Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do em thực hiện. Các số liệu và
kết luận nghiên cứu trình bày trong đề tài chưa từng được công bố ở các nghiên
cứu khác.
Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Sinh viên

Nhữ Thị Trang

Sinh viên: Nhữ Thị Trang

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
PHỤ LỤC

Sinh viên: Nhữ Thị Trang

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT
1
2
3
4
5

Từ viết tắt
CP
BGĐ
GĐ
HĐQT
HC-NS

6

QLNS

Quản lý nhân sự

7

HCVP

Hành chính văn phòng

8

CNV

Công nhân viên

9

TCH

Tiêu chuẩn hóa

10

TCHVB

Sinh viên: Nhữ Thị Trang

Tên cụm từ viết tắt
Cổ phần
Ban Giám đốc
Giám đốc
Hội đồng Quản trị
Hành chính- Nhân sự

Tiêu chuẩn hóa văn bản

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời kỳ Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước, xã hội càng phát
triển, sự phức tạp cũng như phân hóa càng rõ nét nên việc quản lý càng phải chặt
chẽ hơn để đảm bảo đất nước vừa hội nhập với thế giới vừa không đi lệch định
hướng xã hội chủ nghĩa. Và đòi hỏi ngày càng cao về các vị trí việc làm.
Để giúp sinh viên Quản trị văn phòng năm cuối như em có thể vận dụng
kiến thức đã học đáp ứng được nhu cầu thực tế việc làm, ngoài hệ thống kiến
thức đã được các thầy cô truyền dạy trong suốt thời gian học tập và rèn luyện,
trước khi ra trường, chúng em còn được củng cố kiến thức lại một lần nữa trong
khoảng thời gian thực tập tại trường và được thử sức năng lực thực hành của
mình qua thời gian thực tập tại các cơ quan, tổ chức. Đó là hành trang quý giá để
chúng em tự tin hơn trong việc cạnh tranh cơ hội việc làm sau này.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc thực tập cũng như sự làm việc
chuyên nghiệp của công ty, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phụ
tùng ô tô Hanoiauto, em đã cố gắng quan sát, tìm hiểu và nghiên cứu về quá
trình hoạt động, làm việc của công ty cũng như hoạt động tiêu chuẩn hóa văn
bản tại công ty. Báo cáo tổng hợp là những hiểu biết chung của em về công tác
văn phòng tại công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto, ghi lại và đánh giá
khách quan nhất những gì em được tiếp cận.
Thực tập đã giúp em có cái nhìn khách quan và thực tế hơn về nghề
nghiệp của mình, đồng thời có cơ hội trau dồi thêm kiến thức chuyên môn, kỹ
năng làm việc thực tế và kinh nghiệm cho bản thân chuẩn bị hành trang sẵn sàng
tham gia vào đội ngũ văn phòng.

Em xin chân thành cám ơn các thầy, cô khoa Quản trị văn phòng đã nhiệt
tình quan tâm và hướng dẫn nội dung thực tập; Ban lãnh đạo công ty Cổ phần Phụ
tùng ô tô Hanoiauto đã tiếp nhận, bố trí thực tập; Phòng HC-NS công ty đã hướng
dẫn công việc cụ thể và cung cấp tài liệu để em hoàn thành bài báo cáo này.
Trong quá trình thực hiện bài báo cáo, do kinh nghiệm và sự hiểu biết còn
hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận được ý kiến
đóng góp từ phía các thầy cô.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 9 năm 2016
Sinh viên
Nhữ Thị Trang
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

4

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHỤ TÙNG Ô TÔ HANOIAUTO
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
Vài nét về quá trình hình thành và phát triển
- Tên chính thức: Công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto
- Tên giao dịch tiếng Anh: Hanoiauto Auto spare sparts joint stock
company

- Trụ sở chính: Số 31, ngõ 331/20 Trần khát Chân, phường Thanh Nhàn,
quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội.
- Giấy phép kinh doanh số: 0105316272 - Ngày cấp: 18/5/2011
- Mã số thuế: 0105316272

- Ngày hoạt động: 18/5/2011

- Giám đốc: Nguyễn Minh Hải
- ĐT: 04-39781043

- Fax: 04-39781043

- Email:

-Website:www.phutungotohanoi.vn

Công ty CP Phụ tùng ô tô Hanoiauto là doanh nghiệp tư nhân hoạt động
dưới hình thức cổ phần, kinh doanh về phụ tùng xe ô tô, xe hơi các loại trên
toàn quốc.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty ra đời với chức năng: chuyên cung cấp và phân phối các sản
phẩm phụ tùng ô tô các hãng xe Châu Âu, Nhật, Hàn Quốc. Ngoài ra, công ty
còn cung cấp thêm các phụ tùng thay thế cũng như nhận đặt hàng nhanh phụ
tùng ô tô: Mercedes- Benz, Audi, BMW, Acura, Lexus, Porsche, Hyundai,
KIA,GM... trên toàn quốc. Và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: Khảo sát,
nghiên cứu nhu cầu nội địa về phụ tùng ô tô các hãng xe nước ngoài; Xây dựng
phương án, lĩnh vực kinh doanh cụ thể đáp ứng nhu cầu thị trường; Nhập và
cung cấp các loại phụ tùng xe ô tô chính hãng theo yêu cầu của đối tác kinh
doanh và khách hàng trên phạm vi toàn quốc; Phân phối, trao đổi về phụ tùng
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

