Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại Trường đại học nội vụ hà nội (Hệ trung cấp)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ
----------

Họ và tên: Nguyễn Xuân Tuân

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K16
KHÓA HỌC (2013 – 2015)

Tên cơ quan: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Địa chỉ:
36 - Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Đặng Thị Trang

HÀ NỘI - 2015


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

TRANG THÔNG TIN
I. Thông tin cá nhân
1. Họ và tên: Nguyễn Xuân Tuân
2. Ngày sinh: 30/10/1992
3. Nơi sinh: Cẩm Trung - Cẩm Phả - Quảng Ninh
4. Số điện thoại: 0964338892
5. E-mail:
6. Sinh viên lớp: Hành chính văn phòng K16
7. Mã số SV: 1315HCVA034

8. Khóa học: 2013-2015
9. Ngành: Hành chính văn phòng
10. Khoa: Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề
11. Trường: Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Thông tin đơn vị thực tập
1. Tên đơn vị: Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng – Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
2. Trụ sở làm việc: Phòng A501 & A502, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội –
số 36 đường Xuân La – phường Xuân La – quận Tây Hồ - Hà Nội
3. Điện thoại: (04)3 7533659; (04)3 7532 864 - máy lẻ 227
4. Email:
III. Thông tin người hướng dẫn thực tập
1. Họ và tên: Đặng Thị Trang
2. Chức vụ: Chuyên viên Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng
3. Số điện thoại: 01656232735
4. E-mail:

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC

3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Nhà trường............5
3.1. Vị trí và chức năng...........................................................................................5

3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................................5
3.3. Tổ chức và hoạt động.......................................................................................7
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:......................26
Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức,
hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu có sai sót phải kịp thời báo cáo
người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết...............................................26
3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ
quan........................................................................................................................42
4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu...............................................................43
QUYẾT ĐỊNH:......................................................................................................64
Giúp cho quá trình xác minh văn bằng theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền diễn ra nhanh chóng và chính xác;............................................70
2. Yêu cầu...............................................................................................................70
- Việc khôi phục và quản lý dữ liệu bằng phần mềm văn bằng các bậc, các hệ
đào tạo của Nhà trường phải đảm bảo tuyệt đối chính xác và đầy đủ các thông
tin nội dung được ghi trên văn bằng;..................................................................70
- Đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.............................................................70
Hình thức, nội dung tuyển sinh phải phù hợp với các ngành đào tạo của Nhà
trường và chương trình giáo dục phổ thông;......................................................79
Đảm bảo nguồn lực để thực hiện tuyển sinh riêng ;...........................................79
BỘ NỘI VỤ............................................................................................................95
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM..............................................95
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI..............................................................95
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc...............................................................................95
Số: /BC-KTBĐCL...............................................................................................95
BÁO CÁO..............................................................................................................95
Thực trạng công tác quản lý văn bằng, chứng chỉ.............................................95
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.....................................................................95

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong bối cảnh đất nước ta đang đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa
nhằm phát triển và hội nhập với Thế giới trên tất cả các lĩnh vực thì trình độ
chuyên môn, sự hiểu biết là đòi hỏi không thể thiếu của mỗi người. Qua hai năm
học tập dưới mái Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tuy thời gian không phải quá
nhiều nhưng dưới sự chỉ bảo tận tình, những kinh nghiệm quý báu được các thầy,
cô truyền đạt đã cung cấp cho em một phần không nhỏ những kiến thức về văn
hóa, xã hội nói chung và công tác Hành chính văn phòng nói riêng – Chuyên
ngành mà em đang theo học.
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ cán bộ, nhân viên và người lãnh
đạo là những nhân tố không thể thiếu ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào. Tuy vậy,
không phải tất cả đều có đầy đủ năng lực chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp
vụ công tác văn phòng. Trong đó, việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ
quan, tổ chức hiện nay cần được quan tâm đúng mức. Quả thật như vậy, văn bản
vừa là công cụ, vừa là phương tiện để các cơ quan thực hiện chức năng quản lý của
mình. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ bảo đảm cho hoạt động của cơ quan
diễn ra một cách có hệ thống, bảo đảm hoạt động thông tin của cơ quan được nhanh
chóng, chính xác, kịp thời và hiệu quả. Thực tế, công tác soạn thảo văn bản hiện nay
ở các cơ quan đã có được sự thống nhất, hiệu quả đáng kể, tuy nhiên, văn bản ban
hành ra vẫn còn bộc lộ một số khuyết điểm như: Không đúng thẩm quyền, sai thể
thức hành chính cơ bản, nội dung lệch lạc, không có tính khả thi khi áp dụng vào
thực tế,… Những văn bản như vậy nếu đưa vào sử dụng sẽ làm ảnh hưởng rất lớn

