Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại SỞ NÔNG NGHIỆP và PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH hóa
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.64 MB, 42 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA.................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.............................................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa......................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh
Hóa.................................................................................................................................................4
1.1.2.1. Vị trí và chức năng của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa............4
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.....5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa....................10
1.1.3.1. Cơ quan Sở: 83 người......................................................................................................10
1.1.3.2. Các đơn vị trực thuộc:......................................................................................................10
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của
Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.............................................................11
1.2.1 Về tổ chức............................................................................................................................11
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.....................................................................................11
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ...................................................................................12
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA SỞ NÔNG
NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA..............14
2.1. Hoạt động quản lý.................................................................................................................14
2.1.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.............................................14
2.1.2. Xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác Lưu trữ...........14
2.1.3 Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ........................................................................15
2.1.4. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ.......................................................16
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................................................16
2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.....................................................................................................16
2.2.2. Thu thập tài liệu lưu trữ......................................................................................................17
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu........................................................................................................18
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu...................................................................................................................18
2.2.4.1. Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa. 19
2.2.4.2. Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn tỉnh
Thanh Hóa....................................................................................................................................19
2.2.4.3. Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ....................................................................................21
2.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ.....................................................................................................21
2.2.6. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ...........................................................................................21
2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ....................................................................................................21
2.2.8. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..........................................................................22
CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA ĐỀ XUẤT,
KHUYẾN NGHỊ................................................................................................23
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được......23
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.....................28
3.2.1. Xây dựng ban hành các văn bản hướng dẫn công tác lưu trữ............................................28
3.2.2. Nâng cao trình độ của cán bộ lưu trữ.................................................................................28
3.2.3. Trang bị cơ sở vật chất thiết bị máy móc hiện đại..............................................................29
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................................................29
3.3.1 . Đối với cơ quan, tổ chức...................................................................................................29
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường................................................................................30
C. KẾT LUẬN...................................................................................................31
PHỤ LỤC...........................................................................................................32
PHỤ LỤC
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
A. PHẦN MỞ ĐẦU
- Hoạt động thực tập tốt nghiệp có mục đích là:
+ Giúp sinh viên biết cách áp dụng phần lý thuyết đã được trang bị trong
nhà trường vào các công việc thực tế.
+ Thông qua quá trình thực tập, sinh viên tiếp cận hoạt động thực tế tại các
tổ chức, đi sâu tìm hiểu các hoạt động chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp trong
từng đơn vị, vận dụng những kiến thức đã được trang bị ở nhà trường để phân
tích và đánh giá thực tế hoạt động trong các đơn vị, từ đó đề xuất các kiến nghị
và biện pháp giải quyết các tồn tại của cơ sở đồng thời củng cố kiến thức đã học.
+ Giúp sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời từng bước
gắn học với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn.
+ Giúp sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành, nghề, năng lực
chuyên môn đã được đào tạo.
+ Giúp sinh viên hệ thống hóa và củng cố những kiến thức cơ bản thuộc
chuyên ngành.
Đối với sinh viên hoạt động thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan
trọng không chỉ với quá trình học tập mà còn cả với sự nghiệp của sinh viên sau
này, giúp cho quá trình học tập của sinh viên đi rõ từ lý thuyết đến thực hành
được vận dụng một cách có hiệu quả trong công việc, trong giao tiếp và học hỏi
được nhiều kinh nghiệm quý trong công việc sau này.
Các hoạt động thực tiễn một lần nữa giúp sinh viên hiểu được mình sẽ
làm công việc như thế nào sau khi ra trường và có những thay đổi, điều chỉnh
kịp thời. Qúa trình áp dụng các kiến thức học được trong nhà trường vào thực tế
công việc giúp sinh viên nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và cần
trang bị những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng được nhu cầu công việc sau khi
ra trường.
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người
ngày càng cần thiết hơn bao giờ hết. Lưu giữ đựơc những tài liệu quý giá là một
điều rất cần thiết. Đó là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trữ. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng. Ngày nay những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước,
quản lý xã hội và phát triển nền kinh tế, công tác lưu trữ cần được xem xét từ
những yêu cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý bởi thông tin trong tài
liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, có độ tin cậy cao do nguồn gốc
hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu
lưu trữ quy định.Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể
chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của
hệ thống thể chế hành chính.
Trong thực tế tài liệu của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh
Thanh Hóa hình thành qua nhiều năm với số lượng rất lớn, khối lượng tài liệu
nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa
lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói, thành
phần đa dạng, nội dung phong phú. Cơ sở vật chất để phục vụ cho việc quản lý,
bảo quản hồ sơ, tài liệu còn hạn chế, nhiều tài liệu của Sở đang trong tình trạng
tích đống, thất lạc. Xuất phát từ những lý do trên cho nên em đã chọn đề tài “
Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
tỉnh Thanh Hóa” .
