Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại Viện điện tử viễn thông, trường đại học bách khoa hà nội

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHỤ LỤC........................................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN
THÔNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI................................4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn
Thông..............................................................................................................................................4
1.1.1.Lịch sử hình thành Viện Điện Tử - Viễn Thông.......................................................................4
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông.........................................5
1.1.2.1. Chức năng của Viện Điện Tử - Viễn Thông.........................................................................5
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông........................................................5
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông......................................................................6
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu
trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông..................................................................................................7

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG....................................................................10
2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông........................10
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn
Thông............................................................................................................................................10
2.1.2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công
tác văn thư – lưu trữ.....................................................................................................................12
2.1.3. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ...............................................13
2.1.4. Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu
trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông................................................................................................13
2.1.5. Hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ................................................................14
2.1.6. Quản lý phông lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông........................................................15

2.2. Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông.............15
2.2.1. Hoạt động thực hiện nghiệp vụ trong công tác văn thư của Viện Điện Tử - Viễn Thông.. . .15
2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản..........................................................................15

Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản.................................................................................................16
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu ...........................................................................................20
2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan............................................................21
2.2.2. Hoạt động thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông...............22
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu..................................................................................22
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ........................................................................................22
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ....................................................................................................23
2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm.............................................................................25
2.2.2.5. Công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................25

CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN..............28
VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ.....................................................................28
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.......28
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn
Thông............................................................................................................................................29
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................................................30

C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................32
D. PHỤ LỤC......................................................................................................34
D. PHỤ LỤC

Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Đất nước ngày càng từng bước phát triển về mọi mặt, mọi lĩnh vực. Xu
thế hội nhập quốc tế đang ngày càng chiếm lĩnh trên mọi phương diện. Con
người cũng dần thay đổi để kịp thích ứng với xã hội với guồng quay của sự phát
triển đó. Như đã nói mọi lĩnh vực mọi ngành nghề đều phải tự làm mới mình để
đáp ứng nhu cầu của con người và xã hội. Cũng như những lĩnh vực được coi là
trọng điểm khác thì công tác văn thư lưu trữ cũng là một trong các hoạt động đã
và đang dành được nhiều sự quan tâm ưu ái. Đặc biệt ngành lưu trữ hiện nay
được xã hội công nhận là một ngành khoa học, thậm chí còn dành riêng cho nó
một mảnh đất để phát triển sâu rộng, từ đó cũng có không ít các nhà nghiên cứu
tên tuổi đi sâu vào tìm hiểu, phát hiện những cái mới trong lĩnh vực này.
Bản thân là sinh viên chuyên ngành lưu trữ thuộc khoa Văn thư – Lưu trữ,
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, với khoảng thời gian bốn năm trau dồi kiến thức
trên ghế nhà trường, trải qua một số lần thực tế trong đó có đợt kiến tập ngành
nghề, bản thân tôi nói riêng và các sinh viên lưu trữ nói chung đã phần nào hiểu
hơn về ngành nghề của mình. Nhưng có lẽ để thật sự có cơ hội được cọ sát với
thực tế công việc, thực sự rèn luyện bản thân cũng như về trình độ chuyên môn
thì qua đợt thực tập tốt nghiệp này tôi mới có thể hiểu rõ hơn về từng công việc,
từng yếu tố tác động đến công việc trong cái nghề mà mình đã chọn.
Sau khi nhận được kế hoạch thực tập tốt nghiệp của nhà trường, tôi đã
liên hệ và được nhận vào thực tập tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, trường Đại
học Bách Khoa Hà Nội, với thời gian thực tập tại cơ quan là từ ngày 11/01/2016
đến 19/03/2016. Đây là đợt thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Với

mục đích củng cố kiến thức đã trang bị cho sinh viên, giúp sinh viên có cơ hội
được một lần nữa cọ sát với thực tế, từng bước gắn học đi đôi với hành, lý luận
gắn liền với thực tiễn. Không những vậy, đợt thực tập này còn cho tôi nhiều cơ
hội cọ sát năng lực, tăng cường và củng cố thêm kĩ năng ngành nghề, năng lực
chuyên môn đã được đào tạo trong bốn năm đại học. Với những lý luận được
trang bị trên giảng đường chúng tôi sẽ vận dụng những kiến thức đó vào công
việc thực tế ở cơ quan, đây chính là cơ hội để nâng cao trình độ chuyên môn là
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

1
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
cơ hội để trải nghiệm thực tiễn học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc và trau dồi
những kĩ năng mềm cần thiết. Thêm vào đó, thực tập tốt nghiệp còn mang lại
cho chúng tôi một ý nghĩa nữa đó là giúp sinh viên hệ thống hóa và củng cố
những kiến thức nền cơ bản thuộc chuyên ngành để từ lý thuyết sinh viên biết
vận dụng vào thực tế và ngược lại, từ thực tế sinh viên nhớ lại kiến thức lý luận
đã học. Đó chính là ý nghĩa, tầm quan trọng mà đợt thực tập tốt nghiệp này
mang lại cho sinh viên năm cuối chúng tôi.
Là một sinh viên của khoa Văn thư – Lưu trữ, được đào tạo khá bài bản cả
về công tác văn thư và lưu trữ nên tôi mong muốn được cọ sát thực tiễn với công
việc cũng như được củng cố thêm trình độ chuyên môn.Thêm nữa, cũng xuất
phát từ thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông còn
nhiều vấn đề cần được chú trọng hơn cả về hoạt động quản lý cũng như hoạt
động thực hiện nghiệp vụ. Công tác văn thư còn nhiều nội dung thực hiện chưa
sát với quy định và công tác lưu trữ thì còn một số hạn chế trong nghiệp vụ dẫn
đến tình trạng khó khăn trong tra tìm sử dụng tài liệu để giải quyết công việc.

