Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân huyện hà quảng

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..........................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu chung về văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban
nhân dân huyện Hà Quảng.................................................................................3
1.1.Giới thiệu khái quát về Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân huyện
Hà Quảng.......................................................................................................3
1.1.1.Lịch sử hình thành................................................................................3
1.1.2.Vị trí......................................................................................................3
1.1.3. Hành chính...........................................................................................3
1.1.4. Địa hình...............................................................................................4
1.1.5. Dân cư.................................................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND & UBND Huyện Hà Quảng..............................................................4
1.2.1. Vị trí, chức năng..................................................................................4
1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn ...........................................................................5
1.2.3.Cơ cấu tổ chức......................................................................................7
1.3.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND & UBND Huyện Hà Quảng
.......................................................................................................................8
1.3.1.Tình hình tổ chức..................................................................................8
1.3.2. Chức năng............................................................................................8
1.3.3. Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................8
1.3.4. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................8
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ ở văn phòng HĐND &
UBND Huyện Hà Quảng...................................................................................10
2.1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ ..........................................10

2.1.1. Công tác văn thư................................................................................10
2.1.2. Công tác lưu trữ.................................................................................10
2.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng HĐND & UBND
huyện Hà Quảng..........................................................................................12
Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1 Công tác văn thư.................................................................................12
2.2.1.1. công tác soạn thảo và ban hành văn bản.........................................12
2.2.1.2. Quy trình quản lý văn bản đi..........................................................14
2.2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đến.......................................................17
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..................................20
2.2.1.5. quản lý và sử dụng con dấu............................................................20
2.2.2. Công tác lưu trữ.................................................................................21
2.2.2.1 Hoạt động quản lý...........................................................................21
2.2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ......................................................................21
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
khuyến nghị........................................................................................................26
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................26
3.1.1 Về công tác quản lý văn bản đi..........................................................26
3.1.2. Quản lý, giải quyết văn bản đến........................................................26
3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu..............................................................27
3.1.4. Công tác tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ...................................27
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại văn
phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng..................................................28
3.3.M ột số khuyến nghị..............................................................................31

PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................34
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................33
PHẦN PHỤ LỤC

Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Từ, cụm từ viết tắt
HĐND
UBND
QPPL

Từ, cụm từ đầy đủ
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân
Quy phạm pháp luật

Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới
hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông

tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phương tiện này
trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác văn thư lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà
còn liên quan đến nhiều cán bộ, công chức nhiều phòng ban khác trong cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp
thời những quyết định quản lý, lãnh đạo. Trên cơ sở đó, lãnh đạo sẽ dùng làm
căn cứ để chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, kịp
thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc chỉ đạo điều
hành đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Như vậy cho ta thấy công tác văn
thư lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của của bất cứ cơ
quan, đơn vị nào.
Vừa qua, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm
thứ 4 đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức. Quá trình thực tập giúp sinh viên
hiểu sâu hơn về những kiến thức lý luận đã được trau dồi tại nhà trường, vì giữa
thực tế và lý luận luôn có khoảng trống cần phải bổ sung cho nhau. Là sinh viên
khoa văn thư – lưu trữ, tôi cũng thấy quá trình đi thực tập tạo cơ hội học hỏi cần
thiết và hữu ích cho tôi được làm quen tiếp xúc và tận dụng những kiến thức đã
học vào thực tế. Đây là khoảng thời gian để tôi tích lũy kinh nghiệm về nghề
nghiệp của mình, chuẩn bị cho công việc sau này.
Là sinh viên đang theo học chuyên ngành lưu trữ trong quá trình học tập
thì cũng đã được sự tư vấn của nhiều thầy cô trong khoa, cũng là từ nhu cầu về
thông tin mà tôi muốn tìm hiểu về ngành nghề của tôi đang học. Nên tôi đã lựa
chọn Văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng, cái huyện mà tôi đã sinh ra
và lớn lên, để tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại đây.
Sau một thời gian thực tập từ 11/01/1016 đến hết ngày 18/3/2016. Hơn
Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hai tháng thực tập tại văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng, mặc dù đây
là lần thứ hai đi đến các cơ quan để tiếp xúc với công việc sau này nhưng tôi
còn rất nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc nhưng tôi đã được các cán bộ
tại phòng tận tình hướng dẫn và chỉ bảo nên tôi đã làm tốt công việc được giao
phó tại cơ quan, nhờ đó tôi đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm
thực tiễn về công tác văn thư- lưu trữ.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và các anh chị chuyên viên
Tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hà Quảng đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi
trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo này.
Tuy nhiên do thời gian tìm hiểu có hạn và khả năng của bản thân còn có
phần hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Do đó tôi
mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện
hơn nữa.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu chung về văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban
nhân dân huyện Hà Quảng
1.1.Giới thiệu khái quát về Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân
huyện Hà Quảng.
1.1.1.Lịch sử hình thành.
Năm 1966 Hội đồng chính phủ ra quyết định số 67/CP ngày 07/4/1966

