Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại HỘI NÔNG dân TỈNH CAO BẰNG

Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
Phần III : PHỤ LỤC..........................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I .................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN ................3
TỈNH CAO BẰNG..............................................................................................3
1.Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng...............................3
1.1.Tình hình kinh tế.....................................................................................3
1.2.Tình hình văn hóa- xã hội........................................................................3
2.Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng...........4
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân
tỉnh Cao Bằng................................................................................................7
4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng.......................................................9
4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng......................................................9
4.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng..........................9
4.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng...........................................................11
5. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức:..................17
5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan. ..........................................................................................17
5.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...................................................17
5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.......................18
5.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan....18
5.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ
chức.............................................................................................................18

5.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Hội
Nông dân Tỉnh Cao Bằng............................................................................23
5.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản...........................24
5.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến (phụ lục
03,04)...........................................................................................................24
5.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan ..................................25
5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức...............................28
6. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan.............................................................................................................30
6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng. .30
6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng - Đề xuất mô hình mới tối ưu......................................32
6.3.Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng của cơ quan........................................................32
Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

7. Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề..................................................34
8. Đánh giá, nhận xét chung:.......................................................................35
Phần II................................................................................................................36
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................36
1. Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng......................................36
1.1 Ưu điểm: ...............................................................................................36

1.2 Nhược điểm:..........................................................................................37
2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.............................................................................................................37
3. Kết luận: về quá trình thực tế.................................................................38
3.1 Thuận lợi:..............................................................................................38
3.2 Khó khăn:..............................................................................................39
3.3 Những kinh nghiệm tích lũy được:........................................................39
KẾT LUẬN........................................................................................................40
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................41
Phần III : PHỤ LỤC...........................................................................................1
Phần III : PHỤ LỤC

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa
có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản
lí tại các cơ quan còn rất thiếu.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của xã hội và đáp ứng của Nhà trường, năm
2012, Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ra Quyết định số 608/QĐ-BNV ngày 26/7/2012 cho
phép Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo bậc đại học chính quy khóa 20122016 nghành Quản trị văn phòng.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói
riêng: Lấy lý luận làm điểm tựa cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ
thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho
tàng lý luận.
Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện
kế hoạch kiến tập ngành Quản trị văn phòng khóa 1 tại các cơ quan, đơn vị, tổ
chức. Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan,
vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học ở trường vào công việc thực tế
tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn
luyện phẩm chất đạo đức của một người quản trị viên, là cơ hội để sinh viên đúc
kết những kinh nghiệm cho quá trình thực tập và công việc sau này.
Với thời gian thực tế là hơn 04 tuần ( bắt đầu từ ngày 20/4/2015 đến hết
ngày 25/5/2015). Trong thời gian kiến tập tuy ngắn nhưng được sự giúp đỡ của
Giáo viên Hướng dẫn và Cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý
thuyết được trang bị vào công tác tại cơ quan. Em bước đầu đã thực hành các
công tác văn phòng và những việc đơn giản như soạn thảo, in ấn, sắp xếp tài
liệu…Qua đó em đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết
của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan
trọng của công tác văn phòng.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

1

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Qua đây cho em gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Bạch – Chánh văn
phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. Cô Bạch đã giúp đỡ em rất nhiệt tình trong
thời gian em về kiến tập tại văn phòng Hội. Ngoài ra cho em cảm ơn tới các
chuyên viên hiện đang công tác tại nơi kiến tập đã cùng em làm việc và hướng
dẫn em về các nghiệp vụ chuyên môn.Và bài báo cáo này không hoàn thành tốt
nếu không có sự giúp đỡ của cô Lâm Thu Hằng Phó trưởng Bộ môn Quản trị
văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho
em trong thời gian qua để em có thể hoàn thành tốt được quá trình thực tế này.
Vì đây là lần đầu tiên em tập làm một nhân viên văn phòng nên còn nhiều bỡ
ngỡ và thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức còn hạn chế nên trong khuôn khổ của
bài báo cáo này không tránh khỏi những hạn chế, sai sót. Em rất mong nhận
được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các cô chú, anh chị trong văn phòng Hội
Nông dân tỉnh Cao Bằng và các thầy cô giáo trong trường Đại Học Nội vụ Hà
Nội để bài báo cáo kiến tập của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.

Cao Bằng, ngày 02 tháng 6 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Huệ

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

2

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN
TỈNH CAO BẰNG
1. Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng.
Cao Bằng là tỉnh nằm ở phía Đông Bắc Việt Nam. Hai mặt Bắc và Đông
Bắc giáp với tỉnh Quảng Tây (Trung Quốc), với đường biên giới dài
333.403 km. Phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang và Hà Giang. Phía nam giáp tỉnh
Bắc Kạn và Lạng Sơn. Theo chiều Bắc- Nam là 80 km, từ 23°07'12" - 22°21'21"
vĩ bắc (tính từ xã Trọng Con huyện Thạch An đến xã Đức Hạnh, huyện Bảo
Lâm). Theo chiều đông- tây là 170 km, từ 105°16'15" - 106°50'25" kinh đông
(tính từ xã Quảng Lâm, huyện Bảo Lâm đến xã Lý Quốc, huyện Hạ Lang).
Tỉnh Cao Bằng có diện tích đất tự nhiên 6.690,72 km², là cao nguyên đá
vôi xen lẫn núi đất, có độ cao trung bình trên 200 m, vùng sát biên có độ cao từ
600- 1.300 m so với mặt nước biển. Núi non trùng điệp. Rừng núi chiếm hơn
90% diện tích toàn tỉnh. Từ đó hình thành nên 3 vùng rõ rệt: Miền đông có nhiều
núi đá, miền tây núi đất xen núi đá, miền tây nam phần lớn là núi đất có nhiều
rừng rậm.
1.1.

