Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại kho lưu trữ trung ương đảng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
________

HUỲNH THỊ MAI HOA

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ẢNH
TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC

Hà Nội – 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
________

HUỲNH THỊ MAI HOA

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ẢNH
TẠI KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 60320301

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC

Giáo viên hƣớng dẫn : TS. Nguyễn Liên Hƣơng

Hà Nội - 2014

2


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu, bài viết của các nhà
khoa học, các bạn học viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số thông tin trong
các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích.
Công trình này chưa được tác giả nào công bố.

TÁC GIẢ

Huỳnh Thị Mai Hoa

3


MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU

07

1. Lý do chọn đề tài

07

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

08

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

09

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

10

5. Nguồn tài liệu tham khảo

11

6. Phương pháp nghiên cứu

11

7. Đóng góp của đề tài

12

8. Bố cục của luận văn

13

Chƣơng 1 : Sự cần thiết phải tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh

15

tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng
1.1. Khát quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

15

1.1.1. Sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Văn phòng

15

Trung ương Đảng
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung

18

ương Đảng
1.2. Giới thiệu đặc điểm, thành phần, số lượng và nội dung của

21

khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
1.2.1. Đặc điểm của khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương

22

Đảng
1.2.2. Thành phần, số lượng và nội dung của khối tài liệu ảnh tại

25

Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
1.3. Giá trị của tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng

42

1.3.1. Ý nghĩa chính trị

42

1.3.2. Ý nghĩa lịch sử

47

4


1.3.3. Ý nghĩa thực tiễn

51

1.4. Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ

55

Trung ương
1.4.1. Các khái niệm về tài liệu ảnh và tổ chức khoa học tài liệu ảnh

55

1.4.2. Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu ảnh

56

1.4.3. Tầm quan trọng của việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại

58

Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
Chƣơng 2 : Khảo sát, đánh giá các nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu

62

ảnh tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng
2.1. Khảo sát thực trạng các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh tại Kho

62

Lưu trữ Trung ương Đảng
2.1.1. Tình hình thu thập và giao nộp tài liệu ảnh

62

2.1.2. Phân loại tài liệu ảnh

64

2.1.3. Xác định giá trị tài liệu ảnh

67

2.1.4. Tổ chức công cụ tra cứu tài liệu ảnh

71

2.2. Nhận xét, đánh giá

72

Chƣơng 3 : Nghiên cứu đề xuất các giải pháp tổ chức khoa học

77

tài liệu ảnh tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng
3.1. Các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho lưu trữ

77

Trung ương
3.2.1. Công tác phân loại tài liệu ảnh

77

3.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu ảnh

83

3.2.3. Xây dựng các công cụ tra cứu đối với tài liệu ảnh

85

3.2.4. Các giải pháp liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh

90

3.2. Các giải pháp hỗ trợ việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Kho

94

lưu trữ Trung ương

5


3.2.1. Xây dựng các văn bản hướng dẫn chỉ đạo riêng đối với công tác

94

lưu trữ tài liệu ảnh
3.2.2. Tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc,

96

bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu ảnh
3.2.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ chuyên viên lưu trữ

98

3.2.4. Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý,

98

khai thác, sử dụng tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương
3.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức khoa học tài liệu ảnh

99

KẾT LUẬN

100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

102

PHỤ LỤC

107

6


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận quan
trọng trong toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia, là di sản văn hoá vô cùng quý báu
của Đảng và của dân tộc ta. Khối di sản quý báu này hiện đang được bảo quản
tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng (thuộc Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung
ương Đảng) theo Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06-3-2009 của Ban Bí thư
Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đã quy định :

"Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản
Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về
thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật
lịch sử tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà
nước, của các tổ chức chính trị - xã hội”.
Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng
không chỉ có tài liệu giấy mà bao gồm cả phim chụp, phim quay, tranh, ảnh,
microphim, đĩa ghi âm, băng ghi âm, ghi hình và có một loại hình tài liệu quan
trọng đó là tài liệu ảnh. Khối tài liệu này có những giá trị rất lớn trong giai
đoạn lịch sử hiện nay.
Nhận thức sâu sắc về vai trò của tài liệu, đặc biệt là loại hình tài liệu ảnh
trong công tác lưu trữ, trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Đảng và
Nhà nước ta rất quan tâm đến việc phát huy giá trị khối tài liệu này, để tiếp tục
khẳng định tài liệu ảnh là một trong những nguồn tư liệu chính có giá trị pháp
lý, độ chính xác cao, được quản lý tương đối độc lập tại các kho lưu trữ Đảng
và Nhà nước. Vì vậy để loại hình tài liệu ảnh được đưa ra khai thác và sử dụng

7


có hiệu quả thì việc tổ chức khoa học tài liệu ảnh trong Kho lưu trữ Trung
ương Đảng đang là vấn đề cần được quan tâm cấp thiết.
Cùng với các lý do trên, tác giả của luận văn đang là một cán bộ công tác
tại Cục Lưu trữ nhận thấy việc tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh tại Kho Lưu
trữ là nhiệm vụ cần thiết. Để thực hiện tốt công việc này, bản thân phải nghiên
cứu việc tổ chức khoa học khối tài liệu đặc thù này và việc tổ chức quản lý loại
hình tài liệu đó. Do vậy, tôi mong muốn đóng góp sự hiểu biết của mình để công
việc của đơn vị được tốt hơn cũng như muốn giới thiệu với độc giả một loại
hình tài liệu khác thuộc thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt

Nam, đó là các khối tài liệu ảnh đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng.
Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài : "Tổ chức khoa học tài
liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng" làm luận văn thạc sĩ khoa học
của mình.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng tới một số mục tiêu sau đây :
- Giới thiệu, phân tích, đánh giá thực trạng về công tác lưu trữ tài liệu
ảnh đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Qua việc phân tích,
đánh giá thực trạng đó, nhận thấy được sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài
liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng để phục vụ việc khai thác, sử dụng,
phát huy giá trị khối tài liệu ảnh.
- Đề xuất một số biện pháp cụ thể nhằm tổ chức khoa học tài liệu ảnh
đạt chất lượng cao, đồng thời rút kinh nghiệm từ việc tổ chức khoa học tài liệu
ảnh để Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ
lưu trữ cho toàn hệ thống lưu trữ Đảng tham khảo, áp dụng.

8


- Trên cơ sở tổ chức khoa học khối tài liệu ảnh, đề xuất ý kiến để bước
đầu tiến hành Xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ (CSDL MLHS) tài liệu
ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của luận văn như trên, chúng tôi đưa
ra những nhiệm vụ nghiên cứu sau :
- Nghiên cứu về lịch sử hình thành phát triển của khối tài liệu ảnh đang
được bảo quản tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
- Nghiên cứu thành phần, đặc điểm, nội dung, giá trị của tài liệu ảnh.
- Tìm hiểu tình hình công tác tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Cục Lưu
trữ, phân tích những ưu điểm và hạn chế trong công tác này.

- Trên cơ sở thực trạng đó, đề xuất một số biện pháp tổ chức khoa học
tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
- Bước đầu đề xuất tiến hành Xây dựng CSDL MLHS tài liệu ảnh tại
Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu :
+ Đề tài tập trung nghiên cứu các khối tài liệu ảnh và việc tổ chức khoa
học tài liệu ảnh đang được quản lý tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
- Phạm vi nghiên cứu :
+ Đề tài nghiên cứu xây dựng các biện pháp tổ chức khoa học các khối
tài liệu ảnh, từ đó nghiên cứu các tiền đề để Xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ
sơ tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

