Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN mỹ đức
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (286.39 KB, 53 trang )
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
MỤC LỤC
MỤC LỤC...............................................................................................................................1
PHẦN A. LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................1
PHẦN B. NỘI DUNG KIẾN TẬP.........................................................................................3
PHẦN 1....................................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.............................................................................3
CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC............................................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mỹ Đức..................................3
1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức........................................................................................3
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức.................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện mỹ
Đức............................................................................................................................................................4
1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng......................................................................................................4
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức:.............................................................5
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng............................................................................................................5
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng.......................................................................7
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện
Mỹ Đức....................................................................................................................................................10
1.Khảo sát về công tác văn phòng...........................................................................................................10
1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo
hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức........................................................................................................10
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan. Đánh giá ưu
điểm, nhược điểm....................................................................................................................................11
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Mỹ Đức...................13
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND huyện Mỹ Đức..14
1.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của UBND huyện.......................15
2. Khỏa sát về công tác văn thư...............................................................................................................16
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mỹ Đức.......................................................16
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác
văn thư của cơ quan.................................................................................................................................16
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ........................................................................17
3.1. Nhận xét...........................................................................................................................................17
3.2. Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng.......18
PHẦN II.................................................................................................................................19
CHUYÊN ĐỀ KIẾN TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH................................................19
CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC..........................................................................................19
1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu các văn bản hành chính thuộ thẩm quyền ban hành của cơ quan theo
Nghị định 09/2010/NĐ-CP......................................................................................................................19
Lê Văn Duy
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
2. Xây dựng quy chế................................................................................................................................22
2.1. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND huyện Mỹ Đức.....................................22
Phần III..................................................................................................................................37
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...........................................................................37
A. KẾT LUẬN........................................................................................................................................37
B. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.........................................................................................38
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu,nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban
nhân dân huyện Mỹ Đức.........................................................................................................................38
1. Nhận xét đánh giá:...............................................................................................................................38
1.2. Nhược điểm......................................................................................................................................39
II. Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm...................................................40
1. Về đội ngũ cán bộ, công chức:............................................................................................................40
2. Về quy trình nghiệp vụ:.......................................................................................................................40
3. Về trang thiết bị Văn phòng:...............................................................................................................41
PHỤ LỤC..............................................................................................................................43
Lê Văn Duy
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
PHẦN A. LỜI NÓI ĐẦU
Công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước là xu thế tất yếu của mỗi quốc gia trong xã hội
ngày càng phát triển đi lên. Nhiều ngành nghề đã được chú trọng đẩy mạnh phát triển như
các ngành kinh tế, nghiên cứu khoa học, giáo dục, y tế… Ngành văn phòng cũng đang từng
bước khẳng định vị thế quan trọng được nhiều người quan tâm trong sự nghiệp phát triển
kinh tế xã hội nói chung.
Những lối suy nghĩ, cách nhìn cũng như quan niệm của xã hội về nghành văn phòng
cũng sẽ nói khác trong cuộc cách mạng Khoa học công nghệ không chỉ đơn thuần là việc tổ
chức và xử lý thông tin mà còn là việc quản lý, sắp xếp công việc.
Hiện tại và trong tương lai, ngành Quản trị văn phòng là một trong những ngành đầy
triển vọng trong thành phần kinh tế nói chung và tất cả cơ quan, ban nghành, đoàn thể tổ
chức nói riêng.
Đáp ứng nhu cầu cấp thiết của xã hội Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã mở rộng các
lớp đào tạo đội ngũ cán bộ rất đa dạng về các ngành học cũng như hình thức và thời gian
đào tạo. Đặc biệt là ngành văn thư lưu trữ đã gắn liền với ngôi trường từ khi mới được thành
lập. Mục đích nhằm cung cấp và bổ sung đội ngũ cán bộ chuyên môn cho cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp…
Để đạt được mục tiêu đề ra và đáp ứng được vấn đề chuyên môn một cách toàn diện
nhất. Đồng thời thực hiện phương châm giáo dục của Đảng và Nhà nước đề ra “học đi đôi
với hành”. Sinh viên khi ra trường có thể thích ứng nhanh với côngviệc. Ngoài những kiến
thức lý luận được trang bị trên nhà trường chưa đủ để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của xã
hội sau khi sinh viên ra trường. Bên cạnh kiến thức lý luận, các nhà tuyển dụng đòi hỏi sinh
viên ra trường phải có nhiều kinh nghiệm và kiến thức thực tế. Nhận thức được điều đó,
trong chương trình đào tạo ngoài việc giảng dạy trên lớp về lý thuyết, nhà trường còn tổ
Lê Văn Duy
1
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
chức và bố trí cho sinh viện đi kiến tập ở các cơ sở và lấy đó làm tiêu chí quan trọng đánh
giá kết quả quá trình học tập và lĩnh hội kiến thức của sinh viên.
