Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã văn học (Hệ trung cấp)

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K16
KHÓA HỌC ( 2013-2015 )

Họ và tên: BẾ DOÃN KIÊN
Tên cơ quan: UBND Xã VĂN HỌC
Địa chỉ

: Thôn Pò Cạu

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: NÔNG VĂN SANG

HÀ NỘI : 2015

SV: Bế Doãn Kiên
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..................................................................6

Phần I....................................................................................................................7
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG...............................7
CỦA UBND XÃ VĂN HỌC...............................................................................7
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học8
1. Chức năng của UBND xã Văn Học...............................................................8
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Văn Học..............................................8
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học.......................................................11
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND xã Văn Học.........................................................................12
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng...........................................................12
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Văn Học.............................................................................12
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Văn Học;.....................................14
1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Văn Học;..........16
1.3.1. Chương trình công tác năm:...................................................................................................16
1.3.2. Chương trình công tác quý:....................................................................................................18
1.3.3. Chương trình công tác tháng:.................................................................................................18
1.3.4 Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo UBND:...................................................................19
1.4. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn
phòng:.............................................................................................................................................20
1.5. Nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của UBND xã
Văn Học...........................................................................................................................................22

1.6. Những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh
đạo UBND xã Văn Học:..................................................................................23
1.7. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Văn Học;..............24
2. Khảo sát về công tác Văn thư.......................................................................25
2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Văn Học:..................................25
SV: Bế Doãn Kiên
Lớp: Hành chính Văn phòng K16

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................28
2.2.1. Các quy định về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản......................28
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Văn Học.......30
2.2.3. Những ưu, nhược điểm về các nội dung:...............................................33
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Văn Học...............34
2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
của UBND xã Văn Học....................................................................................34
2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
đến....................................................................................................................37
( Sơ đồ trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến-phụ lục số10 )...........................37

2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ
quan;.................................................................................................................37
2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan......................................38
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưư trữ và đánh giá ưu, nhược
điểm về các nội dung:......................................................................................40
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:...............................................................................40
3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ..............................................................................................................41
3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................................................................43
3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ................................................................................................43

Phần II................................................................................................................45
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN..................................45
VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN.............................45
I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều:..............46
II. Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản
lý được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây:.............................................50

Phần III..............................................................................................................50
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...............................................................................50
I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác Hành
chính văn phòng của UBND xã Văn Học........................................................51
SV: Bế Doãn Kiên
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Ưu điểm.......................................................................................................................................51

Văn phòng UBND xã Văn Học là một đơn vị thực hiện nghiêm túc các chức
năng, nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong các phong trào. Bộ phận Văn
phòng, các cá nhân cũng như tập thể đã nhiều năm liền được UBND xã tặng
giấy khen và tuyên dương khen thưởng. Đặc biệt là năm 2014 tập thể Văn
phòng UBND xã Văn Học đã được UBND huyện Na Rì biểu dương khen
thưởng là đơn vị có nhiều thành tích xuất sắc trong mọi nhiệm vụ được giao.
..........................................................................................................................51
2. Nhược điểm.................................................................................................................................52

II. Một số đề xuất nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
trong công tác hành chính văn phòng tại UBND xã Văn Học.........................53
1. Về đội ngũ cán bộ công chức........................................................................................................54
2. Về quy trình nghiệp vụ.................................................................................................................55
3. Về trang thiết bị............................................................................................................................55

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................56
PHỤ LỤC...........................................................................................................58

SV: Bế Doãn Kiên
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Bước vào thời kỳ hội nhập hóa, quốc tế hóa, Việt Nam đang dần khẳng
định được vị thế của mình trên trường quốc tế bằng những chủ trương, chính
sách phát triển sáng suốt, tài tình của Đảng và Nhà nước. Và có thể khẳng định
rằng đất nước chúng ta ngày càng chiếm được lòng tin của bạn bè quốc tế cùng
với sự vươn mình mạnh mẽ, làm quen và bắt nhịp được những thành tựu phát
triển của xã hội loài người.
Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta đã xác định tầm quan
trọng của việc đưa ra các chủ trương, chính sách phát triển, đó là: con người,
khoa học công nghệ và nguồn thông tin. Đây được xem là bản lề của sự thắng
lợi. Một nguồn thông tin chính xác, đầy đủ được xử lý và tổng hợp kịp thời sẽ là
tiền đề, là động lực để bộ máy quản lý hoạt động, thực hiện đúng chức năng,
nhiệm vụ; đưa ra những quyết định mang tính bền vững. Vậy câu hỏi đặt ra:
nguồn thông tin sẽ lấy ở đâu?chủ thể thực hiện là ai? và thực hiện bằng cách
nào?. Để trả lời được những câu hỏi trên cần phải có một thực thể làm các nhiệm
vụ thu thập và xử lý thông tin, tham mưu cho lãnh đạo. Bên cạnh đóp giải quyết
các công việc mang tính phát sinh trong quá trình hoạt động.Với sự phát triển
khách quan của xã hội và nhu cầu đặt ra ở các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đã
là nền móng cho sự ra đời của Văn phòng.Văn phòng thực hiện các chức năng
tham mưu, tổng hợp, hậu cần phục vụ cho nhu cầu của bộ máy quản lý.
Nền kinh tế Việt Nam đang có sự thay da đổi thịt sau nhiều năm đổi mới,
ngày càng hội nhập và phát triển với nền kinh tế tri thức của nhân loại. Do vậy,
công tác hành chính văn phòng đang đóng vai trò then chốt ở các cơ quan, đơn

vị và doanh nghiệp; đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng phục vụ cho quá
trình quản lý; hỗ trợ đắc lực cho các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức, điều hành,
giám sát, kiểm tra công việc của cơ quan; đem lại những lợi ích, hiệu quả nhất
định cho xã hội.
SV: Bế Doãn Kiên

