Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN yên ĐỊNH

Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC ................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
Phần I....................................................................................................................2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................2
CỦA UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH......................................................................2
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định........................2
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển..............................................................................................2
1.2 Chức năng của UBND huyện Yên Định......................................................................................3
1.3Nhiệm vụ, Quyền hạn của UBND huyện Yên Định.....................................................................4
1.3.1 Về kinh tế .............................................................................................................................4
1.3.2 Về xây dựng - giao thông vận tải............................................................................................4
1.3.3 Về văn hoá - y tế - giáo dục...................................................................................................5
1.3.4 Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội ..................................................................6
1.3.5 Về chính sách dân tộc, tôn giáo............................................................................................6
1.3.6Về thi hành pháp luật ............................................................................................................6
1.3.7Về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.......................................................7
1.3.8Về lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường..................................................7
1.3.9Về lĩnh vực thương mại,dịch vụ, du lịch..................................................................................7
1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định..............................................................................7
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn Phòng của UBND
huyện Yên Định...............................................................................................................................8
2.1Tổ chức và hoạt động của Văn Phòng HĐND - UBND huyện Yên Định......................................8
2.1.1Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng............................................................8
2.1.2Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn Phòng............................10

3. Tìm hiểu công tác Văn Thư-Lưu Trữ của UBND huyện Yên Định..............................................13
3.1Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ...........................................13
3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND......................................................................................14

Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện....................................................15
3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan....................................15
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện...............................17
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản ...........................................................18
3.3.4 Nhận xét và đánh giá quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện.................................20
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản..............................................................21
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến...............................................21
3.4.2 Quy trình lập hồ sơ hiện hành của Văn Phòng UBND huyện...............................................25
3.5 Công tác Lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện.........................................................27
4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị Văn Phòng trong UBND huyện và Văn phòng UBND.30
4.1 Tìm hiểu, nhận xét, đánh giá về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn Phòng.....30
4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị Văn Phòng và Đề xuất mô hình Văn Phòng
mới tối ưu.....................................................................................................................................31
4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các tên phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn
Phòng của UBND...........................................................................................................................31

Phần II................................................................................................................33
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................33
1. Kết quả đạt được trong quá trình kiến tập..............................................................................33
1.1 Về nhận thức lý luận vào thực tiễn........................................................................................33
1.2 Về nghiệp vụ chuyên môn......................................................................................................33
1.3 Về tác phong làm việc...........................................................................................................34
1.4 Về khả năng giao tiếp.............................................................................................................34
2. Đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND huyện...................34
2.1 Ưu điểm.................................................................................................................................34
2.2 Nhược Điểm...........................................................................................................................37
3. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm......................38
3.1 Nguyên nhân..........................................................................................................................38
3.2 Giải pháp khắc phục...............................................................................................................39

KẾT LUẬN........................................................................................................42
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................43
Phần phụ lục......................................................................................................44
PHẦN PHỤ LỤC

Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ kỹ thuật cao của nền kinh tế
toàn cầu hoá,đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác hành
chính văn phòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục
tiêu. Cùng với đó là xu thế hội nhập và mở cửa của đất nước, đã đặt ra những
yêu cầu cấp thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lý hành chính
ở mỗi cơ quan Nhà nước.
Trong nhiều năm qua cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước,
Ủy Ban Nhân Dân huyện Yên Định đã không ngừng nỗ lực nhằm hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, phục vụ hiệu quả cho hoạt động hành chính. Đó chính là
nền tảng vững chắc cho sự phát triển công tác Văn phòng, đáp ứng yêu cầu cho
sự phát triển trong công cuộc đổi mới đất nước, đặc biệt là công cuộc cải cách
hành chính ở nước ta hiện nay.Mặt khác, công tác hành chính Văn phòng là một
trong những công tác không thể thiếu, có ý nghĩa quan trọng trong việc thực
hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mọi cơ quan, tổ chức
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện Yên Định, tôi
được tiếp nhận kiến tập tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân, đây là cơ hội giúp tôi nắm
vững về chuyên môn nghiệp vụ, áp dụng những kiến thức lý luận vào thực tiễn công

việc. Trong thời gian kiến tập tôi có điều kiệ thâm nhập vào thực tế, hiểu biết hơn về
công tác Văn thư – Lưu trữ và công tác Văn phòng của cơ quan.Bên cạnh đó, quá
trình kiến tập còn giúp tôi rút ngắn được khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn, tạo
cho mình một phong cách làm việc của một công chức Nhà Nước, giúp tôi củng cố
và hoàn thiện những kiến thức lý luận đã được trang bị tại trường, đây sẽ là hành
trang vững chắc để phục vụ công việc sau này.
Với những kiến thức được các Thầy, Cô giáo trang bị, cùng với khả năng
nắm bắt công việc của bản thân, cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề chỉ ở một
góc độ nhất định. Đồng thời, do điều kiện kiến tập còn hạn chế về mặt thời gian,
kinh nghiệm và kiến thức thực tế chưa sâu, vì vậy bài báo cáo không tránh khỏi
những thiếu sót,rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của Thầy,
Cô và các bạn./.
Hà Nội, ngày 03 tháng 6 năm 2015
Sinh Viên
Trịnh Thị Lan
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

