Báo cáo kiến tập thư ký tại SỞ nội vụ TỈNH VĨNH PHÚC

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
BÁO CÁO KIẾN TẬP........................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC.......................3
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN.....................................................................3
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC.....................................................................................................5
1.Lãnh đạo sở: Giám đốc và các Phó Giám đốc Sở........................................................5
2. Các tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ:...........................................................................6
3. Các Ban quản lý chuyên ngành:..................................................................................6
4.Các tổ chức sự nghiệp..................................................................................................6
III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN...................................................................7
1. Vị trí và chức năng.......................................................................................................7
2.Nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................................................7

PHẦN II. NỘI DUNG KIẾN TẬP...................................................................14
I. VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG, CHUYÊN VIÊN TRONG
VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN.........................................................................................14
1. Chánh Văn phòng......................................................................................................14
2. Phó Chánh Văn phòng...............................................................................................14
3. Chánh Thanh tra........................................................................................................15
4. Phó Chánh Thanh tra.................................................................................................15
5. Trưởng phòng............................................................................................................ 15
6. Phó Trưởng phòng.....................................................................................................16
II. VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN
LÝ CỦA CƠ QUAN........................................................................................................16
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản và công tác văn thư:.........................................16
1.1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản.......................................................................16
1.1.1. Chế độ ban hành văn bản....................................................................................16
1.1.2. Chế độ quản lý, xử lý văn bản..............................................................................17
1.2. Nhiệm vụ thuộc về công tác văn thư – lưu trữ........................................................17

2. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:.........................................................................18


2.1. Tiếp khách:.............................................................................................................. 18
2.1.1. Nguyên tắc chung của việc tiếp khách:................................................................18
2.1.2. Đón tiếp và chào hỏi khách:.................................................................................19
2.2. Đãi khách:............................................................................................................... 19
2.3. Tổ chức hội họp:.....................................................................................................19
2.4. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo:..............................................................20

PHẦN III. TỔNG KẾT KIẾN TẬP................................................................22
1. Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề.....................................................................22
2. Đánh giá nhận xét chung về bản thân........................................................................22
3. Kết luận...................................................................................................................... 22
4. Bài học kinh nghiệm thông qua thời gian kiến tập......................................................22


BÁO CÁO KIẾN TẬP
Có thể nói, trong thời kỳ bùng nổ những nàn sóng kinh tế mới với sự du
nhập của những tập đoàn đa quốc gia, liên doanh giữa Việt Nam và đối tác quốc
tế hiện nay... thì vai trò của người thư ký không chỉ gói hẹp trong những công
việc liên quan đến hành chính văn phòng, mà còn là sự mở rộng dần sang hướng
Trợ lý, tư vấn trực tiếp cho ban Giám đốc công ty. Ngành Thư ký văn phòng
chính là nghề của sự kết nốt giữa ban quản trị với các đối tác cũng như với tất
cả các thành viên trong cơ quan, đơn vị, tổ chức. Vì vậy, nghề nghiệp này dần
trở thành một trong những chọn lựa tìm kiếm hàng đầu của các nhà tuyển dụng
với mức thu nhập khởi điểm khá hấp dẫn.
Nghành thư ký văn phòng hoàn toàn phù hợp với những bạn trẻ cẩn thận,
yêu thích công việc văn phòng, cũng như sở hữu nhiều kỹ năng liên quan đến
soạn thảo văn bản, quản lý thời gian, viết báo cáo, thu thập và cumg cấp thông

tin cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức tiếp – đãi khách, tổ chức hội họp, tổ chức
phòng làm việc, tổ chức các chuyến đi công tác, xây dựng và quản lý chương
trình, kế hoạch công tác.
Ngoài ra, sinh viên còn được trang bị những kỹ năng mềm như: kỹ năng
làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giải quyết xung đột...
Trong công tác đào tạo của trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và
khoa Quản trị văn phòng trong đó có ngành Thư ký văn phòng nói riêng: Khoa
Quản trị văn phòng đã thực hiện kế hoạch thực tế ngành Thư ký văn phòng
khóa 8 tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm
quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức đã học khi còn ngồi
trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để sinh
viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất chính trị,đạo
đức nghề nghiệp tốt, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm
việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

1


LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian kiến tập tại Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc em xin chân thành
cảm ơn sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Ban Giám đốc cùng lãnh đạo, chuyên viên
các phòng ban chuyên môn trong cơ quan đã tận tình hướng dẫn,quan tâm, giúp
đỡ chỉ bảo cho em trong xuất quá trình kiến tập, tin tưởng tạo điều kiện cho em
tiếp xúc với công việc của quý cơ quan và xây dựng báo cáo.
Bên cạnh đó em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới qúy thầy cô khoa Quản trị
Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy, không chỉ
truyền thụ cho em những kiến thức nền tảng mà còn cả đạo đức hành chính và
tinh thần của một người công chức.
Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và còn
nhiều hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìm

hiểu, đánh giá và trình bày về Sở Nội Vụ tỉnh Vĩnh Phúc em rất mong nhận
được sự bỏ qua từ phía cơ quan và sự đánh giá góp ý của thầy cô.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

