Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN lý NHÂN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (259 KB, 44 trang )
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC....................................................................................................2
A. LỜI MỞ ĐẦU.....................................................................................................1
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ...............................................................................3
B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN .....................................4
HUYỆN LÝ NHÂN.................................................................................................4
1. Điều kiện tự nhiên huyện Lý Nhân......................................................................................4
2. Điều kiện kinh tế xã hội ......................................................................................................4
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ
NHÂN.......................................................................................................................9
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân...............9
1. Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân...............................................9
2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân.....................................................................11
II. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng UBND
huyện Lý Nhân.......................................................................................................................12
1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân.........................................12
1.1. Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng............................................12
1.1.1. Chức năng ..................................................................................................................12
1.1.2. Nhiệm vụ......................................................................................................................12
1.2. Phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng.................................................14
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân.......................20
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân về công tác văn thư , lưu trữ
của Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân....................................................................................20
2.2. Mô hình tổ chức văn thư của Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân...................................21
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lý Nhân...........................22
2.3.1. Thẩm quyền ban hành và các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Lý Nhân
...............................................................................................................................................22
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý củaUBND huyện Lý Nhân
so với các quy định hiện hành................................................................................................23
2.3.3.Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Lý Nhân. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá...............................................................24
2.4.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Lý Nhân.........25
2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến........................................25
2.4.1.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi..............................................................................25
2.4.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến............................................................................25
2.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Lý Nhân.....................................26
2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân................................................26
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Lý
Nhân.......................................................................................................................................27
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng........27
3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng.
Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu................................................................................29
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng
của UBND huyện Lý Nhân. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại.................................29
PHẦN II:................................................................................................................30
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................................30
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của
UBND huyện Lý Nhân..........................................................................................................30
1.1. Về công tác văn phòng....................................................................................................30
1.2.Về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan........................................................................31
II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.............................33
KẾT LUẬN............................................................................................................35
PHẦN PHỤ LỤC.....................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với xu hướng hội nhập hoá, quốc tế hóa, sự phát triển ngày càng cao
của đời sống xã hội đòi hỏi con người phải thích nghi và có những thay đổi lớn lao
trong nhận thức về mọi vấn đề. Nhận thức về văn phòng, vai trò vị trí của văn
phòng cũng không nằm ngoài quy luật đó. Văn phòng không còn đơn thuần là bộ
phận, đơn vị phụ trách công việc hành chính giấy tờ, sổ sách mà trở thành bộ máy
tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều
hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn vị
khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Văn phòng đóng vai trò là
cầu nối giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan, là trung tâm điều hành, phối hợp mọi
hoạt động của cơ quan. Chính bởi vị trí và vai trò quan trọng đó của văn phòng mà
việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập và hiện đại hoá văn phòng là một trong những yếu
tố quyết định sự tồn tại, phát triển bền vững của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng
hoạt động hiệu quả giúp cơ quan hoạt động hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh, chủ
động trong quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan
Để đào tạo ra những cán bộ, chuyên viên văn phòng có trình độ chuyên môn
cao có phẩm chất chính trị tốt, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về chất lượng
nguồn lao động thì việc đào tạo lý thuyết gắn với thực tiễn là rất cần thiết.
Trong quá trình đi kiến tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức,
nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn một cách
hiệu quả nhất,được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc
của một cán bộ khoa học nghành Quản trị văn phòng.
Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa Quản trị văn phòng, cũng như
sự tiếp nhận của UBND huyện Lý Nhân, em đã được kiến tập tại cơ quan, bắt đầu
từ ngày 20-4-2015 đến hết ngày 25-5-2015.
Trong hơn một tháng kiến tập tại UBND huyện Lý Nhân, mặc dù còn rất
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
1 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc nhưng em đã được các cán bộ tại phòng
tận tình hướng dẫn và chỉ bảo nên em đã làm tốt công việc được giao phó tại cơ
quan, nhờ đó em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về
công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng - giảng
viên đã hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn
tới Lãnh đạo cùng các cán bộ UBND huyện Lý Nhân, nhất là cô Nguyễn Thị Quế
Anh- cán bộ phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Lý Nhân đã giúp đỡ em hoàn
thành tốt chương trình kiến tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lý Nhân, ngày 20 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Lưu Thị Hống Nhung
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
2 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBND
Uỷ ban nhân dân
HĐND
Hội đồng Nhân dân
TN-MT
Tài nguyên Môi trường
NN&PTNT
PCT
LĐTB&XH
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phó chủ tịch
Lao động Thương binh và Xã hội
GD&ĐT
Giáo dục và Đào tạo
GT-VT
Giao thông vận tải
TC-KH
Tài chính - Kế hoạch
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
3 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN LÝ NHÂN
1. Điều kiện tự nhiên huyện Lý Nhân
- Vị trí địa lý:
Huyện Lý Nhân là một trong 06 đơn vị hành chính của tỉnh Hà Nam. Vị trí
địa lý nằm ở phía Đông tỉnh, trong toạ độ 20 0,35’ độ vĩ Bắc, 106,5 độ kinh Đông.