Trong quá trình đi thực tập em cũng gặp không ít những khó khăn : vì tài
liệu đa dạng, phong phú và trong quá trình học cũng ít được tiếp xúc nhiều với
tài liệu nên cũng gây khó khăn khi em thực hành tại Sở.Chưa có kinh nghiệm
thực tế nên khi thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ còn bỡ ngỡ.Thực tế việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ cơ quan có một số điểm khác với lý luận được học
nên tạo ra khó khăn trong quá trình thực tập.
Thuận lợi trong thời gian thực tập: Ban lãnh đạo cơ quan luôn quan tâm
tạo mọi điều kiện tốt giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ của đợt thực tập. Được
các cô anh (chị ) trong Sở giúp đỡ nhiệt tình. Những vấn đề gì em không hiểu
và thắc mắc đều được giải đáp rõ ràng cụ thể.Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình
của cán bộ lưu trữ.
Để hoàn thành được đợt thực tập và bản báo cáo của mình, ngoài kiến
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức kỹ năng nghiệp vụ đã được trang bị trong 4 năm học trên giảng đường , em
đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ tạo mọi điều kiện thuận lợi của cán bộ trong
cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Lưu trữ .Em xin chân
thành cảm ơn các lãnh đạo Sở Nông nghiệpvà Phát triển nông thôn tỉnh Thanh
Hóa, cán bộ nhân viên Văn phòng Sở, cô Lê Thị Phương là người trực tiếp
hướng dẫn em trong thời gian em thực tập. Đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn
đến các thầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ Trường Đại học nội vụ Hà Nội đã
giúp em hoàn thành bản báo cáo này. Do khả năng chuyên môn còn hạn chế và
thiếu kinh nghiệm thực tế nên bài báo cáo này còn nhiều thiếu sót.Em rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy (cô) và các bạn học
cùng lớp để kiến thức của em ngày càng được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thanh Hóa, ngày 18 tháng 3 năm 2016
Sinh viên thực tập
Lê Thị Ngọc Mai
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ SỞ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.
1.1.1. Lịch sử hình thành Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
tỉnh Thanh Hóa.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (PTNT), được thành lập từ năm
1996 theo Quyết định số 1362 TC/UBTH ngày 13/7/1996 của Chủ tịch UBND
tỉnh Thanh Hoá trên cơ sở hợp nhất và tổ chức lại Sở Nông nghiệp, Sở Lâm
nghiệp và Sở Thuỷ lợi Thanh Hoá.
Tháng 8/2007, tiếp nhận Chi cục Kiểm lâm về trực thuộc Sở Nông nghiệp
và PTNT theo Quyết định số 2563/QĐ-UBND ngày 24/8/2007 của Chủ tịch
UBND tỉnh Thanh Hoá.
Đến năm 2008, thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008
của Chính phủ, hợp nhất Sở Thuỷ sản với Sở Nông nghiệp và PTNT thành Sở
Nông nghiệp và PTNT (tại Quyết định số 891/QĐ-UBND ngày 14/4/2008 của
UBND tỉnh Thanh Hoá).
Tháng 01/2009, tiếp nhận Chi cục di dân và phát triển kinh tế mới và tổ
chức lại để thành lập Chi cục Phát triển nông thôn, trực thuộc Sở Nông nghiệp
và PTNT theo Quyết định số 20/QĐ-UBND ngày 05/01/2009 của Chủ tịch
UBND tỉnh Thanh Hoá.( Phụ lục 1)
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.
1.1.2.1. Vị trí và chức năng của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
tỉnh Thanh Hóa.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh; có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng
quản lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thuỷ
sản; thuỷ lợi và phát triển nông thôn; phòng, chống lụt, bão; an toàn nông sản,
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lâm sản, thuỷ sản và muối trong quá trình sản xuất đến khi đưa ra thị trường; về
các dịch vụ công thuộc ngành nông nghiệp và phát triển nông thôn và thực hiện
một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND tỉnh và theo quy định
của pháp luật.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có con
dấu, tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của UBND tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Sở nông nghiệp và phát triển nông
thôn tỉnh Thanh Hóa.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thônthực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
theo quy định tại mục II, phần I Thông tư Liên tịch số 61/2008/TTLT-BNNBNV ngày 15/5/2008 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện và nhiệm vụ quản lý nhà nước
của UBND cấp xã về nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Nội dung : Quyết định số 4107/QĐ-UBND, ngày 18 tháng 12 năm 2008
của UBND tỉnh Thanh Hóa về “Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện và nhiệm vụ
quản lý nhà nước của UBND cấp xã về nông nghiệp và phát triển nông thôn”
*Nhiệm vụ cho Lãnh đạo Sở.