2


PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC
I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập và hoạt động theo đơn vị hành chính mới từ
ngày 01/01/1997 theo Nghị quyết Kỳ họp thứ 9 Quốc hội khoá IX nước Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên cơ sở chia tách tỉnh Vĩnh Phú thành 2 tỉnh
Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Theo đó ngày 13/01/1997 UBND tỉnh Vĩnh Phúc đã ban
hành Quyết định số 03/QĐ-UB “về việc thành lập Ban tổ chức chính quyền tỉnh
Vĩnh Phúc”. Khi đó Ban Tổ chức chính quyền là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực tổ chức bộ máy,
công chức và viên chức nhà nước, lập hội quần chúng và tổ chức phi chính phủ.
Ban tổ chức chính quyền chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh,
đồng thời chịu sự hướng dẫn và chỉ đạo về chuyên môn của Ban tổ chức cán bộ
Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ). Lúc đó Ban có 5 cán bộ, công chức chuyển từ
tỉnh Vĩnh Phú về, sau đó được bổ sung dần lên 15 người. Trong đó lãnh đạo có
01 Trưởng ban, 01 Phó trưởng ban. Về tổ chức của Ban có 03 tổ công tác
chuyên môn gồm: Tổ chức - Công chức, Xây dựng chính quyền và Hành chính;
01 chi bộ với 07 đảng viên, 01 tổ chức công đoàn cơ sở với 11 đoàn viên. Do
không đủ số đoàn viên thanh niên để thành lập chi đoàn nên các đoàn viên của
Ban Tổ chức chính quyền tỉnh sinh hoạt ghép với Chi đoàn Văn phòng UBND
tỉnh. Mặc dù mới được thành lập, nhiều cán bộ, công chức mới chuyển công tác
từ các ngành, các địa phương khác về Ban nhưng Ban đã hoàn thành xuất sắc
các nhiệm vụ được Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh và Ban tổ chức cán bộ Chính
phủ giao.

Đến tháng 01 năm 1998 tổ chức của Ban Tổ chức chính quyền tỉnh được
hình thành có 03 phòng gồm: Phòng Tổ chức - Công chức, Phòng Xây dựng
chính quyền và Phòng Hành chính tổng hợp và được bổ sung thêm một số cán
bộ, công chức. Chức năng, nhiệm vụ Ban, của các phòng thuộc Ban được ổn
định, Ban đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao .
Thực hiện Quyết định số 248/2003/QĐ-TTg ngày 20/11/2003 của Thủ
tướng Chính phủ “về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền thuộc UBND tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương thành Sở Nội vụ” ngày 08/01/2004 UBND
3


tỉnh Vĩnh Phúc đã ban hành Quyết định số 72/QĐ-UB về việc đổi tên Ban Tổ
chức chính quyền tỉnh Vĩnh Phúc thành Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc. Sau đó ngày
21/01/2005 UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 226/2005/QĐ-UB về việc
quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ. Sở Nội vụ được xác định là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức
năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác nội vụ, bao gồm
các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy các cơ quan hành chính, sự nghiệp; tổ chức chính
quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước;
cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng
các doanh nghiệp nhà nước; tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ; các dịch vụ
công thuộc phạm vi quản lý của Sở. Sở Nội vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn
diện của Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
Đến năm 2008, thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày
14/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương và Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày
04/6/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vụ cơ cấu
tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, UBND
tỉnh Vĩnh Phúc đã ban hành Quyết định số 35/2008/QĐ-UBND ngày 25/7/2008

quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ tỉnh Vĩnh Phúc. Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức
năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội
vụ gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội,
tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen
thưởng. Trong thời gian này, các cơ quan chuyên môn giúp việc cho Giám đốc
Sở gồm có: Văn phòng, Thanh tra, Phòng Xây dựng chính quyền, Phòng Tổ
chức - Biên chế (sau này đổi thành Phòng Cải cách hành chính), Phòng Công
chức - viên chức, Phòng Đào tạo - bồi dưỡng cán bộ, công chức và đến

