Bài báo cáo kiến tập ngành quản trị văn phòng Tại Bộ nông nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian kiến tập từ 01/6/2016 đến 22/6/2016 quá trình khảo sát và thu
thập, tổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ chú Nguyễn Hồng
Tiến- Trưởng phòng văn thư lưu trữ, Anh Vũ Bá Dụ - Phó trưởng phòng văn thư và
các anh chị trong văn phòng Bộ đã tận tình giúp đỡ trong thời gian kiến tập.
Qua đây em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến chú, các anh chị trong Văn
phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã tận tình chỉ dạy, giúp đỡ và bổ trợ
những kiến thức còn thiếu trong quá trình khảo sát và thực hiện công việc.
Em xin gửi lời cảm ơn đến tất cả những người đã giúp tôi thực hiện đề tài nay.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới ThS. Nguyễn Đăng Việt bởi thầy
đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Trong quá trình thực hiện, do có nhiều hạn chế về thời gian cũng như chuyên
môn nên bài báo cáo của em vẫn còn những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự
đóng góp ý kiến của cô và các bạn để baig báo cáo của em được thành công hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT.

ST
T

Chữ cái viết tắt

1

VP

Văn phòng

2

NĐ-CP

Nghị định – Chính phủ

3

BNN&PTNT

Bộ Nông nghiệp và Phất triển nông thôn

4

QĐ

Quyết định

5

BNN

Bộ Nông nghiệp.

6

QLVB

Quản lý văn bản.

PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất cứ một cơ
quan hay một tổ chức nào. Văn phòng là một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức
mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ, đảm bảo thông tin phục
vụ đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo cơ quan. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ, vừa có trình độ quản lý tại cơ quan vẫn
còn thiếu.
Công tác văn phòng là nói tới hoạt động thường xuyên diễn ra trong cơ
quan, tổ chức. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận,
doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là cửa ngõ của cơ quan, tổ
chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ
trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung
của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là
đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi. Đồng thời các hoạt
động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban trong
tổ chức chính vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ
khí không thể thiếu đối với các nhà quản trị. Văn phòng được coi là cơ quan đầu não
của mọi hoạt động, nó bao quát điều hành tất cả mọi công việc như công tác thông
tin, xây dựng chương trình làm việc, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức các cuộc họp
hội nghị…Việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra
cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng
không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình
trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn
của từng cơ quan, đơn vị nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng
trong quá trình tổ chức và thực hiện hoạt động và quản lý điều hành của cơ quan.


Trước những yêu cầu đặt ra và để trang bị hành trang cho sinh viên Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng được đi

kiến tập ngành nghề tại các cơ quan, vận dụng những lý thuyết đã được học khi còn
ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để sinh
viên củng cố tổng hợp lại kiến thức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ, rèn luyện
phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút được những
kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Kiến tập ngành nghề là hoạt động không thể thiếu trong quá trình đào tạo.
Được sự giúp đỡ của khoa Quản trị văn phòng và sự giới thiệu của thầy trưởng khoa
Nguyễn Mạnh Cường, được sự đồng ý tiếp nhận của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn em đã có kỳ kiến tập đầy ý nghĩa từ 01/6/ 2016-22/6/2016.
Trong suốt thời gian em kiến tập tại cơ quan em đã được Cán bộ văn phòng
Văn phòng Bộ tận tình chỉ dạy, trong một tháng kiến tập mặc dù còn bỡ ngỡ và lúng
túng trong công việc nhưng được Cán bộ văn phòng tận tình hướng dẫn nên em đã
hoàn thành những công việc được giao tại cơ quan.


PHẦN 2: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG
NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
1.1Giới thiệu Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Tại Nghị định số: 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 quy định chức
năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
1.1.1. Chức năng.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thực hiện
chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm
nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà
nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn
theo quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan
ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP
ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể
sau:
Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp
lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của
Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được
phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách, dự án, đề án, văn bản quy phạm pháp
luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ.


Quản lý nhà nước về các lĩnh vực đầu tư, xây dựng,nông nghiệp (trồng trọt,
chăn nuôi),lâm nghiệp, diêm nghiệp,Về thủy sản, thủy lợi,phát triển nông thôn, doanh
nghiệp, hợp tác xã và các loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác, chế biến, bảo quản,
vận chuyển, kinh doanh nông sản, lâm sản, thủy sản và muối.Quản lý dự trữ quốc gia
về giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y và hàng hóa khác theo phân
công của Chính phủ.Quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc
làm, số lượng viên chức; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý và
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật cán bộ, công chức, Luật
viên chức và theo quy định của pháp luật Thực hiện nhiệm vụ quản lý về thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật. Thanh tra, kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo;
phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật liên quan
đến ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về công
nghệ thông tin, thống kê thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật
công nghệ thông tin, Luật thống kê và theo quy định của pháp luật. Quản lý tài chính,
tài sản và nguồn lực khác được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ
theo quy định của pháp luật.Thường trực quốc gia về công tác phòng, chống lụt, bão;

kế hoạch bảo vệ và phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; nước sạch và vệ sinh
môi trường nông thôn; chống sa mạc hóa; quản lý buôn bán quốc tế các loài động,
thực vật hoang dã nguy cấp quý hiếm; phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm theo
quy định của pháp luật.Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức Bộ NN&PNTN tại (Phụ lục 1)
1.1.4 Giới thiệu văn phòng Bộ NN&PTNT.


Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, Số:
618/QĐ-BNN-TCCB quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của
văn phòng Bộ.
1.1.5.Vị trí và chức năng của Văn phòng Bộ.
Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có
chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các
hoạt động của Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ. Tổ chức thực hiện công
tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí
hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của
Bộ và công tác quản trị nội bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo quy định
của pháp luật.
1.1.6.Nhiệm vụ và quyền hạn Văn phòng Bộ.
Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của Bộ, của Lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho các cơ quan,
đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo điều hành của Bộ; đầu
mối theo dõi việc thực hiện các nghị quyết liên tịch, quy chế phối hợp giữa Bộ với các
cơ quan, địa phương. Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc,

tiếp khách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao
nhiệm vụ của Lãnh đạo Bộ.Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của
Bộ; hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện sau khi được ban hành.
Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực hiện các nhiệm
vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộ theo quy định. Xây dựng
các quy định và văn bản hướng dẫn về hoạt động truyền thông; chủ trì hoặc phối hợp


thực hiện các hoạt động thông tin và truyền thông về nông nghiệp và phát triển nông
thôn theo quy định của pháp luật. Tổng hợp tình hình hoạt động tuyên truyền của các
báo, tạp chí và ấn phẩm khác của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; đầu mối cung cấp
thông tin đối với các cơ quan thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định
và phân công của Bộ trưởng. Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm của Bộ và
tham gia thực hiện các hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Bộ trưởng.
Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của ngành. Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng
công nghệ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ (quản lý hệ
thống Văn phòng điện tử của Bộ; trang tin điện tử của Văn phòng Bộ); đầu mối quản
lý, vận hành hệ thống phòng họp truyền hình, quản lý các thiết bị thông tin - truyền
thông của các cơ quan, đơn vị sử dụng kinh phí hành chính do Văn phòng Bộ quản
lý.Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều kiện phục vụ
làm việc chung của cơ quan Bộ. Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy
chế của Bộ. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,
quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quan Bộ. Phối
hợp hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với cán bộ,
công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn phòng Bộ.
Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao theo quy
định. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại thành phố
Hồ Chí Minh. Về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượng người
làm việc, chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật.

Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm trong thực thi công
vụ theo quy định của pháp luật; Thực hiện các nội dung cải cách hành chính theo
chương trình, kế hoạch của Bộ và phân công của Bộ trưởng. Về quản lý tài chính, tài
sản:Trình Bộ dự toán ngân sách hàng năm của Văn phòng Bộ; Quản lý và tổ chức
thực hiện các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp phục vụ hoạt động của cơ quan
Bộ; quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản và các nguồn lực khác được giao


theo phân cấp quản lý của Bộ trưởng và quy định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ
khác theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của Bộ trưởng.
1.1.7. Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ.
-Lãnh đạo Văn phòng Bộ:
Lãnh đạo Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng do
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy
định;
Chánh Văn phòng Bộ điều hành hoạt động của Văn phòng Bộ, chịu trách nhiệm
trước Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; bố trí công chức, viên chức và người lao động phù
hợp với nhiệm vụ được giao và đề án vị trí việc làm đã được phê duyệt;
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo một số mặt
công tác theo phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
- Các Phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
a) Phòng Tổng hợp;

g) Phòng Lưu trữ;

c) Phòng Truyền thông;

h) Phòng Bảo vệ;

d) Phòng Kế toán;

i) Cơ quan đại diện Văn phòng

đ) Phòng Quản trị và Y tế;
e) Phòng Tin học;
- Đơn vị sự nghiệp công lập:

Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh;
k) Đoàn Xe.

Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp;
Trung tâm Dịch vụ thương mại nông nghiệp phía Nam.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ NN&PTNT( Phụ lục 2)
Phòng có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng; Trung tâm có Giám đốc, Phó
Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ và quy
định của pháp luật. Công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ chịu


trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm vụ
được giao, có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật.
Văn phòng Bộ là nơi tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác
và phục vụ các hoạt động của Bộ. Giúp Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ
quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ. Tổ chức
thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài
sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho
hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ vì vậy Văn phòng Bộ là nơi có vị trí đặc
biệt quan trọng.
1.1.8. Ưu nhược điểm và các giải pháp chức năng nhiệm vụ.

