Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Sở nội vụ tỉnh lạng sơn

LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam bước vào thời kỳ đổi mới; công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước
phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa, song kéo theo sự phát triển đó cũng
còn tồn tại nhiều thách thức đòi hỏi Việt Nam phải từng bước hiện đại hóa góp
phần làm cho đất nước ngày càng phát triển phồn thịnh, đáp ứng được nhu cầu
thực tế phát triển hiện nay.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội, ngành quản trị văn phòng ngày càng phát triển
góp phần nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước. Chính vì vậy, bất kỳ một cơ quan,
tổ chức nào đều không thể thiếu bộ máy văn phòng và là một trong những ngành
được xã hội biết tới và quan tâm.
Trong những năm gần đây ngành văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối
hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Cho nên
cũng có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng. Theo PGS.TS.Nguyễn Hữu Tri
“ Văn phòng là một bộ phận cấu thành giúp việc của một cơ quan và thực hiện
chức năng nhiệm vụ theo yêu cầu của nhà quản trị”. Còn theo một tác giả của
trường Đại học kiến trúc thì văn phòng là nơi thực hiện về công tác công văn giấy
tờ.
Cho dù có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng nhưng không ai có thể
phủ nhận công tác văn phòng góp phần quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ
một cơ quan nào. Đồng thời nó còn góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc.
Vì vậy trong những năm qua Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nhận thức
được tầm quan trọng của ngành văn phòng trong công cuộc xây dựng Đất nước nói
chung và các cơ quan, tổ chức nói riêng Nhà trường đã đào tạo chuyên ngành Quản
trị văn phòng với khẩu hiệu mà nhà trường đã đề ra: “Học thật, thi thật, ra đời
làm thật”. cùng với những kiến thức chuyên môn thầy cô đã truyền đạt những bài
học vô cùng quý giá, các thầy cô luôn đổi mới phuơng pháp giảng dạy, tự trau dồi
nâng cao trình độ chuyên môn để đào tạo ra những trò luôn nhiệt huyết, tận tâm
với ngành nghề mà bản thân đã lựa chọn.
1

Với phương châm “Học phải đi đôi với hành” Nhà trường đã tổ chức cho
sinh viên năm ba đi kiến tập tại các cơ quan, giúp sinh viên củng cố, bổ sung
những kiến thức đã học trên lớp, vận dụng những kiến thức lý thuyết vào thực tế
tại cơ quan. Bồi dưỡng cho sinh viên tôn trọng kỷ luật chủ động trong công việc,
sự thích ứng, năng lực độc lập, ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp để có thể
nhanh chóng trở thành những chủ nhân tương lai của đất nước, phục vụ đắc lực
cho công cuộc xây dựng đất nước phồn thịnh, văn minh, sánh tầm với năm châu.
Được sự tiếp nhận của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, bản thân em đã được trực tiếp
tiếp xúc với những công việc thực tế để áp dụng những kiến thức lý thuyết mà thầy
cô đã truyền thụ trên ghế nhà trường để bản thân có thể có nhiều cơ hội để trau dồi
kinh nghiệm phục vụ cho nghề nghiệp sau này.
Do thời gian kiến tập hơi ngắn cũng như bản thân đang là sinh viên lần đầu tiên
tiếp xúc với những công việc thực tế nên không thể tránh khỏi những sai sót trong
quá trình kiến tập. Em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp từ các thầy cô
và các anh chị trong Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn để bài báo cáo của em được hoàn
thiện hơn.

2


LỜI CẢM ƠN
Sau một gian kiến tập tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, bản thân em đã học hỏi và
trau dồi được những bài học thực tế vô cùng quý baú để bản thân có thể tự hoàn
thiện mình, tự tin khi hòa nhập với môi trường mới.
Lời cảm ơn đầu tiên em gửi tới Ban giám hiệu đã tổ chức cho chúng em đi kiến
tập tại các cơ quan, tổ chức để chúng em được tiếp xúc với những công việc thực
tế để vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học trên lớp với đúng phương châm
“Học đi đôi với hành”. Lời cảm ơn tiếp theo em xin được gửi tới quý các thầy cô
trong khoa Quản trị văn phòng đã nhiệt tình giảng dạy những bài học, những kiến

