Quy chế văn thư lưu trữ công ty

CÔNG TY CP …..
--------Số: 01/2016/QC-HĐQT-….

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Đôc lâp - Tự do - Hạnh phúc
-----o0o----Hà Nội, ngày
tháng 9 năm 2016

QUY CHẾ
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
---------HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
-

Căn cứ Điều lệ của Công ty Cổ phần …. ngày... tháng... năm;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng
con dấu;
Căn cứ Nghị định số 110/2005/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ Về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Theo đề nghị của Ban Điều hành công ty,

QUY ĐỊNH:
CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
1.1.

1.2.
Điều 2.
2.1.

2.2.
2.3.

2.4.

Đối tượng và phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định việc soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ văn bản; quản lý và
sử dụng con dấu của …., được áp dụng đối với Công ty …. và cáccông ty thành viên
trong Hệ thống …...
Việc soạn thảo, quản lý văn bản định chế, việc quản lý văn bản mật được thực hiện theo
Quy chế này.
Các loại văn bản của ….
Các loại văn bản của …. bao gồm:
2.1.1. Văn bản định chế;
2.1.2. Văn bản hành chính;
2.1.3. Văn bản nghiệp vụ.
Văn bản định chế bao gồm các quy chế, quy định, quy trình, quyết định ban hành và văn
bản khác quy định về chế độ, chính sách của …..
Văn bản hành chính bao gồm các công văn, quyết định, chỉ thị và văn bản giao dịch cá
biệt khác phục vụ cho các hoạt động nội bộ hàng ngày của …. do Tổng Giám đốc quy
định về biểu mẫu hành chính theo quy định của Quy chế này.
Văn bản nghiệp vụ bao gồm các mẫu biểu văn bản nghiệp vụ được ban hành kèm theo
các quy chế, quy trình, quy định nghiệp vụ để giải quyết các nghiệp vụ tại các Đơn vị
của ……..
CHƯƠNG II
SOẠN THẢO VĂN BẢN


Điều 3.
3.1.

3.2.
3.3.
3.4.

3.5.
Điều 4.
4.1.

4.2.

4.3.
Điều 5.
5.1.

5.2.

Điều 6.
6.4.1.

6.4.2.
6.4.3.
6.4.4.

Những yêu cầu cơ bản của việc soạn thảo văn bản
Nội dung văn bản phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.
Nội dung văn bản phù hợp với quy định của Pháp luật.
Các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác,
làm rõ được mục đích và vấn đề cần giải quyết.
Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Sử dụng từ ngữ phổ thông;
không sử dụng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết.

Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong
văn bản
Việc viết hoa, viết tắt, viện dẫn văn bản được thực hiện thống nhất.
Trình tự soạn thảo văn bản
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Trưởng các Phòng, ban, bộ phận
chuyên môn nghiệp vụ trong Đơn vị trực tiếp soạn thảo hoặc giao cho cán bộ nhân viên
của mình soạn thảo văn bản dự thảo.
Cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
4.2.1. Xác định hình thức, nội dung và tính chất mật, khẩn của văn bản;
4.2.2. Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
4.2.3. Soạn thảo văn bản;
4.2.4. Đề xuất việc tổ chức lấy ý kiến của các Đơn vị, Phòng, ban, bộ phận chuyên
môn nghiệp vụ và cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh dự thảo văn bản, trong
trường hợp cần thiết.
Trưởng các Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản có trách
nhiệm kiểm soát hình thức, nội dung của văn bản.
Tiêu chuẩn định dạng văn bản
Định dạng văn bản gồm:
5.1.1. Lề, khoảng cách giữa các đoạn;
5.1.2. Tiêu chuẩn chữ viết;
5.1.3. Thể thức trình bày.
Tùy từng trường hợp cụ thể, các tiêu chuẩn định dạng văn bản quy định trong Quy chế
này được thay đổi để bảo đảm văn bản được trình bày cân đối giữa các thành phần, hợp
lý về bố cục tổng thể và tiết kiệm giấy.
Định dạng lề và khoảng cách
Khổ giấy: Văn bản thông thường được trình bày trên khổ giấy dọc A4 (210 mm x 297
mm), trừ trường hợp bảng biểu cần khổ giấy ngang, khổ giấy lớn hơn hoặc các loại biểu
mẫu được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm).
Lề văn bản: Lề trái cách mép trái trang giấy 2.5 - 3cm, lề trên và lề dưới 2 - 2.5cm; lề
phải 1.5 - 2cm.

Giãn cách trong mỗi đoạn (Paragraph) của văn bản: Cách nhau 6 điểm (Spacing = 6pt),
trừ giãn cách giữa các thành phần: Tên loại, Nơi nhận.
Đối với phần văn bản trình bày cân hai bên lề (Justify), đầu mỗi đoạn lùi vào một
khoảng như sau:
6.4.1. Lùi vào 1,27 cm (1 táp mặc định), nếu không trình bày theo đề mục tự động;
6.4.2. Lùi vào lần lượt các khoảng 0; 1,4; 2,8 (hoặc 3,5); 4,2 cm (tùy thuộc số lượng
các điều khoản nhiều hay ít), nếu văn bản có đề mục đánh tự động (ví dụ: Điều
và khoản lùi vào 0 cm, điểm lùi vào 1,4 cm, điểm lùi vào 2,8 cm (số lượng điều
trên 20 thì lùi vào 3,5 cm); đoạn lùi vào 3,5 cm (hoặc 4,2 cm)). Các tỷ lệ thứ hai
trở đi có thể được điều chỉnh tăng hoặc giảm một tỷ lệ bội số của 0,7 cm.


Điều 7.
7.1.
7.2.

7.3.

7.4.

7.5.

7.6.

Điều 8.
8.1.

Tiêu chuẩn chữ viết
Phông chữ sử dụng trong văn bản là Times New Roman, mã tiếng Việt Unicode theo
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Cỡ chữ sử dụng trong văn bản là cỡ chữ 12, trừ phần tên loại sử dụng cỡ chữ 14; trích
yếu của công văn, nơi nhận (phía dưới) và đầu trang, chân trang sử dụng cỡ chữ 11; ghi
chú sử dụng cỡ chữ 10.
Viết hoa trong văn bản (trừ trường hợp viết in hoa toàn bộ) được thực hiện như sau:
7.3.1. Danh từ riêng chỉ tên người và địa danh: Viết hoa tất cả các chữ cái đầu tiên
của mỗi chữ (Ví dụ: Hà Nội, Đà Nẵng; ông Trần Văn A, bà Nguyễn Thị B);
7.3.2. Tên của tổ chức: Viết hoa chữ cái đầu tiên của các từ và tất cả các chữ được
xác định là tên riêng của tổ chức đó (Ví dụ: Công ty Cổ phần …);
7.3.3. Các chữ khi viện dẫn văn bản: Viết hoa các chữ tên loại của văn bản (Ví dụ:
Nghị định, Thông tư); các chữ kế tiếp tên loại của văn bản (Ví dụ: Luật Các Tổ
chức; Pháp lệnh ); các chữ “Phần”, “Chương”, “Mục” và “Điều”, khi nhắc đến
phần, chương, mục và điều cụ thể;
7.3.4. Danh từ xác định: Viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đã được định nghĩa, cần tôn
trọng, đề cao hoặc nhấn mạnh (Ví dụ: Khách hàng, Cổ đông).
Viết tắt trong văn bản tiếng Việt được thực hiện như sau:
7.4.1. Những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản, trước khi viết tắt, phải
viết đầy đủ từ định viết tắt và diễn giải từ viết tắt trong ngoặc đơn ngay sau từ
muốn viết tắt, trừ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng hoặc viết tắt ở phần nơi
nhận (phần dưới). Không viết tắt những từ, cụm từ ít thông dụng;
7.4.2. Chữ viết tắt tạo thành bởi các chữ cái đầu của mỗi từ, chữ, thì viết chữ in hoa
(Ví dụ: …., ….).
Viết tiếng nước ngoài trong văn bản được thực hiện như sau:
7.5.1. Chỉ sử dụng tiếng nước ngoài trong văn bản khi không có từ tiếng Việt có
nghĩa tương đương;
7.5.2. Viết tên riêng: Viết riêng từng chữ, tương đương với từ gốc tiếng Việt (Ví dụ:
Ho Chi Minh, Hai Ba Trung), ngoại trừ một số danh từ đã sử dụng quen thuộc,
có thể viết liền (Ví dụ: Vietnam, Hanoi).
Khi trình bày văn bản song ngữ, thì viết tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau và tiếng
nước ngoài có kích thước nhỏ hơn tiếng Việt.

Thể thức văn bản
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần sau:
8.1.1. Tiêu đề văn bản
8.1.2. Tên Đơn vị ban hành văn bản;
8.1.3. Số và ký hiệu của văn bản;
8.1.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
8.1.5. Tên loại văn bản;
8.1.6. Trích yếu văn bản;
8.1.7. Nội dung văn bản;
8.1.8. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người ký;


8.2.
8.3.
8.4.
Điều 9.
9.1.

