Công tác văn thư lưu trữ tại sở nội vụ tỉnh yên bái
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (193.83 KB, 31 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG I..........................................................................................................3
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI...............................3
1.1. Vài nét về sự hình thành...............................................................................................3
1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên
Bái.......................................................................................................................................3
1.2.1 Vị trí, chức năng.........................................................................................................3
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................................3
1.2.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................4
1.3. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở..........................5
1.3.1. Chức năng.................................................................................................................5
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn............................................................................................5
1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở gồm:...................................................................6
CHƯƠNG II.........................................................................................................7
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ....................................7
CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC..............................................................................7
2.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ...............................................................................................7
2.1.1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư..............................................................................7
2.1.2. Công tác soạn thảo văn bản.......................................................................................7
2.1.3.Quản lý văn bản.........................................................................................................8
2.1.3.1. Quản lý văn bản đi.................................................................................................8
2.1.3.2 Quản lý văn bản đến..............................................................................................10
2.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ..............................................................................................13
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan.....................................................13
2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan.....14
2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu.........................................................................14
2. Công tác xác định giá trị tài liệu...................................................................................15
3. Công tác chỉnh lý tài liệu..............................................................................................15
4. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ và trung tâm.............................................................16
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu................................................................................16
6. Tình hình bảo quản tài liệu...........................................................................................17
7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ..........................................................18
CHƯƠNG III.....................................................................................................19
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ
XUẤT KHUYẾN NGHỊ...................................................................................19
3.1. TỔNG KẾT CÁC NGHIỆP VỤ ĐÃ TIẾN HÀNH TRONG ĐỢT THỰC TẬP......19
3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI SỞ NỘI VỤ...............................................................................................................20
3.3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ....................................................................21
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.........................................................................................21
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.......................................................22
Sinh viên: Hoàng Thị Én
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
KẾT LUẬN........................................................................................................24
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................26
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
Sinh viên: Hoàng Thị Én
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Lưu trữ học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu những vấn đề lý
luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, nhằm giúp các quốc gia, các cơ quan,
doanh nghiệp trong việc tổ chức tốt công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất
nước, công tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa
học - xã hội khác.
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai có
kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà mỗi
cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thư - lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực
hiện tốt công tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp
phần đáng kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của Sở Nội Vụ. Được tham
gia thực tập tại Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái bản thân tôi có điều kiện liên hệ giữa
những kiến thức được các thầy, các cô trang bị ở trường áp dụng vào việc xử lý
phân loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thư của các cơ quan có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lý
Hành chính nhà nước nói riêng và quản lý nhà nước nói chung, góp phần quan
trọng vào tiến trình cải cách hành chính một cách thiết thực, hiệu quả.
Nếu thực hiên tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan
liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và việc lợi dụng sơ hở trong việc
quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ - bảo đảm giữ gìn tài sản của quốc gia.
Muốn cải cách hành chính thì trước hết phải cải cách ở bộ phận văn thư vì
Sinh viên: Hoàng Thị Én
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đó là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao, có nhanh chóng thì mọi khâu tiếp theo
mới có thể nhanh chóng được.
Với đặc điểm là sinh viên tham gia thực tập tôi đã được tham gia vào
công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ, trong bản báo cáo thực tập dưới đây
tôi xin chọn đề tài “Công tác văn thư lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái”.
Kính mong được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô giáo cùng quý độc
giả để bản báo cáo của tôi hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Yên Bái, ngày 19 tháng 03 năm 2016
SINH VIÊN
HOÀNG THỊ ÉN
Sinh viên: Hoàng Thị Én
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI
1.1. Vài nét về sự hình thành.
Sau khi Miền Bắc được hoàn toàn giải phóng năm 1954 ngành Tổ chức
nhà nước tỉnh Yên Bái có những thay đổi; từ một bộ phận của văn phòng Uỷ
ban hành chính tỉnh được tách ra thành cơ quan độc lập có tên gọi là: Ban tổ
chức dân chính tổ chức thành 3 khối: Hành chính, Công tác tổ chức và Chính
sách công. Ngày 20/11/2003 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
248/2003/QĐ-TTg về việc đổi tên Ban tổ chức Chính quyền các tỉnh, thành phố
trực thuộc TW thành Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
Ngày 17/12/2003 UBND tỉnh Yên Bái ban hành Quyết định số 648/2003/QĐUB về việc đổi tên Ban tổ chức Chính quyền tỉnh Yên Bái thành Sở Nội vụ tỉnh
Yên Bái.
1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở
Nội vụ tỉnh Yên Bái.
