CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ của CÔNG TY cổ PHẦN LIÊN DOANH đầu tư QUỐC tế KLF

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực tập và thực hiện bài Báo cáo này, em đã nhận được sự giúp
đỡ nhiệt tình của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc
nhất tới các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực
tập và viết bài Báo cáo này.
Trước hết, em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, cảm ơn các thầy, cô giáo những người đã trang bị kiến thức và dìu dắt em
trong suốt quá trình học tập tại trường.
Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, em xin trân trọng cảm ơn các cô,
chú, các anh chị nhân viên thuộc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF,
đặc biệt là chị Nguyễn Thị Phương Anh – Phó Phòng Hành chính đã tận tình
hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và nghiên cứu tại công ty để
có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này.
Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo công ty KLF, ban lãnh đạo
Phòng Hành chính nhân sự đã giúp đỡ em thu thập thông tin, số liệu trong suốt quá
trình thực tập và viết Báo cáo.
Mặc dù đã cố gắng nhưng do trình độ còn hạn chế, bài báo cáo của em
không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến của các anh chị
cán bộ hành chính Văn thư, lưu trữ thuộc phòng Hành chính Nhân sự và các thầy
cô trong khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng toàn thể các
bạn đọc đóng góp ý kiến để em hoàn thiện được Bài báo cáo của mình tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 19 tháng 3 năm 2016
Sinh viên

Phạm Thị Kim Anh

Phạm Thị Kim Anh
A

1

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

STT

Tên đầy đủ

Tên viết tắt

1

Công ty cổ phần liên doanh đầu tư
quốc tế KLF

KLF Global

2

Sản xuất kinh doanh

SXKD

3

Hội đồng quản trị

HĐQT

4

Văn thư lưu trữ

VTLT

5

Công tác văn thư

CTVT

6

Công tác lưu trữ

CTLT

7

Xác định giá trị tài liệu

XĐGTTL

Phạm Thị Kim Anh
A

2

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải biến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà
vào xu thế đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính. Công tác Văn thư - Lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho hoạt động quản lý, lãnh đạo điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp; góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn
bí mật và an ninh quốc gia.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là bộ phận quan trọng, là “huyết mạch” không
thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Khi các cơ quan, tổ chức được
thành lập, công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành. Những nguồn
thông tin quan trọng nhất phục vụ cho việc quản lý, điều hành cũng xuất phát từ hệ
thống Văn thư - Lưu trữ. Công tác Văn thư - Lưu trữ được làm tốt sẽ góp phần giải
quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính

sách, đúng chế độ, giữ gìn an toàn bí mật của Đảng, Nhà nước.
Đối với mỗi sinh viên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, ngoài việc nắm
vững những kiến thức đã học thì việc nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác Văn
thư - Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp là rất cần thiết. Nhận thức
được tầm quan trọng của hệ thống Văn thư - Lưu trữ của Đảng, Nhà nước trong
yêu cầu hiện nay, kết hợp giữa lý luận của chương trình đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ với đợt kiến tập thực tế do Trường Đại học Nội vụ tổ chức, được sự phân
công của Nhà trường và tinh thần tự nguyện của bản thân, được sự đồng ý tiếp
nhận của Phòng Hành chính nhân sự thuộc Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc
tế KLF, tôi đã được tìm hiểu và khảo sát thực tế về tình hình công tác Văn thư Lưu trữ của công ty.
Thực tập tại Công ty KLF Global là cơ hội cho tôi tiếp cận thực tế và học
hỏi các kinh nghiệm cho bản thân. Được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Ban lãnh
đạo và các anh chị nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của
các thầy cô trong Khoa Văn thư - Lưu trữ, tôi đã hoàn thành bài báo cáo thực tập
của mình.
Phạm Thị Kim Anh
A

3

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Qua thời gian thực tập, bản thân tôi đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm
và rút ra được những bài học bổ ích cho bản thân. Cũng trong đợt thực tập này, đã
giúp tôi hiểu sâu hơn về công tác Văn thư - Lưu trữ, về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình kiến tập và nó cũng đã giúp tôi

củng cố những kiến thức đã học, nâng cao năng lực chuyên môn, từ đó rút ra kinh
nghiệm để có thể hoàn thiện tốt hơn những thiếu sót của mình về chuyên ngành
Văn thư - Lưu trữ, cũng như giúp tôi phát huy hết khả năng của mình một cách tốt
nhất cho việc học và làm việc của mình sau này.
Bài báo cáo của tôi gồm:
Chương 1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF.
Chương 2. Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ của doanh nghiệp.
Chương 3. So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn công tác văn
thư lưu trữ, đề xuất kiến nghị.
Do là lần đầu tiên tiếp xúc thực tế, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm
còn hạn chế nên bài báo cáo còn nhiều thiếu sót. Kính mong thầy cô góp ý
và bổ sung ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Phạm Thị Kim Anh
A

4

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B.NỘI DUNG
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF.