đến xã hội, đến hiệu quả công tác, làm giảm uy tín của cơ quan, đơn vị.
Với thực trạng như vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã rất chú trọng đến
công tác đào tạo nhằm đa dạng hóa các chuyên ngành, đáp ứng nhu cầu thực tế của
xã hội. Trong đó, những chuyên ngành như Hành chính văn phòng, Văn thư-Lưu
trữ là vô cùng cần thiết và thiết thực. Với phương châm gắn liền lý luận với thực
tiễn, Nhà trường đã lên kế hoạch tổ chức cho học sinh đi thực tập cuối khóa nhằm

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

1

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

giúp cho các cán bộ, nhân viên văn phòng tương lai rèn luyện các kỹ năng nghề
nghiệp về công tác văn phòng, văn thư-lưu trữ tại các cơ quan, văn phòng, áp dụng
những kiến thức đã học vào thực tế, nâng cao năng lực chuyên môn, xây dựng và
hoàn thiện phong cách một cán bộ, nhân viên chuẩn mực, đồng thời tạo sự gắn kết
giữa Nhà trường và xã hội.
Ngay từ khi nhận Quyết định đồng ý xác nhận địa điểm thực tập của Trung
tâm Đào tạo Nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề, em đã về thực tập tại Phòng Khảo
thí và bảo đảm chất lượng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kể từ ngày 20/4/2015
đến ngày 5/6/2015. Với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các thầy, cô trong
Phòng cùng với sự nỗ lực rèn luyện của bản thân em đã hoàn thành thời gian thực
tập. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và quá trình làm việc trực tiếp tại đơn vị em
đã trang bị thêm cho bản thân mình những kinh nghiệm vô cùng quý báu, qua đó

định hình được công việc cụ thể phải làm sau này, đó cũng chính là tiền đề để em
hoàn thiện Báo cáo thực tập tốt nghiệp dưới đây.
Nội dung của bài báo cáo được hoàn thiện dựa trên cơ sở là nền tảng kiến
thức chung và quá trình thực tập thực tế tại Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất
lượng, với thời gian thực tập chỉ hơn 1 tháng chắc hẳn những gì em trình bày trong
báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế, vì thế em rất mong nhận được
những nhận xét, đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo trong Trung tâm giúp em
nhận ra những nhược điểm của mình nhằm chuẩn bị tốt nhất cho kỳ thi tốt nghiệp
sắp tới cũng như công việc sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới tất cả các thầy giáo, cô giáo trong
trường và đặc biệt là các thầy, cô trong Trung tâm, đơn vị Phòng Khảo thí đã giúp
đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp và bài báo cáo thực tập
này./.
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Người viết báo cáo

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

2

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Tuân
B. NỘI DUNG
Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
CƠ QUAN THỰC TẬP
Chương I:
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ
PHÒNG KHẢO THÍ & BẢO ĐẢM CHẤT LƯỢNG
I. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà trường
- Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định
Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư,
Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công
tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Về cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm
1972 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức bộ máy của Trường gồm: Ban Giám
hiệu có Hiệu trưởng và Hiệu phó; 3 phòng, ban chức năng: Phòng Giáo vụ, Phòng
Hành chính - Quản trị -Tổ chức, Ban xây dựng cơ bản; 3 Tổ bộ môn: Tổ Văn thư,
Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể dục, Quân sự. Những ngày đầu thành lập
Trường chỉ có 12 người với một bộ máy rất gọn nhẹ.
Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành
Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ
thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường
đã tạo điều kiện đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng
tốt hơn yêu cầu của xã hội.

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

3

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn
phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung Ương I.
- Giai đoạn từ 2005 – 2011 (Trường Cao đẳng)
Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
Ngày 21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
- Giai đoạn từ 2011 – nay (Trường Đại học)
Ngày 13 tháng 7 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ đã có văn bản số 1160/TTgKGVX về đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở
nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐTTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2. Một số thành tích nổi bật của Nhà trường
Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành và phát triển của Nhà
trường(18/12/1971-18/12/2011) mặc dù còn nhiều việc phải làm nhưng các thế hệ
cán bộ công chức, viên chức và sinh viên, học sinh có quyền tự hào về thành tích
40 năm hoạt động:
- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983);
- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất

năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

4

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989);
- Nhiều Bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn thanh
niên, Liên đoàn Lao động.
- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn, Đoàn
thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.
- Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên, học sinh
các bậc, loại hình đã và đang học tập tại Trường là 45.737 người, trong đó đã đào tạo
71 lưuhọc sinh, thực tập sinh CHDCND Lào.
Với bề dày kinh nghiệm 40 năm chúng ta có quyền hy vọng và tin tưởng rằng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ vượt qua mọi khó khăn thử thách, phát huy truyền
thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu vì sự nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng với chất
lượng và hiệu quả cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ và cho xã hội đáp
ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Nhà trường
3.1. Vị trí và chức năng
1. Trường Đại học Nôi vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bỗi
dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác nội
vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và
triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế – xã hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trưởng qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chưc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu
cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

5

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

3. Xây dựng và triển khai các chương trình bỗi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ
đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.