Căn cứ Quyết định số 18/2015/QĐ-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2015
của Uỷ ban nhân dân tỉnh Yên Bái quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái cụ thể như sau:
1.2.1 Vị trí, chức năng.
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Yên Bái có chức
năng tham giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Nội vụ
gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường thị trấn; tổ chức hội, tổ
chức phi chính phủ; Công tác văn thư, lưu trữ; công tác Tôn giáo và công tác
Thi đua - khen thưởng.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trình UBND tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch kế hoạch
dài hạn, năm năm, hàng năm và các đề án, dự án, chương trình thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức bộ máy.
- Quản lý sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp.
- Về tổ chức chính quyền địa phương, thực hiện công tác quy chế dân chủ
xã, phường, thị trấn.
- Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính.
- Về cán bộ, công chức, viên chức.
- Về cải cách hành chính
- Về công tác hội và tổ chức phi Chính phủ.
- Về công tác văn thư, lưu trữ.
- Về công tác tôn giáo.
- Về công tác thi đua khen thưởng
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
+ Lãnh đạo sở gồm có: 01 Giám đốc và 05 Phó Giám đốc phụ trách theo
sự phân công của Giám đốc Sở.
- Giám đốc: Hoàng Văn Thuyên
- Phó Giám đốc: Nguyễn Thành Trung
- Phó Giám đốc: Trần Đức Thắng
- Phó Giám đốc:Đỗ Đức Cảnh
- Phó Giám đốc: Dương Quốc Tiến
- Phó Giám đốc: Đỗ Quang Hạnh
+ Cơ cấu tổ chức thuộc Sở gồm có:
Các đơn vị thuộc sở:
- Phòng tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ;
- Phòng Công chức, viên chức;
- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
- Phòng cải cách hành chính;
Sinh viên: Hoàng Thị Én
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn phòng Sở Nội vụ;
- Thanh tra Sở Nội Vụ.
Cơ quan trực thuộc: Ban thi đua - khen thưởng.
Ban Tôn giáo
Chi cục Văn thư – Lưu trữ
1.3. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở.
1.3.1. Chức năng.
Căn cứ Quyết định số 308/QĐ-SNV ngày 23 tháng 11 năm 2015 của Sở
Nội Vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, thanh tra Sở
và các phòng chuyên môn thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái cụ thể:
Tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối
hoạt động của Sở Nội Vụ theo chương trình, kế hoạch công tác; quản lý, thực
hiện công tác hành chính, quản trị, tổng hợp; phục vụ hoạt động công tác chuyên
môn, công tác của lãnh đạo.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
1. Công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội Vụ theo
chương trình, kế hoạch công tác.
2. Thực hiện công tác trong nội bộ Sở Nội Vụ:
Thực hiên các nhiệm vụ văn thư, lưu trữ:
- Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc xử lý
văn bản đến;
- Tiếp nhận, đăng ký,kiểm tra về mặt thể thức, thủ tục ban hành các văn
bản của Sở;
- Thống kê, phân loại về văn thư lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Văn phòng thuộc Sở Nội vụ có chức năng tham mưu tổng hợp thông tin,
báo cáo và quản trị hành chính, giúp lãnh đạo Sở quản lý và điều hành công việc
trong cơ quan thông suốt và hiệu quả.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, về quy định về công tác
văn thư, lưu trữ, bảo mật đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở;
- Sao chụp văn bản phục vụ công tác chung của Sở;
Sinh viên: Hoàng Thị Én
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cung cấp báo, tập trí, bản tin phục vụ công tác lãnh đạo Sở và các phòng
chuyên môn;
- Quản lý, sử dụng con dấu của Sở theo quy định của pháp luật và Quy
chế của đơn vị;
- Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, văn bản đi, văn
bản đến;
( quản lý kho lưu trữ) bảo quản an toàn và phục vụ việc sử dụng tài liệu
lưu trữ và cúa cơ quan theo đúng quy định của pháp luật;
Thực hiên công tác kế toán, tài vụ của Sở:
Thực hiện các chức trách chủ đầu tư theo quy định của pháp luật đối
với những công trình được Lãnh đạo Sở giao.
Thực hiện nhiệm vụ quản trị công sở
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Sở phân công.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở gồm:
- Chánh văn phòng;
- Các phó chánh văn phòng;
- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ;
- Kế toán – Tài vụ
- Quản trị mạng nội bộ
- Bộ phận phục vụ
+ Đội xe
+ Bảo vệ
+ Thi đua khen thưởng của Sở.
Công chức,viên chức, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn do
Chánh văn phòng phân công.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC
2.1 CÔNG TÁC VĂN THƯ
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của công tác
văn thư là sự khởi đầu công tác lưu trữ, công tác văn thư chính là tiền đề của
công tác lưu trữ. Công tác văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã
hội.
