Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã tân MINH (Hệ trung cấp)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
NỘI DUNG ......................................................................................................3
ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA
UBND XÃ TÂN MINH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN..........3
ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CỦA XÃ TÂN MINH....................3
PHẦN I.............................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ
TÂN MINH..............................................................................................................4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân
Minh .................................................................................................................4
1.Chức năng của Uỷ ban nhân dân................................................................4
2.Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Tân Minh.......................4
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế..............................................................................4
2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu
thủ công nghiệp................................................................................................5
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.........................................5
2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, và thể dục thể thao.................5
2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội................6
A/ CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN..............7
I- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG CỦA ĐẢNG ỦY XÃ TÂN MINH...................7
1.Cơ cấu:...........................................................................................................7
2.Chức năng của Đảng ủy xã:.........................................................................7
3.Nhiệm vụ:......................................................................................................7
4. Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của đồng chí Bí thư, Phó Bí thư và các
thành viên Ban Chấp hành Đảng ủy xã.........................................................8
2- Chức năng, quyền hạn của HĐND xã.....................................................11

3- Nhiệm vụ....................................................................................................11
4- Chức năng..................................................................................................12
III- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND
XÃ...................................................................................................................12
1- Cơ cấu tổ chức...........................................................................................12
2- Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND.............................................................12
3- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND xã....12
4- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch UBND xã.
.........................................................................................................................13
5- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Uỷ viên UBND xã......14
6- Chức năng, nhiệm vụ của các Ban chuyên môn xã Tân Minh..............14
IV- NỘI QUY LÀM VIỆC CÁN BỘ CÔNG CHỨC XÃ TÂN MINH....17
Trần Bích Vân

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND xã Tân Minh.............................................................18
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng......................................................18
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng...................................................18
1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Tân
Minh................................................................................................................20
1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của
UBND Xã Tân minh......................................................................................21
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội

nghị (hoặc hội thảo, hội họp) của UBND xã Tân Minh..............................21
1.5. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng .....22
1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo........................................................................................23
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan............24
2. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ...............................................25
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Tân Minh.............................25
2.2. Quy trình của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.................26
2.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước...26
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản........................................27
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm và các nội dung............................28
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập............29
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quy trình quản lý và giải
quyết văn bản đi của UBND Xã Tân Minh.................................................29
2.3.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.....................30
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành vào giao nộp tài liệu vào lưu
trữ cơ quan:....................................................................................................30
2.4. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU..............................31
1. Về công tác quản lý con dấu.....................................................................31
2. Sử dụng con dấu........................................................................................32
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu,
nhược điểm về các nội dung của cơ quan. ..................................................33
1. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan................................................33
1.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ..........................................33
1.2. Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.........................................................33
1.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................35
1.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................36
2. Đánh giá những ưu điểm, nhược điểm....................................................36
PHẦN II..........................................................................................................37
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI

VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN..............................................................37
1. Một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều.....................37

Trần Bích Vân

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Thống kế từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản
quản lí được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây của UBND xã Tân
Minh:..............................................................................................................56
PHẦN III........................................................................................................57
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...........................................................................57
I- NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC
ĐIỂM TRONG CỒNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND
XÃ TÂN MINH..............................................................................................57
1. Nhận thức, thái độ.....................................................................................58
2. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm....................................................58
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC
PHỤC NHƯỢC ĐIỂM..................................................................................61
1. Về đội ngũ cán bộ, công chức...................................................................61
2. Về quy trình nghiệp vụ..............................................................................62
3. Về trang thiết bị Văn phòng.....................................................................62
LỜI CẢM ƠN................................................................................................63
PHẦN PHỤ LỤC...........................................................................................64

Trần Bích Vân

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
&

Trong công cuộc đổi mới toàn diện của đất nước, trong sự phát triển ngày
càng vững mạnh của nhà nước. Những năm gần đây với yêu cầu của cuộc cải cách
Hành chính Quốc gia và sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ. Việc
trang bị những kiến thức và kỹ năng cơ bản về hành chính cho cán bộ, công chức
cấp xã là rất quan trọng, nhằm nâng cao trình độ và tăng cường đội ngũ cán bộ,
công chức có chuyên môn nghiệp vụ trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Được Đảng và nhà nước tạo điều kiện, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở
nhiều lớp đào tạo chính quy, tại chức dài hạn, ngắn hạn, hệ nghề, hệ liên thông, hệ
vừa học, vừa làm cho cán bộ công chức cấp xã trong phạm vi toàn quốc. Nhà
trường đã tổ chức cho học viên đi thực tập, thực tế vào năm cuối tại các cơ quan
nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác sẽ áp dụng được vào thực
tiễn. Qua đó cho học viên học hỏi, so sánh những gì đã được học và ngoài thực tế
rút ra những kinh nghiệm, tìm ra sự nhạy bén, linh hoạt trong quá trình làm việc.
Thời gian thực tập là vô cùng quan trọng, quyết định tới chất lượng đào tạo, đợt
học và đợt thực tập này giúp cho học viên lấy đây là cơ sở đánh giá, kinh nghiệm
làm việc của bản thân để khi ra trường làm việc thực tế tại cơ quan sẽ làm tốt
chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Bản thân tôi được đào tạo chuyên ngành Hành chính. Sau thời gian học tập
được sự phân công giúp đỡ của thầy, cô giảng viên trong Trường cùng với sự đồng