chia huyện Hà Quảng và Huyện Thông Nông.
Năm 1977 Hội đồng Bộ trưởng ra quyết định số 140/HĐBT ngày
25/6/1977 về việc thành lập huyện Hà Quảng.
1.1.2.Vị trí.
Hà Quảng là huyện miền núi nằm ở phía bắc tỉnh Cao Bằng, cách trung
tâm Thành phố Cao Bằng 40 km về hướng bắc, có tọa độ địa lý từ 22 o47’23’’
đến 23o00’00’’ vĩ bắc (từ Làng Mòn - Hạ Thôn đến Nặm Sấn - Lũng Nặm), từ
105o57’14’’ đến 106o15’50’’ kinh đông (từ Lũng Pươi - Sóc Hà đến Ngườn
Luông - Tổng Cọt). Diện tích tự nhiên 453,67 km2, dân số trên 33.000 người.
Phía bắc giáp huyện Nà Po và huyện Tịnh Tây (thuộc tỉnh Quảng Tây,
Trung Quốc)
Phía nam giáp huyện Hòa An;
Phía đồng giáp huyện Trà Lĩnh;
Phía tây giáp huyện Thông Nông.
1.1.3. Hành chính
Huyện có 19 đơn vị hành chính, gồm 18 xã và 01 thị trấn, có các xã: Đào
Ngạn, Phù Ngọc, Sóc Hà, Trường Hà, Nà Sác, Quý Quân, Kéo Yên, Lũng Nặm,
Vân An, Cải Viên, Nội Thôn, Tổng Cọt, Sỹ Hai, Hồng Sỹ, Mã Ba, Hạ Thôn,
Thượng Thôn, Vần Dính (năm 2007 tách từ xã Xuân Hòa) và thị trấn Xuân Hòa.
Huyện Hà Quảng có 9 xã biên giới giáp biên với Trung Quốc, với tổng
chiều dài đường biên giới là 61,7 km, bao gồm các xã: Sóc Hà, Trường Hà, Nà
Sác, Kéo Yên, Lũng Nặm, Vân An, Cải Viên, Nội Thôn, Tổng Cọt. Huyện có
Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cửa khẩu Sóc Giang (thuộc xã Sóc Hà) và nhiều đường mòn dân sinh đi lại trao
đổi hàng hóa, văn hóa ….

1.1.4. Địa hình
Huyện Hà Quảng có địa hình phức tạp do kiến tạo địa chất, do đó Huyện
phân thành hai tiểu vùng chủ yếu: tiểu vùng thấp và tiểu vùng cao.
Tiểu vùng thấp có 06 xã và 01 thị trấn, gồm các xã: Trường Hà, Nà Sác,
Sóc Hà, Quý Quân, Đào Ngạn, Phù Ngọc và thị trấn Xuân Hòa. Đây là tiểu vùng
có các thung lũng tương đối bằng phẳng, đất canh tác chủ yếu là đất trồng lúa,
có hệ thống sông suối cơ bản đáp ứng được nhu cầu về nước cho sản xuất và
sinh hoạt của nhân dân.
Tiểu vùng cao có 12 xã, gồm các xã: Kéo Yên, Lũng Nặm, Vân An, Cải
Viên, Nội Thôn, Tổng Cọt, Sỹ Hai, Hồng Sỹ, Mã Ba, Hạ Thôn, Thượng Thôn,
Vần Dính. Đây là tiểu vùng hầu như không có sông suối, không đủ nước cho
sinh hoạt và sản xuất, đất canh tác chủ yếu là đất trồng hoa màu, kết cấu hạ tầng
cũng chưa đáp ứng được nhu cầu đi lại, lưu thông hàng hóa của nhân dân.
1.1.5. Dân cư
Dân số Huyện trên 33.000 người, gồm 5 dân tộc anh em cùng sinh sống:
Tày, Nùng, Mông, Dao và Kinh.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND & UBND Huyện Hà Quảng.
1.2.1. Vị trí, chức năng.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có chức năng
tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân huyện về hoạt động của Ủy ban nhân
dân huyện; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về công tác dân tộc; tham
mưu cho Ủy ban nhân dân huyện trong công tác chỉ đạo, điều hành; cung cấp
thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dâ có tư cách pháp nhân,
Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sự
chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân tỉnh.
1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn .
- Tham mưu giúp Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện xây
dựng chương trình làm việc, công việc hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm;
đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, Chủ
tịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
- Thu thập thông tin, xử lí thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vự lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, Chủ
tịch Hội đồng nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của
pháp luật;
- Có ý kiến thẩm tra độc lập với các đề án, các văn bản do các cơ quan,
đơn vị soạn thảo trình Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo
tính hợp lý nội dung và thể thức văn bản theo quy định;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện giải quyết khiếu nại, tố cáo. Thực hiện
công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của huyện
và theo quy định của pháp luật;
-Tổ chúc phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân. Thường trực Hội
đồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân
và tham mưu một số công việc do Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện giao;
- Tổ chức các hoạt động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân
dân trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà
nước trên địa bàn huyện; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều hòa, phối hợp
hoạt động các cơ quan chuyên môn, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp

xã để thực hiện chương trình, kế hoạch của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện;
Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu tổng hợp và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động
của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện. Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện và Chủ tịch Hội đồng nhân dân huyện trong công tác tiếp
dân.
- Giúp Hội đồng nhan dân và Ủy ban nhân dân huyện tiếp khách đến liên
hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, các kỳ hop của Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
- Công tác dân tộc:
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện về công tác dân tộc, cụ thể là: Tổ chức
thực hiện các chính sách dân tộc, các dự án, chương trình phát triển kinh tế- xã
hội, đối với đồng bào dân tọc tren địa bàn huyện công tác định canh, định cư đối
với đồng bào dân tộc thiểu số.
+ Phối hợp với các cơ quan chuyên môn huyện và các đoàn thể tổ chức
tuyên truyền, phổ biến chính sách và vân động đồng bào các dân tộc thiểu số
thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Đảng và quy định của pháp luật.
- Công tác ngoại vụ:
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong cong tác ngoại vụ, lãnh
sự, lễ tân, cụ thể là: Các hoạt động giao lưu với nước ngoài về chính trị, kinh tế,
văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao theo quy định của pháp luật; quản lý
các đoàn đi công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn nước ngoài tham quan và
làm việc tại địa phương theo quy dịnh của pháp luật.
+ Tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện trong việc theo dõi, quản lý

biên giới, đề xuất các phương án xử lý các vấn đề, các sự kiện liên quan đến
công tác bảo bệ và quản lý biên giới; thu thập thồng tin, tài liệu về biên giới,
phục vụ cho công tác đấu tranh, bảo vệ biên giới; lưu giữ, bảo mật các tài liệu,
hồ sơ, bản đồ…liên quan đến biến giới trên địa bàn huyện.
+ Phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc tham mưu cho Ủy ban
nhân dân huyện, xây dựng các phương án đầu tư phát triển kinh tế- xã hội biên
giới, cửa khẩu.
Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thanh toán tiền lương , cồng tác phí và các chi phí khác cho cán bộ công
chức, viên chức khối Ủy ban nhân dân huyện.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thực
hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.
- Thực hiện một số nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân giao.
1.2.3.Cơ cấu tổ chức
Tổ chức bộ máy căn cứ vào Quyết định số 89/2010/QĐ – UBND ngày
03/11/2010 của tỉnh Cao Bằng về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên
môn trực thuộc UBND huyện.
Văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng là một bộ máy được tổ
chức thành các phòng, bộ phận trực thuộc, và làm việc theo chế độ thủ trưởng,
và được tổ chức thành các phòng với tổ chức nhân sự như sau.
*Phòng lãnh đạo văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng.
- Phòng chánh văn phòng. 01 chánh văn phòng.
- Phòng phó chánh văn phòng. 02 phó chánh văn phòng: 01 phó chánh
văn phòng phụ trách hậu cần. 01 phó chánh phụ trách tổng hợp công tác quản

trị, phòng ban trực thuộc sự quản lý của văn phòng.
*Phòng tổng hợp.02 cán bộ.
*Phòng văn thư. 01 cán bộ kiêm nhiệm cả văn thư lưu trữ
*Phòng lưu trữ.
*Phòng kế toán.01 cán bộ
*Phòng tạp vụ. 01 nhân viên
*Phòng bảo vệ. 01 nhân viên bảo vệ
*Bộ phận một cửa.02 cán bộ
*Bộ phận lái xe. 03 lái xe
* Hội chữ thập đỏ.01 cán bộ
Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng ( phụ
lục số 1)
Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND & UBND Huyện
Hà Quảng
1.3.1.Tình hình tổ chức.
Tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND & UBND
huyện Hà Quảng được tổ chức theo mô hình bộ phận văn thư lưu trữ.
1.3.2. Chức năng
Tổ chức văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND &UBND huyện Hà Quảng
có chức năng tham mưu cho ủy ban nhân dân cấp huyện về việc quản lý nhà
nước về công tác văn thư trên địa bàn huyện.
1.3.3. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Tiếp nhận, phát hành và lưu trữ các loại tài liệu của cơ quan, của các

