Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại PHÒNG THƯƠNG mại và CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (841.62 KB, 32 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................2
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................2
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức............................................2
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Thương mại
và Công nghiệp Việt Nam (VCCI):....................................................................................................3
1.1.1.Lịch sử hình thành của VCCI...................................................................................................3
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VCCI:...........................................................................4
1.1.3.Cơ cấu tổ chức VCCI...............................................................................................................5
1.1.1.1.Cơ cấu về nhân sự:..............................................................................................................5
1.1.1.2.Cơ cấu bộ máy:...................................................................................................................6
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu
trữ của VCCI:...................................................................................................................................7
2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng:........................................7
1.1.1.3.Chức năng:..........................................................................................................................7
1.1.1.4.Nhiệm vụ, quyền hạn:.........................................................................................................7
1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức:...................................................................................................................8
1.2.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ của
VCCI:...............................................................................................................................................8
1.2.2.1. Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:............................8
1.2.2.2. Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:............................9
1.2.3.1.Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của VCCI:...................................................9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI)..........11
2.1. Hoạt động quản lý:.................................................................................................................11
2.1.1. Thực tiễn công tác Văn thư:................................................................................................11
2.1.2. Thực tiễn công tác lưu trữ:.................................................................................................11
2.2. Hoạt động nghiệp vụ:.............................................................................................................12
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.1. Thực tiễn công tác văn thư:................................................................................................12
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:......................................................................................12
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi – đến:................................................................................................13
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu:............................................................................................14
2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:...........................................................15
2.2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ:.................................................................................................17
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:...............................................................17
2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu:......................................................................................17
2.2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu:.................................................................................................18
2.2.2.4. Công tác thống kê trong lưu trữ:......................................................................................19
2.2.2.5. Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:..........................................................20
2.2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:..................................................................................20
2.2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:......................................................................20
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP..........................................22
TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI)
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ:....................................................................22
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được:......22
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của VCCI:........................23
3.3. Một số khuyến nghị:..............................................................................................................23
3.3.1. Đối với Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI):.............................................23
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ của khoa, trường:..........................................................24
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................25
D. PHỤ LỤC......................................................................................................27
D. PHỤ LỤC
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng đối với tất cả các
lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt
động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị
đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc,
bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò
của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một
trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh
vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
Cùng với sự phát triển bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế,
công tác văn thư lưu trữ trong bộ máy các cấp cũng ngày càng được củng cố,
nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Các nghiệp vụ của công tác
này ngày càng được quy định một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và
quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan cũng như hệ thống
tổ chức phục vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, lưu trữ văn thư đã được
triển khai ở nhiều nơi, giúp quản lý văn bản một cách khoa học, chính xác,
nhanh chóng, đảm bảo tốt việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu.
Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành”, khoa Văn thư – Lưu trữ
của trường đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các
cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo sự liên hệ của sinh viên hoặc sự phân
công của nhà trường. Việc thực tập tại các cơ quan, tổ chức giúp sinh viện hiểu
rõ hơn thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ. Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động,
độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư –
lưu trữ của cơ quan đơn vị. Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong
việc học tập các học phần kế tiếp.
Căn cứ vào Quyết định số 33/QĐ-ĐHNV ngày 12 tháng 01 năm 2016 của
trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc cử sinh viên đi thực tập tốt nghiệp, thời
gian thực tập từ ngày 04/1/2016 đến hết ngày 19/3/2016. Cùng sự giúp đỡ hết
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sức nhiệt tình của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) đã tạo
điều kiện tiếp nhận em về thực tập.Trong thời gian thực tập nhờ sự giúp đỡ của
các cô chú, anh chị trong VCCI và đặc biệt là các cán bộ làm công tác văn thư –
lưu trữ mà em đã được trải nghiệm thực tế với công việc văn phòng, được áp
dụng những lý luận đã được học vào thực tiễn. Đồng thời cũng tạo cho em cơ
hội để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc của người cán bộ, công
chức văn phòng.
Trong quá trình thực tập tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam
(VCCI)em nhận thấy môi trường làm việc ở đây rất tốt; các cô chú, anh chị rất
thân thiện, luôn nhiệt tình sẵn sàng giúp đỡ; văn phòng cũng được trang bị khá
đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc chuyên môn.