5

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thay thế dành cho xe ô tô, xe hơi các loại; Tư vẫn và cung cấp các dịch vụ liên
quan đến phụ tùng xe ô tô.
Công ty luôn phấn đấu gửi tới những phụ tùng, dịch vụ đảm bảo cả về
chất lượng và giá thành. Chính vì thế, lãnh đạo công ty luôn đề cao sự hoàn
thiện về cả tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh cũng như văn hóa doanh
nghiệp.
Cơ cấu tổ chức
Công ty CP Phụ tùng ô tô Hanoiauto là doanh nghiệp tư nhân hoạt động
dưới hình thức công ty cổ phần, nên có cơ cấu như sau: Đứng đầu công ty là
HĐQT, Chủ tịch HĐQT và Ban giám đốc là những người thường trực, thay mặt
HĐQT quyết định mọi vẫn đề của công ty. Giúp việc cho Chủ tịch HĐQT và
BGĐ là các phòng chức năng: phòng HC-NS, phòng Marketing, phòng Kế toàn,
phòng Kỹ thuật. Nội bộ mỗi phòng còn có các tổ chuyên môn riêng, theo chức
năng, nhiệm vụ. Quan hệ giữa HĐQT và BGĐ là quan hệ quản trị công ty, còn
giữa BGĐ với cấp dưới nói chung là quan hệ quản lý. Sự chỉ đạo của các cấp
lãnh đạo xuống cấp dưới và sự chấp hành của CNV luôn là động lực đưa công ty
ngày càng phát triển.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty (Phụ lục 1)
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng tại công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto

Tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính- Nhân sự
1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
2.1.1.1 Chức năng của phòng HC-NS
Phòng HC-NS là phòng nghiệp vụ, có chức năng tham mưu, tổng hợp và
giúp việc cho BGĐ về các mặt: Hành chính văn phòng, Tổ chức quản lý nhân sự.
- "Tham mưu” là tìm hiểu, chọn lọc thông tin; nghiên cứu, phân tích và
đưa ra các ý kiến làm cơ sở trong quyết định quản lý cho BGĐ điều hành hoạt
động công ty. Là một chức năng quan trọng, đòi hỏi cán bộ văn phòng phải có
năng lực chuyên môn nghiệp vụ tốt, phẩm chất, kỹ năng nhạy bén và luôn song
hành cùng cấp trên.
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

6

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- "Tổng hợp” là thu thập, phân tích và tổng hợp có định hướng các ý kiến,
thông tin về tình hình nội bộ công ty, môi trường kinh doanh, các xu hướng phát
triển kinh doanh, các đối tác kinh doanh, các đối thủ cạnh tranh... Từ đó, đem lại
cái nhìn toàn cảnh, khách quan nhưng vẫn khái quát, ngắn gọn, đầy đủ và cập
nhật để giúp cấp trên luôn nắm bắt rõ thực tế tình hình hoạt động quản lý và
kinh doanh của công ty.
- "Giúp việc”: phòng HC-NS là phòng chức năng duy nhất trực tiếp giúp
việc cho lãnh đạo công ty thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng
Chương trình/ Kế hoạch công tác cho lãnh đạo; tổ chức chuyến đi công tác của

lãnh đạo; tổ chức hội nghị; soạn thảo văn bản... và là cầu nối giữa lãnh đạo với
các phòng ban, đơn vị.
2.1.1.2 Nhiệm vụ của phòng HC-NS
- Tham mưu, giúp việc, soạn thảo văn bản; Tổng hợp tình hình, báo cáo
tình hình hoạt động quản lý và kinh doanh, tham mưu cho Ban lãnh đạo trong
việc tổ chức thực hiện công việc thuộc phạm vị chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn;
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của
công ty;
- Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Ban lãnh đạo công ty;
- Thực hiện công tác tổ chức – nhân sự và thi đua- khen thưởng- kỷ luật;
- Quản lý tài sản, bảo trì và đề xuất kế hoạch khai thác hiệu quả tài sản
của công ty;
- Đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, lụt, bão và an toàn lao
động;
- Hỗ trợ giải quyết, thực hiện các công tác đối ngoại, làm đầu mối giao
dịch giúp lãnh đạo và cán bộ nhân viên với các cơ quan hữu quan và các tổ chức
bên ngoài.
- Thực hiện hoặc hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ khác khi được BGĐ giao.
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Phòng HC-NS là đại diện cho văn phòng công ty. Đứng đầu là Trưởng
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

7

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng chịu trách nhiệm trực tiếp và giúp việc cho BGĐ về toàn bộ công tác
HCVP, QLNS của công ty. Đồng thời, Trưởng phòng HC-NS là người chỉ đạo,
giám sát, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tới các tổ chuyên trách nghiệp.
Giúp việc trực tiếp cho Trưởng phòng là 01 Phó trưởng phòng HCVP và
01 Phó trưởng phòng QLNS và kèm theo bộ máy giúp việc gồm: 01 tổ Tham
mưu- tổng hợp, 01 tổ VT- LT, 01 tổ Lễ tân- Bảo vệ, 01 tổ Quản trị và 01 bộ phận
QLNS.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HC- NS công ty (Phụ lục 2).
2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc cho các vị
trí trong văn phòng.
2.1.2.1 Xác định vị trí việc làm trong phòng HC-NS
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng HC-NS và tình
hình thực hiện trong thực tế, có thể xác định vị trí việc làm của phòng HC-NS
như sau:
* Lãnh đạo văn phòng:
- Trưởng phòng: 01

- Phó trưởng phòng: 02

* Các chức danh chuyên môn:
- Nhân viên Hành chính văn phòng: 01

- Nhân viên Lễ tân: 01

- Nhân viên Văn thư- Lưu trữ: 01

- Nhân viên Quản trị- Bảo trì: 01

- Nhân viên Nhân sự:02

- Nhân viên Bảo vệ: 02

Mỗi thành viên của phòng chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác của
mình trước BGĐ và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về
hoạt động quản lý, kinh doanh của công ty trước cơ quan cấp trên.
2.1.2.2 Xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng.
Do tính chất lĩnh vực kinh doanh dịch vụ- kỹ thuật nên công tác văn
phòng chưa được quan tâm tương xứng với vai trò của nó. Thực tế, các nhiệm
vụ của phòng HC-NS đều được chi phối từ BGĐ và điều phối, phân công trực
tiếp từ Trưởng phòng. Từ góc độ nhất định, các CNV chưa nắm rõ nhiệm vụ,
quyền hạn của mình nên khó chủ động xử lý công việc liên quan đến vị trí việc
làm của mình.Sau khi tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

8

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng HC-NS đồng thời khảo sát, nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các nhân
viên văn phòng.
Hệ thống các bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng (Phụ lục 3)
Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của công ty
3. Hệ thống hóa các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ

STT Văn bản
1

Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII
về Luật Lưu trữ.

