Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại TRƯỜNG đại học nội vụ hà nội (Hệ trung cấp)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (387.84 KB, 38 trang )
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I....................................................................................................................................3
Khảo sát về công tác hành chính văn phòng của Trường........................................................3
Đại học Nội vụ Hà Nội.............................................................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội....3
1. Những chặng đường phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội....................................3
2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................................4
3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................6
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa quản trị văn phòng Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.....................................................................................................................8
1. Vị trí và chức năng..............................................................................................................9
2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................................................9
3. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.......................................................................................................11
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng................................................................................11
1.1 Vị trí và chức năng..........................................................................................................11
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.................................................................................................11
1.2.1 Thực hiện công tác hành chính....................................................................................11
1.2.2. Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp......................................................................13
1.2.3. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của
Hiệu trưởng;.................................................................................................................................13
1.2.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.....................................................13
1.3. Các bước trong xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan......13
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị hoặc hội họp
cơ quan.........................................................................................................................................14
1.5. Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng....................................15
1.6. Lấy ví dụ về những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh
đạo cơ quan;.................................................................................................................................17
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan........................................17
2. Khảo sát về công tác văn thư............................................................................................19
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của cơ quan...............................................20
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản.....................................................................................22
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quy định về soạn thảo, ban hành văn bản và quy trình soạn
thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan...........................................................................22
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan.......................................................22
2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan........22
2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.........................22
2.3.3. Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.........................................22
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Trường ĐHNVHN............................................23
3. Khảo sát về tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ.........................................................24
PHẦN II.................................................................................................................................26
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI...............................................................................................26
I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính.................................................................................26
II. Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban
hành trong 5 năm trở lại đây........................................................................................................27
Phần III..................................................................................................................................28
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.........................................................................................28
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điêm trong công tác hành chính văn phòng
của cơ quan thực tập....................................................................................................................28
II. Để xuất những phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm........30
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................32
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với sự phát triển của đất nước công tác hành chính văn phòng trong
các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp cũng ngày một phát triển và có vai trò
quan trọng. Trong điều hành hoạt động của mỗi tổ chức, cơ quan hành chính nhà
nước đó là một bộ phận đắc lực giúp việc cho lãnh đạo cơ quan. Bộ phận hành
chính văn phòng được hình thành để giúp thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý
điều hành các hoạt động của huyện và tham mưu tổng hợp.
Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố quan trọng để giúp cơ quan tổ
chức đổi mới phương thức lãnh đạo. Đặc biệt trong giai đoạn nhà nước đang
thực hiện chủ trương đổi mới và cải cách nền hành chính thực hiện đơn giản hóa
thủ tục hành chính thực hiện cơ chế “một cửa”, “chính phủ điện tử” hay “văn
phòng không giấy” áp dụng công nghệ thông tin trong các văn phòng ngày càng
phát triển, do vậy yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà
nước ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Công tác văn phòng đang
ngày càng phát triển trong các cơ quan và đã khẳng định được vị trí quan trọng
không thể thiếu trong các cơ quan.
Thực tập có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo sinh viên.
Quá trình thực tập giúp sinh viên rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực
tiễn, gắn kết giữa Nhà trường và xã hội. Sinh viên được rèn luyện kỹ năng
nghiệp vụ, củng cố được kiến thức đã học. Đồng thời, nâng cao được kiến thức
chuyên môn đối với ngành Quản trị văn phòng để từ đó giúp sinh viên có thêm ý
thức trách nhiệm và hình thành cho mình một phong cách làm việc của một
người cán bộ chuyên về công tác văn phòng trong tương lai.
Được sự đồng ý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã đi thực tập tại
Khoa Quản trị văn phòng. Là sinh viên thực tập tốt nghiệp cuối khóa và được
trang bị những kiến thức của ngành văn phòng để áp dụng vào thực tế. Chính vì
vậy mà nó đã giúp em nắm vững được chuyên môn, nghiệp vụ cũng như các
lĩnh vực khác trong cơ quan. Khoảng thời gian thực tập tuy không dài nhưng đã
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
1
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
để lại cho em ấn tượng sâu sắc bởi sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô
trong Khoa. Qua quá trình thực tập em đã được làm quen và tiếp cận với công
việc của một cán bộ văn phòng. Đồng thời đây còn là thời gian để em tích lũy
được kiến thức thực tế đầy bổ ích.
