Giáo trình kế toán ngân hàng chương 4 kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

Ch-ơng iV
Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và
các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
1.

Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ

1.1.

Những vấn đề chung về nghiệp vụ ngân quỹ

1.1.1. Nội dung nghiệp vụ ngân quỹ

Nghiệp vụ ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các nghiệp vụ thu, chi và điều
chuyển tiền mặt.
Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào qui mô hoạt động,
vào tính chất th-ờng xuyên hay thời vụ của các khoản thu, chi tiền mặt qua quỹ
nghiệp vụ của tổ chức tín dụng đó. Các tổ chức tín dụng luôn phải cân nhắc các yếu
tố trên để tự xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối -u cho mình để một mặt đảm bảo thực
hiện nhu cầu thu, chi tiền mặt bất cứ lúc nào, mặt khác không để tồn quỹ tiền mặt quá
cao làm ảnh h-ởng đến khả năng sinh lời của ngân hàng.
Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ) thực hiện và bảo quản
trong kho, két tuyệt đối an toàn. Tại bộ phận ngân quỹ bố trí thủ quỹ và các nhân viên
kiểm ngân, thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két.
Việc tổ chức công tác quỹ phụ thuộc vào mô hình giao dịch mà ngân hàng lựa
chọn: mô hình giao dịch nhiều cửa hay mô hình giao dịch một cửa.
Trong mô hình giao dịch nhiều cửa: quỹ là một bộ phận trực tiếp giao dịch với khách
hàng trong các nghiệp vụ liên quan đến việc thu (chi) tiền mặt từ (cho) khách hàng.
Với mô hình giao dịch một cửa: đầu ngày, cuối ngày quỹ chính thực hiện việc
giao (nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên (Teller) phù hợp với hạn mức quỹ mà các
giao dịch viên đ-ợc nắm giữ. Nh- vậy, khi có nghiệp vụ tiền mặt phát sinh, quỹ

không phải trực tiếp thu - chi tiền mặt cho khách hàng (trừ các giao dịch v-ợt hạn
mức giao dịch của các giao dịch viên).
1.1.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng
1.1.2.1. Tài khoản

TK Tiền mặt ti đơn vị - 1011
1


Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ của các Tổ chức
tín dụng.
Bên Nợ ghi:

Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ

Bên Có ghi:

Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ

Số d- Nợ:

Số tiền mặt hiện có tại quỹ nghiệp vụ của TCTD

Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.
TK Tiền mặt đang vận chuyển - 1019
Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt xuất từ quỹ tiền mặt tại đơn vị
chuyển cho các đơn vị khác đang trên đ-ờng đi.
Bên Nợ ghi: Số tiền xuất quỹ để vận chuyển đến đơn vị nhận tiền
Bên Có ghi: Số tiền đã vận chuyển đến đơn vị nhận
Số d- Nợ:

Số TM thuộc quỹ nghiệp vụ ở đơn vị đang trên đ-ờng vận chuyển

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận tiền vận chuyển đến.
TK Tiền mặt ngoi tệ ti đơn vị - 1031
Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ tại quỹ của Tổ chức tín dụng.
Bên Nợ ghi:

Giá trị ngoại tệ nhập quỹ

Bên Có ghi:

Giá trị ngoại tệ xuất quỹ

Số d- Nợ:

Phản ánh giá trị ngoại tệ hiện có tại quỹ của TCTD

Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết.
TK Ngoi tệ đang vận chuyển - 1039
Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ chuyển cho các đơn vị khác
đang trên đ-ờng đi.
Bên Nợ ghi:

Giá trị ngoại tệ vận chuyển đến đơn vị nhận tiền

Bên Có ghi:

Giá trị ngoại tệ đã vận chuyển đến đơn vị nhận

Số d- Nợ:

Phản ánh giá trị ngoại tệ ở đơn vị đang vận chuyển trên đ-ờng

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận ngoại tệ vận chuyển đến.
TK Tham ô, thiếu mất tiền, ti sn chờ xử lý - 3614

2


TK này dùng để phản ảnh các khoản nợ phải thu phát sinh trong hoạt động nội
bộ của TCTD.
Bên Nợ ghi:

Số tiền TCTD phải thu

Bên Có ghi:

Số tiền đ-ợc xử lý chuyển vào các tài khoản thích hợp khác

Số d- Nợ:

Phản ánh số tiền TCTD còn phải thu

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán
TK Thừa quỹ, ti sn thừa chờ xử lý 461
TK này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động
nội bộ của TCTD.
Bên Có ghi:

Số tiền TCTD phải trả

Bên Nợ ghi:

Số tiền TCTD đã trả hoặc đ-ợc giải quyết chuyển vào TK khác

Số d- Có:

Phản ánh số tiền TCTD còn phải trả

Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán
1.1.2.2. Chứng từ

- Nếu thu tiền mặt:
+ Giấy nộp tiền (dùng cho khách hàng nộp tiền vào NH)
+ Phiếu thu (dùng cho nội bộ NH)
- Nếu chi tiền mặt:
+ Séc lĩnh tiền mặt (dùng cho khách hàng lĩnh tiền từ TKTG)
+ Giấy lĩnh tiền mặt (dùng trong tr-ờng hợp cho vay)
+ Phiếu chi (dùng cho nội bộ NH)
1.1.2.3. Sổ sách



Tại bộ phận kế toán mở các loại sổ sau:

-

Sổ nhật ký quỹ (sổ tờ rời): Do kiểm soát tiền mặt giữ để ghi chép tất cả các

khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ tiền mặt phát sinh. Dùng làm
căn cứ lập nhật ký chứng từ và hạch toán tổng hợp trong ngày. Cuối ngày khoá sổ tìm
tổng tiền mặt thu vào, tổng tiền mặt chi ra trong ngày và tồn quỹ cuối ngày => Đối
chiếu với thủ quĩ.

3


Mẫu sổ nhật ký quỹ
Ngân hàng

nhật kỹ quỹ

...........................................

Ngày ..........tháng..............năm..............
Số chứng từ

Số

Thu

Chi

tiểu khoản

................

.................

...................

................

.................

................

.................

Ký hiệu thống kê

Thu

Chi

..............................

..............

..............

...................

..............................

..............

..............

...................

..............................

..............

..............

Cộng ngày

..............

..............

Tồn quỹ hôm tr-ớc

..............

..............

..............

............

