THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (206.25 KB, 24 trang )
MỤC LỤC
Trang
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.2.
Khái niệm và vai trò của phân tích công việc…………………….
Khái niệm: ……………………………………………………..
Sản phẩm của phân tích công việc…………………………………
Vai trò của phân tích công việc……………………………………..
Quy trình phân tích công việc. ……………………………………...
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY
TNHH NOLOGY
2.1. Tổng quan về công ty:…………………………………………………
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty:........................................................
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triền của công ty………………………
2.1.3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty……………………………….
2.2. Thực trạng phân tích công việc của công ty TNHH Nology.........
2.2.1 Quy trình phân tích công việc tại công ty…………………………..
2.2.2. Thực trạng sản phẩm phân tích công việc tại công ty Nology….
2.3. Đánh giá công tác công tích phân tích công việc tại công ty và
giải pháp……………………………………………………………………….
2.3.1 Những đổi mới và hướng phát triển của công ty Nology Việt
Nam ……………………………………………………………………………
2.3.2 Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc………..
2.3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực trạng phân tích
công việc trong công ty:………………………………………....................
KẾT LUẬN……………………………………………………………………..
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời kỳ hiện nay, khi đất nước đang trong công cuộc đổi mới với xu thế
hội nhập quốc tế, đã có rất nhiều các doanh nghiệp được thành lập. Để tồn tại và ngày
càng phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, mỗi
doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh phát triển phù hợp, đặc biệt quản trị nhân
lực cần được quan tâm, bởi quản trị nhân lực sẽ tác động trực tiếp tới người lao động nguồn lực không thể thiếu đối với bất kỳ tổ chức nào. Để quản trị nhân lực một cách
khoa học và đạt hiệu quả cao thì phân tích công việc cần phải được quan tâm bởi nó là
công cụ quan trọng nhất của quản trị nhân lực.
Phân tích công việc giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định về nhân sự
như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, trả công lao động và đánh giá thực hiện công
việc của nhân lực.
Hiện nay, thị trường thiết bị di động, điện thoại đi động đặc biệt là smartphone
phát triển, do những nhu cầu tiêu dùng mới. Đặc biệt theo thống kê, riêng tại Việt Nam
có 7 triệu người sử dụng smartphone, đứng thứ 3 trên thế giới về lượng người đầu tiên
sử dụng smartphone cũng như điện thoại di động. Sự thị hiếu và nhu cầu cao của
người tiêu dùng đòi hỏi 1 yêu cầu cao về chất lượng sản phẩm và dịch vụ đi kèm, đi
theo đó là các hãng điện thoại luôn cạnh tranh nhau không chỉ về khả năng của sản
phẩm mà còn cạnh tranh về nhà phân phối. Nhận ra điều đó, hàng loạt công ty bán lẻ
điện thoại Việt Nam ra đời, nổi bật trong số đó là Công Ty TNHH Nology. Những sản
phẩm được cung cấp từ công ty cũng như dịch vụ luôn đạt được niềm tin và sự hài
long của khách hàng. Để phát triển hơn nữa thương hiệu của mình, Nology rất quan
tâm đến công tác phân tích công việc của.
Với việc nghiên cứu, nhóm 1 nhận thấy tại đây phân tích công việc đã được
thực hiện nhưng chưa thực sự được nghiên cứu và xây dựng theo 1 quy trình. Để đáp
ứng mục tiêu phát triển của công ty TNHH Nology Việt Nam phấn đấu trở thành 1
trong những công ty hàng đầu cả nước thì việc hoàn thiện hoạt động phân tích công
việc là cần thiết. Vì lý do đó, nhóm tôi đã lựa chọn đề tài: “Liên hệ thực tiễn công tác
phân tích công việc của công ty TNHH Nology Việt Nam” làm đề tài thảo luận của
mình.
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.3. Khái niệm và vai trò của phân tích công việc
1.3.1. Khái niệm:
• Khái niệm công việc:
Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động
hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao
động.Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự như
bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao
động, đào tạo nhân lực.
• Khái niệm phân tích công việc.
Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc để
xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ
phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối
thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao.
Phân tích công việc nhằm trả lời cho những câu hỏi sau đây:
-
Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì?
-
Khi nào công việc được hoàn tất? Kết quả ra sao?
-
Công việc được thực hiện ở đâu? Quan hệ với ai để thực hiện công việc đó?
-
Nhân viên làm việc như thế nào?
-
Tại sao phải thực hiện công việc đó?
-
Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội tụ những tiêu chuẩn trình dộ nào?
Phân tích công việc được tiến hành nhằm:
- Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
- Điều kiện để tiến hành công việc.
- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
- Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
- Các phẩm chất, kỹ năng nhiên viên cần có để thực hiện công việc đó.