Công tác văn thư tại Sở Nội Vụ đóng vai trò hết sức quan trọng và được
thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quần chúng
nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng cao chất
lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản;
- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Sở Nội Vụ. Cho nên
làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh
chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
2.1.1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp
ứng nhu cầu thực tế của Sở. Công tác văn thư ở Sở Nội Vụ đang rất được quan
tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, cán bộ văn phòng đã làm tốt công
tác này.
Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Sở Nội Vụ đã được tổ
chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì
cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ văn thư nhiều hơn.
2.1.2. Công tác soạn thảo văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tại Sở Nội Vụ, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành đúng
quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành đúng đảm bảo đúng
quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công việc một
cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
Hàng năm số lượng văn bản được ban hành ở Sở Nội Vụ như sau:
Năm
Quyết
định
Tờ trình
Báo
Thông
Công
cáo
báo
văn
2013
2014
277
312
810
800
95
130
100
90
912
900
2015
342
845
135
107
989
Ngoài ra ba năm trên còn ban hành văn bản khác như Biên bản, Hợp
đồng, Giấy mời, Giấy giới thiệu...
2.1.3.Quản lý văn bản
2.1.3.1. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tại Sở
Nội Vụ có các loại văn bản, tài liệu gửi như Quyết định, Tờ trình, Công văn,...
Trong hoạt động hàng năm của Sở Nội Vụ, văn bản hình thành chưa phải
là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng quy định
của Nhà nước. Công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu.
1. Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi
như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những
phương tiện đăng ký văn bản như sổ, máy tính,... nhằm quản lý chặt chẽ và tra
tìm văn bản được nhanh chóng.
Tất cả các văn bản đi của Sở Nội Vụ, sau khi đã có chữ ký và đóng dấu
xong thì được đăng ký vào “số đăng ký công văn đi” của cơ quan. Văn bản đăng
ký rõ ràng chính xác.
Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức, nhân viên văn thư ghi số, ký
hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ văn bản được lấy theo
Sinh viên: Hoàng Thị Én
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
năm và theo tên loại văn bản.
Nhận xét:
- Ưu điểm: Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ ở Sở Nội Vụ rất dễ làm, các
văn bản được đăng ký vào sổ chính xác, đủ thể thức. Cán bộ văn thư thành thạo
về chuyên môn nghiệp vụ.
- Nhược điểm: Bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký văn bản bằng sổ lại gây
khó khăn cho việc tra tìm như: Mất thời gian, tốn công sức.
2. Chuyển giao văn bản
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả, các văn bản
sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, làm thủ tục gửi đi ngay đến đúng
nơi nhận. Việc gửi văn bản ở Sở Nội vụ đến các cơ quan hay cá nhân ngoài cơ
quan gửi qua đường bưu điện.
Khi làm thủ tục gửi văn bản, cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin
vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng. Đặc biệt phần nơi nhận, ghi rõ tên, địa chỉ của
cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối .
Đối với những văn bản khẩn được đóng "HỎA TỐC" để công tác chuyển
được nhanh chóng kịp thời .
Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng
ban trong Sở thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình thức giao đến
tận phòng sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và có chữ ký, con
dấu hợp lệ.
Nhận xét:
Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản "Đi" của Sở được tiến hành
nhanh chóng đảm bảo văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết
công việc, một cách nhanh chóng hiệu quả, nâng cao chất lượng quản lý Nhà
nước bằng văn bản.
3. Quản lý bản lưu văn bản đi
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài, các văn bản đi của tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản: Một
bản lưu ở văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của
Sinh viên: Hoàng Thị Én
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân viên soạn thảo. Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách khoa học, dễ
tra tìm.
Nhận xét:
Trên cơ sở quan sát được tôi thấy công tác quản lý bản lưu tại Sở được tổ
chức rất tốt, đảm bảo các văn bản ban hành ra đều được lưu giữ lại một văn bản
để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Sở Nội Vụ.
2.1.3.2 Quản lý văn bản đến
Trong quá trình hoạt động Sở Nội Vụ phải nhận một khối lượng văn bản
đến khá lớn của các cơ quan chính quyền cấp trên chỉ đạo hoạt động và cơ quan
cấp dưới gửi lên để báo cáo. Để giải quyết tốt công việc, các văn bản đến đã
được tổ chức, quản lý rất chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và
bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Qua quá trình khảo sát thức tế, tôi thấy công tác quản lý công văn đến ở
Sở Nội Vụ được tiến hành theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, bóc bì văn bản
Việc tiếp nhận, bóc bì văn bản ở Sở Nội Vụ được tiến hành rất tốt.
Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra,
phân loại các văn bản đến này.
Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận. Nhân viên văn thư đã dùng
kéo để bóc bì và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất số, kí hiệu đã
ghi ngoài bì văn bản.
Nhân viên văn thư luôn bóc bì những văn bản có dấu khẩn hay hoả tốc
trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời.
2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ
Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tất cả công văn
đến cơ quan đều được nhân viên văn thư đóng dấu đến và ghi rõ ràng lên đó các
thông tin về số đến, ngày tháng năm đến.
Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến số
cuối cùng của tất cả các văn bản đến Sở trong một năm. Nhân viên văn
thư thường đóng dấu đến vào dưới phần số và ký hiệu công văn đến.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sau khi đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng năm đến, nhân viên văn thư,
tiến hành đăng ký văn bản đến vào “Sổ đăng ký văn bản đến” một cách
chính xác đầy đủ.
Nhận xét:
- Công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ ở Sở nội Vụ được tiến hành
khá tốt. Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng
đảm bảo cho việc tra tìm về sau.
- Việc đăng ký bằng sổ tương đối dễ làm, nhân viên văn thư hầu
như không gặp khó khăn gì trong việc đăng ký các thông tin trên văn bản
vào sổ.
3. Trình phối và chuyển giao văn bản đến
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã được bóc bì, đóng “Dấu đến” và đăng
ký vào sổ để quản lý, nhân viên văn thư sẽ tập hợp lại trình Chánh văn phòng
xin ý kiến phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Sau khi Chánh văn phòng đã ghi ý kiến phân phối đến các lãnh đạo Sở,
nhân viên văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “Nơi nhận, người
nhận” rồi trực tiếp chuyển văn bản đến tất cả các Phòng, Trung tâm, bộ phận, cá
nhân theo ý kiến đã cho.
Khi chuyển văn bản đến ai thì nhân viên văn thư đến xin chữ ký vào cột
“Ký nhận” để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được
chặt chẽ đồng thời làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra, theo dõi việc giải
quyết văn bản.
4. Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản
Các văn bản đến Sở Nội Vụ đều được tổ chức giải quyết nhanh chóng, khi
đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn cũng đảm bảo
đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân,...
5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu
Hồ sơ là một tập (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công
việc thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản - tài liệu hình thành các hồ sơ
trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc, phương pháp nhất định. Lập
hồ sơ tốt, sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, đồng
thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ.
Sở Nội Vụ đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ để các Phòng, ban
trong Sở biết được các tài liệu phải lập hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ được tiến
hành nhanh chóng, đúng quy định.
Với một số hồ sơ đã được lập thì văn bản được xếp theo thứ tự khoa học,
đánh số văn bản cụ thể, đảm bảo thuận tiện khi tra tìm. Các hồ sơ đã được lập
vào cuối năm được nộp lưu vào bộ phận lưu trữ đúng quy định thời gian, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Nhận xét:
Với những tài liệu đã được lập hồ sơ, đảm bảo sắp xếp gọn gàng, đánh số
thứ tự rõ ràng. Hồ sơ được biên mục cụ thể nên rất dễ tra tìm tài liệu.
4. Quản lý và sử dụng con dấu
Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan
là việc quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì con dấu
là yếu tố quan trọng trong thủ tục hành chính hiện hành.
Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý.
Nắm được tính chất quan trọng của con dấu, cán bộ văn phòng nói chung
là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu nói riêng đã thức hiện việc sử
dụng bảo quản dấu rất tốt.
Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ ký hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản
không đúng thể thức. Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái, cơ quan
dùng mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản.
Nhận xét:
Qua quá trình khảo sát thực tế tại Sở Nội Vụ tôi thấy công tác quản lý và
sử dụng con dấu tại cơ quan như sau: Dấu của Sở được bảo quản cẩn thận, lau
Sinh viên: Hoàng Thị Én
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chùi sạch sẽ, đặt vào ngăn tủ tại cơ quan, có khoá tủ chắc chắn. Dấu chỉ đóng
vào những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng đúng qui
định của Nhà nước.
5. Lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác
văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Theo đúng quy định của nhà nước sau khi kết thúc công việc một năm, cán
bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập
bổ sung tài liệu vào lưu trữ, công việc này được tiến hành theo quy định.