ý tiếp nhận của UBND xã Tân Minh tôi vào thực tập tại UBND xã từ ngày
20/4/2014 đến ngày 05/6/2015. Tôi đã có kỳ thực tập đúng quy định về thời gian
cũng như việc thực hành các nội dung mà đề cương đã đề ra. Trong thời gian thực
tập tại UBND xã Tân Minh đã giúp tôi hiểu rõ hơn về cách thức giải quyết công
việc và thực hiện các kỹ năng hành chính, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng
quản lý, kỹ năng giải quyết văn bản, kỹ năng quản lý nhân sự, ….
Nhưng kỹ năng Hành chính văn phòng là tôi thích nhất, vì vậy tôi đã xin
UBND xã Tân Minh cho tôi nghiên cứu sâu về kỹ năng Hành chính văn phòng.
Nhằm giúp tôi hiểu rõ hơn về nghiệp vụ trong công tác Văn phòng.
Trần Bích Vân

1

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Qua quá trình thực tập tôi xin trình bày kết quả bài báo cáo tốt nghiệp của
tôi. Đây là kết quả bước đầu mà tôi đạt được sau thời gian thực tập tại UBND xã
Tân Minh.
Tôi xin trân thành cảm ơn thầy, cô giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã trang bị cho tôi những kiến thức và kỹ năng cơ bản về Hành chính. Tôi xin cảm
ơn các đồng chí trong cơ quan và đặc biệt là đồng chí Văn phòng UBND xã Tân
Minh đã chỉ bảo giúp đỡ tôi hoàn thành chương trình thực tập.
Nhưng do thời gian thực tập ngắn, năng lực bản thân còn hạn chế cho nên
bài báo cáo này không tránh khỏi sai sót. Vì vậy rất mong sự quan tâm của thầy, cô
giảng viên, cán bộ chuyên môn và các đồng chí cán bộ trong cơ quan xã Tân Minh

đã giúp tôi hoàn thành bài báo cáo này.
Xin trân thành cảm ơn!
Tân Minh, ngày 28 tháng 5 năm
2015.
Học sinh

Trần Bích Vân

Trần Bích Vân

2

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

NỘI DUNG
ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND
XÃ TÂN MINH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN
ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CỦA XÃ TÂN MINH
Tân Minh là một xã vùng cao, nằm ở phía đông bắc của huyện Tràng Định,
có đường biên giới giáp với Trung Quốc 13 km. Có đường tỉnh lộ chạy qua trung
tâm xã. Toàn xã có 12 thôn bản, bản các thôn nằm giải rác ở các sườn đồi, có 4 dân
tộc anh em sinh sống là: Tày, Nùng, Kinh, Dao, xã cách trung tâm huyện 42 km,
cách trung tâm Thành phố Lạng Sơn 72 km theo đường QL 4A, có vị trí địa lý như
sau:
Ø Phía Bắc giáp Trung Quốc.

Ø Phía Nam giáp xã Đào Viên.
Ø Phía Đông giáp Trung Quốc.
Ø Phía Tây giáp xã Trung Thành, xã Đội Cấn.
Địa hình chủ yếu là đồi núi nằm ở độ cao trung bình là 400 – 500m, giao
thông đi lại còn gặp nhiều khó khăn đặc biệt là thực hiện xây dựng đường bê tông
xi măng GTNT, do địa hình phức tạp nên một số đoạn đường ở các thôn, bản thực
hiện chưa đáp ứng được yêu cầu, một số thôn không có nguồn nguyên liệu tại chỗ
nên còn gặp nhiều khó khăn khi thực hiện và lượng xi măng hàng năm huyện phân
cho xã không đồng đều nên kết quả thực hiện cứng hóa bê tông còn rất hạn chế.

Trần Bích Vân

3

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ
TÂN MINH
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân
Minh
Chính quyền cấp xã là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Quản lý địa
phương theo Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
1. Chức năng của Uỷ ban nhân dân
Uỷ ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan chấp

hành của Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm dảm vảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực
hiện các chính sách khác trên địa phương.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
Trung ương đến cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Tân Minh
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyên phê duyệt; tổ chức
thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu chi ngân sách trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa
phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách của mình, dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong từng trường hợp cần thiết và lập quyết toán địa

Trần Bích Vân

4

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân,
cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.