1

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CỦA UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Yên Định
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Yên Định một vùng đất có bề dày lịch sử lâu dài trong trong thời kỳdựng
nước và giữ nước. Đã trãi qua mấy nghìn năm, với sự phát triển không ngừng, từ
một vùng quê nghèo giàu lòng yêu nước đến nay Yên Định đang và sẽ trở thành
một huyện phát triển ở tỉnh Thanh Hoá. Trong thời kỳ kháng chiến chống quân
xâm lược, những con người nơi đây đã hăng hái lên đường nhập ngũ, là một
trong những huyện tham gia phong trào đấu tranh chống quân xâm lược sôi nổi.
Vinh dự được Bác Hồ (1961) về thăm trong thời kỳ kháng chiến, những con
người nơi đây càng vững niềm tin trong chiến đấu chống kẻ thù xâm lược góp
phần đem lại hoà bình của đất nước. Đến hôm nay Yên Định vẫn không ngừng
chiến đấu trên mặt trận hoà bình xây dựng kinh tế.Với tiềm năng phong phú,
phong cảnh hữu tình, Yên Định hứa hẹn là vùng đất phát triển đi lên cùng đất
nước.
Với diện tích 21.600m2 với khoảng 173.000 người, trong đó dân tộc Kinh
chiếm đa số, ngoài ra còn có một số dân tộc ít người như dân tộc Thái, dân tộc
Mường. Các dân tộc này hiện nay đang được Đảng và Nhà nước quan tâm đầu
tư phát triển rất nhiều, trong tương lai đang thu hút đầu tư của các doanh nghiệp
trong và ngoài nước. Với tiềm năng phát triển kinh tế trong tương lai, Yên Định
đang chờ những bàn tay khối óc của những con người biến tiềm năng đó để xây
dựng quê hương ngày một giàu đẹp.
Yên Định là vùng đất nằm ở phía Tây Bắc của tỉnh Thanh Hoá bao gồm
29 đơn vị hành chính trong đó có 02 thị trấn và 27 xã, Yên Định tiếp giáp với
nhiều huyện như: Phía đông giáp với huyện Thiệu Hoá; Phía Tây giáp với huyện
Thọ Xuân, Cẩm Thuỷ, Ngọc Lặc; Phía Bắc và Đông bắc giáp với huyện Hậu
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

2

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

Lộc, Hà Trung; Phía Tây bắc giáp với huyện Vĩnh Lộc, kẹp ở giữa là sông Mã
và sông Cầu Chày.
Từ khi hình thành và phát triển Yên Định đã có nhiều lần đổi tên, cụ thể là
ngày 05 tháng 7 năm 1977 Hội đồng Chính phủ quyết định số 177/CP giải thể
huyện Thiệu Hoá sáp nhập huyện Yên Định. Sau một thời gian huyện Yên Định
lại có quyết định đổi tên là huyện Thiệu Yên, đến ngày 18 tháng 11 năm 1997
sau gần 20 năm hợp nhất Chính phủ có Nghị định số 72/CP tái lập lại huyện cũ.
Huyện Yên Định lại trở lại tên gọi của mình kể từ đó, vào ngày 01 tháng 01 năm
1997 gồm 27 xã và 02 thị trấn đó là Thị trấn Thống Nhất và Thị trấn Quán Lào.
Đến với vùng đất Yên Định là đến với vùng sơn thuỷ hữu tình, với truyền thống
bề dày lịch sử từ xa xưa, hiện nay Yên Định đang lớn lên từng ngày, không
những là anh hùng trong chiến đấu mà còn là anh hùng trong thời kỳ phát triển
kinh tế thời mở cửa Việt Nam. Trong tương lai Yên Định sẽ là điểm đến thu hút
khách du lịch và các nhà đầu tư và cũng sẽ là một huyện Yên Định giàu mạnh
của tỉnh Thanh Hoá.
Những năm trước đây, yên định không phải là Huyện có sự phát triển khá
cao của tỉnh nhưng từ khi đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế, đổi mới cơ chế
quản lý, tạo bước đột phá về tốc độ tăng trưởng kinh tế, mở ra hướng phát triển
khả quan GDP bình quân giai đoạn(2002- 2003) tăng 9% năm trong đó riêng
năm 2002 là 9,6%.