- Giám đốc Lê Như Tuấn:
+ Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về toàn bộ hoạt
động của Sở trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Trực tiếp phụ trách công tác:
Tổ chức, quy hoạch, kế hoạch, đầu tư, tài chính, đối ngoại, thanh tra, thi đua
khen thưởng, cải cách hành chính của Sở.
+ Theo dõi các phòng, đơn vị: Tổ chức cán bộ, Kế hoạch - Tài chính,
Thanh tra, Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh Thanh Hoá, Vườn Quốc gia Bến
En, Ban Quản lý Khu BTTN Xuân Liên, Ban Quản lý Khu BTTN Pù Hu và Ban
Quản lý Khu BTTN Pù Luông.”
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phó Giám đốc Lê Anh Dũng.
+ Phụ trách lĩnh vực nuôi trồng, khai thác, bảo vệ nguồn lợi thuỷ sản; chất
lượng về giống, sản phẩm thuỷ sản, thức ăn nuôi trồng thuỷ sản; khuyến ngư ;
công tác phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn lĩnh vực thuỷ sản.
+ Theo dõi các phòng, đơn vị: phòng Nuôi trồng thuỷ sản, Chi cục Khai
thác & BVNL thuỷ sản, Trung tâm Nghiên cứu & Sản xuất giống thuỷ sản, Ban
Quản lý cảng cá Lạch Hới, Ban Quản lý cảng cá Lạch Bạng, Ban Quản lý dự án
nông, lâm nghiệp và thuỷ sản.
- Phó Giám đốc Mai Bá Luyến.
+ Phụ trách lĩnh vực: Trồng trọt, Bảo vệ thực vật đối với cây trồng nông
nghiệp; chất lượng về giống, sản phẩm trồng trọt, phân bón; khuyến nông lĩnh
vực trồng trọt; Khoa học & Công nghệ; cơ chế, chính sách về các lĩnh vực trên.
+ Theo dõi các phòng, đơn vị: phòng Trồng trọt, Chi cục Bảo vệ thực vật,
Chi cục Quản lý chất lượng nông, lâm sản & thuỷ sản, Trung tâm Nghiên cứu
ứng dụng KHKT giống cây trồng nông nghiệp, Đoàn Quy hoạch, Khảo sát &
Thiết kế nông, lâm nghiệp; Trung tâm Khuyến nông.
- Phó Giám đốc Lê Văn Đốc.
+ Phụ trách lĩnh vực: Lâm nghiệp, Bảo vệ thực vật đối với cây lâm
nghiệp; chất lượng giống lâm nghiệp; khuyến lâm; cơ chế, chính sách về các
lĩnh vực trên.
+ Theo dõi các đơn vị: Chi cục Lâm nghiệp, Trung tâm nghiên cứu
ƯDKHCN Lâm nghiệp và 12 Ban quản lý rừng phòng hộ.
- Phó Giám đốc Lê Văn Hiển.
+ Phụ trách lĩnh vực: Chăn nuôi, thú y; chất lượng về giống, sản phẩm
chăn nuôi, thức ăn chăn nuôi; khuyến nông lĩnh vực chăn nuôi; đào tạo; cơ chế,
chính sách về các lĩnh vực trên.
+ Theo dõi các phòng, đơn vị.
- Phó Giám đốc Lê Duy Trinh.
+ Phụ trách lĩnh vực: Nước sinh hoạt và Vệ sinh môi trường nông thôn;
cơ chế, chính sách về lĩnh vực trên; công nghệ thông tin của Sở; Trưởng ban
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng chống lụt bão Sở; Chỉ huy trưởng Dân quân tự vệ cơ quan Sở; công tác
văn phòng, tài chính cơ quan Sở.
+ Theo dõi các đơn vị: Văn phòng Sở, Đoàn Quy hoạch, Khảo sát & Thiết
kế thuỷ lợi, Trung tâm Nước sinh hoạt & Vệ sinh môi trường nông thôn.
- Phó Giám đốc Trần Quang Trung.
+ Phụ trách lĩnh vực: thủy lợi, đê điều, phòng chống lụt bão và giảm nhẹ
thiên tai; XDCB, cơ chế, chính sách về các lĩnh vực trên.
+ Theo dõi các phòng, đơn vị: phòng Quản lý xây dựng công trình, Chi
cục Đê điều & PCLB, Chi cục Thuỷ lợi, Ban Quản lý dự án Thuỷ lợi, Ban quản
lý Dự án An toàn hồ đập
- Phó Giám đốc Đỗ Thế Hạnh.