2

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.

3

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

4

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

5

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 26 tháng 4 năm 2013 của Bộ nội
Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi,
văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Quyết định số 07/2011/QĐ-CPPTHN ngày 22/8/2011 của công ty Cổ
phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto về việc ban hành Quy chế làm việc
Quyết định số 42/2012/QĐ-CPPTHN ngày 04/3/2012 của công ty CP
Phụ tùng ô tô Hanoiauto ban hành quy định về sử dụng và bảo quản con
dấu.
Quyết định số 68/QĐ-CPPTHN ngày 09/12/2013 của công ty CP Phụ
tùng ô tô Hanoiauto ban hành Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

6
7
8
9

10
11

12

Sinh viên: Nhữ Thị Trang

9

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khi công ty chưa xây dựng được hệ thống quy định riêng, công tác văn
thư, lưu trữ được thực hiện dựa trên các quy định của Nhà nước và tổ chức ban
hành quy định rõ về các văn bản quản lý và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
4. Công tác xây dựng Chương trình- Kế hoạch công tác
5. Khái quát về Chương trình- Kế hoạch công tác thường kỳ của công ty
Chương trình- Kế hoạch là công cụ để thực hiện quản lý, điều hành hoạt
động của công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ. Chương trình công tác thường
kỳ có nội dung, tính chất quan trọng khác nhau và mang mô phạm về nội dung,
hình thức văn bản. Bao gồm: Kế hoạch năm, Kế hoạch thàng và Lịch công tác
tuần.
6. Kế hoạch công tác năm
Kế hoạch công tác năm của công ty là kế hoạch công tác trong một năm
của tất cả các đơn vị, phòng ban. Chính vì vậy, phạm vi đối tượng và nội dung
công việc rất rộng, vừa phải đầy đủ, rõ ràng, khoa học và vừa có tính khái quát
cao. Xây dựng Kế hoạch năm là nhiệm vụ phối hợp của toàn công ty và chiếm
nhiều thời gian, công sức để có một văn bản chất lượng. Mỗi năm nội dung công
tác khác nhau nên khó để thống nhất toàn bộ nội dung của Kế hoạch năm. Để
giảm bớt phần nào khó khăn trong công tác soạn thảo, nâng cao chất lượng Kế
hoạch năm, việc mẫu hóa thể thức vừa khả thi, hợp lý và tạo sự thống nhất và
hiệu quả trong thực hiện.
7. Kế hoạch tháng
Kế hoạch thàng là một trong các văn bản quan trọng trong hệ thống
Chương trình- Kế hoạch thường kỳ do phòng HC-TC là đơn vị chủ trì soạn thảo
và áp dụng quy trình xây dựng cụ thể, thu thập thông tin từ kế hoạch năm và

đăng ký công tác của các phòng ban, đơn vị. Thể hiện rõ thông tin: thời gian, địa
điểm, nội dung công việc...Nội dung hoàn thiện thì thể thức, hình thức cũng là
yếu tố không thể thiếu góp phần tạo nên sự sáng tỏ về nội dung và hiệu lực pháp
lý của văn bản.

Sinh viên: Nhữ Thị Trang

10

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8. Kế hoạch công tác tuần
Lịch công tác tuần là văn bản thực hiện cụ thể hóa hai kế hoạch công tác
trên. Các phòng ban tự thực hiện nhiệm vụ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm
vụ cụ thể của đơn vị mình đề cập trong tháng. Thu thập, bố trí công việc giải
quyết nhiệm vụ cụ thể được giao. Trong Lịch công tác tuần này thể hiện rõ các
nội dung thông tin chính xác về: thời gian, địa điểm, nội dung làm việc, cá nhân
thực hiện để thuận tiện cho việc quản lý và tổ chức thực hiện công việc.
9. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty.
10.

Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty

a, Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
* Các hình thức văn bản quản lý được ban hành

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản
chuyên ngành; văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội. (Theo
Điều 4, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư).
Từ đó, công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto có thể hình thành các
hình thức văn bản: văn bản hành chính và áp dụng các hình thức văn bản
chuyên ngành
Các hình thức văn bản hành chính công ty được ban hành gồm: Quyết
định (cá biệt), công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, dự án/ đề án, kế
hoach/ chương trình, hợp đồng, các loại giấy( giấy mới, giấy đi đường, giấy ủy
nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, giấy nghỉ phép, giấy chứng nhận), các loại
phiếu( phiếu gửi, phiếu chuyển), bản sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục,
thư gửi khách hàng.
* Thẩm quyền ban hành:
- Chủ tịch HĐQT thay mặt Hội đồng ký các văn bản của Hội đồng quản
trị công ty.
- Giám đốc có quyền ký ban hành tất cả văn bản của công ty theo thẩm
quyền của mình, cũng có thể giao cho cấp phó ký thay, hoặc giao cho các
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

11

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trưởng phòng ký thừa lệnh hoặc trường hợp đặc biệt có thể ủy quyền cho 1 cán
bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền văn bản thuộc lĩnh vực phân
công phụ trách.
- Trưởng phòng HC-NS được ký thừa lệnh các loại văn bản: giấy đi
đường, giấy ủy nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, giấy nghỉ phép, phiếu chuyển, các
bản sao văn bản. Các Trưởng phòng chỉ được ký ban hành các văn bản có tính
chất hướng dẫn nội bộ trong phạm vi lĩnh vực được phân công quản lý theo ủy
quyền của GĐ.
b, Nhận xét chung
Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý của công ty đã được quy định cụ
thể. Qua khảo sát công ty đã lựa chọn chính xác hình thức văn bản áp dụng cho
việc truyền đạt, ghi chép các quyết định quản lý và các thông tin quản lý. Các
quy định về thẩm quyền ban hành cũng rất rõ ràng và không trái với quy định
của nhà nước.
Các Quyết định (cá biệt) của công ty về các quy định, quy chế đều được
căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo, đồng thời tiến hành tổ chức việc
lấy ý kiến của các cơ quan chức năng có liên quan và của CNV của công ty để
chỉnh lý dự thảo. Qua đó, thể hiện được tính dân chủ và minh bạch của cấp quản
lý đồng thời đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản quản lý được ban hành.
11.