Trong thời gian kiến tập có vai trò đặc biệt quan trọng. Nhờ việc thực hiện phương
châm đổi mới trong Giáo Dục “ Lý luận gắn liền với thực tế, nhà trường gắn liền với xã hội”
mà sinh viện được “cọ sát” và trải nghiệm tìm hiểu tình hình thực tế về công tác văn thư,
công tác văn phòng.
Là sinh viên năm ba của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, được sự giới thiệu của
Lãnh đạo trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong khoa.
Sự đồng ý nhất trí của Lãnh đạo UBND huyện Mỹ Đức, cùng với sự giúp đỡ của các “đồng
chí, đồng nghiệp” trong cơ quan em đã hoàn thành thời gian kiến tập của mình.
Trong thời gian này, bản thân em không ngừng cố gắng nỗ lực học hỏi kinh nghiệm
làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ quản trị văn phòng bên cạnh đó còn xây
dựng cho mình một phong cách của người cán bộ văn phòng, dựa trên cơ sở áp dụng những
lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng
UBND huyện Mỹ Đức.
Tuy nhiên đã nỗ lục cố gắng rất nhiều nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi
những thiếu sót về nội dung cũng như hình thức. Kính mong sự thông cảm và đóng góp của
thầy cô giáo và cán bộ Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức để bài báo cáo của em
được hoàn thiên hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lê Văn Duy
2
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
PHẦN B. NỘI DUNG KIẾN TẬP
PHẦN 1.
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Mỹ Đức.
1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Mỹ Đức
UBND huyện Mỹ Đức là cơ quan hành chính Nhà Nước ở cấp huyện với chức năng
quản lý mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của huyện, thực hiện chức năng
nhiệm vụ đã được quy định trong Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Mỹ Đức
2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về mặt
kinh tế trên địa bàn, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển kih tế-xã hội của huyện, phê
chuẩn Kế hoạch kinh tế-xã hội các xã, lập dự toán chi tiêu ngân sách Nhà nước trên địa bàn.
2.2 Trong lĩnh vực Nông – Lâm – Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thủy lợi, chương
trình khuyến khích phát triển Nông – Lâm – Ngư; xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng
đất đai của UBND xã, thị trấn.
2.3 Trong lĩnh vực CN-TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển các cơ sở
CN-TTCN trên địa bàn.
2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng các chương trình
giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng.
2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc chấp hành
quy định của Nhà nước về hoạt động du lịch và thương mại.
2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, Y tế, Văn hóa – xã hội, Thông tin thể thao: Xây dựng, tổ
chức kiểm tra các chương trình, Đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin thể thao, y tế
trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Lê Văn Duy
3
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
2.7 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ - Tài nguyên môi trường: Thực hiện các biện pháp
ứng dụng tiến độ hoa học công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân địa phương.
2.8 Trong lĩnh vực Quốc phòng – an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực hiện nhiệm vụ
giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an huyện vững mạnh;
phòng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội.
2.9 Thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ đạo việc kiểm tra thực
hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
2.10 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý hành chính địa giới hành chính.
3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Mỹ Đức bao gồm: 01 Chủ Tịch và 03 Phó Chủ Tịch, các Ủy viên Ủy
ban và Các thành viên UBND được Chủ tịch phân công công việc.
Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp UBND
huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ,
quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện.
Các phòng ban chuyên môn gồm 13 phòng ban.
có thể mô hình hóa tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức như sau:
(Xem phụ lục 01 trang 43)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và
UBND huyện mỹ Đức.
1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
Chức năng của Văn phòng:
Văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức là cơ quan ngang phòng, tham mưu tổng
hợp cho thường trực HĐND & UBND huyện, phối hợp, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của
TT HĐND & UBND huyện về kinh tế - xã hội – an ninh – quốc phòng trên địa bàn đảm bảo
tính thống nhất, liên tục có hiệu lực và hiệu quả. Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; đảm bảo các điều kiện co sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
Lê Văn Duy
4
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc
Nhà nước huyện Mỹ Đức để hoạt động.