Tình hình kinh tế

Trong năm 2014, một chỉ tiêu KT-XH chủ yếu của Cao Bằng đạt khá. Theo
đó, GRDP(tính theo phương pháp mới) ước tăng 5,8%, trong đó: Nông, lâm,
ngư nghiệp 3,1%; công nghiệp-xây dựng 6,1%, dịch vụ 6,9%. Tổng sản lượng
lương thực có hạt ước đạt 250.000 tấn; giá trị sản xuất nông nghiệp đạt trên 34
triệu đồng/ha. Tổng thu ngân sách ước đạt 1.127 tỷ đồng, đạt 102,4%.
1.2.

Tình hình văn hóa- xã hội

Cao Bằng là vùng đất có truyền thống cách mạng lâu đời, là nơi cội nguồn
của cách mạng Việt Nam. Tiêu biểu như khu di tích lịch sử cách mạng Pác Bó,
thuộc xã Trường Hà huyện Hà Quảng. Nơi đây chủ tịch Hồ Chí Minh đã dặt
chân về nước, sống và làm việc, lãnh đạo cách mạng Việt Nam giành độc lập
cho dân tộc từ năm 1941 đến 1945.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

3

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Khu di tích Kim Đồng được xây dựng gồm có mộ anh Kim Đồng và tượng
đài khang trang tại chân rặng núi đá cao đồ sộ, Khu di tích lịch sử Trần Hưng
Đạo, Thành Bản phủ nhà Mạc ở Cao Bằng.
Cao Bằng có hơn 95 % dân số là người dân tộc thiểu số, trong đó có 8 dân
tộc chủ yếu: Tày - Nùng - Mông - Dao - Kinh - Lô lô - Sán chỉ - Hoa... Mỗi dân
tộc có lịch sử phát triển riêng, có những hoạt động văn hoá đặc thù, những
phong tục tập quán riêng biệt tạo nên bức tranh phong phú về văn hoá dân tộc.
Các lễ hội dân gian truyền thống của Cao Bằng chủ yếu ở quy mô ở cấp
làng, xã và mang đậm nét văn hoá dân tộc được lưu giữ. Tiêu biểu như Lễ hội
Lồng tồng, Hội chợ xuân, Lễ hội Pháo hoa, lễ hội Nàng hai …. Ngoài những lễ

hội vốn đã tồn tại từ lâu đời ở các địa phương, một số lễ hội được khôi phục
trong những năm gần đây đã góp phần bảo tồn bản sắc văn hoá lễ hội trên nền
tảng truyền thống văn hoá dân tộc, như: Hội thi bò đẹp, Hội chọi bò (Bảo Lâm,
Hà Quảng), Lễ hội văn hoá thị trấn Tà Lùng (Phục Hoà), lễ hội du lịch vùng
biên giới (Trùng Khánh)... Các lễ hội được tổ chức theo nghi lễ truyền thống và
khôi phục được dần các trò chơi dân gian như tung còn, đánh yến, bắn nỏ, đẩy
gậy, kết hợp cùng các hoạt động văn hoá, thể thao như bóng đá, bóng chuyền,
cầu lông, văn nghệ quần chúng… đồng thời loại trừ các hiện tượng tiêu cực như
đánh bạc, mê tín dị doan...
Lễ hội còn là môi trường bảo tồn nghệ thuật truyền thống, thông qua đó
những giá trị văn hoá truyền thống, các làn điệu dân ca của các dân tộc như hát
Then, Sli lượn, Phong slư, Dá hai, Hà lều… được giữ gìn, phát triển.
Có thể nói, việc bảo tồn, duy trì phát triển những giá tích cực của lễ hội
cũng chính là cơ sở nền tảng, góp phần phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội của
mỗi địa phương.
2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng
Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng có trụ sở tại số 051, Phố hồng Việt, Phường
hợp Giang, Thành phố Cao Bằng.
Nông dân ta giàu lòng yêu nước và nhiệt tình cách mạng, chịu đựng gian khổ,
hy sinh, lao động cần cù, sáng tạo, là đội quân chủ lực trong lịch sử đấu tranh lâu dài
Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

