Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã KHUẤT xá (Hệ trung cấp)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................1
B. NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG
CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ – HUYỆN LỘC BÌNH – TỈNH LẠNG SƠN........4
1. Đặc điểm tình hình chung của huyện Lộc Bình....................................................................4
2.Đặc điểm tình hình chung của xã Khuất Xã...........................................................................4

Phần I..........................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.....................................6
CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ...................................................................................6
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Khuất Xá......................6
1. Chức năng của Ủy ban nhân dân...........................................................................................6
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Khuất Xá.....................................................6
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế........................................................................................................6
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp,
UBND xã thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau đây:..............................................................7
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn sau:.......................................................................................................................................8
2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao UBND xã thực hiện
các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:..........................................................................................8
2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa
phương, UBND xã thực hiện quyền và nghĩa vụ sau:................................................................9
2.6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo:..................................................................9
2.7. Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:......9
3. Cơ cấu tổ chức của xã Khuất Xá.........................................................................................10
3.1. Tóm tắt tổ chức bộ máy chính quyền xã Khuất Xá..........................................................10
3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Khuất Xá...............................................................12
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND
xã Khuất Xá..............................................................................................................................12

1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND xã Khuất Xá:...............................................13
1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng HĐND-UBND xã:.................................................13
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Khuất Xá:......................15
1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Khuất
Xá:............................................................................................................................................16
1.3.1 Chương trình công tác năm của Xã Khuất Xá................................................................16
1.3.2. Chương trình công tác quý:...........................................................................................18
1.3.3. Chương trình công tác tháng:........................................................................................19
1.3.4. Chương trình công tác tuần của lãnh đạo UBND:.........................................................20

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp
vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
1.4. Những nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp)
của cơ quan như sau:................................................................................................................21
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho cho thủ trưởng
của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng:...................................................................................21
1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh đạo cơ
quan..........................................................................................................................................23
1.7. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan.........................................................24
2. Khảo sát về công tác văn thư...............................................................................................25
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Khuất Xá..........................................................26
2.2.1. Các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản.........................27
2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành Văn bản của UBND xã Khuất Xá..............................29
2.2.4.1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản..............................................................................31
2.2.4.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản......................................................................32
2.2.4.3. Quy trình soạn thảo văn bản.......................................................................................36

2.2.4.4. Kỹ thuật soạn thảo văn bản........................................................................................36
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.............................................................................38
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan;
nhận xét ưu, nhược điểm..........................................................................................................38
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến..................40
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan............41
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Khuất Xá........................................42
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các
nội dung:...................................................................................................................................43
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;......................................................................43
3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ....................................................................................................45
3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ...................................................................................................47
3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.......................................................................................47

PHẦN II....................................................................................................................49
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI..........49
VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN................................................................49
1. Một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều....................................................49
2. Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các loại văn bản quản lí được ban hành
nhiều nhất:..............................................................................................................................103

PHẦN III................................................................................................................105
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...................................................................................105
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng
của UBND xã Khuất Xá.........................................................................................................105
II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược diểm............................107

LỜI CẢM ƠN:.......................................................................................................109

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp

vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
PHỤ LỤC...............................................................................................................111

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo Nghiệp
vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
A. LỜI NÓI ĐẦU
Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước do Đảng Cộng
sản Việt Nam lãnh đạo trong hơn 20 năm qua đã đạt được nhiều thành tựu trên tất
cả các mặt của đời sống xã hội. Đại hội X của Đảng (tháng 5-2006) đã khẳng định
“Công cuộc đổi mới ở đất nước ta đạt được nhiều thành tựu to lớn và có ý nghĩa
lịch sử”. Khi bước vào thế kỷ 21, thế kỷ đòi hỏi những xu hướng phát triển tất yếu
của thời đại như: Phát triển mạng thông tin toàn cầu, phát triển các ngành điện tử,
tin học, tiến tới hình thành nền kinh tế tri thức, công nghiệp hóa hiện đại hóa đất
nước…nên mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới
và hiện đại hóa.
Từ tiền đề chính trị, an ninh vững chắc tạo nền tảng cho việc phát triển kinh
tế được mở rộng. Với việc gia nhập WTO (2006) đã khẳng định được nền kinh tế
Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế Quốc tế, toàn cầu hóa thương mại.
Bên cạnh chiến lược phát triển kinh tế là trọng tâm, thì hiện nay ở tất cả các
cơ quan tổ chức Đảng, Nhà nước, các đoàn thể xã hội đang quan tâm đến công tác
Hành chính Văn phòng.
Văn phòng là một tổ chức được lập ra ở các cơ quan Nhà nước, tổ chức

chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ
chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân. Văn phòng có vị trí rất quan trọng trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng quyết định một phần đến sự phát triển
của cơ quan, là bộ máy giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo,
quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, là nơi có nguồn
thông tin quan trọng, tin cậy phục vụ sự quản lý, điều hành của thủ trưởng và là tai
mắt của Thủ trưởng. Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan hoạt động.
Văn phòng góp phần tạo nên bộ mặt của cơ quan thể hiện tính chất trang
nghiêm của công sở, là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với cơ quan, với tổ chức
và mọi công dân khi đến cơ quan.
1

