Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã TRUNG GIÃ (Hệ trung cấp)

Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A-LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
Phần I....................................................................................................................3
B: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND
XÃ TRUNG GIÃ.................................................................................................3
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, UYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN.........................3
1.Vài nét về xã Trung Giã:................................................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Giã.............................4
2.1. Chức năng:...............................................................................................................................4
2.2. Nhiệm vụ, uyền hạn:................................................................................................................4
2.3.Cơ cấu tổ chức:.........................................................................................................................5
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA CƠ QUAN:...............................................................................................................................7
1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Giã:................................................7
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.......................................................................................7
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng.................................................................8
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường
kỳ của cơ quan nói chung:............................................................................................................10
1.3.1. Chương trình công tác năm:...............................................................................................10
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo,
cuộc họp) của cơ quan..................................................................................................................10
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn
phong:..........................................................................................................................................11
1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ
quan..............................................................................................................................................11
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan:...............................................12

2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................................................12
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan(nhận xét ưu,nhược điểm)............................12
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................................................13
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản (nếu
có).................................................................................................................................................13
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (mô tả các bước)............15
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (nhận xét
theo từng nội dung và cho ví dụ cụ thể).......................................................................................16
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Trung Giã..............................................21
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã
Trung Giã; nhận xét ưu, nhược điểm............................................................................................21
2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược
điểm.............................................................................................................................................22
2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan;..................23
2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:......................................................................................24
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội
dung:.............................................................................................................................................25
3.2. Chỉnh lý tài liệu:.....................................................................................................................26
3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:.........................................................................................28

La Thị Lan

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:..............................................................................29

Phần II:...............................................................................................................31
C: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA
CƠ QUAN..........................................................................................................31
1. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều..........................................31
2. Thống kê từ Sổ công văn đi của UBND xã Trung Giã các tên loại văn bản quản lí được ban hành
trong 5 năm trở lại đây:................................................................................................................45

Phần III:KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................46
I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ:......................................................................................46
1. Công tác văn phòng:.................................................................................................................47
2. Công tác văn thư lưu trữ:..........................................................................................................47
2.1. Công tác văn thư:...................................................................................................................47
2.2.Công tác lưu trữ:.....................................................................................................................48
II. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN...48

C: KẾT LUẬN:..................................................................................................49
II. PHỤ LỤC CÁC SƠ ĐỒ.................................................................................................................51

La Thị Lan

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN
A-LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh có nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn thách
thức cả ở trong nước cũng như trên thế giới; với sự nỗ lực của toàn dân, Việt
Nam đang ngày càng hội nhập với Thế Giới trên tất cả các lĩnh vực. Có thể nói,
trong trình ngày càng phát triển này thì nhu cầu thu hút học sinh, sinh viên và
Cán bộ tham gia nghiên cứu học tập về các bộ môn khoa học ngày càng
nhiều.Trên con đường hội nhập uốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin ngày nay thì trong điều kiện của nền kinh tế thị trường với sự bùng nổ
thông tin một cách mạnh mẽ, văn phòng được coi là loại hình lao động thông tin
với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng.chính vì vậy cần phải có một đội ngũ
cán bộ văn phòng với trình độ cao về chuyên môn nghiệp vụ đưa đất nước bắt
kịp với thời đại và thế giới.
Hai năm học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội- thời gian không phải
là nhiều và cung không phải là wa ít cho nhưng người muốn nghiên cứu và học
tập.wa sự dạy bảo tận tình và kinh nghiệm truyền đạt các thầy, các cô đa cung
cấp một phần không nhỏ nhưng kiến thức. Thời gian học tập đa giúp em hiểu ro
hơn về chuyên nghành Hành chính văn phòng, về nhưng nhiệm vụ của công tác
văn phòng, về nhưng vấn đề liên wan mà bản thân cần tìm hiểu,…
Như chúng ta đa biết, Sinh thời Bác hồ đa dạy: “Học phải đi đôi với
hành”, ở bất kỳ một môi trường nào, có lý luận thì phải có thực tiên.Thực tiên sẽ
giúp con người vận dụng nhưng lý luận một cách khoa học và hiệu wa nhất.Vì
vậy Trung tâm Đào tạo Nghề và Thực hành các Nghiệp vụ Văn phòng của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đa tổ chức cho các học viên đi thực tập thực tế
tại các cơ wan nhằm giup cho cac học có dịp làm wen nhuần nhuyên với các
khâu nghiệp vụ chuyên môn trước khi tốt nghiệp. Để hoàn thiện khóa học và
vận dụng kiến thức đa học vào thực tế em đa lựa chọn đi thực tập tại UBND
Trung Gia để hoàn thành khóa học của mình, qua đó nhằm nâng cao kiến thức,
bổ sung nhưng thiêu của bản thân.
Đi thực tập là khoảng thời gian nó giúp tôi vận dụng những kiến thức đã
La Thị Lan