Nhận xét về thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản của công ty.

a, Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Công ty áp dụng thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Thể thức văn bản đảm bảo đầy
đủ các thành phần sau: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số,
ký hiệu của văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;Tên loại
và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký
của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu chỉ mức độ
khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

Riêng đối với các công văn, các loại giấy, các loại phiếu, thư gửi khách
hàng ngoài các thành phần được quy định như trên có thể bổ sung thêm logo
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

12

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công ty, địa chỉ công ty, địa chỉ E-mail, số điện thoại, số fax...
b, Nhận xét chung
Công ty phân công trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản cho phòng HC-NS. Và lãnh đạo công ty chỉ ký văn bản phát
hành khi đã có chữ ký duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày của Trưởng
phòng HC-NS. Tuy nhiên do đặc thù kinh doanh về kỹ thuật nên nhân viên
soạn thảo thường chú trọng về nội dung văn bản hơn nên còn tồn tại nhiều sai
sót về thể thức và kỹ thuật trình bày, ảnh hưởng đến tiến độ ban hành và giải
quyết văn bản.
Trình độ nghiệp vụ văn phòng không đồng đều, có nhiều bộ phận cử cán
bộ kỹ thuật kiêm nhiệm công tác văn phòng nên việc thực hiện đúng thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản đang còn hạn chế, gây bất lợi cho việc duyệt thể thức
của phòng HC-NS. Đôi khi công tác hoàn thiện thể thức ban hành văn bản cũng
chưa được chú ý đúng mực: đóng dấu chưa đến hoặc quá 1/3 chữ ký, lỗi chính
tả, ghi số văn bản chưa rõ ràng ( số 5 giống chữ s, số 9 giống chữ g). Vì lý do tế
nhị và có liên quan đến bộ mặt của công ty nên không tiện dẫn chứng văn bản
sai sót cụ thể.

Hệ lụy làm ảnh hưởng nhất định đến chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bản: giảm tính pháp lý, tính thẩm mĩ của văn bản ban hành, đồng thời
ảnh hưởng đến hình ảnh công ty trong sự nhìn nhận của đối tác kinh doanh,
khách hàng.
12.

Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của

công ty.
* Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty
- Bước 1. Soạn bản thảo. (Đơn vị có trách nhiệm soạn thảo giao CNV
soạn thảo)
- Bước 2. Duyệt nội dung bản thảo.( Nhân viên soạn thảo trình trưởng
đơn vị duyệt nội dung, thông qua thì trưởng đơn vị ký nháy vào cuối nội dung
bản thảo)
- Bước 3. Duyệt thể thức bản thảo.( Nhân viên soạn thảo trình lên Trưởng
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

13

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng HC-NS để duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, thông qua và
ký nháy)
- Bước 4. Trình ký ban hành văn bản. ( Sau khi bản thảo được duyệt nội

dung và thể thức văn bản, nhân viên soạn thảo trình lên GĐ ký ban hành văn bản)
- Bước 5. Hoàn thiện văn bản để ban hành. (Văn thư làm thủ tục hoàn
thiện văn bản về mặt thể thức: ghi số ký hiệu, ngày tháng, nhân bản văn bản,
đóng dấu)
- Bước 6. Phát hành và lưu văn bản.( lưu 01 văn bản gốc tại văn thư, lưu
01 văn bản tại đơn vị soạn thỏa, gửi văn bản đến các đơn vị liên quan)
* So sánh với quy định hiện hành và nhận xét chung
Qua so sánh với quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV cho thấy quy
trình soạn thảo văn bản quản lý tại Quyết định số 68/QĐ-CPPTOTHN ngày
09/12/2013 của công ty về việc ban hành Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
của công ty là hợp lý, các bước thực hiện khoa học, được quy định cụ thể, rõ ràng
và chặt chẽ. Đồng thời thời nâng cao vai trò, trách nhiệm của nhân viên soạn thảo,
tạo thuận lợi và phù hợp với mô hình văn thư kiêm nhiệm của công ty.
13.

Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.

14.

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản

* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Bước 1. Kiểm tra văn bản;
Bước 2. Đóng dấu;
Bước 3. Đăng ký văn bản đi;
Bước 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi chuyển văn bản đi;
Bước 5. Lưu văn bản đi.
Bước 6. Theo dõi việc giải quyết văn bản đi;
Việc tổ chức quản lý văn bản đi của công ty đảm bảo độ chính xác, tiết
kiệm, kịp thời và theo quy định của nhà nước. Mọi văn bản đi của công ty đều

được quy về một đầu mối là văn thư. Hơn nữa, công tác này còn được xây dựng
nghiệp vụ thực hiện thành quy trình, nên việc tổ chức thực hiện rất dễ dàng và
khoa học.
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

14

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi xem tại phụ lục 4
* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Bước 1. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến. (Nhân viên văn thư- lưu trữ
tiếp nhận văn bản đến, phân loại văn bản theo quy định và đóng dấu đến, đăng
ký văn bản)
Bước 2. Trình và chuyển giao văn bản.( Trình GĐ hoặc Trưởng phòng
HC-NS xin ý kiến phân phối và chuyển giao đến các phòng ban, cá nhân để giải
quyết văn bản)
Bước 3. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.( Các đơn vị tổ
chức giải quyết văn bản. Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản
quan trọng sẽ do lãnh đạo trực tiếp làm, còn lại giao cho nhân viên phụ trách
đơn vị, nhân viên văn thư- lưu trữ)
Nhân viên văn thư- lưu trữ thực hiện tiếp nhận tiến hành và làm các thủ
tục cần thiết theo quy trình, nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản đến và
chuyển giao văn bản kịp thời, đúng đối tượng ngay trong ngày nhận văn bản.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục 5).