9.2.
9.3.

Điều 10.
10.1.

10.2.

Điều 11.
11.1.

11.2.

11.3.
11.4.

8.1.9. Dấu của Đơn vị ban hành văn bản;
8.1.10. Nơi nhận văn bản;
8.1.11. Các yếu tố khác.
Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản được trình bày tại Phụ lục 01, Mẫu chữ và
chi tiết trình bày thể thức văn bản được trình bày tại Phụ lục 02 kèm theo Quy chế này.
Đối với các loại văn bản đặc thù (theo hoặc không theo mẫu), tuỳ theo yêu cầu, có thể
lược bớt một số thành phần không cần thiết.
Thể thức trình bày văn bản giao dịch với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
Tiêu đề văn bản
Tiêu đề văn bản được đặt ở phía trên cùng trang đầu tiên của văn bản, gồm các yếu tố
chủ yếu sau: Lô-gô của Công ty, tên, địa chỉ và số điện thoại của Đơn vị ban hành, địa
chỉ trang Web của Công ty trường hợp áp dụng mẫu tiêu đề văn bản khác thì áp dụng
theo mẫu mới do Tổng Giám đốc duyệt.
Bố cục cụ thể và các yếu tố khác của tiêu đề văn bản do Tổng Giám đốc quyết định.
Văn bản của Công ty gửi các cơ quan Nhà nước, thực hiện theo mẫu hoặc yêu cầu của
các cơ quan Nhà nước, gồm:
9.3.1. Tên Đơn vị ban hành ở bên trái, phía trên cỡ chữ 12, in hoa, đậm;
9.3.2. Quốc hiệu, gồm: Dòng chữ in hoa “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM” cỡ chữ 12, in hoa, đâm; dòng chữ in thường “Độc lập - Tự do Hạnh phúc”;
9.3.3. Dưới tên Đơn vị ban hành có gạch liền bằng 1/3 dòng chữ Đơn vị; dưới quốc
hiệu có gạch liền bằng với dòng chữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Tên Đơn vị ban hành văn bản
Văn bản có tiêu đề văn bản là lô gô và các yếu tố khác của Đơn vị ban hành (bao gồm
cả tên của Đơn vị ban hành), thì tên Đơn vị ban hành được ghi ở phần tiêu đề theo quy
định chung, văn bản có letterhead của công ty sử dụng cho văn bản nội bộ, các văn bản

hành chính và nghiệp vụ.
Văn bản có Quốc hiệu, thì tên Đơn vị ban hành được đặt ở góc trên bên trái, với chữ in
hoa, đậm, cỡ chữ 12, phân thành 2 dòng, sử dụng đối với các Văn bản gửi cho các cơ
quan chức năng và các văn bản pháp quy.
Số và ký hiệu của văn bản
Số và ký hiệu được ghi dưới tiêu đề, phía bên trái của trang giấy, với cỡ chữ 12 và được
gạch chân, bao gồm lần lượt các yếu tố sau: Chữ “Số”; dấu hai chấm; số thứ tự văn bản;
dấu gạch chéo; năm ban hành; gạch chéo; ký hiệu văn bản (gồm có 2 thành phần, có
gạch ngang liền ở giữa); tên viết tắt công ty (Ví dụ: Số: 123/2008/QĐ-HĐQT-…..).
Chữ “Số” là chữ in thường; số thứ tự là chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31-12 hàng năm. Riêng các nghị quyết của Đại hội đồng Cổ
đông thì lấy số thứ tự theo các phiên họp; nghị quyết của Hội đồng Quản trị (HĐQT),
thì lấy số thứ tự theo theo các phiên họp trong từng nhiệm kỳ.
Ký hiệu văn bản gồm có nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và nhóm chữ viết tắt của cơ
quan, người ban hành ví dụ “QC-HĐQT” bằng chữ in hoa, ở giữa có gạch ngang liền.
Ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn bản được quy định cụ thể tại Phụ lục 04 kèm theo Quy
chế này. Đối với những loại văn bản chưa có ký hiệu chữ viết tắt tên loại hoặc những
văn bản gửi cơ quan nhà nước hoặc các đối tác, khách hàng, thì phần ký hiệu của văn
bản chỉ cần ghi nhóm chữ “……”.


11.5.

Điều 12.
12.1.

12.2.

Điều 13.
13.1.

13.2.
Điều 14.
14.1.
14.2.

14.3.

Điều 15.
15.1.

15.2.

Điều 16.
16.1.

Số và ký hiệu của mẫu biểu ban hành kèm theo văn bản được ghi ở góc phải trên của
trang giấy, cỡ chữ 10, bao gồm lần lượt các yếu tố sau: Biểu mẫu; dấu hai chấm; số thứ
tự - gồm 2 chữ số; gạch chéo; ký hiệu mẫu - chữ in hoa; gạch ngang liền; chữ ……(Ví
dụ: BM: 12/HĐTD-…..). Ký hiệu chữ viết tắt mẫu văn bản được ghi bằng chữ in hoa
gồm từ 2 đến 4 ký tự, được quy định cụ thể tại Phụ lục 05, kèm theo Quy chế này.
Địa danh và ngày ban hành văn bản
Địa danh và ngày tháng: Được ghi dưới tiêu đề, phía bên phải của trang giấy, cân xứng
với phần số và tiêu đề của văn bản gồm một dòng chữ in nghiêng, bao gồm lần lượt các
yếu tố sau: Tên thành phố …. đặt trụ sở; dấu phẩy; ngày (số ngày), tháng (số tháng),
năm (số năm);
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm, với các số
chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và
tháng 1, 2, thì phải ghi thêm số 0 ở trước.
Tên loại văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản. Khi ban hành văn bản, đều phải ghi tên

loại, trừ Công văn.
Tên loại văn bản được đặt ở giữa trang, phía dưới phần số, ký hiệu và địa danh, ngày,
tháng, năm, cỡ chữ 14 in hoa, đậm.
Trích yếu văn bản
Trích yếu văn bản là một câu hoặc một cụm từ ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung
chủ yếu của văn bản. Trích yếu văn bản không được để trong ngoặc đơn.
Đối với Công văn, trích yếu được đặt cân giữa, cách dưới phần số và ký hiệu của văn
bản 6 điểm, cỡ chữ 11, bao gồm lần lượt các yếu tố như sau: Chữ “V/v” hoặc “Về” (tuỳ
thuộc từ tiếp theo là động từ hay danh từ); dấu hai chấm; dấu ngoặc kép; nội dung trích
yếu; dấu ngoặc kép.
Đối với văn bản có tên loại, trích yếu được đặt ở giữa trang, cách dưới phần tên loại của
văn bản 6 điểm, cỡ chữ 12, đậm; riêng trích yếu của các quy chế và quy định chữ in
hoa, đậm; ở dưới có đường gạch liền khoảng 3 cm (Xem ví dụ mẫu trong phụ lục).
Căn cứ ban hành
Đối với các quy chế, quy định, quyết định và văn bản khác trong trường hợp cần thiết,
phải viện dẫn Điều lệ công ty, các văn bản quy phạm Pháp luật, các văn bản định chế
trên một cấp và các căn cứ khác làm cơ sở ban hành.
Các văn bản làm căn cứ ban hành được quy định như sau:
15.2.1. Văn bản của HĐQT, thì căn cứ vào văn bản quy phạm Pháp luật, Điều lệ;
15.2.2. Văn bản của Chủ tịch HĐQT, thì căn cứ vào văn bản quy phạm Pháp luật, Điều
lệ, văn bản của HĐQT;
15.2.3. Văn bản của Tổng Giám đốc, thì căn cứ vào văn bản quy phạm Pháp luật ,Điều
lệ; văn bản của HĐQT và Chủ tịch HĐQT;
15.2.4. Văn bản của Giám đốc Chi nhánh, thì căn cứ vào Điều lệ, văn bản của HĐQT,
văn bản của Chủ tịch HĐQT và văn bản của Tổng Giám đốc.
Trình tự viện dẫn văn bản
Trình tự viện dẫn văn bản được thực hiện như sau:
16.1.1. Thứ tự viện dẫn các loại văn bản được thực hiện lần lượt như sau: Văn bản
quy phạm Pháp luật, Điều lệ; văn bản khác của công ty (trình tự viện dẫn theo
quy đinh văn ban co hiêu lưc phap lí cao hơn viện dẫn trước)