thức trong quá trình học tập. Đặc biệt là thầy trưởng khoa Nguyễn Mạnh Cường
và cô Lâm Thu Hằng là giảng viên đã hướng dẫn với những bỡ ngỡ của sinh viên
thầy, cô đã truyền cảm hứng, chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, những tình huống
trong cơ quan kiến tập sát chuyên ngành mà mình đang học để bản thân em có thể
thêm tinh thần, nghị lực và tự tin hơn.
Tiếp đó em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn, các anh chị cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng đặc biệt
là anh Chánh văn phòng-Vũ Đức Thiện, anh Lành Việt Trình và chị Lưu Thị
Minh Huế trong thời gian kiến tập với lòng nhiệt huyết với nghề và thái độ thân
thiện đã tận tình chỉ bảo, hết lòng truyền đạt những kinh nghiệm quý báu của
người đi trước để bản thân em có thể vững bước trên con đường sự nghiệp và sau
này em có thể hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Lời cuối cùng em xin kính chúc các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng và
các anh, chị trong văn phòng thuộc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn lời chúc sức khỏe và
lời cảm ơn chân thành nhất.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Lạng Sơn, ngày 15 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
3


Hoàng Thị Bích An
PHẦN MỘT
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA SỞ NỘI VỤ
TỈNH LẠNG SƠN
I. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh
Lạng Sơn
1. Vị trí, chức năng:
1.1 Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức
năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ
chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng;
công tác thanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo
quy định của pháp luật.
1.2. Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
1.3. Trụ sở làm việc của Sở Nội vụ tại số 04 đường Quang Trung, phường Chi
Lăng, thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn.
1.4. Tên giao dịch quốc tế: Home Affairs Department of Lang Son province.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh.
2.2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,

4


kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước được giao.
2.3 Về tổ chức bộ máy:
a) Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ
máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban
nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
b) Thẩm định văn bản của các cơ quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các Chi cục

và tương đương thuộc cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự nghiệp nhà
nước thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh để các cơ quan trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết
định theo quy định;
c) Thẩm định, trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định của pháp
luật;
d) Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng đề án thành lập, sáp nhập,
giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp
huyện theo quy định để Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết
định theo thẩm quyền;
đ) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Uỷ ban nhân dân
cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các phòng chuyên
môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
e) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướng dẫn,
theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp của tỉnh theo quy định của pháp luật.
2.4 Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a) Xây dựng và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kế hoạch biên chế của địa
phương để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định tổng biên chế sự nghiệp ở địa

5


phương và thông qua tổng biên chế hành chính của địa phương trước khi trình cấp
có thẩm quyền quyết định;
b) Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp nhà nước;
c) Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên môn thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị sự nghiệp của nhà

nước theo quy định của pháp luật.
2.5 Về tổ chức chính quyền:
a) Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương các
cấp trên địa bàn;
b) Tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp;
phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu
Quốc hội theo quy định của pháp luật; tổng hợp kết quả bầu cử đại biểu Hội đồng
nhân dân các cấp;
c) Thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử Chủ tịch,
Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Giúp Hội đồng
nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủ tướng
Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
d) Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công tác
đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê số lượng, chất
lượng đại biểu Hội đồng nhân dân và thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp để tổng
hợp, báo cáo theo quy định.
2.6 Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:
a) Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy định của
pháp luật và hướng dẫn của Bộ Nội vụ; chuẩn bị các đề án, thủ tục liên quan tới
việc thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành chính,
nâng cấp đô thị trong địa bàn tỉnh để trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;
hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có quyết định phê chuẩn của cơ quan có

6


thẩm quyền. Giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướng dẫn và quản lý
việc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của pháp luật;
b) Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính của
tỉnh theo hướng dẫn và quy định của Bộ Nội vụ;

c) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, khối phố theo quy định của pháp
luật và của Bộ Nội vụ.
2.7 Hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo thực hiện Quy chế dân chủ tại xã,
phường, thị trấn và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước trên địa
bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.
2.8 Về Cán bộ, công chức, viên chức:
a) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã;
b) Tham mưu trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản về tuyển dụng,
quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán
bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cấp xã theo quy định của
pháp luật;
c) Thống nhất quản lý và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức ở trong và ngoài nước sau khi được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê
duyệt. Hướng dẫn, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng và việc thực hiện
chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh;
d) Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định theo thẩm
quyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển,
khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ, công chức,
viên chức theo quy định của pháp luật;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức danh và
cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tuyển dụng, quản lý và sử dụng
công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã thuộc tỉnh theo quy định
của pháp luật và Bộ Nội vụ; việc phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên
chức theo quy định của pháp luật.
7