Bên cạnh đó, em cũng gặp phải không ít khó khăn: từ việc làm quen với
môi trường làm việc mới, đến những bỡ ngỡ khi mới bắt tay vào công việc vì
những lý luận đã được học trong trường so với thực tế có rất nhiều điểm khác
nhau. Bên cạnh đó, khi bắt đầu thực hiện các khâu nghiệp vụ vì là lần đầu nên
em còn nhiều vụng về, non kém.
Hơn hai tháng được thực tập tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt
Nam (VCCI) là khoảng thời gian vô cùng quý báu giúp em học hỏi thêm được
nhiều kinh nghiệm, kiến thức bổ ích, giúp em được cọ sát với thực tế. Điều này
không chỉ giúp em hoàn thành tốt được nhiệm vụ do trường đề ra, mà quan trọng
hơn cả nó giúp ích rất lớn cho em trong công việc trong tương lai.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể cán bộ của VCCI
nói chung và đặc biệt các cán bộ văn thư – lưu trữ trong VCCI nói riêng đã tạo
điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập, giúp em hoàn thành nhiệm
vụ được đề ra và quan trọng giúp em có được những kiến thức thực tế bổ ích,
quý giá.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Hương Giang
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (tại số 9 Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội)
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI):
1.1.1. Lịch sử hình thành của VCCI
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) là tổ chức quốc gia
tập hợp và đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động và các
hiệp hội doanh nghiệp ở Việt Nam nhằm mục đích phát triển, bảo vệ và hỗ trợ
các doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, thúc đẩy
các quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học – công nghệ giữa Việt
Nam với các nước trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi. Phòng thương mại và
Công nghiệp Việt Nam là tổ chức độc lập, phi chính phủ, phi lợi nhuận, có tư
cách pháp nhân và tự chủ về tài chính.
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), trước kia có tên là
Phòng Thương mại của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, được thành lập năm
1963, nhằm xúc tiến quan hệ thương mại giữa Việt Nam với các nước trên thế
giới. Đến năm 1982, đổi tên thành Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt
Nam (VCCI).
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của VCCI:
- Đại diện để thúc đẩy và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của cộng
đồng doanh nghiệp và người sử dụng lao động ở Việt Nam trong các quan hệ
trong nước và quốc tế;
- Thúc đẩy sự pháp triển doanh nghiệp, doanh nhân, sự liên kết giữa các
doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp, xúc tiến và hỗ trợ các hoạt động thương
mại, đầu tư, hợp tác khoa học – công nghệ và các hoạt động kinh doanh khác
của các doanh nghiệp ở Việt Nam và nước ngoài;
- Tập hợp, nghiên cứu ý kiến của các doanh nghiệp để phản ánh, kiến nghị
và tham gia cho Nhà nước các vấn đề về pháp luật, chính sách kinh tế - xã hội
nhằm cải thiện môi trường kinh doanh;
- Tham gia xây dựng và thực hiện các chiến lược phát triển kinh tế - xã
hội và hội nhập kinh tế quốc tế, tham dự các hội nghị,các đoàn đàm phán về
kinh tế và thương mại phù hợp với qui định của Nhà nước;
- Tổ chức các diễn đàn, đối thoại, các cuộc tiếp xúc giữa doanh nghiệp,
người sử dụng lao động với các cơ quan nhà nước, với đại diện người lao động
và với các tổ chức hữu quan khác ở trong và ngoài nước để trao đổi thông tin và
ý kiến về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp và môi trường kinh doanh;
- Tiến hành những hoạt động cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp,
chính đáng của doanh nghiệp và người sử dụng lao động trong các quan hệ kinh
doanh trong nước và quốc tế;
- Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, vận động các doanh nghiệp thực
hiện nghiêm chỉnh pháp luật, nâng cao trách nhiệm xã hội, đạo đức và văn hoá
kinh doanh, xây dựng quan hệ lao động thuận hòa, bảo vệ môi trường và tham
gia các hoạt động xã hội phù hợp với mục tiêu của Phòng