2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu
thủ công nghiệp
- Tổ chức và thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát
triển và ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng
dẫn nông dân chuyển đổi kinh tế, cây trồng vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch,
kế hoạch chung và phòng ngừa bệnh dịch đối với cây trồng vật nuôi;
- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ
đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, ngân
chặn kịp thời những hành vi vi phạm Pháp luật bảo vệ đê điều và bảo vệ rừng ở địa
phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật…
2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, và thể dục thể thao
- Thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường
học huy động trẻ em đến trường đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện xóa mù chữ cho
những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo
trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý các
trường tiểu học, trường trung học trên địa bàn;

Trần Bích Vân

5

Lớp: HCVP K16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các bệnh dịch;

2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ của địa phương;
- Thực hiện nghĩa vụ công tác quan sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức việc thực hiện xây dựng phong trào
toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa,
phòng chống tội phạm.

Trần Bích Vân

6

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A/ CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN.
I- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG CỦA ĐẢNG ỦY XÃ TÂN MINH.

1. Cơ cấu:
- Ban Chấp hành (BCH) Đảng ủy xã có 15 đồng chí.
- Ban Thường vụ có 05 đồng chí ( trong đó 01 đồng chí Bí thư; 01 đồng chí
Phó Bí thư Thường trực và 01 đồng chí Phó bí thư - Chủ tịch UBND xã và 02 ủy
viên)
2. Chức năng của Đảng ủy xã:
- Lãnh đạo toàn diện trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, VH-XH, QP-AN,
công tác xây dựng Đảng và công tác vận động quần chúng.
3. Nhiệm vụ:
* Nhiệm vụ của Ban Chấp hành.
- Quán triệt các chủ trương đường lối chính sách của Đảng, Nghị quyết, Chỉ
thị cấp trên, đông thời đề ra các biện pháp, kế hoạch tổ chức thực hiện nghiêm túc
các Chỉ thị, Nghị quyết cấp trên và cùng cấp.
- Quyết định các vấn đề về chủ trương, chính sách công tác tổ chức cán bộ
theo quy hoạch của điều lệ Đảng. Quyết định một số nhân sự ứng cử các chức danh
Chủ tịch HĐND và UBND xã.
* Ban thường vụ Đảng ủy xã có trách nhiệm và quyền hạn.
- Tổ chức thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng cấp trên và cấp mình,
quyết định một số chủ trương biện pháp thực hiện các Nghị quyết đó.
- Chuẩn bị nội dung và triệu tập các hội nghị thường kỳ của BCH, báo cáo
tình hình các mặt, xử lý, giải quyết các mặt với Ban Chấp hành.
- Tổ chức chỉ đạo sự phối hợp giữa các tổ chức cơ sở Đảng, Chính quyền,
MTTQ và các đoàn thể nhân dân về các mặt công tác trên địa bàn.
- Xây dựng quy hoạch cán bộ, nhất là cán bộ dự nguồn các chức danh chủ
chốt cửa xã như Bí thư, Phó Bí thư; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND và UBND;
Trần Bích Vân

7

Lớp: HCVP K16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trưởng, phó các tổ chức đoàn thể nhân dân; chỉ đạo việc xây dựng đội ngũ cán bộ
theo chức danh chủ chốt, chức danh chủ chốt của xã, thôn.
4. Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của đồng chí Bí thư, Phó Bí thư và các
thành viên Ban Chấp hành Đảng ủy xã.
a) Bí Thư: Thay mặt BCH Đảng ủy xã giữ vai trò trung tâm đoàn kết trong
Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, nắm vững đường lối chủ trương của Đảng, Nghị
quyết của Đảng bộ và BCH, Ban Thường vụ. Chủ động đề xuất những vấn đề lớn,
quan trọng để đưa ra BCH, Ban Thường vụ thảo luận, quyết định, chỉ đạo thực
hiện các nhiệm vụ trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội, quốc phòng
- an ninh.
Chỉ đạo đồng chí Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy giải quyết công việc
hàng ngày của Đảng bộ, chỉ đạo đồng chí Phó Bí thư phụ trách chính quyền lãnh
đạo triển khai các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và cấp ủy có liên quan đến công
tác quản lý nhà nước ở cấp xã, chỉ đạo các chi bộ trực thuộc, UBMTTQ và các
đoàn thể quần chúng nhân dân.
b) Phó Bí thư thường trực.
Chịu trách nhiệm trước BCH, Ban Thường vụ và đồng chí Bí thư trong công
tác điều hành hàng ngày theo quy định của Ban Thường vụ, thương xuyên báo cáo
tình hình giải quyết công việc với Bí thư và Ban Thường vụ, thay mặt Bí thư giải
quyết các công việc khi bí thư đi vắng.
c) Phó Bí thư - Chủ tịch UBND xã.
Chịu trách nhiệm trước Ban Chấp hành, Ban Thường vụ về công tác chính
quyền quán triệt các Nghị quyết của BCH, Ban Thường vụ; cụ thể và thể chế hoá
kế hoạch chương trình, đề án tổ chức triển khai thực hiện phát huy hiệu lực quản lý

nhà nước.
Cùng với Ban Thường vụ, Ban chấp hành chăm lo tạo điều kiện, kiện toàn
bộ máy chính quyền xã, thôn. Nghiêm cứu đề xuất với Ban Thường vụ, BCH quyết
định về việc bố trí cán bộ thuộc phạm vi phân cấp.