Thực hiện chủ trương, chính sách về phát triển kinh tế của Đảng nhà
nước, huyện Yên Định đã đạt nhiều thành tựu quan trọng, kinh tế tăng trưởng
khá, cơ cấu chuyển dịch tăng theo hướng tăng tỷ trọng ngành công nghiệp- thủ
công nghiệp, thương mại- dịch vụ. Đặc biệt là ngành khai thác vật liệu xây dựng
chế tác đá mỹ nghệ phát triển mạnh, tỷ trọng ngày cáng tăng, tạo bước chuyển
mạnh mẽ về kinh tế xã hội địa phương .Đó cũng chính là niềm tự hào, là sự cổ
vũ động viên để cán bộ và nhân dân huyện Yên Định vượt qua khó khăn, thử
thách, đoàn kết một lòng quyết tâm hoàn thành xuất sắc chỉ tiêu kế hoạch nhà
nước giao.
1.2 Chức năng của UBND huyện Yên Định
3
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) Huyện Yên Định do Hội Đồng Nhân Dân
(HĐND) bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp và cơ quan
nhà nước cấp trên.
UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, Luật và các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương đến cơ sở.
1.3 Nhiệm vụ, Quyền hạn của UBND huyện Yên Định
1.3.1 Về kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm, trình HĐND phê
duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế.
Lập dự án thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán chi phí , thu chi
ngân sách địa phương, phương án phân bố dự toán ngân sách cùng cấp; Quyết
toán ngân sách địa phương ; Lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình HĐND huyện quyết định và báo cáo UBND cơ quan
tài chính cấp trên trực tiếp.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương ; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,
thị trấn, xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra Nghị Quyết của HĐND
xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật.
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế, xã hội của các xã, thị trấn
1.3.2 Về xây dựng - giao thông vận tải
Tổ chức lập, trình , duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấ, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt .
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

4

Lớp Quản Trị Văn Phòng

Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở
và quỹ nhà ở thuộc quyền sở hữu của nhà nước trên địa bàn.
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo sự
phan cấp của UBND cấp tỉnh.
1.3.3 Về văn hoá - y tế - giáo dục
Xây dựng các chương trình đề án giáo dục trên địa bàn huyện và tổ chức
thực hiện sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Tổ chức, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giáo
dục .Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử; Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản
lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân
dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ
mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính
sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành

nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.Quản lý các hoạt động, công trình văn hóa trên địa bàn huyện
.Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm, trạm y tế,
5
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

kiểm tra các hoạt động của các ngành nghề y, dược tư nhân…..
1.3.4 Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng xây dựng lực lượng vũ trang và quốc
phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý
lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo xây dựng huấn luyện lực lượng dân quân tự
vệ
Tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn miễm thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật.
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an huyện vững mạnh
Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của các người nước ngoài ở địa phương.
Tuyên truyền vận động quần chúng nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh trật tự, an toàn xã hội.
1.3.5 Về chính sách dân tộc, tôn giáo
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách về dân tộc tôn giáo
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của huyện đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu
số vùng sâu vùng xa vùng đặc biệt khó khăn.Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện
chính sách dân tộc, tôn giáo.
Quyết đinh biện pháp ngăn chặn hành vi xâp phạm tự do tín ngưỡng tôn
giáo hoặc lợi dụng tôn giáo.
1.3.6 Về thi hành pháp luật
Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra Nghị
Quyết của HĐND cùng cấp.
Tổ chức thực hiện chỉ đạo công tác kiểm tra, tổ chức tiếp dân, giải quyết
khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân.
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn huyện
Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
6
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

luật.
1.3.7 Về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc Hội, đại biểu HĐND theo

quy định của pháp luật.
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện.
Quản lý công tác tổ chức , biên chế, lao động tiền lương theo phân cấp
của UBND tỉnh Thanh Hóa.
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giói, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
1.3.8 Về lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống, khắc phục hậu quả
thiên tai bão lụt.
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn huyện
, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
1.3.9 Về lĩnh vực thương mại,dịch vụ, du lịch
Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại , dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà Nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ. du lịch trên địa bàn huyện.
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà Nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Định
( sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Yên Định được trình bày
ở phần Phụ lục I )
Theo Quyết định số 1041/2011/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2011 của
7
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng

K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

UBND huyện Yên Định về việc ban hành quy chế làm việc của UBND huyện.
2.

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành

chính Văn Phòng của UBND huyện Yên Định.
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn Phòng HĐND - UBND huyện Yên
Định
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng
a, Chức năng
Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Định là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện, là bộ máy giúp việc của Thường Trực HĐND và UBND
huyện.
Văn phòng HĐND – UBND có chức năng tham mưu tổng hợp cho U
BND về hoạt động của UBND ; Tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo điều
hành đối với hoạt động của UBND ; Tham mưu giúp Thường trực HĐND –
UBND, Chủ tịch HĐND – UBND huyện chỉ đạo điều hành các hoạt động trên
địa bàn huyện.
Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND – UBND và
các cơ quan Nhà Nước ở địa phương.
Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND – UBDN.
Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, các

phòng, ban , ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn.
Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng tại
Kho Bạc Nhà Nước ; Chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra quản lý , hướng dẫn
chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn, Đại biểu Quốc Hội và HĐND,
Văn phòng UBND cấp tỉnh.
b, Nhiệm vụ
Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện,
chương trình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông
qua.Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm; xây
dựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của Thường
8
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện; giúp Thường trực
HĐND, Chủ tịch UBND huyện đôn đốn, kiểm tra các phòng, ban, ngành,
UBND các xã, thị trấn thực hiện kế hoạch, chương trình công tác của Thường
trực HĐND-UBND huyện và các ý kiến kết luận hội nghị, ý kiến chỉ đạo của
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối
hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND,

Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáo
tháng, quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường
trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng
Huyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh
Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện.Có ý
kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban và
UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết
định
Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các quyết
định, chỉ thị cua UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên có liên quan. Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức
năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng,
ban và UBND xã, thị trấn.Quản lý thống nhất các việc ban hành văn bản của
Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ,
tin học hóa hành chính của UBND huyện; quan lý và điều hành hệ thống mạng
tin học nội bộ, vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng
UBND tỉnh.
c, Tổ chức và Biên chế
Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Định gồm có : 01 Chánh Văn
Phòng, 02 Phó Chánh Văn Phòng giúp Chành Văn Phòng điều hành thực hiện
9
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

nhiệm vụ cuả Văn phòng. Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, gồm có bộ phận
tổng hợp; Bộ phận công nghệ thông tin; Bộ phận tài vụ, bộ phận “ một cửa”; Bộ
phận hành chính phục vụ; Bộ phận lái xe; Bộ phận bảo vệ; Bộ phận nhà máy
nước. Mỗi bộ phận đều có 01 tổ trưởng.
Chánh Văn Phòng, các Phó Chánh Văn Phòng do chủ tịch UBND huyện
bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.Chánh
Văn Phòng là người đứng đầu Văn Phòng, chịu trách nhiệm trước Thường Trực
HĐND – UBND, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng.
Phó Chánh Văn Phòng được Chánh Văn Phòng phân công theo dõi khối
công việc, chịu trách nhiệm trươc Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn Phòng và
trước pháp luật về nhiệm vụ được giao. Khi Chánh Văn Phòng đi công tác, một
Phó Chánh Văn Phòng được Chánh Văn Phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt
động của Văn Phòng.
Văn Phòng HĐND – UBND huyện có các bộ phận chuyên môn giúp việc
phục vụ gồm : Bộ phận tổng hợp, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ, Bộ phận tiếp
nhận hồ sơ và trả kết quả, Bộ phận quản trị mạng, Bộ phận tài vụ, Bộ phận công
vụ - nhà ăn, Tổ bảo vệ, Tổ lái xe ;
Biên chế của Văn Phòng HĐND – UBND huyện nằm trong tổng số biên
chế hành chính do UBND huyện phân bổ hàng năm được UBND tỉnh giao.
Ngoài ra, để thực hiện nhiệm vụ nhất định trong thời gian nhất định, Văn Phòng
HĐND – UBND được hợp đồng lao động có thời hạn để thực hiện nhiệm vụ,
đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
( sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn Phòng HĐND – UBND huyện Yên Định
được trình bày tại Phụ Lục II )
2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn
Phòng

Văn phòng UBND huyện làm việc theo chế độ Thủ trưởng, cấp dưới phải
tuân thủ sự chỉ đạo và điều hành của cấp trên. Đồng thời, phát huy dân chủ
nâng cao tinh thần trách nhiệm, chủ động phối hợp đoàn kết, kỷ cương và thống
10
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

nhất trong thực thi công vụ. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
Văn phòng được thể hiện rõ ràng như sau :
a) Chánh Văn Phòng
Là người đứng đầu đơn vị, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND,
UBND, Chủ tịch UBND huyện Yên Định và trước pháp luật về toàn bộ hoạt
động của Văn Phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định
tại Quy chế hoạt động của Văn phòng.
Trực tiếp phụ trách về ngân sách, kế hoạch, cơ chế chính sách, công tác tổ
chức và thi đua khen thưởng. Giải quyết một số nhiệm vụ cụ thể theo sự phân
công hoặc ủy nhiệm của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện
Khi đi công tác hoặc vắng mặt dài ngày, Chánh Văn Phòng phân công
một Phó Chánh Văn Phòng chỉ đạo chung hoạt động của Văn phòng và báo cáo
lại kết quả với Chánh Văn Phòng.
Theo yêu cấu điều hành trong từng thời gian , Chánh Văn Phòng có thể
trực tiếp giải quyết một số công việc đã phân công cho Phó Chánh Văn Phòng
hoặc điều chỉnh lại sự phân công công việc giữa các Phó Chánh Văn Phòng

nhằm đảm bảo tốt hiệu quả công việc
b) Phó Chánh Văn Phòng
Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn phòng
điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng.
giúp Chánh Văn Phòng xây dựng chương trình kế hoạch công tác, tham
gia việc sắp xếp xây dựng nề nếp làm việc, bố trí đánh giá, xếp loại khen
thưởng, đề xuất chấm dứt hợp đồng … đối với công chức, nhân viên thuộc Văn
phòng.
Phụ trách một số lĩnh vực công tác và hoạt động của các tổ theo sự phân
công. Được Chánh Văn Phòng ủy quyền giải quyết một số công việc khi cần
thiết và có trách nhiệm báo cáo kết quả giải quyết công việc với Chánh Văn
Phòng
Đối với Phó Chánh văn Phòng Tổng hợp : phụ trách các Tổ Văn thư,
Tổng hợp, bộ phận Một cửa, công nghệ thông tin. Phụ trách công tác văn thể của
11
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

