Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND huyện vĩnh lộc

Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Vũ Thị Nga

1

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU:
Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều có văn phòng .
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí và tổng
hợp thông tin phục vụ lãnh đạo.Hiện nay nước ta đang bước vào thời kì công
nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng đóng góp phần rất
lớn vào công tác xây dựng đất nước. Công tác văn phòng là một công tác quan
trọng đối với bất cứ một cơ quan nào, góp phần rất lớn đến hoạt động của cơ quan.
Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển của cơ quan
đơn vị.
Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 của Bộ
trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng, công
tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng được nguồn
Là một sinh viên trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị Văn
phòng, em được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào thì em đã biết
được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản trị văn
phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ
chức và thực hiện những hoạt động quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức. Trường

Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập cho sinh viên khoa Quản Trị
Văn Phòng tại các cơ quan đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp
sinh viên đi gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm
mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với làm thật” và “Học đi đôi với hành”.
Trong quá trình đi kiến tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức,
nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn một cách
hiệu quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc
của một cán bộ khoa học ngành Quản trị Văn phòng.
Nhận được sự giúp đỡ của trường và của khoa Quản trị Văn phòng, cũng
như sự tiếp nhận của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Lộc, em đã được kiến tập tại cơ
quan, bắt đầu từ ngày 11/5/2015 đến hết ngày 7/6/2015
Vũ Thị Nga

2

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Trong suốt thời gian kiến tập, em đã được cán bộ phòng Nội vụ huyện Vĩnh
Lộc tận tình chỉ dậy. Trong gần một tháng kiến tập tại phòng Nội Vụ huyện Vĩnh
Lộc, mặc dù còn rất nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc nhưng em đã được
cán bộ tại phòng tận tình hướng dẫn và chỉ bảo nên em đã làm tốt công việc được
giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và kinh
nghiệm thực tiễn về công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ: NGUYỄN MẠNH
CƯỜNG – Giảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng
thời em xin cảm ơn tới lãnh đạo cùng cán bộ UBND huyện Vĩnh Lộc, nhất là Anh
Trần Minh Dũng - Phó trưởng phòng Nội Vụ UBND huyện Vĩnh Lộc đã giúp đỡ

em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua.
Em xin trân thành cảm ơn!

B.TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC
VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH LỘC:
1) Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Vĩnh Lộc.
_Vị trí địa lý: Huyện vĩnh lộc nằm trong vùng đồng bằng sông Mã. Trung
tâm huyện cách thành phố Thanh Hóa 45km về phía Tây-Bắc theo quốc lộ 45 cách
Vũ Thị Nga

3

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
thị xã Bỉm Sơn 40km về phía Tây theo quốc lộ 217.Phía Bắc giáp huyện Thạch
Thành, phía nam giáp với huyện Yên Định, phía tây giáp với huyện Cẩm Thủy,
phía Đông là huyện Hà Trung.
_Địa hình: Vĩnh lộc có hai dạng địa hình đó là đồng bằng và miền núi, từ
đồng bằng thuộc các xã Vĩnh Thành, Vĩnh long, Vĩnh Ninh, Vĩnh Hòa, Vĩnh Phúc,
Vĩnh Tiến, Vĩnh Yên, Vĩnh Hùng, Vĩnh khang....đến vùng đồi núi thuộc các xã
Vĩnh quang, Vĩnh Hưng, Vĩnh Thịnh, Vĩnh An, Vĩnh Minh, Vĩnh Tân.
_Khí hậu thời tiết: Vĩnh Lộc là vùng nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa,
mùa Hạ khí hậu nóng ẩm chịu ảnh hưởng của gió Tây khô nóng. Mùa Đông khô
hanh có sương giá, sương muối . Xen kẽ giữa hai mùa chính là khí hậu chuyển
tiếp: Giữa Hạ sang Đông là mùa Thu ngắn thường ít bão lụt. Giữa Đông sang Hạ là
mùa Xuân không rõ rệt thường có mưa phùn.
- Nhiệt độ không khí trung bình là 23,5 0C. Từ tháng 5 đến tháng 9 nhiệt độ