4

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

dựng nước và giữ nước. Các thế hệ nông dân đã kiên trì khắc phục thiên tai, giữ vững
và phát triển sản xuất, đảm bảo cuộc sống của cả cộng đồng dân tộc; đồng thời đấu
tranh kiên cường chống áp bức, bóc lột của thực dân, phong kiến để giành độc lập, tự
do, xây dựng bảo vệ Tổ quốc và giải phóng bản thân mình. Cùng với phong trào cả
nước, tại tỉnh Cao Bằng từ những năm 1924 - 1927 “ Hội đánh tây” xuất hiện ở các
châu, phủ: Hoà An, Hà Quảng do đồng chí Hoàng Đình Giong tổ chức nhằm tăng
cường lực lượng và sức mạnh của cách mạng. Đứng trước tình hình như vậy cần phải
có tổ chức Hội để lãnh đạo phong trào nông dân cả nước và tiếp thu đường lối cách
mạng thông qua tổ chức Việt Nam thanh niên cách mạng đồng chí Hội, tiếp tục thúc
đẩy phong trào cách mạng phát triển.
Thực hiện chủ trương của Đảng, Đảng bộ Cao Bằng đã tập hợp nông dân đấu
tranh cách mạng chống xâm lược. Năm 1933 Nông hội đỏ xuất hiện ở huyện Hoà An
sau đó lan sang các huyện Hà Quảng, Nguyên Bình.
Từ khi thành lập đến nay Hội nông dân tỉnh Cao Bằng đã trải qua các kì Đại Hội,
cụ thể là: Tỉnh Cao Bằng tổ chức Đại hội Hội liên hiệp nông dân tập thể lần thứ nhất
từ ngày 26 - 28/11/1984 tại KM 4 quốc lộ 3. Đại hội đã tiến hành kiểm điểm những
việc đã làm được, chỉ ra những hạn chế tồn tại trong thực hiện các nhiệm vụ của Hội
và ra Nghị quyết về nhiệm vụ công tác mới của Hội.
Tháng 8/1987 đại hội Hội Liên hiệp Nông dân tập thể tỉnh Cao Bằng lần thứ II
được triệu tập, đại hội có 194 đại biểu đại diện cho hơn 40 vạn nông dân đến dự. Đại
hội đã tiến hành kiểm điểm đánh giá những mặt công tác làm tốt, những mặt còn tồn
tại của nhiệm kỳ trước; đề ra Nghị quyết về phương hướng nhiệm vụ cho những năm
1987 – 1990.
Trong 3 ngày từ ngày 22 - 24/12/1992, Đại hội đại biểu nông dân tỉnh Cao Bằng
lần thứ III được tổ chức tại Thị xã Cao Bằng, Đại hội đã kiểm điểm đánh giá lại các
mặt công tác đạt được và những hạn chế tồn tại trong nhiệm kỳ 1987 - 1992 đề ra
phương hướng, nhiệm vụ của Hội nông dân tỉnh Cao Bằng nhiệm kỳ 1992 – 1997.
Đại hội đại biểu lần thứ IV Hội nông dân tỉnh Cao Bằng được tiến hành từ ngày
21 - 23/5/1998- tại Thị xã Cao Bằng. Đại hội đã đánh giá các mặt công tác của Hội và

phong trào nông dân trong giai đoạn 1992 - 1997; đề ra phương hướng nhiệm vụ của
Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

5

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Hội trong nhiệm kỳ 1998 - 2003 với những nhiệm vụ: động viên các tầng lớp nông
dân ra sức thi đua lao động sản xuất, thực hành tiết kiệm, xoá đói giảm nghèo và làm
giàu chính đáng, xây dựng nông thôn mới thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá
nông nghiệp nông thôn. Xây dựng tổ chức Hội vững mạnh; đổi mới nội dung và
phương thức hoạt động, phát huy vai trò đại diện của giai cấp nông dân, tham gia xây
dựng Đảng, quản lý Nhà nước, quản lý xã hội
Đại hội đại biểu Hội nông dân tỉnh Cao Bằng lần thứ V được tổ chức từ ngày 27
- 29/5/2003 tại Thị xã Cao Bằng. Đại hội đã tiến hành kiểm điểm lại các nhiệm vụ của
Hội và các phong trào nông dân toàn tỉnh nhiệm kỳ 1998 - 2003; đề ra phương hướng
nhiệm vụ của Hội trong nhiệm kỳ 2003 – 2008.
Đại hội đại biểu Hội nông dân Tỉnh Cao Bằng lần thứ VI ( nhiệm kỳ 2008
-2013) tiến hành từ ngày 27 - 28/6/2008 đã thông qua chỉ tiêu phấn đấu: 100% cán
bộ Hội các cấp và 95% hội viên được học tập các Chỉ thị, Nghị quyết của Hội và các
chính sách có liên quan đến nông nghiệp, nông dân, nông thôn; Chú trọng nâng cao
chất lượng cán bộ, hội viên, phát triển hội viên mới. tỷ lệ hội viên đạt từ 95- 98% so
với số hộ nông dân; 70-75% cơ sở ( xã, phường, thị trấn); 60-70% Chi hội đạt khá và
vững mạnh; 100% cơ sở có quỹ Hội từ 500.000,đ - 1.000.000,đ trở lên; 100% Chi
hội có quỹ từ 300.000,đ - 500.000,đ trở lên; 100% cơ sở Hội có báo nông thôn ngày