Tồn quỹ hôm nay
Kiểm soát
(kế toán)

-

Số tiền

Kế toán tr-ởng

Giám đốc Ngân hàng

(ký tên)

(ký tên)

Sổ kế toán chi tiết tiền mặt: Sổ này dùng để ghi tổng số tiền mặt thu, chi trong

ngày và tồn quỹ tiền mặt cuối ngày (mỗi ngày một dòng). Sổ này dùng làm cơ sở cho
việc lập báo cáo kế toán hàng tháng.
Căn cứ để lập sổ kế toán chi tiết tiền mặt là nhật ký quỹ. Cuối ngày cộng sổ nhật
ký quỹ để có tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt trong ngày. Căn cứ vào số tổng thu
để vào cột phát sinh bên Nợ, số tổng chi vào cột phát sinh bên Có. Sau khi vào số phát
sinh bên Nợ và bên Có sẽ rút số d- cuối ngày của tài khoản tiền mặt, số d- Nợ tài
khoản tiền mặt cuối ngày phải bằng tồn quỹ tiền mặt cuối ngày trên sổ sách và tồn
quỹ thực tế do thủ quỹ quản lý.


Tại bộ phận quỹ nghiệp vụ mở các loại sổ sau:

-

Sổ quỹ: Đ-ợc đóng thành quyển (đánh số trang liên tục, đóng dấu giáp lai): Do

thủ quỹ giữ để ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ thu
chi tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế để đối

chiếu với kế toán và tiền mặt tồn quỹ bảo quản trong kho, két. Nếu thực hiện giao
dịch một cửa thì sổ này do nhân viên giao dịch (Teller) trực tiếp giữ.
-

Các loại sổ khác: Sổ theo dõi các loại tiền thu, chi để phục vụ thống kê các loại

tiền.

4


1.2.

Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt

1.2.1. Kế toán thu tiền mặt

Nghiệp vụ thu tiền mặt của ngân hàng th-ơng mại phát sinh khi:
- Khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi; hoặc trả nợ, trả lãi vay, nộp
lệ phí cho ngân hàng bằng tiền mặt.
- Ngân hàng nhận tiền mặt từ ngân hàng khác điều chuyển đến.
- Nhận từ Ngân hàng Nhà n-ớc thông qua vay Ngân hàng Nhà n-ớc hay rút từ
tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà n-ớc.
- v.v...
Khi khách hàng có nhu cầu nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ của Ngân hàng thì
tuỳ theo nội dung cụ thể sẽ lập giấy nộp tiền và nộp trực tiếp tiền mặt cho thủ quỹ
ngân hàng để kiểm đếm. Tr-ờng hợp thực hiện giao dịch một cửa thì nhân viên giao
dịch (Teller) trực tiếp nhận tiền mặt.
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt đ-ợc thực hiện đúng nguyên tắc:
Thu tr-ớc - Ghi sổ sau.

Căn cứ vào giấy nộp tiền đã đ-ợc xác nhận thu đủ tiền của thủ quỹ, kế toán hạch
toán:
+ Nếu nộp vào tài khoản tiền gửi hay trả nợ ngân hàng, ghi:
Nợ:

TK tiền mặt tại đơn vị (1011).

Có:

TK tiền gửi (nếu nộp vào TK tiền gửi).
TK cho vay (nếu nộp tiền mặt để trả Nợ ngân hàng).

+ Nếu nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác, ghi:
Nợ:

TK 1011

Có:

TK thanh toán vốn giữa các Ngân hàng

1.2.2. Kế toán chi tiền mặt

Tiền mặt chi từ quỹ nghiệp vụ ngân hàng theo các nội dung:
- Chi trả tiền gửi và trả lãi cho khách hàng bằng tiền mặt.
- Cho khách hàng vay bằng tiền mặt.
- Điều chuyển tiền mặt đi ngân hàng khác cùng hệ thống.
5

- Nộp vào Ngân hàng Nhà n-ớc.
- Chi trong nội bộ ngân hàng nh- chi l-ơng cán bộ, chi khác.
- v.v.
Khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tài khoản tiền gửi thanh toán thì viết
Séc lĩnh tiền mặt gửi tới ngân hàng để đ-ợc lĩnh tiền mặt theo séc. Tr-ờng hợp ngân
hàng cho vay bằng tiền mặt hay chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu,
trái phiếu thì lập giấy lĩnh tiền mặt.
Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt thì ngoài việc kiểm soát chặt chẽ tính chất hợp
pháp, hợp lệ các chứng từ (Séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền...), kế toán còn phải kiểm
tra số d- TKTG, hạn mức tín dụng, nếu đủ khả năng chi trả kế toán hạch toán vào sổ
sách kế toán, sau đó mới chuyển chứng từ cho thủ quỹ chi tiền cho khách hàng hoặc
mới trực tiếp chi tiền cho khách hàng (trong mô hình giao dịch một cửa) - Đảm bảo
đúng nguyên tắc: Ghi sổ tr-ớc - Chi sau.
+ Chi từ tài khoản tiền gửi, ghi:
Nợ:

TK tiền gửi của khách hàng.

Có:

TK tiền mặt tại đơn vị (1011)

+ Cho vay bằng tiền mặt, ghi:
Nợ:

TK cho vay của khách hàng.

Có:

TK 1011

+ Nếu cán bộ NH lĩnh tiền để chi nội bộ, kế toán lập phiếu chi và hạch toán:
Nợ:

TK chi l-ơng, tạm ứng

Có:

TK 1011

6


Phản ánh bút toán thu, chi tiền mặt trên sơ đồ tài khoản chữ T
TK tiền gửi của KH

TK tiền mặt (1011)

xxx

TK cho vay KH

xxx

xxx

(1)

(3)

x

x

x

x

TK thanh toán vốn
(5)
x
x

x
x

x

x

(2)
(4)

Chú giải:
1 - Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi.
2 - Chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi.
3 - Cho khách hàng vay bằng tiền mặt.
4 - Khách hàng trả nợ ngân hàng bằng tiền mặt.
5 - Khách hàng nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác.
1.3.

Kế toán nghiệp vụ điều chuyển tiền mặt

Điều chuyển vốn tiền mặt giữa các chi nhánh ngân hàng th-ơng mại với Hội sở
chính, hoặc giữa các chi nhánh với nhau thuộc nghiệp vụ điều hoà vốn nên chỉ điều
chuyển tiền mặt trong phạm vi một hệ thống ngân hàng. Đơn vị điều chuyển tiền mặt
đ-ợc nhận phí và đơn vị nhận tiền mặt phải trả phí. Việc điều chuyển này chỉ đ-ợc
thực hiện khi có lệnh của NH cấp chủ quản.
Có hai cách giao nhận tiền mặt, theo đó có hai cách hạch toán:
Cách 1: Ngân hàng nhận vốn tiền mặt cử ng-ời và ph-ơng tiện đến nhận tiền
trực tiếp tại ngân hàng điều tiền mặt đi. Tr-ờng hợp này không phải hạch toán qua tài
khoản 1019.
Việc xử lý chứng từ và hạch toán đ-ợc thực hiện nh- sau:

7


- Tại Ngân hàng điều tiền mặt đi:
Lập biên bản giao nhận tiền, kế toán lập phiếu chi và chứng từ thanh toán vốn ghi:
Nợ:

TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp

Có:

TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị".

- Tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt:
Sau khi làm thủ tục nhận tiền mặt nhập kho; kế toán lập phiếu thu và căn cứ vào
chứng từ thanh toán vốn của Ngân hàng điều vốn đi gửi kèm tiền mặt, kế toán ghi:

Nợ:

TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị".

Có:

TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp.

Cách 2: Ngân hàng điều tiền mặt đi cử ng-ời đại diện mang tiền mặt giao tại
ngân hàng nhận vốn tiền mặt điều đến. Tr-ờng hợp này tại ngân hàng điều đi phải
hạch toán qua TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển".
Việc xử lý chứng từ và hạch toán đ-ợc thực hiện nh- sau:
- Tại Ngân hàng điều vốn tiền mặt đi:
Kế toán lập phiếu chi để chi tiền mặt khỏi quỹ nghiệp vụ giao cho ng-ời đại
diện. Căn cứ phiếu chi, ghi:
Nợ:

TK 1019 "TM đang vận chuyển"/ tên ng-ời đại diện

Có:

TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị"

Khi nhận đ-ợc chứng từ thanh toán vốn từ ngân hàng nhận vốn tiền mặt gửi
đến, kế toán hạch toán để tất toán tài khoản 1019 "tiền mặt đang vận chuyển":
Nợ:

TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp

Có:

TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển"

- Tại Ngân hàng nhận vốn tiền mặt:
Sau khi nhận đủ tiền mặt và nhập kho, két; thủ quỹ ký vào biên bản giao nhận
tiền kế toán căn cứ biên bản giao nhận tiền lập phiếu thu và chứng từ thanh toán vốn.
Căn cứ chứng từ hạch toán:
Nợ:

TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị".

Có:

TK chuyển tiền đi, hay TK điều chuyển vốn.

8


Phản ảnh các bút toán điều chuyển vốn tiền mặt trên sơ đồ tài khoản chữ T
Ngân hàng điều chuyển vốn TM đi

Ngân hàng nhận vốn tiền mặt

Cách 1:
TK 1011
xxx
x

TK T.Toán vốn giữa các NH
(1)

TK T.Toán vốn giữa các NH

x

x

(2)

TK 1011
xxx
x

Cách 2:
TK 1011
TK 1019
xxx
x (1) x x

1.4.

TK T.to vốn giữa các NH
(3)

TK T.to vốn giữa các NH

x

x

(2)

TK 1011
x

Kế toán nghiệp vụ đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày

Theo quy định, hàng ngày kết thúc giờ giao dịch với khách hàng, bộ phận quỹ tiến
hành khoá sổ quỹ, bộ phận kế toán khoá sổ nhật ký quỹ, cộng số phát sinh và rút số dtrên sổ kế toán chi tiết tiền mặt rồi đối chiếu số liệu tiền mặt với nhau để đảm bảo:
- Tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt, tồn quỹ trên Sổ quỹ của bộ phận quỹ phải
bằng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có và d- Nợ trên sổ nhật ký
quỹ của bộ phận kế toán.
- Tồn quỹ tiền mặt trên sổ sách phải bằng tồn quỹ tiền mặt thực tế trong kho, két.
Việc đối chiếu đ-ợc thực hiện theo nguyên tắc: Thủ quỹ công bố số liệu tr-ớc để
kiểm soát tiền mặt (thuộc phòng kế toán) đối chiếu theo. Khi đối chiếu khớp đúng
theo các tiêu thức trên thủ quỹ, kế toán tr-ởng (hoặc kiểm soát tiền mặt), Giám đốc
ngân hàng cùng ký trên sổ quỹ và nhật ký quỹ. Tr-ờng hợp thực hiện giao dịch một
cửa thì nhân viên giao dịch tự cân đối sổ sách và tiền mặt tồn quỹ của mình tr-ớc khi
nộp lại tiền mặt cho Quỹ chính.

9


Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tiền mặt do nhiều lý do khác nhau có thể
xảy ra thừa, thiếu tiền mặt (phát hiện khi đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày), phải
xử lý theo đúng chế độ.
Xử lý đối với tr-ờng hợp thừa, thiếu quỹ khi đối chiếu cuối ngày:
Đối với tr-ờng hợp thừa quỹ:
Tồn quỹ thực tế > Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (D- Nợ TK Tiền mặt)
- Sau khi kiểm tra lại một lần nữa sổ sách, kế toán và thủ quỹ cùng lập biên bản xác

định thừa quỹ chờ xử lý. Trong biên bản phải ghi rõ nội dung và ng-ời chịu trách
nhiệm về số tiền thừa quỹ, biên bản phải có chữ ký của thủ quỹ, kế toán tr-ởng và
giám đốc ngân hàng.
- Số tiền thừa, ch-a xác minh đ-ợc nguồn gốc nguyên nhân (không thể hiện trên
bảng kê) phải lập biên bản, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu thu và ghi vào TK
Thừa quỹ, ti sn thừa chờ xử lý - 461 để xem xét xử lý sau:
Nợ TK 1011
Có TK Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý - 461
- Định kỳ, ngân hàng thành lập Hội đồng xử lý thừa thiếu tài sản. Căn cứ vào biên
bản kết luận của Hội đồng, kế toán lập chứng từ để chuyển số tiền thừa quỹ vào tài
khoản thích hợp.


Nếu không tìm ra nguyên nhân và cũng không có khách hàng nào khiếu nại
thì Hội đồng sẽ quyết định lập phiếu chuyển khoản để hạch toán:
Nợ TK 461
Có TK thu nhập khác từ hoạt động ngân quỹ 719



Nếu tìm ra nguyên nhân do KH X nộp thừa thì số tiền thừa đó sẽ trả lại cho
KHX, kế toán lập chứng từ để hạch toán:
Nợ: TK 461
Có: - TK tiền gửi KH X (nếu trả bằng CK)
- Hoặc TK 1011 (nếu trả bằng tiền mặt )

Đối với tr-ờng hợp thiếu quỹ:
Tồn quỹ thực tế < Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (D- Nợ TK Tiền mặt)

10

- T-ơng tự nh- trên, lập biên bản xác định thiếu quỹ chờ xử lý.
- Căn cứ vào biên bản, kế toán lập phiếu chi để hạch toán số tiền thiếu quỹ vào Tài
khoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý - 3614/tiểu khoản đứng tên ng-ời
gây ra thiếu quỹ:
Nợ TK 3614/ ng-ời gây thiếu quỹ
Có TK 1011
- Thành lập Hội đồng xử lý để quy trách nhiệm:
+ Nếu ng-ời gây thiếu quỹ bồi hoàn ngay 100% số tiền thiếu, lập giấy nộp tiền
mặt:
Nợ TK 1011
Có TK 3614/ng-ời gây thiếu quỹ
+ Nếu bồi th-ờng bằng cách trừ l-ơng hàng tháng:
Nợ TK Chi phí trả l-ơng
Có TK 3614/ng-ời gây thiếu quỹ
2.

Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

2.1.

Một số vấn đề chung về thanh toán không dùng tiền mặt

2.1.1. Sự cần thiết, khái niệm của thanh toán không dùng tiền mặt

Tiền tệ đi vào l-u thông thực hiện chức năng ph-ơng tiện thanh toán diễn ra d-ới
hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt (hay
thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán).
Thanh toán bằng tiền mặt là ph-ơng thức thanh toán đơn giản và tiện dụng nhất

đ-ợc sử dụng để mua bán hàng hoá một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với
nền kinh tế có quy mô sản xuất nhỏ, sản xuất ch-a phát triển, việc trao đổi thanh toán
hàng hoá diễn ra với số l-ợng nhỏ, trong phạm vi hẹp. Vì vậy, khi nền kinh tế ngày
một phát triển với tốc độ cao cả về chất l-ợng và số l-ợng thì việc thanh toán bằng
tiền mặt không còn đủ khả năng đáp ứng đ-ợc những nhu cầu thanh toán của toàn bộ
nền kinh tế. Việc thanh toán bằng tiền mặt đã bộc lộ một số hạn chế nhất định. Tr-ớc
hết là việc thanh toán bằng tiền mặt có độ an toàn không cao. Với khối l-ợng hàng
hóa, dịch vụ giao dịch lớn thì việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sẽ không an

11


toàn, thuận tiện cho cả ng-ời chi trả và ng-ời thụ h-ởng. Thứ hai là Ngân hàng Nhà
n-ớc phải bỏ ra chi phí rất lớn để in ấn vận chuyển và bảo quản tiền mặt. Ngoài ra,
một hạn chế quan trọng của việc thanh toán bằng tiền mặt nữa là thanh toán bằng tiền
mặt làm giảm khả năng tạo tiền của NHTM, trong khi nền kinh tế luôn có nhu cầu về
tiền mặt để thanh toán chi tiêu gây sức ép giả tạo về sự khan hiếm tiền mặt trong nền
kinh tế, làm cho giá cả có khả năng tăng cao gây khó khăn cho Ngân hàng Nhà n-ớc
trong việc điều tiết chính sách tiền tệ. Từ thực tế khách quan trên đòi hỏi phải có sự
ra đời của một ph-ơng thức thanh toán khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn đó là ph-ơng
thức thanh toán không dùng tiền mặt (KDTM).
Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ
không có sự xuất hiện của tiền mặt mà đ-ợc tiến hành bằng cách trích tiền từ tài
khoản của ng-ời chi trả chuyển vào tài khoản của ng-ời thụ h-ởng hoặc bằng cách
bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh
toán.
Nh- vậy, xét về góc độ kế toán, kế toán nghiệp vụ thanh toán KDTM là thực
hiện các bút toán bằng đồng tiền ghi sổ hay bút tệ.
Tham gia vào hoạt động thanh toán có các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
và tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ thanh toán:

- Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán gồm các ngân hàng th-ơng mại, các tổ
chức tín dụng khác và tổ chức khác khi đ-ợc NHNN cấp phép.
- Tổ chức, cá nhân đ-ợc sử dụng dịch vụ thanh toán là các tổ chức kinh tế, các
doanh nghiệp, các cá nhân trong nền kinh tế có nhu cầu sử dụng dịch vụ thanh toán
để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ trong quan hệ th-ơng mại.
2.1.2.Các quy định mang tính nguyên tắc trong thanh toán không dùng tiền mặt

Thanh toán KDTM phản ánh mối quan hệ kinh tế pháp lý trong giao nhận và
thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ nên trong quá trình thực hiện thanh toán các bên
tham gia phải tuân thủ những quy định mang tính nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Các chủ thể tham gia thanh toán (kể cả pháp nhân và thể nhân) đều
phải mở tài khoản thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và đ-ợc quyền
lựa chọn tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để mở tài khoản. Khi tiến hành thanh

12


toán phải thực hiện thanh toán thông qua tài khoản đã mở theo đúng chế độ quy định
và phải trả phí thanh toán theo quy định của ngân hàng và tổ chức làm dịch vụ thanh
toán. Tr-ờng hợp đồng tiền thanh toán là ngoại tệ thì phải tuân thủ quy chế quản lý
ngoại hối của nhà n-ớc.
Thứ hai: Số tiền thanh toán giữa ng-ời chi trả và ng-ời thụ h-ởng phải dựa trên
cơ sở l-ợng hàng hoá, dịch vụ đã giao giữa ng-ời mua và ng-ời bán. Ng-ời mua phải
chuẩn bị đầy đủ ph-ơng tiện thanh toán (số d- trên tài khoản tiền gửi thanh toán tại tổ
chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc hạn mức thấu chi nếu có) để đáp ứng yêu cầu
thanh toán đầy đủ, kịp thời khi xuất hiện yêu cầu thanh toán.
Nếu ng-ời mua chậm trễ thanh toán; hoặc vi phạm chế độ thanh toán thì phải
chịu phạt theo chế độ thanh toán hiện hành.
Thứ ba: Ng-ời bán hay cung cấp dịch vụ là ng-ời đ-ợc h-ởng số tiền do ng-ời
chi trả chuyển vào tài khoản của mình nên phải có trách nhiệm giao hàng hay cung

cấp dịch vụ kịp thời và đúng với l-ợng giá trị mà ng-ời mua đã thanh toán; đồng thời
phải kiểm soát kỹ càng các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh toán.
Thứ t-: Là trung gian thanh toán giữa ng-ời mua và ng-ời bán, các tổ chức cung
ứng dịch vụ thanh toán phải thực hiện đúng vai trò trung gian thanh toán:
- Chỉ trích tiền từ tài khoản của ng-ời chi trả chuyển vào tài khoản của ng-ời thụ
h-ởng khi có lệnh của ng-ời chi trả (thể hiện trên các chứng từ thanh toán). Tr-ờng
hợp không cần có lệnh của ng-ời chi trả (không cần có chữ ký của chủ tài khoản trên
chứng từ) chỉ áp dụng đối với một số hình thức thanh toán nh- uỷ nhiệm thu, hay
lệnh của Toà án kinh tế.
- Các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có trách nhiệm h-ớng dẫn, giúp
đỡ khách hàng mở tài khoản, sử dụng các công cụ thanh toán phù hợp với đặc điểm
sản xuất, kinh doanh, ph-ơng thức giao nhận, vận chuyển hàng hoá. Cung cấp đầy đủ
các chứng từ sử dụng trong quá trình thanh toán cho khách hàng.
- Tổ chức hạch toán, chuyển chứng từ thanh toán một cách nhanh chóng, chính
xác, an toàn tài sản. Nếu để chậm trễ hay hạch toán thiếu chính xác gây thiệt hại cho
khách hàng trong quá trình thanh toán thì phải chịu phạt để bồi th-ờng cho khách
hàng theo chế tài chung.