Nhằm nâng cao hơn nữa đích đề ra và tổng kết những kết quả đạt được
trong quá trình đi thực tập tại Khoa Quản trị văn phòng, em xin trình bày bài báo
cáo kết quả thực tập tốt nghiệp theo trình tự như sau:
Lời nói đầu.
Phần I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.
Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN
LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Phần phụ lục.
Do vốn kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo của em còn
nhiều thiếu sót. Kính mong thầy cô giáo trong trường đóng góp ý kiến để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN
Phùng Đức Khoa
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
2
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
PHẦN I
Khảo sát về công tác hành chính văn phòng của Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội
Đội ngũ cán bộ, công chức (cán bộ) là một bộ phận quan trọng của nền
hành chính nhà nước. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ là một trong những
nhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ có phẩm chất tốt, chuyên
môn vững vàng đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính nhà nước
trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trải qua 40 năm xây
dựng và trưởng thành, tuy có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau trong các thời
kỳ, song tập thể nhà trường luôn đoàn kết, quán triệt chủ trương, nghị quyết của
Đảng, bám sát nhiệm vụ cơ quan cấp trên giao, hoàn thành tốt nhiệm vụ và
không ngừng đổi mới phát triển. Trường đã tự khẳng định được vị thế của mình
trước yêu cầu của ngành và nhu cầu của xã hội. Đã đào tạo, bồi dưỡng hàng
ngàn cán bộ cung cấp cho ngành nội vụ và cho xã hội. Các thế hệ sinh viên, học
sinh tốt nghiệp ra Trường không ngừng trưởng thành và phát triển.
1. Những chặng đường phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết
định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết
định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành
Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ
đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)
Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục
vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng
thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
3
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,
Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ
Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,
thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng
chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới. Trình độ và năng lực của cán bộ
công chức, viên chức còn thiếu hụt. Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu
tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả
như mong muốn. Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn
nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ. Do vậy, Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội
vụ đã chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có
trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của
Bộ, nhất là những lĩnh vực mà chưa có một trường đại học nào đào tạo. Chủ
trương đó đã được triển khai bằng Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày
04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao
đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó có việc nâng cấp
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo
nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
4
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật.
- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất
lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và
chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của
địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo
quy định của pháp luật.
- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
5
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho
Nhà trường.
- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà
trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ.
- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể như sau:
1. Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
2. Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
6
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Phòng Hành chính - Tổng hợp
- Phòng Kế hoạch - Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng Công tác sinh viên
4. Các khoa:
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hoá - Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
5. Các tổ chức khoa học-công nghệ và dịch vụ:
- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban Quản lý ký túc xá
6. Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
7
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
7. Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8. Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
9. Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
10. Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Phụ lục I)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa quản
trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Những chặng đường phát triển của Khoa Quản trị văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khoa Quản trị văn phòng được hình thành và phát triển trên cơ sở các
khoa:
- Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn 2001 - 2004)
- Khoa Hành chính văn phòng và Thông tin thư viện (giai đoạn 2004 2008)
KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Giai đoạn (2001 - 2004)
- Trưởng khoa: Lê Thị Năm (2001 - 2004)
- Trưởng khoa: Lê Thanh Huyền (2004 - 2006)
- Năm 1998 hệ trung cấp ngành Hành chính văn phòng được mở và đào tạo
khoá 1 (1998-2000).
- Năm 2001 Khoa Hành chính văn phòng được thành lập và được giao
quản lí ngành Hành chính văn phòng;
- Năm 2004 Khoa Hành chính văn phòng đã xây dựng và mở thêm ngành
Thông tin Thư viện (hệ trung cấp).