Phòng , tham mưu cho Lãnh đạo Huyện ủy, HĐND – UBND huyện về lĩnh vực
Nội chính, Dân tộc và Tôn giáo.
Đối với Phó Chánh Văn Phòng Hành chính : Phụ trách các Tổ hành chính,
Lái xe, Nhà máy nước. Phụ trách công tác chăm lo đời sống cho cán bộ công
chức, viên chức Văn phòng. Tham mưu cho Lãnh đạo Huyện ủy, HĐND –

UBND huyện về lĩnh vực Văn hóa – Xã hội.
c) Trưởng các Phòng, ban
Giúp Lãnh đạo Văn phòng đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở cán bộ công chức
của Tổ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo sự phân công ,thực hiện nội quy cơ
quan và quy chế làm việc của Văn phòng.
Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung công tác của Tổ. Tổng hợp
tình hình và báo cáo kết quả công tác chuyên môn, các mặt công tác khác theo
quy định.
Tổ chức các cuộc thảo luận và kiểm điểm thực hiện cương trình công tác.
Đôn đốc giải quyết công việc thuộc phạm vi Tổ, giữ nề nếp sinh hoạt của Tổ, tổ
chức họp công chức, nhân viên của Tổ định kỳ hàng tháng và đột xuất theo sự
chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Lãnh đạo Văn phòng trong việc thực
hiện theo dõi các hoạt động của công chức, nhân viên trong Tổ…
d) Cán bộ công chức, nhân viên trong Văn phòng
Cán bộ công chức, nhân viên Văn phòng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn
nghiệp vụ cụ thể, chịu sự quản lý chỉ đạo điều hành trực tiếp và trách nhiệm
trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao trước Chánh Vawnh Phòng hoặc người
được ủy quyền.
Thực hiện ngiêm túc các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, của
Tỉnh và Huyện. Chấp hành tổ chức và thực hiện nghiêm túc các quy định của
Luật công chức, viên chức, các quy định khác của pháp luật, các nội quy, quy
chế làm việc của UBND huyện và của Văn phòng.
Chủ động thu thập thông tin, các văn bản chỉ đạo của cấp trên; theo dõi số
liệu, lưu trữ các tài liệu liên quan đến công việc phụ trách nhằm đảm bảo việc
12
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c

Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

quản lý chặt chẽ, chính xác để tham mưu, đề xuất giải quyết công việc có cơ sở
theo đúng pháp luật và phù hợp với thực tiễn tình hình
Giữ gìn tình đoàn kết, thống nhất và phối hợp giúp đỡ nhau trong công
tác, tăng cường kỷ cương, kỷ luật. Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công quản
lý, điều hành của Lãnh đạo Văn Phòng. Không ngừng tự hoàn thiện để góp phần
xây dựng đơn vị vững mạnh về mọi mặt, học tập nghiên cứu không ngừng để
nâng cao kỹ năng công vụ, đạo đức công vụ, văn hóa công cụ, văn minh công
sở.Thực hiện việc bảo quản các trang thiết bị, các tài sản khác của cơ quan giao.
Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính, ứng
dụng tin học trong xử lý công việc hàng ngày…
3. Tìm hiểu công tác Văn Thư-Lưu Trữ của UBND huyện Yên Định
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ
Ủy ban Nhân dân huyện Yên Định thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ
theo hệ thống các văn bản sau :
Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2013.
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
Nghị Định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/11/2013 của Chính Phủ về việc
quy định chi tiết một số điều luật của Luật Lưu trữ.
Nghị Định số 110/2004/N Đ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công
tác văn thư và Nghị Định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ
sửa đổi, bổ sung

một số điều của Nghị Định số 110/2004/N Đ-CP ngày

08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về Quản lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ về việc
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quyết Định số 994/QĐ-UBND ngày 23 tháng 7 năm 2013 của Ủy ban
Nhân dân huyện Yên Định về việc ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưu
13
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

trữ.
3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của UBND
• Mô hình tổ chức Văn thư
Công tác Văn thư là hoạt động thường xuyên, đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ cho hoạt động làm việc của UBND huyện Yên Định.
Theo Quyết Định số : 304/QĐ-UBND ngày 20 tháng 04 năm 2013 của
UBND quy định chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Văn thư- Lưu trữ , trong đó tổng biên chế có 02 cán bộ Văn thư, 01 cán bộ văn
thư chuyên trách, chịu trách nhiệm quản lý, chuyển giao văn bản đi, văn bản
đến, 01 cán bộ văn thư liên lạc, đánh máy, in ấn, chế bản văn bản.

