Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã trung thành (Hệ trung cấp)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Đoàn Thị Thanh Tâm

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K16
KHÓA HỌC (2013 – 2015)

Tên cơ quan: UBND xã Trung Thành
Địa chỉ: Pác Pàu – Trung Thành – Tràng Định – Lạng Sơn
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Trần Thị Quyên

HÀ NỘI – 2015
Đoàn Thị Thanh Tâm

Lớp: TCHCVP - K16

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1

NỘI DUNG...........................................................................................................3
ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND
XÃ TRUNG THÀNH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN...........3
PHẦN I.................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH.....................................................................5
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND và UBND xã Trung Thành.................................................................5
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ..............................................................5
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng...........................................................7
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND xã Trung Thành.................................................................7
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng..........................................................7
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.......................................................7
1.1.1. Chức năng............................................................................................7
1.1.2. Nhiệm vụ.............................................................................................7
1.2. Khảo sát việc bố trí phong làm việc của văn phòng UBND xã Trung
Thành; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu;...........................8
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác thường kỳ của cơ quan nói chung:....................................................9
1.4. Mô tả nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị
của cơ quan ..................................................................................................10
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
thủ trưởng ...................................................................................................11
1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng
cho lãnh đạo cơ quan....................................................................................11
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan..................11
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................13
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Trung Thành ............13
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................14

2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban
hành văn bản ................................................................................................14
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan ..........14
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban
hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn
Đoàn Thị Thanh Tâm

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản ( Nhận xét theo từng nội dung và có ví dụ cụ
thể )..............................................................................................................17
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyêt văn bản của UBND xã Trung Thành.......18
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
của UBND xã Trung Thành; Nhận xét ưu, nhược điểm................................18
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đến; nhận xét ưu, nhược điểm.......................................................................21
2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ
quan..............................................................................................................23
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan...................................25
3. Khảo sát về tình hình thực hiên các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược
điểm về các nội dung:...................................................................................27
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ..............................................27
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ;...........................................................27
3.3. bảo quản quản tài liệu lưu trữ.................................................................27
3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................................28

PHẦN II..............................................................................................................30
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN ...................................30
VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN..............................30
1.Mẫu hóa một số văn bản ban hành chính của cơ quan ban ban hành nhiều.30
2. Thống kê từ sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại loại văn bản
quản lí được ban hành trong 5 năm trở lại đây:.............................................88
PHẦN III............................................................................................................89
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.........................................................89
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính Văn phòng của UBND xã Trung Thành..............................................89
1. Nhận xét ..................................................................................................89
2.Ưu điểm.....................................................................................................89
3. Nhược điểm..............................................................................................90
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm. ...........................................................................................................92
1.Về đội ngũ cán bộ công chức.....................................................................93
2.Về quy trình nghiệp vụ..............................................................................93
3.Về trang thiết bị.........................................................................................93
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................95
PHỤ LỤC...........................................................................................................96

Đoàn Thị Thanh Tâm

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đoàn Thị Thanh Tâm

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước ta đã đang phát triển trên con đường hội nhập quốc tế và đang
bước vào cuộc hội nhập quốc tế và đang bước vào cuộc cách mạng khoa học công
nghệ thông tin đã làm thay đổi quan niệm của xã hội về hoạt động của Văn phòng.
Ngày nay Văn phòng không phải là chỉ là một đơn vị quản lý hồ sơ, giấy tờ, sổ
sách mà Văn phòng ngày nay đã trở thành bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ
trưởng cơ quan trong quá trình điều hành lãnh đạo, thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ của Cơ quan.
Văn phòng hiện nay được xem như cầu nối, là mắt xích quan trọng trong
hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức. Do vậy ngày nay trong hoạt động Văn
phòng cần phải có một đội ngũ cán bộ, nhân viên được đào tạo có trình độ, chuyên
môn nghiệp vụ cao để thu thập, xử lý kịp thời những công nghệ thông tin đưa đất
nước phát triển cùng xu thế.
Là sinh viên lớp Trung cấp Hành chính văn phòng k16 Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội; Được sự nhất trí của nhà trường và được sự đồng ý tiếp nhận thực tập
từ ngày 20/4/2015 đến ngày 05/6/2015 của UBND xã Trung Thành; Trong thời
gian học tập ở trường em đã được các thầy cô giáo trau dồi những kiến thức lý
luận cơ bản và được thực tập vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế đưa lý
luận gắn với thực tiễn tại cơ quan. Được sự giúp đỡ tạo điều kiện tận tình của các
đồng chí lãnh đạọ trong UBND xã Trung Thành em đã hoàn thành kỳ thực tập tốt
nghiệp của mình.