1.1.2. Sản phẩm của phân tích công việc
Sản phẩm của phân tích công việc là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công
việc. Trong khá nhiều trường hợp, các doanh nghiệp thường gộp tiêu chuẩn công việc
trong nội dung của bản mô tả công việc. Đồng thời các tiêu chuẩn đánh giá mức độ
hoàn thiện công việc cũng được khá nhiều doanh nghiệp tách ra khỏi nội dung của bản
mô tả công việc được trình bày riêng trong phần đánh giá công việc.
• Bản mô tả công việc (MTCV)
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê kết quả mong muốn của công việc,
các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu
cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô
tả công việc giúp cho người thực hiện công việc hiểu được nội dung, yêu cầu của công
việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
• Bản tiêu chuẩn công việc (TCCV)
Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực tối
thiểu mà nguời thực hiện công vệc cần có để thực hiện công việc được giao. Bản tiêu
chuẩn công việc thường đề cập đến các năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh
nghiệm công tác, khả năng giả quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá
nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp nhà quản lý hiểu được
doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. Đồng
thời, bản tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên hiểu rõ hơn yêu cầu của công việc đối
với bản thân mình.
Trong quá trình phân tích công việc cần lưu ý phân tích công việc được thực hiện
trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp mới được thành lập và chương trình phân tích công việc được
thực hiện đầu tiên: Khi thành lạp doanh nghiệp chúng ta cần xây dựng cơ cấu tổ chức,
trong đó quy định các chức vụ công việc cụ thể. Doanh nghiệp cần phải mô tả chức vụ
của công việc này để thấy sự tồn tại của chức vụ đó là cần thiết để đạt được mục tiêu
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh: Khi chiến lược kinh doanh của
doanh nghiệp thay đổi thì công việc của nhân viên không còn giữ nguyên như trước
nữa. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành phân tích lại công việc để xác định
những kiến thức kỹ năng mới nào cần có để thực hiện được công việc mới.
- Doanh nghiệp có thêm một số công việc mới: Sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp phát triển hoặc thay đổi dẫn đến yêu cầu tuyển dụng thêm các chức vụ mới, khi
hiểu rõ công việc của chức vụ mới thì doanh nghiệp mới có thể tuyển được người phù
hợp với chức vụ đó.
- Công việc thay đổi: Công việc sẽ không ổn định mà luôn thay đổi do sự luân
chuyển công việc và mở rộng công việc. Do vậy các thông tin về công việc sẽ thay
đổi.
1.1.3. Vai trò của phân tích công việc
• Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn
thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.
Quá trình phân tích công việc sẽ giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượng
nhân viên cần thiết để hoàn thành tốt công việc tránh tình trạng thừa lao động hoặc
thiếu lao động làm giảm hiệu quả công việc.
Tuyển dụng nhân lực
Bản mô tả công
việc
Bố trí và sủa dụng
nhân lực
Phân tích công
việc
Làm cơ sở
Đào tạo và phát triển
nhân lực
Bản tiêu chuẩn
công việc
Quan hệ lao động
Hình 2.1 Mối quan hệ giữa phân tích công việc với các nội dung QTNL
• Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc.
Thông qua phân tích công việc sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng đạt hiểu quả cao
hơn nhờ những tiêu chuẩn rõ ràng đã được nêu ra.
• Doanh nghiệp có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng
chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp.
Khi chưa có bản mô tả công việc người lao động sẽ khó có thể biết được đầy đủ
nội dung công việc mình phải thực hiện đồng thời nhà quản trị cũng gặp khó khăn
trong phân công công việc, điều này có thể gây ra chồng chéo giữa các bộ phận hoặc
các cá nhân ảnh hưởng không tốt tới chất lượng và hiệu quả công việc.
• Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đào tạo thiết thực hơn.
• Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu làm việc của nhân viên tốt hơn.
• Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn.
1.2. Quy trình phân tích công việc
• Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
Đây là bước công việc cần thực hiện đầu tiên nhằm kiểm tra sự phù hơp cảu cơ
cấu tổ chức hiện tại với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt
dộng phân tích cong việc được thực hiện có ý nghĩa. Đồng thời với cơ cấu phù hợp cần
được rà soát lại chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận đảm bảo không trùng lắp,
không chồng chéo, đủ và hợp lí để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định.
• Bước 2: Lập danh sách các công việc cần phân tích
Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, người thực hiện phân tích
công việc cần thiết xác định công việc của từng bộ phận. Cần lưu ý tương ứng với mỗi
công việc chúng ta có một vị trí. Người thực hiện công việc (ở vị trí đó) tức là được bổ
nhiệm một chức danh. Nếu hai người thực hiện công việc giống nhau cần được gọi với
chức danh như nhau, còn chức danh khác nghĩa là thực hiện công việc khác.