1

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

học vào thực tiễn công việc nơi tôi đến thực tập. wa đó giúp bản thân củng cố
thêm kiến thức và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm và nhiều kỹ năng giao
tiếp….Đi thực tập sẽ giúp em học hỏi được nhiều điều bổ ích, có thể so sánh lý
thuyết với thực hành.
Được sự đồng ý của nhà trường cùng với sự tiếp nhận của UBND xã
Trung Giã để hoàn thành chương trình thực tập bắt đầu từ ngày 20 tháng 4 đến
hết ngày 6 tháng 6 năm 2015.

La Thị Lan

2

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN
Phần I

B: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND
XÃ TRUNG GIÃ
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, UYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
ỦY BAN NHÂN
1.Vài nét về xã Trung Giã:
Xã Trung Giã qua các thời kỳ có nhiều thay đổi về tên gọi và địa giới
hành chính, có địa hình bằng phẳng, dân cư đông với tổng diện tích là 1.152,7
ha. Xã Trung Giã ở phía bắc huyện Đa phúc –nay là huyện Sóc Sơn, Thành Phố
Hà Nội; phía bắc giáp xã Thuận Thành, huyện Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên, phía
đông giáp xã Hợp Thịnh, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang, Phía tây giáp xã
Hồng Kỳ; phía nam giáp xã Tân Minh; phía đông nam giáp xã Tân Hưng.Trải
qua nhiều lần thay đổi tên gọi và địa giới hành chính, “Trung Giã” là tên gọi
được giữ nguyên từ đó đến nay.Năm 2004 xã Trung Giã có 10 thôn và khu dân
cư: Bình An, Hòa Bình, An Lạc, Phong Mỹ, Thống Nhất, Trung Kiên, Xuân
Sơn, Sông Công, thôn Đo và phố Nỷ.Toàn xã có 11.848 người, mật độ dân số
1550 người/km2, đa số là người kinh, trong đó số người theo đạo thiên chúa là
230 người.
Dưới sự lãnh đạo của đảng bộ xã Trung Giã chính quyền nơi đây đã trải
qua 17 lần bầu cử HĐND. Chính quyền địa phương đã không ngừng bổ xung
hoàn thiện các ban ngành chuyên môn, đoàn thể, ban cán sự ở các đơn vị dân cư.
Hiện nay xã có 40 cán bộ nhân viên, tám ban ngành, tám tổ chức và tám đơn vị
tổ dân cư cùng ban cán sự điều hành. Mặc dù có sự phát triển mạnh mẽ của
huyện Sóc Sơn nói riêng và thành phố Hà Nội nói chung, một bộ phận dân cư đã
chuyển sang hoạt động trong lĩnh vực tiểu thủ công nghiệp, thương nghiệp
nhưng nghề nghiệp chủ yếu của dân cư nơi đây vẫn là làm ruộng và chăn nuôi.
Trước những năm 1990 hoạt động này còn mang tính nhỏ lẻ theo hình thức hợp
tác xã nông nghiệp tập chung. Sau những năm 1990 đã chuyển sang thành hợp
tác xã nông nghiệp và dịch vụ, bắt đầu phát triển một cách mạnh mẽ trên tất cả
La Thị Lan

3

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

các lĩnh vực như: kinh tế-văn hóa-quốc phòng, an ninh.
Ủy ban nhân xã thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ và
thể dục thể thao nhằm góp phần vào rèn luyện sức khỏe, phát huy phong trào
đoàn kết trong nhân dân. Công tác y tế chăm lo sức khỏe cho nhân dân cũng
được UBND quan tâm, đẩy mạnh dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe bằng cách
thường xuyên cho nhân dân.
Đảm bảo an ninh quốc phong cho nhân dân được thông xuất và đảm bảo
đời sống của dân được ổn định.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung
Giã.
Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND xã Trung Giã được thực hiện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND sửa
đổi ngày 26 tháng 11 năm 2003.
2.1. Chức năng:
- UBND do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ uan chấp hành của hội đồng
nhân dân, cơ uan hành chính Nhà Nước của địa phương, thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, uyền hạn và cơ cấu tổ chức theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003.
2.2. Nhiệm vụ, uyền hạn:
1. Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trư của các cơ an, tổ chức cá nhân
trong nước và nước ngoài thuộc thẩm uyền được giao.