Toàn bộ bài báo cáo trên là những kiến thức em đã được học ở Nhà trường
và đưa vào áp dụng thực tế khi tiến hành thực tập tại UBND xã Trung Thành. Tại
kỳ thực tập này em đã được sự giúp đỡ chỉ đạo tận tình của cán bộ văn phòng, được
sự quan tâm của khối Ủy ban và được đảm nhiệm thực hành đúng chuyên ngành
của mình. Từ đó em áp dụng được những kiến thức sau 2 năm học tại Trường đến
cơ quan trực tiếp làm những công việc cụ thể, rèn luyện cho em những kỹ năng

Đoàn Thị Thanh Tâm

1

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nghề nghiệp, hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quant trọng của văn phòng và công
tác văn thư lưu trữ.
Do thời gian thực tập có hạn và trình độ còn hạn chế nên báo cáo thực tập
của em sẽ còn những sai sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của Quý cơ quan,
thầy, cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn !
Trung Thành, ngày 05 tháng 6 năm 2015
SINH VIÊN

Đoàn Thị Thanh Tâm

Đoàn Thị Thanh Tâm

2

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

NỘI DUNG
ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND
XÃ TRUNG THÀNH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN

Trung Thành là 1 trong 23 xã thuộc huyện Tràng Định, tỉnh Lạng Sơn là
một xã nằm ở phía Đông cách trung tâm Huyện Tràng Định 17 km.
- Toàn xã có 7 thôn: Bản Piểng, Pác Pàu, Bản Vèn, Nà Pục, Nà Lỷ, Khuổi
Khìn, Bản Sliền.
- Địa hình : Xã Trung Thành có địa hình rất phức tạp thuộc kiểu địa hình
núi, độ cao trung bình từ 350-450m, Thấp nhất là vùng cánh đồng độ cao trung
bình là 45m.
- Khí hậu: Nằm ở phía đông so với trung tâm Huyện, khí hậu của xã chịu
ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, có số giò nắng tương đối cao tập
trung vào tháng 6 và tháng 7 chịu ảnh hưởng của 2 loại gió mùa đông bắc và gió
mùa đông nam. Hệ thống giao thông, thủy lợi trên địa bàn xã tương đối thuận lợi.
- Về vị trí địa lý tự nhiên được xác định như sau:
+ Phía tây nam: Giáp xã Đại Đồng và xã Kháng Chiến.
+ Phía bắc :

Giáp xã Đội Cấn và xã Tân Minh.

+ Phía nam:

Giáp xã Quốc Việt và xã Kháng Chiến.

+ Phía đông:

Giáp xã Tân Minh và xã Đào Viên.

→ Tổng diện tích lập quy hoạch: 5.276,04 ha tỷ lệ 1/10.000.
Trung Thành có nhiều điều kiện thuận lợi về tự nhiên – xã hội giúp cho xã
hội phát triển trong các lĩnh vực kinh tế, an ninh quốc phòng cũng như công tác
quản lý của xã ngày càng phát triển.

Đoàn Thị Thanh Tâm

3

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cũng với sự phát triển chung của đất nước, dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực
tiếp của Đảng ủy – HĐND và UBDN xã Trung Thành; sự nỗ lực và phấn đấu của
nhân dân địa phương, đến nay xã Trung Thành đã có 03 thôn được công nhận là
làng văn hóa.
Trong những năm qua xã đã có kế hoạch triển khai đề án xây dựng cơ sở hạ

tầng điện, đường, trạm được xây dựng khang trang, Đảng bộ xã Trung Thành luôn
luôn quan tâm chăm lo cho đời sống của nhân dân, thực hiện tốt công tác xóa đói
giảm nghèo và thực hiện các chính sách xã hội tiêu biểu phát triển kinh tế.
Với những lợi thế ấy đã tạo động lực cho Đảng bộ và nhân dân xã Trung
Thành ngày càng phát huy được những thế mạnh và lợi thế sẵn có, phấn đấu là một
trong các xã đi đầu trong vấn đề phát triển kinh tế - xã hội, đời sống văn hóa trên
địa bàn huyện./.

Đoàn Thị Thanh Tâm

4

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ TRUNG THÀNH
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND và UBND xã Trung Thành
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Xây dựng tóm tắt chương trình, kế hoạch công tác báo cáo sơ kết, tổng kết
hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo,điều hành của UBND xã và báo cáo
khác của UBND xã theo sự chỉ đạo của chủ tịch UBND xã.
- Kiểm tra đôn đốc các cơ quan thuộc UBND xã thực hiện các chương trình,
kế hoạch công tác của UBND xã.

