Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại TRƯỜNG đại học nội vụ hà nội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (610.85 KB, 41 trang )
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
Phần I....................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................4
CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI..................................................4
I. VỊ TRÍ,CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG
.......................................................................................................................4
1.Vị trí và chức năng.....................................................................................4
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................4
3.Cơ cấu tổ chức của trường..........................................................................6
II.Khảo sát tình hình tổ chức,quản lí,hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan kiến tập...........................................................................6
2.Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................6
2.1 Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức cửa văn phòng................6
2.1.1Vị trí và chức năng................................................................................6
2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................7
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp..................................8
2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng.............................................................................................................9
2.2.1 Đối với Lãnh đạo..................................................................................9
2.2.2 Đối với chuyên viên...........................................................................10
III.Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức.........................18
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan,tổ chức...............................................................................18
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan...................................................18
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..........................19
3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan...19
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan......20
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản............................21
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến..............21
3.4.1.1 Trình tự quản lý văn bản đến...........................................................21
3.4.1.2 Trình giải quyết văn bản đi..............................................................22
3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan,đơn vị.........................25
3.4.2.1 Nội dung việc lập hồ sơ:.................................................................25
3.4.2.2 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập................................................26
3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức.................................26
3.5 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan.............................................................................................................27
3.5.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của
văn phòng....................................................................................................27
3.5.2 Sơ đồ hóa cách bố trí,sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng......................................................................................29
3.5.3 Tìm hiểu và hệ thống cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng của cơ quan.Nhận xét bước đầu về những hiệu
quả mang lại................................................................................................30
Phần II................................................................................................................31
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................31
2.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của cơ quan.......................................................................................31
2.1.1 Công tác quản lý Nhân sự..................................................................31
2.1.2 Công tác văn phòng............................................................................32
2.1.3 Công tác văn thư – lưu trữ..................................................................32
2.2 Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm....33
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN........................................................................................................35
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam – một tầm nhìn mới. Chiến tranh đã lùi xa 40 năm, nhắc tới
Việt Nam, người ta không chỉ nhắc tới một thời quá khứ hào hùng, mà còn nhắc
tới sự phát triển vượt bậc của một đất nước nhanh chóng phục hồi sau chiến
tranh.Sự thay đổi của Việt Nam là điều không ai có thể phủ nhận,điều này được
thể hiện rõ qua con đường công nghiệp hóa,hiện đại hóa của đất nước.….vv.
Song song với đó xuất hiện thêm nhiều ngành nghề hơn,mỗi ngành nghề có một
bước tiến mới.Trong đó quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt
trong đời sống xã hội.Công tác văn phòng cũng là một phần,một lĩnh vực trong
việc quản lý nhà nước.Một bộ phận không thể thiếu trong các cơ quan,tổ chức
hoặc doanh nghiệp,từ đó mà mọi hoạt động của từng đơn vị, cơ quan đó phát
triển theo hướng tốt và ngày một đi lên.Nắm bắt được tầm quan trọng của công
tác văn phòng trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta đã không ngừng cải
cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển của xã hội.Ngày nay văn
phòng không còn chỉ là hình ảnh quen thuộc với hành lang im ắng, các cánh của
khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm trang hay tiếng đánh máy chữ
lọc cọc.Ngày nay văn phòng đã mang một bộ mặt đa dạng hơn: trang thiết bị
hiện đại, không gian mở, cách bài trí linh hoạt, thích ứng với nhiều nhu cầu và
phương thức làm việc phong phú.
Nắm bắt được tình hình và nhu cầu thực tiễn của đất nước,cùng với nhận
thức rõ vị trí quan trọng của công tác văn phòng.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã được thành lập dựa trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
mà tiền thân là Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I. Trường đào tạo
nhiều ngành nghề tạo ra nguồn nhân lực dồi dào đáp ứng với nhu cầu của xã hội
như các ngành : Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực,hành chính học,quản lý
nhà nước...đặc biệt là Ngành quản trị Văn phòng.