nay và bản tin nội bộ của Hội; Hàng năm có 80% số hộ nông dân đăng ký phấn đấu và
trên 60% số hộ đăng ký đạt danh hiệu sản xuất, kinh doanh giỏi các cấp; 80% số hộ
đăng ký thi đua và trên 65% số hộ đăng ký đạt tiêu chuẩn " Gia đình văn hoá"; 100% cán
bộ chủ chốt các cấp Hội được bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng công tác Hội; Chủ động và
phối hợp với các ngành chức năng tổ chức đào tạo, dạy nghề cho 5.000 cán bộ, hội viên
nông dân trở lên/ nhiệm kỳ; Chủ động phối hợp với các ngành, các cấp đẩy mạnh xây
dựng Quỹ hỗ trợ nông dân, tạo nguồn lực hỗ trợ hội viên nông dân phát triển kinh tế; Hội
trực tiếp giúp đỡ, xoá nghèo cho 10.000 hộ hội viên nông dân.
Bên cạnh những thành tựu mà Hội nông dân các cấp đã đạt được trong những
năm qua, hiện nay chúng ta còn đang đứng trước những thách thức trong thời kỳ mới
sự chống phá của các thế lực thù địch đối với Đảng và nhân dân ta gây chia rẽ khối đại
đoàn kết dân tộc, Việc gia nhập tổ chức kinh tế thế giới (WTO) đã đưa chúng ta đến
Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

6

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

với những cơ hội hội nhập toàn cầu nhưng cũng không ít những khó khăn thách thức
mà hội viên và nông dân cần phải có nhiều cố gắng phấn đấu thực hiện tốt mới có thể
vượt qua được như: đẩy mạnh công tác tuyên truyền giáo dục chính trị tư tưởng, xây
dựng Hội ngày càng trong sạch vững mạnh, đầu quân vào Khoa học, công nghệ mới;
chúng ta phải làm tốt việc liên doanh, liên kết giữa các Nhà, đẩy nhanh chuyển dịch
cơ cấu kinh tế nông nghiệp theo hướng CNH - HĐH; Đầu tư công nghiệp hiện đại từ
sản xuất đến chế biến các sản phẩm để tạo ra các sản phẩm ngày càng tốt hơn, hoà

nhập được với thị trường trong từng vùng, trong nước và hội nhập khu vực, quốc tế..
Chúng ta cần phải xây dựng các thương hiệu, đặc biệt là sản xuất lớn để hỗ trợ nhau
về chế biến và tiêu thụ mới đủ sức cạnh tranh.
Có thể nói, thực hiện công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước do Đảng khởi
xướng và lãnh đạo. Giai cấp nông dân Việt Nam nói chung, trong tỉnh nói riêng đã và
đang tiếp tục phát huy tốt truyền thống yêu nước, năng động, sáng tạo trong lao động
đẩy mạnh các phong trào thi đua của nông dân, cùng với giai cấp công nhân, đội ngũ
trí thức tạo nên bước tiến thần kỳ của sản xuất nông nghiệp và đưa nước ta trở thành
một trong những nước đứng hàng đầu thế giới về xuất khẩu nông sản: Gạo, cao su, cà
phê, thuỷ sản. Bước vào thời kỳ CNH - HĐH nông nghiệp, nông thôn, Hội nông dân
Việt Nam luôn xứng đáng là lực lượng trung tâm, nòng cốt cho phong trào nông dân
xây dựng nông thôn mới; nâng cao vai trò đại diện cho giai cấp nông dân tham gia xây
dựng Đảng, chính quyền trong sạch, vững mạnh vì mục tiêu "dân giàu, nước mạnh, xã
hội công bằng, dân chủ, văn minh".
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội Nông
dân tỉnh Cao Bằng.
Hội Nông dân Việt Nam có hệ thống tổ chức bộ máy độc lập, hoàn chỉnh
gồm 4 cấp từ Trung ương -> Tỉnh -> huyện-> cơ sở theo đơn vị hành chính Nhà
nước, Hệ thống tổ chức của Hội có ở 64 tỉnh, thành phố, 636 huyện, thị xã,
10.223 xã, phường, thị trấn, 93.450 thôn ấp, bản, làng đều có Hội nông dân với
hơn 9 triệu hội viên, chiếm 70% so với số hộ nông nghiệp; Là thành viên của
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; nằm trong và có vị trí quan trọng trong hệ thống

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

7

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c

Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chính trị xã hội chủ nghĩa trong cơ chế Đảng lãnh đạo, nhân dân làm chủ, Nhà
nước quản lý; chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Hội nông dân Tỉnh Cao Bằng được cơ cấu tổ chức gồm cấp tỉnh, cấp huyện
(thành phố), cấp cơ sở, cấp Chi hội . Hội Nông dân tỉnh có trụ sở làm việc tại số
051, Phố Hồng Việt, Phường Hợp Giang, Thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.
* Chức năng của Hội Nông dân:
Một là: Tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ,
tích cực học tập nâng cao trình độ, năng lực về mọi mặt.
Hai là: Đại diện giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước và khối
đại đoàn kết toàn dân tộc.
Ba là: Chăm lo, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng, hợp pháp của nông dân; tổ
chức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ nông dân trong sản xuất, kinh doanh và đời
sống.
* Nhiệm vụ của Hội nông dân:
Một là: Tuyên truyền, giáo dục cho cán bộ, hội viên, nông dân hiểu biết đường
lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Nghị quyết, chỉ thị của
Hội; khơi dậy và phát huy truyền thống yêu nước, ý chí cách mạng, tinh thần tự
lực tự cường, lao động sáng tạo của nông dân trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện
đại hóa. Tổ chức học tập nâng cao trình độ nâng cao trình độ khoa học - kỹ thuật
và nghề nghiệp trong sản xuất, kinh doanh cho hội viên, nông dân; nghiệp vụ
công tác Hội cho cán bộ Hội.
Hai là: Vận động, tập hợp và làm nòng cốt tổ chức các phong trào nông dân phát
triển kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh, xây dựng nông thôn mới.
Ba là: Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của hội viên, nông dân. Trực tiếp thực
hiện và phối hợp thực hiện một số chương trình, đề án phát triển kinh tế, văn hóa, xã
hội ở nông thôn; hướng dẫn phát triển các hình thức kinh tế tập thể trong nông nghiệp,