Nhận xét:
Qua khảo sát tôi thấy: Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Sở Nội Vụ đảm
bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, văn bản
trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể
dùng làm bằng chứng pháp lý. Trong quá trình lập hồ sơ thì cán bộ văn thư cũng
đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ. Cán bộ văn thư đã lập
danh mục hồ sơ trước khi đưa vào Lưu trữ cơ quan.
2.2 CÔNG TÁC LƯU TRỮ
2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
Hiện nay, Sở Nội Vụ đang quản lý kho lưu trữ hiện hành của Sở với diện
tích kho là 20m2, tổng số tài liệu là 50mét bao gồm cả tài liệu hành chính và tài
liệu khoa học kỹ thuật,... Tài liệu được để trong hộp giấy và sếp lên giá. Trong
kho đã trang bị máy điều hòa, máy hút bụi, bình chữa cháy,... Trong mỗi năm,
Sở đã ra các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán
bộ lưu trữ làm tốt công tác này.
Đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức các cuộc tập huấn nghiệp
vụ cho cán bộ nắm vững các khâu nghiệp vụ như: Chỉnh lý, thu thập, bảo quản,
tổ chức sử dụng,... có như vậy khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới được quan
tâm đúng mức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn, ý nghĩa hơn khi sử dụng
chúng vào mục đích khác nhau.
Nhận xét:
Sinh viên: Hoàng Thị Én
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác tổ chức và chỉ đạo lưu trữ của Sở Nội Vụ được lãnh đạo quan
tâm, tạo mọi điều kiện cho công tác được thuận lợi đáp ứng nhu cầu tra tìm và
sử dụng tài liệu cử cán bộ co quan.
2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở
lưu trữ cơ quan
Kho Lưu trữ hiện hành được đặt ở tầng 3 khu nhà B Sở Nội Vụ có diện
tích 20m2 với 03 phông tài liệu được bảo quản trong đó có 02 phông đóng
(Phông Ban tổ chức chính quyền Hoàng Liên Sơn, Phông Ban tổ chức chính
quyền tỉnh Yên Bái) và 01 phông mở (Phông Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái). Khối
lượng tài liệu của 03 phông là 50mét, chủ yếu là tài liệu hành chính.
Nhận xét:
Kho lưu trữ Sở Nội Vụ có diện tích còn hơi nhỏ so với khối lượng tài liệu
được tổ chức lưu trữ hàng năm. Tài liệu đã được chỉnh lý và cho vào hộp trên giá.
2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, chúng ta có thể khai thác sử dụng
chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý hành chính
Nhà nước. Thế nhưng do nhận thức chưa đúng đắn về vấn đề này nên ở nhiều cơ
quan nói chung chưa chú trọng đến công tác lưu trữ.
Tại Sở Nội Vụ công tác lưu trữ được quan tâm, đã đầu tư trang thiết bị
bảo quản tài liệu. Tài liệu được bảo quản cẩn thận. Cơ quan đã có bộ phận bảo
quản kho lưu trữ riêng với 1 biên chế
1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào Lưu trữ là một công việc thường
xuyên và tất yếu nhằm hoàn thiện phông Lưu trữ quốc gia. Ở mỗi cơ quan làm
tốt công tác thu thập tài liệu sẽ bảo quản được trọn vẹn khối tài liệu có trong
hoạt động của cơ quan đó.
Tại Sở Nội Vụ công tác thu thập tài liệu cũng được tiến hành hàng năm
vào cuối năm làm việc với các bộ phận Phòng, ban, Chi cục
Cứ đến cuối mỗi năm hoạt động, chuyên viên lưu trữ đề nghị các Phòng,
ban lập hồ sơ công việc của bộ phận mình. Nhằm tạo điều kiện cho công tác thu
Sinh viên: Hoàng Thị Én
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thập các nguồn tài liệu đó vào bảo quản ở kho Lưu trữ được thuận lợi, hiệu quả,
đảm bảo văn bản, tài liệu được thu thập là có giá trị, phục vụ lâu dài trong hoạt
động của Sở Nội Vụ. Các loại tài liệu nộp như: Tài liệu quản lý hành chính nhà
nước, tài liệu chuyên môn,...
Nhận xét:
- Ưu điểm: Công tác thu thập tài liệu ở Sở Nội Vụ đã được tiến hành hàng
năm nên đã lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Công tác thu thập đã tạo điều
kiện các khâu khác trong lưu trữ tại cơ quan.
- Nhược điểm: Đôi khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu còn
chậm.
2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Dựa trên những phương pháp, tiêu chuẩn và phương phápcủa Lưu trữ học để
quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Trước khi giao nộp tài liệu vào lưu
trữ đều phải xác định giá trị tài liệu.