Với phương châm “Học đi đôi với hành” đồng thời nhằm giúp các cán bộ
ngành quản trị văn phòng trong tương lai năm vững được kiến thức lý thuyết và
vận dụng vào công việc,cuộc sống.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và khoa
Quản trị văn phòng đã tổ chức cho sinh viên trong Khoa đi kiến tập tại các cơ
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan, tổ chức, công ty ….nhằm nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng làm việc cho
sinh viên. Kiến tập giống như một lần tập dượt tạo nền tảng cho sinh viên chúng
em biết vận dụng với những kiến thức đã được học tại trường để áp dụng vào
thực tiễn,là một hành trang cho các cán bộ văn phòng tương lai.
Là sinh viên năm ba Khoa Quản Trị Văn Phòng,chúng em đã được nhà
trường và khoa tạo điều kiện giúp đỡ cho sinh viên đi kiến tập,nhằm mục đích
chính đó là : Tìm hiểu công tác văn phòng ở các cơ quan tổ chức.Thực hiện theo
chương trình đào tạo của Nhà trường và của Khoa,đồng thời nhận được sự đồng
ý của cơ quan liên hệ kiến tập,em đã bước vào kỳ kiến tập 1 tháng ( từ ngày 20/4
đến ngày 25/5/2015) tại Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội.
Trong thời gian kiến tập ở Phòng Hành chính – Tổng hợp em đã nhận
được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô và lãnh đạo Phòng đã giúp e tiếp cận
với công việcngoài thực thế,học hỏi được kinh nghiệm làm việc trong văn phòng
và rút ra nhiều bài học quý báu.
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Nhờ kết quả đã thu được sau 1 tháng kiến tập được tham gia vào công tác
nghiệp vụ,được trao dổi,tiếp thu học hỏi từ các cán bộ tại Phòng Hành chính –
Tổng hợp cùng với sự nỗ lực cố gắng của bản thân.Em đã hoàn thành bài báo
cáo kiến tập của mình.Sau đây e xin trình bày bài báo cáo kiến tập như sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Phần II: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Phần III: Phụ lục.
Khoảng thời gian một tháng kiến tập tại Phòng Hành chính – Tổng hợp là
khoảng thời gian quan trọng,tuy thời gian không dài nhưng em đã học hỏi được
rất nhiều điều,giúp em hoàn thiện bản thân và tích lũy thêm kinh nghiệm,kiến
thức để phục vụ cho năm học còn lại của mình tại Trường.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến cô ThS. Lâm Thu Hằng – Giảng viên
hướng dẫn giúp sinh viên chúng em hiểu rõ nắm bắt được hơn về quá trình kiến
tậpvà viết báo cáo.
Em xin cảm ơn cô Hoàng Thị Thúy Lan – Người phụ trách hướng dẫn em
kiến tập tại Phòng Hành chính - Tổng hợp đã tận tình giúp đỡ em tiềm hiểu về
công tác văn phòng. Dưới sự hướng dẫn tận tình,giao tiếp cởi mở và thái độ làm
việc khẩn trương nghiêm túc của các Thầy cô trong Phòng đã giúp em có thêm
tự tin để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Bên cạnh nhũng kết quả đạt được,bài báo cáo kiến tập của em sẽ không
trách khỏi thiếu sót và khuyết điểm,do thời gian có hạn và thực tế kinh nghiệm
còn nhiều hạn chế. Vì vậy, em rất mong các thầy cô giáo xem xét góp ý kiến,
nhận xét để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội,ngày 28 tháng 5 năm 2015
SINH VIÊN
Chu Thị Phương Thảo
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
I. VỊ TRÍ,CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA
TRƯỜNG
Vị trí,chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của trường được căn cứ vào
Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định
chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
1.Vị trí và chức năng.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc
hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực
công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách
pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo
nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
3.Cơ cấu tổ chức của trường
( Phụ lục I )
II.Khảo sát tình hình tổ chức,quản lí,hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan kiến tập.
2.Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1 Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức cửa văn phòng
Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐ-ĐHNV
ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với vị trí
và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
2.1.1 Vị trí và chức năng
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông
tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chương trình, kế hoạch làm việc.