phòng ban chuyên môn trong và ngoài cơ quan, các ngành, các cấp gửi đến.
- Quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu, hồ sơ.
- Tổ chức quản lý khoa học phục vụ tốt các yêu cầu về khai thác tài liệu.
- Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác
thực hiện kế hoạch theo quy định.
- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình
theo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ
những khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác.
- Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.
- Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn
bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến.
- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của cơ quan phục vụ cho việc tra tìm
nhanh chóng và thuận tiện.
- Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động trong
phòng làm việc.
1.3.4. Cơ cấu tổ chức.
Sinh viên: Lương Thị Nga
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng đã bố trí 01 cán bộ kiêm
nhiệm làm công tác văn thư lưu trữ.
Hiện nay phận văn thư lưu trữ được bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm cả văn
thư và lưu trữ tại văn phòng UBND huyện. Ngoài ra phòng giáo dục và đào tạo
cũng được bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác này.

Sinh viên: Lương Thị Nga

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ ở văn phòng HĐND &
UBND Huyện Hà Quảng.
2.1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ .
2.1.1. Công tác văn thư.
Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư:
- Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về
soạn thảo, ban hành văn bản, quản lí văn bản tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác
văn thư.
Công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ là một trong
những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn
thể, tổ chức kinh tế- xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước dùng để
công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các nghành, các cấp để ghi chép kinh
nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay giúp đỡ
cho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một cơ
quan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu, nhược điểm của cơ quan đó.
Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung trên trong một cơ quan, tổ
chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quy
định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét,
nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết lập và lập hồ sơ công việc của
mình để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có
trách nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách

nhiệm tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối
công văn đến người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao,
in, nhân bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu,
lưu trữ văn bản, để nộp cho lưu trữ cơ quan.
2.1.2. Công tác lưu trữ
Quy định tại Điều 2 Luật lưu trữ 2011:
Sinh viên: Lương Thị Nga

10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
“Hoạt động lưu trữ” là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
“Tài liệu” là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu lưu trữ bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công
trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê: âm bản, dương bản phim,ảnh, vi phim:
băng, đĩa ghi âm, ghi hình: tài liệu điện tử: bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và vật mang tin khác.
“Tài liệu lưu trữ” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong từng trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
“ Lưu trữ cơ quan” là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
“ Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu

lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các
nguồn khác.
“ Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc các nhân.
“ Phông lưu trữ quốc gia việt nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước
việt nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính
trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lưu trữ quốc gia việt nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
“Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt
Nam. Tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật
lịch sử, tiêu biểu của Đảng, ổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính
trị - xã hội.
“ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã
Sinh viên: Lương Thị Nga
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu
khác hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
“Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