+ Phụ trách lĩnh vực Hợp tác xã và Phát triển nông thôn; chế biến; thương
mại; diêm nghiệp; cơ điện; doanh nghiệp; môi trường; diễn biến đất nông
nghiệp, diêm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản; xoá đói giảm nghèo, chính sách miền
núi.
- Phó Giám đốc Lê Thế Long.
Phụ trách lĩnh vực Kiểm lâm; diễn biến rừng và đất lâm nghiệp - trực tiếp
làm Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm.
- Phó Giám đốc Lê Thanh Hải.
Trực tiếp làm Trưởng Đoàn chỉ đạo phát triển kinh tế - xã hội huyện
Mường Lát (Thực hiện theo Quyết định số 2386/QĐ-UBND ngày 22/7/2011 của
Chủ tịch UBND tỉnh).
*Nhiệm vụ của các phòng chức năng thuộc Sở.
- Văn phòng:
+ Xây dựng chương trình công tác của Sở (tuần, tháng, quý, năm) giúp
lãnh đạo Sở theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, phòng Sở thực hiện chương
trình trên.
+ Theo dõi, cập nhật, tổng hợp thông tin tình hình về nông nghiệp &
PTNT phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở, làm báo cáo tuần.
+ Chủ trì xây dựng qui chế làm việc của Sở; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các phòng, các đơn vị thực hiện quy chế và đề xuất các giải pháp bảo đảm trật
tự, kỷ luật, kỷ cương trong chỉ đạo điều hành theo quy chế làm việc.
+ Quản lý thống nhất quy trình văn bản ( đi, đến), công tác văn thư, công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; đánh máy, phô tô tài liệu; hướng dẫn các đơn vị
trực thuộc thực hiện nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ.
+ Xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong ngành, quản lý cơ sở hạ tầng
hệ thống mạng nội bộ, mạng diện rộng, Trang tin điện tử và các hệ thống CNTT
trong ngành phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Sở; phối hợp thực hiện
đào tạo, bồi dưỡng ứng dụng CNTT cho CB, CC Sở.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
- Thanh tra Sở:
+ Thanh tra thực hiện chính sách pháp luật, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
thuộc quyền quản lý trực tiếp của Sở. Thực hiện thanh tra chuyên ngành thuỷ
sản; chỉ đạo hoạt động của thanh tra chuyên ngành Thú y, Bảo vệ thực vật và
thanh tra pháp chế Kiểm lâm.
+ Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực nông nghiệp & PTNT theo
quy định của pháp luật.
+ Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật và các
nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
- Phòng Kế hoạch – Tài chính:
+ Xây dựng qui hoạch, kế hoạch tổng thể, dài hạn, trung hạn, hàng năm
trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi và
PTNT trong tỉnh (sản xuất, đầu tư, tài chính). Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc
thực hiện qui hoạch, kế hoạch, các chương trình, dự án khi được cấp có thẩm
quyền phê duyệt.
+ Thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê ngành Nông nghiệp và
PTNT trong tỉnh.
+ Trình Giám đốc Sở phê duyệt, quyết định điều chuyển, thanh lý, mua
sắm tài sản, sửa chữa cho các đơn vị trực thuộc và giám sát việc thực hiện của
các đơn vị.
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
- Phòng Tổ chức cán bộ:
+ Xây dựng phương án thành lập, sáp nhập, hợp nhất, chia tách, giải thể
hoặc chuyển đổi các loại hình đơn vị. Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, tổ chức - biên chế của các đơn vị trực thuộc.
+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ lãnh
đạo, cán bộ khoa học kỹ thuật, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, kế hoạch phát
triển nguồn nhân lực của Sở.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
- Phòng Trồng trọt:
+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch và các biện pháp phát triển ngành trồng
trọt của tỉnh trình Giám đốc Sở.
+ Xây dựng các chương trình, đề án, dự án về cây trồng nông nghiệp
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
- Phòng Chăn nuôi:
+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án về chăn nuôi gia
súc, gia cầm ở các vùng sinh thái trong địa bàn tỉnh trình Giám đốc Sở, xây
dựng hệ thống biện pháp kỹ thuật chăn nuôi phù hợp với từng con nuôi.
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy trình kỹ thuật trong chăn nuôi
đã được ban hành, phù hợp với điều kiện tự nhiên và vùng sinh thái trong tỉnh.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
- Phòng Nuôi trồng thủy sản:
+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, chương trình, chính sách, đề án, dự án
về nuôi trồng và sản xuất giống thuỷ sản của tỉnh trình Giám đốc Sở.
