Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại HĐND, UBND THÀNH PHỐ bắc NINH

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ KIM CHI

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1D
KHÓA HỌC (2012 - 2016)

Tên cơ quan: HĐND - UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH
Địa chỉ: Số 217 - Đường Ngô Gia Tự - Phường Suối Hoa - TP. Bắc Ninh
Tỉnh Bắc Ninh
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Trần Xuân Trường
Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

A. LỜI MỞ ĐẦU
MỤC LỤC............................................................................................................2
PHẦN PHỤ LỤC ...............................................................................................3
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................4
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT.............................................................................5
B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ........1
BẮC NINH..........................................................................................................1
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH........................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Thành phố Bắc Ninh.
........................................................................................................................................................3
1.1 Chức năng của UBND Thành phố Bắc Ninh...............................................................................3
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Thành phố Bắc Ninh. ..........................................3
1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Thành phố Bắc Ninh.......................................................4
2. Khảo sát tình hình tố chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND
Thành phố Bắc Ninh........................................................................................................................5
2.1 Tố chức và hoạt động của Phòng Nội Vụ..................................................................................5
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức....................................................................................5
2.2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND Thành phố Bắc Ninh......................................16
2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của UBND
Thành phố Bắc Ninh......................................................................................................................16
2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND Thành phố Bắc Ninh..................................................17
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Thành phố Bắc Ninh. ............................17
2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Thành phố Bắc
Ninh..............................................................................................................................................18
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND Thành phố Bắc Ninh..........20
2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND Thành phố Bắc Ninh.
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.................................................................26
2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến........................................................29
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến.................................................29

Nguyễn Thị Kim Chi
1D

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND Thành phố Bắc Ninh........................................34
2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND Thành phố Bắc Ninh..................................................35
2.5.1 Văn bản quản lí công tác lưu trữ..........................................................................................35
2.5.2 Số lượng cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của UBND Thành phố Bắc Ninh....................35
2.5.3Diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản.......................................................36
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND Thành phố Bắc
Ninh..............................................................................................................................................38
3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng...................38
3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị của phòng Nội vụUBND Thành phố Bắc Ninh.
Đề xuất mô hình mới tối ưu..........................................................................................................40
3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
UBND Thành phố Bắc Ninh. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.............................41

PHẦN III: KẾT LUẬN VẦ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................44
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của UBND
Thành phố Bắc Ninh......................................................................................................................44
II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm........................46

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................48

TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................49
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................50
PHẦN PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Kim Chi
1D

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan trọng trong
cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự
phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị.
Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn
và hiệu quả đạt được không như mong muốn. Bởi vậy mà công tác văn phòng
không chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần
vào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước. Là một sinh viên
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em đã
được thầy cô giảng dạy trang bị cho kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ chức
và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức. Nhà
trường đã tổ chức một chương trình kiến tập ngành nghề cho sinh viên khoa
Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết
cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc

đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với Làm thật”.
Qua đó kiến tập này, tôi đã học hỏi và trau dồi được nhiều kinh nghiệm,
thu thập được nhiều thông tin, kiến thức bổ ích về công tác văn thư – lưu trữ tại
cơ quan kiến tập điều kiện cần thiết đối với chuyên ngành quản trị văn phòng
nói riêng và bất kì một chuyên ngành nào khác trong các cơ quan đơn vị.
Bài báo cáo kiến tập ngành nghề được hoàn thành nhờ sự nỗ lực của cá
nhân cũng như nhận được nhiều sự giúp đỡ, hỗ trợ quý giá của nhà trường, thầy
cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận
tình và tận tâm của giảng viên ThS. Lâm Thu Hằng với những ý kiến đánh giá,
nhận xét, hướng dẫn của đã giúp cho bài báo cáo được hoàn thành tốt đẹp. Mặc
dù đã rất cố gắng, nhưng do hạn chế về thời gian và tài liệu nghiên cứu cũng
như trình độ và kinh nghiệm thực tế của tôi còn hạn chế nên bài báo cáo không
tránh khỏi những khiếm khuyết.
Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp của Thầy cô!
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Thuật ngữ