Chính vì thế tôi đã chọn nội dung thực tập đó là “ Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” để
từ thực tiễn đó vận dụng những lý luận đã được trang bị góp phần xây dựng và
hoàn thiện hơn công tác văn thư - lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông, giúp
cho việc cung cấp và đảm bảo thông tin cho lãnh đạo có hiệu quả, đồng thời có
thể khai thác sử dụng văn bản tài liệu nhằm phục vụ cho giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc đơn vị, cơ
quan.
Trong quá trình thực tập tại đây, tôi đã gặp những thuận lợi và cả những
khó khăn trong công việc. Về thuận lợi thì tại đây, tôi được ban lãnh đạo viện
tạo điều kiện để có một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, năng
động. Các cán bộ chuyên môn, chuyên viên, nhân viên của Viện cũng đã tận
tình chỉ bảo và hướng dẫn để tôi có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cơ
sở vật chất ở đây cũng khá hiện đại nên bản thân tôi cũng được tiếp xúc với với
các trang thiết bị công nghệ đó, giúp công việc được giải quyết nhanh hơn và
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
hiệu quả hơn. Có thể nói được làm việc trong một môi trường hiện đại với
những con người chuyên nghiệp thân thiện, nhưng cũng hết sức có kỉ luật là một
thuận lợi vô cùng lớn cho bản thân tôi để có thể rèn luyện, trau dồi trình độ
chuyên môn cũng như kĩ năng ngành nghề của mình. Bên cạnh những thuận lợi
cũng có những khó khăn đó là do thời gian thực tập không nhiều, là người mới
nên còn nhiều bỡ ngỡ chưa quen, kinh nghiệm còn ít nên trong quá trình thực
tập và trong bài báo cáo còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, tôi mong nhận được những
ý kiến đóng góp, nhận xét của Nhà trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ cùng các
thầy cô giáo và cô Hoàng Thị Hồng Yến chuyên viên chính của văn phòng Viện

Điện Tử - Viễn Thông cũng là người trực tiếp hướng dẫn tôi trong đợt thực tập
này để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, tới Khoa Văn thư Lưu trữ cùng các thầy cô giáo đã truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức, đó là
nền tảng ban đầu để tôi và các bạn sinh viên khác từng bước vận dụng vào thực
tiễn và trau dồi, học hỏi thêm kinh nghiệm cũng như chuyên môn nghiệp vụ
thông qua đợt thực tập này. Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo
Viện Điện Tử - Viễn Thông, các cán bộ, nhân viên văn phòng Viện, đặc biệt xin
gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Hoàng Thị Hồng Yến, đã hết sức tạo điều
kiện giúp đỡ cũng như hướng dẫn, để tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời
gian thực tập vừa qua.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên

Dương Thị Hoàng Anh

Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

3
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG.
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN
THÔNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI.
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội là một trong những ngôi trường đại
học kĩ thuật hàng đầu của nền giáo dục Việt Nam. Là một ngôi trường với cơ
cấu tổ chức tương đối lớn gồm các khoa, viện thuộc và trực thuộc trường, các
đơn vị, phòng ban chức năng, cũng như các trung tâm thực hành thí nghiệm, đội

ngũ cán bộ có trình độ và kinh nghiệm lâu năm…. Trường đã thực sự khẳng
định vị thế của mình trong xã hội. Và Viện Điện Tử - Viễn Thông - nơi tôi được
tiếp nhận thực tập là một trong các viện lớn trực thuộc trường. Quá trình hình
thành, xây dựng và phát triển của Viện Điện Tử - Viễn Thông cũng gắn liền với
quá trình hình thành phát triển trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông.
1.1.1. Lịch sử hình thành Viện Điện Tử - Viễn Thông.
Viện Điện Tử - Viễn Thông ( sau đây gọi là Viện) là đơn vị đào tạo và
nghiên cứu khoa học trực thuộc trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Viện được
thành lập theo quyết định số 2515/QĐ-ĐHBK-TCCB ngày 29 tháng 12 năm
2010 của Hiệu trưởng Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.
Viện được hình thành trong những năm đầu khi trường mới được thành
lập, bắt đầu từ những năm 1956 với tên gọi là: Khoa Cơ khí – Điện – Vô tuyến
điện. Đến năm 1967: Bộ môn Vô tuyến Điện trở thành Khoa Vô tuyến điện bao
gồm 3 đơn vị: Bộ môn Cơ sở Vô tuyến điện, Bộ môn Kỹ thuật Vô tuyến điện và
Xưởng Vô tuyến điện.
Năm 1984: Khoa Điện – Điện tử ra đời trên cơ sở sát nhập hai Khoa:
Khoa Vô tuyến điện và Khoa Điện. Cho đến năm 1987: Khoa Điện – Điện tử lại
một lần nữa được tách thành 6 khoa, trong đó có 2 khoa là tiền thân của Viện
Điện Tử – Viễn Thông ngày nay đó là Khoa Kỹ thuật thông tin và Khoa Điện tử
– Tin học. Mãi đến năm 1994: Khoa Kỹ thuật thông tin và Khoa Điện tử – Tin
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