2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
* Thực hiện công tác hành chính
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan,quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn
bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáoquân số trong cuộc họp của Trường.
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an
toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.
* Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và
theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;
* Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân
cấp quản lý của Hiệu trưởng.
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp.
STT
Họ và tên
Chức danh
1
Trần Thị Hạnh
Trưởng Phòng
2
Hoàng Văn Thanh
Phó Trưởng phòng
3
Dương Thị Dung
Chuyên viên
4
Nguyễn Văn Dũng
Giảng viên
5
Phạm Thế Cường
Chuyên viên
6
Nguyễn Thị Thanh
Chuyên viên
7
Hoàng Thị Thúy Lan
Chuyên viên
8
Nguyễn Thị Thanh Hòa
Chuyên viên
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9
Phạm Thị Duyên
Nhân viên Y tế
10
Nông Trương Ngọc Sơn
Chuyên viên
11
Hà Thị Tuyết Mai
Cán sự
12
Đặng Thị Lý
Nhân viên Y tế
13
Nguyễn Thị Tý
Nhân viên Y tế
14
Nguyễn Thị Vượng
Nhân viên
15
Đỗ Thị Thúy Hạnh
Nhân viên
2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng
2.2.1 Đối với Lãnh đạo
*Bà Trần Thị Hạnh – Trưởng phòng
- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường về
các mặt hoạt động của phòng Hành chính- Tổng hợp;
- Xây dựng kế hoạch,quy hoạch phát triển phòng;
-Phụ trách công tác tổ chức,cán bộ; thi đua,khen thưởng của Phòng;
-Phụ trách công tác tổng hợp,báo cáo;thông báo kết luận giao ban;
-Theo dõi kế hoạch công tác của Nhà trường và các đơn vị thuộc và trực
thuộc Trường;
-Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phần
tham dự của Phòng;
-Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản,giấy tờ có liên quan theo phân cấp
của Hiệu trưởng;
-Phụ trách công tác y tế,cây xanh,vệ sinh môi trường;Quản lý phòng
thờ,phòng truyền thống;Nhà ăn cán bộ,nhà ăn sinh viên,phòng ăn VIP;Nhà
khách;điện thoại,truyền hình cáp;
-Giarng dạy theo quy định;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám hiệu giao.
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Ông Hoàng Văn Thanh – Phó Trưởng phòng
-Giúp Trưởng phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Phụ trách công tác thư ký,thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng
và các Phó Hiệu trưởng;tiếp nhận,kiểm tra thể thức,kỹ thuật trình bày, ký phát
hành các văn bản của Trường;
+ Phụ trách công tác thi đua - khen thưởng;
+Phụ trách và điều hành công tác văn thư,lưu trữ;
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính.Xây dựng các văn bản hướng
dẫn quy trình,thủ tục có liên quan đến công tác cải cách hành chính;
+ Phụ trách công tác lễ tân và tiếp khách của Ban giám hiệu;Chuẩn bị nội
dung,cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết phục vụ cho các cuộc họp của Ban
Giám hiệu;
+ Phụ trách thông tin,quảng bá hình ảnh của Trường;Phụ trách công tác in
các ấn phẩm văn phòng,biển tên,cờ,biển lớp,bảng tin,maket trong toàn Trường;
+ Họp giao ban và các cuộc họp khác theo sự phân công của Trưởng
Phòng;
+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản,giấy tờ theo nhiệm vụ được phân
cấp;Ký giấy giới thiệu,giấy đi đường và ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ
các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;
+ Phụ trách công tác hiếu hỉ,khánh tiết;tổ chức các ngày lễ,tết trong năm;
Quản lý và theo dõi công tác phục vụ: các phòng họp,hội trường và phòng
làm việc của Ban Giám hiệu;Quản lý đặt vé máy bay cho CBVC Nhà trường;
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường;Theo
dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của CBVC
Nhà trường;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu và Trưởng phòng giao.