Chữ viết tắt

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

ỦY ban nhân dân

CCHC

Cải cách hành chính

BNV

Bộ Nội vụ

TT

Thông tư

VTLTNN

Văn thư lưu trữ nhà nước

TM

Thay mặt

KT

Kí thay

TL

Thừa lệnh

Nguyễn Thị Kim Chi
1D

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ
BẮC NINH.
Giới thiệu chung
Bắc Ninh là một tỉnh thuộc miền Bắc nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa
Việt Nam, là cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô Hà Nội, gần sân bay Quốc tế Nội
Bài, nằm trong vùng kinh tế trọng điểm: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh. Bắc
Ninh có các trục đường giao thông lớn quan trọng chạy qua, nối liền tỉnh với các
Trung tâm kinh tế, văn hoá và thương mại của phía Bắc, Việt Nam:
- Đường Quốc lộ 1A
- Quốc lộ 1B mới
- Quốc lộ 18: Quốc lộ 18 sau khi cải tạo sẽ là đường giao thông rất thuận
tiện đi sân bay Quốc tế Nội Bài và đi cảng biển nước sâu Cái Lân, Quảng Ninh.
- Quốc lộ 38 Tuyến đường sắt xuyên Việt đi Trung Quốc.
Vị trí địa lý
Bắc Ninh là một tỉnh thuộc vùng đồng bằng Sông Hồng, nằm trong tam

giác kinh tế trọng điểm Hà Nội- Hải Phòng- Quảng Ninh và là cửa ngõ phía
Đông Bắc của thủ đô Hà Nội. Tỉnh có địa giới hành chính tiếp giáp với các tỉnh:
Bắc Giang ở phía Bắc, Hải Dương ở phía Đông Nam, Hưng Yên ở phía Nam và
thủ đô Hà Nội ở phía Tây.
Kinh tế
Chặng đường gần15 năm xây dựng và phát triển, mặc dù còn không ít khó
khăn thử thách, song nhịp độc phát triển kinh tế của Bắc Ninh luôn giữ ở mức
cao. Tổng sản phẩm (GDP) tăng bình quân 15,1%/năm, trong đó công nghiệpxây dựng tăng 18,3%, dịch vụ tăng 19,1%, nông nghiệp, lâm nghiệp và thủy sản
tăng 1,2%. Đây là mức tăng trưởng bình quân cao nhất trong các kỳ thực hiện kế
hoạch 5 năm từ khi tái lập tỉnh tới nay. Năm 2010, GDP bình quân đầu người
đạt 1.800USD vượt 38% mục tiêu Đại hội. Thu nhập bình quân đầu người năm
2010 ước đạt 20,4 triệu đồng, trong đó nông thôn 16,4 triệu đồng.
Cơ cấu kinh tế chuyển dịch tích cực theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại
hóa. Tỷ trọng của ngành công nghiệp, xây dựng năm 2010 ước đạt 64,8%, dịch
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

1

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vụ 24,2%, nông nghiệp đạt 11%. Đầu tư cho phát triển được đẩy mạnh, góp
phần tăng cường kết cấu hạ tầng kinh tế- xã hội. Tổng vốn đầu tư toàn xã hội
trong 5 năm ước thực hiện đạt trên 64.000 tỷ đồng, tăng bình quân 33,6%, hàng
năm đều đạt trên 50% GDP

Văn hóa - Du lịch
Bắc Ninh được biết đến như là một miền đất của các di tích lịch sử, văn
hoá. Tiêu biểu nhất là chùa đền, đình miếu gắn liền với các lễ hội: đền thờ Kinh
Dương Vương, đền Đô, chùa Bút Tháp, chùa Dâu, chùa Phật Tích, đền Bà Chúa
Kho, Văn Miếu, hội Lim…Ngoài ra thu hút khách du lịch cần phải kể đến các
làng nghề truyền thống: tranh Đông Hồ, đúc đồng Đại Bái, rèn Đa Hội, đồ gõ
mỹ nghệ Đồng Kỵ, gốm Phù Lãng… và đặc biệt một loại hình nghệ thuật làm
nên bản sức văn hoá rất riêng của Bắc Ninh là các làn điện dân ca Quan họ đằm
thắm, trữ tình đã luôn là nguồn tài nguyên phong phú cho phát triển du lịch của
tỉnh. Sự kiện văn hóa quan trọng đặc biệt, niềm tự hào của quê hương Bắc Ninh
chính là việc UNESSCO công nhận Dân ca quan họ Bắc Ninh là di sản văn hóa
phi vật thể đại diện của nhân loại.
Giáo dục – Đào tạo
Bắc Ninh, miền đất sinh thành vị tổ của nền khoa bảng Việt Nam là nơi
trong cả nước có đủ tam khôi với 22 vị tiến sĩ trong đó có 2 trạng nguyên. Bắc
Ninh là một trong 3 tỉnh hoàn thành phổ cập giáo dục tiểu học đầu tiên trong cả
nước vào năm 2000, đến năm 2002 đã hoàn thành phổ cập trung học cơ sở và
đang tiến hành phổ cập trung học phổ thông. Mạng lưới trường học ở tất cả các
bậc học từ mầm non, phổ thông phát triển đều khắp trên địa bàn toàn tỉnh. Cơ
sở vật chất, đội ngũ giáo viên trong các trường ngày càng được củng cố về chất
lượng và phát triển về số lượng theo hướng chuẩn hoá. Tính đến nay toàn tỉnh
đã có hơn 200 trường ở các ngành học, bậc học được công nhận là trường chuẩn
Quốc gia. Bắc Ninh là một trong những tỉnh có tỷ lệ học sinh đỗ tốt nghiệp các
cấp cao so với cả nước. Đặc biệt, Bắc Ninh luôn được xếp vào nhóm 10 tỉnh có
tỷ lệ học sinh thi đỗ vào các trường đại học, cao đẳng cao nhất trong cả nước.
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

