Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Uỷ ban nhân dân huyện hương sơn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (505.8 KB, 62 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN PHÒNG TRỊ VĂN
Họ tên sinh viên
Lê Thị Hồng Thuyết
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A
KHÓA HỌC (2012-2016)
Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn
Địa chỉ : Khối 3 – Thị trấn Phố Châu – Hương Sơn – Hà Tĩnh
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan : Trần Thị Ngọc Hà
Giảng viên hướng dẫn : Lâm Thu Hằng
HÀ NỘI - 2015
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN
HƯƠNG SƠN......................................................................................................3
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN....................................................3
1.1. Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Cơ quan
và các phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn:..................................................................3
1.1.1. Vài nét về đặc điểm huyện Hương sơn:................................................................3
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hương Sơn...........................4
1.1.3 : Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 1).........................6
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN.............................................................................8
2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng..........................................................................8
2.1.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Văn phòng HĐND và UBND
huyện............................................................................................................................... 8
2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 02) 8
2.1.2.Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND,............................................................9
2.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND;......................................10
2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng UBND
huyện Hương Sơn......................................................................................................... 11
III: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN. 14
3.1 : Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư , lưu trữ của
UBND huyện Hương Sơn. ( một số văn bản quản lí do UBND huyện Hương Sơn ban
hành ( phụ lục 3))........................................................................................................... 14
3.2 : Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Hương Sơn,.........................16
3.3: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hương Sơn...............17
3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Huyện
Hương Sơn.................................................................................................................... 17
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí của UBND Huyện
Hương Sơn.................................................................................................................... 19
3.3.3 : Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND Huyện Hương Sơn.....20
3.3.3.1. Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 4). 21
3.3.3.2. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá.....................................22
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản của UBND huyện Hương Sơn.
....................................................................................................................................... 23
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến;.................................23
3.4.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (sơ đồ phụ lục 5);.............................23
3.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến(sơ đồ phụ lục 6);..........................23
3.4.2.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến;...............................23
3.4.2.1.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi;......................................23
3.4.2.2. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến;..................................25
3.4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND Huyện Hương Sơn.........................25
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn.....................................26
3.5.1. Ưu điểm ............................................................................................................. 29
3.5.2 Nhược điểm.......................................................................................................... 30
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện
Hương Sơn.................................................................................................................... 31
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
UBND huyện Hương Sơn..............................................................................................31
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của UBND huyện
Hương Sơn (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu.............................................32
4.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc
của UBND huyện Hương Sơn (hiện tại)(phụ lục 13 ).....................................................32
4.2.2. Sơ đồ bố trí hợp lí hơn. (phụ lục 14)....................................................................32
4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác
văn phòng của UBND Hương Sơn . Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại.............32
4.3.1. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công
tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn ...............................................................32
4.3.2. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại.............................................................32
PHẦN II.............................................................................................................34
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................34
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
I, Nhận xét đánh giá chung về ưu , nhược điềm trong công tác văn phòng của UBND
huyện Hương Sơn......................................................................................................... 34
1, Ưu điểm..................................................................................................................... 34
2, Nhược điểm............................................................................................................... 35
II, Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm.....................35
C. KÊT LUẬN CHUNG...................................................................................37
D. TÀI LIỆU THAM KHẢO
.............................................................................................................................39
PHỤ LỤC...........................................................................................................41
PHỤ LỤC
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Danh mục chữ viết tắt
UBND
Ủy ban nhân dân
HĐND
Hội đồng nhân dân
BNV
Bộ Nội vụ
VTLTNN
Văn thư lưu trữ nhà nước
NĐ/CP
Nghị định/ Chính phủ
VPCP
Văn phòng chính phủ
TLLT
Tài liệu lưu trữ
CP
Chính phủ
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham
mưu giúp lãnh đạo về mặt tổ chức, điều hành công việc. Nói cách khác, Văn
phòng cơ quan hành chính nhà nước là tổ chức làm việc giúp cho lãnh đạo, đồng
thời cũng là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ phận phục vụ trực tiếp
các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội
nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ quan
phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ, tổ chức nói
chung. Cùng với quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự
phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ
cao, nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông
tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu ,… đã tạo ra kết cấu hạ
tầng kỹ thuật của toàn cầu hóa. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời
theo kịp với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ hiện nay cần phải có văn
phòng mạnh,công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc
một cách nhanh chóng, kịp thời,chính xác và hiệu quả.