Kết thúc bước này doanh nghiệp sẽ có được danh sách công việc cần phân tích.
Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của
các bộ phận
Lập danh sách các công việc cần phân tích
Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc
Thu thập thông tin phân tích công việc
Xây dựng bản MTCV và TCCV
Hoàn chỉnh và xin phê duyệt
• Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc
Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm:
- Người thực hiện công việc
- Quản lý trực tiếp
- Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài.
• Bước 4: Thu nhập các thông tin về công việc
- Xác định các thông tin về công việc cần thu nhập.
- Thiết kế biểu mẫu thu nhập thông tin.
- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, nhật kí công
việc.
Cần phải kiểm tra những thông tin thu thập được với những người thực hiện khác và
quản lí ( giám sát) công việc này. Việc kiểm tra thông tin giúp:
- Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc;
- Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch;
- Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích
công việc.
• Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
- Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan
hệ trong công việc, các điều kiện làm việc yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiê chuẩn
cần đạt được khi thực hiện công việc.
- Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân tối thiểu
mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao.
- Những yếu tố thường đề cập đén trong bản tiêu chuẩn công việc là:
+ Kiến thức ( Knowledges): bao gồm bằng cấp kinh nghiệm, các kiến thức chuyên sâu,
kiến thức xã hội.
+ Kỹ năng ( Skills) bao gồm các kỹ năng cứng ( kỹ năng chuyên môn ) và các kỹ năng
mềm.
+ Thái độ / Phẩm chất ( Attitudes): Thể hiện thái độ cần có để thực hiện công việc đó,
hoặc các phẩm chất của người thực hiện công việc.
• Bước 6: Hoàn chỉnh và xin phê duyệt
Sau khi bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được xây dựng, cần xin ý
kiến các cá nhân có liên quan sau đó hoàn chỉnh và xin phê duyệt để bản mô tả công
việc và tiêu chuẩn công việc được áp dụng vào thực tế.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TẠI CÔNG TY TNHH NOLOGY.
2.1. Tổng quan về công ty:
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty:
Tên công ty: Công ty TNHH Nology Việt Nam
Địa chỉ: số 96 – Lê Đức Thọ kéo dài – Cầu Giấy – Hà Nội.
Website: nology.vn
Công ty TNHH Nology được thành lập từ năm 2011, ra đời dựa trên ý tưởng của
những sinh viên học thương mại điện tử còn ngồi trên ghế nhà trường. Ban đầu công
ty chỉ là một cửa hàng nhỏ chuyên cung cấp và sửa chữa điện thoại. Do số vốn hạn hẹp
nên địa điểm bán hàng chỉ là một cửa hàng nhỏ nằm ở số 93 Hồ Tùng Mậu. Tuy nhiên,
sau 2 năm kinh doanh trong lĩnh vực điện thoại, đội ngũ quản trị và nhân viên dần có
cho mình những kinh nghiệm. Thêm vào đó là việc áp dụng ứng dụng của thương mại
điện tử, công ty ngày càng được nhiều người biết đến. Đến năm 2013, công ty đã dời
địa điểm bán hàng tới số 96 Lê Đức Thọ kéo dài, và từ một cửa hàng nhỏ, công ty đã
phát triển với đội ngũ nhân viên lên tới trên 30 người.
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển:
Được thành lập từ năm 2011, công ty TNHH Nology được phát triển trên nền
tảng một cửa hàng chuyên cung cấp điện thoại. Đến nay, bên cạnh lĩnh vực kinh doanh
điện thoại, công ty còn "lấn sân " sang lĩnh vực đồng hồ đeo tay.
Trải qua hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh điện thoại xách tay,
“Nology-uy tín từ điều nhỏ nhất”đã không ngừng phát triển về tầm vóc lẫn quy mô
hoạt động trên thị trường Việt Nam. Vươn xa bằng sự uy tín về sản phẩm cũng như
chất lượng dịch vụ, với rất nhiều điện thoại chất lượng tốt, đội ngũ nhân viên chuyên
nghiệp Nology cam kết đem đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng các dịch vụ
chính như sau: - Sản phẩm: Những chiếc điện thoại mới nhất, chất lượng tốt nhất trên
thị trường sẽ có mặt tại cửa hàng, website của Nology cũng như những thông tin công
nghệ bổ ích về đánh giá, so sánh, tư vấn chọn mua để khách hàng có những sự lựa
chọn đúng đắn khi chọn mua. - Dịch vụ.
Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chu đáo, được đào tạo chuyên nghiệp của
Nology sẽ mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng dịch vụ cũng
như giá trị sản phẩm mà chúng tôi mang lại từ khâu tư vấn cho đến khâu vận chuyển.
