Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại TRƯỜNG đại học nội vụ hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.01 MB, 62 trang )
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.......................................................................................3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại Học Nội ............3
1.Quá trình hình thành và phát triển:................................................................................3
2. Chức nằng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.....................6
2.1. Chức năng:............................................................................................................... 6
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:............................................................................................6
2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường......................................................................................8
II.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.................................10
1. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường...10
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính Tổng
Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội..............................................................................10
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ:..........................................................................................10
1.1.2. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan...........................................................................11
1.1.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng............12
1.1.4. Nhận xét về công tác hoạt động của văn phòng trong nhà trường.......................20
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường..................................................22
2.1. Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về thực hiện công tác văn thư tại Trường................22
2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các
quy định hiện hành.........................................................................................................24
2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của trường. So sánh với
quy định hiện hành và nhận xét.....................................................................................26
2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản ..............................................28
2.4.1. Trình tự quản lý văn bản đến...............................................................................28
2.4.2. Trình tự quản lý văn bản đi..................................................................................30
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
2.4.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội:......................................................................................................... 32
2.5. Công tác lưu trữ......................................................................................................32
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.....35
3.1. Các thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng......................................36
3.1.1. Các đồ dùng văn phòng......................................................................................37
3.2. Sơ đồ cách sắp xếp, bố trí các tang thiết bị trong văn phòng làm việc của văn
phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu..............................................................38
3.2.1. Sơ đồ và cách sắp văn phòng làm việc của khoa Quản Trị Văn Phòng...............38
3.2.2. Nhận xét............................................................................................................... 40
3.3. Đề xuất ý kiến sắp xếp văn phòng Khoa hợp lý hơn...............................................41
Phần II................................................................................................................43
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................43
I. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.....................................................................43
1. Công tác Quản lý Nhân sự:........................................................................................43
2. Công tác Văn phòng:.................................................................................................44
3. Công tác Văn thư – Lưu trữ:......................................................................................45
3.1. Công tác văn thư:....................................................................................................45
3.2. Công tác lưu trữ:.....................................................................................................46
II. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm........46
PHẦN III............................................................................................................49
PHỤ LỤC...........................................................................................................49
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng đất nước theo con đường công nghiệp hoá,
hiện đại hoá đất nước, việc đào tao đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ
trương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta. Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán
bộ hành chính cho các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, v.v….
Quản trị văn phòng được mệnh danh là chiếc chìa khóa chủ chốt của bất
cứ cơ quan hay tổ chức kinh tế, xã hội nào. Đây là ngành phù hợp với những bạn
trẻ đam mê công việc quản trị văn phòng, quản lý dự án, đàm phán thương
lượng và có khát vọng chinh phục những đỉnh cao nghề nghiệp trong tương lai.
Nắm bắt được chủ trương phát triển của Đảng, nhà nước đề ra, thấy được
vai trò quan trọng của thế hệ trẻ sinh viên cùng với hoạt động thực tế của nhà
trường và phương châm “học thật, thi thật, ra đời làm thật” của trường. Trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập ngay từ năm thứ ba.
Nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận với nghề nghiệp mình học, giúp sinh viên
biến kiến thức lí thuyết thành hoạt động thực tiễn. Đây chính là cơ sở giúp cho
sinh viên học tốt hơn, là bước đầu làm quen với môi trường làm việc. Nhất là
trong thực tại hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đều yêu cầu người lao động
phải có kinh nhiệm làm việc. Thì hoạt động kiến tập này sẽ là quá trình tích lũy
kinh nhiệm - là hành trang cho sinh viên bước vào cuộc sống sau này.
Quá trình học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà nội và được các thầy cô
trong khoa tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em kiến tập tại Khoa Quản trị
văn phòng em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích, quý báu.
Đồng thời, giúp em có cái nhìn mới mẻ về điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt
động Văn phòng của các cơ quan tổ chức và yêu cầu đối với một nhân viên Văn
phòng – một nhà Quản trị Văn phòng tương lai.