Nhận thầy tầm quan trọng của ngành Quản trị văn phòng và xuất phát
từthực tiễn nhu cầu của xã hội, được sự đồng ý củaBộ Nội vụ , ngày 06 tháng 02
năm 2006, Trường Cao Đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội) đã ban hành quyết định số 36/QĐ-CĐVTLT thành lập Khoa
Thư kí và Quản trị Văn phòng, để đáp ứng nhu cầu xã hội.
Nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức ,hoạt động của bộ máy nhà nước và
thể chế hành chính nhà nước ,nắm vững chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu
tổ chức của cơ quan, cán bộ,công chức trong cơ quan .Đồng thời giúp sinh viên
vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản
lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình
học tập, đã gắn liền giữa lý thuyết và thực hành như phương châm của Bộ Giáo
dục và Đào tạo “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn, giữa lý
luận và thực tiễn phải cụ thể”. Chính theo phương châm đó mỗi khoá học, Đại
học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan, đơn vị
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
để vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế công việc và nâng cao hơn nữa trình độ
cho các sinh viên sau khi ra trường không chỉ giỏi về lý thuyết mà còn giỏi về
chuyên môn nghiệp vụ.
Được sự đồng ý tiếp nhận của cơ quan,em đã đến thực tập tại Văn phòng
HĐND – UBND huyện Hương Sơn, tỉnh Hà Tĩnh trong thời gian từ ngày
20/04/2015 đến ngày 25/05/ 2015. Với những kiến thức đã học, thì đợt kiến tập
này giúp em có điều kiện thâm nhập thực tế, hiểu biết hơn về nghiệp vụ chuyên
ngành của mình đã được học ở trường vận dụng vào thực tế. Qua quá trình vừa
học vừa làm, học hỏi kinh nghiệm, đây là hành trang vững chắc đưa em bước
vào thực tế một cách vững vàng hơn, bên cạnh đó còn xây dựng cho em được
phong cách làm việc của người cán bộ thực thụ trong tương lai.
Qua một thời gian ngắn được thực tập tại cơ quan UBND huyện Hương
Sơn, em đã tìm hiểu mọi hoạt động của cơ quan. Các cán bộ trong Văn phòng cơ
quan đã hướng dẫn cho em tận tình các công việc được giao và rèn luyện cho em
có tác phong làm việc của nhân viên văn phòng , và em xin gửi lời cảm ơn các
cán bộ trong văn phòng đã tạo điều kiện cho em trong thời gian kiến tập tại cơ
quan.Và xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thạc sĩLâm Thu Hằng, thầy giáo
Nguyễn Mạnh Cường trưởng khoa quản trị văn phòng kiêm chủ nhiệm cùng
các giảng viên khoa Quản tri văn phòng đã chỉ bảo tận tình để em hoàn thành
đợt kiến tập này.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều, dưới sự hướng dẫn của cán bộ phụ trách
trong Văn phòng, nhưng do thời gian thực tập có hạn, kỹ năng vận dụng lý
thuyết vào thực tế còn hạn chế nên báo cáo của em còn nhiều khuyết điểm,thiếu
sót. Vì vậy, kính mong các thầy, cô bổ sung đóng góp ý kiến để bản thân em rút
ra được những bài học và hoàn thiện hơn nữa trong công việc sau này khi ra
trường công tác.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN
HƯƠNG SƠN.
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN.
1.1. Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ
chức của Cơ quan và các phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn:
1.1.1. Vài nét về đặc điểm huyện Hương sơn:
Hương Sơn là một huyện nằm ở phía Tây Bắc của tỉnh Hà Tĩnh.
Phía Bắc giáp huyện Thanh Chương và Nam Đàn, tỉnh Nghệ An.
Phía Tây giáp huyện Khăm Cớt - tỉnh Bô-li-khăm-xây- Nước cộng hoà
dân chủ nhân dân Lào qua cửa khẩu quốc tế Cầu Treo.
Phía Đông giáp huyện Đức Thọ và phía Nam giáp huyện Vũ Quang.
Trung tâm huyện cách trung tâm thành phố Hà Tĩnh 70 km. Là một huyện
miền núi có 56 km đường biên, với tổng diện tích là 110.432 ha chủ yếu là đồi
núi và rừng tự nhiên, đất canh tác chiếm tỉ lệ thấp, dân số toàn huyện là 117.295
nguời (theo số liệu điều tra năm 2010), chủ yếu là dân tộc Kinh và một số it dân
tộc khác như Lào, Thái, Dao....