4


23/5/2011 UBND tỉnh Vĩnh Phúc đã ra quyết định thành lập phòng Công tác
thanh niên thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc được căn cứ theo Luật tổ chức
HĐND&UBND ngày 26/11/2003 và Thông tư 04/2011/TT-BNV ngày
10/2/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn bổ sung nhiệm vụ, tổ chức và biên chế của
Sở Nội vụ, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân cấp tỉnh, cấp huyện về công tác
thanh niên
Đến nay Sở Nội vụ có 04 lãnh đạo Sở, trong đó có Giám đốc và 03 Phó
Giám đốc. Các cơ quan, đơn vị chuyên môn giúp việc cho Giám đốc Sở gồm:
Văn phòng, Thanh tra, Phòng Xây dựng chính quyền, Phòng Cải cách Hành
chính, Phòng Công chức - viên chức, Phòng Công tác Thanh niên, Ban Thi đua Khen thưởng, Ban Tôn giáo và Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Sở Nội vụ hiện có 74
cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên, có 1 Đảng bộ với 54 đảng viên, 01
công đoàn cơ sở với 74 đoàn viên và 01 Chi đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí
Minh với trên 32 đoàn viên.
Nhiệm vụ của ngành Nội vụ nói chung và Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc nói
riêng còn nặng nề, khó khăn, nhưng với quyết tâm, tinh thần trách nhiệm và

truyền thống tốt đẹp của ngành, dưới sự lãnh đạo của thành ủy, HĐND, UBND
tỉnh Vĩnh Phúc, toàn thể cán bộ, công chức Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc luôn nỗ
lực phấn đấu, quyết tâm vượt khó, đoàn kết, thống nhất,tham mưu đúng, trúng,
kịp thời các nhiệm vụ công tác của ngành, luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
mọi được giao, đóng góp ngày càng nhiều hơn vào sự nghiệp xây dựng, bảo về
và phát triển của tỉnh Vĩnh Phúc.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng tham
mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chắc năng quản lý nhà nước về công tác Nội
vụ, gồm:
1. Lãnh đạo sở: Giám đốc và các Phó Giám đốc Sở
a. Giám đốc là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ
tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở và việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;

5


b. Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc Sở chỉ đạo một số mặt công
tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc uỷ
nhiệm điều hành các hoạt động của Sở;
c. Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc bổ nhiệm Giám đốc, Phó Giám
đốc Sở theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Nội vụ ban hành, theo các
quy định của Đảng, Nhà nước về công tác cán bộ và theo quy định của pháp
luật;
d. Việc miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, từ
chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách đối với Giám đốc và Phó Giám
đốc Sở do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định theo quy định của pháp luật.
2. Các tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ:

a) Văn phòng.
b) Thanh tra.
c) Phòng Cải cách hành chính.
d) Phòng Xây dựng chính quyền.
đ) Phòng Công chức, viên chức.
e) Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ.
3. Các Ban quản lý chuyên ngành:
a) Ban Thi đua - Khen thưởng.
b) Ban Tôn giáo.
Ban Thi đua - Khen thưởng và Ban Tôn giáo là tổ chức tương đương chi
cục thuộc Sở, có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
4.Các tổ chức sự nghiệp
a) Trung tâm Lưu trữ tỉnh (tiếp nhận nguyên trạng Trung tâm Lưu trữ tỉnh
thuộc Văn phòng UBND tỉnh).
b) Trung tâm Hợp tác đào đạo nhân lực (được thành lập khi đủ điều kiện,
có Đề án riêng).

6


III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
1. Vị trí và chức năng
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh
có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà
nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức
hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen
thưởng.
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự

chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, đồng thời chịu
sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình UBND tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản
lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng
dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý nhà nước được giao.
a) Về tổ chức bộ máy:
Tham mưu, giúp UBND tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ
máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND
tỉnh, UBND cấp huyện.
Trình UBND tỉnh đề án thành lập, xác nhập, chia tách, giải thể các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; ban hành văn bản quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ.
Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp công lập.
7


Thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối hợp liên ngành
thuộc thẩm quyền quyết định của chủ tịch UBND tỉnh.
Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng đơn vị
sự nghiệp công lập của tỉnh.
b) Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp công lập:
Trình HĐND cùng cấp quyết định tổng biên chế công chức trong các cơ

quan của HĐND, UBND, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh.
Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế công chức số lượng người làm việc
đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp Huyện và các
đơn vị sự nghiệp công lập;
c) Về cơ cấu chức danh công chức, viên chức:
Chỉ đạo hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý xây
dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án
điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định.
Tổng hợp danh mục vị trí việc làm, xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu
chức danh công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh
quản lý.
Quyết định phân cấp hoặc ủy quyền thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí
việc làm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức,
đơn vị thuộc tỉnh quản lý.
d) Về tổ chức chính quyền:
Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy chính
quyền địa phương các cấp trên địa bàn theo quy định.
Tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại
biểu HĐND các cấp.
Trình HĐND tỉnh bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và
các thành viên khác của UBND tỉnh.
Trình cấp có thẩm quyền phê chuẩn kết quả bầu cử phê duyệt việc miễn
nhiệm, bãi nhiệm đối với các chức danh bầu cử.
8