1
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngày nay, Văn phòng đang tự làm mới mình với việc ứng dụng các thành
tựu khoa học - kỹ thuật; đào tạo và sử dụng những con ngời hiện đại hội tụ đầy
đủ các yếu tố: trình độ chuyên môn, năng lực, phẩm chất đạo đức…; xây dựng
các phương pháp, cách thức làm việc khoa học để đáp ứng được với một môi
trường xã hội luôn biến động. Bên cạnh đó, công tác văn phòng hiện nay không
chỉ đơn thuần là thực hiện các công việc giấy tờ, hành chính sự vụ mà đang
hướng các hoạt động của mình vào công tác thu thập, tổng hợp thông tin phục
vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Thực hiện chủ trương, chính sách đổi mới hội nhập của Đảng và Nhà
nước qua các kỳ đại hội Đảng, đến nay đất nước ta đã thu được những thành quả
ngoài mong đợi. Tiến hành đổi mới trên mọi phương diện cùng mọi lĩnh vực,
ngành nghề, trong đó việc cải cách nền hành chính quốc gia được xem là nhiệm
vụ hàng đầu.Công tác Văn phòng đang góp phần tích cực vào việc thực hiện chủ
trương, đất nước.Với việc phát triển đa dạng, thích ứng được ở các loại hình cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tạo nên một mạng lưới văn phòng dày đặc, đa
dạng về quy mô tổ chức, đáp ứng phong phú các công việc; đặc biệt trong những
năm gần đây, với sự ra đời của văn phòng hiện đại, ở đó đã hội tụ được tất cả
các yếu tố như: trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ thông tin, phương pháp tổ

chức công việc và con người. Trong đó, con người trở thành nhân tố giữ vị trí
quan trọng trong văn phòng hiện đại. Vì vậy, nhiệm vụ đặt ra hàng đầu là phải
đào tạo ra những con người có trình độ, năng lực chuyên môn cao, nhiệt tình,
hăng say trong công việc; thích ứng với các trang thiết bị, công nghệ hiện đại;
phong cách làm việc khoa học và có những phẩm chất chính trị vững vàng phù
hợp với nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Nhận thấy tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của xã hội trong việc sử
dụng nguồn nhân lực trong công tác văn phòng tạo các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp; được sự chỉ đạo, quan tâm, giúp đỡ của Bộ Nội Vụ, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội sau hơn 40 năm hình thành và phát triển đã không ngừng nâng cao
SV: Bế Doãn Kiên

2
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chất lượng đào tạo, hoàn thiện phương thức quản lý, đổi mới hình thức đào tạo
với quan điểm “Đào tạo theo nhu cầu xã hội, đào tạo cái gì xã hội cần và
doanh nghiệp cần chứ không phải đào tạo cái gì mình có”. Hiện nay, Nhà
trường đang ngày càng mở rộng quy mô theo chiều sâu, được Nhà nước giao
cho đào tạo nhiều chuyên ngành; trong đó chuyên ngành Hành chính văn phòng
được Nhà trường đưa vào giảng dạy với mục tiêu đào tạo cho xã hội những
người làm công tác hành chính văn phòng hội tụ đầy đủ các yếu tố, đáp ứng
được những công việc hình thành trong công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn
vị. Bắt đầu từ ngày trường vẫn còn là trường Trung cấp Văn thư lưu trữ cùng với
chuyên ngành Văn thư lưu trữ thì chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được
đưa vào chương trình đào tạo cho đến nay, Nhà trường đã tạo thành công và cho
ra trường hàng nghìn sinh viên có trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, chuyên môn

cao làm việc tại các văn phòng ở cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp; bổ sung cho đất
nước một đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng có chất lượng cao, đáp ứng được
các yêu cầu ở các loại hình văn phòng.
Thực hiện theo quy định của Nhà nước về quy chế đào tạo tại các Học
viện, trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp trong cả nước; theo kế hoạch đào
tạo, hàng năm, Nhà trường tổ chức cho học sinh, sinh viên các ngành học đi kiến
tập ngành nghề và thực tập cuối khóa học tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
trên phạm vi cả nước để có những hiểu biết và nhận thức rõ hơn về ngành đang
theo học. Đặc biệt xuất phát từ chủ trương của Đảng và Nhà nước trong sự
nghiệp giáo dục và đào tạo ở giai đoạn hiện nay đó là: “Học đi đôi với hành”,
“Lý luậngắn liền với thực tiễn”, ngay từ những ngày đầu, Nhà trường đã xác
định thực tập cuối khóa là một môn học nằm trong chương trình đào tạo. Khóa
thực tập này sẽ giúp học sinh, sinh viên nắm vững được những kiến thức lý luận
thông qua thực tiễn. Đồng thời làm sáng tỏ những nội dung môn học chuyên
ngành tại giảng đường. Khóa thực tập cũng là sợi dây kết nối giữa Nhà trường
và xã hội. Qua thời gian thực tập tại các cơ quan, tổ chức về công tác văn phòng
SV: Bế Doãn Kiên

