Báo cáo kiến tập văn thư lưu trữ tại Huyện ủy phúc thọ (Hệ trung cấp)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN.....................................3
I.CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HUYỆN PHÚC THỌ...................................6
1.Trách nhiệm và quyền hạn của huyện Phúc thọ..........................................................................6
2.Cơ cấu tổ chứ của Huyện ủy Phúc thọ.........................................................................................6
II.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY PHÚC THỌ.........................8
1.Chức năng....................................................................................................................................8
2.Nhiệm vụ.....................................................................................................................................9
3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy phúc thọ....................................................................11

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
CƠ QUAN..........................................................................................................18
I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN ..........................................................................................18
1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.....................................................................................18
1.1. Xây dựng và ban hành văn bản..............................................................................................18
1.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến:.........................................................................18
1.3.Quy trình quản lý văn bản đi...................................................................................................18
1.4.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan........................................18
1.5.Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................................................19
1.6.Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư...............................................................................19
1.Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị.............................................................19
II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN.................................................20
1.Cơ sở khoa học..........................................................................................................................20
1.1.Khái niêm về nghiệp vụ văn thư.............................................................................................20
1.2.Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư...............................................................................................20
1.3.Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng........................................................................20

2.Công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy.................................................................................21
2.1.Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản...............................................................................21

Khuất Thị Sinh - TC VTLT K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.Xác định văn bản cần soạn thảo.............................................................................................21
2.3.Phân công soạn thảo văn bản.................................................................................................21
2.4.Quy trình soạn thảo văn bản..................................................................................................21
2.5.Thể thức văn bản....................................................................................................................22
2.6.Đánh máy, nhân văn bản........................................................................................................24
2.7.Kiểm tra văn bản trước khi trình ký........................................................................................24
2.8.Trình ký và ký văn bản............................................................................................................24
3.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.............................................................................25
4.Công tác quản lý và xử lý văn bản đi..........................................................................................26
5.Công tác quản lý và sử dụng con dấu........................................................................................28
6.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan............................................29
6.1.Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...............................................29
6.2.Xây dựng danh mục hồ sơ......................................................................................................29
6.3.Yêu cầu và nội dung lập hồ sơ................................................................................................30
6.4.Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan............................................................30
6.5.Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...........................................................30
III.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy........................31

CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN.............................................................................39

I. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư......................................................39
1.Ưu điểm.....................................................................................................................................39
2.Nhược điểm...............................................................................................................................39
II.Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư...................................................................40
III.Một số kiến nghị với cơ quan, đơn vị........................................................................................42
1. Đối với Huyện ủy Phúc Thọ.......................................................................................................42
2. Đối với cơ quan nhà nước cấp trên...........................................................................................42
3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội ......................................................................................43

KẾT LUẬN........................................................................................................44
Khuất Thị Sinh - TC VTLT K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHỤ LỤC...........................................................................................................45

Khuất Thị Sinh - TC VTLT K13A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đại hóa, kinh tế nước ta
đang tăng trưởng với tốc độ cao . Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải
xây dựng một bộ máy quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi

thành viên tham gia vào phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết thời đại ngày nay công tác Văn thư – Lưu trữ giữ
một vị trí rất quan trọng và đóng góp không nhỏ vào việc thành bại trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy Văn phòng Văn thư – Lưu
trữ cần phải được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả. Một Văn phòng Văn
thư – Lưu trữ khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển
khai được công việc một cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội
cũng như chất lượng công việc và ngược lại.
Văn phòng Văn thư – Lưu trữ bao gồm các công việc như : xây dựng và
soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, chuyển giao văn bản,
lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu… Công tác Văn thư có ý nghĩ rất quan
trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin
cần thiết phục vụ cho việc quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan
doanh nghiệp nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông
tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin
chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Công tác Văn thư được làm
tốt sẽ góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lượng hiệu quả và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước. Công
tác Văn thư đảm bảo giữ gì đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện để làm tốt công
tác lưu trữ sau này.
Sau 2 năm học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựa vào những kiến
thức đã được thầy cô trong trường giảng dạy, đến kỳ thứ tư Nhà trường đã tạo
điều kiện cho chúng em được đi thực tập thực tế tại các cơ quan, đơn vị. Đây là
một hoạt động mang tính chất thực tế và có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi
sinh viên . Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên vận dụng được lý luận vào thực
tiễn “ học đi đôi với hành”. Đưa những kiến thức đã được trang bị trên giảng
đường vận dụng vào công việc thực tế . Đồng thời cập nhật, bổ xung thêm kiến
thức cho bản thân, trau dồi phẩm chất đạo đức học hỏi và rèn luyện kỹ năng
mềm như: giao tiếp, xử lý tình huống, tác phong làm việc… cũng như thực hiện
tốt nội dung và yêu cầu của đợt thực tập , qua đó mỗi cá nhân có sự chuẩn bị tốt

hơn cho môi trường làm việc sau này.