-Ưu điểm: Các chức năng nhiệm vụ quy định rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và
cơ cấu tổ chức phòng ban. Các phòng ban trong văn phòng được xây dựng bố trí khoa
học. Đáp ứng nhu cầu thực hiện công việc của nhân viên và nhân dân trong quá trình
thực hiện công việc.
-Nhược điểm: Các chức năng nhiệm vụ được quy định chung chung chưa cụ
thể. Cán bộ và nhân viên chưa thực hiện hết chức năng nhiệm vụ quyền han của mình.
Trụ sở của các vụ được bố trí tách rời nhau nên việc xử lý giấy tờ còn chậm
hiệu quả chưa cao.
-Các giải pháp: Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết cho cán bộ nhân viên
trong cơ quan và văn phòng. Quy định chức năng nhiệm vụ thật cụ thể, kiến nghị hỗ
trợ kinh phí mở rộng trụ sở tại trụ sở chính. Thủ trưởng đôn đốc nhân viên thực hiện
theo đúng chức năng nhiệm vụ quyền hạn. Xử lý nghiêm trường hợp vi phạm nhằm
răn đe và thự hiện theo đúng quy định của pháp luật.
1.2. Soạn thảo và ban hành văn bản hành văn bản.
Văn bản do một đơn vị soạn thảo.
-Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị soạn thảo.


Giao nhiệm vụ cụ thể cho một công chức, hoặc một nhóm công chức
(trong đó có một người chịu trách nhiệm chính) soạn thảo theo đúng kế hoạch,
nội dung và thời gian. Tổ chức thảo luận trong tập thể lãnh đạo đơn vị đối với những
văn bản có liên quan đến chính sách, chiến lược, kế hoạch dài hạn, chương trình, dự
án cấp Nhà nước và cấp Bộ.
Tổng hợp, giải trình việc tiếp thu các ý kiến tham gia. Đề nghị mức độ mật,
khẩn, phạm vi lưu hành của văn bản. Chỉ đạo hoàn chỉnh dự thảo, hồ sơ trình ký, ký
trình Lãnh đạo Bộ. Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về nội dung
của văn bản.
1.2.1 Trách nhiệm của người soạn thảo.
Soạn thảo văn bản theo đúng yêu cầu nội dung, thời hạn, thể thức và kỹ
thuật trình bày của văn bản. Đề xuất mức độ mật, khẩn của văn bản. Lấy ý kiến của

các đơn vị liên quan theo quy định hoặc theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị. Chịu
trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về nội dung chuyên môn được giao, tính pháp lý,
thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản. Trong trường hợp vấn đề phức tạp, quan
trọng, công chức được phân công soạn thảo cần chủ động đề xuất, xin ý kiến thủ
trưởng đơn vị hoặc đề nghị thủ trưởng đơn vị chủ động xin ý kiến Lãnh đạo Bộ trước
khi dự thảo văn bản.
Văn bản do một đơn vị chủ trì phối hợp với một hoặc nhiều đơn vị soạn thảo.
-Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị chủ trì:
Phân công trách nhiệm soạn thảo cho các đơn vị phối hợp. Thực hiện các quy
định tại khoản 1 Quyết định 484.
-Các loại văn bản phải lấy ý kiến tham gia:
Văn bản quy phạm pháp luật.

Văn bản Lãnh đạo Bộ yêu cầu.

Đề án, dự án, chương trình.

Văn bản đơn vị soạn thảo thấy
cần thiết.

Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị soạn thảo:


Gửi dự thảo văn bản và nêu rõ nội dung cần lấy ý kiến, thời hạn phải trả lời
(nếu lấy ý kiến bằng văn bản) hoặc gửi trước khi họp ít nhất 1 ngày làm việc (nếu tổ
chức họp). Tổng hợp đầy đủ và tiếp thu các ý kiến tham gia, giải trình các ý kiến
không tiếp thu (bằng văn bản).
Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị được lấy ý kiến tham gia:
Tham gia ý kiến theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo. Đối với văn bản có yêu cầu
gấp, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm trả lời theo yêu cầu ghi trong văn bản. Chịu

trách nhiệm trước Bộ trưởng, pháp luật về ý kiến tham gia thuộc nội dung chuyên
môn do đơn vị phụ trách. Được quyền từ chối tham gia những văn bản có nội dung
không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ hoặc chuyên môn của đơn vị nhưng phải
thông báo cho đơn vị chủ trì biết. Đối với các văn bản lấy ý kiến thành viên Chính
phủ, Vụ Pháp chế chịu trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị liên quan, tổng
hợp và trình Bộ trưởng.
1.2.2. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản do Bộ NN&PTNT.
Bộ NN&PTNT được ban hành những loại văn bản sau:
TT
1

Thẩm quyền ký
1 Văn bản do lãnh đạo
Bộ.

2

2 Các loại văn bản do
lãnh đạo Cục, Vụ.

Tên loại văn bản ban hành
-Văn bản quy phạm pháp luật.
-Quyết định cá biệt.
- Chỉ thị, Thông tư.
- Công văn hành chính.
- Văn kiện hợp tác quốc tế.
-Công văn hành chính.
- Quyết định cá biệt.
- Xác nhận trên giấy tờ, văn bản.

1.2.3. Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức và Kỹ thuật trình bày: Thể thức kỹ thuật trình bày của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn được quy định tại Thông tư số 01/2011TT-BNV kỹ


thuật trình bày văn bản hành chính, bởi BNN&PTNT là cơ quan hành chính cấp trung
ương.
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và
in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật
khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn. Phông chữ sử dụng trình bày văn
bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu
chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy
khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ,
phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc
trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Thể thức: Văn bản BNN&PTNT gồm có 9 yếu tố thể thức chính :
-Quốc hiệu và tiêu ngữ.