1.2. Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Mỹ Đức:
Giúp HĐND, UBND huyện xây dựng các chương trình công tác, phối hợp với cơ
quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện theo dõi, đôn đốc, tổ chức thực hiện các
chương trình đó.
Tổ chức truyền đạt và kiến nghị với UBND các biện pháp cần thiết thúc đẩy việc thực
hiện các Quyết định, chỉ thị của UBND huyện.
Đảm bảo việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, phục vụ công tác
giám sát của HĐND, chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Ứng dụng công nghệ thông tin
vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử lý và giải quyết những công việc phát sinh hàng
ngày, công việc đột xuất không nằm trong kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên.
Giúp thường trực HĐND và UBND huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo HĐND và
UBND tỉnh theo đúng quy định của pháp luật.
Biên tập quản lý hồ sơ tài liệu, phân phối, lưu trữ các văn bản hành chính theo quy
định của pháp luât và thực hiện một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác khác được Thường
trực HĐND, lãnh đạo UBND, Chủ tịch UBND huyện phân công.
Bảo đảm các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Thường
trực HĐND & UBND lãnh đạo huyện.
Giúp HĐND & UBND huyện quản lý công tác văn thư hành chính, lưu trữ theo qui
định Nhà nước. Hướng dẫn các phòng, ban ngành và UBND các xã, về công tác soạn thỏa
văn bản, ban hành văn bản, công tác văn thư, lưu trữ theo đúng qui định.
Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND và các ban, ngành đoàn thể…
1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng gồm có 3 đồng chí: Chánh Văn phòng, 3 Phó Chánh Văn phòng
giúp việc cho Cháng văn phòng.
Lê Văn Duy
5
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
(Xem phụ lục số 02 trang 44)
Lê Văn Duy
6
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng
Tên cơ quan: Ủy Ban nhân dân Huyện Mỹ Đức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: Chánh văn phòng
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt hoạt động của cơ quan, báo cáo và đánh giá từng phòng ban. Giúp lãnh đạo
truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống các phòng ban khác.
Trách nhiệm:
Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo
cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện. Xây dựng chương trình và các
báo cáo thường xuyên phục vụ cho hoạt động của UBND huyện.
Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, các phòng, đơn vị sự nghiệp thực hiện các chương
trình kế hoạch công tác của huyện.
Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung UBND huyện, tổ chức việc thu thập, tổng
hợp và cung cấp thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của HĐND và
UBND, Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND huyện.
Quyền hạn:
Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, ubnd và Chủ tịch
UBND huyện.
Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện giao.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. Chấp nhận đi công tác
2. chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự
3. Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tỏ chức và quản lý
4. Kỹ năng: giao tiếp tốt, tổ chức tốt
5. Kỹ năng: lãnh đạo, điều hành
6. Liên kết, thuyết phục, tạo dựng mối quan hệ
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.
Lê Văn Duy
7
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: phó Chánh văn phòng
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt hoạt động của cơ quan, báo cáo và đánh giá từng phòng ban. Giúp Chánh
Văn phòng truyền đạt thông tin, yêu cầu xuống các phòng ban khác
Trách nhiệm:
Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về những nhiệm vụ được Chánh Văn phòng
phân công, thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên với Chánh Văn phòng về kết quả công
tác của văn phòng và những vấn đề liên quan để Chánh Văn phòng tổng hợp và xử lý công
việc.
Giúp Chánh Văn phòng dự thảo các báo cáo, chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công
tác định kỳ và đột xuất của HĐND – UBND huyện, chỉnh lý các văn bản do cán bộ tổng hợp
soạn thảo.
Thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi Chánh Van phòng vắng
mặt hoặc được ủy quyền.
Giúp Chánh Văn phòng trong việc quản lý cơ sở vật chất và các điều kiện phục vụ sự
lãnh đạo của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện; theo dõi, quản lý tài sản nội vụ
cơ quan.
Trực tiếp điều hành xe ô tô theo quy chế đã ban hành.
Tổ chức, phục vụ chu đáo các hội nghị, các buooit tiếp khác và quan tâm đời sống của
cán bộ, nhân viên trong cơ quan Văn phòng; hàng tháng, hàng quý dự trù mua sắm các vật
dụng, văn phòng phẩm,…
Dự các hội nghị được Chánh Văn phòng phân công hoặc ủy quyền.