“Chỉnh lý tài liệu” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,
lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
“Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá giá trị tài liệu theio những
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền
để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá
trị.
“Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ” là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo
phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi
ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
2.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng HĐND &
UBND huyện Hà Quảng
2.2.1 Công tác văn thư
2.2.1.1. công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
* Quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
HĐND&UBND huyện Hà Quảng . Căn cứ theo yêu cầu lãnh đạo mà văn phòng
sẽ trợ giúp thủ trưởng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND có
hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2005, trình tự thủ tục soản thảo ban hành
quyết định chỉ thị của UBND cấp huyện được quy định.
Soạn thảo quyết định, chỉ thị UBND cấp huyện do Chủ tịch UBND phân
công và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.
Căn cứ tính chất nội dung dự thảo quyết định, chỉ thị chủ tịch UBND
huyện tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức hữu quan,
của nhân dân tại các xã, thôn xóm, chỉnh lý dự thảo quyết định chỉ thị.
Sinh viên: Lương Thị Nga
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trình tự xem xét thông qua dự thảo quyết định của UBND cấp huyện.Tổ
chức cá nhân được phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyết định, chỉ thị,
bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viên UBND chậm
nhất 3 ngày UBND họp.
Việc xem xét thông qua dự thảo quyết định, chỉ thị tại phiên họp UBND
được tiến hành theo trình tự sau.
+ Đại diện tổ chức cá nhân, được phân công soạn thảo, trình bày quyết
định dự thảo, chỉ thị.
+ UBND thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định, chỉ thị dự
thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên UBND biểu
quyết tán thành.
Chủ tịch UBND thay mặt UBND ký ban hành quyết định, chỉ thị
UBND huyện Hà Quảng ban hành thẩm quyền ký ban hành văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản hành chính như sau:
Căn cứ vào thẩm quyền chuyên môn của mỗi cá nhân, phòng ban của
UBND được giao để ký và ban hành ra các văn bản sao cho phù hợp.
+ Chủ tịch ký, phê duyệt và ban hành các quy định về kế hoạch công tác
hoạch định nhân sự và ký các văn bản sau: Quyết đinh, báo cáo, tờ trình, thông
báo.
Phó chủ tịch thừa lệnh thừa ủy quyền của chủ tịch UBND huyện có thẩm
quyền ký, phê duyệt và ban hành các văn bản. được quy định tại luật ban hành
văn bản của HĐND,UBND các cấp.
* Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản được áp dụng tại
HĐND&UBND huyện Hà Quảng.
Thực hiện luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, luật sửa
đổi bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản QPPL năm 2002: Nghị định
120/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ, Thông tư liên tích số
01/2011/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn phòng UBND huyện áp dụng quy trình soạn thảo văn bản như sau.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật
Bước 1: Sáng kiến và soản thảo văn bản (dự thảo).
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng văn bản dự thảo.
Sinh viên: Lương Thị Nga
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 3: Thẩm định dự thảo
Bước 4: Xem xét và thông qua
Bước 5: Công bố
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản
Đối với văn bản hành chính thông thường
Bước 1: Chuẩn bị
Bước 2: Làm dàn bài về đề cương
Bước 3: Viết thành văn
Các loại văn bản do UBND huyện Hà Quảng ban hành
Văn phòng của HĐND&UBND huyện Hà Quảng do anh Dương Văn
Thịnh( Chánh văn Phòng) và anh Triệu Trung Hưng( Phó chánh văn phòng ) và
hai cán bộ phụ trách là chị Thẩm Thị Thủy, Phạm Thị Hiệu. Công việc chủ yếu
của văn phòng UBND huyện là làm tham mưu giúp việc cho lãnh đạo chủ tịch.
Các giao dịch ở địa phương. Soạn thảo ban hành văn bản, lưu văn bản đến và đi,
quản lý con dấu. Ngay từ đầu văn phòng đã vào sổ công văn đi và công văn đến.
Sau đây là một văn bản do UBND huyện Hà Quảng ban hành( phụ lục số 3)
Số liệu về ban hành một số loại văn bản của văn phòng HĐND &UBND
huyện Hà Quảng năm 2015
Tên loại văn bản

Công văn
Kế hoạch
Thông báo
Báo cáo
Tờ trình

Số lượng ban hành
496
92
81
34
37
( nguồn: phòng văn thư – UBND)

2.2.1.2. Quy trình quản lý văn bản đi.
UBND huyện Hà Quảng là cơ quan quản lý hành chính nhà nước nên khối
lượng văn bản được hình thành trong năm rất nhiều. Để thuận lợi trong trao đổi
công việc giữa các cơ quan đơn vị, phòng ban nên việc quản lý được thực hiện
theo các bước sau.
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi:

Sinh viên: Lương Thị Nga

14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Kiểm tra thể

Đăng

thức và kỹ

ký văn

thuật trình

bản đi

bày; ghi số
và ngày,
tháng, năm
của văn bản

Nhân bản,
đóng dấu
cơ quan
và dấu
mức độ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Làm thủ tục
Lưu
phát hành và

văn

theo dõi việc

bản đi

chuyển phát
văn bản

khẩn, mật

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. sau khi văn bản được
duyệt, ký xong văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức vàkỹ thuật trình bày
văn bản nếu có gì sai sót thì phải báo ngay cho người có trách nhiệm xem xét
giải quyết.
+ Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
Tất cả các văn bản đi đều được tập trung tại văn thư của cơ quan để ghi
theo hệ thống số để thống nhất cho việc quản lý. Việc ghi số văn bản quy phạm
pháp luật được ghi theo hệ thống số riêng . số của văn bản phải được ghi bắt
đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối cùng của năm.
Việc ghi ngày, tháng, năm văn bản phải được viết đầy đủ. Đối với ngày
nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, ví dụ như: Hà Quảng, ngày
08 tháng 02 năm 2016.
- Đăng ký văn bản đi. Việc đăng ký văn bản đi vẫn được đăng ký bằng sổ.
HĐND& UBND huyện Hà Quảng là một cơ quan hành chính nhà nước nên số
lượng văn bản sản sinh ra mỗi năm tương đối nhiều nên việc lập sổ dăng ký văn
bản đi được chia thành nhiều loại sổ . các sổ được lập là: sổ đăng ký Nghị
Quyết, Chỉ thị, Quyết định, công văn thông thường( công văn, báo cáo, thông
báo..), giấy mời. Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo mẫu sau:

Sinh viên: Lương Thị Nga

15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Số và
ký
hiệu
văn
bản

Ngày,
tháng,
năm
của văn
bản

…….