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Qua quá trình học tập tại trường và nhận thức được mục đích của đợt
thực tập em đã chọn Văn phòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ là nơi thực tập của
mình. Sau thời gian 6 tuần thực tập ( từ ngày 20/4 đến ngày 05/6/2015) tại văn
phòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ-Hà Nội, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc
áp dụng kiến thức đã học vào thực tế, xong nhờ sự giúp đỡ tận tình của các cô,
chú, anh, chị của văn phòng Đảng ủy huyện Phúc Thọ nói chung và cô Trần
Thị Hảo phụ trách công tác văn thư nói riêng đã giúp đỡ em rất tận tình, tạo mọi
điều kiện tốt nhất trong suốt quá trình em thực tập thực tập của mình cũng như
có thêm nhiều những kiến thức, kinh nghiệm phục vụ cho công việc và học tập
sau này.
Em xin chân thành cản ơn !

Phúc Thọ, ngày tháng năm 2015
Học sinh

Khuất Thị Sinh

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN
*KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN PHÚC THỌ
Phúc Thọ là huyện nằm về phía Tây của thành phố Hà Nội, cách trung tâm
Thủ đô khoảng 30 km theo đường Quốc lộ 32. Diện tích tự nhiên là 11.719,27
ha, dân số năm 2010 là 168,3 nghìn người, toàn huyện có 22 xã và 01 thị trấn :
1. Thị Trấn Phúc Thọ

13.Xã Thọ lộc

2. Xã cẩm Đình

14.Xã Thượng Cốc

3. Xã Hát Môn

15.Xã Tích Giang

4. Xã Hiệp Thuận

16.Xã Trạch Mỹ Lộc

5. Xã Tam Hiệp

17.Xã Phụng Thượng

6. Xã Long Xuyên

18.Xã Phương Độ

7. Xã Ngọc tảo

19.Xã Vân Nam

8. Xã Phúc Hòa

20.Xã Vân Hà

9. Xã Sen Chiểu

21.Xã Vân Phúc

10.Xã Tam Hiệp

22.Xã Võng Xuyên

11.Xã Tam Thuấn

23.Xã Xuân Phú

12.Xã Thanh Đa
Ranh giới hành chính như sau:
- Phía Bắc giáp sông Hồng, là ranh giới của huyện với tỉnh Vĩnh Phúc
(huyện Vĩnh Tường, huyện Yên Lạc).

- Phía Đông giáp với huyện Đan Phượng, TP Hà Nội.
- Phía Nam giáp với các huyện Thạch Thất và Hoài Đức.
- Phía Tây giáp Thị xã Sơn Tây.
Huyện Phúc Thọ có vị trí tiếp giáp với Thị xã Sơn Tây, đây là trung tâm
văn hoá, kinh tế, đô thị,... lớn phía Tây của Thành phố Hà Nội; cách khu du lịch
Đồng Mô và Làng Văn hoá các dân tộc 20 km. Đặc biệt có tuyến đường Quốc lộ
32 chạy qua trên địa bàn với chiều dài 16km đã được đầu tư nâng cấp, tỉnh lộ
421 đi huyện Quốc Oai và tỉnh lộ 419 đi khu Công nghệ cao Hoà Lạc,.... Với vị
trí địa lý như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc phát triển kinh tế xã hội
và giao lưu văn hoá với các huyện khác của Thành phố Hà Nội nói riêng và các
tỉnh khác trong vùng đồng bằng Bắc bộ nói chung.
*.Địa hình, địa mạo
Vùng đất trong đồng bao gồm 12 xã, thị trấn: Thị trấn Phúc Thọ, xã Sen
Chiểu, Võng Xuyên, Long Xuyên, Thọ Lộc, Tích Giang, Phúc Hòa, Ngọc Tảo,
Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trạch Mỹ Lộc, Phụng Thượng, Tam Hiệp, Liên Hiệp với diện tích tự nhiên
6.502,32 ha, chiếm 55,48% diện tích tự nhiên toàn huyện.
Vùng đất bãi ven sông bao gồm 11 xã: Vân Hà, Vân Phúc, Vân Nam, Xuân
Phú, Phượng Độ, Cẩm Đình, Thượng Cốc, Hát Môn, Thanh Đa, Tam Thuấn,
Hiệp Thuận với diện tích tự nhiên 5.216,95 ha, chiếm 44,52% diện tích tự nhiên
toàn huyện.
Phần lớn diện tích canh tác của huyện Phúc Thọ là bằng phẳng, thích hợp