1.1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF (KLF GLOBAL).
1.1.1. Vị trí và Chức năng
Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF tên giao dịch quốc tế là:
KLF Joint venture Global Investment Joint stock company, có trụ sở đóng tại Khu
liên hợp Thể thao Golfnet, đường Lê Đức Thọ, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ
Liêm, thành phố Hà Nội.
Công ty KLF Global là doanh nghiệp ngoài nhà nước – tiền thân là Công ty
cổ phần Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Tân Mỹ Đình, được thành lập vào ngày
18/9/2009 và là đơn vị thành viên của Tập đoàn FLC. Công ty KLF được hình
thành trên cơ sở Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0104168889 với vốn
điều lệ 5 tỷ đồng do 05 cổ đông sáng lập là cá nhân. KLF Global hoạt động chủ
yếu trong lĩnh vực Đầu tư và Thương mại dịch vụ. Bên cạnh các dịch vụ về tư vấn
du học, vé máy bay, KLF Global đặc biệt có thế mạnh về kinh doanh bất động sản,
kinh doanh thép, kinh doanh bánh kẹo, dịch vụ du lịch, dịch vụ nhà hàng và những
hoạt động dịch vụ liên quan đến golf, đào tạo chơi Golf, trường học…Bên cạnh đó,
KLF Global còn liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với các định chế tài chính, các
doanh nghiệp, tập đoàn lớn tại các nước trong khu vực như Nhật Bản, Singapore.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF là công ty thuộc hình thức
cổ phần do một số cá nhân góp vốn thành lập, nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho
công ty và cán bộ nhân viên trong công ty, phải ý thức rõ nhiệm vụ của mình.
Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh, bảo toàn phát triển
về vốn, giải quyết hài hòa lợi ích Nhà nước, công ty và người lao động theo kết
Phạm Thị Kim Anh
A

5

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quả kinh doanh đạt được trên khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện theo
nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt hoạt động
của công ty, mọi chủ trương chính sách đều được Đảng ủy thông qua, công ty tạo
điều kiện để các đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực hiện tốt quy
chế dân chủ của người lao động trong khuôn khổ điều lệ của công ty. Sản xuất kinh
doanh do công ty tự cân đối, tính toán và đảm bảo kinh phí, bảo tồn vốn được giao
và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước.

1.1.3. Hệ thống tổ chức của công ty
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức của Công ty
gồm:
+ Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết
định cao nhất của công ty, có quyền quyết định loại cổ phần, bầu, bãi, miễn nhiệm
Phạm Thị Kim Anh
A

6

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công ty, quyết định mua lại
tổng số cổ phần.
+ Ban kiểm soát: Tiến hành các cuộc thanh tra, kiểm tra với các lĩnh vực, ngành
nghề của công ty; phát hiện ra các sai sót để từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị với
Ban lãnh đạo. Sau khi được phê duyệt thì thông báo tới các đơn vị tiến hành khắc
phục.
+Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông của
công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên
quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của công ty,
quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán
của từng loại, quyết định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
+Ban tổng giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công
ty.
+ Khối kinh doanh, dịch vụ:( Bao gồm các phòng ban như: Trung tâm du lịch và
hàng không; Khu liên hiệp thể thao FLC golfnet; Ngành hàng tiêu dùng; Trường
mầm non KLF Hà Nội; Nhà hàng Lotus): Các phòng ban chịu trách nhiệm về các
hoạt động kinh doanh của công ty trong các lĩnh vực du lịch, thể thao, giảng dạy…
mang lại lợi ích kinh doanh lớn cho công ty.
+ Khối phòng, ban hành chính: ( Phòng Hành chính nhân sự; Phòng kế toán tổng
hợp; Phòng marketing): Các khối phòng ban này chịu trách nhiệm trước công ty về
quản lý nguồn nhân lực; các hoạt động văn phòng ( quản lý con dấu, dụng cụ, thiết
bị hành chính văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên,..); theo
dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả kinh doanh, các khoản nộp ngân sách.
Hạch toán và kiểm tra kế toán của các đơn vị trực thuộc…
Sơ đồ tổ chức quản trị KLF Global ( Phụ lục I )
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành
chính Nhân sự.

1.2.1.1. Chức năng.

Phạm Thị Kim Anh
A

7

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng Hành chính nhân sự là phòng ban chức năng chịu trách nhiệm tham
mưu, giúp việc cho Ban Tổng Giám đốc về các lĩnh vực tổ chức bộ máy, quản trị
nguồn nhân lực, quản trị hành chính để phục vụ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh
của công ty.
Về bộ phận nhân sự, có chức năng tham mưu cho Hội đồng quản trị, Ban
Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, chính sách và quy mô quản lý nguồn nhân lực
hiệu quả; thu hút và tuyển chọn nguồn nhân lực; Tổ chức, triển khai thực hiện công
tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Duy trì và bố trí sử dụng nguồn nhân lực.
Về bộ phận hành chính, có chức năng quản lý các hoạt động liên quan đến
công tác hành chính và hoạt động văn phòng của công ty; Thực hiện chức năng hậu
cần nhằm đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;
Đóng vai trò chủ chốt trong việc giao tế với chính quyền địa phương, các cơ quan
quản lý hành chính trên địa bàn.
1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính
• Công tác tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự:
+ Nghiên cứu và đề xuất mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy công ty cho

phù hợp với nhu cầu SXKD trong từng thời kỳ.
+ Trình HĐQT, Ban Tổng Giám đốc Công ty xem xét, quyết định
phương án thành lập, giải thể hoặc sắp xếp lại tổ chức;
+ Xây dựng và trình Tổng Giám đốc kế hoạch quy hoạch, phát triển
và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cho phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh
doanh theo từng thời kỳ;
+ Nghiên cứu và tham mưu cho HĐQT, Ban Tổng Giám đốc Công ty
trong công tác tổ chức bộ máy, quy hoạch cán bộ quản lý cấp cao, cấp
trung cho Công ty, các chi nhánh, công ty con, đơn vị thành viên.
• Công tác tuyển dụng
+ Xây dựng chính sách, quy trình tuyển dụng của Công ty;

Phạm Thị Kim Anh
A

8

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng Quý/ 06 tháng/ năm trình Tổng
Giám đốc phê duyệt;
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng của Công ty; tìm kiếm và
thiết lập các nguồn tuyển dụng; sử dụng các kênh tuyển dụng phù hợp
với từng đợt và từng vị trí tuyển dụng
- Mảng Hành chính:

• Quản lý các hoạt động về công tác Văn thư – lưu trữ
+ Thực hiện nghiêm chỉnh về công tác Văn thư, lưu trữ theo đúng quy
định của Công ty và pháp luật của Nhà nước;
+ Hồ sơ lưu trữ phải an toàn, khoa học, đầy đủ, dễ tìm, luôn đảm bảo
các tài liệu sẵn sang khi có yêu cầu tra soát;
+ Thực hiện nghiêm ngặt công tác bảo mật hồ sơ, giấy tờ lưu trữ. Khi
cần tra soát phải có yêu cầu từ Trưởng các Phòng, Ban khác mới được
cung cấp văn bản, tài liệu lưu trữ;
+ Vào sổ tiếp nhận tài liệu, lưu trữ đầy đủ, chuyển giao kịp thời, chính
xác đến tay người cần nhận các loại văn bản, tài liệu theo đúng quy
định của Công ty và Pháp luật của Nhà nước.
• Thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài điện thoại;
• Quản lý tài sản của Công ty và thực hiện các nhiệm vụ hậu cần;
• Quản lý và điều phối hoạt động của đội xe;
• Quản lý và điều phối hoạt động của đội bảo vệ;
• Quản trị mạng, mua sắm và sửa chữa các thiết bị mạng máy tính, tổng
đài nội bộ;
• Quản lý các hoạt động hành chính với chính quyền địa phương và các
cơ quan hành chính trên địa bàn; Theo dõi, kiểm tra, giám sát các loại
hợp đồng dịch vụ của Công ty.
Phạm Thị Kim Anh
A

9

Lớp Đại học Lưu trữ 12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Chủ động triển khai thực hiện các kế hoạch, phương án, biện pháp
quản lý, điều hành theo đúng sự phân cấp quản lý, quy chế tổ chức
hoạt động của đơn vị và các quy định của Công ty sau khi được Ban
lãnh đạo phê duyệt về chủ trương;
• Trưởng phòng Hành chính Nhân sự được quyền ký các văn bản, giấy
tờ theo nội dung ủy quyền của Tổng Giám đốc;
• Trưởng phòng
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự
Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính nhân sự có các vị trí/ chức danh:
- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự;
- Phó phòng Nhân sự;
- Chuyên viên nhân sự tổng hợp;
- Chuyên viên tuyển dụng và đào tạo;
- Chuyên viên lương – phúc lợi;
- Phó Phòng Hành chính;
- Nhân viên Lễ tân;
- Thư ký HĐQT;
- Nhân viên Hành chính;
- Chuyên viên mua sắm;
- Nhân viên IT kiêm hành chính;
- Nhân viên lái xe;
- Nhân viên tạp vụ.
( * Sơ đồ cơ cấu tổ chức – phụ lục II trang 11)

Phạm Thị Kim Anh
12 A

10

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II
THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF
2.1. Hoạt động quản lý về công tác văn thư lưu trữ tại công ty
2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều
hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức một phần phụ thuộc vào CTVTLT làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì
những điều đó mà công tác VTLT rất được Công ty KLF Global quan tâm. Khác
với các cơ quan khác, và để phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty, bộ phận Văn
thư lưu trữ của công ty không được lập thành bộ phận riêng mà được đặt trong bộ
phận Hành chính nhân sự. Để làm tốt công tác văn thư thì việc chỉ đạo, điều hành
là một nhu cầu rất quan trọng. Vì vậy, công tác VTLT của KLF Global đặt dưới sự
chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính nhân sự và Ban lãnh đạo công ty.
Tại KLF Global đã có văn bản quy định cụ thể về việc thực hiện công tác
văn thư là Quyết định 122/2015/QĐ/KLF ban hành ngày 27 tháng 8 năm 2015
của Tổng giám đốc về việc “ Ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ và
quản lý, sử dụng con dấu” và Quyết định số 141/QĐ-TGĐ ban hành ngày 22 tháng
12 năm 2014 của Tổng giám đốc về việc Ban hành Quy trình tiếp nhận và xử lý
văn bản đến của Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF. Việc ban hành
văn bản về công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật như: Luật
lưu trữ số 01/2011//QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư 01/2011/TTBNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011, hướng dẫn thể thức và

Phạm Thị Kim Anh
12 A

11

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trình bày văn bản hành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành
ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Nghị định 110/2014/ NĐ-CP của Chính phủ về
công tác văn thư; Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2014/NĐ-CP .., ) và dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Tổng giám đốc và căn cứ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
KLF Global.
Qua tìm hiểu tôi thấy được rằng, quá trình giải quyết công việc của cơ quan
phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Trong đó, xây dựng và ban hành văn bản là một công việc tổng hợp của nhiều quy
trình nghiệp vụ cơ bản và chiếm một vị trí quan trọng của CTVT. Với chức năng,
nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thông suốt,
ban lãnh đạo Công ty KLF global luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản
và ban hành văn bản. Cụ thể là Phó phòng Hành chính nhân sự trực tiếp chỉ đạo,
đôn đốc, kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ
Tại KLF Global, hiện nay có 01 nhân viên hành chính văn thư đó là chị Phan
Thị Ánh, có trình độ đại học chuyên ngành khác.