KHOA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ THÔNG TIN THƯ VIỆN
Giai đoạn (2004 - 2008)
- Trưởng khoa: Lê Thanh Huyền (2006 - 2008)
- Phó trưởng khoa: Nguyễn Mạnh Cường (2007 - 2008)
- Năm 2005 Khoa đã xây dựng và mở các ngành Cao đẳng Quản trị văn
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
8
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
phòng; Cao đẳng Thông tin Thư viện;
- Năm 2007 xây dựng và mở ngành Cao đẳng Quản lí Văn hoá
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
(Từ 10/9/2008 đến nay)
Khoa Quản trị văn phòng được thành lập theo một số Quyết định:
- Quyết định số 260/QĐ-CĐNV ngày 10/9/2008 của Hiệu trưởng Trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội trên cơ sở tách từ Khoa Hành chính văn phòng và
Thông tin Thư viện.
- Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24/4/2014 của Hiệu trưởng Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
Trưởng khoa: NCS. ThS. Nguyễn Mạnh Cường
Phó trưởng khoa: Ths. Nguyễn Thị Kim Chi
1. Vị trí và chức năng
Khoa Quản trị văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có
trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực quản trị văn phòng, thư
ký văn phòng, kế toán, thống kê và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác
quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
phát triển kinh tế - xã hội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì,
tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác
trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;
- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các
trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây
dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;
- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
9
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do
Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến
phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì
thiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào
tạo các bậc, hệ đào tạo;
- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn
nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu trưởng phê
duyệt;
- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp.
Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh
viên thuộc Khoa quản lý.
- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc
khoa. Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý.
- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm
toàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;
- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,
phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng
cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;
- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệu
trưởng;
- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án
hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ,
cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh
doanh và đời sống xã hội;
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng
hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
10
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư
tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;
- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giá
cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Khoa QTVP – Phụ lục II)
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1 Vị trí và chức năng
Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công
tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thông
tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo
chương trình, kế hoạch làm việc.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1 Thực hiện công tác hành chính
- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt các
quyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn
Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy
cơ quan, quy chế văn hoá công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhà
khách, …) theo quy định;
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
11
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế và
hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy định
của Trường và của Nhà nước;
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm thể thức văn
bản do Trường ban hành;
- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòng
truyền thống của Trường.
- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong trường. Hướng dẫn các đơn vị xây
dựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của
Trường;
- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,… Tiếp nhận,
quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;
- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao động
hợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp với
các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,
địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường.
- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc
hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong
Trường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.
- Thực hiện công tác y tế trường học, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an
toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên trong trường;
- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;
- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức,viên chức, người lao động;
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
12
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh của Trường.
1.2.2. Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp
- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;
- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác và
theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;
- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;
- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại trong Trường;
1.2.3. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo
phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;
1.2.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.3. Các bước trong xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ
của cơ quan
Chương trình công tác được hiểu là định hướng và các biện pháp lớn
nhằm thực hiện các công tác đã đề ra. Chương trình công tác thường kỳ của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được ban hành để giúp cho công tác chỉ đạo điều
hành của Trường có kế hoạch, các lĩnh vực được triển khai chủ động, khoa học
và đảm bảo tiến độ mục tiêu đề ra.
Quy trình xây dựng chương trình công tác bao gồm các bước:
- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác về lĩnh vực: các đơn vị xây
dựng chương trình công tác thuộc lĩnh vực theo chức năng, nhiệm vụ gửi phòng
Hành chính Tổng hợp (gồm cả bản cứng văn bản và bản mềm dạng file gửi về
email: ).
- Tiếp nhận chương trình công tác của các đơn vị, xây dựng công tác của
Trường: chuyên viên xây dựng chương trình công tác.
- Trình lãnh đạo Phòng Hành chính Tổng hợp xem xét trình Ban Giám
hiệu.
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
13
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Ban Giám hiệu phê duyệt (Hiệu trưởng phê duyệt chương trình công tác
năm, Phó Hiệu trưởng phê duyệt công tác tháng, tuần)
- Sau khi được phê duyệt chương trình công tác, Phòng Hành chính Tổng
hợp nhân bản phát hành. Chuyên viên đưa file mềm lên Website Trường
Ưu điểm:
- Chương trình công tác xây dựng theo đúng quy trình
- Xác định công việc chính xác
- Kiểm soát được thời gian cũng như cách thức thực hiện công việc
- Theo dõi sát sao tiến độ công việc
- Xây dựng chương trình theo đúng thời gian đề ra
Nhược điểm:
- Vẫn còn sai xót trong quá trình thực hiện
- Khi có công việc đột xuất các đơn vị, cá nhân không báo cho văn phòng
dẫn đến chồng chéo công việc.