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
Cùng với vị trí và tầm quan trọng của Văn phòng và thực tế nhu cầu công
việc của các cơ quan, tổ chức. Chuyên ngành Hành chính Văn phòng đã được
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Trước đây là trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)
đưa vào làm ngành học đào tạo chính. Ngành Hành chính Văn phòng là một
chuyên ngành đào tạo tổng hợp từ nghiệp vụ Quản trị Văn phòng-Hành chính Văn
phòng, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, đến sử dụng trang thiết bị trong văn phòng.
Sau khi ra trường học sinh có thể làm việc tại các cơ quan, xí nghiệp có văn phòng.
Theo kế hoạch đào tạo của Nhà trường, tổ chức cho sinh viên chuyên ngành
Hành chính Văn phòng khóa học 2013-2015 đi thực tập thực tế tại các cơ quan, xí
nghiệp, các tổ chức, đơn vị Hành chính sự nghiệp… Thời gian thực tập thực tế tại
cơ quan nhằm củng cố kiến thức đã học ở trường để áp dụng vào thực tế tại cơ
quan nhằm củng cố kiến thức đã học ở trường để áp dụng vào thực tiễn công

việc.Nhờ sự quan tâm giảng dạy của các thầy cô giáo trong trường đã hướng dẫn
truyền đạt kiến thức cho học sinh nắm được kiến thức về nghiệp vụ Hành chính
văn phòng. Nhằm vận dụng được những kiến thức đã học vào thực tiễn, thực hành
tại các cơ quan. Nhà trường đã tổ chức kỳ thực tập cho chúng em trong vòng hơn
một tháng bắt đầu từ ngày 20 tháng 4 năm 2015 đến ngày 05 tháng 6 năm 2015.
Được sự giới thiệu của Nhà trường em đã về cơ sở thực tập tại UBND xã
Khuất Xá. Địa điểm thực tập tại UBND xã Khuất Xá – huyện Lộc Bình – tỉnh
Lạng Sơn. Khi nhận được công văn giới thiệu của Nhà trường chủ tịch UBND đã
đồng ý tạo điều kiện giúp đỡ em thực tập tại cơ quan. Trong thời gian thực tập tại
cơ quan chúng em đã vận dụng được kiến thức đã học vào thực tế nơi cơ quan thực
tập và đúng với chuyên ngành đã học.
Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan,
sự quan tâm hướng dẫn của cán bộ văn phòng thống kê Lành Thị Niên, đã giúp em
cố gắng và nâng cao năng lực công tác, vận dụng kiến thức đã học trên ghế nhà
trường vào thực tế công việc của người cán bộ Hành chính Văn phòng.
2

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
Toàn bộ bài báo cáo trên là những kiến thức em đã được học ở nhà trường
và đưa vào áp dụng thực tế khi tiến hành thực tập tại UBND xã Khuất Xá, trong kỳ
thực tập này em đã được sự giúp đỡ chỉ đạo tận tình của cán bộ văn phòng thống
kê Lành Thị Niên, được sự quan tâm sâu sắc của khối Ủy ban và được đảm nhiệm
thực hành đúng chuyên ngành của mình. Từ đó đã giúp em áp dụng được những
kiến thức em đã học sau 2 năm học tại trường đến cơ quan thực tiếp làm những
công việc cụ thể, rèn luyện cho em những kiến kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ công

tác văn phòng, tầm quan trọng của văn phòng, công tác văn thư lưu trữ.
Bản báo cáo là kết quả của em thực tập tại UBND xã Khuất Xá. Bản báo cáo
có 2 phần:
A. Lời nói đầu
B. Nội dung
- Phần I: Khảo sát công tác Hành chính Văn phòng của UBND xã Khuất Xá.
- Phần II: Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn bản và phân loại văn bản quản
lí của cơ quan.
- Phần III: Kết luận và đề suất.
Do thời gian thực tập có hạn và trình độ còn hạn chế nên báo cáo thực tập
của em không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của
Quý cơ quan, thầy cô trong trường để báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Khuất Xá, ngày 03 tháng 6 năm 2015
NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO
Nông Thúy Thơm