…….

21/Q
ĐUBN
D

13/01/2
016

22/Q

Đ–
UBN
D

13/01/2
016

23/Q
Đ–
UBN
D

14/01/2
016

…..

…….

Tên loại và trích
yếu nội dung văn
bản

Người
ký

Nơi nhận văn
bản

…………………

….
…..
……
Quyết Định
CT.
TT.HĐND,U
Về việc nâng bậc
Võ
BND huyện,
lương trước thời
cvp, trưởng p
hạn cho Bà Nông
NV, TC-KH,
Thị Lễ công chức
GDDT bà
phòng Giáo dục và
Nông Thị Lễ
đào tạo
Quyết Định
CT.Võ Sở XD tỉnh,
Về việc phê duyệt
TT.HĐND,
xây dựng công
UBND huyện,
trình: nhà ăn
cvp, trưởng p
trường tiểu học Nà
TC-KH, KTGiàng, xã Phù
HT,
Ngọc, huyện Hà

CT.UBND xã
Quảng, Tỉnh Cao
Phù Ngọc,
Bằng
trường tiểu
học Nà Giàng

Đơn
vị ,
Số
người
Ghi
lượn
nhận
chú
g bản
bản
lưu
…….. ….. ……
VT,
NV.

7

VT,
KTHT

8

Quyết Định

PCT.
Về việc thôi trả trợ Phươn
cấp xã hội ( Bà Vi
g
Thị So)

……………..

TT.HU,HĐN
VT,
8
D,UBND
LĐhuyện, cvp,
TB&
trưởng p TCXH
KH, LĐTB&XH,
CT.UBND xã
Nội Thôn và
Bà Vi Thị So
……..
…………..
……
…..
( Nguồn phòng văn thư- UBND)

- Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.
Văn bản sau khi làm thủ tục đăng ký xong thì sẽ được nhân bản theo
phần nơi nhận và đóng dấu cơ quan, đóng dấu phải đảm bảo nguyên tắc đóng
Sinh viên: Lương Thị Nga

16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dấu, con dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên phải và phải đóng dấu theo
thẩm quyền ban hành của từng loại văn bản.
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
+ Làm thủ tục phát hành văn bản.
Trước khi chuyển phát văn bản thì phải cho văn bản vào bì, phải phù hợp
độ dày từng loại văn bản. Viết bì phải rõ ràng đúng địa chỉ nhận, dán bì phải
cẩn thận không để hồ dán dính vào văn bản.
+ Chuyển phát văn bản đi.
Văn bản phải được hoàn thành thủ tục chuyển phát trong ngày phát
hành( hoặc có thể là ngày hôm sau đối với văn bản không gấp).
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Văn thư là người có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Khi gửi văn bản văn thư phải lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Để theo dõi việc chuyển phát văn bản của
mình, xem người nhận văn bản đã nhận được văn bản hay chưa. Tránh trường
hợp văn bản bị mất mát thất lạc.
- Lưu văn bản đi. Văn bản được lưu tại bộ phận soạn thảo 1 bản và văn
thư giữ 1 bản. dưới đây là một văn bản do UBND huyện Hà Quảng ban hành.
( phụ lục số 2)
2.2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đến.
Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên
tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
Văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản

lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối
tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời,
chính xác bí mật và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước.
Văn bản đến, kể từ lúc người phụ trách đến nhận của cơ quan đã ký nhận,
phải được phân phối đến tay người có trái nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyết
trong thời hạn ngắn nhất.
Những công văn đóng dấu " hỏa tốc", "thượng khẩn ' phải được phân
phối hoặc gửi đi ngay trong lúc nhận được.
Sinh viên: Lương Thị Nga

17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc gửi, nhận, phân phối công văn "mật”, "tối mật”, "tuyệt mật” phải
đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước .
Đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất, các văn bản đến
sẽ được xử lý giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, văn bản không bị chuyển đi
chuyển lại lòng vòng, gây nên sự chậm trễ và tốn kém thời gian và công sức.
Trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến thuộc về Chánh
văn phòng.
Bộ phận văn thư cơ quan trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể sau:
Sơ đồ quá trình quản lý giải quyết văn bản đến tại văn phòng HĐND &
UBND huyện Hà Quảng
Tiếp