Mô hình tổ chức công tác văn thư ở Văn Phòng HĐND- UBND huyện
Yên Định theo mô hình “ bán tập trung” , nghĩa là chủ yếu các văn bản, tài
liệugửi đến, gửi đi đều phải qua bộ phận Văn thư cơ quan.
Nhìn chung, mô hình tổ chức Văn thư ở Văn Phòng HĐND – UBND
huyện Yên Định được tổ chức và thực hiện một cách khoa học và nhanh chóng,
chính xác theo một trật tự logic. Nhằm đảm bảo cho việc giải quyết văn bản của
cơ quan một cách nhanh gọn không sai sót, nhầm lẫn, góp phần giải quyết công
việc của Văn Phòng nói riêng và của UBND huyện Yên Định nói chung.
• Sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND huyện đối với công tác Văn thư.
Công tác Văn thư được Lãnh đạo UBND huyện quan tâm, chỉ đạo thực
hiện, nhằm đảm bảo cho việc điều hành công việc thường xuyên của UBND.
Bên cạnh đó, UBND đã cố gắng thực hiện tốt các quy định của Nhà Nước về
công tác Hành chính, Văn thư và công tác bảo vệ bí mật Nhà Nước.
Đồng thời, UBND huyện Yên Định quản lý khá nhiều xã, thị trấn ( 29 xã,
thị trấn) do vậy khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm trong công việc tương
đối nặng nề,Lãnh đạo UBND rất quan tâm đến công tác Hành chính, Văn thư –
Lưu trữ.
Hàng năm, Văn phòng UBND đều trình Lãnh đạo kế hoạch mở lớp tập
huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, đối tượng học gồm các cán bộ, nhân viên và lãnh
đạo các đơn vị. Nội dung tập huấn ngoài những vấn đề cơ bản của công tác Văn
14
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

thư – Lưu trữ còn bổ sung thêm về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác Văn thư, Lưu trữ.
Văn phòng UBND đã phối hợp với các đơn vị trực thuộc thường xuyên
mở các lớp tập huấn ngắn hạn về công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ nâng
cao năng lực cán bộ trong việc quản lý ban hành và tiếp nhận văn bản.
Ngoài ra, UBND huyện đã trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện,
trang bị cần thiết đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ, nhằm nâng cao hiệu quả
trong việc chỉ đạo và trao đổi thông tin trong công tác văn thư, Văn Phòng
UBND đã tổ chức một số lớp tập huấn cho cán bộ Văn thư, nhân viên về các kỹ
năng soạn thảo văn bản, sử dụng máy vi tính, truyền và khai thác văn bản trên
mạng…
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện
3.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ
quan
a) Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành
hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy
định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân
và Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự cung, có hiệu lực bắt buộc
chung, được Nhà Nước đảm bảo thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Căn cứ vào Luật Ban Hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân quy định UBND các cấp được ban hành các loại
văn bản quy phạm pháp luật như Quyết Định, Chỉ Thị.
Dưới sự quan sát, hướng dẫn của cán bộ chuyên trách thuộc UBND huyện
Yên Định, tôi được tiếp cận với các Quyết định quy phạm pháp luật quy định về
nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có các lĩnh vực như ngân sách nhà nước, xây
dựng, tuyển dụng, giá nước sinh hoặt, công tác chữa cháy rừng, công tác phát
triển kinh tế nông thông, xây dựng đường- điện- trường- trạm….
Qua sự khảo sát thực tiễn, để khái quát được toàn bộ Quyết đinh quy

phạm pháp luật tôi xin trình bày dưới bảng biểu cụ thể như sau :
15
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

Bảng 01 :Hệ thống hóa Quyết định quy phạm pháp luật
TT

Số, ký

Ngày,

Trích yếu nội dung

1

hiệu
tháng
15/2014/Q 06/01/2014 Quyết định giao dự toán thu ngân sách Nhà

2

Đ-UBND

nước, chi ngân sách địa phương năm 2014
99/2014/Q 31/01/2014 Quyết định ban hành cơ chế chính sách hỗ trợ
Đ-UBND

xây dựng công sở, khuyến khích phát triển giao
thông vùng thâm canh lúa năng suất chất
lượng, phát triển nông nghiệp, văn hoá và giáo
dục, chính sách hỗ trợ công tác chỉ đạo xuất

3

4

5

581/2014/

05/5/2014

khẩu lao động (Giai đoạn 2012 – 2015)
Quyết định ban hành quy định tuyển dụng viên

QĐ-

chức tại các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND

UBND
945/2014/

huyện năm 2014

Quyết định quy định giá cấp nước sinh hoạt

05/7/2014

QĐ-

cho nhà máy nước Thị trấn Quán Lào thuộc

UBND

Văn phòng HĐND – UBND huyện quản lý và

1432/2014

cung cấp
Quyết định ban hành “Quy định trách nhiệm

17/9/2014

/QĐ-

chỉ huy, huy động lực lượng phương tiện hậu

UBND

cần tham gia chữa cháy rừng, chính sách hỗ trợ
người tham gia chữa cháy rừng và chế độ bồi
thường thiệt hại tài sản, phương tiện huy động
để tham gia chữa cháy rừng trên địa bàn huyện

6

110/2014/

1710/2014

QĐUBND

Yên Định”
Quyết định sửa đổi chính sách hỗ trợ xây dựng
công sở, chính sách hỗ trợ xây dựng nông thôn
mới

b) Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

16

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

quy phạm được dùng để quy định , quyết định, phản ánh, thông báo tình hình,
trao đổi thông tin và xử lý các vấn đề quản lý khác của hoạt động quản lý.