3

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
B. NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG
CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ – HUYỆN LỘC BÌNH – TỈNH LẠNG SƠN
1. Đặc điểm tình hình chung của huyện Lộc Bình.
Huyện Lộc Bình là một huyện miền núi biên giới nằm ở phía Đông Bắc của
tỉnh Lạng Sơn, cách trung tâm thành phố 23km 2 và có danh giới giáp với các

huyện:
- Phía Đông Bắc giáp với huyện Cao Lộc.
- Phía Đông giáp với nước bạn Trung Quốc.
- Phía Tây giáp với huyện Chi Lăng.
- Phía Nam giáp với huyện Đình Lập.
Huyện Lộc Bình gồm có 27 xã và hai thị trấn đó là thị trấn Lộc Bình và thị
trấn Na Dương, tổng diện tích của huyện là: 998,34 ha. Dân số của huyện là 75.679
người. Dân tộc sinh sống trên địa bàn huyện chủ yếu là Tày, Nùng, Dao, Sán Chỉ,
Kinh.
2.Đặc điểm tình hình chung của xã Khuất Xã.
Khuất Xá là xã vùng cao, nằm ở phía Đông Bắc của huyện Lộc Bình. Trung
tâm xã đặt tại thôn Bản Chu cách trung tâm huyện 10km. Tổng diện tích tự nhiên
toàn xã là 2.682,20 ha. Tổng số hộ dân toàn xã là 1.030 hộ với 5.090 nhân khẩu
(theo số liệu năm 2011) dân cư sống rải rác trên 14 thôn bản, dân tộc sinh sống trên
địa bàn xã chủ yếu là dân tộc Tày chiếm 52% là dân tộc Nùng chiếm 45%. Còn lại
là dân tộc Kinh chiếm 3%.
Khuất Xá có hệ thống suối từ Mẫu Sơn chảy về và suối từ Tĩnh Bắc chảy
xuống, sông Kỳ Cùng và sông Bản Thín và hệ thống kênh mương nội đồng, ao hồ,
đập nằm rải xung quanh xã tạo điều kiện khá thuận lợi cho sản xuất của nhân dân.
Xã Khuất Xá có vị trí giáp ranh như sau:
- Phía Bắc giáp với xã Yên Khoái, xã Tú Mịch.
- Phía Nam giáp với xã Sàn Viên, xã Tú Đoạn.
4

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16

- Phía Tây giáp với xã Tĩnh Bắc.
Sự hình thành và phát triển: Trụ sở UBND xã Khuất Xá được xây dựng năm
1986 trên một nền tảng cơ sở yếu kém. Trải qua 26 năm xây dựng đến nay xã
Khuất Xá về cơ bản đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công việc khá đầy đủ.
Khuất Xá là một xã vùng 2 của huyện Lộc Bình, tình hình kinh tế của người
dân còn gặp nhiều khó khăn, đời sống của nhân dân chủ yếu sống bằng nghề nônglâm nghiệp. Sản phẩm làm ra chủ yếu sử dụng mang tính chất tự cung tự cấp. Hệ
thống giao thông của xã trước đây còn gặp nhiều khó khăn nhưng trong 5 năm trở
lại đây được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước, xã đã nhận được sự đầu tư theo
chương trình dự án 135 của Chính Phủ xây dựng các công trình quan trọng như
cầu, trường học, nhà ở cho giáo viên cũng như chương trình làm đường bê tông
hóa nông thôn. Đặc biệt đã có một số thôn trước đây khó khăn nay đã có đường
giao thông, xe máy, xe công nông có thể đi lại được đến trung tâm thôn bản, nhờ
vậy đời sống người dân được cải thiện hơn nhiều so với trước đây. Tình hình kinh
tế chính trị-xã hội văn hóa quốc phòng an ninh được giữ vững ổn định mang lại
niềm tin cho nhân dân.

5

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA UBND XÃ KHUẤT XÁ
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Khuất Xá.
Chính quyền cấp xã là cơ quan hành chính ở địa phương. Quản lý địa

phương theo Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
1. Chức năng của Ủy ban nhân dân
Ủy ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế-xã hội và thực
hiện các chính sách khác trên địa phương.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước
từ Trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Khuất Xá
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế
Ủy ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn; dự toán thu; chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán ngân
sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa
phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp
6

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và
báo cáo về ngân sách Nhà nước theo quy định của Pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và
tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau đây:
- Tổ chức hướng dẫn thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và
hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất
theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và
vật nuôi;
- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ
đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn
chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại
địa phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc triển khai các ngành nghề truyền thống ở địa
phương và tổ chức áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành
7

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
nghề mới.
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực hiện các
nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng và cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về
xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc kiểm tra, bảo vệ, xử lý các hành vi vi phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao
UBND xã thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp
bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi.;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương, phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường
tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử- văn
hóa, danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
8

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; Vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật trẻ em mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở
địa phương.
2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, UBND xã thực hiện quyền và nghĩa vụ sau:
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; Đăng
lý, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh;
- Quản lý hộ khẩu tổ chức đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
2.6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo:
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND xã
có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính
sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương.