2

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban
nhân dân Thành phố Bắc Ninh.
1.1 Chức năng của UBND Thành phố Bắc Ninh.
Uỷ ban nhân dân thành phố Bắc Ninh do Hội đồng nhân dân Thành phố
bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND Thành phố, cơ quan hành chính Nhà nước
ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND Thành phố và UBND tỉnh Bắc
Ninh.
Uỷ ban nhân dân thành phố Bắc Ninh chịu trách nhiệm chấp hành Hiến
pháp, Luật, các văn bản của Trung ương, UBND Tỉnh, các Sở, HĐND cùng cấp
và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Thành phố nhằm bảo đảm thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, củng cố Quốc phòng - An ninh và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Thành phố.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ Trung ương đến cơ sở.
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Thành phố Bắc Ninh.
Căn cứ các Điều 123, 124, 125 Hiến pháp năm 1992 và từ Điều 97 đến
Điều 110 của Luật Tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng
11 năm 2003, UBND Thành phố có nhiệm vụ tổ chức thực hiện Hiến pháp ,
Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt
động của UBND cấp phường. UBND Thành phố thực hiện nhiệm vụ quản lý

nhà nước trên 19 phường trực thuộc địa bàn Thành phố trong các lĩnh vực : kinh
tế, nông – lâm - ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai; công nghiệp – tiểu thủ công
nghiệp; xây dựng – giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, y
tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao; trong lĩnh vực khoa học, công
nghệ, tài nguyên, môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội;
trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; việc thi hành
pháp luật; việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính. Một cách
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

3

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chung nhất, UBND Thành phố Bắc Ninh thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
- Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thể
xây dựng và phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh trên cơ sở quy
hoạch chung, kế hoạch xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo
đảm trật tự công cộng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và
cảnh quan đô thị; biện pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư
trên địa bàn;
- Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà
nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết

định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được
giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây
dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao
thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
- Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, thành
phố thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và
danh lam thắng cảnh do thị xã, thành phố thuộc tỉnh quản lý.
1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Thành phố Bắc Ninh.
Căn cứ vào Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
của Quốc Hội, Nghị định số 172/2004/NĐ – CP ngày 19/9/2004 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc Tỉnh; cơ cấu của UBND Thành phố Bắc Ninh được tổ chức bao
gồm: 01 Chủ tịch phụ trách chung, 02 Phó chủ tịch, 01 Uỷ viên phụ trách Văn
phòng, 01 Uỷ viên phụ trách Thanh tra, 01 Uỷ viên phụ trách Quân sự, 01 Uỷ
viên phụ trách Công an.
Các phòng ban thuộc UBND Thành phố Bắc Ninh có 1 Trưởng phòng, từ
1 đến 3 Phó Trưởng phòng, và một số chuyên viên cán sự.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND Thành phố Bắc Ninh( Xem phụ lục 01)
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