trung bình lớn hơn 250c, cá biệt có những thời điểm lên đến 400c.
- Điều kiện tự nhiên của huyện đã và đang tạo điều nhiều thuận lợi cho phát
triển và sản xuất nông nghiệp, đặc biệt là trồng lúa nước.
_ Điều kiện kinh tế - xã hội: là huyện nông nghiệp nên nguồn nhân lực chủ
yếu của huyện Vĩnh Lộc là đất đai và nguồn lao động dồi dào.
Ước tính đến năm 2006 dân số trung bình là 88.200 người, mật độ dân số
559 người /km2.
Giá trị tổng sản phẩm CDP năm 2005 đạt 855 tỷ đồng. Tốc độ tăng trưởng
bình quân 5 năm (2000-2005) đạt 9,7%.
Cơ cấu kinh tế năm 2005 Nông lâm- Ngư nghiệp: 5,5% Công nghiệp- tiểu
thủ công nghiệp-xây dựng (CN-TTCN-XD): 14,2%, Thương mại –dịch vụ:30,7%
-Về mặt Xã Hội: Vĩnh Lộc là mảnh đất giàu truyền thống yêu nước và cách
mạng. Đặc biệt Vĩnh Lộc có Nhiều anh hùng dân tộc trong lịch sử dựng nước và
giữ nước.
-Về giáo dục: Huyện có tất cả 3 trường Trung Học Phổ Thông và một trung
tâm giáo dục thường xuyên, mỗi xã đều có ít nhất một trường Trung học cơ sở,
Vũ Thị Nga

4

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
một trường tiểu học và trường mầm non.
Hiện nay các trường đang không ngừng nâng cao chất lượng đao tạo.Vĩnh
Lộc cũng là huyện có nhiều trường đã đào tạo chuẩn Quốc Gia về cơ sở vật chất và
chất lượng giáo dục.
Vĩnh Lộc hiện có các trường Trung học phổ thông như là: Trung Học Phổ

Thông Vĩnh Lộc, Trung Học Phổ Thông Trần Khát Trân, Trung Học Phổ Thông
Tống Duy Tân ..
_ Các cơ sở khám chữa bệnh ở huyện được trang bị cơ sở vật chất tương đối
đầy đủ, đội ngũ cán bộ y tế được đào tạo chính quy, đáp ứng cơ bản nhu cầu khám
chữa bệnh thông thường của người dân.
_ Các chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xóa đói
giảm nghèo, giải quyết việc làm được các cấp chính quyền của Vĩnh Lộc tổ chức
nghiêm túc, sáng tạo, đa dạng, góp phần ổn định xã hội.
Với tiềm năng kinh tế -xã hội thuận lợi, Vĩnh Lộc chắc chắn có bước tiến
nhanh trên con đường công nghiệp hóa.
_Vĩnh lộc được đánh giá là một trong những huyện đang bước vào thời kỳ
công nghiệp hóa, hiện đại hóa, và được đánh giá là một vùng có nền kinh tế phát
triển mạnh.

Vũ Thị Nga

5

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến
tập.
1).Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Lộc
Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Lộc là cơ quan hành chính của nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cung cấp và cơ quan nhà nước

cấp trên.
Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Lộc thuộc vào Ủy ban nhân dân huyện nơi tổ
chức Hội đồng nhân dân thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các khoản
3,4 Điều 97, các khoản 2,3,4,5 Điều 98, các điều 99,100,101,102,103,104,105, 106
và các khoản 1,2,3,4 Điều 107 của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân, các quy định khác của pháp luật có liên quan và các nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
_ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm trình Ủy ban nhân
cấp Tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sau khi được phê
duyệt.
_ Lập dự án thu ngân sách nhà nước trên địa bàn , dự toán thu, chi ngân
sách nhà nước, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp để trình Hội đồng nhân
dân quyết định. Căn cứ dự toán ngâ sách được giao, quyết định cụ thể dự đoán
thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự đoán thu , chi ngân sách địa phương và
phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương
trong trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương biện pháp triển khai thực
hiện ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp kết quả phân bổ và
giao dự toán ngân sách địa phương.
_ Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân
cấp trên trực tiếp để trình Hội đồng nhân dân phê chuẩn
_ Xây dựng quy hoạch , kế hoạch, các chương trình khuyến khích phát triển
nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Vũ Thị Nga

6

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
phê duyệt, tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, các chương trình sau khi được
phê duyệt.
_ Phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội.
2) Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện nơi không tổ chức
Hội đồng nhân dân.
_ Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh lộc là cơ quan hành chính nhà nước trực
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quyết định các chủ
trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh trên địa
bàn theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp trên, bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung
ương đến cơ sở.
_ Ủy ban nhân dân huyện gồm có: Chủ tịch, Phó chủ tịch và ủy viên do Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
_Ủy ban nhân dân có từ bảy đến chín thành viên.
_Ủy ban nhân dân huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn
đề sau đây:
Quy chế làm việc, chương trình hoạt động hằng năm thông qua báo cáo của
ủy ban nhân dân cấp trên.
Quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; dự toán, quyết toán ngân
sách hàng năm và quỹ dự trữ của cấp mình, đầu tư xây dựng các công trình trọng
điểm; huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa
phương theo quy định của pháp luật và phân cấp của ủy ban nhân dân cấp trên.
Các chủ trương, biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng , an
ninh ở địa phương.
Thông qua đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân.
Ủy ban nhân dân huyện gồm có: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên ban nhân
huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện.