Thống kê, tổng hợp, báo cáo số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành
viên UBND các cấp.
Hướng dẫn kiểm tra tổng hợp, báo cáo việc thực hiện dân chủ ở xã,
phường, thị trấn, ở các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh

nghiệp trong địa bàn tỉnh và thực hiện công tác dân vận cảu chính quyền.
Hướng dẫn kiểm tra UBND cấp Huyện, UBND cấp xã trong việc xây
dựng, thực hiện các văn bản, đề án liên quan đén công tác xây dựng nông thôn
mới theo phân công của UBND tỉnh.
e) Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính:
Thực hiện công tác quản lý địa giới hành chính trên địa bàn theo quy định
của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi
tên đơn vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn tỉnh.
Hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện các đề án, văn bản liên quan
đến công tác địa giớ đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành chính, phân loại đơn
vị hành chính trong địa bàn tỉnh sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính của tỉnh theo
quy định của pháp luật.
f) Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã:
Ban hành các văn bản về tuyển dụng, sử dụng và quản lý đối với đội ngũ
cán bộ công chức, viên chức, các bộ, công chức cấp xã.
Ban hành văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn, chức danh đối
với Trưởng , Phó các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ và đối với
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ trong địa bàn tỉnh.
Quyết định việc tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động,
luân chuyển, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm nghạch, chuyển ngạch, thay
đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, phân loại, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo,
bồi dưỡng và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền quản lý.
9


Tuyển dụng công chức, viên chức; thí điểm thi tuyển chức danh lãnh đạo,

quản lý; thi nâng ngạch công chức; thi hoặc xét thăng hạng chức danh nghề
nghiệp đối với viên chức theo quy định của pháp luật và theo phân cấp quản lý
cán bộ của UBND tỉnh.
Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện UBND tỉnh quản
lý.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức danh
cán bộ, công chức, viên chức; về cơ cấu cán bộ, cơ cấu chức danh công chức,
viên chức.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tuyển dụng, sử dụng
và quản lý cán bộ công chức, viên chức và cán bộ công chức cấp xã, những
người hoạt động không chuyên trách của cấp xã.
Hướng dẫn, thống kê, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách đối với cán
bộ không chuyên trách.
g) Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ công
chức cấp xã:
Ban hành chế độ, chính sách khuyến khích cán bộ công chức, viên chức
của tỉnh học tập để nâng cao trình độ, năng lực công tác.
Quyết định việc bố chí, phân bố kinh phí đối với hoạt động đào tạo bồi
dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh theo quy định.
Tổ chức triển khai thực hiện quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ công chức, viên chức sau khi được phê duyệt; đánh giá kết quả thực hiện và
đè xuất điều chỉnh.
Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức theo quy định; tổng hợp, báo cáo kết quả hoạt động đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ công chức, viên chức hàng năm gửi Bộ Nội vụ.
h) về thực hiện chế độ chính sách tăng lương:
Tổng hợp danh sách, hồ sơ, có văn bản đề nghị Bộ Nội vụ có ý kiến
thống nhất trước khi ký quyết định nâng bậc lương trước thời hạn đối với cán
bộ, công chức, viên chức của tỉnh xếp lương ở ngạch chuyên viên cao cấp và các
10

ngạch, chức danh tương đương ngạch chuyên viên cao cấp theo quy định.
Quyết định việc nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời
hạn, nâng lương vượt bậc và các chế độ, chính sách về tiền lương đối với cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động.
Hướng dẫn, kiểm tra, giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có
thẩm quyền giải quyết những vướng mắc trong việc thực hiện chính sách, chế độ
tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí, tiền thưởng đối với cán bộ, công chức, viên
chức, lao động hợp đồng trong cơ quan.
i) Về cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức:
Triển khai công tác cải cách hành chính của tỉnh theo các nghị quyết,
chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Chính phủ và quyết định các
biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ,
công chức.
Quyết định phân công các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh chủ trì
hoặc phối hợp thực hiện các nội dung, công việc của cải cách hành chính.
Triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công
vụ, công chức theo chương trình, kế hoạch, đề án cải cách hành chính, cải cách
chế độ công vụ, công chức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên
thông, một cửa liên thông hiện đại tại các cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương.
Đánh giá, tổng hợp chung kết quả thực hiện các nhiệm vụ , xây dựng và
thực hiện chế độ báo cáo về công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công
vụ, công chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND các cấp.
j) Về công tác tổ chức hội; quỹ xã hội; quỹ từ thiện (qũy):
Quyết định cho phép thành lập, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, đổi
tên và phê duyệt điều lệ đối với hội có phạm vi hoạt động trong tỉnh.
Xem xét, quyết định các hoạt động về quỹ.