Địa hình từ Tây sang Đông của huyện Hương Sơn có quốc lộ 8A và sông
Ngàn Phố chảy dọc qua huyện, có đường Hồ Chí Minh cắt ngang quốc lộ 8A tại
thị trấn Phố Châu. Với những tiềm năng sẵn có, huyện Hương Sơn đang dần trở
thành nơi giao lưu kinh tế và văn hoá với nước bạn Lào, thuận lợi cho phát triển
kinh tế theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, đô thị hoá, phát triển giao
thương dịch vụ mở rộng thị trường, xây dựng nền kinh tế hàng hoá đa dạng, hội
nhập với thị trường trong vùng với cả nước.
Huyện Hương Sơn có 30 xã và 2 thị trấn. Do điều kiện địa lý và phong tục
tập quán nên huyện được chia làm 4 vùng, là một huyện chịu nhiều ảnh hưởng
của điều kiện tự nhiên: Hạn hán, lũ lụt, đất đai bạc màu, cơ sở hạ tầng non
kém… ảnh hưởng rất lớn đến đời sống kinh tế - xã hội.
Được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, các cấp, nên công tác giáo dục
của huyện ngày càng được nâng cao, cho đến nay đã có 05 trường trung học
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PTTH, trong đó có 01 trường dân lập, 01 trung tâm giáo dục thường xuyên, 01
trung tâm hướng nghiệp - dạy nghề.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hương Sơn.
* Chức năng.
Uỷ ban nhân dân Huyện tổ chức chỉ đạo việc thi hành pháp luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên, chỉ đạo hoạt động của Uỷ ban nhân dân các
xã, thị trấn.
* Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND cấp trên phê duyệt.
Tổ chức kiểm tra, lập dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ
ngân sách cấp mình, quyết toán ngân sách địa phương; tổ chức hướng dẫn thực
hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND các xã, thị trấn và thực
hiện ngân sách, kiểm tra nghị quyết HĐND các xã, thị trấn thực hiện ngân sách
địa phương theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, thông qua
các chương trình khuyến khích phát triển Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư
nghiệp ở địa phương chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng, phát triển nghề
nuôi, trồng và đánh bắt thuỷ sản; thực hiện việc cho thuê, thu hồi đất với cá nhân
và tập thể, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của
pháp luật; xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ, điều tra đê điều, quản lý
mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực
hiện nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND huyện thực
hiện nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện, tổ chức thực hiện xây
dựng và phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở công nghiệp khác theo chỉ đạo của UBND
tỉnh.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: tổ chức lập trình, duyệt
hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông
thôn trên địa bàn huyện; quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và
kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp; quản lý việc khai thác sản xuất, kinh
doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND tỉnh.
- Trong lĩnh vực thương mại - du lịch: xây dựng và phát triển mạng lưới
thương mại và dịch vụ; kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh
trong hoạt động thương mại, dịch vụ trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực y tế, văn hoá - xã hội: xây dựng các chương trình, đề án
phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục - thể thao, y tế, phát thanh truyền hình trên địa bàn; tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp
luật về giáo dục phổ cập, quản lý Trường Tiểu học, Trường THCS, Trường
Mầm non, Trường dạy nghề; thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản
lý các trung tâm y tế, trạm y tế, bảo vệ, chăm sóc người già, người tàn tật.
- Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh và trật tự an toàn xã hội: Tổ chức
phong trào quần chúng tham gia lực lượng vũ trang, quốc phòng toàn dân, quản
lý lực lượng dự bị động viên, xây dựng lực lượng dự bị động viên, xây dựng dân
quân tự vệ; tổ chức khám tuyển dụng nghĩa vụ quân sự; tổ chức thực hiện nhiệm
vụ an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện,
bảo vệ bí mật nhà nước; xây dựng các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm;
chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc thực hiện chính sách tôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng tôn
giáo, quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng tôn
giáo hoặc lợi dụng tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật, chính sách
của Nhà nước.
- Trong việc thi hành pháp luật: Tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục
pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chức thực hiện và chỉ đạo việc thực
hiện công tác hộ tịch trên địa bàn; tổ chức thực hiện công tác thi hành án; tổ
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếp
dân giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân; chỉ đạo công
tác hoà giải ở xã, thị trấn.
- Trong việc xây dựng chính quyền quản lý địa giới hành chính: Tổ chức
thực hiện Bầu cử Đại biểu Quốc hội, bầu cử HĐND các cấp; quản lý tổ chức
công tác biên chế lao động, bản đồ địa giới hành chính huyện; xây dựng đề án
thành lập mới chưa điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương.