Sở Nội vụ đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm 11 thành viên để
thực hiện công tác tham mưu cho Giám Đốc Sở về công tác xác định giá trị tài liệu
nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
Căn cứ vào đặc trưng của tài liệu, Sở Nội vụi phân loại tài liệu theo phương
án Thời gian – Cơ cấu tổ chức.
Nhận xét:
Công tác xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo Sở quan tâm và thực hiện một
cách thận trọng để không bỏ sót bất cứ tài liệu nào.
3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài
liệu,... để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu
hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.
Tài liệu được cán bộ lưu trữ chỉnh lý, sắp xếp một cách hợp lý. Sở đã sử
dụng một số công cụ thống kê tài liệu truyền thống. Tài lệu chủ yếu được thống
kê bằng sổ thống kê như: Sổ nhập tài liệu, sổ thống kê phông, mục lục hồ sơ....
Sinh viên: Hoàng Thị Én
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhận xét:
Tại Sở Nội Vụ công tác chỉnh lý khoa học tài liệu cũng được quan tâm,
Sở có phông lưu trữ riêng và đã được đầu tư chi phí cho công tác lưu trữ.
4. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ và trung tâm
Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi năm
làm việc các Phòng, ban trong Sở phải lập hồ sơ công việc mình đã làm xong, để
đưa vào lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, tạo nguồn nộp lưu cho lưu trữ lịch sử sau 50
năm sau. Đây là hình thức thu thập tài liệu lưu trữ, nhằm lưu trữ những tài liệu
quý giá phục vụ mục đích lâu dài.
Tại Sở Nội Vụ công tác nộp hồ sơ tài liệu được tiến hành sau mỗi năm làm
việc và khi nội dung trong văn bản, tài liệu được giải quyết xong.
Cứ đến cuối năm bộ phận lưu trữ của Sở tiếp tục tiếp nhận tất cả hồ sơ tài
liệu của các phòng, ban chuyên môn.
Toàn bộ khối tài liệu này được đưa vào lưu trữ hiện hành của Sở. Tại đây, tài
liệu được bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng theo nhu cầu khai thác tài liệu.
Sở Nội Vụ đã xây dựng bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để các Phòng, ban
nắm bắt được những hồ sơ tài liệu cần được lập và đem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho
công tác giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu được nhanh chóng, thuận lợi.
Nhận xét:
Nhìn chung, các tài liệu nộp được lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thu
thập tương đối đầy đủ.
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
Tổ chức sử dụng tài liệu tại Sở theo hình thức cho mượn, cán bộ cần sử
dụng tài liệu để nghiên cứu thì đến kho lưu trữ để mượn tài liệu mang về nghiên
cứu tại phòng đọc hoặc phòng làm việc.
Hiện nay Lưu trữ hiện hành của Sở luôn mở cửa để phục vụ cho nhu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu vào hoạt động hàng ngày của Sở. Tuy nhiên, công tác
tổ chức sử dụng tài liệu tại Sở chưa được quy mô nhưng khối tài liệu đưa ra
nghiên cứu đều là những tài liệu có giá trị và phục vụ thiết thực cho công việc
hàng ngày của cơ quan.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, Sở Nội Vụ đang từng bước
tổ chức lại công tác lưu trữ nói chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói
riêng, cụ thể đầu tư kinh phí, trang thiết bị cũng như ứng dụng công nghệ tin học
vào việc phục vụ bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu.
Tại Kho Lưu trữ đến nay đã xây dựng được các loại công cụ tra cứu khoa
học như: Sổ Mục lục hồ sơ, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ,... công cụ tra cứu
này có ưu điểm dễ tra tìm, nhanh chóng, thuận tiện. Bên cạnh đó cũng có nhược
điểm dễ bị mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng.
Số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở là các cán bộ, viên chức
công tác tại Sở.
Nhận xét:
Công tác khai thác Sử dụng tài liệu của Sở được thực hiện đáp ứng nhu
cầu sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên công tác tại Sở. Tài liệu được sắp xếp
ngăn nắp, tra tìm nhanh chóng, thuận tiện.
6. Tình hình bảo quản tài liệu
Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân
loai, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các lưu trữ đã khó, việc bảo
quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khó
khăn, phức tạp hơn.
Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan như do
kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do con người
gây ra. Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu
trong các lưu trữ.
Tại Sở Nội Vụ công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ cũng được quan tâm
hơn.
Hiện nay Sở đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng và đã được đầu tư trang thiết
bị bảo quản tài liệu như: giá, hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy
điều hòa, bình chữa cháy,...