Mua hàng tại Nology khách hàng sẽ được tư vấn miễn phí về thông tin sản phẩm (mua
trực tiếp hay trả góp) được so sánh các sản phẩm với nhau để đưa ra quyết định mua
đúng đắn nhất. Với những khách hàng ở xa, Nology áp dụng hình thức “nhận hàng
trước – thanh toán sau” để khách hàng có thể yên tâm về dịch vụ, sản phẩm của mình.
2.1.3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty:
- Cơ cấu lao động của công ty theo chức năng quản lí:
Khoản mục
Số lượng
Tỷ trọng
1
Lãnh đạo cấp cao
2
0.04%
2
Lãnh đạo phòng ban
5
0.09%
3
Cán bộ nhân viên
19
0,34%
4
Cộng tác viên
30
0,53%
- Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức công ty
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kế
toán
Phòng bán
hàng
Phòng
Marketing
Phòng
video
Phòng kỹ
thuật
Nology được lập nên bởi giám đốc và phó giám đốc, hai người cùng nhau quản lý
và giám xát các công việc trong công ty. Trong đó giám đốc là người quản lý tài chính,
nhân sự và phụ trách chính về việc đưa ra các dự án, chiến lược chung cho công ty còn
phó Giám đốc là người phụ trách về phần kỹ thuật và triển khai các dự án.
Do Nology là công ty nhỏ nên cơ cấu tổ chức của công ty được rút gon tối giản
để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả nhất trong các hoạt động. Trong sơ đồ cơ cấu tổ
chức công ty này công ty Nology có giám đốc, phó giám đốc, các phòng ban như kế
toán, bán hàng, marketing, các phòng ban như nhân sự, văn thư...được rút gọn để phù
hợp với quy mô của công ty. Trong đó:
- Phòng bán hàng: 2 quản lý, 1 telesale, 1 nhân viên chuyên về trả góp, 3 nhân viên bán
hàng. Phòng này chịu trách nhiệm chăm sóc, tư vấn khách hàng , quản lý đơn hàng,
-
thu tiền và quản lý hóa đơn.
Phòng kỹ thuật: 1 quản lý, 2 nhân viên kỹ thuật. Phòng này có nhiệm vụ giúp bảo
-
hành, sửa lỗi của sản phẩm
Phòng kế toán: 2 nhân viên kế toán. Đảm nhiệm việc quản lý thu các nguồn quỹ, tài
sản của công ty, các hoạt động chi, quản lý hàng trong kho, nhập ,xuất hàng và lưu trữ
-
các loại tài liệu
Phòng video: 2 nhân viên. Nhiệm vụ quay, chụp hình ảnh giới thiệu về các laoij sản
-
phẩm của công ty
Phòng marketing: 2 quản lý, 4 nhân viên fulltime, 4 nhân viên part time, và một đội
ngũ hơn 30 cộng tác viên làm việc tại nhà. Công ty kết hợp thương mại điện tử và bán
hàng truyền thống nhưng chuyên về mảng thương mại điện tử còn mảng bán hàng
truyền thống chỉ là phụ trợ giúp bảo hành sửa chữa sản phẩm nên phòng marketing là
phòng có tầm ảnh hưởng rất lớn đên công ty Nology. Nó thực hiện việc triển khai các
dự án, chiến lược của công ty, quảng cáo thương hiệu và sản phẩm của công ty đến với
-
khách hàng.
Lên kế hoạch và tuyển dụng nhân sự: giám đốc sẽ lập kế hoạch nguồn nhân lực theo
dõi thông tin nhân lực trên toàn công ty, đưa ra bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn
công việc cho các vị trí trong công ty và lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự để bổ sung
-
nhân lực cho công ty.
Giám đốc là trực tiếp tham gia và giám sát quá trình tuyển dụng.
Thu hút người tài cho công ty.
Đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, trả công cho nhân viên, sắp xếp bố trí quản
lý quá trình thôi việc.
2.2. Thực trạng phân tích công việc của công ty TNHH Nology
2.2.1 Quy trình phân tích công việc tại công ty
Phân tích công việc là một hoạt động rất quan trọng, nó giúp cho người quản lý
xác định được các kỳ vọng của mình một cách cụ thể đối với nhân viên làm việc trong
côn ty, và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; qua hoạt động này, nhân viên cũng
hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Nhận thức
rõ được tầm quan trọng của hoạt động này, Công ty TNHH Nology đã tổ chức thực
hiện công tác phân tích công việc kể từ khi chính thức thành lập và đi vào hoạt động.
Đây là một trong những hoạt động rất được công ty chú trọng.
Công tác phân tích công việc tại Nology được thực hiện theo cách thức sau:
- Giám đốc và giám đốc điều hành trực tiếp điều hành vấn đề nhân sự trong
công ty, đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa
những nhân viên làm các công việc khác nhau, để giúp cho mọi người có thể hiểu rõ
phần công việc bản thân phải thực hiện cũng như nhiệm vụ và trách nhiệm của người
nhân viên đó đối với công việc được giao.