Nhiệm vụ của Hành chính văn thư đó là:
- Chỉ dẫn cho khách tới làm việc trong các phòng, ban của công ty;
- Trực điện thoại và nối máy tới các phòng, ban khi có yêu cầu;
- Nhận thư, phát cho người nhận thư;
- Thực hiện các công tác văn thư lưu trữ như: Quản lý và sử dụng con dấu;
quản lý văn bản đi, đến; Lưu giữ hồ sơ, tài liệu…
2.1.3. Xây dựng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư:
Mặc dù không có bộ phận văn thư lưu trữ riêng, nhưng phòng hành chính
cũng được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác văn thư,
lưu trữ được tốt nhất như: máy tính; máy in; máy photo; máy fax; các loại sổ theo
dõi công tác văn thư tại công ty ( sổ đăng ký công văn đến; sổ đăng ký công văn đi;
Phạm Thị Kim Anh
12
Lớp Đại học Lưu trữ
12 A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sổ chuyển giao văn bản đi, đến,…); đồng thời bố trí tủ đựng tài liệu để lưu trữ tài
liệu.
Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại công ty tôi đã nhận thấy ở đây, việc
quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ vẫn còn nhiều khó khăn và bất cập.
Thứ 1, Được thành lập từ ngày 18/9/2009 cho đến nay, khối lượng tài liệu
sản sinh ra tại KLF Global là khá nhiều. Việc cán bộ lãnh đạo hay quản lý ở công
ty khai thác và sử dụng những thông tin của tài liệu lưu trữ để hoạch định các
chương trình, kế hoạch và ban hành các quy định quản lý cho phù hợp là việc
thường xuyên và thiết yếu. Song, việc quản lý tài liệu lại không được thực hiện

một cách chặt chẽ và thống nhất, cụ thể thì các văn bản, tài liệu của công ty từ năm
2013 trở về trước không được quan tâm lưu trữ mà một số để lộn xộn trong kho
chứa đồ, một số khác vẫn còn lưu trữ tại các phòng, ban chưa được lưu trữ tập
trung. Việc này khiến cho tài liệu có nguy cơ hư hỏng và mất dần đi giá trị sử
dụng.
Thứ 2, KLF Global đã không quan tâm tới nhân lực về văn thư – lưu trữ. Sự
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác Văn thư lưu trữ để nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ là không có. Do vậy, mặc dù đã xây dựng và ban
hành văn bản cụ thể quy định về công tác văn thư lưu trữ, song việc áp dụng thực
hiện trên thực tế là rất khó khăn bởi năng lực của cán bộ thực hiện nghiệp vụ là hạn
chế. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong file càng cua, nhưng không
khoa học, sáng tạo mà lộn xộn, các năm để lẫn nhau; một số tập lưu không đề nhãn
gây ra sự khó khăn cho việc tra tìm và sử dụng.
Thứ 3, Hoạt động thanh tra, kiểm tra giải quyết và xử lý vi phạm quy chế về
công tác văn thư lưu trữ của công ty chưa được thực hiện nghiêm túc, triệt để. Tình
trạng văn bản sai thể thức, dấu đóng sai vẫn còn xảy ra.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ
2.2.1. Nghiệp vụ văn thư
2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Qua tìm hiểu tôi thấy được rằng, quá trình giải quyết công việc của cơ quan
phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản.
Phạm Thị Kim Anh
13
Lớp Đại học Lưu trữ
12 A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong đó, xây dựng và ban hành văn bản là một công việc tổng hợp của nhiều quy
trình nghiệp vụ cơ bản và chiếm một vị trí quan trọng của CTVT. Với chức năng,
nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thông suốt,
ban lãnh đạo Công ty KLF global luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản
và ban hành văn bản. Cụ thể là Phó phòng Hành chính nhân sự trực tiếp chỉ đạo,
đôn đốc, kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty. Hành chính
văn thư không trực tiếp soạn thảo văn bản nhưng công tác xây dựng và ban hành
văn bản vẫn được thực hiện đầy đủ theo đúng các trình tự: soạn thảo văn bản =>
sửa chữa bản thảo => ký, đóng dấu văn bản =>ban hành văn bản. Để thuận tiện cho
việc tra tìm, nghiên cứu thì các văn bản sẽ được đánh số và đăng ký ở phòng hành
chính. Tuy nhiên, vẫn còn những trường hợp soạn thảo văn bản còn sai sót về thể
thức như là việc văn bản chưa đầy đủ thông tin về ngày tháng ban hành đã trình ký
và đóng dấu; một số văn bản còn bị thiếu số ký hiệu…
Có thể thấy, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của công ty có
khối lượng tương đối nhiều. Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh nên công ty được ban hành các loại văn bản theo quy định của Nhà
nước như:
+ Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định
+ Văn bản hành chính: Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Báo cáo, Thông báo,
+ Văn bản chuyên ngành: Hợp đồng, Biên bản, Giấy mời, chứng từ, giấy
giới thiệu,…
Theo quy định, mỗi văn bản sau khi được ban hành phải giữ lại ít nhất 02
bản, 01 bản photo được giữ lại ở các phòng, ban đã soạn thảo ra văn bản để kiểm
tra, nhắc nhở; còn 01 bản gốc giữ lại ở phòng Hành chính và được lưu giữ lại, sắp
xếp theo số thứ tự đăng ký phát hành nhằm phục vụ cho việc tra tìm và bảo quản
tài liệu.
2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản đi
Công tác quản lý, theo dõi và phát hành văn bản đi đã được quản lý chặt chẽ,
thực hiện đúng theo yêu cầu của nội dung văn bản, từ văn bản gửi thường, hoả tốc,

gửi trực tiếp hoặc qua fax tất cả đều đúng thời gian theo quy định; những yêu cầu
Phạm Thị Kim Anh
12 A