16.1.2. Trường hợp có nhiều văn bản quy phạm Pháp luật hoặc văn bản của công ty,


thì viện dẫn văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn trước, nếu văn bản có hiệu lực
pháp lý ngang nhau (do cùng một cấp ban hành), thì viện dẫn văn bản ban hành
sớm hơn trước;
16.1.3. Nếu có nhiều văn bản cùng đề cập đến một nội dung cần viện dẫn, thì viện dẫn
văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất và văn bản có nội dung phù hợp nhất.
16.2.
Viện dẫn một hoặc một số nội dung của văn bản, thì thực hiện lần lượt theo trình tự sau
(bỏ qua những đề mục không có):
16.2.1. Viện dẫn đoạn, điểm, khoản, Điều của văn bản, đối với văn bản có kết cấu điều
khoản; viện dẫn đoạn, điểm, khoản, Mục, Chương, Phần, đối với văn bản có
kết cấu khoản mục.
16.2.2. Viện dẫn tên loại của văn bản; số và ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban
hành; cơ quan (người) ban hành, trích yếu; văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Riêng đối với Luật và Pháp lệnh, thì viện dẫn Tên luật, pháp lệnh; ngày tháng
năm thông qua (Ví dụ: Căn cứ đoạn 2, điểm a, khoản 1, Điều 4, Nghị định số
178/1999/NĐ-CP ngày 29-12-1999 của Chính phủ về Bảo đảm tiền vay của
các tổ chức tín dụng; đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 85/2002/NĐCP ngày 25-10-2000; Căn cứ Luật Các tổ chức tín dụng ngày 12-12-1997; đã
được sửa đổi, bổ sung ngày 15-6-2004).
16.2.3. Viện dẫn lần tiếp theo, có thể chỉ cần ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản.
16.3.
Viện dẫn văn bản có văn bản khác được ban hành kèm theo, thì thực hiện như sau:
Viện dẫn văn bản kèm theo trước, nếu nội dung cần viện dẫn nằm ở văn bản kèm theo;
Viện dẫn văn bản chính trước, nếu nội dung cần viện dẫn không nằm ở văn bản chính.
Điều 17. Nội dung văn bản
17.1.
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy định được
đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.

17.2.
Nội dung văn bản gồm có phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc, tuỳ theo
độ dài và mức độ phức tạp của văn bản, các loại văn bản được trình bày theo kết cấu
như sau:
17.1.1. Quyết định: Điều, khoản, điểm;
17.1.2. Chỉ thị: Khoản, điểm, đoạn;
17.1.3. Các văn bản khác: Phần, chương, mục, khoản, điểm, đoạn.
17.1.4. Văn bản định chế: Thực hiện theo Quy chế văn thư.
17.3.
Kỹ thuật trình bày được quy định như sau:
17.3.1. Phần, chương được đánh số thứ tự La-mã, chữ in đậm, cân giữa trang; tên
phần, chương, chữ in hoa, đậm, được trình bày thành một dòng riêng, cân giữa
trang (Xem ví dụ trong phụ lục);
17.3.2. Mục, nếu có chữ “Mục”, thì được đánh số thứ tự La-mã, chữ in đậm, cân giữa
trang; tên mục chữ in hoa, đậm, được trình bày thành một dòng riêng, cân giữa
trang; mục, nếu không có chữ “Mục”, thì được đánh số thứ tự La- mã, in đậm,
sát lề trái, bên cạnh có dấu chấm; tên mục được viết liền cùng một dòng với số
mục (Xem ví dụ trong phụ lục).
17.3.3. Điều, khoản được đánh số thứ tự Ả rập, sát lề trái, bên cạnh có dấu chấm (cách
mép lề trái 3 cm); Đối với khoản thì đánh số thứ tự của Điều đó và tiếp theo là
số thứ tự của khoản, ở giữa là dấu chấm (.), ví dụ Điều 1, trong Điều 1 có các
khoản là 1.1, 1.2, 1.3....
17.3.4. Điểm được đánh thứ tự theo số Ả rập và bao gồm cả thành phần số của khoản


Điều 18.
18.1.

18.2.

18.3.
Điều 19.
19.1.

19.2.

Điều 20.
20.1.
20.2.

20.3.

20.4.

đó (ví dụ trong khoản 1.1 có các điểm là 1.1.1, 1.1.2.), cách bên trái điều,
khoản 1,4 cm, bên cạnh có dấu chấm (cách mép lề trái 4,4 cm);
17.3.5. Đoạn không được đánh số thứ tự, có thể được gạch đầu dòng, viết sát lề trái,
cách bên trái “điểm” 0,7 cm (cách mép lề trái 5,1 cm).
Chức vụ, họ tên, chữ ký và dấu
Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong
Đơn vị (Ví dụ: Tổng Giám đốc, Giám đốc). Khi ghi chức vụ của người ký văn bản, thì
chỉ ghi chức danh, không cần ghi lại tên Đơn vị, trừ trường hợp ký thừa lệnh, ký thừa uỷ
quyền và những trường hợp đặc biệt cần thiết khác.
Phần ghi chức vụ, họ tên, chữ ký của người ký và dấu của Đơn vị được đặt ở dưới cùng
phía bên phải của văn bản, cách mép phải trang giấy khoảng 4 cm. Chức vụ và họ tên
của người ký được đóng dấu hoặc chữ in hoa; trong trường hợp cần thiết, có thể ghi
thêm học hàm, học vị; riêng chức vụ của người ký thay, ký thừa lệnh và ký thừa uỷ
quyền là chữ in thường.
Người ký văn bản ký vào phần trống ở giữa dòng chức vụ và dòng họ tên người ký văn
bản, bằng bút mực xanh; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Nơi nhận văn bản
Nơi nhận xác định những tổ chức, cá nhân, Đơn vị và bộ phận nhận văn bản với mục
đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi
hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Phần nơi nhận văn bản được ghi ở 2 nơi:
19.2.1. Phần kính gửi ở trên, đối với Công văn hoặc văn bản khác có phần kính gửi;
19.2.2. Phần nơi nhận ở dưới, đối với mọi văn bản, trừ trường hợp đặc biệt có thể
không cần.
19.2.3. Phần kính gửi ở trên, được trình bày ở giữa trang giấy, dưới trích yếu của văn
bản khoảng 2 cm; chữ “Kính gửi” in nghiêng, đậm, gạch chân, sau có dấu hai
chấm; phần nơi gửi in đậm; nếu có từ hai nơi trở lên thì gạch ngang đầu dòng ở
mỗi nơi.
19.2.4. Phần nơi nhận văn bản ở dưới được đặt ở dưới cùng phía bên trái của văn bản,
cách lề trái 2.5- 3 cm, thấp hơn dòng ghi chức vụ đầu tiên khoảng 1 cm, cỡ chữ
10; riêng chữ nơi nhận được in nghiêng, gạch chân, sau có dấu hai chấm. Đối
với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể, thì phải ghi rõ tên từng đối
tượng. Đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất
định, thì nơi nhận được ghi chung (Ví dụ: Các Phòng HCNS).
Các thành phần khác của văn bản
Ký hiệu dự thảo: Ký hiệu dự thảo và số dự thảo (nếu có) chữ in hoa, đậm, trong khung,
được đặt ở dưới số và ký hiệu của văn bản.
Độ mật, khẩn: Ký hiệu mật, khẩn được đóng dấu hoặc in dưới phần số và ký hiệu của
văn bản, chữ in hoa, đậm trong khung 0,8 x 2cm. Văn bản của công ty chỉ sử dụng một
ký hiệu độ mật và một ký hiệu độ khẩn (không phân thành nhiều cấp độ).
Phần phê duyệt: Đối với Tờ trình hoặc một số văn bản khác, có thể thêm phần Phê
duyệt ở phía trên phần “Nơi nhận” và ngang hàng với dòng ghi chức danh của người ký
văn bản (Xem ví dụ trong phụ lục).
Văn bản đính kèm: Trường hợp có các văn bản khác được gửi kèm theo, thì phải ghi
tóm tắt tên và số lượng văn bản gửi kèm theo (nếu chưa đề cập đến trong phần nội
dung) và ghi ở phía trên phần “Nơi nhận” (Xem ví dụ trong phụ lục).

20.5.
20.6.
20.7.

20.8.
20.9.

Số trang: Nếu văn bản có từ 2 trang trở lên, thì phải đánh số trang của từng trang và
tổng số trang. Các phụ lục kèm theo, được đánh số trang tiếp theo văn bản chính.
Ghi chú: Những nội dung cần ghi chú, thì đánh số Ả rập và để dưới chân mỗi trang, cỡ
chữ 10.
Chữ đầu và chân trang: Văn bản dài từ 5 trang trở lên thì phải trình bày các nội dung ở
đầu và chân mỗi trang (trừ đầu trang 1), cỡ chữ 11 như sau:
20.7.1. Đầu trang, ghi lần lượt các yếu tố sau: công ty (sát lề trái); tên văn bản (ở
giữa); cấp ban hành (sát lề phải);
20.7.2. Chân trang, ghi lần lượt các yếu tố sau: Chữ “Lưu hành nội bộ” hoặc thông tin
cần thiết khác (sát lề trái); trang; số trang; gạch chéo; tổng số trang (sát lề
phải).
Phụ lục: Phụ lục là một bộ phận của văn bản chính và phải được ghi rõ trong văn bản
chính.
Mục lục: Nếu văn bản có từ nhiều đề mục và có từ 10 trang trở lên, thì phải đặt mục lục
của văn bản.