Phía Nam giáp tỉnh Nam Định và huyện Bình Lục, phía Tây giáp huyện Bình Lục
và Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng là tỉnh Hưng Yên và Thái Bình, phía Bắc
giáp huyện Duy Tiên.
Diện tích tự nhiên toàn huyện là 167,045 km2.
-Địa hình:
Vốn là đất hình thành tại chỗ và do đất phù sa sông Hồng bồi đắp. Đất đai
tương đối đồng đều, hình thành 3 vùng sinh thái khác nhau: vùng bãi bồi ngoài đê
sông Hồng và bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm 2/3 diện tích); vùng
đất màu và cây công nghiệp.
-Khí hậu thời tiết:
Khí hậu huyện Lý Nhân nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa
nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng bằng Bắc Bộ, chịu ảnh hưởng sâu sắc của gió
mùa Đông Bắc và gió mùa Đông Nam. Mùa mưa từ tháng 5 đến tháng 10, mùa khô
từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau. Nhiệt độ trung bình năm dao động từ 23,5 độ đến
24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có khi cao nhất lên tới 36 độ, mùa đông
nhiệt độ trung bình 18,9 độ. Độ ẩm các tháng chênh lệch nhau không lớn, giữa
tháng khô nhất và ẩm nhất chỉ chênh nhau 12%. Gió thay đổi theo mùa.
2. Điều kiện kinh tế xã hội
Cùng với sự phát triển chung của tỉnh Hà Nam, Lý Nhân đẩy mạnh quá
trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, tiếp tục phát triển nền kinh tế thị trường định
hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng mở cửa và hội nhập quốc tế. Trong bối cảnh
như vậy, Lý Nhân có những lợi thế và cơ hội phát triển to lớn:
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
4 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a. Lý Nhân là vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở các thời
vua Hùng mở nước, người Lý Nhân đã từng phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp thu
những tinh hoa của nền văn minh Thăng Long.
b. Huyện Lý Nhân có một số đình, đền đã được công nhận là di tích lịch sử
- văn hoá - kiến trúc như : đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo Lý;
đình Đông Lư, đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương trong
chuyện “Người con gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch). Đáng lưu ý là
Lý Nhân còn có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại Vương Trần
Quốc Tuấn, đền được hành hương từ Kiếp Bạc về quê nhà Trần ở Bảo Lộc. Đây là
lễ hội lớn nhất vùng Lý Nhân, hạt nhân của tuyến du lịch, nội đại, lễ hội được tổ
chức vào ngày 20 tháng 8 âm lịch.
c. Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như:
thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam
Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất là khi
hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng và mở rộng quốc lộ 38A. Là nơi giao lưu
kinh tế trọng điểm của các tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam Định, Thái Bình.
Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân có thể đạt khoảng 12% 14%/năm. Lý Nhân đã hình thành cụm CN - TTCN tại xã Hòa Hậu, giao hết diện
tích cho 8 nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng ra các địa phương khác như
ở Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút được nhiều nhà đầu tư đến đầu tư.
Nguồn nhân lực dồi dào, là nơi cung cấp nguồn lực có trình độ cao đáp ứng yêu
cầu của quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá của đất nước, đưa nền kinh tế của
Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực.
Lý Nhân còn tập trung xây dựng các làng nghề truyền thống như: dệt ở xã
Hòa Hậu, làm bánh đa nem ở xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc ở xã Nhân Khang,
Xuân Khê, đan cót ở xã Đạo Lý...; khôi phục phát triển cây trồng có nguồn gen
quý hiếm như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý. Sự phát triển nhanh của
nền kinh tế thị trường cũng sẽ tác động mạnh đến kinh tế - xã hội của Lý Nhân trên
các mặt:
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
5 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tạo ra sự liên kết các thị trường và sự hội nhập của kinh tế Lý Nhân vào
thị trường trong vùng và cả nước. Điều này không chỉ tạo ra cơ hội mở rộng thị
trường tiêu thụ nông sản, thực phẩm là thế mạnh phát triển của Lý Nhân, mà còn
mở ra cơ hội lớn hơn cho việc cung cấp, bổ sung các nguồn lực phát triển cho tỉnh
nhà và tỉnh lân cận.
- Sự phát triển và kết nối các hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng hiện đại
hóa và đồng bộ hóa.
- Tạo nên sự giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa,
giáo dục - đào tạo và các lĩnh vực xã hội khác.
- Mở ra khả năng và xu hướng chuyển dịch các dòng vốn đầu tư, sự phát
triển lan toả của các trung tâm kinh tế, thương mại với sự chuyển dịch của các cơ
sở công nghiệp đến các vùng ngoại vi. Với xu hướng chuyển giao công nghệ kỹ
thuật, thu hút lao động nông nghiệp ở các vùng nông thôn sang các lĩnh vực công
nghiệp, dịch vụ và mở rộng khả năng khai thác các tài nguyên, nguồn lực trên toàn
huyện.