4
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

học được sát nhập thành Khoa Điện Tử – Viễn Thông. Đến năm 2010: Khoa
Điện Tử – Viễn Thông được quyết định chuyển thành Viện Điện Tử – Viễn
Thông và phát triển cho đến bây giờ với cái tên chính thức đó là Viện Điện Tử Viễn Thông, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Ngày nay, Viện đang ngày
càng phát triển mạnh mẽ, với việc đào tạo ra một nguồn nhân lực đông đảo có
trình độ chuyên môn trong lĩnh vực điện tử, viễn thông. Không chỉ riêng đào tạo
mà nghiên cứu khoa học cũng là một mảng có nhiều thành tích đáng kể. Viện
đang thực sự khẳng định giá trị và tiềm năng phát triển của mình. Có thể nói đây
là một môi trường học tập, làm việc và nghiên cứu khoa học thuận lợi, thân
thiện đã được tạo nên, có sức hấp dẫn đối với sinh viên và cán bộ khoa học có
trình độ cao. ( Phụ lục 1 )
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông.
1.1.2.1. Chức năng của Viện Điện Tử - Viễn Thông
Viện Điện Tử - Viễn Thông là một viện trực thuộc trường Đại học Bách
Khoa Hà Nội, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, có văn thư riêng và được mở
tài khoản giao dịch với bên ngoài. Viện có chức năng đào tạo, nghiên cứu khoa
học, hợp tác trong nước và quốc tế về đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển
giao công nghệ. Ngoài ra viện còn thực hiện các chức năng quản lý khác theo sự
phân cấp của Hiệu trưởng Nhà trường. Trong lĩnh vực đào tạo, viện có chức
năng đào tạo chính quy với mọi loại hình ở trình độ cao đẳng , đai học, trình độ
thạc sĩ, tiến sĩ; Đào tạo không chính quy theo nhu cầu của xã hội.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Điện Tử - Viễn Thông.
Viện Điện Tử - Viễn Thông có nhiệm vụ rất quan trọng. Trong đào tạo,
viện có nhiệm vụ đào tạo bậc cử nhân, kĩ sư, thạc sĩ, tiến sĩ thuộc danh mục các
ngành, chuyên ngành đào tạo theo quy định. Đào tạo thí điểm một số ngành,
chuyên ngành mới chưa có trong danh mục nói trên theo quy định. Hợp tác với
các cơ sở đào tạo trong nước cũng như nước ngoài về lĩnh vực đào tạo.
Trong nghiên cứu khoa học thì viện Điện Tử - Viễn Thông có nhiệm vụ
thực hiện các chương trình dự án đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Thực hiện
các hợp đồng chuyển giao công nghệ, nghiên cứu, các đề tài ứng dụng và sản
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

5
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
xuất thử nghiệm. Ngoài ra, viện còn thẩm định đánh giá tư vấn và các dịch vụ
khoa học kỹ thuật khác. Trong vấn đề hợp tác thì viện Điện Tử - Viễn Thông có
nhiệm vụ xây dựng và phát triển các mối quan hệ hợp tác với các trường đại
học, cơ sở đào tạo nghiên cứu khoa học trong nước; hợp tác với các doanh
nghiệp là một điểm mạnh trong quan hệ hợp tác của Viện. Đặc biết, Viện còn có
mối quan hệ hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu, trung tâm hội
đồng tư vấn khoa học của nước ngoài. Với những mối quan hệ tốt đẹp đó, viện
Điện Tử - Viễn Thông đã trao đổi được rất nhiều sinh viên cũng như cán bộ ra
nước ngoài để đào tạo nâng cao trình độ, học hỏi thêm được khá nhiều kinh
nghiệm bài học công nghệ tiên tiến của nước ngoài.
Với vị trí chức năng cũng như nhiệm vụ to lớn như vậy, viện Điện Tử Viễn Thông có những quyền hạn như sau:
Viện Điện Tử - Viễn Thông có quyền tự chủ trong các hoạt động của
Viện.
Viện được phép đào tạo cấp chứng chỉ cho các học viên tham gia các
khóa đào tạo do Viện tổ chức và phối hợp tổ chức đáp ứng nhu cầu xã hội. Viện
có quyền triển khai các hợp đồng đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao
công nghệ, tư vấn đánh giá thẩm định thiết kế, chế tạo, sản xuất thử nghiệm với
các tổ chức, đơn vị kinh tế trong và ngoài nước thuộc phạm vi lĩnh vực của
Viện.
Được phép trao đổi, hợp tác liên kết với các tổ chức cá nhân trong và
ngoài nước về những vấn đề thuộc phạm vi hoạt động của Viện đồng thời được
tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề trong nước và quốc tế theo quy
định của Pháp luật. ( Phụ lục 2 )

1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Viện Điện Tử - Viễn Thông.
Cơ cấu của Viện, bao gồm:
a. Ban Giám đốc Viện:
- 01 Viện trưởng: do Hiệu trưởng trường đại học Bách Khoa bổ nhiệm,
bãi miễn nhiệm theo quy định. Viện trưởng có quyề điều hành mọi hoạt động
của Viện đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm toàn diện trước Pháp luật và
Hiệu trưởng trong việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Viện.
- 03 Phó Viện trưởng: do Hiệu trưởng nhà trường bổ nhiệm, bãi miễn
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
nhiệm trên cơ sở đề nghị của Viện trưởng. Các phó viện trưởng có nhiệm vụ
giúp Viện trưởng quản lý các hoạt động của viện theo sự phân công rõ ràng từng
lĩnh vực của Viện trưởng đồng thời chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Viện
trưởng về kết quả công việc trong lĩnh vực được phân công.
b.Hội đồng Khoa học và đào tạo: Tư vấn cho viện trưởng về đào tạo và
nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ…
c. Văn phòng Viện: được tổ chức thành các bộ phận, mỗi bộ phận được
phân công công việc cụ thể, giúp Ban giám đốc Viện trong công tác quản lý điều
hành hoạt động chung của Viện.
d.Các bộ môn với các phòng thí nghiệm cơ sở ngành và chuyên ngành.
e. Các trung tâm với các phòng thực hành, phòng thí nghiệm nghiên cứu
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt
động quản lý, điều hành, chỉ đạo của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung trong