4

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Khảo sát tình hình tố chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND Thành phố Bắc Ninh.
2.1 Tố chức và hoạt động của Phòng Nội Vụ.
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.
• Chức năng của Phòng Nội Vụ.
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Bắc Ninh
có chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý
nhà nước trên các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp
nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường; hội, tổ
chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng;
công tác thanh niên.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND thành phố; đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội
vụ tỉnh Bắc Ninh.
• Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Nội Vụ.
Được quy định tại thông tư số 04/2008/TT – BNV ngày 04/6/2008 của Bộ
Nội Vụ về “ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Sở Nội Vụ, Phòng Nội Vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện”
1. Trình UBND thành phố các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên
địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình UBND thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

4. Về tổ chức, bộ máy:
a) Tham mưu giúp UBND thành phố quy định chức năng, nhiệm vụ,
5
Nguyễn Thị Kim Chi
Lớp ĐH QTVP
1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thành phố theo hướng dẫn của
UBND tỉnh;
b) Trình UBND thành phố để UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền
quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
thành phố;
c) Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp
trình cấp có thẩm quyền quyết định;
d) Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thành phố quyết định thành lập, giải
thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành thành phố theo quy định của pháp
luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a) Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thành phố phân bổ chỉ tiêu biên chế
hành chính, sự nghiệp hàng năm;
b) Giúp UBND thành phố hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên
chế hành chính, sự nghiệp;
c) Giúp UBND thành phố tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về
chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp thành phố và UBND cấp xã;

d) Giúp Chủ tịch UBND thành phố thẩm định khung biên chế tự chủ của
các đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ hoặc một phần kinh phí hoạt
động thường xuyên để thống nhất với Sở Nội vụ.
6. Về công tác xây dựng chính quyền:
a) Giúp UBND thành phố và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực
hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND
thành phố và hướng dẫn của UBND tỉnh;
b) Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND thành phố phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND thành phố trình UBND tỉnh
phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
c) Tham mưu, giúp UBND thành phố xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

6

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của
thành phố;
d) Giúp UBND thành phố trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên địa
bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, tổ dân phố.

7. Giúp UBND thành phố trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo
cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính,
đơn vị sự nghiệp, xã, phường, trên địa bàn thành phố.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a) Tham mưu giúp UBND thành phố trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chế độ lương và phụ cấp, kỷ
luật, hưu trí, thôi việc, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến
thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;
b) Tham mưu giúp UBND thành phố trong việc tuyển dụng, quản lý công
chức xã, phường và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ
không chuyên trách xã, phường.
9. Về cải cách hành chính:
a) Giúp UBND thành phố triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở
địa phương;
b) Tham mưu, giúp UBND thành phố về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh
cải cách hành chính trên địa bàn thành phố;
c) Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
thành phố và tỉnh.
10. Giúp UBND thành phố thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt
động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố chấp
hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

7

Lớp ĐH QTVP

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b) Xây dựng, trình Chủ tịch UBND thành phố phê duyệt danh mục nguồn
và thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ thành phố;
c) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
thành phố và Lưu trữ thành phố.
12. Về công tác tôn giáo:
a) Giúp UBND thành phố chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo
và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
tỉnh và theo quy định của pháp luật.
13. Về công tác thi đua, khen thưởng:
a) Tham mưu, đề xuất với UBND thành phố tổ chức các phong trào thi
đua; sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách
khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn thành phố; làm nhiệm vụ
thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng thành phố;
b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn thành phố; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi
đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật;
c) Phối hợp với các cơ quan có liên quan tuyên truyền, phố biến, nhân
rộng các điển hình tiên tiến ở địa phương.
14. Về công tác Thanh niên:
- Trình UBND thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; kế hoạch dài hạn,

năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
thuộc phạm vi quản lý nhà nước về công tác Thanh niên được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch về thanh
niên và công tác Thanh niên sau khi được phê duyệt;
- Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác Thanh niên được giao.
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

8

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

15. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi
phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
16. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND thành
phố và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên
địa bàn.
17. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
18. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối
với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo
quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND thành phố.

19. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp
luật và theo phân cấp của UBND thành phố.
20. Giúp UBND thành phố quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND xã, phường về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác
được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành
phố.
• Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ.
Phòng Nội Vụ - UBND Thành phố Bắc Ninh có tổng số: 11 người, bao
gồm:
- Trưởng phòng: 01
- Phó trưởng phòng: 03
- Bộ phận chuyên môn (trong đó: chuyên viên: 07). Cụ thể:
+ 01 chuyên viên phụ trách công tác tổ chức; biên chế các cơ quan hành
chính, sự nghiệp nhà nước; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công
chức xã, phường.
+ 01 chuyên viên phụ trách công tác CCHC, xây dựng chính quyền.
+ 01 chuyên viên phụ trách công tác quản lý nhà nước về tôn giáo.
9
Nguyễn Thị Kim Chi
Lớp ĐH QTVP
1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ 01 chuyên viên phụ trách công tác thi đua-khen thưởng.
+ 01 chuyên viên phụ trách công tác quản lý nhà nước về Hội, tổ chức phi

chính phủ.
+ 01 chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ.
+ 01 chuyên viên tổng hợp chung.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ - UBND Thành phố Bắc
Ninh( Xem phụ lục 02)
 Mô tả công việc cho vị trí Trưởng phòng – Ông Đỗ Chu Hưng.
- Chức danh: Trưởng phòng Nội Vụ.
- Trách nhiệm: + Trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trước Uỷ ban
nhân dân Thành phố và trước pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền
quản lý nhà nước được giao.
+ Chịu trách nhiệm trước Sở Nội vụ Bắc Ninh về toàn bộ nghiệp vụ
chuyên môn của Ngành.
+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm chấp hành các quyết định, chỉ đạo của
Chủ tịch, Phó chủ tịch của Uỷ ban nhân dân Thành phố, của Sở Nội vụ Bắc
Ninh.
- Nhiệm vụ: trực tiếp lãnh đạo văn phòng thực hiện về công tác tổ chức,
biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức , viên
chức nhà nước; cán bộ công chức xã, phường; hội, tổ chức phi chính phủ; văn
thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng trên địa bàn Thành phố.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác được giao.
2. Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công
tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
3. Phân công các Phó Trưởng phòng, chuyên viên, nhân viên thực hiện
nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ
được giao.
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

10

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do chuyên viên văn thư
chuyển đến.
5.Chuẩn bị các chương trình hội nghị, các cuộc họp.
6. Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi
lưu trữ; các cuộc họp triển khai và công bố kết luận.
7. Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản.
8. Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo
của lãnh đạo.
9. Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề
có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng,
ban thuộc UBND Thành phố.
10. Giúp lãnh đạo kiểm tra, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện các
quy định pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống
tham nhũng.
11. Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Thay mặt tập
thể công chức, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về
nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao
năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
của công chức, nhân viên Văn phòng.

12. Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.
- Quyền hạn
1. Được Chánh Thanh tra ủy quyền làm chủ tài khoản. Ký các chứng từ
thu (nếu có) và chứng từ chi theo ủy quyền của Chánh thanh tra; xác nhận chi
phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối với các công việc mang tính
đột xuất, cấp bách và có thời gian nhất định; duyệt chi tạm ứng; duyệt cấp phát
văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động.
2. Được Chánh Thanh tra ủy quyền ký thừa lệnh một số văn bản thuộc
thẩm quyền của Chánh Thanh tra (theo quy định tại Khoản 5 Điều 17 của Quy
chế làm việc của Thanh tra thành phố ban hành kèm theo Quyết định số 17/QĐNguyễn Thị Kim Chi
1D

11

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TTTP ngày 29/01/2010).
3. Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
4. Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho Thanh
tra viên, chuyên viên trong Phòng.
- Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Chánh Thanh tra phụ trách. Khi có yêu cầu
của Phó chánh Thanh tra phụ trách thì báo cáo trực tiếp cho Chánh thanh tra.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Chánh Thanh tra phụ trách.

3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành
phố và cơ quan khác.
 Mô tả công việc cho vị trí Phó Trưởng phòng.
Gồm: Ông Vũ Văn Kèo
Bà Nguyễn Thị Phán
Bà Đỗ Thị Lan Hương
- Chức danh:Phó Trưởng Phòng Nội vụ.
- Vị trí chức trách: Phó Trưởng phòng là lãnh đạo phòng, giúp Trưởng
phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Trưởng phòng.
- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng giao, các
Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Phó Chánh Thanh tra
phụ trách và trước pháp luật về những quyết định của mình.
- Nhiệm vụ: Các Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng thực hiện công
tác Văn phòng theo Nghị định số 55/2011/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm 2011
của Chính phủ, Thông tư Liên tịch số 475/TT-TTCP-BNV ngày 13 tháng 3 năm
2009 của Thanh tra Chính phủ và Bộ Nội vụ và các nhiệm vụ khác do Trưởng
phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Giúp Trưởng phòng quản lý điều hành chuyên viên, Thanh tra viên do
mình phụ trách theo phân công của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước
pháp luật và Trưởng phòng về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
2. Trực tiếp phân công Thanh tra viên, chuyên viên thực hiện nhiệm vụ
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