Vũ Thị Nga

7

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
3)Cơ cấu tổ chức huyện Vĩnh Lộc.
Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan huyện, có nhiệm vụ
quản lý, lãnh đạo toàn bộ cơ quan.
- Các phó chủ tịch huyện là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện.
- Có 3 phó chủ tịch huyện: Phó chủ tịch thường trực, phó chủ tịch kinh tế
và phó chủ tịch văn xã.
- Các phòng chuyên môn thuộc Ủy Ban Nhân Dân Huyện:
+ Phòng Tài nguyên và Môi Trường.
+ Phòng Công Thương.
+ Phòng Nội Vụ.
+ Phòng ThanhTra.
+ Phòng Tư Pháp.
+ Văn phòng UBND huyện.
+ Phòng Văn Hóa – Thông Tin.
+ Phòng Lao Động, Thương Binh và Xã Hội.
+ Phòng Giáo Dục.
+ Phòng Nông Nghiệp.
+ Phòng Tài Chính – Kế Hoạch.
+ Phòng Y Tế.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan ( phụ lục 01)
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính

của phòng Nội Vụ.
1). Tổ chức và hoạt động của phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Lộc.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội Vụ:
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện,
có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà
nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường, thị trấn, hội tổ
Vũ Thị Nga

8

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
chức phi chính phủ, văn thư lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng.
Phòng Nội Vụ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật về lĩnh
vực chuyên nghành và các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
a. Trình UBND cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên
địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
b. Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình , biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
c. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến , giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lí được giao.
d. Về tổ chức bộ máy:
_ Tham mưu, giúp UBND cấp huyện quy định, chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của cơ
quan nhà nước cấp trên.
_Trình UBND cấp huyện quyết định hoặc giúp UBND cấp huyện trình cấp
có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, hợp nhất, giải thể các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp huyện.
_Xây dựng đề án về tổ chức của các tổ chức sự nghiệp trình có thẩm quyền
quyết định.
_Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định thành lập, sáp
nhập, hợp nhất, giải thể các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định
của pháp luật.
e. Về quản lí và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
_Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện giao chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hằng năm:
_Giúp UBND cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp.
_Giúp UBND cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp

Vũ Thị Nga

9

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
cấp huyện và UBND cấp xã.
e. Về công tác xây dựng chính quyền:
_Giúp UBND cấp huyện và các cơ quan tổ chức thực hiện việc bầu cử đại

biểu Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân theo phân công của UBND cấp huyện
và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
_ Thực hiện các thủ tục giúp chủ tịch UBND cấp huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND cấp xã, giúp UBND cấp huyện trình HĐND cấp tỉnh
phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.
_Tham mưu giúp UBND cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND cùng cấp
thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách
nhiệm quản lí hồ sơ, mốc , chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện, thành
thị. _Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn, thành lập, sáp nhập, hợp nhất,
giải thể, và tổng hợp bao cáo về họat động của thôn, làng, bản, tổ dân phố trên
địa bàn huyện theo quy định, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Trưởng, Phó
thôn, làng, bản, tổ dân phố.
g. Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo
việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị
sự nghiệp, xã phường, thị trấn, trên địa bàn huyện, thành thị.
h. Về cán bộ, công chức, viên chức:
_Tham mưu giúp UBND cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá thực hiện chính sách, đào tạo bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lí đối với cán bộ, công chức, viên chức
của các cơ quan , đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện.
_ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và thực
hiện chính sách đối với cán bộ, công chức cán bộ không chuyên trách cấp xã theo
phân cấp.
i. Về cải cách hành chính:
_Giúp UBND cấp huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra các cơ quan chuyên
Vũ Thị Nga

10

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa
phương.
_Tham mưu, giúp UBND cấp huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn toàn huyện, thành thị.
_Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND cấp
huyện và giúp UBND cấp huyện báo cáo với cơ quan cấp trên.
k. Giúp UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt
động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
1. Về công tác văn thư, lưu trữ:
_ Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy
định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
_Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về thu nhập bảo vệ, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trên địa bàn toàn huyện và lưu trữ
huyện.
m. Về công tác tôn giáo:
_ Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
chủ trương của Đảng, chính sách phát triển của nhà nước về tôn giáo và công tác
tôn giáo trên địa bàn.
_Chủ trì, phối hợp với cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND tỉnh và theo
quy định của pháp luật.
n. Về công tác thi đua khen thưởng:
_Tham mưu đề xuất với UBND cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua
khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện, làm nhiệm vụ thường trực
của Hội đồng thi đua khen thưởng cấp huyện.

_Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện, xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
t. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về
Vũ Thị Nga

11

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
công tác nội vụ theo thẩm quyền.
u. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên
địa bàn.
v. Giúp UBND cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công
tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật theo hướng dẫn của Sở Nội
Vụ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 02).
1.2. Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của cá
nhân phòng Nội Vụ.
a.Số nhân sự hiện có của phòng gồm 4 người:
+ Đồng chí: Đỗ Văn Nam – Trưởng phòng.
+ Đồng chí: Trần Minh Dũng – Phó trưởng phòng.
+ Đồng chí:Trịnh Khắc Hưng – Cán bộ phòng.
+ Đồng chí: Lê Văn Hùng – Cán Bộ phòng.
b. Phân công nhiệm vụ cho các bộ, công chức, nhân viên văn phòng:

1. Đồng chí Đỗ Văn Nam – Trưởng phòng.
- Phụ trách chung, tham mưu UBND huyện về công tác tổ chức bộ máy,
quản lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp được UBND tỉnh giao.
- Tham mưu công tác xây dựng chính quyền cơ sở, giúp UBND huyện
hướng dẫn kiểm tra tổng hợp báo cáo thực hiện pháp luật dân chủ đối với các cơ
quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp trên địa bàn.
-Tham mưu UBND huyện về công tác quản lý cán bộ công chức, viên chức
trong việc tuyển dụng , sử dụng, điều động, bổ nhiệm lại. Thực hiện chính sách
đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức, viên chức.
-Thực hiện các nhiệm vụ do huyện ủy, UBND huyện phân công.
2.Đồng chí Trần Minh Dũng _ Phó trưởng phòng Nội vụ:
- Giúp trưởng phòng giải quyết công việc khi Trưởng phòng đi vắng và khi
Vũ Thị Nga

12

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
được ủy quyền.
- Trực tiếp theo dõi và triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính,
thực hiện công tác QLNN về tổ chức và hoạt động xã hội và tổ chức phi chính phủ
trên địa bàn.
- Phụ trách công tác văn thư lưu trữ, hướng dẫn các đơn vị trên địa bàn chấp
hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, các nghiệp vụ liên
quan.
-Thực hiện chức năng QLNN về tôn giáo.
- Làm tốt nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng

huyện.
- Thực hiện nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra giải quyết các đơn thư khiếu nại
liên quan đến lĩnh vực nội vụ theo thẩm quyền.
-Tổ chức triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ xây
dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ.
- Tham mưu việc quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND xã, thi trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác trên cơ sở
hướng dẫn của Sở Nội Vụ và quy định pháp luật.
3. Đồng chí Trịnh Khắc Hưng – Cán bộ phòng.
- Giúp lãnh đạo phòng trực tiếp làm công tác quản lý cán bộ, công chức,
viên chức ( Biên chế, quỹ tiền lương) các phòng, các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện.
-Giúp lãnh đạo phòng theo dõi công tác xây dựng củng cố chính quyền cơ
sở, quản lý hồ sơ, định biên và tiền lương cán bộ, công chức xã, thị trấn.
- Quản lý hồ sơ mốc địa giới hành chính Huyện – Xã – Thị trấn.
- Hướng dẫn và trực tiếp thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ xã,
thị trấn theo quy định.
- Quản lý và sử dụng máy photo của cơ quan đảm bảo an toàn kỹ thuật.
-Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phâ công.
4. Đồng chí Lê Văn Hùng – Cán Bộ phòng.
Vũ Thị Nga

13

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
- Trực tiếp làm công tác thường trực hội đồng thi đua khen thưởng của

huyện tham mưu cho lãnh đạo làm tốt công tác thi đua khen thưởng động viên
phong trào thi đua yêu nước trên địa bàn.
- Trực tiếp làm công tác quản lý nhà nước về tôn giáo, tham mưu cho lãnh
đạo kịp thời chỉ đạo các hoạt động tôn giáo đúng với quy định của pháp luật về tín
ngưỡng và các quy định của địa phương.
- Làm công tác lưu trữ của cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo hướng dẫn
chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện về công tác lưu trữ, phục vụ
việc khai thác giá trị tài liệu lưu trữ ngày càng tốt hơn.
-Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo phòng phân công.
c. Tổ chức thực hiện:
_ Việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cán bộ, công chức của phòng đã
được thõa thuận nhất trí thông qua. Mỗi cán bộ, nhân viên trong phòng chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng về chất lượng hiệu quả công việc được giao và những ý
kiến tham mưu đề xuất của mình.
_Ngoài nhiệm vụ chuyên môn của phòng phải bám sát cơ sở theo dõi chỉ
đạo xã, thị trấn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực mình đảm nhận, tực hiện
thật tốt nhiệm vụ được giao.
_ Phải thường xuyên nghiên cứu tài liệu, văn bản thuộc lĩnh vực chuyên
môn của mình để không ngừng nâng cao trình độ và thực hiện nhiệm vụ tốt hơn.
_ Thực hiện chế độ báo cáo kết quả công việc đã làm và chủ động đề xuất
hướng giải quyết công việc tiếp theo do cá nhân đảm nhiệm.
_ Quản lý chặt chẽ đối tượng, hồ sơ, lưu trữ số liệu thuộc lĩnh vực chuyên
môn được phân công. Chịu trách nhiệm dự thảo văn bản thuộc lĩnh vực chuyên
môn, báo cáo lãnh đạo phòng.
_Chấp hành kỷ luật lao động, làm việc đúng giờ, không đi muộn về sớm.