Để hoàn thành bản báo cáo này ngoài sự nỗ lực của bản thân, em đã nhận
được rất nhiều sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Mạnh Cường- Trưởng
khoa Quản trị văn phòng, cô Nguyễn Thị Kim Chi- phó khoa Quản trị văn
phòng. Đặc biệt em nhận được sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của cô giáo
hướng dẫn nghiệp vụ kiến tập Lâm Thu Hằng, và cùng toàn thể các thầy cô
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
1
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
trong khoa Quản trị Văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường cùng toàn thể
các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện thuận lợi cho
em được kiến tập tại đây, và giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo kiến tập này.
Do điều kiện thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, nên bản báo cáo
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô đóng góp ý kiến
để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
2
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Đại Học Nội .
1. Quá trình hình thành và phát triển:
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết
định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành
Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ
đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ là
đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành văn thư,
lưu trữ tại các tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày
3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư,
lưu trữ ở phía Nam). Quyết định 95/BT ra đời kết thúc một giai đoạn đào tạo của
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở ra một giai đoạn mới - giai đoạn vừa
trực tiếp đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở miền Bắc (từ Quảng Bình
trở ra) vừa đào tạo cán bộ trung học Văn thư Lưu trữ ở Phân hiệu miền Nam.
Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ những khó khăn cho nhà trường trong đào
tạo và tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là
Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểm
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ về Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội).
Quyết định số 50 thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, tạo cơ hội tốt cho
Trường trong việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, cũng như
tạo thuận lợi trong việc đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ
cán bộ công chức của ngành và của đất nước.
Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn
phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I. Từ đây Trường
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
3
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
lại mang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đó
không làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường.
Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng
thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,
ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I
thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số
1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án
nâng cấp trường lên đại học.
Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn bản số 1396/BNV-TCCB
gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường làm các thủ tục để thành lập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập
Trường Đại học, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tiến hành lấy ý kiến các đơn vị có
liên quan và ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo có Tờ trình số 277/TTrBGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số
1160/TTg-KGVX về đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngày 23 tháng 7 năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ do Bộ Giáo dục
và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính đã tiến hành thẩm
định thực tế các điều kiện và đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục và Đào tạo trình Thủ
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
4
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận của Hội đồng thẩm định, ngày
10/10/2011 Bộ Giáo dục và Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ
tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đến tháng 11/2011, tổng số cán bộ viên chức, giảng viên, giáo viên của
Trường là 224 người. Trong đó giảng viên, giáo viên cơ hữu là 147 người trong
đó có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên
cao học và46 đại học.
Ngoài ra Trường còn có 199 giảng viên thỉnh giảng, trong đó có 23 giáo
sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ các viện
nghiên cứu, các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, một số trường đại học, học viện khác
đã có cam kết tham gia giảng dạy.
Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành và phát triển của Nhà
trường(18/12/1971-18/12/2011) mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế
hệ cán bộ công chức, viên chức và sinh viên, học sinh có quyền tự hào về thành
tích 40 năm hoạt động:
- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm
1983);
- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng
Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm
1989);
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
5
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
- Nhiều Bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn
thanh niên, Liên đoàn Lao động.
- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn,
Đoàn thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.
- Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên,
học sinh các bậc, loại hình đã và đang học tập tại Trường là 45.737 người, trong
đó đã đào tạo 71 lưuhọc sinh, thực tập sinh CHDCND Lào.
- Với bề dày kinh nghiệm 45 năm chúng ta có quyền hy vọng và tin tưởng
rằng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách, phát
huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồi
dưỡng với chất lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội
vụ và cho xã hội đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước.
2. Chức nằng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
2.1. Chức năng:
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
6
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
7
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao
2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường
1. Cơ cấu tổ chức gồm có:
a) Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch – Tài chính
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
8
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
d) Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
k) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường – Phụ lục 01)
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
9
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC
NỘI VỤ HÀ NỘI
1. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của trường.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội.
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ:
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông
tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo
chương trình, kế hoạch làm việc.
Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn
bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
10
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáoquân số trong cuộc họp của Trường.
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an
toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.