Trần Bích Vân

8

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thường xuyên tham gia hội ý với đồng chí Bí thư, Ban Thường vụ để giải
quyết công việc chung và đề xuất những công việc thuộc chính quyền xét thấy cần
thiết.
Lãnh đạo phân công, công tác của UBND, các thành viên UBND, công tác
của cán bộ chuyên môn thuộc UBND xã. Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ,
quyền hạn của Chủ tịch UBND xã, tham gia các vấn đề thuộc thẩm quyền của tập
thể của UBND.
d) Các Ủy viên Ban Chấp hành.
- Tham gia vào sự lãnh đạo tập thể của BCH, dự đầy đủ các kỳ họp, bàn bạc
và giải quyết các công việc của BCH.
- Chịu trách nhiệm và hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công, có trách
nhiệm đề xuất chủ trương, chính sách chung, cụ thể hoá trong lãnh đạo của Đảng
ủy lĩnh vực địa bàn phân công phụ trách.
- Chịu trách nhiệm công tác ở các bộ phận của chính quyền, đoàn thể. Lãnh

đạo chỉ đạo cụ thể hoá Nghị quyết của Đảng, thực hiện đúng chủ trương đường lối
của Đảng, xây dựng tổ chức cơ sở Đảng trong sạch vững mạnh.
- Được thông tin đầy đủ về tình hình chung của Đảng và các vấn đề cần thiết
khác, có quyền chấp vấn các hoạt động của Ban Thường vụ, các Ủy viên BCH
khác.
- Ngoài ra các quy định trên, trong công tác hàng ngày các đồng chí ủy viên
BCH giải quyết công việc theo chức trách, cương vị được giao. Làm việc theo
nguyên tác tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Hàng năm được
kiểm tra đánh giá, phân loại cấp ủy theo quy định.

Trần Bích Vân

9

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Tân Minh:
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND Xã Tân Minh)

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH
VĂN HÓA – XÃ HỘI

BAN

VĂN
HÓA
THÔNG
TIN

BAN
TƯ
PHÁP
HỘ
TỊCH

Trần Bích Vân

BAN
ĐỊA
CHÍNH
XÂY
DỰNG

PHÓ CHỦ TỊCH
KINH TẾ

VĂN
PHÒNG
HĐND
VÀ
UBND

10

BAN
TÀI
CHÍNH
NGÂN
SÁCH

BAN
CÔNG
AN

BAN
CHỈ
HUY
QUÂN
SỰ
XÃ

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA HĐND XÃ TÂN MINH
1- Cơ cấu:
Đại biểu HĐND xã Tân Minh có 25 đại biểu, trong đó Chủ tịch HĐND xã
do đồng chí Bí thư Đảng ủy kiêm nghiệm; 01 Phó Chủ tịch HĐND thường trực.
2- Chức năng, quyền hạn của HĐND xã.
- Chủ tịch HĐND chịu trách nhiệm triệu tập, chủ trì các kỳ họp HĐND, phối

hợp với UBND trong việc chuẩn bị kỳ họp HĐND, chủ trì tham gia xây dựng Nghị
quyết của HĐND, giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết của
HĐND
- Thường trực HĐND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của
pháp luật, đông thời thực hiện nhiệm vụ triệu tập và chủ tọa các kỳ họp HĐND,
phối hợp với UBND trong việc chuẩn bị các nội dung chương trình kỳ họp. Phối
hợp với UBND, UBMTTQ xã tổ chức các cuộc tiếp xúc giữa đại biểu HĐND với
cử tri.
- Đôn đốc, kiểm tra UBND cùng cấp và các cơ quan nhà nước ở địa phương
thực hiện Nghị quyết của HĐND.
- Giám sát việc thi hành pháp luật ở địa phương.
- Tổ chức tiếp công dân, đôn đốc, kiểm tra tình hình giải quyết khiếu nại tố
cáo, của công dân.
- Lập kế hoạch chỉ đạo các tổ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri trước và sau kỳ
họp.
- Tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri để báo cáo với kỳ họp HĐND, giữ
mối liên hệ và phối hợp công tác với UBMTTQ trong các hoạt động tiếp theo.
3- Nhiệm vụ.
HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương đại diện cho ý chí,
nguyện vọng và quyền hạn là chủ của nhân dân bầu ra chịu trách nhiệm trước nhân
dân và nhà nước cấp trên.