Vũ Thị Nga

14

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
1.3 Thống kê tên các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan ban hành.
Hiện nay UBND huyện Vĩnh Lộc vẫn chưa ban hành quản lý về công tác
văn thư, lưu trữ. Và theo như cán bộ văn thư của UBND huyện cho biết vì UBND
huyện luôn tuân thủ theo những văn bản mà nhà nước ban hành về công tác văn
thư lưu , lưu trữ nên UBND chưa ban hành văn bản nào có liên quan về công tác
văn thư, lưu trữ.
Nhận xét ưu nhược điểm về việc không ban hành văn bản quản lý về công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan..
_Ưu điểm: Luôn tuân thủ và thực hiện đúng theo những văn bản nhà nước
ban hành.
_ Nhược điểm: Lưu trữ sẽ bị thất thoát, không có sự an toàn và không hợp
lý.

Vũ Thị Nga

15

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
2.Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
2.1. Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi, thống kê các hình thức văn bản

và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây theo mẫu.
Tên loại
TT văn bản
ban
hành
01

02
03
04
05

Quyết
định
UBND
huyện

Số lượng
Năm Năm
200 200
2
3
128 118
0
8

Năm
200
4
1253

Năm
200
5
1265

Năm
200
6
1193

Năm
200
7
127
0

Năm
200
8
137
8

Năm
200
9
130
1

Năm

201
0
1295

Năm Năm
201 2012
1
1344 1303

145

175

159

167

198

203

371

298

205

150

156

31

37

29

32

40

37

53

48

58

63

58

210
4

101
1

1127 1297 1256 1563 278

6

1679 201
5

2987 3012

134

167

245

156

151

163

164

144

139

178

183

194

201

178

132

187

104

179

211

204

198

237

Thông
báo
Kế
hoạch
Công
văn
Báo cáo

06

Giấy
mời
Quyết 2097 284 2987 301
định
6
2
Của
07 Chủ tịch
UBND
huyện
5994 5637 5979 606
08
Tổng
3

Vũ Thị Nga

1982 204
3

381
5

16

2145 2369 2211 2989 3014

4133 570
1

4749 4923 6791 8384

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
2.2.Sưu tầm mỗi tên loại văn bản một bản đưa vào phụ lục 03:
Theo như các văn bản ở Phụ lục 03 chúng ta có thể nhận xét về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Vĩnh Lộc:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với loại văn bản và thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư và hướng dẫn tại thông tư này.
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ va
các chi tiết trình bày khác được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy
vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy, có thể áp dụng đối
với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn, không áp dụng đối với văn bản được in
thành sách in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
_ Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so với
quy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản. UBND huyện
Vĩnh Lộc chủ yếu là ban hành văn bản về quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính.
_Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quy phạm hành chính của
cơ quan bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức sau:
•
•

•
•
•
•
•
•
•
•

Quốc hiệu.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành.
Số, ký hiệu của văn bản.
Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Nội dung văn bản.
Chức vụ, họ tên và chữ kí người có thẩm quyền.
Dấu của cơ quan , tổ chức.
Nơi nhận.
Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những loại khẩn mật)

2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan.

Vũ Thị Nga

17

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Phòng Nội Vụ UBND huyện Vĩnh Lộc chủ yếu ban hành các văn bản hành
chính thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy các chủ
thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và
ban hành văn bản của phòng Nội Vụ UBND huyện Vĩnh Lộc là rất cần thiết và
quan trọng bởi vì một mặt phải đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản, mặt
khác đây là điều kiện quan trọng quyết định đến chất lượng của văn bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được dựa trên
yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình
soạn thảo văn bản gồm các bước cơ bản sau:
• Bước 1:Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo.

• Bước 2: Các đơn vị , cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải

xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn
bản.

• Bước 3: Chọn tên loại văn bản.
• Bước 4: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần

soạn thảo.
• Bước 5: Thu thập và xử lý thông tin.
• Bước 6: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
• Bước 7: Duyệt bản thảo.
• Bước 8: Nhân văn băn.
• Bước 9: Kiểm tra, xử lí kỹ thuật, ký, hoàn thiện văn bản để ban hành.