2.2.2 Đối với chuyên viên
* Bà Dương Thị Dung – Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa công sở” của Trường; Kiểm
tra,theo dõi việc thực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của
CBVC Nhà trường;
+ Thực hiện kiểm tra,theo dõi công tác vệ sinh môi trường, cây xanh;
phòng truyền thống; Nhà ăn cán bộ,nhà ăn sinh viên,phòng ăn VIP;
+ Thực hiện công tác hiếu hỉ,lễ tân,khánh tiết,tổ chức các ngày lẽ,tết trong
năm;
+ Thực hiện quản lý, theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng tin, maket
trong toàn Trường;
+ Lập sổ theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+ Phối hợp thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ
và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường,trình Ban Giasm hiệu
và các Bộ, Ban, Ngành liên quan;
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa - Chuyên viên
- Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực
hiện các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Ngành liên
quan;
+ Theo dõi việc thực hiện giờ giấc các cuộc họp giao ban hàng tuần,
tháng, quý, 6 tháng đầu năm; Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết
luận giao ban của các đơn vị;
+ Soạn thảo lịch công tác tuần của Trường. Sau khi được Hiệu trưởng phê
duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị, trang website của Trường và theo dõi, đôn
đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;
+ Thực hiện theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kế hoạch
công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trong Trường;
+ Dự trù, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việc của
Ban Giám hiệu, của Phòng;
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nahf trường theo phê duyệt của
Hiệu trưởng;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; Công tác cải cách hành chính; công
tác thi đua – khen thưởng; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà
trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Ông Nguyễn Văn Dũng – Giảng viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:
+ Tiếp nhận, phân loại và chuyển văn bản, tài liệu, báo chí, bưu phẩm…
đến Ban Giám hiệu;
+ Tiếp nhận các văn bản của các đơn vị trình Ban Giám hiệu ký duyệt;
+ Thông báo kết quả phê duyệt văn bản đến các đơn vị sau khi Ban Giám
hiệu ký duyệt;
+ Quản lý, trực điện thoại, vệ sinh phòng khách của Ban Giám hiệu;
+ Thường trực công tác lễ tân, đón tiếp khách đến Trường liên hệ công
tác; xếp lịch để Ban Giám hiệu tiếp khách;
+ Phối hợp thảo kết luận giao ban, lịch công tác tuần và theo dõi thực hiện;
+ Phối hợp thực hiện công tác thư ký; công tác thi đua – khen thưởng;
tổng hợp – báo cáo; công tác thông tin, quảng bá hình ảnh của Nhà trường;
+ Soạn thảo công văn khi Ban Giám hiệu yêu cầu; Giảng dạy theo qui định;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Ông Phạm Thế Cường- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Thực hiện công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp;
+ Phối hợp theo dõi các biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+Quản lý, cung cấp, cập nhật nội dung thông tin của Phòng trên website của
Trường;
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phối hợp đặt vé máy bay cho cán bộ viên chức Nhà trường theo phê
duyệt của Hiệu trưởng;
+ Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
+Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Ông Nông Trương Ngọc Sơn- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo Phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Phối hợp thực hiện kiểm tra, theo dõi việc thực hiện “Quy chế văn hóa
công sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;
+Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của Ban
Giám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu...);
+ Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn,
tài liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, lễ tân, khánh tiết; tổ chức các ngày
lễ, tết trong năm của Trường;
+ Phối hợp theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;
+Phối hợp theo dõi, kiểm tra vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…; công tác thông tin liên
lạc, truyền hình cáp; biển tên, cờ, biển lớp, bảng, maket trong toàn Trường;
+ Cập nhật, báo cáo kịp thời các văn bản Quy phạm pháp luật mới ban hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển
giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường và chuyển
phát qua bưu điện các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theo dõi việc
thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ, Ban,
Ngành…;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;
+ Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi theo quy
định của Nhà nước, của Nhà trường;
+ Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong Trường. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu
trữ theo quy định của Nhà nước;
+ Quản lý các con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức
đoàn thể); đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ
tục hành chính;
+ Cấp giấy đi đường cho cán bộ viên chức đi công tác được Ban Giám
hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ viên chức, học sinh sinh viên;