Theo Nghị Định số 0/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định văn bản hành
chính gồm: Quyết Định ( cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,
giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,….
Trong quá trình tìm hiểu và khảo sát tại UBND huyện Yên Định tôi đã
được tiếp cận với các loại văn bản hành chính như : Quyết định, Quy chế, Quy
định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế Hoạch, Phương án, Đề án, Biên
bản, Tờ trình, Công văn, Báo cáo….
Trong hoạt động quản lý của Văn Phòng UBND huyện , soạn thảo và ban
hành văn bản là một nhiệm vụ mang tính chất quan trọng và thường xuyên. Số
lượng văn bản sản sinh trong quá trình giải quyết công việc tương đối nhiều, văn
bản của cơ quan khi soạn thảo phải tuân theo đúng quy trình, trình tự đã được
quy định.
Để thấy được hệ thống các văn bản một cách thống nhất và hoàn chỉnh
tôi xin mẫu hóa một số loại văn bản do UBND huyện ban hành, Văn phòng
HĐND- UBND ban hành tại Phụ lục số III
3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện
Đối với văn bản Quy phạm pháp luật, UBND huyện thực hiện theo quy
định tại Thông Tư Liên Tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Đối với văn bản hành chính, UBND huyện thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về
việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nhìn chung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện thực
17
Sinh viên: Trịnh Thị Lan

Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

hiện theo đúng quy định về số, ký hiệu văn bản, tên loại trích yếu nội dung văn
bản,…
3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản của Văn Phòng UBND huyện được thể hiện
cụ thể bằng sơ đồ sau :
Phòng Hành
Chính – Tổng
hợp

Đơn vị soạn
thảo văn bản

Văn Phòng
HĐND - UBND
Lãnh Đạo
HĐND –UBND
huyện Yên Định

Quy trình soạn thảo được cụ thể bằng các bước như sau :
Bước 1 : soạn thảo, thẩm tra văn bản
Văn bản được giao cho một cán bộ chuyên môn phụ trách thảo văn bản

Văn bản sau khi được soạn thảo, được đơn vị thảo luận và lãnh đạo đơn vị
thông qua. Trong trường hợp càn thiết phải tổ chức cuộc họp, như khi ban hành
văn bản có nội dung liên quan đến vấn đề về quy chế làm việc, chi tiêu nội bộ
của văn phòng, …
Bước 2 : Trình, duyệt,ký văn bản
Đối với văn bản hành chính thông thường dự thảo sau khi hoàn thiện phải
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

18

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

chuyển lên văn phòng để kiểm tra về thể thức, nội dung, thủ tục trước khi trình
lãnh đạo UBND.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật , văn bản dự thảo phải chuyển lên
văn phòng thẩm định về thể thức và tính pháp lý . Nếu văn phòng chưa thấy đủ
điều kiện trình ký có thể trả lại đơn vị soạn thảo.
Lãnh đạo UBND sau khi xem xét bản dự thảo , nếu văn bản đạt yêu cầu
cả về thể thức, nội dung thì ký và ban hành.Nếu văn bản chưa đạt yêu cầu trình
ký, ghi ý kiến sửa chữa và gửi trả lại đơn vị soạn thảo.
Bước 3 : Làm thủ tục ban hành
Văn bản sau khi được lãnh đạo UBND ký, ban hành,được chuyển về đơn
vị soan thảo để xem xét lại lần cuối. Sau đó, đơn vị soạn thảo chuyển cho tổ Văn

thư thuộc Phòng Tổng hợp để lấy số, ngày tháng đóng dấu và vảo sổ, làm thủ
tục ban hành văn bản.
*Các loại văn bản do cơ quan ban hành :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Nghị Quyết ( cá biệt )
Quyết định ( cá biệt )
Chỉ Thị, Công văn
Quy chế , Quy định
Thông cáo, Thông báo
Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch
Phương án , Đề án, Dự án
Báo cáo, Biên bản, Tờ trình
Hợp đồng, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận
Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, …

Mỗi năm trung bình UBND huyện ban hành gần 10000 văn bản, được cụ
thể hóa qua bảng số liệu sau :

Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

19

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

Bảng 01: Thống kê số lượng văn bản phát hành năm 2012 – 2015
( 04 tháng đầu năm 2015)
ST

Tên văn bản

T

Năm

Năm

Năm

Năm 2015

2012

2013

2014

( 4 tháng
đầu năm)