Vũ Thị Nga

18

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
2.4. Tìm hiểu và nhận xét về tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa
văn bản quản lý của cơ quan.
Trong quá trình ban hành những văn bản mới của cơ quan, tổ chức có thể
phát sinh những tồn tại, khiếm khuyết.Công tác rà soát và hệ thống hóa văn bản có
tác dụng kiểm tra, rà soát, tìm ra sai sót để khắc phục lại.
Kiểm tra, rà soát văn bản là việc xem xét, đối chiếu, đánh giá các quy định
của văn bản được rà soát với văn bản là căn cứ pháp lý để rà soát cũng như tình
hình phát triển kinh tế - xã hội nhằm phát hiệ , xử lý hoặc kiến nghị xử lý các quy
định trái pháp luật, mâu thuẫn , trồng chéo, hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp.
Kiểm tra, rà soát văn bản là việc xem xét, đối chiếu, đánh giá các quy định
của văn bản được rà soát với văn bản là căn cứ pháp lý để rà soát cũng như tình
hình phát triển kinh tế - xã hội nhằm phát hiện xử lý hoặc kiến nghị xử lý các quy
định trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo, hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp.
Hệ thống hóa văn bản là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản thành một hệ
thống theo những tiêu chí nhất định.
Nhờ có công tác kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản mà cơ quan đã
tiến hành được công tác kiểm tra văn bản một cách thường xuyên, kịp thời theo
đúng những quy định của Pháp luật, đảm bảo sự chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị,
từ đó khi các cơ quan hoặc cá nhân, đơn vị phát hiện ra văn bản có dầu hiệu trái
pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo trong quá trình thực hiện thì có quần phản ánh
với thông tin đại chúng và đề nghị với cơ quan, người có quyền thẩm tra văn bản
đó. * Quy trình rà soát, hệ thống hóa văn bản của cơ quan bao gồm các bước.

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Bước 1: Xác định nhu cầu.
Bước 2: Lập kế hoạch rà soát, hệ thống hóa.
Bước 3: Phê duyệt kế hoạch rà soát hệ thống hóa.
Bước 4: Tập hợp, phân loại văn bản.
Bước 5: Kiểm tra văn bản.
Bước 6: Lấy ý kiến cá nhân , đơn vị trong và ngoài Bộ liên quan.
Bước 7: Xử lý kết quả rà soát, hệ thống hóa.
Bước 8: Phê duyệt kết quả, rà soát hệ thống hóa văn bản.
Bước 9: Công bố kết quả rà soát, hệ thống hóa văn bản.

Vũ Thị Nga

19

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Công tác rà soát , hệ thống hóa văn bản của cơ quan được đánh giá là rất

tốt. Cơ quan đã ban hành một cách đầy đủ, thống nhất theo yêu cầu của pháp luật
và nhà nước. Các văn bản trước khi ban hành đều được kiểm tra và diều chỉnh theo
mẫu công văn, quyết định…khi có văn bản nào có sai sót đều được cơ quan kịp
thời sữa chữa và ban hành theo đúng thời gian quy định.
Các chuyên viên đảm nhiệm công việc này đều theo dõi sát sao, cập nhật
thường xuyên văn bản mới để không mất nhiều công sức, thời gian tìm kiếm, thu
thập. Đây được coi là một trong những ưu điểm khá tốt của cơ quan.
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
cơ quan.
3.1. Quan sát tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng sử dụng
phổ biến trong văn phòng.
Phòng Nội Vụ của cơ quan được bố trí ở tầng 2, khu nhà 3 tầng, gồm có
hai phòng làm việc riêng biệt: đầu tiên là phòng Trưởng phòng Nội Vụ, sau đó
mới đến phòng của Phó trưởng phòng và các cán bộ của phòng Nội Vụ. Bên trong
các phòng làm việc đều được bố trí đầy đủ các trang thiết bị cũng như các đồ dùng
vật phẩm, thiết bị như : máy in, máy tính, máy điều hòa, giá đựng tài liệu, bàn ghế
làm việc và tiếp khách,…….
Căn phòng làm việc đều được bố trí , sắp xếp xen kẽ với nhau để tiện cho
việc trao đổi thông tin cũng như công việc giữa trường phòng với các cán bộ , nhân
viên cung cấp mật bàn phím, cung cấp module, đồ họa tất cả đều được kết nối với
nhau, ngoài ra đây còn là phương tiện cung cấp tiện nghi và xử lý văn bản nhanh
nhất.
_Các máy xử lý văn bản có thể được nối với máy in chia làm 2 loại máy in:
ma trận và máy in dùng bánh xe răng cưa tất cả các thông tin về nội dung của một
công văn hay quyết định đều được phản chiếu lên giấy, khi một tờ giấy được đưa
vào máy và một trang hoàn chỉnh được in ra.
Ngoài ra, phòng Nội vụ UBND huyện còn được trang bị những trang thiết
bị khác như bàn ghế, các loại giá tủ hồ sơ… và các trang thiết bị khác phục vụ cho
Vũ Thị Nga