- Tập hợp và liên kết với các hiệp hội doanh nghiệp ở Việt Nam, hợp tác
với các Phòng Thương mại và Công nghiệp, các tổ chức hữu quan ở nước ngoài,
tham gia các tổ chức khu vực và quốc tế phù hợp với mục đích của Phòng và
giúp đỡ các doanh nghiệp tham gia hoạt động trong các tổ chức đó;
- Tiến hành các hoạt động xây dựng, quảng bá và nâng cao uy tín doanh
nghiệp, doanh nhân, hàng hoá, dịch vụ của Việt Nam; thúc đẩy các dịch vụ hỗ
trợ phát triển kinh doanh; hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển quan hệ kinh doanh
đầu tư ở trong và ngoài nước thông qua các biện pháp như: chắp nối và giới
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tư vấn cho doanh nghiệp, tổ
chức nghiên cứu, khảo sát thị trường, hội thảo, hội nghị, hội chợ, triễn lãm,
quảng cáo và các hoạt động xúc tiến khác;
- Tổ chức đào tạo bằng những hình thức thích hợp để phát triển nguồn
nhân lực cho các doanh nghiệp, giúp các doanh nhân nâng cao kiến thức, năng
lực quản lý và kinh doanh;
- Giúp đăng ký và bảo hộ quyền sỡ hữu trí tuệ và chuyển giao công nghệ
ở Việt Nam và ở nước ngoài;
- Cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hoá xuất khẩu của Việt Nam và
chứng thực các chứng từ cần thiết khác trong kinh doanh; xác nhận các trường
hợp bất khả kháng;
- Giúp các doanh nghiệp trong và ngoài nước giải quyết bất đồng, tranh
chấp thông qua thương lượng, hoà giải hoặc trọng tài; phân bổ tổn thất chung
khi có yêu cầu;
- Thực hiện nhưng công việc khác mà Nhà nước Việt Nam hoặc các tổ
chức khác ủy thác.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức VCCI
1.1.1.1. Cơ cấu về nhân sự:
Chủ tịch là người đại diện cho VCCI và Hội đồng quản trị, chịu trách
nhiệm về toàn bộ hoạt động của VCCI.Chủ tịch đồng thời là người đứng đầu
Ban thường trực. Các Phó chủ tịch là người giúp Chủ tịch điều hành chung và
được Chủ tịch phân công trách nhiệm trong một số lĩnh vực công tác cụ thể. Phó
chủ tịch thường trực thay mặt Chủ tịch lãnh đạo VCCI khi Chủ tịch đi vắng. Tổng
thư ký là người giúp Chủ tịch điều phối hoạt động của các cơ quan chuyên trách,
các tổ chức trực thuộc VCCI và được Chủ tịch phân công phụ trách một số lĩnh
vực công tác cụ thể, ngoài ra có trưởng các Ban chuyên môn khác. Cụ thể:
- Chủ tịch: ông Vũ Tiến Lộc
- Phó chủ tịch thường trực: Hoàng Văn Dũng
- Phó chủ tịch: Đoàn Duy Khương
- Phó chủ tịch: Phạm Gia Túc
- Tổng Thư ký: Phạm Thị Thu Hằng
- Trưởng các ban chuyên môn:
+ Ban Hội viên và Đào tạo: ông Vũ Anh Dũng
+ Ban Quan hệ Quốc tế: ông Trần Thiện Cường
+ Ban Tổ chức cán bộ: ông Nguyễn Bắc Hà
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Ban Tài chính: bà Trần Hồ Lan
+ Trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa: GĐ bà Phạm Thị Thu Hằng
+ Văn phòng giới sử dụng lao động: GĐ ông Phùng Quang Huy
+ Văn phòng: Chánh văn phòng ông Phan Hồng Giang
1.1.1.2. Cơ cấu bộ máy:
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của VCCI:
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng:
1.1.1.3. Chức năng:
Văn phòng VCCI là cơ quan tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Ban
thường trực trong các công tác tổng hợp, hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản,
và đối ngoại của VCCI.
1.1.1.4. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Tham mưu cho Ban Thường trực trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện
chiến lược phát triển, phương hướng nhiệm vụ hoạt động của VCCI và trong
việc điều hành, điều phối các hoạt động hàng ngày của cơ quan VCCI.
- Làm đầu mối tiếp nhận, xử lý, truyền đạt thông tin nội bộ và từ bên
ngoài phục vụ hoạt động của Ban Thường trực và cơ quan VCCI. Phối hợp xây
dựng các nội quy, quy chế nội bộ của VCCI.
- Tiếp nhận và Tổng hợp tình hình hoạt động của các Ban, Trung tâm, đơn
vị trực thuộc Phòng. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và các báo cáo
của cơ quan, Ban Thường trực và HĐQT theo định kỳ và chuyên đề. Chủ trì
chuẩn bị nội dung và hậu cần cho các cuộc họp của HĐQT, Ban Thường trực và
cơ quan.