Trần Bích Vân

11

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4- Chức năng.
Quyết định những vấn đề quan trọng của địa phương về câc vấn đề kinh tế,
văn hoá - xã hội. Xây dựng kế hoạch phát triển tiểu thu công nghiệp, du lịch, dịch
vụ - thương mại…..ở địa phương trình cấp trên phê duyệt. Thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác giáo dục, văn hoá, thể thao, y tế, khoa học công
nghệ,…..
III- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND
XÃ.
1- Cơ cấu tổ chức.
UBND xã Tân Minh cơ cấu 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 07 chức danh
chuyên môn.
2- Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND.
Tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách pháp luật của Đảng và
Nhà nước, đôn đốc cán bộ công chức cấp xã, trưởng thôn thực hiện các nhiệm vụ
mà cấp trên đã đề ra.
3- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND xã.
Chủ tịch UBND xã do HĐND bầu ra là người đứng đầu UBND, lãnh đạo
mọi công việc của UBND, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của
mình theo quy định tại điều 127 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003; Đồng
thời cùng UBND xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước Đảng
ủy, HĐND và UBND Huyện.
Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì các phiên họp mà chế độ các hội nghị
khác UBND, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay. Đảm bảo việc
chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy và HĐND cùng cấp.
Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy, HĐND xã và tình hình thực tiến của địa phương, xây dựng chương trình

công tác năm, quỹ, tháng của UBND xã.

Trần Bích Vân

12

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác. Phân công nhiệm vụ
đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND xã và cán bộ công chức khác thuộc
UBND xã, trưởng thôn trong việc thực hiện được giao.
Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn, những vấn đề có ý kiến khác
nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch UBND và Ủy viên UBND.
Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy định
của pháp luật.
Báo cáo tình hình kinh tế xã hội của xã, hoạt động của UBN đối với Đảng
ủy HĐND và UBND Huyện.
Thường xuyên trao đổi công tác đối với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND,
Chủ tịch UBMTTQ và người đứng đầu các ban ngành đoàn thể nhân dân xã, phối
hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác, nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của
MTTQ và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của UBND. Tạo điều kiện để các
ban ngành đoàn thể hoạt động có hiệu quả.
Tổ chức tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
nhân dân theo quy định của pháp luật.

4- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch UBND xã.
- Phó Chủ tịch UBND xã do Hội đồng nhân dân xã bầu ra theo sự giới thiệu
của Chủ tịch UBND xã. Phó Chủ tich UBND xã trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và
địa bàn công tác do Chủ tịch phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế
hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn. Phó Chủ
tịc được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực
được giao.
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, trước Hội đồng nhân dân và UBND về
lĩnh vực mình được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng
Chủ tịch và các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ
hoạt động của UBND trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, UBND huyện. Đối với
những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ
tịch quyết định.
Trần Bích Vân

13

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Khi giải quyết công việc nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của UBND thì chủ động trao đổi,
phối hợp với các thành viên đó để thống nhất cách giải quyết. Nếu vẫn còn ý kiến
khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định.
- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức các thôn và tổ dân phố thực hiện các
chủ trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao.

- Chủ tịch UBND xã ủy quyền cho Phó Chủ tịch để chỉ đạo công việc của
UBND xã khi Chủ tịc đi vắng.
5- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Uỷ viên UBND xã.
- Uỷ viên UBND xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước
Chủ tịch UBND và UBND xã; cùng Chủ tịch và Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập
thể về hoạt động của UBND trước Hội đồng nhân dan xã và UBND huyện; nắm
tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã về lĩnh vực công tác của mình
và các công việc khác có liên quan.
- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thuộc lĩnh vực được phân công trên
địa bàn, chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt công việc đó.
- Phối hợp công tác với các thành viên khác của UBND, các cán bộ, công
chức có liên quan và giữ mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn của
UBND huyện để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và các nhiệm vụ khác do Chủ
tịch UBND giao.
6- Chức năng, nhiệm vụ của các Ban chuyên môn xã Tân Minh.
a, Chức năng, nhiệm vụ của ban chỉ huy quân sự xã.
- Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi
thực hiện chương trình lịch làm việc; tổng hợp, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội,
tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện, tiếp nhận và trả lời kết quả
vào sổ công văn đi, đến và soạn thảo văn bản.
b, Chức năng, nhiệm vụ của địa chính xã.
- Giúp UBND xã hướng dẫn thủ tục, thẩm tra để xác nhận việc tổ chức hộ
gia đình ký nhận đất ban đầu để thực hiện các quyền công dân liên quan tới đất địa
bàn xã.
Trần Bích Vân