nông thôn. Tổ chức các hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ, dạy nghề, khoa học công
nghệ giúp nông dân phát triển sản xuất, nâng cao đời sống, bảo vệ môi trường.
Bốn là: Đoàn kết, tập hợp đồng đảo nông dân vào tổ chức Hội, phát triển và nâng
cao chất lượng hội viên. Xây dựng tổ chức Hội vững mạnh về mọi mặt; đào tạo, bồi
Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

8

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

dưỡng cán bộ Hội đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá
đất nước.
Năm là: Tham gia xây dựng Đảng, chính quyền trong sạch, vững mạnh;Tham
gia giám sát và phản biện xã hội theo quy chế; tham gia xây dựng cơ chế, chính sách
phát triển nông nghiệp, nông dân, nông thôn. Kịp thời phản ánh tâm tư nguyện vọng
của nông dân với Đảng và Nhà nước; bảo vệ các quyền và lợi ích chính đáng, hợp
pháp của hội viên, nông dân. Thực hiện Quy chế dân chủ cơ sở, giữ gìn đoàn kết trong
nội bộ nông dân; góp phần xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân, giữ vững an ninh
chính trị, trật tự an toàn xã hội; chống quan liêu, tham nhũng, lãng phí và các tệ nạn xã
hội.
Sáu là: Mở rộng hoạt động đối ngoại theo quan điểm, đường lối của Đảng, tăng
cường hợp tác, trao đổi, học tập kinh nghiệm, tiến bộ khoa học kỹ thuật, quảng bá
hàng hóa nông sản, văn hóa Việt Nam với tổ chức nông dân, tổ chức quốc tế, các tổ
chức chính phủ, phi chính phủ trong khu vực và trên thế giới.
*Cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có:

- Cấp tỉnh: Chia thành 02 bộ phận
+ Bộ phận Thường trực: có 01 Chủ tịch và 03 Phó Chủ tịch.
+ Các phòng, ban chuyên môn gồm có: Ban Tổ chức – Kiểm tra; Ban
Tuyên huấn; Ban Kinh tế - xã hội; Văn phòng; Trung tâm dạy nghề và hỗ trợ nông
dân.
- Cấp huyện: gồm có 13 huyện, thành phố
- Cấp cơ sở: 199 xã, phường, thị trấn
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng
(Phụ lục 01 kèm theo)
4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng
4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
4.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Khái niệm: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan có nhiệm vụ thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng
Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

9

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của một cơ
quan, đơn vị.
* Chức năng Văn phòng:
- Tham mưu tổng hợp: Văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung

nhiều mặt và có tính chất tổng hợp giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn để
chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả. Đối với Văn phòng Hội Nông dân là
tham mưu, tổng hợp giúp Ban Thường vụ, Ban Chấp hành... trong việc lãnh đạo,
chỉ đạo phong trào nông dân và tổ chức Hội.
- Tổ chức công tác hậu cần: Bảo đảm các điều kiện vật chất như nhà cửa,
phương tiện, trang thiết bị, tài chính... cho hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, nhân
viên cơ quan.
* Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6
tháng, năm của cơ quan.
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức thông tin; cung cấp thông tin cho lãnh
đạo thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông
tin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm
kiểm tra về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
- Biên tập, quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu, đề
xuất xử lý các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghị của cấp dưới để
trình lãnh đạo xem xét, giải quyết.
- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, giúp lãnh đạo theo dõi quá trình giải
quyết công việc trong cơ quan.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất và phương tiện làm việc; lập kế hoạch và
quản lý tài chính các phương tiện, tài sản của cơ quan.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

10

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c

Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế: Bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan; Tổ
chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một cách khoa học, văn minh.
* Cơ cấu tổ chức của văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có 01
chánh văn phòng, 01 Phó Chánh văn phòng, 02 kế toán, 02 lái xe, 01 văn thư –
lưu trữ kiêm thủ quỹ, 02 nhân viên hợp đồng.
Chế độ làm việc của Văn phòng Hội - Theo chế độ thủ trưởng kết hợp với
chế độ tập thể lãnh đạo trên 1 số công tác quan trọng.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng (phụ lục 02)
4.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng.
Trong thời điểm hiện tại, Văn phòng Hội Nông dân tỉnh phân công nhiệm
vụ cụ thể như sau:
STT
1

Họ và tên
Chức vụ
NguyễnThị Bạch Chánh văn
phòng

Nhiệm vụ được phân công
- Chịu trách nhiệm trước Ban
chấp hành, Ban Thường vụ Hội