- Tổ chức nghiên cứu các vấn đề chung về kinh tế, doanh nghiệp, môi
trường kinh doanh trong nước và quốc tế…, phục vụ hoạt động của HĐQT, Ban
Thường trực và cơ quan.
- Tổ chức tiếp nhận và chuyển công văn đi, đến; lưu trữ tài liệu; quản lý
con dấu của VCCI.
- Bảo đảm sách, báo, tài liệu tham khảo của thư viện thương mại phục vụ
Ban Thường trực, các Ban, Trung tâm, đơn vị trực thuộc và doanh nghiệp. Sưu
tầm, bảo quản, khai thác tài liệu và hiện vật về lịch sử và truyền thống của
VCCI.
- Tham mưu của Ban Thường trực trong công tác quản lý đầu tư xây dựng
cơ bản, quản lý khai thác và sử dụng đất đai, cơ sở hạ tầng trong hệ thống VCCI.
- Mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của các Ban,
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trung tâm và quản lý tài sản của cơ quan. Duy tu, bảo dưỡng, đề xuất phương
án khai thác có hiệu quả Trung tâm Thương mại quốc tế tại Hà Nội.
- Tổ chức các công việc lễ tân, thường trực, bảo vệ, vệ sinh, điện nước…
của cơ quan. Bảo đảm xe ô tô phục vụ Ban Thường trực và hoạt động của các
Ban, Trung tâm trực thuộc VCCI.
- Tham mưu cho Ban Thường trực và tổ chức các hoạt động phục vụ công
tác đối ngoại của VCCI.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Ban Thường trực giao.
1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức:
*Lãnh đạo Văn Phòng:
- Chánh Văn Phòng: ông Phan Hồng Giang
- Phó Chánh Văn phòng:
+ Nguyễn Thị Ngọc Thủy
+ Ngô Minh Trí
+ Phạm Công Hùng
+ Phạm Thái Lai
*Các phòng, bộ phận:
- Phòng Tổng hợp
- Phòng Văn thư – Lưu trữ
- Phòng Thư viện – Truyền thống
- Phòng Quản trị lễ tân
- Tổ xe
1.2.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận
văn thư – lưu trữ của VCCI:
1.2.2.1. Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Văn thư
cơ quan:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành;
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có);
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
1.2.2.2. Giúp Chánh văn phòng VCCI thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ
cơ quan:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong VCCI, tổ chức lập hồ sơ
và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch
sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
1.2.3.1.
Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của VCCI:
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý Hành
chính Nhà nước. Nhận thức được tầm quan trọng đó, lãnh đạo của VCCI rất
quan tâm đến bộ phận làm công tác này. Nhìn chung công tác văn thư – lưu trữ
của VCCI đã được đi vào nề nếp và đang từng bước được nâng cao giúp cho
việc quản lý, bảo quản, tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao.
Hiện nay tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) đã có
04 cán bộ kiêm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ trình độ trung cấp chuyên
nghiệp. Các cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ giúp Chánh văn phòng thực
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện việc quản lý, thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của VCCI.
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI)
2.1. Hoạt động quản lý:
2.1.1. Thực tiễn công tác Văn thư:
Công tác văn thư là một khái niệm dùng để chỉ các hoạt động có liên quan
đến các khâu soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý văn bản đi,
đến; lập hồ sơ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu, nhằm phục vụ cho hoạt
động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Để quản lý công tác văn thư, VCCI đã dựa trên các văn bản quy định của
Nhà nước về việc thực hiện công tác văn thư để áp dụng vào chính công tác văn
thư tại VCCI:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công văn 425/VTLLNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004 ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Thông tư 07/2012/TT/BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
- Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ và Văn Phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
2.1.2. Thực tiễn công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực của hoạt động Nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ. Tại VCCI
công tác lưu trữ đã được triển khai và thực hiện theo hướng dẫn của các văn bản
về nghiệp vụ lưu trữ như:
- Luật Lưu trữ năm 2011.
- Công văn 283/VTLLNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu
giấy” theo TCVN ISO 9001:2000.
- Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng 8 năm 2012 của Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ.
- Công văn số 203/VTLLNN-TCCB ngày 23 tháng 3 năm 2010 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc tăng cương công tác phòng cháy chữa
cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Công văn 879/VTLLNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ:
2.2.1. Thực tiễn công tác văn thư:
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:
Soạn thảo và ban hành văn bản là bước đầu tiên của công tác văn thư.
Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm
quyền ban hành nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn thảo và ban hành
văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của cơ quan
mình. Các bước này đã được quy định rõ ràng trong các văn bản về công tác văn
thư: Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Qua khảo sát thực tiễn, việc soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
VCCI được thực hiện như sau: văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn của phòng –
ban nào thì sẽ do phòng – ban đó tiến hành soạn thảo; sau đó sẽ trình lãnh đạo
phòng – ban ký nháy duyệt nội dung văn bản; chuyển cho Chánh văn phòng
kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; chuyển cho lãnh đạo cơ quan ký
ban hành văn bản. Khi văn bản đã được ký chính thức, cán bộ văn thư chịu trách
nhiệm đăng ký số, vào sổ văn bản đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi
nhận được ghi trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành, VCCI được phép ban hành những văn bản:
Quyết định, thông báo, báo cáo, tờ trình, quy chế, hợp đồng lao động, hợp đồng
kinh tế, điều lệ…
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi – đến:
Văn bản đi đến đều được tập trung một đầu mối ở văn thư của VCCI.
Việc quản lý văn bản tại VCCI thực hiện theo công văn số 425/VTLLNNNVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về
hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
• Đối với văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên ngành; văn bản khác do cơ
quan, tổ chức phát hành.
Việc quản lý văn bản đi được văn thư VCCI thực hiện theo đúng trình tự:
Văn thư tiếp nhận văn bản, tài liệu từ các phòng ban sau đó tiến hành các
công việc
- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày –
tháng – năm đăng ký văn bản đi;
- Văn bản đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;
- Đăng ký văn bản đi: đăng ký văn bản đi bằng sổ và đăng ký văn bản đi
bằng máy tính sử dụng chương trình quản lý văn bản;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
chuyển giao trực tiếp cho các phòng - ban trong nội bộ VCCI; chuyển giao trực
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; chuyển phát văn bản đi qua bưu điện;
chuyển phát văn bản bằng máy fax;
- Lưu văn bản đi.
• Đối với văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật), bao gồm văn bản quy
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và
đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức.
Văn bản, tài liệu đến VCCI qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi
qua bưu điện, fax… từ các đơn vị trong VCCI; từ các cơ quan, tổ chức bên
ngoài. Nhiệm vụ của văn thư là: tiếp nhận văn bản, phân loại, đóng dấu văn bản
đến (trên dấu văn bản đến có ghi số đến, ngày – tháng đến) đối với tất cả các
loại tài liệu, văn bản đến trừ văn bản gửi đích danh có ghi trên phong bì, sau đó
vào Sổ văn bản đến. Tiếp đến chuyển cho Tổng Thư ký để Tổng Thư ký trực
tiếp xử lý văn bản đến, bút phê văn bản để phân phối văn bản đến các phòng,
đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính xử lý văn bản;
Chuyển văn bản: cán bộ văn thư nhận văn bản đến từ Tổng Thư ký để
photo nhân bản, khi photo xong cán bộ văn thư chuyển cho phòng và đơn vị, cá
nhân theo chỉ đạo của Tổng Thư ký. Các phòng và đơn vị, cá nhân ký nhận văn
bản tại Sổ chuyển giao của văn thư.
Văn bản gửi đến cơ quan ngày nào thì chuyển không quá 01 ngày, không
để chậm.Tránh việc văn bản, tài liệu bị gửi đến chồng đống, giải quyết chậm ảnh
hưởng tới việc cập nhật thông tin và chất lượng công việc.
Nhìn chung công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của VCCI được
thực hiện theo một quy trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnh
đạo VCCI cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ; hoàn thành nhiệm vụ quản lý văn
bản giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ về sau.
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các
văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước. Vì vậy việc quản
lý và sử dụng con dấu giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Về vấn đề này Chính
phủ đã ban hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về
quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định này được sửa đổi, bổ sungbởi Nghị định
số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009.
Văn thư cơ quan là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách
nhiệm về việc đóng dấu vào văn bản. Khi các văn bản đã được lành đạo VCCI
ký duyệt và ban hành nhưng bắt buộc phải có chữ ký nháy của lãnh đạo phòng
ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo thì mới đóng dấu. Nếu phát hiện có trường hợp
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản không đúng quy định phải báo cáo ngay cho Chánh văn phòng để có
biện pháp nhắc nhở, chấn chỉnh những thiếu sót đảm bảo việc quản lý và sử
dụng con dấu theo đúng quy định.
