THựC TRạNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRữ CủA Phòng Nội Vụ của UBND Quận Cầu Giấy

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước, văn thư-lưu trữ là công tác có
ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan.Công tác
văn thư-lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý
hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.Ngày nay cùng với sự phát triển của
khoa học công nghệ, nền hành chính Nhà nước cũng cơ sự phát triển để phù hợp
hơn.Với vai trò quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động
quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan
Đợi kiến tập này nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế để học hỏi,tích
lũy những kiến thức,kỹ năng cơ bản của người làm công tác văn thư-lưu trữ, bổ
sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp, giúp cho sinh viên
nhận ra được những điểm yếu, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, để từ đây có thể khắc phục được những lỗ
hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ,
giúp chosinh viên cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức cũng như kỹ năng của bản

thân, nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư-lưu trữ cũng như tầm quan trọng của
công tác Văn thư đối với sự phát triển của Đất Nước, nhận thấy những bất cập
trong công tác này ở cơ quan để từ đó ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế
hệ cán bộ trẻ ngày nay là rất lớn, để từ đó có ý thức tự trau dồi kiến thức, rèn luyện
kỹ năng nghiệp vụ cho bản thân để khi ra trường có đủ tự tin thực hiện công việc
của cơ quan, tổ chức.
Với thời gian kiến tập ngắn và sự bỡ ngỡ khi lần đầu tiếp xúc với cơ quan tổ
chức làm việc chuyên nghiệp, sinh viên không thể tránh khỏi những sai xót trong
quá trình thực hiện kiến tập tại cơ quan.Hơn nữa phạm vi tiếp cận công việc hạn
chế nên khó có thể có cái nhìn bao quát toàn diện về hoạt động cũng như nắm được
toàn bộ công việc diễn ra của cơ quan, tổ chức.
Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn sau sắc nhất đến Ban lãnh đạo nhà
trường cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn thư- Lưu trữ đã tạo điều
kiện cho sinh viên chúng em được đi kiến tập để tiếp xúc thực tế về công việc của
một cán bộ làm công tác lưu trữ như chúng em sau này.Em cũng xin gửi lời cảm
ơn đến Phòng Nội Vụ của UBND Quận Cầu Giấy đã tiếp nhận em vào kiến tập.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1. Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

1.1. Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Thời trước Cầu Giấy là một phần của huyện Từ Liêm, phủ Quốc Oai,
trấn Sơn Tây. Từ năm 1831thời nhà Nguyễn thuộc phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Nội. Sau
khi giải phóng Thủ đô năm 1954 thuộc quận VI. Đến năm 1961, Hà Nội mở rộng
địa giới, xóa bỏ các quận, lập ra 4 khu phố nội thành và 4 huyện ngoại thành, từ đó
huyện Từ Liêm được lập lại, gồm đất hai quận V và VI, dân cư sống tập trung tại
các vùng như: Vùng Kẻ Bưởi (Nghĩa Đô, Nghĩa Tân); Vùng Kẻ Vòng (Dịch Vọng,
Mai Dịch); Vùng Kẻ Cót-Giấy (Quan Hoa, Yên Hòa); Vùng Đàn Kính Chủ (Trung
Hòa).
Ngày 22 tháng 11 năm 1996, Chính phủ Việt Nam ra Nghị định 74-CP
thành lập quận Cầu Giấy trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của 4 thị
trấn: Cầu Giấy, Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịchvà 3 xã: Dịch Vọng, Yên
Hòa, Trung Hòa thuộc huyện Từ Liêm. Trong đó, thị trấn Cầu Giấy được đổi tên
thành phường Quan Hoa.
Ngày 5 tháng 1 năm 2005, thành lập phường Dịch Vọng Hậu trên cơ sở
điều chỉnh 52,88 ha diện tích tự nhiên và 8.684 nhân khẩu của phường Quan Hoa,
điều chỉnh 94,84 ha diện tích tự nhiên và 11.281 nhân khẩu của phường Dịch
Vọng.
1.1.2. Chức năng của UBND quận Cầu Giấy.
- UBND Quận Cầu Giấy là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan
nhà nước cấp trên.
- UBND Quận Cầu Giấy chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn Quận Cầu Giấy.
- UBND Quận Cầu Giấy thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
1.1.3. Nhiệm vu, quyền hạn của UBND quận Cầu Giấy
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND Quận
thông qua để trình UBND thành phố thông phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn quận; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường
hợp cần thiết trình HĐND quận quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính
cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND các
phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND các
phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các các phường;
- Xây dựng, trình UBND quận thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương
trình đó;
- Chỉ đạo UBND các các phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,

phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;
- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn quận theo quy định của
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

pháp luật;
- Tham gia với UBND thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch
phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn quận;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp các
phường;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND thành phố;
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị
trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn quận; quản lý việc thực hiện quy hoạch
xây dựng đã được phê duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND thành phố.
- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và dịch vụ,du lịch
trên địa bàn quận;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi
cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị di tích
lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chính sách
dân số kế hoach hóa gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,tổ
chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo.
- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn quận;
- Ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ
quận; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp theo
quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Tuyên truyên, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo.
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biêu HĐND theo
quy định của pháp luật;
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính quận;
- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng và
phát triển đô thị của quận trên cơ sở quy hoạch chung;
- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã, quận
thuộc thành phố, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danh lam
thắng cảnh do quận quản lý.
Như vậy, là một cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, UBND quận Cầu
Giấy đã thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đồng thời tuân
thủ mọi quy định của pháp luật.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của cơ quan.
UBND Quận Cầu Giấy do Hội Đồng Nhân Dân quận Cầu giấy bầu ra gồm
Chủ tịch và ba phó Chủ tịch

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu hoạt động trên cương vị là một tổ
chức cấp quận, và có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức
HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003
UBND quận Cầu Giấy gồm 12 phòng ban sau:
1. Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị
trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen
thưởng.
2. Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm
tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án
dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tư
pháp khác.
3. Phòng Tài chính - Kế hoạch: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch và
đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã,

kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
4. Phòng Tài nguyên và Môi trường: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài
nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ và biển (đối
với những địa phương có biển).
5. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: tham mưu, giúp Ủy ban nhân
dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc
làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an
toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng,
chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới.
6. Phòng Văn hoá và Thông tin: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch;
bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát
thanh; báo chí; xuất bản.
7. Phòng Giáo dục và Đào tạo: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm:
mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ
chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo

dục và đào tạo.
8. Phòng Y tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ sở; y tế
dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng
bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế;
trang thiết bị y tế; dân số.
9. Thanh tra huyện: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong
phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo
quy định của pháp luật.
10. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợp
cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản
lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước
ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân.
11. Phòng Kinh tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công
nghiệp; thương mại;
12. Phòng Quản lý đô thị: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị;
nhà ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp,
thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải;
bến, bãi đỗ xe đô thị).
1.2. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thư,lưu trữ cơ quan.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư,lưu trữ.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc xây dựng văn bản, tổ chức quản
lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.Ngoài
chức năng đảm bảo thông tin thì công tác văn thư còn chiếm nhiệm vụ quan trọng
trong việc tạo và giữ mối quan hệ tốt đẹp trong cơ quan cũng như ngoài cơ quan.
Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan bao gồm:
- Tham mưa cho lãnh đạo về công tác quản lý văn thư-lưu trữ của cơ quan
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan
- Thực hiện nghiệp vụ văn thư,lưu trữ
- Quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quy định
- Thu thập, xác định giá trị của tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan.
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư-lưu trữ.
- Xây dựng và ban hành văn bản gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh
máy, in ấn và sao các văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản gồm: Đăng ký và giải quyết văn bản đến,
văn bản đi, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu.

Công tác văn thư Quận Cầu Giấy tổ chức theo mô hình văn bản tập trung,
mọi văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tập trung
vào văn thư
1.2.2. Cơ cấu tổ chức.
Tại cơ quan cán bộ văn thư ngoài việc thực hiện nghiệp vụ văn thư sẽ được
giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ bao gồm việc thu tập tài liệu vào lưu trữ,
xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu và tổ chức quản lý và khai thác
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

sử dụng tài liệu.

Chương 2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, là hoạt động thông tin bằn văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý và điều
hành công việc của cơ quan.
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư,
lưu trữ
2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ:
UBND Quận Cầu Giấy đã ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu
trữ.Quy chế này được áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ

của UBND quận Cầu Giấy.
Bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ phải áp dụng quy chế chung do UBND quận
Cầu Giấy ban hành nhằm đảm bảo được tính thống nhất trong công tác văn thư,
lưu trữ.
2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chinh
Phủ về công tác văn thư.
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi,bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chinh Phủ về công tác văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.1.2.Cách thức tổ chức công tác lưu trữ
2.1.2.1. Tổ chức bộ phận.
Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên cán bộ Lưu trữ được bố trí làm việc
ở một phòng phù hợp có đủ trang thiết bị phục vụ công tác.
Bộ phận làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ như sau:
- Bộ phận thực hiện công tác lưu trữ đặt dưới sự quản lý của Trưởng phòng
và phó phòng Nội Vụ.

- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội Vụ, thu thập, chỉnh lý,
bảo quản và phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được đơn vị truecj tiếp
quản lý.
2.1.1.2. Tổ chức nhận sự.
Cán bộ là nhân tố đống vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở
cơ quan.Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách
thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan. Cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của
cơ quan một cách khoa học hợp lý và dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên
môn thấp, không được đào tạo bài bản sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại
và sắp xếp tài liệu của cơ quan ,đến hiệu quả công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
Hiện nay phòng Nội vụ có 02 cán bộ phụ trách công tác văn thư- lưu trữ .01
cán bộ được đào tạo tại chức văn thư-lưu trữ và 01 cán bộ kiêm nhiệm công tác
văn thư-lưu trữ.
Cán bộ Lưu trữ của Phòng Nội vụ được đào tạo về nghiệp vụ văn thư và lưu
trữ nên thực hiện công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao.Bên cạnh đó 02 cán bộ đã được
bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ qua các lớp đào tạo tại chức
do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
2.2.1.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan phải được thực hiện đúng
theo đúng chức năng nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định.
Với thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan mình trong một năm Phòng
Nội Vụ đã soạn thảo và ban hành các báo cáo, thông báo, các biên bản, các công
văn mời và các quy định chung ....
2.2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Là bộ phận văn thư của Phòng Nội Vụ, tất cả các văn bản đều được trình bày
theo thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
1) Về phông chữ trình bày văn bản:
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng
Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
2) Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày:
- Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297
mm).
- Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in
sẵn (khổ A5).
- Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang
giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4
được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản quy định tại
Thông tư.
3) Quốc hiệu
a. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và
“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
b. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng
thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối,
có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của
dòng chữ

4) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a. Thể thức
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được
viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận
tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyềnb) Tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân
(UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN)
b. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.Các dòng
chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

5) Số, ký hiệu của văn bản
a. Thể thức
- Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu
năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản :lấy chữ cái đầu tiên của tên loại văn bản và chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chưc hoặc chức danh nhà nước.
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ
phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức
hoặc lĩnh vực bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
b. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được được đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các
nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
6) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a. Thể thức
- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những
đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì
phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2
phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
b. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy;
địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
7) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
a. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
b. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được đặt
canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn
bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài

bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Trích yếu nội dung Công văn được trình bày sau chữ"V/v" bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

8) Nội dung văn bản
a. Thể thức
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và
từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần
xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ
tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản
thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong
dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, trích yếu nội dung văn bản
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định viết hoa
trong văn bản hành chính.
b. Kỹ thuật trình bày
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản
phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ
1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối
thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu
từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên;
khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
9) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a. Thể thức
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay
cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm,
học vị và các danh hiệu danh dự khác.
b. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của
người ký.
10) Dấu của cơ quan, tổ chức
a. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng
dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực
hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
b. Dấu của cơ quan, tổ chức : dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu
đóng tối đa 05 trang văn bản.
11) Nơi nhận
a. Thể thức
- Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để
báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của
pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ
công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng
cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc
một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.
- Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và
phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là
tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
b. Kỹ thuật trình bày
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc
mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng
có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm;
các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng

chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được
trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên
đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp
cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
12) Các thành phần khác
a. Thể thức
- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa
chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax;
địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát
hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn
về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì

các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
- Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
b. Kỹ thuật trình bày
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số
Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).
Các thành phần này được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12,
kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình
bày văn bản.
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày bằng
chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
- Phụ lục văn bản
Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ
tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần
footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ
nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính giúp cho mọi văn bản Phòng Nội Vụ ban hành
đều thống nhất với hệ thống văn bản của cả cơ quan tạo điều kiện thuận lợi trong
việc quản lý và giải quyết công việc.
2.2.2. Quản lý văn bản đi.
Là bộ phận văn thư thuộc Phòng Nội vụ, đối với việc quản lý văn bản đi,
các cán bộ văn thư thực hiện theo các bước trong quy trình quản lý văn bản:
2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản
- Trước khi trình cho Trưởng phòng Nội vụ ký một số văn bản, văn
thư(hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo) sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra lại thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì kịp thời sửa chữa.
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản được thực hiện theo quy định tại
quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND Quận Cầu Giấy.
Quan quá trình quan sát và được các chị trong bộ phận văn thư hướng dẫn e
đã được tiếp xúc với văn bản và ghi số, ngày , tháng vào văn bản
2.2.2.2.Đăng ký văn bản đi
Hình thức đăng ký văn bản đi là đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi của
Văn thư Phòng Nội Vụ.Chưa áp dụng hình thức đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
Cán bộ văn thư thực hiện điền đầy đủ thông tin của văn bản như số ký hiệu
văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu nội dung, và nơi nhận của văn.
2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Việc nhân bản văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ở phần nơi nhận của văn bản.Cách thức nhân bản chủ yếu đó là photocoppy.
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo sẽ trình cho Trưởng phòng ký và văn thư
sẽ trực tiếp đóng dấu lên văn bản.
Đối với các báo cáo ví dụ như:
Báo cáo tổng kết cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội khóa XIV và đại biểu Hội
đồng nhân dân các cấp nhiệm lỳ 2016-2021, Văn thư trực tiếp đóng dấu cơ quan và
dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản.
2.2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản được chuyển giao theo 2 cách đó là chuyển giao trực tiếp và gửi
qua Internet.
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan thì cá nhân làm
công tác văn thư sẽ trực tiếp đi.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận qua mạng.
2.2.2.5. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu lại bản gốc lưu tại Văn thư .Bản gốc lưu tại Văn
thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Qua quá trình quan sát và được các chị trong bộ phận văn thư hướng dẫn và
tạo điều kiện để e được tiếp xúc với văn bản và ghi số, ngày , tháng vào văn bản,
đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi, được trực tiếp nhân bản, đóng dấu
giáp lai văn bản và chuyển phát văn bản bằng cách trực tiếp em nhận thấy rằng

cách đăng ký văn bản được thực hiện đúng với quy định hiện hành. Việc đóng dấu
cơ quan được cán bộ văn thư thực hiện theo như lý thuyết mà các thầy cô trang bị:
đóng 1/3 chữ ký và dấu giáp lai đóng trùm lên một phần tờ giấy và mỗi dấu đòng
không quá 5 trang văn bản.
2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
1) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
2) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật

hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản
liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
b) Việc bóc bì văn bản:
Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời.
Qua quá trình quan sát thực tế việc bóc bì văn bản tại cơ quan em thấy chủ
yếu văn bản được văn thư trực tiếp bóc bì.Trường hợp văn thư không có mặt tại cơ
quan các cán bộ làm việc tại Phòng Nội Vụ trực tiếp bóc bì.
3) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a. Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư của cơ quan trước khi
chuyển đến các Phòng,Ban trong cơ quan phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến
và ngày .Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp
cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
b. Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển cho
nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.
c. Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ký hiệu dưới phần trích yếu nội hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm

ban hành văn bản.
2.2.3.2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến theo đúng quy
định hiện hành.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông
dụng.
2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư sẽ trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư trực tiếp
chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn quy định của cơ quan. Những văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Văn thư trình lên Trưởng phòng để tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Văn bản đến sẽ được giao cho Trưởng phòng có trách nhiệm thực hiện theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của Phòng mình.
2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động bao gồm hồ sơ công việc
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

và hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ công việc bao gồm hồ sơ về việc nâng lương; Hồ sơ về việc thi đua
khen thưởng; hồ sơ về việc biên chế cán bộ,công chức...
Hồ sơ nhân sự gồm có hồ sơ đảng viên của các chi bộ như Hồ sơ đảng viên
của chi bộ Nội Vụ, hồ sơ đảng viên của chi bộ ngành giáo dục, hồ sơ đảng viên chi
bộ quản lý dự án, hồ sơ đảng viên của chi bộ y tế,dân số,sổ xố, thống kê, tài chính,
quản lý đô thị,.....
Chưa ban hành danh mục hồ sơ và chưa có phương pháp lập hồ sơ cụ thể.
Ở cơ quan đã cho xây dựng kho lưu trữ. Tất cả hồ sơ tài liệu từ các bộ phận
lưu trữ của các phòng ban và cảu văn thư cơ quan khi đến hạn nộp lưu đều được
đưa vào lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan.
Việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo Điều 22 Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định:
Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Tài liệu hành chính sau một
năm kể từ năm công việc kết thúc
2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu.
Trong cơ quan, con dấu đóng vai trò quan trọng thể hiện vị trí pháp lý và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các
chức danh nhà nước.
Tại bộ phận văn thư của phòng nội vụ có các loại dấu như con dấu của
phòng nội vụ và các dấu chức danh.

Về vị trí đóng dấu:
- Đóng dấu cơ quan lên các văn bản chính thức của cơ quan, tổ chức
- Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm
nhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản để trên
tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ
trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.
- Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm
lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13C