- Xây dựng, sửa đổi sung ( nếu có yêu cầu), trình UBND xã thông qua và
giúp UBND xã kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của
UBND.
- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu
thập, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ
tịch, Phó chủ tịch UBND xã.
- Tham mưu cho chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện quyết định số
181/2003/QĐ- TTg ngày 24/9/ 2003 của thủ tướng chính phủ về việc ban hành quy
chế thực hiện cơ chế “ một cửa” tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, tổ
chức điều hành hoạt đồng bộ phận tiếp nhận và trả lời kết quả của tổ chức và công
dân theo cơ chế “một cửa” tại UBND xã.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hợt động của
HĐND và UBND, chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã.
- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND và UBND
xã.
- Giải quyết một số còn việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã
giao.
Đoàn Thị Thanh Tâm

5

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng đối với các nghiệp vụ cụ thể như sau:
* Xây dựng chương trình công tác năm

* Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm, các cơ quan chuyên môn, cơ
quan thuộc UBND, xã gửi văn phòng HĐND và UBND xã danh mục các đề án cần
trình UBND, Chủ tịch UBND xã ban hành hoặc trình HĐND xã ban hành trong
năm tới ( sau đây gọi chung là đề án, văn bản).
* Sau 07 ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác năm được UBND
xã thông qua, văn phòng HĐND & UBND xã trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên
UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, thôn biết để thực hiện.
* Xây dựng chương trình công tác quý
* Văn phòng HĐND &UBND xã tổng hợp, xây dựng chương trình công tác
quý của UBND xã, trình Chủ tịch UBND xã quyết định;
* Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng HĐND & UBND
xã có trách nhiệm trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt chương trình công tác quý
sau của UBND xã, gửi cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã và các thôn
biết, thực hiện;
* Xây dựng chương trình công tác tháng
* Văn phòng HĐND & UBND xã tổng hợp chương trình công tác hàng
tháng của UBND xã. Chương trình công tác tháng của UBND xã cần được chia
theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, Phó chủ tịch phụ trách giải quyết;
* Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng. Văn phòng HĐND & UBND xã trình
Chủ tịch UBND xã duyệt chương trình công tác tháng sau của UBND xã, gửi các
cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã và các thôn biết, thực hiện.
* Xây dựng chương trình công tác tuần
* Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ
tịch UBND, văn phòng HĐND&UBND xã xây dựng chương trình công tác tuần
sau của Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND xã, trình Chủ tịch quyết định chậm nhất
vào chiều thứ sáu tuần trước và thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết,
thực hiện.
Đoàn Thị Thanh Tâm

6

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Văn phòng chịu trách nhiệm phát hành văn bản của HĐND và UBND xã
Chủ tịch UBND xã ban hành trong thời gian không quá 03 ngày, kể từ ngày văn
bản được ký, bảo đảm đúng thủ tục, đúng địa chỉ.
*Tổ chức việc quản lý, cập nhât, lưu trữ, khai thác văn bản phát hành, văn
bản đến của UBND xã theo quy định của pháp luật về văn thư- lưu trữ và quy định
làm việc của UBND xã.
* Đối với hoạt động tiếp dân, giải quyết khiếu nại- tố cáo
• Bố trí phòng làm việc, nơi đón tiếp công dân bảo đảm thuận lợi, dễ dàng.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng
(Phụ lục số 2)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của UBND xã Trung Thành.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh
đạo, quản lý,điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
1.1.1. Chức năng
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho Chủ tịch UBND trong trình
điều hành, lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu và hậu cần. Tham mưu
giúp UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, tổ
chức lịch làm việc là bộ phận phục vụ trực tiếp các công việc hàng ngày của các
ban ngành, tổ chức các buổi làm việc, hội họp các chuyến đi công tác, chuẩn bị tài

liệu cho Đảng Ủy, HĐND và UBND đảm bảo điều kiện làm việc củaỦy ban.
1.1.2. Nhiệm vụ
Văn phòng UBND xã Trung Thành có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng
năm, 6 tháng, quý, tuần.

Đoàn Thị Thanh Tâm

7

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Theo dõi nắm bắt tình hình và báo cáo tiến độ thực hiện công việc cho Chủ
tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới thiệu, trả lời và giải
quyết các đề nghị, kiến nghị của dân.
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết các
công việc hàng ngày của ủy ban.
- Tổ chức điều hành các cuộc hội họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị.
- Chuẩn bị và ban hành văn bản để quản lý, tổ chức thực hiện.
- Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ, công tác hành chính quản trị của cơ
quan, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác văn thư- lưu trữ.
- Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện nghĩa vụ quân sự.
- Quản lý cơ sở vật chất của HDND – UBND xã, đảm bảo các điều kiện vật
chất cho bộ máy cơ quam của cơ quan hoạt động tốt.
- Quản lý cán bộ, công nhân viên chức thuộc biên chế văn phòng.