14

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

về nội dung và thể thức của văn bản ngày càng được hoàn thiện và phần nào dựa
theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định về thể thức và trình bày
văn bản. Có một điểm khác biệt là tuỳ theo từng tên loại của văn bản mà ban lãnh
đạo KLF Global lập ra các loại sổ theo dõi văn bản.
*Mẫu - Sổ theo dõi văn bản ( xem phụ lục III ).
Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của KLF Global được thực hiện như
sau: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản
=> đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có) => vào sổ đăng ký văn
bản đi => làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi => lưu
bản gốc văn bản đi.
Tùy theo nhu cầu sử dụng của Phòng, ban có nhu cầu phát hành để chủ động
phát hành bản gốc nhưng tối thiểu 02 bản gốc đối với công văn, thông báo.., và 04
bản gốc đối với các Hợp đồng kinh tế. Đối với công văn đi, thông báo, quyết định
bộ phận Hành chính nhân sự giữ một bản gốc ; đối với hợp đồng kinh tế, hợp đồng
bán hàng, hợp đồng thuê và cho thuê dịch vụ bộ phận Hành chính nhân sự lưu 01
bản gốc khi đóng dấu, phòng tài chính kế toán lưu 01 bản gốc.
Tất cả các văn bản phải có chữ kỹ của người có thẩm quyền và có dấu của

công ty. Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng ký vào “Sổ theo dõi văn bản đi”
theo đúng quy trình nghiệp vụ đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ, đúng số
lượng đối với văn bản. Để đảm bảo tổ chức, thực hiện, chuyển giao văn bản đi
được hiệu quả và giữ bí mật văn bản, Phòng Hành chính đã theo dõi, đôn đốc việc
thực hiện các nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ.
Bảng thống kê các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong công ty cổ phần liên
doanh đầu tư quốc tế KLF năm 2014:
STT

Tên loại

Số lượng

1

Quyết định

289

2

Công văn đến

130

3

Công văn đi

151

4

Hợp đồng ( Hợp đồng Kinh tế; Hợp đồng

150

Phạm Thị Kim Anh
12 A

15

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dịch vụ hàng không; Hợp đồng bệnh viện,...)
5

Các loại văn bản khác ( Thông báo, Báo cáo,
Tờ trình)

164

- Về việc Đóng dấu văn bản đi:
( Dấu của KLF Global - Xem phụ lục IV )
Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định của Nhà nước và của công ty,

chỉ đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, không
đóng dấu vào giấy trắng ( Trừ trường hợp là phiếu bầu, phiếu trưng cầu ý kiến và
chỉ có giá trị tại buổi Hội nghị hôm đó). Nhân viên hành chính văn thư là người
trực tiếp đóng dấu.
Bên cạnh đó, cách thức đánh số, ký hiệu văn bản được quy định rõ ràng tại
Quyết định 122/2015/ QĐ/ KLF. Đối với các văn bản hành chính thông thường có
tên loại như: Quyết định, hợp đồng, thông báo được thống nhất đánh số như sau:
Số: …/năm ban hành/tên loại văn bản/tên công ty
Đối với văn bản hành chính thông thường không có tên loại như công văn
được đánh số như sau:
Số:…/ năm ban hành/tên công ty – bộ phận soạn thảo
( chi tiết xem phụ lục V trang 16,17,18)
Sau khi văn bản được in sao và đóng dấu, hành chính văn thư sẽ thực hiện
việc đăng ký vào máy bằng phần mềm quản lý văn bản. Do cán bộ văn thư không
phải là người soạn thảo văn bản nên việc chuyển giao văn bản nội bộ do chính cán
bộ của đơn vị chuyên môn trực tiếp soạn thảo chuyển giao sau khi đã lấy số và có
chữ ký, con dấu. Đối với những văn bản chuyển ra bên ngoài cơ quan thì hành
chính văn thư là người chuyển giao theo các con đường: đường bưu điện, fax,
Phạm Thị Kim Anh
12 A

16

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chuyển văn bản qua cuộc họp... Các văn bản sau khi đóng dấu sẽ lưu lại bản photo
và được sắp xếp thành các tập lưu theo ngày, tháng ban hành văn bản. Các tập lưu
văn bản được hình thành mỗi tháng được văn thư cơ quan đưa tập lưu vào trong tủ
và được sắp xếp theo năm để bảo quản.
2.2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Bên cạnh việc thực hiện tốt công tác quản lý văn bản đi thì việc quản lý và
giải quyết văn bản đến của KLF Global cũng được thực hiện rất triệt để theo QT –
09 của Quyết định số 141/QĐ-TGĐ của Tổng giám đốc ban hành ngày 22 tháng 12
năm 2014 ( Phụ lục VI )
Tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại bộ phận Hành chính của công
ty để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất. Khi văn bản đến, hành chính văn thư
tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ về tình trạng bì sau đó xử lý sơ bộ. Văn bản đến được
phân thành hai loại: Loại gửi cho cơ quan; loại gửi đến cho các đơn vị, phòng, ban.
Sau khi phân loại và vào sổ “ Theo dõi chuyển phát nhanh đến” hành chính văn thư
sẽ gửi trực tiếp thư đến đơn vị cụ thể ghi trên bì, sau đó làm thủ tục giao nhận; đối
với văn bản gửi đến cho công ty hoặc ban lãnh đạo công ty, lễ tân hành chính làm
thủ tục kiểm tra -> bóc bì ->và đóng dấu công văn đến sau đó trình lãnh đạo xem
xét, phê duyệt.
Công ty KLF Global áp dụng phương pháp đăng ký văn bản đến bằng file
cứng và file mềm.
Mẫu sổ theo dõi văn bản đến được trình bày như sau ( xem phụ lục VII )
Hành chính văn thư nhận tất cả các bản đến có ấn định thời hạn giải quyết
theo quy định của pháp luật hoặc quy định của công ty, sau đó theo dõi, đôn đốc
bằng hình thức gọi điện thoại, gặp trực tiếp tới các phòng ban về thời hạn giải
quyết. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn thư sẽ là người lưu bản chính thức hay
chính là văn bản mà cơ quan đó nhận được tại phòng Hành chính nhân sự làm bằng
chứng cho quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ cho sự chỉ đạo của ban lãnh
đạo công ty. Việc Lưu văn bản cũng được cho vào từng cặp, theo từng năm. Bên
trong từng cặp được sắp xếp theo số đến của văn bản. Việc lưu trữ văn bản này
cũng được giữ trong tủ và sắp xếp theo năm của từng cặp.