5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giản viên của
Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu đội
tuổi và đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của
cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, viên chức.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.
7. Huy động, quản lý, sư dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật, sử
dựng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy
định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy - học phục vụ các
ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục
của cơ quan có thẩm quyền; xâu dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng
của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng
nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề kinh tế – xã hội của địa
phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy
định của pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế,nghiên cứu khoa học nhăm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

6

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tào, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà trường và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tào, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
17. Được Nhà nước giao hoặc co thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất,
được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
18. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
19. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc dân tộc.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm
việc của Bộ Nội vụ.
21. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật.
22. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về
hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
23. Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
3.3. Tổ chức và hoạt động.
Cơ cấu tổ chức gồm có:

a) Ban giám hiệu, gồm: Hiểu trưởng và các phó hiệu trưởng
b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Phòng Quản trị – Thiết bị
Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

7

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
d) Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư – Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
e) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:
- Viện nghiên cứu và phát triển trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm tin học
- Trung tâm ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
g) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại miền trung
h) Đảng Bộ trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội
k) Đoàn thanh niên Công sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
l) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Nhà trường xem Phụ lục số 01)
Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

8

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

II. Khái quát về Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
Ngày 8 tháng 11 năm 2013, Hiệu trưởng Triệu Văn Cường ký Quyết định số
1145/QĐ-ĐHNV về việc Thành lập Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
1. Vị trí và chức năng
Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến
lược phát triển chất lượng giáo dục và đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức đánh
giá chất lượng giáo dục, công tác khảo thí và bảo đảm chất lượng theo quy định
của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1. Công tác Khảo thí
2.1.1.Xây dựng, triển khai thực hiện công tác khảo thí theo quy định của Bộ
Giáo dục và Đào tạo;
2.1.2. Xây dựng các hình thức, phương pháp kiểm tra, đánh giá kết quả học
tập của người học theo chương trình đào tạo của Nhà trường;
2.1.3.Xây dựng kế hoạch biên soạn và tổ chức nghiệm thu, quản lý ngân hàng
đề thi kết thúc học phần. Quản lý đề thi tốt nghiệp, thi tuyển sinh các bậc, các hệ
do Trường tổ chức. Kiểm tra, giám sát việc: tổ chức các kỳ thi, chấm thi, quản lý
bài thi và kết quả thi tốt nghiệp các bậc, các hệ đào tạo trong Trường;
2.1.4. Tham gia Hội đồng thi tuyển sinh, thi tốt nghiệp;
2.1.5. Thẩm định kết quả thi tuyển sinh hàng năm theo quy định của Bộ Giáo
dục và Đào tạo;
2.1.6. Phối hợp với Phòng Công tác sinh viên thẩm định hồ sơ thí sinh trúng
tuyển các kỳ thi tuyển sinh các bậc, các hệ đào tạo của Nhà trường;
2.1.7. Thẩm định, xác nhận trình Hiệu trưởng quyết định cấp bằng tốt nghiệp
cho các bậc, các hệ đào tạo, chứng chỉ học phần, chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ;
2.1.8. Quản lý, mua phôi bằng tốt nghiệp các bậc, các hệ đào tạo trong
Trường và thực hiện báo cáo theo quy định. Xác minh văn bằng tốt nghiệp, chứng
chỉ do Nhà trường cấp khi các cơ quan, tổ chức yêu cầu.

2.2. Công tác bảo đảm chất lượng giáo dục

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

9

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2.2.1. Xây dựng, triển khai thực hiện công tác bảo đảm chất lượng thao quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
2.2.2. Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ đánh giá (bảng hỏi, phiếu khảo
sát, bảng biểu thống kê…) chương trình đào tạo, việc giảng dạy của giảng viên,
việc học tập của sinh viên, việc làm của sinh viên đã ra trường;
2.2.3. Lựa chọn phương pháp, quy trình và xây dựng hệ thống đánh giá chất
lượng giáo dục bảo đảm khách quan, chính xác; xác định được mức độ tích lũy
kiến thức và kỹ năng của sinh viên; xác định hiệu quả giảng dạy và mức độ phấn
đấu, nâng cao trình độ của giảng viên;
2.2.4. Liên kết với các trường đại học trao đổi thông tin, kinh nghiệm và thực
hiện hợp tác trong lĩnh vực bảo đảm chất lượng giáo dục;
2.2.5. Định kỳ đăng ký kiểm định chương trình; chủ trì, phối hợp với các đơn
vị thực hiện hoạt động đánh giá trong và ngoài trường. Công khai kết quả đánh giá
và kiểm định chất lượng trên website của Trường theo quy định của Bộ Giáo dục
và Đào tạo;
2.2.6. Tham mưu cho Ban Giám hiệu xây dựng tiêu chuẩn cho các đơn vị
thuộc và trực thuộc Trường. Thường trực thẩm định chất lượng đào tạo trong toàn

