Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN ý yên
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (246.55 KB, 30 trang )
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..............................................1
CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN.................................................................................1
I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN....................1
1.Vài nét về UBND huyện Ý Yên............................................................................................................2
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.........................................................................3
2.1 Chức năng......................................................................................................................................3
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................................................................3
3. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................................9
II.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
UBND HUYỆN Ý YÊN...........................................................................................................................10
1.Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ huyện Ý Yên.....................................................................10
1.1Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức.......................................................................................10
1.2Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc.......................................................................14
2. Công tác Văn thư lưu trữ của UBND huyện Ý Yên..........................................................................15
2.1 Hệ thống hóa các Văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ của UBND huyện Ý Yên
...........................................................................................................................................................15
2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Ý Yên........................................................................15
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Ý Yên................................................15
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý..............................................................15
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..................................................................16
2.3.3Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý......................................................16
2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.....................................................16
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến......................................................17
2.4.2Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Ý Yên...........................................................18
2.5. Tìm hiểu vể tổ chức lưu trữ của UBND huyện Ý Yên...................................................................19
III.CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN.......................19
1.1Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Nội vụ Huyện Ý Yên 19
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
1.2Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng trong một phòng làm việc của Phòng
Nội vụ huyện Ý Yên............................................................................................................................20
1.3Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan.................................20
PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................21
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan........21
PHẦN III. KẾT LUẬN.........................................................................................23
PHỤ LỤC...............................................................................................................24
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBND: Ủy ban nhân dân
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, bộ máy văn phòng có vai trò rất quan trọng đối với mọi cơ quan,
tổ chức bởi nó ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động, công tác văn phòng nếu được
thực hiện tốt sẽ quyết định tới nhiều mặt của cơ quan và ngược lại nêu thực hiện
không tốt sẽ tác động tiêu cực trở lại.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng trong thời kỳ hiện
nay, kết hợp hài hòa giữa lý luận và thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội với
phương châm học đi đôi với hành đã tổ chức cho chúng em những sinh viên năm 3
lớp Đại học Quản trị văn phòng K1 đi kiến tập thực tế với thời gian từ ngày 20/4
đến ngày 25/5/2015. Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường và sự tiếp nhận
của Phòng Nội vụ huyện Ý Yên, trong thời gian đó em đã không chỉ được quan sát
mà còn được tiếp cận trực tiếp với công việc.Trên cơ sở vận dụng những gì đã
được học và thực tế đã làm, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm và nhận được
sự nhiệt tình của cán bộ chuyên viên tại cơ quan, khóa kiến tập này thực sự rất ý
nghĩa với sinh viên như chúng em.
Qua đây cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thạc sỹ Lâm Thu Hằng Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa
qua, đồng thời em xin cảm ơn các cán bộ Phòng Nội vụ huyện Ý Yên đặc biệt là
bác Phạm Hưng đã giúp đỡ em hoàn thành thời gian kiến tập.
Thời gian kiến tập không nhiều cộng với sự hiểu biết vận dụng chuyên môn
công việc còn nhiều hạn chế nên bài báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót
hạn chế vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của các thày, cô trong
Khoa Quản trị văn phòng để bài báo cáo này thêm hoàn chỉnh, giúp em trau dồi
chuyên môn, kinh nghiệm quý báu trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Ý Yên, ngày 02 tháng 06 năm 2015
Sinh viên
Trần Thị Hiền
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Báo cáo kiến tập
1
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN
1. Vài nét về UBND huyện Ý Yên.
Ý Yên là một huyện giáp thành phố Ninh Bình, diện tích khoảng 240km2
với ba mặt Bắc, Tây và Nam giáp sông Đáy, phía Đông giáp huyện Vụ Bản, huyện
có tuyến quốc lộ 10, quốc lộ 38B, tuyến đường sắt Bắc – Nam đi qua và tuyến
đường cao tốc Cao Bồ đi qua các xã phía Tây của huyện. Đây cũng là quê hương
của các làng nghề nổi tiếng như: đúc đồng, cơ khí đúc, làm trống, điêu khắc, đồ gỗ
mỹ nghệ truyền thống. Huyện gồm 31 xã và 1 thị trấn.