1.2. Khảo sát việc bố trí phong làm việc của văn phòng UBND xã Trung
Thành; nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu;
A. Ưu điểm
Nhìn chung cách bố trí phòng làm việc và sắp xếp các trang thiết bị của văn
phòng UBND xã khá hợp lý. Mô hình nhà làm việc của UBND xã gồm 01 dãy nhà
2 tầng rất thuận tiện cho việc đi lại của người dân khi đến giao tiếp và xin dấu.
B. Nhựơc điểm
Bên cạnh những ưu điểm vẫn có một số nhược điểm như phòng làm việc
chật hẹp thiết bị hiện đại chưa được đầy đủ, cách sắp xếp các trang thiết bị trong
phòng còn có chỗ chưa hợp lý và còn thiếu về máy móc như: máy ghi âm, máy hủy
tài liệu, phòng làm việc không được thông thoáng, văn phòng quá nhỏ, thiếu bàn
nghế. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của UBND xã.
C. Đề xuất phương án

Đoàn Thị Thanh Tâm

8

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND xã nên đầu tư kinh phí xây dựng mua sắm các trang thiết bị như:
máy điều hòa, máy hủy tài liệu, máy ghi âm các phương tiện xử lý văn bản và các
phương tiện bảo quản tài liệu để phục vụ cho công tác văn thư.
- Nên mở rộng diện tích văn phòng.
- Tạo ra một môi trường tắc giữ gìn bí mật an toàn tài liệu.

- Đảm bảo các tiền đề cho việc tiếp khách có hiệu quả.
- Môi trường văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, màu tường thích
hợp
- Trong phòng làm việc bố trí hoa tươi, chậu cảnh.
- Cần bố trí phòng lưu trữ tài liệu riêng và mua máy hút ẩm, hút bịu để đảm
bảo quản tài liệu được tốt hơn.
1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung:
Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng
theo định kỳ. việc được lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau: Sau
nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng…
* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
- Xây dựng lịch công tác tuần, thứ hai đầu tuần văn phòng tổng hợp xin lịch
công tác của thường trực HĐND và UBND, Chủ tịch, Phó chủ tịch lãnh đạo văn
phòng trong tuần sau đó tổng hợp và gửi lại cho lãnh đạo.
- Kế hoạch công tác tháng, quý được thực hiện trong tháng quý và việc cần
bổ sung, điều chỉnh còn giải quyết trong tháng chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng,
văn phòng tổng hợp xây dựng chậm nhất là ngày 20 hàng tháng và có trách nhiệm
trình Chủ tịch duyệt và thông báo cho các ban ngành thực hiện.
- Kế hoạch công tác năm nhằm thống kê giải quyết công việc trong năm, văn
phòng tổng hợp công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến, sau 7 ngày. Khi
kế hoạch thông qua, văn phòng trình Chủ tịch UBND xã ký duyệt và giao các
thành viên cơ quan chuyên môn biết và thực hiện.

Đoàn Thị Thanh Tâm

9

Lớp: TCHCVP - K16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ trương
chung của cấp trên; đề nghị của Phó phòng; UBND xây dựng chương trình công
tác với trình tự: các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công tác cho văn
phòng; văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn cơ quan.
Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn thành chỉnh bản dự thảo lần cuối
và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt sau đó gửi đến các thành viên UBND, cơ
quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã biết để thực hiện. (xem phụ lục 3)
1.4. Mô tả nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội
nghị của cơ quan
Để tổ chức Hội nghị thành công cần phải chuẩn bị tốt các bước sau:
Tổ chức chuẩn bị Hội nghị:
+ Văn phòng phải lập kế hoạch tổ chức Hội nghị căn cứ vào kế hoạch Văn
phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn
bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian, phân công công việc
cho từng người phụ trách.
+ Chuẩn bị các văn bản tài liệu cần thiết có liên quan tới Hội nghị.
+ Chuẩn bị cơ sở vật chất, thời gian, địa điểm để đảm bảo cho Hội nghị
thành công.
- Trong quá trình diễn ra Hội nghị:
+ Tổ chức tiếp đón đại biểu ( ghi danh sách, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu
vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự, Hội
nghị…)
+ Tổ chức Hội nghị ( giới thiệu đại biểu, tuyên bố lý do giới thiệu đại biểu,
nêu mục đích, thông báo về nội dung, chương trình Hội nghị, chủ trì cuộc thảo
luân, phát biểu ý kiến, tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai).

+ Tổ chức công tác hậu cần ( giúp thủ trưởng giải quyết các việc đột xuất
xảy ra trong quá trình Hội nghị làm việc như: y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa, đài,
thông tin liên lạc có liên quan đến nội dung Hội nghị ; văn phòng ghi biên bản Hội
nghị…)
Đoàn Thị Thanh Tâm