20

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
hoạt động của cơ quan.Các trang thiết bị trong phòng được trang trí một cách hợp
lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.Mọi đồ dùng, thiết bị đều phải được
sắp xếp ở những chỗ nhất định, dễ làm, dễ thấy và dễ lấy.
3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của phòng Nội Vụ. Nhận xét những ưu điểm và hạn chế, vẽ một sơ đồ
cách bố trí hợp lý hơn.
_ Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của
văn phòng ( phụ lục 4)
a) Ưu điểm và hạn chế của cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một
phòng làm việc của phòng Nội Vụ.
• Ưu điểm: Phòng làm việc tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi
giữa nhân viên và các lãnh đạo, cũng như giữa cán bộ với nhân dân khi đến trao
đổi công việc.
_ Phòng làm việc có khoảng không rộng lớn và có nhiều cây xanh sẽ tạo sự
thoải mái, thoáng mát trong khi làm việc.
_Các trang thiết bị trong phòng được trang bị đầy đủ tạo điều kiện tốt nhất
cho cán bộ làm việc.
• Nhược điểm :
_ Do sự eo hẹp của kinh tế địa phương cho nên một số trang thiết bị đã cũ ,
rất khó sử dụng và hiệu quả sử dụng không cao trong công việc.
_Cơ quan còn thiếu một số giá đựng sách, một số tài liệu sắp xếp không
đúng nơi quy định làm ảnh hưởng tới việc tìm kiếm văn bản của các cán bộ.
_Khuôn viên phòng làm việc chật hẹp nên đã tạo phần nào làm ảnh hưởng

tới công việc của các cán bộ phòng.
• Cách khắc phục.
_Các trang thiết bị phải được bố trí thực sự khoa học thì mới taho điều kiện
thuận lợi cho việc thực hiện các công việc của Lãnh đạo và Cán bộ phòng.
_ Bố trí thiết bị phù hợp, dễ nhìn, dễ sử dụng.
_ Kiểm tra các loại máy móc hoạt động cho tốt và bố trí hợp lí.
_Trang bị thêm các phương tiện hữu dụng phục vụ trong công việc như máy
Vũ Thị Nga

21

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
điều hòa, hệ thống chiếu sáng…
_ Trồng nhiều cây xanh ở trong phòng để có môi trường làm việc mát mẻ.
3.3. Tìm hiểu và thống kê tên phần mềm được sử dụng trong công tác
văn phòng của UBND huyện Vĩnh Lộc.
_ Hiện nay việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của UBND
huyện Vĩnh Lộc còn rất hạn chế. Ở cơ quan chưa xây dựng được phần mềm trong
công tác quản lý của phòng. Tất cả mọi thủ tục hành chính của cơ quan điều được
thực hiện bằng biện pháp thủ công nên rất mất thời gian vào việc này.
_Nhưng ngày nay với những thành tựu khoa học công nghệ tin học, máy
tính và công nghệ truyền thông đã làm hoạt động của văn phòng thay đổi căn
bản…Hầu hết công việc trong căn phòng đều có hỗ trợ của công nghệ thông tin,
máy tính và phương tiện hiện đại. Đặc biệt cơ quan đã sử dụng phần mềm
Microsoft Office - một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến trong các bộ phận
soạn thảo văn bản.Các phần mềm khác thì vẫn còn rất hạn chế và chưa đưa vào sử

dụng.

PHẦN II
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I: Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểmtrong công tác
Vũ Thị Nga

22

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập.
Trong thời gian kiến tập tại UBND huyện Vĩnh Lộc, em đã học hỏi được rất
nhiều điều, thấy được công tác văn phòng trong cơ quan có vai trò rất quan trọng.
Với sự hiểu biết của một sinh viên năm thứ 2 của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội,
em xin được đưa ra một số nhận xét về công tác hành chính của phòng Nội Vụ
huyện Vĩnh Lộc như sau:
_Về công tác Văn phòng
-Ưu điểm:
Phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Lộc nhìn chung đã có những thành tích nổi bật
trong cơ quan về công tác văn phòng tốt, hiệu quả.
Tại phòng, các cán bộ phòng đều được phân công nhiệm vụ một cách cụ thể
và chi tiết, nên mỗi cá nhân trong phòng đều gắng sức hoàn thành nhiệm vụ một
cách tốt nhất và đạt hiệu quả cao nhất.
Môi trường phòng được bố trí thoáng mát, trong lành với những chậu cây
cảnh xanh đẹp đã giúp các cán bộ phòng được không gian thoáng mát để làm việc
tốt hơn.