Những tác động trên sẽ tạo cho Lý Nhân có khả năng, cơ hội và nguồn lực
lớn hơn trong việc khai thác, phát huy các nguồn lực nội tại cũng như khai thác,
thu hút các nguồn lực từ bên ngoài để thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế của
huyện theo hướng công nghiệp hóa và đẩy nhanh công nghiệp hóa, hiện đại hóa
nền kinh tế của huyện.
d. Trong những năm đổi mới vừa qua và hiện nay, kinh tế xã hội Lý Nhân
đã có bước phát triển quan trọng, tạo nền tảng và tạo đà cho Lý Nhân phát triển
trong giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
e. Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục được đổi mới, tăng cường. Các cấp
chính quyền và nhân dân trong huyện đang và sẽ có những nỗ lực, quyết tâm to lớn
trong việc xây dựng và phát triển quê hương Lý Nhân ngày một giàu mạnh.
- Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh,
tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn. Là điểm gần trung
tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
6 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông thuận
tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất là khi hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông
Hồng, mở rộng quốc lộ 38A và dự án đường 499 (Đức Lý - Thái Bình). Bên cạnh
đó Lý Nhân còn một số khó khăn đó là hệ thống đường huyện, đường liên xã, cầu
cống qua sông, mương đã xuống cấp cần được đầu tư xây dựng.
- Về mạng lưới giáo dục đào tạo: của Lý Nhân phát triển cả về quy mô
trường lớp và chất lượng đào tạo, là quê hương của phong trào "hai tốt"; huyện có
38 trường được công nhận chuẩn Quốc gia, đặc biệt trường THCS Bắc Lý được
Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động. Huyện đã hoàn thành
phổ cập trung học cơ sở vào năm học 1999 - 2000. Hiện nay toàn huyện có tổng số
88 trường học, trong đó: 26 trường THCS, 31 trường Tiểu học, 24 trường Mầm
non, 5 trường THPT và 01 Trung tâm Giáo dục thường xuyên.
- Về mặt xã hội: người dân Lý Nhân có sức chịu đựng gian khổ bền bỉ, có
nghị lực phấn đấu cao, có lòng yêu nước thiết tha, có tinh thần chiến đấu dũng cảm
đồng thời lại có chí hiếu học, sự nghiệp giáo dục ổn định, phát triển vững chắc (8
năm liền luôn dẫn đầu toàn tỉnh).
- Về y tế: Huyện có 3 cơ sở khám chữa bệnh lớn: Bệnh viện Đa khoa Lý
Nhân - thị trấn Vĩnh Trụ, Trung tâm khám chữa bệnh Nam Lý - Tiến Thắng, Bệnh
viện Tâm thần Cao Đà (của tỉnh) - Tiến Thắng và có 23/23 trạm y tế xã thuận tiện
cho việc khám chữa bệnh cho người dân. Công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ được
quan tâm đầu tư, 16/23 trạm y tế xã có bác sỹ, có 18 xã chuẩn Quốc gia về y tế.
Ngành y tế đã thực hiện tốt công tác khám chữa bệnh, nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn, y đức người thầy thuốc. Công tác kiếm tra, kiểm soát, giám sát dịch
bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường được chỉ đạo, triển khai có
hiệu quả, trong 6 tháng đầu năm 2008 không có dịch bệnh lớn xảy ra trên địa bàn,
tai biến trong chuyên môn.
-Về điện: Lưới điện nông thôn phát triển nhanh, 100% số xã, thị trấn, hộ
dân có điện dùng.
-Về các chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xóa
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
7 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đói giảm nghèo, giải quyết việc làm được các cấp chính quyền của huyện Lý Nhân
tổ chức nghiêm túc, sáng tạo, đa dạng, góp phần ổn định xã hội.
Với tiềm năng kinh tế - xã hội thuận lợi, Lý Nhân chắc chắn sẽ có những
bước tiến nhanh và được đánh giá cao trên con đường công nghiệp hóa.
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
8 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND
HUYỆN LÝ NHÂN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lý Nhân
1. Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân
Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước
từ trung ương tới cơ sở.
* Trách nhiệm của Chủ tịch UBND
Chủ tịch UBND (sau đây gọi chung là chủ tich) chịu trách nhiệm quản lý
công tác Văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo công tác văn thư ở các cơ
quan cấp dưới và các đơn vị trưc thuộc trong phạm vi do mình quản lý. Chủ tịch
có thể giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư trong phạm vi
cơ quan mình.
Chủ tịch có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của
cơ quan. Chủ tịch phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định
của nhà nước. Chủ tịch có thể giao cho các Phó Chủ tịch ký thay những văn bản
thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã được giao hoặc giao cho các Chánh Văn phòng
ký thừa lệnh những văn bản không quan trọng.
* Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:
Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch tổ chức thực hiện các
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
9 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiệm vụ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác đối với các
phòng ban trong cơ quan.