+ Thành viên Hội đồng thẩm định các quy hoạch, kế hoạch chương trình,
đề án, dự án có liên quan đến nuôi trồng thủy sản.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
- Phòng Quản lý xây dựng công trình:
+ Quản lý nhà nước về chất lượng xây dựng các công trình chuyên ngành
trên địa bàn tỉnh, bao gồm:
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Kiểm tra sự phù hợp của dự án với quy hoạch; việc tuân thủ các quy
trình, quy phạm và tiêu chuẩn xây dựng trong khảo sát, thiết kế, thi công xây
dựng công trình.
• Kiểm tra việc áp dụng đơn giá, định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng
trong công tác lập tổng mức đầu tư và dự toán công trình.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh
Thanh Hóa.
Sở Nông nghiệp và PTNT bao gồm Cơ quan Sở và 42 đơn vị trực thuộc,
với tổng số cán bộ công chức, viên chức trong biên chế là 1.298 biên chế, cụ thể
như sau:
1.1.3.1. Cơ quan Sở: 83 người
+ Lãnh đạo Sở: 7 người
+ Văn phòng: 19 người
+ Phòng Tổ chức cán bộ: 6 người
+ Phòng Kế hoạch- Tài chính: 10 người
+ Phòng Quản lý Xây dựng công trình: 9 người
+ Phòng Trồng trọt: 7 người
+ Phòng Chăn nuôi: 4 người
+ Phòng Nuôi trồng Thuỷ sản: 6 người
+ Thanh tra: 15 người
1.1.3.2. Các đơn vị trực thuộc:
+ Các Chi cục có chức năng quản lý nhà nước: 9 Chi cục
+ Các trung tâm: 6 trung tâm
+ Các ban quản lý rừng phòng hộ: 12 ban
+ Các Ban quản lý rừng đặc dụng: 4 đơn vị
+ Các đơn vị sự nghiệp khác và Ban quản lý dự án: 8 đơn vị
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh
Thanh Hóa.
1.2.1 Về tổ chức.
Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức trong một
quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có
tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ phận chuyên
trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện các công việc như:
xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực
hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triển trong thời gian tới.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng
của Sở. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, vì vậy Sở đã bố trí bộ phận
chuyên trách làm công tác lưu trữ. Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm
tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ.
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu
của cơ quan, tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc
bảo quản tài liệu lưu trữ.
Cán bộ phòng lưu trữ Sở được giao nhiệm vụ kết hợp với các phòng, cán
bộ công chức trong việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng
chuyên môn trong cơ quan đến hạn nộp lưu. Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công
cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả.
1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan;
quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan;
đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng
năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch
thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ phận lưu trữ căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ
tham mưu xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công
tác lưu trữ để Chánh văn phòng trình Gíam đốc Sở để ban hành.
Giúp Chánh văn phòng trình Giám đốc phê duyệt tổ chức thực hiện và
kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các cơ quan,
tổ chức thuộc Sở; các cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp.
Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ
vào lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Sở thực hiện việc đào
tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ.
Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
Phối kết hợp với các Phòng, cán bộ công chức trong việc lập hồ sơ, tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu.
Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng
tài liệu có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ
sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
+ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
+ Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch
sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ.
Công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức công tác lưu trữ cũng có vai trò
đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác
nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản
sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là
căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo,
ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò của công tác lưu
trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực
công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không
thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
Hiện nay tại Phòng lưu trữ của Sở đã bố trí 01 nhân viên, trình độ cao
đẳng; có kho lưu trữ riêng , kệ sắt đúng theo tiêu chuẩn và bố trí xây dựng 3
kho để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ lưu của các phòng ban đơn vị giao nộp,
phòng có trang bị bàn làm việc, đèn , rèm chống ánh nắng, quạt đảm bảo để bảo
quản tốt hồ sơ, tài liệu.
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA SỞ NÔNG
NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA
2.1. Hoạt động quản lý.
Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã
nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo
công tác lưu trữ của các cơ quan. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu
thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài
liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng
công nghệ thông tin trong lưu trữ… của Sở đã được cán bộ lưu trữ thực hiện như
quy định của Đảng và Nhà nước.
2.1.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có tư cách pháp nhân, có con
dấu, tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của UBND Tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Đây là điều kiện thuận
lợi cho việc tổ chức tài liệu một cách khoa học và đây cũng sẽ là tiền đề cho
công tác lưu trữ để công tác lưu trữ được thực hiện một cách tốt nhất để có thể
nâng cao hiệu quả công việc của Sở.
Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa thành lập vào
ngày 13/7/1996 đến năm 2002 bắt đầu mới tuyển nhân viên lưu trữ đầu tiên
.Trong những năm qua Sở không ngừng bổ sung nguồn nhân lực làm công tác
văn thư lưu trữ để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc. Đến năm 2015 Sở đã
có 01 cán bộ được biên chế làm công tác lưu trữ chuyên trách có trình độ cao
đẳng và có kinh nhiệm trong công tác nghiệp vụ.
2.1.2. Xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp
vụ công tác Lưu trữ.
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên
tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống
văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây
dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về công tác lưu trữ, cụ thể như sau:
+ Luật lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
+ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010. hướng dẫn chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức, Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội
vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức.
+ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định
chi tiết thi hành một số điều của Lưu trữ Quốc gia.
+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư
Lưu và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
+ Quyết định số 411/QĐ-SNN&PTNT ngày 16 tháng 6 năm 2014 về việc
ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Thanh Hóa.
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm
được thực hiện nghiêm túc (thực hiện xây dựng Danh mục hồ sơ hiện hành
theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ).
Cán bộ lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo trong
việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ cơ quan đồng thời cũng là
người trực tiếp thực hiện những quy định đề ra trong văn bản và hướng dẫn mọi
người trong cơ quan cùng thực hiện. Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đi
vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
2.1.3 Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ
Qua thực tế kiểm tra tại Phòng lưu trữ Sở về cơ bản cán bộ lưu trữ cơ
quan đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai tương đối
đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ; đạt
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
được một số kết quả tốt, góp phần làm cho công tác lưu trữ tại các cơ quan từng
bước đi vào nề nếp. Trong những năm qua cán bộ lưu trữ Sở chưa lần nào vi
phạm quy định cơ quan cũng như quy định của nhà nước về công tác văn lưu
trữ.
Tuy nhiên, vẫn còn một số thiếu sót, hạn chế cần khắc phục như: Việc ban
hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác lưu trữ của đơn vị còn
hạn chế, dẫn đến tình trạng chất lượng trong việc triển khai các hoạt động lưu
trữ chưa cao.
2.1.4. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ.
Việc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng
tiêu chuẩn phục vụ công tác lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán
bộ làm công tác lưu trữ của Sở đồng thời tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu
quả cho công tác lưu trữ đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.
Sở đã triển khai nghiên cứu khoa học công nghệ trong công tác bảo quản;
thống kê; xây dựng công cụ tra cứu; số hóa tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu giúp
cho việc quản lý tất cả hồ sơ tài liệu được hiệu quả phục vụ cho tất cá các cán
bộ, nhân viên trong cơ quan.
Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của Sở nông
nghiệp& phát triển nông thôn Thanh Hóa đã tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ
thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả
nhất nhằm nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ thuật của con người. Phát
huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng tăng
của xã hội, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai
thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có thể
xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệu hoặc
theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ
thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhóm
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tài liệu.
Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lưu trữ nào đều phải xây
dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài liệu
trong phông lưu trữ đó. Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là bản kê các nhóm
tài liệu trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng là căn
cứ sắp xếp tài liệu của phông đó.
Ở Sở nông nghiệp& phát triển nông thôn Thanh Hóa phương án phân loại
được áp dụng là phương án Cơ cấu tổ chức- thời gian, áp dụng phương án này
thì tài liệu trong phông trước hết được phân nhóm theo cơ cấu tổ chức, sau đó tài
liệu được phân theo thời gian. Phân loại tài liệu theo phương án này không
những thể hiện hoạt động của cơ quan mà còn thể hiện được hoạt động của từng
phòng ban, đơn vị trong thời gian cụ thể.( Phụ lục số 2)
Sở nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa từ khi thành lập
đến nay thì cơ cấu tổ chức tương đối ổn định, về chức năng nhiệm vụ quyền hạn
không có thay đổi lớn và là một phông mở tài liệu vẫn được bổ sung hàng năm.
Vì vậy phân loai tài liệu theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian mà Sở đang
áp dụng là phù hợp.
2.2.2. Thu thập tài liệu lưu trữ.
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác đị nh nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ
quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của Sở được thực hiện theo định kỳ
hằng năm. Bộ phận lưu trữ của Sở có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ
việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các
đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
Lập kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ.Các đơn vị nộp danh mục tài
liệu về bộ phận Lưu trữ.Các đơn vị đóng gói tài liệu nộp lưu theo sự hướng dẫn
của bộ phận văn thư lưu trữ.
Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giải quyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ cơ quan căn cứ
vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các
tài liệu nộp lưu. Lưu trữ cơ quan chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập
hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phương pháp
và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn
những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy. Vì vậy, lựa chọn và loại hủy tài liệu cũng là thực hiện một phần việc của
yêu cầu xác định giá trị tài liệu.