Trường.
2.3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng
STT

HỌ VÀ TÊN

CHỨC DANH

HÒM THƯ

1

Ths. Nguyễn Đức
Hạnh

2

Ths. Đỗ Khánh Năm

3

Ths. Nguyễn Đạt
Tiến

4

Ths. Phạm T.
Phương Nguyên

Chuyên viên

5

Ths. Trịnh Thị Lan
Anh

Chuyên viên

6

CN. Đặng Thị
Trang

Chuyên viên

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

Trưởng phò
Phó Trưởng

phòng
Giảng viên

10



Lớp: HCVP K16

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

7

KS. Trần Trọng
Nghĩa

Chuyên viên

8

Ths. Hoàng Xuân
Bính

Chuyên viên

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

11

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

Chương II:
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
I. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1. Chức năng
Có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến
lược phát triển chất lượng giáo dục và đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức
đánh giá chất lượng giáo dục, công tác khảo thí và bảo đảm chất lượng theo
quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
1.2. Nhiệm vụ
- Công tác Khảo thí
+ Xây dựng, triển khai thực hiện công tác khảo thí theo quy định của
Bộ Giáo dục và Đào tạo;
+ Xây dựng các hình thức, phương pháp kiểm tra, đánh giá kết quả học
tập của người học theo chương trình đào tạo của Nhà trường;
+ Xây dựng kế hoạch biên soạn và tổ chức nghiệm thu, quản lý ngân
hàng đề thi kết thúc học phần. Quản lý đề thi tốt nghiệp, thi tuyển sinh các
bậc, các hệ do Trường tổ chức. Kiểm tra, giám sát việc: tổ chức các kỳ thi,
chấm thi, quản lý bài thi và kết quả thi tốt nghiệp các bậc, các hệ đào tạo
trong Trường;
+ Tham gia Hội đồng thi tuyển sinh, thi tốt nghiệp;
+ Thẩm định kết quả thi tuyển sinh hàng năm theo quy định của Bộ
Giáo dục và Đào tạo;
+ Phối hợp với Phòng Công tác sinh viên thẩm định hồ sơ thí sinh trúng
tuyển các kỳ thi tuyển sinh các bậc, các hệ đào tạo của Nhà trường;
+ Thẩm định, xác nhận trình Hiệu trưởng quyết định cấp bằng tốt
nghiệp cho các bậc, các hệ đào tạo, chứng chỉ học phần, chứng chỉ bồi
dưỡng nghiệp vụ;

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

12

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

+ Quản lý, mua phôi bằng tốt nghiệp các bậc, các hệ đào tạo trong
Trường và thực hiện báo cáo theo quy định. Xác minh văn bằng tốt nghiệp,
chứng chỉ do Nhà trường cấp khi các cơ quan, tổ chức yêu cầu.
- Công tác bảo đảm chất lượng giáo dục
+ Xây dựng, triển khai thực hiện công tác bảo đảm chất lượng thao quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
+ Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ đánh giá (bảng hỏi, phiếu
khảo sát, bảng biểu thống kê…) chương trình đào tạo, việc giảng dạy của
giảng viên, việc học tập của sinh viên, việc làm của sinh viên đã ra trường;
+ Lựa chọn phương pháp, quy trình và xây dựng hệ thống đánh giá chất
lượng giáo dục bảo đảm khách quan, chính xác; xác định được mức độ tích
lũy kiến thức và kỹ năng của sinh viên; xác định hiệu quả giảng dạy và mức
độ phấn đấu, nâng cao trình độ của giảng viên;
+ Liên kết với các trường đại học trao đổi thông tin, kinh nghiệm và
thực hiện hợp tác trong lĩnh vực bảo đảm chất lượng giáo dục;
+ Định kỳ đăng ký kiểm định chương trình; chủ trì, phối hợp với các
đơn vị thực hiện hoạt động đánh giá trong và ngoài trường. Công khai kết
quả đánh giá và kiểm định chất lượng trên website của Trường theo quy

định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
+ Tham mưu cho Ban Giám hiệu xây dựng tiêu chuẩn cho các đơn vị
thuộc và trực thuộc Trường. Thường trực thẩm định chất lượng đào tạo trong
toàn Trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2. Bố trí phòng làm việc của văn phòng của đơn vị thực tập
2.1. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc:
Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng nằm ở tầng 5 khu nhà A của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với 3 phòng làm việc: A501, A502 và
A503, trong đó:
- Phòng A501: Nhân sự gồm 3 người:

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

13

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

• Chuyên viên: Ths. Phạm Thị Phương Nguyên
• Chuyên viên: Ths. Nguyễn Đạt Tiến
• Chuyên viên: KS. Trần Trọng Nghĩa
Gồm có: 3 bàn làm việc, 3 máy vi tính, 2 máy điện thoại, 1 máy
photocopy, 1 máy in văn bằng-chứng chỉ, 1 máy hủy tài liệu, 2 giá đựng tài
liệu, 4 tủ đựng tài liệu, 2 quạt trần, 1 điều hòa, 1 máy lọc nước và 1 bàn tiếp

khách.
- Phòng A502: Nhân sự có 3 người:
• Phó Trưởng phòng: Ths. Đỗ Khánh Năm
• Chuyên viên: Ths. Hoàng Xuân Bính
• Chuyên viên: CN. Đặng Thị Trang
Gồm có: 3 bàn làm việc, 3 máy vi tính, 2 máy điện thoại, 1 máy in, 4 tủ
đựng tài liệu, 2 giá đựng tài liệu, 2 quạt trần, 1 điều hòa, 1 máy lọc nước, 1
bàn tiếp khách và hệ thống chiếu sáng đầy đủ.
- Phòng A503: Phòng làm việc của Trưởng Phòng: Ths. Nguyễn Đức
Hạnh
Gồm: 1 bàn làm việc cá nhân, 1 máy tính, 1 máy in, 1 tủ đựng tài liệu, 1
giá đựng tài liệu, 2 quạt trần, 1 điều hòa, 1 máy lọc nước, 1 bàn tiếp tiếp
khách, phục vụ họp và hệ thống chiếu sáng.
(Sơ đồ mô hình văn phòng làm việc xem Phụ lục số 02)
2.2. Nhận xét
- Ưu điểm:
+ Văn phòng làm việc được bố trí khoa học, thuận lợi cho quá trình
làm việc và trao đổi thông tin, tiếp khách đến văn phòng. 100% máy tính
làm việc đều được kết nối Internet và máy in phục vụ tốt nhất cho việc tra
cứu thông tin và công việc.

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

14

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

+ Trang thiết bị trong văn phòng khá đầy đủ, bố trí tương đối hợp lý,
màu sơn tường được sử dụng hài hòa, tạo không khí thoải mái;
+ Hệ thống chiếu sáng, quạt gió và điều hòa tiện nghi, phục vụ tốt
nhất cho con người làm việc trong văn phòng.
- Nhược điểm:
+ Vị trí phòng nằm ở tầng 5, khá cao, hơi bất tiện trong quá trình di
chuyển, làm nhiệm vụ;
+ Không gian làm việc của Phòng A502 tương đối chật hẹp, các bàn
làm việc kê quá sát nhau, nếu thời gian tới có thêm nhân sự bổ sung thì sẽ rất
khó khăn trong quá trình làm việc;
+ Phòng A502 chưa được bố trí máy photocopy, tài liệu muốn sử
dụng máy photo phải đưa sang phòng A501, khá bất tiện; Hệ thống trang
thiết bị tuy được trang bị đầy đủ nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu (Máy
in thường lỗi mạng, một số máy tính đã cũ,…)
2.3. Đề xuất:
- Cần nhanh chóng thay thế các thiết bị đã cũ, không đáp ứng được
nhu cầu làm việc hàng ngày, tăng hiệu quả công việc;
- Bố trí lại phòng làm việc cho hợp lý hơn về không gian và diện tích
để thuận tiện hơn khi làm việc và tra cứu tài liệu;
- Nếu cần thiết, mỗi cán bộ, chuyên viên cần trang bị mỗi người 1
máy in, 1 máy điện thoại (điện thoại để bên trái bàn làm việc sẽ thuận tiện
hơn, một số máy ở phòng đang để bên phải),…
- Trong phòng cần trang bị thêm một số thiết bị hiện đại hơn như: máy
hút bụi, máy hút ẩm,… giúp việc vệ sinh phòng và bảo quản tài liệu tốt hơn.
3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ
của đơn vị
3.1. Các căn cứ để xây dựng quy trình lập kế hoạch công tác

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

15

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
chung của cơ quan: giúp cho việc lập kế hoạch đúng với yêu cầu, nhiệm vụ
và mang tính khả thi.
- Căn cứ vào chủ trương, các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu
của cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức.
- Căn cứ vào đề nghị của cấp dưới, nhân viên trong cơ quan.
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực hiện công việc.
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực, khả năng của cơ quan: kinh phí,
phương tiện, thời gian, nhân lực, kinh nghiệm hoạt động của cơ quan, cán
bộ, nhân viên,…
- Căn cứ và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.
3.2. Quy chế về việc lập chương trình, kế hoạch công tác
- Đối với kế hoạch công tác tuần: Chậm nhất là sáng thứ 6 hàng tuần,
các đơn vị đề xuất lịch công tác tuần tới trình lãnh đạo chờ phê duyệt.
- Đối với kế hoạch công tác tháng: Trên cơ sở chương trình công tác
quý của các đơn vị thuộc cơ quan, đánh giá nhiệm vụ công tác đã thực hiện