Nông dân tỉnh tham mưu giúp lãnh
đạo điều hành mọi hoạt động công
tác của cơ quan Hội Nông dân tỉnh.
Đáp ứng nhu cầu vật chất cần thiết
cho hoạt động của Ban chấp hành,
Ban Thường vụ, Thường trực và các
ban chuyên môn.
- Tổng hợp xử lý thông tin,
phản ảnh kịp thời cho lãnh đạo cơ
quan; báo cáo định kỳ, xây dựng kế
hoạch công tác của cơ quan hàng
tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm;
Lập hồ sơ các cuộc họp Ban chấp
hành, Ban Thường vụ.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

11

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Thực hiện công tác đối nội,
đối ngoại của cơ quan khi được
Thường trực phân công.
- Trực tiếp điều hành công việc

Văn phòng, chịu trách nhiệm trước
Thủ trưởng cơ quan về các hoạt
động của công tác Văn phòng.
- Học lớp cao cấp lý luận chính
trị - hành chính tại Trường chính trị
Hoàng Đình Giong (theo lịch học
của trường)
2 Bế Chí Quang

Chuyên viên
văn phòng

Phụ trách công tác quản trị
hành chính, giúp lãnh đạo giải quyết
các công việc hàng ngày của cơ quan
Hội Nông dân tỉnh.
- Giúp Chánh Văn phòng tổng
hợp số liệu, xây dựng dự thảo báo
cáo công tác Hội và phong trào nông
dân hàng tháng, quý.
- Chuẩn bị các điều kiện cần
thiết phục vụ các cuộc họp Ban chấp
hành, Ban thường vụ, Thường trực
cơ quan.
- Phối hợp với tổ chức Công
đoàn, Ban chuyên môn chăm lo đời
sống và lợi ích chính đáng của cán
bộ cơ quan.
- Quản lý cơ sở vật chất, trang
thiết bị phục vụ công tác của cơ

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

12

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

quan.
- Trực tiếp điều hành công việc
của Văn phòng khi Chánh văn phòng
đi vắng và được uỷ quyền.
3 LýThị Viên

Kế toán

- Phối hợp với Ban Tổ chức kiểm tra lập kế hoạch lao động tiền
lương cho CNVC cơ quan theo định
kỳ. Kịp thời giải quyết các chế độ
chính sách đối với cán bộ công chức
cơ quan.
- Thường xuyên liên hệ với Tài
chính xây dựng kế hoạch, lập dự
toán thanh toán, quyết toán khóa sổ
về các khoản thu, chi tài chính của
cơ quan theo đúng quy định của cơ

quan Tài chính và Luật ngân sách
hiện hành.
- Có trách nhiệm phối hợp
hướng dẫn các phòng, ban chuyên
môn, cán bộ công chức cơ quan
chấp hành tốt Luật ngân sách hiện
hành.
- Tổng hợp báo cáo Thường
trực, lãnh đạo Văn phòng về kế hoạch
thu, chi kinh phí hàng tháng phục vụ
cho công tác quản lý, điều hành của
Thường trực cơ quan.
- Thành viên Ban quản lý giám
sát xây dựng Trung tâm dạy nghề và

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

13

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

hỗ trợ nông dân- Hội Nông dân tỉnh.
4 HoàngDiệu Linh

Kế toán

- Phụ trách kế toán Quỹ hỗ trợ
nông dân và một số chương trình, dự
án khác.
- Thường xuyên liên hệ với Tài
chính xây dựng kế hoạch, lập dự
toán thanh toán, quyết toán khóa sổ
về các khoản thu, chi tài chính của
cơ quan theo đúng quy định của cơ
quan Tài chính và Luật ngân sách
hiện hành.
- Thực hiện một số công việc
liên quan đến công tác văn phòng
khi được phân công.

5 NôngThị Nga

Văn thư
–

lưu

- Thực hiện công việc sắp xếp,

trữ bố trí phân phối chuyển giao và quản

kiêm thủ quỹ

lý các loại văn bản đi và đến của cơ
quan, thực hiện nghiêm chỉnh quy

chế bảo mật của công tác văn thư lưu
trữ.
- Quản lý, sử dụng con dấu
đúng quy định
- Tham mưu thực hiện công tác
lưu trữ của cơ quan.
- Quản lý tài sản tiền mặt,
chứng từ theo nguyên tắc của tài vụ.

6 Lưu Thế Quân

Lái xe

- Quản lý xe 11A 00060.
-Có trách nhiệm nhiệm lái xe

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

14

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

phục vụ lãnh đạo đi công tác tuyệt
đối an toàn.
- Giữ gìn, quản lý tốt phương

tiện, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ khi
lãnh đạo giao.
- Đảm bảo đầy đủ các thủ tục,
giấy tờ của xe theo quy định của Cục
đường bộ Việt Nam, chấp hành
nghiêm chỉnh Luật giao thông đường
bộ.
- Chủ động đề xuất với lãnh đạo
Văn phòng về tình trạng và chất
lượng phương tiện theo từng thời
gian để sửa chữa khắc phục kịp thời;
chủ động sữa chữa những hỏng hóc
nhỏ có thể tự khắc phục được.
- Thực hiện một số công việc
khác khi được Thường trực và lãnh
đạo Văn phòng phân công.
7 Hà Hoàng Hiến