Quyết định việc thực hiện công tác quản lý đối với hội có phạm vi hoạt
động trong xã, quỹ có phạm vi hoạt động trong huyện, xã theo quy định.
11


Cho phép hội có phạm vi hoạt động trong cả nước, hội có phạm vi hoạt
đọng liên tỉnh đặt văn phòng đại diện ở địa phương.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về hội, quỹ đối với các hội,
quỹ hoạt động trong phạm vi tỉnh. Xử lý theo thẩm quyền.
Xem xét, quyết định việc hôc trợ và thực hiện các chế độ, chính sách khác
đối với tổ chức hội, quỹ.
k) Về công tác văn thư, lưu trữ:
Ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa
bàn tỉnh.
Phê duyệt danh mục tài liệu hết giá trị của lưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết
định hủy tài liệu hết giá trị tại lưu trữ lịch sử của tỉnh.
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ.
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ.
Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các
điều kiện.
Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ.
m) Về công tác tôn giáo:
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tôn
giáo đối với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức viện, nhà tu
hành, nhân sỹ, các tôn giáo.

Giải quyết theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyết
những vấn đề cụ thể về tôn giáo.
Giúp UBND tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công
tác tôn giáo trên địa bàn tỉnh.
12


n) Về công tác thi đua, khên thưởng:
Tổ chức các phong trào thi đua, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các sở, ban,
ngành, UBND các cấp, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị,...triển khai thực
hiện các phonh trào thi đua và chính sách khen thưởng của Đảng, Nhà nước trên
địa bàn tỉnh.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng tỉnh.
q) Về công tác thanh niên:
Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên, trong việc
thực hiện cơ chế, chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy
định; giải quyết những vấn đề quan trọng, liên ngành về thanh niên và công tác
thanh niên.
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thanh
niên và công tác thanh niên.
Thực hiện chế độ, chính sách đối với thanh niên theo quy định của pháp
luật và theo phân công, phân cấp của các cơ quan có thẩm quyền.

13


PHẦN II. NỘI DUNG KIẾN TẬP
I. VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG,

CHUYÊN VIÊN TRONG VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN.
1. Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng là người điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo
chức năng nhiệm vụ đã được quy định và chịu sự điều hành, chỉ đạo của Giám
đốc Sở và Phó Giám đốc Sở trực tiếp phụ trách.
Có trách nhiệm quản lý, phân công công tác đối với cán bộ, công chức,
viên chức, nhân viên và điều hành công việc trong văn phòng; tiếp nhận chỉ thị
và các văn bản do lãnh đạo Sở chuyển đến để triển khai thực hiện; trước khi
công chức hoặc nhân viên trình lên Lãnh đạo Sở ký ban hành phải được Chánh
Văn phòng xem xét và ký tắt và văn bản.
Quản lý tài chính, mua sắm, sửa chữa tài sản và sử dụng tài sản của cơ
quan theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và của Tỉnh.
Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan mở các lớp đào tạo, bồi
dưỡng đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức
chính quyền Sở.
Ngoài những nhiệm vụ trên Chánh Văn phòng được Giám đốc Sở ủy
quyền thừa lệnh ký một số văn bản hành chính, sao lục văn bản, giấy đi đường
cho cán bộ đi công tác và là người thư ký ghi nghị quyết các phiên họp và giao
ban Lãnh đạo Sở.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Sở phân công.
2. Phó Chánh Văn phòng.
Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trực tiếp đảm
nhận một phần việc cụ thể do Chánh Văn phòng phân công, chịu trách nhiệm
trước Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Sở đối với những công việc được giao,
thay Chánh Văn phòng giải quyết các công việc của Văn phòng, khi Chánh Văn
phòng ủy quyền. Báo cáo đầy đủ với Chánh Văn phòng những công việc đã
được ủy quyền giải quyết.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng hoặc Lãnh đạo Sở
14