Phạm Thị Kim Anh
12 A

17

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu do cơ quan công an có thẩm quyền chế tạo theo một khuôn mẫu và
kích thước theo quy định trên toàn quốc. Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc
tế KLF được cơ quan công an cấp kèm theo Giấy chứng nhận mẫu dấu. Con dấu
thể hiện giá trị pháp lý của công ty và giá trị pháp lý của văn bản do công ty ban
hành, vì vậy con dấu được bảo quản rất chặt chẽ.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty được thực hiện theo quy định
của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, phục vụ đúng yêu cầu của hoạt động
quản lý. Dấu của công ty được bàn giao cho nhân viên hành chính chuyên trách lưu
giữ và đóng dấu tại công ty, nhân viên hành chính chịu trách nhiệm thực hiện các
quy định về quản lý và sử dụng con dấu của công tyvà phải tự tay đóng dấu vào
các văn bản, giấy tờ của cơ quan. Trong trường hợp văn thư đi vắng thì bàn giao
con dấu cho Trưởng phòng hành chính nhân sự.
Dấu của công ty bao gồm: Dấu tròn của công ty; Dấu tròn Trường Mầm non
KLF Hà Nội; Dấu Hiệu trưởng Trường Mầm non KLF; Dấu chức danh; Dấu tên
Ban lãnh đạo; Dấu Dấu công văn đến; Dấu kế toán trưởng; dấu sao y bản chính.
Dấu được hành chính văn thư bảo quản và sử dụng đúng mục đích. Không
có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng. Dấu được đóng trùm lên ¼

đến 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu của công ty dùng mực đỏ theo đúng quy định.
Dấu treo được đóng khi văn bản có phần phụ lục; bản dự thảo trình cấp trên phê
duyệt hoặc các hóa đơn xuất xuống kho hàng khi chưa có chữ ký của cấp trên…
2.1.3.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Việc lập hồ sơ là khâu quan trọng trong công tác văn thư, là mắt xích gắn
liền công tác văn thư với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, đối với KLF Global, công tác
này không được thực hiện. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của
công ty sẽ được đưa vào các Tập lưu theo tên loại như: Quyết định, Hợp đồng..Tất
nhiên như vậy, Danh mục hồ sơ là không có, điều này ảnh hưởng rất lớn tới quá
trình tra cứu và sử dụng sau này.

Phạm Thị Kim Anh
12 A

18

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhìn chung công tác văn thư của KLF Global đã được thực hiện. Nhưng trên
thực tế, việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của công ty vẫn còn nhiều vấn đề bất
cập, không thống nhất, bài bản.
2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ
Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh sự hình
thành, phát triển, thành tựu của doanh nghiệp. Nếu như trong các cơ quan nhà nước
tài liệu hành chính chiếm số lượng nhiều nhất thì đối với doanh nghiệp tài liệu

hành chính chiếm số lượng ít, tài liệu chuyên môn kĩ thuật chiếm số lượng lớn. Tài
liệu chuyên môn kĩ thuật có nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào đặc thù chuyên
môn của doanh nghiệp. Hiểu rõ điều này, tại QĐ 122/2015/QĐ/KLF, KLF Global
đã ban hành các quy định cụ thể về công tác lưu trữ, (tại mục 3.3 trang 20->22 Phụ
lục V).
Tuy nhiên, qua quá trình thực tập tại công ty, tôi thấy được rằng mặc dù tại
quyết định 122/2015/QĐ/KLF đã đề cập cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ. Song, trên
thực tế, việc thực hiện chưa được tiến hành triệt để. Danh mục hồ sơ không được
lập gây khó khăn lớn cho việc tra tìm sau này. Đồng thời, dù tài liệu lưu trữ rất có
giá trị đối với hoạt động của công ty nhưng lại không được cất giũ trong tủ khóa an
toàn, việc mất mát, thất lạc tài liệu là điều có thể xảy ra.
Nguyên nhân là do lãnh đạo công ty chưa có nhận thức đúng đắn về vai trò
của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự quan tâm đúng
mức tới các nghiệp vụ lưu trữ. Có điều khoản quy định về công tác lưu trữ nhưng
lại không có văn bản chỉ đạo. Các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài
liệu; giao nộp tài liệu vào cơ quan chưa được quan tâm, đôn đốc, một số đơn vị đã
giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhưng tài liệu không đầy đủ, nhiều tài liệu còn tồn
đọng ở các đơn vị. Việc thu thập tài liệu hiện nay còn mang tính bị động. Lưu trữ
trong công ty hiện nay mới chỉ thu thập được tài liệu của bộ phận hành chính nhân
Phạm Thị Kim Anh
12 A