9


4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn (nói chung) và tài liệu ảnh
(nói riêng) là một hướng nghiên cứu được rất nhiều độc giả quan tâm. Đã có
một số công trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành. Một
số đề tài luận văn thạc sĩ đã nghiên cứu về tài liệu nghe nhìn, tài liệu ảnh, như :
"Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các đài Truyền hình- Thực trạng và giải
pháp" của tác giả Nguyễn Thị Thuý Bình, " Tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III" của tác giả Nguyễn Minh Sơn. Các đề tài đã
nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn, tài liệu ảnh tại các Đài
Truyền hình, tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III. Bên cạnh các đề tài luận văn
thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học, còn có Đề tài khoa học cấp Ban Đảng đã
nghiên cứu về tài liệu ảnh tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng là đề tài của tác
giả Đinh Văn Đường “Nghiên cứu một số phương pháp xác minh tài liệu ảnh
tại Kho Lưu trữ Trung ương” (Đề tài KV02-1999). Các đề tài trên đã giúp tôi

rất nhiều trong việc thực hiện luận văn của mình.
Một số bài viết mang tính lý luận, tính khái quát về tài liệu ảnh như bài
viết của PGS.TS Đào Xuân Chúc: " Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu
trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm"- Tạp chí Văn thư lưu trữ số 02/1983;
"Nguyên tắc và phương pháp đánh giá tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ" Tạp chí Văn thư lưu trữ số 03/1983; " Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh
lưu trữ" - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 03/1993. Ngoài ra, còn bài viết : "Một
số ý kiến về tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện nay" của
tác giả Nguyễn Lan Phương, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 03/1986; “Mấy ý kiến
về công tác lưu trữ tai liệu ảnh ở nước ta hiện nay” của tác giả Vĩnh Xuân,
Tạp chí Văn thư lưu trữ số 01/2004.

10


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
-------01

Nguyễn Thị Thuý Bình, Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các đài
truyền hình - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ, 2002. Tư liệu
Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng.

02

Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn
Văn Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo
dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.

03

Đào Xuân Chúc, Bài giảng về " Lưu trữ tài liệu nghe nhìn", Hà Nội,

năm 2006.

04

Đào Xuân Chúc, Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu
ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 2, năm 1983.

05

Đào Xuân Chúc, Những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu trữ,
Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3, năm 1985.

06

Đào Xuân Chúc, Những vấn đề về cơ sở phương pháp luận để xác định
giá trị tài liệu phim điện ảnh và ghi âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 3,
năm 1988.

07

Đào Xuân Chúc, Lưu trữ tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi
âm, ghi hình), Hà Nội, 1994.

08

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương (2012), Báo cáo số 52-BC/CLT về
Tổng kết công tác năm 2012, phương hướng công tác năm 2013 của
Cục Lưu trữ, Phông Văn phòng Trung ương, Kho Lưu trữ Trung ương

11

Đảng.
09

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương (2013), Báo cáo số 82-BC/CLT
về Tổng kết công tác năm 2013, phương hướng công tác năm 201
của Cục Lưu trữ, Phông Văn phòng Trung ương, Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng.

10

Cục Lưu trữ Nhà nước, Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học Xã
hội, Hà Nội, 1987.

11

Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh (ban
hành theo văn bản số 60/VTLTNN, ngày 03-10-2003 về việc thử
nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh và xây dựng định mức).

12

Đinh Văn Đường, Nghiên cứu một số phương pháp xác minh tài liệu ảnh
tại Kho Lưu trữ Trung ương – Đề tài khoa học, năm 1999 (KV02-99)
Phông Văn phòng Trung ương. Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

13

Lã Thị Hồng, Một số ý kiến về tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi

âm, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 2, năm 1986.

14

Lã Thị Hồng, Vài nét về lưu trữ phim, ảnh, ghi âm ở Liên Xô, Tạp chí
Văn thư lưu trữ, số 4, năm 1987.

15

Chu Thị Hậu, Xây dựng công cụ tra tìm tra tìm Thông tin Sử liệu Kho
lưu trữ trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Luận án Tiến sĩ, Năm
2000. Tư liệu Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng.

16

Phạm Thị Bích Hải , Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công
cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III,
Luận văn thạc sĩ, 2004. Tư liệu Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng.

12


17

Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt
Nam. Nhà xuất bản Bộ Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2011.