2.9 Về Cải cách hành chính:
a) Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định phân công các cơ quan chuyên môn

thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phụ trách các nội dung, công việc của cải cách hành
chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và
phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại hoá nền
hành chính; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện theo quyết định
của Uỷ ban nhân dân tỉnh;
b) Trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định các chủ
chương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì, phối hợp các cơ
quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển khai cải cách hành
chính;
c) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân tỉnh và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã triển khai công tác cải cách hành
chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh đã được phê duyệt;
việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan cấp tỉnh, Uỷ ban
nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật và chỉ
đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh;
d) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về
chế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế đối với cơ quan nhà nước
và quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên
chế đối với các đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật;
đ) Xây dựng báo cáo công tác cải cách hành chính trình phiên họp hàng tháng
của Uỷ ban nhân dân tỉnh; giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng báo cáo với Thủ
tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ về công tác cải cách hành chính theo quy định.
2.10 Về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ:
a) Thẩm định và trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép
thành lập, giải thể, phê duyệt điều lệ hội, tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn theo
quy định của pháp luật;
8

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Điều lệ đối với hội, tổ chức phi Chính
phủ trong tỉnh. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xử lý theo thẩm quyền đối với các hội,
tổ chức phi Chính phủ vi phạm các quy định của pháp luật, Điều lệ hội;
c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trình Uỷ ban nhân
dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hỗ trợ định xuất và các chế độ,
chính sách khác đối với tổ chức hội theo quy định của pháp luật.
2.11 Về công tác thanh niên:
a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án
liên quan đến thanh niên và công tác thanh niên; dự thảo các quyết định, chỉ thị;
quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm thuộc phạm vi quản lý nhà nước
về công tác thanh niên trên địa bàn tỉnh;
b) Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về thanh niên
và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;
c) Phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan của
tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên; giải
quyết những vấn đề quan trọng, liên ngành về thanh niên và công tác thanh niên;
d) Phối hợp với Ban Tổ chức tỉnh ủy, các cơ quan liên quan, tỉnh Đoàn và các
tổ chức khác của thanh niên trong việc thực hiện cơ chế, chính sách đối với thanh
niên và công tác thanh niên;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thanh niên
và công tác thanh niên; việc thực hiện chính sách, chế độ trong tổ chức và quản lý
thanh niên, công tác thanh niên của tỉnh;
e) Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về thanh niên do Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh giao theo quy định của pháp luật;
g) Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên
quan đến thanh niên và công tác thanh niên theo quy định của pháp luật;
h) Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thanh niên đối với các sở, cơ
quan ngang sở, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;

9

i) Hàng năm báo cáo tình hình hoạt động công tác thanh niên về Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh và Bộ Nội vụ;
k) Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác thanh niên.
2.12 Về công tác tôn giáo:
a) Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo thuộc phạm vi quản lý của tỉnh;
b) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tôn giáo
đối với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tu hành,
nhân sỹ các tôn giáo trong phạm vi quản lý của tỉnh;
c) Báo cáo, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc giải quyết theo thẩm quyền những
vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật; Chủ trì, phối hợp với các sở,
ngành liên quan giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu cho Ủy ban nhân dân
tỉnh giải quyết những vấn đề phát sinh trong tôn giáo; là đầu mối liên hệ giữa chính
quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo;
d) Thực hiện việc áp dụng chính sách đãi ngộ đối với những tổ chức, cá nhân
tôn giáo; Nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực tôn giáo, tổng kết thực tiễn, cung cấp
luận cứ khoa học cho việc xây dựng và thực hiện các chủ trương chính sách đối
với tôn giáo;
đ) Tham gia quản lý các khu di tích, danh lam, thắng cảnh có liên quan đến tôn
giáo;
e) Hướng dẫn tổ chức làm công tác quản lý nhà nước về tôn giáo thuộc Phòng
Nội vụ cấp huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn giáo theo quy định của
pháp luật.
2.13 Về công tác văn thư, lưu trữ:
Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 3,
Quyết định số 102/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc
thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.