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội
nghị hoặc hội họp cơ quan
Hội nghị là một trong những biện pháp quan trọng để triển khai các hoạt
động của cơ quan. Một hội nghị sẽ lấy được tư tưởng của nhiều người, là cơ hội
cho các thành viên tham gia thảo luận về các vấn đề chung. Tổ chức một cuộc
hội nghị phải dựa trên tình hình chung của cơ quan xem có cần thiết hay không
bởi vì tổ chức một hôi nghị sẽ tốn nhiều thời gian và tiền bạc nên cần cân nhắc
rõ ràng để đưa ra kế hoạch tổ chức.
Quy trình tổ chức một buổi hội nghị, hội họp được tiến hành theo các
bước sau:
Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị
- Đơn vị tổ chức xác định mục đích, nội dung, thành phần, thời gian, tầm
quan trọng của hội họp.
- Chuẩn bị các điều kiện liên quan đến cuộc họp
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
14
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Chuẩn bị các điều kiện vật chất như: máy tính, máy chiếu, điều hòa…
- Chuẩn bị kịch bản chương trình
- Chuẩn bị giấy mời, gửi giấy mời
- Lãnh đạo phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản (tham luận, tài
liệu)có liên quan
- Lãnh đạo có trách nhiệm kiểm tra quy trình chuẩn bị, xét duyệt các văn
bản(tham luận, tài liệu) liên quan đến cuộc họp.
Bước 2: Giai đoạn tiến hành
- Bố trí người đón tiếp đại biểu
- Phân phát tài liệu, văn kiện
- Cung cấp kịp thời tình hình Đại biểu dự để phục vụ cho khai mạc (giới
thiệu đại biểu)
- Tiến hành theo kịch bản, chương trình đã đề ra
- Ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết Hội
Nghị
Bước 3: Giai đoạn sau hội nghị
- Thu thập tài liệu và lập hồ sơ hội nghị
- Quyết toán kinh phí của hội nghị
Ở đây nhà quản trị văn phòng có nhiệm vụ chính là Lãnh đạo phân công
cho các đơn vị, có trách nhiệm kiểm tra quy trình chuẩn bị, xét duyệt các văn
bản(tham luận, tài liệu) liên quan đến cuộc họp. Ngoài ra còn chủ trì điều hành
diễn biến trong khi hội nghị diễn ra.
1.5. Nội dung quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng
Tổ chức đi công tác cho lãnh đạo trong cơ quan là điều tất yếu trong hoạt
động văn phòng. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với 2 cơ sở ở Miền
Trung và Thành phố Hồ Chí Minh thì các chuyến đi công tác giảng dạy sẽ
thường xuyên xảy ra. Để tổ chức một chuyến công tác thành công, người cán bộ
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
15
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
văn phòng phải nắm bắt được tình hình làm việc của lãnh đạo cơ quan để lên
chương trình công tác sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Công việc hoạch định quá trình công tác là rất quan trọng, nó góp phần
không nhỏ tới kết quả của chuyến đi. Văn phòng cần chuẩn bị những công việc
chính sau đây để chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Bước 1: Chuẩn bị cho chuyến đi công tác
- Lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi (phải xác định rõ ràng thời gian, mục
đich, nội dung công việc, địa điểm)
- Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục, tài liệu cho lãnh đạo đi công tác
- Chuẩn bị trước nơi nghỉ ngơi, ăn uống cho lãnh đạo
- Chuẩn bị lịch làm việc cho lãnh đạo
- Liên hệ trước đến nơi lãnh đạo công tác để sắp xếp công việc
- Xin ý kiến chỉ đạo trong thời gian lãnh đạo đi công tác(giao, ủy
quyền…)
Bước 2: Trong quá trình công tác
Nếu đi cùng lãnh đạo: Hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình giải quyết công
việc. Ngoài ra, cần phải thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết về chi phí để quyết
toán. Cập nhật tình hình cơ quan báo cho lãnh đạo nếu có vấn đề đột xuất.