Sinh viên: Hoàng Thị Én
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, Sở Nội Vụ đã luôn chú trọng quan tâm đến việc áp dụng khoa học - công
nghệ nói chung và công nghệ tin học nói riêng vào các lĩnh vực hoạt động của
mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời, theo
kịp thời đại,
Trong công tác lưu trữ, Sở cũng đã có sử dụng tin học vào một số khâu
như: Quản lý tài liệu lưu trữ bằng phần mềm chuyên dụng. Tuy nhiên do phần
mềm lưu trữ chưa được nâng cấp kịp thời nên việc nhập dữ liệu và khai thác tài
liệu qua mạng còn hạn chế.
Về lâu dài, Sở Nội Vụ cần được sự quan tâm, đầu tư của cơ quan cấp trên
cho lĩnh vực này nhằm đưa công nghệ tin học vào phục vụ thiết thực, hiệu quả
hơn nữa cho hoạt động của cơ quan cũng như công tác Lưu trữ để công tác này
ngày một hiện đại hoá./.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG III
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ
XUẤT KHUYẾN NGHỊ
3.1. TỔNG KẾT CÁC NGHIỆP VỤ ĐÃ TIẾN HÀNH TRONG ĐỢT
THỰC TẬP
Qua quá trình thực tập tại Sở Nội Vụ tỉnh Yên Bái, tuy trong thời gian
không nhiều, song đợt thực tập đã mang lại cho tôi nhiều điều bổ ích, nhiều kết
quả khả quan trong chuyên ngành lưu trữ học.
Đợt thực tập đã cho tôi có cơ hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho
phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc của một cán bộ lưu trữ, tự hoàn thiện
mình trong công tác chuyên môn để có thể trở thành một cán bộ lưu trữ thực thụ
trong tương lai.
Trước hết, đợt thực tập tạo cho tôi điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen
và cụ thể hoá những phần lý luận đã học. Tôi đã được thực hành khá đầy đủ các
khâu nghiệp vụ văn thư - lưu trữ như:
-Về văn thư:
+ Chuyển giao công văn;
+ Đóng dấu;
`+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đi - đến;
+ Trực điện thoại.
-Về lưu trữ:
+ Phân loại, sắp xếp tài liệu;
+ Chỉnh lý tài liệu;
+ Lập mục lục hồ sơ nộp lưu.
Qua thời gian thực tập đã cho tôi thấy giữa lý luận và thực tiễn tuy có sự
khác nhau, nhưng luôn bổ sung cho nhau. Để làm tốt công tác văn thư - lưu trữ
không chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần một kiến thức thực tế sâu
rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức năng hoạt động của mỗi cơ quan, áp dụng lý
luận một cách sáng tạo, linh hoạt, không dập khuôn, có như thế công tác văn thư
- lưu trữ ở mỗi cơ quan mới thực sự được tổ chức tốt và hiệu quả.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Về lý luận cần có của cán bộ văn thư - lưu trữ đó là: Nắm chắc các khâu
nghiệp vụ chuyên môn, có kỹ năng thực hành một cách thành thạo các bước
như:
- Về văn thư gồm: Soạn thảo, quản lý văn bản Đi - Đến, đóng dấu,...
- Về lưu trữ gồm: Xây dựng bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch
sử phông, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu,...
Điều quan trọng là mỗi cán bộ văn thư - lưu trữ cần rèn luyện cho mình đó
là: Phẩm chất chính trị tốt, có lập trường tư tưởng vững vàng, tin tưởng vào
đường lối chính sách của Đảng, của Nhà nước vì đây là công việc liên quan đến
bí mật quốc gia.
Bên cạnh đó tôi nhận thấy rằng để trở thành một cán bộ văn thư - lưu trữ
thực thụ cần có một kiến thức sâu rộng kết hợp với một phong cách làm việc
nhanh nhẹn, tận tụy, tinh thần trách nhiệm cao, quyết đoán và sáng tạo các khâu
nghiệp vụ,... và tất nhiên rất cần tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng, cần
khéo léo tế nhị trong giao tiếp ứng xử vì công việc đòi hỏi người cán bộ phải tiếp
xúc với nhiều đối tượng, nhất là khách đến cơ quan giao dịch.
Trên đây là những thu hoạch của bản thân tôi qua đợt thực tập, đây thực sự
là những gặt hái không nhỏ giúp tôi tự hoàn thiện mình trong công tác chuyên môn.