phân công.
3. Chánh Thanh tra.
Chánh Thanh tra là người điều hành mọi hoạt động của Thanh tra Sở theo
chức năng, nhiệm vụ đã được quy định và chịu sự điều hành, chỉ đạo của Giám
đốc Sở.
Chánh Thanh tra được Giám đốc ủy quyền giải quyết một số nội dung tiếp
công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo; làm trưởng đoàn Thanh tra công tác
Nội vụ theo kế hoạch; chỉ đạo kiểm tra giám sát theo chức năng nhiejm vụ và
quyền hạn của Thanh tra Sở.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Sở phân công.
4. Phó Chánh Thanh tra.
Giúp Chánh Thanh tra thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trực tiếp đảm
nhận một phần việc cụ thể, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở và Chánh Thanh
tra đối với những công việc được giao, thay Chánh Thanh tra giải quyết công
việc khi được Chánh Thanh tra ủy quyền.
Phó Chánh Thanh tra chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở về công tác
pháp chế của cơ quan.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chánh Thanh tra hoặc Lãnh đạo Sở
phân công.
5. Trưởng phòng.
Trưởng phòng là người điều hành mọi hoạt động của phòng theo chức
năng, nhiệm vụ đã được quy định và chịu sự điều hành, chỉ đạo của Giám đốc
Sở và Phó Giám đốc Sở trực tiếp phụ trách, đồng thời Trưởng phòng phụ trách
trực tiếp một phần việc cụ thể.
Có trách nhiệm quản lý, phân công đối với cán bộ, công chức, viên chức,
nhân viên và điều hành công việc trong phòng.
Giúp Lãnh đạo Sở tham gia ý kiến với các ngành, các địa phương trong
việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch, đề án có liên quan đến nhiệm vụ của phòng.
Trao đổi với các Trưởng phòng khác trong cơ quan có liên quan đến

nhiệm vụ của phòng để phối hợp công tác.
15


Thực hiệm một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Sở phân công.
6. Phó Trưởng phòng.
Giúp Trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trực tiếp đảm nhận
một phần công việc cụ thể.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng hoặc lãnh đạo Sở phân
công.
II. VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG
TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN.
Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc
toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn
phòng như; quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin,
liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ
cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức
hay doanh nghiệp.
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản và công tác văn thư:
1.1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản.
1.1.1. Chế độ ban hành văn bản.
Các văn bản do các phòng soạn thảo hoặc thẩm định để trình UBND tỉnh
hoặc Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành phải đảm bảo:
- Có đủ hồ sơ có liên quan.
- Thông qua lãnh đạo Sở phụ trách đơn vị thẩm định, chuyên viên soạn
thảo văn bản chỉnh sửa trước khi trình lãnh đạo Sở ký duyệt và ký chuyển đi,
đồng thời lưu lại đầy đủ hồ sơ và các văn bản kèm theo đã chuyển đi.
Các văn bản soạn thảo trình lãnh đạo Sở ký đảm bảo các yêu sau:
- Có đủ hồ sơ, tài liệu liên quan.
- Viết vào các phần trống của văn bản đã in sẵn theo mẫu hoặc đánh máy

theo mẫu quy định.
- Tất cả các văn bản trước khi chuyên viên trình lãnh đạo Sở phải có ý
kiến của Trưởng hoặc Phó trưởng phòng phụ trách.

16


1.1.2. Chế độ quản lý, xử lý văn bản
Các loại văn bản gửi đến Sở qua văn thư mở phong bì để chuyển đến
Giám đốc Sở xử lý; sau đó trả lại văn thư vào sổ theo dõ và chuyển đến Lãnh
đạo Sở và các đơn vị thuộc Sở.
Riêng các loại công văn mật, tối mật, các văn bản gửi đính danh cho
Giám đốc, Phó Giám đốc thì gửi trực tiếp cho Giám đốc hoặc Giám đốc ủy
quyền cho Phó Giám đốc để xử lý, các phong bì ghi rõ tên người nhận thì
chuyển nguyên phong bì chưa bóc đến người nhận.
Công văn của các đơn vị gửi vượt cấp hoặc không đúng thẩm quyền giải
quyết của Sở thì chuyển trả lại...đơn thư khiếu nại, tố cáo của công nhân gửi
vượt cấp hoặc không đúng thẩm quyền giải quyết của Sở thì sử lý theo quy định.
Nếu công văn có nội dung liên quan đến nhiều phòng ,ban, đơn vị hoặc
nhiều chuyên viên giải quyết...thì đơn vị hoặc cá nhân được phân công phối hợp
phải có trách nhiệm xem xét có ý kiến ghi kèm hoặc có văn bản giải quyết gửi
lại.
Công văn gửi đi văn thư vào sổ chuyển đi, chuyên viên không được trực
tiếp giao nhận công văn cho các đơn vị hoăc cá nhân.
Mỗi công văn gửi đi đều lưu lại 2 bản, 1 bản văn thư, 1 bản chuyên viên
soạn thảo lưu giữ kèm theo các văn bản có liên quan.
Các văn bản khi nhân bản đều phải là bản ký tay chưa đóng dấu; bản lưu
tại văn thư nhất thiết phải là bản gốc.
1.2. Nhiệm vụ thuộc về công tác văn thư – lưu trữ.
Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hằng

năm, các chương trình, đề án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ.
Hường dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ.
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu ứng
dụng và khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
Thẩm định, trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.
Thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ lịch sử như sau:
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu;
17