3
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
là điều kiện tốt nhất giúp học sinh, sinh viên làm quen và rèn luyện được các kỹ
năng nghề nghiệp được đào tạo, tích lũy những kinh nghiệm làm việc từ thực
tiễn. Đây được xem là cuộc tập dượt mang tính chất quyết định đối với học sinh,
sinh viên sau khi ra trường.
Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trực tiếp là các
thầy cô trong trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề; đồng thời

có sự đồng ý, giúp đỡ của UBND xã Văn Học đã tạo điều kiện cho em tới thực
tập tại Văn phòng Tổng hợp xã Văn Học, đã giúp em được tiếp xúc với môi
trường làm việc thực tế tại cơ quan trên cơ sở áp dụng những lý thuyết được học
trên ghế nhà trường. Là học sinh năm cuối chuyên ngành Hành chính văn
phòng, thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa như là một bước nhảy, đánh dấu sự phát
triển trong nhận thức bản thân và làm quen, rèn luyện những kỹ năng nghề
nghiệp cần thiết của một nhà Hành chính văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng
động trong tương lai.
Trong thời gian thực tập tại UBND xã Văn Học (từ ngày 20/4 đến ngày
05/6/2015) đã giúp em làm quen tiếp xúc với nhiều công việc của văn phòng
như: các loại văn bản, hồ sơ, trang thiết bị cũng như nắm bắt được một số
nghiệp vụ, kỹ năng của người làm công tác văn phòng để tổng hợp những kiến
thức đã lĩnh hội, trau dồi được tại cơ quan thực tập, kết hợp với những lý luận
được thầy, cô nhà trường trang bị; sau đây, em xin trình bày bài báo cáo thực tập
tốt nghiệp của cá nhân. Qua đây, em cũng xin bày tỏ những đánh giá và đưa ra
một số đề xuất, giải pháp của bản thân để công tác văn phòng ở cơ quan thực tập
được hoàn thiện hơn.
Để thực hiện được bài báo cáo thực tập tốt nghiệp, em đã được hướng dẫn
của Ths. Tạ Thị Liễu – Giám đốc Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và
Dạy nghề, sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ, nhân viên trong Văn
phòng Tổng hợp của xã Văn Học. Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã
SV: Bế Doãn Kiên

4
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế để

tổng hợp và hoàn thiện bài báo cáo này. Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu
rộng nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định. Em rất mong
nhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô trong Trung tâm, cũng
như của các cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng Tổng hợp xã Văn Học để bài
báo cáo của em được hoàn thiện hơn về cả nội dung và hình thức trình bày.
Kết thúc đợt thực tập tốt nghiệp này cho em gửi lời cảm ơn chân thành và
lời chúc sức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong Trung tâm Đào tạo nghiệp
vụ Văn phòng và Dạy nghề, ban lãnh đạo UBND xã Văn Học, các cán bộ, nhân
viên trong Văn phòng Tổng hợp xã đã giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập tốt
nghiệp này. Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới đồng chí Nông Văn
Sang – Cán bộ Văn phòng Tổng hợp; đã tận tình quan tâm, hướng dẫn và tạo
điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại cơ quan.
Bài báo cáo nội dung gồm 3 phần:
- Phần I. Khảo sát công tác Hành chính văn phòng của UBND xã Văn
Học
- Phần II. Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn bản và phân loại văn bản
quản lý của UBND xã Văn Học
- Phần III. Kết luận và đề xuất
Em xin chân thành cảm ơn!
Văn Học, ngày