10

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kết thúc Hội nghị: Văn phòng có trách nhiệm ( thu thập tài liệu, lập hồ sơ
Hội nghị và quyết toán kinh phí). Xem phụ lục 4
1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác
cho thủ trưởng
Mỗi chuyến đi công tác của thủ trưởng văn phòng và lãnh đạo văn phòng
bao giờ cũng nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể do đó xác định được chính
xác mục đích sẽ hỗ trợ để bảo đảm thành công cho chuyến đi.
Hoạt động của văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ
quan gồm các công việc sau:
+ Lập kế hoạch cho chuyến đi công tác.
+ Liên hệ với nơi lãnh đạo đi công tác.
+ Chuẩn bị tài liệu cho chuyến đi công tác.
+ Chuẩn bị về phương tiện đi lại.
+ Chuẩn bị giấy tờ cần thiết đảm bảo tính chất pháp lý của chuyến đi cũng
như công văn liên hệ, giấy giới thiệu, giấy đi đường …

+ Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác.
1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo cơ quan
Văn phòng có vị trí rất quan trọng đối với cơ quan UBND xã Trung Thành.
Nhìn chung văn phòng công tác tham mưu tổng hợp được văn phòng thực hiện tốt.
Hàng năm văn phòng cung cấp thông tin cho lãnh đạo như báo cáo các văn bản chỉ
đạo, nhằm góp phần tìm kiến những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của
UBND. Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan
, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết và sử lý. Cung cấp thông tin
trong việc xây dựng bộ máy văn phòng, xây dựng các quy chế làm việc, quy chế
hoạt động của UBND xã quy chế công tác văn thư lưu trữ…
1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan
Trong những năm gần đây lãnh đạo UBND xã Trung Thành đã quan tâm
đến việc hiện đại hóa văn phòng đặc biệt là mua sắm các trang thiết bị văn phòng
Đoàn Thị Thanh Tâm

11

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND xã Trung Thành đã nhận rõ được rằng văn phòng là bộ máy giúp việc đắc
lực cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo; chính vì vậy hiện đại
hóa văn phòng phải được tiến hành đồng đều trong 3 mặt sau đây:
a. Về trang thiết bị văn phòng
- Ngày nay với những thành tự công nghệ thông tin đại chúng đã làm cho

hoạt động của văn phòng được thay đổi cơ bản, hầu hết các công việc trong văn
phòng điều có sự nỗ trợ của công nghệ thông tin, của máy tính và các phương tiện
hiện đại như mạng kết nối internet, phần mền quản lý công tác văn thư – lưu trữ,
phần mềm tư pháp và phần mền kế toán được kết nối.
- Văn phòng đã được trang thiết bị điện thoại, máy photocopy.
- Văn phòng đã được trang bị đầy đủ các vật tư phục vụ cho công việc hàng
ngày như: giấy, bút viết cặp và tủ đựng tài liệu hồ sơ.
b. Con đường làm công tác văn phòng
- Đặc biệt trong những năm gần đây lãnh đạo UBND xã Trung Thành đã tạo
điều kiện về thời gian, hỗ trợ học phí để đội ngũ cán bộ giúp việc văn phòng được
học tập đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho công tác phục vụ văn phòng.
- Cho dù các trang thiết bị văn phòng có hiện đại đi nữa nhưng nếu đội ngũ
kiến thức và kỹ năng để có thể vận hành, điều kiện thành thạo các trang thiết bị
hiện đại thì các trang thiết bị ấy sẽ không thể phát huy được tác dụng của nó. Trong
đó tiêu chuẩn phổ cập tin học trở thành điều kiện cần thiết số 1 và người lao động
văn phòng còn được trang bị những kiến thức hỗ trợ như tâm lý học, mỹ giao tiếp,
góp phần nâng cao vai trò và vị trí của văn phòng.
c, Về các nghiệp vụ hành chính của văn phòng
- Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật
với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc 3 mặt cơ bản của văn phòng trở nên
hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả cụ thể thiết thực.
- Quy trình nghiệp vụ văn phòng thường đã được xây dựng đầy đủ theo tiêu
chuẩn nhưng khi chuyển sang văn phòng hiện đại do có sự hỗ trợ của máy móc và

Đoàn Thị Thanh Tâm

12

Lớp: TCHCVP - K16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trình độ của người lao động được nầng lên do đó quy trình nghiệp vụ văn phòng
phải được xây dựng lại cho phù hợp với trang thiết bị và con người.
- Quy trình nghiệp vụ văn phòng hiện đại được xây dựng theo xu hướng rút
ngắn, chuẩn hóa chi tiết, cụ thể cho từng công đoạn và hoạt động phải tuân thủ
ngiêm ngặt.
Tất cả các điều kiện trên là biện pháp cơ bản nhất để hiện đại hóa văn phòng
nhằm mang lại hiệu quả năng suất cao.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Trung Thành .
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các
cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế - chính trị xã hội.
Nội dung của công tác văn thư gồm:
- Xây dựng và ban hành văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản
đến, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Ở UBND xã Trung Thành thì công tác văn thư do cán bộ văn phòng quản lý
các mô hình tổ chức văn thư tập trung tất cả các khâu nghiệp vụ của công tác
văn thư như sau:
Soạn thảo giải quyết văn bản đều xây dựng ở văn thư.
Nhìn chung hình thức tổ chức văn thư tập trung ở văn phòng UBND xã
Trung Thành là hợp lý vì nó cho phé p giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các văn
thư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và trong một số
trường hợp, tạo điều kiện cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa đảm bảo sự

thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Ở UBND xã Trung Thành các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư
như: tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, bàn làm việc, sổ sách dùng cho việc quản lý và giải