được trong tháng để đề xuất các nhiệm vụ phải làm trong tháng tới với lãnh
đạo.
- Đối với kế hoạch công tác quý: Chậm nhất là ngày 15 của tháng cuối
quý, các đơn vị đánh giá các nhiệm vụ công tác đã thực hiện trong quý, đề
xuất các nhiệm vụ phải thực hiện trong quý tới trình lãnh đạo phê duyệt.
3.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Bước 1: Nghiên cứu, dự kiến nội dung và chọn lựa công việc phù hợp
đưa vào kế hoạch công tác:
Bao gồm việc tìm kiếm, thu thập thông tin, yêu cầu các đơn vị trong
cơ quan đăng ký khối lượng công việc cần giải quyết, thực hiện.
Bước 2: Xác định mục tiêu
- Mục tiêu dài hạn: Áp dụng đối với kế hoạch lớn (tháng, quý, năm,
…) Là việc xác định mục tiêu cơ bản, lâu dài, có ảnh hưởng tới sự phát triển
của tổ chức.

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

16

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

- Mục tiêu ngắn hạn (mang tính nghiệp vụ thường niên): Áp dụng đối
với kế hoạch chi tiết, gắn liền với từng nhiệm vụ của cơ quan như lịch công
tác tuần.

Việc xác định mục tiêu cần phải cụ thể và chính xác
Bước 3: Phân tích các nguồn lực:
- Xác định hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách pháp luật của
Nhà nước tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan).
- Phân tích khả năng của cơ quan về điều kiện tài chính, cơ sở vật
chất, thời gian, tình hình nhân sự, kinh nghiệm, khả năng làm việc của cán
bộ, nhân viên,…
- Các yếu tố khách quan khác: biến động thực tế của cơ quan, môi
trường kinh tế, xã hội,…
Bước 4: Xây dựng phương án: Hệ thống các hoạt động cần thực hiện:
- Công việc gì? Ghi rõ tên đầy đủ của công việc
- Do ai thực hiện? Ghi chính xác chức danh, các thành phần
- Thời gian khi nào? Ngày, tháng, năm, giờ, phút
- Ở đâu? Chính xác về địa điểm như tên phòng, số phòng, tên nhà,…
- Tài nguyên, phương tiện hỗ trợ là gì?
- Sự phối hợp giữa các đơn vị, cá nhân?
- Ai kiểm tra, giám sát?
Chú ý:
+ Trong quá trình xây dựng kế hoạch, lịch làm việc nếu có sự điều
chỉnh cần phải trao đổi với lãnh đạo đơn vị.
+ Khi chương trình, kế hoạch và lịch làm việc được thông qua nếu có
sự điều chỉnh, thay đổi cần bảo đảm các yêu cầu:
• Không làm tăng thêm chi phí
• Thời gian không quá gấp
• Địa điểm thay đổi không quá xa
• Đúng đối tượng và mục đích của sự kiện
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch chi tiết, thông qua và tiến hành thực hiện.
(Sơ đồ quy trình xem phụ lục số 04)
Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

17

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

4. Nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội
thảo, các cuộc họp của đơn vị
Các cuộc họp là một yếu tố vô cùng quan trọng trong hoạt động của
phòng. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người
cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và
cùng tham gia tiến trình làm quyết định.
Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức như các cuộc họp
nhân viên, họp thông báo vấn đề, họp đột xuất, họp thảo luận giải quyết vấn
đề,… Hầu hết các cuộc họp này đều do lãnh đạo phòng triệu tập.
Sự thành công của hầu hết các cuộc họp phần lớn phụ thuộc vào công
đoạn chuẩn bị. Phải bảo đảm đúng người tham dự, đúng thời điểm. Người
quản trị trong văn phòng phải hướng dẫn người được giao đảm nhiệm công
tác hội họp các nhiệm vụ sau đây:
- Chuẩn bị phòng họp:
Thông thường các cuộc họp phòng thường được tổ chức tại Phòng của
lãnh đạo. Người được giao nhiệm vụ phải chuẩn bị đầy đủ về cơ sở vật chất
(điện, nước, vệ sinh phòng họp sạch sẽ,…)
Chuẩn bị phục vụ nước trà, nước suối.
- Thông báo cho các thành viên tham dự:
Nhắc nhở các thành viên trong phòng về thời gian cuộc họp căn cứ

vào lịch công tác hoặc E-mail cá nhân.
Thông báo qua về lịch trình và nội dung cuộc họp để mỗi cá nhân
chuẩn bị những thông tin cần thiết.
Nếu có một số người chỉ cần thiết có mặt một lúc trong cuộc họp thì
hãy báo cho họ thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc về những mục có liên
quan đến họ. Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian của người tham gia và
làm cho cuộc họp dễ điều khiển hơn.
- Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị dụng cụ nghe, nhìn (nếu cần thiết):
Đôi khi trong cuộc họp của phòng cần nhiều phương tiện hỗ trợ, cần
phải chuẩn bị trước các tài liệu phát tại chỗ và các dụng cụ nghe nhìn như:
phim Slides, máy chiếu (nếu có), video, bảng hoặc sơ đồ,…
- Ghi biên bản:
Với cuộc họp phòng, biên bản chỉ cần ghi những ý chính và tóm tắt.
Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