1.1.2. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Phòng Hành chình- Tổng hợp là bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng có
chức năng tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của
Hiệu trưởng và đảm bảo về điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt
động:
Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp được thể hiện ở hai loại
công tác:
* Chức năng tham mưu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quan trọng trong bất kỳ cơ
quan nào, đây là yếu tố giúp cho cơ quan đó được phát triển:
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
11
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
- Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Trường phải nghiên
cứu đề xuất ý kiến để Hiểu trưởng tổ chức công việc, điều hành Nhà trường thực
hiện các chức năng nhiệm vụ do Bộ Nội vụ giao cho.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng thực hiện các chức năng và nhiệm vụ do Bộ
Nội vụ giao cho.
- Tập trung tham mưu cho Hiệu trường về cơ cấu tổ chức và xây dưng
các quy định trong Nhà trường trình Hiệu trưởng xem xét giải quyết.
* Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần trong Nhà trường:
- Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Hiệu
trưởng giải quyết các vấn đề sau khi Hiệu trưởng đã có ý kiến đế xuất
- Tổ chức mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí,
trang thiết bị kỹ thuật của Nhà trường theo kế hoạch.
- Tổ chức các chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Nhà trường, chuẩn bị về
cơ sở vật chất cho chuyến đi công tác được thành công tốt đẹp.
- Tổ chức các Hội nghị, hội họp do cơ quan tổ chức, chuẩn bị phương tiên
cơ sở vật chất phục vụ hội nghị.
1.1.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
văn phòng.
Đối với Lãnh đạo
a. Bà Trần Thị Hạnh- Trưởng phòng
- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về các
mặt hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp;
- Xây dựng kế hoạch, qui hoạch phát triển Phòng;
- Phụ trách công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng của Phòng;
- Phụ trách công tác tổng hợp, báo cáo; thông báo kết luận giao ban;
- Theo dõi kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực
thuộc Trường;
- Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần tham
dự của Phòng;
- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
12
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
của Hiệu trưởng; Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi đường
cho khách từ các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
- Phụ trách công tác y tế, cây xanh, vệ sinh môi trường; Quản lý phòng thờ,
phòng truyền thống; Nhà ăn cán bộ, nhà ăn sinh viên, phòng ăn VIP; Nhà khách;
điện thoại, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket trong toàn Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.
b. Ông Hoàng Văn Thanh- Phó trưởng phòng
Giúp trưởng phòng và chịu trách nhiệm với các hoạt động sau:
+ Phụ trách công tác thi đua – khen thưởng; Phối hợp thực hiện theo dõi kế
hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường; Lịch
công tác tuần của Trường; kết luận giao ban; tổng hợp, báo cáo;
+ Phụ trách và điều hành công tác văn thư, lưu trữ;
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính. Xây dựng các văn bản hướng dẫn
quy trình, thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính;
+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban Giám hiệu; Chuẩn bị nội
dung, cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết khác phục vụ cho các cuộc họp của
Ban Giám hiệu;
+ Phụ trách thông tin, quảng bá hình ảnh của Trường; Phụ trách công tác in
các ấn phẩm văn phòng;
+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được phân cấp;
+ Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong
năm; quản lý và theo dõi công tác phục vụ: các phòng họp, hội trường và phòng làm
việc của Ban Giám hiệu; Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao.