Đoàn Thị Thanh Tâm

13

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyết văn bản ( đi, đến ) máy vi tính, máy in và một số văn phòng phẩm khác phục
vụ cho công tác văn thư.
* Nhận xét ưu, nhược điểm:
Ở UBND xã Trung Thành do tính chất công việc và nhiệm vụ công tác
thường phức tạp và đa dạng; cán bộ viên chức đông, cơ cấu tổ chức của cơ quan
gồm nhiều tầng nấc và một số lượng văn bản tương đối nhiều nên việc tổ chức hình
thức văn thư theo hình thức hỗn hợp là rất cần thiết và hợp lý.
a. Ưu điểm
Với hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp, có sự phân công, công việc
giữa văn thư cơ quan và văn thư các đơn vị đã giúp cho quá trình giải quyết công
việc được nhanh chóng, hạn chế tối đa sự chồng chéo, đổ lỗi trong công việc.
b. Nhược điểm
Do văn bản giấy tờ không tập trung tại một đầu mối nên việc tra tìm tài liệu
sẽ mất nhiều thời gian.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và
ban hành văn bản
* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem phụ lục 06)
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Trung Thành tuân
theo một nguyên tắc soạn thảo văn bản ban hành chính ( cá biệt) và thông thường.
- Theo quy định tai khoản 2 điều 6 Nghị định 110/2001/NĐ- CP ngày
08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Căn cứ vào tính chất, nội dung của
văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc rất quan trọng diễn ra hàng
ngày trong tất cả các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiêp
và tổ chức kinh tế, công việc này ảnh hưởng rất lớn đến năng xuất và chất lượng

Đoàn Thị Thanh Tâm

14

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của hoạt động quản lý, Vì vậy UBND xã Trung Thành có những quy định về soạn
thảo văn bản và ban hành văn bản như sau:
a. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Trung Thành
đã được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, chấp hành nghiêm Nghị định

110/2004/NĐ – CP ngày 08/ 04/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND xã Trung Thành ban hành các văn
bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên môn
không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: các văn bản đã đảm bảo đầy đủ các
thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT – BNV ban hành
ngày 19/01/2011của Bộ Nội Vụ, kỹ thuật trình bày văn bản ngày càng hoàn thiện
hơn, đúng hơn.
b. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn được thực hiện nghiên cứu theo quy
trình tại Thông tư số 01/2011/ TT – BNV ban hành ngày 19/01/2011 cuả Bộ Nội
Vụ.
Ví dụ: để soạn một văn bản, cán bộ soạn thảo phải nghiên cứu thực tế, xác
định nội dung, mục đích, phạm vi, đối tượng áp dụng, xác định tên loại văn bản,
thu thập và xử lý thông tin để chuẩn bị xây dựng bản thảo; tiếp đó trình văn bản
cho người có thẩm quyền phê duyệt và ký ban hành; cuối cùng là hoàn thiện các
thủ tục hành chính để ban hành văn bản.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Cán bộ văn phòng đã nắm vững được những
quy định về soạn thảo văn bản nên những thao tác nghiệp vụ của họ tương đối
thành thạo, hầu như không mắc phải khuyết điểm.
Ví dụ: các khâu nghiệp vụ từ soạn thảo đến ban hành văn bản đều được làm
cẩn thận; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng với quy định của Thông tư
01/2011/TT –BNV; hình thức trình bày đẹp; nội dung văn bản ban hành không trái
với các quy định của pháp luật….
Đoàn Thị Thanh Tâm

15

Lớp: TCHCVP - K16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tuy nhiên vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức và kỹ thuật trình
bày chưa đúng với quy định tại Thông tư 01/2011 /TT –BNV.
Ví dụ; có những văn bản thiếu dòng kẻ ngang, nét liền dưới tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản, dưới dạng tên loại và trích yếu nội dung văn bản; dưới từ “
nơi nhận” vẫn còn ngạch chân.
- Đối với công văn, cụm từ “ kính gửi” vẫn còn in đậm, ngạch chân.
- Với quyết định, trước mỗi căn cứ vẫn còn ngạch đầu dòng ( -); từ “Điều”
được trình bày bằng chữ in thường, sau số thứ tự có dấu thì ở đây “ Điều” lại là chữ
in hoa, sau số thứ tự là dấu hai chấm…
Dẫn chứng: Công văn số 16/UBND –VP ngày 18/02/2011 của UBND xã
Trung Thành; Quyết định số 175/QĐ- UBND ngày 18/04/2010 của UBND
xã Trung Thành.
- Chữ “ Nơi nhận” của một số văn bản không đúng cỡ chữ 12, thành phần
nhận văn bản không đúng cỡ chữ 11.
c. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của cơ quan
Ở UBND xã Trung Thành, việc kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản được
thực hiện theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về kiểm
tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản như:
- Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm
2004.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định 135/2003/NĐ- CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ về kiểm tra
và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
- Thông tư số 01/2004/TT- BTP ngày 16/6/2004 của Bộ Tư pháp hướng dẫn