-

Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
Bảo vệ, bảo quản. Thống kê tài liệu dữ liệu lưu trữ;
Tu bổ, phục chế và bảo quản tài liệu lưu trữ;
Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ;
- Thục hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản của Chi cục; thực hiện
chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền quản lý.
Quản lý tài liệu lưu trữ và các phông chữ theo quy định của pháp luật; xây
dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng trăm về công tác lưu trữ lịch sử trình
UBND tỉnh, cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện.

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu bảo quản và phục vụ việc tra
cứu, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
Phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, được quyền cung cấp và chứng thực
các thông tin lưu trữ trong kho trung tâm.
Quản lý toàn diện Trung tâm lưu trữ.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Sở phân công.
2. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:
2.1. Tiếp khách:
Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm
đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu
thập được góp phần vào việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Vì
vậy, tiếp khách là hoạt động có ý nghĩa ở bấy kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức hay
một doanh nghiệp nào.
Hoạt động của người thư ký diễn ra dưới các hình thức: giao tiếp qua điện
thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo...nhưng ở bất cứ hoàn
cảnh nào cũng phải thể hiệ sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe, biết
kết hợp hài hòa lợi ích của các bên.
2.1.1. Nguyên tắc chung của việc tiếp khách:
- Thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách khi giao tiếp, yêu
18


cầu hướng dẫn giải quyết yêu cầu của khách;Chu đáo đón tiếp khách;
- Nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian;
- Tế nghị và kiên quyết khi từ chối;
- Trong bất cứ trường hợp nào, hình tượng tổ chức cũng như quan hệ với
khách cũng phải được giữ gìn tốt đẹp.
2.1.2. Đón tiếp và chào hỏi khách:
Là thủ tục đầu tiên, phải được thực hiện đúng nghi thức xã giao. Người
Thư ký cần phải niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu mình với khách:

- Đối với những khách quen có quan hệ lâu dài và quan trọng với cơ
quan, thư ký phải ghi nhớ tên họ, chức vụ và tên cơ quan, đơn vị, tổ chức.
- Nếu khách không chủ động tự giới thiệu lại thì người thư ký lịch sự
hỏi, hoặc gợi ý cho khách trả lời.
- Do sự đa dạng, tùy văn hóa giao tiếp của từng vùng hay quốc gia khác
nhau của những cử chỉ, cách chào hỏi, thư ký nên để cho khách biểu lộ trước rồi
lịch sự đáp lại ngay sau đó.
2.2. Đãi khách:
Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song hết sức quan trọng
và cần thiết cho công tác đối ngoại.
Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt được ngoài các cuộc hội họp, bàn
bạc trên nguyên tắc, người lãnh đạo, Thủ trưởng và người Thư ký cũng phải coi
các bữa tiệc, các bữa liên hoan, chiêu đãi...cũng là một công việc. Đây có thể coi
là một trong những hình thức tiếp xúc mang lại hiệu quả công việc phổ biến
trong công tác nghiệp vụ Văn phòng.
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tùy theo mức độ hưởng ứng của
khách và điều kiện cụ thể cho phép, người thư ký có thể bố trí một trong những
loại hình đãi khách như: tiếp khách nước giải khát, tiếp rượi, tiếp trà, tiếp cafe
hoặc đãi tiệc...
Khi chuẩn bị đãi khách thì người Thư ký phải lập danh sách khách mời và
phải đảm bảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc.
2.3. Tổ chức hội họp:
Hội nghị là công cụ phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc điều hành
và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Thông qua Hội nghị nhà quản lý thực hiện
19


được các hoạt động:
-

Tổng kết đánh giá lại công việc
Xây dựng pương hướng
Phát huy quyền dân chủ của nhân viên trong cơ quan
Xây dựng tinh thần đoàn kết.