Lái xe

- Quản lý xe 11B - 0493.
- Có trách nhiệm lái xe phục vụ
lãnh đạo đi công tác tuyệt đối an
toàn.
- Giữ gìn, quản lý tốt phương tiện,
thực hiện tốt mọi nhiệm vụ khi lãnh
đạo giao.
- Đảm bảo đầy đủ các thủ tục,
giấy tờ của xe theo quy định của Cục
đường bộ Việt Nam, chấp hành

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

15

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

nghiêm chỉnh Luật giao thông đường
bộ.
- Chủ động đề xuất với lãnh đạo
Văn phòng về tình trạng và chất
lượng phương tiện theo từng thời
gian để sửa chữa khắc phục kịp thời;
chủ động sữa chữa những hỏng hóc
nhỏ có thể tự khắc phục được.
- Thực hiện một số công việc
khác khi được Thường trực và lãnh
đạo Văn phòng phân công.
8 LýThịThùyGiang

Nhân

Có trách nhiệm làm tốt việc vệ

viên tạp vụ sinh 4 phòng Thường trực, phòng

(hợp đồng)

Chánh Văn phòng, phòng họp cơ quan,
phòng vệ sinh các tầng trong cơ quan
Hội Nông dân tỉnh. Chấp hành nội
quy, qui chế của cơ quan, kỷ luật lao
động, an toàn lao động và các thỏa
ước khác trong hợp đồng đã ký.

9 Nông Đức Hoạt

Nhân

Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành

viên Bảo vệ chính, những ngày nghỉ hàng tuần,
(hợp đồng)

ngày lễ, ngày tết; hoàn thành những
công việc đã cam kết trong hợp đồng
lao động. Chấp hành nội quy, qui
chế của cơ quan, kỷ luật lao động, an
toàn lao động và các thoả ước khác
trong hợp đồng đã ký.
Trên đây là kế hoạch phân công
nhiệm vụ của bộ phận Văn phòng,

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

16

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

yêu cầu từng đồng chí chủ động,
thực hiện nghiêm túc, đạt hiệu quả
cao. Trong quá trình thực hiện có gì
vướng mắc trao đổi, đề xuất với lãnh
đạo Văn phòng để báo cáo Thường
trực xem xét, giải quyết.

5. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức:
5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan.
Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo các
văn bản sau:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 4 năm
2004 về công tác văn thư
Quy định số 23-QĐ/HNDTW ngày 20/01/2011 của Hội Nông dân Việt
Nam về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân
Việt Nam trong các cấp Hội
Hướng dẫn số 48-HD/VPTW của Ban Chấp hành Trung ương ngày 11
tháng 3 năm 2015 về công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị xã hội
Nghị định số 58/NĐ-CP của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
5.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan. Trong cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng công tác văn
thư được tổ chức theo mô hình tập trung, phân công 01 cán bộ làm công tác
văn thư- lưu trữ kiêm thủ quỹ thực hiện các bước nghiệp vụ theo quy định của
công tác văn thư, như:
- Đánh máy, in văn bản - Trình ký
Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

17

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi (văn thư )
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư
- Nhận, vào sổ công văn đến (văn thư)
- Phân phối công văn đến thủ trưởng
- Chuyển giao công văn đến văn thư
- Theo dõi giải quyết công văn đến, theo dõi giải quyết về nội dung thủ
trưởng , theo dõi thời gian giải quyết( văn thư)
- Lập hồ sơ tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ
- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tất cả những người có hồ sơ
- Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, văn thư sử dụng con dấu đúng quy
định
5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

5.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan
Thực hiện theo Quy định số 23-QĐ/HNDTW ngày 20 tháng 01 năm 2011
của Ban chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam quy định về thể loại,
thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam.
Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng đã ban hành các văn bản:
*Văn bản Đại hội đại biểu Hội Nông dân tỉnh gồm có: Nghị quyết, quy
chế, lời kêu gọi, thông báo, biên bản, báo cáo (báo cáo của đoàn Chủ tịch, đoàn
Thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban Kiểm phiếu)
*Văn bản của Ban chấp hành Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng gồm có: Nghị
quyết, hướng dẫn, quyết định, thông báo, chỉ thị, quy hoạch, thông tri, kế hoạch,
đề án, tờ trình, kết lận, chương trinhg, quy chế, công văn, quy định, biên bản.
*Văn bản của Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng có: Quyết
định, kế hoạch, chỉ thị, kết luận, tờ trình, quy chế, quy định, chương trình, đề án,
báo cáo, thông báo.
5.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan,
tổ chức
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản
nhất định của cơ quan có thẩm quyền.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