thi hành một số điều của Nghị định 135/2003/NĐ- CP ngày 14/11/2003 của Chính
phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
Qua tìm hiểu em được biết UBND xã Trung Thành thường xuyên tiến hành
hoạt động kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản theo định kỳ mỗi năm một lần
Đoàn Thị Thanh Tâm

16

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng Tư pháp có chức năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng kế hoạch kiểm tra,
rà soát, hệ thống hóa văn bản để đánh giá một cách toàn diện hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật được ban hành hằng năm,nhằm phát hiện ra mâu thuẫn chồng chéo
trong các văn bản đã được ban hành; kiến nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các văn bản
trái pháp luật hoặc không còn phù hợp; sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật
thành hệ thống theo những tiêu chí nhất định.
Sau đó tiến hành lập và công bố danh mục văn bản quy phạm pháp luật đã
sửa đổi, và bổ sung; danh mục văn bản quy phạm pháp luật còn hiệu lực để các cơ
quan, tổ chức và cá nhân thực hiện.
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền
ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn
thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản ( Nhận xét theo từng nội dung và có
ví dụ cụ thể ).
UBND xã Trung Thành đã thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của mình để đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính Nhà nước đạt kêt quả

cao.
- Văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản hành chính gồm:
- Văn bản hành chính cá biệt.
- Văn bản hành chính thông thường.
Văn bản UBND xã Trung Thành ban hành gồm: Quyết định, Tờ trình, Báo
cáo, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Biên bản, Nghị quyết, Hợp đồng và một số
giấy tờ liên quan đến hoạt động quản lý của mình như giấy mời, giấy giới thiệu,
phiếu hẹn.
* Ưu điểm:
Lãnh đạo UBND xã Trung Thành làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động
sáng tạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên ủy ban, mỗi việc chỉ được giao một

Đoàn Thị Thanh Tâm

17

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

người phụ trách và chịu trách nhiệm chính mỗi thành viên Ủy ban xã chịu trách
nhiệm cá nhân về lĩnh vực mình được phân công.
-Thông thường việc ký ban hành các hình thức văn bản quản lý về lĩnh vực
đất đai, quản lý đất đai và các văn bản cá biệt do đồng chí Chủ tịch UBND xã ký và
ban hành.

- Khi Chủ tịch đi vắng đồng chí Phó Chủ tịch ký các loại văn bản thuộc lĩnh
vực mình phụ trách và được giao nhiệm vụ.
- Cán bộ Văn phòng được phép ký thẩm quyền, ký ban hành một số giấy tờ,
giấy mời, giầy đi đường, giấy giới thiệu.
* Nhựơc điểm:
Nhìn chung làm việc theo quy chế ban hành của Ủy ban đã đảm bảo đúng
thẩm quyền, gắn chặt trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ, tạo điều kiện
thuận lợi cho việc quản lý văn bản và truy cứu trách nhiệm vụ, cá nhân liên quan
đến văn bản. song nhiều lúc khi Chủ tịch đi vắng việc ký ban hành một số văn bản
có chữa quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với một số văn bản mang tính giải
quyết công việc, Phó Chủ tịch ký ban hành còn đắn đo nên một số bản chưa ban
hành được kịp thời.
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyêt văn bản của UBND xã Trung Thành
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình,
các cơ quan đều ban hành văn bản để giửi cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có
liên quan, đồng thời cũng nhận được văn bản do cơ quan đơn vị hoặc cá nhân hữu
quan gửi tới. Văn bản hoặc cá nhân bên ngoài gửi đi được gọi là văn bản đi còn văn
bản mà các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoài giửi đi được gọi là văn bản đến.
Văn bản đi, đến là căn cứ và bằng chứng để cơ quan giải quyết hoặc chỉ đạo
theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình.
Việc giải quyết văn bản đi hay văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu
như: Thống nhất, chính xác, nhanh chóng , kịp thời và an toàn.
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đi của UBND xã Trung Thành; Nhận xét ưu, nhược điểm
Đoàn Thị Thanh Tâm