Quyền hạn:
Thừa lệnh Chánh văn phòng ký các loại văn bản hành chính thông thường như: công
văn, sao lục, giấy mời ,… dự các cuộc họp của HĐND, UBND huyện, Chủ tịch, phó Chủ
tịch UBND huyện.
Phối hợp với các phòng ban, ngành trực thuộc UBND huyện giúp Chánh Văn phòng
giữ mối quan hệ với các đơn vị.
Thực hiện các nhiệm vụ khác được Chánh Văn phòng giao.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. chấp nhận đi công tác
Lê Văn Duy
8
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
2. Chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân sự
3. Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý
4. Kỹ năng: giao tiếp tốt, tổ chức tốt
5. Kỹ năng: lãnh đạo, điều hành
6. Liên kết, thuyết phục, tạo dựng mối quan hệ
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
KẾ TOÁN UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: Kế toán
Phòng ban: Văn phòng
Mục đích công việc:
Nắm bắt các khoản thu, chi của UBND huyện, thực hiện theo đúng Pháp luật.
Trách nhiệm:
Xây dựng dự toán thu, chi hàng tháng, quý và cả năm.
Thực hiện đúng chế độ tài chính theo Luật ngân sách và các văn bản hướng dẫn hiện
hành
Giúp lãnh đạo Văn phòng thực hiện chế độ kế toán và thanh quyết toán tài chính theo
quy định.
Làm tốt công tác theo dõi, quản lý lưu trữ sổ sách, chứng từ kế toán và những tài sản
chung của cơ quan theo quy định của pháp luật.
Quyền hạn:
Thừa lệnh lãnh đạo thanh quyết toán tìa chính.
Theo dõi, quản lý tài sản chung của UBND huyện.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. Chuyên ngành: Kế toán.
2. Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm.
3. Tốt nghiệp Đại học trở lên.
4. Biết sử dụng phần mềm kế toán.
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.
Lê Văn Duy
9
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
VĂN THƯ LƯU TRỮ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
Chức danh công việc: Văn thư lưu trữ
Phòng ban: Phòng Văn thư
Mục đích công việc:
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, văn bản có liên quan trong
quá trình hoạt động của UBND huyện.
Trách nhiệm:
Tiếp nhận các loại công văn, tài liệu: phân phối, theo dõi quá trình giải quyết công
văn, phát hành công văn, thu thập và quản lý văn thư theo qui định.
Trực điện thoại, quản lý các con dấu.
Chấp hành nghiêm chế độ bảo mật.
Làm công tác lưu trữ, trực tiếp quản lý kho lưu trữ theo đúng quy định của UBND.
Quyền hạn:
Theo dõi quá trình giải quyết các văn bản.
Các yêu cầu đối với người thực hiện:
1. Chuyên ngành: Văn thư lưu trữ.
2. Kinh nghiệm: Ít nhất 1 năm kinh nghiệm.
3. Tốt nghiệp Đại học trở lên.
4. Tuổi 22 trở lên, nhanh nhẹn, hoạt bát.
5. Thành thạo tin học, biết sử dụng phần mềm quản lý văn bản.
Môi trường điều kiện làm việc:
Thường xuyên làm việc trong phòng.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND huyện Mỹ Đức.
1. Khảo sát về công tác văn phòng
1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Mỹ Đức.
Văn phòng HĐND, UBND huyện xây dựng các chương trình công tác, phối hợp với
các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện theo dõi, đôn đốc, tổ chức thực hiện
các chương trình đó, Văn phòng là noi có nguồn thông tin quan trọng, tin cậy nhất phục vụ
Lê Văn Duy
10
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
nhu cầu quản lý, điều hành, văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ
quan tổ chức công việc điều hành bộ máy thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan
đồng thời văn phòng còn là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi thủ trưởng có ý kiến
phê duyệt. Văn phòng mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang
thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Trong tham mưu, giúp việc Văn phòng luôn thể hiện sự sáng
tạo, tích cực trong hoạt động tổ chức lấy ý kiến, tham gia xây dựng nội quy, quy chế của cơ
quan hiệu quả, chất lương: Văn phòng giao cho tổ bảo về kiểm soát giờ giấc ra vào cơ quan
đối với cán bộ, công chức, viên chức và kiểm soát khách ra vào cơ quan nhằm tạo cho mọi
người tác phong làm việc nhanh nhẹn đứng giờ, chất lượng, khoa khọc và giữ gìn an ninh
trật tự, tài sản chung của cơ quan. Với chức năng hậu cần cho cơ quan, Văn phòng tổ chức
thanh tra, kiểm tra cơ sở vật toàn bộ Ủy ban nhân dân huyện nếu thiết bị quá cũ không sửa
chữa được thì báo cáo lên Phó chủ tịch ủy ban nhân dân tiến hành thay thế; kiểm tra sức
khỏe định kỳ hàng năm cho tất cả mọi người trong cơ quan. Hai công tác tham mưu tổng
hợp và công tác đảm bảo hậu cần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đều nhằm đáp ứng nhu
cầu của công tác lãnh đạo điều hành của thủ trưởng cơ quan.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho
cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm.