12

Lớp ĐH QTVP

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo lĩnh vực công tác được Trưởng phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm
tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Trưởng
phòng chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức để nâng
cao kiến thức, năng lực kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.
3. Trực tiếp thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật cho các
sở-ngành, quận-huyện, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ chủ chốt, thanh tra viên,
chuyên viên Thanh tra thành phố theo phân công của Trưởng phòng hoặc Phó
Chánh Thanh tra phụ trách.
4. Đề xuất Thanh tra viên, chuyên viên thuộc Tổ (bộ phận) do mình quản
lý tham gia các Đoàn thanh tra, kiểm tra theo chương trình kế hoạch được duyệt
hoặc theo chỉ đạo đột xuất của Ủy ban nhân dân thành phố; theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra hoạt động của các Đoàn thanh, kiểm tra bảo đảm thực hiện đúng kế
hoạch, tiến độ, có chất lượng, hiệu quả.
5. Khi được Phó Chánh Thanh tra phụ trách phân công làm Trưởng (hoặc
Phó) Đoàn Thanh tra, có nhiệm vụ trực tiếp phân công cán bộ, thanh tra viên
trong Đoàn Thanh tra; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng Đoàn thanh
tra được quy định tại Điều 46 Luật Thanh tra và chịu trách nhiệm trực tiếp về
kết quả thanh tra và hoạt động của Đoàn thanh tra (nếu là Trưởng đoàn); thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn của thành viên Đoàn thanh tra được quy định tại Điều
47 Luật Thanh tra và chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả thanh tra và hoạt
động của Đoàn thanh tra trong phạm vi nhiệm vụ được phân công (nếu là Phó
Trưởng đoàn).
6. Phối hợp với Văn phòng và các Phòng khác để xử lý những vấn đề có
liên quan đến những công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Trưởng phòng
giao.
7. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên

thuộc Phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
8.. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
9. Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong
công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan. Tham gia ý kiến
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

13

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất
phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công
tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công chức Phòng Nội vụ.
- Quyền hạn:
1. Được thay mặt Trưởng phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Phòng
khi được Trưởng phòng giao.
2. Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng; khi có yêu cầu của Trưởng
phòng thì báo cáo trực tiếp cho Phó Chánh thanh tra phụ trách.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Trưởng phòng.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành
phố và cơ quan khác.

 Mô tả công việc cho vị trí chuyên viên Phòng Nội vụ.( 7 chuyên viên)
1.Đặng Quang Anh: Chuyên viên phụ trách công tác tổ chức; biên chế các
cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cán bộ, công chức, viên chức nhà
nước; cán bộ, công chức xã, phường.
2.Trần Thùy Linh: Chuyên viên phụ trách công tác CCHC, xây dựng
chính quyền.
3.Nguyễn Văn Đức: Chuyên viên phụ trách công tác quản lý nhà nước về
tôn giáo.
4.Nguyễn Ngọc Mai: chuyên viên phụ trách công tác thi đua-khen thưởng.
5.Lê Thị Thảo: Chuyên viên phụ trách công tác quản lý nhà nước về Hội,
tổ chức phi chính phủ.
6.Trần Xuân Trường: Chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ.
7.Tống Thanh Tâm: Chuyên viên tổng hợp chung.
- Chức danh: Chuyên viên Phòng Nội vụ.
- Vị trí chức trách: Chuyên viên là công chức chuyên môn nghiệp vụthực
hiện quyết định thanh tra và các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

14

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng, Phó Trưởng phòng. Chuyên viên được giao thanh tra các vụ việc có quy
mô và tính chất phức tạp trung bình hoặc thấp.

- Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, chuyên viên chịu
trách nhiệm trước Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách và trước pháp
luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được
giao, về hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục ban hành văn bản và quy trình giải
quyết công việc được phân công.
- Nhiệm vụ: thực hiện công tác Văn phòng và các nhiệm vụ khác do
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phụ trách giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
1. Chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân
công đảm nhiệm.
2. Tham gia xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác Văn phòng và
công tác khác thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
3. Thực hiện đúng quy trình trách nhiệm trong việc phân công, trình hồ sơ
của Phòng theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ(ban hành kèm
Quyết định số 81/QĐ-TTTP ngày 9/4/2010 của Chánh Thanh tra).
4. Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và
văn hóa công vụ trong cơ quan
5. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công
chức Phòng Nội vụ.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng
hoặc Phó Chánh Thanh tra phụ trách giao.
- Quyền hạn:
1. Đề xuất ý kiến với Phó Trưởng phòng, Trưởng phòng các vấn đề liên
quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
2. Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơ quan về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

15

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công
chức Phòng Nội vụ.
- Quan hệ công tác:
1. Báo cáo trực tiếp cho: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộ phận). Khi
có yêu cầu của Trưởng phòng thì báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng, Phó
Chánh thanh tra phụ trách.
2. Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Trưởng phòng phụ trách Tổ (bộ
phận) và Trưởng phòng.
3. Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành
phố và cơ quan khác.
2.2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của UBND Thành phố Bắc
Ninh.
2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của UBND Thành phố Bắc Ninh.
Các văn bản bao gồm:
- Quy chế về công tác văn thư lưu trữ của UBND Thành phố Bắc
Ninh( Ban hành kèm theo Quyết định số: 43/2011/QĐ – UBND ngày 20 tháng 4
năm 2011 của UBND Thành phố Bắc Ninh)
- Quyết định số 2016/QĐ-UBND ngày 16 tháng 5 năm 2011 về việc ban
hành quy định quản lí văn bản của UBND Thành phố Bắc Ninh

- Việc tổ chức quản lí công tác lưu trữ của UBND Thành phố Bắc
Ninhthể hiện trong việc áp dụng thực hiện triển khai các văn bản quy phạm pháp
luật về văn thư, lưu trữ: Luật lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày
03/6/2011 của Bộ Nội vụ về việc Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- UBND Thành phố Bắc Ninh ban hành Bảng Quy định thời hạn bảo quản
tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND Thành phố theo Thông tư số
13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ;
- Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại văn phòng HĐND –
UBND sớm triển khai thực hiện; Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo
công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2011;
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

16

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- UBND Thành phố Bắc Ninh ban hành quy định về khai thác, sử dụng tài
liệu tại kho lưu trữ thuộc văn phòng HĐND – UBND Thành phố;
- Quyết định số1683/2009/QĐ-UBND ngày 29/9/2009 của UBND Thành
phố Bắc Ninh ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ
sơ và trả kết quả theo cơ chế “một cửa liên thông” thuộc Văn phòng HĐND UBND thành phố Bắc Ninh.
- Báo cáo số 78/BC-UBND ngày 21/9/2010 của UBND Thành phố Bắc
Ninh Về việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của Thành phố Bắc Ninh

Ngoài ra còn có các loại : nội quy sử dụng phòng đọc của UBND Thành
phố; Các quy định về khai thác sử dụng tài liệu; Quyết định ban hành về quy
trình trình kí; Quy định ban hành danh mục hồ sơ; Quy định về nguồn, thành
phần…
2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND Thành phố Bắc Ninh.
Theo quy đinh của Nhà nước thì có 2 loại văn thư: văn thư tập trung và
văn thư phân tán. Văn thư UBND Thành phố Bắc Ninh được tổ chức theo mô
hình Văn thư tập trung. Tất cả các văn bản đi – đến của cơ quan, các công việc
tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến;
đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ
quan và các đơn vị trực thuộc đều phải qua bộ phận văn thư để quản lí tập trung
thống nhất. Bộ phận văn thư có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động hành
chính ( Hành chính, Văn thư) nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo,
điều hành tập trung thống nhất của UBND Thành phố, Chủ tich UBND Thành
phố. Trong báo cáo của Văn phòng UBND Thành phố năm 2008 bộ phân văn
thư cơ quan đã nhận được 5035 công văn đến và chuyển trên 2132 công văn đi,
ngoài ra còn thực hiện sao y hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác.
Mô hình tổ chức văn thư tập trung có ưu điểm là công việc tổ chức bộ
máy gọn nhẹ, tiết kiệm thời gian, việc xử lý và cung cấp thông tin kịp thời,
nhanh nhạy, đảm bảo độ chính xác cao.
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Thành phố
Bắc Ninh.
Nguyễn Thị Kim Chi
1D

17

Lớp ĐH QTVP

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của UBND Thành phố Bắc Ninh.
• UBND Thành phố Bắc Ninh được phép ban hành các hình thức văn bản
quản lí như sau:
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