cho sản xuất nông nghiệp, đặc biệt là gieo trồng các loại cây lương thực, cây
công nghiệp ngắn ngày, rau màu,...
*.Khí hậu, thời tiết
Huyện Phúc Thọ mang đặc điểm của khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm,
mưa nhiều. Khí hậu cả năm khá ẩm, mùa đông chịu ảnh hưởng của những đợt
gió mùa Đông Bắc. Khí hậu được chia thành hai mùa rõ rệt: mùa nóng đồng thời
là mùa mưa, mùa lạnh cũng là mùa khô.
Mùa Đông bắt đầu từ tháng 11 năm trước đến tháng 3 năm sau, hướng gió
chủ yếu là Đông Bắc, thời tiết lạnh và khô, tháng 1 là tháng lạnh nhất có nhiệt
độ trung bình là 160C. Lượng mưa tháng 1 cũng thấp nhất khoảng 18 mm. Số
ngày nắng trong các tháng mùa khô có xu hướng giảm. Đồng thời đới gió mùa
Đông Bắc của dải hội tụ nhiệt đới và xoáy nhiệt đới thường gây ra áp thấp nhiệt
đới.
Mùa nóng, ẩm thường có mưa nhiều, bắt đầu từ tháng 4 đến tháng 10 hàng
năm, hướng gió chủ yếu là Đông Nam mang theo hơi nước, nhưng cũng có khi
là giông bão với sức gió có thể đạt 128 - 144 km/h. Lượng mưa được tập trung
từ tháng 6 đến tháng 9 (có năm bão xuất hiện từ tháng 5, tháng 6), hàng năm
thường có 1 đến 3 cơn bão. Bão đến thường kèm theo mưa lớn gây úng lụt cho
các khu vực thấp trũng.
Nhiệt độ bình quân hàng năm 23,30C, nhiệt độ tháng cao nhất là 28,80C,
nhiệt độ thấp nhất (tháng 1) 15,9 0C, nhiệt độ cao tuyệt đối ghi nhận được là
410C, nhiệt độ thấp nhất tuyệt đối là 4,50C.
Điều kiện khí hậu tạo thuận lợi phát triển một nền nông nghiệp đa dạng với
nhiều loại vật nuôi, cây trồng có nguồn gốc tự nhiên từ nhiều miền địa lý khác
nhau.
Yếu tố hạn chế là vào mùa khô, các cây trồng thường thiếu nước, phải thực
hiện chế độ canh tác phòng chống hạn, vào mùa mưa thường bị mưa, bão, gây
úng nội đồng.
*.Thủy văn, sông ngòi
Hệ thống sông ngòi trên địa bàn của Phúc Thọ gồm 3 sông: sông Đáy, sông

Hồng và sông Tích

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sông Hồng chạy dọc ranh giới giữa huyện Phúc Thọ với huyện Vĩnh
Tường tỉnh Vĩnh Phúc có chiều dài khoảng 10 km. Dòng chảy hàng năm của
sông Hồng vào khoảng 115 ÷ 137 tỷ m3 (dòng chảy trung bình năm khoảng
3.600 m3/s tại Sơn Tây). Ngoài ra, sông Hồng có hàm lượng phù sa tương đối
lớn. Mùa lũ hàm lượng phù sa trung bình trên dưới 1,0 kg/m 3 nước, ngày lớn
nhất có thể đạt trên 5 kg/m 3. Đây là nguồn phù sa bồi đắp cho đất sản xuất nông
nghiệp vùng bãi của sông nói chung và vùng bãi huyện Phúc Thọ nói riêng.
Sông Đáy chạy dọc phần lãnh thổ phía Đông của huyện, bắt nguồn từ sông
Hồng tại Hát Môn, qua Phúc Thọ chảy về Đan Phượng, nhưng lòng chính của
sông đã bị bồi lấp. Hiện nay, đã được khôi phục xây dựng dòng sông Đáy (trên
địa bàn huyện gọi là kênh Cẩm Đình - Hiệp Thuận) để lấy nước phù sa tưới cho
đồng ruộng, đã xây dựng từ đập Cẩm Đình đến cầu Phùng (địa phận xã Hiệp
Thuận) dài 12 km. Đến cuối năm 2009, về cơ bản hệ thống kênh đào này đã
hoàn thành.
Sông Tích Giang chạy cắt ngang phần lãnh thổ phía Tây huyện theo chiều
từ Tây Bắc xuống Đông Nam, đến địa phận Thuỷ Xuân Tiên (huyện Chương
Mỹ) hợp lưu với sông Bùi. Cùng với sông Hồng, sông Tích là nguồn cung cấp
nước chính cho sản xuất và sinh hoạt, đồng thời cũng là hệ thống tiêu thoát nước
cho phần lớn các xã trong huyện.

Hình 1 TRỤ SỞ HUYỆN ỦY PHÚC THỌ

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

I. CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
HUYỆN PHÚC THỌ
1. Trách nhiệm và quyền hạn của huyện Phúc thọ
Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng
năm của Huyện ủy; quy chế làm việc của Huyện ủy; quy chế làm việc của ban
kiểm tra Huyện ủy và kế hoạch kiểm tra toàn khóa.
Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương
hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng,
xây dựng hệ thống chinh trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ.
Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn
khóa trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ
huyện.
Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng
bộ huyện, báo cáo Thành ủy Hà Nội phương án cán bộ, quy định các chức danh
thuộc thẩm quyền theo quy định
2. Cơ cấu tổ chứ của Huyện ủy Phúc thọ
Thường trực Huyện ủy gồm Bí thư, Phó Bí thư Thường trực và Phó Bí thư
kiêm Chủ tịch UBND huyện.

Gồm các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy:
- Văn phòng Huyện ủy
- Ban Tổ chức Huyện ủy
- Ủy ban kiểm tra Huyện ủy
- Ban Tuyên giáo Huyện ủy
- Ban Dân vận Huyện ủy
• Bí thư Huyện ủy: là người đứng đầu Ban chấp hành Đảng bộ huyện chịu
trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban Chấp hành , Ban Thường vụ và
Thường trực Huyện ủy, cùng Ban Chấp hành Đảng bộ huyện, Ban Thường vụ
Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ, trước Đảng bộ huyện về sự
lãnh đạo trên mọi lĩnh vực hoạt động của huyện.