14

Lớp: HCVP K16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham mưu cho UBND xã quản lý công tác xây dựng, giám sát các công
trình phúc lợi ở địa phương.
- Tuyên truyền, giải thích, hòa giải tranh chấp đất đai; tiếp đơn thư khiếu
nại, tố cáo của công dân về đất đai; giúp UBND cấp có thẩm quyền giải quyết,
thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện những trường hợp vi phạm về đất đai để
kiến nghị với UBMD xã xử lý.
c, Chức năng, nhiệm vụ của văn hóa - thông tin.
- Giúp UBND xã trong việc tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng,
pháp luật của nhà nước, tình hình kinh tế và chính trị ở địa phương.
- Giúp xã trong việc tổ chức các hoạt động thể dục thể thao, văn hóa văn
nghệ quần chúng; các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích lịch sử văn hóa danh lam thắng cảnh ở địa phương; các điểm vui chơi giải trí và xây dựng
nếp sống văn minh, gia đình văn hóa, ngăn chặn việc truyền bá tư tưởng phản
động, đồi trụy dưới hình thức văn hóa nghrrj thuật vá các tệ nạn xã hôi khác ở địa
phương.
d, Chức năng, nhiệm vụ của Tư pháp - hộ tịch.
- Giúp UBND xã soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo các nhiệm vụ cụ thể được
phân cấp quản lý và đúng thẩm quyền được giao.
- Thực hiện việc chúng thực theo đúng thẩm quyền.
- Giúp UBND xã về công tác th hành án theo nhiệm vụ cụ thể được phân
cấp.
- Giúp UBND xã thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm quyền sử dụng đất,
bất động sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
e, Chức năng, nhiệm vụ của UBMTTQ và các đoàn thể nhân dân.

- Chức năng: phụ trách riêng từng lĩnh vực đời sống được ngành dọ phân
công.

Trần Bích Vân

15

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nhiệm vụ: Tuyên truyền vận động nhân đân, đoàn viên, hội viên thực hiện
tốt các chính sách đường lối của Đảng và nhà nước , những vấn đề của hội cấp
trên.
- Tập hợp ý kiến, đề xuất, kiến nghị của hội viên, đoàn viên với Đảng, chính
quyền cấp trên, quan tâm đến quyền lợi của đoàn viên, hội viên... Thực hiện tốt
nhiệm vụ của ngành dọc đưa và Nghị quyết của Đảng ủy. Hàng tháng, quý, năm
báo cáo với ngành dọc cấp trên.
 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Tân Minh (xem phụ lục 01)
Trên đó là toàn bộ cơ cấu bộ máy tổ chức của xã Tân Minh nơi tôi đến thực
tập. Qua tìm hiểu tôi nhận thấy cơ quan cấp xã có vị trí, vai trò rất quan trọng như
Chủ tịch Hồ Chí Minh nói "Cấp xã là cấp gần gũi nhân dân nhát, là nền tảng của
hành chính. Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xuôi". Như vậy cấp xã và
đặc biệt là UBND xã là cấp quan hệ gần nhất trực tiếp với nhân dân, là nơi đầu tiên
giải quyết các yêu cầu của nhân dân. Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân thực
hiện tốt các quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời là nơi thực hiện đường lối chủ
trương của Đảng và pháp luật của nhà nước.

Để UBND cấp xã thực hiện và phát huy tốt vai trò, vị trí của mình thực tiễn
công tác quản lý nhà nước tại địa phương thì phụ thuộc rất nhiều vào quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cấp chính quyền được coi là gần
dân nhất. Chính vì vậy chính quyền cấp xã nói chung và UBND cấp xã nói riêng
có vị trí, vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức quyền lực của nhà nước; đồng thời
là yếu tổ chi phối đời sống kinh tế xã hội của cộng đồng dân cư, của toàn thể người
dân trong địa bàn.
Trên thực tế việc UBND cấp xã có thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình
hay không có tác động lớn tới hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý nhà nước,
đặc biệt là đối với tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay.
Bởi lẽ cùng với Hội đồng nhân dân cấp xá thì UBND xã là cầu nối giữa nhà nước,
các tổ chức và nhân dân trong địa bàn nên cần phải đủ mạnh, thể hiện uy quyền
của mình mơi có thể thực hiện được chức năng, nhiệm vụ mà nhà nước giao phó;
đồng thời cũng vừa phải mềm dẻo, linh hoạt khi tiếp xúc, làm việc với người dân
Trần Bích Vân

16

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phải đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi đa dạng của mỗi người sao cho không trái với pháp
luạt, phù hợp với truyền thồng , điều kiện của mỗi người dân, mỗi địa phương.
IV- NỘI QUY LÀM VIỆC CÁN BỘ CÔNG CHỨC XÃ TÂN MINH
(Ban hành kèm theo quyết định số: 46/2012/QĐ-UBND ngày 15 tháng 2 năm
2012 của UBND xã Tân Minh)