18

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

- Theo dõi: Sau cuộc họp, người chịu trách nhiệm soạn thảo bản tóm
tắt trích từ biên bản, đôi khi gửi cho các thành viên tham dự, thuận tiện cho
việc theo dõi, tra cứu sau này.
5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công

tác cho lãnh đạo
Tổ chức chuyến đi công tác là một trong số các hoạt động thường
xuyên, cần thiết không thể thiếu để thiết lập các mối quan hệ, thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của Phòng. Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra,
hướng dẫn các cơ sở, đi thăm quan, học tập kinh nghiệm quản lý hoặc công
tác nước ngoài…
Chính vì thế, chuyến đi của lãnh đạo phòng cần được cán bộ văn
phòng chuẩn bị rất chu đáo.
(Sơ đồ quy trình tổ chức chuyên đi công tác xem phụ lục số 03 )
6. Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của Phòng
cho lãnh đạo
Việc cung cấp thông tin cho Trưởng phòng là việc làm hết sức cần
thiết, nhất là trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay. Để có thể cung
cấp kịp thời thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh
đạo, cần có quy trình cụ thể như sau: Thu thập thông tin, xử lý thông tin,
tổng hợp và cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Thông tin sau khi xử lý có thể được trình lên lãnh đạo thông qua văn
bản, điện thoại, internet, fax, truyền miệng,… những thông tin này phải bảo
đảm chất lượng, sự chính xác cũng như tính thời sự của thông tin.
Ví dụ:
- Trong thời gian Trưởng phòng đi công tác nước ngoài, Phòng nhận
được điện thoại từ Phòng Hành chính tổng hợp thực hiện chỉ đạo của Hiệu
trưởng tổ chức cuộc họp về việc bình xét, đánh giá ý thức làm việc của cán
bộ và đề nghị các đơn vị sớm hoàn thiện. Lúc này cán bộ phòng sẽ tổng hợp
thông tin liên quan đến cuộc họp, định hình phương án tổ chức, xem kỹ Kế
hoạch, đồng thời liên lạc với Trưởng phòng bằng điện thoại, sau đó gửi toàn
bộ thông tin về cuộc họp qua E-mail (công văn, kế hoạch chi tiết, tài liệu
liên quan,…) để lãnh đạo đọc và ra ý kiến chỉ đạo.
- Cán bộ phụ trách lên lịch công tác tuần thông báo cho lãnh đạo
những sự kiện quan trọng trong tuần (các cuộc họp, hội nghị,…) để lãnh đạo

chú ý sắp xếp thời gian.

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

19

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

- Trong thời gian Phòng hoàn thiện Đề án “Khôi phục văn bằng chứng
chỉ các hệ giai đoạn 1973-2013”, có một số vấn đề phát sinh liên quan đến
hệ thống cơ sở dữ liệu, cán bộ phụ trách thông báo cho Trưởng phòng để lên
Kế hoạch chỉnh lý, hoàn thiện sao cho phù hợp.
- Hệ thống trang thiết bị làm việc của Phòng hiện đang xuống cấp
(máy tính dùng dòng Main đã lỗi thời, bộ nhớ RAM không đủ, ổ cứng lưu
trữ dung lượng thấp,…) gây khó khăn trong công việc, cán bộ tổng hợp
thông tin, trình Trưởng phòng thông qua văn bản tường trình, lãnh đạo sẽ ra
ý kiến chỉ đạo soạn thảo văn bản xin cấp hệ thống máy tính mới.
7. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng
Trên thế giới hiện nay, đặc biệt là ở các nước phát triển, việc xây
dựng mô hình văn phòng hiện đại là rất phổ biến. Tuy nhiên, ở nước ta do
điều kiện kinh tế chưa cho phép nên việc phát triển mô hình văn phòng hiện
đại chỉ diễn ra ở các doanh nghiệp lớn có vốn đầu tư nước ngoài, doanh
nghiệp tư nhân. Riêng đối với phòng làm việc của các cơ quan hành chính
Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp để có thể bắt kịp với xu hướng hiện đại, ta