Đây cũng là quê hương của các nhân vật nổi tiếng như: Bộ trưởng Bộ Giao
thông vận tải Đinh La Thăng, Bộ trưởng đương nhiệm Bộ Nông nghiệp và Phát
triển Nông thôn Cao Đức Phát, thày giáo Phạm Văn Nghị, thày giáo Tống Văn
Trân…Trên địa bàn huyện có các di tích lịch sử văn hóa như: quần thể di tích thờ
vua Đinh tại xã Yên Thắng, phủ Quảng Cung thờ thánh Mẫu Liễu Hạnh giáng sinh
lần thứ nhất tại xã Yên Đồng, đặc biệt tại xã Yên Nhân có cây Dã Hương 500 năm
tuổi nằm trong dự án cấp quốc gia về bảo vệ cây quý hiếm.
Trong quá trình hội nhập, huyện đang từng bước chuyển mình để phát triển
cùng với sự đi lên của tỉnh nói riêng và cả nước nói chung.
UBND huyện Ý Yên thành lập vào năm 1945, là cơ quan quản trị cấp trung
gian, chịu sự chỉ đạo, giám sát trực tiếp của UBND tỉnh, thực hiện chức năng quản
lý trên tất cả các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị, an ninh, quốc
phòng…trên địa bàn huyện.Trải qua 70 năm thành lập và phát triển, với những gì
đã đạt được ,lãnh đạo, Đảng bộ và nhân dân huyện Ý Yên quyết tâm giữ vững
danh hiệu mô hình nhà nước kiểu mẫu của tỉnh nhà.
Báo cáo kiến tập
2
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
Trụ sở UBND huyện Ý Yên chụp từ trên cao
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
2.1 Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn
bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước
từ Trung ương tới cơ sở.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện Ý Yên tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân
chủ.
UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật
và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân
Báo cáo kiến tập
3
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện
quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu
hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa
phương.
UBND huyện Ý Yên thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên các lĩnh vực sau:
a.Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
b.Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
-Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
-Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
-Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị
Báo cáo kiến tập
4
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
trấn;
-Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
c.Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
-Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
-Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
Báo cáo kiến tập
5
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
f.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá
gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.
g. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
Báo cáo kiến tập
6
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
h. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
i. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Báo cáo kiến tập
7
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
k. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
m. Trong việc thi hành pháp luật:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và
lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
Báo cáo kiến tập
8
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
3. Cơ cấu tổ chức
Hiện tại, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ý Yên bao gồm: 01 Chủ tịch, 02
Phó Chủ tịch và 04 Ủy viên.
- Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan, có nhiệm vụ lãnh đạo,
quản lý toàn bộ cơ quan.
- Các Phó Chủ tịch huyện là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch, theo
từng nhiệm vụ đã quy định:
+ Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực: Nông nghiệp – Phát triển NT, Khoa học
– Công nghệ, Công nghiệp, Thương mại
+ Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực: Văn hóa, Gíao dục đào tạo, Y tế, Dân số,
Tôn giáo, và các vấn đề xã hội khác.
- Ủy viên
+ Trưởng Công an huyện.
+ Chánh văn phòng huyện.
+ Chánh thanh tra huyện.
+ Chỉ huy trưởng BCH quân sự huyện.
2.2
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Ý Yên
Căn cứ Nghị định Số: 14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
quy định về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc Tỉnh, hiện nay UBND huyện Ý Yên có 12 phòng chuyên môn và
05 sự nghiệp thuộc huyện.
12 phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
+ Văn phòng UBND huyện
+ Phòng Nội vụ
+ Phòng Thanh tra
+ Phòng Công thương
+ Phòng Gíao duc – Đào tạo
+ Phòng Tài chính – Kế hoạch
+ Phòng Tư pháp
Báo cáo kiến tập
9
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
+ Phòng Văn hóa – Thông tin
+ Phòng Y tế
+ Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
+ Phòng Lao động thương binh và xã hội
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường
05 đơn vị sự nghiệp thuộc huyện:
+ Đài Phát thanh truyền hình huyện
+ Trung tâm Văn hóa Thông tinThể thao
+ Trạm Khuyến nông
+ Trung tâm Phát triển các cụm Công nghiệp
+ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
Sơ đồ được thể hiện ở Phụ lục 01
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN Ý YÊN
1. Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ huyện Ý Yên
1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng
tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành
chính; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước, cán bộ công chức xã, tổ chức phi chính phủ; Văn thư lưu trữ nhà nước;
Tôn giáo; Thi đua khen thưởng và công tác quản lý nhà nước về thanh niên.