Áp dụng cho các chức danh: Cán bộ chuyên trách, cán bộ không chuyên trách
và công chức xã.
A- CHẤP HÀNH THỜI GIAN LÀM VIỆC THEO
QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC.
1. Làm việc 5 ngày trong tuần.
2. Văn phòng UBND xã thực hiện chấm công theo từng ngày, tháng.
3. Từng chức danh, bộ phận tự sắp xếp lịch công tác theo tuần, trường hợp đi
công tác hoặc xuống cơ sở thôn thông qua Văn phòng UBND xã để đảm bảo chấm
công chính xác.
4. Hàng tuần họp giao ban kiểm điểm công tác tuần trước, thông qua lịch công
tác tuần mới và tổng vệ sinh cơ quan vào đầu giờ sáng thứ hai.
5. Các Phó đoàn thể, cán bộ khuyến nông hệ số lương 1,0 làm việc 03 ngày vào
thứ hai, thứ tư, thứ sáu. Còn lại dưới 1,0 làm việc 02 ngày vào ngày thứ hai và thứ
sáu hàng tuần. Thời gian còn lại tùy theo nhiệm vụ được phân công.
B- CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
1. Theo quy chế đã định đối với chức danh. Ngoài một số chức danh còn phải
làm nhiệm vụ kiệm nhiệm theo quyết định được phân công của Chủ tịch UBND
xã.
2. Trong giờ làm việc tại công sở phải mặc quần áo gon gàng, sạch sẽ, có tác
phong và thái độ cư xử đúng mực trong giao tiếp.
3. Làm việc đúng vị trí đã được phân công, không tụ tập nói chuyện riêng trong
giờ làm việc.

Trần Bích Vân

17

Lớp: HCVP K16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Không uống rượu, bia trong giờ làm việc (trừ trường hợp tiếp khách đặc
biệt). Cấm say rượu trong giờ hành chính.
5. Áp dụng chế độ khen thưởng, kỷ luật theo công chức nhà nước. Khen đúng
người, đúng việc và xử lý nghiêm minh đối với các trường hợp vi phạm pháp luật.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
CHỦ TỊCH

(Ký tên, đóng dấu)
Nội quy trên được niêm yết tại tất cả các phòng ban làm việc.
Thực hiện theo Nội quy, Quy chế của cơ quan đề ra cán bộ, công chức ở đây
thực hiện rất nghiêm túc. Hàng tháng họp cơ quan. Văn phòng công có báo cáo kết
quả thực hiện Nội quy, vì vậy ngoài việc thực hiện nghiêm về công việc, nhiệm vụ
giao thì cơ quan luôn được vệ sinh sạch sẽ.
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND xã Tân Minh
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
 Chức năng
- Văn phòng có chức năng giúp việc cho Chủ tịch UBND xã; là nơi tiếp nhận
hồ sơ, thủ tục hành chính; là nơi quản lý tất cả các con dấu của UBND xã.
 Nhiệm vụ của văn phòng
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, toonge kết hoạt
động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hảnh của UBND xã và các báo cáo
khác của UBND xã theo sự hỉ đạo của Chủ tịch UBND xã theo sự chỉ đạo của Chủ
tịch UBND xã.
Trần Bích Vân

18

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, các
thôn trong xã thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã.
- Xây dựng kế hoạch công tác trình UBND xã thông qua và giúp UBND xã
kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND. Giúp
UBND, Chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện quy chế, phối hợp công tác giữa
UBND xã với Thường trực Đảng ủy xã, Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
Mặt trận tổ quốc và các đôàn thể nhân dân cùng cấp.
- Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND; tổ chức việc thu thập,
tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND xã.
- Tham mưu cho Chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện Quyết định số
181/2003/QĐ - TTg ngày 24/09/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
quy chế thực hiện cơ chế "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
tổ chức bộ phạn tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế "một cửa của
UBND xã.
- Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức các hoạt động của Hội đồng nhân
dân, Thường trực Hội dồng nhân dân xã, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
xã.
- Quản lý việc ban hành, công bố văn bản của Hội đồng nhân dân, UBND và
Chủ tịch UBND xã.

- Bố trí phòng làm việc, nơi đón tiếp công dân bảo đảm thuận lợi dễ dàng.
Quản lí tài sản của cơ quan.
- Phối hợp với Tư pháp xã xây dựng lịch tiếp dân của UBND xã.
- Trả lời đương sự có đơn, thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân khi
được Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã ủy quyền.
-Quản lí và sử dụng các con dấu của UBND xã.
- Tiếp nhận văn bản đến đồng thời soạn thảo, in ấn văn bản hành chính của cơ
quan.
- Giải quyết một số công việc khác do Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xã
giao.
Trần Bích Vân

19

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Tân
Minh
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan. Vì vậy việc bố trí phòng làm việc khoa học
cho văn phòng là một yếu tố rất quan trọng, nhận thức rõ điều này lãnh đạo UBND
xã Tân Minh đã rất quan tâm trú trọng việc bố trí phòng làm việc khoa học để cán
bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa năng suất lao động. Bố trí
hợp lý các trang thiết bị văn phòng như: Bàn, ghế làm việc, máy vi tính, máy in,
quạt, tủ đựng tài liệu… Qua đó văn phòng thể hiện một văn phòng khá khoa học và
đầy đủ thiết bị làm việc.