Đối với chuyên viên
a. Bà Dương Thị Dung- Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường; Kiểm tra,
theo dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của CBVC
Nhà trường;
+ Thực hiện kiểm tra, theo dõi công tác vệ sinh môi trường, cây xanh; phòng
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
13
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
truyền thống; Nhà ăn cán bộ, nhà ăn sinh viên, phòng ăn VIP;
+ Thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết trong
năm;
+ Thực hiện quản lý, theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket
trong toàn Trường;
+ Lập sổ theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+ Phối hợp theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch công
tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;
+ Phối hợp thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và
báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các
Bộ, Ban, Ngành liên quan;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
b. Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa- Chuyên Viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện
các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành liên quan;
+ Theo dõi việc thực hiện giờ giấc các cuộc họp giao ban; kiểm tra phòng
họp, chuẩn bị tài liệu, giấy mời… các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, 6 tháng
đầu năm; Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết luận giao ban của các đơn
vị;
+ Soạn thảo lịch công tác hàng tuần của Trường. Sau khi được Hiệu trưởng
phê duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị, trang website của Trường và theo dõi, đôn
đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;
+ Thực hiện theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch
công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;
+ Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc của
Ban Giám hiệu, của Phòng;
+ Đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê duyệt của Hiệu
trưởng;
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công
sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
14
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; Công tác cải cách hành chính; công
tác thi đua – khen thưởng; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,
tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
c. Ông Nguyễn Văn Dũng- Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tiếp nhận, phân loại và chuyển văn bản, tài liệu, báo chí, bưu phẩm… đến
Ban Giám hiệu;
+ Tiếp nhận các văn bản của các đơn vị trình Ban Giám hiệu ký duyệt;
+ Thông báo kết quả phê duyệt văn bản đến các đơn vị sau khi Ban Giám
hiệu ký duyệt;
+ Quản lý, trực điện thoại, vệ sinh phòng khách của Ban Giám hiệu;
+ Thường trực công tác lễ tân, đón tiếp khách đến Trường liên hệ công tác;
xếp lịch để Ban Giám hiệu tiếp khách;
+ Phối hợp thảo kết luận giao ban, lịch công tác tuần và theo dõi thực hiện;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; công tác thi đua – khen thưởng; tổng
hợp – báo cáo; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
+ Soạn thảo công văn khi Ban Giám hiệu yêu cầu; Giảng dạy theo qui định;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,
tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
d. Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;
+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Quản lý, cung cấp, cập nhật nội dung thông tin của Phòng trên website của
Trường;
+ Phối hợp đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê duyệt
của Hiệu trưởng;
+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh trường,
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
15
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,
tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
e. Ông Nông Trương Ngọc Sơn- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa
công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+ Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban
Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu...);
+ Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn, tài
liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ,
tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh trường,
lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…; công tác thông tin liên lạc, truyền
hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Cập nhật, báo cáo kịp thời các văn bản Quy phạm pháp luật mới ban hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển
giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và chuyển
phát qua bưu điện các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc
thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ, Ban, Ngành…;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
+ Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
16
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
định của Nhà nước, của Nhà trường;
+ Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ
theo quy định của Nhà nước;
+ Quản lý các con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức
đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục
hành chính;
+ Cấp giấy đi đường cho cán bộ viên chức đi công tác được Ban Giám hiệu
phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức, học sinh sinh viên;
+ Xây dựng các qui định nhằm quản lý thống nhất công tác Văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
f. Bà Nguyễn Thị Thanh- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong và
ngoài Trường;
+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
+ Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cá
nhân trong Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+ Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí các loại văn bản của Phòng theo qui định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi
biên bản các cuộc họp, nhận các văn bản…) của Phòng;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân trong các cuộc họp;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
g. Bà Hoàng Thị Thúy Lan- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
17
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip thời
thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh;
+ Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và
học sinh – sinh viên toàn trường;
+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám chữa
bệnh trong Nhà trường;
+ Xây dựng và thực hiện đầy đủ các qui chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường học
do Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như phòng
chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A (H1N1), sốt
xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên toàn trường;
+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập lành
mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn. Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ
côn trùng gây bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
h. Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Thường trực phòng y tế tại Cơ sở Đông Ngạc trong và ngoài giờ hành
chính theo lịch học; Kịp thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học
sinh – sinh viên tại Cơ sở bị bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho CBVC và học sinh – sinh
viên toàn trường;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh… tại Cơ sở;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về công tác bảo vệ nguồn nước sạch và công
tác vệ sinh môi trường, thực hiên tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn; Tuyên truyền
giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết
thực và có hiệu quả tại Cơ sở Đông Ngạc;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như phòng
chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A (H1N1), sốt
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
18
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên tại Cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip thời
thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và học
sinh – sinh viên toàn trường;
+ Kiểm tra, tình trạng vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác khám, chữa bệnh
của Nhà trường. Báo cáo và xây dựng kế hoạch thanh lý những vật tư đã quá hạn sử dụng;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về môi trường trong Nhà trường, thực hiên
tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và
phòng chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;
+ Thực hiện báo cáo định kỳ, thường xuyên về công tác y tế;
+ Phối hợp tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây
bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại phòng làm việc của Ban Giám hiệu hàng ngày;
+ Đóng mở cửa; phụ trách công tác lễ tân các phòng họp, hội trường của Nhà
trường;
+ Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh Phòng thờ tại tầng 7, nhà A;
+ Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà khách, các phòng
họp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các vật
dụng thuộc Nhà khách, phòng họp;
+ Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân của Nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
Thông báo này thay thế cho Thông báo số 25 ngày 06 tháng 6 năm 2014 của
Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
19
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Căn cứ nhiệm vụ được phân công trên đây, mỗi cán bộ viên chức, nhân viên
cần nắm vững các quy định của Nhà nước, của Bộ Nội vụ và của Trường về hoạt
động công tác của mình, thường xuyên bám sát chương trình công tác và phối hợp
thực hiện tốt công việc.