Con dấu của VCCI được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận. Không
có hiện tượng đóng dấu khống chỉ. Ngoài dấu tròn, VCCI còn sử dụng nhiều
loại dấu khác: dấu tên, dấu chức danh, dấu chỉ mức độ khẩn mật…
2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong qua
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc, trình tự
và phương pháp nhất định.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề
của công tác văn thư, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của
hoạt động cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và
có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ công chức. Lập hồ sơ là mắt
xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến
công tác lưu trữ.
Hồ sơ được lập của VCCI đã đảm bảo được những yêu cầu:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của VCCI và các vị hình thành hồ
sơ;
- Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản;
- Các văn bản trong hồ sơ có cùng giá trị;
- Văn bản trong hồ sơ phản ánh đúng thể thức văn bản;
- Hồ sơ được biên mục đầy đủ và chính xác;
- Hồ sơ được lập thuận tiện cho việc sử dụng và bảo quản.
Nhìn chung, việc thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại VCCI được
thực hiện tương đối nghiêm túc và theo đúng quy định.
Ngoài các hoạt động thường xuyên, công tác văn thư – lưu trữ của VCCI
đã thực hiện tốt các nhiệm vụ đột xuất theo yêu cầu của Ban Thường trực và các
đơn vị, như: việc in ấn tài liệu, gửi văn bản đi – đến, phục vụ Đại hội Đại biểu
toàn quốc lần thứ VI; các kỳ họp của Ban Chấp hành, Ban Thường trực và các
hoạt động của cơ quan…
- Thực hiện chỉ thị của Ban Thường trực về việc thực hành tiết kiệm,
chống lãng phí, Văn phòng tiếp tục tăng cường quản lý chặt chẽ hơn các loại văn
bản gửi bưu điện, đổ mực máy in và máy photocopy, lựa chọn văn phòng phẩm
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phù hợp để tiết kiệm chi phí.
- Thực hiện việc bố trí lại Phòng Văn thư – Lưu trữ, sắp xếp, phân loại
các văn bản tài liệu lưu trữ khoa học hơn.
- Để cập nhật các quy định mới của Chính phủ về công tác văn thư – lưu
trữ, nhắm chuẩn hóa công tác văn thư – lưu trữ trên toàn hệ thống VCCI và tăng
cường công tác lưu trữ của cơ quan, Văn phòng đã tiến hành nghiên cứu và dự
thảo Quy chế Văn thư Lưu trữ của VCCI. Dự thảo Quy chế được xây dựng căn
cứ trên các quy định nhà nước về văn thư – lưu trữ, tham khảo các quy chế văn
thư – lưu trữ của Bộ ngành, trên cơ sở thực tế công tác văn thư – lưu trữ đang
thực hiện tại VCCI và có tính đến đặc thù tổ chức VCCI. Dự thảo Quy chế đã
được gửi xin ý kiến đóng góp của đơn vị trực thuộc VCCI trình Ban Thường
trực quyết định ban hành.
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ:
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ
quan và Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Theo quy định của Nhà nước thì Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ thường
xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã giải quyết xong
của cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ
sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.
Lưu trữ cơ quan chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập hồ sơ theo
đúng quy định của nhà nước.
Đối với những hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, nhưng cán
bộ công chức cần giữ lại tham khảo giải quyết công việc thì vẫn làm thủ tục giao
nộp vào lưu trữ cơ quan và sau đó lưu trữ cơ quan làm thủ tục cho mượn lại hồ
sơ. Thời hạn nộp lưu hồ sơ của văn thư và cán bộ các phòng, ban, đơn vị chức
năng được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.
Hàng năm, VCCI định kỳ tiến hành đôn đốc các phòng, ban giao nộp tài
liệu vào lưu trữ cơ quan. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu được thực hiện đúng
theo quy định của nhà nước. Khi các phòng, ban giao nộp tài liệu vào kho lưu
trữ cơ quan thì cán bộ lưu trữ phải lập 02 bản: “Biên bản giao nhận tài liệu” có
giá trị pháp lý như nhau để mỗi bên giữ một bản.
Tại VCCI, một số phòng – ban vẫn chưa chấp hành đúng thời gian giao
nộp tài liệu về kho lưu trữ cũng như thành phần tài liệu giao nộp về kho dẫn đến
tình trạng tài liệu có giá trị tồn đọng ở các phòng – ban và nơi làm việc của cán
bộ công chức.