Những chương trình, công tác thường kỳ của UBND huyện gồm: những nhiệm vụ,
giải pháp của UBND huyện trên các lĩnh vực công tác trong năm, các báo cáo, đề án về cơ
chế, chính sách, quy hoạch, kế hoạch…thuộc phạm vi quyết định, phê duyệt của UBND
huyện, Chủ tịch UBND hoặc trình HĐND huyện, UBND Thành phố, Chủ tịch UBND
Thành phố trong năm, quy mô thời gian có thể là quý, tháng, tuần, năm…
- Chương trình công tác quý là cụ thể hóa chương trình công tác năm được quy định
thực hiện trong từng quý và những công việc được bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong
quý.
Lê Văn Duy
11
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
- Chương trình công tác tháng là cụ thể hóa chương trình công tác quý được quy định
thực hiện trong từng tháng và những công việc được bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết
trong tháng.
- Chương trình công tác tuần gồm các công việc mà Chủ tịch và các Phó chủ tịch
UBND huyện giải quyết hàng ngày trong tuần.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu quả thì
văn phòng có trách nhiệm xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm cho Ủy
ban. Quy trình xây dựng các chương trình Kế hoạch này tuân theo các bước cụ thể sau: Văn
phòng yêu cầu các phòng, ban đăng ký nội dung công việc; sau đó tổng hợp và xây dựng
bản thảo; trình bản thảo, để xin ý kiến phê duyệt, ban hành chương trình, Kế hoạch.
Ưu điểm: Đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất,
tránh chồng chéo, mâu thuẫn trong lãnh đạo chỉ đạo, giúp cơ quan chủ ssoongj công việc,
biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót việc, ưu tiên cho công tác trọng tâm và
nhiệm vụ chính trong từng thời gian, nâng cao hiệu suất công tác quản lý, huy động được
lực lượng tập trung theo một số kế hoạch thống nhất, phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng để thực
hiện có hiệu quả nhiệm vụ đề ra.
Nhược điểm: Mất thời gian lên chương trình công tác từng tuần, quý, tháng, phải
thay đổi liên tục, có những công việc cần giải quyết ngay thì không nên lập chương trình để
thực hiện theo khiến cho công việc bị chồng chéo, không giải quyết đúng thời hạn. Có thê
chương trình công tác không bám sát nội dung chính, nhiều người hiểu sai mục tiêu đề ra,
khiến công việc không thực hiện.
Có thể sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
UBND huyện Mỹ Đức như sau:
(Xem phụ lục số 03 trang 45)
Lê Văn Duy
12
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện
Mỹ Đức.
Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm phổ biến các chủ trương
chính sách của cấp trên và phối hợp công việc giữa các bộ phận đơn vị trong cơ quan nhằm
thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, nó được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội
nghị, hội thảo khoa học, đại hội, họp kín, họp bóa, họp giao ban,…được nhà quản lý sử dụng
làm công cụ phục vụ hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến khích
chủ động, sáng tạo trong công việc và xây dựng tinh thần đoàn kết. Đồng thời phát huy nền
dân chủ Xã hội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng xuất, hiệu quả trong công việc.
Thủ trưởng các cơ quan, các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện có quyền
quyết định và chịu trách nhiệm về việc tổ chức họp, hội nghị để triển khai hoặc tổng kết
công tác, thảo luận chuyên môn nghệp vụ trong lĩnh vực quản lý của cấp mình.
Qua thời gian thực tập tại UBND huyện Mỹ Đức em thấy loại hình họp được sử dụng
nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị. Trong đó bản thân em cũng được tham gia phục vụ,
chuẩn bị hội nghị “Gặp mặt doanh nghiệp, cơ sở sản xuất năm 2014” của UBND huyện.