1.1.3 : Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 1).
Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên,
HĐND-UBND huyện Hương sơn có cơ cấu tổ chức như sau:
Các Uỷ viên Uỷ ban nhân dân huyện gồm các đồng chí.
+ 1 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện lãnh đạo, điều hành công việc của
Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của mình; cùng tập thể các thành viên Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm về
hoạt động của Uỷ ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan nhà
nước cấp trên; đồng thời phụ trách công tác nội chính, tổ chức cán bộ, quy
hoạch, đầu tư, ngân sách. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện có thẩm quyền ký
các văn bản quyết định, chỉ thị, văn bản của Uỷ ban nhân dân trên các lĩnh vực
theo quy định của pháp luật.
Phó Chủ tịch gồm 3 đồng chí, được phân công như sau:
+
Phó chủ tịch phụ trách kinh tế, doanh nghiệp, thương mại - dịch vụ - du
+
Phó Chủ tịch phụ trách công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi,
lịch.
thuỷ sản, khoa học - công nghệ và xây dựng.
+ Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá gồm: Văn hoá - Thông tin, Thể dục Thể thao, Giáo dục - Đào tạo; Y tế, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Bảo vệ chăm sóc trẻ em, Chữ thập đỏ, Lao động - Thương binh và Xã hội, giải quyết
việc làm, xoá đói - giảm nghèo; Bảo hiểm xã hội, Đối ngoại và các vấn đề xã hội
khác.
+ Uỷ viên phụ trách Công an;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Uỷ viên phụ trách Quân sự;
+ Uỷ viên phụ trách Thanh tra;
+ Uỷ viên phụ trách Nội vụ - Lao động - Thương binh và Xã hội;
+ Uỷ viên phụ trách Văn phòng kiêm Thủ trưởng cơ quan..
Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn có 13 phòng chuyên môn và 4 đơn vị
hành chính sự nghiệp gồm:
1. Văn phòng HĐND-UBND;
2. Phòng Nội vụ;
3. Phòng Lao động và Thương binh xã hội;
4. Phòng Tài chính Kế hoạch;
5. Phòng Thanh tra;
6. Phòng Tư pháp;
7. Phòng Văn hoá-Thông tin và du lịch;
8. Phòng Giáo dục và Đào tạo;
9. Phòng Y tế;
10. Phòng Công thương;
11. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
12. Phòng Tài nguyên Môi trường;
13. Chi cục Thống kê;
14. Ban Quản lý Đầu tư Xây dựng;
15. Trung tâm Chuyển giao Khoa học và Công nghệ;
16. Trung tâm Văn hoá Thông tin và Du lịch;
17. Hội đồng Bồi thường Giải phóng Mặt bằng.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT
ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN
2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
2.1.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Văn phòng
HĐND và UBND huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, trực tiếp tham mưu giúp việc cho Thường trực HĐND - UBND huyện,
Lãnh đạo UBND huyện; chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Thường trực
HĐND, UBND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện.
- Văn phòng UBND huyện Hương Sơn là cơ quan chuyên môn của
UBND huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động
hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của UBND.
- Văn phòng UBND là cơ quan tham mưu , tổng hợp và phối hợp phục vụ
sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, thường trực HĐND và UBND; bố
trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp thường trực HĐND và
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóaxã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc phòng
- Văn phòng UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấu
riêng.
2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Hương Sơn
(sơ đồ phụ lục 02)
Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn có tên gọi đầy đủ là: Văn
phòng HĐND - UBND. Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Huơng Sơn ngang
cấp với một phòng trong hệ thốngcác phòng, ban của UBND huyện.
Văn phòng HĐND- UBND huyện Hương Sơn tổ chức và làm việc theo
chế độ thủ trưởng có Chánh văn phòng, phó văn phòng giúp việc cho chánh văn
phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về việc
thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chánh văn phòng
do chủ tịch UBND huyện quyết định sau khi thống nhất vớiThường trực HĐND
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
huyện.Việc bổ nhiệm phó văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo
sự đề nghị của Chánh Văn phòng. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình,
văn phòng phân chia nhiệm vụ thành các bộ phận sau:
+ 01 Chánh văn phòng
+ 01 Phó văn phòng
+ 01 nhân viên văn thư
+ 02 nhân viên phòng tổng hợp
+ 01 nhân viên phòng máy
+ 02 chuyên viên công nghệ thông tin
+ 01 nhân viên kế toán
+ 01 nhân viên thủ quỹ
+ 01 nhân viên tạp vụ
+ 03 lái xe và 02 bảo vệ
2.1.2.Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND,
Văn phòng là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Thường trực Hội
đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện gồm hai chức năng chính là chức
năng tham mưu, tổng hợp hậu cầm. Với chức năng cụ thể sau:
Tham mưu, tổng hợp, giúp HĐND và UBND các lĩnh vực sau:
+ Văn phòng HĐND-UBND huyện Hương Sơn có tư cách pháp nhân và
có con dấu.
+ Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND và Thường trực HĐND, các
Ban của HĐND, các Đại biểu HĐND và một công việc do Chủ tịch HĐND
giao;
+ Tổ chức phục vụ hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ
đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước, giúp Chủ
tịch UBND huyện tổ chức điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên
môn cùng cấp để thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND, đảm bảo
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND - UBND, tham mưu
giúp UBND về công tác ngoại vụ, thi đua khen thưởng.
- Tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan;
- Tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo tham mưu văn bản, chịu trách nhiệm
về mặt nội dung, thể thức văn bản và ban hành văn bản của HĐND-UBND.
- Tổng hợp xây dựng báo cáo của Uỷ ban nhân dân theo định kỳ;
- Quản lý hệ thống cơ sở vật chất của cơ quan;
- Tổ chức tiếp khách, tiếp dân.
2.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND;
Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Giúp lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện lập hồ sơ, biên bản, hoàn chỉnh
các văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện;
- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, an ninh- quốc phòng của huyện và
những hoạt động của HĐND các xã, thị trấn trong huyện;
- Chuẩn bị báo cáo của HĐND - UBND huyện;
- Giúp UBND huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc chuẩn bị các đề án,
xây dựng chương trình làm việc, tổ chức hội nghị, đồng thời theo dõi việc thực
hiện các văn bản theo đúng quy trình, thủ tục, thể thức văn bản ban hành đầy đủ
và kịp thời, soạn thảo, chỉnh lý văn bản, lập hồ sơ phát hành văn bản, tiếp nhận
và chuyển giao công văn đến các đồng chí lãnh đạo để phục vụ cho việc chỉ đạo,
điều hành của UBND huyện và các hoạt động của Thường trực HĐND huyện
quyết định;
- Tổ chức các kỳ họp của Hội đồng nhân dân;
- Tổ chức nắm bắt thông tin, xử lý thông tin chính xác, kịp thời phục vụ
cho lãnh đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện;
- Tổng hợp sự hoạt động quản lý nhà nước của các đơn vị trực thuộc;
- Tổ chức bảo quản tài liệu, hồ sơ lưu trữ;
- Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và văn bản
của cơ quan cấp trên kịp thời, chính xác;
- Tổ chức tiếp khách tiếp dân đến liên hệ công tác;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đảm bảo các điều kiện làm việc của cơ quan về cơ sở vật chất và
phương tiện làm việc, Đề xuất với thủ trưởng mua sắm trang thiết bị phục vụ
cho hội nghị và hoạt động của cơ quan theo yêu cầu chỉ đạo;
- Tổ chức quản lý và bảo vệ an toàn cơ quan;
- Đảm bảo thông tin thông suốt, xử lý công văn đi - đến kịp thời;
- Quản lý tài sản, xử lý thu - chi tài chính đúng nguyên tắc, chế độ nhà
nước quy định;
- Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn huyện.
2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng UBND huyện Hương Sơn
Chức trách của các cá nhân trong Văn phòng
• Chánh Văn Phòng:
+ Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của
văn phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng pháp luật
của nhà nước. Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND huyện về toàn bộ
công tác của Văn phòng.
+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng, giúp thường trực
HĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương trình công tác của HĐND
,thường trực HĐND và UBND huyện .Tổng hợp xây dựng báo cáo tuần của
huyện.
+ Dự, ghi biên bản các cuộc họp của thường trực HĐND và UBND
huyện, chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được chủ
tịch, phó chủ tịch UBND huyện kết luận trong hội nghị hoặc trong các buổi làm
việc.
+ Quản lý và chịu trách nhiệm về phát hành các văn bản của HĐND –
UBND huyện, khi cần thiết yêu cầu các phòng,ban, xã ,thị trấn cung cấp thông
tin .
+ Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký ban hành báo cáo tuần và các văn
bản thuộc phạm vi chức năng ,nhiệm vụ đã được quy định về điều hành,chỉ
đạo,đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và ủy ban nhân dân xã,thị trấn ;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giấy mời họp của Thường trực UBND huyện; thông báo ý kiến chỉ đạo của
UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện cho các đơn vị thuộc huyện; sao chụp các
văn bản , ký giấy đi công tác cho cán bộ,công chức thuộc UBND huyện quản lý.