- Mỗi phòng marketing, video, bán hàng, kế toán và kĩ thuật đều có một quản lí,
người quản lí trên sẽ có trách nhiệm báo cáo lại toàn bộ công việc cho giám đốc đồng
thời là người quản lí các nhân viên trong phòng làm thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu bằng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ,
bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của
phòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc, trao đổi, thảo
luận với nhân viên để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện
và cách thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao … từ đó các trưởng
phòng, ban trực tiếp có các văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản mô tả công việc
và bản tiêu chuẩn công việc. Văn bản này sẽ được bàn giao cho phòng nhân sự rồi
phòng nhân sự đưa trình phó giám đốc điều hành công ty duyệt.
Sau khi được thông qua, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được
gửi tới các phòng, ban. Mỗi vị trí công việc công ty có bản mô tả công việc, bản yêu
cầu công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng.
Mỗi bản này lại được chia thành 2 loại đó là cán bộ quản lý và nhân viên.
Trong bản mô tả này công ty tập trung 1 số nội dung như sau:
• Phần xác định công việc bao gồm chức danh công việc, người quản lý trực
tiếp.
• Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc.
• Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện như trình độ, kỹ năng, kinh
nghiệm cần có để thực hiện công việc đó.
- Các phòng ban trong công ty sẽ gửi bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn
công việc, để từ đó chính giám đốc hoặc phó giám đốc có căn cứ trong việc tuyển
dụng nhân lực cho các phòng ban này.
2.2.2. Thực trạng sản phẩm phân tích công việc tại công ty Nology
Trong khá nhiều trường hợp các doanh nghiệp thường gộp tiêu chuẩn công việc
vào trong nội dung của bản mô tả công việc. Đồng thời các tiêu chuẩn đánh giá mức
độ hoàn thiền công việc cũng được khá nhiều doanh nghiệp tách ra khỏi nội dung của
bản mô tả công việc và được trình bày riêng trong phần đánh giá thực hiện công việc.
Dưới đây là một số bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và bản thông
báo tuyển dụng của công ty Nology.
• Bản số 1:
* Vị trí: Trưởng phòng Marketing.
Bản mô tả công việc:
- Hoạch định và tổ chức thực hiện chiến lược xây dựng thương hiệu, chiến lược
Marketing sản phẩm.
- Quản lý và điều hành hoạt động của phòng marketing đồng thời trực tiếp triển
khai kế hoạch cho phòng bán hàng, phòng video để phối hợp thực hiện các chiến lược
của công ty.
- Xây dựng và mở rộng quan hệ đối ngoại với các cơ quan truyền thông, các
tổchức xã hội, chính trị…Phối hợp với các bộ phận liên quan, các cơ quan truyền
thông và đối tác lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình sự kiện.
- Quản lý thiết kế các hình ảnh, ấn phẩm, vật phẩm … để quảng bá sản phẩm,
chạy chương trình khuyến mại,
- Tổ chức công tác thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu thông tin kháchhàng.
- Dự báo giá khi có sản phẩm mới về.
- Trực tiếp quản lí ngân sách phục vụ quảng cáo, tiếp thị sản phẩm của công ty.
- Đào tạo các thành viên , cộng tác viên.
Bản tiêu chuẩn công việc:
- Nam, nữ tuổi từ 25 – 40 tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Marketing,
Quản trị kinh doanh.
- Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm Quản lý Marketing (ưu tiên người đã làm trong
lĩnh vực bán hàng)
- Có mối quan hệ rộng với giới truyền thông, báo chí.
- Am hiểu các tổ chức nghiên cứu thị trường. Có khả năng phân tích các kết quả
nghiên cứu.
- Năng động, sáng tạo, giao tiếp tốt.
- Có khả năng thuyết trình tốt.
• Bản số 2:
( Đăng trên facebook của nology ngày 3/3/2014 )
NOLOGY THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG :
Công ty TNHH NOLOGY đã không ngừng phát triển phấn đấu mang lại cho
khách hàng giá trị nổi trội thông qua các sản phẩm tiện ích với phương châm : “UY
TÍN TỪ ĐIỀU NHỎ NHẤT” trong 2 năm vừa qua .Để phục vụ cho việc phát triển và
mở rộng kinh doanh hiện NOLOGY đang tìm kiếm các nhân tài và các ứng viên có
đam mê về video marketing, kế toán.
- Đối tượng : Nam ( Video) Nữ (kế toán )
- Yêu cầu: Biết sử dụng phầm mềm làm video là một lợi thế, trung thực ,chăm chỉ, có
khả năng học hỏi.