đó có viện Điện Tử - Viễn Thông nói riêng cho nên lãnh đạo viện cũng rất chú
trọng trong việc xây dựng và tổ chức bộ phận Văn thư - Lưu trữ. Tại Viện Điện
Tử - Viễn Thông, bộ phận Văn thư - Lưu trữ được tổ chức trực thuộc văn phòng
Viện cho nên mọi chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu
trữ đều nằm trong thẩm quyền quản lý của văn phòng.
Văn phòng Viện có chức năng là đầu mối quản lý các hoạt động trong
Viện, hoặc giữa Viện với nhà trường và các bộ môn, trung tâm, hay các đơn vị
khác trong và ngoài trường.
Viện Điện Tử - Viễn Thông là một đơn vị trực thuộc trường Đại học
Bách Khoa Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có văn thư riêng con dấu riêng cũng
như được phép mở tài khoản riêng để giao dịch. Chính vì thế mà văn phòng
thuộc Viện có nhiệm vụ và quyền hạn rất quan trọng đó là:
Tham mưu, tư vấn giúp ban lãnh đạo Viện trong công tác quản lý và điều
hành các hoạt động nói chung của Viện, bao gồm: Công tác đào tạo; Công tác tổ
chức cán bộ; Công tác Hành chính,văn thư – lưu trữ; Quản trị thiết bị,…..
Tổ chức tiếp nhận xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

7
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
để giải quyết công việc nhanh chóng chính xác và có hiệu quả.
Giải quyết các thủ tục giấy tờ theo quy định liên quan đến các mặt đào tạo
cao đẳng đại học, phối hợp với các đơn vị khác trong trường có liên quan để xử
lý các thủ tục về đào tạo sau đại học và các chương trình chất lượng cao.
Quản lý, mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết cho Viện.
Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ nói chung của

viện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Tiếp nhận, xử lý và trả giấy tờ liên quan đến sinh viên.
Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân
công của lãnh đạo Viện.
Văn phòng viện được tổ chức thành các bộ phận: Kế toán tài vụ; Quản lý
đào tạo và công tác sinh viên; Quản lý nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế;
Bộ phận thứ tư là Hành chính, quản trị thiết bị, quan hệ công chúng, bốn bộ
phận do bốn cán bộ chuyên môn phụ trách.
Bà Hoàng Thị Hồng Yến, tổ trưởng tổ văn phòng
Bà Đỗ Hạnh, thư kí
Bà Đào Lê Thu Thảo, thủ quỹ
Bà Đỗ Minh Tâm, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm.
Mỗi một bộ phận được tổ chức trong văn phòng Viện đều phụ trách một
nhiệm vụ riêng, cụ thể. Trong đó văn thư - lưu trữ là một bộ phận của công tác
hành chính thuộc văn phòng Viện và được Viện bố trí một cán bộ làm văn thư
kiêm lưu trữ. Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ phụ trách công tác văn thư - lưu
trữ đó là:
+ Soạn thảo, ban hành văn bản của Viện.
+ Tham mưu cho lãnh đạo Viện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về
công tác văn thư - lưu trữ tại đơn vị, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh
vực chuyên môn.
+ Thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư – lưu trữ
theo hướng dẫn của Nhà nước và Pháp luật.
+ Lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn cán bộ, giảng viên của
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Viện về việc lập hồ sơ công việc, tổ chức sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ,
tài liệu an toàn để nhằm phục vụ, khai thác sử dụng.
+ Thực hiện các bước cơ bản trong công tác lưu trữ để bảo đảm an toàn
cho những tài liệu có giá trị, phục vụ cho giải quyết công việc khi cần thiết.

Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

9
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG.
2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông.
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư –
lưu trữ tại Viện Điện Tử - Viễn Thông.
Công tác văn thư – lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu đối với các
cơ quan, đơn vị tổ chức, trong đó có Viện Điện Tử - Viễn Thông. Vì là một hoạt
động quan trọng cho nên việc xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác
trên là một việc vô cùng ý nghĩa. Những văn bản quy định về công tác văn thư –
lưu trữ mà cơ quan đơn vị đề ra chính là “ kim chỉ nam” hướng dẫn cho các cán
bộ chuyên môn, cán bộ văn thư – lưu trữ trong cơ quan, đơn vị thực hiện công
tác văn thư – lưu trữ được đúng theo quy định. Việc ban hành văn bản quy định
về công tác văn thư – lưu trữ rất quan trọng,Viện Điện Tử - Viễn Thông cũng đã
ban hành được quy định chế hướng dẫn các khâu nghiệp vụ trong công tác văn
thư, tuy nhiên thì đó mới chỉ là những quy định hướng dẫn mang tính khái quát,
chủ yếuViện thực hiện các khâu nghiệp vụ văn thư – lưu trữ theo các văn bản

hướng dẫn quy định chung của Nhà nước đã ban hành.
* Công tác Văn thư
Viện đã thực hiện công tác văn thư theo các quy định của Nhà nước, tuân
thủ theo sự hướng dẫn của các văn bản pháp quy, như:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Trung tâm Lưu trữ - Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản
- Công văn 260/VTLTNN-NVTW ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
cơ quan.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Ngoài ra, Viện Điện Tử - Viễn Thông còn ban hành ra quy chế tổ chức và
hoạt động của Viện; Quy chế làm việc của văn phòng Viện Điện Tử - Viễn

Thông số: 27/QC-ĐHBK-ĐTVT ngày 13/3/2013. Và Viện cũng đã áp dụng,
thực hiện theo những văn bản về bảo đảm thực hiện đồng bộ ISO trong tất cả
các lĩnh vực, trong đó cũng có cả công tác văn thư – lưu trữ .
* Về công tác lưu trữ
Nếu như công tác văn thư là sợi dây kết nối giữa các cơ quan, đơn vị thì
công tác lưu trữ giúp sự kết nối đó bền chặt hơn, hai khâu nghiệp vụ này tác
động lẫn nhau để hoạt động quản ký nhà nước được hoàn thiện hơn. Các văn
bản quy định và hướng dẫn nghiệp vụ trong lưu trữ có thể kể đến đó là:
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước V/v ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
- Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và
lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫ xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu
trữ cơ quan; ...
- Công văn 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 06/01/2009 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước V/v ban hành quy chình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN
ISO 9001:2000;
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
quan, tổ chức.
- Luật 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Lưu trữ
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng

dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Nhìn chung là mặc dù Viện Điện Tử - Viễn Thông chưa có quy định rõ
ràng về công tác văn thư – lưu trữ nhưng đơn vị cũng đã nhận thấy được tầm
quan trọng của việc ban hành văn bản hướng dẫn và đơn vị cũng đã tiến hành áp
dụng các văn bản quy định của Nhà nước vào thực hiện công việc, để giải quyết
công việc hiệu quả đồng thời đảm bảo đúng theo yêu cầu của Pháp luật.
2.1.2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong công tác văn thư – lưu trữ.
Hoạt động quản lý về công tác văn thư - lưu trữ còn bao hàm cả việc tổ
chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào chính công tác
đó. Điều này Viện Điện Tử - Viễn Thông đã cơ bản làm được, đó là trong việc
ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ. Cụ thể,
đơn vị đã có phần mềm hỗ trợ cho công tác tiếp nhận và tìm kiếm văn bản của
trường hay các đơn vị khác gửi đến, đó là phần mềm eoffice – BKAV. Phần
mềm này được lập ra nhằm mục đích giúp cho cán bộ văn thư của đơn vị không
phải đi lấy văn bản một cách trực tiếp mà có thể tiếp nhận văn bản đến thông
qua hệ thống eoffice. Văn bản được gửi đến, cán bộ văn thư tiếp nhận, in và có
thể lưu cả bản cứng và bản mềm trong máy dễ dàng trong tìm kiếm và lưu giữ
văn bản. Ngoài ra , Viện cũng chú trọng đầu tư các trang thiết bị văn phòng hiện
đại, đầy đủ, kết nối giữa máy photo với máy tính của cán bộ để hỗ trợ phần nào
công việc được thực hiện nhanh chóng.
Tuy nhiên bên cạnh việc đã ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ
vào công tác văn thư - lưu trữ thì việc nghiên cứu khoa học về hoạt động này là
hoàn toàn chưa được thực hiện. Do Viện là một đơn vị đào tạo thuộc khối
chuyên ngành kĩ thuật cho nên những hoạt động về công văn giấy tờ cũng chưa
thực sự được chú ý. Thêm nữa do nhiều yếu tố khách quan về điều kiện tài
chính, nhân lực cũng là một trong các lý do để việc nghiên cứu khoa học về văn
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
thư - lưu trữ chưa được thực hiện tại đơn vị.
2.1.3. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ.
Bất kì một công việc nào để thực hiện tốt được cần phải có trước hết là
nhân lực. Nhân lực là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong công việc,
trong các hoạt động hàng ngày, là yếu tố cần thiết trong sự vận hành của cơ
quan. Nhưng vấn đề là nhân lực phải có trình độ chuyên môn, được đào tạo
đúng ngành đúng nghề và luôn phải có tâm với nghề. Chính vì thế, trong hoạt
động quản lý về công tác văn thư – lưu trữ luôn cần phải đề cao việc đào tạo bồi
dưỡng nhân lực.
Một cán bộ văn thư – lưu trữ cần phải đạt được những yêu cầu sau:
- Có phẩm chất chính trị tốt
- Chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp vững vàng.
- Yêu nghề và thực sự tâm huyết với nghề với công việc mình đang và sẽ
được làm
- Ngoài ra phải đảm bảo tốt các yêu cầu khác như: tính bí mật, tỉ mỉ, thận
trọng, ngăn nắp gọn gàng, nguyên tắc và tế nhị trong quá trình xử lý công việc.
Viện Điện Tử - Viễn Thông có cử một cán bộ văn phòng làm công tác văn
thư kiêm nhiệm, tức là vừa làm văn thư vừa làm lưu trữ. Cán bộ làm văn thư của
Viện là một cán bộ trẻ, có đầy đủ năng lực và phẩm chất của một cán bộ hành
chính văn phòng. Nhân sự ở đây cũng được tham gia các lớp học, khóa học tập
huấn về công tác Văn thư – lưu trữ, để nâng cao trình độ chuyên môn đồng thời
học hỏi thêm được kinh nghiệm. Đó là sự quan tâm của ban lãnh đạo đối với
công tác văn thư – lưu trữ của Viện nói riêng và đối với ngành nói chung.
2.1.4. Hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy
chế công tác văn thư – lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông.
Hoạt động thanh tra, kiểm tra trong công tác văn thư – lưu trữ là vô cùng

quan trọng. Không chỉ riêng đối với văn thư – lưu trữ mà đối với tất cả các
ngành nghề khác, việc thanh tra kiểm tra là cần thiết. Khi ban hành văn bản quy
định, chỉ thị, hay hướng dẫn thực hiện công việc thì trong quá trình thực hiện, để
đảm bảo tính khách quan, chính xác trong công việc thì luôn cần phải có sự
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
kiểm tra. Việc thanh tra, kiểm tra có thể là thường xuyên hoặc đột xuất. Tại Viện
Điện Tử - Viễn Thông, việc thanh tra kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ là rất
được chú trọng. Ban lãnh đạo Viện kết hợp với tổ trưởng văn phòng kiểm tra
thường xuyên công việc của cán bộ văn thư – lưu trữ, cũng có khi có những đợt
kiểm tra đột xuất đối với cán bộ chuyên môn, xem việc thực hiện các khâu
nghiệp vụ của công tác hành chính văn thư có được thực hiện nghiêm chỉnh
không. Điều đó thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo Viện đối với công tác văn
thư – lưu trữ. Vì có thanh tra kiểm tra thường xuyên cho nên không có bất cứ
một vi phạm nào xảy ra, vì thế chưa có trường hợp nào bị xử lý vi phạm quy
định quy chế.
2.1.5. Hoạt động hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ.
Văn thư – lưu trữ tuy là một hoạt động mới được xã hội quan tâm mấy
năm trở lại đây. Nhưng công tác văn thư – lưu trữ vẫn không ngừng phát triển
để hoàn thiện và để dành được vị trí quan trọng trong xã hội, dần được mọi
người quan tâm, không chỉ các cơ quan , đơn vị trong nước mà cả nước ngoài.
Đặc biệt, trong xã hội hiện nay, đất nước phát triển với các ngành nghề, lĩnh vực
kinh tế, chính trị,… tất cả đều có xu thế mở rộng ra thế giới, hòa chung vào
không khí hội nhập, văn thư lưu trữ cũng tìm chỗ đứng cho riêng mình. Vì thế
mà việc hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ là một hoạt động hết sức là cần

thiết. Ở Việt Nam, tại một số trường đại học chuyên ngành cũng có sự hợp tác
về văn thư – lưu trữ chẳng hạn như hợp tác với Lào, CamPuChia, Nga, ….
Viện Điện Tử - Viễn Thông thì là một viện lớn thuộc khối trường chuyên
ngành kĩ thuật, tự nhiên. Chính vì thế mà việc hợp tác quốc tế về văn thư – lưu
trữ là hoàn toàn chưa thực hiện được. Tuy nhiên, Viện cũng tiếp nhận sinh viên
từ các trường chuyên ngành văn thư – lưu trữ như sinh viên trường Đại học Nội
Vụ Hà Nội, sinh viên trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đến thực
tập, cũng như hỗ trợ cho viện thêm chuyên môn về công tác văn thư – lưu trữ.
Đây là cơ hội để sinh viên chuyên ngành được cọ sát thực tế công việc, được thể
hiện năng lực bản thân và được áp dụng những lý luận đã học vào thực tiễn.
Đồng thời cũng là một việc để phía cơ quan có thêm kinh nghiệm trong lĩnh vực
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
này, giúp cán bộ chuyên môn của Viện được học hỏi những chuyên môn góp
phần nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ.
2.1.6. Quản lý phông lưu trữ của Viện Điện Tử - Viễn Thông.
Viện Điện Tử - Viễn Thông là một đơn vị trực thuộc trường có tư cách
pháp nhân riêng, cho nên tại đơn vị có đủ điều kiện để thành lập một phông lưu
trữ, gọi là: “ Phông lưu trữ Viện Điện Tử - Viễn Thông”. Đối với phông này,
Viện đã tiến hành được hai đợt chỉnh lý, với sự tham gia của cán bộ Viện và
sinh viên thực tập chuyên ngành văn thư – lưu trữ, viện đã chỉnh lý được hai
khối tài liệu từ năm 1999 – 2009 và khối tài liệu từ năm 2010 – 2015. Và việc
quản lý phông thì Viện đã quản lý một cách tập trung, thống nhất, không có hiện
tượng phân tán phông. Tuy nhiên thì tài liệu trong phông còn khá lẻ tẻ và còn bị
mất mát khá nhiều. Nhưng nhìn chung là việc quản lý phông lưu trữ tài liệu của

Viện thực hiện là tương đối tốt.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Điện
Tử - Viễn Thông.
2.2.1. Hoạt động thực hiện nghiệp vụ trong công tác văn thư của Viện
Điện Tử - Viễn Thông.
2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản do Viện ban hành gồm: quyết định, quy chế, quy định, hướng
dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển, thư công và các loại văn bản, giấy tờ khác. Nhưng chủ yếu ở đây là các
văn bản liên quan đến lĩnh vực như đào tạo, tổ chức cán bộ, nghiên cứu khoa học,
hợp tác quốc tế,…. Có thể kể đến một số văn bản như: quyết định giao đồ án tốt
nghiệp, quyết định thành lập hội đồng chấm đồ án tốt nghiệp, quyết định tuyển
dụng cán bộ về viện làm việc, công văn về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế,
thông báo , kế hoạch giảng dạy cao đẳng, đại học của Viện,…. ( Phụ lục 3 )
Xây dựng và ban hành văn bản là bước đầu tiên trong toàn bộ công tác
văn thư. Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý Nhà nước có
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
thẩm quyền ban hành nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban
hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của cơ
quan mình. Các bước này đã được quy định rất rõ trong các văn bản pháp luật về
công tác văn thư như : Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công
tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW về việc Hướng dẫn quản lí văn

bản đến, Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn
bản.
Quy trình thực hiện công tác xây dựng và ban hành văn bản của Viện
Điện Tử - Viễn Thông được tiến hành theo đúng quy định của Pháp luật, với các
bước sau:
Bước thứ 1:Tiếp nhận yêu cầu hay đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân
về việc ban hành một văn bản.
Bước thứ 2: Xem xét đánh giá thực trạng vấn đề và xác định rõ yêu cầu
hoặc đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân.
Bước thứ 3: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lí thông tin.
Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ban hành. Dự đoán, lập
phương án và chọn phương án tốt nhất.
Bước thứ 4: Soạn thảo văn bản.
Bước thứ 5:Trình cấp có thẩm quyền kí duyệt và ban hành theo quy định
Qua khảo sát thực tế, lượng văn bản ban hành trong một năm của Viện
Điện Tử - Viễn Thông là không nhiều, tuy nhiên nó có xu hướng tăng dần theo
các năm, đặc biệt một số năm trở lại đây. Dưới đây là lượng văn bản đi và đến
Viện trong 03 năm trở lại đây của Viện Điện Tử - Viễn Thông, cụ thể:
Năm
2013
2014
2015

Văn bản đi
437
530
584

Văn bản đến

470
595
619

2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

16
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
* Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ,
văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Việc quản lý văn bản tại Viện Điện Tử - Viễn Thông được thực hiện theo
Thông tư số: 07/2012/TT-BNV về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của Bộ Nội Vụ ban hành ngày
22/11/2012
Văn bản đi của Viện cũng chủ yếu gồm các văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ) do Viện
phát hành.
Quy trình quản lý văn bản đi của Viện Điện Tử - Viễn Thông được tiến
hành như sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng
của văn bản.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
Trước khi thực hiện các công việc để ban hành văn bản, cán bộ văn thư

cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát
hiện thấy thiếu sót, hoặc sai về mặt thể thức phải kịp thời báo cáo người được
giao trách nhiệm xem xét và giải quyết. Việc kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình
bày văn bản để nhằm đảm bảo tính thống nhất, tạo tính thẩm mỹ cho văn bản khi
phát hành.
Tất cả các văn bản chính thức phát hành của Viện Điện Tử - Viễn Thông
đều gồm có 09 thành phần thể thức bắt buộc, theo quy định tại Thông tư số:
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Ghi số, ngày, tháng của văn bản
Đây là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi. Văn bản trước khi
phát hành đều được tập trung tại Văn thư để lấy số theo hệ thống số chung. Mỗi
văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định. Sau khi kiểm tra thể thức,
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
hình thức và kỹ thuật trình bày của băn bản, nếu không có thiếu sót gì, Văn thư
cơ quan sẽ điền số đăng kí vào văn bản và ghi ngày tháng ban hành văn bản đó.
Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được Viện ban
hành trong một năm và Văn thư có thể lựa chọn phương pháp đánh số cho phù
hợp. Số của văn bản được ghi phía bên trái, dưới yếu tố “tác giả văn bản”. Ngày,
tháng, năm của văn bản được ghi sau địa danh, bên dưới Quốc hiệu, và được ghi
bằng số Ả rập, số bé hơn 10 và tháng dưới tháng 3 thì ghi thêm số không (0)
phía trước.
Ví dụ:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

VIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/TTr-ĐHBK- ĐTVT

Hà Nội, ngày 02 tháng 3 năm 2016

- Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan, nhằm mục đích quản lý
chặt chẽ các văn bản do cơ quan ban hành, thuận tiện cho tra tìm và sử dụng.
Văn bản đi của Viện được đăng ký vào sổ đăng kí văn bản. Sổ đăng kí văn bản
tại đơn vị gồm có 3 quyển, quyển thứ nhất là sổ đăng kí quyết định đi, là chỉ để
đăng kí những quyết định do Viện ban hành và đối với sổ này thì các văn bản
được vào theo một hệ thống số riêng, còn một quyển là sổ đăng kí văn bản đi tức
là dùng để đăng kí tất cả các loại văn bản khác theo một hệ thống số riêng. Cuối
cùng là sổ đăng kí văn bản đến để đăng kí các văn bản gửi đến Viện nhằm xử lý
các công việc có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị. Với 3 quyển sổ
đó, Viện dễ dàng kiểm soát và nắm được các thông tin về số lượng cũng như nội
dung văn bản, thuận lợi cho việc sắp xếp và giúp cho tra tìm văn bản được
nhanh chóng hơn. ( Phụ lục 4 )
- Nhân bản, đóng dấu văn bản đi
Sau khi cho số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, đơn vị soạn thảo sẽ
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

18

Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
nhân bản văn bản đó số lượng tùy theo nơi nhận được ghi trong văn bản. Và đưa
trở về Văn thư để đóng dấu.
Dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký hợp lệ của người có
thẩm quyền. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mầu mực theo quy định chung của
Nhà nước. Và đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Làm thủ tục chuyển giao, chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn
bản đi
Văn bản sau khi đủ điều kiện phát hành, văn thư chuyển phát ngay theo
quy định, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Quản lý bản lưu văn bản đi.
Lưu văn bản đi: tất cả văn bản đi, hợp đồng, đề cương, đề án, giấy tờ xác
nhận, phê duyệt … của Viện Điện Tử - Viễn Thông đều phải lưu tại bộ phận văn
thư. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan;
một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi phải được sắp xếp theo thứ tự đăng
kí. Điều này văn thư của Viện làm cơ bản là tốt. Các bản lưu được sắp xếp theo
thứ tự số văn bản hoặc theo ngày tháng của văn bản. Nhìn chung là bản lưu
được sắp xếp khoa học, quản lý thống nhất, đầy đủ để phục vụ cho công tác lưu
trữ.
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm: văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. ( Phụ
lục 5 )
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại bộ phận Văn thư - Lưu trữ
của Viện Điện Tử - Viễn Thông được thực hiện tương đối tốt và cơ bản là áp

dụng theo quy định của Nhà nước, như nghị định số: 110/2004/NĐ-CP của
Chính Phủ ban hành ngày 08/4/2014 về công tác văn thư, hoặc một số văn bản
hướng dẫn khác. Tất cả các văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến Viện đều
được quản lý theo trình tự, cụ thể:
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

19
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Quy trình quản lý văn bản đến

Tiếp
nhận
và
kiểm
tra bì
văn
bản
đến

Phân
loại
sơ bộ
bóc bì
văn
bản

Đóng
dấu
đến
và
ghi
số,
ngày
tháng

Đăng
kí
văn
bản
đến

Trình
và
sao
văn
bản

Chuyển
giao
văn bản
đến

Giải
quyết
và theo
dõi

việc
giải
quyết
văn

Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đến của Viện Điện Tử - Viễn Thông
Việc quản lý và giải quyết văn bản đến của Viện Điện Tử - Viễn Thông
cơ bản là được thực hiện đúng theo trình tự thủ tục. Tuy nhiên thì do không phải
chuyên môn cho nên vẫn còn một số bước thực hiện còn sai sót. Một số văn bản
đến không được trình cho lãnh đạo Viện để xin ý kiến chỉ đạo, cho nên lãnh đạo
không biết đến những văn bản đó. Song những trường hợp như vậy là hiếm vẫn
có thể đánh giá công việc vẫn được giải quyết kịp thời, không có hậu quả
nghiêm trọng. Nhìn chung thì khâu nghiệp vụ này trong công tác văn thư, cán bộ
cuả Viện Điện Tử - Viễn Thông đã được chú trọng, đảm bảo hiệu suất công việc
nhiệm vụ được giao được giải quyết nhanh chóng kịp thời, đảm bảo quy trình và
tiến độ.
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tại Viện Điện Tử
- Viễn Thông được thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước (Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 và các văn bản khác), đặc
biệt trong Nghị đinh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu. Viện Điện Tử - Viễn Thông cũng có một số loại dấu như:
dấu tròn của Viện có hình quốc huy, dấu chức danh tên người, dấu chữ kí của
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

20
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
người có thẩm quyền. Việc quản lý và sử dụng con dấu của Viện Điện Tử - Viễn
Thông được thực hiện theo đúng quy định. Cán bộ văn thư là người giữ dấu và
đóng dấu, con dấu được bảo quản trong tủ gỗ có khóa cẩn thận. Cán bộ văn thư
chỉ đóng dấu khi có chữ kí của lãnh đạo Viện.
Việc sử dụng con dấu của Viện cũng được thực hiện nghiêm ngặt theo
quy định của Nhà nước. Dấu đóng lên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ
ràng, đúng mực dấu quy định, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ là tập hợp tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có một( hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại
văn bản, cơ quan tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm
khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi,
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong
quá trình giải quyết công việc theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định.bCông tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp vụ
thường xuyên của cán bộ công chức được xem là một căn cứ quan trọng để đánh
giá chất lượng công việc của từng cán bộ công chức hàng năm và là một căn cứ
để đánh giá kết quả công tác quản lý của cơ quan.
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại Viện Điện Tử - Viễn Thông vẫn chưa
được thực hiện tốt, hồ sơ vẫn còn được cán bộ chuyên môn giữ, chưa tập trung về
một nơi, những công việc đã giải quyết xong được cán bộ văn thư kiêm lưu trữ lập
thành một hồ sơ nhưng là hồ sơ tạm, chưa biên mục…Công tác này cần phải được
quan tâm nhiều hơn nữa. Cộng thêm do cán bộ văn thư kiêm nhiệm của đơn vị
không được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư – lưu trữ và cũng từ thực tế
khách quan hiện nay của hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản
danh mục hồ sơ cho nên văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã
không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được
giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này

với vấn đề khác. Hồ sơ được lập cũng chỉ là những hồ sơ tạm, chưa đạt yêu cầu.
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
2.2.2. Hoạt động thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện Điện
Tử - Viễn Thông.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở hầu hết các cơ quan đơn vị vẫn là
một mặt yếu của công tác lưu trữ. Các tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưng chưa
được thu về để đưa vào lưu trữ. Công tác chuẩn bị cơ sở vật chất như: kho tàng,
giá, hộp, tủ để tài liệu là còn thiếu khá nhiều. Nhìn chung là vấn đề thu thập bổ
sung tài liệu vào lưu trữ vẫn còn nhiều tồn tại đáng nói.
Tuy nhiên việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Viện Điện Tử Viễn Thông lại được thực hiện tương đối tốt. Các văn bản tài liệu đã giải quyết
xong đều được các bộ môn, trung tâm, hay các cá nhân nộp về để lưu trữ. Mặc
dù không có cán bộ lưu trữ chuyên trách nhưng ý thức của các cán bộ chuyên
môn đều rất tốt cho nên không có tình trạng tồn đọng văn bản tài liệu, việc thu
thập bổ sung văn bản được thực hiện một cách có hiệu quả và tài liệu được đưa
về lưu trữ đơn vị đều đúng theo thời gian quy định. Nguồn thu các văn bản tài
liệu là từ các cá nhân, bộ phận, phòng bộ môn, trung tâm thuộc cơ cấu của Viện
Điện Tử - Viễn Thông.
Thành phần tài liệu là chủ yếu là các tài liệu chuyên môn, tài liệu hành
chính, ngoài ra cũng có những tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu về khoa học kĩ

thuật….
Tóm lại là công tác thu thập bổ sung tài liệu tại Viện Điện Tử - Viễn
Thông được thực hiện tương đối tốt, theo đúng quy định của Nhà nước góp phần
làm công tác lưu trữ của Viện được hoàn chỉnh và thống nhất.
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc, phương
pháp và tiêu chuẩn của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, đơn vị.
Công tác xác định giá trị tài liệu là một hoạt động quan trọng để nhằm lưu giữ
bảo quản những tài liệu có giá trị phục vụ khai thác, sử dụng đồng thời giúp loại
hủy những tài liệu hết giá trị để nhằm tiết kiệm được diện tích giá tủ cặp hộp
đựng tài liệu.
Tuy nhiên, một thực tế tại Viện Điện Tử - Viễn Thông đó là không có cán
bộ lưu trữ chuyên trách cho nên đây là một khâu nghiệp vụ khó thực hiện. Việc
tiến hành xác định giá trị cho những tài liệu tại đơn vị hầu như là không có hoặc
có được tiến hành nhưng không triệt để và đảm bảo quy trình. Và hầu hết các
văn bản tài liệu đều được giữ lại, dẫn đến tình trạng tốn nhiều diện tích giá tủ
đựng tài liệu, nhiều tài liệu có giá trị thì không được bảo quản cẩn thận. Vì các
văn bản tài liệu ở Viện Điện Tử - Viễn Thông đều được giữ lại cho nên việc tiến
hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị là chưa được thực hiện tại đơn vị. Đây cũng là
một thực trạng mà không chỉ ở Viện Điện Tử - Viễn Thông còn tồn tại mà cũng
nhiều cơ quan đơn vị khác nữa chưa làm tốt, vì thế cần có những giải pháp kịp
thời để khắc phục tình trạng trên.

2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá
trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều
nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách
nghiêm túc, khoa học.
Chỉnh lý giúp cho các cơ quan đơn vị có thể tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài
liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu đồng
thời chỉnh lý còn giúp loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp
phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo
quản.
Sinh viên: Dương Thị Hoàng Anh

23
Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A