2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và
tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại
tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
mặt như: chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn
để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Từ những căn cứ và những tiêu chuẩn khoa học được áp dụng để xác định
giá trị tài liệu thì sẽ lựa chọn được những tài liệu có giá trị để bảo quản và cũng
trên cơ sở đó để loại bớt những tài liệu hết hoặc không có giá trị để tiến hành
tiêu hủy.
Công tác xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tài
liệu cho nên cần phải được tiến hành một cách cẩn trọng, tỉ mỉ và phải do những
người có trình độ chuyên môn cao thực hiện.
Qua khảo sát thực tiễn, có thể thấy công tác xác định giá trị tài liệu ở
VCCI đã được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Việc thống kê tài
liệu loại hủy cũng được thực hiện khá tốt, theo đúng quy trình nghiệp vụ và
được thống kê theo mẫu gồm 5 cột:
STT Tên tài liệu loại
Lý do loại
Số lượng Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
….
…….
……
…..
…..
Việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại VCCI được thực hiện đúng
theo quy trình sau:
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá
trị;
- Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị;
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài
liệu hết giá trị;
- Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy;
- Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu
hết giá trị;
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
2.2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Để thực hiện tốt công tác chỉnh lý trước hết cần tuân theo các nguyên tắc
sau đây:
- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành
phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công
việc.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan,
tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ logic và lịch sử hình thành của tài liệu.
Công tác chỉnh lý tài liệu tại VCCI được thực hiện theo quy trình, hướng
dẫn tại quyết định số 128/QĐ-VTLLNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu
giấy” theo TCVN ISO 9001:2000. Công tác chỉnh lý tài liệu do 02 cán bộ văn
thư kiêm lưu trữ thực hiện.
Do hạn chế về nguồn nhân lực và cơ sở vật chất nên công tác chỉnh lý tài
liệu của VCCI vẫn còn nhiều khó khăn, bằng chứng là có rất nhiều tài liệu trong
kho hiện vẫn chưa được chỉnh lý.
2.2.2.4. Công tác thống kê trong lưu trữ:
Thống kê trong lưu trữ là việc vận dụng các phương pháp nghiệp vụ, các
biểu mẫu chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng,
thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các
kho lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của VCCI chủ yếu là loại hình tài liệu hành chính và hiện
nay tài liệu lưu trữ được thống kê bằng sổ thống kê là chủ yếu. Các loại sổ thống
kê gồm:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ: là sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập
tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ; giúp cho việc theo dõi để nắm được những
đơn vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu
trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp.
- Mục lục hồ sơ: vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tra tìm cơ bản
trong kho lưu trữ; được dùng để giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu của
phông, cố định trật tự hệ thống hồ sơ trong phông, xác định vị trí của từng đơn
vị bảo quản trong phông.
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hàng năm, bộ phận Văn thư – Lưu trữ của VCCI đều làm báo cáo thống
kê theo Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định
chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
2.2.2.5. Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu trong các
phòng kho lưu nhằm giới thiệu, thành phần, nội dung và nơi bảo quản tài liệu
trong kho lưu trữ.
Trong các lưu trữ có nhiều loại công cụ tra cứu khác nhau: mục lục hồ sơ,
các bộ thẻ, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông,… Mỗi loại công cụ tra cứu có
tác dụng riêng biệt nhưng lại hỗ trợ, bổ sung cho nhau và có mối quan hệ chặt
chẽ.
Trong đó, mục lục hồ sơ là một trong những loại hình công cụ cứu tìm
chủ yếu tại kho lưu trữ của VCCI. Loại công cụ này giúp tìm được chính xác tài
liệu theo yêu cầu độc giả, tuy nhiên vẫn có hạn chế đó là việc tra tìm tài liệu
không được nhanh và tốn nhiều thời gian, công sức.
2.2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
Kho lưu trữ của VCCI đã được trang bị các trang thiết bị cơ bản nhằm
phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, các trang thiết bị gồm:
- Giá cố định
- Tủ đựng tài liệu
- Hộp đựng hồ sơ
- Cặp ba giây
- Hệ thống báo cháy
- Hệ thống điều hòa trung tâm.
Hiện nay, tại VCCI chưa có kho lưu trữ riêng biệt mà tài liệu vẫn được
lưu trữ trong cùng phòng làm việc của cán bộ văn thư – lưu trữ. Vì vậy trong
tương lai VCCI cần bố trí một phòng riêng để làm kho lưu trữ nhằm đảm bảo
cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ, giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
2.2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có nhiều hình thức:
- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Biên soạn và xuất bản sách;
- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;
- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;
- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;
- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ…
Hiện nay, tại VCCI chưa có phòng đọc riêng để phục vụ cho việc khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả và cơ sở vật chất cũng chưa được đáp
ứng đầy đủ vì vậy mà chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc khi tới khai thác,
sử dụng tài liệu.