tháng

năm 2015

Học sinh

Bế Doãn Kiên
SV: Bế Doãn Kiên

5
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT

Danh mục chữ viết tắt

Chữ viết tắt

1

Uỷ ban nhân dân

UBND

2

Quyết định

QĐ

3

Nghị định

NĐ

4

Thủ tục hành chính

TTHC

5

Hội đồng nhân dân

HĐND

6

Chính phủ

CP

SV: Bế Doãn Kiên

6
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
CỦA UBND XÃ VĂN HỌC
* Vài nét về xã Văn Học và UBND xã Văn Học
Văn Học là xã có địa hình là đồi núi, với diện tích là 1450 ha, số dân là
10.96 người. Là một vùng đất có vị trí địa lý quan trọng, giàu tiềm năng để phát
triển kinh tế
- Về mặt tự nhiên:
+ Phía Đông tiếp giáp với xã Lương Hạ.
+Phía Tây tiếp giáp với xã Lạng San.
+Phía Nam tiếp giáp với xã Lương Thành .
+ Phía Bắc tiếp giáp với xã Vũ Loan và Lạng San.
- Về mặt kinh tế - xã hội:
Hiện nay toàn xã có 8 thôn đây được xem là một xã có tiềm năng về phát
triển kinh kế - xã hội. Với tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt khá 7,9%, tỷ trọng cơ
cấu kinh tế nông nghiệp chiếm 67%; tiểu thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản
chiếm 23%; thương mại dịch vụ chiếm 15%.
+ Thu nhập bình quân đầu người từ các nguồn: 25.000.000 đồng/người/năm
( năm 2015 )
+ Tỷ lệ hộ nghèo còn: 6,89%, giảm 3,15% so với năm 2015.
Với các số liệu rất khả quan đó được xem là tín hiệu tích cực để phát triển kinh
tế xã nhà.
Hiện nay, với việc nâng cấp, làm mới, mở rộng các tuyến đường giao thông sẽ là
điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu, vận chuyển hàng hóa với các thôn, xóm và
các xã lân cận.
Với địa hình là đồi núi và những con người cần cù, chịu thương chịu
SV: Bế Doãn Kiên

7
Lớp: Hành chính Văn phòng K16

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khó, luôn sáng tạo. Đảng, chính quyền và nhân dân trong xã đang nỗ lực phấn
đấu phát triển về mọi mặt. Minh chứng cụ thể: như đã báo cáo ở trên tốc độ tăng
trưởng kinh tế đạt khá 7,9% ( năm 2015 ). Có những đóng góp quan trọng trong
việc phát triển kinh tế của huyện.
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Văn Học
Chính quyền cấp xã là cơ quan hành chính ở địa phương. Quản lý địa
phương theo Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp
trên.
1. Chức năng của UBND xã Văn Học
Ủy ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biệm pháp phát triển kinh tế - xã
hội và thực hiện các chính sách khác trên địa phương.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo,quả lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Văn Học
Xây dựng các chương trình làm việc, công tác tháng, quý, năm của Ủy
ban nhân dân xã, Hội đồng nhân dân xã, tổ chức theo dõi đôn đốc, các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện các chương trình kế hoạch công tác sau
khi được ban hành.
Giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND xã theo dõi đôn đốc các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND,
SV: Bế Doãn Kiên

8
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND xã trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án tham gia ý kiến về nội dung
trong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND xã xem xét,
quyết định.
Bảo đảm việc thu thập thông tin, cung cấp thông tin, xử lý thông tin
thường xuyên kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác HĐND, UBND xã,
Thường trực Hội đồng nhân dân. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ,
đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
Giúp Thường trực HĐND, UBND xã tiếp nhận và giải quyết đơn
thưkhiếu nại tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của văn phòng.
Phối hợp với cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng, ban, thôn, xóm, theo dõi đôn
đốc thực hiện nhưng văn bản quy phạm pháp luật đó.
Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳ
họp HĐND, các phiên họp UBND xã; các cuộc họp và làm việc của Thường
trực HĐND, UBND xã với các cơ quan đơn vị, tổ chức và công dân; đảm bảo
các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật hậu cần cho các hoạt động của UBND,
HĐND xã.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,
UBND xã, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của
pháp luật.
Trực tiếp tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND xã giải quyết các

vấn đề liên quan trên địa bàn xã.
* Nhiệm vụ quản lý hành chính Nhà nước trên các lĩnh vực :
- Về kinh tế - xã hội.
- Về pháp chế xã hội chủ nghĩa.
- Về Nội chính.
- Bảo vệ tài sản, sức khỏe, tính mạng của nhân dân.
- Công tác tổ chức biên chế, lao động.
SV: Bế Doãn Kiên

9
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Công tác tư pháp, thanh tra.
- Thu chi ngân sách.
- Quản lý địa giới hành chính.
Để thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ trên: Trong điều kiện, đặc điểm
cụ thể của từng đơn vị hành chính cơ sở, chính quyền xã có nhiệm vụ quản lý là
chủ yếu.
Chính quyền xã quảnlý các mặt hoạt động nhà nước ở cơ sở, nhằm đảm
bảo cho hiến pháp, pháp luật được tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh ở cơ sở,
đảm bao quyền làm chủ của nhân dân, đảm bảo lợi ích gợp pháp cũng như nghĩa
vụ pháp lý của công dân, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của nhân dân địa
phương, động viên mọi công dân làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Xây dựng
và thưc hiện kế hoạch trong phạm vi nhiệm vụ khả năng của xã : Sự nghiệp giáo
dục, văn hóa, y tế, xã hội, sản xuất tiêu dùng, chăm lo đời sống, quản ly ngân
sách, làm nghĩa vụ đối với nhà nước và cấp trên. Trực tiếp xây dựng và quản lý
các công trình công cộng phục vụ sản xuất và đời sống văn hóa – xã hội ở địa

phương.
Với cơ chế quản lý mới, vấn đề nổi lên trong quản lý hành chính nhà nước
ở cơ sở là quản lý hành chính kinh tế.Trên cơ sở phát huy quyền làm chủ của
nhân dân. Quyền làm chủ của các đơn vị sản xuất kinh doanh. Cần xác định rõ
mối quan hệ giữa HĐND và UBND xã với các đơn vị sản xuất kinh doanh.
Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư hàng
hoá được giao theo đúng quy định của Nhà nước..
Giúp chủ tịch UBND xã giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền và
giải thích cho người dân hiểu các giấy tờ cần thiết.
Chính quyền xã thực hiện quản lý hành chính tư pháp gồm: Cưỡng chế các
hành vi chống đối lại chính quyền nhân dân, ngăn chặn và xử lý hành vi thuộc
thẩm quyền pháp luật quy định, thi hành mênh lệnh của tòa án và cơ quan tư
pháp cấp trên, tuyên truyền giáo dục pháp luật. Đồng thời phải giữ vững an ninh
SV: Bế Doãn Kiên