3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ
Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong công tác của Sở
Nội Vụ. Trong quá trình thực tập tại cơ quan tôi đã có cơ hội được hiểu rõ hơn
về công tác văn thư – lưu trữ, về công việc chuyên môn nghiệp vụ. Trên cơ sở
đó tôi xin đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư –
lưu trữ tại Sở Nội Vụ như sau:
- Chủ động phối hợp với Chi cục Văn thư lưu trữ để chỉ đạo, kiểm tra,
đôn đốc các đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ thực hiện tốt các quy định của Nhà
nước về công tác Văn thư – Lưu trữ.
- Đẩy mạnh hơn nữa công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác Văn thư – lưu trữ, không những quản lý văn bản bằng phần mềm đã có tại
Sinh viên: Hoàng Thị Én
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn thư Sở mà phải nâng cấp để nối mạng toàn bộ các đơn vị trong cơ quan để
quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản trở thành một vòng tròn khép kín, khi kiểm tra
văn bản đến tại Văn thư là biết văn bản đó đang xử lý ở khâu nào, đã có văn bản
đi hay chưa.
- Thường xuyên mở các lớp tập huấn nghiệp vụ Văn thư - lưu trữ cho
cán bộ, công chức trong cơ quan để cập nhật các thông tin và nâng cao ý thức
chấp hành nghiêm chỉnh quy trình quản lý văn bản của cơ quan.
- Nâng cấp quy trình quản lý văn bản để đáp ứng yêu cầu quản lý khối
lượng văn bản như hiện nay.
- Cần bằng mọi cách tìm thêm biên chế cho phòng, nếu không chuyển
biên chế nơi khác về thì phải đề nghị tuyển dụng công chức mới.
- Lãnh đạo sở cần quan tâm nhiều hơn đến công tác văn thư – lưu trữ, đến
cán bộ nhân viên đang công tác tại lĩnh vực này. Cần phải có những chế độ,
chính sách đối với cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ.
Trên đây là những giải pháp của tôi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
của công tác văn thư - lưu trữ tại Sở.
3.3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức
Để làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ ở Sở Nội Vụ cần làm tốt một số
công việc sau:
Lãnh đạo Sở cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác văn thư - lưu trữ
cơ quan. Ban hành các chủ trương, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác này một
cách cụ thể, sâu sát hơn. Tổ chức đưa cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng
đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ văn thư - lưu trữ, cần thu
hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này.
Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ
văn thư - lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các Phòng, ban
trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án
nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về
công tác văn thư - lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã
làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương
những cá nhân, phòng, ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục
những hình thức sử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng, trung tâm vi phạm
góp phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ.
Lãnh đạo Sở đôn đốc kiểm tra thường xuyên các phòng, ban lập hồ sơ khi
công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác
lưu trữ.
Ngoài ra lãnh đạo Sở cần tiến hành lập kế hoạch ban hành quyết định thu
tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tồn tại trong các phòng, ban đưa vào lưu trữ
lịch sử cần có những biện pháp để việc nộp lưu tài liệu của các phòng ban theo
đúng quy định nộp lưu của Nhà nước.
Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ
tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu
trữ được quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả.
Cần trang bị thêm các thiết bị văn phòng hiện đại như máy fax, mua thêm
một số máy phôtô... phục vụ công tác văn thư. Kho lưu trữ cần được trang bị các
thiết bị bảo quản tài liệu như: bình ôxi, quạt thông gió, và các biện pháp chống
ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử lý kịp thời mọi tình huống
xẩy ra với tài liệu.
Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư - lưu trữ nhiều hơn
để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện
đại đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi hỏi ngày càng cao của xã hội.
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.
Tiếp tục hoàn thiện và nâng cao các tài liệu giảng dạy để sinh viên có thể
nắm rõ hơn các kiến thức về công tác chuyên môn, nghiệp vụ .
Cần có sự quan tâm, giám sát các sinh viên trong quá trình thực tập tại các
cơ quan để đạt được hiệu quả cao.
Nhà trường cần đổi mới và nâng cao các thiết bị giảng dạy để nâng cao
Sinh viên: Hoàng Thị Én
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chất lượng dạy và học của giảng viên, sinh viên.
Tổ chức thêm nhiều cuộc đàm thoại giữa những người thành công với
nghề với sinh viên,trao đổi kinh nghiệm, kiến thức với sinh viên.
Ứng dụng nhiều công nghệ thông tin trong quá trình giảng dạy giúp sinh
viên tiếp thu kiến thức nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Giúp sinh viên tiếp cận và
làm quen với công nghệ hiện đại, phù hợp với thực tế.
Cần áp dụng các văn bản quy định mới nhất về công tác chuyên môn của
nhà nước ban hành đưa vào chương trình học phù hợp với sự đổi mới của xã
hội.
Sinh viên: Hoàng Thị Én
23
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1B