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành Chính- Tổng hợp-xem phụ lục số 02)
1.1.4. Nhận xét về công tác hoạt động của văn phòng trong nhà
trường
Qua đợt kiến tập ngành nghề đã cho thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực
tế là một vấn đề rất cần thiết. Sau một tháng kiến tập tại Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, em đã học được rất nhiều điều mới mẻ nếu chỉ bó hẹp trong khuôn khổ
lớp học thì không thể thấy được.
Có thể nói việc đưa lí luận cọ sát với thực tiễn giúp cho mỗi sinh viên có
điều kiện tự mình thực hiện các khâu chuyên môn, nghiệp vụ hoàn thiện về tay
nghề, tác phong làm việc và phong cách giao tiếp, ứng sử của người cán bộ văn
phòng.
Được sự quan tâm chỉ đạo của cơ quan cấp trên và ban lãnh đạo Nhà
trường nên công tác đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã và đang
ngày một đổi mới về lề lối làm việc cũng như chất lượng chuyên môn ngày một
tốt hơn.
* Ưu điểm:
Công tác tham mưu tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổ
chức hội nhị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo….đã được chuyên viên
đảm nhệm và làm đúng theo quy chế làm việc của Nhà trường, biết cách xử lý
các tình huống.
Công tác văn phòng luôn không ngừng đổi mới, ngày càng đáp ứng đầy
đủ yêu cầu cho các cán bộ văn phòng.
Không gian làm việc cũng đang dần được cải thiện đáng kể sau khi trường
nhận Quyết định thành lập trường đại học.
Văn phòng đã bố trí, mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất phương
tiện đầy đủ cho cơ quan hoạt động.
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
20
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Bên cạnh đó, Trường cũng trú trọng với việc nâng cao trình độ chuyên
môn như: cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng
cấp.
Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện
nghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đa số đúng theo quy định, đảm
bảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng trình tự.
Với tinh thần trách nhiệm của những người hoạt động trong công tác đào
tạo thế hệ trẻ cho đất nước, tác phong làm việc của các cán bộ trong trường là
khẩn trương, nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác cao, luôn chấp hành nội quy,
quy định do nhà trường đề ra, đi làm đúng giờ quy định, đảm bảo cho công tác
đào tạo của nhà trường luôn thông suốt, đạt hiệu quả cao trong công việc.
* Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm mà cơ quan đã đạt được thì công tác văn phòng còn
có một số mặt hạn chế được thể hiện như sau:
Cách bố trí phòng làm việc đã gây khó khăn cho công tác quản lý của lãnh
đạo Văn phòng, không theo dõi được công việc của các nhân viên. Mối quan hệ
giữa lãnh đạo, đồng nghiêp trong quá trình giải quyết công việc không ăn khớp,
bị gián đoạn.
Các trang thiết bị văn phòng đã được trang bị nhưng vẫn chưa đầy đủ,
trong việc sử dụng còn chưa áp dụng được nhiều vào công việ cụ thể, ý thức bào
vệ các trang thiết bị chưa cao, sử dụng không đúng cách, dẫn đến hư hỏng, ảnh
hưởng tới hiệu suất công việc, một số các trang thiết bị đã cũ nát nhưng vẫn
chưa được thay thế.