-Tên loại và trích yếu nội dung của văn

-Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn

bản.

bản.

-Nội dung văn bản.

-Số, ký hiệu của văn bản

-Chức vụ, họ tên và chữ ký của người

-Địa danh và ngày, tháng, năm ban

có thẩm quyền.

hành văn bản.

-Dấu của cơ quan, tổ chức.
-Nơi nhận

Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác. Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác
định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có
nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp
lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.


Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản
được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn
giờ. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản
đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
1.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản.
Bước 1: Soạn thảo văn bản.
Chuyên viên đơn vị soạn thảo văn bản đảm bảo đúng nội dung, yêu cầu, thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản; chẩn bị đầy đủ hồ sơ trình ký theo quy định.Chuyên
viên soạn thảo ghi rõ họ tên ở cuối phần Nơi nhận để trình Lãnh đạo đơn vị.

Bước 2 Ký trình Lãnh đạo Bộ
Lãnh đạo đơn vị trực tiếp kiểm tra văn bản và hồ sơ trình ký. Lãnh đạo đơn vị
ký trình Lãnh đạo Bộ vào lề phía trên gần trích yếu của bản dự thảo. Trường hợp văn
bản, hồ sơ chưa đủ điều kiện ký, phải ghi rõ yêu cầu và chỉ đạo cụ thể.
Bước 3 Tiếp nhận hồ sơ trình Bộ.
Văn thư đơn vị tiếp nhận hồ sơ, văn bản trình ký từ lãnh đạo đơn vị; kiểm tra
thể thức, kỹ thuật trình bày, hồ sơ trình ký. Nếu chưa đủ điều kiện chuyên trả chuyên
viên soạn thảo để chỉnh sủa hoàn thiện. Văn thư các đơn vị làm thủ tục trình văn bản
tại Văn thư Bộ( bộ phận một cửa) theo đúng quy định.
Bước 4 Tiếp nhận hồ sơ trình lãnh đạo văn phòng.
Bộ phận một cửa thuộc Văn thư Bộ có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, kiểm
tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, hồ sơ trình ký. Nếu đủ điều kiện theo quy
định, trình lãnh đạo văn phòng chậm nhất không quá 01 ngày làm việc. Trường hợp
hồ sơ không đủ điều kiện trình ký; văn bản sai thể thức kỹ thuật trình bày , phải trat
đơn vị chủ trì soạn thảo theo đúng yêu cầu, quy định.
Bước 5 Thẩm định hồ sơ: Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra hồ sơ, văn bản dự thảo,
nếu đủ điều kiện sẽ ghi rõ ý kiến trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách ký văn
bản vào lề trái đầu trang dự thảo và phiếu trình văn bản. chỉ định việc nộp file mềm để


đưa văn bản lên trang thông tin của Bộ. Trường hợp hồ sơ, văn bản dự thảo chưa đủ
diều kiện trình ký thì sửa ghi rõ lý do chuyển lại bộ phận “một cửa” để giao đơn vị
soạn thảo sửa trình theo quy định.
Bước 6, Trình Lãnh đạo Bộ: Chuyên viên giúp việc cho Lãnh đạo Bộ nhận văn
bản đã được Lãnh đạo Van phòng Bộ ký từ bộ phận “một cửa” để trình Lãnh đạo Bộ.
Chuyên viên Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày.
Bước 7, Ký văn bản phát hành:Văn bản đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ký cả 02 bộ.
Trường hợp Lãnh đạo đi vắng: văn bản chưa đủ yêu cầu ký ban hành gấp:
chuyên viên Tổng hợp kiểm tra chờ lãnh đạo về ký, đồng thời báo cho đơn vị trình
văn bản biết. Chuyên viên Tổng hợp chịu trách nhiệm liên hệ xin ý kiến Lãnh đạo Bộ

phụ trách, đề xuất, báo cáo Chánh văn phòng quyết định quyết định; báo cáo Lãnh
đạo Bộ phận phụ trách kết quả đã giải quyết.
1.2.5.Ưu, nhược điểm và giải pháp quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản.
-Ưu điểm: Văn bản do Bộ NN&PTNT soạn thảo và ban đúng theo quy định tại
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Thẩm quyền ban hành văn bản cũng được chú ý và ký theo đúng thẩm
quyền.Thể thức trình bày được tuân theo quy định của pháp luật. Quy trình soạn thảo
nghiêm ngặt và theo đúng trình tự các bước tại quy trình soạn thảo văn bản được lưu
hành nội bộ.
-Nhược điểm: Các yếu tố thể thức còn trình bày thiếu khoa học, vẫn còn sai về
lỗi chính tả. Quy trình soạn thảo cho đến trình ký và lưu văn bản khá dài dòng.
-Cách khắc phục: Bộ phận một cửa và bộ phận soạn thảo cần chú ý việc kiểm
tra lỗi chính tả và cách trình bày các yếu tố, nội dung văn bản. Quy trình soạn thảo
lưu hành riêng của Bộ cần chỉ rõ các nhiệm vụ của các đơn vị chức năng.
1.3 Quản lý văn bản đi.