Nếu không đi cùng lãnh đạo: Hỗ trợ lãnh đạo giải quyết các công việc
thường nhật trong công ty. Thông báo các thông tin, tình hình của cơ quan đến
lãnh đạo. Liên hệ hỏi thăm sức khỏe, công việc của lãnh đạo(nhắc nhở lãnh đạo
về công tác trong chuyến đi).
Bước 3: Sau quá trình đi công tác
Báo cáo với lãnh đạo công việc đã giải quyết và chưa được giải quyết.
Thông báo lịch làm việc cua lãnh đạo. Thanh toán kinh phí hóa đơn trong
chuyến đi công tác. Biên soạn, tổng hợp tài liệu chuyến đi công tác
(Sơ đồ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo – Phụ lục III)
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
16
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
1.6. Lấy ví dụ về những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo cơ quan;
Ví dụ:
Trong tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm chức năng của văn phòng
được thể hiện rõ ràng nhất.
Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám
hiệu về chương trường và nội dung của hội nghị, xây dựng kế hoạch tổ chức cụ
thể cho từng cá nhân, đơn vị để chuẩn bị hội nghị: chuẩn bị địa điểm tổ chức, cơ
sở vật chất, lập danh sách đại biểu, viết giấy mời, gửi giấy mời, viết kịch bản
chương trình, chuẩn bị bài tham luận, chuẩn bị tài liệu… Trong hội nghị: làm
theo kế hoạch đã đề ra. Sau hội nghị thì thu dọn hội trường, quyết toán, lập hồ
sơ hội nghị, nộp lưu hồ sơ…
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan
Hiện đại hóa văn phòng là một công việc hết sức quan trọng của bất cứ
văn phòng nào vì khi xã hội ngày càng phát triển, công nghệ thông tin bùng nổ,
kéo theo những lợi ích của nó. Do vậy muốn áp dụng được những thành tựu đó
vào công việc đòi hỏi bất cứ văn phòng nào cũng phải tiến hành đổi mới hiện đại
hóa.
Để xây dựng một văn phòng hiện đại cho cơ quan không chỉ có hiện đại
hóa trong các thiết bị máy móc mà cần phải đổi mới trong cả các hoạt động làm
việc của nhân viên cũng như lãnh đạo.
Hiện đại hóa trang thiết bị cho văn phòng
- Máy vi tính và văn phòng “không giấy”: Hiện này nhờ có máy vi tính và
qua việc nối mạng vi tính để xử lý thông tin nội bộ và bên ngoài nên người ta
không cần phải sao chép, nhân, in công văn và phân phát cho các bộ phận mà sẽ
được xử lý và truyền trên mạng.
Để lưu trữ văn bản, ngoài việc lưu trữ theo các truyền thống như các cặp
hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta đã tạo ra các đĩa mềm để sao
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
17
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
chép các dữ liệu cần thiết. Đặc biệt với việc xuất hiện các đĩa cứng, công nghệ
sử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho
các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được một lượng thông tin tăng hàng triệu lần.
- Mạng vi tính với hệ thống thông tin: Để nhanh chóng xử lý các thông tin
đầu vào, đầu ra người ta thường nối các máy ti tính thành mạng. Có ba loại
mạng phổ biến:
+ Mạng đơn giản: Gồm các máy tính của những người cùng làm việc với
nhau trong cùng một đơn vị.
+ Mạng nội bộ: Gồm một máy chủ và các máy khách. Máy chủ tiếp nhận,
xử lý và ung cấp thông tin theo yêu cầu của các máy khách. Loại mạng này được
sử dụng trong đơn vị có nhiều cấp quản lý cần có sự phân cấp quản lý thông tin.
+ Mạng mở rộng: Nếu cơ quan đơn vị muốn sử lý thông tin đầu ra với
một số cơ quan, đơn vị khác ở bên ngoài thì văn phòng phải đăng ký nối mạng
nội bộ với mạng rộng ở bên ngoài. Mỗi mạng rộng tương ứng có các ngôn ngữ,
ký hiệu thích hợp.