15.

Quy trình lập hồ sơ hiện hành của công ty. Nhận xét về lập hồ sơ

hiện hành của cơ quan, đơn vị.
* Quy trình lập hồ sơ hiện hành của công ty
Bước 1. Mở hồ sơ. Là ghi thông tin cần thiết: tên cơ quan, đơn vị; số, ký
hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ và
thời hạn bảo quản viết bằng bút chì , khi kết thúc hồ sơ mới ghi chính thức bằng
bút mực. Nhân viên công ty phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách
nhiệm của mình.
Bước 2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. Sau khi mở hồ sơ, nhân viên công ty có
trách nhiệm thu thập và cập nhật đúng, đủ các văn bản hình thành trong quá tình
theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ. Chú ý thu thập văn bản dễ bị thất lạc và
tránh đưa văn bản không liên quan đến trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết
vào hồ sơ.
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

15

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 3. Kết thúc và biên mục hồ sơ. Công việc giải quyết xong thì hồ sơ
kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ về công việc mình theo dõi, giải quyết: thu thập, bổ

sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ; Xác định giá trị tài liệu; Sắp
xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ; Đánh số tờ; Biên mục hồ sơ và viết chứng
từ kết thúc.
Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của công ty (Phụ lục 6)
* Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư. Đây là mắt
xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và ảnh hưởng trực tiếp đến
công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
GĐ công ty chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao trách nhiệm cho Trưởng
phòng HC-NS. Các trưởng phòng chỉ đạo và tổ chức cấp dưới lập hồ sơ hiện
hành của đơn vị mình, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ; tài liệu trong hồ sơ
phải đúng, đủ, hoàng chỉnh, logic chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự
diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc và có giá trị pháp lý, độ
tin cậy cao. Công ty đã nhận ra tầm quan trọng đó và đã cập nhật, thực hiên các
quy định của nhà nước, áp dụng vào công tác lập hồ sơ hiện hành.
Tuy nhiên công ty là doanh nghiệp kinh doanh kỹ thuật. nên chú trọng
việc đáp ứng giải quyết yêu cầu của khách hàng đưa tới lợi nhuận cao, luôn đặt
lên trên công tác lập hồ sơ hiện hành. Công ty luôn có nhiều dự án đột xuất nên
khó lên kế hoạch và lập danh mục hồ sơ gây khó khăn trong quản lý hồ sơ hiện
hành. CNV kỹ thuật chưa nắm rõ vai trò việc lập hồ sơ hiện hành.Nhân viên văn
phòng tại các đơn vị là kiêm nhiệm, hạn chế về nghiệp vụ, chưa chú ý thu thập,
phân loại văn bản ngay khi công việc vừa được giải quyết xong. Các hồ sơ dự án
có nhiều văn bản kỹ thuật khổ lớn khó bảo quản, hoặc sắp xếp riêng vào hộp
nhưng không có chỉ dẫn.
Do đó, văn bản cần thiết thường bị phân tán, lẫn lộn giữa các vấn đề và
giao nộp vào lưu trữ theo từng bó, gói hoặc cặp ba dây. Biên mục hồ sơ chưa
được chú trọng. Bìa hồ sơ không viết bằng bút chì, nên kết thúc hồ sơ và biên
mục lại phải viết đè hoặc xóa, sửa thông tin cho phù hợp. Vì vậy chất lượng hồ
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

16

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sơ hiện hành còn chưa cao và tốn thời gian, kinh phí cho chỉnh lý hồ sơ, tài liệu.
Chính vì vậy, Trưởng phòng HC-NS chịu trách nhiệm quản lý chung về
công tác lập hồ sơ hiện hành, giao việc hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành cho Tổ
văn thư- lưu trữ. CNV công ty phải lập hồ sơ về công việc của mình và phối hợp
với Tổ văn thư- lưu trữ hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu. Tuy đè nặng trách
nhiệm lập hồ sơ hiện hành lên phòng HC-NS nhưng khắc phục được hạn chế về
nghiệp vụ ở các đơn vị. Cho thấy công ty đã khắc phục khó khăn, áp dụng quy
định về lập hồ sơ hiện hành của nhà nước vào thực tế công việc một cách phù
hợp, hiệu quả hơn.
16.
17.

Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty
Văn bản quản lý công tác lưu trữ

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 củ Quốc hội khóa
XIII về Luật Lưu trữ.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 26 tháng 4 năm 2013 của Bộ nội Vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
18.

Số lượng cán bộ lưu trữ.

Nhân viên Văn thư- Lưu trữ có trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ của
công ty: bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành, bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu
trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin
theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình
hình tài liệu có trong kho. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ sẽ do
cán bộ, nhân viên tự bảo quản và đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
19.

Diện tích kho lưu trữ.

- Để xác định tổng diện tích kho cần xem xét số lượng tài liệu hiện có và
kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu trong khoảng 15-20 năm sau. Đơn vị
tính là mét giá hoặc kilômét giá. Kho lưu trữ cần có các loại phòng kho khác
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

17

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhau đáp ứng yêu cầu và chế độ bảo quản khác nhau của từng loại tài liệu.
Thành lập được 6 năm, số lượng lưu trữ vĩnh viễn hay có thời hạn lưu trữ dài
không nhiều. Dự tính lượng tài liệu lưu trữ trong 10 năm sau và xét trong điều
kiện thực tế về mặt bằng không gian, công ty đã bố trí kho lưu trữ trên tầng 4
của trụ sở, diện tích kho rộng 40m2.
- Diện tích kho gồm: diện tích các giá bảo quản tài liệu, diện tích lối đi
giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho... Lối đi giữa các hàng
giá (0,7- 0,8m), lối đầu giá (0,4- 0,6m), lối đi chính trong kho( 1,2- 1,5m), lối đi
xung quanh kho- hành lang (0,8- 1,2m). Do công ty có nhiều văn bản kỹ thuật
khổ lớn nên việc sắp xếp kho lưu trữ như trên đảm bảo xuất nhập hồ sơ tại liệu
dễ dàng, thuận lợi cho tác nghiệp của nhân viên lưu trữ và phòng cháy chữa
cháy khi xảy ra cháy nổ.
20.