10
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trật tự, an toàn xã hội, đảm bảo pháp chế trong hoạt động xã hội ở địa phương.
- Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý : Quyết định, Chỉ thị, Công
văn, Thông báo, Báo cáo.
- Thẩm quyền xử lý mang tính cưỡng chế.
* Về dân sự:
Khi có tranh chấp dân sự UBND xã làm nhiệm vụ hòa giải, ra quyết định
công nhận sự thỏa thuận của các bên.
*Về hình sự:
Xử lý hình sự thuộc cơ quan công an, kiểm soát, tòa án từ cấp huyện trở

lên.UBND xã có trách nhiệm, nhiệm vụ ngăn chặn và phòng ngừa.
* Các lĩnh vực khác:
UBND xã hoạt động theo quy định của pháp luật và thẩm quyền của
mình.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học
UBND xã do HĐND xã bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện
nguyên tắc tập trung dân chủ, các uỷ viên UBND xã do HĐND xã bầu ra gồm
04 uỷ viên:
- 01 chủ tịch UBND xã
- 02 phó chủ tịch UBND xã
- 01 Trưởng công an xã
Và các ban ngành:
+ Ban tài chính ngân sách.
+ Ban địa chính xây dựng.
+ Ban tư pháp - hộ tịch.
+ Ban văn hoá thông tin.
+ Ban chỉ huy quân sự.
+ Ban công an.
+Văn phòng UBND xã.
SV: Bế Doãn Kiên

11
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngoài ra trong việc giải quyết công việc thì UBND xã Văn Học còn thành
lập thêm một số ban khác:
+ Ban phòng chống bão lụt và cứu hộ cứu nạn,

+ Ban giải toả mặt bằng,
+ Ban dân số gia đình trẻ em.
Những năm gần đây dưới sự lãnh đạo của ban chấp hành Đảng uỷ, sự điều
hành năng động trong quản lý chính quyền và phối hợp hoạt động có hiệu quả
của các đoàn thể tổ chức quần chúng vì thế trong hơn 20 năm thực hiện công
cuộc đổi mới của đất nước Đảng bộ và nhân dân xã Văn Học đã giành được
thành tích to lớn trong xây dựng quê hương.
UBND xã có bộ máy cơ bản giữ được ổn định có bước chuyển biến tích cực
trong điều hành quản lý, tổ chức thực hiện có hiệu quả những mục tiêu Nghị quyết
của Đại hội Đảng bộ đề ra và phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh.
(Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Văn Học- Phụ lục 01)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND xã Văn Học.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Văn Học
Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công
tác lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan. Chức năng của Văn phòng thể hiện ở hai mặt:
+ Tham mưu, tổng hợp.
+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
* Nội dung công tác Văn phòng gồm:
+ Hoạt động Hành chính Văn phòng.
+ Hoạt động Văn thư.
+ Hoạt động Lưu trữ.
Theo Quyết định số 120/QĐ-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2011 của Chủ
SV: Bế Doãn Kiên

12
Lớp: Hành chính Văn phòng K16

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tịch UBND xã Văn Học quy định chức năng, nhiệm vụ các ban chuyên môn,
trong đó có quy định về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND như sau:
* Chức năng:
Văn phòng HĐND-UBND xã Văn Học có chức năng tham mưu cho lãnh
đạo UBND trong mọi hoạt động có liên quan và đã được quy định;
- Thu thập, phân tích, đánh giá và chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh
đạo để phục vụ cho hoạt động quản lí, điểu hành của UBND; Văn phòng có
trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo Văn phòng phải đồng thời đề xuất
biện pháp giải quyết, bên cạnh đó Văn phòng còn có trách nhiệm phối hợp với
các đơn vị, cá nhân có liên quan để cùng triển khai chương trình, kế hoạch đã
đề ra.
- Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật
cho bộ máy của UBND hoạt động một cách tốt nhất. Phụ trách công tác tổ chức
cán bộ, công tác Văn thư lưu trữ…
Để đảm bảo việc thực hiện tốt chức năng của mình, UBND giao Văn
phòng được quản lí, chi tiêu tài chính để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, văn
phòng phẩm và điều hành việc sử dụng.
* Nhiệm vụ:
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của HĐND &UBND, Văn phòng UBND có
những nhiệm vụ sau:
- Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động của
HĐND-UBND; Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho
lãnh đạo.
- Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần,
tháng, quý, cho lãnh đạo và chương trình công tác năm cho UBND.
- Soạn thảo văn bản, chuẩn bị cho các cuộc họp, các cuộc tiếp xúc cử tri