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP
TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM (VCCI)
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ:
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được:
Thời gian hơn 02 tháng thực tập tại VCCI, có thể khẳng định chắc chắn
rằng em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích và thấy được mình tự tin hơn qua
từng ngày. Bản thân em luôn cố gắng lắng nghe, quan sát, học hỏi từ các cán bộ
văn thư – lưu trữ để có thể hoàn thành tốt được những công việc được giao.
Đồng thời, em luôn cố gắng áp dụng thật tốt những kiến thức đã được học tại
trường vào thực tiễn công việc tại VCCI.
Trong thời gian thực tập em được hướng dẫn làm một số khâu nghiệp vụ:
- Thực hiện các bước nghiệp vụ trong việc quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến, phân loại, đóng dấu đến (trên dấu có ghi số đến,
ngày-tháng đến) đối với tất cả các loại văn bản được gửi đến VCCI, trừ các văn
bản gửi đích danh đơn vị hoặc cá nhân có ghi trên bì thư;
+ Sau đó sổ văn bản đến và cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính;
+ Tiếp đến trình tất cả văn bản đến cho Tổng thư ký để Tổng thư ký trực
tiếp xử lý văn bản đến, bút phê trực tiếp lên văn bản để phân phối văn bản đến
các phòng, ban hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý chính văn bản.
+ Chuyển văn bản: nhận lại văn bản đến từ Tổng thư ký sau đó photo
nhân bản, khi photo xong chuyển cho phòng-ban, cá nhân theo bút phê trực tiếp
của Tổng thư ký trên văn bản. Các phòng-ban hoặc cá nhân ký nhận văn bản tại
Sổ đăng ký văn bản đến.
- Thực hiện các bước nghiệp vụ trong việc quản lý văn bản đi:
+ Tiếp nhận văn bản từ các Phòng-ban;
+ Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày –
tháng – năm đăng ký văn bản đi;
+ Văn bản đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;
+ Đăng ký văn bản đi: đăng ký văn bản đi bằng sổ và đăng ký văn bản đi
bằng máy tính sử dụng chương trình quản lý văn bản;
+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
chuyển giao trực tiếp cho các phòng - ban trong nội bộ VCCI; chuyển giao trực
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác; chuyển phát văn bản đi qua bưu điện;
chuyển phát văn bản bằng máy fax;
+ Lưu văn bản đi.
- Được hướng dẫn và làm quen với việc quản lý và sử dụng con dấu.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ
của VCCI:
- Cần tiếp tục nghiên cứu việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý văn
bản điện tử và triển khai sử dụng vào thời điểm thích hợp.
- Tăng cường phối hợp với các đơn vị khác đảm bảo công tác trao đổi
thông tin góp phần nâng cao hiệu quả công tác phối hợp.
- Duy trì bảo dưỡng thường xuyên máy fax, máy photo copy. Thực hành
triệt để tiết kiệm, chấp hành nội quy qui chế của cơ quan.
- Do con dấu của VCCI đã sử dụng trong thời gian dài nên dấu không còn
được rõ nét gây khó khăn trong việc đóng dấu lên văn bản, để nâng cao hiệu quả
trong công việc cần làm thủ tục đổi con dấu VCCI.
- VCCI cần chú trọng và có sự đầu tư hơn nữa đến công tác lưu trữ: xây
dựng kho tàng, phòng đọc riêng để phục vụ nhu cầu tra cứu của người đọc.
- Cũng cần chú trọng hơn đến các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ:
Thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Thống kê
trong lưu trữ; Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Bảo quản tài liệu lưu
trữ; Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Cần tổ chức các lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ
trong công tác văn thư – lưu trữ.
- Cần ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ tới các
phòng-ban, cá nhân trong VCCI.
3.3. Một số khuyến nghị:
3.3.1. Đối với Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI):
Trong thời gian thực tập, nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú và
anh chị trong VCCI mà em đã học hỏi được nhiều điều bổ ích. Em đã được cọ
sát với thực tế rất nhiều, được trực tiếp thực hiện các công việc của một cán bộ
Sinh viên: Nguyễn Hương Giang
23
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