2.7. Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau:
- Tổ chức tuyên truyền pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật các vi
phạm nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân
theo thẩm quyền;
9

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
- Tổ chức thực hiện và phối hợp với các cơ quan chức năng nhiệm trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý
vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức của xã Khuất Xá
3.1. Tóm tắt tổ chức bộ máy chính quyền xã Khuất Xá
3.1.1. Đảng Ủy xã: Là hạt nhân chính trị trực tiếp thực hiện vai trò lãnh
đạo đối với các nhiệm vụ và mọi hoạt động của cơ sở, đảm bảo mọi quan điểm
đuờng lối của Đảng, chính sách Pháp luật của Nhà nước được thực hiện một
cách đúng đắn và sáng tạo tại địa phương, nhằm thực hiện mục tiêu xây dựng
phường có kinh tế phát triển, đời sống xã hội – văn hóa phong phú lành mạnh
theo định hướng XHCN.
- Đảng Ủy xã bao gồm: Bí thư, Phó Bí thư và thường trực Đảng Ủy cấp xã.
Các khối Đoàn thể gồm:
+ Ban Mặt trận Tổ Quốc xã.
+ Hội Cựu Chiến binh.
+ Hội phụ nữ.

+ Hội nông dân.
+ Đoàn thanh niên.
+ Hội người cao tuổi.
+ Hội đông y.
+ Hội chữ thập đỏ.
- Nhiệm vụ của cấp Đảng Ủy xã:
+ Lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc
phòng.
+ Lãnh đạo công tác tổ chức cán bộ.
+ Lãnh đạo công tác tư tưởng.
+ Lãnh đạo các đoàn thể nhân dân.
10

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
+ Xây dựng tổ chức Đảng trong sạch vững mạnh.
3.1.2. Hội đồng nhân dân: Là cơ quan đại biểu cho nhân dân, do nhân
dân bầu ra theo nguyên tắc bỏ phiếu kín.
- Hội đồng nhân dân bao gồm: Chủ tịch HĐND, Phó Chủ tịch HĐND và các
đại biểu trong hội đồng của 14 thôn bản trong xã.
- Chức năng của HĐND xã:
+ Quyết định những vấn đề quan trọng của địa phương về kinh tế, chính trị,
văn hóa triển khai các văn bản pháp luật, chỉ thị các nội dung quan trọng của cấp
trên, giám sát việc thi hành pháp luật các văn bản của các cơ quan quản lí Nhà
nước cùng cấp và ở địa phương.
+ Trong lĩnh vực thi hành pháp luật đảm bảo các chính sách thi hành pháp

luật như Hiến pháp, bộ luật, luật và các văn bản của Nhà nước cấp trên về tổ chức
kinh tế, tổ chức xã hội.
3.1.3. Ủy Ban Nhân Dân: Là cơ quan hành pháp do HĐND bầu ra, là cơ
quan hành pháp Nhà nước ở địa phương giúp việc cho HĐND. Ủy ban nhân
dân là cơ quan quản lý ở địa phương chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp,
luật và các văn bản luật, chỉ thị của cơ quan Nhà nước, cơ quan cấp trên và
Nghị quyết của HĐND.
- Ủy ban nhân dân bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban như:
Nông lâm, tài chính, văn phòng, văn hóa xã hội. Cán bộ chuyên trách gồm:
+ Cán bộ địa chính: Cán bộ địa chính xây dựng 1 và cán bộ địa chính xây
dựng 2.
+ Cán bộ tư pháp hộ tịch: 1 cán bộ tư pháp, 1 cán bộ hộ tịch.
+ Cán bộ văn phòng – thống kê: 1 cán bộ văn phòng UBND, 1 cán bộ văn
phòng thống kê.
+ Cán bộ văn hóa – xã hội: 1 cán bộ lao động thương binh và xã hội, 1 cán
bộ văn hóa thông tin.
11