- Hệ thống thông tin toàn cầu với chương trình World Wide Web ( Gọi là
công nghệ Web) nhằm khai thác toàn cầu mạng internet. Thông tin trên mạng
Web dựa trên mô hình khách - chủ. Web chủ là một chương trình được cài đặt
trên một máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho các máy khách khi các máy
tính gửi yêu cầu tới máy chủ. Web khách là một chương trình máy tính cho phép
người dùng có thể yêu cầu cung cấp thông tin từ phía máy chủ. Ngày nay công
nghệ Web đang được phát triển rộng rãi trên phạm vi toàn cầu.
- Thư điện tử (Email): Email là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây
điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang một máy vi tính khác. Trong
phạm vi một cơ quan hoặc có thể qua mạng rộng hoặc khắp thế giới qua vệ tinh.
Ngày nay thư điện tử có thể gửi kèm theo hình ảnh, âm thanh, người ta có thể
nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu thái độ của người nói.
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
18
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
- Văn thư điện tử: Là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn
bản, dữ kiện, hình ảnh tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn
bản, máy vi tính hoặc cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa. Các thiết bị nói trên
có thể dùng đường dây điện thoại, qua các vệ tinh, qua hệ thống vi ba hoặc cáp
quang.
Hiện đại hóa về phong cách làm việc trong văn phòng
Công việc văn phòng làm việc cần phải có một hệ thống thống nhất quy
định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan. Chức năng
nhiệm vụ sẽ được xây dựng chuyên môn từng cá nhân, bộ phận theo từng phần
công việc. Giúp cho khâu giải quyết công việc trở nên rõ ràng và thuận tiện
nhất.
Mẫu hóa tất cả các loại văn bản
Xây dựng hệ thống quy trình xử lý công việc
Tuy nhiên, khi xây dựng văn phòng trên tính năng bảo mật cần phải quản
lý khá phức tạp, có thể gây khó khăn cho một số giai đoạn công việc. Chi phí
cho máy móc khá cao. Hệ thống bảo mật có thể bị hack hoặc lỗi gây rò rỉ thông
tin và mất dữ liệu.
2. Khảo sát về công tác văn thư
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đang là trường đứng đầu cả nước về giảng
dạy công tác văn thư lưu trữ với những nền tảng lâu đời và các công trình
nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ. Hoạt động văn thư lưu trữ luôn được
chuẩn hóa về mọi hoạt động.
Công tác văn thư bao gồm những công tác về soạn thảo văn bản, ban hành
văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho việc chỉ đạo quản lý, điều hành văn bản của cơ quan. Đối tượng của công
tác văn thư là văn bản, công tác Văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
19
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
bản giấy tờ. Công tác Văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính
nhà nước nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng.
Công tác văn thư luôn giữ một vai trò quan trọng, là một trong những
phương tiện cần thiết trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung. Đối với
Trường Đại hoc Nội vụ Hà Nội, công tác văn thư là một nội dung chủ yếu,
chiếm một phần lớn hoạt động của Trường. Vì vây, Trường đã và đang rất quan
tâm, chú trọng tới công tác văn thư và tạo ra được một mô hình tổ chức văn thư
hợp lý.
Công tác văn thư của Trường được thực hiện theo Nghị định
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2004 về công tác văn thư và theo
Quyết đinh số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của cơ quan
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cũng như hình thức làm
việc của cơ quan nên công tác văn thư của Trường cũng được tổ chức theo hình
thức tập trung (tất cả các công văn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản đều
phải qua bộ phận văn thư)
Mọi công văn giấy tờ đi, đến đều tập trung tại phòng để lấy dấu, đăng ký
sổ và chuyển giao. Hình thức văn thư tập chung này giúp công tác văn phòng
của trường được giải quyết nhành chóng và kịp thời đáp ứng nhu cầu công việc
đặt ra.