22
23
24
25
26
27
28
29
30

Tên loại văn bản
Nghị quyết
Quyết định
Chỉ thị
Quy chế
Quy định
Thông báo
Hướng dẫn
Chương trình
Kế hoạch
Phương án
Đề án
Dự án
Báo cáo
Biên bản
Tờ trình
Hợp đồng
Công văn
Bản ghi nhớ
Bản cam kết

Bản thỏa thuận
Giấy chứng nhận
Giấy ủy quyền
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy nghỉ phép
Giấy đi đường
Giấy biên nhận hồ sơ
Phiếu gửi
Phiếu chuyển
Thư công

1
2
3

Bản sao văn bản
Bản sao y bản chính
Bản trích sao
Bản sao lục

Nguyễn Thị Kim Chi
1D

18

Chữ viết tắt
NQ
QĐ
CT

QC
QyĐ
TB
HD
CTr
KH
PA
ĐA
DA
BC
BB
TTr
HĐ
GN
CK
TTh
CN
UQ
GM
GT
NP
ĐĐ
BN
PG
PC

SY
TS
SL
Lớp ĐH QTVP

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Một số văn bản do UBND Thành phố Bắc Ninh ban hành( Xem phụ lục 03 )
STT

Số, kí hiệu văn

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

bản
01

Ngày, tháng
ban hành văn

976/QĐ-UBND Quyết định về việc kiện toàn tổ công tác

bản
13/5/2015

khảo sát giá đất trên địa bàn Thành phố Bắc
02

38/QĐ-BTC

Ninh

Quyết định về việc thành lập Ban giám khảo

12/5/2015

cuộc thi viết “ Tìm hiểu Hiến pháp nước
03

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”
856/UBND-NV Công văn về việc tổ chức lễ Phật đản và An

04

368/UBND-KT

cư Kiết hạ - PL 2559 – DL 2015
Công văn về việc đẩy nhanh tiến độ gieo cấy

27/02/2015

540/UBND-

lúa xuân 2015
Công văn về việc thẩm tra thiết kế bản vẽ thi

27/3/2015

QLĐT

công và dự toán công trình xây dựng đối với

05

7/5/2015

các công trình từ cấp III trở lên trên địa bàn
06

53/KH-UBND

TP Bắc Ninh
Kế hoạch tổ chức cuộc thi viết “ Tìm hiểu

7/5/2015

Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
07

11/KH-UBND

Việt Nam”
Kế hoạch triển khai thực hiện các thủ tục

02/9/2014

hành chính theo danh mục của Bộ thủ tục
hành chính đã được công bố tại bộ phân tiếp
nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một
08
09

57/KH-UBND

cửa liên thông hiện đại
Kế hoạch phát động các phong trào thi đua

11/5/2015

888/KL-UBND

yêu nước năm 2015
Công văn về việc thực hiện các giải pháp

12/5/2014

tiêu thoát nước, chống ngập úng trong mùa
mưa bão năm 2015 trên địa bàn thành phố

Nguyễn Thị Kim Chi
1D

19

Lớp ĐH QTVP


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND

Thành phố Bắc Ninh.
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn luôn được các cơ quan nói chung cũng như
UBND Thành phố Bắc Ninh nói riêng rất chú trọng.Tại UBND Thành phố Bắc
Ninh, công tác soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành đúng quy trình
thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành đúng đảm bảo theo quy
định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công việc một
cách nhanh chóng, đúng theo quy định của Nhà nước.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là những yếu tố thông tin cần thiết
thể hiện ở một văn bản theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế tại UBND Thành phố Bắc Ninh thì thể thức văn bản được
trình bày theo đúng quy định thể hiện ở :
a. Quốc hiệu được trình bày ở phía trên cùng của văn bản. Quốc hiệu
được trình bày tại ô số 1, chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, bên
phải. Dòng “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được in
bằng chữ in hoa, phông chữ VnTimeH đậm, cỡ chữ 13 nét đậm, dòng “Độc lập
– Tự do – Hạnhphúc” được trình bày bằn chữ in thường , kiểu chữ đứng đậm
có gạch chân, được đặt cạnh giữa dưới dòng thứ nhất, chữ cái đầu của các cụm
từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Hai dòng chữ được trình bày cách nhau dòng đơn. Cụ thể:
“ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Ví dụ:
Nguyễn Thị Kim Chi

1D

ỦY BAN NHÂN DÂN
20

Lớp ĐH QTVP