Phòng Nội vụ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật về
công tác chuyên môn như:
+Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ trên địa bàn
và tổ chức triển khai thực hiện theo đúng quy định.
+Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, năm năm và hàng năm; trương trình biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
thuộclĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
+Tổ chức thực hiện các văn bản quy định pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau
khi được phê duyệt; tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật
về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
+ Về tổ chức bộ máy:
a/ Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Báo cáo kiến tập
10
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện theo quy định.
b/ Trình UBND huyện quyết định hoặc tham mưu để UBND huyện trình cấp
có thẩm quyền quyết định thành lập, sát nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện.
c/ Xây dựng đề án thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định.
d/ Tham mưu giúp UBND huyện quyết định thành lập, sát nhập, giải thể các
tổ chức phối hợp liên ngành huyện theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý và sử dụng biên chế hành chính - sự nghiệp:
a/ Tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính - sự nghiệp hàng năm.
b/ Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính sự nghiệp.
c/ Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ
tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp
thuộc UBND huyện và UBND xã.
+ Về công tác xây dựng chính quyền:
a/ Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Uỷ ban
nhân dân huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
b/ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân xã; Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trình
Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật
c/ Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Uỷ ban nhân dân huyện
trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem
xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới
hành chính của huyện;
d/ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, xóm, tổ dân phố trên
địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho các chức danh trưởng, phó
thôn, xóm, tổ trưởng, tổ phó tổ dân phố.
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo
Báo cáo kiến tập
11
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp và các xã trên địa bàn huyện.
+Về cán bộ, công chức, viên chức:
a/ Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng
về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên
chức;
+Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã và thực hiện chính sách
đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã theo phân cấp;
+ Về cải cách hành chính:
a/ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân xã thực hiện công
tác cải cách hành chính ở địa phương;
b/ Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
c/ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương, báo cáo Uỷ ban
nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân tỉnh.
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
+ Về công tác Văn thư, lưu trữ:
a/ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
b/ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
+ Về công tác Tôn giáo:
a/ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn
giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b/ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
huyện để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.
+ Về công tác Thi đua khen thưởng:
a/ Tham mưu đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
Báo cáo kiến tập
12
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen
thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của
Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện;
b/ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
+ Quản lý nhà nước về công tác thanh niên.
a/ Triển khai, thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác thanh niên.
b/ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên được giao.
+ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về công
tác nội vụ theo thẩm quyền.
+ Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện và Giám đốc Sở Nội Vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên
địa
+ Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên
địa bàn.
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác
khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội
vụ.
+ Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công
chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của phòng theo quy định của pháp luật và
theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện.
+ Quản lý tài chính, tài sản của phòng theo quy định của pháp luật và phân
cấp của Uỷ ban nhân dân huyện.
+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc do Uỷ
ban nhân dân huyện giao.
Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Ý Yên
Cơ cấu tổ chức bao gồm : 07 người.
+ 01 Trưởng phòng
+ 02 Phó Trưởng phòng
Báo cáo kiến tập
13
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
+ 04 Chuyên viên
1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc
+ Ngô Quốc Thế - Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân,
Chủ tịch Uỷban nhân dân huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm
vụ , quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng.
+ Trần Văn Nam – Phó Trưởng phòng: Giúp Trưởng phòng giải quyết công
việc khi Trưởng phòng đi vắng và khi được uỷ quyền.
- Trực tiếp theo dõi và triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính thực
hiện công tác QLNN về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên
địa bàn.
- Thay mặt Trưởng phòng điều hành công việc của phòng khi Trưởng phòng
đi vắng và kí thay Trưởng phòng các văn bản thuộc thẩm quyền khi được Trưởng
phòng uỷ quyền.
- Giúp Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được
giao, được Trưởng phòng phân công phụ trách, chỉ đạo các công việc thuộc lĩnh
vực: xây dựng chính quyền cơ sở, công tác cải cách hành chính Nhà nước; quy chế
dân chủ.
+ Vũ Hoàng Hiệp – Phó Trưởng phòng:
- Thực hiện chức năng QLNN về tôn giáo.
- Ký thay trưởng phòng các văn bản thuộc thẩm quyền khi được Trưởng
phòng uỷ quyền.