18

Lớp: TCHCVP - K16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ( xem phụ lục 07)
Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ở UBND xã Trung Thành
gồm các bước sau:
a. Trình ký văn bản đi
Sau khi văn bản được thảo duyệt lần cuối thì trình cho người có thẩm quyền
ký chính thức. Trước khi trình ký, cán bộ văn thư hoặc cán bộ soạn thảo kiểm tra
lại thể thức và nội văn bản để sửa chữa những thành phần còn thiếu hoặc sai; người
phụ trách bộ phận soạn thảo văn bản xem xét và ký nháy. Các văn bản khi trình ký
được thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện theo dõi kiểm tra, quản lý.
Ở UBND xã Trung Thành có các hình thức ký như: ký thay mặt ( TM ), ký
thay ( KT), ký thừa lệnh ( TL ).
b. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng
ban hành văn bản
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Những văn bản
không đảm bảo về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày được sủa chữa lại
trước khi chuyển giao đến đối tượng có liên quan.
Ghi số và ngày tháng văn bản: Mỗi văn bản được nghi một số và ngày tháng
nhất định bằng chữ số Ả- rập.
Ghi số văn bản: Văn bản được tập trung lại văn thư cơ quan để lấy số theo
hệ thống số chung của cơ quan. Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác
giả văn bản và được đánh liên tục từ 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm.
Tại UBND xã Trung Thành áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại văn

bản hành chính như: Thông báo, Quyết định, công văn…
Ghi ngày tháng văn bản: Khi văn bản được ban hành và qua phòng văn thư
thì ngày tháng đó là ngày tháng chính thức được ghi và có hiệu lực pháp lý. Ngày

Đoàn Thị Thanh Tâm

19

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tháng văn bản ghi sau khi địa danh, Quốc hiệu, đối với những ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
c. Đóng dấu văn bản đi
Sau khi văn bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, văn thư cơ
quan đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ
ký về phía bên trái, đúng mầu mực theo quy định của Nhà nước.
d. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi có hai hình thức: Đăng ký truyền thống ( bằng sổ và
đăng ký văn bản bằng máy tính.
Ở UBND xã Trung Thành mới chỉ áp dụng tình hình thức đăng ký văn bản
đi bằng sổ, mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( xem phụ lục 08 ).
e. Chuyển giao văn bản
Văn bản sau khi đăng ký vào sổ thì được chuyển ngay đến các đối tượng có
liên quan. Văn bản chuyển giao ra bên ngoài được bao gói cẩn thận; văn bản
chuyển giao trong nội bộ cơ quan thì không cần bao gói.

f. Sắp xếp bảo quản và phu vụ sử dụng bản lưu
Sắp xếp văn bản lưu: Tập bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục
( đánh số tờ, viết mục lục văn bản, chứng từ kết thúc, bìa tập lưu).
Có hai cách dắp xếp văn bản lưu: Sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản
hoặc sắp xếp theo tên loại văn bản.
Tập lưu được bảo quản tại văn thư cơ quan, sau khi tập lưu văn bản được sắp
xếp theo một trật tự nhất định thì được đưa vào cặp, hộp lên giá.
Tất cả các cán bộ, công chức trong UBND xã Trung Thành đều được nghiên
cứu sử dụng tại phòng đọc của cơ quan, không được đem tài liệu ra ngoài cơ quan
khi chưa được sự đồng ý của thủ trưởng.
- Ưu điểm:
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Thành đã
được thực hiện nghiêm túc, đúng theo quy định của Nhà nước.

Đoàn Thị Thanh Tâm

20

Lớp: TCHCVP - K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Việc đăng ký văn bản đi được làm cẩn thận, mỗi loại văn bản đi được đăng
ký vào sổ riêng nhằm giúp cho việc tra tìm được thuận lợi, dễ dàng.
- Nhược điểm:
Việc đăng ký văn bản đi còn thiếu chính xác ( thiếu số 0 ở trước đối với
những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2), cách trình bày sổ đăng ký văn bản đi chưa

được đẹp, chưa khoa học.
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và
văn bản mật). và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ( xem phụ lục 09 )
* quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
a. Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
- Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn
thư thuộc văn phòng UBND xã Trung Thành.
- Khi tiếp nhận các văn bản do cơ quan gửi đến, văn thư cơ quan khiểm tra
sơ bộ về số lượng, tình trạng bì , nơi nhận … Đối với văn bản mật đến thì kiểm tra
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì
không nguyên vẹn thì cán bộ văn thư báo ngay cho Văn phòng biết để xử lý.
b. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Sau khi tiếp nhân, văn bản đến được xử lý sơ bộ.
+ Loại không bóc bì: Thư riêng, sách báo, tư liệu của cá nhân, đơn vị nào thì
gửi thẳng cho họ. Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể thì chuyển trực tiếp
mà không bóc bì.
+ Loại bóc bì: Đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì và
đăng ký vào sổ.

Đoàn Thị Thanh Tâm

21

Lớp: TCHCVP - K16