Công tác tổ chức Hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành các giai đoạn như:
- Xây dựng kế hoạch tổ chứ hội nghị
- Lên danh sách khách mời, đại biểu tham dự và giấy mời
- Dự trù kinh phí
- Chuẩn bị: Tài liệu, cơ sở vật chất, băng zôn, khẩu hiệu
- Tiến hành: Đón tiệp đại biểu, cài hoa, phát tài liệu, lãnh đạo văn phòng thường
trực ngoài hội trường và theo dõi, chỉ đạo quá trình hội nghị, cán bộ làm công tác thư ký ghi
biến bản…
Tổng kết hội nghị: Cán bộ văn phòng thu thập thông tin để làm báo cáo kết quả hội
nghị và giải quyết công tác hâu cần, quyết toán kinh phí hội nghị.
Lê Văn Duy
13
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì Văn phòng có trách nhiệm thường trực
ngoài hội trường để đảm bảo trật tự và giải quyết công việc đột xuất trong quá trình hội nghị
diễn ra.
Sơ đồ hóa quá trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Mỹ Đức
(Xem phụ lục số 04 trang 46)
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của
UBND huyện Mỹ Đức
Văn hóa công sở của UBND huyện Mỹ Đức là những quy định được thực hiện, đảm
bảo tính nghiêm túc trong cơ quan. Mục đích của việc đề ra quy chế công sở nhằm xây dựng
phong cách ứng sử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ,
hướng tới xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
UBND huyện đã tổ chức thực hiện nghiêm túc văn hóa công sở:
* Về trang phục, giao tiếp ứng xử: cán bộ, công chức, viên chức mặc quần âu, áo sơ
mi, đeo thẻ có tên cơ quan, ảnh, học tên, chức danh, số hiệu.
- Giao tiếp: Lịch sự, tôn trọng, nói năng rõ ràng, không nói tục, không quát nạt.
* Bài trí công sở:
- Quốc huy được treo trang trọng ở phía trên cổng chính của UBND uyện
- Quốc kỳ được treo trang trọng ở tòa nhà chính của UBND huyện
* Bài trí khuân viên công sở:
- Biển tên cơ quan: được đặt bên tay phải cổng chính, ghi rõ tên gị đầy đủ bằng tiếng
việt và địa chỉ của cơ quan.
- Phòng làm việc: có biển tên ghi rõ đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên
chức. Phòng làm việc được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp.
- Khu để phương tiện giao thông: Được bố trí khu vực để phương tiện của cán bộ
công chức, viên chức riêng. Người đến giao dịch, làm việc không được thu phí gửi phương
tiện giao thông.
Lê Văn Duy
14
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
1.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của UBND
huyện.
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức được bố trí tại khu nhà 3 tầng nằm riêng biệt.
Phòng văn thư và phòng đánh máy nằm ở tầng 1 cạnh cầu thang lên xuống, 2 bên là phòng
của Phó chủ tịch. Phòng làm việc của Chánh văn phòng và Phó chánh văn phòng được đặt ở
tầng 3, 2 bên là phòng chuyên viên văn phòng và phòng tổng hợp, phòng điện nước, tạp vụ
phục vụ các hoạt động cho văn phòng.
Phòng Văn thư được bố trí ở cạnh cầu thang nằm ở tầng 1 để tiện cho việc tiếp nhận
và chuyển giao văn bản phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan.
* Ưu điểm:
Các phòng làm việc được bố trí tập chung ở 1 tòa nhà tạo điều kiện thuận lợi cho việc
đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên. Phòng Văn thư được tách
riêng đảm bảo không ảnh hưởng, gây tiếng ông cho các phòng khác đồng thời cũng giúp ích
cho việc bảo mật thông tin.
Các phương tiện trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc đầy đủ và
hiện đại, toàn bộ máy vi tính cũ được thay thế, giúp công việc được giải quyết nhanh chóng
không bị ùn tắc.
Cơ quan đã áp dụng được phần mềm quản lý văn bản và công nghệ hiện đại cào
chuyển giao văn bản.
Vị trí các thiết bị, phương tiện được sắp xếp đặt khoa học và phù hợp tạo điều kiện tốt
nhất cho cán bộ Văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ.