Mỗi năm Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có khoảng 16.000 văn bản đi
các loại, số lượng văn bản đi rất đông nên văn thư rất vất vả trong việc xử lý giấy tờ,
đáp ứng nhu cầu công việc nhưng tất cả ác khâu kiểm tra thể thức cho đến lưu văn
bản được Cán bộ văn thư theo rõi rất tỉ mỉ.
1.3.1. Kiểm tra thể thúc kỹ thuật trình bày , ghi sổ, số ngày tháng năm ban
hành văn bản.
Trước khi văn bản được thông qua trình ký phải thông qua bộ phận một cửa để
kiểm tra nội dung thông tin trong văn bản, kiểm tra thể thúc , kỹ thuật trình bày văn
bản nếu còn sai sót nhân viên văn thư sẽ thông báo và xem xét những chỗ cần sửa để
nhân viên soạn thảo thảo lại bản mới trình ký và đóng dấu tại Văn phòng Bộ
Các văn bản đi hay văn bản đến thông thường sẽ vào sổ khi hoàn tất những văn

bản này được vào sổ bằng phần mềm riêng của Bộ.
Phần mềm đăng ký văn bản đi đến được truy cập theo đường link sau :
/>Phần mềm gồm có những trường để Cán bộ văn thư nhập, những trường đánh
dấu (*) là trường quan trọng và điền đúng và đầy đủ thông tin. Khi nhập phải nhập
thông tin chính xác từng ô về loại văn bản, thẩm quyền ký, số, kí hiệu, trích yếu nội
dung và người ký.
Hình ảnh mô tả những trường khi nhập văn bản đi (Phụ lục 4)
Văn bản Mật sẽ được vào sổ riêng bằng sổ chép tay để đảm bảo bí mật cũng
như tránh tình trạng mất mát trong quá trình bảo quản
1.3.2. Đăng ký văn bản đi.
Đăng ký văn bản được chia thành 3 loại sổ: Sổ đăng ký văn bản đăng ký bằng
máy, theo rõi toàn bộ văn bản thông thường.Hình ảnh phần mềm đăng nhập văn bản
đi đến của Bộ.
Sổ văn bản đi của Bộ (Phụ lục 5)


Đăng ký văn bản mật: đăng ký, theo rõi toàn bộ văn bản MẬT, Điện mật đến
bằng sổ tay.
Sổ đăng ký fax : đăng ký, theo rõi toàn bộ văn bản fax đến bằng sổ tay.
1.3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan.
Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền: phải trùm lên 1/3 chữ ký về
phía bên trái, ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều. Đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản
(nếu có). Đóng lên trang đầu,trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục.
Đóng dấu giáp lai đối với các phụ lục ban hành kèm theo Thông tư, quyết định
của Bộ trưởng, các quyết định của Bộ trưởng phê duyệt các dự án tư, đề tài nghiên
cứu khoa học, quyết toán tài chính và các văn bản khác theo yêu cầu của Chánh Văn
phòng Bộ.
Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của trang văn bản, hoặc phụ
lục, tài liệu, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản, tài liệu.
Đóng dấu treo ở dưới tên cơ quan đối với các tài liệu, báo cáo của Bộ phục vụ họp,

thư công của Bộ trưởng, Thứ trưởng, văn bản ngoại giao theo quy định, các tài liệu
khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ.
Đóng dấu nổi trên các loại thẻ, giấy tờ theo quy định của việc ban hành
các loại thẻ và giấy tờ cụ thể. Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu văn thư khác theo quy
định của pháp luật.
1.3.4. Thủ tục chuyển phát.
Chuyển phát được quy định cụ thể tại nghị định 110/NĐ-CP Văn bản đi phải
được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi
nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
1.3.5Lưu văn bản đi.
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ
chức và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải


được sắp xếp thứ tự đăng ký. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan
trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính
và được in bằng mực bền lâu.
1.3.6.Ưu điểm, nhược điểm và các giải pháp quản lý văn bản đi.
-Ưu điểm: Quản lý văn bản đi chỉ rõ trách nhiệm cảu những cá nhân, đơn vị và
trahc nhiệm của lãnh đạo. Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện nghiêm ngặt
dưới sự điều hành chỉ đạo của phó phòng văn thư Bộ. Đăng ký văn bản đi được áp
dụng các phần mềm trên máy tính nên rất nhanh chóng và thuận tiện. Phần mềm văn
quản lý vào sổ văn bản đi có đơn vị quản lý riêng nên rất an toàn. Những văn bản
mang tính chất mật và quan trọng được vào sổ chép tay do văn thư quản lý riêng. Quy
trình nhân bản đóng dấu khẩn mật cũng được đề cao lên hàng đầu. Văn bản đi được
lưu trên máy và máy tính, những cá nhân không liên quan thì không được phép sử
dụng, khai thác.
-Nhược điểm: Việc đăng ký văn bản đi nhiều nội dung trích yếu văn thư nhập
trong phần mềm còn sai về ký hiệu, nội dung, trích yếu, ngày tháng năm và số bản.