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
+ Công an xã: gồm có trưởng công an và phó công an.
+ Ban CHQS xã: gồm có 1 trưởng và 1 phó.
+ Cán bộ kế toán – tài chính: 1 cán bộ.
- Chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân:
+ Trong công tác tư pháp của tỉnh UBND có nhiệm vụ trong lĩnh vực quản
lý Nhà nước chịu trách nhiệm mọi lĩnh vực về kinh tế, chính trị xã hội, văn hóa, an

ninh quốc phòng thực hiện các biện pháp tuyên truyền giáo dục pháp luật, tổ chức
hướng dẫn công tác hòa giải ở địa phương về các tranh chấp nhỏ các vi phạm pháp
luật chưa đến mức phải truy cứu trách nhiệm hình sự.
+ Đối với Chủ tịch UBND là đại biểu của HĐND, các thành viên khác
không nhất thiết phải là đại biểu của HĐND. Chủ tịch UBND do HĐND cùng cấp
bầu ra theo sự giới thiệu của Chủ tịch HĐND và bằng cách bỏ phiếu kín phải được
hơn nửa tổng số đại biểu trong Hội đồng có mặt biểu quyết và tán thành. Chủ tịch
UBND là người lãnh đạo, đứng đầu điều hành hoạt động của UBND và có nhiệm
vụ đôn đốc kiểm tra công tác của UBND, của các cơ quan chuyên môn, cán bộ phụ
trách thuộc cấp mình quản lí, phân công công việc cho các thành viên Ủy ban.
+ Tổ chức việc đăng kí quản lý hộ tịch tại địa phương UBND có nhiệm vụ
đăng ký khai sinh, khai tử và đăng ký kết hôn, đăng ký việc nuôi con nuôi, giám
hộ, nhận cha, mẹ, con, đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn, đăng ký lại việc sinh tử,
kết hôn, nhận nuôi con nuôi, cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, bổ sung hộ
tịch, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không có quốc tịch cư
trú ổn định lâu dài tại Việt Nam mà việc hộ tịch đó đã được đăng ký tại UBND cấp
xã theo quy định của Nghị định 158/CP, thay đổi quản lý hộ tịch cho người dưới
14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi.
3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Khuất Xá
(phụ lục 01)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
12

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
văn phòng của UBND xã Khuất Xá

1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND xã Khuất Xá:
1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng HĐND-UBND xã:
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công
tác lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan. Chức năng của Văn phòng thể hiện ở hai mặt:
+ Tham mưu, tổng hợp.
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
Nội dung công tác văn phòng gồm:
+ Hoạt động Hành chính Văn phòng.
+ Hoạt động Văn thư.
+ Hoạt động Lưu trữ.
Theo Quyết định số 120/QĐ-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2011 của Chủ
tịch UBND xã Khuất Xá quy định chức năng, nhiệm vụ các ban chuyên môn, trong
đó có quy định về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND như sau:
*Chức năng:
Văn phòng HĐND-UBND xã Khuất Xá có chức năng thạm mưu cho lãnh
đạo UBND trong mọi hoạt động có liên quan và đã được quy định:
- Thu thập, phân tích, đánh giá và chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh đạo
để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của UBND; Văn phòng có trách
nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo Văn phòng phải đồng thời đề xuất
biện pháp giải quyết, bên cạnh đó Văn phòng còn có trách nhiệm phối hợp với các
đơn vị, cá nhân có liên quan để cùng triển khai chương trình, kế hoạch đã đề ra.
- Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật
cho bộ máy của UBND hoạt động một cách tốt nhất. Phụ trách công tác tổ chức
cán bộ, công tác Văn thư lưu trữ…
13

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
Để đảm bảo việc thực hiện tốt chức năng của mình, UBND giao Văn phòng
được quản lý, chi tiêu tài chính để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng
phẩm và điều hành việc sử dụng.
*Nhiệm vụ:
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND, Văn phòng UBND có
những nhiệm vụ sau:
- Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động của
HĐND-UBND; Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh
đạo.
- Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần,
tháng, quý, cho lãnh đạo và chương trình công tác năm cho UBND.
- Soạn thảo văn bản, chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri và
các hoạt động khác của HĐND và UBND.
- Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xây
dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ.
- Giúp UBND thống nhất quản lý việc ban hành và soạn thảo văn bản, công
tác văn thư lưu trữ…
- Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, già soát các đề án, dự án, các văn bản
trước khi trình Chủ tịch ký ban hành.
- Là đơn vị chính, trực tiếp sắp xếp, tham gia hoặc kết hợp cùng các đơn vị
chuẩn bị các cuộc họp, Hội nghị, Đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổ chức
ghi biên bản các cuộc làm việc đó. Đồng thời là bộ phận thực hiện công việc sự vụ
hàng ngày.
- Giúp lãnh đạo UBND quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư, Lưu
trữ, Hành chính của cơ quan.
- Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc hàng