+ Xây dựng các qui định nhằm quản lý thống nhất công tác Văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Thanh- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong
và ngoài Trường;
+ Phối hợp tiếp nhận, vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưu
kiện gửi đến Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;
+ Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
+ Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị,
cá nhân trong Trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ cho
công tác chung của Nhà trường;
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Quản lý, lưu trữ, chỉnh lí các loại văn bản của Phòng theo qui định;
+ Thực hiện các nhiệm vụ hành chính (chấm công, soạn thảo văn bản, ghi
biên bản các cuộc họp, nhận các văn bản…) của Phòng;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân trong các cuộc họp;
+Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khánh tiết; tổ chức các ngày lễ, tết
trong năm của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Hoàng Thị Thúy Lan- Chuyên viên
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip
thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị
bệnh;
+ Lên kế hoạch tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và
học sinh – sinh viên toàn trường;
+ Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khám
chữa bệnh trong Nhà trường;
+ Xây dựng và thực hiện đầy đủ các qui chế, tiêu chuẩn vệ sinh trường
học do Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
toàn trường;
+ Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh – sinh viên về công tác bảo vệ
nguồn nước sạch và công tác vệ sinh môi trường, xây dựng môi trường học tập
lành mạnh, xanh-sạch-đẹp-an toàn. Tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm
diệt trừ côn trùng gây bệnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Phạm Thị Duyên- Y sỹ
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sau:
+ Thường trực phòng y tế tại Cơ sở Đông Ngạc trong và ngoài giờ hành
chính theo lịch học; Kịp thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC,
học sinh – sinh viên tại Cơ sở bị bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho CBVC và học sinh –
sinh viên toàn trường;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh… tại Cơ sở;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về công tác bảo vệ nguồn nước sạch và
công tác vệ sinh môi trường, thực hiên tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn;
Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệ nạn xã hội một
cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả tại Cơ sở Đông Ngạc;
+ Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng như
phòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A
(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới CBGV, CNV và học sinh – sinh viên
tại Cơ sở;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Tý
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; Kip
thời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp CBVC, học sinh – sinh viên bị
bệnh;
+ Phối hợp tổ chức khám sức khỏe toàn diện cho cán bộ viên chức và học
sinh – sinh viên toàn trường;
+ Kiểm tra, tình trạng vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác khám, chữa
bệnh của Nhà trường. Báo cáo và xây dựng kế hoạch thanh lý những vật tư đã quá
hạn sử dụng;
+ Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh; vệ sinh
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trường, lớp, khu nhà nội trú, các công trình vệ sinh…;
+ Tuyên truyền tạo nhận thức về môi trường trong Nhà trường, thực hiên
tiêu chí xanh - sạch - đẹp - an toàn; Tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS
và phòng chống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;
+ Thực hiện báo cáo định kỳ, thường xuyên về công tác y tế;
+ Phối hợp tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gây
bệnh
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
* Bà Nguyễn Thị Vượng
- Giúp Lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động
sau:
+ Vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại phòng làm việc của Ban Giám hiệu hàng ngày;
+ Đóng mở cửa; phụ trách công tác lễ tân các phòng họp, hội trường của Nhà
trường;
+ Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh Phòng thờ tại tầng 7, nhà A;
+ Quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dùng tại Nhà khách, các phòng
họp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các
vật dụng thuộc Nhà khách, phòng họp;
+ Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhà trường;
+ Phối hợp thực hiện công tác lễ tân của Nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phòng giao.
Thông báo này thay thế cho Thông báo số 25 ngày 06 tháng 6 năm 2014
của Phòng Hành chính – Tổng hợp.
Căn cứ nhiệm vụ được phân công trên đây, mỗi cán bộ viên chức, nhân
viên cần nắm vững các quy định của Nhà nước, của Bộ Nội vụ và của Trường về
hoạt động công tác của mình, thường xuyên bám sát chương trình công tác và
phối hợp thực hiện tốt công việc.
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
III.Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan tổ chức
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư, lưu trữ của cơ quan,tổ chức.
- Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà
soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nộ Vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 07 tháng 11 năm 2013 của Hiệu
trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quy chế về công tác văn thư,
lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ
Công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về Quản lý và sử dụng con dấu.
3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
- Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan .
-Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt
động của tất cả các cơ quan.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ
trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp
công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
+ Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ
quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
+ Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà
nước
+ Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
- Hình thức tổ chức công tác văn thư:
Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao
và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu,
vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đều
tập trung ở Văn phòng cơ quan ( Phòng văn thư)
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ
quan
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội luôn được lãnh đạo Nhà trường,lãnh đạo các đơn vị quan tâm. Do đặc thù và
mô hình công việc,tổ chức lớn, khối lượng công việc tương đối nhiều nên trong
hoạt động hàng ngày sản sinh ra khá nhiều loại hình văn bản của cơ quan.
Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Trường gồm các
loại hình văn bản sau: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án,
kế hoạch, phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản
ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi,
phiếu chuyển, giấy biên nhận.
- Văn bản chuyên ngành.
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan
- Thực hiện theo đúng quy định trong thông tư số 01/2011/TT-BNVngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
- Thể thức văn bản được ban hành đúng theo quy định hiện hành.
- Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền
và hiệu lực pháp lý.
- Văn bản ban hành đảm bảo đúng theo đường lối của Đảng, Pháp lật, Nhà
nước và manh tính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định.
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan
- Căn cứ tính chất,nội dung và thẩm quyền ban hành của văn bản cần soạn
thảo,Hiệu trưởng giao cho một đơn vị hoặc một cá nhan soạn thảo hoặc một chủ
trì soạn thảo văn bản.
- Đơn vị và các cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách
nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức,nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn
bản;
+ Bước 2: Thu thập,xử lý thông tin có liên quan;
+ Bước 3: Soạn thảo văn bản;
+ Bước 4: Trường hợp cần thiết,đề xuất với Lãnh đạo Trường tham khảo
ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản.
- So sánh nhận xét đánh giá: Công tác soạn thảo văn bản được Nhà trường
chú trọng và quan tâm. Nhìn chung các văn bản soạn thảo của Trường đúng theo
quy định của pháp luật hiện hành.Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lãnh đạo trong cơ quan, văn bản được soạn thảo theo quy trình khép kín, ít xảy
ra sai sót trong khâu soạn thảo.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Qua quá trình được trau rồi kiến thức,được tìm hiểu,tiếp xúc với công
việc của Phòng văn thư - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Sau đây e xin trình
bày quy trình quản lý và giải quyết văn bản của Trường như sau:
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
3.4.1.1 Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến của Trường được quản lý theo trình tự sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến
Giải quyết và theo dõi,đôn đóc việc giải quyết văn bản đến
+) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn,trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư phải kiểm tra số lượng,tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có),
kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ
tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến vào bản
chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản
fax,bản chuyển phát qua mạng).
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bộ phận Bảo
vệ Trường hoặc viên chức được phân công trực tiếp để tiếp nhận công văn có
trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Trường hoặc Trưởng phòng
Hành chính – Tổng hợp để xử lý.
- Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
- Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trến
máy vi tính thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+) Trình,chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi được đăng ký tại Văn thư, kịp thời trình Hiệu
trưởng hoặc người được Hiệu trưởng ủy quyền xem xét, phân phối văn bản
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư đăng ký tiếp và chuyển
văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
+) Giải quyết và theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Sau khi nhận được văn bản đến, trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Trường; theo thời hạn
yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
- Văn thư tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết,
đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Trưởng phofnh Hành chính –
Tổng hợp và báo cáo Lãnh đạo Trường.
- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp đôn đốc, báo cá Lãnh đạo
Trường về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để
thông báo cho các đơn vị liên quan.
3.4.1.2 Trình giải quyết văn bản đi
Văn bản đi được quản lý theo trình tự sau:
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng, năm của văn bản
Đăng ký văn bản đi
Nhân bản,đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi
Lưu văn bản đi
a)Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
Sinh viên: Chu Thị Phương Thảo
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