Văn bản đi với số lượng rất nhiều, nhân viên văn thư quản lý văn bản đi thiếu
và hạn chế về trình độ chuyên môn. Trưởng phòng chưa phân chia nhiệm vụ rõ ràng
nên còn tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau.
-Giải pháp khắc phục: Cần tuyển dụng thêm cán bộ Văn thư có trình độ và năng
lực để tháo gỡ khó khăn về mặt thiếu nhân lực. Nhân viên văn thư cần chú ý hơn
trong việc quản lý văn bản đi. Trưởng phòng và lãnh đạo cần phân chia nhiệm vụ
tránh tình trạng đùn đẩy công việc. Đặt vấn đề chuyển phát lên hàng đầu với những
văn bản khẩn, mật.
1.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
1.4.1. Tiếp nhận văn bản đến.


Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan quản lý về vấn đề nông lâm
ngư nghiệp ở trung ương, vì vậy có khoảng 26.000 văn bản đến các loại mỗi năm.
Trong đó có khoảng 200 văn bản Mật và tuyệt mật.
Văn thư Bộ có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các văn bản đến của Bộ,
Văn phòng Bộ; thư, tài liệu gửi Lãnh đạo Bộ và cá nhân thuộc Văn phòng Bộ.
Những văn bản gửi các đơn vị, cá nhân trực thuộc Bộ theo địa chỉ Cơ quan Bộ
(số 2 Ngọc Hà – Ba Đình - Hà Nội), Văn thư Bộ vào sổ theo dõi riêng
và chuyển vào ô văn thư của các đơn vị tại Văn thư Bộ.Văn thư đơn vị có trách nhiệm
làm thủ tục tiếp nhận tất cả các văn bản đến của đơn vị.Cán bộ, công chức trực tiếp
nhận văn bản gửi Bộ, lãnh đạo Bộ hoặc gửi đơn vị, cá nhân nhưng có liên quan đến
công việc của Bộ, đơn vị, đều phải chuyển cho Văn thư Bộ hoặc Văn thư đơn vị để
làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Đối với các văn bản đến ngoài giờ hành chính, Bảo vệ cơ quan có trách
nhiệm làm thủ tục tiếp nhận; văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn”,
nhân viên bảo vệ phải ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay
lãnh đạo Văn phòng Bộ xử lý. Các văn bản còn lại, bàn giao cho Văn thư vào
đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau.
1.4.2. Đăng ký văn bản đến.

a) Lập sổ văn bản đến.
Có 3 cách nhập văn bản đến, những văn bản thông thường sẽ nhập bằng phần
mềm CSDL trên máy tính, những văn bản Mật, tối mật thì văn thư sẽ nhập bằng sổ
chép tay để tránh tình trạng lộ bí mật và thất lạc trong quá trình quản lý , nhập bằng
fax.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, Chánh Văn phòng Bộ và thủ trưởng các đơn
vị quy định việc lập các loại sổ đăng ký văn bản đến theo quy định của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Mẫu các loại sổ đăng ký văn bản đến thực
hiện theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ.


b) Đăng ký văn bản đến.
Văn bản đến phải được đăng ký ngay trong ngày tiếp nhận. Nếu văn bản đến
vào cuối buổi chiều, có thể làm thủ tục đăng ký vào sáng ngày làm việc tiếp theo trừ
trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn.
Đăng ký (cập nhật dữ liệu) văn bản đến đối với văn bản đến của Bộ và
văn bản đến của đơn vị trên phần mềm “Quản lý văn bản” dùng chung của Bộ (sau
đây gọi chung là phần mềm QLVB). Chánh Văn phòng Bộ hướng dẫn việc cập nhật
thông tin đăng ký văn bản đến đảm bảo yêu cầu quản lý, phù hợp với
phần mềm được xây dựng. Đăng ký văn bản đến bằng sổ đối với các loại văn bản theo
quy định được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
1.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
Lưu đồ, quá trình thực hiện( phụ lục 6)
Trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý văn bản đến của Bộ.
Sau khi đăng ký, Văn bản đến phải được trình Chánh Văn phòng Bộ ngay trong
ngày đăng ký. Văn bản đến được đăng ký vào cuối buổi chiều, có thể trình vào sáng
ngày làm việc tiếp theo trừ trường hợp văn bản đến có ghi độ khẩn. Chánh Văn phòng
Bộ xem xét và cho ý kiến chuyển văn bản để xử lý.
Phân loại Văn bản đến.
Văn bản phải trả lời cho nơi gửi.

Loại A: văn bản có ghi thời hạn phải trả lời.
Loại B: văn bản không ghi thời hạn phải trả lời.
Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi: loại C.
Xử lý văn bản của Chánh Văn phòng Bộ:
Những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ: lãnh đạo
Văn phòng ghi ý kiến vào phiếu xử lý văn bản để trình Lãnh đạo Bộ, chuyển lại
Văn thư để chuyển giao cho chuyên viên tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ. Sau khi
có ý kiến giải quyết, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ cập nhật ý kiến vào