2. ây dựng kế hoạch phát triển Kinh tế - hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông ua và trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch.
3. Lập dự toán, uyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND phê duyệt
và báo cáo cơ uan hành chính nhà nước, cơ uan hành chính cấp trên trực tiếp và
tổ chức thực hiện kế hoạch.
4. Căn cứ nghị uyết của HĐND, phối hợp với các cơ uan Nhà Nước cấp
trên để tổ chức thực hiện theo từng linh vực như thu thuế, phí và lệ phí đảm bảo
thu đúng, thu đủ, thu kịp thời và báo cáo về ngân sách theo uy định của pháp
La Thị Lan

4

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

luật.
5. Kiểm tra đôn đốc, hướng dân các sơ uan, tổ chức và cá nhân thuộc
nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào UBND.
6. Xây dưng uy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp-tiểu thủ công
nghiệp, du lịch và dịch vụ thương mại, các ngành nghề,, tại địa phương trình cấp
trên phê duyệt.
7. Quản lý công tác giáo dục, văn hóa, thông tin thể thao, y tế, khoa học
công nghệ, giao thông vận tải thuộc sự uản lý của UBND .
8. Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn của UBND .
9. Tổ chức biên chế, cơ sở vật chất, ky thuật, vật tư tài sản kinh phí của
theo uy định của pháp luật.

2.3.Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức UBND a Trung Gia hiện nay được cơ cấu cụ thể như sau:
Chủ tịch và 2 Phó chủ tịch.
Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị ky thuật
cho bộ máy của UBND hoạt động một cách tốt nhất. Phụ trách công tác tổ chức
cán bộ, công tác văn thư lưu trư hành chính văn phòng của cơ quan; để đảm bảo
thực hiện tốt chức năng của mình, UBND giao văn phòng được quản lý, chi tiêu
tài chính để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm và điều hành việc
sử dụng.
* Nhiệm vụ:
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của HĐND-UBND, Văn phòng UBND có
những nhiệm vụ sau:
Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động của HĐNDUBND; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo.
Giúp UBND xây dựng, theo dõi chương trình công tác, lịch làm việc và
tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tổ chức cho các bộ phận thu nhận và
trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với các cơ quan, tổ chức.
Giúp UBND dự thảo văn bản, báo cáo trình cấp có thẩm quyền và thực
La Thị Lan

5

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

hiện các công tác thi đua khen thưởng ở xã, đảm bảo cơ sở vật chất, quản lý con
dấu, công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, báo cáo thống kê.

Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ xây
dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ.
Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát các đề án, các văn bản trước khi
trình chủ tịch ký ban hành.
Tổ chức các kỳ họp và đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ
họp, hội nghị, đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi biên bản các
cuộc họp.
Giúp lãnh đạo UBND quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác hành chính
của cơ quan. Nghiên cứu phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc
hàng ngày cho lãnh đạo bằng văn bản, đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật
và phương tiện làm việc cho hoạt động của cơ quan.
Tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Trung Giã:
Tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Trung Giã:
- Đảng ủy - HĐND - UBND - MTTQ
- Đảng ủy: - MTTQ - các ban ngành đoàn thể: Đoàn thanh niên, hội phụ
nữ, Hội nông dân, Hội cựu chiến binh.
- HĐND(Bí thư Đảng Ủy kiêm Chủ tịch HĐND xã) - UBND (Chủ tịch
UBND và 2 phó chủ tịch UBND xã). Gồm có
- Khối kinh tế:
+ Kế toán
+ Địa chính-xây dựng
+ Nông nghiệp
+ Bảo vệ thực vật
+ Thú Y
- Khối VH - XH:
+ Bộ phận một cửu
+ Tư pháp-Hộ tịch
La Thị Lan

6

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

+ Thương binh xã hội
+ Văn hóa - Thông tin.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Trung Giã xem phụ lục số
01)
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN:
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công
tác lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai mặt:
+ Tham mưu tổng hợp.
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
- Nội dung công tác Văn Phòng gồm:
+ Hoạt động Hành Chính Văn Phòng.
+ Hoạt động văn thư.
+ Hoạt động lưu trữ.
1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Giã:
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
Theo Quyết định số 725/QĐ – UBND ngày 25 tháng 02 năm 2001 của
Chủ tịch UBND xã Trung Giã quyết định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
UBND như sau:
* Chức năng:
Văn phòng HĐND – UBND xã có chức năng tham mưu cho lãnh đạo