13


2.1.3.Cơ sở pháp lý của hệ thống các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt ở Việt Nam

Để hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng hoàn thiện hơn, Chính
phủ và Ngân hàng Nhà n-ớc Việt Nam không ngừng nghiên cứu và đ-a ra các văn
bản có tính pháp lý, tạo hành lang pháp lý cho hoạt động thanh toán KDTM nói
chung và các hình thức thanh toán KDTM phát huy tác dụng. Hệ thống các văn bản
pháp quy đó bao gồm:
-

Luật NHNN và luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997, trong đó có đề cập
đến vấn đề thanh toán qua ngân hàng.

-

Quyết định 371/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 19/10/1999
về quy chế phát hành và thanh toán thẻ ngân hàng.

-

Nghị định 64/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 20/09/2001 về hoạt
động thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

-

Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày
26/03/2002 về việc ban hành quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung
ứng dịch vụ thanh toán.

-

Quyết định 235/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày
01/04/2002 về việc chấm dứt phát hành Ngân phiếu thanh toán.

-

Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày
08/10/2002 quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

-

Nghị định 159/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 10/12/2003 về cung
ứng và sử dụng Séc có hiệu lực thi hành ngày 01/04/2004.
Theo các văn bản pháp quy này thì hiện nay có 5 hình thức thanh toán không

dùng tiền mặt đ-ợc sử dụng để thanh toán giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nền
kinh tế, đó là:
+ Séc thanh toán: Séc chuyển khoản, Séc đ-ợc bảo chi, Séc đ-ợc bảo lãnh
+ ủy nhiệm thu nhờ thu
+ ủy nhiệm chi lệnh chi
+ Thẻ thanh toán
+ Th- tín dụng nội địa

14


2.1.4. Tài khoản và chứng từ dùng trong kế toán thanh toán không dùng tiền mặt
2.1.4.1. Tài khoản

Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn bằng VNĐ/ngoại tệ (TK 4211/4221)
Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ của khách hàng trong n-ớc
gửi không kỳ hạn (chủ yếu phục vụ cho mục đích thanh toán qua ngân hàng)
Bên Có

: Số tiền KH gửi vào để tạo nguồn vốn thanh toán

Bên Nợ

: Số tiền KH rút ra để thanh toán

D- Có

: Số tiền của KH đang gửi tại NH

Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH gửi tiền.
Tài khoản này có thể có số D- Nợ trong điều kiện KH đ-ợc NH cho phép thấu
chi, mức d- Nợ cao nhất bằng Hạn mức thấu chi.
TK Tiền ký quỹ bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ
Trong đó:


TK Tiền gửi đảm bảo thanh toán Séc (TK 4271)



TK Tiền gửi để mở th- tín dụng (TK 4272)



TK Tiền gửi để bảo đảm thanh toán thẻ (TK 4273)
Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ mà Tổ chức tín dụng nhận ký

quỹ, ký c-ợc của khách hàng để đảm bảo cho các hoạt động cung ứng dịch vụ thanh
toán đ-ợc thực hiện theo hợp đồng đã ký.
Bên Có

: Số tiền khách hàng gửi để bảo đảm thanh toán

Bên Nợ

: Số tiền ký gửi đã sử dụng để thanh toán cho ng-ời h-ởng
Số tiền ký gửi sử dụng còn thừa trả lại cho khách hàng

D- Có

: Số tiền KH đang ký gửi tại TCTD để đảm bảo thanh toán

Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH
TK Cho vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ (TK 2111/2141)
Dùng trong tr-ờng hợp khách hàng đ-ợc ngân hàng cho vay để thực hiện nghiệp
vụ thanh toán với đối tác.

15


Bên Nợ

: Số tiền ngân hàng cho các tổ chức, cá nhân trong n-ớc vay

Bên Có

: Số tiền các tổ chức, cá nhân trong n-ớc trả nợ
Số tiền chuyển sang nợ quá hạn

D- Nợ

: Số tiền các tổ chức, cá nhân trong n-ớc đang nợ trong hạn

Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH
Sổ theo dõi các chứng từ d-ới hình thức ngoại bảng

+ STD UNT gửi đi
+ STD UNT gửi đến ch-a thanh toán (quá hạn)
+ STD th- tín dụng đến
1.4.2. Chứng từ

Chứng từ dùng trong nghiệp vụ thanh toán có thể là chứng từ bằng giấy hoặc
chứng từ điện tử. Thích ứng với mỗi hình thức thanh toán có các chứng từ phù hợp.
Chứng từ giấy dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm:
+ Séc thanh toán: Séc chuyển khoản và séc bảo chi
+ Giấy uỷ nhiệm chi (UNC)
+ Giấy uỷ nhiệm thu (UNT)
+ Giấy mở th- tín dụng (TTD)
+ Bảng kê nộp séc, bảng kê thanh toán TTD
+ v.v...
Chứng từ điện tử dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm:
+ Lệnh chi
+ Nhờ thu
+ Thẻ ngân hàng (Card)
+ Lệnh thanh toán (Lệnh chuyển Nợ, Lệnh chuyển Có...)
+ v.v...
2.2.

Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

2.2.1. Kế toán nghiệp vụ thanh toán bằng Séc
2.2.1.1. Những vấn đề cơ bản về Séc thanh toán

16

a. Khái niệm: Séc là ph-ơng tiện thanh toán do ng-ời kí phát lập d-ới hình thức
chứng từ theo mẫu in sẵn lệnh cho ng-ời thực hiện thanh toán trả không điều kiện
một số tiền nhất định cho ng-ời thụ h-ởng có tên trên séc hoặc ng-ời cầm séc.
b. Một số quy định cơ bản về séc:
- Các chủ thể tham gia thanh toán séc:
+ Ng-ời ký phát: là ng-ời lập và ký tên trên Séc để ra lệnh cho ng-ời thực hiện
thanh toán thay mặt mình trả số tiền ghi trên Séc.
+ Ng-ời đ-ợc trả tiền: là ng-ời mà ng-ời ký phát chỉ định có quyền h-ởng hoặc
chuyển nh-ợng quyền h-ởng đối với số tiền ghi trên tờ séc.
+ Ng-ời thụ h-ởng: là ng-ời cầm tờ séc mà tờ séc đó:


Có ghi tên ng-ời đ-ợc trả tiền là chính mình; hoặc



Không ghi tên người được tr tiền hoặc ghi cụm từ Tr cho người cầm séc;
hoặc:



Đã đ-ợc chuyển nh-ợng bằng ký hậu cho mình thông qua dãy chữ ký chuyển
nh-ợng liên tục.

+ Đơn vị thực hiện thanh toán: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi ng-ời
ký phát đ-ợc sử dụng tài khoản thanh toán với một khoản tiền để ký phát séc theo
thoả thuận giữa ng-ời ký phát với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đó.
+ Đơn vị thu hộ: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán làm dịch vụ thu hộ séc.
+ Trung tâm thanh toán bù trừ séc: là NHNN hoặc TCTD cung ứng dịch vụ thanh
toán đ-ợc NHNN cấp phép để tổ chức, chủ trì việc trao đổi, thanh toán bù trừ séc và

quyết toán các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ việc thanh toán séc cho các tổ chức
cung ứng dịch vụ thanh toán là thành viên.
- Ngày ký phát: là ngày mà ng-ời ký phát ghi trên Séc để làm căn cứ tính thời hạn
xuất trình của tờ séc.
- Thời hạn xuất trình: là 30 ngày theo lịch, kể từ ngày ký phát đến ngày tờ Séc đó
đ-ợc xuất trình tại địa điểm thanh toán (địa chỉ của ng-ời thực hiện thanh toán, trụ
sở chính của ng-ời thực hiện thanh toán hoặc tại Trung tâm TTBT Séc). Trong thời
hạn này, tờ Séc đ-ợc thanh toán vô điều kiện khi xuất trình.

17


- Thời hạn thanh toán của Séc: là 06 tháng kể từ ngày ký phát, nếu sau thời hạn
xuất trình (30 ngày) ng-ời thực hiện thanh toán không nhận đ-ợc thông báo đình
chỉ thanh toán đối với tờ séc đó và ng-ời ký phát đang có khoản tiền đ-ợc sử dụng
đủ để chi trả cho tờ séc đó.
- Đình chỉ thanh toán: Là việc sau thời hạn xuất trình, ng-ời kí phát thông báo
bằng văn bản yêu cầu ng-ời thực hiện thanh toán không thanh toán tờ séc do mình
đã kí phát.
- Séc trả tiền vào tài khoản và séc trả tiền mặt:
+ Séc chỉ trả vào tài khoản, không đ-ợc rút tiền mặt l tờ séc được ghi cụm từ tr
vo ti khon.
+ Séc không ghi cụm từ tr vo ti khon thì người thụ hưởng có thể được tr
bằng tiền mặt.
- Chuyển nh-ợng Séc:
+Nếu là Séc có ghi tên ng-ời đ-ợc trả tiền (Séc ký danh): Ng-ời đ-ợc trả tiền có
quyền chuyển nh-ợng tờ séc cho ng-ời khác bằng cách ghi tên ng-ời đ-ợc chuyển
nh-ợng, ngày tháng chuyển nh-ợng, ký và ghi rõ họ tên, địa chỉ của mình vào nơi
quy định cho việc chuyển nh-ợng ở mặt sau tờ séc. Ng-ời chuyển nh-ợng séc có
quyền chấm dứt việc chuyển nh-ợng séc tiếp bằng cách ghi tr-ớc chữ ký của mình

cụm từ không tiếp tục chuyển nhượng.
+Nếu tờ Séc được ký phát không ghi tên người được trả tiền hoặc ghi trả cho
người cầm séc(Séc vô danh): thì ng-ời thụ h-ởng có thể chuyển nh-ợng bằng cách
chuyển giao tờ séc đó cho ng-ời đ-ợc chuyển nh-ợng mà không cần ký hậu.
- Séc phát hành quá số d-: là tờ Séc khi xuất trình trong thời hạn xuất trình mà số
tiền trên tài khoản của ng-ời ký phát không đủ để thanh toán toàn bộ số tiền trên
tờ Séc đó.
- Phạt vi phạm phát hành séc quá số d-:
+ Nếu vi phạm lần thứ nhất: ng-ời thực hiện thanh toán gửi thông báo cảnh cáo
đến ng-ời ký phát.
+ Nếu tái phạm lần thứ hai: ng-ời thực hiện thanh toán có trách nhiệm đình chỉ
tạm thời quyền ký phát Séc của ng-ời tái phạm trong vòng 03 tháng, không cung ứng

18


Séc trắng cho ng-ời đó trong thời hạn nói trên đồng thời thu hồi toàn bộ số séc trắng
đã cung ứng cho ng-ời đó.
+ Nếu tái phạm lần thứ 3: đình chỉ vĩnh viễn quyền ký phát séc của ng-ời tái
phạm, thu hồi toàn bộ số Séc trắng đã cung ứng, đồng thời thông báo mọi thông tin về
ng-ời này cho NHNN.
2.2.1.2. Kế toán phát hành và thanh toán Séc chuyển khoản

Séc chuyển khoản là tờ séc do chủ tài khoản ký phát hành và trực tiếp giao cho
ng-ời thụ h-ởng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình.
Nh- vậy, khi nhận Séc, ng-ời thụ h-ởng không biết chắc chắn khả năng thanh
toán của ng-ời ký phát đối với tờ Séc đó. Do đó, Séc chuyển khoản th-ờng dùng
trong tr-ờng hợp 2 bên tín nhiệm nhau trong thanh toán. Và cũng vì sự không chắc
chắn này nên trong thanh toán Séc chuyển khoản, đơn vị thanh toán phải tuân thủ
nguyên tắc hạch toán: ghi Nợ tr-ớc, ghi Có sau.