Chánh Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các phòng, ban, cá nhân và
báo cáo Chủ tịch về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản được Chủ tịch giao và ký những văn
bản do Văn phòng trực tiếp ban hành;
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch;
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký
gửi đi.
Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một
số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
* Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban trong cơ quan
Trưởng các phòng, ban trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về
toàn bộ công tác văn thư của phòng, ban mình và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn
đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phòng, ban thực hiện tốt các nhiệm vụ
quản lý hồ sơ tài liệu ở phòng ban.
* Trách nhiệm của công chức, viên chức
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của trưởng phòng,
ban;
- Dự thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình trình cấp trên;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
theo quy định;
- Giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể khác theo quy chế công tác văn
thư của cơ quan.
* Trách nhiệm của văn thư chuyên trách
a. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
- Nhận văn bản đến;
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
10 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phân loại. bóc phong bì, đóng dấu văn bản đến;
- Trình văn bản đến;
- Đăng ký văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến;
- Giúp Chánh văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
b. Đối với việc quản lý văn bản đi
- Kiểm tra lại thể thức, ghi số, ngày, tháng,… đóng dấu văn bản đi;
- Viết phong bì và làm thủ tục gửi văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản đi;
- Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
- Lập và bảo quản sổ sách cảu cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ
chuyển giao văn bản….
c. Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập
hồ sơ theo danh mục; đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan;
- Hoàn chỉnh tập lưu văn bản đi để nộp vào lưu trữ cơ quan.
d. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan;
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ
quan.
2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân
Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu của cơ quan huyện, có nhiệm vụ
quản lý, lãnh đạo, điều hành cơ quan.
Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện.
Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp, PCT phụ trách Văn
xã, PCT phụ trách Kinh tế.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Văn phòng HĐND – UBND huyện
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
11 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Công thương
Phòng Tài chính kế hoạch
Phòng Tư pháp
Phòng Nội vụ
Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
Phòng Thanh tra
Phòng Giáo dục
Phòng Y tế
Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan ( phụ lục 01)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của Văn
phòng UBND huyện Lý Nhân
1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân
1.1. Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
1.1.1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ trong lãnh đạo, điều
hành, chỉ đạo hoạt động Công đoàn các cấp và cơ quan Công đoàn ngành; tham
mưu cho Ban Thường vụ về tình hình phong trào CNVCLĐ và hoạt động Công
đoàn ngành.
Trực tiếp quản lý tài sản và phối hợp với các ban đảm bảo phục vụ các hoạt động
tại cơ quan. Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
1.1.2. Nhiệm vụ
- Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế
làm việc và chương trình công tác. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình
công tác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện quy chế
làm việc và chương trình công tác của Ban Thường vụ.
- Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản
do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành. Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ các
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
12 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản, báo cáo của các cấp Công đoàn, các cơ quan hữu quan và CNVCLĐ trong
ngành, vào sổ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được uỷ quyền xử lý và chuyển
văn bản tới các ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải quyết.
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực
và Ban Thường vụ. Theo dõi, đôn đốc các cấp Công đoàn thực hiện chế độ thông
tin báo cáo theo quy định.
-Tham gia phối hợp với các ban, đơn vị hữu quan nghiên cứu, tổng hợp tình
hình CNVCLĐ, đề xuất một số chủ trương công tác đối với CNVCLĐ và Công
đoàn. Chủ trì hoặc phối hợp cùng các ban tham gia xây dựng các văn bản và một
số đề án do Ban Thường vụ giao. Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình tổ chức
thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ. Phối
hợp với các ban, đơn vị giúp Ban Thường vụ kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực
hiện nghị quyết, quyết định, các chuyên đề công tác của Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ.
- Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp hành,
Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng kết… của
Công đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan khác
theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành.
-Giúp các ban Công đoàn ngành và các Công đoàn cơ sở về nghiệp vụ soạn
thảo, thể thức văn bản đúng theo quy định của Nhà nước.
-Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và sử
dụng tài sản ở cơ quan Công đoàn ngành. Phục vụ tốt các Hội nghị, Hội thảo ở cơ
quan cũng như của Công đoàn ngành tổ chức. Giúp Thường trực Ban Thường vụ
và Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng của các ban
Công đoàn ngành theo kết luận của Hội nghị giao ban hàng tháng.
- In ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi Công đoàn GTVT Việt Nam,
chuyển giao văn bản cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động
của Công đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự Đảng,
Bộ GTVT hàng tháng.
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
13 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất cho
các Hội nghị của Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho các đại
biểu về dự họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ Công đoàn ngành hoặc
Ban tổ chức Hội nghị.
- Thực hiện kế hoạch công tác đối ngoại, làm thủ tục cho các đoàn đi công
tác nước ngoài và đoàn nước ngoài đến Việt Nam, quản lý giấy giới thiệu,
giao dịch với các cơ quan trong và ngoài ngành.
- Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, Thường trực. Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các ban trong cơ
quan Công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý và sắp xếp các
phương tiện đi công tác theo quy chế của Công đoàn ngành. Căn cứ vào thực tế
mối quan hệ ngang dọc, trên dưới để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuần của
Lãnh đạo Công đoàn ngành và các ban sau họp giao ban Thường trực Ban Thường
vụ đầu tuần.