1

Văn bản QPPL

16

19

23

7

2

Quyết định

2160

2273

1845

538

3

Công văn

1342

1671

1892

714

4

Báo cáo

255

385

445

99

5

Tờ trình

177

170

213

54

6

Giấy mời

20

27

25

9

7

Xác nhận trên

30

37

40

19

giấy tờ
3.3.4 Nhận xét và đánh giá quy trình soạn thảo văn bản của UBND
huyện
Nhìn chung, việc soạn thảo và ban hành văn bản của Văn Phòng HĐND,
UBND huyện Yên Định đạt yêu cầu về chất lượng, đúng quy định.Lãnh đạo các
đơn vị luôn quan tâm đến chất lượng soạn thảo văn bản, các chuyên viên phụ
trách soạn thảo nắm vững các lĩnh vực chuyên môn phụ trách,các kỹ năng soạn
thảo, thực hiện đầy đủ các quy định về soạn thảo, đầy đủ thủ tục đúng quy trình.
Thực hiện chức năng gồm nhiều lĩnh vực quản lý, hàng năm Văn phòng
UBND phải soạn thảo và ban hành khá nhiều văn bản,do vậy công tác soạn thảo
văn bản phải đảm bảo đúng yêu cầu, trình tự, thủ tục được quy định.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được quan tâm, song trên thực
tế vẫn còn tồn tại một số khâu nhỏ trong soạn thảo như :tình trạng phát hành văn
bản sai thẩm quyền, không tuân thủ quy chế làm việc, lợi dụng sơ hở quản lý để
lách văn bản vẫn còn xảy ra, một số văn bản chưa đúng thể thức theo quy định.
Quy trình, thủ tục ban hành văn bản chưa được thực hiện đúng quy
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

20

Lớp Quản Trị Văn Phòng


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

định.Văn bản ban hành còn nhiều tồn tại về thể thức như : ghi ngày, tháng sai so

với ngày ban hành văn bản,nội dung trong văn bản chưa rõ ràng, thủ tục trình ký
còn tồn tại tình trạng làm tắt, các văn bản do đơn vị soạn thảo được trình Lãnh
đạo phê duyệt không qua Văn phòng thẩm định mà vẫn đóng dấu…
Do vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã,đang được Lãnh đạo
UBND quan tâm, chỉ đạo nhằm nâng cao hiệu lực thi hành văn bản,đồng thời
nhằm thống nhất quy trình, đúng, đầy đủ thủ tục ban hành theo quy định của
Nhà Nước và quy định của cơ quan.
3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi – đến là một công việc quan trọng
của Văn phòng. Số lượng văn bản đi, đến nội dung, quá trình xử lý sẽ phản ánh
toàn bộ hoạt động của UBND. Do vậy, UBND huyện đã ban hành một số văn
bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý văn bản đi, văn bản đến ; thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản… nhằm đảm bảo tính thống nhất, nâng cao hiệu
lực pháp lý đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong giải quyết , quản lý văn bản.
• Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi
( sơ đồ quy trình tổ chức , quản lý, giải quyết văn bản đi được trình bày ở
phần Phụ lục số IV a)
Để quản lý một khối lượng văn bản tương đối lớn như vậy,hàng ngày cán
bộ phụ trách phải nhập văn bản vào máy tính các văn bản được phát hành. Trong
đó, phải ghi cụ thể tên loại văn bản, ngày phát hành, số, ký hiệu, trích yếu nội
dung, người ký, đơn vị soạn thảo, đơn vị nhận…
Tất cả các văn bản do UBND huyện phát hành phải được quản lý theo
trình tự sau :
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng
của văn bản, chuyển phát văn bản đi.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ Văn thư
phải kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định. Nếu
phát hiện sai sót phải kịp tời báo cáo Chánh Văn Phòng HĐND – UBND huyện
21

Sinh viên: Trịnh Thị Lan
Lớp Quản Trị Văn Phòng
K1c


Báo cáo kiến tập
Nội

Trường Đại Học Nội Vụ Hà

hoặc người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Văn bản soạn thảo đúng quy định mới vào sổ, đóng dấu và làm thủ tục
ghi số, ký hiệu, ngày, tháng ,năm.
Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng thẩm
quyền hoặc không đảm bảo về thể thức, kỹ thuật trình bày, Văn thư trả lại và
báo cáo với Lãnh đạo trực tiếp.
2. Đăng ký văn bản
Văn bản đi dược đăng ký vaò sổ vắn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý
van bản đi trên máy tính.Văn bản mật được đăng ký riêng.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản, việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh
Đạo UBND huyện.
Việc đóng dấu được thực hiện đúng theo quy định, rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều, đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Thủ tục phát hành văn bản, được Văn thư UBND huyện thực hiện các
công việc sau: lựa chọn bì; viết bì; vào bì và dán bì; đóng dấu độ khẩn, dấu ký
hiệu độ mật và dấu khác lên bì.

Những văn bản đã làm đày đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhaastt là trong này làm
vieecjn tiếp theo
5. Lưu văn bản đi
Tất cả các văn bản đi đều phải lưu lại văn thư, đối với văn bản mật được
lưu riêng.
Các loại sổ sách quản lý văn bản đi gồm : Quyết định – Chỉ thị, Công văn
– Hướng dẫn,…
Bảng : Mẫu sổ đăng ký công văn đi
22
Sinh viên: Trịnh Thị Lan
K1c

Lớp Quản Trị Văn Phòng