+ Tổ chức thực hiện đầy đủ các Quyết định, chỉ thị của UBND huyện
trong cơ quan Văn phòng.
+ Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu chi ngân sách của Văn
phòng theo quy định của pháp luật.
• Phó văn phòng
+ Là người giúp chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu
trách nhiệm trước chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi chánh
văn phòng vắng mặt, phó văn phòng được chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành
các hoạt động của văn phòng UBND huyện .
+ Thực hiện quản lý bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết của tổ
chức, cá nhân theo cơ chế một cửa trên địa bàn huyện.
+ Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng nguyên tắc, chế độ về các điều
kiện vật chất phục vụ ho hoạt động của cơ quan như văn phòng phẩm : giấy mực
in, đánh máy, xăng dầu…, quản lý phòng khách ,nhà ăn, hội trường, phòng họp,
điện nước, mua sắm phườn tiện,thiết bị cho cơ quan theo ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo đảm bảo chất lượng, tiết kiệm.
+ Giúp chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi ở,
nơi làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảo
chất lượng, thẩm mỹ và hiệu quả.
+ Được chánh văn phòng giao phụ trách các công việc khác khi cần thiết,
ký thay chánh văn phòng các công văn để đôn đốc, nhắc nhở các phòng, ban,
ngành, xã, thị trấn chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho HĐND- UBND
huyện.
• Tổ Tiếp công dân, tiếp nhận và trả kết quả
+ Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác tiếp công dân và xếp lịch
tiếp công dân cho Thường trực Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi tình hình giải
quyết các tranh chấp khiếu nại, tố cáo của công dân.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ và hoàn trả hồ sơ cho nhân dân. Có
nhiệm vụ đôn đốc các cơ quan chuyên môn giải quyết hồ sơ đúng hẹn cho nhân
dân. Thực hiện công khai niêm yết các quy định, thủ tục giải quyết từng loại hồ
sơ hành chính, đảm bảo không gây phiền hà, nhũng nhiểu nhân dân.
• Bộ phận Tổng hợp:
+ Có các Chuyên viên làm công tác tham mưu tổng hợp, thu thập xử lý
thông tin, thực hiện công tác phân tích tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo
chuyên đề. Làm công tác trợ lý, thư ký giúp việc cho Thường trực Ủy UBND
huyện. Được Thường trực UBND huyện chọn, phân công và quản lý trên cơ sở
đề nghị của Chánh Văn phòng.
+ Các Chuyên viên tổng hợp chịu trách nhiệm cá nhân, trực tiếp về công
việc được phân công trước Thường trực UBND huyện và Lãnh đạo Văn phòng.
Các Chuyên viên có trách nhiệm tham dự các hoạt động của Ủy ban nhân dân
huyện để ghi chép, nắm bắt những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực công tác
được phân công, kịp thời phản ánh, soạn thảo văn bản phục vụ cho công tác chỉ
đạo, điều hành của Thường trực Ủy ban nhân dân huyện.
• Kế toán - Tài vụ - Quản trị:
Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công việc về thu, chi kinh phí hoạt
động Văn phòng; công tác tiếp tân và phục vụ hậu cần cho các hội nghị của
Thường trực UBND huyện, đảm bảo việc đưa rước Thường trực UBND huyện
đi công tác, dự hội nghị; thực hiện công tác bảo vệ cơ quan.
• Bộ phận văn thư - lưu trữ:
Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính - văn thư - lưu trữ
đúng theo quy định. Công văn đến phải được chuyển đến Chánh văn phòng
(hoặc Phó Chánh văn phòng) xử lý và chuyển giao ngay trong ngày đến người
hoặc đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Công văn đi phải được kiểm tra thể thức
trước khi đóng dấu và vào sổ công văn đi, phải được vào sổ đăng ký phát hành
gởi ngay trong ngày (chậm nhất là ngày hôm sau) khi văn bản được người có
thẩm quyền ký. Thực hiện nội quy bảo mật công văn tài liệu và sử dụng bảo
quản con dấu theo quy định.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Bộ phận Tin học:
Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, thực hiện công tác tin học hóa Văn
phòng. Thống nhất quản lý và sử dụng mạng thông tin của Ủy ban nhân dân
huyện. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và Ủy ban nhân dân các xã,
thị trấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và thông tin. Giải
quyết các sự cố kỹ thuật về mạng.