Về công tác soạn thảo văn bản
Văn bản là phương tiện để ghi chép, truyền đạt các thông tin bằng tín hiệu
ngôn ngữ giữa các cơ quan, bộ phận, cá nhân để thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình. Thông tin trao đổi là cực kỳ quan trọng đối với công việc
hành chính trong cơ quan nó là công cụ giúp người lãnh đạo điều hành ra chỉ thị
cho cấp dưới, giúp cho việc xử lý công việc được thuận lợi. Giữa các cá nhân,
đơn vị với nhau để giải quyết công việc được công việc được giao.
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
20
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
Về công tác quản lý văn bản
Việc quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện bằng sổ văn bản đi đến
và bản lưu khi được chuyển giao đến nơi giải quyết.
Về công tác lập hồ sơ
Giữa công tác lưu trữ và văn thư có sự gắn kết chặt chẽ bởi mắt xích này.
Việc lập hồ sơ và bảo quản, giữ gìn thông tin phục vụ cho việc thực hiện nghiệp
vụ văn thư được hoàn chỉnh. Bất kỳ một cơ quan nào, trong quá trình hoạt động
có rất nhiều văn bản được làm ra để giải quyết công việc. Để sau này tiện tra
cứu việc lập hồ sơ các văn bản trên là rất quan trọng. Hồ sơ là tập hợp tất cả các
văn bản có mối liên hệ với nhau về cùng một vấn đề. Bất cứ khi làm một công
việc cần phải lập hồ sơ công việc đó và khi công việc kết thúc ta sẽ có một hồ sơ
hoàn chỉnh.
Về công tác quản ý và sử dụng con dấu
Con dấu là thể hiện tính pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản trong
việc giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. Xuất phát từ vai trò đó việc
bảo quản và sử dụng con dấu phải được quản lý chặt chẽ.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Trường ĐHNVHN được thực hiện
đúng theo quy định của Nghị định số 62/NĐ-CP ngày 22 tháng 9 năm 2003 của
Chính phủ, Thông tư số 32/TT-LT của Bộ Nội vụ và Ban tổ chức Cán bộ Chính
phủ ngày 30 tháng 12 năm 1993 và Nghị định số 58/NĐ-CP về quản lý và sử
dụng con dấu. Con dấu chỉ được đóng khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
Dấu được đóng chùn lên 1/3 chứ ký về phía trái chữ ký. Không đóng dấu lên
giấy trắng, dấu khống chỉ.
Con dấu của Trường ĐHNVHN được giao cho cán bộ văn thư của phòng
Văn thư bảo quản và chịu trách nhiệm đóng dấu. Trước khi đóng dấu, cán bộ
phải kiểm tra sự hợp pháp của các thủ tục trước đó, xác định chữ ký để đóng dấu
tròn của cơ quan và dấu chức danh. Dấu tròn được cất cẩn thận trong tủ và có
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
21
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
mã số và chìa khóa do cán bộ văn thư quản lý. Dấu chức danh và một số loại
dấu khác được bảo quản trên kệ dấu nằm phục vụ thuận tiện cho việc đóng dấu.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quy định về soạn thảo, ban hành văn bản
và quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan
Được quy định trong “Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội(Ban hành theo quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày
06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)”
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan
2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
của cơ quan
Trình tự giải quyết văn bản đi
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng năm
của văn bản
- Đăng ký văn bản đi
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật khẩn
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
- Lưu văn bản đi
2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Trình tự quản lý văn bản đến:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.3.3. Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan
- Mở hồ sơ
Căn cứ và Danh mục hồ sơ của trường va thực tế công việc được giao,
công chức, viên chức, người lao động phải chuậ bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
22
Lớp: HCVPK16
BÁO CÁO THỰC TẬP
Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường
lên bìa hồ sơ. Công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết
công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ
sơ.
- Thu thập văn bản vào hồ sơ
Viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ
các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy
theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp
(chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc)
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Viên chức. người
lao động có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn
bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách
báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải biên mục hồ sơ đầy
đủ.
- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của trường, của
đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết;
Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp
lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn
đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;
Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Trường ĐHNVHN
Con dấu là thể hiện tính pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản trong
việc giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. Xuất phát từ vai trò đó việc
bảo quản và sử dụng con dấu phải được quản lý chặt chẽ.
Sinh viên: Phùng Đức Khoa
23
Lớp: HCVPK16