-
Mô tả công việc: Lên ý tưởng thực hiện các video giới thiệu sản phẩm của công ty,
Đăng video lên Website và viral qua mạng xã hội, Thực hiện các công việc được phân
chia và hỗ trợ bộ phận Marketing.
- Quyền lợi được hưởng: làm việc trong môi trường chuyên nghiệp ,được đào tạo các
kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn,mức lương theo thỏa thuận
Mọi chi tiết liên hệ theo số: 0973398285. ( Mr. Nam )
•
Bản số 3:
Đăng tại web vieclam.tv ( /> THÔNG TIN CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM
-
Tên công ty:Công ty TNHH Nology Việt Nam
-
Quy mô công ty: Từ 10 - 24 nhân viên
-
Loại hình cty: TNHH
-
Điện thoại: 0972.808.483
-
Email:
-
Địa chỉ:Số 96 Lê Đức Thọ kéo dài - Mai Dịch - Cầu Giấy - Hà Nội
-
Ngành nghề tuyển dụng: IT phần mềm
-
Vị trí tuyển dụng: Seo pr marketing
Giới thiệu:
-
Tên công ty: Công ty TNHH Nology Việt Nam (nology.vn)
-
Địa chỉ: Số 96 Lê Đức Thọ kéo dài – Mai Dịch - Cầu Giấy – Hà Nội.
Trải qua hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh điện thọai xách tay,
“Nology – uy tín từ điều nhỏ nhất” đã không ngừng phát triển về tầm vóc lẫn quy mô
hoạt động trên thị trường Việt Nam. Vươn xa bằng sự uy tín cũng như chất lượng sản
phẩm dịch vụ, với rất nhiều điện thoại chất lượng tốt, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Nology cam kết đem đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng dịch vụ
chính như sau:
-
Sản phẩm: Những chiếc điện thoại mới nhất, chất lượng tốt nhất trên thị trường sẽ có
mặt tại cửa hàng, Website của Nology cũng như những thông tin công nghệ bổ ích về
đánh giá, so sánh, tư vấn chọn mua để khách hàng có những sự lựa chọn đúng đắn khi
mua.
-
Dịch vụ: Với đội ngũ nhân viện nhiệt tình chu đáo, được đào tạo chuyên nghiệp cuả
Nology sẽ mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng dịch vụ cũng
như giá trị sản phẩm mà chúng tôi mang lại từ khâu tư vấn đến khâu vận chuyển. Mua
hàng tại Nology khách hàng sẽ được tư vấn miễn phí về thông tin sản phẩm ( mua
trực tiếp hay trả góp) được so sánh các sản phẩm với nhau để đưa ra quyết định đúng
đắn nhất. Với khách hàng ở xa, Nology áp dụng hình thức “ nhận hàng trước - thanh
toán sau” để khách hàng có thể yên tâm về dịch vụ, sản phẩm của chúng tôi.
SỰ TIN TƯỞNG VÀ HÀI LÒNG CỦA CÁC BẠN LÀ NIỀM VINH HẠNH CHO
CHÚNG TÔI
•
Bản số 4:
(Đăng trên facebook của nology ngày 29/9/2015)
◄ CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM ►
Tuyển kỹ thuật phần mềm mobile
Do nhu cầu mở rộng phòng kỹ thuật. Chúng tôi rất mong sẽ được hợp tác với những
đồng nghiệp mới có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình năng động và có tâm huyết với
công việc.
Vị trí tuyển dụng:
-
Chuyên viên kỹ thuật phần mềm.
-
Thời gian làm việc: Partime, Fulltime
-
Số lượng: 2 người
Mô tả công việc:
-
Chạy phần mềm dành cho điện thoại.
-
Test máy (Kiểm tra toàn bộ hàng hóa khi nhập về CTY)
-
Hỗ trợ khách hàng (Nghe điện thoại, tư vấn cho khách,...)
-
Ghi chép nhận máy bảo hành, sửa chữa, CTY,...
Yêu cầu:
-
Yêu thích và am hiểu về CNTT.
-
Có khả năng tìm kiếm trên Internet.
-
Thành thạo sử dụng máy tính.
-
Có laptop.
-
Có tính kiên trì, tiếp thu nhanh, chăm chỉ.
-
Chưa biết phần mềm được đào tạo.
Quyền lợi:
-
Mức lương thử việc 800.000 VNĐ, Chính thức 1,2 triệu.
-
Thời gian làm việc : 4 tiếng / ngày tùy theo lịch học.
-
Có thể làm ca tối. 6h-9h tối.
Hồ sơ nộp trực tiếp tại CÔNG TY TNHH NOLOGY VIỆT NAM
Hoặc qua mail :
Liên hệ: Mr. Nam : 0969099937
Website : www.nology.vn
Địa chỉ : Số 96 Lê Đức Thọ kéo dài - Mai Dịch - Cầu Giấy - Hà Nội.