Tình trạng kho lưu trữ

- Địa điểm kho lưu trữ: phòng lưu trữ, tầng 4 trụ sở chính. Kho khô ráo,
có độ chịu tải cao, thuận tiện giao thông.
- Diện tích kho: diện tích mặt bằng là 60m2, chiều cao kho là 4,5m.
- Cửa kho: chắc chắn, có khóa tốt mở cửa theo hướng từ trong ra ngoài,
chỉ mở một cánh, chống đột nhập cũng như ánh sáng trực tiếp và côn trùng xâm
nhập kho.
- Điều kiện ánh sáng, độ ẩm: hạn chế tối đa ánh sáng mặt trời trực tiếp,
chiếu sáng bằng hệ thống đèn, phòng sử dụng điều hòa duy trì nhiệt độ 20Oc, độ
ẩm khoảng 50% và có thêm hệ thống thông gió.
- Hệ thống điện, hệ thống nước của kho: được thiết kế hợp lý, có cầu dao
riêng với các tầng phòng làm việc ở dưới. Để tiện cho việc sinh hoạt và phục vụ
công tác phòng cháy, chữa cháy khi cần thiết.
- Hệ thống thiết bị phòng cháy: bình chữa cháy( bình khí CO2, bình bọt
tetraclorua cacsbon), hệ thống chữa cháy băng nước, chăn dập lửa...

- Số lượng tài liệu lưu trữ: chưa nhiều, sắp xếp trên 6 giá kê, chia làm 3
hàng theo chiều rộng của kho, sát tường kho tầm 1.2m được bố trí làm lối đi.
Nhưng vẫn được nhân viên văn thư- lưu trữ tổ chức chỉnh lý bảo quản cẩn thận..
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

18

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Kho lưu trữ công ty có điều kiện bảo quản khá đầy đủ, diện tích rộng,
yên tĩnh. Nhưng khối lượng tài liệu lưu trữ chỉ chiếm khoảng 1/6 diện tích.
Đôi khi nhập phụ tùng chưa chuyển được xuống kho Kỹ thuật do một số lý
do, số thiết bị, phụ tùng đó được để vào trong kho lưu trữ. Trước mắt, điều đó
chưa ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ. Tuy chỉ thời gian
ngắn, đột xuất, nhưng việc này vẫn ảnh hưởng phần nào đến không gian, điều
kiện bảo quản tài liệu.
21.

Phương tiện bảo quản

- Phương tiện bảo quản chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá
bảo quản tài liệu. Các hộp, giá áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ
Nhà nước hướng dẫn. Kho lưu trữ chuyên dùng mới, sử dụng giá com-pắc.
- Hệ thống các thiết bị: quạt thông gió, máy hút ẩm, điều hòa không khí,
thiết bị phòng chống cháy, dụng cụ chống côn trùng và dụng cụ làm vệ sinh tài

liệu được bố trí sử dụng hiệu quả đảm bảo an toàn, chất lượng bảo quản tài liệu
lưu trữ.
22.

Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công

ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto
Tìm hiểu, nhận xét về trang thiết bị, cơ sở vật chất văn phòng
Văn phòng là thuật ngữ chỉ nơi diễn ra các hoạt động hành chính, quản lý
nội bộ của cơ quan, tổ chức. Hay nói cách khác là trụ sở chính của công ty- hình
ảnh của doanh nghiệp. Nên cơ sở vật chất được công ty chú trọng đầu tư, gồm
trang thiết bị được giao cho từng CNV sử dụng: bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ,
máy tính, điện thoại, sọt rác giữ vệ sinh văn phòng và các trang thiết bị làm việc
sử dụng chung trong đơn vị: máy photocopy, máy in, máy điện thoại cố định,
máy fax, máy hút bụi, điều hòa… Riêng phòng Trưởng phòng có không gian
riêng, được trang bị đầy đủ: bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ riêng, 01 bộ sa lông, 01
máy tính để bàn, 01 laptop, 01 điện thoại cố định, 01 máy in, 01 máy fax riêng
để tiện trao đổi công việc. Ngoài ra, nhân viên Quản trị- bảo trì còn được trang
bị thêm 01 máy ảnh và điện thoại di động để tiện cho việc theo dõi công tác và
trao đổi thông tin với các đơn vị kỹ thuật của công ty và các phòng dịch vụ.
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