* Nhược điểm:
Tuy đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại trong phòng làm việc bố trí, sắp xếp vẫn
chưa được khoa học như: điện thoại đặt ở bến phải bàn làm việc…. làm ảnh hưởng đến hiệu
quả công việc. Đồng thời một số đồ dùng, dụng cụ cũ cần được sửa chữa và thay thế. Nhìn
chung về công tác văn thư thì tương đối khoa học nhưng bến cạnh đó công tác lưu trữ không
được chú trọng.
Lê Văn Duy
15
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
Do điều kiện kinh tế của địa phương không cho phép nên việc đầu tư các trang thiết bị
văn phòng hiện đại còn gặp nhiều khó khăn.
2. Khỏa sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Mỹ Đức
* Ưu điểm: Công tác văn thư của UBND huyện Mỹ Đức được tổ chức theo hình thức
tập trung, có hai cán bộ văn thư chuyên trách. Với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụng thành
thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng được nhu
cầu công việc, phòng văn thư được bố trí ngay ở phòng đầu lên xuống trụ sở UBND để tiện
cho việc liên hệ công tác. Mọi văn bản giấy tờ đi hey đến đều phải qua văn thư, các phương
tiện phục vụ công tác văn thư đượcc trang bị như: tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn
khóa để dựng con dấu và đựng tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in, máy fax, điện thoại
và một số đồ đùng khác phục vụ cho viêc soạn thỏa cũng như quản lý văn bản. Đảm bảo duy
trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học.
* Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó vẵn còn tồn tại một số nhược
điểm sau, đôi khi thể thức của một số văn bản vẫn còn chưa áp dụng đúng với thể thức văn
bản Nhà nước qy định tại thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ
đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Trách nhiệm đối với công tác văn thư
Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi UBND và
chỉ đạo nghiệp vụ công văn thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Công tác văn
thư ở UBND làm tốt hay không trước quản lý văn bản đi, Chủ tịch UBND phải ký những
văn bản quan trọng của UBND theo đúng quy định của nhà nước và có thể giao cho cấp phó
của mìn ký thay những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ
trách hoạc giao cho Chánh văn phòng lý thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan
trọng.
Lê Văn Duy
16
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ của UBND huyện và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở cơ quan cấp dưới và
các đơn vị trực thuộc, ký thừa lệnh Chủ tịch UBND một số văn bản về những công việc
quan trọng, ký thừa lệnh một số văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành, tham gia vào việc
thỏa, duyệt văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch UBND, xem xét về mặt thể thức đối với tất cả
văn bản trước khi ký gửi đi, tổ chức việc dánh máy văn bản đi. Chánh văn phòng có thể giao
cho cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hanjc ủa
mình.
Trưởng các phòng bna chịu trách nhiệm trược Chủ tịch UBND về toàn bộ công tác
văn htuw của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức
trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu đặc biệt tổ chức
quản lý văn bản đi đó là tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi dơn vị của mình.
Cán bộ văn thư trong UBND có trách nhiệm xem lại thể thức, ghi số, ngày tháng,
đóng dấu văn bản đi , trình ký văn bản, viết bì làm thủ tục phát hành, sắp xếp, bảo quản và
phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu, quản lý và làm thủ tục cấp giấy đi đường, lập và
bỏa quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, chuyển giao văn bản.
Tất cả công chức, viên chức của UBND nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội
dung công tác văn thư có lieen quan đến công việc của mình, trong tổ chức và quản lý văn
bản đi của UBND thì đó là các vnaw bnar thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, trình ký văn
bản….và đảm bỏa gữi gìn bí mật an toàn văn bản tài liệu.
Nhằm thống nhất nhiệm vụ văn thư ở UBND huyện văn phòng đã tham mưu cho lãnh
đạo ban hành sổ tay chất lượng gồm quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, quy trình xử
lý văn bản đến, quy trình kiểm soát hồ sơ, tài liệu… để chỉ đạo về công tác này.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3.1. Nhận xét
Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức cũng như những cơ quan hành chính khác đều sử
Lê Văn Duy
17
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
dụng văn bản làm phương tiện trong hoạt động quản lý của mình, nó là căn cứ để điều hành
và quản lý, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm. Vì vậy việc tổ chức công tác lưu trữ là
rất cần thiết. Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan
hành chính Nhà nước, nó đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu.