Nhận xét về thực trạng sản phẩm phân tích công việc tại công ty Nology:
-
Hạn chế:
Trong một số vị trí công việc, vị trí tuyển dụng, thông báo tuyển dụng công ty
công ty còn nhiều thiếu sót như: chưa nêu rõ chi tiết yêu cầu, công việc cho vị trí đó
( ví dụ như bản số 3), khi đăng thông báo tuyển dụng lên các trang thông báo tuyển
dụng công ty chú trọng quá tới việc giới thiệu về công ty mà quên đi việc mô tả cụ thể
hơn cho vị trí cần tuyển dụng.
Một số bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc chưa logic, một số tiêu chuẩn
cần phân theo các nhóm rõ ràng.
-
Ưu điểm:
Trong những bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc hay thông báo tuyển
dụng công ty đã khắc phục được một số hạn chế, đã có phân chia rõ ràng các mục, một
rõ vị trí dược bổ sung mô tả rõ ràng, cụ thể hơn.
2.3. Đánh giá công tác công tích phân tích công việc tại công ty và giải pháp
2.3.1. Những đổi mới và hướng phát triển của công tyNology Việt Nam:
a. Hướng phát triển của công ty:
6 tháng một lần công ty tổng kết lại tất cả các kết quả đạt được của năm trước, các mặt
còn tồn tại và đưa ra kế hoạch hoạt động kế tiếp, thường chia ra những dự án để phát
triển và mở rộng hoạt động kinh doanh. Cuối năm 2014, công ty đã đề ra kế hoạch cho
năm 2015:
-
*Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh:
Xây dựng hệ thống cán bộ quản lý điều hành mang tính chuyên nghiệp hơn
Xây dựng các quy định quản lý , các quy trình để hướng tới xây dựng hệ thống
phần mềm bán hàng hiệu quả
Nâng cao chất lượng hiệu quả kinh doanh các dịch vụ hiện thời trong công ty
Mở rộng nhiều hoạt động kinh doanh, hợp tác khác
Bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên
*Đối với công tác tổ chức nâng cao chất lượng nhân lực:
- Tổ chức nhân sự : tăng cả về số lượng và chất lượng nhân lực
- Áp dụng mô hình quản lý tiên tiến, quản lý nhân sự phù hợp.
Cụ thể: đào tạo nhân viên, đặt ra mục tiêu công việc cho từng tuần, qua đó mà nhà
quản trị dễ dàng kiểm soát cũng như biết được điểm mạnh, điểm yếu của từng người.
Quang trọng, mỗi tuần sẽ họp 1 lần nhằm đánh giá công việc thực hiện trong tuần
qua, những gì đã và chưa làm được, điều gì cần khắc phục.
- Nâng cao điều kiện làm việc, tăng thu nhập cho người lao động, xây dựng đội ngũ
nhân viên kế cận có năng lực, tâm huyết với công việc.
Đối với cộng tác viên, cứ 3 tháng công ty sẽ xét tăng lương 1 lần, điều này làm thúc
đẩy cộng tác viên cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của mình.
b. Các mặt còn hạn chế trong công ty:
Hiện tại công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống quản lý chuyên nghiệp về con
người và công nghệ nhằm đáp ứng nhu cầu cạnh tranh của thị trường mà cơ sở của
quản lý con người là xây dựng một hệ thống phân tích cho tất cả các vị trí cần thiết
trong công ty làm nền tảng cho việc thực hiện các hoạt động nhân sự quan trọng như:
Tuyển dụng, đào tạo, xây dựng hệ thống lương …và đánh giá thực hiện công việc còn
chưa thật sự hiệu quả.
c. Phương hướng khắc phục:
- Xây dựng một hệ thống phân tích công việc cho những vị trí công việc cần thiết
-
vì đây là công cụ cơ bản của quản trị nhân lực
Hoàn thiện hơn nữa hệ thống đánh giá thực hiện công việc của người lao động
-
nhằm phát triển năng lực người lao động
Hoàn thiện và nâng cao các hoạt động nhân sự bằng việc ứng dụng chương trình
phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc
2.3.2. Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc:
a. Về phía lãnh đạo.
Trước hết công ty cần quan tâm đến hoạt động phân tích công việc, giao nhiệm vụ
cho cán bộ nhân sự. Các nhiệm vụ này bao gồm có lên kế hoạch cho các giai đoạn của
phân tích công việc, thiết kế thu thập thông tin, bảng câu hỏi, mẫu câu hỏi để tiến hành
thu thập thông tin, tổng hợp thông tin thu thập được và các văn bản của phân tích
công việc như thế nào
b. Về phía cán bộ phân tích công việc.