19

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đó là các trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại và có giá trị, được công ty
sắp xếp, trang bị một cách khoa học và hợp lý cho mỗi cá nhân, phòng ban. .
Kinh doanh về kỹ thuật- công nghệ nên trình độ sử dụng và khai thác trang thiết
bị hiện đại của CNV công ty khá tốt. Bên cạnh đó, phòng còn được trang bị
bàn họp, máy chiếu và tủ trà, nước, hệ thống cây xanh, cây cảnh vừa tạo
không gian văn phòng xanh để họp công tác, vừa là nơi nghỉ giải lao giảm áp
lực công việc cho CNV ngoài giờ làm việc, và kết nối tinh thần tập thể. Việc
cung cấp riêng biệt trên giúp nhân viên có đủ thiết bị tác nghiệp và cũng đảm
bảo được công tác bảo mật, không làm ảnh hưởng đến mọi người. Từ đó đem
lại không gian làm việc hiện đại, khoa học và hạn chế được việc trì trệ trong
công tác, mất thời gian chờ đợi, thúc đẩy chất lượng hiệu quả công việc và
tinh thần làm việc trong văn phòng.
Công ty bố trí văn phòng làm việc hiện đại, có khuynh hướng mở khắc
phục hạn chế về không gian văn phòng không quá lớn. Nhưng bàn làm việc
chưa có vách ngăn cách dẫn tới bất cập: nói chuyện riêng, bảo mật... Một số máy
tính để bàn đã cũ, tình trạng xử lý dữ liệu và bàn phím không tốt nhiều nhân
viên phải sử dụng máy tính cá nhân của mình để hoàn thành công việc. Máy in
thỉnh thoảng kẹt mực vừa gây lãng phí văn phòng phầm vừa ảnh hưởng đến
chất lượng công việc. Bên cạnh đó, máy điện thoại cố định tại bộ phận văn thưlưu trữ đồng thời với chức năng nhận fax nên nhiều khi bị lỡ văn bản gửi đến do
máy bận hoặc nhấc máy nhầm. Tuy hệ thống cửa sổ thông thoáng và hệ thống
cây xanh lan làm hài hòa không gian hơn nhưng có nhiều trang thiết bị nên
không gian vẫn hơi eo hẹp.
Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
Trụ sở công ty không chỉ đơn giảnlà nơi nhân viên dành hầu hết thời gian
làm việc tại đây, mà còn là hình ảnh công ty trong sự nhìn nhận của đối tác,
khách hàng khi tới văn phòng. Chính vì vậy, việc bố trí, sắp xếp các trang thiết
bị trong phòng làm việc rất được công ty coi trọng. Ngoài tạo sự tiện nghi, thoải
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

20

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

mái trong công tác, tâm lý sức khỏe của nhân viên, công ty còn chú ý đến yếu tố
"phong thủy” trong việc bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc
nhằm hướng tới sự phát triển, bền vững của công ty theo thuyết duy tâm.
Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc công ty
(Phụ lục 7)
Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu- Mô hình văn phòng hiện đại (Phụ lục 8)
Tìm hiểu và thống kê các phần mềm đang được sử dụng trong công
tác văn phòng của công ty. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.
Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn phòng là bước đi quan
trọng, nhất là khi đất nước ta ngày càng đổi mới theo hướng hiện đại hóa – công
nghiệp hóa. Việc sử dụng các phần mềm trong hoạt động quản lý của công ty đã
có từ lâu, theo đó chỉnh sửa, thay đổi phần mềm cho phù hợp nhất là trong công
tác văn phòng. Các phần mềm được công ty sử dụng là: phần mềm quản lý nhân
sự, phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý văn thư lưu trữ
Phần mềm quản lý nhân sự MS
Là giải pháp phần mềm tổng thể dùng trong quản lý nhân sự với hệ thống
quản lý toàn diện bắt đầu từ khâu tuyển dụng, quản lý, đào tạo, tới nghỉ hưu,
nghỉ việc, thuyên chuyển công tác. Phần mềm gồm các phân hệ: hồ sơ, BHXH,
chấm công tính lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự, báo cáo, thông tin
nhân sự. Tính năng chuyên nghiệp, tổng thể, xuyên suốt về mặt nghiệp vụ, linh

động và tùy biến cao, chú trọng tính mở, khả năng phát triển tính năng trong
tương lai. Công cụ dữ liệu hoàn toàn tự động, người lãnh đạo có thể thêm các
trường dữ liệu cần quản lý. Cổng lương – thưởng hoàn toàn tự động. Hệ thống
báo cáo – cảnh bảo mở, người dùng tự thiết lập theo nhu cầu quản lý. Hoạt động
ổn định, bảo mật, khả năng tích hợp toàn diện, giao diện thiết kế khoa học, thân
thiện với người sử dụng.
Giao diện phần mềm quản lý nhân sự MS xem tại phụ lục 9.

Sinh viên: Nhữ Thị Trang

21

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần mềm quản lý văn bản
Phần mềm có cấu trúc bên trong như sau : kiến trúc theo mô hình
khách/chủ; có thể vận hành trên mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ,
giao diện web trên tất cả các phân hệ, hệ quản trị CSDL; chuẩn mô tả thông tin,
quản lý văn bản, hồ sơ; quản trị, phân quyền cho người sử dụng, quản lý thông
tin theo lớp, tính mở; hệ thống từ điển linh hoạt, báo cáo thống kê linh hoạt,
nhanh chóng, bảo mật và các chức năng khác(khôi phục dữ liệu, sao lưu dữ liệu,
ghi chép nhật ký...).
Giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt được thiết kế thân thiện đối với
người sử dụng. Phụ lục 10.
Tiêu chí của phần mềm này là đưa đến cho người sử dụng tiện ích của

mạng máy tính, của internet với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, dễ dàng tiếp
cận với các ứng dụng của công nghệ tin học hơn, giúp họ dần có một tác phong
làm việc hiện đại, hiệu quả. Đồng thời, việc xây dựng và triển khai ứng dụng
phần mềm tại các cơ quan nhằm mục đích tạo môi trường điện tử phục vụ công
tác quản lý, trao đổi và phục vụ việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và hoạt
động chuyên môn của chuyên viên, xây dựng nhiều ứng dụng như là các công cụ
trợ giúp cán bộ, công chức, viên chức trong các hoạt động chỉ đạo, điều hành.
Phần mềm tin học này do Cục văn thư lưu trữ Nhà nước ban hành.