UBND trong mọi hoạt động có liên quan và đã được quy định.
Thu thập, phân tích, đánh giá và chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh đạo
để phục vụ cho hoạt động quản lí, điều hành của UBND; văn phòng có trách
nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ chính xác.
* Nhiệm vụ:
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của HĐND – UBND, văn phòng UBND có
những nhiệm vụ sau:
La Thị Lan

7

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch
làm việc định kỳ, cho lãnh đạo và chương trình công tác năm của UBND;
Yêu cầu của văn phòng sẽ có đề nghị lên UBND huyện về việc xin tuyển
dụng thêm nhân sự cho văn phòng. Sau khi đề nghị của văn phòng được trình
lên cấp trên và đã được cấp trên phê duyệt sẽ tiến hành tuyển dụng phỏng vấn
làm bảng hỏi…
Văn phòng kiểm tra quy trình tuyển dụng của các thí sin thông báo kết
quả trúng tuyển, đồng thời tiến hành hợp đồng lần đầu với người trúng tuyển
Văn phòng có trách nhiệm phận công, công việc cho nhân viên.
Văn phòng xã có trách nhiệm quản lý nhân sự trong phòng làm việc, quản
lý nhân sự thuộc bộ phận chuyên trách, trong đó công chức văn phòng chịu trách
nhiệm quản lý, giải quyết công việc, thực hiện các nhiệm vụ:

Tổng hợp, báo cáo, trình chủ tịch thông qua các chương trình công tác của
xã;
Phối hợp với trưởng các ban ngành đôn đốc việc thực hiện quy chế làm
việc;
Tổ chức ghi biên bản các cuộc họp, giao ban, làm việc của lãnh đạo xã,
bảo đảm điều kiện làm việc theo chế độ của Nhà nước cho các hoạt động chung.
Văn phòng HĐND-UBND xã Trung Giã hiện nay có 2 người trong đó có
1 cán bộ là công chức văn phòng thống kê về số liệu các mặt hoạt động công tác
và cung cấp các thông tin cần thiết cho lãnh đạo, chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch về hoạt động văn phòng, 1 người là cán bộ về việc phụ trách phân công
công việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa cho nhân dân và là cán
bộ công chức văn phòng. Cán bộ văn phòng có trình độ từ Trung Cấp đến Đại
học và có sự phân công phù hợp với năng lực, trình độ của từng người.
Việc phân công nhân sự trong Văn phòng phù hợp và khoa học giúp cho
việc quản lý Văn phòng được dễ dàng hơn, hiệu quả công việc cao hơn.
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng.
Phòng làm việc là một công việc đòi hỏ phải khoa học, sáng tạo và việc
La Thị Lan

8

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

bố trí sắp xếp có hợp lý hay không đều ảnh hưởng đến chất lượng, năng suất lao
động và con người làm việc đó.

Văn phòng UBND xã Trung Giã được bố trí ở tầng 1, khu nhà 3 tầng
gồm 1 phòng làm việc riêng biệt là Văn phòng thống kê của UBND xã và bộ
phận nhận và trả kết quả cho nhân dân bên trong được trang bị trang thiết bị như
máy vi tính, máy in, điện thoại bàn, máy phôtô; giá, tủ đựng tài liệu, để sách
báo, bàn ghế làm việc và tiếp khách…
Các cán bộ thuộc Văn phòng được bố trí phòng làm việc gần với phòng
làm việc của Chủ tịch, Phó chủ tịch để thuận tiện trong việc cung cấp thông tin
và giúp cho các hoạt động của UBND.
* Ưu điểm:
Với cách bố trí Văn phòng làm việc như vậy sẽ không ảnh hưởng đến
công việc của các phòng. Văn phòng lại là nơi trực tiếp giải quyết công việc
thuộc chức năng, nhiệm vụ giúp cho chủ tịch chỉ đạo điều hành mọi hoạt động
của UBND. Vì vậy sẽ giúp cho văn phòng dễ dàng quản lý và giải quyết công
việc chuyên môn và việc liên hệ công tác của các cá nhân, cơ quan, tổ chức.
Việc bố trí sắp xếp một phòng làm việc khoa học và tiện lợi là rất quan
trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc của cán bộ văn phòng và
góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Vì vậy lãnh đạo rất quan tâm đến việc bố
trí các thiết bị văn phòng để có được phòng làm việc một cách tốt nhất.
* Nhược điểm:
Việc sắp xếp, bố trí phòng làm việc của UBND nói chung và văn phòng
nói riêng đã có nhiều sáng tạo. Tuy nhiên vẫn còn một số khó khăn như: diện
tích phòng làm việc còn hạn chế, thiết bị văn phòng cũ, hỏng. Vì vậy ảnh hưởng
đến năng suất làm việc của văn phòng.
* Phương án đề xuất:
Văn phòng cần mở rộng diện tích phòng làm việc, bổ sung một số trang
thiết bị văn phòng như: máy hủy tài liệu, máy quét, máy phô tô… thường xuyên
động viên tinh thần làm việc của các cán bộ, tạo môi trường làm việc thoải mái,
La Thị Lan