phần mềm QLVB của Bộ, chuyển Văn thư Bộ để phô tô gửi các đơn vị phối hợp
(nếu có), chuyển vào ô văn thư của đơn vị được giao xử lý (bản chính giao đơn
vị chủ trì, các bản phô tô giao các đơn vị phối hợp).
Các văn bản có nội dung nghiệp vụ chuyên môn hoặc thuộc chức năng, nhiệm
vụ, thẩm quyền của các đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Bộ ghi ý kiến chuyển các đơn vị
vào phiếu xử lý văn bản, ghi rõ yêu cầu thời hạn trình Bộ văn bản trả lời trong trường
hợp cần thiết, chuyển văn thư Bộ. Văn thư cập nhật ý kiến vào phần mềm QLVB hoặc
bổ sung trong sổ đăng ký văn bản chuyển vào ô văn thư của đơn vị.
Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận văn bản đến của đơn vị tại Văn thư Bộ mỗi
ngày ít nhất 2 lần vào đầu giờ buổi sáng và đầu giờ buổi chiều. Chuyên viên Phòng
Tổng hợp có trách nhiệm nhận văn bản đến trình Lãnh đạo Bộ tại Văn thư Bộ mỗi
ngày ít nhất 4 lần vào đầu, cuối giờ buổi sáng và đầu, cuối giờ buổi chiều. Đối với văn
bản cần xử lý gấp, Văn thư Bộ có trách nhiệm thông báo để Chuyên viên Phòng Tổng
hợp hoặc văn thư đơn vị đến nhận ngay.
Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện đúng quy định nghiệp vụ; giao
nhận trực tiếp giữa văn thư Bộ và văn thư đơn vị. Người nhận văn bản phải kiểm tra
văn bản, đối chiếu giữa sổ ghi và văn bản, ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản.
Văn bản đến của Bộ giao đơn vị.
Văn thư đơn vị đăng ký văn bản đến trong phần mềm QLVB (phân hệ
của đơn vị) hoặc ghi sổ văn bản đến theo quy định. Trình Lãnh đạo đơn vị để ghi ý

kiến xử lý. Sau khi Lãnh đạo đơn vị xử lý, văn thư đơn vị cập nhật tiếp thông tin xử lý
của lãnh đạo; chuyển giao cho các đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân được giao giải
quyết. Những văn bản giao nhầm địa chỉ hoặc không thuộc trách nhiệm giải quyết
của đơn vị phải được chuyển lại ngay cho Văn thư Bộ để kịp thời chuyển đúng địa
chỉ, không chuyển trực tiếp từ đơn vị, cá nhân này quan đơn vị, cá nhân khác.Văn bản
đến do đơn vị nhận trực tiếp: sau khi đã đăng ký, Văn thư đơn vị trình lãnh đạo ghi ý


kiến xử lý, cập nhật thông tin xử lý của lãnh đạo, chuyển giao cho các đơn vị trực
thuộc hoặc cá nhân được giao giải quyết.
1.4.4. Theo rõi, giải quyết văn bản.
Trách nhiệm của Văn phòng Bộ.
-Trách nhiệm của Văn thư Bộ:
Trình Chánh Văn phòng Bộ văn bản đến. Các văn bản có dấu “hỏa
tốc”,“thượng khẩn”, “khẩn” phải trình ngay sau khi đăng ký. Cập nhật ý kiến xử lý
của Chánh Văn phòng Bộ vào phầm mềm QLVB hoặc sổ đăng ký văn bản đến theo
quy định. Chuyển giao văn bản đến cho đơn vị, cá nhân được giao xử lý theo quy
định. Lưu văn bản mật theo quy định; lưu bản phô tô văn bản theo yêu cầu của Chánh
Văn phòng Bộ hoặc Bộ trưởng.
-Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ:
Xác định loại văn bản; ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý văn bản”. Mở các bì
thư có đóng dấu “Mật”, Tối mật” và “Tuyệt mật” gửi Bộ và xử lý theo quy định.
-Trách nhiệm của Phòng Tổng hợp: Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo Bộ vào
phần mềm QLVB. Chuyển Văn thư Bộ những văn bản đã được Lãnh đạo Bộ xử lý,
những văn bản Lãnh đạo Bộ nhận trực tiếp có liên quan đến công tác chỉ đạo điều
hành của Bộ. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trả lời các văn bản loại A, B. Tổng hợp,
báo cáo tại các cuộc họp giao ban hàng tháng của Bộ.
-Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ: Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý
văn bản”; yêu cầu thời hạn trình Bộ văn bản trả lời trong trường hợp cần thiết.
-Trách nhiệm của đơn vị.

-Trách nhiệm của Văn thư đơn vị: Trình thủ trưởng đơn vị văn bản đến. Cập
nhật ý kiến xử lý của thủ trưởng đơn vị vào phần mềm QLVB hoặc sổ đăng ký văn
bản đến. Chuyển văn bản đến tổ chức hoặc cá nhân được giao xử lý hoặc chuyển trả
nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền. Trả lại Văn thư Bộ điện mật sau khi
xử lý xong. Đôn đốc, theo dõi kết quả xử lý các văn bản loại A, B.Cập nhật kết quả xử