Ng-ời thụ h-ởng Séc có thể nộp séc vào đơn vị thanh toán theo 1 trong 3 tr-ờng
hợp sau:
- Ng-ời ký phát và ng-ời thụ h-ởng cùng mở tài khoản tại một tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán thì ng-ời thụ h-ởng trực tiếp xuất trình Séc tại địa điểm thanh
toán xin thụ h-ởng số tiền trên séc.
- Nếu ng-ời ký phát và ng-ời thụ h-ởng không cùng mở tài khoản tại một tổ chức
cung ứng dịch vụ thanh toán, ng-ời thụ h-ởng có thể trực tiếp nộp hoặc uỷ quyền
cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình thay mặt mình xuất trình
và thu hộ số tiền trên tờ Séc với điều kiện đơn vị thanh toán và đơn vị thu hộ đã có
sự thoả thuận tr-ớc về việc tổ chức thanh toán séc cho các khách hàng của hai bên.
- Tr-ờng hợp tờ Séc đ-ợc thanh toán qua Trung tâm thanh toán bù trừ Séc sẽ đ-ợc
đơn vị thu hộ xuất trình tại Trung tâm thanh toán bù trừ Séc. Cuối phiên giao dịch,
sau khi đã tiếp nhận và thực hiện bù trừ séc từ các đơn vị thành viên, Trung tâm sẽ
thanh toán số phải thu (phải trả) về Séc cho các đơn vị thành viên.

19


a) Kế toán thanh toán Séc chuyển khoản cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
- Quy trình thanh toán:
(2) giao SCK
Ng-ời thụ h-ởng

Ng-ời FH Séc
(1) giao hh, dịch vụ
(4)

(3)

Ghi Nợ

BKNS +

(5)
Ghi Có

Séc CK
Tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán

(1) Ng-ời bán giao hàng hoá, dịch vụ cho ng-ời mua
(2) Ng-ời mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho ng-ời
bán.
(3) Ng-ời bán (ng-ời thụ h-ởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với các tờ
SCK gửi đến NH đề nghị thanh toán (một BKNS có thể gồm nhiều tờ séc cùng
đến một NH phát hành)
(4) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện kiểm soát chứng từ, hạch toán
ghi Nợ cho ng-ời ký phát
(5) ghi Có cho ng-ời thụ h-ởng
- Quy trình kế toán:
Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, kế toán phải kiểm soát tính chất hợp pháp
hợp lệ của tờ séc, kiểm tra số d- TKTG của ng-ời phát hành.
+ Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê nộp séc, trả
lại cho ng-ời nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp.
+ Nếu đủ điều kiện thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên tờ séc và ký nhận
rồi trả lại một liên BKNS cho ng-ời nộp séc làm biên lai nhận séc.
Sau đó hạch toán:
Nợ TK tiền gửi thanh toán/ng-ời phát hành séc
Có TK tiền gửi thanh toán/ng-ời thụ h-ởng

20


Tr-ờng hợp Séc bị phát hành quá số d-:
Nếu ng-ời thụ h-ởng yêu cầu thanh toán một phần số tiền ghi trên Séc thì đơn vị
thanh toán có nghĩa vụ thanh toán theo yêu cầu của ng-ời thụ h-ởng trong phạm vi
khoản tiền mà ng-ời ký phát hiện có và đ-ợc sử dụng để thanh toán Séc. Khi thanh
toán, đơn vị thanh toán phải ghi rõ số tiền đã thanh toán trên tờ Séc và trả lại tờ séc
cho ng-ời thụ h-ởng. Ng-ời thụ h-ởng phải lập chứng từ biên nhận về việc thanh
toán đó và giao cho đơn vị thanh toán.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:
Nợ TK tiền gửi thanh toán /ng-ời ký phát
Số tiền đã thanh toán
Có TK tiền gửi thanh toán /ng-ời thụ h-ởng
Đến khi ng-ời ký phát đủ khả năng thanh toán số tiền còn lại trên tờ séc, đơn vị thanh
toán thực hiện thanh toán nốt số tiền còn lại đồng thời tính phạt chậm trả trên số tiền ch-a
thanh toán.
Số tiền phạt =

Số tiền chậm trả * ngày chậm trả * lãi suất phạt
30

Trong đó:


Số tiền chậm trả = Số tiền ghi trên séc Số tiền đã thanh toán (nếu có)



Ngày chậm trả: tính từ ngày tờ séc đó đ-ợc xuất trình đến ngày đ-ợc thanh toán

Lãi suất phạt: do NHNN quy định tại thời điểm xuất trình tờ séc

Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:
Nợ TK tiền gửi thanh toán /ng-ời ký phát
Có TK tiền gửi thanh toán /ng-ời thụ h-ởng

Số tiền chậm trả + Số tiền phạt

b) Kế toán thanh toán séc chuyển khoản giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ
thanh toán có thanh toán trực tiếp với nhau
-

Tr-ờng hợp Séc chuyển khoản không có uỷ quyền chuyển Nợ

+ Quy trình thanh toán:

21


(2) Giao séc

Ng-ời ký phát
(Ng-ời mua)

Ng-ời thụ h-ởng
(Ng-ời bán)

(1) Giao hàng hoá dịch vụ
(5)

(3) BKNS

Ghi Nợ

Đơn vị thanh toán
(TCCƯDVTT phục
vụ ng-ời FH Séc)

+ SCK
(4) BKNS + SCK
(6) Lệnh chuyển Có

(7)
Ghi Có

Đơn vị thu hộ
(TCCƯDVTT phục vụ
ng-ời thụ h-ởng)

(1) Ng-ời bán giao hàng hoá, dịch vụ cho ng-ời mua
(2) Ng-ời mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho ng-ời bán.
(3) Ng-ời bán (ng-ời thụ h-ởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với các tờ
SCK gửi đến NH đề nghị thanh toán (một BKNS có thể gồm nhiều tờ séc
cùng đến một NH phát hành)
(4) Chuyển BKNS kèm (các) tờ séc chuyển khoản sang đơn vị thanh toán
(5) Đơn vị thanh toán thực hiện kiểm soát, hạch toán và ghi Nợ cho ng-ời phát
hành séc.

(6) Truyền Lệnh chuyển Có tới địa điểm đơn vị thu hộ.
(7) Căn cứ vào Lệnh chuyển Có nhận đ-ợc, đơn vị thu hộ ghi Có cho ng-ời thụ h-ởng.
+ Quy trình kế toán:


Tại đơn vị thu hộ:


Giai đoạn nhận thu hộ:

Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ
của tờ séc, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán của tờ séc:


Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê
nộp séc, trả lại cho ng-ời nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp.



Nếu đủ điều kiện thì ký nhận rồi giao một liên BKNS lại làm biên lai nhận
séc cho ng-ời nộp séc, chuyển 2 liên BKNS kèm tờ séc chuyển khoản sang
ngân hàng thanh toán.