9

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

giúp cán bộ văn phòng làm việc hiệu quả hơn.
Quan tâm nhiều hơn towiscacs cá nhân trong tập thể cán bộ nhằm am hiểu
từng cá nhân một cách hiệu quả, quan tâm đến đời sống cũng như công việc của
từng cá nhân sẽ giúp cho lãnh đạo khái quát cũng như nắm rõ tình hình của cán
bộ trong cơ quan.Từ đó sẽ tạo được niềm tin với đồng nghiệp và với cấp dưới
của mình.
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung:
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là yêu cầu thường trực không
thể thiếu được bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu
quả
UBND xã Trung Giã có kế hoạch công tác năm như sau:
1.3.1. Chương trình công tác năm:
a. Yêu cầu:
Những đề án, nhiệm vụ đăng ký trong chương trình công tác năm UBND
phải thể hiện được sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản, ý kiến
lãnh đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị.
Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực
hiện công việc do đơn vị chủ trì đã đưa vào chương trình công tác của UBND.
1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong tổ chức hội
nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan.
UBND xã Trung Giã về nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc

tổ chức hội nghị được tiến hành như sau:
Chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất, giấy mời, kinh phí……
Tiến hành: Đón tiếp đại biểu, diễn biến hội nghị, cán bộ làm công tác
thư ký ghi biên bản…
Tổng kết hội nghị: Nhà quản trị văn phòng tập hợp giấy tờ làm báo cáo.
Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì nhà quản trị Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi, đưa ra các phương án để giải quyết các việc đột xuất trong qua
La Thị Lan

10

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

trình hội nghị diễn ra.
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
thủ trưởng của Văn phong:
Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng, có thể
dài ngày, ngắn ngày, tùy vào công việc cụ thể.
Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác, trình thủ trưởng phê duyệt
liên hệ nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân
công, chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và văn bản, tài liệu có liên quan.
Bước 1: Lên kế hoạch của chuyến đi. Phải xác định rõ mục đích, nội dung
công việc, địa điểm đến, thời gian thành phần, phương tiện và kinh phí. Đồng
thời trong khi kế hoạch trên được duyệt Văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc,

theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian.
Bước 2: Làm công tác chuẩn bị trước chuyến đi. Khi kế hoạch được duyệt
giao cho văn phòng UBND thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn và các
thành viên, nội dung và lịch làm việc.
Bước 3: Chuẩn bị nội dung công tác. Đây là phần nội dung quan trọng
nhất chuyến đi. Văn phòng UBND biết sự phân công của lãnh đạo đôn đốc các
đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội
dung và tiến độ thời gian
Bước 4: Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí
Bước 5: Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan.
1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng
cho lãnh đạo cơ quan.
Thông tin là hoạt động quản lý, điều hành do vậy khi cung cấp thông tin
cho lãnh đạo phải thực hiện chính xác, nhanh chóng, quy trình cung cấp thông
tin tiến hành như sau:
Thông tin phải được xử lý sơ bộ;
Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng;
La Thị Lan

11

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

Phải đảm bảo chất lượng thông tin.
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan:

Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội thì các nhu cầu quản
lý của nhà nước cũng được tăng cường. Trong hoạt động quản lý của Nhà nước
thì công tác Văn phòng là một trong những hoạt động không thể thiếu, vì vậy
yêu cầu của việc đổi mới, hiện đại.
Trong nền công nghiệp phát triển như hiện nay có nhiều tác động mạnh
mẽ đến con người và mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Sự phát triển và
đổi mới của xã hội, của các ngành nghề trong xã hội đã tác động đến con người
lam công tác văn phòng.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan(nhận xét ưu,nhược
điểm)
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội;
Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư đóng vai trò quan
trọng. Có thể coi công tác văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà
nước. Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động
quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan;
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt đọng của mỗi cơ quan. Nó
có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,
báo cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp. Văn thư là hoạt động đảm
bảo thông tin bằng văn bản. Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công tác văn
phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một bj máy hoạt
động nhịp nhàng;
Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập được bố trí sát phòng
của cán bộ Văn phòng, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến
và tiếp cận thông tin với mọi người. Được trang bị tương đối đầy đủ các máy
La Thị Lan