CHUƠNG III
KÝ VĂN BẢN
Điều 21.
21.1.

21.2.

21.3.

21.4.
21.5.

Ký nháy
Dự thảo văn bản trình ký và ban hành được ký nháy như sau:
21.1.1. Văn bản do Chủ tịch HĐQT ký: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám
đốc, Thư ký HĐQT hoặc Trưởng Phòng, ký nháy;
21.1.2. Văn bản do Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc ký: Phó Tổng Giám
đốc, Trưởng Phòng, Thư ký Tổng Giám đốc ký nháy;
21.1.3. Văn bản do Trưởng Phòng ký: Người soạn thảo ký nháy.
Văn bản định chế bắt buộc phải có chữ ký nháy của Người có trách nhiệm, cụ thể như
sau:
21.2.1. Văn bản do Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị ban hành thì trưởng
đơn vị soạn thảo ký nháy, thành viên Ban điều hành phụ trách lĩnh vực liên
quan ký kiểm soát, chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền yêu cầu người có trách
nhiệm liên quan khác, thư ký Hội đồng quản trị ký nháy;
21.2.2. Văn bản do Tổng Giám đốc ban hành thì trưởng Phòng, Ban, Bộ phận (Trưởng
đơn vị) trình ký nháy; các Trưởng bộ phận có liên quan ký kiểm soát.
Trong trường hợp cần thiết, người soạn thảo văn bản có thể ký nháy văn bản ngoài
những đối tượng ký nháy đã được quy định tại các khoản 21.1, 21.2 Điều này; trường
hợp này, người soạn thảo là người ký thứ nhất, người ký nháy thứ hai ký kiểm soát.
Người ký nháy phải kiểm soát và bảo đảm về cả thể thức và nội dung của văn bản. Văn
bản không có chữ ký nháy sẽ do người ký chính thức hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Cách thức ký nháy:

Điều 22.
22.1.
22.2.

22.3.
22.4.

22.5.
Điều 23.
23.1.

23.2.
Điều 24.
24.1.
24.2.

24.3.
Điều 25.
25.1.

21.5.1. Chữ ký nháy có kích thước nhỏ, gọn và được ký vào vị trí cuối cùng của văn
bản, không kể phần nơi nhận; nếu văn bản có ghi sẵn chức danh người ký, thì
ký nháy vào phần đó;
21.5.2. Nếu văn bản có nhiều tờ, thì phải ký nháy vào góc dưới, bên phải tất cả các tờ
(kể cả phụ lục);
21.5.3. Trường hợp những người ký nháy nói tại khoản 21.1 của Điều này đã ký chính
thức vào phần người lập hoặc kiểm soát, thì không cần ký nháy các trang đó;
21.5.4. Văn bản có chữ ký nháy thứ hai (của người kiểm soát), thì ký vào phần “nơi
nhận” hoặc góc dưới bên trái của văn bản;
21.5.5. Văn bản có sự sửa chữa liên quan đến nội dung (trừ sửa chữa chính tả), thì phải

ký nháy vào ngang lề bên phải nơi sửa chữa.
Ký chính thức
Người ký chính thức được ghi rõ chức danh, họ tên và được đóng dấu chính thức của
Đơn vị ban hành.
Đối với những văn bản được ban hành theo nghị quyết của tập thể, thì phải ghi vào
trước tên tập thể ký thay mặt chữ “TM ”. Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh
đạo của người ký văn bản trong tập thể đó, đồng thời ghi thêm chức danh lãnh đạo trong
Đơn vị trước họ tên của người ký văn bản.
Người ký chính thức chịu trách nhiệm về nội dung công việc mà văn bản giải quyết.
Văn bản do người không có thẩm quyền ký chính thức theo quy định của Pháp luật hoặc
của công ty, thì sẽ không được coi là văn bản của công ty (chỉ là văn bản của một cá
nhân hoặc của một bộ phận).
Chữ ký chính thức được ký ở góc phải, phía dưới văn bản, ở giữa khoảng dưới phần
chức danh và trên phần họ tên người ký.
Ký thay
Cấp phó được ký thay cấp trưởng cùng cấp ban hành văn bản trong những trường hợp
sau:
23.1.1. Khi được cấp trưởng đồng ý cho ký thay;
23.1.2. Ký các văn bản thuộc phạm vi công việc cụ thể đã được phân công phụ trách;
23.1.3. Ký các văn bản để giải quyết công việc cấp thiết trong khi cấp trưởng vắng
mặt.
Văn bản ký thay phải ghi vào trước chức danh ký chính thức chữ “KT.” và phải gửi cho
cấp trưởng để báo cáo.
Ký thừa lệnh
Người đứng đầu Đơn vị có thể giao cho người đứng đầu Đơn vị, Bộ phận ngay dưới
mình một cấp ký thừa lệnh ban hành văn bản.
Không áp dụng chế độ ký thừa lệnh đối với những trường hợp sau:
24.2.1. Các chức danh điều hành ký thừa lệnh các chức danh quản trị, kiểm soát;
24.2.2. Ký các văn bản định chế, quyết định, báo cáo, chỉ thị, tờ trình và giấy uỷ
quyền;

24.2.3. Ký các công văn gửi cấp trên, các cơ quan báo chí và cơ quan quản lý Nhà
nước, trừ ký giấy giới thiệu;
24.2.4. Ký phê duyệt vào các văn bản, trừ trường hợp có quy định cụ thể của Công ty.
Văn bản ký thừa lệnh phải ghi vào trước chức danh ký chính thức chữ “TL.” và phải gửi
cấp cho phép ký thừa lệnh để báo cáo.
Ký thừa uỷ quyền
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu Đơn vị có thể uỷ quyền cho cán bộ dưới hai


25.2.
25.3.

Điều 26.
26.1.
26.2.

26.3.

26.4.
26.5.
26.6.

cấp trở đi hoặc nhân viên thuộc Đơn vị ký thừa uỷ quyền một số văn bản.
Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời
hạn nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
Văn bản ký thừa uỷ quyền phải ghi vào trước chức danh ký chính thức chữ “TUQ.” và
phải gửi cấp cho phép ký thừa uỷ quyền để báo cáo, trừ trường hợp việc ký văn bản
nghiệp vụ không cần ghi chữ “TUQ”.
Thủ tục trình ký văn bản
Người trình ký văn bản phải kèm theo các giấy tờ, tài liệu cần thiết có liên quan đến

việc soạn thảo và ban hành văn bản.
Văn bản trình HĐQT, Chủ tịch HĐQT ký được chuyển cho Thư ký HĐQT, trừ trường
hợp văn bản mật, văn bản do Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc trực tiếp trình ký
hoặc trường hợp đặc biệt khác.
Văn bản trình Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc ký, được chuyển cho Thư ký Tổng
Giám đốc, thư ký Phó Tổng Giám đốc trừ trường hợp văn bản mật, văn bản do Phó
Tổng Giám đốc trực tiếp trình Tổng Giám đốc ký hoặc trường hợp đặc biệt khác.
Văn bản trình Giám đốc Chi nhánh do Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ soạn
thảo trình ký hoặc thông qua đầu mối do Giám đốc quy định.
Trường hợp sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét, quyết định.
Bộ phận tiếp nhận dự thảo văn bản trình ký có trách nhiệm trình người có thẩm quyền
ký, đồng thời chuyển lại cho các bộ phận trình ký ngay sau khi văn bản đã được ký.

CHƯƠNG IV
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN
Điều 27.
27.1.
27.2.

27.3.

27.4.
27.5.
Điều 28.

Nguyên tắc quản lý văn bản đi, văn bản đến
Văn bản đi là văn bản do các Đơn vị ban hành. Văn bản đến là văn bản được gửi đến
các Đơn vị từ các Đơn vị hoặc tổ chức, cá nhân khác.
Mọi văn bản chính thức phải được quản lý chặt chẽ, thống nhất, bảo đảm yêu cầu kịp

thời, chuẩn xác, an toàn và bảo mật theo các quy định về quản lý văn bản đi, văn bản
đến của Quy chế này.
Các văn bản đi và đến thuộc loại không chính thức và không thuộc phạm vi quản lý theo
các quy định của Quy chế này gồm:
27.3.1. Các bản dự thảo để xin ý kiến;
27.3.2. Giấy tờ, biểu mẫu, bao bì văn phòng phẩm thông thường;
27.3.3. Giấy tờ quảng cáo, chào hàng không thuộc chức năng, nhiệm vụ của Đơn vị
công ty;
27.3.4. Thư gửi qua mạng máy vi tính (e-mail);
27.3.5. Báo chí thông thường và một số giấy tờ khác không theo chế độ quản lý văn
bản.
Trách nhiệm quản lý văn bản đi và đến thuộc về người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ.
Tại các Đơn vị trong Hệ thống công ty, phải có nhân viên văn thư chuyên trách hoặc
kiêm nhiệm để chuyên quản lý văn bản đi và văn bản đến.
Đăng ký văn bản đi


28.1.