- Tham dự các kỳ họp khi được Trưởng phòng phân công.
+ Phạm Hưng – Chuyên viên:
- Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn, chế độ chính sách đối với cán
bộcông chức, viên chức thuộc biên chế hành chính sự nghiệp UBND huyện khi
được chỉ đạo.
- Quản lý theo dõi biên chế, quỹ tiền lương đối với cán bộ công chức, viên
chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện.
- Quản lý hồ sơ, sổ bảo hiểm, bổ sung kịp thời những thay đổi về trình độ,
khen thưởng, kỷ luật và những quyết định liên quan đến chế độ chính sách của cán
bộ, công chức, viên chức thuộc UBND huyện.
+ Nguyễn Đình Trọng – Chuyên viên:
- Theo dõi quản lý địa giới hành chính. Phối hợp tổ chức thực hiện việc điều
Báo cáo kiến tập
14
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
chỉnh địa giới hành chính sau khi đã có quyết định của cấp có thẩm quyền.
- Quản lý và lưu trữ tốt các văn bản về lĩnh vực phụ trách.
- Thực hiện công tác xây dựng chính quyền cơ sở. Công tác cải cách hành
chính Nhà nước. Theo dõi việc thực hiện quy chế dân chủ.
- Giúp Trưởng phòng quản lý sử dụng và giữ con dấu của phòng Nội vụ.
+ Nguyễn Thị Hà – Chuyên viên:
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ Nhà nước, quản lý kho lưu trữ. Phối
hợp với tổ chức, cá nhân trong khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ. Đảm bảo an
toàn thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ.
- Tiếp nhận và theo dõi đầy đủ các văn bản đi, đến của phòng.
+ Lê Thị Thủy – Chuyên viên:
- Thực hiện quản lý Nhà nước về công tác Thanh niên.
- Làm kế toán phòng Nội vụ.
- Làm thủ quỹ phòng.
2. Công tác Văn thư lưu trữ của UBND huyện Ý Yên
2.1 Hệ thống hóa các Văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư
lưu trữ của UBND huyện Ý Yên
Quyết định Số: 8793/2011/QĐ - UBND ngày 21/09/2011 của UBND huyện
Ý Yên về quy chế Văn thư lưu trữ.
2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Ý Yên
Các tài liệu văn thư của UBND huyện Ý Yên được tổ chức lưu trữ tại Văn
thư cơ quan, có cán bộ chuyên trách tổ chức sử dụng vàbảo quản, tại mỗi đơn vị
thuộc cơ quan thì tài liệu văn thư được lưu trữ tại văn thư đơn vị và tợp hợp số liệu
vào phần mền lưu trữ.
Văn thư của UBND huyện được tổ chức theo mô hình tập trung.
2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Ý Yên
2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
Căn cứ theo QĐ Số: 8793/2011/QĐ – UBND ngày 21/09/20011 của UBND
huyện Ý Yên về công tác Văn thư lưu trữ quy định UBND có thẩm quyền ban
hành những văn bản sau:
a.Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị
b.Văn bản hành chính: Quyết định ( cá biệt), Chỉ thị ( cá biệt), quy chế, quy
định, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,
biên bản, tở trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm,
Báo cáo kiến tập
15
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
giấy mời, thư công… và các văn bản chuyên ngành nếu có.
2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung các văn bản do UBND Huyện Ý Yên ban hành đều tuân thủ
đúng so với các quy định hiện hành. Điều này một mặt tuân thủ đúng quy định
pháp luật, mặt khácgiúp công tác văn phòng thêm hiệu quả. Các quy định sửa đổi
cũng được cơ quan triển khai, phổ biến và đưa vào áp dụng.
Kiểu trình bày văn bản và văn phong cũng được cán bộ cơ quan chú ý, nên
rất ít khi sảy ra sai sót, tuy nhiên qua quan sát em cũng nhận thấy một số văn bản
do cơ quan ban hành cần lưu ý về cỡ chữ ở phần nơi nhận trước khi trình ký và ban
hành.
2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý
So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá
* Các văn bản do Phòng Nội vụ huyện Ý Yên ban hành chủ yếu là các văn
bản hành chính thông thường bởi vậy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản phải
đảm bảo đúng trình tự, tính hợp pháp và hợp lý, mặt khác đây cũng là điều kiện
quan trọng quyết định đến chất lượng văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản quản lý bao gồm các bước sau:
Bước 1:Xác định mục đích, nội dung, hình thức và đối tượng của văn bản.