2.14 Về công tác thi đua, khen thưởng:
10


Nhiệm vụ, quyền hạn về công tác thi đua, khen thưởng theo quy định tại Điều
2, Quyết định số 101/QĐ-UBND ngày 24/01/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh về
việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Thi đua Khen thưởng trực thuộc Sở Nội vụ.
2.15 Thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được giao
theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2.16 Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết khiếu
nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí và xử lý
các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao
theo quy định của pháp luật.
2.17 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực
khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷ
ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng
quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức của các
Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh.
2.18 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã,
thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước;
công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vực khác được giao.
2.19 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; công tác pháp chế
của Sở; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý
và chuyên môn, nghiệp vụ được giao.
2.20 Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh
vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở.
2.21. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ
về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.

11


2.22 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các
chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy định.
2.23 Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp
của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2.24 Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy,
mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chức thuộc Sở
theo quy định của pháp luật để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết
định theo thẩm quyền.
2.25 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
•

.Lãnh đạo Sở Nội vụ bao gồm:
- 01 Giám đốc
- 03 Phó Giám đốc sở.



. Giám đốc sở là người đứng đầu sở, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân

dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động
của Sở về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

. Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc sở chỉ đạo một số mặt công tác

và chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
công. Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc Sở ủy nhiệm
điều hành các hoạt động của Sở.

. Việc bổ nhiệm, điều động, miễn nhiệm, luân chuyển, từ chức đối với Giám
đốc, Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định và theo quy
định của pháp luật; việc khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ chính sách
đối với Giám đốc, Phó Giám đốc Sở theo quy định của pháp luật.
•
Về Tổ chức bộ máy:
1. Phòng và tương đương thuộc sở:
a) Văn phòng;
b) Thanh tra;
12


c) Phòng Cải cách hành chính;
d) Phòng Công chức, viên chức;
đ) Phòng Công tác thanh niên;
e) Phòng Tổ chức, biên chế;
f) Phòng Tôn giáo;
g) Phòng Xây dựng chính quyền.
2. Chi cục và tương đương trực thuộc sở:
a) Chi cục Văn thư – Lưu trữ;
b) Ban Thi đua- Khen thưởng;
c) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng, tổ chức trực thuộc Chi cục
Văn thư – Lưu trữ và Ban Thi đua- Khen thưởng do Giám đốc Sở Nội vụ quy định;
d) Căn cứ tình hình thực tiễn, Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng Đề án trình Ủy
ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập các Chi cục và tương đương trực thuộc sở
khi đáp ứng các điều kiện, tiêu chí

3. Tổ chức sự nghiệp trực thuộc sở:
Căn cứ tình hình của tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
tỉnh quyết định thành lập các tổ chức sự nghiệp khác trực thuộc Sở theo quy định
của pháp luật.


Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn (phụ lục 1)

II. khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
2.1.1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Lạng Sơn.
2.1.1.1. Vị trí chức năng
Văn phòng sở có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc sở chỉ đạo, điều hành
trong công tác: Tài chính, kế toán; kế hoạch, tổng hợp; hành chính quản trị; tổ
chức cán bộ; thi đua khen thưởng; quân sự, dân quân, tự vệ; phòng cháy, chữa
cháy; an ninh, trật tự nội bộ; cải cách hành chính, tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
13


chế "một cửa"; ứng dụng công nghệ thông tin, quản trị mạng, quản trị Website đối
với cơ quan Sở Nội vụ và các tổ chức trực thuộc sở.
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Tham mưu giúp Giám đốc sở:
a. Tổng hợp, xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và
các đề án, dự án, chương trình về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh, chương trình
công tác của sở;
b. Theo dõi và đôn đốc các phòng thuộc sở các tổ chức trực thuộc sở trong
việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo kế hoạch, tiến độ; tổng hợp, báo cáo

tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng chuyên môn và các tổ chức trực
thuộc theo định kỳ;
c. Công tác tổ chức, quy hoạch, nhân sự, tuyển dụng, sử dụng và quản lý công
chức, viên chức, người lao động trong cơ quan theo quy định hiện hành; công tác
thi đua, khen thưởng đối với công chức, viên chức trong cơ quan và ngành nội
vụ;
d. Xây dựng hệ thống quy chế và các quy định nội bộ; đôn đốc, kiểm tra các
phòng, tổ chức trực thuộc và các cá nhân liên quan trong thực hiện các quy chế
làm việc, quy trình xử lý công việc, chương trình, kế hoạch hoạt động của sở đã
được ban hành;
e. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quy định của pháp luật về lưu trữ và
bảo mật; thực hiện công tác pháp chế; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban
hành các văn bản của sở;
f. Tham mưu, xây dựng dự toán ngân sách, tổ chức kiểm tra, giám sát việc sử
dụng các nguồn ngân sách nhà nước; thực hiện công tác quản lý tài vụ, kiểm tra
tình hình tài chính của các tổ chức trực thuộc sở theo thẩm quyền được phân cấp;
g. Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản được giao; lập dự toán và báo
cáo thu, chi, quyết toán tài chính hàng năm, hàng quý phục vụ cho hoạt động của
cơ quan, hướng dẫn, thẩm định, quyết toán tài chính của các chương trình, đề án,

14


đề tài nghiên cứu, nghiệp vụ chi thuộc sở quản lý theo đúng quy định của Nhà
nước;
h. Chủ trì hoặc phối hợp cùng các phòng, các tổ chức thuộc sở tổ chức các hội
nghị, hội thảo, tập huấn phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật và
các nhiệm vụ chuyên môn, tiếp khách (trong và ngoài tỉnh), khánh tiết, nghi lễ
trong cơ quan khi được Lãnh đạo sở giao;
i. Chủ trì thực hiện công tác bảo vệ an ninh nội bộ; cơ quan an toàn, cơ quan

văn hóa; công tác quân sự, lực lượng tự vệ; phối hợp với chính quyền địa
phương, các cơ quan liên quan thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòng
chống bão lụt, bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường của sở;
k. Tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch và triển khai công tác an ninh mạng
nội bộ, kiểm soát và công tác bảo mật;
l. Xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện công tác cải cách hành chính
chung của Sở; chủ trì tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo
cơ chế "một cửa" tại sở; thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại sở;
m. Thực hiện việc niêm yết, công khai tại cơ quan và trên phương tiện thông
tin và website của sở về các thủ tục hành chính theo quy định;
n. Chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn, các tổ chức trực thuộc quản
lý, cung cấp thông tin cho website của sở và ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác của Văn phòng;
e. Chủ trì tham mưu trong công tác tang lễ đối với các đối tượng do Ủy ban
nhân dân tỉnh quy định;
ê. Thừa lệnh hoặc thừa uỷ quyền của Giám đốc ký ban hành một số văn bản
nội bộ và của Sở gửi các cơ quan khác.


Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng (phụ lục 2)

2.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng Sở
Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

15


Bảng phân công nhiệm vụ cho ta biết từng vị trí công việc, trách nhiệm
của mỗi cá nhân trong văn phòng. Khi thực hiện công việc bảng phân công

nhiệm vụ sẽ giúp cho mỗi cá nhân giải quyết một cách linh hoạt, không chồng
chéo đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.

Vị trí

stt
1

Công việc cụ thể
• Tham mưu cho lãnh đạo sở:

Chánh văn
phòng

Xây dựng kế hoạch công tác, xây
dựng chương trình, nội dung về
giao ban tuần, tháng, quý, năm.
• Xây dựng báo cáo công tác
về hoạt động cơ quan tháng, quý,
năm.
• Tổ chức bộ máy, quy hoạch,
nhân sự.
• Thực hiện công tác đối ngoại
của sở.
• Thừa lệnh Giám đốc ký, ban
hành một số văn bản nội bộ.
• Điều hành hoạt động của văn

2

Phó chánh văn

phòng sở.
• Chỉ đạo thực hiện một số

phòng

nhiệm vụ công tác thuộc chức năng
nhiệm vụ của văn phòng được
Chánh văn phòng ủy nhiệm.
• Giúp Chánh văn phòng triển
khai nội dung một số công việc của
văn phòng.
16


