng.
Máy in được đặt ở gần Văn thư, còn máy fax thì được đặt ở bàn làm việc
của Phó phòng.
Máy chiếu chỉ được sử dụng trong các cuộc họp.
Trong phòng có cây cảnh và luôn có hoa ở bàn tiếp khách, nhân viên
trong phòng còn chăm sóc một số loại hoa, cây cảnh ở ban công.
Phòng có sử dụng điều hòa nhiệt độ.
3.3. Các phần mềm được sử dụng trong công việc của phòng.
- Sử dụng mạng LAN trong việc liên hệ, kiểm tra nội bộ.

- Phần mềm sử dụng cho kế toán lao động – tiền lương.
- Phần mềm sử dụng cho quy trình xuất nhập kho.

SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

19


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

-Phần mềm gõ Tiếng Việt: Unikey, Vietkey
-Phần mềm diệt virus
*Nhận xét: Sử dụng các phần mềm trên giúp cho hiệu quả của công tác
văn phòng cao, việc soạn thỏa văn bản dễ dàng, thuận tiện, tính chính xác, giảm
bớt phức tạp, dễ quản lý hơn.

SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

20


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Phần II
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá.

Trong thời gian kiến tập tại Công ty e đã rút ra được rất nhiều kinh
nghiệm, bài học có ích cho công việc của em sau này. Qua tìm hiểu , khảo sát
và trực tiếp thực hiên các thao tác nghiệp vụ, hoàn thành các công việc được
giao là thời gian đã giúp em hiểu biết về công tác hành chính văn phòng của
Công ty em đã rút ra được những ưu nhược điểm sau:
1. Ưu điểm.
1.1 Hoạt động của văn phòng
Văn phòng Công ty TNHH MTV BẢO AN HƯNG THỊNH thực hiện
tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong phong trào thi đua của
Công ty, tập thể. Việc sắp xếp, phân công công việc trong văn phòng cũng rất
hợp lý, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, mỗi công việc được
giải quyết nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với các nhân
viên, cá nhân và đơn vị khác trong cơ quan vì vậy cán bộ văn phòng luôn giữ
cho mình tác phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể hiện
nét văn hóa của cơ quan mình. Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ
quan được văn phòng sắp xếp một cách khoa học, chính xác và kịp thời, đảm
bảo hoạt động quản lý điều hành của lãnh đạo.
1.2 Công tác văn thư
Công tác văn thư của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng và
kịp thời, đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông.
Đồng thời cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời bảo mật đảm bảo cho công
việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức của cán
bộ,công chức trong quá trình thừa hành công vụ.
Công tác văn thư của cơ quan được thực hiện một cách khoa học và
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

21

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

chính xác. Cán bộ công văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, thường xuyên
được cử đi học các lớp tại chức để bồi dưỡng thêm kiến thức nghiệp vụ và tay
nghề.Cán bộ văn thư luôn luôn học hỏi cá đồng nghiệp và cập nhật các quy định
mới của Nhà Nước, vì vậy mà công tác văn thư ngày càng đạt hiệu quả cao.
1.3 Công tác lưu trữ
Hồ sơ lưu trữ của Công ty được sắp xếp, bố trí gọn gàng, ngăn nắp theo
đúng quy định của Nhà nước.
Các tài liệu của Công ty được cán lưu trữ tổ chức và đưa vào bảo quản,
phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tương đối khoa học, kịp thời. Các phương
tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ, hiện đại đảm bảo
hiệu quả giải quyết công việc.
1.4 Công tác hành chính văn phòng
Cán bộ văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn, nhạy bén,
say mê tìm tòi, sáng tạo trong công việc. Chính vì vậy công tác hành chính văn
phòng luôn được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả đáp ứng được yêu cầu cải
cách nền hành chính trong thời đại mới.
Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc
được thực hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành sự chỉ đạo, điều
hành của lãnh đạo, từ đó phấn đấu hoàn thiện bản thân, tích cực tham gia mối
quan hệ tốt đẹp giữa các thành viện trong Công ty.
2. Nhược điểm.
2.1 Công tác văn phòng
Nhân sự trong văn phòng của Công ty vẫn còn thiếu cho nên tiến độ các
công việc đôi khi còn chậm.
2.2 Công tác văn thư

-Việc lập hồ sơ của một số phòng vẫn chưa được thực hiện tốt.
-Việc đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Công ty vẫn được thực theo
phương pháp truyền thống. Việc đăng ký văn bản bằng số truyền thống có ưu
điểm là bảo đảm an toàn dữ liệu, không sợ mất dữ liệu, không mất dữ liệu khi
xảy ra các sự cố về điện, máy tính, hay bị virus thâm nhập, tuy nhiên lại khó
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