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy: chịu trách nhiệm về hoạt động của
Đảng bộ huyện, giúp Bí thư giải quyết công việc hàng ngày của Đảng bộ, chịu
trách nhiệm điều hành bộ máy Đảng. Trực tiếp giải quyết những công việc do Bí
thư phân công ,thay mặt Bí thư Huyện ủy điều hành công việc khi Bí thư ủy
nhiệm.
THƯỜNG TRỰC HUYỆN ỦY
Bí thư Huyện ủy

Phó Bí thư thường trực

Phó Bí thư kiêm Chủ tịch UBND
huyện

Văn phòng
Huyện ủy

Ban Tổ chức
Huyện ủy

Ban Tuyên
giáo Huyện ủy

Ủy ban kiểm
tra Huyện ủy

Ban Dân vận
Huyện ủy

Chánh Văn
phòng

Trưởng Ban

Trưởng Ban

Chủ nhiệm

Trưởng Ban

Phó Chánh
Văn phòng

Chuyên viên,
phục vụ

Phó Trưởng
Ban

Phó Trưởng
Ban

Phó Chủ
nhiệm

Phó Trưởng
Ban

Chuyên viên

Chuyên viên

UV UBKT và
Chuyên viên

Chuyên viên

• Phụ lục 1: Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Phúc Thọ

• Phó Bí thư kiêm Chủ tịch UBND huyện

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng Huyện ủy là cơ quan thuộc hệ thống các ban đảng của Huyện
ủy, là cơ quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ trực tiếp Ban Thường vụ, Thường
trực Huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ;
phối hợp hoạt động với các ban xây dựng Đảng thuộc Huyện uỷ, phục vụ cho
hoạt động chung của cấp uỷ.
Phối hợp tham mưu giúp Huyện uỷ, trực tiếp là Ban thường vụ, Thường
trực Huyện uỷ về:
- Đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh,
quốc phòng, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị, công tác đối ngoại của cấp
uỷ.
- Thực hiện các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng ;
trực tiếp quản lý tài chính, tài sản, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp uỷ và
các chi, đảng bộ trực thuộc Đảng bộ huyện.
- Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo của Huyện uỷ.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG
HUYỆN ỦY PHÚC THỌ
1. Chức năng
Văn phòng Huyện ủy là cơ quan thuộc hệ thống các ban đảng của Huyện ủy,
là cơ quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ trực tiếp Ban Thường vụ, Thường trực
Huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ; phối

hợp hoạt động với các ban xây dựng Đảng thuộc Huyện uỷ, phục vụ cho hoạt
động chung của cấp uỷ.
Phối hợp tham mưu giúp Huyện uỷ, trực tiếp là Ban thường vụ, Thường trực
Huyện uỷ về:
- Đề xuất chủ trương, chính sách thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh,
quốc phòng, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị, công tác đối ngoại của cấp
uỷ.
- Thực hiện các nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng ;
trực tiếp quản lý tài chính, tài sản, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp uỷ và
các chi, đảng bộ trực thuộc Đảng bộ huyện.
Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo của Huyện ủy
Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Nhiệm vụ
• Tham mưu cho cấp ủy
- Phối hợp với cơ quan chức năng giúp cấp uỷ xây dựng và tổ chức thực
hiện quy chế làm việc của cấp uỷ . Giúp Huyện uỷ xây dựng và tổ chức thực
hiện Chương trình công tác toàn khoá của cấp ủy ; chương trình công tác năm,
quý, tháng của Ban Thường vụ Huyện uỷ và lịch công tác tuần của Thường trực
Huyện uỷ ; theo dõi tình hình thực hiện các chương trình công tác để bổ sung,
điều chỉnh cho phù hợp.
- Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Huyện uỷ.
- Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp uỷ