Qua tìm hiểu thực tế ở Sở cho thấy, công tác xác định giá trị tài liệu ở Sở
được tiến hành định kỳ hàng năm.Việc xác định giá trị tài liệu do cán bộ lưu trữ
tự xác định dựa trên kinh nghiệm và thực tế tài liệu của Sở, vẫn chưa thành lập
được Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Cán bộ lưu trữ tại Sở đã xây dựng được bảng thời hạn bảo quản dùng làm
căn cứ để xác định giá trị tài liệu tiến hành giữ lại những tài liệu có giá trị đưa
vào bảo quản cũng như loại những tài liệu không có giá trị tiến hành tiêu hủy.
( Quyết định số 411/QĐ-SNN&PTNT ngày 16 tháng 06 năm 2014 về việc ban
hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa) (Phụ lục số 3)
Việc xác định giá trị tài liệu ở đây vẫn còn nhiều bất cập. Nhiều hồ sơ tài
liệu còn để lẫn các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời.
Điều đó vừa không khoa học, vừa tốn thời gian cho việc lập lại mục lục hồ sơ,
tốn diện tích giá, tủ, kho tàng. Trong thời gian tới Sở cần phải chú trọng hơn
công tác xác định giá trị tài liệu, xem xét xây dựng lại bảng thời hạn bảo quản để
có các mức thời hạn bảo quản phù hợp.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định
giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Hiện nay quy trình chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Sở nông nghiệp& nông
thôn tỉnh Thanh Hóa được thực hiện theo Công văn số 283/VTLTNN-NĐVP
ban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2.2.4.1. Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nông nghiệp& phát triển
nông thôn tỉnh Thanh Hóa.
Công tác chỉnh lý tài liệu của Sở Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh
Thanh Hóa được thực hiện theo quy trình sau:
Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý: Bộ phận lưu trữ trình kế hoạch chỉnh lý tài
liệu trình Chánh Văn Phòng và Gíam đốc phê duyệt.Căn cứ vào kế hoạch chỉnh
lý bộ phận lưu trữ chuẩn bị trang thiết bị, phương tiện và diện tích đế bảo quản
tài liệu.
Giai đoạn thực hiện chỉnh lý:
- Phân loại tài liệu theo phương án phân loại
- Đối chiếu tiêu đề hồ sơ ở danh mục hồ sơ nộp lưu với thực tế tài liệu
hiện có và chỉnh sữa tiêu đề hồ sơ cho chính xác.
- Xác định giá trị tài liệu
- Đánh số cho hồ sơ, đơn vị bảo quản.
- Đưa tài liệu lên giá
- Viết và dán số cho hồ sơ, đơn vị bảo quản.
- Hoàn thiện mục lục để tra cứu hồ sơ
Giai đoạn kết thúc chỉnh lý:
Kiểm tra kết quả chỉnh lý tài liệu, đối chiếu mục lục hồ sơ với thực tế tài
liệu đã đưa lên giá.Hoàn thiện hồ sơ đợc chỉnh lý, lưu trữ tại bộ phận Lưu trữ.
2.2.4.2. Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp
& Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.
Phương án phân loại tài liệu :
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở
Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.Căn cứ vào đặc điểm, tình
hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Phương án phân loại tài liệu được lựa chọn là
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phương án “ Cơ cấu tổ chức – Thời gian”. Áp dụng phương án này có nghĩa là
toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu
tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm
cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây
được tính theo năm hoạt động. Với phương án này tài liệu được phân loại như
sau:
Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2005- 2007, tài liệu được phân chia thành
các nhóm cơ bản sau:
1. Văn phòng
2. Phòng trồng trọt
3. Tài liệu Phòng Quản lý xây dựng công trình
Bước 2: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân tiếp dựa vào đặc trưng
thời gian (năm hoạt động)
1. Văn phòng
1.1. Năm 2005
1.2. Năm 2006
1.3. Năm 2007
Bước 3: Tài liệu trong mỗi nhóm trên được phân chia theo cấp độ tiếp
theo dựa vào những đặc trưng phân loại thứ yếu như: đặc trưng vấn đề, đặc
trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu…
1.
Văn phòng
1.1. Năm 2005
1.1.1. Tài liệu tổng hợp
1.1.2. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ
1.1.3. Cải cách hành chính
Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia
theo cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể.
1.
Văn phòng
1.1. Năm 2005.
1.1.1. Tài liệu tổng hợp
1.1.1.1. Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.1.2. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác của Sở
2.2.4.3. Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ.
Hiện nay ở Sở Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa đang
có 03 kho lưu trữ trong đó có 02 kho cải tạo và 01 kho tạm.