cần có các biện pháp như:
- Tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức theo hướng đa năng,
toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn. Đáp ứng được yêu cầu của nền hành
chính hiện đại trong thời kỳ mới, thực hiện đúng theo chủ trương cải cách
hành chính.
- Xây dựng các quy trình, nghiệp vụ hành chính chuẩn mực, mang
tính khoa học cao, góp phần nâng cao chất lượng giải quyết công việc, tăng
năng suất lao động.
- Tiếp tục nâng cao các kỹ năng nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin. Bảo đảm chất lượng của thông tin, cung cấp kịp thời cho lãnh đạo
giúp đón đầu, tiên liệu, dự báo phát triển, đưa ra những quyết định quản lý
đúng đắn sáng tạo.
- Tăng cường việc ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến, trang bị
các phương tiện, kỹ thuật hiện đại vào phục vụ công tác hành chính văn
phòng, góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả giải quyết công việc.
II. Công tác văn thư của đơn vị
1. Mô hình tổ chức văn thư
Áp dụng mô hình tập trung: Có cán bộ chuyên trách đảm nhiệm, tất cả
các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

20

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục
gửi công văn đi của Phòng đều được thực hiện.
Hàng này, văn bản đến được cán bộ đảm nhiệm đi lấy và đăng ký vào
sổ văn bản đến. Sau đó được bảo quản tại hộp đựng và giá lưu trữ riêng.
Lãnh đạo Phòng sẽ là người đề ra phương hướng giải quyết những văn
bản đó hoặc ủy nhiệm cho người đủ thẩm quyền giải quyết.
Ưu điểm:
- Việc quản lý văn bản đến, đi được thống nhất;
- Các phương tiện, trang thiết bị trong phòng như: Tủ đựng tài liệu,
bàn làm việc có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu quan trọng, máy vi
tính, máy in và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo, quản lý văn
bản (ghim, kẹp, giấy,…) đều được trang bị đầy đủ, bảo đảm duy trì công
việc quản lý văn bản một cách nhanh chóng và khoa học.
Nhược điểm: Cán bộ phụ trách nhiệm vụ quản lý văn bản của phòng
không phải là người được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực văn thư, điều này
cũng gây ảnh hưởng đến công tác văn thư-lưu trữ sau này.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Bước 1: Bước chuẩn bị
- Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản thì
Trưởng phòng sẽ chỉ định cho một cá nhân hoặc phối hợp với nhau soạn
thảo; hoặc phát sinh từ nhu cầu công việc của phòng cần phải có văn bản thì
phòng tiến hành rà soát lại các văn bản pháp quy, các thông tin thực tiễn liên
quan đến các vấn đề cần ban hành văn bản để xác định loại văn bản; đồng
thời xem xét lại các quy định trước đây đã áp dụng (nếu có), tình hình thực
tế tại phòng cần cải tiến hoặc quy định mới để phân tích, chọn lọc thông tin
áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, đúng quy định, khả thi.
- Người trực tiếp được phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ

thông tin, văn bản có liên quan và đưa ra hướng dự thảo trình lãnh đạo
phòng thông qua mới tiến hành xây dựng dự thảo.
Bước 2: Bước xây dựng dự thảo
Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan và
thống nhất hướng xây dựng dự thảo, người được phòng phân công dự thảo
tiến hành dự thảo văn bản theo các thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

21

Lớp: HCVP K16


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp

Báo cáo thực tập tốt

(quy định, quy chế, thông báo, quy trình, . . .) và bố cục, cách hành văn,
hình thức phải phù hợp với nội dung văn bản.
- Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều
chỉnh nội dung, hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý kiến
- Đối với văn bản quản lý: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh
nội dung, hình thức. Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình
lãnh đạo phòng ký chuyển các phòng liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày
bắt đầu góp ý và ngày chuyển trả lời góp ý).
Bước 3: Bước viết thành văn bản
Dựa trên bản thảo theo mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết văn
từng phần từ trình bày thể thức đến nội dung văn bản.

Bước 4: Bước duyệt và ký văn bản
- Khi bản thảo được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại
thành bản sạch để trình duyệt.
- Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy
quyền sẽ duyệt về các vấn đề sau đây: thẩm quyền ban hành văn bản, thể
thức của văn bản, nội dung của văn bản so với mục đích ban hành đã xác
định.
- Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội
dung: Duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị
trí ghi ở phía lề trái, dưới số và ký hiệu của văn bản.
Bước 5: Bước hoàn chỉnh và triển khai văn bản
- Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư của cơ quan,
doanh nghiệp thực hiện, người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành
quy trình.
- Từ bản thảo đã được duyệt, hình thành bản trình ký. Bản trình ký
phải tuyệt đối trung thành với văn bản đã duyệt. Trước khi trình ký, phải
kiểm tra kỹ lưỡng văn bản về thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt (lỗi chính
tả, lỗi ngữ pháp...).

Học sinh: Nguyễn Xuân Tuân

22

Lớp: HCVP K16