 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng ( Xem phụ lục 02)
1. Ưu điểm, nhược điểm của Văn phòng.
 Ưu điểm của Văn phòng.
- Xử lí thông tin các văn bản giấy tờ nhanh chóng, chính xác; Văn phòng
được bố trí tiết kiệm diện tích, việc chuyển giao văn bản giữa bôn phận này với bộ
phận khác nhanh chóng.
- Bàn ghế được kê gọn gàng có khoảng trống để di động, trang thiết bị của
văn phòng được trang bị đủ phục vụ cho công việc như máy tính, máy in.
- Có tủ đụng tài liệu, bàn làm việc thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu
để nghiên cứu và công tác bảo mật.
 Nhược điểm của Văn phòng.
- Phòng làm việc còn quá nhỏ, không có đủ ánh sáng tự nhiên mà phải dùng
đèn điện thắp sáng. Trong khi đó có nhiều ban, đơn vị cùng làm việc làm ảnh
hưởng đến việc đi lại và giao dịch, do không đủ chỗ dẫn đến quá tải khi người dân
đến làm thủ tục hành chính, chứng thực ...
- Cần phải mở rộng hơn nữa diện tích phòng làm việc, đầu tư trang thiết bị cơ
sở vật chất dầy đủ đảm bảo công tác Văn phòng đạt hiệu quả.
2. Đề xuất
- Phải thường xuyên cho cán bộ Văn phòng đi tập huấn và cử đi học các lớp
bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ.

Trần Bích Vân

20

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Cần nâng cấp, mở rộng phòng làm việc đồng thời đầu tư trang thiết bị phục
vụ cho công tác Văn phòng như máy Fax... để góp phần làm tốt hơn công tác văn
phòng nói riêng và các công tác khác trong toàn cơ quan nói chung.
1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của
UBND Xã Tân minh
- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kì của UBND, quy mô,
thời gian có thể là tuần, tháng, quý, năm... Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối
của tuần trước; kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; kế
hoạch quý được lập vào tháng cuối của quý trước và kế hoạch của năm được lập
vào tháng cuối cùng của năm trước.
- Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu
quả thì Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần,
tháng, quý và năm của UBND. Quy trình xây dựng các chương trình kế hoạch này
tuân theo các bước cụ thể như sau: Văn phòng yêu cầu các bộ phận đăng kí nội
dung công việc, sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo, trình bản thảo với Chủ tịch
để xin ý kiến điều chỉnh và phê duyệt ban hành chương trình kế hoạch.


Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của UBND xãTân Minh. (xem phụ lục 03)
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội
nghị (hoặc hội thảo, hội họp) của UBND xã Tân Minh
Tại UBND xã Tân Minh, công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp được
tiến hành như sau:
- Chuẩn bị: Tài liệu, cơ sở vật chất, giấy mời, kinh phí…
- Tiến hành: Đón đại biểu, phát tài liệu, diễn biến hội nghị, cán bộ làm công
tác thư ký ghi biên bản…

- Tổng kết hội nghị: Cán bộ Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, quyết
toán kinh phí hội nghị.
Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì Văn phòng còn có trách nhiệm
thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hội
nghị diễn ra.
Trần Bích Vân

21

Lớp: HCVP K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 . Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp của UBND xã.
Hội họp là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội thỏa
khoa học, đại hội, họp kín, họp báo, họp giao ban... Được quản lý sử dụng làm
công cụ phục vụ hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến
khích tính chủ động sáng tạo trông công việc. Đồng thời phát huy nền dân chủ xã
hội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng xuất, hiệu quả trong công việc.
Qua thực tập tại UBND xã Tân Minh tôi thấy loại hình hội họp được sử
dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị. Trong đó bản thân tôi cũng được
tham gia và chuẩn bị cho hội nghị của UBND.
Theo tìm hiểu của bản thân, để tổ chức được một hội nghị thành công cần phải
chuẩn bị tốt rất nhiều công việc. Tôi xin khái quát một số công việc như sau:
- Đơn vị chủ trì lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đăng kí công việc với văn
phòng để sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức chuẩn bị tài liệu phục vụ hội nghị.
Chuẩn bị kinh phí cơ sở vật chất khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện một số công

việc như: đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, ổn định tổ chức điểm danh đại biểu, tuyên
bố lý do, giới thiệu đại biểu, nếu mục đích , lý do, thông báo về nội dung, chương
trình hội nghị, dẫn chương trình hội nghị. Chủ trì cuộc thảo luận, phát biểu ý kiến
tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai, ghi biên bản, cám ơn đại biểu đến
dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạc hội nghị.
 Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của UBND xã Tân Minh (xem phụ lục
04)
1.5. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng
Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên cần thiết không
thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thỏa, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở, đi tham quan
học tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài...
Vì vậy chuyến đi của lãnh đạo được cán bộ Văn phòng chuẩn bị chu đáo như:
lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi, trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ đến nơi công
tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công, chuẩn bị
phương tiện đi lại, kinh phí, văn bản tài liệu có liên quan; báo cáo công tác của cơ
Trần Bích Vân

22

Lớp: HCVP K16