trong Văn phòng Huyện ủy và đối với công tác văn phòng cấp uỷ của các chi,
Đảng ủy trực thuộc trên cơ sở tài liệu và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương
Đảng và Văn phòng Thành uỷ.
• Đề xuất hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Huyện uỷ; Thực hiện
chế độ cung cấp thông tin đối với các đồng chí Huyện uỷ viên và các chi, Đảng
ủy trực thuộc theo Quy chế hoạt động của Huyện uỷ. Giúp Ban Thường vụ,
Thường trực Huyện uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với
Thành ủy ; theo dõi, đôn đốc các ban xây dựng Đảng, các chi, Đảng ủy trực
thuộc Huyện ủy thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.
- Tiếp nhận, phát hành và quản lý các công văn, tài liệu, văn kiện…từ nơi
khác gửi đến và từ Huyện uỷ, Văn phòng Huyện uỷ gửi đi ; thực hiện và trực
tiếp kiểm tra việc thực hiện ở các văn phòng cấp uỷ trực thuộc về chế độ bảo vệ
bí mật của Đảng, Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ.
- Quản lý tài sản của Đảng bộ huyện theo sự uỷ quyền của Ban Thường vụ
Huyện uỷ ; thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ quản lý,
chi tiêu ngân sách của Huyện ủy và chi, Đảng ủy trực thuộc, đúng với nguyên
tắc, chủ trương, chính sách và chế độ chung ; hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ tài
chính - kế toán đối với các cấp uỷ trực thuộc. Bảo đảm hậu cần và các điều kiện
phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ
và các chi, Đảng ủy trực thuộc Huyện uỷ.
• Thẩm định, thẩm tra
Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án trình cấp uỷ về yêu
cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản của đề án. Tham
gia cùng các cơ quan chủ trì đề án chỉnh lý các văn bản của cấp uỷ liên quan đến
đề án.
- Thẩm định nội dung các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính
trước khi trình Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện uỷ (nếu được Ban
Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao nhiệm vụ).
• Phối hợp
- Tham gia hoặc phối hợp với các phòng, ban, ngành, Mặt trận Tổ quốc, các
đoàn thể và cơ quan chức năng của huyện nghiên cứu, đề xuất những chủ
truơng, cơ chế, chính sách nhằm cụ thể hoá đường lối, chủ trương, Nghị quyết,
Chỉ thị của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về kinh tế - xã hội, an
ninh, quốc phòng, đối ngoại, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị phù hợp với
tình hình thực tiễn của Đảng bộ huyện.
- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng đề án, nghị quyết, chỉ thị, chương trình
những văn bản của cấp uỷ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao.
- Chủ trì phối hợp với Ban tổ chức Huyện uỷ trong việc quản lý tổ chức
bộ máy, cán bộ, biên chế Văn phòng Huyện uỷ.
- Phối hợp với các phòng, ban, ngành, Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể và
các cơ quan, tổ chức có liên quan tham mưu giúp Ban thường vụ, Thường trực
Huyện uỷ chỉ đạo kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị,
quyết định của Thành uỷ và của Huyện uỷ về kinh tế - xã hội, về công tác nội
chính; kiểm tra việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính
tài sản của Đảng.
- Tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo công tác
nội chính; đề xuất chủ trương và phương hướng xử lý các vụ việc, vụ án nghiêm
trọng, phức tạp, có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, đối
ngoại của Đảng bộ hoặc theo đề nghị của các cơ quan tư pháp.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng Nhà nước trong việc quản lý quy

hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư dự án cho các cơ quan đảng
theo đúng quy định của pháp luật; chỉ đạo, tổ chức hoạt động và quản lý khai
thác có hiệu quả các cơ sở vật chất hiện có của Huyện uỷ, các nguồn vốn thuộc
Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sở hữu của Đảng trong các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Đảng
bộ để tăng nguồn thu cho ngân sách Đảng phục vụ nhiệm vụ chính trị của Đảng
bộ.
• Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban thường vụ, Thường trực Huyện
ủy giao
- Tiếp nhận và xử lý đơn thư gửi đến Huyện uỷ.
- Theo dõi, tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị
của Trung ương, Thành uỷ, Huyện uỷ ở các chi, Đảng ủy trực thuộc theo phạm
vi, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; nắm tình hình hoạt động của các chi,
Đảng ủy trực thuộc để báo cáo Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ theo quy
định.
- Là đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ phối hợp Chương trình công tác
của đồng chí Bí thư, đồng chí Phó Bí thư Thường trực Huyện uỷ và một số hoạt
động của các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ Huyện uỷ để thực hiện quy chế
làm việc và chương trình công tác của Huyện uỷ; phối hợp, điều hoà hoạt động
các ban xây dựng Đảng để phục vụ cho hoạt động chung của Huyện uỷ.
- Tổ chức phục vụ các hội nghị của cấp uỷ; các cuộc họp Thường trực, Ban
Thường vụ Huyện uỷ; các hội nghị do Ban Thường vụ Huyện uỷ triệu tập và các

cuộc làm việc của đồng chí Bí thư, đồng chí Phó Bí thư Thường trực Huyện uỷ
theo chương trình công tác hoặc các cuộc kiểm tra, khảo sát ở cơ sở; tham gia tổ
chức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng đảm bảo thông tin liên lạc thông
suốt, bảo vệ an toàn tuyệt đối trụ sở làm việc của Huyện uỷ.
- Chủ động phối hợp với Ban tổ chức Huyện uỷ kiến nghị với Ban Thường
vụ, Thường trực Huyện uỷ ban hành chế độ và chính sách phù hợp để động viên,
khuyến khích cán bộ công tác tại văn phòng cấp uỷ các cấp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ
3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy phúc thọ
• Chánh Văn phòng : là người điều hành chung hoạt động của Văn phòng
Huyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và
Thường trực Huyện ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng:
Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng chương trình làm việc của BCH, Ban Thường vụ, Thường trực
Huyện ủy và chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình.
- Giúp Ban Thường vụ giải quyết công việc hằng ngày.
- Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnh văn bản của Huyện ủy
trước khi trình ký, ban hành.
- Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp
luật của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng. Duyệt, ký ban hành các báo cáo
công tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy .

- Làm chủ tài khoản của Huyện ủy.
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng.
•

Phó Chánh Văn phòng tổng hợp

- Phụ trách công việc tham mưu, tổng hợp, thông tin chuẩn bị đầy đủ kịp
thời các văn bản của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy. Phụ trách công tác
văn thư, lưu trữ, quản trị mạng nội bộ; nội chính, tiếp công dân và xử lý đơn thư.
- Chủ động đề xuất với Chánh Văn phòng để tham mưu cho Thường trực
Huyện ủy trong thực hiện nhiệm vụ. Giúp Huyện ủy thiết lập quản lý, phát triển
mạng tin học, ứng dụng công nghệ thông tin, trực tiếp tổ chức quản lý và sử
dụng tin học văn phòng
- Phụ trách công tác thi đua của Văn phòng.
- Phụ trách phân công nhiệm vụ cán bộ thuộc bộ phận tổng hợp, văn thư
lưu trữ. Xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
cho văn phòng cấp ủy trực thuộc Huyện ủy.Thực hiện chức trách, nhiệm vụ của
Chánh Văn phòng khi được ủy quyền.