Phận

Đóng

Chuyển

Giải

nhận

loại sơ

dấu,

giao văn

quyết

văn bản

bộ, bóc

đăng ký

bản đến

và theo

đến

bì, trình

văn bản

dõi, đôn

văn bản

đến

đốc

đến

việc
giải
quyết
văn bản
đến

- Tiếp nhận văn bản đến: về nguyên tăc, tất cả các loại văn bản đến đều
tập trung tại bộ phận văn thư. Theo nhiệm vụ được giao văn thư tiếp nhận tất cả
những loại văn bản do các cơ quan khác gửi đến ( kể cả văn bản gửi theo đường
bưu điện, gửi qua máy fax, do cán bộ đi dự hội nghị, đi họp trực tiếp mang về).
khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư phải kiểm tra số lượng, đối chiếu với nơi
gửi trước khi ký nhận. đối với văn bản được chuyển phát qua máy fax hoặc qua
mạng văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu có
gì sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc người có trách nhiệm xem
xét giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì, trình văn bản đến:
+ Bóc bì văn bản: việc bóc bì văn bản được chia làm 2 loại: loại bóc bì là
Sinh viên: Lương Thị Nga

18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
những văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức;còn loại không bóc bì là những văn bản
gửi trực tiếp cho cá nhân và các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ mật, tối mât,
tuyệt mật. bóc bì văn bản phải đảm bảo đúng nguyên tắc bóc đúng các bước để
đảm bảo sự nguyên vẹ của văn bản, có sự kiểm tra đối chiếu văn bản thực tế và
thông tin trên văn bản, phiếu gửi. Những bì văn bản có đóng dấu “ khẩn”, “
thượng khẩn”, “ hỏa tốc” phải được bóc ngay và trình lãnh đạo giải quyết kịp
thời.
+ Trình văn bản đến: văn bản sau khi được bóc bì xong cán bộ văn thư
phải trình ngay cho lãnh đạo văn phòng phụ trách công tác xử lý văn bản xem
xét, nghiên cứu để quyết định phương hướng giải quyết. Lãnh đạo văn phòng
ghi rõ văn bản được chuyển đến đơn vị hay cá nhân giải quyết; văn thư cơ quan
căn cứ vào đó để chuyển đến các đối tượng có liên quan trong thười gian sớm
nhất.
- Đăng ký, đóng dấu, chuyển gia văn bản đến:
+ Đóng dấu đến:văn bản sau khi được lãnh đạo văn phòng xử lý sẽ được
đưa lại cho phòng văn thư để đóng dấu đến. Dấu đóng phải rõ ràng bằng dấu
mực đỏ đóng ở phần giấy trắng dưới số ký hiệu hoặc trích yếu nội dung văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến: hiện nay tất cả những văn bản đến đã được đăng
ký trên phần mềm eoffice của cơ quan. Số đến của văn bản phải ghi khớp với số
ghi trên dấu đến. số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Do khối lượng văn bản đến của cơ quan rất đa dạng và phong phú nên
việc đăng ký văn bản đến trên phần mềm eoffice cũng được phân thành nhiều

file khác nhau. văn bản sau khi đăng ký xong xẽ scan lên để lưu trong phần mền
của máy tính, và văn bản đó được lưu trong máy tính dưới dạng pdf.
(phụ lục 3: giới thiệu về phần mềm đăng ký, quản lý văn bản đến tại văn
phòng HĐND& UBND huyện Hà Quảng )
- Chuyển giao văn bản đến: Sau khi văn bản được đăng ký dựa và sau khi
đã có ý kiến lãnh đạo văn phòng văn thư phải gửi ngay thông qua phần mềm
quản lý văn bản đến trên máy tính đến các phòng ban có liên quan. Việc chuyển
giao phải đảm bảo kịp thời đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản.
Sinh viên: Lương Thị Nga

19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: khi nhận
được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời hạn
theo quy định của cơ quan, những văn bản chỉ dấu mức độ khẩn phải được giải
quyêt trước. văn thư có nhiệm vụ theo dõi việc văn bản đến các phòng ban có
nhiệm vụ giải quyết đã nhận được chưa?
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư. Căn cứ vào
chức năng nhiệm vụ của mình mỗi cán bộ trong cơ quan lập các loại hồ sơ như
hồ công việc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ nguyên tắc để phục vụ cho quá trình giải
quyết công việc.
2.2.1.5. quản lý và sử dụng con dấu.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số
58/2001/NĐ- CP ngày 24/8 /2001 của Chính phủ về quản lý, sử dụng con dấu;

Nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ
sung một số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;
Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-TCCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công
an và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ; Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày
05/02/2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định
số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày
01/4/2009 của Chính phủ.
- Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng của cán bộ văn
thư là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan. Việc đóng dấu phải đảm bảo
đúng quy định:
Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.
Đóng dấu vào văn bản khi đã có chữ ký, đúng thẩm quyền, không đóng
dấu khống chỉ.
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng dấu mực quy định.
Đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữa ký về về bên phải.
Người quản lý con dấu phải do chánh văn phòng quyết định và phải có
tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức theo quy định.
Con dấu phải được quản lý an toàn trong tủ có khóa chắc chắn, không
được mang con dấu về nhà, đi công tác( trừ những trường hợp đặc biệt nhưng
Sinh viên: Lương Thị Nga
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phải được sự cho phép hoặc ủy quyền của thủ trưởng cơ quan).
Dưới đây là một văn bản do văn phòng soạn thảo vả đóng dấu ( phụ lục số 4)
2.2.2. Công tác lưu trữ
2.2.2.1 Hoạt động quản lý