Tài liệu từ năm 2002 đến năm 2014 đã được chỉnh lý sắp xếp vào trong
các cặp hộp.Việc sắp xếp tài liệu trong các kho lưu trữ của Sở được thực hiện
một cách thống nhất theo quy định từ trong ra ngoài, từ trái qua phải và từ trên
xuống dưới.
2.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ.
Là áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định số lượng,
chất lượng, thành phần nội dung tài liệu và các trang thiết bị bảo quản trong kho
lưu trữ.
Hàng năm cán bộ lưu trữ thực hiện báo cáo thống kê công tác lưu trữ trên
máy tính. Thống kê nhân sự, trình độ, số lượng người làm công tác lưu trữ;
thống kê số lượng các loại hình tài liệu; thống kê tổng số mét giá tài liệu đã
chỉnh lý cũng như số lượng tài liệu loại.
2.2.6. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông
tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.
Hiện tại Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp& Phát triển nông thôn tỉnh Thanh
Hóa, sau mỗi đợt chỉnh lý đã tổ chức được mục lục tài liệu lưu trữ bằng bản giấy
và các file mục lục trên bản Excel. Ứng dụng phần mềm xây dựng cơ sở dữ liệu
mục lục hồ sơ
Công cụ tra cứu tài liệu phổ biến kho lưu trữ Sở Nông nghiệp& Phát triển
nông thôn tỉnh Thanh Hóa là : mục lục hồ sơ, các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Mục lục hồ sơ được in ra và đóng thành quyển phục phụ cho tra cứu khai thác
của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Mục lục hồ sơ lưu trữ đã phản ánh được số
lượng và nội dung hồ sơ đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Sở Nông
nghiệp& Phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.(Phụ lục số 4)
2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu.
Mỗi cơ quan, tổ chức bên cạnh việc bố trí các phòng làm việc đều phải bố
trí kho lưu trữ. Việc bố trí kho lưu trữ vô cùng cần thiết vì đó là nơi lưu giữ tài
liệu – kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu sau khi được đưa vào
kho lưu trữ vẫn được khai thác, tra cứu, sử dụng thường xuyên.
Trong những năm qua Sở đã bố trí và xây dựng kho lưu trữ để đáp ứng
nhu cầu bảo quản tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác, tra cứu của các bộ
nhân viên trong cơ quan.Tính đến năm 2015 Sở đã xây dựng được 03 kho lưu
trữ.Trong kho trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: rèm, quạt, đèn; trong đó có
02 kho cải tạo và 01 kho tạm. Các kho lưu trữ được bố trí ở nhà cấp 4, tầng 1 và
trên tầng 7 của cơ quan. Trong kho đã trang bị các thiết bị như :quạt, đèn, rèm,
giá, tủ… Các hộp, giá áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà
nước hướng dẫn.
Địa điểm kho đã đáp ứng yêu cầu : Ở nơi khô ráo. Có môi trường không
khí trong sạch. Địa chất công trình ổn định, có độ chịu tải cao. Thuận lợi cho
giao thông , bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
2.2.8. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên
cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan ,tổ chức và cá nhân.
Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu của cơ quan còn hạn chế chỉ dừng
lại ở mức độ mượn tài liệu và có sổ đăng ký mượn tài liệu.(Phụ lục số 5)
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 3 : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TỈNH THANH HÓA ĐỀ XUẤT,
KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Trong khoảng thời gian thực tập tại Sở, tuy thời gian đó không dài nhưng
em đã học hỏi và rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm khi được trực tiếp làm
những công việc mà em đã được học trên giảng đường đại học.Trong thời gian
thực tập tại cơ quan em đã được tham gia chỉnh lý tài liệu cùng cán bộ lưu trữ
của Sở.
Trong quá trình tham gia chỉnh lý tài liệu của Sở một lần nữa em lại
được ôn lại những kiến thức đã được học đó là Luật lưu trữ và Công văn số 283;
quy trình chỉnh lý tài liệu được Sở tuân thủ theo hướng dẫn của Luật lưu trữ,
Công văn 283/VTLTNN-NVĐP về hướng dẫn quy trình chỉnh lý tài liệu hành
chính.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Tiến hành phân loại tài liệu:
Căn cứ vào hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ của Sở để tiến hành phân chia
tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn.
Bước 2: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa.
Bước 3: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở
Nông nghiệp& phát triển nông thôn tỉnh Thanh Hóa.Căn cứ vào đặc điểm tài
liệu của Sở. Phương án phân loại tài liệu được lựa chọn là phương án “ Cơ cấu
tổ chức – Thời gian”. Áp dụng đối với đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ
chức, chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định, rõ ràng.
Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Sở nông nghiệp và phát triển
Sinh viên: Lê Thị Ngọc Mai
23
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