- Trước hết cán bộ này phân tích một quá trình phân tích công việc để xây dựng các
văn bản cho công việc cho tất cả các công việc hiện tại
- Sau đó đưa các văn bản này vào sử dụng như là một công cụ cho quản lý nhân sự
c. Trình tự quá trình phân tích công việc.
Bước 1: Thống kê công việc cần phân tích:
- Xác định các công việc cần phân tích:
Công ty tiến hành phân tích công việc hoàn thiện đầu nên các công việc đều được
phân tích. Cán bộ hướng dẫn cùng phó phòng tổ chức khảo sát thông tin để thảo
luận, đưa ra các vị trí công việc cần phân tích
- Thiết kế các mẫu văn bản phân tích công việc
Công ty nên đưa ra mẫu văn bản mô tả công việc chung cho tất cả các vị trí. Sau một
quá trình tổng hợp các kết quả của quá trình phân tích công việc
Bước 2: Thu thập thông tin
- Xác định các thông tin cần thu thập
Để có thể thu thập được các thông tin thì cần phải biết chính xác các thông tin cần
thu thập là gì , các thông tin được thu thập xung quanh các vấn đề công việc, các tiêu
chuẩn thực hiện công việc , các yêu cầu của công việc với người thực hiện công việc
- Xác định phương pháp thu thập thông tin
Sau khi xác định loại thông tin cần thu thập cán bộ phân tích công việc sẽ xác định
phương pháp thu thập thông tin và thiết kế biểu mẫu qua các phương pháp : bảng câu
hỏi, phiếu quan sát
Bước 3: Tiến hành viết các văn bản phân tích công việc
- Xử lý thông tin : Các thông tin thu thập được , xử lý loại bỏ các thông tin không
phù hợp, sau đó tổng hợp lại , phân loại để phục vụ cho việc phân tích từng công
-
việc
Thẩm định thông tin thu thập được : Đây chính là bước tìm hiểu lại các thông tin
về công việc thông qua người quản lý trực tiếp , những người lao động làm cùng
-
việc đó , các khách hàng thường xuyên tiếp xúc
Tiến hành viết phân tích công việc : Viết phân tích công việc cho từng vị trí
2.3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực trạng phân tích công việc trong
công ty:
-Tùy theo cách nhìn nhận và hiểu biết của ban lãnh đạo công ty mà các hoạt động
quản lý nhân sự đặc biệt là công tác phân tích công việc và đánh giá công việc được
quan tâm và thực hiện như thế nào. Vì vậy ban lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn
nữa đến công tác này
- Phòng tổ chức cần phối hợp với các bộ phận khác , tranh thủ sự giúp đỡ của họ
thông báo cho nhân viên biết ý nghĩa , mục đích của phân tích công việc và đánh giá
thực hiện công việc để tránh gặp khỏi những khó khăn từ phía người lao động , người
quản lý, đạt hiệu quả cao trong quá trình phân tích và đánh giá
- Các văn bản phân tích công việc cần được phổ biến rộng rãi đến nhân viên và
được sử dụng cho quá trình làm việc cũng như quản lý thông tin sau khi đã được hoàn
thành
-Phòng nhân sự chú ý lắng nghe sự ủng hộ, góp ý của nhân viên để cải tiến nâng cao
chất lượng nguồn nhân lực để có đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chu đáo, được đào tạo
chuyên nghiệp của Nology mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về chất
lượng dịch vụ cũng như giá trị sản phẩm mang lại từ khâu tư vấn cho đến khâu vận
chuyển. Làm cho việc mua hàng tại Nology khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái với sự
hài lòng tuyệt đối.
KẾT LUẬN
Phân tích công việc là quá trình thực hiện một cách khó khăn nhưng với sự
nhiệt tình của người tham gia và người phân tích công việc có thể thu được kết quả
tương đối tốt đẹp qua phân tích người ta có thể hiểu được những vấn đề liên quan
trong tổ chức các công việc giúp cho người lao động hiểu rõ bản chất phân tích công
việc từ đó đưa ra các yêu cầu về nhân sự như tuyển dụng, hoạch định nhân sự trong
quá trình phân tích công việc. Phân tích công việc giúp cho hoạt động giữa các phòng
ban, các nhân viên được cụ thể, rõ ràng, tránh chồng chéo, trùng lắp công việc. Công
ty Nology cần chú trọng đầu tư hơn cho hoạt đọng phân tích công việc. Tóm lại phân
tích công việc là một vấn đề khó trong tổ chức vì đó là công cụ cơ bản trong quản trị
nhân lực vì vậy nếu bất kì một người nào muốn thực hiên tất cả các công cụ của quản
trị nhân lực một cách tốt đẹp nhất, hiệu quả nhất thì hãy làm ngay những công việc
đầu tiên đó chính là mở được khóa bước vào quản trị nhân lực một cách tốt đẹp và
chìa khóa đó là phân tích công.