- Phối hợp với Công đoàn cơ quan rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy chế hoạt
động của cơ quan theo đúng quy định hiện hành.
1.2. Phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng
Căn cứ Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện ban hành
kèm theo Quyết định số 6480/QĐ-UBND ngày 09/8/2011 của UBND huyện Lý
Nhân. Văn phòng phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ, công chức, nhân viên cụ
thể như sau:
* Ông Lương Văn Tuyên – Phó chánh Văn phòng HĐND-UBND
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND lãnh đạo
UBND huyện về kết quả hoạt động của của cơ quan Văn phòng; điều hành các
hoạt động quản trị đời sống, quản lý tài chính, ngân sách của đơn vị; trực tiếp phụ
trách tham mưu tổng hợp lĩnh vực kinh tế, nội chính và các nhiệm vụ khác do lãnh
đạo huyện phân công.
* Ông Đỗ Ngọc Sơn – Phó chánh Văn phòng HĐND-UBND
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
14 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phụ trách bộ phận tổng hợp, hành chính quản trị cơ quan và trực tiếp phụ
trách tham mưu tổng hợp lĩnh vực VH-XH và Hội đồng; có trách nhiệm phối hợp
với lãnh đạo Văn phòng trong điều hành các hoạt động của cơ quan, tổng hợp,
phục vụ hoạt động của thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện và các nhiệm
vụ khác do lãnh đạo huyện phân công.
* Bà Phạm Thị Lợi - Chuyên viên
Tổ trưởng tổ tổng hợp. Phụ trách bộ phận Tổng hợp; trực tiếp phụ trách tổng
hợp khối kinh tế và khối nội chính; theo dõi tham mưu các công việc khối kinh tế,
khối nội chính; tổng hợp các báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm; tham
dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báo kết luận họp thường kỳ UBND huyện;
phối hợp với các công chức bộ phận tổng hợp thực hiện các nhiệm vụ liên quan
đến công tác bộ phận tổng hợp. Xử lý văn bản đến khi lãnh đạo Văn phòng đi vắng
và các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công.
* Ông Trần Đức Nam - Chuyên viên
Tổ phó tổ tổng hợp. Trực tiếp phụ trách tổng hợp, theo dõi và tham mưu
công việc thuộc lĩnh vực VH-XH và Hội đông; tổng hợp các báo cáo hàng tuần,
tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm; tham dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông
báo kết luận các cuộc họp khối phụ trách; xử lý văn bản đến; phối hợp với các
công chức bộ phận tổng hợp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác bộ
phận tổng hợp và các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công.
Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng tổng hợp các báo cáo chuyên đề như
báo cáo tiến độ thực hiện các Dự án cua huyện, báo cáo tổng hợp kết quả tổ chức
phi chính phủ… theo yêu cầu, công tác thủ quỹ cơ quan Văn phòng, phối hợp tốt
với bộ phận kế toán kiểm soát toàn bộ hồ sơ quyết toán các hoạt động thu, chi tiền
mặt trong cơ quan theo đúng quy định của Luật Ngân sách, quản trị mạng Văn
phòng.
* Bà Nguyễn Thị Huyền Nga - Chuyên viên
Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác HĐND huyện, lĩnh vực Nội chính,
Nội vụ; tham dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báo kết luận các cuộc họp
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
15 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lĩnh vực phụ trách; phối hợp với các công chức bộ phận tổng hợp thực hiện các
nhiệm vụ liên quan đến công tác bộ phận tổng hợp. Tổng hợp báo cáo công tác của
Thường trực HĐND huyện và các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo Văn phòng phân
công.
* Bà Nguyễn Thị Kim Dung - Cán bộ
Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác tiếp công dân; giải quyết khiếu nại,
tố cáo; tổng hợp báo cáo công tác tuần; tham mưu một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực
VH – XH; công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Tham dự họp, ghi biên bản cuộc
họp và thông báo kết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách; phối hợp với các công
chức bộ phận tổng hợp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác bộ phận
tổng hợp và các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo Văn phòng phân công.
* Bà Trần Thị Thúy Huyền - Cán bộ
Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác lĩnh vực công nghệ, thông tin thuộc
đơn vị Văn phòng phụ trách; trực tiếp theo dõi, quản lý website Văn phòng
HĐND-UBND huyện, ghi biên bản cuộc họp và thông báo kết luận các cuộc họp
lĩnh vực phụ trách; phối hợp với các công chức bộ phận tổng hợp thực hiện các
nhiệm vụ liên quan đến công tác bộ phận tổng hợp.
Trực tiếp theo dõi, quản lý sử dụng hệ thống cầu truyền hình trực tuyến của
huyện; ghi biên bản và thông báo kết luận họp cơ quan Văn phòng và các nhiệm vụ
khác khi lãnh đạo văn phòng phân công.