ngày cho lãnh đạo bằng văn bản.
14

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạt
động của cơ quan.
Một số công việc cụ thể của lãnh đạo Văn phòng: Với cơ cấu tổ chức của
HĐND&UBND cấp xã thì người đứng đầu văn phòng được gọi là công chức văn
phòng. Với chức năng và nhiệm vụ chung của Văn phòng thì lãnh đạo văn phòng
chịu trách nhiệm chính trước. Chủ tịch UBND vê việc thực hiện chức năng nhiệm
vụ của Văn phòng đảm bảo cho mọi hoạt động của UBND, được Chủ tịch UBND
giao ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản của UBND như: Thông báo, giấy mời,
giấy đi đường.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng- Phụ lục 02)
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Khuất
Xá:
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan. Vì vậy việc bố trí phòng làm việc khoa
học cho văn phòng là một yếu tố rất quan trọng, nhận thức rõ điều này lãnh đạo
UBND xã Khuất Xá đã rất quan tâm trú trọng việc bố trí phòng làm việc khoa học
để cán bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa năng suất lao động.
Bố trí hợp lý, hài hòa giữa nội thất và các trang thiết bị văn phòng như: Bàn, ghế
tiếp khách, bàn ghế làm việc, máy vi tính, máy in, điện thoại bàn, quạt, chậu cảnh,
tủ đựng tài liệu, tủ đựng văn phòng phẩm… Ngoài ra còn bố trí khu vực phía ngoài
dành cho dân đến giao dịch và làm việc với UBND. Qua đó thể hiện một văn
phòng khá khoa học và đầy đủ thiết bị làm việc.

a. Ưu điểm
- Văn phòng UBND xã là nơi trực tiếp giải quyết các công việc thuộc chức
năng nhiệm vụ (Thông tin tổng hợp giúp Chủ tịch điều hành mọi hoạt động của
UBND xã) với cách bố trí văn phòng làm việc như vậy sẽ giúp lãnh đạo văn phòng
dễ dàng quản lý và giải quyết công việc chuyên môn, thuận tiện trong công việc
tiếp dân một cách tốt nhất mang lại hiệu quả cao trong công việc.
15

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
- Màu sắc trang trí trong phòng làm việc có gam màu xanh nhạt tươi sáng,
làm tinh thần sảng khoái, phấn trấn tăng hiệu quả làm việc. Cơ quan có quy định rõ
ràng thời gian làm việc và chế độ làm việc, chế độ nghỉ ngơi cho cán bộ, nhân
viên.
b. Nhược điểm
Không gian cũng như diện tích trật hẹp, không được rộng không phù hợp
cho hoàn cảnh công việc ngày nay với điều kiện công việc và nhu cầu làm việc của
UBND. Với không gian làm việc như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả làm việc,
không gian thuận tiện cho việc giao dịch, giấy tờ văn bản dễ có khả năng nhầm lẫn,
trang thiết bị thiếu thốn và lạc hậu và chưa đáp ứng được nhu cầu sử dụng.
c. Phương án đề xuất
Đề nhằm phát triển trụ sở UBND xã nói chung, văn phòng Ủy ban nói riêng.
Nên Ủy ban có đầu tư vốn để xây dựng, mua sắm các trang thiết bị bảo đảm công
việc được hoạt động tốt.
Ngoài ra yếu tố con người còn rất quan trọng trong văn phòng, luôn tạo mọi
điều kiện cho cán bộ văn phòng được học tập, nâng cao nghiệp vụ quản lý văn

phòng làm việc tốt hơn. Từ đó tạo được sự hài hòa giữa con người làm việc và
không gian làm việc.
(Sơ đồ hóa việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng UBND xã Khuất
Xá-Phụ lục 03)
1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của
UBND Xã Khuất Xá:
Xây dựng chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếu
được của bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả
UBND xã Khuất Xá có kế hoạch công tác cụ thể như sau:
1.3.1 Chương trình công tác năm của Xã Khuất Xá
a) Yêu cầu:
16

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
Những đề án, nhiệm vụ đăng ký trong chương trình công tác năm của
UBND phải thể hiện được sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản, ý
kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị.
Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực hiện
công việc do đơn vị chủ trì đã đưa vào chương trình công tác của UBND.
b) Nội dung cụ thể của Chương trình công tác năm của UBND xã Khuất Xá
gồm:
- Phần 1. Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác năm trước.
- Phần 2. Nêu các định hướng, nhiệm vụ và giải pháp lớn lên tất cả các lĩnh
vực công tác.
- Phần 3. Chi tiết danh mục các đề án cần triển khai (Mỗi đề án cần để xác