Sinh viên: Nhữ Thị Trang

22

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài
Theo tinh thần Quyết định số 144/2006/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính
phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN- ISO
9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, từ năm 2006,
toàn bộ bộ máy hành chính nhà nước đã rất quyết liệt trong việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Và danh từ “ ISO” hay “ Tiêu
chuẩn hóa” không còn xa lạ với cán bộ, công chức nhà nước.
Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước là hoạt động vận dụng
các chuẩn mực pháp lý vào thực tế quá trình quản lý nhà nước. Trong đó, văn

bản quản lý nhà nước là một trong những công cụ quan trọng và thiết yếu để
kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước. Nó vừa là công cụ giao tiếp thành
văn quan trọng giữa cơ quan nhà nước với các cá nhân, tổchức khác, đồng thời
còn là một trong những yếu tố phản ánh văn hóa quản lý của cơ quan ban hành.
Thời kỳ Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước, kinh tế- xã hội càng
phát triển, sự phức tạp cũng như phân hóa càng rõ nét nên việc quản lý càng
phải chặt chẽ hơn để đảm bảo đất nước vừa hội nhập với thế giới vừa không đi
lệch định hướng xã hội chủ nghĩa. Tại Điều lệ về công tác Tiêu chuẩn hóa ban
hành kèm theo Nghị định số 141-HĐBT ngày 24-8-1984 của Hội đồng Bộ
trưởng đã khẳng định “Tiêu chuẩn hóa phải được coi là một công tác quản lý
kinh tế- kỹ thuật rất quan trọng trong quá trình đưa nền sản xuất nhỏ lên sản
xuất lớn xã hội chủ nghĩa, thúc đẩy phát triển kinh tế, khoa học- kỹ thuật góp
phần nâng cao mức sống nhân dân.”
Có thể dễ dàng nhận thấy, thực hiện tốt tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý
nhà nước là một trong những công việc cần thiết, tác động tích cực đến hiệu quả
soạn thảo, ban hành văn bản trong cơ quan nhà nước nói chung. Ngoài ra, đó
còn là động lực quan trọng đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước,
đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính và thể chế của nền hành chính nhà nước
hiện nay.
Công tác quản lý hay soạn thảo và ban hành văn bản tồn tại trong mọi cơ
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

23

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan, tổ chức, không riêng ở các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên việc tiêu chuẩn
hóa văn bản đa số mới chỉ dừng lại ở các cơ quan nhà nước. Trong khi cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp tư nhân ở Việt Nam hiện nay là có số lượng rất lớn, là nguồn
thu chính cho Ngân sách Nhà nước. Vì vậy, rất cần thiết đưa những lợi ích thiết
thực của việc tiêu chuẩn hóa văn bản trở thành yếu tố quan trọng tạo nên sự thống
nhất về pháp lý nhà nước cũng như góp phần tạo lập kỷ cương, nền nếp, hiệu quả
hoạt động ban hành văn bản trong các tổ chức, doanh nghiệp tư nhân.
Công ty CP Phụ tùng ô tô Hanoiauto là một doanh nghiệp trẻ, kinh doanh
về phụ tùng ô tô đóng tại Hà Nội- một môi trường làm việc chuyên nghiệp, có
sự cạnh tranh cao và yêu cầu nghiêm khắc về chất lượng hàng hóa, dịch vụ,
quản lý. Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại đây, em được tiếp xúc với thực tế
công tác ngành nghề của mình và có điều kiện để lĩnh hội thêm kiến thức thực tế
để bổ sung vào khối kiến thức đã được các thầy cô truyền dạy khi trên ghế nhà
trường. Và nhận thấy sự năng động và cơ hội việc làm rất tiểm năng tại các
doanh nghiệp tư nhân.
Những lý do trên đã thúc đẩy em chọn đề tài “Vấn đề tiêu chuẩn hóa
văn bản tại Công ty Cổ phần Phụ tùng ô tô Hanoiauto quý III năm 2016”
làm chuyên đề Thực tập tốt nghiệp đại học Quản trị văn phòng của mình.
Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, chúng ta đã quen với danh từ “ ISO” hay “Tiêu chuẩn hóa” như
một xu thế chung của thời đại. Nhưng nó đã được đề cập từ 23/02/1947 khi Tổ
chức Tiêu chuẩn thế giới (ISO)- tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn nhất được thành lập.
Năm 1977 Việt Nam cũng là thành viên thứ 72 của tổ chức ISO. Nhưng đón đầu
xu thế chung của thế giới, ngay từ năm 1962, cơ quan tiêu chuẩn quốc gia của
nước ta đã được thành lập. Tuy nhiên, công tác TCH chính thức được định nghĩa
tại Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141- HĐBT
ngày 24 tháng 8 năm 1982 của hội đồng Bộ trưởng. Cùng với sự ra đời của Điều
lệ về công tác TCH , hoạt động TCH mới được triển khai trong hoạt động của
Cục Lưu trữ Nhà nước- cơ quan quản lý chuyên môn về văn thư- lưu trữ. Do

tính chất của công tác văn thư, lưu trữ nên việc xây dựng và ban hành các tiêu
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

24

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chuẩn có phạm vi áp dụng với mọi cơ quan, tổ chức và đòi hỏi có sự phối hợp,
tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức như: Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học
công nghệ và Môi trường, Tổng cục Tiêu chuẩn- Đo lường- Chất lượng, Cục
Lưu trữ Nhà nước( tức Cục Văn thư- Lưu trữ hiện nay), Trung tâm Lưu trữ các
tỉnh, Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ các cơ quan, các cơ sở sản xuất trong
việc khảo sát và nghiên cứu xây dựng, ban hành các tiêu chuẩn. Vấn đề TCHVB
ở nước ta trước hết là TCH văn bản quản lý nhà nước. Nên các nghiên cứu về
vấn đề này trước hết là từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thành quả là
hệ thống các văn bản quy định về vấn đề TCHVB như thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản và mẫu trình bày văn bản. Có thể tập hợp lại:
- Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN-5700-1992) về mẫu trình bày văn
bản quản lý nhà nước do Bộ Khoa học- Công nghệ và Môi trường ban hành
năm 1992;
- " Các mẫu trình bày văn bản” (sử dụng trong Văn phòng Chính phủ) do
Văn phòng Chính phủ ban hành năm 1998;
- Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN:5700-2002) về mẫu trình bày văn bản
quản lý nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành năm 2002;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về công tác văn thư;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính;
- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư
pháp về việc thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của
Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm
Sinh viên: Nhữ Thị Trang

25

Lớp: ĐHLT.QTVP 14B