Việc cung cấp các đồ dùng văn phòng còn chưa thực sự hợp lý, nhiều lúc
gây khó khăn khi giải quyết các công việc văn phòng, kinh phí mua sắm trang
thiết bị chưa phân bố đều, có những khoa đông học sinh, sinh viên nhưng kinh
phí dùng cho việc mua sắm văn phòng phẩm chỉ ngang bằng hoặc hơn một chút
so với mức định giá chung của toàn trường.
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
21
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Tuy đã được đầu tư vào một số trang thiết bị hiện đại, nhưng thực tế cho
thấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và cong thiếu ở một số phòng
ban. Ví dụ: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu. Các trang thiết bị, cơ sở vật
chất phục vụ giải quyết công việc ở các bộ phận đặc biệt là bộ phận Văn thư còn
thiếu như: máy tính, máy scan hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao.
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường.
2.1. Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về thực hiện công tác văn thư tại
Trường.
Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan. Nó đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ
quan, giúp cho mọi hoạt động của cơ quan được thống suốt, đạt hiệu quả cao
trong công việc cũng như thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của trường.
Công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội được tổ chức theo
mô hình tập trung, kép kín nghĩa là tất cả các loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều
phai qua văn thư để tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao. Trong các phòng, khoa,
trung tâm của trường không có tổ chức văn thư riêng mà chỉ có cán bộ hành
chính làm nhiệm vụ tiếp nhận văn bản, đánh máy và chuyển giao văn bản. Nhìn
chung trình độ cán bộ đều đã được bồi dưỡng nghiệp vụ Văn Thư Lưu Trữ để
đáp ứng nhu cầu của công việc.
Phòng văn thư của trường được bố trí ngay sát phòng Hành chính – Tổng
hợp tại tầng 1 nhà A. việc bố trí này rất thuận lợi cho việc giao dịch và giải
quyết công việc.
a. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của trường.
Về thẩm quyền ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội không có thẩm quyền ban hành văn bản
quy phạm pháp luật, chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính bao gồm:
Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
+ Văn bản cá biệt của trường có các văn bản: Quyết định ( chủ yếu là
quyết định thành lập các đơn vị, quyết định khen thưởng cán bộ, quyết định cho
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
22
Khoa Quản Trị Văn Phòng
Báo cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
học sinh thôi học………….)
+ Văn bản hành chính thông thường gồm có: công văn, biên bản, thông
báo, báo cáo….
Là một trường trực thuộc Bộ Nội Vụ, chính vì vậy quy trình soạn thảo
và ban hành văn bản của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội được lãnh đạo và cán
bộ chuyên môn thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình soạn thảo theo
Thông tư số 01/2010/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Các bước tiến hành soạn thảo để tiến tới ban hành một văn bản được tiến
hành theo quy trình sau:
Bước 1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo.
Bước 2. Xác định mức độ cần thiết phải phổ biến, mức độ phá lý và yêu
cầu thời gian của văn bản.
Bước 3. Xác định loại văn bản cần sử dụng để thực hiện yêu cầu văn bản
hóa. Phù hợp với mục đích, tính chất và vấn đề cân nhắc tới.
Bước 4. Thu thập và xử lý thông tin cho văn bản. Thông tin có từ nhiều
nguồn khác nhau phải xác định các thông tin pháp lý có những văn bản Quy
phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đang cần thông tin.
Bước 5. Xây dựng đề cương và viết bản thảo. Với loại văn bản quan trọng
cần viết bản thảo và đề cương cụ thể tổ chức, xin ý kiến đóng góp của các đơn
vị, cá nhân.
Bước 6. Duyệt thảo văn bản.
Do người có thẩm quyền sau khi soạn thảo văn bản xong, Thủ trưởng đơn
vị duyệt về nội dung và ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Trình
Trưởng phòng Hành Chính tổ chức phê duyệt ký nháy về mặt thể thức tính pháp
lý của văn bản. Sau khi đã được duyệt về nội dung và thể thức của văn bản thì
văn bản được trình lên Hiệu Trưởng ký ban hành.
Bước 7. Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản
Có đầy đủ mọi thành phần: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, đóng dấu, đăng
ký… sau đó áp dụng các biện pháp kỹ thuật để nhân bản văn bản
Sinh viên: Lê Đình Duyệt
23
Khoa Quản Trị Văn Phòng