12

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

móc. Thiết bị đảm bảo cho công tác hoạt động của văn thư, máy vi tính, điện
thoại, máy photo, tủ đựng tài liệu….Đảm bảo cho hoạt động của công tác văn
thư nhanh chóng, chính xác, bí mật;
Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của UBND xã Trung Giã đã đem lại
hiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính
xác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của UBND hoạt động
được hiệu quả cao nhất. từ đó cũng góp phần vào việc phát triển kinh tế - xã hội
của địa phương.
Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên trong mô
hình tổ chức công tác văn thư của UBND xã Trung Giã còn nhiều tồn tại một số
hạn chế nhỏ như: Công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời do cán
bộ văn thư phải kiêm nhiệm một số công việc khác và số lượng công việc cũng
tương đối nhiều.
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban
hành văn bản (nếu có)
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Sơn Thủy thực hiện
theo quy định của Nghị định số 119/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ và

Văn phòng Chính

phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về thẩm quyền:
Quy trình soạn thảo và abn hành văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của
UBND.
Về thể thức:
Thực hiện đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Về nội dung:
Nội dung văn bản trước khi soạn thảo phải được trình duyệt lãnh đão văn
La Thị Lan

13

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

phòng để kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, phù hợp về nội dung của văn bản;
Ban hành văn bản:
Thời hạn phát hành văn bản:
Trong thời hạn không qua 02 ngày làm việc, kể từ ngày lãnh đạo UBND
thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn
phòng UBND phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn
bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Ủy ban;
Về việc ký văn bản:
Chủ tịch, phó chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:
Các quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quan
trọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên;

Quyết định, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của các đơn vị thực thuộc UBND;
Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản được UBND huyện ủy quyền;
Phó chủ tịch, được giao ký thay các văn bản sau:
Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,
tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công tình, dự án đầu tư thwo quy định
về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước của UBND, thanh lý tài
sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được chủ tịch phân
công phụ trách;
Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:
Ký một số văn bản thuộc thảm quyền của mình: Ký tất cả các văn bản
thuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phân công, phân cấp quản lý;
Phát hành văn bản:
Văn phòng UBND có trách nhiệm phát hành văn bản của UBND đến các
cơ quan, đơn vị có liên quan sau khi cấp có thẩm quyền ký;
Văn phòng UBND tổ chức việc thông báo trên hệ thống truyền thanh của
xã theo quy định đối với các văn bản do UBND ban hành;

La Thị Lan

14

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (mô

tả các bước)
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bước
cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất
lượng văn bản;
Tại UBND xã Trung Giã việc soạn thảo được thực hiện theo các bước
sau:
Bước 1: Chuẩn bị:
- Phân công soạn thảo;
- Xác định mục đích, tính chất và nội dung chủ yếu của vấn đề cần ra văn bản;
-Xác định tên loại, trích yếu nội dung;
- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới
nội dung của vấn đề cần văn bản hóa;
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản:
- Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày, mục đích
đạt được của văn bản;
- Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, có nhiều vấn đề Văn
phòng đã tổ chức xin góp ý của các đơn vị, cá nhân có liên quan;
Bước 3: Trình duyệt:
- Văn bản sau khi soạn tảo xong được trình lên lãnh đạo UBND phụ trách lĩnh
vực đề cập đến trong nội dung văn bản để duyệt nội dung bản thảo;
- Cán bộ văn phòng duyệt thể thức và tính pháp lý;
- Lãnh đạo UBND duyệt và ký ban hành;
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành;
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, in văn bản, soát lại văn bản và trình chính thức;
- Văn thư ghi sổ, ngày tháng năm;
- Nhân bản theo số lượng gửi, nơi nhận;
- Đóng dấu và làm thủ tục phát hành;
La Thị Lan

15

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

- Lưu văn bản;
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành
văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn
bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (nhận xét theo từng nội dung và cho ví dụ
cụ thể).
* Thẩm quyền ban hành văn bản;
+ Ưu điểm:
Ủy ban nhân dân thực hiện việc ban hành văn bản hành chính theo quy
định của luật ban hành văn bản và các quy định hiện hành khác của Nhà nước;
Ủy ban nhân dân được ban hành các loại văn bản hành chính thông
thường đó là: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Công văn, Thông báo,
Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Hợp đồng và một số loại giấy tờ
khác như: Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường….Ban hành văn bản đúng
thẩm quyền của UBND;
+ Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm vẫn còn một số nhược điểm trong ban hành văn bản
như ban hành một số văn bản không đúng theo quy định về thẩm quyền ban
hành.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
+Ưu điểm:
Các quy định trong văn bản được trình ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và

chính xác.
Kỹ thuật trình bày văn bản được thể hiện nghiêm túc theo quy định tại
thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
+ Nhược điểm:
Việc ghi số và ngày tháng của văn bản theo quy định tại Nghị định 110
của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi số và ngày tháng phải thực hiện
sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và được văn thư của cơ quan vào sổ
La Thị Lan