• Điều hành hoạt động của văn
phòng khi Chánh văn phòng đi vắng
hoặc được phân công.
3

Chuyên viên tổng

•
• Tham mưu triển khai các

hợp (kế toán, văn

công việc để tổng hợp, báo cáo về

thư – lưu trữ, quản

công tác cải cách hành chính, công

trị mạng)

tác thi đua - khen thưởng, công tác
tiếp nhận trả kết quả theo cơ chế “
một cửa”, ứng dụng công nghệ
thông tin, quản trị mạng quản trị
Website.
• Tham mưu về công tác quản
lí tài chính, tài sản được giao, lập dự
toán báo cáo thu, chi, quyết toán tài
chính hàng năm, hàng quý.
• Chuẩn bị các điều kiện thuận
lợi phục vụ các cuộc họp khi được
phân công.
• Đảm baỏ các hệ thống thiết bị
công nghệ thông tin của Sở.
• Tham mưu triển khai thực
hiện công tác văn thư – lưu trữ, quy
định của pháp luật về lưu trữ và bảo
mật, thực hiện công tác pháp chế,
kiếm tra thể thức và thủ tục trong

4

Nhân viên thừa

việc ban hành các văn bản thuộc Sở.
• Thực hiện công tác phục vụ,

hành(lái xe, nhân

quét dọn, chuẩn bị hội trường, dọn
17


viên phô tô, bảo

dẹp phòng lãnh đạo Sở.

vệ, tạp vụ)

o Lái xe cơ quan: phục
vụ lãnh đạo Sở và cơ quan
o Bảo vệ: bảo vệ cơ
quan, bảo vệ an toàn, an ninh
nội bộ cơ quan, theo dõi khắc
phục điện nước cơ quan.
o Nhân viên phô tô: thực
hiện đánh máy, phô tô văn
bản của Sở.
o Tạp vụ: thực hiện vệ
sinh môi trường của Sở các
phòng ban của Sở.

3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn về

công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn ban hành quyết định Số 229/QĐ-SNV ngày 28 tháng
8 năm 2009 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn quy chế về công tác văn thư
lưu trữ.
Quy chế bao gồm có 03 chương:
Chương I Những quy định chung: gồm 5 điều
+ Điều 1 Phạm vi đối tượng điều chỉnh
+Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ
+Điều 3 Nhiệm vụ của văn thư lưu trữ cơ quan
+ Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ.
Chương II – Công tác văn thư gồm 4 mục
+Mục 1 Soạn thảo, ban hành văn bản
+Mục 2 Quản lý văn bản
18


+Mục 3 Quản lý và sử dụng con dấu
+Mục 4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Chương III – Công tác lưu trữ gồm có 2 mục
+Mục 1 Thu Thập, bổ sung tài liệu
+Mục 2 Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Quy chế về công tác văn thư lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn (phụ lục
03)
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Mô hình tổ chức văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là mô hình tổ chức văn
thư tập trung. Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư đều tập trung tại
một đầu mối là phòng văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
Sau khi các đơn vị soạn thảo văn bản xong thì đưa đến văn thư để văn thư đi
trình ký, sau đó ghi số ngày tháng vào văn bản, văn thư đóng dấu và cuối cùng
phát hành văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
Lạng Sơn có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về nội vụ. Nên thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản
lý của cơ quan đều là những văn bản hành chính như: quyết định, tờ trình,thông
báo, công văn, biên bản, báo cáo, đề án,…
Chánh văn phòng là người được ký thừa lệnh Giám đốc Sở một số lọai văn bản
gồm: giấy đi đường, giấy giới thiệu hành chính thông thường, giấy nghỉ phép năm
của công chức thuộc cơ quan Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh
Lạng Sơn.
Do Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là một cơ quan chuyên môn về Nội vụ và đứng
đầu về cải cách hành chính của tỉnh Lạng Sơn với đội ngũ cán bộ, công chức, viên
19


chức có trình độ nên nắm vững về kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư số:
01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình baỳ văn bản hành chính như các phần thể thức:
Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số kí hiệu, địa danh ngày tháng năm ban
hành văn bản, tên loại trích yếu nội dung, nội dung, quyền hạn chức vụ họ tên chữ
ký của người có thẩm quyền, dấu của của cơ quan và nơi nhận đều tuân thủ theo
quy định hiện hành của Thông tư 01/2011/TT-BNV thông tư của Bộ Nội vụ ban
hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn.
Theo Điều 8 trong Quy chế về công tác văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