- Xây dựng , ban hành văn bản về lưu trữ.
Phòng lưu trữ của UBND huyện Hà Quảng đã được thành lập và hoạt
động khá lâu trong hệ thống văn phòng HĐND& UBND huyện, nhưng đến nay
phòng vẫn chưa ban hành được quy chế và những văn bản khác liên quan đến
công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.
- Quản lý phông lưu trữ .
Hiện nay phòng lưu trữ đang lưu giữ duy nhất phông HĐND& UBND
huyện Hà Quảng
- Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong
hoạt động lưu trữ.
Đến nay tổ chức nghiên cứu khoa học về hoạt động lưu trữ của cơ quan đã
có nhưng vẫn còn nghèo nàn.
Về ứng dụng thành tựu nghiên cứu khoa học vẫn còn yếu, vẫn còn sử
dụng tài liệu theo mô hình truyền thống mục lục hồ sơ, chưa có phần mềm quản
lý lưu trữ. Vẫn quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ theo hình thức truyền thống
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Cơ quan mới bố trí được 01 cán bộ kiêm nhiệm cả văn thư lưu trữ. Hàng
năm cơ quan cũng đã cử cán bộ đi học tâp, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao
năng lực chuyên môn.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ
của cơ quan.
Cơ quan chưa có trường hợp nào bị vi phạm quy chế công tác của cơ quan
cũng như pháp luật về lưu trữ.
- Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
2.2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Bổ sung tài liệu với mục đích thu thập làm phong phú và hoàn chỉnh tài
Sinh viên: Lương Thị Nga
21

Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu vào kho lưu trữ của cơ quan. Làm tốt vấn đề này có ý nghĩa quan trọng
không chỉ đối với lưu trữ của cơ quan mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu
lưu trữ ngoài những ý nghĩa về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, lịch sử…thì
tài liệu lưu trữ còn có giá trị thực tiễn.
Hàng năm cán bộ lưu trữ lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu
thập bổ sung tài liệu. Nguồn thu thập bổ sung chủ yếu đó là các phòng ban
chuyên môn thuộc huyện như: phòng Giáo dục, phòng TC-KH, Phòng Tài
nguyên – Mội trường,… công việc đó được tiến hành vào cuối mỗi năm. Trong
quá trình thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ đều kèm theo mục lục thống
kê. Trên cơ sở đó cán bộ lưu trữ kiểm tra số lượng tài liệu trên thực tế.
Tuy nhiên công tác lập hồ sơ tại các phòng ban chuyên môn vẫn chưa
đáp ứng được yêu cầu tài liệu chưa được sắp xếp khoa học chưa được biên mục
và thành phần tài liệu trong từng hồ sơ còn thiếu hoặc trùng thừa. Nên tài liệu
thu về vẫn còn trong tình trạng bó gói chưa hoàn chỉnh.
- Xác định giá trị tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ nhằm mục đích nghiên cứu thời gian
bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
và lựa chọn thời hạn bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ tài liệu có giá trị
về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội…
Thông qua việc đánh giá tài liệu cán bộ lưu trữ loại ra những tài liệu thực
sự không còn giá trị trong mọi phương diện: các bản trùng, bản thừa, lịch làm
việc của chủ tịch, phó chủ tịch HĐND&UBND huyện, các bản photo không có
dấu, giấy mời, chương trình, các báo cáo công tác tháng, công tác quý của các
phòng, các đơn vị trong toàn huyện….để lại những tài liệu có giá trị tạo điều
kiện sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị,

giảm bớt khổi lượng tài liệu phải bảo quản.
Căn cứ vào ý nghĩa nội dung của tài liệu lưu trữ, ý kiến chỉ đạo của Chủ
tịch UBND huyện và chánh văn phòng để cán bộ lưu trữ xác định thời gian cần
thiết cho việc bảo quản, lưu trữ tài liệu cũng như việc hủy bỏ tài liệu đã hết giá
trị. Những tài liệu mà UBND bảo quản có thời gian dài và vĩnh viễn như tài liệu
về những cuộc họp hội đồng nhân dân, tài liệu về bầu cử, các chính sách phát
triển kinh tế xã hội các Nghị Quyết, Chỉ thị, biên bản của cuộc họp HDND&
Sinh viên: Lương Thị Nga

22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A