định rõ nội dung chính, phạm vi điều chỉnh, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, cơ
quan/đơn vị thẩm định, cấp trình, thời hạn trình từng cấp và dự kiến kế hoạch sơ
bộ để thực hiện đề án).
c) Phân công thực hiện:
Văn phòng UBND chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc UBND
xây dựng chương trình công tác năm của UBND:
Trước ngày 20 tháng 11 hàng năm, trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụ đặt
ra và hướng dẫn của UBND huyện, Văn phòng UBND thông báo đề nghị các đơn
vị thuộc UBND xã kiểm điểm việc chỉ đạo, điều hành năm đó, kiến nghị các định
hướng, nhiệm vụ, giải pháp lớn của UBND xã và đăng ký các đề án, dự án, vào
chương trình công tác năm sau.
Trước ngày 05 tháng 12, các đơn vị thuộc UBND xã gửi Văn phòng báo cáo
kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của đơn vị và danh mục những đề án, dự án cần trình
UBND huyện và trình Chủ tịch trong năm sau.
Trên cơ sở danh mục đề án, dự án đăng ký của các đơn vị thuộc UBND xã,
Văn phòng xã dự thảo chương trình công tác năm của UBND, phối hợp với lãnh
17

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
đạo UBND xem xét, cho ý kiến chỉ đạo trước ngày 15 tháng 12 hàng năm. Trước
ngày 25 tháng 12 hàng năm, Văn phòng UBND xã tổng hợp trình Chủ tịch ký và
chuyển UBND huyện phê duyệt, đăng ký những công việc của UBND đưa vào
chương trình công tác của UBND huyện.
Chậm nhất 05 ngày làm việc sau khi nhận được chương trình công tác năm
của UBND huyện, văn phòng UBND xã phối hợp với các đơn vị có liên quan để

cụ thể hóa thành dự thảo chương trình công tác năm của UBND.
Các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Văn phòng UBND để
tổng hợp báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của các Phó Chủ tịch và tổng hợp trình Chủ
tịch thông qua Chương trình công tác năm của UBND.
Văn phòng UBND trình Chủ tịch ký ban hành và gửi Trưởng các ban ngành,
đơn vị thuộc UBND để phối hợp chỉ đạo, tổ chức thực hiện.
Văn phòng UBND là cơ quan đầu mối xây dựng chương trình công tác của
UBND, có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo UBND trong việc xây dựng, điều
chỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác bảo đảm phù hợp với yêu cầu chỉ
đạo, điều hành của UBND đồng thời Văn phòng UBND xã thường xuyên phối hợp
với các đơn vị có liên quan của Văn phòng UBND huyện và các cơ quan khác có
liên quan để xây dựng chương trình công tác của UBND, của Lãnh đạo UBND bảo
đảm tính khả thi và thống nhất.
1.3.2. Chương trình công tác quý:
a) Yêu cầu:
Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý của UBND
phải xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách,
trình UBND huyện quyết định và thời hạn trình phù hợp với chương trình công tác
năm.
b) Nội dung: Gồm 3 phần chính:
- Phần 1: Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý trước.
18

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
- Phần 2: Nêu các nhiệm vụ và giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công

tác.
- Phần 3: Tình hình thực hiện các đề án theo chương trình công tác năm của
UBND.
c) Phân công thực hiện:
- Chậm nhất là 10 ngày của tháng cuối quý, các đơn vị gửi dự kiến chương
trình công tác quý sau cho Văn phòng UBND, những công việc bổ sung hoặc có sự
điều chỉnh về thời gian để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo UBND. Quá thời hạn trên,
đơn vị nào không gửi coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều chỉnh.
- Chậm nhất là 13 ngày của tháng cuối quý, Văn phòng UBND tổng hợp
chương trình công tác quý sau của UBND, trình Chủ tịch xem xét, quyết định.
Những vấn đề trình có văn bản trình Lãnh đạo UBND ký trước ngày 15 của tháng
cuối quý để đề nghị UBND huyện cho phép điều chỉnh. Chỉ sau khi được chấp
nhận, các đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới.
1.3.3. Chương trình công tác tháng:
a) Yêu cầu:
Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng và
triển khai thực hiện chương trình công tác tháng.
b) Nội dung: Cũng gồm 3 phần chính:
- Phần 1: Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý trước.
- Phần 2: Nêu các nhiệm vụ và giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công
tác.
- Phần 3: Tình hình thực hiện các đề án theo chương trình công tác năm của
UBND.
c) Phân công thực hiện:
Chậm nhất là ngày 20 hàng tháng, các đơn vị gửi dự kiến chương trình công
tác tháng sau cho Văn phòng để tổng hợp.
19