(ban hành kèm theo Quyết định số 299/QĐ-SNV ngày 28 tháng 8 năm 2009 của
Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn có thể chia làm 4 bước như sau:
Bước 1: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất, nội dung các phòng, ban,
công chức chủ động tham mưu cho lãnh đạo ban hành văn bản quản lý.
Bước 2: Các phòng, công chức được giao soạn thảo có trách nhiệm thực hiện
những công việc sau:




Thu thập xử lý thông tin có liên quan;
Soạn thảo, phiếu trình duyệt văn bản;
Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Sở, Trưởng phòng liên quan

tham khảo ý kiến của các cơ quan, đợn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Trình trưởng phòng duyệt dự thảo văn bản, công chức pháp chế kiểm tra thể
thức văn bản;

Trình lãnh đạo Sở duyệt dự thảo văn bản (đối với những văn bản thuộc thẩm
quyền ký của Giám đốc Sở phải thông qua Phó giám đốc sở phụ trách duyệt dự
thảo trước khi trình Giám đốc);
Bước 3: Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:


Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt;
20



Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình

người ký duyệt xem xét, quyết định.
Bước 4: Giữ bí mật nội dung bản thảo đến khi ban hành văn bản (đối với
những văn bản mật thực hiện theo quy định của pháp luật).
Nhận xét và đánh giá: theo quy định hiện hành của các bước trong quy trình
soạn thảo văn bản không thấy có phần nhân bản vì trong Sở có 01 Giám đốc 03
phó giám đốc và 11 phòng ban thì có những công việc liên quan đến nhiều phòng
ban nhưng trong quy trình thì lại không thấy ghi trong quy trình mà chỉ được thực
hiện trên thực tế khi giải quyết công việc. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà cơ
quan thực hiện quy trình soạn thảo cho phù hợp.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Sở Nội vụ tỉnh
Lạng Sơn
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến
 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Sở Nội vụ tỉnh
Lạng Sơn:

21


Văn thư kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn
Bước 1: kiểm tra thể thức,

bản đi của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.

kỹ thuật trình baỳ và đăng
ký văn bản đi

Đánh số văn bản đi
Đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản
hoặc cơ sở dữ kiệu trên máy tính

Bước 2: Làm thủ

Làm thủ tục chuyển phát

tục chuyển phát
và theo dõi

Chuyển phát văn bản đi

chuyển phát văn
bản đi

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi lưu ít nhất 02 bản chính.

Bước 3: lưu

Văn bản đi lưu tại văn thư không được mang

văn bản đi

ra khỏi cơ quan
Văn bản liên ngành không lấy số tại văn
thư sau khi đóng dấu văn thư theo dõi và
lưu bản chính

Bản lưu được in bằng giấy tốt, độ PH
22
trung tính và được in bằng mực bền màu


23


24


3.4.2 TÌm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản có liên quan đồng thời sắp xếp và biên mục
theo một trình tự khoa học.
Về nguyên tắc: tất cả công chức khi làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ
đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp
vào lưu trữ hiện hành.
Lập hồ sơ hiện hành của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn như sau:
•

Mở hồ sơ: hàng năm căn cứ danh mục hồ sơ của phòng và thực tế công việc

được giao, mỗi công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản
lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ. Trong
quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan
vào bìa hồ sơ đó.
•
Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:
+ Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ càn thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ và

các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;
+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo dặc
điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp;
•
Kết thúc và biên mục hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết
thúc, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những
văn bản giấy tờ còn thiếu và loại văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách
báo không cần để trong hồ sơ.

Với việc lập hồ sơ như vậy sẽ giúp Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn quản lý chặt
chẽ văn bản tài liệu, không làm mất các văn bản tài liệu của cơ quan, đồng thời sẽ
giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệu được nhanh chóng thuận tiện, nâng cao hiệu
quả của cán bộ công chức và góp phần bảo mật thông tin tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác lưu trữ.
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
•

Tổ chức lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn với văn bản quản lý về công

tác lưu trữ nó nằm trong quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh

25