19

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sự, chưa thu thập được tài liệu của các phòng ban trực thuộc để đưa vào lưu trữ, vì
thế tài liệu vẫn còn nằm rải rác ở các phòng ban và trong tình trạng lộn xộn. Các
văn bản tài liệu từ năm 2013 trở về trước không được quan tâm thu thập tập trung
lại mà vẫn để xé lẻ tại từng đơn vị. Tình trạng mất mát tài liệu của những năm đó
là điều hiển nhiên, và đến khi cần sử dụng thì rất khó khăn trong tìm kiếm và khai
thác.
Ngoài ra, việc xác định giá trị tài liệu tại KLF Global là không hề có. Chưa có
văn bản hướng dẫn mang tính pháp lý nào về phương pháp xác định giá trị tài liệu
xây dựng cơ bản để hướng dẫn thực hiện. Không lập được Bảng xác định thời hạn
bảo quản của tài liệu, do vậy, có rất nhiều tài liệu không có giá trị hiện còn được
lưu giữ lại, tài liệu trùng thừa còn rất nhiều. Khối lượng tài liệu mỗi năm một tăng
lên nhưng công tác chỉnh lý, bảo quản an toàn tài liệu lại không được tiến hành.
Tài liệu của các năm trước đưa vào tủ trong kho chứa đồ mà không có một biện
pháp hay phương pháp kỹ thuật nào bảo quản. Bụi bẩn, ẩm mốc là điều tất yếu xảy
ra, do vậy chỉ trong vòng mấy năm, tài liệu đã có sự hư hỏng về tình trạng vật lý,
gây khó khăn lớn cho việc nghiên cứu sử dụng khi cần thiết.
Về công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm. Hiện nay, trong công ty
công tác thống kê tài liệu được tiến hành vào cuối mỗi năm gồm thống kê tài liệu
lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, số lượng cán bộ,... Khi thực hiện thống kê tài liệu
lưu trữ công ty tiến hành thống kê theo 2 nhóm là tài liệu hành chính và tài liệu
chuyên môn kĩ thuật do đặc thù tài liệu trong công ty.
Bên cạnh việc thống kê tài liệu công ty cũng bước đầu xây dựng công cụ tra
cứu đối với khối tài liệu thu thập được và lập hồ sơ sơ bộ trong kho. Trong công ty
sử dụng phần mềm tra tìm trên máy là chủ yếu. Mặc dù vậy, công tác này vẫn chưa
được thực hiện hiệu quả và thống nhất. Một số trường hợp gặp khó khăn khi tra

Phạm Thị Kim Anh
12 A

20

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tìm tài liệu do cán bộ hành chính lập file nhưng lại để chúng lộn xộn, không quy
củ, thống nhất.
Về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện
pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ
công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài.
Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu có thể bị mất mát hư hỏng...
Thế nhưng, trong công ty hiện nay có không có kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị
bảo quản tài liệu tuy có nhưng lại rất đơn sơ, không phù hợp, điều kiện nhiệt độ bảo
quản tài liệu không được quan tâm chú trọng. Là một công ty có quy mô nhỏ và mới
thành lập nên tài liệu thu được còn ít vì vậy trong thời gian tới cán bộ hành chính
văn thư lưu trữ trong công ty cần có kế hoạch thu thập khối tài liệu đã tới thời hạn
giao nộp nhưng còn tồn đọng ở các đơn vị trong công ty đặc biệt là khối tài liệu
chuyên môn kĩ thuật phản ánh hoạt động đặc thù của công ty để đưa vào bảo quản
được an toàn.
Về Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu là khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục
vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ
quan, tổ chức.
Trong công ty tài liệu được sử dụng chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh, do tài liệu chứa nhiều thông tin mà công ty muốn giữ bí mật nên việc
hạn chế khai thác sử dụng tài liệu là có xảy ra, bao gồm cả việc hạn chế đối tượng

và hình thức sử dụng.
Bên cạnh đó, do tài liệu chưa được lập hồ sơ mà được đưa vào các tập lưu
trong tình trạng lộn xộn giữa năm này với năm khác, cộng thêm việc tập lưu không
được dán nhãn nên rất khó khăn cho công tác tra tìm mỗi khi có yêu cầu sử dụng

Phạm Thị Kim Anh
12 A

21

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tài liệu. Đây là một vấn đề phức tạp và khó khăn của công tác lưu trữ trong công ty
KLF Global rất cần được quan tâm, khắc phục.
Tài liệu lưu trữ chủ yếu là lãnh đạo công ty sử dụng nhằm phục vụ cho hoạt
động quản lý, điều hành trong công ty do vậy tài liệu trong công ty chưa phát huy
được hết giá trị lưu trữ của mình.
Nhìn chung, KLF Global đã có sự quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ và
bước đầu được tổ chức thực hiện. Mặc dù còn những hạn chế nhất định song, với
sự phân công trách nhiệm cụ thể, công tác văn thư lưu trữ đang dần từng bước thay
đổi để hoàn thiện.

CHƯƠNG III
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH
ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYỄN NGHỊ

3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được.
Trong thời gian thực tập tại KLF Global đã giúp tôi nhận thức được tầm
quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi luôn nỗ lực, cố gắng thực
hiện tốt công việc theo quy định, quy chế của cơ quan cũng như các công việc do
lãnh đạo cấp trên giao cho. Đồng thời, áp dụng một cách có hiệu quả nhất những
kiến thức đã được trang bị tại giảng đường đại học về nghiệp vụ văn thư lưu trữ
vào trong thực tiễn công ty.
Mặc dù thời gian thực tập không dài, song tôi cũng đã phần nào học hỏi
được những kinh nghiệm cũng như cách thực hiện công tác văn thư lưu trữ của một
doanh nghiệp cụ thể, và ở đây là Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF.
Phạm Thị Kim Anh
22
Lớp Đại học Lưu trữ
12 A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.1.1. Công việc đã làm.
Trong công tác văn thư:
- Văn bản đi: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản;
Ghi số, ngày/ tháng văn bản;
Đăng ký văn bản đi vào “ Sổ theo dõi văn bản đi”;
Sắp xếp, lưu giữ bản lưu.
- Văn bản đến: Tiếp nhận văn bản/ thư => làm thủ tục giao nhận nếu văn
bản đến gửi đến đơn vị/ phòng/ ban cụ thể; bóc bì, đóng dấu công văn
đến, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển giao tới các đơn vị được giao