28.2.

Điều 29.
29.1.
29.2.

29.3.
29.4.
29.5.
Điều 30.

30.1.

30.2.
30.3.
Điều 31.
31.1.

31.2.

31.3.
31.4.
31.5.

Các Đơn vị trong Hệ thống công ty phải lập Sổ công văn đi để theo dõi các nội dung
chủ yếu sau:
28.1.1. Số và ký hiệu của văn bản;
28.1.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
28.1.3. Tên và chức danh của người ký ban hành;
28.1.4. Tên loại và trích yếu của văn bản;
28.1.5. Số bản chính;
28.1.6. Số trang văn bản;
28.1.7. Nơi nhận.
Nhân viên văn thư kiểm tra hình thức và kỹ thuật trình bày của văn bản và ghi số, ký
hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản. Số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ghi trên văn bản
phải trùng khớp với số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ghi trong Sổ công văn đi; trường
hợp không trùng nhau thì do người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ xem xét quyết
định.
Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi đã hoàn thành thủ tục văn thư, phải được chuyển phát cho Đơn vị và cá nhân
có liên quan ngay trong ngày văn bản đó được ký hoặc vào đầu ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp các văn bản khẩn, văn bản cần thực hiện ngay (theo yêu cầu của người ký
văn bản hoặc người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ), thì phải được gửi ngay lập
tức bằng các phương tiện nhanh nhất.
Văn bản công khai có liên quan đến nhiều đối tượng, thì phải được phổ biến rộng rãi
trong toàn Hệ thống công ty.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax, e-mail hoặc chuyển qua mạng
máy vi tính để thông tin nhanh.
Văn bản theo quy định của Pháp luật phải được gửi cho Cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền để đăng ký, theo dõi hoặc báo cáo, thì phải được gửi đi theo đúng quy định.
Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất một bản chính tại bộ phận văn thư của Đơn vị và ít nhất
một bản chính tại bộ phận soạn thảo. Trường hợp đặc biệt, người đứng đầu đơn vị quyết
định những loại văn bản không cần lưu tại bộ phận văn thư (nhưng phải được được lưu
ở bộ phận khác) và được ghi rõ vào Sổ công văn đi.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư của Đơn vị được sắp xếp thứ tự đăng ký.
Bản lưu các văn bản định chế và các văn bản quan trọng khác của công ty phải được in
bằng loại giấy tốt và sử dụng loại mực bền lâu.
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại bộ phận văn thư của Đơn
vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn bản đến được coi là nhận được kể từ khi đã
được đăng ký vào Sổ công văn đến.
Đối với những văn bản đến mà bì thư ghi đích danh tên người nhận hoặc ghi các ký hiệu
“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, thì bộ phận văn thư có trách nhiệm giữ nguyên bì thư
và chuyển giao nguyên trạng văn bản tới người nhận hoặc lãnh đạo có thẩm quyền theo
Quy chế Bảo mật thông tin của công ty để giải quyết .
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được.
Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Nhân viên văn thư tiếp nhận, vào Sổ công văn đến, đóng dấu công văn đến, sau đó
chuyển cho người nhận hoặc người có thẩm quyền xử lý, giải quyết theo nghiệp vụ theo

31.6.

31.7.

Điều 32.
32.1.
32.2.

32.3.

Điều 33.
33.1.

33.2.

Điều 34.
34.1.

34.2.

34.3.
34.4.

phiếu chuyển văn bản.
Sổ công văn đến phải theo dõi các nội dung chủ yếu sau:
31.6.1. Số văn bản đến;
31.6.2. Ngày đến (ngày nhận được văn bản);
31.6.3. Nơi gửi văn bản đến;

31.6.4. Số ký hiệu của văn bản đến;
31.6.5. Ngày, tháng, năm của văn bản đến;
31.6.6. Tên loại và trích yếu của văn bản đến;
31.6.7. Nơi nhận.
Những văn bản gửi đến các Đơn vị, cá nhân liên quan, nếu không có dấu “Công văn
đến”, thì không có giá trị pháp lý trong quá trình xử lý, giải quyết trừ trường hợp có quy
định khác của Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc.
Xử lý văn bản đến
Bộ phận văn thư, lưu trữ tại các Đơn vị có trách nhiệm phân phối ngay trong ngày nhận
được văn bản đến hoặc đầu ngày làm việc hôm sau.
Nhân viên văn thư kiểm tra nội dung của văn bản đến, phân loại sơ bộ, trình Người
quản lý nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Đơn vị kiểm tra để chuyển giao cho các cấp lãnh
đạo hoặc các Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ giải quyết theo lĩnh vực
chuyên môn.
Đối với những văn bản có liên quan đến trách nhiệm chung của công ty hoặc của nhiều
Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ và văn bản cần có ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo, thì phải chuyển cho lãnh đạo xem xét và xử lý. Lãnh đạo Đơn vị phải chỉ định Đơn
vị, Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính để
giải quyết.
Quản lý văn bản chuyên biệt
Các loại Hợp đồng, biên bản và các văn bản được ban hành chung với các tổ chức, cá
nhân khác ngoài Hệ thống công ty được ghi ngày, tháng, năm, đánh số và ký hiệu của
công ty hoặc của tổ chức, cá nhân khác, đều phải được các Đơn vị, bộ phận chuyên môn
nghiệp vụ theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách theo dõi quản lý.
Các văn bản hồ sơ, giấy tờ nghiệp vụ, văn bản giao dịch với nước ngoài, văn bản in sẵn
tiêu đề hoặc văn bản đặc thù khác, được thực hiện theo Quy chế này và phù hợp với
Pháp luật, với thông lệ của Việt Nam và tập quán quốc tế.
Quản lý văn bản sao
Các văn bản chính hoặc các văn bản sao của công ty hoặc của các tổ chức, cá nhân khác
có liên quan đến công ty, có thể được sao nguyên văn toàn bộ hoặc một phần để gửi cho

các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Hình thức sao gồm có sao y bản chính, hoặc sao lục (có thể sao toàn bộ hoặc một phần
văn bản - trích sao) được quy định như sau:
34.2.1. “Sao y bản chính” là việc sao văn bản của chính Đơn vị ban hành (cùng đóng
một con dấu) hoặc sao vản bản của các Đơn vị trong Hệ thống công ty;
34.2.2. “Sao lục” là việc sao văn bản của các cơ quan, tổ chức khác ngoài Hệ thống
công ty.
Người đứng đầu Đơn vị và những người được quyền ký thay, ký thừa lệnh người đứng
đầu Đơn vị được quyền ký sao văn bản.
Các yếu tố sao văn bản bao gồm:
34.4.1. Các yếu tố bắt buộc bao gồm: Loại sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền; dấu của Đơn vị sao;


Điều 35
35.1.

35.2.

35.3.

35.4.

34.4.2. Các yếu tố khác (nếu cần thiết): Đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa
danh và ngày, tháng, năm sao; nơi nhận; loại ký (ký thay, ký thừa lệnh)…
34.4.3. Văn bản được “Sao y bản chính” theo quy định tại Điều này có giá trị như bản
chính.
Quản lý giấy tờ khống chỉ
Giấy tờ khống chỉ (lưu không) là văn bản, giấy tờ được đóng dấu chính thức nhưng
chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền hoặc đóng dấu lên chữ ký của cấp có thẩm

quyền, nhưng ký trên giấy tờ chưa có nội dung đầy đủ, rõ ràng.
Về nguyên tắc, không được đóng dấu khống chỉ. Trường hợp đặc biệt cần thiết, chỉ
được lấy số văn bản và đóng dấu khống chỉ theo yêu cầu của người đứng đầu Đơn vị và
phải quản lý, theo dõi chặt chẽ việc sử dụng.
Giấy khống chỉ phải được giao trực tiếp có ký nhận hoặc gửi thư bảo đảm cho người có
thẩm quyền. Người nhận giấy khống chỉ có trách nhiệm nộp lại toàn bộ bản chính được
lập trên giấy khống chỉ và những giấy khống chỉ bị hư hỏng hoặc chưa sử dụng hết. Nếu
bản chính không được chuyển lại, thì phải nộp bản sao chụp, trên đó có xác nhận số
lượng bản chính đã sử dụng và mục đích sử dụng.
Người yêu cầu cấp, người ký, người cấp và người giao nhận giấy khống chỉ phải chịu
trách nhiệm pháp lý về những hậu quả do việc quản lý và sử dụng giấy khống chỉ không
đúng nguyên tắc.
CHƯƠNG V
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 36.
36.1.