Các câu hỏi đặt ra là:
Soạn thảo và ban hành văn bản với mục đích gì?
Văn bản sẽ mang hình thức nào?
Nội dung bao trùm của văn bản là gì?
Đối tượng giải quyết hay thực hiện là ai?
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, bằng phương tiện hay cách thức
khác nhau.
Lấy thông tin trực tiếp từ: báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo.
Bước 3: Xây dựng bản thảo
Trên cơ sở đã đầy đủ tài liệu cán bộ chuyên môn xây dựng đề cương và viết
bản thảo chi tiết.
Bước 4: Trình ký và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
Xin ý kiến thủ trưởng cơ quan
Sau đó cán bộ chuyên môn sẽ nhân bản, đóng dấu, ghi số văn bản.
Bước 5: Hoàn thiện để ban hành văn bản.
2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
Báo cáo kiến tập
16
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến
Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan được cụ thể
hóa qua sơ đồ quá trình quản lý và gỉai quyết văn bản sau:
+ Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tiếp nhận, đăng ký văn
bản đến
Trình, chuyển giao văn
bản đến
Gỉai quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến
Báo cáo kiến tập
17
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:
Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
( nếu có)
Đăng ký văn bản
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi chuyển
phát văn bản đi
Lưu văn bản đi
2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Ý Yên
Hồ sơ là một tập tài liệu, văn bản có liên quan tới nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một ( một số) đặc điểm chung như tên loại
văn bản; cơ quan tổ chức ban hành, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết văn bản trong phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ là việc tợp hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi giải quyết công việc, thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.
Nội dung bao gồm những công việc sau:
+ Mở hồ sơ: đầu năm, mỗi đơn vị cá nhân dựa vào danh mục hồ sơ công
việc của đơn vị mở hồ sơ. Đồng thời với mở hồ sơ thực tế các chuyên viên mở hồ
sơ công việc trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ khi có công việc
phát sinh, chuyên viên tiếp tục mở hồ sơ để quản lý và theo dõi việc giải quyết
Báo cáo kiến tập
18
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
công việc.
+ Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vào hồ sơ thực tế và hồ sơ trên máy tính.
+ Kết thúc và biến mục hồ sơ: Sau khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ
kiểm tra, sắp xếp lại các văn bản theo trình tự giải quyết công việc, đánh số thứ tự
tờ giấy có trong hồ sơ bằng bút chì vào góc bên phải phía trên, viết tờ mục lục văn
bản, chứng từ kết thúc hồ sơ và hoàn thiện tờ bìa hồ sơ.
Hồ sơ được lập phải đúng phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị,
các văn bản, tài liệu được thu thập vao lập hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối
đồng đều, và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tựu giải
quyết công việc.
2.5. Tìm hiểu vể tổ chức lưu trữ của UBND huyện Ý Yên
Các tài liệu hình thành trong giải quyết công việc được cơ quan lưu trữ tại
văn thư, trên các phần mềm quản lý văn bản, quản lý công việc.
Làm tốt công tác lưu trữ là đã chỉnh chu trong dây chuyền làm việc của cơ,
quan tổ chức ,tránh gây mất thời gian khi công việc cần lật lại.
III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN
PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN
1.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của Phòng Nội vụ Huyện Ý Yên
Trụ sở làm việc của UBND huyện Ý Yên bao gồm 2 khu nhà, gồm khối
UBND và khối Đảng ủy. Văn phòng làm việc của Phòng Nội vụ nằm trên tầng 2
của khu nhà khối UBND, với 1 phòng của Trưởng phòng, và 2 phòng của cán bộ
chuyện viên.
Rõ ràng nguồn nhân lực có vai trò rất lớn đến công tác văn phòng, đây được
coi là nhân tố quan trọng làm nên các nghiệp vụ văn phòng hiện đại song bên cạnh
đó cũng không thể không kể đến sự hỗ trợ giúp đỡ của các trang thiết bị văn
phòng, cơ sở vật chất. Chúng giúp cho công việc diễn ra một cách nhịp nhàng và
hiệu quả hơn.