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Phó Chánh Văn phòng hành chính- quản trị
- Giúp Chánh Văn phòng quản lý tài sản chung của cơ quan; tổ chức thực

hiện công tác hành chính – quản trị trong cơ quan;
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch thu, chi ngân sách Đảng hàng năm, hàng
quý, tháng theo quy định; tiếp nhận và phân bổ dự toán chi ngân sách; quản lý,
điều hành việc thực hiện nguồn kinh phí, bảo đảm nguồn kinh phí hoạt động của
Huyện uỷ, các ban Đảng. Tổng hợp báo cáo định kỳ, quyết toán ngân sách, tình
hình sử dụng tài chính, tài sản của Đảng theo quy định.
- Hướng dẫn và đôn đốc các cấp uỷ thực hiện đúng chế độ thu, nộp và sử
dụng đảng phí, chế độ quản lý và sử dụng tài chính, tài sản của Đảng; kiểm tra
nghiệp vụ về quản lý tài chính, tài sản đúng nguyên tắc và quy định.
+ Điều hành xe ô tô phục vụ lãnh đạo đi công tác; bố trí địa điểm tổ chức hội
nghị, cuộc họp của cấp ủy và các phòng , ban, ngành khi có yêu cầu.
+ Quản lý nhà ăn, điều hành bộ phận phục vụ các hội nghị của Huyện ủy và
Nhà ăn của cán bộ Huyện ủy.
+ Đôn đốc thực hiện nội quy của cơ quan, an ninh trật tự, vệ sinh nội vụ cơ
quan.
- Thừa uỷ nhiệm Chánh Văn phòng ký các giấy tờ có liên quan đến nhiệm
vụ được phân công

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng Huyện
ủy

Chánh văn phòng

Tổng
hợp

Phó Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

tổng hợp

Hành chính- quản trị

Nội
chính

Văn
thư

Lưu
trữ

Kế toán
CNTT

Thủ quỹ

Bảo vệ
Lái xe

Tạp vụ
Bếp ăn

• Phụ lục 2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện ủy Phúc Thọ.

• Bộ phận Tổng hợp
- Bộ phận tổng hợp được chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp tình hình công
tác ở các lĩnh vực, nắm bắt tình hình kết quả công tác của Huyện ủy, Ban
Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy; chịu trách nhiệm trước Chánh,
Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp về toàn bộ công việc được
phân công.
- Chủ động thu thập thông tin, các văn bản chị đạo của cấp trên; theo dõi
thống kê các số liệu; lưu trữ các tài liệu có liên quan đến công việc đang phụ
trách.
Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Soạn thảo hoặc rà soát các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công và chịu
trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, hiệu quả của các văn bản đó khi trình ký
và ban hành.
- Thực hiện tiếp nhận đơn, thư, những yêu cầu, kiến nghị trực tiếp của công
dân; hướng dẫn công dân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo Luật
Khiếu nại, Luật tố cáo.
- Tổ chức phân loại đơn thư, theo dõi đôn đốc và nắm tình hình giải quyết

đơn thư của các cơ quan, đơn vị.
- Thực hiện chế độ báo cáo công tác tuần, tháng quý, năm theo quy định
• Bộ phận Văn thư – Lưu trữ, đánh máy, quản trị mạng
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
- Tổ chức tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại văn bản đi - đến và chuyển
giao đầy đủ kịp thời, chính xác tài liệu theo quy định và theo sự chỉ đạo của
Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy.
- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tài liệu theo quy định của Đảng. Lập
hồ sơ công việc, lưu giữ, bảo quản đầy đủ hồ sơ, công văn, tài liệu theo quy
định. Truyền đạt trung thực các ý kiến chỉ đạo của Thường trực Huyện ủy đến
các chi , đảng bộ trực thuộc Huyện ủy.
- Quản lý tốt tài liệu, phương tiện trong phòng làm việc phục vụ công tác
điều hành của Thường trực Huyện ủy và lãnh đạo Văn phòng.
- Thực hiện công tác bảo mật, quản lý con dấu và đóng dấu theo đúng quy
định hiện hành.
Bộ phận đánh máy:
Đánh máy, in, phôtô và sao các loại văn bản của Trung ương, Thành ủy,
Huyện ủy kịp thời, chính xác, đủ số lượng đảm bảo đúng thể thức, hình thức và
thực hiện quy chế bảo mật theo quy định hiện hành của Đảng.
Bộ phận Quản trị mạng:
- Đảm bảo vận hành thông suốt mạng nội bộ, quản lý tốt hệ thống máy vi
tính, máy phôtô, máy in và thiết bị văn phòng của cơ quan.