* Bà Nguyễn Thị Quế Anh - Chuyên viên
Phụ trách theo dõi toàn bộ các hoạt động tại Bộ phận Văn thư-Lưu trữ. Trực
tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ các văn bản đi, đến, quản lý
kho lưu trữ của huyện; quản lý toàn bộ các con dấu của HĐND, UBND huyện, dấu
Văn phòng, đóng dấu các văn bản HĐND-UBND huyện, Văn phòng trình ký phát
hành. Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng kiểm soát thể thức văn bản trước khi
đóng dấu và ban hành. Thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư theo đúng
quy định của nhà nước. Hằng tháng hoặc quý xây dựng kế hoạch sử dụng các vật
tư, văn phòng phẩm bộ phận văn thư, lưu trữ báo cáo lãnh đạo Văn phòng để có kế
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
16 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạch mua sắm phục vụ công việc.
Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về công việc vào sổ công văn đi,
đến; Phát hành các loại văn bản (văn bản HĐND, UBND huyện, Văn phòng ký và
văn bản cấp TW, tỉnh gửi đến chuyển cho các đơn vị, địa phương) và thực hiện
nghiệp vụ về công tác Văn thư theo quy định pháp luật và các nhiệm vụ khác khi
lãnh đạo Văn phòng phân công.
Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về công việc vào sổ công văn đi,
đến; phát hành các loại văn bản (văn bản HĐND, UBND huyện, Văn phòng ký và
văn bản cấp TW, tỉnh gửi đến chuyển cho các đơn vị, địa phương) và thực hiện
nghiệp vụ về công tác Văn thư theo quy định pháp luật và các nhiệm vụ khác khi
lãnh đạo Văn phòng phân công.
* Bà Phùng Thị Hồng - Kế toán
Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác kế toán đơn vị, tham
mưu trực tiếp cho lãnh đạo đơn vị quản lý toàn bộ tài sản thuộc Văn phòng quản
lý, sử dụng, Phối hợp tốt với các bộ phận có liên quan kiểm soát toàn bộ hồ sơ,
chứng từ thanh, quyết toán các hoạt động thu, chi ngân sách trong cơ quan đảm
bảo kịp thời theo yêu cầu nhiệm vụ và theo đúng quy định của Luật Ngân sách,
tham mưu cho Chánh Văn phòng toàn bộ hoạt động của bộ phận Quản trị, Tài vụ,
Hậu cần và các nội dung khác theo chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Phụ trách theo
dõi công tác tổ chức đơn vị Văn phòng như quản lý toàn bộ hồ sơ đối với các hợp
đồng lao động làm việc tại đơn vị; theo dõi đề xuất việc nâng lương…. Cho lãnh
đạo thường trực HĐND, UBND và CBCC, nhân viên cơ quan Văn phòng và các
nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phòng phân công.
* Bà Nguyễn Thị Diệu Thúy - Cán bộ
Trực tiếp phụ trách bộ phận một cửa; tiếp nhận, phân loại và xử lý đơn công
dân gửi đến , ghi sổ, phiếu tiếp nhận ý kiến trình bày của công dân trực tiếp trình
bày bằng miệng tại bộ phận tiếp công dân. Định kỳ hàng tuầng, tháng, quý, năm
hoặc đột xuất theo yêu cầu tổng hợp báo cáo toàn bộ hoạt động tại bộ phận tiếp
công dân cho lãnh đạo Văn phòng theo dõi chỉ đạo (số lượng đơn tiếp nhận, số đơn
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
17 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã giải quyết…..). Và các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phòng phân công.
* Ông Lê Văn Quang - nhân viên lái xe
Trực tiếp đảm nhận và chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng xe ô tô
biển kiểm soát 90B-00099 phục vụ công tác cho lãnh đạo HĐND, UBND huyện
theo phân công của lãnh đạo Văn phòng và các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn
phòng phân công.
* Ông Nguyễn Đăng Tùng - nhân viên lái xe
Trực tiếp đảm nhận và chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng xe ô tô
biển kiểm soát 90B-1378 phục vụ công tác cho lãnh đạo HĐND, UBND huyện
theo phân công của lãnh đạo Văn phòng và các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn
phòng phân công.
* Ông Cao Hữu Thành - nhân viên lái xe
Trực tiếp đảm nhận và chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng xe ô tô
biển kiểm soát 90B-2377 phục vụ công tác cho lãnh đạo HĐND, UBND huyện
theo phân công của lãnh đạo Văn phòng và các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn
phòng phân công.