36.2.

36.3.

Điều 37.

Quản lý con dấu
Các loại dấu được sử dụng gồm có:
36.1.1. Con dấu cơ quan, là con dấu chính thức của công ty và các công ty thành viên
của công ty.
36.1.2. Con dấu chức danh, là con dấu ghi tên và chức danh của người đứng đầu Đơn
vị.

36.1.3. Con dấu tiêu đề, con dấu “Công văn đến”, con dấu “Sao y bản chính”, con dấu
“Mật” và các con dấu nghiệp vụ khác.
Con dấu cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư quản lý và đóng dấu tại Đơn vị.
Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
36.2.1. Không giao con dấu cơ quan cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
36.2.2. Phải tự tay đóng dấu cơ quan vào các văn bản, giấy tờ của công ty;
36.2.3. Chỉ được đóng dấu cơ quan vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền.
Con dấu được sử dụng mực dấu theo quy định như sau:
36.3.1. Con dấu cơ quan, dấu “Mật”, dấu “Khẩn” (Urgent), dấu và các con dấu khác
do Pháp luật quy định, sử dụng mực dấu màu đỏ tươi;
36.3.2. Con dấu tiêu đề (dấu của công ty, các Công ty thành viên), dấu chức danh, dấu
họ tên, dấu công văn đến, dấu sao y bản chính, dấu bản chính (original), dấu
bản sao (copy) và các con dấu khác của công ty sử dụng mực dấu màu xanh
đậm.
Quy định về kích thước và nôi dung con dấu


37.1.
37.2.

37.3.
37.4.

37.5.

37.6.

37.7.

Điều 38.
38.1.

38.2.

38.3.

38.4.

Điều 39.
39.1.

Con dấu cơ quan có kích thước và nội dung theo quy định của Pháp luật. Các con dấu
khác sử dụng phông chữ Arial, trừ trường hợp có quy định cụ thể khác.
Con dấu chức danh hình chữ nhật, chiều dài không quá 45 mm, không có khung viền,
bao gồm 2 dòng chữ như sau:
37.2.1. Dòng chữ chức danh cỡ chữ 10, in hoa;
37.2.2. Dòng chữ họ tên cỡ chữ 12, in hoa, đậm.
Con dấu tiêu đề hình chữ nhật, chiều dài không quáb 50 mm, không có khung viền, bao
gồm 2 dòng chữ, cỡ chữ 12, in hoa, đậm:
Con dấu “Công văn đến” hình chữ nhật, chiều dài không quá 40 mm, không có khung
viền, bao gồm 2 dòng chữ như sau:
37.4.1. Dòng chữ “công ty: Công văn đến” hoặc “công ty -......: Công văn đến” cỡ chữ
12, in hoa, đậm;
37.4.2. Dòng chữ “Số:……ngày.../.../20…...” cỡ chữ 10, in thường.
Con dấu "Mật" hoặc “Khẩn” hình chữ nhật, kích thước 8 x 20 mm, có đường viền xung
quanh, bên trong là chữ “Mật” hoặc “Khẩn” in hoa, đậm, cách đều đường viền 2mm.
Con dấu tiếng Anh “Confidential” và “Urgent” không có đường viền xung quanh, cỡ
chữ 20, chiều dài không quá 30 mm.

Con dấu “Sao y bản chính” hình chữ nhật, chiều dài 40 mm, không có khung viền, gồm
2 dòng chữ như sau:
37.6.1. Dòng chữ “Sao y bản chính” cỡ chữ 12, in hoa, đậm; chiều dài 40 mm;
37.6.2. Dòng chữ “Ngày.../.../200...” cỡ chữ 10, in thường.
Con dấu khác: Theo Phụ lục 03 kèm theo. Tổng Giám đốc được quyền quy định kích
thước và nội dung con dấu khác với quy định tại Điều này cho phù hợp với yêu cầu thực
tế.
Đóng dấu chính thức
Các văn bản được đóng dấu cơ quan, bao gồm:
38..1.1. Văn bản do Chủ tịch HĐQT, Trưởng Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc, Phó
Tổng Giám đốc ký (được ủy quyền);
38..1.2. Văn bản do người khác ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa uỷ quyền những người
được quy định tại điểm 38.1.1, khoản này;
38..1.3. Văn bản khác theo quy định tại các văn bản định chế do HĐQT, Chủ tịch
HĐQT và Tổng Giám đốc ban hành.
Các văn bản không được đóng dấu cơ quan, bao gồm:
38.2.1. Văn bản lấy danh nghĩa của Ban, Phòng, bộ phận
38.2.2. Văn bản giải quyết công việc của công ty do cán bộ nhân viên không thuộc các
trường hợp quy định tại khoản 38.1.1 của Điều này ký.
Chỉ được đóng dấu cơ quan vào văn bản khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền theo
quy định tại Quy chế này. Trong một văn bản có nhiều chữ ký, thì chỉ đóng dấu cơ quan
lên một chữ ký chính thức của người ký ban hành văn bản; không đóng dấu lên chữ ký
phê duyệt, chữ ký ở lề văn bản, chữ ký nháy (trừ đóng dấu sửa lỗi).
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi
đóng dấu lên chữ ký, thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Văn bản (định chế) đóng dấu lên chữ ký photocopy, chữ ký qua fax hoặc chữ ký in sẵn
có giá trị như văn bản chính trừ trường hợp các văn bản hành chính, nghiệp vụ.
Đóng dấu bổ sung.
Văn bản đóng dấu treo là văn bản do Đơn vị công ty ban hành hoặc xác nhận hiện trạng,
nhưng không đúng quy định về thể thức văn bản, hay không có chữ ký của cấp có thẩm

39.2.
39.3.
39.4.
39.5.

quyền hoặc chữ ký không đủ thẩm quyền để đóng dấu chính thức.
Dấu treo được đóng ở góc trái trên của văn bản, cách mép trên và mép trái khoảng 1 cm.
Các hợp đồng, biên bản và những văn bản khác có từ 2 tờ trở lên mà cần bảo đảm giá trị
pháp lý thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ, ở vị trí giữa lề phải của văn bản
Trường hợp văn bản có sự sửa chữa, bổ sung, thì phải đóng dấu xác nhận và chỉ đóng
dấu xác nhận vào chỗ sửa chữa, bổ sung khi có chữ ký nháy xác nhận.
Văn bản có dấu photocopy, văn bản đóng dấu treo và các văn bản có đóng dấu bổ sung
khác, không phải đăng ký văn bản và không có giá trị pháp lý hành chính, chỉ dùng để
tham khảo.
CHƯƠNG VI
LƯU TRỮ VĂN BẢN

Điều 40.
40.1.

40.2.

40.3.

Điều 41.
41.1.

41.2.

41.3.
41.4.
41.5.
Điều 42.
42.1.
42.2.
42.3.

Nguyên tắc lưu trữ văn bản
Cán bộ nhân viên làm công tác có liên quan đến văn bản, đều phải sắp xếp các văn bản
để lập thành các Hồ sơ công việc do mình làm. Sau khi giải quyết xong công việc, phải
chuyển các văn bản hoặc Hồ sơ công việc cho bộ phận lưu trữ của Đơn vị.
Những văn bản phản ánh hoạt động của các Đơn vị và có giá trị để tra cứu, tham khảo
đều phải lập thành hồ sơ. Hồ sơ phải sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm và phải đảm
bảo theo các đặc trưng nguyên tắc lập hồ sơ và phải phản ánh chức năng nhiệm vụ của
đơn vị.
Văn bản sau khi đã giải quyết xong công việc từ một năm trở lên được chuyển sang chế
độ lưu trữ, trừ văn bản mật. Lãnh đạo các Đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo bộ phận văn
thư, lưu trữ và các Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ trong Đơn vị phân loại,
đưa các văn bản vào lưu trữ.
Lưu văn bản tại bộ phận văn thư, lưu trữ
Văn bản phải được lưu bản chính có chữ ký tươi và đóng dấu tại bộ phận văn thư, lưu
trữ của Đơn vị. Nếu lưu bản chưa đóng dấu, thì định kỳ hằng năm hoặc trước khi thay
đổi con dấu phải rà soát lại và đóng dấu theo quy định, bảo đảm nguyên tắc mọi văn bản
đều được đóng dấu hợp lệ, đúng con dấu đã đăng ký với cơ quan công an trong từng
thời kỳ.
Trường hợp đặc biệt, Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Chi nhánh quyết
định văn bản nào không lưu hoặc không lưu bản chính tại bộ phận văn thư, lưu trữ,
nhưng phải được ghi rõ nơi lưu vào Sổ công văn đi, Sổ Công văn đến.