trách nhiệm giải quyết khi thư đến gửi tới công ty. Sau đó lưu lại văn bản
vào hộp công văn đến.
- Sử dụng con dấu: Đóng dấu lên các văn bản của công ty : Quyết định;
Hợp đồng; Hóa đơn; Giấy giới thiệu; Sao y các văn bản;…
Trong công tác lưu trữ: Do tại KLF Global, ban lãnh đạo công ty đã không có
sự quan tâm tới tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ở đây hầu như không được
thực hiện. Hồ sơ sau khi được lập chỉ đưa lên tủ bảo quản mà không sử dụng
nghiệp vụ lưu trữ nào. Đối với việc thực tập lưu trữ ở đây, tôi chỉ thực hiện nhiệm
vụ tra tìm và cung cấp văn bản, tài liệu khi đơn vị/ cá nhân có nhu cầu sử dụng.
Các công việc khác được giao:
- Chỉ dẫn khách tới làm việc trong các phòng/ ban công ty;
- Trực điện thoại, nối máy tới các phòng/ ban, nhân viên;
- Quản lý, đề xuất mua và cấp phát văn phòng phẩm;
- Đăng ký làm vé xe cho nhân viên mới, hủy vé xe của nhân viên nghỉ việc
với ban Quản lý tòa nhà;
- Hàng tháng làm thanh toán các khoản chi phí văn phòng: nước lavi,
chuyển phát nhanh, viễn thông, đổ mực máy in, văn phòng phẩm, thuê
Phạm Thị Kim Anh
12 A

23

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

máy photo (tt theo quý), thuê cây cảnh (tt theo quý), check danh sách gửi

xe của nhân viên KLF (theo quý-chị Thu gửi)...
- Điều xe văn phòng theo phiếu đăng ký sử dụng xe hoặc chỉ đạo của cấp
trên;
- Đầu tháng chốt km với lái xe. Kiểm tra lịch trình xe của lái xe ghi với
phiếu đăng ký sử dụng xe. Làm thanh toán hoàn ứng tiền xăng xe, tiền
cầu phà tháng cũ, làm tạm ứng tháng tới cho lái xe. Làm đề xuất, thanh
toán các khoản chi phí phát sinh sửa chữa xe ô tô.
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.
3.1.2. Kết quả đạt được
Qua thời gian thực tập tại công ty, cũng như được trực tiếp thực hành các
công việc đã giúp tôi có thêm rất nhiều kinh nghiệm, thêm bản lĩnh, thêm tự tin.
Mọi thứ không còn là trên sách vở, trên lý thuyết mà bản là những trải nghiệm. Tôi
hiểu hơn, yêu hơn về ngành nghề mình đã chọn và tin rằng với vốn kiến thức cũng
như các trải nghiệm vừa qua sẽ là hành trang theo tôi đi bất cứ nơi nào và bất cứ
nơi đâu.
Cũng trong quá trình thực tập ở đây đã giúp tôi áp dụng tối đa những kiến
thức đã học trên ghế nhà trường để thực hành và nhận ra được những điểm tích cực
cũng như những mặt còn thiếu sót, hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan mình thực tập. Từ đó đưa ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp đề tham mưu
giúp công ty thực hiện tốt hơn công tác văn thư lưu trữ của mình.
3.2. Đề xuất, kiến nghị
3.2.1. Đối với cơ quan, tổ chức
Trong thời gian thực tập tại KLF Global tôi nhận ra rằng: Tuy công ty đã có
sự quan tâm tới công tác văn thư - Lưu trữ, ban hành các văn bản quy định về công
tác văn thư của công ty mình. Song, trên thực tế, công tác VTLT vẫn không được
Phạm Thị Kim Anh
12 A

24

Lớp Đại học Lưu trữ


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện tốt một cách triệt để, vẫn còn những khó khăn, vướng mắc mà khi thực
hiện nghiệp vụ các nhân viên hành chính Văn thư - Lưu trữ gặp phải.
Qua quan sát, tôi thấy được rằng, trong mọi khó khăn, khó khăn lớn nhất
trong công tác Văn thư - Lưu trữ của KLF Global là việc yếu về mặt nhân sự. Vì
vậy, ở đây, tôi xin đưa ra các giải pháp sau:
Thứ nhất, Công ty nên tuyển 01 đến 02 cán bộ chuyên trách về công tác Văn
thư hoặc Lưu trữ để có thể thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ VTLT, cũng như tạo
một sự làm việc khoa học thống nhất cho các nhân viên trong phòng Hành chính,
công việc được san sẻ sẽ tạo nên một hiệu quả rất lớn và chất lượng cao, đồng thời
tránh được những sai sót có thể xảy ra khi thực hiện công việc;
Thứ hai, Không ngừng tuyên truyền nâng cao nhận thức đầy đủ về vị trí, ý
nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ.
Hiện nay, các cán bộ, nhân viên trong công ty chưa nhận thức đúng về tầm
quan trọng của công tác này do vậy công ty cần tổ chức cho cán bộ, nhân viên
tham gia các khóa đào tạo về văn thư lưu trữ giúp cho cán bộ nhận thức đúng đắn
về vị trí, ý nghĩa của CTVTLT, cần có sự chung tay góp sức của các cán bộ trong
cơ quan, các đơn vị, phòng, ban giúp đỡ cán bộ văn thư - lưu trữ trong việc tư vấn,
hỗ trợ về phương án, cách thức làm việc; đồng thời cần có sự phối hợp tốt trong
công việc cũng như ý thức tự giác giao nộp tài liệu vào văn thư cơ quan để giảm
bớt đi phần nào gánh nặng công việc cho cán bộ VTLT.
Hàng năm cần phải tổ chức phổ biến, quán triệt tinh thần, nội dung các văn
bản của Nhà nước và Công ty về công tác văn thư - lưu trữ cho các đối tượng là
cán bộ liên quan đến công tác soạn thảo xử lý văn bản trong toàn công ty. Đồng

thời, cần có những chế độ, chính sách và nguồn kinh phí thường xuyên cho hoạt
động và tiến hành nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Thứ ba, Hiện nay công tác lập hồ sơ công việc của cán bộ chưa được các cá
nhân và đơn vị trong công ty quan tâm thực hiện. Trong khi đó việc lập hồ sơ phải
do các cán bộ thực hiện trực tiếp trong quá trình giải quyết công việc được giao
Phạm Thị Kim Anh
12 A

25

Lớp Đại học Lưu trữ