16

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

đăng ký văn bản thì dau đó mới tiến hành ghi số và ngày tháng ban hành văn
bản.
Quy trình soạn thảo văn bản: thực hiện đúng với các văn bản quy định
hiện hành: từ việc phân công soạn thảo, soạn thảo, xin ý kiến xét duyệt, trình ký
đến hoàn thiện, phát hành, chuyển giao văn bản.
Ví dụ:
- Quốc hiệu:
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết
tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ TRUNG GIÃ
La Thị Lan

17

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ
chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
- Số, ký hiệu văn bản.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10
phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),
giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,
ví dụ:
Số: 25/QĐ-UBND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp xã là tên của xã,
ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Trung Giã và của các xóm thuộc xã: Trung
Giã. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được phát
hành, được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm, đối với những số chỉ ngày
nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước; ví dụ:
Trung Giã, ngay 05 tháng 4 năm 2014
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
La Thị Lan

18

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản (nghị quyết, quyết định,
kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng
chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt
canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ
1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
- Nội dung văn bản.
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu và quan trọng của văn bản.
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn
đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn
bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi
vào.

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc ghi quyền hạn của người ký được thể hiện như sau:
- Nơi nhận:
Nơi xác nhận định những cơ quan, tổ chức đơn vị và cá nhân nhận văn
bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám
sát; bảo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
La Thị Lan

19

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

Phần liệt kê các cơ quan tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối
dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồn chữ “Lưu” có dấu hai
chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ
viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm
phẩy.
- Quy trình soạn thảo văn bản.
Bước 1: Xác định tính chất, mục đích của văn bản.
Bước 2: Thu thập thông tin và sử lý thông tin.
Bước 3:.Xác định tên loại văn bản.
Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản

Bước 5: Duyệt bản thảo.
Bước 6: Hoàn thành các thủ tục trước khi trình ký.
Bước 7: Hoàn thành các thủ tục cuối cùng để phát hành văn bản.
+ Ưu điểm:
Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND xã Trung Giã đã được thực hiện
theo đúng quy trình. Cán bộ thực hiện soạn thảo văn bản đã tích cực thực hiện
theo đúng quy trình soạn thảo văn bản. Tích cực học hỏi để nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, không để mắc sai sót trong công việc của cơ quan tổ
chức.
Được lãnh đạo cơ quan tích cực nhắc nhở, đồng nghiệp giúp nhau trong
công việc, hoàn thành tốt quy trình soạn thảo văn bản.
+ Nhược điểm:
Mặc dù đã có những mặt tốt vẫn còn có những lỗi không thể tránh khỏi
như: một số cán bộ trong khi soạn thảo văn bản không tuân thủ theo đúng quy
trình nghiệp vụ, bỏ qua các bước cơ bản. Soạn thảo không đúng quy trình cho
nên các văn bản phát hành ta tạo nên sự sai sót, mất thời gian sửa chữa gây nên
La Thị Lan

20

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

tốn kém kinh phí.
* Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
+ Ưu điểm:

Nêu ra các căn cứ phù hợp với nội dung của văn bản. Các căn cứ viết theo
đúng trình tự, đầy đủ căn cứ.
Nội dung văn bản chặt chữ, đầy đủ thông tin đúng với vấn đề nội dung đề
cập tới trong văn bản, phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng, phù hợp với
đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, đúng quy định cua Nhà nước và phù
hợp với tình hình kinh tế của địa phương.
+ Nhược điểm:
Quá trình soạn thảo văn bản cũng không thể chánh được những sai sót
thường gặp các lỗi cơ bản như: Sai lỗi chính tả, trong các Quyết định còn thiếu
các căn cứ… vì những lỗi nhỏ thường gặp như vậy sẽ gây ra những khó khăn
trong quá trình làm việc như tốn thời gian…..
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Trung Giã
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đi của UBND xã Trung Giã; nhận xét ưu, nhược điểm.
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ, nhằm giúp cho
cơ quan và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung, và tình hình
chuyên giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong
hoạt động hằng ngày của cơ quan.
Quản lý văn bản đi: là khái niệm chỉ chung của văn bản tài liệu do một cơ
quan gửi đi.
Quản lý văn bản đi của Ủy ban nhân dân xã Trung Giã rất rõ ràng, chính
xác, kịp thời, an toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung
trong văn bản ban hành đi còn ít. Sổ công văn đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.
Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quan cần phải ban
hành số lượng văn bản đi nhiều hơn nữa.
Đăng kí văn bản đi: Đây là công việc phải làm trước khi chuyển giao văn
La Thị Lan