Văn bản nhận từ fax, thì lưu bản photocopy với đầy đủ ngày, tháng, năm và số fax gửi
đến.
Văn bản được ký, phổ biến và lưu theo chương trình riêng trên mạng vi tính của công ty
có giá trị như bản chính.
Văn bản có thể được lưu tổng hợp theo thứ tự nhất định hoặc theo từng chuyên đề riêng.
Lưu văn bản tại bộ phận chuyên môn nghiệp vụ
Văn bản, hồ sơ, sổ sách, tài liệu nghiệp vụ được quản lý và lưu theo quy định, quy trình
nghiệp vụ của Công ty.
Các tài liệu thuộc Đơn vị phải được lưu trữ theo hệ thống, phải có ký hiệu các tài liệu
gốc, tài liệu theo chức năng, tài liệu mật....
Các bộ phận nghiệp vụ và cán bộ nhân viên nghiệp vụ có trách nhiệm lưu văn bản thuộc
nghiệp vụ của bộ phận mình. Khi bàn giao nhiệm vụ, phải đồng thời bàn giao các văn


42.4.
42.5.
42.6.

Điều 43.
43.1.
43.2.

Điều 44.
44.1.

44.2.

Điều 45.
45.1.

45.2.

bản có liên quan đến công việc.
Văn bản về hồ sơ cán bộ nhân viên, phải được lưu trong bộ hồ sơ của mỗi cán bộ nhân
viên.
Công báo, các văn bản pháp quy, sách báo, tài liệu học tập và nghiên cứu nghiệp vụ
khác được quản lý lưu riêng, bảo đảm thuận tiện cho việc sử dụng và tra cứu.
Lãnh đạo các Phòng, ban, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ tại các Đơn vị có trách nhiệm
tổ chức việc lập hồ sơ, lưu văn bản chế độ chính sách và văn bản về chuyên môn nghiệp
vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Bảo quản văn bản lưu trữ
Văn bản lưu trữ phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho/ tủ lưu trữ riêng hoặc tại
các bộ phận nghiệp vụ.
Người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các công
việc sau đây về bảo quản văn bản lưu trữ:
43.2.1. Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ - tra cứu văn bản;
43.2.2. Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng
gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và văn bản lưu trữ;
43.2.3. Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản văn bản lưu trữ;
43.2.4. Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình văn bản lưu trữ;
43.2.5. Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các
tác nhân khác gây hư hỏng văn bản;
43.2.6. Phục chế văn bản lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
Khai thác, sử dụng văn bản lưu trữ
Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng văn bản lưu trữ.
44.1.1. Cán bộ nhân viên tại các đơn vị thực hiện khai thác, sử dụng văn bản lưu trữ tại
bộ phận văn thư của đơn vị hoặc bộ phận văn thư của Công ty. Trường hợp tra
cứu, sử dụng các văn bản mật, tuyệt mật phải được phê duyệt của người có
thẩm quyền theo quy định tại Quy chế này.
44.1.2. Trình tự khai thác, sử dụng văn bản lưu trữ:

a) CBNV muốn tra cứu, sử dụng tài liệu làm đề nghị tra cứu, sử dụng tài liệu.
b) Người có thẩm quyền phê duyệt đề nghị tra cứu, sử dụng tài liệu
c) Bộ phận văn thư của Công ty hoặc văn thư tại Đơn vị tiến hành hỗ trợ cho
các Đơn vị, Phòng ban, cá nhân tra cứu sử dụng văn bản theo đúng quy định
đảm bảo tính chất bảo mật của Công ty.
Thẩm quyền phê duyệt việc khai thác và sử dụng văn bản lưu trữ
44.2.1. Tổng Giám đốc có thẩm quyền đồng ý cho phép tra cứu, sao chụp tài liệu lưu
trữ “Mật”.
44.2.2. Trưởng các đơn vị có thẩm quyền đồng ý cho phép tra cứu, sao chụp tài liệu
thuộc bộ phận mình
44.2.3. Người phụ trách nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm trong việc cho phép
các bộ phận, đơn vị khai thác, sử dụng văn bản lưu trữ đảm bảo các quy định,
chính sách bảo mật của Công ty.
Thời hạn lưu trữ văn bản
Điều lệ, các văn bản cho phép thành lập, hoạt động, các Nghị quyết của Đại hội đồng
Cổ đông, các Nghị quyết của HĐQT, các Báo cáo tổng kết công tác hằng năm được lưu
vĩnh viễn.
Các văn bản định chế, các văn bản quan trọng khác quy định về tổ chức và hoạt động
của Công ty được lưu ít nhất 20 năm.


45.3.

45.4.
45.5.
45.6.

Điều 46.
46.1.

46.2.

46.3.

Thời hạn lưu trữ văn bản nghiệp vụ được thực hiện theo quy định của Pháp luật. Nếu
Pháp luật không có quy định, thì văn bản nghiệp vụ được lưu ít nhất là 10 năm, kể từ
sau khi kết thúc nghiệp vụ đó.
Văn bản hành chính thông thường và các Sổ công văn được lưu ít nhất 10 năm.
Văn bản chỉ có giá trị tại một thời điểm nhất định và không liên quan đến công việc
khác được lưu ít nhất 5 năm.
Hồ sơ nhân sự được lưu ít nhất là 5 năm, sau khi cán bộ nhân viên không còn làm việc
tại Công ty. Đối với các thành viên HĐQT, thành viên Ban Kiểm soát và Ban Điều
hành, thì hồ sơ nhân sự được lưu ít nhất là 20 năm, sau khi không còn làm việc tại Công
ty.
Tiêu huỷ văn bản lưu trữ
Hằng năm hoặc thời hạn khác khi cần thiết, Hội đồng tiêu huỷ văn bản lưu trữ được
thành lập, gồm Trưởng Đơn vị hoặc người được lãnh đạo Đơn vị uỷ quyền làm Trưởng
nhóm và các thành viên đại diện tại các Đơn vị để tiến hành tiêu huỷ những văn bản đã
hết thời hạn hoặc không cần lưu trữ. Khi tiến hành tiêu hủy văn bản, thì phải hủy hết
thông tin văn bản.
Việc tiêu huỷ văn bản đã hết thời hạn hoặc không cần lưu trữ phải được lập thành hồ sơ
bao gồm những tài liệu sau:
46.2.1. Danh mục văn bản bị tiêu huỷ;
46.2.2. Biên bản họp Hội đồng tiêu huỷ văn bản có chữ ký xác nhận của các thành
viên về việc quyết định tiêu huỷ văn bản;
46.2.3. Các tài liệu liên quan (nếu có).
Hồ sơ về việc tiêu hủy văn bản phải được bảo quản tại Đơn vị trong thời hạn ít nhất 20
năm, kể từ ngày văn bản bị tiêu hủy.
CHƯƠNG VII
QUẢN LÝ CHỨNG TỪ, BƯU PHẨM

Điều 47.
47.1.
47.2.

47.3.

Điều 48.
48.1.

Vận chuyển chứng từ, bưu phẩm
Việc vận chuyển chứng từ, bưu phẩm phải đảm bảo kịp thời, an toàn và tiết kiệm chi phí
theo quy định riêng về tiết kiệm bưu phí.
Bộ phận văn thư là đầu mối và chịu trách nhiệm vận chuyển chứng từ, bưu phẩm của
Đơn vị đó. Tùy theo mức độ khẩn cấp, độ bảo mật của loại chứng từ chuyển đi theo yêu
cầu của Đơn vị yêu cầu, Bộ phận văn thư lựa chọn phương thức vận chuyển cho phù
hợp. Trường hợp sử dụng hình thức chuyển phát nhanh phải có phê duyệt của cấp Phó
Tổng Giám đốc trở lên.Bộ phận văn thư là đầu mối duy nhất thực hiện việc chuyển và
tiếp nhận chứng từ, bưu phẩm.
Bộ phận văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi việc vận chuyển các chứng từ, bưu
phẩm của Công ty một cách thống nhất. Sổ theo dõi phải bao gồm các nội dung sau:
Tên loại chứng từ, bưu phẩm; thời gian chuyển; đơn vị chuyển.
Tiếp nhận và luân chuyển chứng từ, bưu phẩm, văn bản đi
Khi tiếp nhận chứng từ, bưu phẩm đến, bộ phận văn thư phải lưu vào sổ tiếp nhận
chứng từ, bưu phẩm đồng thời lập tức chuyển cho các Đơn vị hoặc người liên quan tiếp
nhận. Nếu chứng từ, bưu phẩm đến không chỉ rõ địa chỉ tiếp nhận thì cán bộ tiếp nhận
phải xin ý kiến của Trưởng đơn vị ngay lập tức để xử lý. Trưởng Đơn vị phải có cách
thức xử lý kịp thời, nếu không có cách thức xử lý phải báo cáo ngay lên cấp trên trực

48.2.

tiếp.
Các chứng từ, bưu phẩm liên quan đến nhiều Đơn vị thì các bộ phận nào giải quyết
trước có trách nhiệm chuyển cho các Đơn vị có liên quan theo thứ tự giải quyết công
việc.
CHƯƠNG VIII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 49.
49.1.