Công tác lưu trữ có hai nhiệm vụ chính:
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
Thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo
về an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiện tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức chưa chú trọng nhiều vào công tác lưu trữ,
chưa có nhân viên chuyên trách. Tài liệu lưu trong máy vi tính tại phòng Văn thư còn chưa
đầy đủ do chuyển máy mới nên không tiện cho việc tìm kiếm tài liệu.
3.2. Đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh
đạo văn phòng.
Chánh Văn phòng đã thực hiện những công tác chỉ đạo như sau:
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch về công tác văn thư lưu trữ.
- Căn cứ quy định của pháp luật ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về lưu trữ đối với các xã, thị trấn.
- Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.
- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các xã, thị trấn.
- Trực tiếp thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và lưu trữ lịch sử của địa phương.
Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách nên chưa tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách triệt để cũng như chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ chưa được thực hiện.
Ủy ban nhân dân đã ban hành một số văn bản như: kế haochj và công văn để chỉ đạo
về công tác lưu trữ.
Lê Văn Duy
18
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ KIẾN TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA UBND HUYỆN MỸ ĐỨC
1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu các văn bản hành chính thuộ thẩm quyền ban
hành của cơ quan theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP.
Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện với
chức năng quản lý chung đối cới mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hộ của
huyện nên việc quản lý bằng văn bản là rất cần thiết. Những văn bản thuộc thẩm quyền
UBND huyện như: Quyết định, công văn, thông báo, tở trình, báo cáo, giấy mời,… theo
Nghị Định 09/2010/NĐ-CP được dùng rất phổ biến ở UBND huyện Mỹ Đức để giao dịch
trao đổi công tác, thông báo truyền đạt, phổ biến các chủ trương chính sách, tình hình công
tác và các quyết định quản lý. Việc ban hành những văn bản hành chính được dựa trên
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
Sau đây em xin trình bày môt số mẫu văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành
của UBND huyện Mỹ Đức:/.
Nơi nhận:
CHỦ TỊCH
- Như kính gửi;
- Lưu: VT.
Hoàng Mạnh Sơn
Lê Văn Duy
19
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN MỸ ĐỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CỦ NGHĨ VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:...../TTr-……..
Mỹ Đức, ngày
tháng
năm 2015
TỜ TRÌNH
Về việc ……………………………………
Kính gửi: -......................................................
- .....................................................
- .....................................................
Căn cứ .........................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
Kính trình .....................................................................................
Xin chân thành cảm ơn./.
Nơi nhận:
VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Như kính gửi;
- Lưu: VT.
Trịnh Xuân Hương
Lê Văn Duy
20
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN MỸ ĐỨC
Lớp Quản trị văn phòng K1C
CỘNG HÒA XÃ HỘI CỦ NGHĨ VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ……/TB-UBND
Mỹ Đức, ngày
tháng
năm 2015
THÔNG BÁO
Về việc ………………………………….
Nội dung ................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
Nơi nhận:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
TL. CHÁNH VĂN PHÒNG
- ………;
-……….;
- Lưu: VT.
Trịnh Xuân Hương
Lê Văn Duy
21
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
2. Xây dựng quy chế
2.1. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND huyện Mỹ Đức.
Công tác văn thư lưu trữ là công tác quan trọng mặc dù được thực hiện thường xuyên
và tương đối đầy đủ nhưng UBND chưa ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ chính
thức. Sau đây em xin soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN MỸ ĐỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CỦ NGHĨ VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ……/QĐ-UBND
Mỹ Đức, ngày
tháng
năm 2015
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm
2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trức quốc gia ngày 04 tháng 04 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính ohur về công tác
văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 05 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Quyết định số
/QĐ-UBND ngày
tháng
năm 2015 của Ủy ban nhân
dân thành phố Hà Nội về ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Trưởng phòng nội vụ tại tờ trình số /TTr ngày tháng năm 2015,
22
Lê Văn Duy
Khóa học 2012-2016
Báo cáo kiến tập
Lớp Quản trị văn phòng K1C
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ
quan.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân Huyện, Trưởng phòng Nội vụ, Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Quuyết định này./.
TM ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Hoàng Sơn
CHƯƠNG II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
MỤC 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan thực hiện theo đúng Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức
và kỹ thật trình bày văn bản hành chính.
Điều 8. Soạn thảo văn bản
1. Cán bộ được giao trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản. Người
đứng đầu cơ quan, đơn vị thuộc sau khi xem xét, điều chỉnh nội dung và ký nháy ngay cuối
dòng nội sung của văn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Lê Văn Duy
23
Khóa học 2012-2016