• Bộ phận phục vụ:
Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lãnh đạo HĐND- UBND huyện, phục
vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản được trang bị
cho ủy ban.
Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng, đảm bảo an toàn
vè người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo đi
công tác.
chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực 24/24 giờ tại
cơ quan. Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cơ quan trong phạm vi trách nhiệm
được quan tâm.
Các bộ phận trên có sự phối hợp chặt chẽ đảm bảo sự hoạt động
liên tục, thống nhất nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng
trong UBND huyện Hương Sơn.
III: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA UBND
HUYỆN HƯƠNG SƠN.
3.1 : Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn
thư , lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn. ( một số văn bản quản lí do
UBND huyện Hương Sơn ban hành ( phụ lục 3))
Văn phòng huyện Hương Sơn nhìn chung về các nghiệp vụ văn phòng
và công tác văn thư tại cơ quan đều tuân thủ theo đúng các quy định tại các văn
bản quy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quan như:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của chính phủ
về công tác văn thư.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.(03/01/2013)
Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ.(21/12/2012)
Công văn số 114/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước ngày 21/02/2012 tổng kết 05 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ(21/02/2012)
Thông báo kết quả Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia đối với các cơ quan, tổ chức trung ương(07/12/2011)
Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ
về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và
Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy(11/11/2011
Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.(04/08/2010)
Công văn số 203/VTLTNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa
cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.(23/03/2010)
Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
(10/03/2010)
Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy"
theo TCVN ISO 9001: 2000 (01/06/2009)
Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.(25/05/2009)
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.(25/05/2009)
Công văn số 131/VTLTNN-NVĐP ngày 26 tháng 02 năm 2008 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc cung cấp số liệu về kho lưu trữ.
(26/02/2008)
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;
Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng
Hướng dẫn số 11-HD/VPTW về thể thức văn bản của Đảng.
3.2 : Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Hương Sơn,.
Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn là một cơ quan hành chính nhà nước
ở cấp huyện nên công tác Văn thư giữ một vai trò quan trọng là hoạt động đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm các công
việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý văn bản.
Nhằm thực hiện các yêu cầu trên, phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn
phòng HĐND-UBND huyện trực tiếp quản lý được lập ra có trách nhiệm thực
hiện thống nhất công tác văn thư trong UBND huyện. Đây cũng là nội dung
quan trọng không thể thiếu và chiếm phần lớn nội dung hoạt động của Văn
phòng.
Văn thư Uỷ ban nhân dân huyện được tổ chức theo mô hình Văn thư tập
trung. Tất cả văn bản đi, đến cơ quan đều phải qua bộ phân Văn thư để quản lý
tập trung thống nhất. Phòng làm việc của cán bộ Văn thư được bố trí độc lâp
cạnh phòng làm việc của Chánh Văn phòng, tạo thuận lợi cho công việc.
Chịu trách nhiệm về mặt quản lý Nhà nước về công tác Văn thư-Lưu trữ,
tổ chức triển khai tập huấn công tác Văn thư khi có Pháp lệnh, Nghị định hướng
dẫn các xã, thị trấn.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện
Hương Sơn
3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí
của UBND Huyện Hương Sơn
* Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện Hương Sơn.
+ Căn cứ vào Điều 7, Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02
năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, thị xã thuộc tỉnh, thì Phòng Nội vụ quản lý chung công tác Văn
thư - Lưu trữ.
Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản của cơ quan.
Nhà nước ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật và các văn bản dưới
luật để quản lý mọi mặt đời sống xã hội theo một nguyên tắc chuẩn mực nhất
định trên cơ sở cho việc quản lý được đồng bộ thống nhất, đảm bảo cho các hoạt
động đó được thực hiện liên tục, thống nhất, nhằm duy trì trật tự, an ninh, xã
hội.
Việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện Hương
Sơn được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Đảng,
Nhà nước về công tác Văn thư. Từ đó, ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác Văn thư của UBND huyện Hương Sơn. Việc ban hành
các văn bản này dựa vào điều kiện thực tế công tác Văn thư của địa phương, trên
cơ sở các văn bản chỉ đạo của cấp trên.
Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành rât nhiều các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc tổ chức thực
hiện công tác Văn thư tại các cơ quan:
- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 05/3/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 04
năm 2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nghị địnhsố 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
- Nghị địnhsố 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư.
- Nghị địnhcủa Chính phủ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Công vănsố 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc
Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Thông tư số: 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,
Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND.