Báo cáo kiến tập
19
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
Qua thời gian kiến tập được trực tiếp quan sát, Phòng Nội vụ huyện Ý Yên
có những trang thiết bi sau:
+ Máy tính
+ Máy in
+ Máy fax
+ Điện thoại
+ Máy photo
+ Tủ đựng tài liệu
+ Bàn tiếp khách
+ Bàn làm việc
+ Ghế ngồi
+ Điều hòa
Trang thiết bị và cơ sở vật chất của Phòng nhìn chung đã và đang đáp ứng
và hỗ trợ rất nhiều cho công tác của cơ quan như: Máy tính giúp soạn thảo văn bản,
lưu hồ sơ đi – đến , làm giảm các công tác lao động thủ công, máy in để in tài liệu
giảm khâu đi lại,..
1.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị văn phòng trong
một phòng làm việc của Phòng Nội vụ huyện Ý Yên
Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu( Phụ lục 02)
1.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của
cơ quan
Công tác ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của UBND huyện
Ý Yên vẫn còn hạn chế, ngày nay với sự phát triển của công nghệ tin học thì việc
ứng dụng sử dụng các phần mềm vào công tác của cơ quan là vô cùng hữu ích.
Các phần mềm như Microsoft Word để áp dụng soạn thảo văn bản, phần
mềm Microsoft Excel, hay phần mềm quản lý lương cũng được cơ quan khai thác
sử dụng.
Báo cáo kiến tập
20
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
văn phòng của cơ quan
Qua quá trình quan sát chuyên môn nghiệp vụ tại Phòng em xin đưa ra vài
nhân xét của cá nhân như sau:
+ Ưu điểm:
Con người luôn là yếu tố quyết định phần lớn tới công việc, cán bộ của
Phòng Nội vụ huyện Ý Yên luôn làm việc với trách nhiệm cao nhất cộng với
chuyên môn nghề nghiệp vững vàng từ đó công việc đạt hiệu qua cao: đặc biệt là
công tác soạn thảo văn bản quản lý.
Các đợt tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, chính trị cũng được cơ
quan chú ý, nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm công việc.
Phòng cũng làm khá tốt công việc tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề của
cơ quan, giúp Chủ tịch UBND huyện giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
Phòng cũng không quên đầu tư, mua sắm các trang thiết bị hiện đại, tạo điều
kiện cho cán bộ chuyên viên làm việc tốt hơn.
Công tác văn thư được tổ chức và giải quyết cẩn thận, chu đáo, kịp thời đảm
bảo thông tin được bảo mật và đúng quy định nhà nước hiện hành nhờ đó công
việc được giải quyết triệt để và nhanh chóng.
Công tác lưu trữ cũng được chú trọng, tranh thấp nhất sự cố xảy ra cho tài
liệu, văn bản, đó là nhờ vào chuyên môn của cán bộ và sự hỗ trợ của trang thiết bị.
+ Nhược điểm:
Các phần mềm chưa được xây dựng nên công việc ít nhiều bị ảnh hưởng.
Công việc văn phòng nhiều khi phức tạp vì một số lý do chủ quan, rườm rà
nên bị gián đọa hay mất thời gian mới giải quyết được.
Ở công tác văn thư lưu trữ một số văn bản chưa đưa vào sổ sách, nên có khả
nắng dễ xảy ra thất lạc; một số trang thiết bị còn lạc hậu không đáp ứng được yêu
cầu bảo quản hồ sơ, tài liệu.
II.Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Báo cáo kiến tập
21
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Trần Thị Hiền
Quản trị văn phòng K1D
Công tác văn phòng quan trọng là thế, bởi vậy nên biết phát huy ưu điểm,
khắc phục nhược điểm sẽ mang lại hiệu quả cũng như chất lượng công việc cao.Vì
vậy em xin phép đưa ra những góp ý đề xuất của cá nhân như sau:
+ Cơ quan nên xây dựng thêm các phần mềm quản lý nhằm hiện đại hóa
công tác văn phòng.
+ Phòng nên cử cán bộ chuyên viên đi tập huấn, học thêm các lớp về tin học
tiếng anh, mặt khác bồi dưỡng chính trị để phát huy toàn diện hơn nữa nghiệp vụ
văn phòng trong tương lai.
+ Trang bị thêm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho yêu cầu đòi hỏi của
công việc.
Báo cáo kiến tập
22
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