* Bà Trần Đăng Ninh - nhân viên phục vụ
Trực tiếp phụ trách công tác phục vụ nước uống tại các cuộc họp, kỳ họp,
phòng làm việc của lãnh đạo thường trực HĐND, UBND và lãnh đạo Văn phòng;
đảm nhận công tác vệ sinh môi trường các phong họp, phòng khách, phòng làm
việc lãnh đạo thường trực HĐND, UBND, Văn phòng; vệ sinh và hành lang dãy
nhà phía trước( cả tầng 1, 2, 3). Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, công cụ,
dụng cụ phục vụ cho công việc đảm nhận; hằng tháng hoặc quý xây dựng kế hoạch
sử dụng công cụ, dụng cụ và các vật dụng khác phục vụ công việc của mình gửi
cho Kế toán để có kế hoạch mua sắm thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
* Ông Nguyễn Đình Thi - Chuyên viên
Phụ trách Hội trường huyện chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản trong
hội trường họp, trạm biến áp của UBND huyện, công cụ dụng cụ phục vụ cho công
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
18 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc được giao phụ trách, điện nước tại cơ quan, sửa chữa nhỏ các thiết bị điện,
nước khi có sự cố, tu sửa các nhà vệ sinh, làm vệ sinh tại khu nhà vệ sinh của Hội
trường.
Trực tiếp quản lý, sử dụng máy nổ cơ quan Văn phòng. Thực hiện một số
nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
* Ông Nguyễn Cảnh Dương – Nhân viên bảo vệ
Tổ trưởng tổ bảo vệ cơ quan, có trách nhiệm chủ động phân công và luân
phiên trực đảm bảo an toàn cơ quan, bố trí bảo vệ trực cơ quan 24/24 giờ để làm
nhiệm vụ. Thực hiện việc đóng mở điện đúng quy định, bơm nước và sử dụng
nước tiết kiệm. Tuyệt đối không được uống rượu, bia trong ca trực. Thường xuyên
kiểm tra việc bảo vệ an toàn tại cơ quan, chăm sóc cảnh quan cơ quan luôn xanhsạch-đẹp. Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân đến liên hệ công
tác để xe đúng nơi quy định.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
* Ông Lã Tiến Dũng – Nhân viên bảo vệ
Nhân viên bảo về cơ quan có trách nhiệm chấp hành nghiêm điều động của
lãnh đạo Văn phòng và điều động của tổ trưởng chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn
tài sản của cán bộ và khách ra vào cơ quan làm việc. Thực hiện việc đóng mở điện
đúng quy định, bơm nước và sử dụng nước tiết kiệm. Tuyệt đối không được uống
rượu, bia trong ca trực. Thường xuyên kiểm tra việc bảo vệ an toàn tại cơ quan,
chăm sóc cảnh quan cơ quan luôn xanh-sạch-đẹp. Hướng dẫn cán bộ, công chức,
viên chức và nhân dân đến liên hệ công tác để xe đúng nơi quy định.
* Ông Vũ Ngọc Hiếu – Nhân viên bảo vệ
Nhân viên bảo về cơ quan có trách nhiệm chấp hành nghiêm điều động của
lãnh đạo Văn phòng và điều động của tổ trưởng chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn
tài sản của cán bộ và khách ra vào cơ quan làm việc. Thực hiện việc đóng mở điện
đúng quy định, bơm nước và sử dụng nước tiết kiệm. Tuyệt đối không được uống
rượu, bia trong ca trực. Thường xuyên kiểm tra việc bảo vệ an toàn tại cơ quan,
chăm sóc cảnh quan cơ quan luôn xanh-sạch-đẹp. Hướng dẫn cán bộ, công chức,
viên chức và nhân dân đến liên hệ công tác để xe đúng nơi quy định.
* Bộ phận nhà bếp
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
19 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Có trách nhiệm phục vụ tốt công tác hậu cần, trà nước đảm bảo vệ sinh an
toàn thực phẩm, và đảm bảo vệ sinh khu vực nhà ăn, quản lý toàn bộ tài sản trang
thiết bị nhà ăn của huyện đảm bảo tiết kiệm. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do
lãnh đạo Văn phòng phân công.
Ngoài những công việc phân công phụ trách như trên, cán bộ, công nhân,
viên chức phục vụ Văn phòng thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng điều động.
Sơ đồ tổ chức cơ cấu văn phòng (phụ lục 02).
2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Lý
Nhân
2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân về công tác
văn thư , lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân
TÊN CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ DO UBND HUYỆN LÝ NHÂN BAN HÀNH
ST
Số, kí hiệu
T
văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Ngày
tháng văn
bản
01 5657/2012/Q Quyêt định ban hành quy chế công tác văn 19/10/2012
Đ-UBND
02
thư, lưu trữ cơ quan
Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ cơ 19/10/2012
quan
(Ban hành kèm theo Quyết định số:
5657/2012/QĐ-UBND ngày 19 tháng 10
03
12/UBND-
năm 2012 của UBND huyện)
Công văn về việc kiểm tra công tác văn thư, 12/06/2009
04
NV
19/UBND-
lưu trữ
Công văn hướng dẫn thực hiện công tác văn 28/05/2013
NV
thư, lưu trư năm 2013
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
20 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Mô hình tổ chức văn thư của Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân
Do đặc thù là một cơ quan hành chính nhà nước , mô hình tổ chức văn thư
lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân được thực hiện tập trung tại phòng Văn thư của
UBND huyện mà mỗi một cán bộ chịu trách nhiệm một công việc .