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tiếp nhận và triển khai các kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin của
Thành ủy, của Huyện ủy và trợ giúp các chi, Đảng ủy trực thuộc Huyện ủy về
lĩnh vực tin học. Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý, nâng
cấp, sửa chữa hệ thống mạng, máy móc thiết bị văn phòng.
- Làm tốt công tác bảo mật, an ninh mạng, bảo quản tài nguyên dữ liệu và
sao dữ liệu trên máy tính.
• Trách nhiệm của bộ phận Tài vụ
- Kế toán: Có nhiệm vụ lập dự toán kinh phí năm và dự toán kinh phí đột
xuất để đảm bảo phục vụ kịp thời các hoạt động của Ban Thường vụ, Thường
trực Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy. Thực hiện công tác sửa chữa, tu bổ cơ
sở vật chất phục vụ hoạt động chung của cơ quan.
Giúp Chủ tài khoản trong việc thu, chi theo đúng quy định. Đảm bảo việc
chi tiêu được thanh toán dứt điểm trong tháng. Chứng từ thu chi phải đúng
nguyên tắc. Trực tiếp viết phiếu nhập, xuất kho vật tư, phiếu thu. Cùng Phó Văn
phòng hành chính quản trị hàng tháng đối chiếu lệnh điều xe, cấp phát xăng dầu,
văn phòng phẩm và các vật tư khác. Thực hiện đối chiếu tiền mặt với Thủ quỹ.
Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng trong việc mua sắm tài sản, sửa chữa tài
sản, định mức chi tiêu theo đúng quy định. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính
theo quy định.
- Thủ quỹ: Thủ quỹ cơ quan trực tiếp quản lý tiền mặt, thực hiện đúng các
nguyên tắc về quản lý tiền mặt, chỉ được xuất tiền khi có chữ ký của Chủ tài
khoản và Kế toán, thực hiện kiểm quỹ đối chiếu số liệu với Kế toán vào các
ngày cuối tháng và cùng Kế toán báo cáo Chủ tài khoản.
• Trách nhiệm của bộ phận hành chính – quản trị và phục vụ
- Bộ phận Nhà ăn
Bộ phận cấp dưỡng nhà ăn UBND huyện do Phó Văn phòng hành chính
quản trị phụ trách, có trách nhiệm phân công cụ thể hàng ngày phục vụ các hội
nghị, sinh hoạt ăn trưa cho cán bộ đảm bảo thời gian và đủ tiêu chuẩn, chế độ,

vệ sinh an toàn thực phẩm. Làm tốt công tác quản lý tài sản của nhà ăn, giữ gìn
vệ sinh chung.
- Bộ phận Tạp vụ
Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thực hiện tốt công tác lễ tân, đón tiếp khách, phục vụ các hội nghị, hội họp
của Huyện ủy đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, nước uống đầy đủ; (Phục vụ loa đài,
thiết bị âm thanh, ánh sáng nếu được giao).
Bảo quản các tài sản ở phòng khách, hội trường; chăm lo phục vụ phòng
làm việc của các đồng chí Thường trực Huyện ủy. Những trang thiết bị, đồ dùng
phục vụ đón khách phải được quản lý chặt chẽ, thường xuyên báo cáo thực trạng
với Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị và kế toán.
- Trách nhiệm của lái xe
Bảo quản, vận hành xe ôtô sẵn sàng phục vụ các đồng chí lãnh đạo Huyện
ủy đi công tác do Chánh, Phó Văn phòng điều động hoặc do các đồng chí lãnh
đạo Huyện ủy trực tiếp điều hành. Xe ô tô ra ngoài cơ quan phải có ý kiến của
đồng chí Phó Văn phòng phụ trách hành chính điều xe. Trường hợp các đồng chí
lãnh đạo trực tiếp yêu cầu phục vụ thì phải báo cáo lại cho lãnh đạo Văn phòng
biết.
Khi đi công tác phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, phải lập sổ nhật
ký theo dõi lịch trình công tác (ngày đi công tác, hành trình quãng đường, tình
hình hoạt động của xe), hàng tuần có báo cáo với lãnh đạo Văn phòng.
Khi cần sửa chữa, thay thế phụ tùng thiết bị xe phải có giấy đề nghị báo cáo

Chánh Văn phòng hoặc Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị (trừ
trường hợp hỏng đột xuất trên đường đi công tác thì phải xin ý kiến lãnh đạo đi
cùng để giải quyết) để thống nhất trong lãnh đạo Văn phòng và Kế toán.
Phải đảm bảo tuyệt đối an toàn trong quá trình tham gia giao thông, vệ sinh
sạch sẽ và bảo dưỡng xe ôtô theo định kỳ; sử dụng tiết kiệm xăng dầu trên cơ sở
định mức quy định.

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN
THƯ CỦA CƠ QUAN
I.CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư
1.1.

Xây dựng và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản
- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
- Đánh máy hoàn chỉnh văn bản.
- Ký văn bản
1.2.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến:

- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Đăng kí văn bản đến
- Trình và sao văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết , theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
1.3.

Quy trình quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức
- Trình ký
- Ghi số, ngày, tháng văn bản
- Đóng dấu văn bản
- Đăng kí văn bản
- Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghien cứu và sử dụng văn bản lưu
1.4.

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
- Lập hồ sơ
Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

18

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1.5.

Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu
- Quản lý con dấu
- Sử dụng con dấu
1.6.
-

Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư
Máy in
Máy photocopy
Máy scan
Máy vi tính
Máy điện thoại
Máy fax

1. Công tác chi đạo công tác văn thư của cơ quan, đơn vị
Chánh văn phòng là người điều hành chung hoạt động của Văn phòng
Huyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và
Thường trực Huyện ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng:
- Xây dựng chương trình làm việc của BCH, Ban Thường vụ, Thường trực
Huyện ủy và chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình.
- Giúp Ban Thường vụ (trực tiếp là Thường trực Huyện ủy) giải quyết công

việc hằng ngày.
- Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnh văn bản của Huyện ủy
trước khi trình ký, ban hành.
- Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp
luật của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng. Duyệt, ký ban hành các báo cáo
công tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy .
- Làm chủ tài khoản của Huyện ủy.
- Là Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng.
Chánh Văn phòng dự các hội nghị: Thường trực, Ban Thường vụ, BCH Đảng bộ
huyện. Thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện ủy ký các thông báo, giấy mời họp và
các văn bản khi được Thường trực Huyện ủy ủy quyền.

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

II.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ
QUAN
1. Cơ sở khoa học
1.1.

Khái niêm về nghiệp vụ văn thư

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục
vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cáccơ quan

Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã
hội…
1.2.

Yêu cầu của nghiệp vụ văn thư

Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước,công tác văn thư tại văn phòng
phải đảm bảo các yêu cầu:
- Nhanh chóng: xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời
sẽ giúp giải quyết nhanh chóng công việc của cơ quan.
- Chính xác: chính xác về nội dung văn bản về mặt pháp lý, dẫn chứng
hoặc trích dẫn phải chính xác. Số hiệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. Chính xác về
thể thức văn bản, đầy đủ thành phần do Nhà nước quy định, mẫu trình bày đúng
tiêu chuẩn nhà nước ban hành.
- Bí mật:việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, phòng
làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều
phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà
nước.
- Hiện đại: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuât và tổ chức văn phòng hiện đại,
tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện
đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác
văn thư.
1.3.

Yêu cầu đối với cán bộ văn thư tại văn phòng

- Yêu cầu về phẩm chất chính trị: có lòng trung thành, tuyệt đối tin tưởng
vào đường lỗi chính sách của Đảng và nhà nước, giữ vững lập trường, có ý thức
chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước và nội quy của cơ quan.

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ: Cán bộ văn thư phải nắm vững nghiệp
vụ, luôn luôn học tập nâng cao trình độ. Phải có kỹ năng thực hành thành thục
có chất lượng, hiệu quả cao.Cán bộ văn thư cần thiết phải rèn luyện tính bí mật,
tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, nhạy bén linh hoạt trong công việc.
2. Công tác văn thư tại Văn phòng Huyện ủy
2.1.

Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, thủ
trưởng cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo
2.2.

Xác định văn bản cần soạn thảo

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và mục đích giải quyết công việc, thủ
trưởng cơ quan quyết định văn bản cần soạn thảo
2.3.

Phân công soạn thảo văn bản

Tùy vào tính chất, nội dung văn bản cần ban hàn, người đứng đầu coq quan
phân công đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản.
Cán bộ được phân công chỉ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước thủ
trưởng cơ quan về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo.
2.4.

Quy trình soạn thảo văn bản

Đối với văn bản mang tính chỉ đạo, hướng dẫn toàn hệ thống của các tổ chức
chính trị - xã hội, quy trình, soạn thảo thường bao gồm các bước:
- Xác định kế hoạch soạn thảo văn bản, trong đó gồm: mục đích, yêu cầu,
đối tượng, phạm vi áp dụng; trên gọi, nội dung văn bản; thời gian, tiến độ hoàn
thành văn bản.
- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản soạn thảo.
- Soạn thảo văn bản và tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản và trình duyệt dự thảo văn bản
Đối với các loại văn bản hành chính thông thường, công văn trao đổi sự vụ
không cần thiết phải áp dụng quy trình soạn thảo trên.

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.5.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thể thức văn bản

Thể thức văn bản của Đảng theo Hướng dẫn số 11- HD/VPTW ngày
28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản Đảng.
Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ các thành phần thể
thức:
• Phụ lục 3: ví dụ về thể thức văn bản
a.Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”: font chữ times new roman cỡ chữ
15,kiểu in hoa,đậm
Ví dụ : ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

b.Tên cơ quan ban hành văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu
in hoa, đậm
Ví dụ: HUYỆN ỦY PHÚC THỌ
-

tên cơ quan cấp trên: font chữ times new roman, cỡ chữ 14, kiểu in hoa
Ví dụ: THÀNH ỦY HÀ NỘI
a. Số và ký hiệu văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 14,
kiểu in thường
Ví dụ : Số 01-BC/HU
b. Địa điểm và ngày tháng năm của văn bản: font chữ times
new roman, cỡ chữ 14, kiểu in thường, nghiêng
Ví dụ: Phúc thọ, ngày 20 tháng 5 năm 2015
c. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 16, kiểu in hoa,
đậm
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH
-

Trích yếu nội dung văn bản: font chữ times new roman, cỡ chữ 1415, kiểu in thường, đậm
Ví dụ:

Khuất Thị Sinh - TCVTLT K13A

22