22


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

khăn cho công tác tra tìm văn bản khi cần thiết.
2.3 Công tác lưu trữ
Một số nhân viên chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định và chưa có
ý thức nộp lưu những hồ sơ trong phạm vi công tiện được giao, những tài liệu có
giá trị chưa được bảo quản tốt, còn phân tán ở các phòng ban nên khi khai thác
sử dụng gặp nhiều khó khăn và mấy thời gian.
2.4 Công tác hành chính văn phòng
Chất lượng văn bản ban hành chưa cao, do văn bản của một số phòng
ban còn một số sai xót nhỏ về phần thể thức.
Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành chính văn phòng
còn rất nhiều hạn chế. Vì vậy, công tác văn phòng cũng gặp rất nhiều khó khăn.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu diểm, khắc phục những
nhược điểm.
Trong quá trình hội nhập hiện nay, con người cũng không ngừng đổi
mới về mọi mặt. Và trong thời đại bùng nổ thông tin, con người cũng phải theo
kịp bước tiến để không bị tụt hậu đó là sử dụng thành thạo máy vi tính và

phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn
tài nguyên thông tin, trong mọi lĩnh vực và đời sống xã hội, trong đó công tác
văn phòng không nằm ngoài nhiệm vụ trên.
Để phát huy những ưu điểm khắc phục những nhược điểm trong công
tác HCVP công ty TNHH BẢO AN HƯNG THỊNH
-Ngày nay công tác hành chính văn phòng đòi hỏi người nhân viên
phải năng động, sáng tạo hơn trong công việc, không chỉ làm tốt nghiệp vụ của
mình, còn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác hành chính. Học đi đôi
với lý thuyết áp dụng vào thực tiễn công việc, đòi hỏi chúng ta phải nỗ lực, kiên
trì và tỉ mỉ sáng tạo.
-Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác
và đầy đủ, việc quản lý hồ sơ và tài liệu thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng
chồng chéo văn bản.
-Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh
SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

23


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp
thời.Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện công việc đồng thời đưa ra
những giải pháp khả thi hơn nữa, khắc phục tồn tại hạn chế không đáng có.
-Cần quan tâm phát triển đồng đều đến các lĩnh vực của văn phòng để tạo
sự phát triển chung.
-Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn
bản trong việc thực hiện. Thường xuyên có các biện pháp động viên, khuyến

khích kịp thời để tạo động lực và tinh thần thi đua làm việc có hiệu quả.
-Tiếp tục nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên phụ trách công
tác văn phòng, quán triệt cho cán bộ nhân viên cá phòng bộ phận Công ty được
tập huấn nghiệp vụ văn phòng để biết và thực hiện theo đúng quy định của Nhà
nước.
-Quan tâm hơn nữa đến vấn đề hiện đại hóa công tác Hành chính văn
phòng, ứng dụng xử lý nhanh ứng dụng công nghệ thông tin.
-Công ty cần bố trí kho lưu trữ để việc quản lý, sử dụng và bảo quản tài
liệu phục vụ cho việc khai thác và sử dụng tài liệu được lâu dài.

SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

24


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

III. KẾT LUẬN
Qua thời gian kiến tập tại Công ty TNHH MTV BẢO AN HƯNG
THỊNH, bằng việc tiếp xúc thực tế với các nghiệp vụ của công tác văn phòng
với sự giúp đỡ nhiệt tình cảu các thành viên trong Công ty, với sự nỗ lực phấn
đâu học hỏi của bản thân em đã thu thập được nhiều kiến thức thực tế. Tất cả
mọi người trong Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi , giúp đỡ em tiếp xúc với
thực tế công việc tốt hơn, hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Đợt kiến tập này đã giúp em hiểu hơn về nghành học của mình, không
còn mơ hồ như trước. Em đã biết vì sao từ trước tới nay văn phòng lại được xem
là bộ máy giúp việc của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng đóng vai trò rất quan
trọng trong cơ quan, cơ quan nào cũng cần có văn phòng. Tuy nhiên, tùy theo

quy mô, hình thức hoạt động của cơ quan mà văn phòng được thiết lập thành các
bộ phận to nhỏ khác nhau.
Kiến tập là phương pháp tốt nhất để em có cơ hội kiểm chứng lại kiến
thức của bản thân, ngoài ra đây cũng là khoảng thời gian để giúp em va chạm
trực tiếp với công việc, từ đó giúp em trưởng thành hơn và học hỏi được nhiều
kinh nghiệm chuyên môn hơn.
Với trình độ còn có hạn, thiếu kinh nghiệm cũng như về thời gian nên
bài báo cáo này không thể tránh khỏi những sai xót. Vì vậy em rât mong được
sự giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô giáo để em hoàn thiện tốt hơn.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ, các cán bộ
hướng dẫn cùng các thầy cô giáo trong trường, các anh chị trong văn phòng
Công ty đã giúp đỡ và tạo điều kiện , cho em những kiến thức kinh nghiệm bổ
ích để em hoàn thành tốt đợt kiến tập này, làm nền tảng cho công việc của em
sau này.
Bắc Ninh, ngày 6 tháng 6 năm 2014
SINH VIÊN
TRẦN BÁ HOÀNG

SINH VIÊN :TRẦN BÁ HOÀNG

25