Hơn nữa phòng còn tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ
phòng bằng việc cửa cán bộ đi học tại các trường lớp có uy tín, chất lượng trong
nước, không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn mà còn đào tạo ra những cán bộ
giỏi cho cơ quan, nâng cao trình độ chính trị, ý thức về công việc của mỗi cá nhân
trong cơ quan và có bằng cấp chứng chỉ học về nghành học đó.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiejn đúng theo quy
định của nhà nước đã ban hành.
Phòng đã thực hiện tốt các nhiệm vụ khi giải quyết các vấn đề cho nhân dân
cũng như đã hoàn thành kế hoạch của lãnh đạo giao phó.
Ngoài ra phòng còn làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo phòng về các
vấn đề cơ quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực hiện công tác thu thập, xử lý
thông tin một cách hiệu quả nhất để chủ tịch UBND huyện có thể căn cứ vào thông
Vũ Thị Nga

23

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
tin đó để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
Xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình công tác thường kỳ, chương
trình công tác năm của UBND huyện.Công tác thực hiện nội quy văn phòng được
thực hiện một cách nghiêm túc, các cán bộ phòng đều có ý thức thực hiện nội quy
một cách nghiêm chỉnh và đào tạo được các mối liên hệ tốt đẹp giữa cán bộ với
nhau.
Mối quan hệ giữa lãnh đạo và cán bộ rất hòa hợp và thoải mái như những
đồng nghiệp với nhau chứ không có quyền lực hay sợ sệt giữa cán bô với lãnh đạo.
Lãnh đạo phòng liên tục tổ chức những cuộc thi nhân viên giỏi và trao phần

thưởng cho những ai đạt được thành tích cao nhất nhằm tạo cảm giác thoải mái và
vui vẻ cho nhân viên sau những ngày mệt nhọc của công việc.
Phòng thường xuyên thay đổi các cách làm việc mới nhằm tạo môi trường
mới cho cán bộ phòng làm việc hiệu quả hơn.
-Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì trong phòng Nội Vụ thì vẫn còn tồn tại những
yêu cầu cần khắc phục như:
Các trang thiết bị còn dùng đã lâu chưa được tu sửa lại, chưa đáp ứng được
yêu cầu của công việc, vì vậy việc giải quyết các công việc còn gặp nhiều khó
khăn.
Trong phòng hiện tại vẫn chưa có các phần mền sử lý dữ liệu, nên công việc
vẫn còn gặp nhiều khó khăn và chậm chễ hơn.
_ Về công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan :
-Ưu điểm:
Công tác Văn thư của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp
thời đảm bảo hoạt động của công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông. Đồng
thời cung cấp các thông tin đầy đủ kịp thời, bảo mật đã đảm bảo cho công việc của
cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính
sách nguyên tắc và chế độ.Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán
bộ, công chức cho quá trình thi hành công vụ.
Vũ Thị Nga

24

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13


Báo Cáo Kiến Tập
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan đều có trình độ chuyên môn cao, nên công

tác văn thư lưu trữ được đảm bảo thực hiện tốt và chính xã nhất.
Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan đều được thực hiện đầy đủ các bước trong
quy trình nhận văn bản và xử lý văn bản.
Cán bộ văn thư, lưu trữ là công tác vô cùng quan trọng trong cơ quan, mọi
giấy tờ đều được xử lý tại văn thư và được lưu tại lưu trữ cơ quan. Nhờ đó cơ quan
có thể tìm được giấy tờ một cách rễ ràng nhất.
Vì vậy, công tác văn thư đã đáp ứng được yêu cầu chung, phục vụ cho việc
giám sát, quản lý chỉ đạo, điều hành của UBND huyện trên tất cả các lĩnh vực kinh
tế, văn hóa, quốc phòng an ninh. Còn lưu trữ thì thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tại toàn
bộ công văn, giấy tờ của cơ quan để phục vụ cho mục đích lưu giữ lại toàn bộ giấy
tờ quan trọng của cơ quan.
Phòng làm việc của nhân viên văn thư, lưu trữ phải đảm bảo sạch sẽ,
thoáng mát, nhất là phòng văn thư còn cần thêm các thiết bị khoa học để đảm bảo
cho việc lưu trữ tài liệu không bị hỏng bởi môi trường, nhiệt độ hiện nay.
Hằng ngày khối lượng văn bản cần giải quyết ngày càng nhiều và công tác
văn thư, lưu trữ cũng cần phải thật nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất.
Tuy nhiên tính chung ra công tác văn thư, lưu trữ của phòng rất tốt: đầy đủ,
có thứ tự, ngăn nắp, dễ tìm khi cần thiết.
-Nhược điểm:
Một số văn bản, giấy tờ không được văn thư, lưu trữ đưa vào sổ sách.
Không gian làm việc của văn thư, lưu trữ còn chật hẹp không đáp ứng được
hết việc lưu trữ văn bản của cơ quan.
Việc lưu trữ văn bản chưa được thống nhất nên một số giấy tờ còn bị thất
lạc hoặc không tìm thấy.
Tại các phòng văn thư – lưu trữ còn sử dụng các trang thiết bị lạc hậu,
không đáp ứng yêu cầu của công việc.
Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: Công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo
yêu cầu, tài liệu chỉ được sắp xếp theo tên loại và thời gian, chưa đưa về vấn đề cụ
Vũ Thị Nga

25

Lớp: CĐ Quản Trị Văn Phòng K13