21

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

bản cho đối tượng liên quan theo nguyên tắc thì tất cả các loại văn bản đều phải
đăng ký văn bản vào sổ theo dõi quy định của Nhà nước rõ ràng và đầy đủ.
Nguyên tắc của việc đăng kí văn bản vào sổ là phải đăng ký đầy đủ các
thông tin của văn bản vào sổ, qua trình đăng ký văn bản không được viết chồng
chéo các cột với nhau, không tẩy xóa, không đăng ký văn bản bằng bút chì.
Trình ký văn bản: Do văn thư hoặc lãnh đạo văn phòng hoặc cán bộ
chuyên trách thực hiện.
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày(theo quy định tại điểm b, khoản 4
mục II của Thông tư liên tịch số 55/20050TTLT-BNV-VPCP ngày 6 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản).
Đóng dấu văn bản(theo quy định tại khoản 2,3,4; Điều 26 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác
văn thư). Đăng ký văn bản vào sổ đúng theo quy định của cơ quan và các văn
bản của Nhà nước. Chuyển giao, ban hành là bước cuối cùng trong việc giải
quyết văn bản đi.
- Ưu điểm:
Tại UBND xã các cán bộ đã thực hiện công việc nghiêm túc, có trách
nhiệm với công việc, thực hiện nghiêm túc đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định
của Nhà nước và pháp luật.
- Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm đã đạt được còn một số nhược điểm sau: còn nhiều
thiếu sót, tồn đọng làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Cán bộ thực hiện

nhiệm vụ chưa nhanh gọn trong khâu xử lý văn bản.
2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến;
nhận xét ưu, nhược điểm.
Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ do
cơ quan nhận được.
Văn bản đến có thể qua nhiều đườn: Qua bưu điện hay gửi trực tiếp đều
La Thị Lan

22

Lớp HCVP K16 2013- 2015


Báo cáo thưc tập tốt nghiệp

Trung tâm ĐTNVVP và DN

phải qua bộ phận văn thư. Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tea,
phân loại, bóc bì,đóng dấu đến và vào sổ hoặc phần mềm quản lý văn thư trong
máy tính để đăng ký văn bản đến. Văn bản được chuyển đến người có thẩm
quyền để giải quyết, văn thư tiến hành sao nhận văn bản chuyển đến cơ quan,
đơn vị, cá nhân, giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến.
- Về ưu điểm:
Việc quản lý văn bản đến cũng được các cán bộ trong UBND xã Trung
Giã thực hiện tốt, văn bản đến sau khi tiếp nhận, phân loại, được chuyển giao
nhanh chóng phục vụ công tác giải quyết văn bản đến kịp thời, nhanh chóng
chính xác.
- Về nhược điểm:
Do điều kiện kinh phí hạn hẹp nên việc đăng ký các văn bản vẫn còn đăng
ký vào sổ chưa thực hiện đăng ký trên máy tính, vì vậy chưa được khoa học, tốn

nhiều thời gian gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và tra tìm tài liệu.
2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan;
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản thành các hồ sơ trong khi
giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.
Đây chính là khâu cuối cùng của công tác văn thư mở đầu cho công tác
Lưu trữ, là nguồn tài liệu nộp và lưu trữ cơ quan.
Các văn bản, giấy tờ ban hành của cơ quan kết thúc mỗi năm đều được lập
hồ sơ hiện hành đảm bảo việc quản lý sử dụng bản lưu, trách nhiệm làm thất toát
văn bản làm ảnh hưởng đến hoạt động của UBND.
Khi nộp tài liệu vảo Lưu trữ cơ quan văn thư nộp toàn bộ cả văn bản và sổ
đăng ký văn bản đi, đến của năm đó để lưu trữ cơ quan tiến hành sử lý. Danh
mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập do đó tào điều kiện cho độ chính xác
của từng loại hồ sơ, của từng công việc được đảm bảo.
Biên mục hồ sơ được tiến hành theo đúng quy định phục vụ cho việc tra
tìm tài liệu kịp thời không những tại thời điểm trước mắt mà còn về lâu dài.
La Thị Lan

23

Lớp HCVP K16 2013- 2015