18

Luật Lưu trữ, số 01/2011/QH 13 của Quốc hội nước Cộng hòa xã

hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2, thông qua ngàu
11-11-2011

19

Vũ Dương Ninh, Tài liệu lưu trữ: Nguồn sử liệu quan trọng, Tạp chí
Xưa & Nay, số 351, tháng 3/2010, trang 3-5.

20

Lê Khả Phiêu, Bài phát biểu tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết
định số 20- QĐ/Trung ương về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam, Hà Nội, tháng 11-1997. Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

21

Nguyễn Minh Phương, Vài suy nghĩ về công bố tài liệu ảnh trên các
báo và tạp chí ở nước ta, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, năm 1990.

22

Nguyễn Minh Phương, Trao đổi một số nguyên tắc và phương pháp
công bố tài liệu ảnh trên các báo và tạp chí, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam,
số 3, năm 1991.

23

Nguyễn Lan Phương, Trao đổi ý kiến về chú thích tài liệu ảnh, Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam, số 4, năm 1998.

24

Vũ Đình Phong , Số hoá tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam Thực trạng và khuynh hướng, Luận văn thạc sĩ, 2013. Tư liệu Khoa Lưu
trữ và quản trị văn phòng.

25

Quyết định 20-QĐ/TW của Ban Bí thư, ngày 23/9/1987 về “Phông Lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông Ban Chấp hành Trung ương khóa
VI, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

13


26

Quy định 210-QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ương, ngày 6-3-2009 về
“Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam”, Phông Ban Chấp hành
Trung ương khóa X, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

27

Quyết định số 189-QĐ/TW của Bộ Chính trị, ngày 10-4-2013 về chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng

28

Quy chế làm việc của Văn phòng Trung ương Đảng (lưu hành nội bộ),
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2008.

29

Quyết định 3455- QĐ/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng, ngày
20-10-2009 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ.
Phông Văn phòng Trung ương khóa X.

30

Nguyễn Minh Sơn, Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ, 2003. Tư liệu
Khoa Lưu trữ và quản trị văn phòng.

31

Trần Ngọc Sơn, Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại văn phòng Trung
ương Đảng, thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ, 2011. Tư liệu
Khoa Lưu trữ và quản trị văn phòng.

32

Trần Hồng Vân, Tài liệu Lưu trữ phim điện ảnh - 1 nguồn sử liệu quý
về cuộc đời hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ,
2001. Tư liệu Khoa Lưu trữ và quản trị văn phòng.

33

Lê Ngọc Thắng, Tài liệu ảnh với việc nghiên cứu dân tộc học, Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam, số 2, năm 1992.

34

Minh Trí, Tài liệu kèm theo phim điện ảnh - một loại hình tài liệu đặc
biệt, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, năm 1999.

35

Lê Huy Tuấn, Tài liệu lưu trữ mới và sự phát triển của xã hội, Tạp chí

14


Lưu trữ Việt Nam, số 3, năm 1990.
36

Vĩnh Xuân, mấy ý kiến về công tác lưu trữ tài liệu ảnh ở nước ta hiện
nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 1, năm 2004.
Tài liệu nước ngoài

01. Sách "Những nguyên tắc công tác cơ bản của các Viện Lưu trữ nhà
nước Liên bang Nga", Maxcơva - 2002
Chịu trách nhiệm biên soạn: Tổng cục lưu trữ Liên bang Nga
Chủ biên: Kôzlôv V. P.
Người dịch: Nguyễn Lệ Nhung
Nguyễn Hồng Nam
Lã Thị Hồng
02. "Cùng tìm hiểu về việc cải tiến công tác quản lý tài liệu lưu trữ ảnh ở
Trung Quốc" - Bài viết giới thiệu một số kinh nghiệm quản lý ảnh tại
Kho Lưu trữ ảnh của Trung Quốc.
Thạch Ngọc Phương - Kho Lưu trữ ảnh Trung Quốc
Người dịch: Vũ Thị Thu Hiền

15