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, Văn phòng UBND tổng hợp chương trình
công tác tháng sau trình Chủ tịch xét duyệt.
1.3.4. Chương trình công tác tuần của lãnh đạo UBND:
Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của Chủ tịch, Văn phòng
UBND phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình công tác tuần,
trình lãnh đạo UBND duyệt và gửi các đơn vị vào Thứ sáu hàng tuần để các đơn vị
chủ động trong xây dựng và thực hiện chương trình công tác của đơn vị mình.
Khi có sự thay đổi về chương trình công tác Thư ký UBND là người kịp thời
thông báo cho Văn phòng UBND cập nhật thông tin và thông báo cho các đơn vị,
cá nhân có liên quan được biết.
*Chương trình công tác của các đơn vị thuộc UBND:
Căn cứ chương trình công tác của UBND và chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và
tổ chức thực hiện. Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến từng cán bộ,
công chức; đồng thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc.
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, tạo
điều kiện để đơn vị hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác. Trường hợp do
những khó khăn chủ quan, khách quan không hoàn thành được công việc theo tiến
độ, kế hoạch đã định, phải kịp thời báo cáo Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực và
thông báo cho Văn phòng biết để điều chỉnh chương trình chung và tìm giải pháp
khắc phục.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ trương
chung của cấp trên; đề nghị của các ban, các đơn vị trong xã, UBND xã đã xây
dựng kế hoạch công tác với trình tự, các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký
công tác với văn phòng để tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn
cơ quan. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh bản dự thảo lần

cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến các thành viên UBND,
20

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, thị trấn biết để thực hiện.
(Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác của cơ quan- Phụ lục số 04)
1.4. Những nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức Hội nghị (hoặc
hội thảo, cuộc họp) của cơ quan như sau:
- Giai đoạn chuẩn bị: Văn phòng cần phải chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất,
giấy mời, kinh phí…
- Giai đoạn Tiến hành: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, diễn biến Hội nghị,
cán bộ làm công tác thư ký ghi biên bản…
- Giai đoạn Tổng kết Hội nghị: Cán bộ Văn phòng giải quyết công tác hậu
cần, quyết toán kinh phí Hội nghị.
Trong thời gian Hội nghị được diễn ra thì Văn phòng còn có trách nhiệm
thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình Hội
nghị diễn ra.
(Sơ đồ hóa quy trình tổ chức Hội nghị- Phụ lục số 05)
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác
cho cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng:
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan. Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng có thể đi
dài ngày, ngắn ngày, tùy vào công việc cụ thể. Đây là hoạt động rất cần thiết đối
với mỗi cơ quan, tập thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của lãnh đạo được cán bộ Văn
phòng tổ chức chuẩn bị rất chu đáo.

Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; Trình thủ trưởng phê duyệt,
liên hệ nơi công tác; Đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân
công; Chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và văn bản, tài liệu có liên quan, báo
cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác; Kết thúc chuyến đi công tác;
Kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan.
Bước 1: Phải lên kế hoạch cụ thể của chuyến đi. Nói cách khác là phải xác
21

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN


Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Nông Thúy Thơm - Lớp
HCVP K16
định rõ mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần, phương
tiện và kinh phí. Công việc này sẽ được lãnh đạo Văn phòng đề xuất ý kiến vào kế
hoạch đi công tác của Lãnh đạo UBND trước khi Lãnh đạo UBND phê duyệt.
Đồng thời trong khi kế hoạch trên được duyệt lãnh đạo Văn phòng còn có trách
nhiệm đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.
Bước 2: Làm công tác chuẩn bị trước chuyến đi. Lúc này khi mà kế hoạch
cụ thể của chuyến đi đã được phê duyệt, nếu được Lãnh đạo UBND giao, Văn
phòng UBND thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác những
nội dung thiết yếu như: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; Nội
dung và lịch làm việc; Thời gian đoàn đi từ UBND; Những đề nghị để cơ quan,
đơn vị chuẩn bị để giúp đỡ đoàn.
Bước 3: Chuẩn bị nội dung công tác. Đây là phần nội dung quan trọng nhất
của chuyến đi. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng UBND lúc này là biết sự
phân công của Lãnh đạo UBND đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện
công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và tiến độ thời gian. Tổ chức việc
đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác.

Bước 4: Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí. Công việc này là phần
công việc rất cần thiết của mỗi một chuyến đi công tác nói chung đặc biệt là những
chuyến đi công tác đường dài. Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiện giao thông là
UBND cũng có nhiều yếu tố chi phối như: nhu cầu cấp bách, khẩn trương của
chuyến đi; Đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí… nên Lãnh đạo Văn phòng UBND
có trách nhiệm lên kế hoạch cụ thể về việc chuẩn bị phương tiện của mỗi chuyến
đi. Và với kinh phí cũng vậy, kinh phí của mỗi chuyến đi phải xuất phát từ chế độ
của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm, đặc biệt cần chú ý đến các
nhu cầu chi về: Phương tiện đi lại; Việc ăn, nghỉ trên đường; Bồi dưỡng cho đại
biểu tham gia Hội nghị theo quy định; Kinh phí dự phòng.
Bước 5: Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan. Trong mỗi chuyến đi
22

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội  Trung Tâm Đào tạo
Nghiệp vụ VP&DN