Khi tổ chức hội nghị Thư ký phải lập kế hoạch Hội nghị, trình bày những
vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức Hội nghị. Kế hoạch phải đảm bảo:
- Thể thức văn bản
- Tính khả thi khi triển khai
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức hội nghị
- Các thông tin cơ bản: + Tên Hội nghị
+ Thời gian Hội nghị
+ Địa điểm Hội nghị
+ Thành phần Hội nghị
+ Nội dung Hội nghị
+ Phân công nhiệm vụ
+ Kinh phí
Đối với những cuộc họp đột xuất và bất thường thì Thư ký không phải lập
kế hoạch.
Lập kế hoạch thư ký phải để ở dạng dự thảo để trình lên Lãnh đạo, tiến
hành chuẩn bị Hội nghị và xây dựng chương trình nghị sự.
Thư ký phải lập danh sách đại biểu, soạn giấy mời, chuẩn bị địa điểm và
thời gian Hội nghị.
Bất kỳ một Hội nghị, cuộc họp nào, việc ghi biên bản là rất quan trọng,
trong đó tóm tắt tất cả diễn biến sự việc đã diễn ra. Sau khi Hội nghị kết thúc
Thư ký giúp Thủ trưởng thông báo triển khai kết luận của Hội nghị.
2.4. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo:
Với vai trò là người giúp việc cho Thủ trưởng người Thư ký phải xác định
được:
- Hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ trưởng

- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác
- Phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công việc và tổ
chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo
Thư ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của Lãnh đạo:
- Mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi
- Thành phần chuyến đi
20


-

Địa điểm chuyến đi
Thời gian đi-thời gian về
Tài liệu tư liệu có liên quan đến chuyến đi
Kinh phí cho chuyến đi
Phương tiện đi lại trong chuyến đi

Thư ký là người chủ động liên hệ với nơi tiếp nhận công tác bằng fax,
điện thoại, văn bản, gặp trực tiếp...để trao đổi thông tin về chuyến đi.
Sau chyến đi công tác Thư ký giúp thủ trưởng giải quyết những công việc,
vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi. Thu thập giấy tờ, tài liệu để
thông báo kết quả chuyến đi công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản giấy
tờ thuộc quyền thủ trưởng. Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về các khoản
chi phí để làm thủ tục quyết toán với tài vụ.

21


PHẦN III. TỔNG KẾT KIẾN TẬP

1. Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề.
Qua thời gian ngắn tiếp xúc thực tế với sự hướng dẫn tận tình của các cô
chú, anh chị tại cơ quan đã giúp em có được những bài học bổ ích cho bản thân
và biết thêm một số kỹ năng nghiệp vụ mới như: sắp xếp hồ sơ, văn bản, tài liệu
và một số vật dụng trong cơ quan một cách khoa học và hợp lý; học hỏi thêm
được cách giao tiếp, ứng sử nơi công sở và phần nào hiểu thêm về công việc
chuyên môn sau này của mình cũng như công việc đặc trưng của Sở Nội vụ.
2. Đánh giá nhận xét chung về bản thân.
Trong thời gian kiến tập tại cơ quan em tự nhận xét bản thân như sau:
nghiêm túc chấp hành nội quy của cơ quan, đoàn kết, tích cực học hỏi kỹ năng
nghề, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh
đạo, vui vẻ hòa đồng với mọi người trong cơ quan. Tiếp thu ý kiến của cán bộ
hướng dẫn hoàn thành tốt đợt kiến tập và báo cáo kiến tập.
3. Kết luận.
Đợt kiến tập này đã giúp em nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền
hành chính công tại cơ quan. Qua đó em đã học hỏi thêm một số kiến thức,
nghiệp vụ mới. Giúp em có được cái nhìn tổng quát hơn về ngành Thư ký văn
phòng tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp nhà nước.
Mặc dù trong thời gian đầu, em có gặp một số rắc rối trong quá trình tiếp
cận với môi trường việc tại cơ quan, nhưng với sự chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ
hướng dẫn em đã bắt đầu thích ứng với môi trường làm việc tại nơi đây. Những
kiến thức đã học trên lớp kết hợp với quá trình quan sát, tiếp thu tại cơ quan thực
tế đã giúp em phần nào hình dung ra được cách làm việc của một công chức
thực thụ là như thế nào, để từ đây có định hướng tốt hơn về công việc chuyên
môn của mình.
4. Bài học kinh nghiệm thông qua thời gian kiến tập.
Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại cơ quan những ngày
tiếp theo em được phân công thực tế một số công việc của một nhân viên Văn
phòng.
22

Việc thực hành những hoạt động trên không những đã củng cố lại mà còn
biết vận dụng kiến thức lý thuyết đã học ở trường vào công việc thực tế, đã giúp
em học hỏi có thêm kinh nghiệm về ngành Thư ký văn phòng, chức năng nhiệm
vụ của Sở Nội vụ và giúp em ngày càng trưởng thành hơn.
Sau đợt kiến tập, em cũng đã đúc kết được một số kinh nghiệm riêng cho
bản thân và có thêm niềm tin để em phấn đấu để trở thành một người Thư ký
văn phòng chuyên nghiệp sau khi ra trường và trước mắt em là tiếp tục nỗ lực
học tập trong năm mới.

23