49.2.

49.3.
49.4.

Điều khoản thi hành
Những vấn đề chưa được đề cập đến trong Quy chế này, sẽ được thực hiện theo các quy
định có liên quan của Pháp luật và của Công ty. Khi có những nội dung nào trong Quy
chế này trái với quy định của Pháp luật, thì đương nhiên hết hiệu lực thi hành.
Phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm soạn thảo và trình Tổng Giám đốc ban hành
các mẫu trình bày văn bản của Công ty và được quyền thay đổi nội dung trong các Phụ
lục kèm theo Quy chế này cho phù họp với yêu cầu thực tế.
Ban Điều hành, toàn thể Cán bộ nhân viên tại Công ty có trách nhiệm thi hành Quy chế
này.
Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký, việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do HĐQT
Công ty quyết định.
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Chủ tịch

(đã ký)
Nơi nhận:
- CT HĐQT và TVBKS;
- Ban Điều hành;
- Phòng HCNS:
- Lưu PC & HC

…….

PHỤ LỤC 01
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN


PHỤ LỤC 02


MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN
TT

Thành phần thể thức Cỡ
Kiểu chữ
và chi tiết trình bày chữ

Ví dụ minh hoạ

Tên Công ty

12 In hoa, đậm

Quốc hiệu

12

Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày,
tháng, năm

12 In thường
In thường,
12
nghiêng

Trích yếu Công văn

11 In thường

V/v: “Ban hành văn bản định chế của Công ty”

Nơi gửi (ở trên)

12

In thường,
đậm

Kính gửi: Ngân hàng Nhà nước Viêt Nam

Tên loại

14 In hoa, đậm

QUY CHẾ

Trích yếu dưới quy chế,
quy định

12 In hoa, đậm

BAN HÀNH VĂN BẢN ĐỊNH CHẾ

Trích yếu dưới tên loại
khác

12

Ký hiệu mật, khẩn

12 In hoa đậm

Ký hiệu dự thảo

12 In hoa

Nội dung văn bản

12 In thường

Phần, chương, mục

12

1T4ê.n phần, chương,
mục, phụ lục, mục lục
Mụ c, tên mục (trường
hợp có tên riêng)

In hoa,
In thường

In thường,
đậm

In thường,
đậm

12 In hoa, đậm

CÔNG TY CP ….
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHỈA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 123 /2016/QC-HĐQT
Hà Nội, ngày …. tháng 09 năm 2016

V/v: Bổ nhiêm ông Nguyễn Văn A giữ chức

Công ty CP ….. có trụ sở tại ……
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

12

In thường,
đậm

I. Về công tác Pháp chế

Điều và tên điều

12

In thường,
đậm

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Kh oản

12 In thường

1.1. Tổng Giám đốc có thẩm quyền

Điểm

12 In thường

1.1.1. Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm

Chức vụ; phê duyệt

12 In hoa

TỔNG GIÁM ĐỐC

Chức vụ ký thay, thừa
lệnh, thừa uỷ quyền

12 In thường

Phó Tổng Giám đốc


Họ tên người ký

12 In hoa

NGUYỄN VĂN A
Nơi nhân:
- Như trên;
- Lưu HC.

Nơi nhận (ở dưới)

10 In thường

Phụ lục

12 In hoa, đậm

Chữ đầu trang, chân

trang; số trang,

11 In thường

Quy chế Văn thư, lưu trữ; trang 18/20

Ghi chú

10 In thường

1. Thực hiện theo quy định của Pháp luật

PHỤ LỤC 01


PHỤ LỤC 03 MẪU MỘT SỐ CON DẤU
TT Tên con dấu

Cỡ
chữ

Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

Con dấu tiêu đề
In hoa, đậm, tỷ
12
2 dòng
lệ 90%

CÔNG TY CP ……

Con dấu tiêu đề
In hoa, tỷ lệ 5012
1 dòng
70% tuỳ độ dài

CÔNG TY CP ……

Con dấu “Công 12 In hoa, đậm
văn đến”
10 In thường
Con dấu “Fax
đến”

12 In hoa, đậm
10 In thường

Con dấu “Sao y 12 In hoa, đậm
bản chính”
10 In thường
Con dấu chức
danh

10 In hoa
12 In hoa, đậm

Con
dấu “Mật” (8 x

20 mm)

14

In hoa, đậm, tỷ
lệ 150%

Con dấu
“Khẩn” (8 x 20
mm)

14

In hoa, đậm, tỷ
lệ 120%

…….: CÔNG VĂN ĐẾN
Số:…….ngày…./……./20……

……..: FAX ĐẾN
Số:…..ngày…../……./20…...

SAO Y BẢN CHÍNH
Ngày…../……/20…...
TỔNG GIÁM ĐỐC

NGUYỄN VĂN A

Con dấu
In hoa, đậm, tỷ

20
“Chứng từ gốc”
lệ 80%

BẢN GỐC

Con dấu “Bản
sao”

20

In hoa, đậm, tỷ
lệ 80%

BẢN SAO

Con dấu “Paid” 30

In hoa, đậm, tỷ
lệ 80%

Con dấu
“Original”

30

In hoa, đậm, tỷ
lệ 50%

Con dấu

“Copy”

30

In hoa, đậm, tỷ
lệ 80%

PAID
ORIGINAL
COPY

Con dấu
“Confidential”

30

In hoa, đậm, tỷ
lệ 40%

CONFIDENTIAL

Con dấu
“Urgent”

30

In hoa, đậm, tỷ
lệ 50%

URGENT

Con dấu
“Cancel” (8 x
28mm)

14

In hoa, đậm, tỷ
lệ 120%


PHỤ LỤC 04
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA …..
TT

Tên loại văn bản

Số, ký hiệu văn bản

• Báo cáo

Số: xx/20xx/BC-XX-Tên viết tắt Cty

• Biên bản

Số: xx/20xx/BB-XX- Tên viết tắt Cty

• Chỉ thị, Chương trình

Số: xx/20xx/CT-XX- Tên viết tắt Cty

• Công văn

Số: xx/20xx/CV- Tên viết tắt Cty

• Giấy đi đường

Số: xx/20xx/ĐĐ- Tên viết tắt Cty

• Giấy giới thiệu

Số: xx/200x/GT- XX- Tên viết tắt Cty

• Giấy mời

Số: xx/20xx/GM- Tên viết tắt Cty

• Giấy nghỉ phép

Số: xx/20xx/NP- Tên viết tắt Cty

• Giấy uỷ quyền

Số: xx/20xx/UQ- XX- Tên viết tắt Cty

• Hồ sơ

Số: xx/20xx/HS- Tên viết tắt Cty

• Hợp đồng

Số: xx/20xx/HĐ- XX- Tên viết tắt Cty

• Hướng dẫn

Số: xx/20xx/HD-XX- Tên viết tắt Cty

• Kế hoạch

Số: xx/20xx/KH-XX- Tên viết tắt Cty

• Nghị quyết của Đại hội đồng Cổ đông Số: xx/20xx/NQ-ĐHĐCĐ- Tên viết tắt Cty
• Nghị quyết của HĐQT

Số: xx/20xx/NQ-HĐQT- Tên viết tắt Cty

• Nội quy

Số: xx/20xx/NQLĐ-HĐQT- Tên viết tắt Cty

• Quyết định, Quy định

Số: xx/20xx/QĐ-HĐQT - Tên viết tắt Cty

• Quy chế

Số: xx/20xx/QC-HĐQT- Tên viết tắt Cty

• Quy trình

Số: xx/20xx/QT-XX- Tên viết tắt Cty

• Thông báo

Số: xx/20xx/TB-XX- Tên viết tắt Cty

• Thông cáo

Số: xx/20xx/TC-XX- Tên viết tắt Cty

• Tờ trình

Số: xx/20xx/TTr-XX- Tên viết tắt Cty

PHỤ LỤC 05 KÝ HIỆU MỘT SỐ LOẠI MẪU BIỂU VĂN BẢN
TT

Nghiệp vụ

Số, ký hiệu mẫu

Hợp đồng kinh tế

BM: xx/HĐKT- Tên viết tắt Cty

Văn thư, lưu trữ

BM: xx/VTLT- Tên viết tắt Cty

(Quản lý nhân sự

BM: xx/NS- Tên viết tắt Cty

Tuy ển dụng nhân sự

BM: xx/TDNS- Tên viết tắt Cty

Đào tạo nhân sự

BM: xx/ĐTNS- Tên viết tắt Cty

Đánh giá nhân sự

BM: xx/ĐGNS- Tên viết tắt Cty