và các hoạt động khác của HĐND và UBND.
SV: Bế Doãn Kiên

13
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xây
dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ.
- Giúp UBND thống nhất quản lý việc ban hành và soạn thảo văn bản,
công tác văn thư lưu trữ...
- Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, già soát các đề án, dự án, các văn bản
trước khi trình chủ tịch ký ban hành.
- Là đơn vị chính, trực tiếp sắp xếp, tham gia hoặc kết hợp cùng các đơn
vị chuẩn bị các cuộc họp, Hội nghị, Đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổ
chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó. Đồng thời là bộ phận thực hiện công
việc sự vụ hàng ngày.
- Giúp lãnh đạo UBND quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư,
Lưu trữ, Hành chính của cơ quan.
- Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc hàng
ngày cho lãnh đạo bằng văn bản.
- Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho
hoạt động của cơ quan.
* Một số công việc cụ thể của lãnh đạo Văn phòng:
- Với cơ cấu tổ chức của HĐND &UBND cấp xã thì người đứng đầu văn
phòng được gọi là công chức văn phòng. Với chức năng và nhiệm vụ chung của
Văn phòng thì lãnh đạo văn phòng chịu trách nhiệm chính trước Chủ tịch
UBND về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng đảm bảo cho mọi

hoạt động của UBND, được Chủ tịch UBND giao ký thừa lệnh Chủ tịch một số
văn bản của UBND như: Thông báo, giấy mời, giấy đi đường, …
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng- Phụ lục 02)
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Văn
Học;
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan. Vì vậy việc bố trí phòng làm việc khoa
học cho văn phòng là một yếu tố rất quan trọng, nhận thức rõ điều này lãnh đạo
SV: Bế Doãn Kiên

14
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND xã Văn Học đã rất quan tâm trú trọng việc bố trí phòng làm việc khoa
học để cán bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa năng suất lao
động. Bố trí hợp lý, hài hoà giữa nội thất và các trang thiết bị văn phong như:
Bàn, ghế tiếp khách, bàn ghế làm việc, máy vi tính, máy in, điện thoại bàn, quạt,
chậu cảnh, tủ đựng tài liệu, tủ đựng văn phòng phẩm... Ngoài ra còn bố trí khu
vực phía ngoài dành cho dân đến giao dịch và làm việc với UBND.Qua đó thể
hiện một văn phòng khá khoa học và đầy đủ thiết bị làm việc.
a. Ưu điểm
Văn phòng UBND xã là nơi trực tiếp giải quyết các công việc thuộc chức
năng nhiệm vụ (Thông tin tổng hợp giúp chủ tịch điều hành mọi hoạt động của
UBND xã) với cách bố trí văn phòng làm việc như vậy sẽ giúp lãnh đạo văn
phòng dễ dàng quản lý và giải quyết công việc chuyên môn, thuận tiện trong
công việc tiếp dân một cách tốt nhất mang lại hiệu qua cao trong công việc.
Màu sắc trang trí trong phòng làm việc có gam màu vàng nhạt tươi sáng,
làm tinh thần sảng khoái, phấn trấn tăng hiệu quả làm việc.Cơ quan có quy định

rõ ràng thời gian làm việc và chế độ làm việc và chế độ nghỉ ngơi cho cán bộ,
nhân viên.
b. Nhược điểm
Không gian cũng như diện tích không được rộng, không phù hợp cho
hoàn cảnh công việc ngày nay với điều kiện công việc và nhu cầu làm việc của
Ủy ban nhân dân. Với không gian làm việc như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến kết
quả làm việc, không thuận tiện cho việc giao dịch, giấy tờ văn bản dễ có khả
năng nhầm lẫn, trang thiết bị thiếu thốn và lạc hậu và chưa đáp ứng được nhu
cầu sử dụng.
c. Phương án đề xuất
Để nhằm phát triển trụ sở Uỷ ban nhân dân xã nói chung, văn phòng uỷ
ban nói riêng. Nên uỷ ban có sự đầu tư vốn để xây dựng, mua sắm các trang
thiết bị bảo đảm công việc được hoạt động tốt.
SV: Bế Doãn Kiên

15
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Ngoài ra yếu tố con người còn rất quan trọng trong văn phòng, luôn tạo
mọi điều kiện cho cán bộ văn phòng được học tập, nâng cao nghiệp vụ quản lý
văn phòng và làm việc tốt hơn. Từ đó tạo được sự hài hoà giữa con người làm
việc và không gian làm việc.
1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ
của UBND xã Văn Học;
Xây dựng chương trình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếu
được của bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả.
UBND xã Văn Học có kế hoạch công tác cụ thể như sau:

1.3.1. Chương trình công tác năm:
a, Yêu cầu:
Những đề án, nhiệm vụ đăng ký trong chương trình công tác năm của
UBND phải thể hiện được sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản,
ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị.
Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực
hiện công việc do đơn vị chủ trì đã đưa vào chương trình công tác của UBND.
b, Nội dung cụ thể của Chương trình công tác năm của UBND xã Văn
Học gồm:
+Phần 1. Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác năm trước.
+Phần 2. Nêu các định hướng, nhiệm vụ và giải pháp lớn lên tất cả các
lĩnh vực công tác.
+Phần 3: Chi tiết danh mục các đề án cần triển khai( mỗi đề án cần để xác
định rõ nội dung chính, phạm vi điều chỉnh, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, cơ
quan/ đơn vị thẩm định, cấp trình, thời hạn trình từng cấp và dự kiến kế hoạch
sơ bộ để thực hiện đề án).
c, Phân công thực hiện:
Văn phòng UBND chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc
UBND xây dựng chương trình công tác năm của UBND:
SV: Bế Doãn Kiên

16
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trước ngày 20 tháng 11 hàng năm, trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụ
đặt ra và hướng dẫn của UBND Huyện, Văn phòng UBND thông báo đề nghị
các đơn vị thuộc UBND xã kiểm điểm việc chỉ đạo, điều hành năm đó, kiến nghị

các định hướng, nhiệm vụ, giải pháp lớn của UBND xã và đăng ký các đề án, dự
án, vào chương trình công tác năm sau.
Trước ngày 05 tháng 12, các đơn vị thuộc UBND xã gửi Văn phòng báo
cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của đơn vị và danh mục những đề án, dự án
cần trình UBND huyện và trình Chủ tịch trong năm sau.
Trên cơ sở danh mục đề án, dự án đăng ký của các đơn vị thuộc UBND
xã, văn phòng xã dự thảo chương trình công tác năm của UBND, phối hợp với
lãnh đạo UBND xem xét, cho ý kiến chỉ đạo trước ngày 15 tháng 12 hàng năm.
Trước ngày 25 tháng 12 hàng năm, Văn phòng UBND xã tổng hợp trình Chủ
Tịch ký và chuyển UBND huyện phê duyệt, đăng ký những công việc của
UBND đưa vào chương trình công tác của UBND huyện.
Chậm nhất 05 ngày làm việc sau khi nhận được chương trình công tác
năm của UBND huyện, văn phòng UBND xã phối hợp với các đơn vị có liên
quan để cụ thể hoá thành dự thảo chương trình công tác năm của UBND.
Các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Văn phòng UBND
để tổng hợp báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của các Phó chủ tịch và tổng hợp trình
chủ tịch thông qua Chương trình công tác năm của UBND.
Văn phòng UBND trình Chủ tịch ký ban hành và gửi Trưởng các ban
ngành, đơn vị thuộc UBND để phối hợp chỉ đạo, tổ chức thực hiện.
Văn phòng UBND là cơ quan đầu mối xây dựng chương trình công tác
của UBND, có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo UBND trong việc xây
dựng, điều chỉnh và tổ chức thực hiện chương trình công tác bảo đảm phù hợp
với yêu cầu chỉ đạo, điều hành của UBND đồng thời Văn phòng UBND xã
thường xuyên phối hợp với các đơn vị có liên quan của Văn phòng UBND
huyện và các cơ quan khác có liên quan để xây dựng chương trình công tác của
SV: Bế Doãn Kiên

17
Lớp: Hành chính Văn phòng K16

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND, của Lãnh đạo UBND bảo đảm tính khả thi và thống nhất.
1.3.2. Chương trình công tác quý:
a, Yêu cầu:
Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý của UBND
phải xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ
trách, trình UBND huyện quyết định và thời hạn trình phù hợp với chương trình
công tác năm.
b, Nội dung: Gồm 3 phần chính:
-Phần 1: Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý trước.
-Phần2: Nêu các nhiệm vụ và giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác.
-Phần3: Tình hình thực hiện các đề án theo chương trình công tác năm
của UBND.
c, Phân công thực hiện:
- Chậm nhất là 10 ngày của tháng cuối quý, các đơn vị gửi dự kiến
chương trình công tác quý sau cho Văn phòng UBND, những công việc bổ sung
hoặc có sự điều chỉnh về thời gian để tổng hợp báo caó Lãnh đạo UBND. Quá
thời hạn trên, đơn vị nào không gửi coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều
chỉnh.
- Chậm nhất là 13 ngày của tháng cuối quý, Văn phòng UBND tổng hợp
chương trình công tác quý sau của UBND, trình Chủ tịch xem xét, quyết định.
Những vấn đề trình có văn bản trình Lãnh đạo UBND ký trước ngày 15 của
tháng cuối quý để đề nghị UBND Huyện cho phép điều chỉnh. Chỉ sau khi được
chấp nhận, các đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới.
Chú ý: Chương trình công tác Quý I được thể hiện trong báo cáo và
chương trình công tác của năm trước; chương trình công tác Quý III được thể
hiện trong báo cáo và chương trình công tác 6 tháng đầu năm
1.3.3. Chương trình công tác tháng:

a, Yêu cầu:
SV: Bế Doãn Kiên

18
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng và
triển khai thực hiện chương trình công tác tháng
b, Nội dung:Gồm 3 phần chính:
- Phần 1: Đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác tháng trước
- Phần 2: Nêu các nhiệm vụ, giải pháp trên tất cả các lĩnh vực công tác
- Phần 3: Tình hình thực hiện các đề án theo chương trình công tác quý
của UBND
c, Phân công thực hiện:
Chậm nhất là ngày 20 hàng tháng, các đơn vị gửi dự kiến chương trình
công tác tháng sau cho Văn phòng để tổng hợp
Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, Văn phòng UBND tổng hợp chương
trình công tác tháng sau trình Chủ tịch xét duyệt.
1.3.4 Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo UBND:
Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của Chủ tịch, Văn
phòng UBND phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình công
tác tuần, trình Lãnh đạo UBND duyệt và gửi các đơn vị vào Thứ sáu hàng tuần
để các đơn vị chủ động trong xây dựng và thực hiện chương trình công tác của
đơn vị mình.
Khi có sự thay đổi về chương trình công tác Thư ký UBND là người kịp
thời thông báo cho Văn phòng UBND cập nhật thông tin và thông báo cho các
đơn vị, cá nhân có liên quan được biết.

* Chương trình công tác của các đơn vị thuộc UBND:
Căn cứ chương trình công tác của UBND và chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị
và tổ chức thực hiện. Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến từng
cán bộ, công chức; đồng thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, tạo
điều kiện để đơn vị hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác. Trường hợp do
SV: Bế Doãn Kiên

19
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
những khó khăn chủ quan, khách quan không hoàn thành được công việc theo
tiến độ, kế hoạch đã định, phải kịp thời kịp thời báo cáo Phó chủ tịch phụ trách
lĩnh vực và thông báo cho Văn phòng biết để điều chỉnh chương trình chung và tìm giải
pháp khắc phục.
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủ trương
chung của cấp trên; đề nghị của các ban, các đơn vị trong xã, UBND xã đã xây
dựng kế hoạch công tác với trình tự; các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng
ký công tác với Văn phòng để tổng hợp thành chương trình công tác chung cho
toàn cơ quan. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh bản dự
thảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến các thành
viên UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, thị trấn biết để thực
hiện.
(Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng kế hoạch công tác của UBND xã Văn Học phụ lục số 03)
1.4. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của
Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng:

Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan.Chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng có thể
đi dài ngày, ngắn ngày, tuỳ vào công việc cụ thể.Đây là hoạt động rất cần thiết
đối với mỗi cơ quan, tập thể. Vì vậy, chuyến đi công tác của lãnh đạo được cán
bộ Văn phòng tổ chức chuẩn bị rất chu đáo.
Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác; trình thủ trưởng phê duyệt,
liên hệ nơi công tác; đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân
công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và văn bản, tài liệu có liên quan, báo
cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác; kết thúc chuyến đi công tác;
kinh phí chuyến đi, báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan.
Bước 1: Phải lên kế hoạch cụ thể của chuyến đi. Nói cách khác là phaỉ
xác định rõ mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần,
SV: Bế Doãn Kiên

20
Lớp: Hành chính Văn phòng K16


Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phương tiện và kinh phí.Công việc này sẽ được lãnh đạo Văn phòng đề xuất ý
kiến vào kế hoạch đi công tác của Lãnh đạo UBND trước khi Lãnh đạo UBND
phê duyệt. Đồng thơì trong khi kế hoạch trên được duyệt lãnh đạo Văn phòng
còn có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời
gian.
Bước 2: Làm công tác chuẩn bị trước chuyến đi. Lúc này khi mà kế
hoạch cụ thể của chuyến đi đã được phê duyệt, nếu được Lãnh đạo UBND giao,
Văn phòng UBND thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác
những nội dung thiết yếu như: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành
viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ UBND; những đề nghị để cơ

quan, đơn vị chuẩn bị để giúp đỡ đoàn;
Bước 3: Chuẩn bị nội dung công tác. Đây là phần nội dung quan trọng
nhất của chuyến đi.Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng UBND lúc này là biết
sự phân công của Lãnh đạo UBND đôn đốc các đơn vị được phân công thực
hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và tiến độ thời gian. Tổ
chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác
Bước 4: Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí. Công việc này là
phần công việc rất cần thiết của mỗi một chuyến đi công tác nói chung đặc biệt
là những chuyến đi công tác đường dài. Tuy nhiên, việc sử dụng phương tiện
giao thông của UBND cũng có những nhiều yếu tố chi phối như: nhu cầu cấp
bách, khẩn trương của chuyến đi; nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn văn
bản, kinh phí ...nên lãnh đạo Văn phòng UBND có trách nhiệm lên kế hoạch cụ
thể về việc chuẩn bị phương tiện của mỗi chuyến đi. Và với kinh phí cũng vậy,
kinh phí của mỗi chuyến đi phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu
cầu công tác và tiết kiệm, đặc biệt cần chú ý đến các nhu cầu chi về: phương tiện
đi lại; việc ăn, nghỉ trên đường; bồi dưỡng cho đại biểu tham gia hội nghị theo
quy định; kinh phí dự phòng
Bước 5: Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan. Trong mỗi chuyến
SV: Bế Doãn Kiên

21
Lớp: Hành chính Văn phòng K16