22


Tr-ờng hợp tờ séc đã quá thời hạn xuất trình nh-ng ch-a quá 6 tháng (kể từ ngày
ký phát), ngân hàng thu hộ vẫn có thể nhận thu hộ.
Ngân hàng thu hộ thu phí dịch vụ thu hộ Séc theo quy định. Trong tr-ờng hợp tờ
séc bị từ chối thanh toán, đơn vị thu hộ không có nghĩa vụ phải hoàn trả phí thu hộ

cho ng-ời thụ h-ởng.
Kế toán phí dịch vụ thu hộ:
Nợ TK thích hợp (Tiền mặt, TKTG/ng-ời thụ h-ởng) : Số tiền KH phải nộp
Có TK Thu từ dịch vụ thanh toán

: Phí thu hộ

Có TK Thuế VAT phải nộp

: Thuế

Sau đó chuyển BKNS và (các) tờ séc chuyển khoản sang đơn vị thanh toán để
thực hiện ghi Nợ ng-ời ký phát tr-ớc.


Giai đoạn thanh toán cho ng-ời thụ h-ởng:

Khi nhận đ-ợc Lệnh chuyển Có từ đơn vị thanh toán, kế toán thực hiện kiểm
soát Lệnh và trả tiền cho khách hàng, hạch toán:
Nợ TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng
Có TK tiền gửi thanh toán/ ng-ời thụ h-ởng


Tại đơn vị thanh toán:
Khi tiếp nhận BKNS kèm (các) tờ séc chuyển khoản từ đơn vị thu hộ, kế toán

thực hiện kiểm soát bộ chứng từ, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán séc,
kiểm tra số d- tài khoản của ng-ời phát hành séc.

Nếu tờ séc đã quá thời hạn thanh toán, ngân hàng thanh toán đ-ợc quyền từ
chối thanh toán séc.



Nếu vẫn trong thời hạn thanh toán, nh-ng quá thời hạn xuất trình séc và ngân
hàng cũng đã nhận đ-ợc thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó, thì
ngân hàng thanh toán đ-ợc quyền từ chối thanh toán séc.



Nếu vẫn trong thời hạn thanh toán, nh-ng quá thời hạn xuất trình séc, ngân
hàng thanh toán vẫn có thể thanh toán nếu không nhận đ-ợc thông báo đình
chỉ thanh toán đối với tờ séc đó và tài khoản của ng-ời ký phát đủ khả năng
chi trả.

23




Nếu tờ séc hợp lệ đ-ợc xuất trình trong thời hạn xuất trình, ngân hàng thanh
toán phải thực hiện thanh toán vô điều kiện cho tờ séc đó nếu ng-ời ký phát
có khoản tiền đ-ợc sử dụng đủ để chi trả cho tờ séc đó.

Đơn vị thanh toán thực hiện thanh toán Séc bằng cách trích tài khoản của ng-ời
ký phát và lập Lệnh chuyển Có truyền tới đơn vị thu hộ để trả số tiền trên séc. Tuỳ
thuộc vào mối quan hệ, sự thoả thuận giữa hai ngân hàng thanh toán và thu hộ để lựa
chọn ph-ơng thức thanh toán vốn phù hợp.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán:

Nợ TK tiền gửi thanh toán / ng-ời phát hành séc
Có TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng
Tr-ờng hợp Séc bị phát hành quá số d- đ-ợc thực hiện t-ơng tự nh- trên.
-

Tr-ờng hợp Séc chuyển khoản có uỷ quyền chuyển Nợ
Uỷ quyền chuyển Nợ: Là cam kết giữa hai khách hàng (ng-ời thụ h-ởng và

ng-ời chi trả) về việc ng-ời thụ h-ởng đ-ợc quyền báo Nợ sang đòi tiền ng-ời chi trả
hay ngân hàng phục vụ ng-ời thụ h-ởng đ-ợc quyền lập Lệnh chuyển Nợ sang ngân
hàng phục vụ ng-ời chi trả để đòi tiền nếu ng-ời thụ h-ởng có chứng từ thanh toán
hợp lệ.
Nếu tờ Séc chuyển khoản có kèm theo Uỷ quyền chuyển Nợ tr-ớc giữa hai
khách hàng và thông báo cho hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán biết thì sau khi
nhận và kiểm soát tờ séc đó, đơn vị thu hộ đ-ợc quyền lập và gửi Lệnh chuyển Nợ có
uỷ quyền đến đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán số tiền trên séc.
Tuy nhiên, trong khoảng thời gian chờ đợi ng-ời chi trả chấp nhận thanh toán,
đơn vị thu hộ không trả tiền ngay cho đơn vị thụ h-ởng mà phải tạm giữ vào tài khoản
Cc khon chờ thanh ton khc, hoặc tr vo ti khon tiền gửi của người thụ
h-ởng thì phải phong toả số tiền đó ch-a cho ng-ời thụ h-ởng sử dụng. Đến khi nhận
được thông bo Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ từ ngân hng thanh ton, ngân hng
thu hộ mới hạch toán tất ton ti khon Cc khon chờ thanh ton khc (hoặc xo
bỏ quyết định phong toả) trả tiền cho ng-ời thụ h-ởng.

24


+ Quy trình thanh toán:
(2) Giao séc

Ng-ời ký phát
(Ng-ời mua)

Ng-ời thụ h-ởng
(Ng-ời bán)

(1) Giao hàng hoá dịch vụ
(5)

(3) BKNS

Ghi Nợ

Đơn vị thanh toán
(TCCƯDVTT phục
vụ ng-ời FH Séc)

+ SCK
(4) Lệnh chuyển Nợ
(6) TB Chấp nhận lệnh chuyển Nợ

(7)
ghi Có

Đơn vị thu hộ
(TCCƯDVTT phục vụ
ng-ời thụ h-ởng)

(1) Ng-ời bán giao hàng hoá, dịch vụ cho ng-ời mua
(2) Ng-ời mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho ng-ời bán.

(3) Ng-ời bán (ng-ời thụ h-ởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với tờ SCK gửi
đến NH đề nghị thanh toán
(4) Sau khi kiểm soát và hạch toán, đơn vị thu hộ lập và gửi Lệnh chuyển Nợ có
ủy quyền tới đơn vị thanh toán
(5) Đơn vị thanh toán ghi Nợ cho ng-ời phát hành séc.
(6) Gửi thông bo Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ tới đơn vị thu hộ
(7) Đơn vị thu hộ ghi Có cho ng-ời thụ h-ởng.
+ Quy trình kế toán:


Tại đơn vị thu hộ:
Giai đoạn nhận thu hộ:



Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ
của tờ séc, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán của tờ séc:


Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê
nộp séc, trả lại cho ng-ời nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp.



Nếu đủ điều kiện thì ký nhận rồi giao một liên BKNS lại làm biên lai nhận
séc cho ng-ời nộp séc. Lập Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền truyền tới địa
điểm đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán tờ séc.
25