lý văn bản loại A, B vào phần mềm QLVB. Hàng tuần thống kê kết quả xử lý văn bản
đến của đơn vị để báo cáo thủ trưởng đơn vị.
-Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị: Xem xét, xử lý văn bản ngay trong ngày
theo đúng yêu cầu về nội dung, thời gian phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chuyển Văn thư làm thủ tục trả lại nơi gửi những văn bản không thuộc
thẩm quyền. Chủ động phối hợp với các đơn vị khác xử lý những văn bản liên quan
đến nhiều đơn vị hoặc phối hợp xử lý theo yêu cầu của đơn vị chủ trì. Kiểm tra, đôn
đốc việc giải quyết văn bản.
-Trách nhiệm của chuyên viên được giao giải quyết văn bản: Khi nhận được
văn bản đến, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật
quy định hoặc theo quy định cụ thể của Bộ quy định của đơn vị; đối với những văn
bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, cần có ý
kiến đề xuất cụ thể của đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn
vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản xin ý kiến
kèm theo bản sao văn bản đến hoặc gửi bản sao văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người
đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình
kèm.
1.4.5. Ưu, nhược điểm quy trình quản lý văn bản đến.
Ưu điểm: Cán bộ tiếp nhận văn bản đến là người có kinh nghiệm lâu năm công
tác nên có khả năng giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời.Đăng ký văn bản đến
bằng máy tính nên nhanh và thuận lợi. Thủ trưởng đơn vị thường xuyên đôn đốc cán

bộ trong phòng thực hiện nghiêm túc công việc.
Nhược điểm: Do cán bộ văn thư tiếp nhận công văn đến đã cao tuổi nên công
tác chuyển giao cho các phòng ban còn chậm. Đăng ký văn bản đến bằng máy tính
nên trong quá trình nhập vẫn còn sai về số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu và nội dung.


Cán bộ văn thư nhập văn bản đến còn thụ động và đùn đẩy công việc. Nhân lực thiếu,
hiệu quả quá trình chuyển phát chưa cao, chưa kịp thời đáp ứng nhu cầu thông tin
trong cơ quan.
Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến. Tuyển dụng nhân sự có
trình độ cao thực hiện công việc. Chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong việc quản
lý văn bản đến. Nhân viên văn thư cần được tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ.
Chú ý đến khâu nhập văn bản và quản lý sổ nhập văn bản đến về các yếu tố ký hiệu,
số, ngày tháng văn bản, loại văn bản và trích yếu nội dụng.
1.5. Quản lý và sử dụng con dấu.
1.5.1. Các loại dấu.
Con dấu là vật thể khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình cố định
trên văn bản. Dấu qua các thời kỳ đều có sự thay đổi nhất định.
Dấu là thành phần khẳng định tính chính xác và tình pháp lý trên văn bản. Là
thành phần biểu hiện quyền lực của nhà nước và cơ quan trong văn bản. Công cụ quan
trọng để phân biệt giúp cho việc chống giả mạo văn bản. Là nguồn sử liệu quan trọng
giúp phục vụ sử học về là nguồn tư liệu chính xác cho công việc nghiên cứu. Gồm
con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy được sử dụng dưới
dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi.
Các loại dấu được sử dụng trong quá trình đóng dấu của Văn phòng Bộ nông
nghiệp và Phát triển nông thôn. Nghị định 58/2001/NĐ-CP Ngày 24/8/2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu có hình Quốc huy: Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan
hành chính trung ương vì vậy con dấu sử dụng thay mặt cho cơ cuan Bộ là con dấu có
hình quốc huy 42mm, xung quanh vành ngoài là Bộ nông nghiệp và Phát triển nông

thôn có một ngôi sao năm cánh ở phía dưới.
Dấu không có hình Quốc huy: Cụ thể là các đơn vị chuyên môn như Văn
phòng Bộ và chức danh nhà nước không được sử dụng dấu có Quốc huy.


Gồm có các loại dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật ,
Dấu công văn đi, công văn đến.dấu Hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ, dấu chữ ký của
Bộ trưởng Cao Đức Phát,dấu chức vụ chức danh, dấu treo, dấu giáp lai.
1.5.2.Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu.
Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía tay trái, ngay ngắn đúng chiều.Việc
đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và
dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan. Đóng dấu giáp lai,
đóng đấ nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo đúng quy định.
Sử dụng con dấuBNN&PTNT Chưa có quy định riêng cho việc quản lý và sử
dụng con dấu nhưng tuân thủ đầy đủ quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng
con dấu Cơ quan thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng văn bản nhà
nước quy định:
Nghị định 58/2001/NĐ – CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu. Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5
năm 2002 của Bộ công an- Ban tổ chức cấn bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một
số quy định tại nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2003 của Bộ công an
hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sửu dụng con dấu
của cơ quan, tổ chức theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của chính phủ.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
Con dấu của Bộ NN&PTNT được bảo quản cảm thận, quản lý chặt chẽ. Văn
thư là người đáng tin cậy, có hộp đựng dấu riêng và có khóa, khi công việc kết thúc
thì dấu được cất vào tủ kháo lại cẩn thận. Do văn thư phải giữ nhiều dầu nên việc
bảo quản được quan tâm hàng đầu. Văn thư đóng dấu được trang bị về cơ sở vật chất

đầy đủ vị trí riêng vị trí thuận lợi. Các văn bản đều được đóng dấu tại phòng văn
thư, cán bộ văn thư tự tay đóng dấu vào văn bản và chỉ dược đóng khi đã có chữ ký