Nhằm hoàn thiện công tác Văn thư thì UBND huyện Hương Sơn dựa vào
các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước để phục vụ cho việc quản lý và
giải quyết công việc của huyện và các phòng, ban chuyên môn.
Theo các văn bản hướng dẫn, quy dịnh của Nhà nước, thì UBND huyện
Hương Sơn thực hiện công tác Văn thư gồm những nội dung chính sau:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo;
- Đánh máy, sao in văn bản;
- Ký và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản tài liệu hình thành trong hoạt đông của UBND;
+ Quản lý văn bản đi;
+ Quản lý văn bản đến;
+ Quản lý và sử dụng con dấu;
- Các loại dấu;
- Quản lý bảo quản con dấu;
- Sử dụng con dấu;
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
vẫn còn nhiều bất cập cơ quan vẫn chưa làm được.
3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí của
UBND Huyện Hương Sơn
* Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Ưu điểm:
Nhìn chung đa số các văn bản của cơ quan ban hành đều tuân theo
Thông tư số 01/2011/TTLT-BNV-VPCP ngày 05/3/2011 và quy chế công tác
Văn thư - Lưu trữ nhà nước. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản là một khâu
quan trọng việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản nhằm nâng cao hiệu lực
pháp lý của văn bản và độ chính xác trong giải quyết công việc.
- Thể thức văn bản gồm đầy đủ 9 thành phần sau :
1. Quốc hiệu;
2. Tên cơ quan , tổ chức ban hành;
3. Số, kí hiệu văn bản;
4. Địa danh, ngày , tháng, năm;
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
6. Chức vụ , họ của tên và chữ kí của người có thẩm quyền;
7. Dấu của cơ quan tổ chức;
8. Nơi nhận;
9. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản mật, khẩn)
- Các cán bộ chuyên trách chủ yếu đã được đào tạo qua các lớp nghiệp
vụ và được trang bị máy móc hiện đại: máy vi tính, máy in… nên việc trình bày
thể thức văn bản chủ yếu khá hoàn thiện.
- Nội dung của văn bản chủ yếu được các chuyên viên thực hiện theo
khuôn mẫu có sẵn thể hiện rõ nét nội dung cần đưa ra trên các mặt hoạt động
của cơ quan.
- Văn phòng trình bày trong văn bản chính xác, ngôn từ sử dụng trong
văn bản mang tính hành chính.
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nhược điểm:
- Hiện nay, nhiều văn bản của cơ quan ban hành ra vẫn chưa áp dụng mới
các văn bản hiện hành như Thông tư 01/2011/TTLT-BNV-VPCP
- Kỹ thuật trình bày về thể thức nhiều văn bản còn sai nhiều làm mất tính
thẩm mỹ của văn bản.
- Nhiều văn bản kỹ thuật dùng từ chưa chuẩn xác, đặc biệt là công văn và
tờ trình.
- Kỹ thuật trình bày về thể thức nhiều văn bản còn sai nhiều làm mất tính
mỹ phẩm của văn bản .
+ Phần cỡ chữ văn bản theo quy định tại Thông số 01/2011/TTLT-BNVVPCP ngày 05/3/2011 hướng dẫn quy định về thể thưc kỹ thuật trình bày văn
bản trình bày cỡ chữ 13-14, nhưng nhiều văn bản còn sử dung cỡ chữ 12 .
+ Thể thức đề ký: UBND huyện Hương Sơn là cơ quan hoạt động theo tập
thể, với chế độ thủ trưởng nên trước chức vụ người ký phải thay mặt (MT):
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
TM. UỶ BANNHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
P.CHỦ TỊCH
Nguyễn Duy Trinh
Phạm Xuân Cảnh
3.3.3 : Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND Huyện
Hương Sơn
Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn là cơ quan quản lý nhà nước trên các
lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh - quốc phòng, giáo dục, y tế… trên địa
bàn huyện, do vậy, khối lượng văn bản của cơ quan ban hành ra là rất lớn, nên
việc soạn và ban hành văn bản được tổ chức theo đúng quy trình, chặt chẽ, đúng
với quy định của nhà nước.
Việc soạn thảo văn bản của UBND huyện được giao cho các chuyên viên
soạn thảo về nghiệp vụ của mình phụ trách. Đối với văn bản quy phạm pháp luật
và một số văn bản cá biệt, ngoài nguyên tắc chung thì văn bản chuyển qua
Phòng Tư pháp thẩm định trước khi ban hành. Các văn bản do chuyên viên soạn
thảo dựa trên các văn bản sau:
Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