18

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Qua khảo sát thực tế, em thấy thể thức văn bản của Hội Nông dân tỉnh
Cao Bằng thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn số 15 –
HD/VP của Ban chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam ngày 24 tháng
01 năm 2011 về thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam.
Tiêu đề “ HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM ” được trình bày ở góc bên
trái, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, đậm, cỡ chữ 15.
Tác giả văn bản được trình bày ở góc bên trái dưới tiêu đề được viết bằng chữ in
hoa, đứng đậm; dưới tên cơ quan ban hành văn bản có dấu (*) để phân cách với số và
ký hiệu.
HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM
BCH HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG
*
Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 của mỗi loại văn bản của
Hội Nông dân các cấp, các ban chuyên môn, đơn vị ban hành trong một nhiệm
kỳ. Nhiệm kỳ được tính từ ngày sau ngày bế mạc Đại hội đại biểu Hội Nông dân
lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội đại biểu Hội Nông dân lần kế tiếp. Số văn
bản viết bằng số Ả Rập (1,2,3..).
Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ
quan ban hành văn bản. Văn bản do Hội Nông dân tỉnh viết tắt là “T”, tên cơ
quan ban hành viết tắt là “HND”.
Số và kí hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản,
kiể chữ thường, cỡ chữ 14. Giữa tên cơ quan ban hành văn bản và số, kí hiệu
văn bản được phân cách bằng dấu(*).
“Số 22 – BC/HNDT”
Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,
phía phải, thấp hơn một dòng so với tiêu đề văn bản. Giữa địa điểm và ngày,
tháng, năm ban hành có dấu phẩy (,).
“Cao Bằng, ngày 07 tháng 5 năm 2014”
Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được trình bày chính giữa trang
giấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số ...ký hiệu văn bản bằng chữ in

hoa đứng và là chữ lớn nhất trong văn bản. Trích yếu nội dung văn bản là phần
Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

19

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

tóm tắt ngắn gọn, chính xác về chủ đề của nội dung văn bản được trình bày duới
tên loại bằng chữ in thường đậm, đứng.
KẾ HOẠCH
Tổ chức Ngày Sách Việt Nam của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng
Riêng Công văn, trích yếu nội dung được trình bày duới số và ký hiệu bằng chữ
in thường, nghiêng cỡ chữ 12.
Số … –CV/HNDT
V/v thực hiện Quy chế làm việc của
Cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng
Nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản,
được trình bày phía dưới phần tên loại và trích yếu nội dung. Kiểu chữ in
thường, cỡ chữ 14 -15.
Thể thức đề ký, chữ ký, và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải,
dưới phần nội dung văn bản.
Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ
quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng dấu của cơ quan ban
hành văn bản. Dấu được đóng đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo đúng quy định

của Bộ Công an.
Nơi nhận là tên cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận văn bản để thi
hành, để giải quyết, để theo dõi, để biết, vv.. và để lưu. Nơi nhận được trình bày
tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (văn bản có tên gọi), chữ in thường,
gạch chân, cỡ chữ 14. Tên cơ quan, đơn vị nhận văn bản trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 12.
Ví dụ: Công văn về việc tổng kết chương trình phối hợp hoạt động giữa Hội
Nông dân và BCH Quân sự giai đoạn 2010 – 2015.

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

20

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

21

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM
BCH HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG

Cao Bằng, ngày 18 tháng 3 năm 2015

*
Số 484 - CV/ HNDT
V/v báo cáo tổng kết chương trình phối hợp
hoạt động giữa Hội Nông dân và BCH
Quân sự
giai đoạn 2010 - 2015
Kính gửi: Ban Thường vụ Hội Nông dân các huyện, thành phố
Thực hiện…….,
Căn cứ………..,
Nội dung:
1………………,
2………………,
3………………,
Đề nghị các huyện, thành Hội nghiêm túc thực hiện./.
Nơi nhận:

T/M BAN THƯỜNG VỤ

- Như kính gửi (để thực hiện);

CHỦ TỊCH

- Lưu Ban TH + VT.

(đã ký)

Hoàng Thanh Bình

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

22

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c


Báo cáo kiến tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

5.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Hội
Nông dân Tỉnh Cao Bằng
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng
được thực hiện đúng theo Hướng dẫn số 48 – HD/VPTW văn phòng Ban chấp
hành Trung ương ngày 11 tháng 3 năm 2015 về công tác văn thư trong các cơ
quan của tổ chức chính trị - xã hội.
Một là: Xác định văn bản cần soạn thảo
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, người
đứng đầu cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo.
Hai là: Phân công soạn thảo văn bản
Tùy vào tính chất, nội dung văn bản cần ban hành, người đứng đầu cơ
quan phân công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản.
Cán bộ được phân công chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu cơ quan về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo
Ba là: Quy trình soạn thảo văn bản

Tùy thuộc vào nội dung, tính chất và mức độ quan trọng của văn bản cần
soạn thảo để xác định các bước trong quy trình soạn thảo văn bản.
-

Đối với văn bản mang tính chất chỉ đạo, hướng dẫn toàn hệ thống của
các tổ chức chính trị - xã hội, quy trình soạn thảo thường gồm các bước

sau đây:
+ Xác định kế hoạch soạn thảo văn bản, trong đó gồm: Mục đích, yêu
cầu, đối tượng, phạm vi áp dụng; tên gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến
độ hoàn thành văn bản
+ Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin liên quan đến văn bản soạn thảo
+ Soạn thảo văn bản và tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo
+ Chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản và trình duyệt dự thảo văn bản (kèm tài
liệu có liên quan).
- Đối với các loại văn bản hành chính thông thường, công văn trao đổi
sự vụ không cần thiết phải áp dụng quy trình soạn thảo trên.
Bốn là: Thể thức văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của mỗi tổ chức chính trị - xã hội
thực hiện theo quy định của người đứng đầu cơ quan Trung ương Hội.
Năm là: Đánh máy, nhân văn bản

Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ

23

Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c