Do điều kiện về cơ sở vật chất nên mô hình tổ chức công tác văn thư của
UBND huyện Lý Nhân được thực hiện tập trung tại phòng văn thư của cơ quan
nhưng vẫn có một số công việc được thực hiện tại các phòng riêng biệt và phòng
văn thư của cơ quan chỉ đảm nhận một số công viêc như : tiếp nhận và đăng ký văn
bản đến sau đó chuyển giao văn bản đến cho Chánh Văn Phòng xem xét và đưa ra
ý kiến giải quyết ; bảo quản và sử dụng con dấu; đăng ký vào sổ văn bản đi và làm
thủ tục để ban hành văn bản; photocopy; còn những công việc như soạn thảo văn
bản; kiểm tra thể thức văn bản; việc trình ký văn bản cũng không được giao cho
một bộ phận đảm nhận mà văn bản của phòng ban tham mưu nào thì do phòng ban
đó trình ký vì thế mô hình này có những ưu điểm và nhược điểm sau:
* Ưu điểm:
- Việc phân chia công việc giúp công việc được thực hiện một cách nhanh
chóng hơn.
- Nhiệm vụ của mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng được phân định rõ
ràng vì thế mỗi cán bộ, nhân viên đều nắm rõ công việc của mình và thô ng qua đó
tránh được những sai sót trong việc giải quyết công việc.
- Đồng tời thông qua việc phân công công việc rõ ràng giúp cho công việc
quản lý được thuận tiện và nếu quá trình giải quyết công việc có gì sai sót thì dễ
dàng quy trách nhiệm.
- Cán bộ soạn thảo văn bản sau khi đem văn bản đến bộ phận kiểm tra về
thể thức và ký nháy vào văn bản thì cán bộ thuộc đơn vị soạn thảo đó sẽ trực tiếp
mang văn bản đến trình ký nếu như lãnh đạo có gì thắc mắc về nội dung của văn
bản thì cán bộ chuyên môn có thể trả lời ngay với lãnh đạo.
* Nhược điểm:
Do mô hình công tác văn thư của cơ quan không được thực hiện tập trung vì
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
21 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thế bên cạnh những ưu điểm trong việc giải quyết các công việc thì cũng có những
nhược điểm của mô hình như sau:
- Việc thực hiện công tác văn thư phân tán gây khó khăn cho việc giải quyết
công việc.
- Những tổ chức, cá nhân lần đầu tiên đến liên hệ không biết rõ thủ tục giải
quyết sẽ gạp nhiều khó khăn.
- Việc trình ký không được quy định cụ thể thời gian trình ký và có cán bộ chuyên
trách vì thế bất cứ lúc nào cũng có thể trình ký, nếu lãnh đạo cơ quan đi họp hoặc
đi công tác thì công việc sẽ không được giải quyết nhanh chóng.
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lý Nhân
2.3.1. Thẩm quyền ban hành và các hình thức văn bản quản lý của
UBND huyện Lý Nhân
MỘT SỐ VĂN BẢN DO UBND HUYỆN LÝ NHÂN
BAN HÀNH
STT
01
02
03
Số, kí
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Ngày
hiệu văn
tháng văn
bản
135/QĐ-
Quyết định về việc ban hành Quy định về tổ
bản
13/1/2015
UBND
chức và hoạt động của Ban tiếp công dân
148/BC-
huyện Lý Nhân.
Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ phát
UBND
triển kinh tế- xã hội tháng 7, nhiệm vụ trọng
106/TB-
tâm tháng 8 năm 2014.
Thông báo về việc duy trì quản lý, đảm bảo 06/11/2014
UBND
trật tự an toàn giao thông trên các tuyến
22/7/2014
đường phố Trần Hưng Đạo, Trần Nhân
04
10/GM-
Tông, thị trấn Vĩnh Trụ.
Giấy mời về dự Đại hội Đảng bộ nhiệm kỳ 04/05/2015
05
NV
01/KH-
2015-2020.
Kế hoạch theo dõi tình hình thi hành pháp 07/01/2015
UBND
luật năm 2015 trên địa bàn huyện Lý Nhân.
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
22 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
Báo cáo kiến tập
06
867/UBN
07
D-NV
01/CĐ-
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công văn về việc tham mưu đánh giá, chấm 06/11/2014
điểm thi đua năm 2014.
Ban chỉ huy PCLB-TKCN huyện Lý Nhân.
17/7/2014
PCLBTKCN
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý
củaUBND huyện Lý Nhân so với các quy định hiện hành
Theo như các văn bản ở phụ lục 4 chúng ta có thể nhận xét về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Lý Nhân:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư và hướng dẫn tại thông tư này.
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy
vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp dụng đối
với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác
hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn, không áp dụng đối với văn
bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so với
quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản.UBND huyện Lý
Nhân chủ yếu ban hành các văn bản về quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
-Thể thực văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của cơ quan
bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức như sau:
+ Quốc hiệu;
+ Tên cơ quan , tổ chức ban hành;
+Số, ký hiệu của văn bản;
Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung
23 ĐH Quản trị Văn phòng K1A
Lớp:
